Un calendar de plăți este un instrument important pentru gestionarea eficientă a numerarului unei întreprinderi. Cel mai adesea este format în Excel. Citiți cum să creați un calendar de plăți și salvați un exemplu în Excel.
Un director financiar care dorește să crească valoarea companiei nu poate ignora calendarul de plăți, deoarece acesta este o modalitate fără riscuri de a câștiga fonduri suplimentare, de a consolida disciplina financiară și de a identifica zonele cu probleme în structura fluxului de numerar.
Calendarul de plăți în Excel este instrumentul principal în sistemul de planificare financiară operațională. Ajută la rezolvarea, în primul rând, a următoarelor sarcini importante:
Cum să automatizezi un calendar de plăți cu Excel
Descărcați modelul Excel pentru a automatiza toate lucrările de menținere și completare a calendarului de plăți, precum și a registrului de plăți. Este posibil ca companiile mijlocii să fie nevoite să facă ajustări minore, cum ar fi modificarea compoziției intrărilor și ieșirilor de numerar. Pentru întreprinderile mari, modelul va fi util ca prototip al viitorului modul de gestionare a plăților curente a unui sistem informatic integrat.
Înainte de a crea un calendar de plăți, trebuie să faceți doi pași cheie pentru a dezvolta structura șablonului: determinați formatul de introducere a datelor și dezvoltați o interfață pentru o monitorizare confortabilă. Acest lucru va necesita două foi de lucru.
Pentru a minimiza numărul de erori aleatorii (greșeli de scriere), ar trebui să capturați datele ca tranzacții separate cu un set unic de analize. Setul de standarde pentru contabilitatea de gestiune constă din 10 analize:
Setul dat de câmpuri poate fi completat cu ușurință dacă este necesar (număr de contract, TVA, cont, inițiator și altele).
Operațiuni similare sunt adăugate prin copiere elementară și ajustări minore (data, sumă, contraparte). Valorile tuturor analizelor (cu excepția câmpurilor „Sumă”, „Comentariu”) sunt limitate la liste pentru a evita duplicarea numelor. Și în cazul denumirii „Articolului” și „Codului articolului”, acestea sunt legate prin funcția „CĂUTARE V”. Astfel, adăugarea unei noi operații durează doar câteva secunde. Filtrele sunt setate în antetul tabelului cu numele analistului, ceea ce vă permite să selectați mai mulți analiști și să formați matricea de date necesară (Fig. 1).
Poza 1. Exemplu de bază de date pentru un calendar de plăți (click pentru a mări)
Fișa „Bază de date”, cu toată versatilitatea ei cu o gamă largă de informații, este doar un excelent asistent în structura calendarului de plăți, un exemplu pe care îl analizăm. Rolul principal este atribuit graficului de prognoză a lichidității (Fig. 2). Din punct de vedere vizual, aceasta este o situație standard a fluxului de numerar, dar cu un pas de timp de o zi. Fiecare tranzacție din baza de date își găsește locul în matricea de prognoză a lichidității. Transferul de date se realizează prin formula „SUMIFS” cu parametrii specificați pentru codul articolului și data. Astfel, orice operațiune nouă este reflectată automat în diagramă, în timp ce situația în care datele nu sunt difuzate din cauza erorilor de introducere este exclusă - nu există astfel de probleme în acest model, deoarece analizele cheie sunt specificate prin liste, ceea ce înseamnă că orice operațiune va își găsește locul în graficul de lichiditate.
Figura 2. Un exemplu de realizare a unei previziuni de lichiditate într-un calendar de plăți
Exemplul de calendar de plată propus în Excel poate depăși orizontul obișnuit de planificare de o lună, deoarece ordinea de intrare vă permite să identificați orice operațiune. Este destul de acceptabil să se monitorizeze până la un sfert, dar în acest caz există o dependență semnificativă a calității prognozei de principiile de planificare în vigoare la întreprindere. Într-o situație în care o organizație a stabilit un proces de actualizare sistematică a datelor planificate pentru toate CFD-urile, un orizont de lichiditate de un sfert poate fi de înaltă calitate și util pentru luarea deciziilor de management.
Frecvența formării poate varia - în funcție de scopul calendarului de plăți în sistemul de management financiar al companiei, dar, în același timp, datele trebuie actualizate cel puțin o dată pe săptămână, în caz contrar conținutul informațional și relevanța prognozei va scădea la nivelul unui raport standard de performanță.
Dacă mai multe persoane mențin un calendar de plăți în Excel, un jurnal special de modificări le va ajuta să le urmărească editările. Datorită lui, poți controla:
În plus, jurnalul de modificări poate fi ascuns de privirile indiscrete.
Un dezavantaj semnificativ al calendarului de plăți este imposibilitatea (capacitatea limitată) a accesului multi-utilizator. Din păcate, astăzi nu există o soluție tehnică pentru a elimina această problemă. Cu toate acestea, această barieră este depășită cu succes prin transferul autorității de a menține calendarul în mâinile unui angajat cu experiență al departamentului de planificare și economie sau al trezoreriei. Avantajele acestei abordări sunt evidente: prezența unui singur utilizator al sistemului va reduce numărul de erori la un nivel minim, deși va ocupa o parte semnificativă a timpului de lucru.
