„Figyelj, dobjuk ki az egészet” – mondta az igazgató, és egy 7 évvel ezelőtti iratokkal teli dobozokra mutatott. Én pedig azt válaszoltam neki: „Ez nem olyan egyszerű, néha több évtizedig tart a dokumentumok megőrzésének ideje egy szervezetben.” Az igazgató hitt nekem, és az archívum polcain tovább gyűjtötte a port a natív papírhulladék. A következő alkalomig - amikor felmerül egy új rack vásárlásának kérdése, akkor mindent átnézünk, és csak azokat a dokumentumokat hagyjuk meg, amelyek tárolási ideje a szervezetben nem járt le igazán.
Mennyi ideig kell megőrizni a dokumentációt?
A dokumentumok tárolásának szükségességét a 2004. október 22-i N 125-FZ „Az archiválásról az Orosz Föderációban” szövetségi törvény írja elő. Ezen kívül három lista is jóváhagyja a dokumentumok archívumban való tárolásának feltételeit a különböző tevékenységi területeken működő állami és magánjogi személyek számára. A részvénytársaságok iratait a részvénytársasági dokumentumok tárolásának rendjéről és feltételeiről szóló, jóváhagyott szabályzat szerint kell vezetni. Az Orosz Föderáció Értékpapírpiaci Szövetségi Bizottságának 2003. július 16-i rendelete N 03-33 / ps.
A nyilvántartások vezetésének meghatározott időszakai
A legrövidebb eltarthatósági idő 1 év, a maximum 75 év. Nem sorolom fel név szerint minden dokumentumnál, amiből rengeteg van. A közös dokumentumokra – így a személyi, pénzügyi, számviteli, adózási és elektronikus dokumentumkezelésre – megállapított határidőkön túl az ipar, az orvostudomány és a biztonsági szakterületek speciális célú papírjainak saját feltételei vannak a dokumentumok szervezeten belüli tárolására. Fontolja meg, hogy mely időszakokban kell tárolni a szervezetben előforduló leggyakoribb papírokat.
Az általánosan terjesztett dokumentumok megőrzési időszakai
A dokumentumok alább feltüntetett tárolási ideje a vállalkozásnál a beszámolási év végétől, illetve a papírok kiállításának évétől kezdődik. Az alapító okiratok, engedélyek, szabadalmak, ügyleti útlevelek nem semmisíthetők meg, és azokat folyamatosan meg kell őrizni.
Személyi dokumentumok:
Pénzügyi dokumentumok:
Hogyan gereblyézzünk papírtörmeléket?
Idővel a szervezet hatalmas mennyiségű különféle dokumentációt halmoz fel. Ahhoz, hogy ne ragadjunk bele a papírokba, létre kell hozni egy (általában három fős) bizottságot, amely értékvizsgálatot végez, és a dokumentumok tárolási időszakától függően a következő kategóriákba bontja a dolgozatokat a szervezetben biztosítják számukra:
A dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó eljárás
Az iratok megsemmisítésekor okirat készül. Az ilyen cselekményeknek nincs egységes formanyomtatványa, szabad formában, a vezető utasítására rögzítve készül. Nem csak a szervezet nevét és minden adatát kell feltüntetni, hanem általában táblázatos formában fel kell tüntetni a dokumentumok (ügyek) megnevezését, a keletkezésük időszakát, az ívek számát, ill. kötet az ügy egy név alatt nagy, akkor a kötetek száma . Ugyanebben a cselekményben a fuvarlevél oszlopait is felveheti az iratok megsemmisítésre történő átadására és átvételére.
Helló! Ma a számviteli bizonylatok tárolásának szabályairól fogunk beszélni.
Ma megtanulod:
A számviteli dokumentumokat az ősi kövületekhez lehet hasonlítani, amelyek kihalt állatok lenyomatait őrizték. A cég szállításai, vásárlásai, eladási tranzakciói, elszámolásai már rég a múlté, és senki sem emlékszik rájuk, a számviteli bizonylatok továbbra is gondosan tárolják a cég életének minden lépését.
Anélkül, hogy megvárnánk, hogy az ellenőrző felügyelőség "régésze" "feltárja" a jogsértéseket, elemezzük a vállalati dokumentáció tárolásának törvényileg szigorúan szabályozott szabályait.
Az iratok megőrzésére vonatkozó jogszabályok betartása elsősorban azért fontos, mert egy ellenőrzés esetén igazolni tudja költségeit. A papírok korai megsemmisítésével vagy elvesztésével legalább a létezésük tényét nem fogja tudni bizonyítani. Az ellenőröknek jogukban áll nem figyelembe venni az Ön költségeit, és további bírságokat és adókat számítanak fel.
Éppen ezért kifogástalannak kell lennie a dokumentumok tárolásában - megkímélheti magát és a szervezetet a felesleges aggodalmaktól és megpróbáltatásoktól.
A számviteli papírok megőrzési idejét három alapvető dokumentum határozza meg:
Miért van több jogi dokumentum egy helyett? A számvitel többfeladatos, hatással van a jelentéstételre, a munkaügyi kapcsolatokra, a személyi döntésekre és még sok minden másra.
