Управление ресурсами - это процесс, в рамках которого компании эффективно управляют разнообразными ресурсами, имеющимися в их распоряжении. Эти ресурсы могут быть нематериальными (люди, время) и материальными (оборудование, материалы, финансы).
Данный процесс включает планирование, необходимое чтобы для решения конкретных задач применялись правильные ресурсы. Управление ресурсами включает составление графиков и планирование бюджета для людей, проектов, оборудования и поставок.
Хотя сам термин часто используют в отношении управления проектами, он относится ко многим другим областям менеджмента организаций. В частности, небольшая компания может обратить внимание на управление ресурсами во многих областях, включая следующие.
Управление ресурсами применительно к сфере управления проектами часто подразумевает выравнивание и сглаживание ресурсов.
Выравнивание ресурсов производится с целью избежать дефицита ресурсов в одной области и их избытка в другой путем подержания их на нужном уровне. Для этого может использоваться специальное программное обеспечение.
Также термин относится ко времени, которое необходимо для исполнения проекта. При выравнивании дата начала и окончания проекта подгоняется таким образом, чтобы обе даты совпадали с наличием соответствующих ресурсов. Выравнивание может увеличить срок реализации проекта.
Сглаживание ресурсов - это метод планирования, позволяющий достичь реализации проекта к определенному сроку без заметных подъемов и спадов в плане интенсивности использования ресурсов. Цель - равномерное использование ресурсов в динамике по времени.
На самом простом уровне для маленького предприятия управление ресурсами означает принятие мер для наиболее эффективного и разумного использования материалов и человеческих ресурсов компанией.
Управлять проектами сложно. Управлять командой — вдвойне.
В прошлом году я была единственным человеком, ответственным за продвижение GanttPRO. Над разработкой продукта и новых особенностей, таких как календарь рабочих дней и диаграмма Ганта в Excel , тоже работал только один человек. Но GanttPRO вырос с 3 до 10 человек в команде и с 150 до 150.000 пользователей, и все изменилось.
Теперь в команде — 4 маркетолога и 3 разработчика. Процессы, которые работали еще год назад, затормозили, задачи начали затягиваться, а производительность падать. Причиной этого хаоса было отстающее от реальности управление ресурсами проекта .
Мы знали, что у нас есть большой перечень особенностей и улучшений для приложения, и тактические и стратегические маркетинговые цели. Но вместо того, чтобы распределить задачи между всеми участниками команды, по инерции нам было проще выполнять задачи самостоятельно, изредка делегируя таски новым коллегам.
Мы же для этого и нанимали больше людей, а?
Результат — общая продуктивность и мотивация команды упала, а ежемесячные расходы взметнулись в стратосферу.
Мы все время общаемся с нашими пользователями — спасибо, что пишете нам — и получаем в среднем 60 сообщений в день. Ежедневно мы собираем все запросы за день и обсуждаем, что мы можем добавить и в какие сроки. Поэтому мы видим, большинство людей, управляющих проектами, сталкиваются с одними и теми же трудностями на одних и тех же этапах работы.
Одна из точек преткновения — управление ресурсами (resource management) .
Снижение затрат. Вы отслеживаете, насколько эффективно вы используете набор ресурсов. Вы видите, как перераспределение ресурсов снизит стоимость проекта.
Увеличение прибыли . Самые ценные ресурсы проекта должны приносить максимальный результат. Другие задачи менеджер распределяет в зависимости от возможностей и навыков сотрудников. Управление ресурсами проекта помогает сбалансировать рабочие процессы и избежать пожирающих прибыль нецелесообразных расходов.
Высокая мотивация и вовлеченность сотрудников. Сотрудники не только знают о текущих задачах, но и принимают участие в планировании. Прозрачное планирование в управлении ресурсами показывает значимость работы каждого в общем скоупе.
