Чаще всего налоговые проверки проводятся в организациях, где есть льготы, значительные затраты или убытки в течение нескольких налоговых периодов, а также, если компания предъявила к вычету значительную сумму НДС. Учитывая то, что камеральная проверка может проводиться в течение трех месяцев со дня предоставления налоговой декларации, должен быть постоянно готов к истребованию документов налоговыми органами.
Формы первичных учетных документов, которые используются в компании, должны быть утверждены в учетной политике. Организация может принимать к учету либо унифицированную первичную документацию, либо самостоятельно разработанную с соблюдением всех реквизитов, указанных ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Каковы наиболее распространенные претензии налоговых органов?
Среди них можно выделить следующие:
На что следует обратить внимание при получении первичных документов?
При получении товара обязательно необходимо убедиться в правильности оформления всех сопроводительных документов, наличии всех необходимых реквизитов в накладной и счете-фактуре. При приемке акта выполненных работ (оказанных услуг) нужно обратить внимание на то, чтобы в акте присутствовала необходимая информация, предусмотренная ст. 9 Закона № 129-ФЗ.
Поскольку основным поводом для налоговой проверки является проверка обоснованности выплат налоговых вычетов, а в соответствии с п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты, указанные в статье 171 НК РФ, производятся на основании: счетов-фактур, полученных при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих уплату сумм налога при ввозе товара на таможенную территорию РФ, документов, подтверждающих уплату сумм налога удержанного налоговыми агентами и других документов, пристальное внимание нужно обращать на правильность заполнения именно этих первичных документов.
Проверка налоговых вычетов - один из основных поводов для истребования документов.
Согласно законодательству организации могут пользоваться некоторыми видами налоговых вычетов. Самым значительным по сумме вычетов является возмещение налога на добавленную стоимость. Величина НДС, предъявляемого к возмещению, иногда может доходить или даже превышать сумму налога, подлежащего уплате, в этом случае налоговые органы могут удостовериться в правильности поданной декларации по НДС.
При проверке НДС чаще всего возникают проблемы с правильностью оформления счетов-фактур. НДС не подлежит возмещению, если от поставщика оформлена неправильно. Порядок оформления счетов-фактур определен Письмом Федеральной налоговой службы от 12.08.2009 № ШС-22-3/634@ «О порядке составления счетов-фактур налоговыми агентами». В счете-фактуре должно быть указано полное и сокращенное наименование продавца, его адрес, ИНН плательщика и покупателя, номер платежно-расчетного документа (в том случае, когда осуществлялся авансовый платеж), верно рассчитанный НДС и правильно поставленные подписи.
Следует иметь в виду, что с 01.01.2010 вступила в действие новая редакция п. 2 ст. 169 НК РФ. Согласно которой налоговики не могут отказать в принятии НДС к вычету, если в счете-фактуре допущены ошибки, но документ позволяет идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товара (работ, услуг), имущественных прав, ставку, сумму налога.
Проверка расходов организации заключается в следующем:
При некоторых системах налогообложения, расходы компании уменьшают базу налога на прибыль. Перечень и порядок оформления таких расходов строго регламентирован законодательством.
При проверке расходов организации налоговые инспекторы обязательно потребуют договоры, акты, а при отсутствии либо несоответствующем оформлении таковых, расходы будут считаться неподтвержденными.
При отсутствии на первичных документах расшифровки подписи - это так же будет рассматриваться поводом для снятия расходов.
Если компания списывает безнадежный долг, сроком более 5 лет и не представит первичные документы, подтверждающие долг, то так же вправе снять расходы. Независимо от того, что по истечении 5 лет организация вправе уничтожить первичные документы.
Какие документы может истребовать налоговая инспекция в соответствии с требованиями законодательства?
