A pénzügyi kimutatások tárolásának feltételei. A dokumentumok tárolási időszakának kezdete. Hogyan lehet megsemmisíteni a régi papírokat

Szia! Ma a számviteli bizonylatok tárolásának szabályairól fogunk beszélni.

Ma megtanulod:

1. Milyen dokumentumokat kell megőrizni;
2. Mik a tárolási követelmények?
3. Milyen megőrzési időszakok vannak beállítva az egyes dokumentumtípusokhoz.

A számviteli dokumentumokat az ősi kövületekhez lehet hasonlítani, amelyek kihalt állatok lenyomatait őrizték meg. A cég szállításai, vásárlásai, értékesítési tranzakciói, elszámolásai már rég a múlté, és senki sem emlékszik rájuk, a számviteli bizonylatok továbbra is gondosan tárolják a cég életének minden lépését.

Anélkül, hogy megvárnánk, hogy az ellenőrző felügyelőség "régésze" "feltárja" a jogsértéseket, elemezzük a vállalati dokumentáció tárolásának törvényileg szigorúan szabályozott szabályait.

Jogi keretrendszer

Az iratok megőrzésére vonatkozó jogszabályok betartása elsősorban azért fontos, mert egy ellenőrzés esetén igazolhatja költségeit. A papírok korai megsemmisítésével vagy elvesztésével nem fogja tudni bizonyítani legalább a létezés tényét. Az ellenőröknek jogukban áll nem figyelembe venni az Ön költségeit, és további bírságokat és adókat számítanak fel.

Éppen ezért kifogástalannak kell lennie a dokumentumok tárolásában - megkímélheti magát és a szervezetet a felesleges aggodalmaktól és megpróbáltatásoktól.

A számviteli papírok megőrzési idejét három alapvető dokumentum határozza meg:

• A számvitelről szóló 402. sz. szövetségi törvény, amelyet legutóbb 2018. november 28-án módosított a 444-FZ törvény;
• Az orosz kulturális minisztérium rendeletével jóváhagyott lista;
• Adószám.

Miért van több jogi dokumentum egy helyett? A számvitel többfeladatos, hatással van a jelentéskészítésre, a munkaügyi kapcsolatokra, a személyzeti döntésekre és még sok másra.

A szabályozási dokumentumok megemlíthetik ugyanazokat a dokumentumokat, és eltérő tárolási rendet állapíthatnak meg. Így egyfajta „átfedés” következik be. Ha két tárolási időszak nem esik egybe, akkor a hosszabb időtartamot kell figyelembe venni.

A dokumentumtárolás visszaszámlálása nem a keltezés dátumától, hanem a következő év elejétől kezdődik.

Példa. Ön 2019. február 1-jén kelt számlát kapott egy szállítótól. Tudja, hogy az Ön vállalkozása öt évig megőrzi az ilyen típusú dokumentációt. Ennek alapján 2024. február 1. után is jogában áll megsemmisíteni a papírt, hiszen ezen a napon őrzik meg dokumentumát hivatalosan öt évig.

A hivatalos dokumentumokban leggyakrabban ez a megfogalmazás hangzik: "tartson legalább egy bizonyos számú évet". Vagyis a cég maga választja ki magának a pontos dátumokat, lehetőségeihez mérten (ha van, aki az archívumot kezelje, a helyiségek ezt lehetővé teszik). A főbb dokumentumokra kiválasztott határidőket elfogadják, és legjobban belső dokumentumokban írják elő, például az „Irtári szabályzat” részben.

Hol tároljuk a dokumentumokat

Ha a cég dokumentumforgalma kicsi, akkor a dokumentumokat ugyanabban a helyiségben lehet tárolni, ahol a fő munka folyik. A nagy papírforgalom mellett a cégek külön helyiséget biztosítanak az archívumnak.

A helyiségnek több tárolási szabálynak kell megfelelnie:

• Nem szabad a pincében elhelyezni, ahol magas a páratartalom, és fűteni is kell. E követelmények fő célja a rövid élettartamú tárolóközeg nedvességtől való védelme;
• Az ablakokat szorosan el kell függönyözni, jobb redőnyt használni. A napfény hatására a papírok kiégnek;
• A helyiséget védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől: alacsony padló esetén az ablakokat rácsokkal kell ellátni. Az ajtót kulccsal vagy kombinációs zárral kell zárni.

Ha a szervezet nem tud helyet biztosítani a számviteli bizonylatok irattárának, akkor azokat egy irattári szakosodott cégnél letétbe helyezheti.

A dokumentumok megőrzési időszakai

Minden dokumentumtípusnak megvannak a saját tárolási időtartamai - a minimálistól az olyan időtartamig, amelyre egy emberi élet elfér.

Táblázat a tárolási időszakok listájával.

