Az elszámolás helyessége és az abból levonható további következtetések az elsődleges bizonylat tervezésének minőségétől és az abban foglalt információktól függenek.
A számvitelre átvett elsődleges bizonylatokban szereplő információkat a számviteli nyilvántartások gyűjtik és rendszerezik, amelyek formáját vagy követelményeit a felhatalmazott szerv hagyja jóvá. A számviteli nyilvántartások adatai csoportosított formában kerülnek át a pénzügyi kimutatásokba.
A vezetőség határozza meg a számviteli bizonylatok aláírására jogosult személyeket. Ebben az esetben a betöltött pozíciótól, a pénzösszegtől, a művelet terjedelmétől és jellegétől függően aláírási hierarchia állítható fel.
Az elektronikus aláírást használó vállalkozásoknak vagy szervezeteknek megfelelő biztosítékokat és ellenőrzéseket kell kialakítaniuk az elektronikus aláírások használatához és hozzáféréséhez való jogukra vonatkozóan(17).
Az elsődleges dokumentumok elkészítésének követelményei
1. Az elsődleges dokumentumokba a bejegyzéseket tintával, vegyszeres ceruzával, golyóstollpasztával, írógépek, gépesítés és egyéb, ezen iratok biztonságát biztosító eszközök segítségével az irattári megőrzésükre meghatározott idő alatt kell elvégezni.
Íráshoz egyszerű ceruzát használni tilos.
A szervezet vezetőjének – a főkönyvelővel egyetértésben – végzés formájában kell jóváhagynia az elsődleges számviteli bizonylatok aláírására jogosultak névsorát.
A számviteli elsődleges bizonylatok időben történő és minőségi lebonyolítását, a számviteli tükrözésre megállapított határidőn belüli átadását, valamint a bennük szereplő adatok megbízhatóságát a bizonylatokat összeállító és aláíró személyek biztosítják.
Az elsődleges dokumentumok mozgását a számvitelben (összeállítás vagy átvétel más gazdálkodó szervezetektől, könyvelésre történő átvétel, feldolgozás, irattárba adás) szintén a vezető utasításával jóváhagyott ütemezéssel kell szabályozni.
Annak érdekében, hogy mind a vezetőket, mind az előadókat figyelmeztessék az előre nem látható negatív következményekre, és hogy időt takarítsanak meg az információkeresés során, létre kell hozni egy alapot az elsődleges dokumentumok nyilvántartására a szabályozó dokumentumok kézhezvétele után.
Ez azt jelenti, hogy minden kiállított és kitöltött könyvelési elsődleges bizonylatnak saját azonosítóval kell rendelkeznie - egy kóddal (egyszeri, egyedi szám), amelyet az egyes vállalkozásoknál nyitandó regisztrációs naplók valamelyikébe történő kötelező regisztrációkor kapnak.
A dokumentumok összeállításának menete:
A gépesített módszerrel készített elsődleges dokumentumok külön igazolást igényelnek a kapott adatok megbízhatóságáról, pl. a nyilvántartott adatok engedélyezése és védelme a róluk szóló információk jogosulatlan átvételével szemben. Bármilyen típusú bizonylat elküldhető faxon, de nem az elsődleges számviteli bizonylat, mert az nem rendelkezik hitelességigazolással. A dokumentumok időben történő és minőségi létrehozásáért és a megállapított határidőn belüli továbbításáért a számvitelben való utólagos tükrözéshez azt a személyeket terhelik a felelősség, akik ezeket a dokumentumokat elkészítették és aláírták.
Az elsődleges számvitel egy gyártó vállalkozásnál a menedzsment információs alapja, amelynek minősége közvetlenül függ a könyvelés minőségétől. Az elsődleges számvitel információs és logikai műveletek összessége az anyag- és pénzügyi áramlásokat és azok elemeit kísérő dokumentumokkal a vállalkozás és a vállalat egészének termelési és gazdasági létesítményeinek bejáratától a kilépésig.
Így az elsődleges dokumentumok információhordozók minden termelési és gazdasági tárgyról és szubjektumról, valamint ezek kölcsönhatásairól, és lehetővé teszik az összes kontrolltényező – mennyiségi, minőségi, pénzügyi – átfogó értékelését (12).
Minden könyvelési tétel a vonatkozó igazoló dokumentumok alapján történik.
Dokumentum(dokumentált információ) egy anyaghordozón rögzített információ az azonosítást lehetővé tevő részletekkel. Anyaghordozóként bármilyen tárgyi tárgy felhasználható, amely alkalmas beszéd, hang vagy képi információ rögzítésére és tárolására, beleértve az átalakított formában is. A számviteli papírmunka során azonban csak a papír vagy gépi alapú információhordozók alkalmazhatók. Ezt a normát az Orosz Föderáció számviteléről és jelentéstételéről szóló rendelet tartalmazza (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 1998. július 29-i 34n. számú rendelete hagyta jóvá, későbbi változtatásokkal és kiegészítésekkel). Ez utóbbi esetben a szervezet köteles saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról papír alapon az üzleti tranzakciók más résztvevői számára, valamint az Orosz Föderáció jogszabályai szerint ellenőrzést gyakorló szervek kérésére, bíróság és ügyészség.
A számviteli bizonylatok főként egységes formanyomtatványok szerint készülnek, amelyek a nemzetgazdasági információáramlás egyszerűsítésére, a különböző szervezetek (vagy egy szervezet különböző időszakokra vonatkozó) számviteli és beszámolási adatainak összehasonlíthatóságának, teljességének és megbízhatóságának biztosítására, az információk megkettőzésének elkerülésére..
