Un document contabil care confirmă cheltuirea fondurilor eliberate în avans unui angajat este listat ca raport în avans - un formular format din două părți: față și spate.
Formularul formularului se completează de către persoana responsabilă, anexând la raport documente care confirmă cheltuielile.
Contabilul, după ce a primit un set de documente, le verifică și le fixează în formularul de raport prealabil în locurile desemnate pentru completare de către contabili.
Raportul ar trebui să fie semnat de șef, să anuleze sumele contabile
Ulterior, raportul este plasat într-un album de formulare unificate, luând în considerare ca tranzacții în numerar reduse la un singur formular Nr. AO-1.
Fondurile în avans sunt emise angajaților întreprinderii dacă sunt planificate cheltuieli de ospitalitate sau de afaceri.
Pentru a emite o anumită sumă de bani, este necesar un ordin de la șeful persoanelor responsabile, care indică o listă de persoane și motivele emiterii.
Persoana responsabilă sunt angajații care au dreptul la suma pentru cheltuielile viitoare conform raportului.
Există anumiți termeni în care o persoană este obligată să întocmească un raport în avans asupra fondurilor cheltuite.
Scriem un raport în avans folosind exemplul trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri.
Departamentul de contabilitate și departamentul de personal colectează și întocmesc documentele necesare unei călătorii de afaceri:
La prezentarea comenzii și în prezența unui mandat de numerar în cont, persoanei responsabile i se acordă fonduri de la casierie. Pentru anumite cheltuieli, angajatul trebuie să păstreze documente justificative.
După ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să întocmească un raport în avans în aceeași zi și să îl depună la departamentul de contabilitate.
Contabilul, după verificarea raportului, îl traduce într-un program special și îl anulează, confirmă valabilitatea deșeurilor.
Dacă există o sumă necheltuită, angajatul plătește soldul la casierie sau, în caz contrar, fondurile pot fi cheltuite în exces, atunci se face o rambursare către persoana responsabilă.
În cazul în care există lipsuri de la ultimul raport de avans al angajatului, următorul avans este interzis pentru eliberare.
Salariatul nu are dreptul de a transfera avansul unei alte persoane
Toate documentele trebuie executate în conformitate cu cerințele stabilite de lege (Legea Federală „Cu privire la Contabilitate”) pentru a evita pretențiile autorităților fiscale și amenzile ulterioare.
Formularele de raportare în avans sunt completate numai conform formularului unificat Nr. AO-1, pot fi descărcate din surse oficiale de pe Internet.
Există mai multe modalități de completare: folosind programe speciale de contabilitate sau un fișier electronic în format (Excel), care poate fi descărcat de pe Internet. O parte este întocmită de o persoană responsabilă, iar cealaltă de un contabil.
Pe prima pagină a formularului de raport, angajatul trebuie să indice detaliile solicitate:
Scopurile pentru care au fost emise fondurile sunt indicate în rubrica în scopul plății avansului.
Reversul indică întreaga listă de documente justificative. Coloanele necesare pentru completare sunt de la 1 la 6.
Secvența de precizare a listei se realizează în ordine, inclusiv în raportul propriu-zis, indicând documentele.
Înregistrări în raportul de avans: se indică secvenţial suma cheltuială pentru fiecare operaţiune, debitul contului, subconturile.
După specificarea tuturor sumelor totale, formularul este semnat și decriptat. Pe fața, sumele sunt trecute în coloana „cheltuită”, cele care sunt indicate în partea anterioară în coloana „total”.
După primirea documentului de verificare a raportului de avans, contabilul trebuie să întocmească o chitanță și să o predea persoanei responsabile.
Contabilul verifică înregistrările și sumele acceptate, numerele conturilor pentru care se ține debitul de cheltuieli și le indică pe versoul formularului.
Daca au fost identificate depasiri sau solduri, dintr-un avans primit anterior sau curent si pentru operatiunile contabile ale acestora, atunci contabilul pune semne pe prima pagina a formularului de raportare.
În cazul cheltuirii fondurilor pentru nevoile gospodăriei, se recomandă completarea unui raport în avans separat
Documentele într-o limbă străină trebuie traduse în rusă, în conformitate cu reglementările privind contabilitatea și raportarea financiară din Federația Rusă.
După toate formalitățile și verificările necesare contabilului, raportul de avans este înaintat spre aprobare șefului organizației.
Șeful prescrie poziția pe fața formularului, pune o semnătură cu o transcriere și data aprobării. Abia după aceea raportul va fi acceptat în contabilitate.
Dacă raportul în avans nu este depus la timp, se constată o încălcare a disciplinei de numerar.
Pentru a lua în considerare posibilele cazuri de nerespectare a termenelor de depunere a unui raport prealabil, puteți solicita ajutor de la articolul 15.1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.
Trebuie menționat că responsabilitatea pentru raportul în avans nu este stabilită, dar încălcarea este înregistrată. Prin urmare, este posibil ca organizația să nu aștepte penalități de la autoritățile fiscale.
Controlul fondurilor alocate pentru cheltuieli este o sarcină stabilită pentru organizație, deoarece acesta este un control pur intern al managementului.
În cazul nereturnării sumei de către persoana responsabilă, organizația are dreptul de a le șterge din salariul angajatului, doar că există restricții cu privire la valoarea deducerii (articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse). In cazul in care salariatul nu este de acord cu masurile angajatorului, situatia se solutioneaza pe cale judecatoreasca.
Întrucât directorul este persoana responsabilă pentru toate fondurile casieriei, datoria pentru nereturnarea fondurilor responsabile nu poate fi atribuită angajatului, ci directorului. Și atunci contabilul este în pierdere: ce să facă cu plata în avans pentru care directorul nu a dat raport?
Este necesar să se afle unde să includă suma avansului pentru care nu există raport de avans (de la un angajat sau director).
Cum să faceți față faptului că angajatul nu depune raportul de avans la timp?