Dokumentumok benyújtása az archívumba

A dokumentumokat az archívumnak adják át hosszú távú (több mint tíz év) tárolásra, minimális valószínűséggel, hogy pillanatnyilag vagy a közeljövőben szükség lesz rájuk. Amint a táblázatból láthattuk, bizonyos kategóriájú dokumentumokat hihetetlenül hosszú ideig kell tárolni - akár 75 évig.

A dokumentumok irattárba adása ütemterv szerint történik, amelyet a cégvezető hagy jóvá az irattár létrehozásáról szóló rendeletben. Ez lehet havonta vagy évente egyszer – a vállalkozás munkafolyamatától függően.

A következő rendelkezéseket a sorrendben kell bemutatni és indokolni:

• Ki a felelős a levéltárba történő beszállításért és az abból származó dokumentumok kiállításáért;
• Hogyan történik a levéltári folyóirat karbantartása?
• A lejárt határidejű iratok megsemmisítésére irányuló eljárás;
• Milyen eseményeket és milyen gyakorisággal kell megszervezni, hogy az archívum megfelelő formában maradjon.

Az archívum nem tartalmazhat fénymásolatot. Ha az eredetit objektív okok miatt nem lehet az archívumban elhelyezni, ott egy hiteles másolatot kell benyújtani.

Ideális esetben az archivált dokumentumokat később valamilyen módon be kell kötni és iktatni a biztonság növelése érdekében. Ha a dokumentumot a szabályok szerint szálakkal varrják, szinte lehetetlen észrevétlenül egy lapot egy másikra cserélni.

Amikor ezek a lépések megtörténtek, a prospektus borítójára azonosító adatok kerülnek, nevezetesen: évszám, sorszám, bekötött lapok száma, elszámolási terület, bekötött dokumentumok típusa és egyéb adatok.

Számviteli nyilvántartások vezetésének felelőssége

A szükséges papírok biztonságáért teljes mértékben a cégvezető a felelős – tőle kérik majd. Annak ellenére, hogy a hatóságok az archívum gondozását mindig az alkalmazottaikra bízzák.

A bírság összege egyenesen arányos az elveszett irat jelentőségével. Kisebb jogsértések esetén az adminisztratív felelősséget 300-500 rubel pénzbírság formájában írják elő. Ha a papír hiánya a számviteli jelentés torzulását vonja maga után, a vezető és a főkönyvelő 2000-3000 rubel pénzbírsággal sújtható.

A legveszélyesebb veszteség az elsődleges dokumentumok, nyilvántartások és számlák lehetnek. Az adóelszámolásban használják őket, és az esetleges adóelkerülést szigorúan 10 000-30 000 rubel pénzbírsággal büntetik.

Nagy buzgalommal, dokumentumok hiányában láthatunk csalárd akciókat és alkalmazhatjuk a Btk. cikkét. Ez a legrosszabb lehetőség egymillió rubelig terjedő pénzbírsággal és hat évig terjedő szabadságvesztéssel fenyegeti a felelős személyt.

Ha maguk az alkalmazottak fedezték fel a dokumentumok elvesztését, erről haladéktalanul értesíteni kell a vezetőt. A számviteli szabályok szerint a vezető köteles bizottságot kijelölni a veszteség okainak megállapítására.

A bizottság munkájának eredményeként a vizsgálat eredményéről szóló törvényt kell elkészíteni. Még ha a cselekmény nem is magyarázza a papírok elvesztését, az ellenőrző hatóságok felé bizonyítja, hogy nem hajlandó információkat visszatartani.

Számos körülmény magyarázhatja a papírok elvesztését, és nem tehető felelőssé érte. Ilyen esetek például a vis maior természeti katasztrófák vagy betörések, valamint a helyiségek felgyújtása. A vezetőségnek előzetesen be kell szereznie egy igazolást a tűzoltóságtól vagy a bűnüldöző hatóságoktól, amelyben elmagyarázza az iratok elvesztését.

Lejárt dokumentumok megsemmisítése

Abban az esetben, ha az archívum logikusan épül fel (a polcokon és mappákon lévő dátumok könnyen áttekinthetők, a mappákhoz való hozzáférés nem nehéz, a dokumentumok szigorúan típus szerint vannak elrendezve), nem lesz nagy gond a dokumentumok selejtezési eljárásával.

Hagyományosan két szakaszra osztható:

• Lejárt dokumentumok azonosítása;

Első fázis feltételezi, hogy a cég a belső szabályzatban meghatározott idő elteltével elemzi a felgyülemlett papírokat, és eltávolítja a polcokról azokat a mappákat, amelyek tartalma már nem tárolható.

