Documentele contabile primare sunt importante atât în ceea ce privește contabilitatea, cât și în determinarea valorii obligațiilor fiscale. Este important ca specialistul companiei responsabil cu pregătirea documentelor contabile primare să înțeleagă în mod clar conținutul și formele acestor documente, precum și să cunoască specificul menținerii registrelor contabile.
Documentele primare sunt documente cu ajutorul cărora compania întocmește evenimente comerciale care au avut loc la întreprindere (clauza 1 a articolului 9 din legea „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011 nr. 402-FZ).
Primul lucru care ar trebui înțeles în mod clar de către contabilii oricărei organizații: astăzi nu există o listă definitivă a formularelor de documente contabile primare, obligatorii pentru toată lumea. Orice companie determină singură formularele documentelor primare, în funcție de scopul cererii lor.
Cu toate acestea, pentru astfel de documente, este stabilită legal o listă de cerințe obligatorii (clauza 2 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ).
IMPORTANT! Formularele utilizate în contabilitate trebuie să fie neapărat fixate în politica contabilă a organizației (clauza 4 din PBU 21/2008, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din data de 06.10.2008 nr. 106n).
Lista documentelor contabile primare în perioada 2018-2019 poate fi următoarea:
Vedeți o mostră a unui astfel de act.
Pentru mai multe informații despre aceste afirmații, consultați articolul "Exemplu de completare a salarizării T 49" .
Pentru mai multe detalii despre acest act, consultați materialul "Formular unificat nr. OS-1 - Certificat de acceptare și transfer al sistemului de operare" .
Pentru mai multe detalii, consultați articolul "Formular unificat Nr. OS-1a - formular și eșantion" .
Pentru detalii, consultați materialul "Formular unificat nr. OS-4 - Acționează în anularea unui activ" .
Pentru mai multe detalii despre un astfel de document principal, consultați articolul "Formular unificat Nr. INV-1 - formular și eșantion" .
Despre aceasta vezi materialul "Formular unificat Nr. INV-1a - formular și eșantion" .
Pentru mai multe informații despre compilarea acestuia, consultați articolul „Cum se completează ordinul de numerar primit (PKO)?” .
Citiți despre regulile de formatare a acestui document.
Citiți detalii despre utilizarea acestui document.
Pentru principiile proiectării sale, consultați materialul "Certificat contabil de corectare a erorilor - eșantion".
Lista de mai sus nu epuizează întregul volum de documente primare utilizate în contabilitate și poate fi extinsă în funcție de particularitățile contabilității desfășurate în cadrul fiecărei organizații.
IMPORTANT! Nu sunt documente contabile primare din lista 2018-2019 - lista a fost propusă mai sus:
Trebuie avut în vedere faptul că formularele unificate ale documentelor contabile primare enumerate în listă nu sunt obligatorii pentru utilizare, deoarece din 2013 (după adoptarea Legii nr. 402-FZ), formele unor astfel de formulare pot fi dezvoltate independent. Dar, în majoritatea cazurilor, acestea continuă să fie utilizate. Prin urmare, în perioada 2018-2019, lista formelor unificate de documente contabile primare conținute în rezoluțiile Comitetului de stat de stat rămâne relevantă.
În ciuda faptului că în prezent nu există documente primare obligatorii pentru toate formularele, legiuitorul a stabilit cerințe pentru conținutul acestor documente. Lista detaliilor obligatorii care trebuie conținute în fiecare document primar este dată în clauza 2 a art. 9 din Legea nr. 402-FZ. Acestea sunt, în special:
Cum pot fi clasificate documentele contabile primare?
Dacă documentul primar a fost emis chiar de companie, atunci acesta se poate referi fie la grupul intern, fie la grupul celor externe. Un document întocmit în cadrul companiei și care își extinde efectul asupra societății emitente este un document primar intern. Dacă documentul a fost primit din exterior (sau compilat de companie și emis în exterior), atunci acesta va fi un document primar extern.
Documentele interne ale unei firme sunt împărțite în următoarele categorii:
După ce evenimentul economic a fost formalizat ca document primar, atunci este necesar să se reflecte evenimentul în registrele contabile. De fapt, aceștia sunt purtători de informații comandate, acumulează și distribuie semne și indicatori ai tranzacțiilor comerciale.
În aparență, se disting următoarele registre:
Pe baza metodei de menținere a registrului, se disting următoarele grupuri:
Conform criteriului conținutului informațiilor reflectate în registre, se disting următoarele:
Pentru mai multe informații despre registrele contabile, consultați articolul "Registrele contabile de contabilitate (formulare, eșantioane)" .
În prezent, nu există documente contabile primare obligatorii pentru toate formularele și o listă de documente contabile primare: orice entitate comercială are dreptul de a determina în mod independent formularele documentelor primare pe care le va utiliza în activitățile sale.
