La fel ca în orice organizație comercială, într-o instituție bugetară există active materiale care sunt proprietatea unei persoane juridice sau care se află în cadrul acesteia în temeiul unui contract de închiriere. În scopul siguranței și corectitudinii contabilității acestora, este necesar să se efectueze un inventar, cu ajutorul căruia este posibil să se determine erorile de contabilitate incorectă și să se ia măsurile adecvate pentru a le corecta și preveni în viitor. În articol, vom analiza modul în care se realizează inventarul într-o instituție bugetară, ce documente sunt necesare.
Inventarul presupune verificarea disponibilității și stării proprietății la o dată stabilită și conformitatea acestor informații cu datele contabile deținute într-o instituție bugetară. Esența inventarului este compararea informațiilor contabile și contabile între ele și identificarea erorilor contabililor sau a persoanelor responsabile din punct de vedere material, corectarea acestora în perioada de raportare și ulterior prevenirea acestora. De asemenea, este necesar un inventar în cazul în care se presupune faptul furtului și însușirii bunurilor de stat de către partea vinovată.
Inventarul trebuie să fie efectuat atunci când apar anumite situații, care includ:
Scopul principal al unui inventar într-o instituție bugetară este de a determina dacă contabilitatea organizației este menținută corect, dacă respectă legislația de reglementare și dacă acțiuni ilegale sunt comise de persoane responsabile.
În conformitate cu acest obiectiv, este posibil să se identifice sarcinile care pot fi rezolvate folosind inventarul:
Toate sarcinile trebuie îndeplinite fără greș, deoarece sunt etape importante în formarea rezultatelor și, prin urmare, omiterea sau implementarea incorectă a uneia dintre ele implică formarea informațiilor finale incorecte. În același timp, toți angajații afectați de acest eveniment sunt considerați responsabili pentru indicatorii de inventar rezultați, indiferent dacă sunt șefii unei instituții bugetare, președintele sau membrii comisiei de inventariere, angajații contabili sau persoane responsabile financiar.
Înainte de a face un inventar într-o instituție bugetară, este necesar să se decidă asupra obiectelor care vor fi supuse verificării. În acest caz, auditul poate fi continuu (absolut toate activele organizației sunt rescrise și numărate) sau selectiv (se analizează o anumită zonă contabilă).
Obiectele care pot fi inventariate într-o instituție bugetară ar trebui să includă:
Un obiect | Un comentariu |
| Mijloace fixe | Imobilizări corporale care sunt utilizate mai mult de un an fără a-și schimba caracteristicile fizice și parametrii (vezi →) |
| Stocuri de materiale | Imobilizările corporale care sunt utilizate pentru o perioadă de până la un an și în același timp își schimbă forma |
| Calcule cu persoane responsabile | Decontări pentru tranzacții legate de furnizarea de fonduri în cont, urmate de pregătirea unui raport anticipat și atașarea documentelor justificative relevante la acesta |
| Bani gheata | Toate fondurile sub formă de numerar și fără numerar |
| Decontări cu furnizori sau contractori | Decontări pentru tranzacții legate de achiziționarea de inventar sau comandarea oricărei lucrări și servicii. |
Cu o verificare anuală obligatorie a inventarului, sunt supuse absolut toate obiectele, iar cu o verificare neprogramată, numai acele obiecte care necesită o analiză mai atentă și aprofundată.
Înainte de audit, șeful unei instituții bugetare este obligat să emită un ordin, care va evidenția toate punctele principale ale acestui eveniment, inclusiv:
În plus, departamentul de contabilitate este obligat să efectueze în contabilitate toate documentele primare privind primirea și radierea stocurilor și a numerarului, astfel încât să reflecte pe deplin imaginea reală a situației financiare a unei instituții bugetare. Acest lucru se aplică și persoanelor responsabile din punct de vedere material - acestea trebuie, de asemenea, să pregătească toată documentația necesară și să o trimită departamentului contabil pentru procesare.
Principalele documente care sunt întocmite înainte de inventar și după implementarea sa directă ar trebui să includă:
Document | Descriere |
| într-o instituție bugetară (formular INV-22) | Publicat de șeful organizației cu 10 zile înainte de implementarea evenimentului și implică evidențierea principalelor puncte ale auditului |
| Lista inventarului (,) | Acesta este compilat pe baza datelor recontării și recensământului real al proprietății instituției și conține numele, numerele de inventar (dacă există) și expresia cantitativă a obiectelor |
| Declarație de colație () | Este compilat în cazul în care datele înregistrărilor reale și contabile diverg asupra anumitor obiecte ale auditului |
| Documente aditionale | Pot fi compilate, dacă este necesar, atunci când este necesar să se descifreze suplimentar datele sau să se întocmească explicații |
| Ordinea de inventar | Șeful, pe baza documentelor de inventar, emite un ordin cu privire la rezultatele evenimentului, precum și un ordin de aducere în fața justiției a tuturor autorilor identificați |
După cum sa menționat anterior, ordinul prescrie cine face parte exact din comisia de inventariere și cine este președintele acesteia. De regulă, un astfel de grup este permanent, adică este ales pe termen lung. Comisia de inventariere include angajați din diferite departamente, dar nicio persoană responsabilă din punct de vedere financiar nu poate fi implicată în acest eveniment.
