Multe depind de organizarea corectă a muncii din depozit. Depozitele trebuie să asigure producția cu materiale în timp util, să realizeze un set complet de produse finite, expedierea acestora etc. Dar, nu mai puțin important, ele trebuie să ofere informații oportune despre prezența și mișcarea valorilor. În acest articol, veți afla despre modalități de organizare a controlului inventarului. Există două metode principale de contabilitate în depozit pentru depozitarea mărfurilor și materialelor în depozitele organizației: soi și lot. Procedura de emitere a documentelor de depozit depinde de metoda selectată de contabilizare a mărfurilor și materialelor. Cu oricare dintre aceste metode de contabilitate, persoanele responsabile din punct de vedere material trebuie să țină evidența bunurilor în termeni fizici. Ei fac acest lucru pe baza documentelor de mărfuri de intrare și de ieșire.
Prin metoda soiurilor, mărfurile sunt depozitate într-un depozit în funcție de soiuri (denumiri). Fiecare lot nou primit se alătură mărfurilor existente cu același nume și calitate. Persoanele responsabile din punct de vedere material țin evidența mărfurilor în jurnale (cărți) de contabilitate pentru bunuri și materiale sau în carduri.
Cu metoda loturilor de contabilitate în depozit, fiecare lot nou primit este stocat separat de bunurile primite anterior și se deschide un card de lot special pentru acesta.
Toate documentele contabile primare privind circulația bunurilor materiale în depozite trebuie depuse la departamentul de contabilitate în termenele stabilite de organizație, iar contabilul este obligat să accepte și să verifice aceste documente primare.
Conform Ghidurilor Metodologice pentru Contabilitatea Stocurilor (aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 28 decembrie 2001 N 119n), contabilitatea analitică a mărfurilor și materialelor (contabilitatea cantitativă și totală) în contabilitate se efectuează fie pe baza a bilanturilor de afaceri sau prin metoda bilantului. Contabilitatea se ține în contextul fiecărei locații de depozitare, iar în cadrul acestora - în contextul fiecărui articol (număr stoc), grupe de materiale, subconturi și conturi contabile sintetice
De regulă, două opțiuni contabile sunt utilizate pe baza fișelor de cifra de afaceri.
În prima variantă se mențin fișe contabile de sumă cantitativă, care se deschid pentru fiecare articol de bunuri și materiale. În carduri, contabilul reflectă mișcarea materialelor (primire și consum) pe baza documentelor contabile primare predate de depozite. Cardurile calculează cifra de afaceri pentru luna și soldurile la începutul lunii următoare. Pe baza fișelor se întocmesc lunar fișele de rulaj separat pentru fiecare depozit și datele din fișele păstrate în departamentul de contabilitate sunt reconciliate cu datele de pe fișele de depozit.
În cea de-a doua versiune, cardurile de contabilitate analitică nu se mențin în departamentul de contabilitate, toate încasările și documentele de cheltuieli sunt grupate pe numere de articol și totalurile lunare sunt calculate pentru acestea separat pentru venituri și cheltuieli, care se înregistrează în fișa cifrei de afaceri.
Soldurile din bilanțele cifrei de afaceri sunt verificate cu soldurile afișate în fișele de depozit.
Metoda bilanţului contabil constă în faptul că departamentul de contabilitate nu ţine o evidenţă cantitativă şi totală a circulaţiei mărfurilor şi materialelor în contextul nomenclatorului acestora şi nu întocmeşte fişe de rulaj pentru nomenclator. Contabilitatea circulației mărfurilor și materialelor se efectuează în contextul grupelor, subconturilor și conturilor de sold pentru contabilizarea mărfurilor și materialelor numai în termeni monetari, pe baza, de regulă, pe prețuri contabile.
Persoanele responsabile din punct de vedere material ale depozitelor, pe baza documentelor primare, efectuează contabilizarea cantitativă (și în unele cazuri, în conformitate cu paragraful 264 din Instrucțiunile metodologice și contabilitatea totală) a mărfurilor și materialelor în fișe (reviste sau cărți) de contabilitate de depozit.
Contabilul acceptă documente contabile primare pentru acest depozit de la persoane responsabile din punct de vedere material, le verifică, compară fiecare înregistrare din fișele contabile de depozit cu documentele și confirmă acest lucru cu semnătura sa de pe carduri. Apoi materialele rămase în prima zi a fiecărei luni sunt transferate în bilanţ.
Ca bilanţ, o situaţie a soldurilor stocurilor în forma N MX-19, care este aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 08/09/1999 N 66 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentaţie contabilă primară pentru contabilizarea produselor, obiectele de inventar în locurile de depozitare”, pot fi folosite. Această declarație este transmisă de depozite împreună cu documentele primare. Bilanțul se întocmește în aceeași formă ca și bilanțul cifrei de afaceri, cu excepția cifrei de afaceri (venituri și cheltuieli).
Jurnalele de contabilitate pentru mărfuri și materiale pentru contabilitate de grad
La înregistrarea mărfurilor (materiale, produse) pentru fiecare articol și varietate, se deschid una sau mai multe pagini în jurnalul de mărfuri (în funcție de volumul operațiunilor de primire și cheltuială) sau un card separat.
Titlul paginii revistei (cartonul) indică numele, articolul, clasa, prețul și alte caracteristici distinctive ale mărfurilor. Restul paginii jurnalului reflectă încasările, cheltuielile și soldul bunurilor. Înregistrările în jurnalele comerciale se fac pe baza fiecărui document de intrare și de ieșire și cu un volum mare de tranzacții pentru a reduce numărul de înregistrări - pe baza rezultatelor documentelor acumulate compilate anterior.
Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei N 66 a aprobat diferite forme de astfel de reviste de mărfuri. Deci, de exemplu, pentru contabilitatea într-un depozit, se poate folosi Jurnalul de contabilitate pentru articolele de inventar depuse în formularul N MX-2.
Este întreținut de o persoană responsabilă material pe baza documentelor de primire și eliberare a mărfurilor și materialelor depuse. Jurnalul indică:
data primirii mărfurilor și materialelor pentru depozitare;
subdiviziunea care a transferat bunurile si materialele pentru depozitare (bailer);
denumirea, unitățile de măsură, cantitatea, prețul și costul mărfurilor și materialelor;
depozitare;
data si numarul documentelor de primire si eliberare a bunurilor si materialelor.
Recepția mărfurilor și materialelor pentru depozitare și eliberarea acestora se formalizează prin semnăturile persoanelor responsabile material.
Pentru a înregistra cantitativ mișcarea și soldurile mărfurilor și materialelor, persoanele responsabile din punct de vedere material din locurile de depozitare pot folosi Jurnalul de bord pentru primirea produselor, obiectele de inventar la locurile de depozitare (formular N MX-5) și Jurnalul de bord pentru înregistrarea consumului de produse, articole de inventar la locurile de depozitare (forma N МХ-6). Aceste jurnalele pot fi ținute și sub forma unui jurnal general al circulației produselor și mărfurilor și materialelor, sau sub formă de declarații.
