مستويات التخزين المستندات المحاسبية في الأرشيف. تخزين الوثائق الضريبية. ما الذي يواجه الشركة إذا قمت بقطع مستندات وقت التخزين

الأنشطة والأحجام تلتزم كل مؤسسة بالحصول على أرشيف تحت تصرفه. هنا أن جميع الوثائق موجودة للحفظ. هناك أيضا تقارير سنوية، وكتب نقدية، وفاتورة، وشهادات، وتقارير الأجور، مخزون المخزون، إلخ. من الجدير بالذكر أن عمر الوثائق المحاسبية يعتمد مباشرة على طبيعته. يجب أن تكون بعض الأوراق في أرشيف منظمة 75 عاما، والبعض الآخر سوى عام. يتم توفير كل هذه الأطر من أجل القانون. دعونا نرى ما هي الحدود الزمنية المثبتة لبعض الأوراق المالية المهمة.

القاعدة التشريعية للأرشيف

يتم تنظيم عمر الوثائق المحاسبية من قبل عدد من الأفعال. لذلك، بموجب خمسة وعشرين تشرين الأول / أكتوبر 2004، تم توقيع قانون اتحادي آخر، وعدد ما هو 125. اسم هذا النظام - "على أرشيف الأعمال". مهم بشكل خاص للمؤسسات هي المادة السابعة عشرة. تقول إن جميع المؤسسات ملزمة بمتابعة وصفات اللوائح والأحكام والقوانين الأخرى التي يتم تحديد فترات زمنية خلالها يجب أن تكون بعض الأوراق في الأرشيف. هناك أيضا قرارات مبكرة تحدد عمر الوثائق المحاسبية. على سبيل المثال، قانون الاتحاد الروسي في رقم 129. اسمه "على المحاسبة". دخل حيز التنفيذ في أول عشرين نوفمبر 1996. تنص النقطة الأولى من المقالة السابعة عشرة لهذا القرار على أن جميع المؤسسات، بغض النظر عن أي أسباب، ملزمة بالحفاظ على الوثائق الأولية وغيرها من الوثائق المحاسبية، وكذلك التقارير وتسجيلها أكبر قدر ممكن من الوقت الذي أنشئه من قبل أعمال الأرشيف في البلاد. ومع ذلك، فإن مصطلح معظم الأوراق يجب ألا يقل عن خمس سنوات.

الفرق في القرارات

التشريع الضريبي لهواتفها. أحدهم هو المقال الثالث والعشرين من الدستور الدستوري، أو بالأحرى، الفقرة الفرعية الثامنة من الفقرة الأولى. هناك المواعيد النهائية لتخزين الوثائق المحاسبية، وكذلك الأوراق الأخرى، وهي:

1. تستخدم لحساب ومدفوعات الضرائب اللاحقة.
2. طلبت استلام الدخل.
3. مبين النفقات.
4. الشهادة دفع الضرائب.

بالنسبة لجميع فئات دافعي الضرائب، تشكل هذه المواعيد النهائية أربع سنوات. قد تعتقد أن هذه القوانين تناقض مع بعضها البعض. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن الحكم الأول صالح في القانون المحاسبي، والثاني في الضرائب. نظرا لأن المنظمة يجب أن تسترشد بها كل من التعليمات البرمجية الأخرى، فاختر الموعد النهائي، أي خمس سنوات.

القوانين والقرارات الهامة الأخرى

تخضع حياة الوثائق المحاسبية للأفعال التالية:

1 - الموافق عليها وموقعها من قبل سادس فبراير 2002 بقيادة روزارهيفا "القواعد الأساسية لتنظيم محفوظات المنظمة".
2. المعتمدة بحلول السادس من أكتوبر 2000 "قائمة المستندات الإدارية النموذجية التي تشكلت في أنشطة المنظمات، مما يدل على وقت التخزين".
3 - وقعت من قبل لوائح وزارة المالية "USSR" على الوثائق وإدارة الوثائق في المحاسبة "في عدد 105، التي دخلت حيز النفاذ بحلول التاسعة والعشرين من يوليو 1983.