Președintele comisiei de inventariere, înainte de implementarea efectivă a evenimentului, trebuie să aplice semnătura sa pe toate chitanțele și cheltuielile, care sunt atașate la rapoartele persoanelor responsabile material ca dovadă a legalității operațiunii.
Principalele funcții atribuite comisiei de inventariere ar trebui considerate următoarele:
Întreaga procedură pentru realizarea unui inventar poate fi împărțită condiționat în mai multe etape interdependente, care includ:
Etapă | Descriere |
| Pregătitoare | Șeful emite o comandă, documentele sunt înregistrate în contabilitate, se creează un comision de inventariere |
| Real | Comisia efectuează un recensământ al numelor și numărului obiectelor de audit, întocmește liste de inventar |
| Colocatoriu | Comisia compară datele efective și contabile, identifică abaterile, întocmește situații de colaționare |
| Final | Comisia formează rezultatele inventarului și face propuneri pentru îmbunătățirea contabilității, șeful emite un ordin cu privire la rezultatele inventarului și aducerea făptașilor în fața justiției |
Fiecare dintre aceste etape este importantă, deoarece rezultatele inventarului depind de acesta, prin urmare, trebuie organizată o abordare amănunțită și precisă pentru fiecare dintre ele. Trebuie avut în vedere faptul că, pentru a obține cele mai fiabile date, este necesar să se controleze faptul că contabilii și persoanele responsabile din punct de vedere financiar îndeplinesc pe deplin sarcinile care le-au fost atribuite și că doar angajații responsabili au fost incluși în comisie. În plus, în etapa reală a inventarului în timpul pauzelor din acest proces, spațiile trebuie să fie sigilate, iar documentele trebuie să fie ascunse în seifuri încuiate cu o cheie.
Dacă există discrepanțe între datele furnizate de departamentul de contabilitate și comisia de inventariere, acestea trebuie reflectate în conturile contabile. În același timp, ca și pentru organizațiile comerciale, principiul dublei intrări este utilizat în contabilitatea bugetară, atunci când aceeași sumă se reflectă atât în debit, cât și în creditul conturilor corespunzătoare.
Întrebarea numărul 1. Este necesar să se realizeze un inventar dacă o instituție bugetară este reorganizată?
Da, fără greș. Acest punct este indicat la nivel legislativ și, prin urmare, dacă, de exemplu, o școală secundară obișnuită este reorganizată într-un gimnaziu sau liceu, toate valorile sale materiale și fondurile trebuie inventariate pentru transferul la noua conducere.
Întrebarea numărul 2. Ar trebui ca comisia de inventar să rescrie independent numele obiectelor contabile sau poate fi simplificată această procedură?
Da, munca comisiei de inventar poate fi simplificată, pentru care contabilul imprimă o listă a proprietăților auditate dintr-un program automat. În plus, este convenabil, deoarece membrii comisiei pot să nu știe toate numele, iar lista furnizată va ajuta în cel mai bun mod la procesarea rezultatelor obținute. Astfel, este posibil să se evite re-clasificarea, mai ales care apare în prezența unei liste mari de elemente de valori materiale.
Întrebarea numărul 3. Avem dreptul de a reține din salariul persoanei responsabile din punct de vedere material suma deficitului identificat în timpul inventarierii proprietății?
Desigur, această acțiune poate fi efectuată. Cu toate acestea, trebuie amintit că vina angajatului responsabil trebuie să fie pe deplin dovedită. În plus, este necesar să i se ia o explicație cu privire la modul în care ar fi putut să apară lipsa și dacă este de acord să compenseze prejudiciul. De asemenea, șeful trebuie să emită un ordin, care să reflecte rezultatele inventarului și responsabilitatea pe care trebuie să o suporte vinovatul penuriei.
Întrebarea numărul 4.În timpul inventarului, a fost dezvăluit un deficit, iar angajatul vinovat a fost de acord să fie scăzut din salariu. Cât avem dreptul să facem deduceri? Este posibil să rețineți întreaga sumă simultan dacă mărimea salariului o permite?