A szabályozási dokumentumok megemlíthetik ugyanazokat a dokumentumokat, és eltérő tárolási rendet állapíthatnak meg. Így egyfajta „átfedés” következik be. Ha két tárolási időszak nem esik egybe, akkor a hosszabb időtartamot kell figyelembe venni.
A dokumentumtárolás visszaszámlálása nem a keltezés dátumától, hanem a következő év elejétől kezdődik.
Példa. Ön 2019. február 1-jén kelt számlát kapott egy szállítótól. Tudja, hogy az Ön vállalkozása öt évig megőrzi az ilyen típusú dokumentációt. Ennek alapján 2024. február 1. után is jogában áll megsemmisíteni a papírt, hiszen ezen a napon őrzik meg dokumentumát hivatalosan öt évig.
A hivatalos dokumentumokban leggyakrabban ez a megfogalmazás hangzik: "tartson legalább egy bizonyos számú évet". Vagyis a cég maga választja ki magának a pontos dátumokat, lehetőségeihez mérten (ha van, aki az archívumot kezelje, a helyiségek ezt lehetővé teszik). A főbb dokumentumokra kiválasztott határidőket elfogadják, és legjobban belső dokumentumokban írják elő, például az „Irtári szabályzat” részben.
Ha a cég dokumentumforgalma kicsi, akkor a dokumentumokat ugyanabban a helyiségben lehet tárolni, ahol a fő munka folyik. A nagy papírforgalom mellett a cégek külön helyiséget biztosítanak az archívumnak.
A helyiségnek több tárolási szabálynak kell megfelelnie:
Ha a szervezet nem tud helyet biztosítani a számviteli bizonylatok irattárának, akkor azokat egy irattári szakosodott cégnél letétbe helyezheti.
Minden dokumentumtípusnak megvannak a saját tárolási időtartamai - a minimálistól az olyan időtartamig, amelyre egy emberi élet elfér.
Táblázat a tárolási időszakok listájával.
|
A dokumentáció típusa |
Minimális tárolási idő ( több lehetséges, ha belül megfelelő döntés születik cégek) |
|
Nyaralás menetrendje |
|
|
Journal of Medical Board |
|
|
Hagyj parancsokat |
|
|
Készpénz átvételét igazoló dokumentumok vagy csonkok másolatai |
|
|
Számviteli Politikai Dokumentumok |
|
|
A könyvvizsgálói következtetések |
|
|
Nyugdíjas alapok készletkártyái |
|
|
Elsődleges dokumentumok és nyilvántartások |
|
|
Szervezeti megállapodások |
|
|
CCP-dokumentáció |
5 év (a visszaszámlálás a használat megszűnése után kezdődik) |
|
Útlevelek a CCP számára |
A lejárati dátumig |
|
Biztonsági eligazítási napló |
|
|
Cselekszik a vállalatnál lefolytatott folyamatokra (beleértve a baleseteket is) |
|
|
Foglalkoztatási előzmények |
50 év (ha a munkavállaló abbahagyta a munkát, de hivatalosan soha nem mondott fel) |
|
Könyv a munkaerő mozgásáról és az üres nyomtatványok elszámolásáról |
|
|
Munkaszerződések |
|
|
Felvételi, elbocsátási, áthelyezési megbízások |
50 év (75 év, ha 2003 előtt dolgozott) |
|
Az alkalmazottak személyes kártyái |
50 év (75 év, ha 2003 előtt dolgozott) |
|
Munkaköri leírások |
határozatlan ideig |
|
A munkavállalók képzésére és továbbképzésére vonatkozó szabályzat |
határozatlan ideig |
|
Munkavédelmi utasítások |
határozatlan ideig |
A dokumentumokat hosszú távú (több mint tíz év) tárolásra adják át az archívumnak, minimális valószínűséggel, hogy pillanatnyilag vagy a közeljövőben szükség lesz rájuk. Amint a táblázatból láttuk, bizonyos kategóriájú dokumentumokat hihetetlenül hosszú ideig kell tárolni - akár 75 évig is.
A dokumentumok irattárba adása ütemterv szerint történik, amelyet a cégvezető hagy jóvá az irattár létrehozásáról szóló rendeletben. Ez lehet havonta vagy évente egyszer – a vállalkozás munkafolyamatától függően.
A következő rendelkezéseket a sorrendben kell bemutatni és indokolni:
Az archívum nem tartalmazhat fénymásolatot. Ha az eredetit objektív okok miatt nem lehet az archívumban elhelyezni, ott egy hiteles másolatot kell benyújtani.
Ideális esetben az archivált dokumentumokat később valamilyen módon be kell kötni és iktatni kell a biztonság növelése érdekében. Ha a dokumentumot a szabályok szerint szálakkal varrják, szinte lehetetlen észrevétlenül egy lapot egy másikra cserélni.