Spre deosebire de campania bugetară, când fiecare centru de responsabilitate financiară își formează planul o dată pe an și îl ajustează trimestrial, calendarul de plăți necesită actualizări regulate – săptămânal sau mai des). Colectarea formalizată a informațiilor de la toate CFD-urile poate fi dificilă, așa că economiștii trebuie să fie adânc cufundați în situația cu rotația de fonduri în toate direcțiile.
Prognoza fluxurilor de numerar primite din vânzări este de departe cea mai dificilă parte a muncii. Cu un număr mare de clienți stabili mici, este posibil să se utilizeze cea mai simplă metodă de evaluare - media aritmetică, când volumul planificat de încasări pentru mai multe perioade este împărțit la numărul de perioade. Datele pot fi actualizate folosind o serie de factori indirecti (sezonalitate, dinamica industriei / pieței, impactul stadiului actual al ciclului de viață / strategiei companiei). Precizia de planificare devine mai dificilă atunci când există mai mulți clienți mari. În această situație, ar trebui să utilizați metoda evaluării inter pares. Esența sa constă în faptul că pentru fiecare sumă se determină probabilitatea primirii acesteia în trei scenarii (conservator, optimist, pesimist) și apoi se derivă o medie ponderată, ținând cont de ponderea specifică a fiecărui scenariu.
Stabilirea datei multor plăți se efectuează fără participarea inițiatorilor plății. Este util să folosiți date empirice, în special pentru furnizorii cunoscuți și de lungă durată. În plus, monitorizarea regulată a termenelor de plată în temeiul contractelor existente ar fi un plus bun (inițiatorii plății au un obicei puternic de a indica datele de plată mai devreme decât termenul limită admis în contract). Același lucru este valabil și pentru plata impozitelor. Poate fi o practică bună să plătiți unele facturi cu câteva zile mai târziu decât scadența. Astfel de trucuri mici trec adesea neobservate de contraparte, dar nu ar trebui să folosiți astfel de tactici împotriva furnizorilor cheie.
Eficacitatea oricărui document de planificare este măsurată prin evaluarea calității prognozei. Calendarul de plată nu face excepție. stabiliți o țintă limită pentru abaterea faptului de la plan, în funcție de specificul afacerii, de frecvența actualizării raportului și de orizontul de planificare. În cazul calendarului de plăți în Excel, un exemplu pe care l-am analizat, trebuie menționat că depășirea cu regularitate a ratei de abatere va reduce utilitatea unui astfel de document la minim, ceea ce înseamnă că firma nu va câștiga câteva în plus. la sută.
În practică, se întâmplă adesea ca același CFD să fie vinovat de inexactitate. Una dintre opțiunile pentru a face față cu „planificatorii” slabi ar putea fi introducerea unor rapoarte analitice regulate pentru conducerea superioară, care vor evalua resursele irosite din cauza planificării de slabă calitate a CFD-urilor individuale. O altă modalitate de a motiva angajații responsabili cu execuția bugetelor poate fi fixarea abaterilor admisibile în harta indicatorilor cheie de performanță pentru a determina mărimea bonusului anual (trimestrial) al angajatului.
Un calendar de plăți de înaltă calitate ocupă pe bună dreptate o poziție centrală în sistemul contabil de gestiune al companiei. Fără îndoială, utilizarea complexă a acestui instrument universal permite extinderea limitelor scopului clasic de monitorizare a problemelor de lichiditate. Continuarea logică a vectorului dat pentru formarea structurii va fi întocmirea automată a raportului plan-fapt al BDDS. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să introduceți un bloc al planului de flux de bani pe grafic (pentru o lună sau un trimestru) și să grupați datele de fapt într-o perioadă similară. În plus, pe măsură ce baza de date se umple, se formează un alt instrument puternic de monitorizare și analiză - cea mai flexibilă matrice a tuturor tranzacțiilor monetare ale unei întreprinderi cu un grad ridicat de fiabilitate a datelor.
Reprezintă principalul plan financiar operațional al organizației sau planul de flux de numerar. În procesul de compilare, toate cheltuielile în numerar sunt susținute de surse reale de încasări în numerar. Calendarul de plăți reflectă fluxurile reale de numerar pentru primirea și cheltuirea fondurilor și resurselor financiare.
Planificarea financiară operațională include pregătirea și executarea calendarului de plăți.
În proces de redactare calendarul de plată sunt rezolvate urmatoarele sarcini:
Prima secțiune calendarul este partea sa de cheltuieli, care reflectă toate calculele și transferurile de fonduri viitoare, al doilea- partea veniturilor.
Raportul dintre ambele părți ale calendarului de plăți ar trebui să fie astfel încât să le asigure egalitate sau, chiar mai bine, excesul veniturilor și încasărilor față de cheltuieliși deduceri. Excesul de cheltuieli față de venit indică o scădere a capacității organizației de a acoperi cheltuielile viitoare. În acest caz, o parte din plățile prioritare ar trebui să fie transferate într-o altă perioadă calendaristică, să accelereze, dacă este posibil, expedierea și vânzarea produselor și să ia măsuri pentru a găsi surse suplimentare.