A számviteli dokumentáció a szervezet vezetési dokumentációs rendszerének részét képezi az 1993. december 30-i 229. számú oroszországi állami szabvány által jóváhagyott Összoroszországi Vezetési Dokumentáció Osztályozó (OKUD) szerint.
Általában számviteli dokumentumok részre osztható három szint: elsődleges számviteli dokumentáció, számviteli nyilvántartások és jelentési számviteli dokumentáció. Ez a fokozatosság teljes mértékben összhangban van a számviteli munkafolyamat meghatározásával, a szervezet gazdasági tevékenységeinek dokumentálásának sorrendjével és logikájával.
Elsődleges számviteli bizonylatok, amelyek alapján a könyvelést vezetik, olyan dokumentumok, amelyek egy üzleti tranzakció tényeit rögzítik.
Számviteli nyilvántartások célja, hogy rendszerezze és felhalmozza a könyvelésre elfogadott elsődleges bizonylatokban található információkat, tükrözze azokat a számviteli számlákban és a pénzügyi kimutatásokban.
Pénzügyi kimutatások a szervezet vagyonára, pénzügyi helyzetére és gazdasági tevékenységének eredményeire vonatkozó egységes adatrendszer, amelyet a számviteli adatok alapján állítanak össze a megállapított formák szerint (a PBU 4/99 "A szervezet számviteli kimutatásai" szerint) számú, az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 99. július 6-án kelt 43n számú rendeletével és az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2003. július 22-i 67n számú, „A számviteli kimutatások formáiról” szóló rendeletével jóváhagyott, későbbi módosításokkal és kiegészítések).
Az egyes szinteken belül a dokumentumok nem homogének. A szervezetben végzett számviteli munka mértéke a dokumentumfeldolgozás minden szakaszában attól függ dokumentumáramlás mennyisége- a szervezet által beérkezett és egy bizonyos időszakra létrehozott dokumentumok száma. Ugyanakkor érdekes a dokumentumfolyam felépítése összetételét, célját és dokumentumtípusait tekintve.
Így, fogalmazás a dokumentumokat szokás felosztani beérkező(szervezetbe bejövő), kimenő (a szervezet által a külső válaszadóknak átadott hivatalos dokumentumok), ill belső(hivatalos dokumentumok csoportja, amelyek nem lépnek túl az azokat elkészítő szervezeten).
A dokumentum megfelel a tisztviselői státusznak, ha jogi vagy természetes személy hozta létre, az előírt módon végrehajtotta és hitelesítette.
A dokumentumok összetétel szerinti osztályozása és szerkezetük elemzése ez alapján lehetővé teszi, hogy felmérjük a szervezeten belüli és külső iratforgalom volumenének arányát, elemezzük. a vállalkozás autonómiájának mértéke(a bejövő információ és a belső információ egységeinek arányát kiszámítva), értékelje a szervezet keringésének tevékenysége a külső környezetben(a kimenő dokumentumok aránya szerint).
Bejelentkezés alapján
a dokumentumokat adminisztratív, végrehajtói, kombinált és számviteli dokumentumokra osztják.
vezetői a dokumentumok utasításokat, utasításokat tartalmaznak az előállításra, egyes üzleti műveletek végzésére (a vállalkozás vezetőjének és az általa üzleti tevékenység végzésére felhatalmazott személyeknek a rendelkezése).
Végrehajtó dokumentumok igazolják az üzleti ügyletek tényét. Ide tartoznak az anyagok átvételi megbízásai (átvételi aktusai); OS átvételi és selejtezési tanúsítványok; dokumentumok a késztermékek dolgozóitól történő átvételéről stb. A végrehajtói okiratokat az üzleti műveletek elvégzéséért és a dokumentumokban történő végrehajtásuk helyességéért felelős személyek írják alá. Például műhelyvezetők, raktárvezetők (raktárosok), művezetők stb.
Kombinált a dokumentumok adminisztratív és végrehajtó jellegűek. Ide tartoznak a bevételi és kiadási készpénzes utalványok; bérszámfejtési kimutatások a vállalkozás alkalmazottai fizetésének kiadásához; elszámoltatható (kirendelt) személyek előzetes jelentései stb.
Számviteli dokumentumok abban az esetben állítják össze, ha az üzleti ügyletek nyilvántartására nincs más dokumentum, illetve a vezetői és ügyviteli iratok összesítése és feldolgozása során. Ilyenek az igazolások, elosztási lapok, tartalékkalkulációk, pénzügyi kimutatások stb.
Egy ilyen besorolás számos olyan üzleti tranzakció dokumentálásának szükségességét tárja fel, amelyek nyilvántartásba vételét a gyakorló könyvelők a legtöbb esetben figyelmen kívül hagyják. Így a könyvelőnek a módszertani számítások végrehajtásával kapcsolatos tevékenységét a nyilvántartás elvének megfelelően a vonatkozó számviteli bizonylatokkal kell igazolni, és a főkönyvelő aláírásával igazolni.
A regisztrált üzleti ügyletek időtartama szerint
a számvitelben használt bizonylatokat egyszeri és halmozódó dokumentumokra osztják.
Egyszer Az elsődleges dokumentumok minden üzleti tranzakciót elkészítenek, és egy lépésben kerülnek összeállításra.