Declarația de contabilitate a soldurilor stocurilor din zonele de depozitare (formularul N MX-19) este utilizată în organizațiile care contabilizează stocurile și materialele folosind metoda bilanțului. Bilanțul contabil se completează pe baza datelor cardurilor de inventar, verificate de departamentul de contabilitate. Corectitudinea transferului soldurilor în extras este confirmată de semnătura contabilului de audit.
Pentru transferul produselor finite din locurile de producție în locurile de depozitare, se utilizează o Factură pentru transferul produselor finite către locurile de depozitare (Formular N MX-18).
Se intocmeste in doua exemplare de catre persoana responsabila material a unitatii structurale care livreaza produsul finit. Un exemplar servește ca bază pentru livrarea produselor către unitatea de livrare (atelier, secție, brigadă), iar al doilea exemplar servește ca bază pentru depozitul de primire pentru afișarea acestuia.
Factura este semnată de persoana responsabilă material a livratorului și a destinatarului și se depune la departamentul de contabilitate pentru a contabiliza deplasarea produselor.
Organizațiile - procesatorii de materii prime cu taxă, atunci când transferă produse finite într-un depozit, folosesc și o factură sub forma N MX-18.
Metoda lotului de contabilitate a depozitului
Cu metoda de contabilizare a loturilor, fiecare lot primit este stocat separat. Pentru fiecare lot, persoana responsabilă material scrie un card de lot (Formularul N MX-10) în două exemplare.
Cardurile de partiție sunt înregistrate într-o carte specială. Numărul de serie al înregistrării din această carte este numărul acestui lot. O copie a cardului de lot rămâne în depozit și servește drept registru contabil de depozit, a doua este transferată departamentului de contabilitate.
Se admite să se considere mărfurile și materialele cu același nume, primite de la același furnizor, ca un singur lot, iar lotul poate include mărfuri și materiale livrate prin același mod de transport sau simultan prin mai multe moduri de transport.
La completarea fișei de lot, lucrătorul de la depozit indică numărul și data întocmirii acestuia, denumirea mărfurilor, numărul și data actului de recepție a mărfurilor, numărul și data facturii pentru care au fost primite mărfurile, detaliile furnizorului, modul de transport, locul de plecare, denumirea, clasa și cantitatea (greutatea) mărfurilor.
Pe măsură ce mărfurile sunt eliberate, cardul de lot reflectă data emiterii, numărul documentului de mărfuri consumabile, numele destinatarului, modul de transport, locul de plecare, denumirea, clasa și cantitatea (greutatea) mărfurile eliberate. Totodată, numărul cardului de lot este indicat în documentul de cheltuieli.
Când transportul de mărfuri și materiale este complet epuizat, comerciantul și managerul depozitului își pun semnăturile pe card și îl transferă la departamentul de contabilitate pentru verificare.
Dacă în timpul verificării se constată o lipsă de mărfuri, atunci contabilul, fără a aștepta următorul inventar, trebuie să anuleze lipsa în limitele pierderii naturale la costurile de distribuție, iar deficitul care depășește normele este supus recuperării din persoane responsabile din punct de vedere material. Mărfurile excedentare identificate în timpul inspecției sunt creditate.
Pentru un lot de mărfuri și materiale utilizate în întregime, se întocmește un Act privind consumul de mărfuri pe lot (formular N MX-11) sau un Act privind consumul de mărfuri pe lot (formular N MX-12).
Un act în forma N MX-11 este întocmit atunci când se constată discrepanțe în datele privind primirea și consumul de mărfuri pentru un lot separat. În alte cazuri, un act în forma N MX-12 este utilizat pentru a înregistra consumul total de bunuri pe lot.
Actele reflectă veniturile și cheltuielile pentru fiecare lot de bunuri și materiale. Actele se intocmesc in doua exemplare de catre membrii comisiei. Un exemplar este transferat departamentului de contabilitate cel târziu în ziua următoare, iar al doilea rămâne la persoana responsabilă financiar.
Reducerea mărfurilor și materialelor în timpul depozitării
Dacă bunurile și materialele sunt învechite din punct de vedere moral, calitatea lor a scăzut în timpul depozitării sau cererea consumatorilor a scăzut, atunci ele sunt reduse, care este întocmită de Legea privind reducerea articolelor de inventar sub forma N MX-15.
Actul se întocmește și se semnează în dublu exemplar de către persoanele responsabile ale comisiei speciale. Un exemplar este trimis departamentului de contabilitate, al doilea este transferat persoanei responsabile material pentru depozitare sau este atașat la scrisoarea de trăsură pentru a-l transfera organizațiilor comerciale pentru vânzarea mărfurilor cu preț redus sau a le returna furnizorului. (producător). În organizațiile comerciale, reducerile pentru mărfuri sezoniere, expirate sau deteriorate sunt emise prin ordin al șefului, iar apoi, pe baza acestuia, o comisie specială trebuie, de asemenea, să întocmească un act pentru reducerea mărfurilor sub forma N MX-15.
În partea tabelară a actului, pentru fiecare articol de bunuri și materiale, indicați procentul de reducere, prețul înainte și după reducere, diferența de preț, suma și motivul reducerii, semne de scădere a calității.
Rapoarte privind circulația mărfurilor și materialelor în spațiile de depozitare
Fiecare persoană responsabilă din punct de vedere material pentru fiecare perioadă de raportare este obligată să prezinte departamentului de contabilitate rapoarte de mărfuri, de exemplu, un Raport privind mișcarea articolelor de stoc în locurile de depozitare în formularele N MX-20, 20a.
Formularul N MX-20 se întocmește pentru contabilitatea soiurilor (după nume, sortiment și cantitate), iar formularul N MX-20a se întocmește și pentru evidența loturilor (pentru loturile individuale din sortiment). Sunt semnate de persoana responsabilă.
În raportul de mărfuri (formularul N MX-20), se fac înregistrări pentru fiecare document de intrare și ieșire și solduri de stoc pentru întreaga gamă, raportul este întocmit sub forma unui bilanţ (sold la începutul perioadei, venituri , cheltuială, sold la sfârșitul perioadei).
Un raport de mărfuri (Formularul N МХ-20а) este întocmit în funcție de numele (gama) de mărfuri și materiale, indicând cantitatea totală pentru primire și cheltuieli, în conformitate cu rezultatele declarațiilor cumulative atașate raportului pentru ziua respectivă sau alte perioada stabilită (sold la început, încasări, cheltuieli și sfârșitul perioadei de raportare). Numărul de copii și caracterul complet al documentelor întocmite sunt stabilite de contabilul-șef în fiecare caz.
Cu o gamă mică și o cifră de afaceri de mărfuri și materiale, este permisă păstrarea rapoartelor lunare de materiale sub forma unui raport privind mișcarea mărfurilor și materialelor în locurile de depozitare sub forma N MX-20 sau MX-20a în loc de carduri (reviste) de înregistrări de inventar.