La alcătuirea calendarului de plăți se folosesc date privind contabilizarea tranzacțiilor în contul bancar, informații privind plățile urgente și restante către furnizori, precum și programul de livrare a produselor și transferul documentelor de plată către bancă, rezultatele financiare. a vânzărilor de produse, contribuțiile planificate la bugetul impozitului pe venit, proprietate și altele, contribuții la fondurile sociale nebugetare, starea decontărilor cu debitorii și creditorii.
Exemplu de calendar de plată
În lipsă de fonduri, poate fi folosit ca sursă de resurse financiare împrumut pe termen scurt.
Calculul necesarului de împrumut pe termen scurt se efectuează atunci când, conform calendarului de plăți, organizația nu dispune de fonduri. Algoritmul de calcul al necesarului de împrumut pe termen scurt este prezentat în Tabel. 3.5.
Tab. 3.5. Calendarul de plată la calculul necesarului de împrumut
Conform calendarului de plăți, este clar că organizația se confruntă cu un deficit de fonduri la începutul lunii. Înainte de primirea fondurilor așteptate de la client pentru efectuarea lucrării, deficitul total de fonduri este de 10221 mii de ruble. Calendarul de plată, ținând cont de primirea unui împrumut în valoare de 10.500 de mii de ruble. pentru o perioadă de 5 zile este dată în tabel. 3.6.
Pe baza datelor din calendarul de plăți, puteți determina o anumită perioadă de împrumut - 5 zile. În a cincea zi de împrumut, puteți rambursa integral împrumutul și dobânda pentru utilizarea fondurilor împrumutate. Dobânda se calculează folosind formula:
Să presupunem P = 13%, atunci valoarea dobânzii de plătit va fi egală cu 10500 0,13 5: 365 = 18,5 (mii de ruble). Astfel, 12.618,7 mii de ruble vor părăsi contul curent în a cincea zi lucrătoare a lunii. (10.500 (împrumut) + 18,7 (dobândă la un împrumut) + 2.100 (cheltuieli curente)) și 560,3 mii de ruble vor rămâne la dispoziția organizației.
Tab. 3.6. Calendar de plată ținând cont de primirea unui împrumutAstăzi, principala problemă pentru multe întreprinderi este căutarea resurselor financiare gratuite. La urma urmei, imposibilitatea de a le atrage duce la o scădere a producției, iar o scădere a nivelului veniturilor populației, cererea consumatorilor duce la o reducere a veniturilor întreprinderilor, o creștere a creanțelor.
În perioada recesiunii economice, condițiile pentru livrările de la întreprinderi sunt înăsprite: minimizând riscurile, companiile preferă să lucreze pe bază de preplătit. Prin urmare, deficitul de numerar viu (denumit în continuare LC) devine principala problemă pe care o întreprindere trebuie să o rezolve pentru a-și asigura lichiditatea și solvabilitatea într-o realitate de criză.
Mecanismul care vă permite să controlați lichiditatea companiei și să utilizați cât mai productiv DS este calendarul de plăți.
Planificarea operațională a fluxului de numerar pentru o anumită perioadă se realizează prin întocmirea unui calendar de plăți în cadrul bugetului fluxului de numerar (denumit în continuare BCDS) pe baza stării curente a plăților, a contractelor încheiate, a acordurilor semnate și a obligațiilor efective.
Din punct de vedere al bugetării, calendarul de plăți este un sistem de rezervare a DS din plan. Dar, spre deosebire de BDDS, acesta este un document mai detaliat. La urma urmei, dacă în planificarea strategică nu contează de la cine anume vor fi primiți sau plătiți banii, atunci în planificarea operațională totul este la vedere: aici sunt debitorii-debitori și aici sunt creditorii.
Prin urmare, în calendarul de plăți, puteți descrie în detaliu: cui, când, de la cine, pentru ce și cât trebuie plătit (primit).
Calendarul de plăți este un plan de flux de numerar pe termen scurt (denumit în continuare DDS) (săptămână-lună), care reflectă toate tipurile de activități ale întreprinderii (de bază, financiare, de investiții), aprobat de conducere în limitele și capacitățile întreprinderii.
Informațiile furnizate în calendarul de plăți al întreprinderii sunt necesare proprietarilor de afaceri, managerilor de top și mijlocii, șefilor centrelor de responsabilitate financiară (denumite în continuare CFR) și angajaților blocului financiar și economic.
Din punct de vedere al bugetarii, calendarul de plati este un sistem de rezervare a fondurilor din plan
Gama de probleme legate de competența directorului financiar, unul dintre cei mai importanți manageri ai întreprinderii, este neobișnuit de largă - de la sarcinile de gestionare operațională a numerarului până la problemele dezvoltării strategice a companiei. În plus, în orice întreprindere, managementul financiar este strâns legat de activitatea sa principală - producție, comerț sau prestare de servicii și, prin urmare, de managementul resurselor. Introducerea calendarului de plăți va reduce costurile cu forța de muncă ale directorului financiar pentru a controla cheltuielile DS Dacă mai devreme a trebuit să revizuiască și să semneze fiecare cerere de plată, atunci odată cu introducerea calendarului de plăți, când sumele plăților sunt aprobate. în bugete și procedura de acordare a plăților este oficializată, controlul fluxului de numerar poate fi atribuit serviciului financiar angajat. Directorul financiar, pe de altă parte, va aproba doar un număr limitat de plăți, de obicei peste limită, mari sau neregulate. De exemplu, este suficient să se convină cuantumul plății pentru închirierea unui birou o dată la aprobarea bugetului, lăsând controlul asupra procedurii de plată în sine și a conformării sumelor cu bugetul finanțatorului.