Hatalmas papírmunkával rendelkező nagy cégeknél konkrét időpontot választanak egy rendezvényre vagy időpontok sorozatára, több fős szakértői bizottságot hívnak össze, akik sok órát töltenek az archívumban, meghatározva, hogy mit kell kidobni. Ezeknek az embereknek magas szintű készségekkel kell rendelkezniük ahhoz, hogy meg tudják különböztetni a fontos dokumentumokat a nem fontosaktól.

Először is, ezeket a műveleteket a vezető által kiadott szabad formátumú leltári utasítás támasztja alá. Felsorolja a résztvevőket, célokat, dátumokat.

Másodszor, a résztvevők maguk készítenek törvényt a kiválasztott dokumentumokról, amelyben röviden felsorolják azokat. Az egyes papírok részleteit nem tüntetik fel - ez nem szükséges, ráadásul nagy mennyiségek esetén az ilyen műveletek „felfalják” a bizottsági tagok idejét.

Példa. Ha homogén számviteli bizonylatokat kell leírni, akkor elegendő feltüntetni: "2013. január 1-től 2013. december 31-ig terjedő időszakra vonatkozó munkaidő-nyilvántartások - 1 doboz."

Ha valóban nagyok a kötetek, a cég hivatásos levéltárosokat is alkalmazhat. Nemcsak a szükséges dokumentumokat nem engedik megsemmisíteni, hanem hivatalos leltárt is kiadnak arról, hogy mi semmisült meg.

Kis cégeknél a papírok megsemmisítését vagy csak az irattári alkalmazottra, vagy egy könyvelőre bízzák. Ugyanakkor az eljárás jogszerűsége érdekében végzést és aktust is kell alkotni.

A második szakasz szerint külső levéltárosok felvételének hiányában a cég alkalmazottai vagy aprítógéppel megsemmisítik a papírokat, vagy kézzel széttépik. A második csak nagyon kis mennyiségű papírral lehetséges.

A felszámolás alá vont iratok hátoldalának tervezetként való felhasználása elfogadhatatlan. A szükséges papírok személyes adatokat vagy adótitkot tartalmazhatnak.

Tárolás tárgyát képezik az elsődleges számviteli bizonylatok, pénzügyi kimutatások és könyvvizsgálói jelentések. Megmondjuk, hogyan, hol és mennyi ideig kell tárolnia az archívumokat.

Mennyi ideig kell megőrizni a számviteli dokumentumokat?

A számviteli bizonylatok tárolási ideje főszabály szerint 5 év, azonban az egyes bizonylatokat hosszabb ideig vagy tartósan kell tárolni. A számviteli dokumentáció tárolásának feltételeit az Orosz Föderáció adótörvénye, a 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény, valamint az Oroszországi Kulturális Minisztérium rendelete által jóváhagyott lista határozza meg. 2010. augusztus 25. 558. szám A könyvelést és az iratok tárolását a vállalkozás vezetője köteles megszervezni.

Az adótörvény szerint tehát az adózónak gondoskodnia kell az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges számviteli bizonylatok és adószámviteli adatok, valamint az adófizetést, a felmerült költségeket és a bevételeket igazoló dokumentumok megőrzéséről legalább Négy év. Ettől eltérő eljárást biztosítanak azonban például az olyan dokumentumok esetében, amelyek megerősítik a cég által elszenvedett veszteséget. Az igazoló dokumentumokat ebben az esetben a teljes veszteség összegének megtérítéséig meg kell őrizni.

Az Oroszország Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i rendeletével jóváhagyott lista tartalmazza a szabványos archív dokumentumokat, valamint a tárolás időtartamát. A táblázatban láthatja a számviteli bizonylatok tárolási feltételeit a szervezetben. Minden dokumentum részekre van osztva. Tehát a 4. „Számvitel és beszámolás” részben láthatja, hogy hány évig tárolják a számviteli bizonylatokat: például a lízingcég vagyonáról szóló dokumentumokat korlátlan ideig (tartósan) kell tárolni, és a fizetős szolgáltatások nyújtásáról szóló információkat tartalmazó levelezést meg kell őrizni. 5 évig tárolva. A 4.1 „Számvitel és jelentéskészítés” alfejezetben megtekintheti a pénzügyi kimutatásokhoz, számviteli politika dokumentumaihoz és egyebekhez kapcsolódó analitikai dokumentumok tárolási feltételeit is.

Hogyan tároljuk a számviteli dokumentumokat

A 10 évnél rövidebb tárolási idővel rendelkező ideiglenes tárolási ügyeket általában nem archiválják a cég számviteli bizonylataihoz. Általában a szervezet strukturális részlegeiben maradnak, és amint a számviteli bizonylatok elévülési ideje lejár, megsemmisül. A határozatlan (tartós) és a 10 évet meghaladó hosszú távú tárolású számviteli bizonylatok hiba nélkül átkerülnek a szervezet archív tárolójába.