В НК РФ не установлен исчерпывающий перечень документов, которые могут быть истребованы налоговым органом для проведения проверки, касающейся деятельности проверяемого налогоплательщика. В связи с этим налоговые органы имеют право потребовать достаточно большой круг документов, среди которых можно выделить следующие: первичная документация, хозяйственные договоры, любые бухгалтерские регистры. Главное условие - документы должны относиться к расчету по уплате налогов за проверяемый период.
Порядок истребования документов определен в статье 93 НК РФ. Если организация не представит запрашиваемые документы или сделает это позже установленного срока, то на основании ст. 126 НК РФ на нее может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ.
Как подготовить документы для передачи в налоговый орган?
В налоговую инспекцию предоставляются копии документов, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены мастичной печатью организации, с указанием даты предоставления, подписанные директором и бухгалтером.
Как показывает практика, компаниям, особенно крупным, бывает довольно сложно подготовить, перепроверить и предъявить документы в указанные законодательством сроки, поэтому ведению первичной документации следует уделять особое внимание на протяжении всей деятельности и исправлять возникающие ошибки по мере их появления.
Кредитным организациям неизбежно приходится сталкиваться с различными ревизиями и проверками, в том числе и с аудиторскими. Одна из задач этих мероприятий - тщательная проверка и анализ первичных документов, которыми организация подтверждает свои финансово-хозяйственные операции. Что собой представляет проверка документов по аудиторским стандартам?
Цель аудита - выразить мнение о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соблюдении порядка ведения бухгалтерского учета в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (далее - Закон N 307-ФЗ)).
Под достоверностью понимается степень точности данных финансовой (бухгалтерской) отчетности, которая позволяет пользователю этой отчетности делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении организации и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения.
Обращаем внимание на то, что аудит не подменяет государственного контроля достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности, осуществляемого в соответствии с российским законодательством уполномоченными органами государственной власти.
Различают обязательный и инициативный аудит.
Обязательный аудит - это ежегодная аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта (организации или индивидуального предпринимателя). Под обязательный аудит попадают такие организации, как открытые акционерные общества, банки, биржи, фонды, государственные и муниципальные унитарные предприятия. С 1 января 2009 г. обязательный аудит вправе осуществлять не только аудиторские организации, но и аудиторы - индивидуальные предприниматели. Однако обязательный аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций, ценные бумаги которых допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг, иных кредитных и страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, а также консолидированной отчетности проводится только аудиторскими организациями.
Инициативный аудит организации или индивидуальные предприниматели проводят по собственному желанию, обычно это делается по инициативе руководства компании или ее собственников.
Независимо от вида аудита аудиторы используют одни и те же принципы и методы работы, закрепленные специальными аудиторскими стандартами.
Согласно ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, оно необходимо пользователям отчетности для принятия правильных экономических решений. Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, а также информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами.
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, которая подлежит обязательному аудиту, должна быть опубликована вместе с аудиторским заключением.
Статья 19 Закона N 402-ФЗ регламентирует, что экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял на себя обязанность вести бухгалтерский учет).
Тем не менее законодательно закрепленное требование об обязательном аудите нередко нарушается хозяйствующими субъектами. Видимо, не последнюю роль играет то, что штраф, который может быть наложен за данное нарушение, несоразмерен со стоимостью аудиторских услуг. Ответственность организации за данное нарушение составляет всего 200 руб. за каждый непредставленный документ, как следует из п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ. Должностные лица организации на основании ст. 15.6 КоАП РФ могут "пострадать" на сумму от 300 до 500 руб.
Первичные бухгалтерские документы - подтверждение хозяйственной операции
Вариант проведения сплошных ревизий, когда проверяются абсолютно все хозяйственные операции, совершенные организацией, встречается довольно редко, так как стоимость такого аудита составляет довольно ощутимую сумму даже для крупных фирм. Такие проверки являются целесообразными, только если:
- совокупность проверяемых элементов аудита состоит из небольшого числа элементов большой стоимости;
- внутрихозяйственные риски и риски средств внутреннего контроля являются высокими, а иные средства не позволяют получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства;
- повторяющийся характер расчетов или иных процессов, осуществляемых с помощью компьютерной системы бухгалтерского учета, делает сплошную проверку эффективной с точки зрения соотношения затрат и результатов.
