Documentele sunt punctul de plecare al contabilității.
Documentația contabilă face parte din sistemul de documentație de management al organizației în conformitate cu Clasificatorul All-Russian al Documentației de Management (OKUD), aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 nr. 299.
Documentele contabile pot fi împărțite pe trei niveluri: documentație contabilă primară, registre contabile și documentație contabilă de raportare.
Să ne oprim asupra documentației contabile primare. Acestea sunt documente care înregistrează faptele unei tranzacții comerciale. Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul efectuării tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia.
Exemple de documente sunt aprobate de agențiile guvernamentale. Astfel de forme de documente sunt numite standard sau unificate.
Documentele contabile sunt clasificate după mai multe criterii:
La programare:
Administrativ. De exemplu: Ordine privind politicile contabile, privind acordarea concediilor, efectuarea unui inventar etc.
Exculpator (executiv). De exemplu: comenzi de numerar de intrare și de ieșire, transport de mărfuri, facturi, borderouri, acte, bordeiuri etc. Facturile sunt anexe la conosamentul. Întocmit în interesul inspectoratului fiscal
Documente contabile. De exemplu: statul de salariu, calculul indemnizației de concediu de odihnă, calculul indemnizațiilor de invaliditate temporară, calculul amortizarii și altele.
Documente combinate - conțin acele și alte elemente. De exemplu, comenzi de cheltuieli în numerar.
Locul de compilare:
intern. De exemplu: factură pentru mișcare internă, PKO, RKO, acte.
extern. De exemplu: TTN, factură
După gradul de generalizare a operațiunilor de afaceri;
primar. De exemplu: PKO, RKO, TTN, acte, facturi.
consolidate. De exemplu: raport de numerar, raport de mărfuri, raport de avans, raport de material.
După ordinea de utilizare;
o dată. De exemplu: PKO, RKO, acțiuni.
cumulativ. De exemplu: fișă de aport zilnic, card de limită de aport.
Documentele constau din indicatori separați, care se numesc detalii (de la cuvântul latin „necesar, necesar”).
Setul de detalii ale documentului determină forma acestuia.
Pentru ca un document să-și îndeplinească scopul, acesta trebuie să fie întocmit conform formei adoptate pentru această categorie de documente.
Dar, în orice caz, documentul trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:
Denumirea documentului (formular)
Cod formular
Data pregătirii
Numele organizației care a întocmit documentul
Contoare de tranzacții comerciale
Numele și funcțiile persoanelor responsabile, semnăturile lor personale.
Dacă documentul este un document extern, atunci, pe lângă semnăturile personale, pe document trebuie aplicat sigiliul rotund al organizației.
Un document electronic conține aceleași informații ca un document pe hârtie. Conținutul unui document electronic poate fi vizualizat pe ecranul unui computer. Un document electronic poate fi tipărit pe hârtie. Un document electronic poate fi reprodus într-un număr mare de copii complet identice, poate fi trimis instantaneu către un alt computer din altă parte a globului, folosind e-mail.
Dar un document electronic este mai ușor de falsificat decât unul pe hârtie, cu excepția cazului în care, desigur, se iau măsuri speciale de securitate.
Problema protecției împotriva falsificării documentelor electronice este rezolvabilă. În Rusia, ca și în multe alte țări ale lumii, a fost adoptată Legea cu privire la semnătura electronică, menită să rezolve această problemă.
Documentele electronice sunt deja utilizate pe scară largă în comunicarea între întreprinderi și bănci și autoritățile fiscale.
Toate documentele din departamentul de contabilitate sunt verificate cu atenție din trei părți: legală, din punct de vedere al execuției și aritmetică.
Documentele verificate sunt înregistrate în jurnalul de înregistrare a documentelor.
Nu sunt permise corecții la numerar și la documentele bancare. La alte documente contabile primare se pot face corecturi numai cu acordul cu participanții la tranzacții comerciale, care trebuie confirmat prin semnăturile acelorași persoane care au semnat documentele, indicând data corectărilor.
În prezent, se acordă o atenție deosebită unificării și standardizării documentelor. Unificarea documentelor este dezvoltarea unei forme unice de documente în Rusia pentru procesarea tranzacțiilor comerciale omogene în diferite organizații. În Rusia, au fost unificate formele documentelor de numerar, documentelor bancare etc.
Sunt obligatorii pentru toate domeniile de activitate. Alături de unificare, este importantă standardizarea documentelor. Standardizarea este stabilirea acelorași dimensiuni standard ale formularelor standard de documente. La efectuarea contabilității, este important să se stabilească un flux de lucru rațional, de ex. un sistem optim pentru formarea documentelor contabile, acceptarea lor în contabilitate, deplasarea în cadrul întreprinderii, stocarea curentă și transferul lor în arhivă. Acest lucru oferă un grad ridicat de fiabilitate contabilă cu timp și costuri minime.