A szervezetek kötelesek betartani a számviteli bizonylatok tárolásának rendjét, gondoskodni a bizonylatok biztonságáról a jogszabályban meghatározott határidőn belül. A jogszabály szerint saját irattár létrehozására csak az állami szervek, a települési kerület, városrész és városon belüli önkormányzati szervek kötelesek.

A törvény szerint saját archívum létrehozása a dokumentumok tárolására a cég joga, nem kötelessége. Ezért, ha a vállalkozás nem rendelkezik saját irattárral, akkor lehetőség van dokumentumok tárolására vonatkozó megállapodás megkötésére az állami önkormányzati levéltárral. A szervezet jogosult bármely állami vagy önkormányzati levéltárat, valamint múzeumot vagy könyvtárat választani dokumentumai tárolására. Ugyanakkor célszerű megállapodást kötni a szervezet tényleges telephelyén található archívóval.

Számviteli bizonylatok archívumának készítése

A számviteli dokumentumok tárolására a szervezet jogosult saját archívumot létrehozni.

A tárolni kívánt dokumentumok számától és mennyiségétől függően a következőképpen hozhat létre archívumot:

• a társaság önálló, önálló szerkezeti részlege;
• egy részleg egy adott osztályon belül, például az irodai adminisztrációs osztály.

Az irattárba tárolásra áthelyezendő dokumentumok (számviteli és egyéb dokumentumok) összetételétől függően a következő típusú irattárak hozhatók létre:

• archívum, amelyben a kezelési dokumentációt tárolják;
• tudományos és műszaki archívum;
• archívum audiovizuális anyagokkal;
• elektronikus dokumentumok archívuma.

Ezzel egyidejűleg az irattárnak külön helyiséget kell biztosítani, amely az irattári tárolóval szemben támasztott követelményeknek megfelel, a szükséges eszközökkel és személyzettel ellátva.

Hogyan kell archiválni a számviteli dokumentumokat? Azok az esetek, amelyek a tartós megőrzésre vonatkozó dokumentumokat vagy a hosszú távú tárolás okmányait tartalmazzák (amelyeket legalább 10 évig meg kell őrizni), teljes körű nyilvántartásba kell venni. A teljes elrendezés a következő:

• az ügy iktatása vagy bekötése;
• lapszámozás;
• tanúsító lap elkészítése;
• a dokumentumok belső leltárának elkészítése (ha szükséges);
• az ügy borítójának adatainak kitöltése (a szervezet pontos neve, az ügy címe, az ügy nyilvántartási mutatója stb.).

A 10 évnél rövidebb ideig őrzött ügyeknél érdemes részleges kivitelezést végezni: lehet nem rendszerezni az ügyben lévő iratokat, nem lehet számozást, hitelesítő feliratot letenni.

Hány évig és hogyan kell a számviteli bizonylatokat elektronikus formában tárolni? Ugyanezek a megőrzési idők vonatkoznak az elektronikus dokumentumokra is. Az elektronikus dokumentumok tárolásának azonban van néhány sajátossága. A következő feltételeknek kell teljesülniük:

Az elektronikus számviteli bizonylatok szervezet archívumában való tárolása során időszakonként el kell végezni az elektronikus dokumentumhordozók fizikai és működési állapotának műszaki ellenőrzését. Az ellenőrzést legalább ötévente egyszer el kell végezni. Ha az adathordozók állapotában olyan változást állapítanak meg, amely hatással lehet az információbiztonságra, akkor a vezető döntése alapján meg kell tenni az elektronikus dokumentumok új médiára történő átvitelét.

• a vállalkozás archívumának az elektronikus dokumentumok minden pozíciójából legalább két példányt kell tárolni (a másolatoknak különböző eszközökön kell lenniük);
• a vállalatnak rendelkeznie kell olyan szoftverrel és hardverrel, amelyet elektronikus dokumentumok sokszorosítására, másolására és egyéb munkára terveztek;
• gondoskodni kell az elektronikus dokumentumok olyan biztonságáról, hogy azok elvesztése, megsemmisülése, illetéktelen személyekhez való hozzáférés teljesen kizárt legyen.

A cikkben egy kész táblázatot talál a számviteli, adó- és egyéb dokumentumok tárolási feltételeiről a szervezetben. Ha korábban megsemmisíti a papírokat, pénzbírság és többletköltség fenyeget.

Vannak olyan dokumentumok, amelyeket egy intézménynek folyamatosan meg kell őriznie, például a számviteli szabályzatot. Az eltarthatósági idejű táblázat segít meghatározni, mely papírokat lehet kidobni. Hiszen mindenkinek más a határidő. Ha hibázik a határidővel, és korábban megsemmisíti az archívumot, az intézmény bírságot szab ki.