Amikor ezek a lépések megtörténtek, a prospektus borítójára azonosító adatok kerülnek, nevezetesen: évszám, sorszám, bekötött lapok száma, elszámolási terület, bekötött dokumentumok típusa és egyéb adatok.
A szükséges papírok biztonságáért teljes mértékben a cégvezető a felelős – tőle kérik majd. Annak ellenére, hogy a hatóságok az archívum gondozását mindig az alkalmazottaikra bízzák.
A bírság összege egyenesen arányos az elveszett irat jelentőségével. Kisebb jogsértések esetén az adminisztratív felelősséget 300-500 rubel pénzbírság formájában írják elő. Ha a papír hiánya a számviteli jelentés torzulását vonja maga után, a vezető és a főkönyvelő 2000-3000 rubel pénzbírsággal sújtható.
A legveszélyesebb veszteség az elsődleges dokumentumok, nyilvántartások és számlák lehetnek. Az adószámvitelben használják őket, és az esetleges adócsalást szigorúan 10 000 és 30 000 rubel közötti pénzbírsággal büntetik.
Nagy buzgalommal, dokumentumok hiányában láthatunk csalárd akciókat, és alkalmazhatjuk a Btk. cikkét. Ez a legrosszabb lehetőség egymillió rubelig terjedő pénzbírsággal és hat évig terjedő szabadságvesztéssel fenyegeti a felelős személyt.
Ha maguk az alkalmazottak fedezték fel az iratok elvesztését, erről haladéktalanul értesíteni kell a vezetőt. A számviteli szabályok szerint a vezető köteles bizottságot kijelölni a veszteség okainak megállapítására.
A bizottság munkájának eredményeként a vizsgálat eredményéről szóló törvényt kell elkészíteni. Még ha a cselekmény nem is magyarázza a papírok elvesztését, az ellenőrző hatóságok felé bizonyítja, hogy nem hajlandó visszatartani az információkat.
Számos körülmény magyarázhatja a papírok elvesztését, és nem tehető felelőssé érte. Ilyen esetek például a vis maior természeti katasztrófák vagy betörések, valamint a helyiségek felgyújtása. A vezetőségnek előzetesen be kell szereznie egy igazolást a tűzoltóságtól vagy a bűnüldöző hatóságoktól, amelyben elmagyarázza az iratok elvesztését.
Abban az esetben, ha az archívum logikusan épül fel (a polcokon és mappákon lévő dátumok könnyen áttekinthetők, a mappákhoz való hozzáférés nem nehéz, a dokumentumok szigorúan típus szerint vannak elrendezve), nem lesz nagy baj a dokumentumok selejtezési eljárásával.
Hagyományosan két szakaszra osztható:
Első lépés feltételezi, hogy a cég a belső szabályzatban meghatározott idő elteltével elemzi a felgyülemlett papírokat, és eltávolítja a polcokról azokat a mappákat, amelyek tartalma már nem tárolható.
Hatalmas papírmunkával rendelkező nagy cégeknél konkrét időpontot választanak egy-egy rendezvényre, időpontok sorozatára, összehívnak egy több fős szakértői bizottságot, akik sok órát töltenek az archívumban, beazonosítják, hogy mit kell kidobni. Ezeknek az embereknek magas szintű készségekkel kell rendelkezniük ahhoz, hogy meg tudják különböztetni a fontos dokumentumokat a nem fontosaktól.
Először is, ezeket a műveleteket a vezető által kiadott szabad formájú leltári utasítás támasztja alá. Felsorolja a résztvevőket, célokat, dátumokat.
Másodszor, a résztvevők maguk készítenek törvényt a kiválasztott dokumentumokról, amelyben röviden felsorolják azokat. Az egyes papírok részleteit nem tüntetik fel - ez nem szükséges, ráadásul nagy mennyiségek esetén az ilyen akciók „felfalják” a bizottsági tagok idejét.
Példa. Ha homogén számviteli bizonylatokat kell leírni, akkor elegendő feltüntetni: "2013. január 1-től 2013. december 31-ig terjedő időszakra vonatkozó munkaidő-nyilvántartások - 1 doboz."
Ha valóban nagyok a kötetek, a cég hivatásos levéltárosokat is alkalmazhat. Nemcsak a szükséges dokumentumokat nem engedik megsemmisíteni, hanem hivatalos leltárt is kiadnak arról, hogy mi semmisült meg.
Kis cégeknél a papírok megsemmisítését vagy csak az irattári alkalmazottra, vagy egy könyvelőre bízzák. Ugyanakkor az eljárás jogszerűsége érdekében végzést és aktust is kell alkotni.
A második szakasz szerint külső levéltárosok felvételének hiányában a cég alkalmazottai a papírokat aprítógéppel semmisítik meg, vagy kézzel tépik szét. A második csak nagyon kis mennyiségű papírral lehetséges.
A felszámolás alá vont iratok hátoldalának tervezetként való felhasználása elfogadhatatlan. A szükséges papírok személyes adatokat vagy adótitkot tartalmazhatnak.