При тестировании средств внутреннего контроля аудитор в соответствии с МСА 400 "Оценка рисков и внутренний контроль" и Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности" уделяет основное внимание организации и работоспособности этих средств, а также оценке их риска. Если при этом выявляются ошибки, аудитор должен проанализировать прямое влияние выявленных ошибок на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности, надежность системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, а также ее влияние на планируемые аудиторские процедуры, например, когда ошибки являются результатом действий руководства аудируемого лица, совершенных в обход средств внутреннего контроля.
Поэтому обычно проверяющие используют выборочные проверки, на основании которых делается обобщающий вывод. Причем элементы для детальной проверки аудиторы выбирают самостоятельно, исходя из опыта своей работы и компетентности.
Выбранные элементы аудита проверяются аудитором посредством определенного набора процедур, в перечень которых обязательно включаются такие вопросы, как проверка документального оформления операций, связанных с движением элементов аудита, попавших в выборку.
Бухгалтерским законодательством определено, что любая хозяйственная операция, совершенная организацией в ходе своей деятельности, должна подтверждаться первичными бухгалтерскими документами. В соответствии с Законом N 402-ФЗ по общему правилу организации могут продолжать использовать унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные и утвержденные Госкомстатом России.
Если используются такие формы первичной учетной документации, у проверяющих вопросов не возникнет. Но может случиться и так, что организация использует самостоятельно разработанные формы первичных документов или же применяет унифицированные формы первичной учетной документации с внесенными в них дополнительными реквизитами или иными изменениями.
Напоминаем, что требование о документировании всех хозяйственных операций, проводимых организациями, установлено Законом N 402-ФЗ. И если до недавнего времени хозяйствующие субъекты обязаны были использовать для документального подтверждения осуществляемых хозяйственных операций унифицированные формы первичных учетных документов, руководствуясь действующим в тот момент законодательством о бухгалтерском учете, то с момента вступления в силу Закона N 402-ФЗ ситуация изменилась.
Закон N 402-ФЗ не содержит положений, обязывающих экономические субъекты применять первичные документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Пунктом 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Вместе с тем требование об обязательных реквизитах, которые должны содержать самостоятельно разработанные организацией первичные документы, осталось.
Обязательные реквизиты
В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами бухгалтерской "первички" являются:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, ответственного (ответственных) за их оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, унифицированные формы первичной учетной документации применяются хозяйствующими субъектами по усмотрению, но практика показывает, что многие организации продолжают использовать унифицированные формы "первички", закрепляя положение об этом в приказах по учетной политике.
Не запрещает законодательство и модернизировать унифицированные формы документов. Запрет установлен лишь в отношении документов по учету кассовых операций, в иные формы первичной учетной документации организация при необходимости может вносить любые дополнительные реквизиты, а также изменять форматы бланков. Это определено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Аналогичная возможность предусмотрена и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Если организация в своей деятельности использует указанные формы, то аудиторы должны убедиться в том, что их использование закреплено в учетной политике компании.
В соответствии с п. 1.3 Положения Банка России от 16.07.2012 N 385-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 385-П) обязательному утверждению подлежат формы первичных учетных документов, применяемые для оформления операций, за исключением форм, предусмотренных нормативными актами Банка России, а также формы регистров бухгалтерского учета (по представлению главного бухгалтера кредитной организации), к которым не относятся типовые формы аналитического и синтетического учета, установленные Положением N 385-П.
После проверки использования надлежащих форм первичных документов аудиторы проверят качество их заполнения.
Требования к оформлению первичных документов установлены в Положении Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 "О документах и документообороте в бухгалтерском учете" и применяются в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ.
Кроме того, общие правила оформления официальных документов определяются ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
Для банков особенности организации документооборота и хранения документов определены в Положении Банка России от 16.07.2012 N 385-П.
Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению (удержанию) и перечислению налогов, оформляются также с учетом требований Минфина России и ФНС России.
В ходе проверки аудиторы должны убедиться, что первичные документы заполнены правильно.
Какие средства используются при заполнении документов
Для заполнения документов могут использоваться чернила, химические карандаши, паста шариковых ручек и иные средства, обеспечивающие сохранность записей в течение времени, установленного для архивного хранения документации. В случаях, предусмотренных законодательством РФ, хранение первичных учетных документов осуществляется в электронном виде.
Правила заполнения документа
Например, реквизит "Дата составления документа" оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например, 01.01.2014). Кстати, именно на основании этого реквизита аудиторы сверяют дату отражения хозяйственной операции, подтвержденной документом, в соответствующем бухгалтерском регистре.
При заполнении реквизита "Наименование организации, от имени которой составлен документ" должна указываться информация, позволяющая определить, что автором документа является конкретная организация. Наименование фирмы должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах, и указываться в именительном падеже. При проверке данного реквизита аудиторы должны убедиться, что первичные документы заполнены организациями, принимающими участие в сделке.
В реквизите "Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления" обязательно проверят, указана ли должность сотрудника, ответственного за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, так как этот реквизит предназначен для контроля за правомерностью совершения операций.
С особой тщательностью проверяется реквизит "Личные подписи указанных лиц". Аудиторы непременно попросят предоставить перечень лиц организации, которые вправе подписывать первичные документы. Этот перечень утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Если документы, представленные для проверки, будут содержать подписи лиц, не имеющих соответствующих полномочий, то претензий со стороны аудиторов избежать не удастся.
Аналогичные требования выдвигают и налоговые органы при проверках организаций, что потом нередко становится предметом судебных разбирательств. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 27.05.2008 N КА-А40/3794-08 по делу N А40-17943/07-75-112, в котором суд рассматривал дело в отношении документов, подписанных от имени общества неустановленными лицами. Так как налоговый орган представил суду доказательства недобросовестности налогоплательщика, суд вынес решение о том, что взыскание с общества суммы налоговых санкций является правомерным.
Кроме того, ревизоры обязательно проверят, имеется ли в документе расшифровка подписи, причем это касается не только унифицированных форм документов, но и самостоятельно разработанных форм. И хотя в составе обязательных реквизитов самостоятельно разработанных форм первичных учетных документов ничего не говорится о расшифровке подписей, обычно аудиторы рекомендуют делать их расшифровку, так как это позволяет снять часть спорных вопросов при налоговых проверках. При этом проверяется и как произведена расшифровка подписи. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 расшифровывать подпись следует таким образом: вначале проставляются инициалы и только потом указывается фамилия лица, подписавшего документ, например: А.И. Иванов.
Помимо проверки качества заполнения реквизитов первичных документов аудиторы проверят и правильность отражения количественных и стоимостных показателей документа, а также арифметических результатов и итоговых значений. Кроме того, контролеры проверят и контировку документа, то есть проставленную на документе корреспонденцию счетов.
Выводы
Кредитные организации в обязательном порядке проходят аудиторские проверки, включающие в себя и проверку, и анализ первичных документов. Качество оформления этих документов в том числе формирует мнение аудиторов о достоверности учета, качестве менеджмента и состоянии системы внутреннего контроля.
Автор надеется, что рекомендации, приведенные в статье, помогут снизить риски, связанные с первичными учетными документами.
Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая.
Порядок проведения таксировки, контировки первичных бухгалтерских документов
Формирование регистров бухгалтерского учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов.
1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны
подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.
На первом этапе проводится проверка документа по существу . Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.
Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.
На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.
На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.
На третьем , заключительном этапе, проводится:
-группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
-арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
-таксировка , заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
-контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.
Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.
Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.
Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.
2. Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные. Иногда
бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.
Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.
Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.
В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.
Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка – до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.
Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.
Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет .
1) способ дополнительной записи (проводки).
2) метод «красного сторно» и др.
Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.
Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.
Таблица 1
Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете
| Период, в котором совершена ошибка | Момент обнаружения ошибки | Порядок исправления ошибки |
| Текущий отчетный год | До окончания отчетного года | Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка |
| Предыдущий отчетный год | После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности | Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность |
| Предыдущий отчетный год | После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена | Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки) |
Статья затронет основные моменты, касающиеся обработки бухгалтерских документов. Какие документы являются первичными, каким образом необходимо их обрабатывать и что для этого необходимо – далее.
Когда в бухгалтерию поступают документы, их необходимо обработать. Сделать это нужно до того, как они будут вписаны в счет. Каким образом это сделать, чтобы не допустить ошибок, кто этим занимается?
Согласно законодательству, любая хозяйственная операция должна сопровождаться документами. Бухгалтерский учет должен вестись в организации с момента ее регистрации.
На основании учета оформляется отчетность для налоговой инспекции и прочих служб. Операции хозяйственного характера должны отражаться в регистре бухгалтерского учета.
Первичная документация может оформляться на бумажном или машинном носителе. Во втором случае руководство предприятия должно изготовить копии в бумажном варианте для других участников операции.
Во время работы с первичной документацией (ПД) могут допускаться ошибки. Например:
При получении бухгалтерских данных происходит:
В первичном документе отображается:
Требования:
Дата в первичных документах ставится та, которая являлась днем осуществления операции. Бывает разовая и накопительная.
Разовая первичная документация (расчеты, платежи) используется единожды для подтверждения проведения операции, после чего отправляются в бухгалтерию.
Накопительная (карты, наряды) используется в течение месяца или квартала, если операции повторяются. После того, как документ принят, информация с него переносится в регистр.
Если документы по каким-либо причинам пропали, необходимо:
Если документы восстановить не удалось, налоговую инспекцию уведомлять об этом не обязательно. В любом случае, штрафа избежать не удастся.
Плательщику налогов предлагается несколько вариантов:
Для правильного ведения списка документации существует . Им определяются сроки движения, порядок передачи документов.
Снимать копии с документов имеет право бухгалтер, но только в присутствии представителей органов налоговой службы . Для этого необходимо указать им основание.
Изымать первичные документы разрешено только органам налоговой службы. Производиться оно должно в присутствии руководящих органов учреждения.
| Первичный учет | Начальная стадия восприятия регистрации операций, которые характеризуют происходящие в компании действия |
| Первичный документ | Документ, в котором содержится информация о проведении на предприятии хозяйственной операции. Данный документ подтверждает ее осуществление |
| Хозяйственная операция | Событие, на основании которого произошли изменения в структуре активов, капитале организации |
| Обработка первичных бухгалтерских документов | Это проверка документации на наличие правильности оформления, заполнения реквизитов и других сведений |
| Учетный регистр | Специальные листы бумаги, необходимые для регистрации и обработки данных, их учета. Информация в регистре является коммерческой тайной |
| Внешние документы | Те, которые поступают из других учреждений, например, из банка, налоговой службы. Это платежи, счета |
| Внутренние | Оформляются на предприятии |
Первичные документы подразделяются на несколько типов – организационно-распорядительные, оправдательные и документы бухгалтерского оформления.
В подобной документации отображается факт проведения операций. Информация, которую они содержат, вносится в Регистр. Некоторые документы могут являться и разрешительными, и оправдательными.
Документы, которые приходят к бухгалтеру, проверяются на:
В первичных документах обязательно указывается:
Согласно «О бухгалтерском учете» первичные документы подлежат хранению сроком не менее 5 лет.
На основании , в случае отказа от ведения бухгалтерского учета грозит уголовная или административная ответственность.
Российской Федерации гласит, что за нарушение учета доходов и расходов налагается штраф размером 5 тысяч рублей.
Не допускает исправление ошибок в первичной документации бухгалтерии.