Hány évig kell megőrizni az adó- és számviteli dokumentumokat

A számviteli bizonylatok tárolásának időtartamát és bármely gazdálkodó szervezet gazdasági tevékenysége során felmerülő egyéb eseteket jogszabályi szinten határozzák meg.

A tárolás időtartamát a következő jogalkotási aktusok szabályozzák:

• az Orosz Föderáció adótörvénykönyve;
• A számvitelről szóló szövetségi törvény, 2011. 12. 402-FZ (a továbbiakban - 402. sz. szövetségi törvény);
• "Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről" 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban: 125. sz. szövetségi törvény).
• A Művelődési Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletével jóváhagyott szabványos kezelési dokumentumok listája (a továbbiakban: Lista).

Ezen előírások szerint az adó- és számviteli papírok többségét a lejárattól számított 5 évig megőrzik.

Más időkeretek is megállapíthatók, amelyek időtartama több vagy kevesebb, mint 5 év:

• 1 év - havi jelentésre;
• 3 év - a devizaforrások beérkezéséről és a kifizetésekről szóló negyedéves jelentéseknél;
• 4 év számlákra;
• 10 év - szerződések, cselekmények ingó vagyontárgyak eladásáról.
• 15 év - perek, bírósági határozatok és végzések.
• 25 év vagy tartósan - jogszabályi dokumentumok.

A 402. számú szövetségi törvény és a lista meghatározott időszakokat határoz meg a számviteli dokumentumok szervezeten belüli tárolására. Az előző pontban megadott táblázat minden tételre (csoportra) külön szabályozza ezeket.

táblázat: számviteli és adóbizonylatok tárolási feltételei

Annak ellenőrzéséhez, hogy a papírokat ki lehet-e dobni, az eltarthatósági táblázat segít:

* A tárolás időtartama nem lehet kevesebb 10 évnél (ez azokra a szervezetekre vonatkozik, amelyek nem állami, önkormányzati levéltárak beszerzési forrásai).

Válaszok a témával kapcsolatos népszerű kérdésekre:

Mennyi ideig kell megőrizni a személyi dokumentumokat

A személyi dokumentációk határidejét a Lista határozza meg. Ezek 12 hónaptól 50 (75) évig terjednek. Vannak ügyek, amelyeket tartósan meg kell őrizni, vagyis amíg a jogi személy végzi tevékenységét.

2016-ban változás történt a 125. számú szövetségi törvényben, amely a személyzet személyi aktáit érintette. A módosítások végrehajtását követően a következő határidők érvényesek:

• 75 év minden olyan, a személyzetről szóló dokumentumra, amelyet 2003. 01. 01. előtt az archívumba küldtek.
• 50 év, a 2003-ban és később befejezett és letétbe helyezett ügyek esetében.

A cégnek meg kell őriznie:

• Megrendelések alaptevékenységekhez;
• Munkavédelmi javaslatok a munkakörülmények javítására vonatkozóan, valamint azon munkahelyek listája, ahol veszélyes és káros tényezők vannak.
• A HR osztály ellenőrzési protokolljai.
• A személyes adatokra vonatkozó helyi szabályozások;
• Személyzeti asztalok stb.

A munkavállalók személyi okmányainak eredeti példányát a felszólításig meg kell őrizni. Ha nem igényelnek, 75 évre az archívumba kerülnek.

Rövidebb feltételek vannak meghatározva:

• 1 év - a nyaralási ütemezéshez;
• 3 év - üzleti utakra vonatkozó megrendelések;
• 5 év - munkaidő-nyilvántartások és megbízások, amelyekre nincs más időszak (bónuszok, megrovások stb.).
• 10 év – kollektív szerződések.

Jegyzet! Ha a listában felsorolt ​​papírok tartalmaznak információkat a káros és veszélyes körülmények között végzett munkavégzésről, a tárolási idő 75 évre nő.

Ha bármilyen kérdése van a dokumentumok tárolási feltételeivel kapcsolatban, tekintse meg a feljegyzésben található feltételek teljes táblázatát.

Dokumentumok tárolása elektronikus formában

Az iratok hosszú távú, papír alapon történő tárolása esetén mindig fennáll azok elvesztésének, megrongálódásának veszélye (költözés, baleset stb.), ezért sok cég elektronikus formában sokszorosítja azokat. Ezek a fájlok archiválhatók is. Ehhez a módszerhez számos árnyalatot kell figyelembe vennie:

• Az átvitel történhet kommunikációs csatornákon keresztül történő küldéssel vagy elektronikus adathordozók közvetlen továbbításával.
• Nem kell fájlokat nyomtatnia.
• Leltárt kell készíteni az átvitt fájlokról. Ebben meg kell adnia az információátvitel módját (vivő).
• Mielőtt a digitalizált fájlokat tárolásra küldené, meg kell győződnie arról, hogy azok nem sérültek, és nincsenek-e vírusok az adathordozón.
• Az archívumban meg kell teremteni az ilyen fájlok megőrzésének és sokszorosításának feltételeit.
• A dokumentumokat két, egymást sokszorosító adathordozón kell továbbítani.
• Az elektronikus archívumot legalább ötévente egyszer ellenőrizni kell.