Procesele de afaceri bine construite ajută la minimizarea riscului de abuz de către angajații întreprinderii prin separarea funcțiilor de monitorizare și inițiere a plăților. De exemplu, șeful unei zone de afaceri acceptă toate cererile de plată în conformitate cu CFD-ul său și este responsabil de execuția bugetului, în timp ce un ofițer financiar controlează conformitatea cererilor cu limitele bugetare și implementarea procedurilor de reglementare ale sistemului de plăți.
Sarcini care vor rezolva calendarul de plăți
1. Evitați lipsurile de numerar și neîndeplinirea obligațiilor companiei față de contrapărți. Scopul principal al formării unui calendar de plăți este combaterea lipsurilor de numerar, în care nu există bani în casa de marcat și în contul curent. Fiind de fapt o „programare” planificată a fluxului de numerar al companiei, calendarul de plăți vă permite să anticipați lipsurile de numerar, să luați măsuri în avans pentru a elimina situația necesității de a efectua plăți în absența fondurilor suficiente în contul companiei. Urmând principiul „preavertizat este forearmed”, puteți schimba rapid planurile de cheltuieli DC, prevenind astfel un decalaj de numerar.
Puteți face „estimari” preliminare, puteți modifica datele încasărilor și plăților, le puteți coordona cu contrapărțile - și reflectați toate acestea direct în calendarul plăților.
2. Nu permiteți cheltuirea fondurilor peste sumele aprobate. Chiar dacă firma are o mulțime de bani, asta nu înseamnă că aceștia pot fi cheltuiți fără gânduri. Cheltuielile sunt permise numai în limitele bugetelor acceptate. Situațiile neprevăzute care necesită depășirea bugetului sunt mai degrabă excepții de la regula generală. Calendarul de plăți vă permite să controlați dacă plata se încadrează în buget.
3. Gestionează lichiditatea companiei. Unul dintre criteriile principale pentru corectitudinea deciziilor de management luate în sectorul financiar este pozitivitatea fluxului total de DS la un moment dat.
4. Furnizați informații de încredere on-line. Este important să primiți rapid informațiile financiare. Dezavantajul calendarului de plăți implementat în Excel este timpul petrecut la reconstruirea rapoartelor. Calendarul de plăți ar trebui integrat în sistemul operațional de contabilitate, astfel încât să nu fie necesară introducerea dublă pentru a obține date fiabile.
5. Asigurați-vă că procedurile de acordare a plății cheltuielilor sunt respectate în mod corespunzător. Procedura de aprobare ar trebui să includă o anumită delegare de responsabilitate, în funcție de importanța unei anumite plăți.
6. Eliminați pe cât posibil factorul uman.
Planificarea fluxului DO implică posibilitatea managementul lichiditatii companiilor. Indicatorul de lichiditate al unei întreprinderi ia în considerare starea și valoarea activelor și pasivelor sale curente.
Calendarul de plăți este un plan de mișcare a banilor pe termen scurt, reflectând toate tipurile de activități ale companiei, aprobat de conducere în limitele și capacitățile întreprinderii.
Principalele componente ale activelor curente sunt stocurile, creanțele și VA, pasivele curente sunt conturi de plătit.
Calendarul de plăți vă permite să gestionați conturile de plătit și de încasat. Acest lucru este valabil mai ales în cazul creșterii numărului de cumpărători sau furnizori, deoarece devine posibil să se determine în mod clar datele plăților pentru primirea la timp a materiilor prime, a serviciilor, asigurând eficiența întreprinderii și prevenind apariția penalităților.
Gestionarea DC aferente stocurilor stabilește imediat sarcina de a gestiona rulajul stocurilor. Cu cât este mai rapid, cu atât sunt mai puține stocuri, cu atât costă mai ieftin compania, cu atât DC-urile sunt mai eficient pentru achiziționarea materiilor prime, materialelor, bunurilor necesare activității principale.
Cu o lipsă de bani „vii”, este deosebit de important pentru întreprindere să lucreze cu acuratețe pentru a coordona planul de plată la toate nivelurile de management și prioritizarea competentă și atentă.
În practică, apare adesea o situație când planul de venituri nu este îndeplinit, iar planul de cheltuieli CA este executat integral, respectiv, suma totală a cererilor de plată depășește încasarea efectivă a CA. Pentru a evita lipsurile de numerar, este recomandabil să ierarhăm toate plățile în funcție de prioritatea sau importanța lor. Plata la articolele cu cea mai mare prioritate se efectuează fără greșeală, cu cele mai mici - sub rezerva unor condiții suplimentare. De exemplu, cererile de plată a datoriilor către principalii furnizori de produse, taxele sunt satisfăcute în primul rând, în timp ce costurile de instruire, modernizarea echipamentelor de birou sunt finanțate atunci când planul de vânzări este îndeplinit cu cel puțin 90%.