Ce documente aparțin primarului, fiecare contabil ar trebui să știe. Acest lucru se datorează faptului că această documentație stă la baza contabilității. Ele dovedesc faptul implementarii operatiunilor de natura economica. Un specialist începător în domeniul contabilității trebuie să-și dea seama ce este, de ce sunt necesare documente primare, cum să le compilați și să le stocați. În caz contrar, problemele cu autoritățile de reglementare nu vor fi evitate.
Persoanele juridice și întreprinzătorii privați pot transfera fonduri între ele numai pe baza anumitor documentații primare. Se presupune că primarul este întocmit chiar înainte de a fi efectuat tranzacția de afaceri, însă legislația nu exclude posibilitatea întocmirii finalizării tranzacției, totuși trebuie să existe motive temeinice pentru aceasta.
Atât documentele contabile primare, cât și cele consolidate trebuie să includă detalii: denumirea formularului; data și locul în care a fost întocmit; numele complet al companiei care l-a pregătit; ce conturi sunt folosite pentru a transfera fonduri; numele complet al funcționarului responsabil etc.
Documentele primare (PD) sunt o componentă obligatorie a contabilității. Acestea sunt compilate în cursul tranzacțiilor comerciale și servesc drept dovadă că astfel de tranzacții au fost finalizate. La efectuarea unei tranzacții, poate fi implicat un număr diferit de documente primare: depinde de specificul comportamentului acesteia.
Lista operațiunilor care trebuie efectuate în timpul tranzacției:
Există 6 tipuri principale de contabilitate PD, care sunt utilizate cel mai des în diferite tranzacții:
| contractul | Contractul stabilește drepturile și obligațiile părților la tranzacție. Contractul poate fi întocmit pentru prestarea de servicii sau vânzarea de bunuri. Codul civil nu exclude posibilitatea încheierii unui contract verbal, dar trebuie amintit că doar un act semnat de două părți poate proteja drepturile și interesele părții vătămate în cadrul autorității judiciare în cazul oricăror probleme, inclusiv non- îndeplinirea obligațiilor de către cealaltă parte. |
| Oferta de facturare |
|
| Documentatie de plata | Aceasta este o confirmare a faptului ca clientul a platit factura emisa de producator. Există diferite tipuri de astfel de documente: cereri de plată, comenzi și cecuri, formulare stricte de raportare. |
| Lista de ambalare |
|
| Act privind prestarea muncii sau prestarea de servicii | Document fata-verso. Ea confirmă nu numai faptul muncii prestate, ci și prețul care a fost plătit pentru produs sau serviciu. Această lucrare servește și ca dovadă că părțile și-au îndeplinit pe deplin obligațiile reciproce și nu au pretenții reciproce. |
| Factura fiscala | Un document important este, cu ajutorul căruia se pune baza pentru acceptarea sumelor de TVA depuse spre deducere. Evident, acest document este foarte important pentru acele structuri care sunt plătitoare de TVA. |
Deci, lista documentației contabile primare arată astfel:
| Tratat | Se încheie cu clientul în scris. Este important de spus că legea nu interzice forma orală a unui astfel de contract, totuși, părțile preferă adesea să stabilească pe hârtie drepturile și obligațiile prevăzute de acord. |
| Verifica | Conține detaliile pentru efectuarea plății și numele bunurilor care sunt achiziționate. |
| Un cec (mărfă sau numerar) sau un formular de raportare strict | Eliberat în cazul plății în numerar. În cazul unei plăți fără numerar, cumpărătorul unui produs sau serviciu are drept dovadă de plată un document de plată, care este certificat de structura bancară. |
| factura fiscala | Eliberat în momentul expedierii mărfii. |
| Acțiunea de a presta servicii sau de a efectua o muncă | Se acordă după ce serviciile sunt prestate integral. |
Definiția conceptului de „document contabil primar” este dată de articolul 60-1 din Codul fiscal rus: documentele primare sunt dovezi documentate că o tranzacție a fost finalizată sau că există un eveniment care dă dreptul de a o efectua. Astfel de documente pot fi în formă de hârtie sau electronic. Contabilitatea se face pe baza unei astfel de documentații.
Articolul 60-2 prevede formele acestor documente și cerințele care sunt înaintate pentru executarea acestora.
Un alt act normativ, care definește documentația primară, precum și formele acesteia, este legea contabilității și raportării financiare.
Rusia este o țară în care legislația contabilă și fiscală se modifică periodic. Având în vedere faptul că formularele pot fi modificate sau completate, este necesar să se țină evidența ce modificări sunt aprobate de diferite agenții guvernamentale, inclusiv de Ministerul Finanțelor. Deci, de exemplu, la începutul anului 2019, a fost aprobată forma unei situații contabile, care anterior avea o formă arbitrară.
Codul contravențiilor administrative prevede o serie de sancțiuni pentru absența documentelor primare în organizație, acestea fiind definite în articolul 276 din Cod.
PD stau la baza inceperii contabilitatii pentru anumite tranzactii si efectuarii inscrierilor in registrul contabil. Un astfel de document acționează ca o dovadă scrisă a faptului că o tranzacție comercială a fost finalizată.