În același timp, cele mai frecvente documente contabile primare sunt cele care au analogi printre formularele unificate aprobate de Comitetul de stat de stat.
După întocmirea documentului primar, este necesar să se transfere informațiile din acesta în registrul contabil.
În Rusia, legislația impune companiilor și antreprenorilor obligația de a formaliza toate tranzacțiile în documentația primară. Sarcina acestor documente include confirmarea faptului că s-a întâmplat (primirea produselor, expediere din depozit, vânzare etc.) și înregistrarea legală a operațiunii efectuate.
Principalele cerințe pentru înregistrarea lor includ introducerea de informații fiabile, elaborarea în timpul operațiunii sau după finalizarea acesteia.
Documentele primare sunt documente justificative care confirmă desfășurarea tuturor tranzacțiilor comerciale de către antreprenori și companii... Înregistrarea se efectuează în ordinea operațiunilor. În cazul în care sunt redactate incorect, organizația nu poate face un calcul fiabil al bazei de impozitare, ceea ce cauzează dezacorduri cu autoritățile fiscale și se pot impune penalități societății.
Această documentație este acceptată pentru contabilitate dacă este întocmită în forma specificată în Regulamentele pentru menținerea contabilității și raportării financiare în Federația Rusă.
Formularul standard poate include coloane și linii suplimentare cu păstrarea tuturor detaliilor prevăzute de formularul aprobat. La efectuarea modificărilor, trebuie întocmită o comandă sau o comandă. Nu puteți schimba doar formele tranzacțiilor în numerar.
Documentele primare oferă informații pentru formarea documentației de raportare și contabilitate. Pot fi întocmite pe un program de calculator sau scrise de mână, sunt create pentru a contabiliza tranzacțiile de decontare, materiale sau financiare de orice scară.
Documentele primare includ și, facturi, foi de preluare, facturi etc.
În contabilitate, acestea sunt împărțite în mai multe tipuri:
De asemenea, documentația poate fi cumulativă și unică:
Organizațional și administrativ instrucțiunile, ordinele, împuternicirile și instrucțiunile sunt considerate documentație. Acestea acordă permisiunea de a efectua operațiunile specificate. Informațiile lor nu sunt adăugate în registrele contabile.
V exculpator documentația (cereri de plată, chitanțe, facturi etc.) reflectă operațiunea. Informațiile despre acestea sunt introduse în registrele contabile.
Unele documente combină semnele unui voucher și un tip permisiv. Acestea pot fi ordine de numerar, salarii.
Puteți culege informații detaliate despre toate aceste raportări din următorul videoclip:
Pentru contabilitatea primară adecvată, se stabilește un calendar pentru circulația documentației cu stabilirea procedurii și calendarul mișcării acesteia în companie și trimiterea acesteia către departamentul de contabilitate. Ar trebui verificat în formă (pentru completitudinea și acuratețea compilării), conținut (interacțiunea indicatorilor) și aritmetic (prin însumarea valorilor).
În primul rând, trebuie să determinați dacă este un document contabil. Ar trebui să reflecte informații despre tranzacția comercială finalizată. Deci, mișcarea articolelor de inventar este indicată în chitanța casei de marcat - cheltuiala finanțării.
Documentele contabile nu includ proiecte, note, extrase din ziare și documentație care nu este compilată conform regulilor.
Apoi, se determină relația documentului cu organizația. Sunt verificate detaliile companiei sau ale specialistului (numele hârtiei, perioada de pregătire a acesteia, numele companiei, valoarea și conținutul natural al tranzacției comerciale, pozițiile persoanelor responsabile, semnăturile personale). Toate semnăturile trebuie să fie autentice. Se verifică și tipul de sigiliu (în unele companii pot exista mai multe sigilii - pentru documente și ștampilă).
După acceptare, informațiile sunt introduse în registrele contabile și se face un semn pe formular. Tranzacțiile comerciale trebuie reflectate în ordine, grupate pe conturi specifice. Registrele contabile în aparență sunt carduri (pentru materiale și) contabile, cărți (principale) sau reviste. În funcție de tipul de înregistrări, registrele sunt împărțite în combinate (ordine), sistematice (registru general) și cronologice (jurnal de înregistrare).
În conformitate cu cerințele Goskomstat, documentele contabile primare ar trebui întocmite după cum urmează:
Persoanele autorizate sunt responsabile pentru pregătirea corectă și la timp a documentelor pentru a reflecta informațiile disponibile în contabilitate.
Mai jos este o listă cu cele mai frecvente greșeli la redactarea documentelor:
Dacă există erori, documentul contabil nu este acceptat de structurile de audit sau este recunoscut ca fiind falsificat.