Conform legislației Federației Ruse, deducerile din salarii ar trebui făcute în cuantum de cel mult 20% din mărimea sa. Acest lucru trebuie luat în considerare dacă, de exemplu, este necesar să se rețină o sumă suficient de mare de fonduri. Apoi, o astfel de procedură trebuie să fie efectuată pentru mai multe perioade de 20% până la rambursarea integrală a întregii sume.
Indicatorii reflectați în situațiile financiare anuale ale organizației educaționale trebuie să fie confirmați de rezultatele inventarului activelor și pasivelor.
Inventarul proprietăților, activelor și pasivelor se efectuează în modul prescris de actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu legislația Federației Ruse. Acesta este paragraful 20 din Instrucțiunea la planul de conturi unificat aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor Rusia din 1 decembrie 2010 nr. 157n.
Cerințele generale pentru procedura și calendarul stocurilor sunt determinate de articolul 11 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”. Cerințele sunt detaliate în Ghidul metodologic pentru inventarul bunurilor și datoriilor financiare, aprobat prin ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia din 13 iunie 1995 nr. 49 (denumit în continuare „Ghidul metodologic”). În conformitate cu paragraful 6 din Instrucțiunea nr. 157n, procedura de efectuare a unui inventar de bunuri și obligații trebuie stabilită într-o instituție contabilă.
Toate activele și pasivele instituțiilor (inclusiv cele înregistrate în conturile din afara bilanțului) sunt supuse inventarului. Cel mai mare grup dintre acestea este inventarul, care se realizează prin verificarea documentară a valabilității sumelor din conturi, precum și exhaustivitatea și actualitatea reflectării în contabilitatea rezultatelor operațiunilor economice individuale.
Atunci când se face un inventar al decontărilor cu angajații instituției, este necesar să se verifice legalitatea formației și a creanțelor de la sfârșitul anului de raportare, starea decontărilor pentru rambursarea prejudiciului cauzat instituției, precum și legalitatea formării conturilor de primit pentru sume responsabile nerambursate de la data raportării.
De asemenea, se recomandă efectuarea unei verificări amănunțite a integrității, legalității și actualității modificărilor aduse contractelor colective și de muncă, reglementărilor locale ale instituțiilor care reglementează relațiile de muncă (de exemplu, Regulamente privind remunerația, Reglementări privind bonusurile etc.), în legătură cu intrarea în vigoare a noii legi despre educație.
Caracteristicile inventarului decontărilor în instituții de diferite tipuri sunt determinate de statutul lor juridic, de reglementarea legislativă și de reglementare a specificului implementării tranzacțiilor comerciale individuale. Statutul juridic al instituțiilor bugetare și autonome (în ceea ce privește caracteristicile reflectării în contabilitatea tranzacțiilor individuale de decontare) nu este fundamental diferit. Prin urmare, mai jos vom analiza în detaliu doar diferențele în organizarea și realizarea unui inventar al grupurilor individuale de decontări în instituțiile de stat și bugetare.
Principalele diferențe sunt determinate de unul dintre obiectivele care ar trebui atinse atunci când se face un inventar al așezărilor în instituțiile de stat și municipale - completitudinea și legitimitatea utilizării fondurilor bugetare alocate, precum și fondurile instituțiilor primite de aceștia în cadrul activităților generatoare de venituri. Astfel, atunci când se realizează un inventar al așezărilor în instituțiile statului, este necesar să se stabilească:
Întrucât instituțiile statului participă la procesul bugetar, atunci când se realizează un inventar al calculelor, este necesar să se efectueze o analiză aprofundată a tuturor tranzacțiilor efectuate în anul de raportare pentru a identifica faptele privind utilizarea abuzivă a fondurilor bugetare și alte încălcări ale bugetului. Direcțiile auditului ar trebui corelate cu lista tipurilor acestor încălcări cuprinse în noul capitol 30 al Codului bugetar al Federației Ruse.
Atunci când se realizează un inventar al decontărilor în instituțiile bugetare, este necesar să se acorde atenție următoarelor caracteristici.
1. Spre deosebire de instituțiile de stat, instituțiile bugetare nu participă la procesul bugetar și primesc finanțare sub formă de subvenții pentru implementarea misiunii de stat, în alte scopuri, precum și pentru investiții de capital. În același timp, soldurile subvențiilor pentru executarea sarcinii pot fi transferate în anul următor, soldurile subvențiilor în alte scopuri sunt supuse întoarcerii la bugetul corespunzător, iar condițiile de acordare a subvențiilor pentru investiții de capital pot fi stabilite perioade care depășesc un an calendaristic. Astfel, este recomandabil să faceți un inventar al tuturor calculelor în contextul surselor de costuri și cheltuieli de finanțare - pentru fiecare tip de subvenții.