Az elektronikus dokumentumok megsemmisítésre történő átadásához, amelyeknek a tárolási ideje lejárt, készítsen törvényt a dokumentumok megsemmisítésre történő kiosztásáról

Jegyzet! A 10 évnél hosszabb szavatossági idejű papírokat levéltári tárolásra kell átadni. Egyéb dokumentumok a munkahelyen tárolhatók. Ez a papír médiára is vonatkozik.

Hogyan számítsuk ki a dokumentumok megőrzési idejét

A bizonylat tárolási idejét a lejártától vagy a jelentési időszak (év) lezárásától számítják. A dokumentum tárolásának időtartamának visszaszámlálása főszabály szerint a bizonylat lejártát követő év január 01-én kezdődik.

Ez alól több kivétel is van:

• A szervezet a követeléseket behajthatatlannak ismeri el. Az alátámasztó papírok megőrzési ideje annak az időszaknak a végétől számítva 4 év, amelyben ez történt.
• A gazdasági társaság veszteséget szenvedett el. Az ezt megerősítő dokumentumokat a veszteség figyelembevételének teljes időtartama alatt megőrzik.
• Amortizálható ingatlan vásárlása. A rajta lévő papírokat a leírás után még 4 évig meg kell őrizni.

Mi a teendő a számviteli bizonylatokkal, ha a megőrzési idő lejárt

Ha egy dokumentum lejárt, megsemmisíthető. Általában ehhez évente egyszer leltárt készítenek a levéltári aktákról. A lejárt szavatossági idejű számviteli bizonylatok selejtezését szigorúan az előírásoknak megfelelően kell végezni. Lehetetlen eltávolítani és megsemmisíteni a fájlokat az archívumból a szükséges dokumentumok kitöltése nélkül.

Hogyan lehet megsemmisíteni a régi papírokat

A lejárt megőrzési idővel rendelkező fájlok megsemmisítése a következőképpen történik:

• Külön bizottság jön létre elnökkel az élén. Ide tartozik a cég irattárának vezetője (felelős), valamint az aktákat alkotó és letétbe helyező alkalmazottak (könyvelők, személyzeti tisztek, titkárok stb.). Egyes esetekben a Rosarchívum munkatársa meghívást kaphat.
• A bizottság kiválasztja azokat a fájlokat, amelyek tárolási ideje már lejárt. Külön listán szerepelnek, és törvényt készítenek „A dokumentumok megsemmisítéséről”.
• Az aktus alapján a vállalkozás vezetője megsemmisítési végzést ad ki, amelyben meghatározza az iratok selejtezésének idejét, helyét és módját.

Ha a térfogat kicsi, akkor saját kezűleg megsemmisítheti őket, ellenkező esetben jobb, ha kapcsolatba lép egy speciális szervezettel.

A megsemmisítést általában aprítógéppel végzik.

A fájlok nem semmisíthetők meg a következő módon:

• Égesd el a szabadban vagy bent.
• A teljes dobozban lévő hulladékkal együtt ártalmatlanítsa (dobja ki).

Jegyzet! A jogszabályok nem kötelezik a vállalkozásokat az iratok azonnali megsemmisítésére a tárolási idő lejárta után. Sőt, az adóellenőrzés elvégzéséig tanácsos egyes dokumentumokat nem semmisíteni.

Felelősség a tárolási idők megsértéséért

A tárolási feltételek megsértése esetén a következő felelősséget vállaljuk:

• A számviteli és adódokumentumok egy időszakra való hiánya esetén 10 000 rubel bírságot szabnak ki.
• E papírok két vagy több időszakra való hiánya esetén a bírság 30 000 rubelre emelkedik.
• Ha a dokumentáció hiánya az adóalap csökkenését okozta, 40 000 rubel vagy az alulfizetett adóösszeg 20% ​​-ának megfelelő bírságot szabnak ki a vétkes személyre.

Ezt az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke állapítja meg.

Ezenkívül az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. cikke előírja a bűnös tisztviselő megbüntetését. A bírság ebben az esetben 2000-3000 rubel.

Így a „Számvitelről” szóló szövetségi törvény előírja, hogy az elsődleges dokumentumokat a vállalkozásnál „az állami levéltárak szervezésére vonatkozó szabályokkal összhangban megállapított időtartamig, de legalább öt évig” kell megőrizni (17. cikk). Mivel ez a törvény a számviteli kérdéseket szabályozza, ez azt jelenti, hogy ez a követelmény kifejezetten a számviteli bizonylatokra vonatkozik.