Adică, dacă sistemul de contabilitate a mișcării mărfurilor și soldurilor oferă informațiile necesare (contabilitatea analitică) și vă permite să organizați controlul necesar asupra mișcării mărfurilor și materialelor în locurile de depozitare, atunci nu puteți păstra cardurile de inventar, ci doar să întocmească rapoarte de mărfuri.
INSTRUCTIUNI METODOLOGICE DE CONTABILITATE A STOCURILOR MATERIALE SI INDUSTRIALE
250. Pentru depozitarea stocurilor în organizații se creează:
251. Nu trebuie permise crearea de depozite și magazii intermediare inutile, precum și transferul stocurilor de materiale de la un depozit la altul.
252. Fiecărui depozit i se atribuie un număr permanent prin ordin de organizare, care este indicat pe toate documentele legate de operațiunile acestui depozit.
253. Depozitele (cămarele) trebuie să fie prevăzute cu greutăți utile, alte instrumente de măsură necesare, recipiente de măsurare și echipamente de stingere a incendiilor. Instrumentele de măsurare trebuie verificate (reexaminate) periodic și marcate.
Spații special adaptate sunt echipate pentru depozitarea în aer liber a materialelor.
254. În depozite (cămare), stocurile se așează pe secții, iar în interiorul acestora - pe grupe, standard și gradate - dimensiuni pe rafturi, rafturi, celule, în cutii, containere, saci și alte recipiente și în stive.
Amplasarea stocurilor ar trebui să asigure stocarea lor adecvată, căutarea rapidă, eliberarea și verificarea disponibilității.
De regulă, la locul de depozitare a stocurilor este atașată o etichetă și se fac inscripții pe celule (cutii) (de exemplu, pe foi de hârtie lipite sau etichete) indicând numele materialului, caracteristicile sale distinctive (marca). , articol, mărime, grad etc.), numărul articolului, unitatea de măsură și prețul.
255. În depozite (în cămări), trebuie respectate regimuri adecvate de depozitare a stocurilor de materiale (temperatură, umiditate și altele) pentru a preveni deteriorarea acestora și pierderea proprietăților fizice, chimice și de altă natură necesare.
256. Recepția, depozitarea, eliberarea și contabilizarea stocurilor pentru fiecare depozit sunt atribuite funcționarilor de resort (șef de depozit, depozitar etc.), care sunt răspunzători de corecta recepție, eliberare, contabilizare și siguranță a stocurilor care le sunt încredințate, precum şi pentru înregistrarea corectă şi la timp a operaţiunilor de primire şi plecare. Acordurile privind răspunderea materială totală sunt încheiate cu oficialii menționați în conformitate cu legislația Federației Ruse.
257. În cazul în care personalul unei organizații sau subdiviziuni nu are funcția de șef de depozit (magazin), atunci atribuțiile sale pot fi atribuite unui alt angajat al organizației cu încheierea obligatorie a unui acord cu acesta privind răspunderea deplină.
258. Angajarea și eliberarea din funcție a conducătorilor de depozite, a depozitarilor și a altor persoane cu răspundere materială se efectuează de comun acord cu contabilul-șef al organizației.
Conducătorul de depozit, depozitarul și alte persoane responsabile financiar pot fi eliberate din funcții numai după inventarierea completă a inventarului deținut de aceștia și transferul acestora către o altă persoană responsabilă financiar în temeiul actului. Actul de acceptare și transfer este avizat de contabilul-șef (sau de o persoană autorizată de acesta) și aprobat de șeful organizației (sau de o persoană autorizată de acesta), iar pentru depozitele (depozite și alte locuri de depozitare) diviziilor - de către conducătorul atelierului (subdiviziunii) relevant.
259. Ordinele (instrucțiunile) contabilului-șef al organizației în materie de contabilitate a stocurilor, execuția și depunerea documentelor contabile și raportarea (informațiile) sunt obligatorii pentru conducătorii de depozite, depozitarii, expeditorii și alți responsabili și funcționari financiari, precum și angajații săi.
260. Contabilitatea stocurilor (adică materiale, containere, mărfuri, mijloace fixe, produse finite etc.) depozitate în depozitele (depozitele) unei organizații și divizii se ține pe fișele contabile de depozit pentru fiecare articol, grad, articol, marcă, dimensiune. și alte trăsături distinctive ale activelor materiale (contabilitatea varietale). La automatizarea lucrărilor de contabilitate, informațiile de mai sus se formează pe medii magnetice (electronice) ale echipamentelor informatice.
261. Depozitele țin evidențe cantitative și varietale ale stocurilor de materiale în unitățile de măsură stabilite, indicând prețul și cantitatea, cu excepția cazurilor specificate la paragraful 264 din prezentele Ghid.
262. Contabilitatea instrumentelor și dispozitivelor de măsurare, a recipientelor de măsurare, precum și a mijloacelor fixe situate în depozite (în cămări) aflate în exploatare (adică utilizate în scopul propus, și nu în depozit) se efectuează în același mod ca și contabilizarea valorilor corespunzătoare. în alte părți ale organizației.
263. Cardurile de contabilitate de depozit sunt deschise pe un an calendaristic de către organizația de servicii de aprovizionare (aprovizionare și vânzări). Totodată, se completează detaliile prevăzute în fișe: numărul depozitului, denumirea completă a bunurilor materiale, clasa, articolul, marca, mărimea, numărul articolului, unitatea de măsură, prețul contabil, anul și alte detalii.
Se deschide un card separat pentru fiecare număr de articol al materialului.
Cardurile de contabilitate de depozit sunt înregistrate de către serviciul de contabilitate al organizației într-un registru special (carte), iar în cazul prelucrării mecanizate - pe suportul de mașină corespunzător. La înregistrarea pe card, pe card sunt trecute numărul cardului și viza unui angajat al serviciului de contabilitate sau a unui specialist care îndeplinește o funcție contabilă într-o organizație.
Cardurile se eliberează managerului depozitului (magazinului) contra primirii în registru.
În fișele contabile de depozit primite, managerul de depozit (magazinul) completează detaliile care caracterizează locurile de depozitare a bunurilor materiale (raft, raft, celulă etc.).
264. Prețurile contabile ale stocurilor depozitate în depozitele (în cămarele) organizației și diviziilor sunt înscrise pe fișele contabile de depozit ale organizației.
În cazurile de modificare a prețurilor de reducere, se fac înregistrări suplimentare pe carduri despre aceasta, adică. este indicat noul pret si de la ce ora este valabil.
Dacă organizația folosește prețurile furnizorilor sau costul real al materialelor ca preț contabil:
In cazul in care serviciul de contabilitate inregistreaza materiale dupa metoda bilantului, fiselele se completeaza sub forma unei fise de cifra de afaceri, indicandu-se pretul, cantitatea si suma pentru fiecare operatiune de venituri si cheltuieli, soldurile se afiseaza corespunzator pe cantitate si suma. Înregistrările de sume în carduri, de regulă, se fac de un angajat al serviciului de contabilitate. Prin decizie a conducătorului organizației, la propunerea contabilului șef, această activitate poate fi atribuită persoanei care ține evidența pe fișele contabile de depozit.