Corectarea numerarului și a documentelor contabile se efectuează în conformitate cu următoarele reguli:
Restul documentelor sunt corectate după acordul lor cu contrapartidele și confirmarea prin semnături.
La corectarea formularelor manuale, detaliile sau sumele incorecte trebuie tăiate și valoarea corectă ar trebui să fie scrisă deasupra. În câmpurile liniei, cuvântul „Corectat” este indicat și agreat de persoanele care au semnat anterior acest document. Este indicată data corectării. Nu este permisă utilizarea unui corector, pete și șervețele.
În cazul corecțiilor executate și certificate incorect, acestea vor fi considerate invalide.
În cazul deteriorării, distrugerii sau pierderii documentelor primare (pe baza Instrucțiunii nr. 157 H), șeful șefului numește o comisie pentru a analiza motivele restaurării lor și a identifica făptașii. Uneori, liderul cooperează cu autoritățile care investighează, cu autoritățile împotriva incendiilor sau cu agențiile de securitate. Rezultatele lucrării sunt documentate într-un act aprobat de șef. Este atașat la folderul jurnal pentru alte operații.
Conform instrucțiunii nr. 157 N, hârtiile primare pot fi stocate atât pe hârtie, cât și pe suporturile de mașini (utilizând o semnătură digitală electronică).
Conform art. 17 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”, fiecare companie trebuie să organizeze stocarea adecvată a acestei documentații, rapoarte contabile și registre contabile în conformitate cu termenele stabilite, dar cel puțin 5 ani.
Depozitarea documentelor electronice se efectuează în conformitate cu cerințele legii și în prezența suportului de mașină. În același timp, este asigurată protecția împotriva ajustărilor ilegale, care este atribuită șefului companiei.
Erorile din documentele primare sau absența lor pot duce la pierderi financiare ale companiei. Conform art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse, pentru încălcări grave ale standardelor de contabilizare a costurilor și profiturilor, se aplică penalități:
Absența documentației primare și a registrelor contabile reprezintă o încălcare gravă a normelor de contabilizare a cheltuielilor, profiturilor și obiectelor impozabile. Acestea includ, de asemenea, reflectarea periodică în conturi contabile, registre contabile și rapoarte privind tranzacțiile comerciale, active materiale, finanțe și active necorporale.
În absența acestor documente, compania este obligată să plătească în plus impozitele. Retragerea lor este posibilă în direcția structurilor relevante, ale căror puteri respectă cerințele legale. În același timp, se întocmește un registru al documentelor confiscate.
Zeci de operațiuni sunt efectuate la întreprindere în fiecare zi. Contabilii trimit bani contrapartidelor, fondurilor și fondatorilor, plătesc salarii, sosesc calculatoare și mobilier, percep penalități, calculează amortizarea etc. Pentru fiecare astfel de operațiune, este necesar să se întocmească un document primar (clauza 1 a articolului 9 din Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ).
Documentul principal este creat în momentul tranzacției sau după finalizarea acesteia ca confirmare a faptului tranzacției (clauza 3 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ). Pe baza datelor primare, contabilii efectuează tranzacții.
O factură, un act pentru furnizarea de servicii pentru crearea unui site web, o declarație contabilă - toate acestea sunt documente primare pe care contabilii le folosesc în activitatea lor zilnică. Există o mulțime de tipuri de organizații primare, iar diversitatea sa depinde de caracteristicile activităților companiei. De exemplu, într-o companie de transport, unul dintre principalele tipuri de documentație primară va fi un conosament, iar într-o bibliotecă - un act de scriere a literaturii.
Documentele primare ar trebui păstrate la întreprindere timp de cel puțin cinci ani, în timp ce perioada începe să fie numărată după anul de raportare (clauza 1 a articolului 29 din Legea nr. 402-FZ). Adică, un document din 07/03/2016 trebuie păstrat cel puțin până în 2021 inclusiv. Perioadele separate de stocare a datelor primare sunt stabilite prin Lista aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558. Pentru păstrarea documentelor contabile, deseori se creează arhive speciale la întreprindere.
Organizația principală poate fi pe hârtie sau electronică. În practică, din ce în ce mai multe companii utilizează managementul electronic al documentelor (EDM). În special, companiile schimbă contracte, facturi de plată, acte, facturi și facturi.
FED simplifică foarte mult procedura de procesare a documentelor primare de la momentul creării lor până la momentul contabilității, accelerează activitatea între contrapartide. Un mare plus este că documentele electronice nu trebuie să fie tipărite, dacă acest lucru nu contravine legislației sau termenilor contractului (clauza 6 a articolului 9 din Legea nr. 402).