Halmozott a dokumentumokat egy bizonyos időszak alatt állítják össze, folyamatosan felhalmozódó homogén üzleti tranzakciók révén. Az időszak végén kiszámítják a megfelelő mutatók összegeit. Példák halmozódó bizonylatokra: kéthetes, havi munkamegbízások; limitkártyák a vállalkozás raktáraiból származó anyagok kiadásához stb. A kumulatív bizonylatok a számviteli információk rendszerezésének és általánosításának első szakaszának elemei.
Az információ általánosítási foka szerint
A számviteli bizonylatok elsődleges és összesítőre oszlanak.
Elsődleges minden egyes ügyletről annak teljesítésekor okmányokat készítenek. Ide tartoznak az anyagok vállalkozás általi átvételére és a vállalkozás raktáraiból a műhelyekbe történő kiadására vonatkozó dokumentumok; a termékek vevőknek történő szállításáról; az alkalmazottak bérének elhatárolásáról az előállított termékekért, az elvégzett munkáért vagy a nyújtott szolgáltatásokért stb.
Összefoglaló dokumentumokáltalánosítsa a mutatókat megfelelő csoportosítással, elsődleges dokumentumokból rendszerezve (például műhelyek alkalmazottainak bérjegyzéke, vállalkozás egésze stb.). Az összevont bizonylat abban különbözik a halmozó bizonylatoktól, hogy az összevont bizonylat elsődleges bizonylatok alapján készül és azok összesítése, a gyűjtő bizonylat pedig fokozatosan összeállított elsődleges bizonylat.. Az összesítő bizonylatok közé tartozik az összes számviteli nyilvántartás is, a végleges összesítő bizonylat pedig pénzügyi kimutatásnak tekinthető.
A szervezet gazdasági helyzetének dokumentálásának kezdeti szakasza az elsődleges könyvelés , amely a vállalkozásnál előforduló gazdasági folyamatokat és jelenségeket jellemző egyedi műveletek rendszerszintű észlelésének és nyilvántartásának első szakasza. Tárgyai: tárgyi erőforrások beszerzése, beszerzése és kiadása; üzemanyag- és energiaforrások felhasználása; normalizált és ledolgozott munkaidő; darabmunkások gyártása; gyártási költségek; félkész termékek és a folyamatban lévő gyártás maradványai mozgatása; a termelés mennyisége, szállítása és értékesítése; elszámolások beszállítókkal, vevőkkel, ügyfelekkel, bankokkal, pénzügyi hatóságokkal, alapítókkal stb. A számviteli munka ezen szakaszában az elsődleges dokumentumokban tükröződnek a kezdeti információk az üzleti folyamatokról és jelenségekről, amelyek számos területen, műhelyekben, raktárakban, késztermékek átvételi és szállítási pontjaiban és a vállalkozás egyéb részlegeiben fordulnak elő.
A szervezet által végrehajtott minden üzleti tranzakciót igazoló dokumentumokkal kell dokumentálni. Ezek a bizonylatok elsődleges számviteli bizonylatokként szolgálnak, amelyek alapján a könyvelést vezetik.
Forrás dokumentumok Az üzleti tranzakciók leírásában használt információs tömböt alkotnak, amelyet ugyanazon elszámolási eljárásokkal dolgoznak fel. Ugyanakkor a dokumentumok egy része ágazati vagy általános gazdasági szinten formalizálódik. Ezeket a dokumentumokat az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága vagy az ágazati minisztériumok és osztályok által jóváhagyott egységes formanyomtatványokon állítják ki.
A számviteli elsődleges bizonylatok osztályos nyomtatványai csak az ezen osztályoknak alárendelt szervezetekben kötelezőek, de ha a bizonylat formája megfelel más szervezetek igényeinek, akkor azt átvehetik.
Minden más esetben a szervezetek kötelesek önállóan kidolgozni az elsődleges számviteli bizonylatok formáit olyan mennyiségben és formában, ahogyan az szükséges a társaság gazdasági tevékenységének tükrözéséhez. Ugyanakkor a szervezet által önállóan készített bizonylatokat úgy kell formálni, hogy tartalmuk maradéktalanul biztosítsa a számviteli feladatokhoz szükséges információkat.
Alapvető követelmények az elsődleges dokumentum formájára vonatkozóan:
1. Lehetővé teszi a szervezet gazdasági életének egyetlen tényének megbízható leírását
2. A dokumentum szerkezete hosszú ideig állandó marad, ha a szervezet feltételei viszonylag stabilak.
3. A dokumentumban szereplő információk értelmezésének kétértelműsége kizárt.
4. Az üzenet a feldolgozás megkönnyítése és az információbiztonság biztosítása érdekében kódolt.
5. A dokumentumban szereplő információ mértékei (pénzbeli és/vagy természetes) biztosítják az információk szükséges megbízhatóságát, pontosságát és egyértelműségét. Az adatok túlzott részletezését vagy finomítását el kell kerülni, valamint az elégtelent.
6. A dokumentum kiegészíti a többi dokumentumot, és nem másolja azokat.
7. A dokumentum a lehető legkevesebb redundáns – általában fel nem használt – információt tartalmaz, amelyet az eredeti formában „minden esetre” tartalmaz.
8. A dokumentum formája alkalmas a felhasznált űrlap környezetében történő feldolgozásra.
9. A dokumentum formája alkalmas elektronikus környezetben (számítógépen) történő bemutatásra és feldolgozásra.
10. Az űrlap ugyanaz a gazdasági tevékenység minden homogén tényénél a szervezet különböző részlegeiben (beleértve az elszigetelteket is).