265. Contabilitatea mișcării rezervelor materiale (venituri, consum, sold) într-un depozit (într-o cămară) se realizează direct de către o persoană responsabilă financiar (șef de depozit, depozitar etc.). În unele cazuri, este permisă atribuirea întreținerii cardurilor contabile de depozit către operatori cu permisiunea contabilului șef și cu acordul persoanei responsabile financiar.
După ce cardul este complet completat pentru înregistrările ulterioare ale mișcării stocurilor, se deschide a doua foaie a aceluiași card și foile ulterioare. Foile de card sunt numerotate și cusute (prinse).
A doua filă și următoarele ale cardului sunt vizate de un angajat al serviciului de contabilitate la următoarea verificare.
La automatizarea (mecanizarea) contabilității pentru mișcarea rezervelor de materiale, formele de documentație contabilă specificate în prezentul alineat și registrele cumulative ale contabilității operaționale pot fi prezentate pe suporturi magnetice (electronice) ale echipamentelor informatice.
266. Pe baza documentelor primare executate si executate corespunzator (comenzi de primire, pretentii, foi de parcurs, scrisori de parcurs, alte documente de intrare si iesire), conducatorul de depozit (magazinul) efectueaza inregistrari in fisele contabile de depozit cu indicarea datei operatiunii, denumirea si numărul documentului și un rezumat al operațiunii (de la cine a fost primit, cui a fost eliberat, în ce scop).
În carduri, fiecare operațiune reflectată într-un anumit document primar este înregistrată separat. Atunci când în aceeași zi sunt efectuate mai multe operațiuni identice (omogene) (pe mai multe documente), se poate face o singură înregistrare care să reflecte numărul total al acestor documente. În acest caz, conținutul unei astfel de înregistrări enumeră numerele tuturor acestor documente sau întocmește registrul acestora.
Inregistrarile in cardurile contabile de depozit se fac in ziua tranzactiilor si soldurile sunt afisate zilnic (daca sunt tranzactii).
Publicarea de la carduri de limită la carduri de contabilitate de depozit a datelor privind eliberarea materialelor poate fi efectuată pe măsură ce cardurile sunt închise, dar nu mai târziu de ultima zi a lunii.
La sfârșitul lunii, cardurile afișează totalurile cifrelor de afaceri pentru venituri și cheltuieli și soldul.
267. Salariații serviciului de contabilitate al organizației care țin evidența stocurilor sunt obligați, în mod sistematic, în termenele stabilite de organizație, dar cel puțin o dată pe lună, direct în depozite (în magazii) în prezența managerul de depozit (magazinul) verifică oportunitatea și corectitudinea executării documentelor primare privind operațiunile de depozit, înregistrările (înregistrările) operațiunilor în cardurile contabile de depozit, precum și caracterul complet și oportunitatea predării documentelor executate către serviciul de contabilitate al organizare.
La menținerea metodei bilanțului de contabilitate a materialelor în serviciul de contabilitate, angajatul serviciului de contabilitate verifică toate înregistrările din fișele contabile de depozit cu documente primare și confirmă cu semnătura corectitudinea deducerii soldurilor din carduri. Reconcilierea cardurilor cu documentele și confirmarea operațiunilor prin semnătura inspectorului se poate realiza și în cazurile în care serviciul de contabilitate înregistrează materiale folosind fișe de cifra de afaceri.
La menținerea cardurilor de contabilitate în serviciul de contabilitate al organizației (prima versiune a metodei inverse), cardurile serviciului de contabilitate sunt comparate cu cardurile de depozit.
268. Persoanele cu răspundere materială sunt obligate, la solicitarea inspectorului serviciului de contabilitate, să prezinte bunurile materiale spre verificare.
269. Periodic, în limitele de timp stabilite în organizație prin programul de lucru, managerii de depozit (magazieri) sunt obligați să predea, iar angajații serviciului de contabilitate sau ai altei divizii a organizației (de exemplu, un centru de calcul) - să acceptă de la aceștia toate documentele contabile primare care au trecut (executate) în depozite (cămări) pentru perioada corespunzătoare.
Acceptarea și livrarea documentelor contabile primare se formalizează, de regulă, prin întocmirea unui registru, pe care un angajat al serviciului de contabilitate sau al altei divizii a organizației semnează primirea documentelor.
Livrarea cardurilor de limita-gard de catre depozit se face dupa folosirea limitei. La începutul lunii, toate cărțile pentru luna anterioară trebuie să fie împărțite, indiferent de utilizarea limitei. Dacă cardul limit-fence a fost emis pentru un trimestru, acesta se predă la începutul trimestrului următor, iar la începutul lunii a doua și a treia din trimestrul curent se predau cupoane lunare din cardurile trimestriale, dacă cupoanele. au fost emise.
Înainte de livrarea cardurilor limit-fence, datele acestora sunt verificate cu copii ale cardurilor din magazin (când cardurile sunt păstrate în două exemplare). Reconcilierea este confirmată de semnăturile conducătorului de depozit (magazinar) și ale angajatului responsabil al unității organizatorice care a primit materialele.
270. Rezultatele inspecțiilor efectuate în depozite (în cămări) și identificate deficiențe și încălcări, precum și măsurile luate, angajații serviciului de contabilitate care au efectuat inspecțiile, raportează contabilului șef al organizației.
Dacă la o verificare aleatorie a depozitului (cămară) s-au constatat lipsuri, avarii, surplus, acestea se întocmesc într-un act în baza căruia se creditează surplusurile, iar lipsurile și pierderile din avarie sunt anulate și concomitent. ținând cont de valoarea acestora în contul „Lipsuri și pierderi din deteriorarea valorilor”.
Pe baza rezultatelor inspecțiilor, contabilul șef al organizației este obligat să informeze șeful organizației despre deficiențele și încălcările identificate.
271. La înregistrarea eliberării materialelor cu semnăturile destinatarilor direct în fișele de contabilitate de depozit, fără eliberarea documentelor de cheltuieli (paragraful 99 din prezentele Ghid), fișele de contabilitate de depozit la sfârșitul fiecărei luni se transferă la serviciul de contabilitate sau alta diviziune a organizatiei conform registrului si dupa prelucrare (intocmirea registrelor contabile corespunzatoare) se returneaza la depozit.
La utilizarea tehnologiei informatice, cardurile sunt transferate în centrul de calcul și, după introducerea datelor, sunt returnate în depozit.
272. În cazul în care depozitele (depozitele) diviziilor individuale ale organizației (filiale, industrii, ateliere, parcele subsidiare etc.) sunt situate la distanță îndepărtată de serviciul de contabilitate al organizației, primirea documentelor contabile primare și verificarea poate se desfășoară direct în serviciul de contabilitate al organizației sau al altor organizații de divizie (de exemplu, un centru de calcul). În acest caz, documentele contabile primare sunt depuse (transferate, înaintate) către departamentele relevante ale organizației cu un registru pentru livrarea documentelor, care indică numerele și denumirile documentelor ce urmează a fi depuse, în termenele stabilite.