Un document electronic este certificat cu o semnătură electronică calificată. Dacă părțile iau o decizie adecvată, documentul primar poate fi semnat cu o semnătură simplă sau necalificată (scrisoare de la Departamentul de Politică Fiscală și Vamală al Ministerului Finanțelor din Rusia din 12 septembrie 2016 nr. 03-03-06 / 2/53176).
Lipsa documentelor primare în cadrul companiei poate atrage după sine o amendă gravă de la 10.000 la 30.000 de ruble (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Autoritățile fiscale vor scrie, de asemenea, o amendă pentru erori de înregistrare. În plus, persoanele responsabile de executarea documentelor pot fi amendate în temeiul articolului 15.11 din Codul administrativ al Federației Ruse în valoare de la 2.000 la 3.000 de ruble. Există un alt pericol: dacă autoritățile fiscale nu găsesc documentul necesar în timpul auditului, pot elimina o parte din cheltuieli din baza de impozitare, prin urmare, compania va trebui să plătească impozit pe venit suplimentar.
Numai documentul principal cu toate detaliile solicitate (clauza 4 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ) are forță juridică:
Un document executat corect va ajuta, dacă este necesar, în litigii, de exemplu, atunci când un cumpărător nu plătește o datorie sau încearcă să invalideze o tranzacție. Dar un document cu erori sau semnături fictive poate juca o glumă crudă - prin urmare, nu ar trebui să semnați niciodată pentru un furnizor dacă a uitat brusc să semneze. Păstrați cu atenție toate elementele principale și verificați întotdeauna cu atenție toate detaliile din documentele primite.
Până acum, în practică, puteți face față reclamațiilor clienților cu privire la lipsa tipăririi. Ca memento, începând cu data de 07/04/2015 sigiliul a fost anulat pentru majoritatea organizațiilor și poate fi utilizat după bunul plac (Legea federală din 06/04/2015 nr. 82-FZ). Informațiile despre prezența unui sigiliu în organizație trebuie să fie precizate în cartă. În cazul în care contrapartida insistă să pună un sigiliu și nu îl aveți legal, îl puteți notifica în scris contrapartidei cu privire la absența acestuia și puteți da un extras din politica contabilă.
În lucrare, puteți utiliza forme unificate și proprietare de documente primare (clauza 4 a articolului 9 din Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). În acest caz, un primar de casă trebuie să aibă toate detaliile necesare. Multe companii sunt nevoite să dezvolte propria versiune a actului de scriere a materialelor, deoarece nu există o formă unificată a documentului.
Este permisă utilizarea formei combinate a documentului primar, atunci când forma unificată este luată ca bază și completată cu coloanele sau liniile necesare. În acest caz, trebuie păstrate toate detaliile solicitate (Rezoluția Comitetului de Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999, nr. 20).
Alegerea societății în raport cu formele primare utilizate trebuie specificată în politica contabilă.
În procesul de activitate, poate fi nevoie de noi documente primare, apoi pot fi elaborate și aprobate prin politica contabilă.
Notă! Întrucât contrapartea dvs. poate aplica și un primar auto-dezvoltat, este necesar să indicați în politica contabilă că acceptați și aceste documente pentru contabilitate.
Pentru majoritatea documentelor, aveți dreptul de a nu utiliza formulare unificate, dar tranzacțiile în numerar trebuie executate numai în conformitate cu formularele aprobate de documente (informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. PZ-10/2012) .
Specialiștii pot găsi principalele forme ale documentelor primare în albumele de formulare unificate aprobate prin rezoluțiile Comitetului de stat de stat al Federației Ruse. Iată cele mai frecvente.
Tranzacțiile în numerar sunt executate exclusiv în conformitate cu procedura de efectuare a tranzacțiilor în numerar (Ordonanța Băncii Centrale a Federației Ruse din 11 martie 2014 nr. 3210-U). De exemplu, nu puteți emite un „consumabil” în formă gratuită sau vă puteți dezvolta propria versiune.
Formularele documentelor primare de numerar au fost aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Stat al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88:
Documentele de numerar trebuie verificate foarte scrupulos, deoarece un astfel de primar este direct legat de circulația numerarului și atrage întotdeauna atenția autorităților de inspecție. De exemplu, autoritățile fiscale vor acorda cu siguranță atenție PKO, în care suma depășește 100.000 de ruble. Și totul pentru că numerarul cu o singură contrapartidă nu poate fi decontat într-o sumă care depășește 100.000 de ruble. Lipsa semnăturilor în documentele de numerar va deveni, de asemenea, un motiv pentru procedurile cu Serviciul Federal Fiscal.