Adózási dokumentumok tárolása

Az adótörvény viszont kimondja, hogy „a számviteli adatokat és az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges egyéb dokumentumokat” 4 évig meg kell őrizni (23. cikk). Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyvének 283. cikkével összhangban átvitt veszteség összegét igazoló dokumentumokat meg kell őrizni "a teljes időszakra, amíg a szervezet nem csökkenti az aktuális adózási időszak adóalapját a korábban kapott veszteségek összegével. "

Fontos

Ez az anyag kivonat a Berator "Elsődleges dokumentumok".

A Berator "Primary Documents" lett az első olyan kiadvány Oroszországban, amely abszolút minden információt tartalmaz az "elsődleges dokumentumok" tervezéséről. Elérhető és elektronikus picker opció.

Sem az adóellenőrök, sem a könyvelők nem tudják, hogyan kell felosztani az elsődleges dokumentumokat azokra, amelyek a számvitelhez szükségesek, és azokra, amelyek megerősítik az adószámítás és az adófizetés helyességét. Valójában ugyanazokról a dokumentumokról beszélünk. Úgy tűnik, ellentmondás van.

Az orosz pénzügyminisztérium más álláspontot képvisel. Az osztály illetékesei 1999. február 9-i 04-01-10-i levelükben "kifejtették", hogy itt nincs ellentmondás. Csupán arról van szó, hogy különböző bizonylatokról van szó: egyesek számviteli, mások adózási szempontból szükségesek. De ismét egy szót sem arról, hogy az elsődleges bizonylatokat hogyan kell felosztani könyvelésre és adózásra.

Ezért ha kétségei vannak, a félreértések elkerülése érdekében 5 évig őrizze meg elsődleges könyvelési és adóbizonylatait.

Levéltári jogszabályok követelményei

Nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy a „Számvitelről” szóló törvény és az adótörvény mellett a dokumentumok tárolásának feltételeit a levéltári jogszabályok szabályozzák. Tehát a szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus vezetői archív dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időszakokat (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i 558. számú rendelete hagyta jóvá) részletezi, hogy mely papírokra van szükség. mennyi ideig kell tárolni.

Az elsődleges számviteli bizonylatok esetében ez a lista 5 éves tárolási időt is meghatároz. De a személyi nyilvántartásokról szóló dokumentumokat (beleértve az alkalmazottak személyes számláit (és ezek hiányában - elszámolási (elszámolási és fizetési) kimutatásokat)) a lista 75 évig köteles megőrizni.

Az iratok részvénytársaságokban történő tárolásának feltételeit a Szövetségi Értékpapírpiaci Bizottság 2003. július 16-i 03 33/ps számú határozata határozza meg.

A szervezetek maguk határozzák meg, hogy hol tárolják a feldolgozott dokumentumokat. Szóval te meg tudod:

• dokumentumokat őrizni a cégben;
• dokumentumokat benyújtani levéltári (nyilvános vagy magán) tárolásra.

Felelősség a dokumentumok tárolására vonatkozó szabályok megsértéséért

Ha az adófelügyelőség az ellenőrzés során megállapítja, hogy Ön nem rendelkezik elsődleges bizonylatokkal, számlákkal, számviteli (adó-) könyvviteli nyilvántartásokkal, jogában áll bírság kiszabására.

Az ilyen jogsértésért kiszabott bírság összege (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke):

• 10 000 rubel, ha nincs egy adózási időszakra vonatkozó számviteli vagy adódokumentum;
• 30 000 rubel, ha több adózási időszakra nincs számviteli vagy adódokumentum;
• A be nem fizetett adó összegének 20% -a, de legalább 40 000 rubel, ha a dokumentumok hiánya az adóalap alulbecsléséhez vezetett.

Ne feledje, hogy az adóhatóság csak az utolsó három évre vonatkozóan igényelheti a cég iratait, és Önnek négy évig meg kell őriznie azokat. És ez azt jelenti, hogy az adóhatóságnak nincs joga megbírságolni a cégét az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke alapján az elmúlt (negyedik) év számviteli vagy adódokumentumainak hiánya miatt.

Ezen túlmenően a számviteli bizonylatok tárolásának rendjének és feltételeinek megsértése miatt közigazgatási bírság szabható ki a társaság vezetőjére. A bírság összege 2000-3000 rubel (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. cikke).

Kérjük, vegye figyelembe: ez a bírság kiszabható mind a számviteli jogszabályok be nem tartása miatt, amelyek a számviteli bizonylatok tárolásának módjára és feltételeire vonatkoznak, valamint az adótörvénykönyv adószámviteli bizonylatok tárolására vonatkozó követelményeinek megsértése miatt.