اثنا عشر شهرا وخمس سنوات

الحد الأدنى من فترة التخزين المستندات المحاسبية هي سنة واحدة. مثل هذه الفترة متصورة فقط لفئة منفصلة من الأوراق، والتي تشمل المراسلات مع هيئات التقارير ذات الصلة. فترة التخزين من المستندات النقدية هي خمس سنوات. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون نفس الفترة الزمنية في الأرشيف وسائط الورق التالية:

1. أرصدة للربع.
2. تقارير المنظمة لمدة ربع عام مع الملاحظات التوضيحية المرفقة بها.
3. كتاب المنزل.
4. جميع محاضر اجتماعات المناقشة، وكذلك الموافقة على الأرصدة للربع والتقارير لنفس الفترة.
5. مجلات الشطرنج.
6. الوثائق الكتب النقدية والمبررات (الابتدائية).
7. Vedomosti (دوار وتراكم) على حسابات الرصيد (كل من التحليلات الاصطناعية).
8. جميع الوثائق غير تنظيمية، بالإضافة إلى محاسبة النظام (اختبار ودعم كتب، المجلات، ملفات البطاقات).
9. أعمال مراجعة الشركة والنشاط الاقتصادي للشركة، وكذلك جميع أنواع المواد الأولية لهم.
10. البطاقات وملفات البطاقات والكتب عن العمليات ذات الأشخاص المسؤولون.

تخزين التقارير السنوية

يجب تخزين ما لا يقل عن عشر سنوات:

1. الأرصدة، وكذلك تقارير المنظمة لهذا العام. يجب إرفاق الملاحظات التواصلية بها.
2. جرد المخزون.
3. أرصدة العتاد وتقسيم الشخصية.
4. البيانات المعقولة.
5. وضع ميزانيات التصفية. يجب تطبيق الملاحظات التواصلية والتطبيقات الأخرى عليها.
6. يتم تسجيل الكتب التي يتم فيها تسجيل المباني والهياكل.
7. بروتوكولات الاجتماعات التي تم فيها النظر في الميزانيات والتقارير عن الفترة السنوية.
8. جميع أنواع المواد التي تحتوي على معلومات حول جرد الهياكل والمباني.
9. بروتوكولات الاجتماعات التي تم فيها النظر في البيانات الدقيقة لعمليات المخزون.

أطول فترة

في أكثر من ذلك الوقت، يجب تخزين الحسابات الشخصية لكل موظف. إذا لم تكن هناك هذه مستندات، فسيتم استبدالها بالبيانات، وفقا لما يتم إصدار الراتب. من المعروف أن الأصول الثابتة مدين من الرصيد بعد الاستهلاك الكامل في ذلك الوقت. وفقا لتشريع جوازات سفرها، يجب إبقاء نفس الفترة بالضبط.

يعرف أي محاسب أن جميع المستندات الأولية تحتاج إلى تخزين فترة زمنية معينة. في الشركات الكبيرة، هناك أرشيفات خاصة لتخزين المجلدات ذات المستندات المحاسبية. مع ظهور إدارة الوثائق الإلكترونية، لا يمكن عرض جزء معين من المستندات، ولكن لتخزينها في شكل إلكتروني. بغض النظر عن الطريقة المحددة لتخزين الوثائق الأساسية، من الضروري العمل وفقا للحالة القانونية. عنهم وأقول أدناه.

وترد معلومات عامة حول وقت تخزين المستندات الأولية في القانون الاتحادي في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ. ينص هذا الجزء من القانون التشريعي على أنه من الضروري الحفاظ على الأولي لمدة خمس سنوات على الأقل. قد تكون المصطلح أعلى - وأي فترة من فترة التخزين من وثيقة معينة ستخبر بترتيب وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي. تحتوي هذه الوثيقة على جدول مع تخزين مستندات المحاسبة الأولية والتسجيلات الضريبية وثائق الموظفين والوثائق الأخرى. يظهر الجدول 1003 وظيفة مع مواعيد مواعيد حسب نوع المستندات.

لم تتغير حياة الصرف المستندات الأولية في المحاسبة في عام 2017.

لا تخلط بين وقت تخزين المستندات الأساسية مع تخزين مستندات المحاسبة الضريبية. على سبيل المثال، الفاتورة هي وثيقة ضريبية، ويمكن تخزينها أربع سنوات فقط (الفقرات 8 من الفقرة 1 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

ضع في اعتبارك أن عمر الوثائق الأولية في المحاسبة يتم حسابه من تاريخ إعداد الوثيقة، ولكن من بداية السنة الإبلاغ الجديدة (خطاب وزارة المالية للاتحاد الروسي).

