Dokumen akuntansi permanen. Periode penyimpanan untuk dokumen utama, termasuk dalam bentuk elektronik

Jumlah kertas terbesar terakumulasi di departemen akuntansi. Dan terkadang arsip menjadi sangat banyak sehingga tidak ada tempat untuk meletakkan dokumen baru. Penting untuk memutuskan berapa lama arsip dokumen harus disimpan. Lagi pula, jika dokumen dihancurkan sebelumnya, tidak akan ada alasan untuk membenarkan biayanya. Selama audit, otoritas pajak akan menghapus biaya dan pengurangan PPN, menambahkan pajak tambahan, denda dan penalti. Oleh karena itu, umur simpan harus dihitung dengan sempurna.

Bagaimana dan berapa banyak untuk menyimpan dokumen

Ada tiga dokumen normatif yang mengatur jangka waktu penyimpanan surat berharga:

• Kode Pajak Federasi Rusia;
• UU Akuntansi 6 Desember 2011 No. 402-FZ;
• daftar yang disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tertanggal 25 Agustus 2010 No. 558.

Itu cukup besar, tetapi hanya tiga bagian yang dibutuhkan untuk pekerjaan: 4 "Akuntansi dan Pelaporan", 7 "Hubungan Tenaga Kerja" dan 8 "Kepegawaian".

Jika Anda melihat kode, hukum dan ketertiban Kementerian Kebudayaan, Anda akan melihat bahwa masing-masing dari mereka menyetujui periode penyimpanan yang berbeda untuk kertas yang sama. Undang-undang Akuntansi mengatakan bahwa perusahaan harus menyimpan dokumen utama, daftar dan laporan untuk jangka waktu yang ditentukan dalam perintah Kementerian Kebudayaan, tetapi tidak kurang dari lima tahun (bagian 1 pasal 29 UU 6 Desember 2011 No. .402- FZ). Dalam hal ini, tidak perlu mengambil tanggal pembuatan dokumen sebagai titik awal, tetapi 1 Januari tahun berikutnya. Hal ini tertulis dalam pasal 1.4 bagian I daftar dari Peraturan Menteri Kebudayaan. Anda perlu menyimpan catatan akuntansi setidaknya selama lima tahun.

Berapa banyak untuk menyimpan dokumen?

Keamanan dokumen akuntansi pajak harus dipastikan secara ketat dalam waktu empat tahun. Ini dinyatakan dalam sub-ayat 8 paragraf 1 Pasal 23 Kode Pajak Federasi Rusia. Dalam hal ini, empat tahun harus dihitung dari hari berikutnya setelah akhir masa pajak (tahun atau kuartal) di mana perusahaan menggunakan dokumen ini.

Misalnya, Anda memiliki satu set dari pemasok - faktur dan waybill. Tanggal penerbitan dokumen - 10 Agustus 2015. Waybill harus disimpan selama lima tahun. Bagaimanapun, itu adalah dokumen utama. Anda menggunakannya tidak hanya dalam pajak, tetapi juga dalam akuntansi. Hitung mundur dimulai dari 1 Januari 2016. Oleh karena itu, Anda perlu menyimpan dokumen tersebut hingga 1 Januari 2021.

Faktur memiliki umur simpan empat tahun. Lagi pula, itu bukan dokumen utama (surat tertanggal 12 Juli 2005 No. 03-04-11 / 154). Oleh karena itu, jangka waktu minimal lima tahun dari UU Akuntansi tidak berlaku untuk itu. Tugas faktur secara eksklusif terkait pajak - untuk mengonfirmasi hak untuk memotong PPN. Selain itu, umur simpan adalah empat tahun dalam daftar Kementerian Kebudayaan (butir 368 dari daftar).

Mulai menghitung empat tahun pada faktur dari hari berikutnya setelah akhir kuartal di mana PPN dipotong pada dokumen. Katakanlah Anda memotong invoice pada kuartal III, maka titik awalnya adalah 1 Oktober 2015. Ternyata perusahaan baru bisa memusnahkan dokumen tersebut setelah 1 Oktober 2019.

Jadi, kami menemukan bahwa penyimpanan arsip dokumen utama harus disediakan setidaknya selama lima tahun. Inilah tepatnya persyaratan yang ditetapkan dalam Undang-Undang Akuntansi.

Pada saat yang sama, periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi pajak adalah empat tahun. Namun, dalam beberapa kasus, inspektur akan memiliki hak untuk meminta dokumen lebih dari empat tahun (lihat tabel di bawah. - Catatan Ed.). Saya akan membahas ini secara lebih rinci.

Ketika inspektur bebas meminta dokumen lebih dari empat tahun

Perusahaan yang menunda kerugian di masa depan akan memiliki periode penyimpanan dokumen yang tidak standar. Biarkan saya mengingatkan Anda bahwa organisasi yang membayar dapat mengurangi dasar periode berjalan dengan kerugian lama. Kerugian dapat dibawa ke depan selama 10 tahun sejak perusahaan menerimanya. Namun, jika sebuah organisasi menggunakan peluang ini, maka ia harus memiliki dokumen yang mengkonfirmasi kerugian lama: laporan, register, dan stok utama.

Dokumen kerugian harus disimpan untuk seluruh periode transfer dan ditambah empat tahun lagi (sub-paragraf 8, paragraf 1, pasal 23, paragraf 4, pasal 283 Kode Pajak Federasi Rusia). Untuk perusahaan yang sudah diperiksa oleh inspektur, tidak ada pengecualian. Dia juga harus memenuhi tenggat waktu tersebut (surat dari Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 25 Mei 2012 No. 03-03-06 / 1/278).

Lebih lama dari periode standar, Anda perlu menyimpan dokumen pada piutang yang sudah dihapuskan. Yakni, dalam waktu empat tahun setelah utang diperhitungkan dalam pengeluaran.

Omong-omong, hal yang sama berlaku untuk hutang piutang yang buruk. Dokumen di atasnya (faktur, tagihan, pernyataan rekonsiliasi, dan surat-surat lain yang mengkonfirmasi hutang) hanya dapat dimusnahkan empat tahun setelah perusahaan memperhitungkan hutang dalam pendapatan.

Penting juga bagi perusahaan – pemilik aset tetap untuk menjaga keamanan dokumen. Surat-surat untuk pembelian dan commissioning aset tetap disimpan selama empat tahun sejak tanggal penyusutan penuh (surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 26 April 2011 No. 03-03-06 / 1/270). Hal yang sama berlaku untuk dokumen tentang rekonstruksi dan modernisasi OS. Memang, sebagai hasil dari langkah-langkah ini, biaya awal objek meningkat dan, karenanya, depresiasi.