În plus, managerul de depozit (magazinul) transmite diviziei specificate a organizației în același timp o listă cu bilanțele materiale la sfârșitul lunii sau trimestrului de raportare. Forma bilanţului de materiale, procedura de întocmire a acestuia şi frecvenţa de depunere se stabilesc prin decizia şefului organizaţiei la propunerea contabilului-şef.
Un angajat al serviciului de contabilitate trebuie să efectueze verificări în depozite (cămări) situate la distanță (paragraful 267 din prezentele Ghid) în termenele stabilite de contabilul șef sau în modul prevăzut la punctul 277 din prezentul Ghid.
273. La sfârșitul anului calendaristic, pe cardurile de contabilitate de depozit sunt afișate solduri la data de 1 ianuarie a anului următor, care sunt transferate pe carduri nou deschise pentru anul următor, iar cardurile din anul trecut sunt închise (semnele sunt realizate în ele: „soldul se virează pe cardul 200_ al anului N...”), se broșurează (se depun la dosar) și se depun la arhiva organizației.
La îndrumarea șefului serviciului aprovizionare (aprovizionare și vânzări) și cu acordul contabilului șef se pot menține (continuare) fișe de contabilitate de depozit în anul calendaristic următor. În cazurile necesare, cardurile noi pot fi închise și deschise la mijlocul anului.
274. În depozite (în cămări), în locul cardurilor de contabilitate de depozit, contabilitatea este permisă în registrele de contabilitate de depozit.
În registrele de inventar se deschide un cont personal pentru fiecare număr de articol. Conturile personale sunt numerotate în aceeași ordine ca și cardurile. Pentru fiecare cont personal i se alocă o pagină (foaie) sau numărul necesar de foi. In fiecare cont personal sunt furnizate si completate detaliile specificate in fisele de contabilitate depozit.
La începutul sau la sfârșitul cărții există un cuprins al conturilor personale care indică numerele de conturi personale, numele bunurilor materiale cu caracteristicile lor distinctive și numărul de foi din carte.
Registrele de stocuri trebuie să fie numerotate și dantelate. Numărul de foi din carnet se certifică prin semnătura contabilului-șef sau a unei persoane împuternicite de acesta, și sigiliul.
Registrele de valori se înregistrează în serviciul de contabilitate al organizației, care se consemnează în cartea indicând numărul din registru.
Organizația poate stabili o procedură diferită pentru eliberarea registrelor de inventar.
275. Contabilitatea de depozit a stocurilor de materiale poate fi ţinută cu ajutorul tehnologiei informatice. În acest caz, operatorul (magazinul) introduce informațiile (detaliile) prevăzute în fișele de contabilitate de depozit, iar datele documentelor contabile primare direct în echipamentul informatic.
Pentru anumite perioade de timp, dar cel puțin o dată pe lună, se întocmește o fișă a cifrei de afaceri (tabulagramă) pentru circulația activelor materiale, care reflectă:
Coloanele „încasări pentru perioada de raportare” și „cheltuieli pentru perioada de raportare” reflectă operațiunile, precum și totalurile pentru încasări și cheltuieli. În fișa cifrei de afaceri din coloanele indicate pot fi reflectate doar datele totale privind veniturile și cheltuielile. În acest caz, dacă este necesar, se realizează tabulagrame (tipărite) separate ale cifrei de afaceri pentru fiecare număr de articol, indicând fiecare operațiune pentru venituri și cheltuieli.
În plus, dacă este necesar, bilanțurile pot fi întocmite separat indicând soldul stocurilor la anumite date (adică, fără a indica cifrele de afaceri).
La efectuarea contabilității de depozit în mod mecanizat, cardurile de contabilitate de depozit nu pot fi păstrate.
La prelucrarea mecanizată a operațiunilor de către serviciul de contabilitate, trebuie efectuat un control adecvat asupra mișcării activelor materiale, prevăzut în această secțiune.
276. Cu o gamă restrânsă de materiale și cifre de afaceri mici, este permisă păstrarea rapoartelor lunare de materiale în locul cardurilor de stocare (cărți) la toate sau la depozitele (magazine) individuale ale organizației și diviziilor.
Raportul lunar de materiale reflectă datele (detaliile) care sunt disponibile în fișele de contabilitate de depozit, soldul materialelor la începutul lunii, veniturile și cheltuielile lunii și soldul la sfârșitul lunii. În același timp, pot fi atribuite mai multe coloane pentru înregistrarea tranzacțiilor pentru venituri și cheltuieli, inclusiv pentru reflectarea informațiilor despre primirea materialelor (de la furnizori, din alte depozite și departamente ale organizației etc.), vacanță (pentru departamentele de producție care deservesc industrii și ferme, de vânzare etc.) și (sau) în ce scopuri.
În rapoartele lunare de materiale, acestea reflectă de obicei materialele pentru care a existat o mișcare (venit sau cheltuială) într-o anumită lună. În acest caz, la începutul fiecărui trimestru, se întocmește un bilanţ pentru întreaga gamă de materiale a acestui depozit (cămară).
Rapoartele materiale indică, de asemenea, valoarea (în termeni de venituri, cheltuieli și solduri) a activelor materiale. Suma este completată (impozitare) de către serviciul de contabilitate al organizației sau de către un specialist care îndeplinește o funcție contabilă, sau de către un manager de depozit (magazin).
Rapoartele materiale cu atașarea tuturor documentelor primare se depun la serviciul de contabilitate al organizației în termenele stabilite de organizație. Lista depozitelor (depozitelor) în care se țin rapoarte lunare de materiale, forma raportului, procedura de întocmire, prezentare și verificare a acestuia se stabilesc prin decizia șefului organizației la prezentarea contabilului șef.
277. În organizațiile care au un serviciu de audit intern, funcțiile de control al mișcării bunurilor materiale în depozitele organizației și în alte locuri de depozitare, sau parte din aceste funcții, pot fi îndeplinite de acest serviciu. Prin decizia conducătorului organizației, această activitate poate fi efectuată și de către organizația de audit în procesul de prestare a serviciilor de audit de către aceasta.
Înregistrarea, contabilitatea și circulația mărfurilor trebuie efectuate în conformitate cu actele normative.
Recepția, deplasarea și emiterea obiectelor de inventar este însoțită de executarea documentelor primare care conțin indicatori cantitativi și calitativi.
Documentele primare sunt întocmite pe baza cerințelor „Regulamentelor privind contabilitatea și raportarea în Federația Rusă”.
În unele cazuri, detalii suplimentare sunt incluse în documentele primare.
Raspunderea pentru executarea urgenta si exacta, asigurarea acestora in termenul convenit pentru intocmirea contabilitatii, pentru veridicitatea datelor specificate in document, revine persoanelor care au format si semnat aceste documente.
Documentele primare care însoțesc operațiunea de primire, depozitare și distribuire a mărfurilor la întreprinderile comerciale după încheierea auditului sunt stocate timp de trei ani pe baza unei liste de reglementare.
În cazul în care există dispute sau neînțelegeri și declanșarea cauzelor în justiție, actele se păstrează până la pronunțarea hotărârii judecătorești definitive.