Acele documente contabile primare, ale căror formulare nu sunt aprobate oficial, sunt aprobate de șeful organizației, emitând un ordin corespunzător. Acestea trebuie să conțină toate detaliile obligatorii care sunt prevăzute de lege.
O astfel de documentație trebuie întocmită pe hârtie și susținută de semnătura persoanei care a întocmit documentul. Dacă se utilizează un document electronic, acesta trebuie semnat cu o semnătură electronică.
Formele unificate de PD nu sunt riguroase pentru utilizare. Excepție fac documentele de numerar care sunt aprobate de structurile autorizate.
Formularul PD trebuie să conțină următoarele date obligatorii:
Astfel de documente sunt împărțite în următoarele grupuri:
Documentele de raportare ar trebui să fie întocmite ordonat și clar.
Reguli de baza:
În 2019, se utilizează formulare standard pentru pregătirea PD. Documentele sunt împărțite în externe și interne.
Prima organizație primește din exterior: de la instituții de stat, organizații superioare, structuri bancare, autorități fiscale etc. Exemple de documente externe: facturi, ordine de plată sau creanțe. În ceea ce privește documentele interne, acestea se întocmesc direct în organizație.
Dacă documentul este completat incorect, organizația va întâmpina dificultăți în determinarea bazei de impozitare, iar acest lucru poate duce la dezacorduri cu serviciul fiscal.
Se întâmplă ca până și un contabil cu experiență care a întocmit un document de mai multe ori să greșească. Este posibil să o corectați numai atunci când documentul nu a fost reflectat în contabilitate, adică nu a fost efectuat. Trebuie amintit că efectuarea de corecții cu un accident vascular cerebral este inacceptabilă.
Pot fi utilizate doar următoarele trei metode:
Acesta din urmă se aplică în cazul în care s-a comis o eroare în registrul contabil, în timp ce nu se aplică corespondenței conturilor. Această metodă este adecvată pentru utilizare înainte de întocmirea bilanţului. În acest caz, numărul greșit sau alt semn trebuie tăiat cu o linie subțire, iar în dreptul acestuia trebuie indicată valoarea corectă. Pe lateral, indicați - „corectat pentru a crede” și puneți data și semnătura.
O intrare suplimentară ar fi adecvată dacă valoarea operațiunii care se desfășoară ar fi subestimată.
Metoda inversării implică corectarea unei intrări incorecte folosind un număr negativ. Cifra greșită este indicată cu cerneală roșie, se face imediat introducerea corectă, care se face în culoarea obișnuită.
Actele de reconciliere nu au legătură juridică cu documentele primare, prin urmare nu sunt reglementate de documente de reglementare. Acestea afiseaza decontarile efectuate pe o anumita perioada intre firme care au statut de persoana juridica, sau intreprinzatori individuali.
Acest tip de document este utilizat la inițiativa contabililor, deoarece cu ajutorul acestuia este posibil să se rezolve o serie de probleme controversate, care protejează interesele organizației.
În ce cazuri este important să se întocmească un act de reconciliere:
Acest document poate fi utilizat în instanță în cazul unui litigiu între părți.
Prevederea privind stocarea documentației primare este consacrata la nivel legislativ.
Diferite tipuri de documente au termeni de stocare diferiți:
| Pe parcursul unui an | Este necesar să se păstreze corespondența cu autoritățile de reglementare cu privire la termenii de depunere a documentației de raportare. |
| Cel putin 5 ani | Se păstrează documentația de numerar și documentele precum bilanțul trimestrului, raportul organizației cu o notă explicativă a trimestrului; proces-verbal al ședinței privind adoptarea bilanțului trimestrial; documentația primară și cartea de casă; documente privind contabilitatea de sistem și nesistem și altele. |
| Cel puțin 10 ani | Bilanțul anual, lista de inventariere, bilanțul de transfer, separarea, lichidarea și alte documente trebuie păstrate. |
| Cel puțin 75 de ani | Se salvează contul personal al fiecărui angajat și fișele de salarizare. |
Banks Today Live
Articole marcate cu acest semn mereu la zi. Urmărim asta
Și oferă răspunsuri la comentarii la acest articol avocat calificat precum și autorul însuși articole.
Documentele primare ale raportului contabil reprezintă cea mai importantă verigă în fluxul documentar al oricărei companii. Fără ele, nu va fi posibil nu numai să se calculeze corect toate veniturile-cheltuieli și încasările, ci și să se calculeze corect (și cu atât mai mult - să se confirme impozitul) deducerile la biroul fiscal. Ce este „primarul” și care sunt cerințele pentru acesta? Să ne dăm seama.
Este necesar să înțelegem ce se înțelege în general prin această definiție. Deci, documentele contabile primare sunt o confirmare a tranzacțiilor economice efectuate la întreprindere care au adus vreun efect economic. Acesta este un document justificativ - de exemplu, un fel de factură.