Katakanlah Anda menjual aset tetap. Kemudian surat berharga pada benda tersebut harus disimpan selama empat tahun setelah penjualan atau penghapusan kerugian atas transaksi tersebut. Mereka diminta untuk mengkonfirmasi nilai sisa aset yang telah Anda perhitungkan dalam pengeluaran.

Mungkin situasi yang akrab - pemasok membawa dokumen terlambat, dan karena itu, Anda tidak mempelajari pengeluaran di kuartal yang Anda perlukan. Tidak masalah. Surat berharga tersebut dapat diposting pada periode berjalan. Bagaimanapun, kesalahan dalam perhitungan pajak dapat diperbaiki dalam laporan saat ini jika, karena ini, pajak dibayar lebih (klausul 1 pasal 54 Kode Pajak Federasi Rusia).

Tetapi untuk ini Anda harus memiliki surat-surat yang mengkonfirmasi pengeluaran pada periode di mana Anda awalnya perlu memperhitungkan dokumen-dokumen tersebut. Penting untuk memastikan keamanan mereka selama empat tahun lagi setelah Anda memperbaiki kesalahan dalam laporan saat ini (lihat contoh pada tabel di atas. - Catatan Ed.).

Apa yang harus dilakukan dengan surat berharga yang telah kedaluwarsa?

Anda berhak memusnahkan dokumen yang masa penyimpanannya sudah habis. Misalnya, mereka dapat diparut dengan mesin penghancur kertas atau dihancurkan dengan tangan.

Tapi fakta ini harus dicatat sesuai aturan. Saya akan segera mengatakan bahwa perintah dan tindakan, yang akan dibahas lebih lanjut, tidak memiliki bentuk yang seragam, bentuknya sewenang-wenang.

Pertama, dia mengeluarkan perintah pembentukan komisi ahli, dan dia melakukan inventarisasi kertas-kertas lama.

Berdasarkan hasil inventarisasi, anggota komisi membuat undang-undang tentang pemilihan dokumen untuk dimusnahkan. Sama sekali tidak perlu untuk menunjukkan perincian setiap dokumen dalam akta tersebut. Dan terkadang itu tidak mungkin karena volume yang sangat besar. Tuliskan kertas homogen dengan nama umum. Misalnya, seperti ini: "Faktur yang diterima untuk periode 1 Januari hingga 31 Desember 2010 - 10 kotak."

Dan hanya setelah sekuritas dipilih, mereka dapat dilikuidasi. Jika perusahaan melakukannya sendiri, maka mengeluarkan tindakan pemusnahan dokumen.

Pengajar:
Marina RIZVANOVA,
Audit Umum dan Grup Konsultasi "Uni Ural"

Halo! Hari ini kita akan berbicara tentang aturan untuk menyimpan dokumen akuntansi.

Hari ini Anda akan belajar:

1. Dokumen apa yang perlu disimpan;
2. Apa persyaratan untuk "penyimpanan";
3. Periode penyimpanan apa yang ditetapkan untuk setiap jenis dokumen.

Catatan akuntansi dapat dibandingkan dengan fosil purba yang telah mengawetkan jejak kaki hewan yang telah punah. Pengiriman, pembelian, transaksi penjualan, perhitungan perusahaan telah lama terjadi, dan tidak ada yang mengingatnya, dan dokumen akuntansi terus dengan hati-hati menyimpan setiap langkah kehidupan perusahaan.

Tanpa menunggu beberapa "arkeolog" dari inspektorat inspeksi untuk "menggali" pelanggaran, mari kita menganalisis aturan untuk menyimpan dokumentasi perusahaan, yang diatur secara ketat oleh hukum.

Kerangka hukum

Penting untuk mematuhi undang-undang tentang periode penyimpanan catatan terutama karena Anda dapat membenarkan biaya Anda jika terjadi audit. Dengan penghancuran awal kertas atau kehilangannya, Anda tidak akan dapat membuktikan bahkan fakta keberadaan mereka. Dan inspektur akan memiliki hak untuk tidak memperhitungkan pengeluaran Anda, dan mereka juga akan membebankan denda dan pajak.

Itulah mengapa Anda harus sempurna dalam mengarsipkan dokumen - Anda menyelamatkan diri sendiri dan organisasi dari kekhawatiran dan cobaan yang tidak perlu.

Periode penyimpanan untuk kertas akuntansi ditetapkan oleh tiga dokumen dasar:

• Undang-Undang Federal No. 402 "Tentang Akuntansi", amandemen terakhir dibuat pada 28 November 2018 dengan Undang-Undang No. 444-FZ;
• Daftar yang disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia;
• Kode pajak.

Mengapa ada beberapa dokumen hukum, bukan satu? Akuntansi bersifat multitasking, mencakup pelaporan, hubungan kerja, keputusan SDM, dan banyak lagi.

Kertas peraturan dapat merujuk ke dokumen yang sama dan menetapkan urutan penyimpanan yang berbeda. Dengan demikian, semacam "tumpang tindih" terjadi. Jika dua periode penyimpanan tidak bertepatan, seseorang harus dipandu oleh yang lebih lama.

Hitung mundur penyimpanan dokumen tidak dimulai dari tanggalnya, tetapi dari awal tahun berikutnya.

Contoh... Anda telah menerima invoice dari vendor tertanggal 1 Februari 2019. Anda tahu bahwa perusahaan Anda menyimpan jenis dokumentasi ini selama lima tahun. Berdasarkan hal ini, Anda berhak memusnahkan kertas setelah 1 Februari 2024, karena pada tanggal inilah dokumen Anda akan disimpan secara resmi selama lima tahun.

Paling sering, dalam dokumen resmi, kata-katanya berbunyi: "simpan setidaknya selama beberapa tahun." Artinya, istilah yang tepat dipilih oleh perusahaan itu sendiri, sesuai dengan kemampuannya (jika ada yang menangani arsip, tempat mengizinkannya). Merupakan kebiasaan dan yang terbaik untuk menentukan tenggat waktu yang dipilih untuk dokumen utama dalam dokumen internal, misalnya, di bagian "Peraturan tentang arsip".

Tempat menyimpan dokumen

Jika aliran dokumen perusahaan kecil, dokumen dapat disimpan di ruangan yang sama tempat pekerjaan utama berlangsung. Dengan sirkulasi dokumen kertas yang besar, perusahaan mengalokasikan ruang terpisah untuk arsip.

Ruangan harus memenuhi beberapa aturan penyimpanan:

• Seharusnya tidak ditempatkan di ruang bawah tanah di mana kelembabannya tinggi, dan juga harus dipanaskan. Tujuan utama dari persyaratan ini adalah untuk melindungi media penyimpanan berumur pendek dari kelembaban;
• Jendela harus ditutup rapat, lebih baik menggunakan tirai. Sinar matahari akan menyebabkan kertas terbakar;
• Ruangan harus dilindungi dari akses yang tidak sah: harus ada palang di jendela jika lantainya rendah. Pintu harus dikunci dengan kunci atau kunci kombinasi.