11. Időben összeállított.
Az elsődleges számviteli bizonylatok formáinak kidolgozásakor figyelembe kell venni az 1996. november 21-i „A számvitelről” szóló 129. szövetségi törvény 9. cikkét (módosításokkal és kiegészítésekkel).
E cikk 2. pontja. kimondja, hogy az elsődleges számviteli bizonylatokat akkor fogadják el a számvitelre, ha azok az egységes nyomtatványok albumaiban található formában készültek, és azoknak a bizonylatoknak, amelyeknek a formája nem szerepel ezekben az albumokban, a következő kötelező adatokat kell tartalmaznia:
a) az okmány megnevezése;
b) a bizonylat elkészítésének időpontja (a keltezetlen dokumentumnak nincs jogereje, ráadásul ebben az esetben a gazdasági tevékenység ténye pénzügyi és adószámviteli szempontból nehéz konkrét beszámolási időszakhoz kötni);
c) annak a szervezetnek a neve, amelynek nevében a dokumentumot elkészítették;
e) a gazdasági tranzakciók fizikai és pénzbeli mérőeszközei;
f) az üzleti ügylet lebonyolításáért és lebonyolításának helyességéért felelős személyek beosztásának megnevezését;
g) a megjelölt személyek személyes aláírása (az aláírások megfejtésére is van lehetőség).
A számviteli elsődleges bizonylatok aláírására jogosultak névsorát a főkönyvelővel egyetértésben a szervezet vezetője hagyja jóvá. Ezenkívül a készpénzzel történő üzleti tranzakciókat formáló dokumentumokat a szervezet vezetője és a főkönyvelő vagy az általuk meghatalmazott személyek írják alá.
Az elsődleges számviteli bizonylatot az ügylet lebonyolításakor, illetve ha ez nem lehetséges, akkor annak teljesítését követően haladéktalanul kell elkészíteni.
A főkönyvelő követelményei az üzleti tranzakciók dokumentálására és a szükséges dokumentumok és információk számviteli osztályhoz történő benyújtására a szervezet minden dolgozója számára kötelezőek. A főkönyvelő aláírása nélkül a pénzügyi és elszámolási bizonylatok, a pénzügyi és hitelkötelezettségek érvénytelennek minősülnek, és nem fogadhatók el végrehajtásra.
Az elsődleges számviteli bizonylatok papírra és gépi adathordozóra is elkészíthetők. Ez utóbbi esetben a szervezet köteles saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról papír alapon az üzleti tranzakciók más résztvevői számára, valamint az Orosz Föderáció jogszabályai szerint ellenőrzést gyakorló szervek kérésére, bíróság és ügyészség.
Az üzleti tranzakciókra vonatkozó adatok feldolgozásának ellenőrzése és egyszerűsítése elsődleges számviteli bizonylatok alapján, összevont számviteli bizonylatok , amelyek különösen pénztárkönyveket, árujelentéseket, üzleti ügyletek nyilvántartását, emlékutalványokat, megrendelési naplókat, főkönyvet és egyéb számviteli nyilvántartásokat tartalmaznak. A végleges konszolidált dokumentum a pénzügyi kimutatások.
©2015-2019 oldal
Minden jog a szerzőket illeti. Ez az oldal nem igényel szerzői jogot, de ingyenesen használható.
Az oldal létrehozásának dátuma: 2016-04-15
A számviteli osztály tevékenysége a vállalkozás működésének szerves részét képezi; magában foglalja az alkalmazottak különféle tevékenységeinek elvégzését - a számítástól az elsődleges dokumentáció nyilvántartásáig és karbantartásáig. Az elkövetett hibákért a cég vagy közvetlen felettesének felelőssége is erősen változó: ha pusztán belső problémákra vonatkoznak, akkor még bírságról sem kell beszélni; ha fizetési dokumentumokról beszélünk, amelyek alapján utólag fizetik az adót, akkor az elkövető nemcsak pénzbüntetésre, hanem szabadságvesztésre is számíthat. Éppen ezért egy jogi személy munkájának egyik kiemelt területe az elsődleges szervezettel való jól szervezett munka.
Az "elsődleges dokumentáció" kifejezést, eltérően vagy hasonlóktól, kizárólag a számvitelben használják, ami, ha szükséges a szervezeti kérdések közös megoldása, nehézségeket okoz a vállalkozás más részlegeinek képviselői számára. Az alábbiakban ismertetjük, hogy mi az elsődleges szervezet egésze, valamint a benne szereplő dokumentumok indikatív listája.
Furcsa módon a számviteli osztály munkájának megszervezéséhez használt fő szabályozási aktus, a 2011. december 6-án elfogadott, 2018. július 29-i módosításokat tartalmazó 402-FZ számú szövetségi törvény a számvitelről nem ad egyértelmű véleményt. ennek a kifejezésnek a meghatározása. Az említett törvény 9. § (1) bekezdése szerint elsődleges dokumentációnak minősül minden olyan szabályosan elkészített és hatóságilag hitelesített papír, amely a vállalkozás gazdasági életének egyik vagy másik epizódját tükrözi.
Az ilyen epizódok közé tartozik a pénzeszközök átvétele a cég által szállított termékekért, a felajánlott szolgáltatásokért vagy az elvégzett munkákért, vagy fordítva, a készletek beszerzése miatti pénzátutalás. A vállalkozás vezetőjének kérésére (azonos cikk (4) bekezdése) az elsődleges számviteli bizonylatok listája információkat tartalmazhat a pénzügyi tranzakciókhoz nem kapcsolódó kölcsönös elszámolásokról.