Deplasarea unei comenzi de la furnizor la consumator este însoțită de documente de expediere, care se întocmesc în conformitate cu regulile de circulație a mărfurilor, borderouri - mărfuri-transport, feroviar, factură.
Factura este emisă de o persoană responsabilă financiar la înregistrarea eliberării mărfurilor dintr-un depozit, atunci când mărfurile sunt acceptate într-o organizație comercială și acționează ca o comandă de intrare sau un document de ieșire.
Pentru factură, este obligatoriu să se indice numărul și data emiterii, să se indice și informații despre numele furnizorului și cumpărătorului, numele și descrierea succintă a mărfurilor, cantitatea acesteia și întreaga valoare a eliberării mărfurilor. necesar. Foaia de parcurs trebuie să fie semnată de persoana responsabilă financiar care livrează sau primește mărfurile și este certificată de sigiliul rotund al organizației.
Numărul de copii ale facturii este legat de tipul de organizare, locul de transfer al mărfurilor și condițiile de primire a mărfurilor.
Recepția (detașarea) mărfurilor primite se formalizează prin impunerea de ștampile pe documentul care îl însoțește: scrisoare de parcurs, factură și alte documente.
Cu condiția ca bunurile să fie primite de persoana responsabilă financiar care nu se află în depozitul cumpărătorului, documentul necesar este o procură, care este o confirmare a dreptului de a primi bunurile de către această persoană responsabilă financiar.
Certificatul de conformitate pentru bunurile achizitionate este necesar la achizitionarea sau acceptarea bunurilor, de aceea este necesara monitorizarea disponibilitatii acestuia.
Jurnalul de primire a mărfurilor se ține sub orice formă și servește la înregistrarea documentelor primare pentru primirea mărfurilor de către persoane responsabile financiar, conține denumirea documentului de primire, data și numărul acestuia, o scurtă descriere a documentului, data înregistrarea documentului și informații despre bunurile primite.
Baza decontărilor cu furnizorii o constituie documentele încheiate pentru acceptarea mărfurilor, iar datele acestora nu pot fi revizuite după acceptarea mărfurilor de către organizație (cu excepția pierderilor naturale și a avariilor în timpul transportului).
Mărfurile primite sunt puse la primire în ziua în care se finalizează acceptarea conform cantității și sumei efective.
Pentru a oficializa dreptul de a acționa ca reprezentant autorizat al organizației la primirea bunurilor materiale eliberate de furnizor în conformitate cu o comandă, factură, contract, comandă, acord, se folosește o procură. Procura se eliberează într-un singur exemplar de către departamentul de contabilitate al organizației și se eliberează împotriva primirii destinatarului.
Formularul M-2a este utilizat de întreprinderile în care primirea de active materiale prin procură este larg răspândită. Într-un registru prenumerotat și dantelat pentru eliberarea împuternicirilor se consemnează împuternicirile emise. Nu se eliberează împuterniciri persoanelor care nu lucrează în organizație. Procura este complet completată și trebuie să aibă un eșantion de semnătură a persoanei în numele căreia se eliberează. Procura este de obicei valabilă 15 zile. Este posibilă eliberarea unei împuterniciri pentru primirea obiectelor de inventar în ordinea plăților planificate pentru o lună.
Se emite o chitanță de intrare (Formularul M-4) pentru a contabiliza materialele primite de la furnizori pentru procesare. In ziua in care bunurile de valoare ajung la depozit se intocmeste o singura copie a comenzii de primire de catre o persoana responsabila financiar.
Acesta reflectă cantitatea reală de valori materiale acceptate. Coloana „număr pașaport” se completează sub rezerva acceptării bunurilor materiale care conțin metale și pietre prețioase.
Pentru deplasarea materialului in depozit pentru fiecare clasa, tip si marime anume se foloseste o fisa de contabilitate material (formular M-17), completata pentru fiecare numar de material si intretinuta de o persoana responsabila financiar. Înscrierile în card se păstrează în ziua operațiunii, pe baza încasărilor și cheltuielilor primare.
În cazul în care există o limită, se utilizează un card limit-gard (formular M-8) pentru eliberarea și înregistrarea materialelor utilizate periodic la fabricarea produselor și pentru monitorizarea respectării limitelor acceptate pentru eliberarea materialelor pentru nevoile de producție .
Joacă rolul unui document justificativ atunci când scoaterea bunurilor materiale dintr-un depozit.
Cardul-limită de gard se eliberează în două exemplare pentru un tip de marfă (numărul nomenclatorului).
Primul exemplar se preda unitatii structurale (consumator de materiale) inainte de inceputul lunii, al doilea exemplar se elibereaza pentru depozit.
La prezentarea de către un reprezentant al unității structurale a copiei sale de pe cartela-limită, materialele sunt eliberate din depozit în producție.
Depozitarul trebuie să noteze în ambele documente data și cantitatea materialelor eliberate, după care soldul limită se calculează prin numărul articolului de stoc al materialului. Carnetul de limită-gard este vizat de către depozitar, iar un angajat al unității structurale semnează în exemplarul care rămâne în depozit.
Pentru reducerea numărului de documente primare, acolo unde este cazul, se recomandă ca materialele să fie emise direct pe fișele de contabilitate a materialelor (M-17). Cu acest formular nu se eliberează documente de cheltuieli pentru eliberarea materialelor, iar operațiunea în sine are loc pe bază de carduri de limită, care se eliberează într-un singur exemplar și nu au valoarea documentelor contabile.
Limita de vacanță poate fi specificată în cardul propriu-zis. La primirea unei comenzi, un angajat al unei unități structurale semnează pe cardul de contabilitate a materialelor, iar depozitarul semnează pe cardul de limită.
Cardul de gard limită este utilizat pentru a contabiliza materialele care nu au fost utilizate în producție. În acest caz, nu sunt necesare documente suplimentare.
Eliberarea de material peste norma si inlocuirea unui tip de material cu altul este posibila cu permisiunea conducerii sau a persoanelor autorizate in acest sens.
Persoana care a stabilit-o poate modifica limita.
Eliberarea bunurilor materiale se face din acele depozite care sunt indicate în fișa limită-gard.
Depozitarul stabilește data și cantitatea materialelor emise, după care se însumează limita pentru fiecare articol număr de materiale.
După folosirea limitei, depozitul livrează carduri de limită către departamentul de contabilitate.
Cu ajutorul tehnologiei informatice, puteți obține o formă de card de limită cu detalii.
Pentru a contabiliza mișcarea activelor materiale în cadrul organizației între divizii structurale sau persoane responsabile financiar, se aplică cerința-factură (Formularul M-11).
Persoana responsabilă financiar a unității structurale, predând bunuri materiale, întocmește o factură în două exemplare. Un exemplar stă la baza depozitului donator pentru a șterge obiectele de valoare, iar al doilea este necesar pentru ca depozitul de primire să pună obiectele de valoare primite în bon.