Jika suatu organisasi tidak dapat mengalokasikan ruang untuk arsip dokumen akuntansi, diperbolehkan untuk menyimpannya di perusahaan yang mengkhususkan diri dalam arsip.

Periode penyimpanan untuk dokumen

Setiap jenis dokumen memiliki masa simpannya sendiri - dari minimum hingga periode di mana kehidupan manusia dapat ditampung.

Tabel dengan daftar periode penyimpanan.

Penyerahan dokumen ke arsip

Dokumen diserahkan ke arsip untuk penyimpanan jangka panjang (lebih dari sepuluh tahun) dengan kemungkinan minimum bahwa mereka akan dibutuhkan pada saat ini atau dalam waktu dekat. Seperti yang kita lihat dari tabel, beberapa kategori dokumen memiliki penyimpanan yang sangat lama - hingga 75 tahun.

Pemindahan dokumen ke arsip dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah disetujui oleh pimpinan perusahaan dalam rangka pembentukan arsip. Itu bisa sebulan sekali atau setahun sekali - tergantung pada aliran dokumen perusahaan.

Perintah tersebut harus menyajikan dan menjelaskan ketentuan sebagai berikut:

• Siapa yang bertanggung jawab atas pengarsipan dan pengeluaran dokumen dari arsip;
• Bagaimana log arsip disimpan;
• tata cara pemusnahan surat-surat yang telah habis masa berlakunya;
• Acara apa dan seberapa sering harus diselenggarakan untuk menjaga arsip dalam bentuk yang tepat.

Arsip tidak boleh berisi fotokopi. Jika yang asli tidak dapat diarsipkan karena alasan obyektif, salinan resmi diserahkan di sana.

Idealnya, dokumen yang diserahkan ke arsip selanjutnya harus diikat menurut beberapa karakteristik dan diarsipkan - untuk meningkatkan tingkat keamanan. Jika dokumen dijahit dengan utas sesuai aturan, hampir tidak mungkin untuk mengganti satu lembar dengan yang lain tanpa terasa.

Setelah tindakan-tindakan ini selesai, informasi pengenal diletakkan di sampul brosur, yaitu: tahun, nomor seri, jumlah lembar, area akuntansi, jenis dokumen, dan data lainnya.

Tanggung jawab untuk penyimpanan dokumen akuntansi

Kepala perusahaan sepenuhnya dan sepenuhnya bertanggung jawab atas keamanan surat-surat yang diperlukan - mereka akan bertanya kepadanya. Padahal para atasan selalu mendelegasikan perawatan arsip kepada karyawannya.

Besarnya denda berbanding lurus dengan bobot dokumen yang hilang. Untuk pelanggaran ringan, tanggung jawab administratif diberikan dalam bentuk denda dalam jumlah 300 - 500 rubel. Jika tidak adanya kertas menyebabkan distorsi laporan akuntansi, manajer dan kepala akuntan dapat didenda 2.000 - 3.000 rubel.

Kerugian yang paling berbahaya mungkin dokumen utama, register dan faktur. Mereka digunakan dalam akuntansi pajak, dan penghindaran pajak potensial yang dihukum berat dengan denda 10.000 hingga 30.000 rubel.

Dengan banyak semangat tanpa adanya dokumen, orang dapat melihat tindakan penipuan dan menerapkan pasal dari KUHP. Skenario terburuk ini mengancam orang yang bertanggung jawab dengan denda hingga satu juta rubel dan penjara hingga enam tahun.

Jika karyawan itu sendiri menemukan kehilangan dokumen, perlu untuk segera memberi tahu manajer tentang hal ini. Menurut aturan akuntansi, kepala wajib menunjuk komisi untuk menetapkan alasan kerugian.

Hasil kerja komisi itu harus berupa penyusunan undang-undang atas hasil penyidikan. Bahkan jika tindakan tersebut tidak menjelaskan hilangnya surat-surat, itu akan menunjukkan kepada otoritas inspeksi keengganan untuk menahan informasi.

Ada beberapa keadaan yang dapat menjelaskan hilangnya surat-surat dan tidak bertanggung jawab untuk itu. Kasus-kasus tersebut termasuk force majeure dalam bentuk bencana alam atau perampokan, pembakaran tempat. Manajemen harus mendapatkan terlebih dahulu sertifikat dari otoritas kebakaran atau lembaga penegak hukum yang menjelaskan hilangnya dokumen.

Pemusnahan dokumen kadaluarsa

Dalam hal arsip dibangun secara logis (tanggal di rak dan folder mudah dilihat, akses ke folder tidak sulit, dokumen diatur secara ketat berdasarkan jenisnya), tidak akan ada kerumitan besar dengan prosedur pembuangan dokumen.

Secara konvensional dapat dibagi menjadi dua tahap:

• Identifikasi dokumen dengan masa penyimpanan yang kedaluwarsa;

Tahap pertama mengasumsikan bahwa perusahaan, setelah jangka waktu yang ditetapkan oleh aturan internal, menganalisis kertas-kertas yang terkumpul dan mengeluarkan folder-folder itu dari rak, yang isinya tidak dapat disimpan lagi.

Di perusahaan besar dengan alur kerja yang besar, tanggal tertentu untuk suatu acara atau serangkaian tanggal dipilih, komisi ahli dari beberapa orang diadakan, yang menghabiskan berjam-jam di arsip, mengidentifikasi apa yang layak untuk disingkirkan. Orang-orang ini harus memiliki kualifikasi tingkat tinggi untuk dapat membedakan dokumen penting dari yang tidak penting.

Pertama, tindakan ini didukung oleh pesanan inventaris bentuk bebas yang dikeluarkan oleh manajer. Ini daftar peserta, tujuan, tanggal.

Kedua, para peserta sendiri membuat tindakan pada dokumen yang dipilih, di mana mereka terdaftar secara singkat. Rincian setiap makalah tidak ditunjukkan - tidak perlu untuk ini, selain itu, dengan volume besar, tindakan seperti itu akan "memakan" waktu anggota komisi.

Contoh... Jika Anda perlu menghapus dokumen akuntansi yang homogen, cukup dengan menunjukkan: "Lembar akuntansi jam kerja untuk periode dari 1 Januari 2013 hingga 31 Desember 2013 - 1 kotak."

Jika volumenya sangat besar, perusahaan dapat mempekerjakan arsiparis profesional. Mereka tidak hanya akan mencegah penghancuran dokumen yang diperlukan, tetapi juga akan mengeluarkan inventaris resmi dari yang dihancurkan.