على سبيل المثال، يتكون النفقات العامة 08/24/2017. وفقا للقواعد، فإن فترة التخزين الدنيا تساوي خمس سنوات. لذلك، لا يمكن تدمير هذه الفاتورة في وقت سابق من 01.01.2023.

وقت تخزين بعض المستندات يعتمد على حقيقة التفتيش. على سبيل المثال، يجب تخزين التقارير المسبقة لمدة خمس سنوات. إذا لم تتحقق منها السلطات الضريبية خلال هذه الفترة، فإن مصطلح الزيادات (ترتيب وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي في 25 أغسطس 2010 رقم 558).

يتم تعيين فترة التخزين القصوى للمستندات على الموظفين (الطلبات والبطاقات للموظفين)، وثائق الرواتب المختلفة. الحفاظ على هذه الوثائق تحتاج إلى 75 سنة على الأقل.

احتفظ بالوثائق الإلكترونية في DiAdeke - إنه أكثر أمانا من جهاز كمبيوتر شخصي. يتم تخزين جميع المستندات في العديد من النسخ على خوادم مختلفة، مما يجعل من المستحيل فقد المعلومات. تقييم تحديات DIADEMA لتحرير حول العمل "غير محدود لمدة شهرين".

المواعيد النهائية لتخزين الوثائق الإلكترونية

ينص القانون على أنه يمكن إصدار الأساسي في الورق والإلكترونيات (الجزء 5 من القانون الاتحادي في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ). إذا تم تزيين المستند الإلكتروني وفقا للتشريع، فهذا ينطبق على نفس وقت التخزين كما هو الحال بالنسبة للخيار الورقي.

لا يوجد برنامج واحد لتخزين المستندات في النموذج الإلكتروني. وبالتالي، يمكن الاحتفاظ أوامر الدفع في نظام عميل النظام المصرفي. يمكن تخزين المستندات الأساسية، مثل النفقات العامة، UPS، ACTS، في برنامج أو خدمة محاسبية يحدث من خلالها تدفق المستند الإلكتروني. أيضا تخزين المستندات الإلكترونية ممكنة في أرشيف إلكتروني خاص أو في السحابة. يمكنك تخزين المستندات الإلكترونية بطرق مختلفة، ومهمة السمين هي ضمان سلامتهم والقراءة حتى سنوات أكثر.

لذلك، تلخيص. فيما يتعلق بمسألة كيفية إنشاء الحد الأدنى لتخزين المستندات المحاسبية الأولية بموجب القانون، يمكن الرد بأمان لمدة خمس سنوات. يمكن حساب وقت تخزين المستندات الإلكترونية بواسطة وقت تخزين المستندات الورقية. هذه الجداول الزمنية تتزامن. يجب أن تنعكس الطريقة المحددة لتخزين المستندات في السياسات المحاسبية.

في المقالة، ستجد طاولة جاهزة من حيث تخزين المحاسبة والضرائب والمستندات الأخرى في المنظمة. إذا قمت بتدمير الورقة في وقت سابق، فإن الغرامات والفزعات مهددة.

هناك وثائق يجب أن تبقي المؤسسة باستمرار، مثل السياسات المحاسبية. سيساعد الجدول مع وقت التخزين في تحديد الأوراق التي يمكن إلقاؤها بعيدا. بعد كل شيء، جميع التواريخ مختلفة. إذا ارتكبت خطأ في المصطلح وتدمير الأرشيف في وقت سابق، فسيتم القبض على المؤسسة.

كم سنة للحفاظ على المستندات حول الضرائب والمحاسبة

يتم تحديد حياة الوثائق المحاسبية والحالات الأخرى الناتجة أثناء النشاط الاقتصادي لأي كيان اقتصادي على المستوى التشريعي.

يتم تنظيم مدة التخزين في التشريع التالي:

• قانون الضرائب للاتحاد الروسي؛
• القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" من 12.2011 لعدد 402-FZ (فيما يلي - FZ رقم 402)؛
• FZ "على الأعمال الأرشيفية في الاتحاد الروسي" من 10/22/2004 مقابل № 125 - أشار المشار إليها فيما يلي رقم 125).
• قائمة وثائق إدارة النماذج المعتمدة حسب ترتيب وزارة الثقافة في 25 أغسطس 2010 لعدد رقم 558 (فيما يلي - القائمة).

وفقا لهذه الأعمال التنظيمية، يتم تخزين معظم الأوراق الضريبية والمحاسبة لمدة 5 سنوات من تاريخ الانتهاء من عملها.