Anterior, serviciul fiscal a spus că impozitul pe venit este dedus din aceste sume contabile. Dar, după cum sa dovedit, această declarație nu este o normă a legii.
Deoarece fondurile sunt înregistrate la angajat ca o datorie față de organizație, dar nu sunt veniturile acestuia.
Salariatul care a depus raportul de avans rambursează ulterior datoria. În consecință, impozitul pe venitul persoanelor fizice nu este dedus din acest venit.
Este ilegal să spunem că în momentul în care angajatul nu a depus un raport, acesta a primit automat venituri. În urma acestor măsuri, nu este necesară perceperea primelor de asigurare.
Pentru că acestea pot fi acumulate doar pe plăți în favoarea persoanelor fizice și remunerația acestora. În consecință, angajatul va avea o datorie și nu se vor produce angajări.
Exemplu de formular de raport în avans, descărcați 
În condițiile moderne de desfășurare a proceselor de afaceri la întreprinderi, practica utilizării rapoartelor anticipate este destul de răspândită.
Funcția principală a raportului de cheltuieli este de a confirma cheltuielile care au fost efectuate în legătură cu nevoia de producție de către persoana care a primit această sumă din fondurile întreprinderii în anumite scopuri. Adesea, aceste obiective sunt fie cheltuielile de călătorie ale unui angajat, fie nevoia de a plăti pentru un produs sau serviciu comandat de întreprindere în cursul activităților de afaceri.
La întocmirea raportului de avans participă mai multe persoane în modul și termenele stabilite prin documentele de conducere și de reglementare ale întreprinderii. În primul rând, raportul de avans este completat de către angajatul care a primit numerarul. Când angajatul a completat partea sa din raport, acesta trebuie să o transfere specialistului departamentului de contabilitate pentru ca raportul să fie verificat și acceptat pentru prelucrare ulterioară.
Forma documentației primare poate fi fie forma general acceptată AO-1, fie creată individual pentru o singură organizație.
În orice caz, formularul de raportare anticipată trebuie să îndeplinească anumite criterii și să conțină date de bază:
Există două moduri de a pregăti un raport în avans: completarea unei versiuni pe hârtie sau în format electronic.
Dacă raportul este emis pe hârtie, există două tipuri de completare:
În ambele cazuri, semnăturile funcționarilor responsabili de pe document sunt puse cu cerneală albastră cu propriile mâini.
A doua metoda de intocmire a unui raport prealabil este mai putin laborioasa, dar presupune existenta unui sistem electronic de management al documentelor specializat, la care accesul este disponibil tuturor persoanelor implicate in intocmirea si semnarea acestui document. Întrucât documentul astfel creat este electronic, acesta trebuie să conțină semnăturile digitale ale tuturor persoanelor responsabile.
Raportul în avans este completat de funcționarul responsabil într-o singură copie și apoi transmis departamentului de contabilitate pentru a verifica completarea documentului și acuratețea reflectării tranzacțiilor comerciale. La studierea raportului de avans, departamentul de contabilitate acordă o atenție deosebită cheltuirii vizate a sumei contabile.
Cel mai adesea, emiterea de numerar în conformitate cu raportul are loc fie în cazul unei călătorii de afaceri a unui angajat, fie pentru efectuarea diferitelor cheltuieli de producție care necesită participarea personală a unui angajat. De exemplu, acestea ar putea fi cheltuieli de divertisment sau costuri asociate cu obținerea oricăror materiale.
Primul pas este completarea acelei părți din raportul de cheltuieli, care ar trebui să indice toate documentele atașate pentru cheltuielile rezultate pentru perioada pentru care au fost eliberați numerar persoanei responsabile.
Prima coloană conține numărul de serie pentru fiecare document justificativ. A doua coloană conține data întocmirii documentului de confirmare a cheltuielii. A treia coloană conține numărul documentului. Dacă nu există un număr în document, atunci în coloana 3 ar trebui să indicați B / N, ceea ce înseamnă - un document fără număr.
În a patra coloană, trebuie să indicați numele documentului, de exemplu, KKM Check, și să descifrați în două sau trei cuvinte exact ce cheltuieli au fost efectuate. A cincea coloană conține suma totală a documentului în ruble și copeici. Dacă calculele au fost făcute nu în ruble rusești, ci într-o valută străină, atunci suma indicată în documentul de plată ar trebui atribuită coloanei a șasea a raportului de avans.
În rândul total se obține suma totală a tuturor cheltuielilor efectuate, care este suma sumelor tuturor documentelor enumerate în raport.
În etapa următoare, după completarea întregii liste de documente anexate, persoana responsabilă depune raportul prealabil la compartimentul de contabilitate, unde trebuie să verifice toate datele din raport cu datele din documentele de raportare atașate acestuia, și să emită un cupon de rupere către persoana responsabilă la acceptarea documentelor pentru contabilitate.
Numărul raportului anticipat trebuie completat, iar data documentului este data emiterii fondurilor ca raport către angajatul întreprinderii.
Sumele pentru fiecare document trebuie indicate în ruble și copeici cu însumare. Ulterior, contabilul depune contul de compensare corespunzător pentru toate cheltuielile enumerate în această parte a documentului.
Apoi, contabilul sau angajatul însuși completează partea din față a documentului, indicând toate detaliile și informațiile necesare despre natura și valoarea cheltuielilor viitoare. În cazul în care salariatul are un sold reportat din raportul de avans anterior, acesta trebuie indicat în coloana „Avans anterior”.
Este important de reținut că persoana responsabilă nu poate prelua numerar noi în cadrul raportului dacă are o datorie din raportul de avans anterior. Dacă situația este inversată și angajatul a trebuit să cheltuiască bani personali pentru nevoile întreprinderii, atunci surplusul declarat este rambursat angajatului în totalitate.
Când toate câmpurile principale sunt completate și verificate, raportul este semnat de persoana responsabilă, apoi de contabilul responsabil pentru acest domeniu de activitate sau de contabilul șef. În etapa finală, șeful aprobă procesul-verbal cu propria semnătură.