Di perusahaan kecil, tugas menghancurkan kertas hanya diberikan kepada karyawan arsip, atau kepada satu akuntan. Pada saat yang sama, untuk legalitas prosedur, perintah dan tindakan juga harus dibuat.

Tahap kedua menetapkan bahwa dengan tidak adanya perekrutan arsiparis dari luar, karyawan perusahaan menghancurkan kertas-kertas tersebut dengan mesin penghancur kertas, atau merobeknya dengan tangan. Yang kedua hanya mungkin dengan volume sekuritas yang sangat kecil.

Tidak dapat diterima untuk menggunakan sisi sebaliknya dari dokumen yang dilikuidasi sebagai draft. Surat-surat wajib dapat berisi data pribadi atau rahasia pajak.

Periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi dalam organisasi ditentukan oleh undang-undang akuntansi dan daftar khusus. Dari artikel kami, Anda akan belajar tentang lamanya periode penyimpanan, serta tentang spesifikasi menentukan waktu penyimpanan dokumen individual dalam berbagai situasi.

Mengapa menyimpan dokumen akuntansi?

Setiap akuntan tahu bahwa setiap dokumen yang dikeluarkan di perusahaan atau diterima dari rekanan memiliki nilai tersendiri dan harus dilestarikan. Berdasarkan informasi yang terkandung dalam dokumen utama, akuntansi dilakukan dan akuntansi disusun. Verifikasi akuntansi dan data akuntansi oleh semua otoritas pengatur dilakukan sesuai dengan dokumen utama.

Semua akuntansi dan pelaporan utama harus disimpan dalam periode undang-undang.

Periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi diatur oleh Undang-Undang "Tentang Akuntansi" tertanggal 06.12.2011 No. 402-FZ dan daftar yang disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia tertanggal 25.08.2010 No. 558.

Apa yang lebih penting - daftar atau undang-undang No. 402-FZ

Membandingkan periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi yang ditentukan dalam daftar dan UU No. 402-FZ, kesimpulan berikut dapat ditarik:

• daftar menetapkan periode penyimpanan yang berbeda tergantung pada jenis dan signifikansi dokumen yang terkait dengan kategori dokumen akuntansi;
• Undang-undang No. 402-FZ menetapkan periode penyimpanan 5 tahun untuk dokumen akuntansi, tetapi tidak menentukan persyaratan untuk jenis dokumentasi;
• dalam paragraf 1 Seni. 29 UU No. 402-FZ menyebutkan bahwa daftar tersebut menjadi dasar penentuan jangka waktu penyimpanan untuk dokumentasi.

Jadi, ketika memutuskan nasib faktur, neraca atau laporan akuntansi, perlu untuk melanjutkan terutama dari persyaratan yang ditunjukkan dalam daftar. Apalagi masa penyimpanannya tidak boleh kurang dari 5 tahun.

Periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi yang ditentukan dalam Art. 29 UU No. 402-FZ, antara lain menyangkut kebijakan dan standar akuntansi perusahaan, termasuk dokumen-dokumen yang ada dalam bentuk elektronik. Yang terakhir ini juga tidak dapat dihancurkan dalam jangka waktu 5 tahun. Jangka waktu penyimpanan dimulai dari tahun setelah tahun penggunaan terakhirnya (pasal 2 pasal 29 UU No. 402-FZ).

Anda akan belajar tentang EDS mana yang harus ditandatangani oleh primer elektronik dari materi "Dokumen utama elektronik harus ditandatangani oleh UKEP" .

Memahami waktu menggunakan contoh

LLC Landshaftny Design, didirikan beberapa tahun yang lalu, telah memantapkan dirinya di segmen pasarnya. Bagian akuntansi dari pekerjaan dilakukan oleh tim yang terdiri dari 4 orang. Setiap spesialis ditugaskan bidang akuntansi tertentu, dan kepala akuntan bertanggung jawab atas pelaporan dan interaksi dengan pengontrol.

Selama periode kerja departemen akuntansi yang lalu, folder dengan dokumentasi yang tak terhitung jumlahnya telah menumpuk di lemari dan ruang belakang. Sudah waktunya untuk berurusan dengan mereka.

Sebagian besar organisasi utama adalah tindakan pekerjaan yang dilakukan - atas dasar mereka, pendapatan perusahaan ditentukan secara teratur, tercermin dalam laporan keuangannya.

Baca tentang pendaftaran tindakan penyelesaian di ini artikel .

Jumlah yang signifikan dari setoran kertas adalah faktur untuk pembelian bahan, tagihan, penggajian, dan pelunasan terkait.

Rak terpisah diisi penuh dengan catatan akuntansi, deklarasi, laporan ke dana pensiun dan asuransi sosial, serta formulir statistik.

Setiap akuntan menyusun daftar kasus dengan dokumentasi akuntansi untuk wilayahnya, dan kepala akuntan mensistematisasikan semua informasi dalam satu tabel, salah satu kolom yang ia dedikasikan untuk waktu penyimpanan standar untuk dokumen yang diambil dari daftar.

Tabel "Syarat penyimpanan dokumen akuntansi dalam organisasi"

Jangan abaikan tanda * pada tabel. Artinya, dokumen tersebut harus disimpan sepanjang waktu selama perusahaan beroperasi.

Semua dokumentasi yang ditunjukkan dalam tabel secara langsung atau tidak langsung mengacu pada akuntansi, oleh karena itu, persyaratan yang melebihi periode penyimpanan 5 tahun yang ditentukan oleh undang-undang No. 402-FZ, kepala akuntan desain LLC Landshaftny meningkat ke batas yang ditunjukkan dalam daftar .

Mengingat perusahaan belum merayakan hari jadinya yang ke-5 sejak mulai bekerja, maka tidak ada satupun dokumen yang disajikan dalam tabel tersebut dapat dimusnahkan. Untuk membebaskan ruangan departemen akuntansi yang berantakan, sebuah kabinet khusus dialokasikan, di mana dokumen-dokumen yang menunggu berakhirnya periode penyimpanan ditempatkan.

Nuansa akuntansi untuk waktu penyimpanan dokumen akuntansi

Dalam kegiatan praktis LLC "Desain Landas" ada kasus penjualan aset tetap dengan kerugian. Untuk tujuan akuntansi dan akuntansi pajak untuk aset tetap, dokumen yang sama digunakan. Perbedaannya hanya pada pengakuan biaya yang terkait dengan pelepasannya. Fakta ini juga harus diperhitungkan ketika menentukan periode penyimpanan untuk dokumen.

Misalnya, 2 tahun yang lalu, perusahaan membeli mobil VAZ-21102 (kode OKOF 15 3410010). Berdasarkan fakta bahwa menurut klasifikasi aset tetap, itu termasuk dalam kelompok penyusutan ke-3, masa manfaat (SPI) ditetapkan pada 5 tahun. Karena kerusakan yang konstan, diputuskan untuk menjual mobil dengan harga berapa pun yang ditawarkan. Hasil penjualan ternyata kurang dari nilai sisa properti, dan kerugian dari penjualan menurut norma akuntansi pajak dalam waktu 3 tahun (sisa SPI) akan diperhitungkan secara merata saat menghitung pajak penghasilan.