يمكن تثبيت إطارات زمنية أخرى، وهي مدة أكبر من 5 سنوات أو أقل

• 1 سنة - للإبلاغ الشهري؛
• 3 سنوات - للتقارير الفصلية عن العملة والمدفوعات؛
• 4 سنوات - للفواتير؛
• 10 سنوات - العقود، أعمال حول بيع الممتلكات المنقولة.
• 15 سنة - مطالبات، قرارات المحكمة وأوامر.
• 25 سنة أو باستمرار - وثائق قانونية.

FZ No. 402 وقائمة تعيين تخزين محددين للمستندات المحاسبية في المؤسسة. الجدول الوارد في القسم السابق ينظمها لكل اسم (مجموعة) بشكل منفصل.

الجدول: شروط التخزين المحاسبية والمستندات الضريبية

تحقق مما إذا كان بإمكانك إلقاء الورق، فسيؤدي ذلك إلى مساعدة جدول وقت التخزين:

* لا يمكن أن تكون مدة التخزين أقل من 10 سنوات (وهذا ينطبق على المنظمات التي ليست مصادر تجنيد الدولة، المحفوظات البلدية).

إجابات على الأسئلة الشهيرة حول هذا الموضوع:

كم من الوقت لتخزين وثائق الموظفين

يتم تحديد شروط وثائق الموظفين من قبل القائمة. تختلف من 12 شهرا إلى 50 (75) سنة. هناك حالات يجب أن تبقى باستمرار، أي، في حين أن الكيان القانوني ينفذ أنشطته.

في عام 2016، تم إجراء تغيير على FZ رقم 125، والتي تأثرت بملفات الموظفين على الموظفين. بعد دخول الآثار، يتم تطبيق المواعيد النهائية التالية:

• 75 عاما لجميع الأوراق على الموظفين، والتي تم إرسالها إلى الأرشيف حتى 01.01.2003.
• 50 عاما، للحالات التي تم إكمالها وإيداعها في عام 2003 والإصدارات الأحدث.

يجب تخزينها باستمرار في الشركة:

• أوامر على النشاط الرئيسي؛
• اقتراحات لحماية العمل فيما يتعلق بتحسين ظروف العمل وقوائم الوظائف التي توجد عوامل خطيرة ومضجة.
• بروتوكولات لفحص قسم الموظفين.
• الأعمال التنظيمية المحلية المتعلقة بالبيانات الشخصية؛
• جداول الموظفين، إلخ.

يجب إبقاء النسخ الأصلية للوثائق الشخصية للعمال. إذا بقوا لم يطالبونهم بإرسالهم إلى الأرشيف لمدة 75 عاما.

تم ضبط الوقت السفلي ل:

• 1 سنة - جداول الإجازات؛
• 3 سنوات - أوامر لرحلات العمل؛
• 5 سنوات - تم إنشاء جدول من الوقت والمحاسبة التي تم تأسيسها لفترة أخرى (جائزة أو جائزة، إلخ).
• 10 سنوات - العقود الجماعية.

ملحوظة! إذا كانت الورقة المعروضة في هذه القائمة تحتوي على معلومات حول العمل في الظروف الضارة والخطرة، فإن مدة تخزينها يزيد إلى 75 عاما.

إذا كان لديك أي أسئلة حول تخزين أي مستندات، راجع الجدول الكامل للمواعيد النهائية في المذكرة

تخزين المستندات في شكل إلكتروني

في حالة تخزين الملفات على المدى الطويل على الورق على الورق، هناك دائما خطر الخسارة أو الضرر (النقل، حادث، إلخ) لذلك، العديد من الشركات تكرارها في شكل إلكتروني. يمكن أيضا تقديم هذه الملفات إلى الأرشيف. لمثل هذه الطريقة، تحتاج إلى النظر في عدد من الفروق الدقيقة:

• يمكن إجراء النقل عن طريق إرسال قنوات الاتصال أو ناقل حركة مباشرة من الوسائط الإلكترونية.
• لا تحتاج إلى طباعة الملفات.
• يجب عليك إنشاء مخزون من الملفات المرسلة. يحتاج إلى تحديد طريقة لنقل المعلومات (الوسائط).
• قبل إرسال الملفات الرقمية إلى التخزين، تحتاج إلى التأكد من عدم تلفها ولا توجد فيروسات على الوسائط.
• يجب أن يخلق الأرشيف شروطا لسلامة وتشغيل هذه الملفات.
• تحتاج إلى نقل المستندات على حاملين تكرار بعضهما البعض.
• يجب التحقق من الأرشيفات الإلكترونية مرة واحدة على الأقل كل خمس سنوات.