Fontos: A számvitelben az elsődleges dokumentáció fő kritériuma a pénzeszközök egyik személytől (alkalmazotttól, egyéni vállalkozótól, cégtől) a másikhoz való átutalásának ténye. Így semmilyen feltétellel nem kerül fel az elsődleges szervezetek listájára, de egy bejövő vagy kimenő készpénzes megbízás teljes mértékben.
VAL VELAz elsődleges dokumentumok számviteli osztályon történő tárolásának időtartama legalább öt év a regisztráció évétől. A gyakorlat azt mutatja, hogy a Szövetségi Adószolgálat képviselői leggyakrabban az első vagy három évben kérnek elsődleges szervezetet; a jövőben az iratok tárolásra az irattárba átvihetők, majd a meghatározott idő letelte után - a vállalkozás belső szabályzatai és a hazai jogszabályok előírásai szerint megsemmisíthetők.
Mivel azonban az orosz bürokratikus gyakorlatban általában nehezebb az iratok selejtezése, mint a további tárolás, a feleslegessé vált elsődleges irat addig hagyható az archívumban, amíg van elég hely; erre nem vonatkoznak szankciók sem a meghatározott 402-ФЗ szövetségi törvényben, sem más szabályozási aktusokban.
Valamint az elsődleges dokumentáció vezetése a vállalkozás egy vagy több munkavállalójára is megbízható, képzettségüktől és létszámuktól függően. Ha az ügy olyan egyéni vállalkozót érint, aki nem rendelkezik a megfelelő szakemberekkel, akkor saját választása szerint jogában áll vagy önállóan dokumentumokat készíteni, vagy ilyen szolgáltatásokat nyújtó harmadik feleket bevonni az ügybe.
A 402-FZ sz. szövetségi törvény legújabb változatában (vagy inkább a dokumentum 9. cikkének 4. bekezdésében) az elsődlegeshez tartozó dokumentáció meghatározásának joga átszáll a szövetségi vezetőre (vezérigazgatóra, igazgatóra). vállalkozás. A bevett gyakorlatnak megfelelően a főkönyvelő által már elkészített listát aláírja, bár a munkát (a tevékenységek elemzésétől az összesítésig) teljes egészében magára vállalhatja.
Ezért nem kell az elsődleges dokumentumok egyetlen listájáról beszélni; csak a cikklistán leggyakrabban szereplőket tudjuk megnevezni:
Leggyakrabban az elsődleges szervezet időrendi sorrendben van felszerelve - a tranzakció első dokumentumától az utolsóig; más lehetőségek is lehetségesek - tartozékonként, kombináltan stb.
Minden elsődleges dokumentum szükséges összetevői a következők:
Ugyanezen cikk (5) bekezdéséből következik, hogy a számviteli osztály elsődleges dokumentációja jelenleg papíron és elektronikus formában is elkészíthető; ez utóbbi esetben a felek minősített elektronikus digitális aláírásával hitelesítik, és megfelelő adathordozón továbbítják a szerződő feleknek, vagy elküldik e-mailben.
A legtöbb elsődleges okmányt egységes formanyomtatványok alapján állítják ki, amelyek nem módosíthatók; Ez alól kivételt képeznek a szerződések, az átvételi és átadási okiratok és számos egyéb irat, amelyek formájának és szerkezetének kialakítását közvetlenül a gazdálkodó egység végzi.
Néhány tipp az elsődleges dokumentáció elkészítéséhez:
Fontos: nem szabad javítócsíkot, folyadékot, borotvát használni a hibák kijavítására, vagy egyszerűen áthúzni a hibásan megadott adatokat mindaddig, amíg a számviteli osztályon az elsődleges dokumentációban nem olvashatók. A helyzettől függően vázlatjavításokkal kiegészítheti a bejegyzés és a visszavonás törzsszövegét. Az első esetben a hibás információt vékony vonallal áthúzzák, föléjük a dolgok valós állapotát tükröző bejegyzést tesznek, az oldal szélén pedig a „Javítva (megbízható)” felirat látható, kiegészítve a a felelős személy aláírása és a szervezet pecsétjének vagy pecsétjének lenyomata. A másodikban a már meglévő információkat kiegészítik az ügylet átfogó megértéséhez szükséges új információkkal. A harmadikban, amelyet különösen gyakran használnak, ha az elsődleges forrásban túlzó információk találhatók, a valóságnak nem megfelelő adatokat duplikálják piros pasztával, és mellettük, már hétköznapiak, megadják a helyes adatokat. Ebben az esetben is szükséges egy hitelesítő aláírás.
Az elsődleges dokumentumot, más dokumentumokhoz hasonlóan, egyértelműen, olvashatóan és szépen kell elkészíteni. Ez segít a jövőben, viták esetén az igazság gyors megállapításában, perben való bizonyításban vagy az arra jogosult személyek munkájának ellenőrzésében. A dokumentumok lelkiismeretes és időben történő kiadásának további ösztönzője az orosz büntetőtörvénykönyv 327. cikkének (3) bekezdése, amely szerint a hamisított papírok felhasználása legfeljebb 80 ezer rubel vagy hat hónapig terjedő pénzbírsággal büntethető. az elkövető keresetéből, hat hónapig terjedő letartóztatás, legfeljebb 480 óra kötelező vagy javító munkavégzés, illetve 24 hónap.
Az ártatlanság vagy a bűncselekmény hiányának bizonyítása nehézkes, sokkal több időt és idegt igényel, mint az elsődleges dokumentáció magas színvonalú elkészítése.