Este important de reținut că perioada de întocmire a unui raport în avans este limitată la trei zile lucrătoare de la data la care expiră termenul de utilizare a numerarului, aprobată de manager, sau de la data la care salariatul s-a întors la locul de muncă.
Serviciul de contabilitate si raportare este obligat sa asigure pastrarea rapoartelor de avans impreuna cu documentele de plata originale atasate timp de cinci ani.
Pe baza definiției tipului de cheltuieli, în rândul „Desemnarea avansului”, trebuie să indicați în ce scopuri au fost primiți banii conform raportului. Datele privind direcția țintă a cheltuielilor trebuie să se potrivească cu formularea din ordinul de emitere a banilor pentru raport.
Într-o situație în care cheltuielile de călătorie au devenit motivul primirii unui avans, un astfel de raport de avans are unele caracteristici de design și necesită o atenție specială la întocmirea lui.
Termenul de întocmire a unui astfel de raport nu poate depăși trei zile lucrătoare din momentul în care persoana responsabilă se întoarce dintr-o călătorie de afaceri.
La raportarea cheltuielilor de călătorie, un angajat, pe lângă cecurile și chitanțele de plată, trebuie să atașeze: un certificat de călătorie cu toate mărcile, bilete la locul de sosire și la călătoria de întoarcere, precum și documente de asigurare obligatorie a pasagerilor în timpul transport.
Certificatul de călătorie trebuie să indice data, luna și anul sosirii și plecării persoanei aflate într-o călătorie de afaceri. Evidențele sunt certificate prin semnătura persoanelor responsabile la locul de sosire și sigilate cu sigiliul organizației.
Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, contabilul companiei calculează suma cheltuielilor zilnice estimate ale angajatului. De obicei, indemnizațiile zilnice sunt plătite separat, conform ordinului de cheltuieli în numerar sau într-o formă fără numerar pe cardul de plastic al unui angajat, deoarece acestea sunt cheltuieli personale ale unui angajat care nu fac obiectul unei confirmări documentare. Cu toate acestea, în unele cazuri, diurna se plătește prin întocmirea unui raport în avans și este inclusă în alte cheltuieli.
Se întâmplă ca un angajat să plece într-o călătorie de afaceri în străinătate, apoi formularul de raport conține date atât în ruble rusești, cât și în valută. După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri în străinătate, toate documentele justificative întocmite într-o limbă străină trebuie traduse. Traducerea oficială este întocmită pe o foaie separată și este atașată raportului ca parte a documentelor justificative rămase.
În caz contrar, la întocmirea raportului de avans, se folosesc reguli și cerințe generale.
In contact cu
Raportul de cheltuieli de călătorie pentru 2018 rămâne unul dintre puținele documente de călătorie obligatorii. Este una dintre documentele de raportare strictă, iar procedura de completare este reglementată în mod clar de legislația actuală a Federației Ruse. Și întrucât acest document este un element de raportare contabilă, financiară și fiscală și poate deveni subiect de verificare de către autoritățile de reglementare, abordarea de a-l completa „pe cârlig” este inacceptabilă.
Un raport de cheltuieli pentru călătoria de afaceri este un document contabil pe care fiecare angajat îl completează la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, reflectând în acesta toate cheltuielile rambursabile efectuate în legătură cu călătoria de afaceri și anexează documente care confirmă aceste cheltuieli.
Așa arată raportul de avans cu documente justificative
Pentru departamentul de contabilitate al companiei angajatoare, acest document îndeplinește două funcții simultan:
Raportul prealabil este, de asemenea, de o importanță cheie din punctul de vedere al contabilității fiscale:
În sensul prezentului capitol, contribuabilul reduce venitul primit cu suma cheltuielilor efectuate.<…>. Cheltuielile rezonabile și documentate sunt recunoscute drept cheltuieli.<…>efectuate (suportate) de către contribuabil. Costurile justificate sunt înțelese ca fiind costuri justificate economic, a căror evaluare este exprimată în termeni monetari. Cheltuielile documentate se înțeleg ca cheltuieli confirmate prin documente întocmite în conformitate cu legislația Federației Ruse<…>. Cheltuielile sunt recunoscute ca orice cheltuieli, cu condiția ca acestea să fie efectuate pentru implementarea activităților care vizează generarea de venituri.
Artă. 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse
Până în 2015, pachetul de documente de călătorie obligatorii era destul de gros. Acesta a inclus, în special, un certificat de călătorie și un formular de atribuire a unui loc de muncă cu un raport privind implementarea acestuia. Până în 2018, ca urmare a modificărilor recente ale legislației, doar un raport în avans și un ordin de călătorie de afaceri au rămas obligatorii pentru toată lumea prin lege. Toate celelalte au devenit opționale. Dacă utilizarea lor este încă practicată în organizație și acest lucru se reflectă în actul local care reglementează călătoriile de afaceri ale angajaților (cel mai adesea aceasta este prevederea privind călătoriile de afaceri în organizație, dar sunt permise și alte opțiuni, de exemplu, un set de comenzi), acestea trebuie încă emise. Și dacă nu, atunci nu sunt necesare. Însă în cazul raportului în avans, nici măcar nu se discută obligația emiterii acestuia.
Formularul standard al raportului de avans sub forma AO-1 (descărcați formularul) conține părțile din față și din spate.
Fața conține următoarele informații:
Reversul formularului este dedicat cheltuielilor reale. Aici trebuie să specificați în ordine:
Fiecare articol este dedicat unei coloane separate.
Așa arată o factură completată
Adesea, atât călătorii de afaceri, cât și unii contabili au o înțelegere greșită asupra datei de indicat în legătură cu biletele. La urma urmei, indică două date - data vânzării și ziua plecării. Și biletele sunt achiziționate dacă angajatul știa din timp despre călătoria de afaceri, de regulă, în avans. Contabilii cu experiență sfătuiesc în acest caz să indice data nu a călătoriei, ci a achiziției biletului, adică momentul în care a fost efectuată efectiv cheltuiala. Biletul în sine este atașat raportului ca confirmare a utilizării intenționate a fondurilor - că călătoria a avut loc.