لتمرير تدمير الوثائق الإلكترونية التي انتهت بها حياة الرف، إجراء عملية تخصيص لتدمير الوثائق

ملحوظة! لنقل تخزين الأرشيف إلى الورق، تكون فترة التخزين أكثر من 10 سنوات. يمكن تخزين المستندات المتبقية في مكان العمل. يتعلق الأمر بنفس القدر من ناقلات الورق.

كيفية قراءة التواريخ لتخزين المستندات

تعتمد العمر الافتراضي للوثيقة من نهاية عملها أو إغلاق الفترة المشمولة بالتقرير (السنة). كقاعدة عامة، يجب أن يتم تخزين الوثيقة خلالها منذ 1 يناير، والعام التالي لهذا العام قد أكملت الوثيقة فترة صلاحيتها.

في الوقت نفسه، هناك العديد من الاستثناءات:

• تدرك المنظمة المستحقات الميؤوس منها. ستكون فترة التخزين ذات الأوراق الداعمة 4 سنوات من تاريخ الانتهاء من الفترة التي حدث فيها.
• الكيان الاقتصادي عانى من خسائر. يتم تخزين المستندات التي تؤكد ذلك حتى يتم أخذ الخسارة في الاعتبار.
• شراء خاصية قليلة. يجب تخزين الورق لمدة 4 سنوات أخرى بعد الكتابة.

ما يجب القيام به مع المستندات المحاسبية إذا انتهت صلاحية حياة الرف

عندما انتهت صلاحية العمر الافتراضي للوثيقة، يمكن تدميرها. عادة لهذا الأمر بمجرد قيام العام بإجراء مخزون لشئون الأرشيف. يجب أن يكون التخلص من الوثائق المحاسبية بفترة تخزين منتهية الصلاحية بدقة وفقا لمتطلبات المعايير. من المستحيل إزالة وتدمير القضية من الأرشيف دون تسجيل الوثائق.

كيفية تدمير الورق القديم

يحدث تدمير الحالات التي تتمتع بحياة الصلاحية منتهية الصلاحية كما يلي:

• يتم إنشاء لجنة خاصة، برئاسة الرئيس. ويشمل الرأس (المسؤول) لأرشيف الشركة، وكذلك العمال الذين يشكلون وتبادل حالات التخزين (المحاسب، الأفراد، الأمناء، إلخ). في بعض الحالات، يمكن دعوة موظف Rosarhiv.
• الحالات المختارة من اللجنة، انتهت فترة التخزين التي انتهت صلاحيتها بالفعل. يتم تضمينها في القائمة الخاصة، ويتم وضع الفعل "بتدمير المستندات".
• بناء على القانون، يصدر رئيس المؤسسة أمرا للتدمير، الذي يحدد الفترة والمكان وطريقة التخلص من الأوراق.

إذا كان حجم الصوت صغيرا، فيمكنك تدميرها بنفسك، وإلا فإنه من الأفضل الاتصال بمؤسسة متخصصة.

كقاعدة عامة، يتم التدمير باستخدام التقطيع.

لا يمكنك تدمير الملفات بالطريقة التالية:

• حرق في الهواء الطلق أو في الداخل.
• التخلص (رمي) جنبا إلى جنب مع النفايات في حاوية القضية تماما.

ملحوظة! لا يلزم التشريع الشركات بتدمير الوثائق مباشرة بعد انتهاء فترة التخزين. علاوة على ذلك، ينصح بعض الوثائق بعدم تدمير قبل التحقق من المفتشية الضريبية.

مسؤولية انتهاك وقت التخزين

إذا انتهك وقت التخزين، يتم توفير المسؤولية التالية:

• لعدم وجود وثائق المحاسبة والضرائب في فترة واحدة، يتم فرض غرامة قدرها 10000 روبل.
• بالنسبة لعدم وجود هذه الأوراق في فترتين أو أكثر، تزداد العقوبة إلى 30،000 روبل.
• إذا كان عدم وجود وثائق هو سبب تخفيض القاعدة الضريبية، فإن عقوبة 40،000 روبل أو 20٪ من الضرائب الناتجة عنها فرضت على الشخص المذنب.