2. O altă caracteristică a calculelor instituțiilor bugetare este asociată cu situația activelor financiare din bilanț (în gestionarea operațională). De asemenea, are sens să diferențiem articolele de inventar în funcție de starea proprietății - imobile, mai ales valoroase, altele și închiriate. În acest caz, nu va fi inutil să se verifice corectitudinea atribuirii proprietății diferitelor grupuri - în special, categoriei altor proprietăți (de care instituția poate dispune independent). Gruparea specificată a obiectelor de inventar poate avea loc atât în timpul inventarierii conturilor de plătit (la achiziționarea sau crearea de active nefinanciare), cât și în timpul inventarului decontărilor cu debitorii (la vânzarea sau cedarea în alt mod a bunurilor).
3. O atenție deosebită ar trebui acordată sumelor și termenilor tranzacțiilor legate de circulația activelor nefinanciare, în urma cărora se formează o creanță sau o plată. Scopul unei astfel de verificări este identificarea posibilelor cazuri de tranzacții majore sau tranzacții cu părți afiliate fără acordul fondatorului.
4. Spre deosebire de instituțiile de stat, instituțiile bugetare și autonome nu sunt interzise prin lege să emită și să atragă fonduri împrumutate. Prin urmare, decontările cu instituțiile de credit (emitând împrumuturi), alți creditori pentru sumele împrumuturilor primite, precum și decontările cu persoane juridice și persoane fizice care au primit împrumuturi de la instituție, ar trebui verificate separat. În același timp, ar trebui verificată nu numai conformitatea datelor contabile cu soldurile reale ale datoriilor, ci și legalitatea (inclusiv documentația) emiterii și atragerii fondurilor împrumutate, posibile cazuri de încălcare a decontărilor atât pentru emise, cât și pentru cele atrase împrumuturile și creditele ar trebui identificate. Dacă sunt identificate astfel de încălcări, este necesar să se efectueze o verificare suplimentară a oportunității și exhaustivității măsurilor luate împotriva persoanelor care au întârziat rambursarea împrumutului, precum și să se găsească motivele întârzierii rambursării datoriilor asupra fondurilor împrumutate și legalitatea de rambursare a sancțiunilor financiare aplicate instituției.
5. Atunci când verificați decontările cu consumatorii de servicii educaționale plătite, este recomandabil să verificați legalitatea formării prețurilor pentru servicii și structura costurilor incluse în costul serviciilor.
6. La implementarea serviciilor sub formă de leasing de clădiri și spații vacante temporar sub conducerea operațională a instituției, se verifică corectitudinea determinării cuantumului chiriei, exhaustivității și oportunității încasării sale. În plus, este necesar să se verifice legalitatea eliminării cheltuielilor pentru întreținerea proprietății închiriate (pentru a identifica cazurile de rambursare a acestor costuri în detrimentul subvențiilor pentru îndeplinirea cesiunii de stat).
V. Zaharin,
expert contabil bugetar
(din latin inventarium - articole de uz casnic) este o contabilitate periodică a bunurilor disponibile, a bunurilor pentru a verifica disponibilitatea și siguranța acestora, precum și pentru a stabili conformitatea acestora cu inventarul valorilor materiale. În timpul inventarului, se relevă prezența efectivă a obiectelor corespunzătoare, care este comparată cu datele registrelor contabile.
Necesitatea unui inventar este stabilită de legislația rusă privind contabilitatea. În special, acest lucru este dovedit de articolul 11 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ din 06.12.2011.
Un inventar se efectuează în legătură cu activele și pasivele la inițiativa contribuabilului însuși sau în conformitate cu cerințele legii - inventar obligatoriu.
Dacă inventarul se realizează la inițiativa contribuabilului, atunci acesta determină în mod independent cazurile, calendarul și procedura de realizare a inventarului, precum și lista obiectelor supuse inventarului. Inventarul obligatoriu, precum și cerințele pentru conduita acestuia sunt stabilite de legislația rusă, standardele federale și industriale.
Procedura de inventariere începe cu emiterea Ordinului șefului corespunzător. Prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 88 din 18.08.98, a fost aprobată o formă unificată a Ordinului privind inventarierea nr. INV-22. Un ordin de efectuare a unui inventar pentru un anumit caz de conduită poate fi întocmit ținând cont de detaliile furnizate pentru acest formular.
Ca eșantion, mai jos oferim forma Comenzii pentru inventar.