Dacă în loc de bani pentru deplasare, salariatului i s-a dat un bilet, acesta se reflectă atât în secțiunea privind plata în avans emisă, cât și pe revers în numărul de cheltuieli efectuate.
În cazul unei călătorii de afaceri în străinătate, în coloanele prevăzute pentru acestea se înscriu sumele cheltuielilor în ruble și valută.
Documentele primare care confirmă cheltuielile sunt lipite pe o foaie separată în format A4, care este apoi depusă în formularul de raport completat. Cu toate acestea, cel mai adesea, călătorul însuși trebuie doar să salveze și să furnizeze departamentului de contabilitate toate aceste documente, iar apoi contabilii înșiși se ocupă de ele.
Algoritmul pentru trimiterea unui raport în avans este de obicei următorul:
Schema poate fi ajustată în funcție de structura organizatorică a unei anumite companii. La urma urmei, într-o afacere mică există adesea un singur contabil cu normă întreagă, sau poate nu, în timp ce funcțiile contabilului șef sunt atribuite directorului, care semnează unul pentru toți. Dar regula generală este că raportul trebuie să fie aprobat de contabilul-șef și de director, iar înainte de semnare, este indicat să verifici toată documentația pentru un profesionist.
Exemplu de completare a unui raport prealabil pentru o călătorie de afaceri, partea din față, partea 1 Exemplu de completare a unui raport prealabil pentru o călătorie de afaceri, față, partea a 2-a Exemplu de completare a unui raport anticipat despre o călătorie de afaceri, partea din spate
Un angajat trebuie să prezinte un raport în avans în termen de trei zile lucrătoare de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Aceasta este cerința legii.
Daca nu face acest lucru, angajatorul are dreptul de a recupera de la acesta intreaga suma a avansului emis prin retineri din salariu sau in instanta.
La rândul său, acesta trebuie să emită un ordin de deducere în termen de o lună de la data limită de depunere a raportului în avans. Totodată, cuantumul acestor deduceri nu poate depăși 20% din plățile datorate salariatului. Atunci când deducerile sunt efectuate pentru mai multe articole simultan (de exemplu, plata în avans pentru călătoria de afaceri anterioară, pentru care același angajat nu s-a raportat la timp), nu este încă reținută în totalitate, dimensiunea acestora poate fi mărită la jumătate. salariul.
În cazul în care salariatul nu este de acord cu decizia angajatorului sau a depășit termenul lunar de emitere a unui ordin, situația este supusă soluționării numai în instanță.
Așa că faceți totul la timp în interesul, în primul rând, al angajatului însuși.
Uneori, contabilii sunt chinuiți de îndoieli cu privire la faptul că vor exista probleme în lumina faptului că raportul de cheltuieli este datat cu un număr și cheltuielile sunt diferite. Dar nu există probleme cu asta. Mai mult, o călătorie de afaceri durează de obicei mai mult de o zi, iar angajatul are posibilitatea de a raporta despre aceasta doar la întoarcere. Cu toate acestea, aceeași regulă se aplică și cazurilor în care se referă la o cheltuială unică a fondurilor responsabile - de exemplu, pentru achiziționarea de materiale, unelte, echipamente etc. Dacă cheltuielile au fost efectuate în aceeași zi, și raportul de avans a fost aprobat în trei zile după aceasta, nu e mare lucru.
Datele [de pe documentul justificativ și pe raportul prealabil] nu trebuie să fie aceleași. Data de pe cec este momentul în care angajatul a achiziționat bunurile. Iar data de pe raportul de cheltuieli este la care a raportat la departamentul de contabilitate sumele cheltuite. Nu trebuie să fie o zi.
Timur Unarokov, avocat, Moscova
https://pravoved.ru/question/1277188/
Pentru confirmarea cheltuielilor se folosesc toate documentele financiare pe care angajatul le are în mâinile sale și confirmă cheltuielile sale în legătură cu o călătorie de afaceri, prevăzute de lege sau convenite cu conducerea.
De exemplu, dacă un angajat a fost trimis la o expoziție din industrie, el poate achiziționa acolo mostre de produse de interes pentru companie - atât ca parte a unei sarcini de lucru, cât și din proprie inițiativă, după ce a convenit în prealabil acest moment și bugetul de cost cu superiorii săi. . Este logic ca și aceste cheltuieli să fie rambursate.
Se folosesc aceste documente:
Diurnele nu fac obiectul unei confirmări documentare separate, iar datele de călătorie pe baza cărora se calculează acest tip de cheltuieli de deplasare sunt confirmate în anul 2018 prin bilete sau, în cazul în care angajatul a călătorit la destinație și retur cu transport oficial sau personal, deplasare. (de traseu) foi. Dar dacă se obișnuiește ca societatea însăși să elibereze un certificat de călătorie, care a devenit opțional din 2017, iar această procedură este consacrată în actul său local, zilele călătoriei de afaceri sunt socotite pe baza mărcilor făcute în acesta și însuși este atașat raportului de avans împreună cu alte documente.
Biletele de tren în 2018 confirmă nu numai costurile de călătorie, ci și datele de sosire/plecare
În cazul unei călătorii de afaceri în străinătate, se anexează și documente pentru cheltuieli care fac obiectul confirmării în legătură cu specificul unor astfel de călătorii și, prin urmare, documentele care le confirmă:
Dacă angajatul are o a doua cetățenie care îi dă dreptul de a intra fără viză în alte țări (de exemplu, nu este doar rus, ci și cetățean al Lituaniei, Republicii Moldova sau Ucrainei, care are dreptul de a intrare fără viză în Uniunea Europeană), el atașează la raportul folosit în călătorie copii ale tuturor pașapoartelor internaționale. La urma urmei, conform legii, el trebuie să părăsească Federația Rusă folosind un pașaport rusesc.