وهذا ينشئ قانون الضرائب للاتحاد الروسي، المادة 120.

بالإضافة إلى ذلك، تنص المادة 15-11، قانون الإدارة الإدارية للاتحاد الروسي على حكم من أجل المسؤول المذنب. عقوبة في هذه الحالة هي 2000 - 3000 روبل.

تأسست وقت تخزين الوثائق في قائمة وثائق الأرشيفية المعيارية المقدمة في عملية هيئات الدولة والحكومات المحلية والمنظمات، مع إشارة وقت التخزين المعتمد من قبل أمر وزارة الثقافة في روسيا في 25 أغسطس 2010 ن 558، وينطبق عملها على تنظيم أي شكل من أشكال الملكية.

يطلب هذا السؤال لنفسك دون استثناء رواد الأعمال الذين فتحوا مؤخرا المؤسسة وغير قاسية في الدقيقة للنظام. إذن كم للحصول على كلمات الوثائق، اثنان أو أكثر؟ يمكنك أن تقرأ بالتفصيل في هذه المسألة من خلال القراءة حول نقاط القانون الفيدرالي رقم 125-FZ "على منطقة الأرشيف في الاتحاد الروسي".

تواريخ تخزين المستندات المحاسبية مختلفة. ماذا يمكنني أن أقول، جمع بين جميع الفقرات الفرعية؟ يجب أن يكون المستندات المحاسبية المحدودة في المحدودة طالما كان هناك احتمال يمكن طلب الاختيار الضريبي. وفقا للمادة 89 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، تخضع الفترة لفترة ولا تتجاوز السنوات الثلاث من القرارات السابقة لإجراء هذا التحقق بالشيء. وهذا هو، ثلاث سنوات مخزنة بالضبط، ثم يبدأ الأكثر إثارة للاهتمام.

المادة 23 من قانون الضرائب في الفقرة الفرعية للاتحاد الروسي 8 من الفقرة 1 تبلغ الولايات المتحدة بوضوح أن دافعي الضرائب ملزمة بالحفاظ على الوثائق التي تؤكد ضرائب ضريبة الضرائب لمدة أربع سنوات ولا تقل عنها. هذا سيلمون جدا. لا تبلغ من العمر ثلاث سنوات، وأربعنا بلطف نقوم بتخزين الوثائق المحاسبية واتبع الملاحظة التي تضيع فيها أي قطعة من الورق.

ما هي تحديد المستندات على وجه التحديد والحفاظ على مثل Zenitsa Oka؟

• بيانات المحاسبة الضريبية؛
• وثائق تؤكد الدخل؛
• تأكيد تكلفة وثائقي؛
• تأكيد الاحتفاظ الضريبي؛

يتأكد المحاسبة أيضا قواعد تخزين الوثائق الأساسية. وفقا للنظام "حول المحاسبة" رقم 129-FZ، يجب تخزين البيانات المحاسبية كما هو مبين في قواعد حالة الأرشفة الحكومية. ولكن لا تقل عن خمس سنوات بعد تقديم التقارير المحاسبية للمرة الأخيرة.

ماذا يحدث؟ وحقيقة أنك ملزم بتخزين المستندات التي تطلب منها الفترة التي يمكن من خلالها التحقق من الخدمة الضريبية. وهذا هو، ثلاث سنوات. إذا كان نتيجة الاختبار، فلن يكون لديك قبل خمس سنوات، فقد يتم تغريمك لتخزين الوثائق غير الصحيحة وفقط.

ولكن ليس كل شيء بسيط جدا وشفاف في الصمامات المحاسبية والضرائب. هناك وثائق يجب أن تبقي أطول بكثير من تلك المواعيد النهائية، والتي سببيها فقط. ما هي هذه المستندات؟