În acest sens, o analiză a așa-ziselor plăți fixe este foarte utilă: întreprinderile au adesea cheltuieli cu care sunt obișnuite și nu își pun la îndoială oportunitatea. O nouă privire asupra structurii taxelor va ajuta la determinarea dacă aceste costuri sunt într-adevăr obligatorii. Întocmirea unui plan de TVA are sens doar atunci când poți fi sigur că toate plățile necesare sunt luate în considerare. Planul este întocmit pentru a elimina necesitatea finanțării „bruște” a oricăror proiecte „super importante”. Este necesar să ne gândim în avans la direcțiile de cheltuire a DS; într-o situație de criză, este oportun să se introducă termene mai stricte pentru a conveni asupra unui plan de plată la toate nivelurile de management al întreprinderii.
În ceea ce privește punerea în aplicare a planului, merită atenție practica reconcilierii zilnice a soldului de numerar al DS, care va elimina eventualele abuzuri, va oferi managerilor informații fiabile despre soldul curent al fondurilor din conturile și numerarul întreprinderii, care este necesar pentru luarea deciziilor privind efectuarea plăților curente.
Atunci când construiți un sistem de plată în numerar pentru o companie, ar trebui să se distingă două domenii de activitate. Primul — formarea de planuri financiare pe termen mediu, elemente ale DCS și alți analiști (organizații, contracte, contrapărți) care limitează plățile DC. Rezultatul este un document - „Calendar de plăți”. Al doilea — o descriere a mișcării aplicațiilor (registre de plăți) în contextul participanților la proces, intervalele de timp, care este considerat ca un proces de afaceri al întreprinderii care vizează implementarea documentului Calendarul de plăți în ceea ce privește interacțiunea între departamente și managementul întreprinderii, care necesită o coordonare clară și o atenție deosebită din partea managerilor și a personalului executiv.
Principalele etape ale dezvoltării sistemului de calendar de plăți
1. Formarea datelor planificate (acest proces este implementat în cadrul bugetării și este o etapă pregătitoare obligatorie, deoarece verificarea posibilității de plăți se realizează conform datelor planificate).
2. Stabilirea listei de analiști (post DDS, contrapartide, contracte, sursa DC), în contextul căreia se va verifica posibilitatea de plăți și încasări.
3. Construirea unui mecanism de formare a registrelor de plăți, cereri.
4. Descrierea procesului de afaceri „Calendarul de plată”, definiția în cadrul acestuia a persoanelor responsabile pentru proceduri, sarcini.
5. Reglementarea și documentarea procesului de afaceri „Calendarul de plăți”.
6. Automatizarea procesului de afaceri „Calendarul de plată”.
1. Formarea datelor de planificare
Se presupune că societatea are o structură financiară cu CFD-uri alocate, bugetarea ca instrument de management este implementată și funcționează. Această etapă stă la baza calendarului de plăți, deoarece. posibilitatea de plată/încasare este verificată în contextul anumitor date de plan.
Este important să se întocmească un BDDS privind fluxurile de numerar pentru activitățile de bază, investiționale și financiare, pentru care este necesar să existe bugete atât pentru activitățile de bază, cât și pentru proiectele de investiții. Este recomandabil să se desemneze o persoană responsabilă pentru fiecare articol (adică un angajat care ia decizii și este responsabil atât pentru indicatorii planificați, cât și pentru cei efectivi, abaterile de la planul de fapte).
2. Determinarea listei de analitice
Lista de analize vă permite să creați un instrument de verificare a plăților/încasărilor pentru posibilitatea implementării.
Puteți utiliza următoarele analize: CFD, sursa DC, contraparte (destinatarul DC), acord cu contrapartea (sub care vor fi efectuate plăți), articol DCS (pentru care se vor face plăți DC), proiect (pentru care investiție plățile vor fi efectuate), prioritate de plată.
La selectarea analiștilor în sistemul contabil, este necesar să ne amintim principiul fezabilității economice - cerințele excesive pentru lista de analiști fac ca sistemul să consume mult timp și să nu fie mobil. Prin urmare, ar trebui să ne oprim pe lista care este minimul necesar pentru a rezolva sarcinile stabilite de companie pentru sistemul contabil.
3. Construirea unui mecanism de formare a registrelor de plăți, cereri
După determinarea analistului și a detaliilor de plată, se formează un set de instrumente de plată/primire a DS. Sistemul operațional de management financiar al unei întreprinderi, implementat prin procesul de afaceri „Calendarul de plăți”, include mai mulți participanți (angajat, departament, serviciu), iar fiecare are nevoie de un instrument cu care va lucra în acest sistem. Angajații departamentelor și serviciilor depun cereri pentru plata/primirea DS, iar conducerea sau angajații autorizați să ia decizii le implementează prin registrele de aplicații. Aplicația este un document de solicitare a încasărilor sau plăților către DO, care conține informații descriptive despre această tranzacție. Aplicația reflectă toți analiștii aprobați, detalii justificative, prioritate, dacă este necesar, și un câmp de comentarii pentru fiecare dintre participanții la viitorul proces de calendar de plăți.