Az elsődleges dokumentumok közé tartoznak azok a dokumentumok, amelyek egy vállalkozás vagy szervezet gazdasági tevékenységének epizódjait tükrözik. Nyilvántartásukat a számviteli osztály munkatársai végzik, ha pedig nincs, akkor maga a vállalkozó vagy hasonló szolgáltatásokat nyújtó cégek. A cég tevékenysége során felhasznált elsődleges dokumentációk teljes listáját a társaság vezetője hagyja jóvá, és általában a főkönyvelő állítja össze.
Az elsődleges dokumentumok jellemzően szerződések, számlák, átvételi és átadási okiratok, beleértve a tárgyi eszközöket, készpénzes dokumentumokat és egyéb papírokat. Tartalmazniuk kell a 402-FZ szövetségi törvény 9. cikkének (2) bekezdésében felsorolt blokkokat. A dokumentumokon szigorúan meghatározott módokon javítani lehet: megfordítással, kontúrral vagy kiegészítő feliratokkal.
1. Miért van szükség elsődleges számviteli bizonylatokra, és mi történik, ha hiányoznak?
2. Mit kell figyelembe venni az elsődleges dokumentumok saját formáinak kialakításakor?
3. Milyen esetekben kötelező az egységes nyomtatványok használata.
Mint ismeretes, a jelenlegi számviteli törvény (402-FZ) nem tartalmaz előírást az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak kötelező használatára. Vagyis a szervezetek és a vállalkozók jogosultak az elsődleges dokumentumok formáinak önálló kidolgozására, figyelembe véve szükségleteiket és tevékenységük jellemzőit. Egy ilyen jog azonban sok buktatót rejt. Például minden elsődleges dokumentumnak, beleértve az önállóan kidolgozottakat is, meg kell felelnie bizonyos követelményeknek, és egyes dokumentumokat más szövetségi törvények miatt csak egységes formában kell elkészíteni. Az elsődleges bizonylatok feldolgozásának ilyen árnyalatairól tudni kell mind a saját bizonylatok összeállításakor, mind a partnerek bizonylatainak elfogadásakor, mert az elsődleges számviteli bizonylatok jelentik az alapot, amelyre nemcsak a számvitel, hanem az adóelszámolás is épül. Hogyan lehet ezt az alapot megbízhatóvá tenni - ebben a cikkben kitaláljuk.
Először is emlékezzünk arra, hogy elvileg miért van szükség elsődleges számviteli bizonylatokra, és miért olyan fontos odafigyelni azok végrehajtásának helyességére. A 402-FZ törvényben foglaltak szerint, a gazdasági élet minden tényét az elsődleges számviteli bizonylattal kell formalizálni(1. rész, 9. cikk). Ugyanakkor a gazdasági élet tényén minden olyan eseményt, műveletet, tranzakciót kell érteni, amely hatással van vagy lehet a gazdálkodó szervezet pénzügyi helyzetére, tevékenységének pénzügyi eredményére és (vagy) pénzáramlására. A gazdasági élet tényei közé tartozik például a tárgyi eszköz beszerzése és az arra vonatkozó amortizáció számítása, az alkalmazottak bérének és keresetének számítása stb. Így szinte minden könyvelési tételnek a megfelelő elsődleges számviteli bizonylatokon kell alapulnia.
Az adóelszámolásban az elsődleges dokumentumok is fontos szerepet játszanak: az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének rendelkezései szerint az adózó ésszerű és dokumentált kiadásait költségként számolják el. Azaz az elsődleges számviteli bizonylatok rendelkezésre állása a ráfordítások elszámolásának egyik alapjaés ennek megfelelően a jövedelemadó (vagy az STS "bevétel-kiadások") adóalapjának kiszámításához.
Az elsődleges dokumentumok hiányát az Orosz Föderáció adótörvénykönyve a bevételek és kiadások, az adózás tárgyai elszámolására vonatkozó szabályok súlyos megsértésének tekinti, amelyért bírságot szabnak ki (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke). ):
Ezenkívül az elsődleges dokumentumok hiánya alapul szolgálhat a tisztviselők adminisztratív felelősségre vonásához a számviteli szabályok súlyos megsértése miatt, valamint a pénzügyi kimutatások benyújtását 2-3 ezer rubel pénzbírság formájában. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. cikke). A számviteli és beszámolási szabályok durva megsértésének minősül:
A fentiekből két fő következtetés vonható le:
1. az elsődleges számviteli bizonylatoknak rendelkezésre kell állniuk;
2. az elsődleges számviteli bizonylatokat megfelelően kell elkészíteni.
Ha az első követelménynél minden világos, akkor a másodikat, amely az elsődleges számviteli bizonylatok helyes végrehajtására vonatkozik, részletesebben kell tárgyalni. A tény az, hogy a jelenlegi 402-FZ számviteli törvény értelmében az elsődleges bizonylatok formáit a gazdálkodó szervezet vezetője határozza meg a számvitellel megbízott tisztviselő javaslata alapján (4. cikk). törvény 9. cikke (402-FZ). Az elsődleges dokumentumok formáinak létrehozására a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:
! Bármelyik lehetőséget választjuk is az elsődleges bizonylatok formáinak alkalmazására, azt vagy magában a számviteli politikában a számviteli és adószámvitel szempontjából, vagy külön sorrendben kell tükrözni.. Ugyanakkor az elsődleges számviteli bizonylatok önállóan kidolgozott formáit általában a melléklet tartalmazza, de egységes formanyomtatványok alkalmazása esetén hivatkozni kell a megfelelő bizonylatra (Goskomstat határozat). Ha a számviteli elsődleges bizonylatok alkalmazandó formáit a vezető nem hagyja jóvá, úgy az ellenőrzés során az ellenőrök úgy ítélhetik meg, hogy a bizonylatok nem meghatározott formában, azaz jogszabálysértően készültek, és ennek megfelelően nem ad okot a költségek elfogadására.