Aceste documente sunt importante nu numai pentru contabilitate în domeniul contabilității. Acestea sunt necesare pentru a respecta legile fiscale și pentru a confirma toate tranzacțiile în curs. Cu ajutorul documentelor primare, se poate determina volumul obligațiilor companiei față de stat. Autoritățile fiscale vor solicita aceste certificate pentru a verifica corectitudinea calculelor.
Documentele primare trebuie eliberate imediat în momentul operațiunii sau imediat după finalizarea acesteia. Dar acesta din urmă - numai dacă nu este posibil să se ocupe de documente în acest proces.
Și merită să ne amintim că astfel de extrageri sunt foarte descurajate și sunt permise numai în situații excepționale.
Acest tip de documente sunt cele care confirmă acțiunile de natură economică deja implementate. De exemplu, cumpărarea unui strung nou. Fără documentația primară care poate confirma o anumită acțiune, este imposibil să introduceți o cheltuială / venit sau o chitanță a ceva în registru.
Documentele primare pot fi atât electronice, cât și pe hârtie - nu există nicio diferență. Singura caracteristică a unei astfel de gestionări electronice a documentelor este că este necesară o semnătură electronică pentru confirmare. Cu toate acestea, unele companii pot limita utilizarea capabilităților digitale. În condițiile contractului sau în unele cazuri reglementate de lege, este posibil să se solicite furnizarea doar a unui „primar” de hârtie.
Documentul contabil primar trebuie să conțină toate informațiile necesare activităților contabile de afaceri. În caz contrar, pot apărea probleme legate de taxă. Dacă nu puteți confirma nicio cheltuială sau venit, valoarea deducerilor poate crește.
Un astfel de document este dovada faptului că a fost întreprinsă orice acțiune în economia organizației care a afectat starea economică.
Interesant este că legislația nu reglementează anumite documente, așa că puteți alege dintr-o varietate de opțiuni acceptabile. Acest lucru vă va permite să ajustați confortul raportării. Dar ce fel de „primar” există?
Citeste si:
Ce ar trebui să facă un împrumutat dacă băncii sale creditoare i se retrage licența?
Desigur, toate aceste documente sunt întocmite în moduri diferite în funcție de regulile și procedurile stabilite. Sunt definite regulile de bază și trebuie respectate la crearea unui primar.
Există mai multe moduri de a clasifica înregistrările contabile. Acest lucru simplifică foarte mult definiția și fluxul de lucru direct.Gruparea are loc în funcție de anumite principii și caracteristici.
Deci, documentele primare sunt împărțite în:
Această clasificare exhaustivă reflectă aproape toate documentele primare pe care departamentul de contabilitate le poate întâlni la întocmirea rapoartelor.
Fiecare document primar primit de departamentul de contabilitate trebuie sa fie inregistrat. Prin urmare, există registre contabile speciale. Acestea sunt mese speciale de numărare realizate într-o anumită formă. Ele sunt necesare pentru a colecta informații despre tranzacțiile comerciale pe conturi și pentru a nu se confunda într-o grămadă de certificate, facturi și așa mai departe.
Registrele contabile sunt diferite. De regulă, acestea sunt împărțite în următoarele categorii:
Întreținerea corectă a registrelor contabile va simplifica semnificativ sarcina și va proteja împotriva multor probleme.
Deoarece primarul este o parte importantă a fluxului de documente contabile, este necesar să fie foarte atent la întreținerea și completarea acestuia. Există anumite cerințe, norme și standarde care trebuie respectate.
Citeste si:
Cum să începeți tranzacționarea la bursă - alegeți un broker
Documentele contabile primare trebuie create după anumite standarde pentru ca organele fiscale să le accepte fără probleme, iar pe viitor nimeni să nu aibă probleme. Prin urmare, în primar este necesar să se indice următoarele informații:
Prezența tuturor acestor date este necesară nu numai pentru a confirma că operațiunea a fost efectiv efectuată. Informațiile specificate în document vor permite, dacă este necesar, verificarea tuturor indicatorilor, contactarea actorilor și clarificarea unor puncte.
Este important să rețineți că atunci când creați astfel de documente, nu este suficient să luați în considerare doar datele pe care ar trebui să le conțină. Normele stabilesc anumite reguli pentru menținerea și crearea unor astfel de lucrări. Dacă sunt încălcate, sau inspectorii fiscali au îndoieli, nu numai că vor trebui să refacă documentul, ci și să plătească o amendă mare. Mai ales dacă încălcarea nu este prima.
Este important de reținut că, cu cât contabilul va fi mai responsabil în completarea documentelor primare, cu atât organizația va avea mai puține probleme în viitor.