Ordin
№ _____________
Despre efectuarea inventarului
În conformitate cu procedura stabilită prin Legea federală nr. 402-FZ din 06.12.2011 „Cu privire la contabilitate”, Ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia din 13.06.1995 nr. 49 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor metodologice pentru inventarul bunurilor și Datorii financiare ", Instrucțiune privind contabilitatea bugetară, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor din Rusia din 06.12.2010 nr. 162n, și pentru a asigura date contabile fiabile și rapoarte anuale ale _________ LLC, dispun:
1. Efectuați un inventar al ___________________ (proprietăți, active și pasive financiare) începând cu anul „___” ________ ____.
2. Pentru a efectua un inventar al mijloacelor fixe în bilanț și listat în conturile extrabilanțiere a contabilității bugetare cu persoane responsabile din punct de vedere material ________________ (nume complet), _____________________ (nume complet), _________________ (nume complet), desemnați un inventar de lucru comision format din:
3. Să efectueze un inventar al numerarului în casă, formulare stricte de raportare, stocuri în bilanț și listate în conturile extrabilanțiale ale contabilității bugetare cu persoane responsabile financiar ___________________ (nume complet), __________________ (nume complet) _________________ (Numele complet). numiți o comisie de inventar funcțional formată din:
Președinte ___________________________________ (nume, funcție)
Membrii Comisiei: ___________________________________ (nume, funcție) ___________________________________ (nume, funcție)
5. Începeți inventarul în anul „___” _______ _____ și terminați în anul „___” _______ _____. Trimiteți materialul pe baza rezultatelor inventarului către departamentul financiar cel târziu în anul „___” _______ _____.
6. Departamentul financiar (numele complet) să verifice și să compare datele listelor de inventariere și a actelor de inventar cu datele contabilității bugetare și până la „___” _______ _____ să pregătească propunerile către manager pe baza rezultatelor inventarului.
7. Rezultatele inventarului trebuie reflectate în contabilitatea bugetară până la anul „___” _______ _____.
8. Înainte de începerea inventarului, persoanele responsabile din punct de vedere financiar verifică disponibilitatea și starea mijloacelor fixe și a stocurilor la locațiile lor de depozitare, „___” _______ _____ ani, depun o chitanță la comisie în care se menționează că toate mijloacele fixe și activele materiale primite sunt valorificate cu majuscule, cele pensionate sunt anulate, toate documentele primare despre acestea au fost depuse la departamentul financiar.
9. Atribuiți controlul asupra executării comenzii către _______________ (numele complet, funcția)
Să analizăm cum să stabilim ordinea și calendarul inventarului. După efectuarea inventarului, trebuie să înregistrați rezultatele verificării.
Din octombrie până în decembrie, instituțiile efectuează un inventar al proprietății, obligațiilor financiare și drepturilor de proprietate. În ce cazuri să efectueze inspecții, ce documente să întocmească și cum să întocmească rezultatele - în articol.
Înainte de a începe întocmirea rapoartelor anuale, efectuați un inventar obligatoriu, inclusiv în bilanț. Faceți acest lucru nu mai devreme de 1 octombrie a anului de raportare. Este necesar să se facă un inventar al proprietății pentru ca datele din raportare să fie fiabile. În caz contrar, instituția sau angajații responsabili pot fi amendați.
Imobilizările pot fi inventariate o dată la trei ani, fondul bibliotecii - o dată la cinci ani (clauza 80 din SGS și clauza 1.5 din Orientările aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor nr. 49 din 13 iunie 1995). Setați termenii și frecvența specifice în politica contabilă.
Pe o notă
Când mai trebuie să efectuați inventarul obligatoriu
Efectuați un inventar obligatoriu atunci când instalația:
Efectuați un inventar obligatoriu în alte cazuri stabilite prin lege sau prin decizia unei autorități superioare. De exemplu, agențiile federale țin un inventar al creanțelor de cheltuieli și al capitalului.
Pentru ca rezultatele inventarului să fie recunoscute, este necesar să faceți un inventar al proprietății fără erori. Deoarece există anumite reguli pentru inventarierea bunurilor, care sunt strict reglementate de lege.
Document
Instrucțiunile metodologice pentru inventarierea proprietăților și a datoriilor financiare sunt reflectate în comandă
Emiteți un ordin pentru efectuarea unui inventar sub orice formă (a se vedea eșantionul 1) sau utilizați cel aprobat prin decret (a se vedea eșantionul 2). Asigurați-vă că includeți în acesta:
Înregistrați comanda în jurnalul de contabilitate și control asupra executării comenzilor pentru inventar ().
Inventarul ar trebui să fie efectuat de o comisie specială, a cărei componență este aprobată prin ordinul șefului instituției. Ar trebui să includă cel puțin două persoane. Poate fi:
Este important să ne amintim!
Nu includeți angajații responsabili din punct de vedere material în componența comisiei de inventariere.