Az elsődleges számviteli bizonylatok saját formáinak kidolgozásakor két lehetőség közül választhat:
Az elsődleges számviteli bizonylat eredményül kapott formájának minden esetben a következőket kell tartalmaznia szükséges részleteket megállapított h. 2. cikk. A 402-FZ törvény 9. cikke:
! Jegyzet: A 402-FZ törvény nem írja elő kötelező feltételként a pecsét elhelyezését az elsődleges okmányon. Ezért magának a szervezetnek a döntése, hogy ezt a követelményt belefoglalja-e a dokumentumformába vagy sem. Azon szervezetek esetében, amelyek megtagadták a körpecsét használatát (ezt a jogot a 2015. június 4-i 82-FZ szövetségi törvény biztosítja), tanácsos kizárni ezt a követelményt az elsődleges számviteli bizonylatok összes vonatkozó formájából.
Egyes dokumentumokhoz a szükséges adatok listája bővíthető egyéb előírásoknak megfelelően. Például a fuvarlevélnek feltétlenül tartalmaznia kell a következő adatokat (Oroszország Közlekedési Minisztériumának 2008. szeptember 18-i, 152. sz. rendeletének 3. pontja):
Így az elsődleges számviteli bizonylatok saját formáinak kialakítása a hatályos jogszabályok mélyreható ismeretét és elemzését igényli. Ezért bizonyos esetekben előnyösebb a kész formák használata. Például az Orosz Föderáció Szövetségi Adószolgálata által ajánlott univerzális átutalási dokumentum formája (2013. október 21-i levél, MMV-20-3 / [e-mail védett]). Jelen bizonylat egyesíti az anyagi javak átadása esetén az elsődleges számviteli bizonylat adatait, valamint a számla adatait, így mind számviteli, mind adószámviteli (ÁFA) célból felhasználható. Az univerzális átutalási okmányon kívül az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat kidolgozta az univerzális kiigazítási okmány ajánlott formáját is, amelyet a szállítás utáni szállítási költség változása esetén állítanak ki (10.17. levél). 2014. sz. ММВ-20-15 / [e-mail védett]). Azt a tényt, hogy a szervezet úgy döntött, hogy az UPD és az UKD formáit használja, rögzíteni kell a számviteli politikában vagy a vezető külön utasításában.
A 402-FZ törvény nem tartalmaz kötelező előírást az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak alkalmazására, ugyanakkor nem tartalmaz tilalmat ezek használatára. Ezért a gazdálkodó szervezetnek joga van használni azon dokumentumok egységes formáit, amelyekre létrehozták. Az egységes űrlapok használatának számos előnye van:
Ezen túlmenően az összes egységes nyomtatvány önálló fejlesztésűre cserélése kockázatos, mivel a felhatalmazott szervek által a szövetségi törvényekkel összhangban és azok alapján megállapított elsődleges számviteli bizonylatok továbbra is kötelezőek a használatra (A Pénzügyminisztérium tájékoztatása). Orosz Föderáció PZ-10/2012 sz. 402-FZ szövetségi törvényhez). Ilyen dokumentumok közé tartoznak például a regisztrációs dokumentumok. A Bank of Russia 2014. március 11-i 3210-U számú, „A jogi személyek készpénzes tranzakcióinak eljárásáról és az egyéni vállalkozók és kisvállalkozások készpénzes tranzakcióinak egyszerűsített eljárásáról” szóló rendelete a következő egységes formanyomtatványok használatát írja elő:
Így a készpénzes tranzakciókat hibátlanul formalizálni kell az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1998. augusztus 18-i 88. számú, 2004. január 5-i 1. számú rendeletében jóváhagyott egységes formanyomtatványok szerint elkészített dokumentumokkal.
Különös gondot kell fordítani a személyi dokumentumok, valamint a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére vonatkozó dokumentumok kidolgozására, és lehetőség szerint az ilyen dokumentumok egységes formáit kell használni. Ez annak a ténynek köszönhető, hogy a személyzeti dokumentumoknak és a munkaügyi nyilvántartásoknak meg kell felelniük a munkaügyi jogszabályok követelményeinek, amelyek nem mindig esnek egybe a 402-FZ törvény előírásaival: az adatok összetételétől kezdve (például munkaidő-nyilvántartás) , alkalmazott személyi igazolványa stb. .) és a dokumentum formájával végződve (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve nem írja elő a személyzeti dokumentumok elektronikus formában történő elkészítését).
Ebben a cikkben tehát megemlékeztünk az elsődleges számviteli bizonylatok fontosságáról a számvitel és az adóelszámolás szempontjából, és arra is ügyeltünk, hogy az elsődleges bizonylatok esetében a „formaügyek” legyenek. Összegezve ismételjük meg a tézist fő következtetések:
Hasznosnak és érdekesnek találja ezt a cikket? ossza meg kollégáival a közösségi hálózatokon!
Fennmaradó kérdések - kérdezze meg őket a cikk megjegyzéseiben!
Hogyan ismerkedhet meg e dokumentumok hivatalos szövegeivel, tudd meg a részben
♦ Címsor: , .A dokumentumok áramlása a szervezetekben az üzleti folyamatok szerves része. A számviteli bizonylatokat úgy tervezték, hogy írásban rögzítsék a vállalkozásoknál előforduló minden olyan eseményt, amely a munkaidőt befolyásolja.