Într-o situație în care este necesar să se corecteze acest sau acel document primar, este necesar să se știe ce se poate și ce nu se poate face. Deci, atunci când corectați erorile, puteți:
Documente contabile primare
(ing. documente de înregistrare de bază) - conform legislației Federației Ruse în materie de contabilitate, documente justificative care trebuie utilizate pentru întocmirea tuturor tranzacțiilor comerciale efectuate de organizație, pe baza cărora se desfășoară, întocmite la momentul respectiv a tranzacției comerciale sau imediat după finalizarea acesteia și certificarea faptului tranzacției relevante. De la proiectarea lui P.u.d. este începutul înregistrării contabile a tranzacțiilor comerciale, acestea formând baza informațiilor contabile, oferind contabilității informațiile necesare pentru o reflectare continuă și continuă a activităților economice ale organizației. Către P.u.d. includ comenzi, contracte, certificate de acceptare, ordine de plată, chitanțe de numerar și ordine de debit, borderouri, facturi, comenzi, chitanțe, bonuri de vânzare și alte documente similare. Informațiile conținute în PUD sunt sistematizate și acumulate în procesul de ținere a registrelor contabile.
Noțiuni de bază despre P.O.D. stabilit de Legea federală „Cu privire la contabilitate” ** (articolul 9). P.o.d. sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele formelor unificate ale documentaţiei contabile primare. P.ud., a cărui formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină: denumirea documentului; data întocmirii acestuia; denumirea organizației în numele căreia este întocmită; conținutul tranzacției comerciale; contoare de tranzacții comerciale în termeni fizici și monetari; denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia; semnăturile personale ale respectivelor persoane. Doar dacă toate detaliile enumerate sunt prezente în documentul contabil, documentul poate fi considerat P.O.D., poate fi luat în considerare și constituie dovada documentară a faptului unei tranzacții comerciale. Includerea în P.u.d. nu este interzisă. si alte detalii, pe langa cele obligatorii. Legislația poate stabili cerințe speciale pentru pregătirea anumitor tipuri de P.O.D. De exemplu, regulile de compilare a facturilor sunt stabilite prin Procedura pentru menținerea jurnalelor contabile ale facturilor pentru calculul taxei pe valoarea adăugată, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 1996 nr. 914.
Formularele P.O.D. utilizate pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale pentru care nu sunt prevăzute formulare standard de documente, precum și formulare de documente pentru situațiile contabile interne sunt aprobate în momentul adoptării politicii contabile a organizației.
Întreprinderile mici pot folosi formulare interdepartamentale standard de P.O.D., formulare departamentale, precum și formulare elaborate independent în raport cu formularele standard corespunzătoare, care conțin obligatoriu și asigură fiabilitatea reflectării tranzacțiilor finalizate în evidența contabilă, pentru a documenta tranzacțiile. P.u.d. primite de departamentul de contabilitate al unei organizații care este o entitate comercială mică sunt verificate în formă pentru caracterul complet și corectitudinea executării lor și în conținut din punct de vedere al legalității operațiunilor documentate și al legăturii logice a indicatorilor individuali.
Lista persoanelor cu P.u.d. aprobă de comun acord cu contabilul-șef. De regulă, astfel de persoane sunt angajați ai departamentelor de contabilitate, ai departamentelor de aprovizionare și vânzări, contractuale și ai altor servicii. P.u.d., care formalizează tranzacțiile comerciale cu numerar, sunt semnate de șeful organizației și de contabilul șef sau de persoanele împuternicite de aceștia.
P.o.d. trebuie întocmit în momentul efectuării operațiunii, iar dacă aceasta nu este posibilă, imediat după finalizarea acesteia. Executarea la timp și de înaltă calitate a PUD, transferul acestora la cele stabilite pentru reflectare în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea, este asigurată de persoanele care au întocmit și semnat aceste documente. Efectuarea de corecții la numerar și P.o.d. nepermis. În restul P.u.d. corecțiile pot fi efectuate numai cu acordul cu participanții la tranzacțiile comerciale, care trebuie confirmat prin semnăturile acelorași persoane care au semnat aceste documente, cu indicarea datei în care au fost efectuate corecturile.
Pentru a controla și eficientiza prelucrarea datelor privind tranzacțiile comerciale bazate pe P.u.d. sunt compilate. Acestea conțin date privind tranzacțiile comerciale înregistrate în documentele primare, precum și noi indicatori agregați. Prin întocmirea documentelor contabile consolidate este posibilă reducerea numărului de înregistrări în conturile contabile. Documentele de sinteză includ, de exemplu, fișe de grupare, tabele de dezvoltare, fișe de distribuție a costurilor, rapoarte sau declarații privind circulația produselor, materiilor prime, materialelor etc.
P.o.d. pot fi retrase numai de organele de anchetă, de anchetă preliminară și de parchet, instanțe, inspectorate fiscale și poliție fiscală pe baza deciziilor lor, în conformitate cu legislația Federației Ruse. În astfel de cazuri, sau alte organizații au dreptul, cu permisiunea și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează retragerea P.O.D., să facă copii ale acestora, indicând motivul și data retragerii.
Big Law Dictionary. Akademik.ru. 2010 .