Să rezumăm. Deci, documentele primare sunt o parte integrantă a contabilității și contabilității fiscale. Operațiunile nu pot fi efectuate fără documente justificative. Deseori contabilii formează înregistrări contabile pe baza unei copii sau scanări a primarului. Este foarte important să înlocuiți copiile cu documentele originale la timp, în caz contrar autoritățile de reglementare pot considera operațiunea sau tranzacția ca fiind fictivă. Numai documentele executate în conformitate cu legea sunt garantul siguranței și fiabilității contabilității în companie.
document contabil primar
Documentele primare constituie baza tuturor contabilității. Activitățile financiare și economice ale organizației sunt însoțite de efectuarea a numeroase operațiuni. În acest scop, se aplică un element al metodei contabile - documentație. Documentarea este principala metodă de monitorizare contabilă a activității economice a unei organizații, controlul său principal. Document - aceasta este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale finalizate, care conferă forță juridică datelor contabile. Documentația servește ca bază pentru înregistrările contabile ulterioare și asigură acuratețea, fiabilitatea și incontestabilitatea indicatorilor contabili, precum și posibilitatea controlului acestora.
Documentele trebuie să fie obligatorii din punct de vedere juridic, adică să conțină o serie de detalii obligatorii (indicatori):
Documentele trebuie întocmite prin astfel de mijloace care să asigure păstrarea înregistrărilor pentru o lungă perioadă de timp (cerneală, stilou, mașină de scris, imprimantă). Documentele primare trebuie întocmite fie în momentul tranzacției (numerar, bancar), fie imediat după finalizarea acesteia. Cei care au întocmit și semnat documentul sunt responsabili pentru crearea sa în timp util și de înaltă calitate, pentru fiabilitatea datelor și transferul acestora în timp util pentru înregistrarea în registrele contabile.
Documentele includ:
Toate înregistrările din contabilitate sunt păstrate pe baza documentelor primare, apoi informațiile din acestea sunt transferate în registrele contabile, unde sunt sistematizate, adică înregistrate în conturile contabile. La sfârșitul perioadei de raportare, conform registrelor contabile, se completează raportarea întreprinderii.
Documentația primară dă naștere la mișcarea informațiilor contabile, oferă contabilității informațiile necesare pentru o reflectare completă și continuă a activității economice a întreprinderii.
La programare, toate documentele primare sunt împărțite în: organizațional și administrativ, documente justificative, documente contabile, combinate.
Conform metodei de reflectare a tranzacțiilor, documentele sunt împărțite în unice și acumulative.
Documentele unice sunt utilizate o singură dată pentru a reflecta o singură tranzacție sau mai multe tranzacții efectuate simultan. După înregistrare, un document unic merge la departamentul de contabilitate și servește drept bază pentru reflectarea în contabilitate. De exemplu, ordinele de numerar primite și ieșite, salarii etc.
Documentele cumulative sunt întocmite pe o anumită perioadă (săptămână, deceniu, lună) pentru a reflecta tranzacțiile recurente omogene care sunt înregistrate în acestea pe măsură ce sunt efectuate. La sfârșitul perioadei, totalurile sunt calculate pentru cifrele cheie utilizate pentru conturi. Documentele cumulate includ limită - cărți de gard, comenzi de două săptămâni sau lunare etc.
La locul de pregătire, documentele sunt interne și externe.
Intern documentele sunt pregătite în întreprindere pentru a reflecta operațiunile interne. De exemplu, încasări și cheltuieli de numerar, facturi, acte, salarizare etc.
Extern documentele sunt completate în afara limitelor întreprinderii date, sunt primite într-un formular formalizat. De exemplu, facturi, extrase bancare, foi de parcurs etc.
Conform ordinii de întocmire, documentele sunt primare și consolidate.
Primar documentele sunt întocmite pentru fiecare tranzacție individuală la momentul comiterii acesteia. De exemplu, un ordin de numerar primit, ordinele de plată, acționează pentru anularea mijloacelor fixe etc.
rezumat documentele sunt întocmite pe baza documentelor primare întocmite anterior. Utilizarea lor facilitează controlul operațiilor omogene. Ele pot fi executive, contabile și combinate. De exemplu, rapoarte în avans și numerar, grupare și extrase cumulative. În special, raportul anticipat, fiind unul combinat, îndeplinește funcțiile unui document exculpator și contabil. Oferă o descriere completă a decontărilor cu persoanele responsabile: soldul sau cheltuielile excedentare ale avansului anterior, suma acestui avans, suma cheltuită, soldul și data la care a fost introdus în casierie sau cheltuielile excesive și data rambursării acestuia de către întreprindere. În plus, numărul anticipat oferă o descriere a costurilor de producție a facturilor după ce raportul a fost revizuit și aprobat. Pe reversul raportului este prezentată o listă a cheltuielilor individuale și a documentelor justificative ale acestora.
Conform ordinii de completare, documentele pot fi clasificate în întocmite manual și folosind computere.