Feljegyzés a számviteli bizonylatok tárolásának és megsemmisítésének szabályairól
A dokumentumok tárolására és megsemmisítésére vonatkozó normák „szétszórtak” számos szabályozási jogi aktus között, amelyek közül néhányat a Szovjetunió idejében fogadtak el. Arról, hogy milyen törvények, rendeletek és rendeletek határozzák meg a dokumentumok tárolásának szabályait, és mik ezek a szabályok – mondja Tatyana Voitsekhovich, a Delis Archívum vezető szakértője.
A bizonylatok tárolásának rendjének meghatározásakor a könyvelőnek a különböző jogágak előírásaitól kell vezérelnie. A számviteli bizonylatok tárolásának rendjét és feltételeit szabályozó főbb szabályozó jogszabályok közül a következők különböztethetők meg:
A számviteli dokumentumok tárolási feltételeinek meghatározásához először is meg kell ismerkednie a tipikus adminisztratív irattári dokumentumok listájával. Ez a korábbi lista frissített változata, és a szervezetek tipikus levéltári dokumentumait tartalmazza (tulajdonformától függetlenül) a megőrzési idő megjelölésével. A lista minden dokumentuma a legtöbb szervezetnél közös irányítási funkcióknak megfelelő szakaszokba van csoportosítva. Különösen a 4. „Számvitel és jelentéstétel” szakasz, amely a 4.1. „Számvitel és beszámolás” és a 4.2. A „Statisztikai számvitel és jelentéstétel” segít a könyvelőnek meghatározni osztálya dokumentumainak tárolási feltételeit.
Ezenkívül a számviteli bizonylatok megőrzési idejének gyors meghatározásához használhatja az ingyenes "Archivist-Online" internetes szolgáltatást, amely három fő listában keres egy adott bizonylatot (a megőrzési idő megjelölésével), beleértve az utolsó szabványt is. 2010. augusztus 25-i lista.
Ne felejtse el, hogy 2013. január 1-jétől hatályba lépett a 2011. december 6-i „Számvitelről” szóló 402-FZ szövetségi törvény, amely szerint az elsődleges számviteli bizonylatokat, a számviteli nyilvántartásokat, a számviteli (pénzügyi) kimutatásokat a következő időpontig kell tárolni. a témát az állami levéltárak megszervezésére vonatkozó szabályokkal összhangban megállapított határidőn belül kell gazdálkodni, továbbá ezek a határidők nem lehetnek rövidebbek a jelentési évtől számított öt évnél (a „Számvitelről” szóló szövetségi törvény 29. cikke). Vegye figyelembe, hogy az Orosz Föderáció számviteli és pénzügyi beszámolási szabályzatának 98. bekezdése (amelyet az Oroszországi Föderáció Pénzügyminisztériuma 1998. július 29-i 34n. számú rendelete hagyott jóvá) hasonló követelményt tartalmaz.
Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve értelmében az adózóknak négy évig kötelesek számviteli és adónyilvántartást vezetni. Ez azokra a dokumentumokra vonatkozik, amelyek a legfontosabb pénzügyi tranzakciók megerősítését szolgálják: bevételek átvétele, adók fizetése (visszatartása) (az Orosz Föderáció adótörvényének 8. alpontja, 1. szakasz, 23. cikk).
A nyílt és zárt részvénytársaságoknak gondoskodniuk kell a tevékenységük során keletkezett dokumentumok biztonságáról, a részvénytársaságok dokumentumainak tárolásának rendjéről és feltételeiről szóló szabályzat (a Szövetségi Értékpapír-piaci Bizottság július 16-i határozatával jóváhagyva) szerint. , 2003 No. 03-33 / ps). A korlátolt felelősségű társaságok dokumentumaik tárolására vonatkozó szabályokat a 08.02-i szövetségi törvény 50. cikkében találhatják meg. 98 No. 14-FZ „A korlátolt felelősségű társaságokról”. Felsorolja a kötelezően tárolandó létesítő és egyéb szervezeti dokumentumokat.
Azokban a helyzetekben, amikor a számviteli dokumentumok elvesztek vis maior (például természeti katasztrófa) vagy harmadik felek jogellenes tevékenysége (lopás, szándékos gyújtogatás) következtében, ezt a tényt az illetékes hatóságok alkalmazottainak meg kell erősítenie. Tehát tűz esetén az ilyen megerősítés a tűzfelügyeleti szolgálat igazolása, dokumentumok ellopása esetén - a rendőrség igazolása.
A dokumentumok megsemmisítésére irányuló eljárás első szakasza a szervezet dokumentumainak értékelése annak érdekében, hogy megállapítsák a sérülés időpontját. A szervezet tevékenysége során keletkezett dokumentumok értékének vizsgálatára, kiválasztására és állami levéltári megőrzésre való előkészítésére állandó szakértői bizottságot kell létrehozni.
A szakértői bizottság vezető által jóváhagyott összetételében általában a szervezet különböző strukturális részlegeinek szakemberei vesznek részt, akik meghatározhatják a dokumentumok értékét, és dönthetnek azon dokumentumok megsemmisítéséről, amelyek tárolási ideje lejárt.