Избежание конфликтов. Ресурс уже занят другой задачей? Или ресурс не принимает участия в других проектах? Проект запланирован в соответствии с возможностями каждого участника? Когда вы, планируя проекты, фокусируетесь на ресурсах, вы можете предвидеть возможные конфликты планирования и решить их на ранней стадии.
Улучшение продукта на выходе. Управляя ресурсами, вы добавляете несколько новых измерений в планирование: время, навыки сотрудников, доступность ресурсов и их локация. При планировании, берите в расчет эти факторы. Они повышают вероятность того, что задачи будут выполнены в срок с минимальными отклонениями по стоимости и команда забудет про задачи, которые нужно-выполнить-прямо-сейчас-вот .
149 команд написали нам о необходимости управления ресурсами в GanttPRO. Давайте округлим эту цифру нашей командой, так как эта функциональная особенность стала решающей для нашего проекта в том числе. Мы разработали и выпустили обновление с ресурсами специально для этих 150 команд и всех пользователей, которые ищут умное решение для управления ресурсами на проекте .
Теперь вы можете планировать вместе с GanttPRO, учитывая ресурсы проекта и возможности команды.
Первый шаг, который вам нужно сделать, — создать рабочее пространство для вашей команды в GanttPRO. Если у вас еще нет активного проекта или вы хотите создать новый, вы можете добавить его, кликнув на кнопку «Новый проект» в верхней левой части рабочей зоны.
Здесь же вы можете задать, хотите вы планировать проект в часах, днях, неделях или месяцах. Для управления ежедневными задачами и распределения ресурсов лучше всего подойдет планирование в часах. Вы можете протестировать и другие режимы и выбрать идеальный для вашей команды.
На нашем Youtube канале вы найдете быстрые обучающие видео, как создать диаграмму Ганта с GanttPRO и управлять проектом в приложении.
Важно. У вашей команды есть рабочий график? Никто не работает 24 часа в сутки. GanttPRO рассчитает стоимость и будет отслеживать ресурсы проекта, но, чтобы цифры были корректными, задайте рабочий график в Настройках. Здесь вы можете выставить рабочие дни и часы и создать собственное расписание с учетом выходных и праздников.
В нижней левой части рабочего пространства, вы увидите кнопку «Ресурсы». В окне ресурсов вы можете добавлять как человеческие ресурсы, так и финансовые, технические или элементы производства.
В этом же окне, если ваша команда работает над несколькими проектами одновременно, вы можете выбирать, в каких и кто участвует. Окно ресурсов — общее для всех проектов в вашем аккаунте. Отслеживайте, на каких проектах ресурс уже занят.
Мы быстро движемся от подготовительных шагов до самой важной части. В окне добавления ресурсов, вы можете задать стоимость каждого участника либо использования ресурса. Стоимость может быть одинаковой для всех проектов или задаваться для каждого проекта в отдельности.
На этом шаге, убедитесь, что Трудозатраты (Estimate) включены в настройках. Эта функция позволяет GanttPRO просчитывать стоимость проекта и каждой отдельной задачи автоматически.
Подсказка. Если вы не хотите, чтобы сотрудники видели стоимости задач и проекта, когда делитесь проектом, оставьте соответствующее право выключенным. По умолчанию, только вы и администраторы с полными правами видят все стоимости.
Как только стоимость выставлена, вы можете назначать задачи на участников команды и распределить ресурсы проекта. Кликните на поле «Пусто» в колонке «Назначена на», чтобы задать исполнителя задачи или добавить ресурс.
В списке задач в левой части рабочего пространства, вы увидите, сколько будет стоить выполнение задачи, если вы используете конкретный ресурс.
Попробуйте различные комбинации задача-ресурс, учитывая стоимость ресурса, навыки и доступность. Вы увидите, как изменяется стоимость выполнения задач и проекта в целом. Возможно, перераспределение ресурсов значительно снизит затраты и увеличит скорость работы.