Documente întocmite manual, completat manual sau pe o mașină de scris.
Documente executate cu tehnologie de calcul,înregistrează automat informații despre operațiunile de producție în momentul executării acestora.
Acceptarea, verificarea și procesarea contabilă a documentelor. Documentele primite de departamentul contabil sunt procesate pentru a le pregăti pentru înregistrări în registrele contabile. Etapa principală a procesării contabile a documentelor în organizație este verificarea documentelor primite în esență, în formă, aritmetic.
La verificarea documentelor privind fondul, este necesar să se stabilească legalitatea, corectitudinea și oportunitatea tranzacției comerciale finalizate. Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale care contravin legislației și procedura stabilită pentru primirea, stocarea și cheltuirea banilor, a inventarului și a altor obiecte de valoare nu ar trebui acceptate pentru executare. În cazul primirii unor astfel de documente primare de către departamentul de contabilitate, contabilul șef trebuie să informeze șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale.
Controlul preliminar este efectuat de către departamentul de contabilitate la întocmirea documentelor. De asemenea, este important, deoarece majoritatea documentelor sunt persoane responsabile din punct de vedere financiar și nu angajați contabili.
Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că a fost utilizat un formular al formularului corespunzător pentru a înregistra o anumită tranzacție comercială, toate numerele sunt marcate clar, conținutul operațiunii și toate detaliile sunt reflectate.
După aceea, contabilul efectuează o verificare aritmetică, care se reduce la verificarea corectitudinii calculelor și calculelor aritmetice, impozitarea documentelor. Impozitarea se face prin înmulțirea cantității cu prețul. Verificarea aritmetică vă permite să controlați calculele aritmetice ale totalelor, corectitudinea reflectării indicatorilor cantitativi și a costurilor.
După verificare, contabilul procesează documentele. Alocarea documentelor constă în determinarea conturilor în care tranzacțiile comerciale întocmite în documente ar trebui înregistrate pe debit și credit.
Principalele domenii pentru îmbunătățirea documentației sunt unificarea și standardizarea. .
Documentele contabile primare sunt acceptate pentru contabilitate dacă sunt întocmite în forma conținută în albumul formelor unificate ale documentației contabile primare.
Unificarea formelor de documentație contabilă primară are o mare importanță pentru îmbunătățirea contabilității, deoarece stabilește și consolidează cerințe uniforme pentru documentarea activităților economice ale organizațiilor, sistematizează contabilitatea, exclude din circulație formele învechite și arbitrare, contribuie la organizarea rațională a contabilității .
Documente unificate- acestea sunt documente standard, aprobate în modul prescris și destinate înregistrării tranzacțiilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diverse caracteristici ale industriei.
Standardizare - setarea acelorași dimensiuni standard pentru documentele tipice, care vă permite să reduceți consumul de hârtie pentru producerea documentelor, simplifică procesarea și stocarea acestora.
Contabilitatea primară reprezintă etapa inițială a percepției sistemice a înregistrării operațiunilor individuale care caracterizează procesele de afaceri și fenomenele care apar în organizație. Obiectivele sale sunt: achiziționarea, achiziționarea și consumul de resurse materiale, costurile de producție, mișcarea semifabricatelor și soldurile de lucru în curs, volumul producției, livrarea și vânzarea, decontările cu furnizorii, cumpărătorii, clienții, băncile, autoritățile financiare , fondatori etc. ...
Informațiile inițiale despre procesele și fenomenele economice sunt reflectate în documentele primare.
Document contabil primar- Acesta este un certificat scris al unei tranzacții comerciale, care este obligatoriu din punct de vedere juridic și nu necesită explicații și detalii suplimentare.
Documentele sunt completate de angajații contabili în mod clar, lizibil folosind scrierea manuală în cerneală sau pastă stilou, pe o mașină de scris sau folosind tehnologia computerului.
De regulă, formularele standard sunt utilizate pentru documente sub formă de formulare, care au un caracter interdepartamental. Aceasta include formularele de comenzi, facturi, facturi, cupoane, extrase etc. Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru este imposibil din motive obiective, atunci imediat după finalizarea acesteia.
Dacă există o eroare în conturile de la fermă, puteți utiliza metoda de introducere negativă sau inversare. În acest caz, intrarea eronată se repetă cu cerneală roșie sau culori standard (albastru, negru), încadrând-o într-un cadru dreptunghiular.
Culoarea roșie sau cadrul dreptunghiular va anula intrarea eronată și apoi va face intrarea corectă. Există o modalitate posibilă de a corecta erorile din conturi prin eliminarea și corectarea ulterioară (intrarea eronată este tăiată cu o linie și o înregistrare corectă se face sub aceasta indicând data corectării și semnătura contabilului, dacă este necesar, se întocmește un certificat care relevă necesitatea corectării și motivul erorii).