Documente contabile primare- (documente de înregistrare de bază în limba engleză) în conformitate cu legislația Federației Ruse în materie de contabilitate, documente justificative care trebuie utilizate pentru a întocmi toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație, pe baza cărora ... Enciclopedia Dreptului
Documente contabile primare- (documente contabile primare) Dovada scrisă a faptelor vieții economice. Acestea reflectă toate datele care sunt utilizate pentru contabilitate. P.o.d. sunt întocmite fie într-o formă unificată (documente contabile ... ... Dicţionar economic şi matematic
documente contabile primare- Dovada scrisă a săvârșirii faptelor vieții economice. Acestea reflectă toate datele care sunt utilizate pentru contabilitate. P.o.d. sunt întocmite fie într-o formă unificată (documente pentru materiale contabile, ordine de plată, ... ... Manualul Traducătorului Tehnic
Documente contabile primare- Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea. Documentele contabile primare sunt acceptate la ...... Vocabular: contabilitate, impozite, drept comercial
DOCUMENTE CONTABILE PRIMARE- (documente contabile primare în limba engleză) - un certificat scris de comitere a faptelor vieții economice. Acestea reflectă datele care sunt utilizate pentru contabilitate. Cerințe pentru P.u.d. reflectată în Legea federală „Cu privire la ...... Dicţionar enciclopedic financiar şi de credit
Documente contabile primare- 1. Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate prin documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea ... Sursa: Legea federală din ... ... Terminologie oficială
Documente contabile Enciclopedia Dreptului
Vedeți documentele contabile primare... Big Law Dictionary
Documente contabile primare- toate operațiunile comerciale efectuate trebuie documentate prin documente justificative, care sunt documente contabile primare, pe baza cărora se ține contabilitatea... Dicționar enciclopedic-carte de referință a șefului întreprinderii
Documente contabile consolidate- vezi documentele contabile primare... Enciclopedia Dreptului
Fără o bucată de hârtie, nu ești nimeni! Și cu o bucată de hârtie - un om de afaceri care își desfășoară afacerea conștiincios și profesional. Sau un contabil competent care îl ajută. Executarea corectă a documentelor în contabilitate este importantă atât pentru formarea datelor contabile, cât și pentru determinarea obligațiilor fiscale ale organizației. Și dacă doriți să asigurați cel mai prețios lucru - nu tratați documentele cu condescendență și studiați cu atenție ce cerințe trebuie să îndeplinească. Citiți măcar acest articol pentru a începe!
Specialiștii serviciilor de contabilitate, reprezentanții întreprinderilor mici care țin evidența pe cont propriu, trebuie să cunoască cerințele de bază pentru procedura de creare, prelucrare, mutare și stocare a documentelor.
1. Conceptul de document
2. Tipuri de documente contabile primare
3. Forme ale documentelor contabile primare
4. Aprobarea documentelor contabile primare
5. Detalii obligatorii ale documentelor contabile
6. Înregistrarea documentelor în contabilitate
7. Procura pentru semnarea documentelor primare
8. Programul fluxului de lucru al documentelor contabile
9. Registrul documentelor primare
10. Rectificarea documentelor contabile
11. Depozitarea documentelor contabile
12. Responsabilitatea pentru păstrarea documentelor primare
Deci hai să mergem în ordine.
Conceptul de „document” din actele de reglementare privind contabilitatea nu este dezvăluit. Să folosim definiția stabilită de GOST R ISO 15489-1-2007:
Document: informații identificabile înregistrate pe un suport tangibil creat, primit și stocat de o organizație sau persoană ca dovadă la confirmarea obligațiilor legale sau a activităților de afaceri (clauza 3.3 din GOST).
Ce documente sunt primare? Documentele primare sunt documente care conțin informații inițiale despre operațiuni, procese. Acestea sunt documentele pe baza cărora se fac înregistrările contabile.
Documente contabile primare- sunt documente care întocmesc faptele vieții economice (clauza 1 al articolului 9 din legea nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011 „Cu privire la contabilitate”).
Principala cerință pentru întocmirea acestora este ca actele primare să fie întocmite în momentul săvârșirii faptelor vieții economice sau imediat după finalizarea acestora (dacă este posibil).
Exemple de documente primare:
Nu există o clasificare armonioasă, grupare a documentelor contabile în niciun act normativ.
Următoarele tipuri de documente contabile primare pot fi distinse în funcție de:
Înregistrarea documentelor în contabilitate presupune utilizarea atât a formularelor dezvoltate independent, cât și a formularelor unificate. Din 2013, utilizarea celor mai multe forme unificate nu este obligatorie.
Toate formele de documente primare sunt aprobate de șeful organizației. În prezent următoarele tipuri de formulare unificate sunt obligatorii pentru utilizare:
De asemenea, un ordin de plată are un formular standard, toate câmpurile sale sunt noi.
La întocmirea formularelor unificate, toate rândurile (coloanele) furnizate sunt completate. În absența oricăror indicatori, se pune o liniuță în ele.
Exemplul 1
Furnizorul a furnizat materialele, a furnizat TORG-12 și o factură, ale cărei ultime rânduri au fost completate ca „servicii de livrare”, neexistând alte documente.