PENTING!Nuansa akuntansi pajak untuk kerugian dari penjualan aset tetap tercermin dalam ayat 3 Seni. 268 dari Kode Pajak Federasi Rusia.

Baca tentang fitur pengelompokan biaya untuk tujuan akuntansi pajak di sini bahan .

Dengan demikian, semua dokumen yang berkaitan dengan pembentukan nilai awal dan sisa, jangka waktu SPI, kontrak dan akta penjualan, serta sertifikat dan perhitungan untuk akuntansi kerugian dari penjualan aset tetap harus disimpan setidaknya selama 4 tahun. tahun setelah berakhirnya pencantuman kerugian tertentu dalam dasar pengenaan pajak. ... Sebab, selama pemeriksaan, fiskus berhak memeriksa dokumen selama 3 tahun sebelum pemeriksaan. Dengan demikian, dokumen tentang aset tetap yang ditentukan harus disimpan setidaknya selama 9 tahun.

Kasus yang dipertimbangkan bukan satu-satunya ketika periode penyimpanan dokumen diperpanjang. Di bagian selanjutnya, kami menyajikan situasi lain.

Kasus lain meningkatkan umur simpan primer

Jika LLC Landshaftny Design bekerja dengan kerugian, dan kemudian memperhitungkannya saat menghitung pajak penghasilan, dokumen tersebut harus disimpan untuk seluruh periode sisa kerugian ditambah 4 tahun setelah dihapuskan sepenuhnya. Pada saat yang sama, tidak mungkin untuk menghilangkan sumber utama yang mengkonfirmasi kerugian yang diterima, atau dari sertifikat dan perhitungan lain, yang menjadi dasar transfer kerugian ini.

Misalnya, dokumen akuntansi dan pajak untuk kerugian yang diterima pada tahun 2018 dan diperhitungkan selama 10 tahun ke depan harus disimpan hingga akhir tahun 2032.

Periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi juga harus ditingkatkan dalam kasus berikut. LLC Landshaftny Design memberikan layanan kepada pelanggan, yang tidak membayar pekerjaan yang dilakukan tepat waktu dan tidak menanggapi surat dan klaim. Perusahaan itu tidak dikeluarkan dari daftar negara, tetapi juga tidak membayar utangnya. Landshaftny Design LLC hanya dapat memperhitungkan piutang tanpa harapan pada tahun 2018, dan semua dokumen organisasi yang terkait dengan situasi ini harus disimpan hingga akhir 2022.

hasil

Faktur, tindakan pekerjaan yang dilakukan, laporan penggajian, laporan - ini dan banyak dokumen akuntansi lainnya harus disimpan oleh pembayar pajak dalam batas waktu yang ditentukan oleh daftar khusus. Tidak mungkin untuk mengurangi persyaratan ini, tetapi dalam beberapa kasus perlu untuk meningkatkan (ketika mentransfer kerugian, menghapus piutang tak tertagih, menjual aset tetap dengan kerugian).

Berapa tahun dokumen akuntansi disimpan? Pertanyaannya sangat penting dan relevan. Artikel tersebut berisi sampel, yang menunjukkan waktu penyimpanan dokumen akuntansi dalam organisasi (tabel): primer, kas, dan pelaporan.

Sebagaimana dinyatakan dalam undang-undang akuntansi utama 402-FZ, periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi tidak boleh

• kurang dari 5 tahun setelah tahun pelaporan (klausul 1 pasal 29 UU 402-FZ) untuk primer dan cash register;
• minimal 5 tahun, dimulai dari tahun terakhir digunakan. Ini berlaku untuk kebijakan akuntansi dan tindakan lokal lainnya yang menetapkan prosedur, metode, dan metode akuntansi untuk perusahaan tertentu.

Namun, harus diingat bahwa prosedur untuk menyimpan dokumen akuntansi, termasuk persyaratan penyimpanannya, ditetapkan oleh masing-masing organisasi secara independen, dengan mempertimbangkan norma dan persyaratan:

• Dari Kode Pajak Federasi Rusia;
• ketentuan yang disetujui oleh Keputusan Komisi Federal untuk Pasar Sekuritas Federasi Rusia tanggal 16 Juli 2003 No. 03-33 / ps untuk JSC.

Jika dalam setiap tindakan undang-undang yang ditentukan untuk dokumen yang sama periode yang berbeda ditunjukkan, yang sebenarnya harus ditetapkan sesuai dengan tindakan di mana periode maksimum ditunjukkan.

Dalam tabel, Anda dapat menemukan jawaban atas pertanyaan tentang berapa lama untuk menyimpan dokumen akuntansi berdasarkan jenisnya dengan mengacu pada tindakan legislatif.

Penting untuk mengatur penyimpanan dokumen akuntansi dalam suatu organisasi sesuai dengan tindakan legislatif yang disebutkan di atas. Jika jangka waktu penyimpanan dokumen belum berakhir dan diminta oleh otoritas pajak, FSS atau inspektorat ketenagakerjaan dalam rangka pemeriksaan lapangan atau kantor, tetapi secara fisik tidak ada, organisasi akan dikenakan denda atas dasar klausa 1 Seni. 126 dari Kode Pajak Federasi Rusia dalam jumlah 200 rubel. untuk setiap dokumen yang tidak diserahkan. Dan juga organisasi dan pejabat menghadapi denda administratif (bagian 1 Seni. 5.27, h. 1 Seni. 15.6, h.3, 4 Seni. 15.33 Kode Administratif Federasi Rusia, Seni. 26.31 UU No. 125-FZ).

Mari kita lihat contoh cara menentukan umur simpan faktur dan faktur yang diterima pada kuartal ke-3 tahun 2017. Barang diterima untuk akuntansi, dan PPN dipotong pada kuartal yang sama. Dalam 4 sq. Pada tahun 2017, barang telah terjual dan nilainya termasuk dalam beban saat menghitung pajak penghasilan.

Jangka waktu penyimpanan faktur adalah sampai dengan 30/09/2021, sejak digunakan untuk menghitung PPN pada Q3 2017 (pengurangan dinyatakan), dan jangka waktu dihitung sebagai 4 tahun setelah masa pajak di mana faktur digunakan, yaitu dari 01.10.2017.