Szervezet felszámolása esetén szakértői bizottság létrehozása is szükséges a felszámolt szervezet irattári iratainak vizsgálatára és utólagos megrendelésére, annak érdekében, hogy azokat a megfelelő állami vagy önkormányzati levéltárba megőrzésre átadják (közös megállapodás alapján). a felszámolóbizottság és az állami vagy önkormányzati levéltár) vagy megsemmisíti a lejárt megőrzési idejű dokumentumokat.
Ha a szervezet nem állami vagy önkormányzati levéltárak beszerzésének forrása, akkor a számviteli dokumentumok megsemmisítése a levéltári hatóságok hozzájárulása nélkül történik. Az ilyen szervezetekben a megsemmisítendő dokumentumokat az állandó tárolásra szánt ügyek leltárának éves szakaszainak összeállítása után, a személyi állomány esetében pedig - vezetői aláírást követően - határozzák meg.
A szakértői bizottságnak a számviteli bizonylatok értékének vizsgálatát követően a megsemmisítésre szánt ügyek kiosztásáról szóló törvényt kell készítenie, amely tartalmazza a lejárt megőrzési idővel rendelkező bizonylatok jegyzékét. A megsemmisítésre szánt ügyek kiosztásáról nincs egységes törvényi forma, azt a szervezetnek egyénileg kell kidolgoznia, majd jóváhagynia.
Az iratok megsemmisítésének általános rendjét a 9.9. Az Orosz Föderáció nemzeti szabványa „Az információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Dokumentum kezelés. Általános követelmények. GOST R ISO 15489-1-2007 (a Rostekhregulirovaniya 2007. március 12-i, 28-as számú rendeletével jóváhagyva).
Figyelem: a dokumentumokat csak akkor lehet megsemmisíteni, ha a meghatározott időszakra leltárt végeztek. Ha a leltárt nem végezték el, a megsemmisítés nem végezhető el.
Az iratok tárolási időszakának kezdete a készítés (vagy figyelembevétel) évét követő év január 1. napja. Például a 2010-ben benyújtott ügyek esetében a megőrzési időszak 2011. január 1-jén kezdődik.
A nagy mennyiségű könyvelési bizonylat azonnali megsemmisítéséhez vagy megsemmisítéséhez tanácsos hivatásos levéltárosok segítségét kérni, akik többek között segítenek kiküszöbölni a megsemmisítésre szánt dokumentumok hibás kiválasztásának kockázatát. Ezenkívül a könyvelő mentesül a közvetlen feladatain túlmutató munkavégzés szükségessége alól, és a dokumentumok (beleértve a megsemmisítésre vonatkozó ügyek kiosztásáról szóló törvényt is) minden jogszabályi követelménynek megfelelnek.
Végül megjegyezzük, hogy a dokumentumok tárolási feltételeinek betartása nélküli megsemmisítése adminisztratív felelősséggel jár. A dokumentumok tárolására, beszerzésére, elszámolására vagy felhasználására vonatkozó szabályok megsértéséért a könyvelő az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.20. cikke alapján pénzbírsággal sújtható.
A számviteli dokumentumok tárolásának feltételeit a szervezetben a számviteli törvény és egy speciális lista határozza meg. Cikkünkből megtudhatja azok tárolási idejét, valamint az egyes dokumentumok tárolási idejének meghatározásának jellemzőit különböző helyzetekben.
Bármely könyvelő tudja, hogy minden, egy cég által kiadott vagy a partnerektől kapott dokumentumnak megvan a maga értéke, és meg kell őrizni. Az elsődleges bizonylatokban szereplő információk alapján történik a könyvelés, a könyvelés összeállítása. A számviteli és számviteli adatok ellenőrzését minden ellenőrző hatóság az elsődleges dokumentumok alapján végzi.
Minden elsődleges könyvelést és beszámolást jogszabályban meghatározott ideig meg kell őrizni.
A számviteli dokumentumok tárolásának feltételeit a „Számvitelről” szóló, 2011.12.06.-i 402-FZ számú törvény és az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010.08.25-i 558. számú rendelete által jóváhagyott lista szabályozza.
A jegyzékben és a 402-FZ törvényben meghatározott számviteli bizonylatok tárolási idejét összehasonlítva a következő következtetéseket vonhatjuk le:
Így a számla, mérleg, számviteli kimutatás sorsának eldöntésekor elsősorban a listában megjelölt feltételekből kell kiindulni. Ebben az esetben a tárolási idő nem lehet kevesebb 5 évnél.
pontjában meghatározott számviteli bizonylatok tárolási időtartama. A 402-FZ törvény 29. cikke, beleértve a társaság számviteli politikáit és standardjait, beleértve az elektronikus formában létező dokumentumokat is. Ez utóbbi szintén nem semmisíthető meg 5 éven belül. A tárolási időszak az utolsó használat évét követő évtől kezdődik (a 402-FZ törvény 29. cikkének 2. cikkelye).