Aceleași foi de parcurs însoțesc procesele de depozitare a reziduurilor de producție, a materialelor neutilizate, dacă acestea au fost primite la cerere, precum și a livrării deșeurilor și a rebuturilor la depozit sau cămară. Acest tip de borderouri este vizat de persoane responsabile financiar, de expeditor și de destinatar.
Apoi facturile sunt predate departamentului de contabilitate pentru a inregistra miscarea materialelor.
Pentru a contabiliza eliberarea de bunuri materiale către structurile organizației sale situate în afara teritoriului său sau către terți, se utilizează o factură pentru eliberarea materialelor către partea (formularul M-15).
Un angajat al unei unități structurale emite o factură în două exemplare pe baza de contracte, comenzi și alte documente la prezentarea de către destinatar a unei împuterniciri completate în modul prescris pentru a primi bunuri materiale.
Primul exemplar este dat depozitului ca bază pentru eliberarea materialelor, al doilea este cu destinatarul materialelor.
Returul bunurilor către furnizor în cazul apariției unui defect sau defect în timpul vânzării mărfurilor sau în cazul nerespectării bunurilor cu cerințele standard și eșantionul convenit din punct de vedere calitativ, în cazul în care bunurile sunt incomplete, este se efectuează prin emiterea unei facturi de eliberare a mărfurilor în lateral (formular M-15). Condițiile de returnare a bunurilor către furnizor sunt diferite și sunt stipulate în mod specific în contractul de furnizare.
Contabilitatea și înregistrarea mărfurilor eliberate în lateral depinde de modalitatea de plată a bunurilor achiziționate între cumpărător și vânzător. Părțile la încheierea contractului pot alege orice formă de plată.
De obicei, un set de documente de transport conține: o factură sau o factură care indică distribuția mărfurilor pe pachete, o specificație de expediere pentru toate pachetele, un set de liste de ambalare, un certificat de conformitate sau un certificat de calitate, un conosament, o poliță de asigurare.
Când mărfurile sunt livrate pe drum, se emite o scrisoare de parcurs, care constă din două departamente, mărfuri și transport. Scrisoarea de trăsură poate fi însoțită de alte documente care însoțesc mărfurile, în funcție de caracteristicile mărfii.
Atunci când este utilizat pentru livrarea transportului feroviar, conosamentul feroviar acționează ca document de însoțire.
La acesta sunt atașate liste de ambalare, care este notat pe factură.
Toate operațiunile legate de deplasarea materialelor se reflectă în primul rând în contabilitatea depozitului. Acest cont
denumit în mod obișnuit operațional și este esențial pentru întreaga contabilitate din întreprindere.
Prin urmare, personalul contabil trebuie să exercite un control sistematic asupra documentării corecte și în timp util a mișcării materialelor în depozit și a înscrierilor în registrele de inventar al materialelor, asupra corespondenței soldurilor efective de materiale cu datele contabile curente, să efectueze verificări efective asupra disponibilitatea obiectelor de valoare și, de asemenea, să reconcilieze contabilitatea depozitului cu contabilitatea.
La întreprinderile producătoare de depozitare a materialelor
se pot crea atât depozite de fabrici generale specializate, cât şi magazii care îndeplinesc funcţiile de depozite intermediare. Fiecărui depozit i se atribuie un număr permanent din ordinul întreprinderii, care este ulterior indicat pe toate documentele legate de operațiunile acestui depozit.
Contabilitatea materialelor din depozite este efectuată de manageri
depozite (magazieri), cu care se încheie un contract tip de răspundere individuală integrală. În întreprinderile mici, atribuțiile directorului de depozit (magazinist) pot fi atribuite șefului de producție.
Pentru o gestionare eficientă a stocurilor, este indicat să plasați bunurile materiale pe secțiuni și în interiorul acestora
Pe loturi, grupuri, subgrupe și grade în stive, containere, cutii, rafturi, rafturi, celule și paleți. În plus, pentru fiecare articol număr de materiale, persoanele responsabile financiar trebuie să completeze o etichetă de material și să o atașeze la locul de depozitare a materialelor. Acesta trebuie să specifice denumirea materialelor, numărul articolului, unitatea de măsură, prețul și limita de disponibilitate a materialelor. O astfel de organizare a contabilității depozitului va asigura eficiența și rapiditatea recepției și emiterii materialelor, precum și controlul conformității
mâncăm disponibilitatea lor reală la standardele de stoc stabilite
La întreprinderi, datorită condițiilor diferite de producție pentru consumul de materiale și proprietățile fizice ale acestora, există mai multe opțiuni pentru contabilizarea stocurilor de materiale.
În întreprinderile mici cu o gamă limitată de valori materiale, evidențele de inventar ale materialelor se țin în registre speciale care combină evidența stocurilor și raportarea depozitarului. Înregistrările în carte sunt făcute în două exemplare, din care primul tear-off servește ca raport al managerului de depozit. Evidența înregistrează soldurile materialelor la începutul perioadei de raportare, datele privind primirea și scoaterea valorilor pentru fiecare document și afișează soldurile la sfârșitul perioadei de raportare. Apoi prima filă a cărții cu toate documentele de venituri și cheltuieli este predată departamentului de contabilitate. Dacă se constată erori, se fac corecții la ambele copii ale foilor cărții.
În majoritatea întreprinderilor din industria alimentară, unde se fac zilnic multe înregistrări ale mișcării materialelor, se recomandă utilizarea unei cărți (fișe) de evidență a loturilor de materiale. Depozitarul deschide conturi în acesta pentru fiecare lot de materiale primit. Întrucât pentru fiecare lot de materiale poate exista o singură înregistrare pentru încasări și mai multe pentru cheltuieli, înregistrările pentru încasări și cheltuieli se fac într-o singură coloană.
La întreprinderile mari, este recomandabil să păstrați evidența de inventar a materialelor nu în cărți, ci pe carduri de inventar.
Cardurile sunt deschise în departamentul de contabilitate pentru fiecare număr de articol al materialului și transferate în depozit. Acestea indică numărul depozitului, denumirea materialului, numărul articolului, clasa, unitatea de măsură, prețul de reducere etc. Depozitarii completează coloanele din ele.
progresul, consumul și echilibrul materialelor din punct de vedere fizic. Depozitarul face înscrieri în carduri pe baza documentelor primare pe măsură ce se efectuează operațiunile de afaceri. După fiecare intrare, restul materialelor este neapărat afișat în ea. Datorită acestui fapt, depozitul dispune de informații operaționale despre starea stocurilor de materiale.
Păstrarea evidenței stocurilor de materiale pe carduri formează baza contabilității analitice varietale a materialelor.
În depozitele automate, în loc de
se folosesc puncte și cărți, foi de mașină, care reflectă resturile și mișcarea materialelor. Pe baza documentelor primare, acestea introduc aceleași date ca și în cardurile și cărțile de contabilitate a depozitului, cu toate acestea, spre deosebire de acestea, fișele de mașinărie sunt întocmite în contextul depozitelor și al persoanelor responsabile material. Utilizarea mashinogramelor îmbunătățește controlul asupra mișcării și stării materialelor din depozit și crește eficiența managementului operațional al producției.