Înainte de a începe inventarul, aveți nevoie de:
1. Furnizați comisionului cu încasări și cheltuieli, rapoarte privind mișcarea valorilor materiale și a banilor.
2. Luați de la angajații responsabili financiar o chitanță care să ateste că:
De asemenea, este necesar să pregătiți liste de inventar folosind formulare standardizate. Pentru fiecare tip de proprietate, completați formularul:
O listă completă a documentelor de inventar și instrucțiuni pentru completarea acestora. Iar regulile de proiectare sunt descrise în.
Toți membrii comisiei de inventariere și angajații responsabili trebuie să participe la inventar. La inspectarea proprietății, toți membrii comisiei trebuie să fie prezenți. Dacă există cel puțin o persoană, atunci rezultatele inventarului pot fi invalidate. Excepția este că unii dintre membrii comisiei fac inventarierea proprietăților online prin înregistrări video și fotografice. Principalul lucru este de a remedia această posibilitate în politica contabilă ().
Notați obligația de a fi prezent la inventarul angajaților responsabili și responsabili din punct de vedere financiar în politica contabilă și includeți-o în condițiile contractului de muncă și în acordul privind răspunderea financiară individuală completă (apendicele 2 la).
Dacă angajatul responsabil este bolnav, în concediu sau absent din alte motive, efectuați un inventar fără el, dar asigurați-vă că notați acest lucru în lista de inventariere.
Documentați rezultatele inventarului. Pe pagina de titlu a inventarelor, comisia trebuie să își scrie avizul. Dacă există lipsuri sau surplusuri, notați acest lucru, dacă totul este în regulă, notați că soldurile din conturile contabile corespund cu datele reale. După aceea, inventarul este semnat de toți membrii comisiei de inventariere, iar ofițerul responsabil de pe prima pagină trebuie să confirme că nu are plângeri cu privire la membrii comisiei și că inventarul a fost efectuat în prezența sa.
Pe baza listelor de inventar, întocmește un act privind rezultatele inventarului (f. 0504835).
Descărcați formularul actului cu privire la rezultatele inventarului în formularul 0504835
Acesta este semnat de toți membrii comisiei și apoi aprobat de șef. Dacă, conform rezultatelor inventarului, există discrepanțe în contabilitate, atunci atașați actului o declarație sub forma 0504092.
Dar ce se întâmplă dacă bunuri noi sosesc în timpul inventarului? În acest caz, eliberați-le cu un inventar separat și valorificați bunurile după inventar. Și pe documentele însoțitoare, marcați „după inventar” și indicați detaliile inventarului.
Reflectați rezultatele inventarului:
Dacă, ca urmare a inventarului, se descoperă un surplus sau o penurie, completați o listă de discrepanțe pe baza rezultatelor inventarului (f. 0504092). Compilați-l numai pentru proprietatea pentru care există abateri de la acreditări (a se vedea exemplul 3).
Pentru toate deficiențele și excedentele, re-clasificarea, luați explicații scrise de la persoana responsabilă din punct de vedere financiar, reflectați acest lucru în listele de inventar. Pe baza explicațiilor și a rezultatelor inventarului, comisia va stabili motivele abaterilor.
Nu uitați să reflectați discrepanțele din conturile anuale:
Datoriile financiare trebuie, de asemenea, inventariate o dată pe an - înainte de raportarea anuală, precum și în alte cazuri obligatorii. Adică, trebuie să confirmați soldurile analitice pentru următoarele conturi contabile:
1. Decontări cu furnizorii și contractorii, cu cumpărătorii și clienții, cu alți debitori și creditori. Elaborați un act de reconciliere a decontărilor reciproce, unde veți stabili suma datoriei. Verificați valabilitatea datoriei și determinați momentul apariției acesteia.
2. Decontări cu instituții financiare. Efectuați un act de reconciliere a calculelor cu bugetul și fondurile extrabugetare. Comparați aceste date cu soldurile contului 303 00.
3. Decontări cu alți debitori și creditori. Verificați decontările salariale cu personalul pentru a vedea dacă au depus sume sau plăți în plus. În mod similar, efectuați un audit al decontărilor cu persoane responsabile, verificați dacă toate fondurile emise au fost utilizate în scopul propus.
Înregistrați rezultatele inventarului în lista de inventariere. Evidențiați în ea o datorie cu un termen de prescripție expirat.
Dacă inventarul nu se efectuează conform regulilor sau rezultatele sale sunt întocmite cu încălcări, acest lucru va duce la denaturarea datelor din situațiile financiare. Și acest lucru este plin de amenzi sau descalificare. Astfel de erori se găsesc de obicei la verificare. Tabelul 1 prezintă cele mai frecvente greșeli care sunt comise în timpul inventarului.