Consecințele posibile sunt neacceptarea deducerilor de TVA și a cheltuielilor cu impozitul pe venit, recunoașterea tranzacției ca fiind fictivă (imaginară), întrucât realitatea tranzacției (faptul livrării materialelor și, eventual, achiziționarea materialelor în sine) nu a fost confirmată. . Este necesar un conosament.
Formularele unificate care nu sunt obligatorii pentru utilizare sunt încă folosite în organizații. Pe baza nevoilor interne ale companiei, astfel de formulare pot fi finalizate, mai convenabile, potrivite pentru reflectarea faptelor economice specifice.
De exemplu, puteți elimina atributul „locul tipăririi”, refuzați să folosiți marcajul „față/spate”.
Organizația este obligată să aprobe formele documentelor contabile primare utilizate în politica sa contabilă (paragraful 4 din PBU 1/2008 „Politica contabilă a organizației”). În același timp, trebuie amintit că doar un link către unul dintre albumele formelor unificate de documente nu este suficient.
Politica contabilă (anexată la politica contabilă) ar trebui să enumere documente specifice din albumele de formulare unificate pe care compania le va folosi, precum și o listă a persoanelor îndreptățite să semneze documente primare (informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. PZ-10/2012).
Un exemplu de înregistrare a unei cereri la o politică contabilă poate fi găsit în articolul nostru „”. La politica contabilă sunt atașate mostre de formulare elaborate independent, cu explicații pentru completarea acestora.
Formularele pot fi aprobate și prin alte reglementări locale. De exemplu, Ordinul privind aprobarea documentelor primare. O referire la un astfel de ordin ar trebui să fie cuprinsă în politica contabilă.
Cerințe pentru detalii obligatorii ale documentelor contabile primare stabilit de Legea federală „Cu privire la contabilitate”. Există doar 7 astfel de detalii:
Unele documente care nu sunt documente contabile primare pot fi utilizate ca atare.
Atunci când se reflectă în cheltuielile cu chiria, astfel de documente sunt contracte și acte privind închirierea. În conformitate cu articolele 611 și 622 din Codul civil al Federației Ruse, în acest caz, este obligatorie întocmirea actelor bilaterale de acceptare și transfer de obiecte contabile.
Exemplul 4
Compania inchiriaza spatii de birouri. Documentele pe baza cărora se va calcula chiria lunară sunt contractul de închiriere și actul de acceptare și transfer al bunului închiriat.
În conformitate cu articolul 753 din Codul civil al Federației Ruse, actele unilaterale pot fi utilizate ca documente primare.
Luați în considerare cazurile speciale care sunt adesea întâlnite la pregătirea documentelor.
Respingerea sigiliilor
Scopul sigiliului este de a certifica semnătura persoanei responsabile.
Din 04.07.2015, organizațiile nu sunt obligate să aibă sigiliu. Informațiile despre sigiliu trebuie specificate în Carta companiei (Legea Federală Nr. 82-FZ din 04/06/2015).
Sigiliul este necesar numai în cazurile stabilite de legea federală.
Sigiliul nu este o cerință obligatorie, dar prezența acestuia poate fi prevăzută sub forma unui document primar aprobat de șeful organizației (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 08/06/2015 nr. 03- 01-10 / 45390).
Documente în limbi străine
Doar documentele în limba rusă sunt acceptate pentru contabilitate (clauza 9 din Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 34n).
Ar trebui să existe o traducere în rusă, iar traducerea este rând cu rând. Nu este necesară certificarea traducerii (Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 20 aprilie 2012 nr. 03-03-06/1/202). Cazurile în care este necesară o traducere legalizată sunt stipulate de Convenția de la Haga din 1961.
Contoare non-ruble în documentele primare
Datele de cost din documentele contabile pot fi reflectate în ruble, valută, unități convenționale.
Pentru comparație, în contabilitatea fiscală, obligația de a completa facturile pentru decontările în ruble numai în ruble este stabilită prin Decretul Guvernului nr. 1137 din 26 decembrie 2011 (clauza 1 din Procedura de completare a facturilor).
Documente electronice primare
Legea federală „Cu privire la contabilitate” vă permite să întocmiți documente primare atât pe hârtie, cât și în formă electronică.
Un document electronic trebuie să conțină toate detaliile necesare ale documentelor contabile și o semnătură electronică (ES).
Există trei tipuri de semnătură electronică - simplă, îmbunătățită necalificată, îmbunătățită calificată. Ministerul Finanțelor al Federației Ruse consideră că este posibilă utilizarea oricărei semnături electronice (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 12 septembrie 2016 Nr. 03-03-06/2/53176).
Un angajat al organizației are dreptul de a semna atunci când unul dintre documente este întocmit:
Spre deosebire de ordinul privind dreptul de semnare, o procură pentru semnarea documentelor primare poate fi emisă și unui cetățean care nu este angajat al organizației.
Prin acordul părților, un fax poate fi utilizat pentru semnare (Articolul 160 din Codul civil al Federației Ruse, hotărârea Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 17 decembrie 2009 Nr. VAS-16259/09).