În relațiile juridice cu Rusia, cetățenii săi sunt recunoscuți doar ca ruși, indiferent câte pașapoarte mai au, cu excepția țărilor cu care Rusia are acorduri privind dubla cetățenie, dar cu statele UE și cu cei ai căror cetățeni au dreptul la viză. -intrarea liberă în UE, RF nu există. Dar are tot dreptul să intre în alte țări cu pașaportul care îi este mai convenabil. Și în această situație, este și mai profitabil pentru angajator, deoarece nu este nevoie să se compenseze costul unei vize. Un pașaport străin trebuie să aibă o traducere legalizată în limba rusă.
Data trecerii frontierei este importanta la calculul diurnei. La urma urmei, dimensiunea lor atunci când călătoresc în Rusia și în străinătate diferă cel mai adesea. În același timp, pe drum, diurna la rata pentru o altă țară este considerată din ziua intrării în ea, iar la întoarcere din ziua intrării în Federația Rusă - la rata națională. De exemplu, dacă un angajat a fost trimis în Germania și a călătorit înainte și înapoi cu avionul, trecând granițele în ziua plecării, el are dreptul la diurnă din prima până în penultima zi a călătoriei la tariful pentru Germania și pentru ziua sosirii - la tariful rusesc.
Zilele călătoriilor de afaceri pentru care se datorează diurna conform normelor pentru călătoriile interne și externe vor fi împărțite în funcție de marcajele din pașaport.
Dacă un angajat a fost trimis într-o țară în care un pașaport intern al Federației Ruse este suficient pentru a intra, inclusiv în Republica Belarus (la urma urmei, nu există un control al pașapoartelor la granița cu aceasta), zilele de sosire și de plecare sunt determinate prin bilete sau alte documente care vă permit să stabiliți datele de sosire la destinație și întoarcere la punctul de plecare al călătoriei.
Un rol important în confirmarea costului unei călătorii în străinătate îl joacă un certificat de schimb valutar. Acest document se aplică dacă angajatul a primit o plată în avans în ruble și le-a schimbat cu valutele țării de destinație. Dacă este atașat raportului, conversia tuturor cheltuielilor valutare în ruble se efectuează la rata reflectată în acesta. Dacă nu există certificat, este în regulă, dar va trebui să calculați la cursul Băncii Centrale a Federației Ruse în ziua în care raportul este aprobat.
Următoarele conturi sunt utilizate pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie:
În funcție de natura tranzacțiilor, se utilizează următoarele înregistrări:
Afișări privind cheltuielile de deplasare care depășesc plata în avans Afișări privind evidența cheltuielilor de deplasare Afișări privind cheltuielile de deplasare neacceptate de angajator, cuantumul acestora este supus returnării la casierie sau în contul companiei Înregistrări privind cheltuielile de deplasare plătite de angajator de la contul curent al companiei Afișări privind cheltuielile angajatorului pentru un angajat cu bilet, plătite din contul curent al companiei (biletul se ia în calcul pe subcontul 3 al contului 50 „Casiera”)
Compania a trimis un angajat într-o călătorie de afaceri timp de 10 zile. Alocația lui zilnică este de 1.000 de ruble pe zi și a cheltuit 10.000 de ruble pe drum dus-întors, inclusiv 1.800 de ruble în TVA. Cazarea la hotel l-a costat opt mii de ruble, inclusiv TVA 1440 de ruble. Firma este plătitoare de TVA.
Suma avansului către angajat a fost de 25 de mii de ruble.
Cheltuielile de călătorie verificate au fost:
Călătorii - 10 mii de ruble.
Cazare - 8 mii de ruble.
Alocația zilnică - 10 mii de ruble.
Total: 28 mii de ruble, în această sumă a fost aprobat raportul în avans.
Având în vedere că suma avansului a fost egală cu 25 de mii, cheltuielile excesive s-au ridicat la 3 mii de ruble.
| Sumă. | Debit. | Credit. | Numele operațiunii. |
| 25000 | 71 | 50 | Fondurile au fost emise contra raportului de la casa de marcat. |
| 8200 | 20 | 71 | Costurile biletelor sunt anulate fără TVA. |
| 1800 | 19 | 71 | TVA alocat la costurile biletelor. |
| 1800 | 68 TVA | 19 | TVA este rambursabil. |
| 8000 | 20 | 71 | Cheltuielile hoteliere sunt anulate, fără TVA. |
| 1440 | 19 | 71 | TVA alocat pentru cheltuielile hoteliere. |
| 1440 | 71 | 19 | TVA este rambursabil. |
| 10000 | 20 | 71 | Indemnizațiile zilnice anulate. |
| 3000 | 71 | 50 | Angajatului i s-a dat suma cheltuită de acesta în plus față de avansul emis. |
Birocrația corporativă, una dintre componentele căreia este procesarea călătoriilor de afaceri și contabilitatea acestora, la prima vedere pare insuportabil de complicată. Dar dacă îți dai seama ce este, totul cade rapid la locul lor.
Apendice
Lista documentelor pentru depunerea rapoartelor prealabile
Plata tarifului
1. Formularul AO-1 este cu două fețe. Completarea documentului se efectuează într-un singur exemplar, în cel mult trei zile lucrătoare de la încheierea perioadei de concediu. În raportul prealabil, indicați următoarele detalii: numele organizației, semnătura șefului organizației (director, șef), funcția persoanei responsabile, numele complet al persoanei responsabile, scopul vizat al acesteia. fonduri emise, pe versoul raportului de avans, persoana responsabilă enumeră detaliile documentelor care confirmă cheltuielile (bilete, cecuri, chitanțe și altele), indică datele, numerele și sumele acestora, .
2. Ordindespre acordarea concediului preferenţial unui angajat. Un ordin de acordare a concediului se emite folosind formularele unificate nr. T-6 și T-6a (sunt necesare toate detaliile: data documentului, numărul documentului, baza, perioada de facturare, perioada de grație, numărul de persoane (separat adulți și copii) care sunt călătorie preferențială plătită.