Az anyagból megtudhatja, hogy melyik EDS-t kell aláírnia egy elektronikus elődnek "Az elsődleges elektronikus dokumentumokat az UKEP-nek alá kell írnia" .
A több éve alapított Landscaping Design LLC folyamatosan megvetette a lábát piaci szegmensében. A munka könyvelési részét 4 fős csapat végezte. Minden szakembernek meghatározott számviteli területeket jelöltek ki, a főkönyvelő pedig a jelentéskészítésért és a kontrollerekkel való interakcióért volt felelős.
A számviteli osztály elmúlt időszakai során a szekrényekben és a háztartási helyiségekben megszámlálhatatlan számú dokumentációs mappa halmozódott fel. Ideje foglalkozni velük.
Az elsődleges dokumentumok többsége munkavégzés volt, ezek alapján a társaság bevételét rendszeresen meghatározták, tükrözve a pénzügyi kimutatásokban.
Olvassa el az elvégzett munkacselekmények végrehajtását ebben cikk .
A papírbetétek jelentős részét a vásárolt anyagokról szóló számlák, számlák, bérszámfejtés és kapcsolódó számítások képezték.
Egy külön állványt teljesen megtöltöttek a könyvelés, a bevallások, a nyugdíjpénztári és társadalombiztosítási beszámolók, valamint a statisztikai nyomtatványok.
Minden könyvelő összeállított egy listát a területére vonatkozó számviteli dokumentációval ellátott esetekről, a főkönyvelő pedig az összes információt egyetlen táblázatban rendszerezte, melynek egyik oszlopát a listából vett bizonylatok tárolásának standard időszakaira szánta.
|
Document LLC "Tájtervezés" |
Felhasználhatósági idő a lista szerint, 558. számú végzésével hagyta jóvá |
|
Az alaptevékenységekre vonatkozó szerződések alapján végzett munkák |
A szerződéskötési időszak lejártát követő 5 éven belül |
|
Szerződések és az azokhoz kapcsolódó kiegészítő megállapodások |
A lejárati dátumot követő 5 éven belül (hacsak a lista egyéb pontjai másként nem rendelkeznek) |
|
Meghatalmazás pénz, áruk és anyagok átvételére |
Legalább 5 év |
|
Kivonatok fizetések, juttatások, tárgyi segély és egyéb kifizetések kiadásához |
Legalább 5 év, személyes számlák hiányában pedig legalább 75 |
|
A magánszemélyek jövedelmére vonatkozó információk nyilvántartása |
Legalább 75 éves |
|
A munkavállalók munkaszerződései és személyi igazolványai |
75 évig |
|
Munkaidő-nyilvántartások, munkaidő-nyilvántartások |
Legalább 5 év (legalább 75 év veszélyes, nehéz és káros munkakörülmények között) |
|
Személyes jövedelmi adatok |
Legalább 5 év, és ha nincs személyes számla vagy bérnyilvántartás - legalább 75 év |
|
Éves számviteli (pénzügyi) kimutatások |
Állandóan* |
|
Számviteli politika, számlatükör, elsődleges számviteli bizonylatok formái |
Legalább 5 év |
|
Főkönyv, forgalmi lapok, számlakártyák stb. |
Legalább 5 év |
|
Tárgyi eszköz könyvelési kártyák |
Az objektum felszámolását követően legalább 5 évvel |
|
ÁFA, fuvarozás, föld, haszonnyilatkozatok |
Legalább 5 év |
|
Jelentés az FSS-nek |
Éves fizetés folyamatosan*, negyedéves fizetés 5 évig |
|
Bejelentés a Nyugdíjpénztárnál |
Legalább 5 év, és ha a szervezet nem rendelkezik személyes számlákkal és bérnyilvántartással, akkor legalább 75 év |
|
Egyéni információ a Nyugdíjpénztárban a munkavállalók számára |
Legalább 75 éves |
|
Statisztikai jelentés: |
Állandóan*. |
|
Levelezés a céggel szemben kiszabott büntetésekről, pénzbírságokról |
Legalább 5 év |
Ne hagyja figyelmen kívül a * jelet a táblázatban. Ez azt jelenti, hogy a dokumentumot a cég működésének teljes időtartama alatt meg kell őrizni.
A táblázatban feltüntetett valamennyi dokumentáció közvetlenül vagy közvetve a számvitelre vonatkozik, ezért a 402-FZ törvényben előírt 5 éves tárolási időt meghaladó határidőket a Landscape Design LLC főkönyvelője a 2009. évi CXVII. lista.
Tekintettel arra, hogy a cég még nem ünnepelte fennállásának 5. évfordulóját a munka megkezdése óta, a táblázatban bemutatott dokumentumok egyike sem semmisíthető meg. A papírokkal zsúfolt helyiségek felszabadítására a könyvelő külön irodát jelölt ki, ahol elhelyezték a tárolási idő lejártára váró dokumentumokat.