Мы перенесли стоимость ресурсов и проектов из хаотичных таблиц Google в GanttPRO, как только стала доступна бета-версия обновления — в октябре. Мы распределили задачи между сотрудниками в зависимости от навыков и стоимости каждого. Мы реструктурировали задачи, пожирающие наш бюджет, разбив их на более мелкие и перераспределив между всеми участниками команды.
В течение этого периода, мы выпустили 1 большое и 4 мелких обновления с улучшениями производительности и некоторыми новыми особенностями — подсказками, обучающим центром и уведомлениями.
В маркетинге, мы смогли сфокусироваться на инструментах, показывающих наилучший результат, и выпустили серию обучающих статей на темы управления проектами и техниками:
Система управления ресурсами способна перевернуть ваш взгляд на эффективность работы и проекта в целом. Она позволяет вам назначать задачи, не полагаясь на интуицию. Принимайте решения о том, кто будет работать с задачей, опираясь на стоимость, навыки и доступность ресурса.
Мы очень надеемся, что не только наша команда улучшила показатели с запуском инструментов управления ресурсами в GanttPRO. Делитесь вашими результатами в комментариях!
Многие руководители привыкли принимать те или иные , опираясь на собственную интуицию. Зачастую это приводит к непредсказуемым результатам.
Качественное управление финансовыми и прочими ресурсами предприятия гарантирует востребованность услуг/продуктов компании и обеспечит ему стабильное положение на .
Объектами управления информационными ресурсами предприятия выступают:
Практическая реализация управления информационными ресурсами на предприятии осуществляется через внедрение IT-сервисов, позволяющих «компьютеризировать» процессы управления безопасностью производства, клиентами, финансовыми и материальными потоками, непрерывностью предоставления услуг и производства товаров.
Во второй половине прошлого века за рубежом появились научные разработки, обосновывающие возможность и целесообразность автоматизации отдельных операций, связанных с управлением ресурсами предприятия.
Вслед за этим стали разрабатываться автоматизированные системы управления ресурсами предприятия по технологии ERP (от английского Enterprise Resource Planning, буквально – планирование ресурсов предприятия).
Программные продукты, реализующие стратегию ERP, стали именоваться .
ERP-система являет собой информационную среду, которая позволяет идентифицировать все имеющиеся ресурсы предприятия, а также эффективно их распределять.
Аналитические данные ERP-систем используются при планировании и прогнозировании объемов продаж, изготовления товаров, закупок сырья, ведении учета выполненных заказов, в производственной и многих других сферах.
ERP – это эффективный и высокотехнологичный метод комплексного планирования и использования имеющихся ресурсов, которые требуются для выполнения операций, описанных выше.
Видео о внедрении ERP-систем в СССР:
В большинстве случаев ERP-система создается по модульной схеме, благодаря чему заказчик может выбирать и пользоваться только теми модулями, которые действительно понадобятся ему.
Модули разнятся между собой содержанием и функционалом.
Существует минимальный перечень функций ERP-систем, востребованный субъектами хозяйствования любого типа:
Система управления ресурсами предприятия дает возможность грамотно оценивать работу предприятия и на основе полученных оценок корректировать стратегию развития и текущую деятельность предприятия.
С помощью инструментов анализа можно определить наличие ошибок при составлении планов для дальнейшего их устранения.
Для отечественного предпринимателя внедрение автоматизированной системы управления ресурсами может оказаться не по карману, и это может иметь для него фатальные последствия.
Предприятия, которые будут пренебрегать современными средствами эффективного управления ресурсами предприятия, рискуют в ближайшем будущем «сойти с дистанции», уступив позиции более «продвинутым» компаниям.
Сами по себе программные комплексы не решат проблем управления внутри предприятия. Переложить на них ответственность за безграмотные управленческие решения также не удастся.
Назначение автоматизированных систем управления ресурсами в другом: предельно сократить энерго- и трудозатраты предприятия на рутинные операции, которые машина способна выполнить на порядок эффективнее человека.