1. المستندات الأساسية لشراء الممتلكات. تحتفظ هذه المستندات بمقدار ما تريد لفترة طويلة. لما هذا. أولا، الاستهلاك الاستحقاق. ثانيا، عند بيع الممتلكات، من الضروري تأكيد قيمتها الأولية في مكان ما. ونحن أيضا لا تنسى ضريبة الممتلكات.
2. أصول ثابتة. بالنسبة لشركات غير مربحة، تقدم المادة 283 NK قاعدة للحد من القاعدة الضريبية للفترة الحالية بسبب خسائر الفترة الضريبة الماضية. بطبيعة الحال، يجب أن تؤكد الوثائق هذا. يمكن اعتبار الخسائر عشرة سنوات لاحقة، وبالتالي ينبغي أن تكون الوثائق في الأمر الواجب (المادة 283 الفقرة 4). يحق للمفتشين الضريبي أن يطلبوا تأكيد البيانات عن الخسائر المحددة في المستندات الأساسية المحددة في الإعلان المطبق تؤكد النتيجة المالية.
3. بالنسبة للمشروعات الريفية العاملة مع ضريبة زراعية واحدة، من الضروري أيضا تخزين المستندات بشأن الخسائر خلال فترة كاملة من شطبها. المادة 346.6 الفقرة 5 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
4. بالنسبة للأشخاص الذين يعملون على ما يسمى "المبسط"، فإن ESN. المادة 346.18 الفقرة 7 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
5. لكتابة المستحقات الميؤوس منها تحتاج أيضا إلى تأكيد المستندات الأساسية للخدمة الضريبية. تدمير مستندات التأكيد يحرم الشركة إلى الحق في الاعتراف بالديون الميثوب في النفقات، لأنه لن يتم تأكيد المبلغ.
6. لن ننتشر على وجه التحديد حول الشركات المساهمة، حيث أن السؤال لا يزال بدا كم من الوقت ضروري للحفاظ على الوثائق المحدودة، وليس JSC. لذلك، إذا كان موجز، ثم في JSC، لتخزين وثائق التقارير الضريبية - تقارير المحاسبة السنوية، وكذلك الميثاق، تحتاج إلى بقدر ما توجد الشركة. إذا كانت الشركة قيد القضاء - يتم إرسال المستندات إلى أرشيف الدولة. من الضروري أن ينتهي الاتفاقية مع الأرشيف مقدما لهذا الإجراء. إذا لم يكن هناك مثل هذا العقد - فقط وثيقة على موظفي الشركة يقع في الأرشيف. عندما يتم الاحتفاظ بالوثائق المتبقية، لتحديد رئيس لجنة التصفية، وقد يكون مدير تنافسي.
7. تقارير الضرائب السنوية ملزمة بتخزين ما لا يقل عن 10 سنوات. الفصلية - خمس سنوات، في وجود سنوي.
8. إذا لم تكن هناك تقارير فصلية - يتم تخزين التقارير الشهرية أيضا خمس سنوات على الأقل.
9. كتب التسوق والمبيعات، يجب أن تبقى الفواتير بالكامل خمس سنوات من تاريخ الدخول الأخير في المجلة. الفقرة 15-27 "قواعد لإجراء سجلات المحاسبة". في قائمة مستندات الإدارة النموذجية، هناك عنصر للفواتير، وهنا يقال هناك لتخزين هذه الفواتير ذاتها تتبع خمس سنوات ونقطة.

مرة أخرى، يجب أن تسترشد الخدمات الضريبية في الشيكات بموجب قانون الضرائب والرسوم. ولم يتم تضمين القائمة هناك.

خرج الشؤون: كم من الوقت يحتاج إلى الحفاظ على المستندات المحدودة؟ اتضح أنه لا يوجد أقل من خمس سنوات، ومن حيث الأصول الثابتة وبشكل عام وجود الشركة. من الضروري حساب الموعد النهائي لتخزين المستندات من 1 يناير، بعد العام الذي تم إنشاؤه.

كيفية تخزين المستندات الورقية؟

في السياسة المحاسبية، يجب توضيح المؤسسة كيف وأين ينبغي الاحتفاظ بالوثائق، بالإضافة إلى الشخص المسؤول عن تنفيذ هذه الفقرة أو حتى اللجنة تتألف من أكثر الموظفين المؤهلين.

بالمناسبة، ليس من الضروري تخزين الوثائق في المكتب. لا يحظر القانون اختيار أماكن أخرى للتخزين، على سبيل المثال، شركات الأرشيف المتخصصة. لكن الشركة المساهمة ملزمة بالحفاظ على هذه الوثائق كتقارير سنوية والميثاق حيث يقع المكتب الرئيسي. بالمناسبة، يسمح قانون تخزين الوثائق في النموذج الإلكتروني بموجب القانون بحجز صغير، مما سيقدم بالضرورة توقيع إلكتروني مسؤول عن وضع وثيقة الشخص. لتخزين الوثائق في النموذج الإلكتروني، تقوم الشركة بإنشاء نظام معلومات للمعلومات. يقدم مركز التصديق الذي يوفر المستندات الإلكترونية باستخدام توقيع إلكتروني.