Tabelul 1. Erori de inventar
| Eroare | Ar trebui să fie |
| Ordinea inventarului este încălcată | |
Neaprobat:
|
Fixează ordinea și calendarul inventarului în politica contabilă. Setați compoziția comisiei în comandă. |
| Nu au fost primite chitanțe de la persoanele responsabile că toate chitanțele și cheltuielile au fost depuse la departamentul de contabilitate. | Înainte de începerea inventarului, persoanele responsabile dau chitanțe în listele de inventar conform formularelor nr. 0504081, nr. 0504086, nr. 0504087, nr. 0504088. |
| Accesul persoanelor neautorizate la sediul în care se realizează inventarul este deschis. | Înainte de plecare, comisia sigilează spațiile în care sunt stocate valorile materiale. La prânz, noaptea, este necesară depozitarea stocurilor într-un dulap sau seif într-o cameră închisă unde se face inventarul. În ordinea de numire a inventarului sunt indicate persoanele responsabile, în a căror siguranță se vor păstra listele de inventar (casier, contabil șef sau manager). |
| Unii dintre membrii comisiei sunt absenți (boală, concediu, călătorie de afaceri). | Dacă unul dintre membrii comisiei este absent, atunci întrerupeți inventarul. Sau înlocuiți-l cu un alt angajat, dar mai întâi înregistrați acest lucru în ordinea șefului. |
| Inventarul de creanțe nu se efectuează. | Pentru a justifica eliminarea datoriilor neperformante, faceți un inventar al creanțelor. Și reflectă rezultatele din inventar până la f. 0504089. |
| Rezultatele inventarului sunt formatate incorect | |
| În afara timpului s-au reflectat rezultatele inventarului. | Reflectați rezultatele inventarului în contabilitatea și raportarea lunii în care inventarul este finalizat. Dacă a fost efectuată înainte de întocmirea conturilor anuale, reflectați rezultatele în situațiile financiare ale exercițiului. |
| Lista de inventar este compilată într-un singur exemplar. | Alcătuiește inventare în două sau mai multe exemplare. Pentru bunurile aflate în custodie, în arendă, completați trei copii pentru a transfera una dintre acestea proprietarului proprietății. |
| Inventarul conține erori și corecții care nu sunt semnate sau certificate de către membrii comisiei. | Corectați eroarea din inventar tăindu-l și punând datele corecte, indicând cuvintele „Crede corectat” sau „Corectat”. Și apoi certifică-l cu semnăturile tuturor membrilor comisiei și persoanelor responsabile de siguranța proprietății pe care se fac corecții |
| Inventarul nu se rezumă pentru fiecare pagină, există linii goale. | Pe fiecare pagină a inventarului, în cuvinte, indicați numărul numerelor de serie ale activelor materiale și totalul acestora în termeni fizici. Introduceți liniuțe în liniile goale. |
| Pe ultima pagină a inventarului nu există nicio semnătură a persoanei responsabile cu privire la absența revendicărilor la comisie și la acceptarea proprietății pentru păstrare. | Luați o chitanță de la responsabilul că verificarea a fost efectuată în prezența sa, acesta nu are pretenții la comisie și a acceptat pentru depozitare proprietatea specificată în inventar conform formularelor nr. 0504081, nr. 0504086, nr. 0504087 , Nr. 0504088. |
| Lista discrepanțelor bazate pe rezultatele inventarului nu a fost compilată. | Reflectați surplusurile și lipsurile în declarația de pe formularul 0504092. |
Stabiliți motivele, procedura și calendarul pentru realizarea unui inventar într-o instituție bugetară în politica contabilă. Din articol veți afla când să efectuați un inventar obligatoriu și voluntar, ce obiecte să verificați și cum să raportați rezultatele.
Inventarul trebuie efectuat pentru a verifica disponibilitatea reală a proprietății și starea acesteia la data stabilită cu date contabile. Și dacă se constată erori în timpul verificării, corectați-le în perioada de raportare. Există două tipuri de inventar: obligatoriu și voluntar.
Remediați cazurile de inventar voluntar în politica contabilă. De exemplu:
Efectuați inspecții bruște printr-o ordine separată a capului. Planificat - se aprobă în graficul stocurilor.
În fiecare an, înainte de raportarea anuală, efectuați un inventar obligatoriu al tuturor obiectelor contabile, inclusiv a celor din bilanț. Faceți acest lucru între 1 octombrie și 31 decembrie. Este necesar un audit pentru a confirma exactitatea datelor de raportare anuale. De asemenea, este necesar un inventar atunci când instituția:
Notă!În 2018, procedura de realizare a unui inventar s-a modificat, pentru instrucțiuni pas cu pas cu privire la noile reguli, a se vedea recomandarea sistemului de finanțe de stat. În continuare, vom lua în considerare doar regulile generale pentru efectuarea unui inventar.