Az LLC "Tájtervezés" gyakorlatában előfordultak olyan esetek, amikor az állóeszközöket veszteségesen értékesítették. A tárgyi eszközök elszámolása és adóelszámolása során ugyanazokat a bizonylatokat kell használni. A különbség csak az ártalmatlanításukkal kapcsolatos költségek elszámolásában rejlik. Ezt a tényt az iratok megőrzési idejének meghatározásakor is figyelembe kell venni.
Például 2 évvel ezelőtt egy cég vásárolt egy VAZ-21102 típusú autót (OKOF kód 15 3410010). Abból kiindulva, hogy az OS besorolás szerint a 3. értékcsökkenési csoportba tartozik, a hasznos élettartamot (SPI) 5 évben határozták meg. Az állandó meghibásodások miatt úgy döntöttek, hogy az autót bármilyen felajánlott áron eladják. Az értékesítésből befolyt összeg kisebbnek bizonyult, mint az ingatlan maradványértéke, és az adószámviteli szabályok szerint 3 évre vonatkozó értékesítésből származó veszteséget (a fennmaradó FDI) egyenletesen veszik figyelembe a jövedelemadó számításánál.
FONTOS!A tárgyi eszközök értékesítéséből származó veszteségek adóelszámolásának árnyalatait az Art. (3) bekezdése tükrözi. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 268.
A kiadások adószámviteli célú csoportosításának jellemzőiről ebben olvashat anyag .
Így a kezdeti és maradványérték kialakításával, a JIT futamidejével, a szerződésekkel és az adásvételi aktusokkal kapcsolatos minden dokumentumot, valamint az állóeszközök értékesítéséből származó veszteség elszámolására vonatkozó igazolásokat és számításokat meg kell őrizni legalább A meghatározott veszteség adóalapba vonásától számított 4 év . Ez annak köszönhető, hogy az adóhatóság az ellenőrzés során jogosult az ellenőrzést megelőző 3 évre vonatkozó dokumentumokat áttanulmányozni. Így a meghatározott tárgyi eszközre vonatkozó dokumentumokat legalább 9 évig meg kell őrizni.
A vizsgált eset nem az egyetlen, amikor az iratok tárolási idejét meghosszabbítják. A következő részben más helyzeteket mutatunk be.
Ha a Landscape Design LLC veszteségesen dolgozott, majd ezt figyelembe vette volna a jövedelemadó kiszámításakor, akkor a dokumentumokat a veszteségátvitel teljes időtartamára, valamint a teljes leírást követő 4 évre meg kell őrizni. Ugyanakkor lehetetlen megszabadulni sem az ebből eredő veszteséget igazoló elsődleges dokumentumtól, sem más igazolásoktól és számításoktól, amelyek alapján ezt a veszteséget áthárították.
Például a 2018-ban elszenvedett és a következő 10 évben elszámolt veszteségek számviteli és adózási bizonylatait 2032 végéig meg kell őrizni.
A számviteli bizonylatok tárolási idejét a következő esetben kell meghosszabbítani. A Landscaping Design LLC szolgáltatást nyújtott olyan ügyfélnek, aki nem fizetett időben az elvégzett munkáért, és nem válaszolt a levelekre és a követelésekre. A céget nem zárták ki az állami nyilvántartásból, de tartozását sem fizette vissza. A Landscape Design LLC csak 2018-ban tudta figyelembe venni a rossz követeléseket, és a szervezetnek 2022 végéig meg kell őriznie az ezzel a helyzettel kapcsolatos összes dokumentumot.
Számlákat, elvégzett munkákat, bérkivonatokat, beszámolókat - ezeket és sok más számviteli bizonylatot az adózóknak külön listában meghatározott határidőn belül meg kell őrizniük. Ezeket a futamidőket nem lehet csökkenteni, de bizonyos esetekben növelni kell (veszteség áthárítása, rossz követelések leírása, tárgyi eszközök veszteséges értékesítése).
Így a „Számvitelről” szóló szövetségi törvény előírja, hogy az elsődleges dokumentumokat a vállalkozásnál kell megőrizni „az állami archiválás megszervezésére vonatkozó szabályokkal összhangban megállapított időtartamig, de legalább öt évig” (17. cikk). Mivel ez a törvény a számviteli kérdéseket szabályozza, ez azt jelenti, hogy ez a követelmény kifejezetten a számviteli bizonylatokra vonatkozik.
Az adótörvény viszont kimondja, hogy „a számviteli adatokat és az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges egyéb dokumentumokat” 4 évig meg kell őrizni (23. cikk). Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 283. cikkével összhangban átvitt veszteség összegét igazoló dokumentumokat meg kell őrizni "a teljes időszakra, amíg a szervezet nem csökkenti az aktuális adózási időszak adóalapját a korábban kapott veszteségek összegével. "
Fontos
Ez az anyag kivonat a Berator "Elsődleges dokumentumok".
A Berator "Primary Documents" lett az első olyan kiadvány Oroszországban, amely abszolút minden információt tartalmaz az "elsődleges dokumentumok" tervezéséről. Elérhető és elektronikus picker opció.