Ha az adóhatóság megállapítja, hogy Ön megsértette a számviteli bizonylatok tárolására vonatkozó szabályokat, jogában áll jegyzőkönyvet felvenni erről a szabálysértésről, és azt megküldeni a békebírónak, aki dönt a pénzbírság kiszabásáról a céged vagy sem.

A bíró az iratok tárolási feltételeinek megsértését és a levéltári szolgálat munkatársainak kezdeményezésére büntetheti. A büntetés lehet figyelmeztetés vagy pénzbírság. A polgárokra kiszabott pénzbírság mértéke 100 és 300 rubel között mozog; tisztviselők számára - 300-500 rubel (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.20. cikke).

A dokumentumok tárolási feltételeinek megsértése ebben az esetben a szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos irányítási dokumentumok listájában meghatározott feltételek megsértését jelenti (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i rendeletével jóváhagyva). 558).

Oroszország számos régiójának saját levéltári jogszabálya van, amely adminisztratív felelősséget ír elő a levéltári dokumentumok tárolására vonatkozó szabályok megsértéséért. Moszkvában például ez Moszkva városának 2001. november 28-án kelt 67. sz. törvénye „A Moszkva Levéltári Alapjáról és Levéltáráról”.

Ne feledje azonban: a regionális hatóságok csak a törvény keretein belül és csak a helyi törvények megsértése esetén állapíthatnak meg közigazgatási felelősséget. Ugyanakkor a tisztviselőkre kiszabott bírság összege nem haladhatja meg az 50 000 rubelt (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 3.5. cikke).

Ha a helyi hatóságok nem törvényben, hanem más szabályozási dokumentumban (rendeletben, határozatban, végzésben) megállapított normák alapján próbálnak megbírságolni, vagy nem regionális, hanem szövetségi jogszabályok megsértése miatt, vagy több mint 50 000 rubel összegben. , forduljon bírósághoz: minden esélye megvan az ügy megnyerésére.

A számviteli törvény szerint a számviteli bizonylatokat a beszámolási évtől számított öt évig meg kell őrizni. 1. rész Art. 29. §-a alapján. Ez különösen vonatkozik a pénztárbizonylatokra és a számviteli nyilvántartásokra. A számvitel szervezésével és vezetésével kapcsolatos dokumentumokat pedig legalább öt évig meg kell őrizni annak az évnek a végétől számítva, amelyben utoljára pénzügyi kimutatások elkészítéséhez felhasználták őket. 2. rész Art. 29. §-a alapján.

Ezen túlmenően a számviteli bizonylatok hosszabb tárolási időszakai is megállapíthatók - az Orosz Föderáció adótörvénye, az archívumokról szóló törvény és a Kulturális Minisztérium 2010.08.25-i N 558 számú rendeletével jóváhagyott jegyzék (a továbbiakban: a listához).

Például a pénzügyi kimutatásokat folyamatosan, vagyis a szervezet teljes élettartama alatt meg kell őrizni. 1. rész Art. A számviteli törvény 29. §-a 351 lista.

Ha a különböző szabályozási jogi aktusok ugyanannak az iratnak eltérő megőrzési idejét határozzák meg, akkor az irat tárolási idejét a hosszabb időt biztosító törvény szerint kell meghatározni. A dokumentumok különleges tárolási időszakai közül a legfontosabbakat a táblázat tartalmazza.

Példa. A fuvarlevél és számla szavatossági idejének meghatározása

2019 3. negyedévében szállítólevél és szállítói számla érkezett. Ugyanebben a negyedévben az árukat átveszik könyvelésre, és az utánuk levonható áfa. 2019 negyedik negyedévében értékesített áruk, ugyanakkor azok bekerülési értéke szerepel az adókiadásokban.

Mivel az áruk előzetesen felszámított áfája levonásra 2019. III. negyedévében került elfogadásra, és az áfa adózási időszaka negyedév, így a négy éves számlatárolási időszak 2019.01.10-től, azaz az azt követő negyedévtől számítandó. negyedévben, amelyben az előzetesen felszámított áfát visszavonásra elfogadták. Ennek megfelelően a számlát 2023.09.30-ig kell megőrizni.

A fuvarlevél tárolási feltételeit a táblázat tartalmazza.

Mivel a fuvarlevélhez különböző tárolási időtartamok vannak beállítva, ezek közül a maximumot választjuk ki - azt, amelyik 2024.12.31-én ér véget.

Példa. Az időlap eltarthatóságának meghatározása

A szervezet havi rendszerességgel készít munkaidő-nyilvántartást.

A 2019. júniusi óralap eltarthatóságát a táblázat tartalmazza.

Ezért a munkaidő-nyilvántartást meg kell őrizni.