Registrul aplicațiilor este o listă de aplicații consolidată în funcție de un anumit atribut (data, responsabil, sursa DS, tipul articolelor).
Atât cererea, cât și registrul de cereri de plată a CA trebuie să conțină o cantitate completă și suficientă de informații pentru a lua o decizie cu privire la plata/primirea banilor.
4. Descrierea procesului de afaceri „Calendarul plăților”
După verificarea și aprobarea plății pentru cererile depuse, se consideră că calendarul de plată ca proces de afaceri este implementat în registrele, cererile aprobate.
În continuare, trebuie să răspundeți la întrebări: cine, ce, când și în ce interval de timp. În această etapă este important procesul de elaborare a unui calendar de plăți, care stabilește procedura de interacțiune a angajaților și, prin urmare, determină rezultatul disciplinei de plată a întreprinderii și reputația acesteia ca partener conștiincios. Există multe opțiuni pentru interacțiunea angajaților în procesul de coordonare a aplicațiilor, iar fiecare întreprindere dezvoltă o schemă care este oportună și convenabilă pentru aceasta.
Atunci când proiectați un proces de afaceri, trebuie să urmați anumite principii:
- suficiența puterilor și funcțiilor participanților la proces (aceasta înseamnă că fiecare dintre părțile coordonatoare și aprobatoare are dreptul de a lua una sau alta decizie cu privire la plată);
- securitate organizațională (orice plată în gospodărie sau cerere de primire trebuie să aibă un singur organism de aprobare și aprobare, iar o singură unitate a cărei participare la proces este prevăzută nu poate fi exclusă din ciclul de formare a calendarului plăților);
- posibilitatea de a controla funcția (toate aplicațiile trebuie să aibă un nivel suficient de verificare a posibilității de plată, pentru a evita plățile neautorizate);
- dinamism (sistemul de plăți în numerar ar trebui să aibă o procedură optimă de aprobare care să îndeplinească cerințele disciplinei de plată a companiei (cu o durată de obicei de la două până la cinci zile), iar procesul de aprobare a plăților este optimizat în conformitate cu munca cu furnizorii).
Cea mai vizuală reprezentare a unui proces de afaceri este grafică, sub forma unei diagrame (figura).
5. Reglementarea procesului de afaceri „Calendarul de plăți”
În etapa finală, procesul de afaceri de management al fluxului de numerar este fixat în documente de reglementare, care sunt aprobate printr-un ordin intern și sunt obligatorii pentru toate departamentele și angajații companiei. Un document intern care definește regulile de funcționare a sistemului de plăți al companiei ar trebui să conțină informații despre procedura de procesare a cererilor de plată, termene, persoane responsabile de coordonare și aprobare, atribuții și atribuții ale angajaților, succesiunea acțiunilor.
6. Automatizarea procesului de afaceri „Calendarul de plăți”
Pentru a menține managementul operațional al fluxurilor de numerar, va fi necesară automatizarea proceselor de afaceri relevante. Software-ul trebuie să permită:
Unele întreprinderi folosesc Excel și alte programe non-core pentru a automatiza procesele de afaceri de management al fluxului de numerar, deși această metodă are o serie de dezavantaje: eficiență scăzută în afișarea informațiilor și raportare, vulnerabilitatea la eșecuri, problema introducerii duble a datelor și necesitatea de a petreceți timp reconstruirii rapoartelor. Prin urmare, tot mai multe companii tind să aleagă software specializat.
Calendarul de plăți este un plan de distribuție a fluxurilor de numerar, care se întocmește în scopul asigurării procesului continuu al activităților financiare și economice ale întreprinderii.
Pentru funcționarea eficientă a întreprinderii, este necesară direcționarea și redistribuirea corectă a fluxurilor financiare. Iar în perioada procesului global de destabilizare a economiei, trebuie să se țină cont în special de deficitul de resurse financiare circulante. În sistemul instrumentelor de planificare financiară, un calendar de plăți este conceput pentru a aborda în mod eficient aceste probleme.
Calendarul de plăți aparține sistemului de planificare operațională și, prin urmare, acoperă o perioadă de una până la trei luni. Este un tabel consolidat care afișează informații despre primirea planificată a fondurilor și cheltuielile acestora. Fluxurile de numerar de intrare și de ieșire trebuie să fie echilibrate pentru ca compania să fie solvabilă în orice moment dat.
Calendarul de plăți, ca instrument de planificare financiară, constă din două părți. Unul arată primirea planificată a fondurilor, celălalt arată cheltuielile acestora. În prima etapă a întocmirii calendarului de plăți, este necesar să introduceți date despre soldul fondurilor la începutul perioadei de planificare. Calendarul de plăți combină datele privind decontările în numerar și fără numerar ale întreprinderii.