Există trei modalități de a stabili procedura de inventariere obligatorie și voluntară.
Cel mai adesea, instituțiile folosesc a doua opțiune. Indiferent de metoda aleasă, trebuie să scrieți în document:
Inventarul are loc în mai multe etape (tabelul 1). În fiecare etapă, trebuie să pregătiți un document adecvat.
|
Etapă |
Descriere |
|
Pregătitoare |
|
|
Real |
Comisia verifică disponibilitatea efectivă a proprietății și întocmește stocuri |
|
Colocatoriu |
Comisia compară datele din înregistrările efective și contabile. Dacă se constată o abatere, atunci întocmește declarații de colaționare și identifică motivele discrepanțelor. |
|
Final |
|
Înainte de a începe inventarul, efectuați următoarele:
1. Determinați ce obiecte vor fi scanate. Poate fi:
Este important să ne amintim!
Cu un inventar obligatoriu, verificați toate obiectele contabile și cu un inventar neprogramat - numai cele care necesită o analiză mai atentă și aprofundată
2. Emiteți un ordin pentru efectuarea unui inventar.
4. Primiți de la persoanele responsabile din punct de vedere material o chitanță care să ateste că până la începutul inventarului:
5. Verificați contractele de răspundere și durata acestora.
Inventarul este efectuat de o comisie permanentă, a cărei componență este aprobată de șef. Procedura de formare a comisiei, notați-o în politica contabilă. Includeți angajați în acesta:
Puteți include un consultant independent în comisie, cum ar fi un auditor de la o altă companie.
Comisia de inventariere este responsabilă de:
Înainte de începerea inventarului, comisia trebuie:
Toți membrii comisiei trebuie să fie prezenți în timpul inventarului. Dacă cel puțin o persoană este absentă, atunci rezultatele auditului pot fi invalidate. Dacă în politica contabilă se afirmă că este posibil să se realizeze inventarul proprietăților prin înregistrare video și fotografică online, atunci nu trebuie să fiți prezent personal la cec. Baza este scrisoarea Ministerului Finanțelor nr. 02-07-10 / 77499 din 23 decembrie 2016.
Documentați rezultatele inventarului. Comisia ar trebui să-și prezinte avizul cu privire la toate înregistrările de inventar de pe pagina de titlu. După aceea, toți membrii comisiei semnează documentele. Ofițerul responsabil confirmă, de asemenea, cu semnătura sa, că nu are plângeri împotriva membrilor comisiei și că inventarul a fost efectuat în prezența sa.
Pe baza listelor de inventar, întocmește un act privind rezultatele inventarului (). Semnați-l cu comisia și apoi aprobați-l de către manager.
Dacă, în timpul inventarierii, s-au găsit abateri luând în considerare, atunci atașați actului o declarație de discrepanțe în formularul 0504092.
Dacă în timpul inventarului au sosit bunuri noi, eliberați-le cu un inventar separat și valorificați bunurile după inventar. Pe documentele însoțitoare, marcați „după inventar” și indicați detaliile inventarului.
Reflectați rezultatele inventarului:
Toate documentele principale care trebuie întocmite pentru inventar și după finalizarea acestuia sunt prezentate în Tabelul 2.
|
Document |
Forma |
Descriere |
|
Ordinea capului pe inventar |
|
Puteți utiliza oricare dintre forme. Principalul lucru este să emiți o comandă cu 10 zile înainte de începerea verificării. Scrieți în ea principalele puncte ale auditului (motivul și calendarul, componența comisiei, ce bunuri sau obligații sunt supuse verificării) |
|
Liste de inventar |
|
Formular conform datelor recontării și recensământului real al proprietății instituției. Verificați numele, numerele pieselor (dacă există) și cuantificarea obiectelor |
|
Legea cu privire la rezultatele inventarului |
Declarația rezultatelor inventarului () |
Alcătuiește-l după ce ai verificat toate obiectele și ai închis inventarele. |
|
Declarație de discrepanță a inventarului |
O listă a discrepanțelor bazate pe rezultatele inventarului (f. 0504092). |
Pregătiți un document dacă datele reale și contabile diferă în legătură cu obiectele auditului |
|
Documente aditionale |
Liber de la |
Folosiți-l dacă trebuie să descifrați în continuare datele sau să oferiți explicații |
|
Ordinea șefului pe baza rezultatelor inventarului |
Liber de la |
Pe baza tuturor documentelor de inventar, șeful emite o comandă. În acesta, el prescrie procedura de eliminare a discrepanțelor, precum și responsabilitatea tuturor autorilor identificați. |