Pe baza documentelor primare de intrare și ieșire, managerii de depozit întocmesc rapoarte privind mișcarea bunurilor materiale în termenele stabilite, pe care le transmit departamentului de contabilitate pentru verificarea și prelucrarea ulterioară. Managerii de magazin (maiștrii) pot întocmi rapoarte de producție. Formele și procedura de întocmire a rapoartelor I depind de specificul industriei, de capacitățile de producție ale întreprinderilor, de gradul de automatizare a contabilității și a muncii de calcul și de alți factori. Cu toate acestea, în ciuda diferențelor, toate rapoartele sunt realizate în duplicat, au caracteristici și scop comune. În primul rând, majoritatea rapoartelor sunt întocmite în principal în natură, iar în al doilea rând, toate rapoartele indică soldurile activelor materiale la începutul și sfârșitul perioadei de raportare, precum și mișcările acestora.
zhenie, adică primirea și eliminarea (cheltuielile). În rapoartele de producție, alături de consumul efectiv de materiale, consumul acestora este indicat conform normei. Prima copie a raportului depus cu documentele anexate rămâne la compartimentul de contabilitate al întreprinderii de producție, iar al doilea exemplar cu chitanța contabilului este returnat persoanei responsabile financiar și servește ca confirmare a depunerii raportului cu documente.
In compartimentul de contabilitate se verifica rapoartele primite, cu atentie la corectitudinea documentatiei, legalitatea si oportunitatea operatiunilor; conformitatea datelor documentelor cu perioada pentru care a fost întocmit raportul; asupra corectitudinii transferului soldurilor din raportul anterior. Apoi se verifică totalurile pentru încasări și cheltuieli și acuratețea determinării soldului de materiale la sfârșitul perioadei de raportare.
Dacă se constată erori în raport în timpul verificării, raportul este returnat persoanei responsabile financiar pentru corectare. Faptul verificării și acceptării raportului este confirmat de semnătura contabilului.
La finalizarea verificării raportului, contabilul trece la prelucrarea contabilă a acestuia - întocmirea înregistrărilor contabile pentru fiecare tranzacție comercială și întocmirea documentelor și a unui raport pentru înregistrarea în registrele contabile.
Organizarea corectă a contabilității de depozit este cheia funcționării cu succes a unei întreprinderi comerciale. Zilele în care mărfurile erau contabilizate manual pe carduri și în extrase de cont s-au scufundat de mult în uitare. Astăzi există sisteme automate de contabilitate a depozitelor, care vă permit să simplificați cât mai mult posibil multe procese și să organizați eficient munca depozitului.
La întreprinderile mici, un depozit este gestionat de un depozitar - un specialist universal care se ocupă atât de primirea și eliberarea mărfurilor, cât și de documentarea tuturor operațiunilor din depozit. Un angajat angajat pentru funcția de depozitar încheie de obicei un contract de răspundere, care este valabil dacă condițiile de muncă o permit (se organizează un loc pentru depozitarea mărfurilor, există interdicția de editare a documentelor în programul de contabilitate a depozitului și un flux de lucru pentru se constituie depozitul). În micro-afaceri, sarcinile managerului de depozit și ale depozitarului sunt de obicei îndeplinite de managerul însuși sau de un antreprenor individual.
Este indicat să împărțiți depozitele în secțiuni separate, în interiorul cărora mărfurile sunt așezate în grupuri, clase, stivuite pe rafturi, rafturi, în cutii sau alte containere. Această aranjare a mărfurilor oferă posibilitatea acceptării rapide, eliberării și verificării disponibilității acestora.
Fiecare fapt de primire și eliminare a mărfurilor este documentat prin documente primare care reflectă cantitatea și valoarea acestora.
Schema de contabilitate a depozitului
Pe baza documentelor de însoțire ale furnizorului se eliberează documente interne care consemnează primirea mărfurilor. Marfa se accepta conform avizului de trasura, fata de care se verifica denumirile, cantitatea, calitatea, greutatea si integralitatea. În cazul în care există neconcordanțe cantitative și calitative, în comparație cu datele din documentele de însoțire ale furnizorului, se întocmește act privind neconcordanța cantitativă și calitativă constatată la recepția articolelor de inventar.
Controlul inventarului este convenabil să păstrați în aceleași unități de măsură, de exemplu, pachete sau bucăți. Poți folosi două unități de măsură simultan și, respectiv, să cobori prețuri pentru mărfuri pe bucată și ambalaje sau, pentru a evita confuziile, poți înregistra în continuare atât veniturile, cât și consumul în aceleași unități.
Mărfurile din depozit sunt eliberate unei persoane juridice conform unei facturi în prezența unei procuri. În comerțul cu amănuntul, mărfurile sunt eliberate dintr-un depozit (poate fi și un etaj comercial) conform unei chitanțe de vânzare.
Ca urmare, în depozit ar trebui să rămână doar mărfurile care sunt înregistrate în inventar. Cu toate acestea, în timpul depozitării, mărfurile se pot deteriora, termenul lor de valabilitate expiră, căsătoria sau lipsa pot fi detectate și nimeni nu a anulat factorul uman: s-au uitat în locul greșit, au lansat numele greșit, nu l-au dat departe. deloc - ca urmare, există o discrepanță între contabilitate și reală. Ce sa fac? Inventar!
Inventarierea se efectuează conform programului stabilit de manager, precum și la schimbarea persoanelor responsabile financiar, sau în cazul în care există discrepanțe mari, regradări.
La inventariere participă membrii comisiei de inventariere și persoanele responsabile material. În timpul inventarierii se verifică disponibilitatea bunurilor, starea și evaluarea acestora. Inventarul poate fi complet sau selectiv, de exemplu, după un grup de mărfuri. Documentul principal principal bazat pe rezultatele inventarului este lista de inventar. Acesta reflectă disponibilitatea reală a articolelor de inventar. Pe baza acestui document, surplusurile sunt valorificate și lipsurile sunt anulate.
Lipsa pe baza rezultatelor inventarierii ar trebui să fie formalizată printr-un act de radiere a bunurilor materiale semnat de membrii comisiei. Pierderea în limitele uzurii naturale se impută la cheltuieli, peste normele de uzură naturală în lipsa unor anumiți făptuitori - la alte cheltuieli nefuncționale, iar dacă pierderea este recunoscută de persoanele vinovate, se restituie la cheltuielile angajaţilor organizaţiei.
Excedentul în baza rezultatelor inventarierii este supus valorificării la prețul pieței, contabilizat în alte venituri neexploatare și se întocmește prin actul relevant.
Un program de contabilitate modern utilizat într-un depozit permite nu numai să-și depaneze cu exactitate activitatea, ci și să organizeze competent Controlul inventaruluiși menține corect documentația necesară - oferă managerului informații operaționale privind circulația mărfurilor și soldurile acestora, excedentele, lipsurile și alți parametri, pe baza cărora este posibilă construirea de relații cu furnizorii și cumpărătorii, personalul și departamentele din cadrul organizație, luați decizii flexibile de management și conduceți-vă afacerea pe calea dezvoltării.