Periode penyimpanan faktur tergantung pada kualifikasinya:

• untuk mengkonfirmasi hak untuk memotong PPN, kami menghitung periode empat tahun dari 10/01/2017 dan mendapatkan 30/09/2021 (dengan analogi dengan faktur);
• untuk mengakui harga pokok dalam pengeluaran saat menghitung pajak penghasilan, kami menghitung periode empat tahun dari 01/01/2018 (karena masa pajak untuk pajak penghasilan adalah satu tahun) dan kami mendapatkan 31/12/2021;
• sebagai dokumen utama - kami menghitung 5 tahun setelah tahun di mana harga pokok diakui sebagai beban, yaitu dari 01/01/2018, dan kami mendapatkan 31/12/2022.

Seperti yang diperlihatkan oleh praktik, di hampir semua perusahaan domestik modern, jumlah dokumentasi terbesar dihasilkan oleh departemen akuntansi. dapat dimengerti: di departemen inilah mereka bekerja dengan uang, dan setiap operasi semacam itu perlu dicatat secara resmi di atas kertas. Selain itu, jangka waktu penyimpanan dokumen utama dalam organisasi ditetapkan secara hukum, yang berarti bahwa tidak mungkin untuk menyingkirkan "kertas" begitu saja, Anda harus menyimpannya setidaknya selama beberapa tahun. dan hanya kemudian menghancurkan mereka. Omong-omong, proses membuang kertas bekas juga tidak mudah, ia memiliki sejumlah fitur khusus. Lebih lanjut tentang semua ini.

Dokumen, dokumen ...

Jika kita mengutip statistik jumlah dokumentasi yang dihasilkan, ternyata di hampir semua perusahaan domestik modern, akuntansi adalah sumber 80-90% dari dokumen kertas. Anda perlu menyimpannya karena suatu alasan. Pembatasan tidak hanya menentukan periode penyimpanan minimum yang benar untuk dokumen akuntansi utama (biasanya bervariasi dari lima tahun hingga satu dekade), tetapi juga dalam kondisi apa objek ini seharusnya berada. Pada saat yang sama, harus diingat bahwa ada pembagian menjadi dokumentasi untuk penyimpanan sementara dan permanen.

Namun, seperti yang ditunjukkan oleh praktik, tidak di setiap manajer perusahaan tertarik untuk memahami seluk-beluk periode penyimpanan yang ditetapkan untuk dokumen utama. Untuk menghilangkan sakit kepala, Anda dapat menggunakan layanan dari perusahaan arsip khusus. Di perusahaan seperti itu mereka tahu persis jenis dokumen apa untuk berapa lama disimpan, dalam kondisi apa, di bawah aturan apa. Selain itu, organisasi semacam itu memiliki kapasitas teknis untuk menghancurkan dokumen yang dipercayakan ke penyimpanan ketika batas waktu berakhir. Ini benar-benar nyaman, tetapi membutuhkan uang. Jika Anda ingin menghemat uang, maka Anda harus mengalokasikan ruang khusus untuk arsip dan menyelidiki apa periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi utama dalam organisasi menurut hukum.

Saya ingin - saya tidak mau

Masalahnya, omong-omong, tidak muncul begitu saja. Undang-undang saat ini menetapkan periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi utama, dan dalam perusahaan mana pun mereka harus dihormati. Ini mengikuti dari undang-undang bahwa setiap badan hukum yang bertindak bertanggung jawab atas pelestarian dokumentasi. Ini berarti bahwa bentuk kegiatan tidak berperan - apakah itu pengusaha swasta yang menjalankan bisnis sendiri, atau perhatian besar, Anda tetap harus mengurus penyimpanan laporan keuangan dan dokumentasi lainnya. Penting untuk mempelajari undang-undang mengenai periode penyimpanan yang ditetapkan untuk dokumen primer elektronik, kertas, sehingga jika terjadi konflik dengan kontraktor atau selama inspeksi oleh otoritas pengendali, Anda tidak berada dalam posisi yang tidak nyaman. Selain itu, ketidakpatuhan terhadap interval waktu yang ditetapkan oleh hukum dapat memicu denda yang cukup besar selama pemeriksaan. Undang-undang saat ini berisi standar yang mengatur periode penyimpanan minimum untuk dokumen akuntansi utama. Penting agar bisnis aman, dan bahwa perilaku bisnis di negara kita dibedakan oleh aturan hukum dan kepatuhan terhadap aturan yang ditetapkan.

Undang-undang federal ke-125, yang diadopsi pada Oktober 2004, menceritakan tentang berapa lama periode penyimpanan untuk dokumen primer elektronik, yang kertas, ditetapkan sekarang. Seperti namanya, ini didedikasikan untuk arsip dan perilaku bisnis yang benar. Dalam dokumen resmi inilah fitur-fitur penyimpanan surat-surat resmi yang diproduksi oleh departemen akuntansi dipertimbangkan. Di sini Anda dapat menemukan fitur yang memungkinkan Anda membedakan antara dokumentasi penyimpanan sementara dan permanen, dan istilah-istilah khas untuk jenis kertas tertentu.

Itu berlaku untuk siapa?

Kewajiban untuk mematuhi jangka waktu penyimpanan minimum dokumen utama ditujukan kepada:

• contoh pemerintahan sendiri lokal;
• agensi pemerintahan;
• pengusaha;
• perusahaan;
• orang yang terlibat dalam kegiatan wirausaha.

Hukum harus dipatuhi dalam kaitannya dengan dokumentasi kearsipan, termasuk personel. Seluruh jangka waktu yang ditentukan dalam undang-undang harus disimpan di tempat yang aman. Selain undang-undang federal, kekhasan periode penyimpanan dokumen utama dan register akuntansi dipengaruhi oleh sejumlah dokumen peraturan yang berlaku baik di negara secara keseluruhan maupun di setiap wilayah. Namun, dokumen yang paling penting adalah undang-undang ke-125 yang disebutkan di atas, yang memberikan daftar lengkap dokumentasi yang mengatur durasi penyimpanan kertas akuntansi.

Undang-undang nomor 129

Pada tahun 1996, undang-undang federal dikeluarkan tentang spesifikasi akuntansi. Ini menunjukkan bahwa departemen akuntansi dapat membuat dokumentasinya di atas kertas, serta menggunakan berbagai peralatan mesin. Pada saat yang sama, perusahaan harus secara mandiri membuat salinan dokumentasi di atas kertas sehingga semua peserta dalam operasi memiliki akses ke data tentang mereka. Jika otoritas pengawas meminta akses ke dokumentasi, perwakilan perusahaan wajib menyediakannya. Karyawan kantor kejaksaan dan perwakilan pengadilan memiliki hak untuk melakukan ini.

Pembuatan, penyimpanan sesuai dengan waktu penyimpanan dokumen akuntansi utama, ketentuan atas permintaan harus sesuai dengan bentuk yang ditetapkan dalam undang-undang peraturan. Dokumen harus dikirim ke pemohon dalam bentuk kertas. Jika kemampuan mesin yang digunakan dalam pekerjaan memungkinkan, jika semua peserta setuju, pelaporan dapat dikirim dalam bentuk elektronik. Ini juga diizinkan oleh undang-undang negara kita saat ini.