Un program de flux de lucru este o descriere sub forma unei diagrame sau a unui tabel a procedurii de creare, mutare, procesare și stocare a documentelor. Graficul poate fi aprobat ca anexă la politica contabilă și sub forma unui act de reglementare local. În acest din urmă caz, politica contabilă ar trebui să conțină o referire la un astfel de act.
Următoarele trebuie indicate în programul fluxului de lucru:
Păstrarea unui jurnal de contabilitate pentru documentele primare este mai mult o regulă a fluxului de lucru rațional, mai degrabă decât contabilitate.
Pentru a înregistra documentele de intrare/ieșire, este necesar un astfel de registru al documentelor primare. Vă sfătuim să păstrați un astfel de jurnal chiar și în cazul în care contabilitatea este efectuată fără a utiliza un program de contabilitate.
Când se utilizează, de exemplu, programul 1C, un jurnal de contabilitate a documentelor poate fi generat și tipărit în orice moment. Deci registrul documentelor furnizorilor va fi format ca „Registrul documentelor” Chitanță (act, factură)”, jurnalul de contabilitate a documentelor de numerar ca „Registrul documentelor de numerar”.
În contabilitate, spre deosebire de contabilitatea fiscală, este posibil reflectarea faptului vieţii economice în lipsa documentelor primare, cu condiția să ajungă mai târziu.
În acest caz, faptul vieții economice se reflectă în contabilitate în valoare estimată. La primirea documentului, afișarea efectuată anterior nu este inversată, ci doar ajustată la data primirii documentului.
Această abordare este confirmată în următoarele documente:
O excepție de la acest ordin o constituie documentele privind tranzacțiile intermediare. Intermediarul trebuie să predea toate documentele legate de tranzacție. Dacă raportul privind tranzacția este întocmit cu erori sau inexactități, principalul poate ridica o obiecție numai în termen de 30 de zile de la data primirii raportului (articolele 999, 1008 din Codul civil al Federației Ruse).
Înregistrarea documentelor în contabilitate este uneori însoțită de erori și inexactități. În acest caz, sunt necesare corecții.
Corecțiile sunt interzise numai în numerar și în documentele bancare (de exemplu, ordinele de plată pe hârtie). Toate celelalte documente pot fi modificate.
Corectarea documentelor contabile se realizează după cum urmează:
Astfel de reguli sunt stabilite de Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ (clauza 7 a articolului 9) și Ordinul Ministerului Finanțelor din 29 iulie 1983 nr. 105.
Nu trebuie să imprimați. O excepție o reprezintă corecțiile pe un certificat de handicap, care sunt certificate printr-un sigiliu.
Persoana care a creat documentul trebuie să facă corectarea. Dacă acest lucru nu este posibil, de exemplu, persoana a demisionat, atunci corectarea este făcută de angajatul nou angajat sau de supervizorul său imediat.
Procedura de stocare a unui document este stabilită prin Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558. Perioada totală de păstrare a documentelor în conformitate cu articolul 29 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” este de 5 ani. Managerul este responsabil de organizarea depozitării documentelor.
Multe documente au perioade de păstrare extinse:
Documentele contabile pot fi distruse dacă perioada de păstrare a acestora a expirat (paragrafele 2.3, 4.11 din Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526). Decizia privind distrugerea este luată de o comisie de experți, care poate fi creată anual sau poate funcționa în mod continuu.
Pe baza examinării documentelor, în primul rând, se întocmesc propuneri pentru alocarea pentru distrugerea documentelor care nu fac obiectul depozitării, iar apoi direct un act privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării. Actul cuprinde documente a căror perioadă de păstrare a expirat până la data de 1 ianuarie a anului în care este întocmit actul.
Actul trebuie aprobat de către șef.
Puteți distruge documente:
Sancțiunile pentru lucrul cu documente primare sunt stabilite de articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.
Sunt prevăzute sancțiuni pentru încălcarea gravă a cerințelor contabile, inclusiv pentru raportarea contabilă (financiară).
Unul dintre încălcări grave ale contabilității este un:
„entitatea economică nu deține documente contabile primare și (sau) registre contabile și (sau) situații contabile (financiare) și (sau) o opinie de audit asupra situațiilor contabile (financiare) (dacă auditul contabil (financiar)); raportarea este obligatorie) în perioadele stabilite de păstrare a unor astfel de documente.
Sumele amenzilor:
În același timp, este necesar să se țină cont de faptul că la verificare, absența documentelor primare va fi înțeleasă și ca și cazul în care există documente, există un număr suficient de acestea, dar sunt întocmite în formulare. care nu sunt aprobate.
Obligație fiscală pentru neasigurarea siguranței documentelor primare, se stabilește și Codul fiscal al Federației Ruse (articolul 120):
Dacă mai aveți întrebări despre întocmirea documentelor primare în contabilitate, adresați-le în comentariile de mai jos.
Documentația în contabilitate: cea mai importantă