Nu ar trebui să existe corecții, ștergeri sau pete în numerar și în documente bancare.
Lucrând cu orice document, contabilul se bazează pe anumite principii și fundamentări metodologice consacrate în documentele oficiale.
Pe baza documentelor primare, intrările se fac în registre contabile, carduri, extrase, reviste, precum și pe discuri, dischete și alte suporturi.
Documente externe vin în organizație din exterior - de la agenții guvernamentale, organizații superioare, bănci, inspecții fiscale, de la fondatori, furnizori, cumpărători etc., acestea sunt compilate conform formularelor standard. Exemple de astfel de documente sunt, cererea de plată-comandă, cererea de plată, factura furnizorului etc.
Documente interne sunt compilate direct în organizație.
Există următoarele tipuri de documente interne:Administrativ- acestea sunt documente care conțin comenzi, instrucțiuni privind producția, efectuarea anumitor operațiuni comerciale. Acestea includ ordinele șefului organizației și ale persoanelor autorizate de acesta să efectueze tranzacții comerciale.
Bonuri documentele (executive) certifică faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ chitanțe, acte de acceptare a materialelor; acte de acceptare și cedare a mijloacelor fixe; documente privind acceptarea de către lucrători a produselor fabricate etc.
Combinat documentele sunt atât administrative, cât și executive. Aceasta include încasări și cheltuieli în numerar, salarii pentru emiterea salariilor către angajații organizației, rapoarte anticipate ale persoanelor responsabile etc.
Documente contabile sunt compilate în cazul în care nu există documente standard pentru evidența tranzacțiilor comerciale, precum și în timpul generalizării și prelucrării documentelor sursă și a documentelor administrative. Acestea sunt certificate, liste de distribuție etc.
Documentele contabile sunt, de asemenea, subdivizate în unice și acumulative. Documentele primare unice sunt utilizate la înregistrarea fiecărei tranzacții comerciale. Documentele cumulative sunt întocmite pe o anumită perioadă de acumulare treptată a tranzacțiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, totalurile sunt calculate în aceste documente pentru indicatorii corespunzători. Exemple de documente cumulative sunt ordinele de lucru lunare de două săptămâni, cardurile limită pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației etc.
Documente sursă sunt întocmite în momentul tranzacției comerciale. Un exemplu de astfel de documente sunt facturile pentru emiterea de materiale de la depozitele organizației la ateliere.
Documente consolidate sunt compilate pe baza documentelor primare, de exemplu, salarizare.
În momentul fixării datelor din documentele primare, apar informații contabile care nu sunt înregistrate automat. Toate caracteristicile cantitative și calitative sunt supuse controlului logic, aritmetic și juridic înainte de pregătirea documentelor primare. Un astfel de control este efectuat atât de angajații angajați în desfășurarea contabilității primare, cât și de angajații serviciilor de management.
Prin semnarea chitanțelor de numerar și a comenzilor de debit, a fișelor de salarizare, a ordinelor de plată și a creanțelor și a altor documente bancare, șeful organizației analizează în detaliu fiecare tranzacție comercială.
În procesul de obținere a informațiilor contabile, se disting următoarele etape:Colectarea informațiilor contabile presupune munca adecvată a diferitelor servicii ale organizației. Această etapă se caracterizează prin cel mai înalt nivel de analiticitate și eficiență a contabilității.
A doua etapă a procesului contabil este prelucrarea informațiilor contabile. Aceasta implică participarea directă la obținerea informațiilor contabile de la angajații serviciilor de management funcțional. Deci, atunci când se contabilizează elementele de inventar pe baza documentelor primare, se are în vedere gruparea și rezumarea datelor în fișele de inventar ale materialelor. În fiecare lună, datele de pe carduri și cărți sunt transferate în rapoarte privind mișcarea activelor materiale. În timp util, managerii de depozite și șefii de departamente transmit aceste rapoarte departamentului de contabilitate al organizației.
Directorii sunt, de asemenea, implicați în procesarea datelor. Așadar, cu ajutorul angajaților diferitelor servicii de management, sunt identificați autorii deficienței și pierderilor.
După verificarea calculelor aritmetice, legalitatea și oportunitatea tranzacțiilor comerciale formalizate, se înregistrează documente contabile, iar apoi gruparea economică a datelor acestora se efectuează în sistemul conturilor sintetice și analitice ale contabilității prin înregistrarea în registrele contabile.
Registrele contabile sunt tabele de numărare de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea și sursele de formare a acesteia. Acestea servesc la reflectarea tranzacțiilor comerciale.