Kami menyimpan sesuai aturan

Undang-undang federal ke-129 berisi penyebutan kepatuhan wajib periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi utama. Secara khusus, Pasal 17 menyebutkan bahwa setiap badan hukum wajib menyimpan dokumentasi tersebut, termasuk daftar dan laporan. Durasi interval waktu ditentukan oleh aturan yang mengatur pengarsipan di tingkat negara bagian. Durasi periode ini tidak boleh kurang dari 5 tahun.

Periode penyimpanan khusus untuk dokumen utama ditetapkan untuk dokumentasi yang mengatur kebijakan akuntansi dan beberapa kategori lainnya (program yang digunakan pada mesin yang memproses informasi, bagan akun kerja). Tentu saja, durasi di sini juga lima tahun (dalam beberapa kasus, periode ini dapat diatur lebih lama), tetapi periode mulai dihitung dari saat perusahaan menggunakan dokumen ini untuk terakhir kalinya. Kepala badan hukum adalah orang yang, menurut undang-undang, bertanggung jawab untuk menyimpan semua dokumentasi yang diperlukan sesuai dengan interval waktu. Ini berarti bahwa setiap kepala yang berpendidikan dan bertanggung jawab wajib mengetahui periode penyimpanan dokumen utama di departemen akuntansi jika dia ingin menjaga situasi di perusahaan di bawah kendalinya.

Seperti yang diperlihatkan oleh praktik, banyak organisasi secara teratur melakukan inventarisasi dokumentasi resmi, dan peraturan setempat menetapkan orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen, dengan siapa otoritas inspeksi benar-benar berinteraksi ketika memantau kepatuhan terhadap aturan untuk memelihara arsip.

Pembuatan dan penyimpanan: semuanya sesuai aturan

Berdasarkan undang-undang saat ini, akuntan dapat membentuk dokumentasi utama dan dokumentasi konsolidasi, tidak hanya di atas kertas, tetapi juga dalam bentuk elektronik; pada saat yang sama kewajiban membuat salinan kertas dibebankan pada badan hukum, dan atas permintaan dari yang berkepentingan, lembaga pemeriksa, perusahaan wajib mengirimkan dokumen kertas ke alamat sesegera mungkin. Penyusunan dan penyimpanan harus dilakukan dalam bentuk yang ditetapkan oleh undang-undang yang berlaku saat ini.

Daftar dokumentasi yang mempertimbangkan kertas manajemen khas yang dibentuk selama pekerjaan perusahaan mana pun menceritakan tentang periode penyimpanan dokumen utama di departemen akuntansi, urutan proses ini. Ini didirikan pada 2010 dalam sebuah dokumen yang disetujui oleh Kementerian Keuangan dan Rosarkhiv. Selain itu, perlu untuk mempertimbangkan persyaratan Kode Pajak, yang mengatur bahwa setiap warga negara kita bertanggung jawab atas pelestarian catatan akuntansi selama empat tahun. Ini berlaku untuk surat berharga yang terkait dengan akuntansi untuk biaya, komponen pendapatan, serta konfirmasi pembayaran pajak.

Kami mendekati bisnis dengan bijak

Organisasi proses yang benar dengan memperhatikan waktu penyimpanan dokumen akuntansi utama mengandaikan pendekatan profesional, keterlibatan personel yang bertanggung jawab atas akuntansi dokumentasi, pemrosesan informasi arsip tentang organisasi alur kerja itu sendiri. Saat ini, praktis tidak ada tempat untuk pelatihan khusus dalam pengarsipan, sehingga sering kali sulit untuk menemukan spesialis yang benar-benar berkualitas tinggi. Di sisi lain, undang-undang progresif mensyaratkan bahwa periode penyimpanan dokumen akuntansi utama diamati, jika tidak, seseorang dapat menghadapi denda yang sangat tidak menyenangkan. Pilihan terbaik untuk alur kerja yang cukup banyak adalah dengan membuat departemen di staf perusahaan yang bertanggung jawab atas penyimpanan arsip, dan untuk memastikan pelatihan rutin bagi personel yang bertanggung jawab atas dokumentasi dengan sumber daya internal. Ini akan memungkinkan Anda untuk tetap mengendalikan inovasi yang ditetapkan dalam undang-undang dan mematuhi semua persyaratan.

Opsi alternatif, yang juga memungkinkan Anda untuk mempertimbangkan periode penyimpanan dokumen utama dan mematuhinya dalam aktivitas kerja Anda, adalah kerja sama dengan perantara yang berjanji untuk menyimpan dokumen klien. Namun, memilih perusahaan arsip untuk diri sendiri juga bukanlah tugas yang mudah. Penting untuk menganalisis dengan cermat semua opsi yang tersedia untuk memberikan preferensi kepada perusahaan yang andal dan tidak khawatir bahwa itu akan ditutup dan bangunan akan terbakar.

Fitur menyimpan beberapa jenis dokumentasi

Sebagai berikut dari undang-undang saat ini, perlu untuk mentransfer dokumentasi utama ke arsip, serta register, pelaporan, dan dokumen neraca. Semua kategori dokumentasi resmi ini, sampai dikirim ke arsip, harus disimpan di ruang akuntansi, sementara badan hukum harus menyediakan semua persyaratan untuk keamanan kertas: lemari harus ditutup, kebakaran dan keselamatan lainnya harus diperhatikan. Di dalam perusahaan, orang yang bertanggung jawab atas keamanan dokumentasi ditunjuk oleh dokumen khusus.

Jika digunakan di perusahaan, menurut undang-undang, dokumen-dokumen ini harus disimpan di brankas atau lemari khusus, ruangan yang tertutup dan menjamin keamanan dokumentasi. Dokumentasi utama dari periode waktu saat ini, diproses secara manual, harus dikumpulkan, dengan mempertimbangkan kronologi, dalam register, yang kemudian dikirim ke arsip untuk penyimpanan permanen.

Apa lagi yang harus Anda perhatikan?

Saat menyimpan laporan bank, pesanan tunai, dan laporan pembayaran di muka, perlu untuk menyimpan semua dokumentasi dengan mempertimbangkan kronologi dan mengikat untuk penyimpanan sistematis bersama. Kategori dokumen tertentu (laporan shift, perintah kerja) dapat disimpan tanpa mengikat, tetapi disimpan dalam folder sehingga tidak ada yang hilang atau digunakan untuk tujuan yang tidak jujur.