Prin urmare, acestea includ informații despre soldul fondurilor din contul curent și din casieria întreprinderii. În continuare, trebuie să introduceți informații despre primirea veniturilor planificate din vânzarea de bunuri și servicii, restituirea creanțelor, primirea de credite sau fonduri împrumutate, precum și plăți în avans și alte venituri.
Sursele pot fi contracte de vânzare de bunuri și servicii, planuri calendaristice pentru expedierea produselor, grafice de rambursare a creanțelor, contracte de împrumut, date privind scadența titlurilor de creanță.
Partea de cheltuieli ar trebui să includă informații despre decontările planificate cu furnizorii de bunuri și servicii, plata impozitelor și taxelor obligatorii, rambursarea planificată a fondurilor de credit și plata dobânzilor pentru acestea și momentul plății salariilor.
În acest caz, sursele de date pot fi: contracte de aprovizionare, planuri de rambursare a creditului, grafice de salarizare, facturi și facturi pentru bunuri deja livrate, planuri de investiții de capital.
În procesul de compilare a unui calendar de plăți, există mai multe etape principale. Inițial, acest instrument de planificare financiară presupune determinarea perioadei de planificat – un trimestru, o lună calendaristică sau un deceniu. În continuare, este planificat volumul vânzărilor de bunuri sau servicii. Pe baza datelor privind implementarea planificată se întocmește un plan al veniturilor așteptate.
Apoi se efectuează calculul părții de cheltuieli din calendarul de plăți. Acum ar trebui să calculați soldul de numerar la fiecare etapă a operațiunilor de decontare. Un sold pozitiv înseamnă că societatea are suficient numerar și este solvabilă. Dacă soldul de numerar depășește suficient necesarul de numerar necesar, atunci poate fi luată în considerare posibilitatea de a investi active în exces pentru a genera venituri suplimentare.
În cazul în care soldul este negativ, programul de plăți ar trebui revizuit și ar trebui luată în considerare posibilitatea ajustării părții de cheltuieli din calendarul de plăți. Ajustarea este necesară datorită faptului că lipsurile de numerar conduc la neîndeplinirea obligațiilor contractuale, implică aplicarea unui sistem de penalități și antrenarea părții de cheltuieli din bugetul întreprinderii. În lipsa posibilității de amânare a termenelor de plată, este necesar să se ia măsuri pentru găsirea surselor de finanțare și a posibilității de a atrage fonduri împrumutate.
Un calendar de plăți este un plan operațional care vă permite să controlați fluxurile financiare ale unei întreprinderi. Este necesar ca managerii să ia decizii cu privire la oportunitatea unei anumite plăți la un moment dat.
Calendarul de plăți permite angajaților serviciului financiar să furnizeze cu promptitudine date despre solvabilitatea financiară a întreprinderii. Calendarul de plăți este un instrument de optimizare și utilizare eficientă a fluxurilor de numerar ale companiei.
Pentru ca o întreprindere să își îndeplinească obligațiile financiare la timp, trebuie evitate lipsurile de numerar - lipsa fondurilor necesare finanțării cheltuielilor obișnuite. Începând cu versiunea 3.0.43.152, programul 1C:Accounting 8 are un „Calendar de plăți” care nu numai că ajută la rezolvarea lipsurilor de numerar, dar ajută și la gestionarea rapidă a fluxurilor financiare. Calendarul poate reflecta informații despre încasările de la cumpărători și despre plățile planificate către furnizori; despre plățile către buget; despre întârzierea plăților; despre fondurile care sunt în tranzit între bancă și casierie (de exemplu, în timpul colectării) și care sunt planificate să fie primite în baza acordurilor de achiziție. Noua funcționalitate este utilă în special pentru companiile mici și mijlocii care nu au un departament financiar sau nu au un manager financiar în personal.
Pentru funcționarea stabilă a întreprinderii, este necesară implementarea în timp util a tuturor plăților planificate. Pentru a face acest lucru, în momentul plății, trebuie să existe o sumă suficientă de fonduri în casieria sau în conturile de decontare ale organizației. Situația în care fondurile sunt temporar insuficiente se numește decalaj de numerar. În programul „1C: Contabilitate 8” ediția 3.0, este furnizată o nouă funcționalitate pentru a preveni golurile de numerar - (Fig. 1).
Orez. 1. Formular calendar de plată
Acces la Calendarul de plată realizat prin hyperlinkul cu același nume din secțiune Capîntr-un grup Planificare. Setările panoului de comandă specifică organizația pentru care sunt generate informații despre plățile planificate și perioada de prognoză, inclusiv data curentă. - acesta este un raport care reflectă planul de primire și cheltuire a fondurilor pe zi, precum și informații despre soldul fondurilor la începutul și la sfârșitul fiecărei zile.
Valorile negative la sfârșitul zilei indică lipsuri de numerar. Ele sunt evidențiate cu roșu în raport. Pentru a evita golurile de numerar, este necesar să vă asigurați că valoarea plăților nu depășește suma încasărilor, ținând cont de soldul de la începutul zilei. Folosind , contabilul vede unde este planificată lipsa de fonduri și poate lua măsuri în timp util pentru a o elimina.
Raport în „1C: Contabilitate 8” ediția 3.0 poate include următoarele secțiuni (dacă există situații adecvate):
Luați în considerare ce informații sunt afișate în fiecare dintre secțiuni.