Registrele contabile, în funcție de structură, sunt împărțite în cronologic și sistematic. În registrele cronologice, tranzacțiile comerciale sunt reflectate în succesiunea executării lor. Registrele contabile sistematice sunt utilizate pentru a grupa tranzacțiile comerciale conform criteriilor stabilite.
Registrele contabile sunt păstrate sub formă de cărți contabile, carduri, extrase, jurnale, precum și suporturi informatice.
Contabilitatea sintetică se realizează în registre sistematice, iar contabilitatea analitică - în registrele analitice. Intrările în registre se efectuează atât manual, cât și folosind tehnologia computerizată.
Setul și locația detaliilor din registru determină forma acestuia, care depinde de caracteristicile obiectelor luate în considerare, de scopul registrelor și de metodele de înregistrare. Înregistrarea contabilă este înțeleasă ca înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile.
În registre, toate paginile sunt numerotate și legate. Pe ultima pagină, indicați numărul și certificați-l cu semnăturile persoanelor autorizate. În unele cărți, de exemplu, în casa de marcat, paginile nu sunt doar numerotate, ci și dantelate cu sfori, fixate cu un sigiliu de ceară. În funcție de volumul de conturi din carte, una sau mai multe pagini sunt alocate pentru acest cont. Cărțile contabile sunt utilizate pentru contabilitatea sintetică și analitică.
Cardurile sunt realizate din hârtie groasă sau carton liber, fără a se fixa împreună. Sunt păstrate în cutii speciale - dulapuri cu dosare. Cardurile sunt deschise timp de un an și înregistrate într-un registru special pentru a asigura controlul asupra siguranței acestora.
Facturile diferă de cărți prin faptul că sunt realizate din hârtie mai ușoară și au un format mai mare. Sunt stocate în dosare speciale numite registratori. Vedomosti este deschis, de regulă, pentru o lună sau un sfert.
Înregistrările din registrele contabile trebuie să fie clare, concise, clare și lizibile. După înregistrarea unei tranzacții comerciale în registrul contabil, se face o marcă corespunzătoare pe documentul principal pentru a facilita verificarea ulterioară a corectitudinii înregistrării. La sfârșitul lunii, rezultatele sunt rezumate pe fiecare pagină a registrelor contabile. Înregistrările finale ale registrelor sistematice și analitice trebuie verificate prin întocmirea de declarații rotative.
După aprobarea raportului anual, registrele contabile sunt grupate, legate și depozitate în arhiva curentă a organizației.
Exista trei moduri de a remedia intrările eronate din registrele contabile: corectură, intrare suplimentară, inversare.
Metoda de corectare poate fi aplicat numai dacă erorile au fost descoperite înainte de întocmirea bilanțului sau au avut loc în registrele contabile fără a afecta corespondența conturilor. Această metodă constă în tăiere cu o linie subțire de text incorect, numere, sume și inscripții lângă sau deasupra textului sau sumei corecte, cu o rezervare corespunzătoare.
De exemplu, dacă în loc de 100 de ruble. 200 de ruble sunt reflectate, apoi 200 de ruble ar trebui tăiate. și scrieți în partea de sus „100 de ruble”.
Pe documentele monetare, nu sunt permise corecții și pete, chiar și cele specificate, în special în numere.
Intrări suplimentare se fac în cazurile în care valoarea unei tranzacții comerciale este subestimată eronat. De exemplu, un furnizor a transferat 150 de ruble dintr-un cont curent. Această tranzacție comercială este reflectată de corespondența corectă a conturilor, dar suma sa este subevaluată la 100 de ruble. S-a făcut următoarea înregistrare contabilă: debitul contului „Decontări cu furnizorii”, creditul contului „Cont curent” - 100 ruble.
Dar, deoarece furnizorii ar trebui să transfere 150 de ruble, atunci pentru suma lipsă de 50 de ruble. este necesar să se întocmească o înregistrare suplimentară: debitul contului „Decontări cu furnizorii”, creditul contului „Cont curent” - 50 ruble.
Postări suplimentare se fac în luna curentă sau luna următoare. Această regulă pentru corectarea erorilor se aplică în două cazuri: dacă datele documentului primar nu sunt înregistrate într-o linie separată în registrul contabil și când o sumă subestimată eronat a unei tranzacții comerciale este reflectată în registrul contabil.
Metoda inversării constă în faptul că o intrare incorectă, în principal digitală, este eliminată cu un număr negativ, adică o corespondență incorectă și cantitatea sunt repetate cu cerneală roșie. În același timp, se face o intrare corectă cu cerneală obișnuită. Anularile apar atunci când facturile sunt corelate incorect sau când se înregistrează o sumă exagerată.
La însumarea rezultatelor operațiunilor, se scad intrările făcute cu cerneală roșie.