Pelestarian dokumentasi, serta pengirimannya yang tepat waktu ke arsip, terutama merupakan tanggung jawab kepala akuntan, meskipun, jika perlu, peraturan setempat dapat berisi pendelegasian wewenang kepada orang lain. Penerbitan dokumentasi utama, pelaporan, dokumen neraca hanya dimungkinkan dalam kasus-kasus tertentu dengan perintah resmi kepala akuntan. Secara umum, divisi struktural tidak memiliki akses ke dokumen akuntansi. Penyitaan dokumentasi hanya dimungkinkan atas permintaan khusus dari otoritas investigasi, pengadilan atau otoritas lain yang memiliki kekuatan yang sesuai berdasarkan hukum. Dalam hal ini, perlu untuk memberikan keputusan resmi yang dibuat sesuai dengan hukum. Setelah penyitaan, perlu untuk membuat protokol, salah satu salinannya diserahkan kepada perwakilan organisasi untuk ditandatangani.

Jangka waktu penyimpanan dokumen utama ditunjukkan pada tabel di bawah ini.

Fitur aliran dokumen

Istilah "aliran dokumen" diterapkan pada faktor kompleks yang terkait dengan pergerakan dokumentasi dari saat pembuatan kertas hingga transfernya ke pengarsipan. Pengembangan jadwal adalah area tanggung jawab kepala akuntan, meskipun di beberapa perusahaan itu didelegasikan ke spesialis aliran dokumen. Namun, seperti yang diperlihatkan oleh praktik, yang paling benar adalah pencantuman jadwal seperti itu dalam kebijakan akuntansi organisasi, yang kemudian disetujui oleh perintah yang dikeluarkan secara khusus yang ditandatangani oleh pejabat utama perusahaan.

Dengan bantuan jadwal, Anda dapat menyelaraskan dan menyederhanakan tugas perencanaan di perusahaan. Jadwal aliran dokumen dokumentasi utama adalah daftar pelaku, interval waktu di mana kertas harus dikirim ke departemen akuntansi, serta kerangka waktu yang akuntan proses mereka. Periode pelaporan, termasuk neraca, harus dijelaskan. Seringkali, kebijakan akuntansi berisi pengaturan periode penyimpanan untuk dokumen utama, dan periode ini disamakan dengan periode yang ditetapkan oleh undang-undang, atau ditetapkan untuk periode yang lama, jika diperlukan oleh spesifikasi kegiatan perusahaan. Ketika pelaporan untuk tahun tersebut diserahkan, dokumentasi disiapkan dengan cara yang ditentukan dan dipindahkan ke penyimpanan arsip. Pada saat yang sama, diperhitungkan bahwa di masa depan mungkin perlu untuk mengekstrak data yang berguna dari volume yang ditransfer untuk penyimpanan. Untuk ini, pembagian kasus ke dalam folder diterima, sedangkan pengelompokan dijelaskan oleh konten. Pastikan untuk menetapkan judul yang relevan untuk setiap folder.

Fitur penyimpanan kasing

Semua dokumentasi yang dihasilkan selama kegiatan perusahaan, sebagaimana disebutkan di atas, dibagi menjadi penyimpanan sementara dan permanen. Saat mentransfer kertas ke arsip, masing-masing kategori ini harus diserahkan secara terpisah, tanpa mencampur kertas resmi dalam folder yang sama. Dalam hal ini, salinan harus disimpan secara terpisah dari aslinya. Juga, dalam folder terpisah Anda harus menyortir dokumentasi yang menunjukkan pelaporan, rencana menurut tahun dan per kuartal, per bulan. Satu kasus harus berisi satu bagian dari dokumentasi.

Untuk mengelompokkan satu kasus, Anda dapat menggunakan dokumen yang dibuat untuk satu periode (kuartal, tahun, bulan). Pengecualian adalah apa yang disebut kategori sementara - misalnya, urusan pribadi, yang penutupannya tidak diatur waktunya bertepatan dengan tahun kalender. Jika kasing berisi dokumentasi yang dihasilkan selama beberapa bulan, perlu untuk memisahkan setiap bulan dari yang lain dengan lembar khusus, mencatat di atasnya periode apa blok yang mengikuti dokumen itu. Dalam hal ini, diperbolehkan untuk mengelompokkan hingga 250 lembar dalam satu kasus. Folder bisa setebal 4 cm atau kurang.

Apa lagi yang harus Anda perhatikan?

Seperti yang terlihat dari aturan pemeliharaan arsip, jika dokumentasi memiliki lampiran, itu (terlepas dari kapan dikompilasi) harus dilampirkan pada dokumentasi yang menyertainya. Secara umum, urutan pengarsipan dokumen akuntansi sangat penting, oleh karena itu harus diperhatikan secara ketat. Sebagai aturan, laporan pertama kali diposting, kemudian catatan penjelasan, setelah itu neraca, dilengkapi dengan dokumen terlampir.

Saat mengatur penyimpanan akun pribadi karyawan perusahaan, perlu untuk mengalokasikan kasus terpisah untuk ini, di mana dokumentasi disusun berdasarkan tahun dengan memperhatikan kronologi secara ketat. Korespondensi tahunan dibentuk ke dalam folder yang menunjukkan tahun kalender dan juga sistematis sesuai dengan tanggal. Setiap permintaan harus diikuti oleh tanggapan terhadapnya.

Beberapa fitur

Periode penyimpanan yang ditentukan dalam Kode Pajak mungkin berbeda dari standar yang ditentukan dalam undang-undang yang mengatur kegiatan departemen akuntansi. Saat mengamati perbedaan seperti itu, disarankan, pertama-tama, untuk mengamati interval waktu yang lebih lama - ini akan memungkinkan, jika perlu, mengacu pada dokumentasi untuk menggunakannya, bahkan jika, menurut salah satu aturan saat ini, batas waktu telah berakhir. Selain itu, lembaga inspeksi tidak akan mengeluh tentang apa pun. Perlu juga diingat tentang daftar khusus yang diterbitkan pada tahun 2000 yang menunjukkan durasi penyimpanan kelompok dokumentasi tertentu. Daftar ini diperbarui dan ditambah secara teratur, oleh karena itu, kepala akuntan perusahaan dan departemen yang bertanggung jawab untuk sirkulasi dokumen harus mengikuti informasi terkini.

Jika persyaratan penyimpanan dilanggar, tanggung jawab untuk ini ada pada kepala perusahaan, terlepas dari kenyataan bahwa masalah keamanan terutama berada dalam tanggung jawab kepala akuntan. Jika pesanan, durasi penyimpanan dilanggar, perusahaan dikenakan denda. Untuk seorang pejabat, hukuman biasanya bervariasi dalam kisaran dua hingga tiga ribu rubel. Tetapi jika dokumentasi utama tidak disimpan sama sekali, mereka dapat dihukum untuk ini dengan membayar denda lima ribu rubel atau lebih.