Сбор и обработка – обязательный этап перед использованием документации. Документы, поступающие в бухгалтерию, должны тщательно проверяться.
Если они составлены неправильно или не в полной мере, то возвращаются обратно для пересмотра, исправления ошибок.
В случае обнаружения ошибки в реквизитах или подделки документа, они не отсылаются, а остаются в бухгалтерии, чтобы привлечь виновного к ответственности.
В результате проверки могут обнаруживаться ошибки. Их можно разделить на следующие типы:
Ошибки в первичной документации не допустимы. Если они все же возникли, то исправлять необходимо следующим образом:
Все документы, поступающие в организацию, сразу же направляются в отдел делопроизводства. Обработкой может заниматься сотрудник данного отдела или секретарь учреждения.
Ответственность за содержание информации, которая передается, возлагается на того человека, который подготовил документ к передаче, а также на руководящее лицо организации.
Правом подписи первичных документов обладает руководитель организации и главный бухгалтер. Разрешается подписывать иными лицами, но их должен утвердить руководитель предприятия.
Приемом и первичной обработкой поступающих документов занимается секретарь-референт или работник делопроизводственной службы.
Документы, которые поступают, проходят несколько этапов:
Сначала необходимо проверить относится ли документ к бухгалтерским. К таковым не относятся – черновые варианты, записки, вырезки из газет.
В документе должны присутствовать реквизиты определенной организации или сотрудника. Если он не относится к предприятию, то необходимо отправить его обратно.
Обязательны к проверке реквизиты, в них не должно быть ошибок. Также необходимо проверить период документа – за квартал, год, или месяц. Это необходимо для того, чтобы определить, брать ли документ на учет.
При получении документации необходимо проверить, правильно ли доставлена корреспонденция. Если адрес указан не тот, то необходимо документы переправить в нужное место.
Конверт вскрывается и оценивается состояние документов, например, нет ли повреждений в тексте, в наличии ли приложения. Если на конверте стоит отметка «лично», то открывать его нельзя.
После этого конверт подлежит уничтожению. Но если на штемпеле стоит дата отправки или получения, то конверт подкладывается к документу.
В случае обнаружения повреждений необходимо оформить акт, один экземпляр которого направляется получателю.
Если письмо заказное, необходима . Если имеется надпись «срочно», то нужно ставить дату получения и время.
Предварительное рассмотрение необходимо для распределения документации на те, которые должны рассмотреть руководящие органы организации. Цель – упрощение работы, ускорение движения документации.
После проверки документы подлежат обработке. Состоит она из следующих этапов – таксировка, группировка, контировка, гашение. Таксировка проводится с целью оценки операции, которые фиксируются в документах.
При этом указывается цена и сумма. Это перевод натуральных показателей в обобщающие. Например, в документах указываются часы, дни работы. Их количество умножается на стоимость единицы времени.
Группировка – подбор документации по определенным признакам. Например, кассовые, расчетные. С помощью этого этапа ведение учета происходит быстрей и легче.
Контировка – указание номера счетов учета бухгалтерии, то есть обозначение дебета и кредита. Гашение – постановка отметки «оплачено» или штампа.
Используется для предупреждения повторного использования документа, поступающего в организацию. Документы бывают входящие и исходящие.
Обработка входящих включает:
Исходящие документы отправляются в различные учреждения. Направляться могут докладные, отчеты, письма и другое.
Обработка исходящей документации включает в себя:
После полной обработки документация подшивается и сдается в архив на хранение.
Таким образом, первичная документация бухгалтерии обязательна к проверке и обработке. Это касается приказов, распоряжений, различных уведомлений, актов.
После обработки документы необходимо подшить и отправить в архив. Согласно законодательству, первичная документации хранится не менее 5 лет.
Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.
Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.
Классификация
Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.
В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.
Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.
Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:
Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.
Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.
В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:
При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.
При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.
Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:
У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:
Образец первичного бухгалтерского документа
Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:
Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.
Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:
Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.
Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.