A jogszabályi előírások, így különösen a „Számviteli Törvény” előírásai kötelezővé teszik a gazdasági szférát érintő valamennyi esemény dokumentálását. A számviteli bizonylatok a műveletek befejezésének megerősítésére szolgálnak, és a folyamatban lévő folyamatok írásos bizonyítékaként szolgálnak.
A számviteli bizonylat egy olyan forma, amelyen rögzíthetők az aktuális események, azok értékelése és egyéb, az üzleti tranzakciót megkülönböztető szempontok.
A pénzügyi számviteli bizonylatok típusai és rendeltetésük szerint az alábbiak szerint osztályozhatók:
A számvitelt szabályozó dokumentumok az összeállítás sorrendjében kerülnek kialakításra, azaz elsődleges és összesítőre oszlanak. A számviteli nyilvántartások végrehajtásához az elsődleges számviteli bizonylatok az alapok. Közvetlenül a vállalkozásnál alakíthatók ki, vagy kívülről - beszállítóktól, vevőktől és egyéb vállalkozóktól - átvehetők. Az elsődlegeshez kapcsolódó főbb számviteli bizonylatok a számlák, fizetési, készpénz-, banki és egyéb bizonylatok. A konszolidált elsődleges adatok alapján állítják össze, általánosított információkat tartalmaznak.
Tartalmuk szerint anyagi és pénzbeli értékeket is felvehetnek. Az anyagi rész az áru és egyéb értékek jelenlétét, mozgását tükrözi. Például az átvételi és átadási aktusok, az áruk kiadására vonatkozó fuvarlevelek pontos képet adnak a mozgatandó vagyon típusairól és mennyiségéről. Az elvégzett művelet költségbecslését is megadjuk.
Egyes papírok kizárólag elszámolásra vonatkoznak. Fizetési lapokról, készpénzes utalványokról, bankszámlakivonatokról van szó. Az általuk hordozott információk kizárólag pénzügyi jellegűek - a partnerekkel való elszámolások helyzete, a munkavállalók javadalmazása.
Egészen a közelmúltig megmaradt az egységes nyomtatványok kötelező használatának követelménye a számvitelben. A számvitelről szóló 402-FZ törvény hatálybalépése lehetővé teszi a szervezetek vezetése számára az elsődleges dokumentumok formáinak önálló kidolgozását. Ugyanakkor bizonyos követelmények fennállnak a kötelező részletek jelenlétére vonatkozóan. Vagyis az elsődleges számvitelben az aktuális számviteli bizonylat csak egy űrlap, amely a következő információkat tükrözi:
A szervezetek, sőt a vállalkozók számára is nagy a számviteli bizonylatok jelentősége. Nemcsak a gazdasági tevékenység kész tényének igazolására szolgálnak, hanem segítik a vállalat jelenlegi pénzügyi helyzetének meghatározását is. Ezek alapján az alanyok adószámítást végeznek, míg az adóalap csökkentése csak jogszabályilag megfelelően elkészített dokumentumok esetén lehetséges.
A szükséges elsődleges dokumentumok, igazolások, nyilatkozatok hiánya utólag számos problémát okozhat a szervezetnek, további kérdéseket vetve fel a szabályozó hatóságok részéről. Gyakran ez a tény szolgál az adóalap újraszámításának alapjául.
Milyen számviteli dokumentumokkal kell rendelkeznie az LLC-nek a vállalkozás jelenlegi működésének biztosításához? A munka sajátosságaitól függően ezek a vállalkozás tevékenységét szabályozó dokumentumok - megrendelések, megrendelések, számviteli politika. A bevételek és a felmerült kiadások tényét igazolják a fuvarlevelek, számlák, bérjegyzékek, egyéb készpénz- és banki bizonylatok. A számviteli eljárás leegyszerűsítése érdekében széles körben alkalmazzák az árbevételt, a homogén műveletekre vonatkozó általánosító információkat tartalmazó halmozási kimutatásokat.
Tekintettel arra, hogy a számviteli bizonylatok szerepe és jelentősége minden gazdálkodó szervezetnél vitathatatlan, mozgásukra és tárolásukra is bizonyos szabályok vonatkoznak.
A szervezetek önállóan elkészítik az elsődleges dokumentumfolyamat ütemezését, amely a következő lépéseket tartalmazza:
A megadott ütemezésnek tartalmaznia kell a kapott adatok feldolgozásának optimális feltételeit. Szükség esetén a megállapított időszakok módosítása megengedett.
Az elsődleges dokumentumok tárolását a számviteli szolgálat munkatársai biztosítják. Ugyanakkor a felelős személyek megváltoztatásakor a számviteli bizonylatok átvételéről és átadásáról szóló okiratot kell készíteni, amelynek mintáját a vállalat jellemzőinek figyelembevételével dolgozzák ki. Ugyanakkor az ügyek átadása során a számviteli bizonylatokról részletes nyilvántartást kell kialakítani, amelynek mintája teljes körű információt tartalmaz a tranzakciók meglévő mennyiségéről.
A dokumentumok tárolási ideje a céltól függően eltérő. Az adószámítási adatokat tartalmazó információknak legalább 4 évig rendelkezésre kell állniuk. A kitöltött űrlapokat, amelyek az alkalmazottakkal kapcsolatos információkat nyújtanak, 75 évig tárolják.
Számviteli bizonylatok nyilvántartása ügyátadáskor (minta)