3. Cerere de plată în avans. Cererea este scrisă pe numele directorului (managerului) și avizată de acesta. În cerere, angajatul indică valoarea avansului. Au dreptul la plata deplasărilor de vacanță: soțul/soția nemuncă, copiii minori sub 18 ani (rude, copii adoptați), copii (rude, copii adoptați) sub 23 de ani, care urmează programe educaționale de bază. învățământul general și (sau) secundar general, precum și învățământul profesional primar, secundar și superior în învățământul cu frecvență în instituții de învățământ cu acreditare de stat. Pentru a plăti călătoria copiilor minori, pe lângă documentele de călătorie (bilete, chitanțe, cecuri), este atașat certificatul de naștere. Dacă copilul are vârsta de peste 18 ani și este student, pe lângă documentele de mai sus, sunt necesare următoarele: o adeverință care să confirme faptul că o persoană studiază cu normă întreagă la data călătoriei, o copie a certificatului de licenţă şi acreditare de stat a instituţiei de învăţământ.
4. O cerere a unui angajat de a plăti un tarif redus. Cererea este scrisă pe numele directorului (managerului). În cerere, angajatul trebuie să indice locul de odihnă (punctul final), traseul către locul de odihnă, să menționeze numele complet, datele nașterii, apartenența de familie a membrilor familiei care pot fi plătiți pentru deplasarea la locul de odihnă al angajatului. odihnă. Semnătura și data.
5. Bilete. Plata costului de călătorie la locul de utilizare a vacanței și înapoi la cheltuielile reale, confirmate prin documente de călătorie (bilete), precum și documente de plată a serviciilor (taxe) pentru eliberarea documentelor de călătorie, asigurarea așternutului în trenuri și alte servicii incluse în prețul biletului, dar nu peste tarif:
8. Bilete. Plata costului deplasării la locul de utilizare a concediului de studii și retur la cheltuielile reale, confirmate prin documente de călătorie (bilete), precum și documente de plată a serviciilor (taxe) pentru eliberarea documentelor de călătorie, asigurarea așternutului în trenuri și alte servicii incluse în prețul biletului, dar nu mai mult decât tariful:
Pe calea ferată - într-un vagon compartiment al unui tren rapid de marcă;
Prin transport pe apă - în cabina grupei V a unei nave maritime de linii regulate de transport și linii cu serviciu integrat de călători, în cabina de categoria a II-a a unei nave fluviale de toate liniile de comunicație, în cabina de categoria I. a unei nave feriboturi;
Pe calea aerului - in cabina de clasa economica;
Rutier - în transportul public (cu excepția taxiurilor), în absența acestuia - în autobuze cu scaune rabatabile moi.
În cazul în care documentele prezentate de salariat confirmă cheltuielile efectuate pentru deplasarea într-o categorie superioară de călătorie decât cea stabilită, rambursarea cheltuielilor se face pe baza unei adeverințe de tarif în conformitate cu categoria stabilită de călătorie eliberată salariatului de către organizația de transport relevantă care efectuează transportul sau agentul său autorizat (denumit în continuare organizația de transport), de la data achiziționării biletului. Costurile pentru obținerea acestui certificat nu fac obiectul compensației.
Achitarea costului deplasării cu transportul public auto (cu excepția taxiurilor) la gară, debarcader, aeroport și autogară dacă există documente (bilete) care confirmă cheltuielile.
Dacă costul documentelor de călătorie (ținând cont de plățile obligatorii colectate la vânzarea documentelor de călătorie) este indicat într-o valută străină, atunci plata se face din cursul de schimb stabilit de Banca Centrală a Rusiei în ziua achiziționării acestor documente.
Zboruri:
Bilete de tren:
Când călătoriți în afara Federației Ruse, plata se face numai la granița Federației Ruse, prin urmare, este necesar să furnizați un certificat de tarif la cea mai apropiată localitate din cadrul Federației Ruse de graniță.
Data biletului poate fi anterioară datei de începere a vacanței sau ulterioară datei de încheiere numai dacă a fost weekend sau sărbătoare și dacă există o comandă de concediu fără plată pentru această perioadă.
În caz de pierdere a biletelor, se furnizează un certificat cu privire la costul călătoriei cu transportul feroviar într-un vagon cu loc rezervat la data călătoriei. În acest caz, este necesară o adeverință de la locul de odihnă din care să rezulte că angajatul a fost într-adevăr acolo.
Călătoria cu autobuzul se plătește în prezența unei chitanțe de numerar.
Călătorind cu mașina:
Fișa de traseu cu ștampile și datele de plecare și sosire în Novy Urengoy, sosire și plecare de la locul de odihnă;
Mașina trebuie să fie înmatriculată pentru angajatul care depune raportul în avans sau pentru soț (în acest caz, trebuie furnizat un certificat de căsătorie), sau dacă există o împuternicire de la proprietarul mașinii pentru angajatul care depune raport prealabil (data procurii trebuie să fie anterioară datei de începere a concediului sau data de începere).
Plata pentru examenul medical initial
1. Formularul AO-1 este cu două fețe. asigurați-vă că semnați.
2. Comanda despre obținerea unui loc de muncă. O copie certificată de departamentul de personal al instituției.
3. O cerere a unui angajat de plată pentru un examen medical inițial. Cererea este scrisă pe numele directorului (managerului). Semnătura și data.
4. Acord privind furnizarea de servicii medicale. Original. Completarea obligatorie a detaliilor părților care furnizează cantitatea de servicii prestate.
7. Cecuri. Cecul indică numele instituției medicale, suma.
Plata cheltuielilor legate de mutarea salariatilor
din regiunile din nordul îndepărtat
1. Formularul AO-1 este cu două fețe. Completarea documentului se efectuează într-un singur exemplar, în cel mult trei zile lucrătoare de la încheierea perioadei de concediu. În raportul prealabil, indicați următoarele detalii: numele organizației, semnătura șefului organizației (director, șef), funcția persoanei responsabile, numele complet al persoanei responsabile, scopul vizat al acesteia. fonduri emise, pe versoul raportului de avans, persoana responsabilă enumeră detaliile documentelor care confirmă cheltuielile (bilete, cecuri, chitanțe și altele), indică datele, numerele și sumele acestora, asigurați-vă că semnați.