In sectiune Plata de la cumparatori afişează plăţile planificate conform documentelor sistemului contabil Factura cumparatorului, Implementare (acte, facturi), Furnizare de servicii de productie, Transfer OS, Transferul imobilizărilor necorporale. Vă reamintim că posibilitatea de a specifica termenii de plată în aceste documente este setată în setările de funcționalitate. Pentru ca utilizatorul să urmărească termenii plăților așteptate de la cumpărători, în secțiune Principal - Funcționalitate pe marcaj Calcule steag trebuie setat Planificarea plăților de la cumpărători.
Informații despre plățile restante pot fi obținute făcând clic pe hyperlinkul corespunzător către formularul de asistent Plata asteptata de la cumparatori(Fig. 2).
Orez. 2. Asistent „Plată așteptată de la cumpărători »
În formularul de asistent, puteți modifica data scadentă pentru unul sau mai multe documente selectându-le mai întâi cu cursorul. Prin buton Modificați termenul de plată Se deschide un formular pentru introducerea unui nou termen de plată. De asemenea, termenul de plată a documentului poate fi modificat direct în coloană Data scadenței. Selectând liniile din listă, puteți trimite un e-mail către contrapartidă cu un memento de plată. Scrisoarea va fi generată automat de butonul Reaminti.
In sectiune Altă aprovizionare informatiile sunt afisate asupra fondurilor depuse in casieria organizatiilor de credit, a bancilor de economii sau a caselor postale pentru creditare in contul organizatiei, dar necreditate inca in scopul propus (solde in contul 57.01 „Transferuri in curs ”). Secțiunea afișează, de asemenea, primirea planificată a fondurilor în baza contractelor de achiziție (solde în contul 57.03 „Vânzări cu carduri de plată”).
In sectiune Impozite și contribuții sunt afișate sarcini pentru efectuarea plăților către buget (impozite, taxe, prime de asigurare). Sumele impozitelor, taxelor și contribuțiilor de plătit sunt calculate în funcție de datele din baza de informații - acestea sunt fie impozite acumulate, fie date din declarații sau rapoarte întocmite. Dacă nu a fost posibilă determinarea sumei pentru plată (de exemplu, nu există nici declarație, nici angajamente), atunci în câmp se afișează o liniuță în locul sumei. Pentru plățile către buget, sunt disponibile acțiuni care sunt similare cu sarcinile corespunzătoare din Lista de sarcini. Făcând clic pe celulă, se deschide un meniu în care puteți selecta acțiunea dorită - de exemplu, A plati sau Verificați cu FTS. În cazul în care suma de plată nu este definită, programul va sugera ce acțiune trebuie luată - de exemplu, pregătiți o declarație pentru taxa relevantă.
In sectiune Plăți către furnizori sunt afișate plățile planificate conform documentelor Factura furnizorului, Chitanță (acte, facturi), Primirea suplimentară cheltuieli, Admiterea imobilizărilor necorporale. Făcând clic pe celulă, se deschide documentul, pe baza căruia este planificată plata. Pentru ca utilizatorul să poată specifica condițiile de plată în documentele furnizorului, este necesar în setările funcționalității programului din fila Calcule setați steag Planificarea plăților furnizorilor.
Informații despre plățile restante sunt disponibile la hyperlinkul relevant. Făcând clic pe el, se deschide formularul de ajutor. Plata catre furnizori, cu care puteți genera automat o listă de ordine de plată pentru plata către furnizori. Pentru a face acest lucru, semnalați liniile pentru care doriți să generați ordine de plată. Documentele de plată sunt generate automat făcând clic pe butonul Creați ordine de plată.
La secțiune include plăți pentru plata salariilor către angajați. Făcând clic pe celulă, se deschide un meniu în care puteți selecta acțiunea dorită, de exemplu plătiți sau Verificați cu Serviciul Federal de Taxe pentru impozitul pe venitul personal(Fig. 3).
Orez. 3. Secțiunile „Impozite și contribuții” și „Salariu”
In sectiune Plăți recurente sunt afișate informații despre plățile obișnuite - de exemplu, pentru utilități, comunicații, chirie, Internet etc. Data unui memento pentru următoarea plată și regularitatea mementourilor pot fi setate sub forma unui ordin de plată folosind un hyperlink Repetă plata? Informații despre plățile restante sunt disponibile la hyperlinkul relevant.
In forma Calendarul de plată puteti ajusta planurile de incasare/cheltuire a banilor cu ajutorul echipei Treci în altă zi. Pentru a face acest lucru, selectați zona care conține informații despre plată. Comanda este disponibilă și în meniul contextual al celulei de plată. Transferul este disponibil numai pentru plățile către vânzători și plățile de la cumpărători.
Într-o formă simplă și vizuală furnizeaza informatii despre fluxul de numerar previzionat cu posibile lacune de numerar si contribuie la adoptarea prompta a masurilor de prevenire a acestei situatii.
Rezultatul optimizării calendarului de plăți este un plan ordonat (prognoză) al fluxului de numerar, în care nu există lipsuri de numerar.