المستندات الخاضعة للتخزين على المدى الطويل مدلل وتلاشى بمرور الوقت. من أجل قراءتها محتوياتها لرعاية المسؤول عن تخزين الوجه وإجراء نسخ في الوقت المناسب.

عندما يتم تصفية الشركة، تسمر المستندات الخاضعة للتخزين على المدى الطويل في الأرشيف. إذا أعيد تنظيم الشركة، فإن المستندات تنقل إلى منظمة الخلف. عندما تقوم بتخصيص شركة جديدة، فهي تحصل على شؤون شخصية للهيكل الجديد للموظفين والوثائق المتعلقة بنطاق الشركة الجديدة.

تدمير الوثائق. لتدمير المستند، يجب أولا ترجمة فعل من شأنه أن توقيع رأس الشركة وبعد ذلك فقط يمكن أن يستمر مباشرة إلى تدمير المستندات. علاوة على ذلك، في القانون، ليس من الضروري إعادة كتابة كل من الأوراق بعناية في الدمار. يكفي إعادة كتابة اسم المجموعات المتجانسة. ما يجب التفكير في المجموعات المتجانسة بشكل مستقل. على سبيل المثال، يمكن اعتبار المتراكبة - مستندات متجانسة وهلم جرا.

كيفية تدمير المستندات؟

فقط حرق؟ الجواب غير صحيح. في هذه الحالة، يمكنك سلسلة كاملة من مشاكل الخدمات البيئية.
لإعادة تدوير ورقة النفايات؟ الخيار جيد، ولكن ليس هناك ما يضمن أن المستندات لن تكون في شركة متنافسة ليست جيدة. بحيث لا يحدث هذا، يجب نقل المجلدات ذات المستندات إلى التخلص مع تنفيذ الفاتورة. علاوة على ذلك، ينبغي إجراء إزالة الوثائق تحت سيطرة موظفة الشركة المسؤولة عن تخزين الوثائق.

من المستحيل أيضا رميها بسهولة لأنه، وفقا للقانون، فإن صاحب العمل ملزم بالحفاظ على البيانات الشخصية السرية للموظفين.

ماذا تبقى؟ معظم الصحيح سوف يطبق آلة كاتبة خاصة لتدمير الورق. بشكل عام، ستقرر كيف ستتخلص من الأوراق المالية غير الضرورية.

من أجل عدم الرغبة في تسهيل الأرشيف الوثائقي قبل الموعد النهائي، سأضيف أن عدم وجود سجلات محاسبية أو فواتير الفترة الضريبية تعتبر انتهاكا إجماليا وتعاقب غرامة قدرها خمسة آلاف روبل.

وهذا إذا كانت المستندات تفتقر إلى فترة ضريبة واحدة. في حالات أكثر حدة، لن تكون الغرامة 5000، ولكن 15000 روبل.

عند التقليل من القاعدة الضريبية، بفقدان تأكيد دخل المستندات، سيقوم دافعي الضرائب بدفع غرامة قدرها 10 في المائة من كمية الضريبة غير المعلنة ولا تقل عن نفس عمر 15000 روبل.
بالمناسبة، وفي التشريعات الجنائية هناك نقاط تتعلق بسلامة المستندات المحاسبية. إذا ثبت أن تلف المستندات من الفائدة الشخصية، فقد يحصل الشخص على الشبكة على الأقل في السنة. إذا كان هناك رغبة في التعرف على هذا البند، راجع المادة 352 من البند 1 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي.

ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن التحقق من التخزين السليم للوثائق الأرشيفية في مؤسستك يحق له ممثلين عن سلطات الأرشيف. وهنا أنت، وفقا للمادة 13.20 من مخططة الاتحاد الروسي بشأن انتهاكات قواعد التخزين، يمكن معاقبة المحاسبة والتعبئة، وكذلك استخدام وثائق الأرشيف بغرامة من 300 إلى 500 روبل أو اقتراح إداري.

مدير الشركة مسؤولا عن إنشاء أماكن لتخزين المستندات وعمل في الأرشفة بشكل خاص، يجب تنظيم كبير المحاسبين وعلى نقله بشكل صحيح إلى الأرشيف.