2. Un ordin de concediere a unui angajat.
3. Cerere adresată directorului (managerului) cu o cerere de plată a călătoriei și a bagajelor în legătură cu plecarea din RCC cu viză.
4. Bilete.
Zboruri: bilet electronic, carte de îmbarcare. Numerele biletului electronic și ale cărții de îmbarcare trebuie să corespundă. Data primirii taxelor diverse trebuie să corespundă cu data achiziționării biletului. Se plătesc doar biletele de clasa economică. În cazul unui bilet de clasa business, trebuie să furnizați un certificat de cost al unui bilet de clasa economică pentru această dată, pentru acest zbor. Dacă vă pierdeți cartea de îmbarcare, trebuie să luați un certificat de la aeroport care să ateste că acest angajat a zburat cu adevărat cu acest zbor. Certificatul trebuie să conțină numărul zborului, data zborului și numele complet. pasager. Bonul de asigurare nu este achitat, deci nu trebuie atasat.
Bilete de tren: numele complet necesar de pe bilet trebuie să se potrivească cu numele complet. angajat. Data primirii taxelor diverse trebuie să corespundă cu data achiziționării biletului. Călătoria se plătește numai în mașini cu scaun și compartiment rezervat. În cazul în care aveți un bilet de cale ferată electronic (traseu/chitanțe), trebuie să furnizați un bilet standard (eliberat la terminalele din gara de la punctul de plecare.
Călătorind cu mașina:
O cerere a unui angajat de a plăti călătoria cu vehiculele personale cu viză de director;
Titlu, pașaport tehnic, certificat de consum de combustibil. Când călătoriți în afara graniței Federației Ruse, vor fi luate în considerare doar controalele de la benzinăria cea mai apropiată de granița Federației Ruse.
In bonurile de la benzinarii trebuie sa se mentioneze marca combustibilului, costul 1 litru si alte detalii. Cecurile cu date scrise neclare (neclare) nu sunt acceptate pentru contabilitate.
5. Plata pentru container: contract, certificat de finalizare, factura care va indica greutatea articolelor exportate (până la 5 tone), o chitanță de plată.
6. Ajutor cu departamentul de locuințe (REU) la radiere (extras din oraș) sau ștampilă în pașaport pe extras (fotocopie).
7. Istoria Angajărilor(experienta de munca de minim 3 ani) toate paginile certificate de specialistul OK al organizatiei (copie).
Dreptul de a plăti costul călătoriei și al transportului bagajelor membrilor familiei este păstrat timp de un an de la data încetării de către angajatul a contractului de muncă cu organizația finanțată din bugetul municipiului Novy Urengoy.
Un angajat are, de asemenea, dreptul de a plăti cheltuielile de călătorie pentru un soț care nu lucrează. În acest caz, trebuie furnizat un carnet de muncă, în care nu există evidența muncii curente și un certificat de căsătorie certificat de departamentul de personal. Angajații disponibilizați din cauza pensionării nu sunt plătiți.
1. Formularul AO-1 este cu două fețe. Completarea documentului se efectuează într-un singur exemplar, în cel mult trei zile lucrătoare de la încheierea perioadei de concediu. În raportul prealabil, indicați următoarele detalii: numele organizației, semnătura șefului organizației (director, șef), funcția persoanei responsabile, numele complet al persoanei responsabile, scopul vizat al acesteia. fonduri emise, pe versoul raportului de avans, persoana responsabilă enumeră detaliile documentelor care confirmă cheltuielile (bilete, cecuri, chitanțe și altele), indică datele, numerele și sumele acestora, asigurați-vă că semnați.
2. Ordin de detașare a unui angajat trebuie adusa in prealabil de catre un specialist OK pentru eliberarea la timp a unui avans pentru cheltuieli de deplasare.
3. Certificat de călătorie trebuie să conțină toate detaliile necesare: data documentului, numărul documentului, numărul de zile într-o călătorie de afaceri, numărul comenzii de călătorie de afaceri a angajatului, datele pașaportului, ștampilele de sosire la locul călătoriei de afaceri și plecare de la locul călătoriei de afaceri cu datele de sosire și de plecare.
4. misiunea de serviciu trebuie să conțină toate detaliile necesare: numărul documentului, data documentului, datele de începere și de sfârșit ale călătoriei, locul călătoriei, obiectivele și munca sau sarcinile efectuate în mod special în călătorie, o notă privind finalizarea (eșecul) sarcinii , viza conducătorului organizației, semnătura persoanei responsabile.
5. Costuri. Dacă scopul călătoriei de afaceri este de a însoți copiii, atunci este necesară o declarație de mâncare, care indică diurna pentru copii. Cuantumul diurei este determinat de devizul întocmit de organizația care trimite copiii.
6. Bilete.
Zboruri: bilet electronic, carte de îmbarcare. Numerele biletului electronic și ale cărții de îmbarcare trebuie să corespundă. Data primirii taxelor diverse trebuie să corespundă cu data achiziționării biletului. Se plătesc doar biletele de clasa economică. În cazul unui bilet de clasa business, trebuie să furnizați un certificat de cost al unui bilet de clasa economică pentru această dată, pentru acest zbor. Dacă vă pierdeți cartea de îmbarcare, trebuie să luați un certificat de la aeroport care să ateste că acest angajat a zburat cu adevărat cu acest zbor. Certificatul trebuie să conțină numărul zborului, data zborului și numele complet. pasager.