Sem az adóellenőrök, sem a könyvelők nem tudják, hogyan kell felosztani az elsődleges dokumentumokat azokra, amelyek a számvitelhez szükségesek, és azokra, amelyek megerősítik az adószámítás és az adófizetés helyességét. Valójában ugyanazokról a dokumentumokról beszélünk. Úgy tűnik, ellentmondás van.
Az orosz pénzügyminisztérium más álláspontot képvisel. Az osztály illetékesei 1999. február 9-i 04-01-10-i levelükben "kifejtették", hogy itt nincs ellentmondás. Csupán arról van szó, hogy különböző bizonylatokról van szó: egyesek számviteli, mások adózási szempontból szükségesek. De ismét egy szót sem arról, hogyan kell felosztani az elsődleges bizonylatokat könyvelésre és adóra.
Ezért ha kétségei vannak, a félreértések elkerülése érdekében 5 évig őrizze meg elsődleges könyvelési és adóbizonylatait.
Nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy a „Számvitelről” szóló törvényen és az adótörvényen kívül a dokumentumok tárolásának feltételeit a levéltári jogszabályok szabályozzák. Tehát a szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus vezetői archív dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időszakokat (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i, 558. számú rendeletével jóváhagyva) részletezi, hogy mely dokumentumok mennyi ideig kell tárolni.
Az elsődleges számviteli bizonylatok esetében ez a lista 5 éves tárolási időt is meghatároz. De a személyi nyilvántartásokról szóló dokumentumokat (ideértve a munkavállalók személyes számláit (és ezek hiányában - elszámolási (elszámolási és fizetési) kimutatásokat)) a lista 75 évig köteles megőrizni.
Az iratok részvénytársaságokban történő tárolásának feltételeit a Szövetségi Értékpapírpiaci Bizottság 2003. július 16-i 03 33/ps számú határozata határozza meg.
A szervezetek maguk határozzák meg, hogy hol tárolják a feldolgozott dokumentumokat. Szóval te meg tudod:
Ha az adófelügyelőség az ellenőrzés során megállapítja, hogy Ön nem rendelkezik elsődleges bizonylatokkal, számlákkal, számviteli (adó-) könyvviteli nyilvántartásokkal, jogában áll cégét bírság kiszabására.
Az ilyen jogsértésért kiszabott bírság összege (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke):
Ne feledje, hogy az adóhatóság csak az utolsó három évre vonatkozóan igényelheti a cég iratait, és Önnek négy évig meg kell őriznie azokat. És ez azt jelenti, hogy az adóhatóságnak nincs joga megbírságolni a cégét az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke alapján az elmúlt (negyedik) év számviteli vagy adódokumentumainak hiánya miatt.
Ezen túlmenően a számviteli bizonylatok tárolásának rendjének és feltételeinek megsértése miatt közigazgatási bírság szabható ki a társaság vezetőjére. A bírság összege 2000-3000 rubel (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. cikke).
Felhívjuk figyelmét, hogy ez a bírság kiszabható a számviteli bizonylatok tárolásának rendjére és feltételeire vonatkozó számviteli jogszabályok be nem tartása, valamint az adótörvénykönyv adószámviteli bizonylatok tárolására vonatkozó követelményeinek megsértése miatt.
Ha az adóhatóság megállapítja, hogy Ön megsértette a számviteli bizonylatok tárolására vonatkozó szabályokat, jogában áll jegyzőkönyvet felvenni erről a szabálysértésről, és azt megküldeni a békebírónak, aki dönt a pénzbírság kiszabásáról a céged vagy sem.
A bíró az iratok tárolási feltételeinek megsértését és a levéltári szolgálat munkatársainak kezdeményezésére büntetheti. A büntetés lehet figyelmeztetés vagy pénzbírság. A polgárokra kiszabott pénzbírság mértéke 100 és 300 rubel között mozog; tisztviselők számára - 300-500 rubel (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.20. cikke).
A dokumentumok tárolási feltételeinek megsértése ebben az esetben a szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos irányítási dokumentumok listájában meghatározott feltételek megsértését jelenti (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i rendeletével jóváhagyva). 558).
Oroszország számos régiójának saját levéltári jogszabálya van, amely adminisztratív felelősséget ír elő a levéltári dokumentumok tárolására vonatkozó szabályok megsértéséért. Moszkvában például ez Moszkva városának 2001. november 28-án kelt, 67. sz. törvénye „A Moszkva Levéltári Alapjáról és Levéltáráról”.
Ne feledje azonban: a regionális hatóságok csak a törvényi keretek között és csak a helyi törvények megsértése esetén állapíthatnak meg közigazgatási felelősséget. Ugyanakkor a tisztviselőkre kiszabott bírság összege nem haladhatja meg az 50 000 rubelt (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 3.5. cikke).
Ha a helyi hatóságok nem törvényben, hanem más szabályozási dokumentumban (rendeletben, határozatban, végzésben) megállapított normák alapján próbálnak megbírságolni, vagy nem regionális, hanem szövetségi jogszabályok megsértése miatt, vagy több mint 50 000 rubel összegben. , forduljon bírósághoz: minden esélye megvan az ügy megnyerésére.