Bilete de tren: numele complet necesar de pe bilet trebuie să se potrivească cu numele complet. angajat. Data primirii taxelor diverse trebuie să corespundă cu data achiziționării biletului. Călătoria se plătește numai în mașini cu scaun și compartiment rezervat. În cazul în care aveți un bilet de cale ferată electronic (traseu/chitanțe), trebuie să furnizați un bilet standard (eliberat la terminalele din gara de la punctul de plecare.
Când călătoriți în afara Federației Ruse, plata se face numai la granița Federației Ruse, prin urmare, este necesar să furnizați un certificat de tarif la cea mai apropiată localitate din cadrul Federației Ruse de graniță.
Călătorind cu mașina:
O cerere a unui angajat de a plăti călătoria cu vehiculele personale cu viză de director;
Foaie de traseu cu ștampile și datele de plecare din Novy Urengoy;
Titlu, pașaport tehnic, certificat de consum de combustibil. Când călătoriți în afara graniței Federației Ruse, vor fi luate în considerare doar controalele de la benzinăria cea mai apropiată de granița Federației Ruse.
In bonurile de la benzinarii trebuie sa se mentioneze marca combustibilului, costul 1 litru si alte detalii. Cecurile cu date scrise neclare (neclare) nu sunt acceptate pentru contabilitate.
Mașina trebuie să fie înmatriculată pentru angajatul care depune raportul în avans sau pentru soț (în acest caz, trebuie furnizat un certificat de căsătorie), sau dacă există o împuternicire de la proprietarul mașinii pentru angajatul care depune raport prealabil (data procurii trebuie să fie anterioară datei începerii mișcării).
Pentru toate întrebările, vă rugăm să sunați la:
Raport în avans - un eșantion de completare este luat în considerare în acest articol. Acesta este un document întocmit de un angajat care a primit numerar pentru cheltuieli efectuate în interesul organizației. În continuare, vă vom spune când, sub ce formular trebuie întocmit raportul de avans și ce documente trebuie atașat acestuia.
Trebuie întocmit în cel mult 3 zile (clauza 6.3 din instrucțiunea Băncii Centrale a Federației Ruse „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar” din 11 martie 2014 nr. 3210-U):
În prezent, acest formular nu este obligatoriu, iar fiecare organizație sau întreprinzător individual are dreptul să-și elaboreze în mod independent propriul formular de raport de cheltuieli, aprobând-o în politica contabilă. Aceeași poziție a fost confirmată în scrisoarea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 6 martie 2013 Nr. 03-03-06/1/6700.
Cu toate acestea, multe organizații continuă să folosească acest exemplu de formular pentru a completa raportul de cheltuieli. Este implementat în majoritatea programelor de contabilitate.
O mostră de completare a raportului prealabil poate fi descărcată mai sus.
Lista angajaților care primesc bani în conformitate cu raportul în mod sistematic este aprobată prin ordinul șefului, o copie a căreia este transferată la casieria întreprinderii sau antreprenorului individual. Contabilii unici pentru a primi bani scriu o cerere în care indică suma necesară și perioada pentru care ar trebui eliberată. Cererea este semnată de șef.
Banii responsabili pot fi emiși numai angajaților organizației. Mai mult, pentru a primi o nouă sumă responsabilă pentru cheltuieli, angajatul nu trebuie să contabilizeze integral banii primiți anterior.
Suma care poate fi acordată unui contabil o singură dată nu este limitată de lege (clauza 6 din Directiva nr. 3073-U).
Notă! Legislația nu interzice transferul de bani responsabili către carduri de plastic corporative sau de debit (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 21 iulie 2017 Nr. 09-01-07 / 46781). În acest caz, procedura de transfer a sumelor și de raportare pentru acestea trebuie stabilită în documentele interne ale organizației.
Antetul documentului spune:
Corectitudinea completarii raportului este confirmata de semnatura contabilului care a acceptat raportul de avans, si a contabilului-sef care l-a verificat.
Următoarele sunt informații despre soldul retras al sumelor contabile și mandatul de numerar, conform căruia acest sold de bani a fost depus în casierie sau s-a primit o recalculare. Corectitudinea înregistrării acestei operațiuni este confirmată de semnătura casierului.
Lista afirmă:
Acestea indică data și numărul documentului primit de persoana responsabilă de la vânzător, scopul costurilor, suma cheltuită și moneda în care s-a făcut achiziția.
Informațiile despre fiecare cheltuială sunt înregistrate de contabil pe un rând nou. În cazul în care informațiile despre serviciul plătit sau descrierea achiziției au mai multe rânduri, informațiile despre următoarea achiziție sunt introduse pe rândul de mai jos.
Toate înregistrările făcute de contabil sunt numerotate în ordine, iar costurile sunt rezumate.
Coloanele 7, 8 și 9 sunt completate de contabilul organizației pentru fiecare achiziție efectuată de contabil.
Cu umplerea computerului, întregul tabel este format într-un program de contabilitate sau similar.
Corectitudinea înregistrărilor este confirmată de semnătura contabilului.
Exemplu
Să dăm un exemplu de completare a unui raport în avans de către un angajat al Novy Dom LLC Chanov I.I., care a primit 07.02.2018 pentru achiziționarea de bunuri și materiale pentru nevoile flotei auto a organizației de 3600 de ruble.
La 07.06.2018, managerul de aprovizionare Chanov I.I. a întocmit un raport în avans cu privire la banii cheltuiți în valoare de 3540 de ruble. și a depus 2 lucrări.
In data de 07.05.2018 a achizitionat:
Restul de 60 de ruble. Chanov I.I. a revenit 07.06.2018 la casieria organizației.
Un eșantion de completare a unui raport prealabil în 2018 pentru descărcare a fost prezentat în articolul nostru de mai sus.
Un raport în avans este prezentat de un angajat al unei întreprinderi sau al unui antreprenor individual nu mai târziu de termenul limită pe formularul stabilit de Comitetul de Stat pentru Statistică al Federației Ruse sau într-o formă dezvoltată independent. Se completează manual sau cu ajutorul calculatorului și se transferă la departamentul de contabilitate împreună cu documentele justificative.
