تقويم الدفع هو أداة مهمة للإدارة الفعالة لأموال الشركة. في معظم الأحيان تشكلت في Excel. اقرأ كيفية إجراء تقويم الدفع واحفظ نفسك مثالا في Excel.
لا يمكن للمدير المالي، الذي يبحث عن زيادة في قيمة الشركة، أن يترك تقويم الدفع دون إيلاء اهتمام، لأن هذه طريقة خالية من المخاطر لكسب أموال إضافية، وتعزيز الانضباط المالي والكشف عن مجالات المشاكل في هيكل الدورة الدموية المالية.
تقويم الدفع في Excel هو الأداة الرئيسية في نظام التخطيط المالي التشغيلي. يساعد على تحديد المهام المهمة التالية في المقام الأول:
كيفية أتمتة تقويم الدفع باستخدام Excel
قم بتنزيل نموذج Excel لأتمتة كل العمل على حفظ وملء تقويم الدفع، بالإضافة إلى سجل المدفوعات. قد تحتاج الشركات المتوسطة إلى تعديلات صغيرة، مثل تغيير تكوين نشاط إيصال الأموال والتخلص منها. تعد الشركات الكبرى مفيدة كأحد النموذج الأولي للوحدة المستقبلية للمدفوعات الحالية لنظام المعلومات المتكامل.
قبل أن تشكل تقويم الدفع، تحتاج إلى إجراء خطوتين رئيسيين لتطوير هيكل القالب: تحديد تنسيق إدخال البيانات وتطوير واجهة للرصد المريح. هذا سوف يتطلب اثنين من ورقة العمل.
لتقليل عدد الأخطاء العشوائية (TAPOS)، يجب عليك إصلاح البيانات كعمليات منفصلة مع مجموعة فريدة من المحلل. تتكون المجموعة القياسية لإدارة الإدارة من 10 محلل:
يمكن استكمال المجموعة المحددة من الحقول بسهولة إذا لزم الأمر (رقم العقد، ضريبة القيمة المضافة، الحساب، البادئ وغيرها).
تتم إضافة عمليات مماثلة إلى النسخ الابتدائي وتعديل الأهمية (التاريخ، المبلغ، المقابل). تقتصر قيم جميع المحللين (باستثناء "المبلغ"، "التعليق") على قوائم تجنب ازدواجية العناصر. وفي حالة اسم "المقالات" و "رمز المادة"، مرتبطة من خلال وظيفة "PRD". وبالتالي، فإن إضافة عملية جديدة تستغرق بضع ثوان فقط. في رأس الجدول باسم المحلل، يتم تثبيت المرشحات، مما يسمح لك بتحديد محلل متعدد وتشكيل صفيف البيانات المطلوب (الشكل 1).
الصورة 1وبعد مثال قاعدة بيانات التقويم الدفع (اضغط للتكبير)
إن ورقة "قاعدة البيانات" لجميع برامج التعددية الخاصة بها مع مجموعة واسعة من المعلومات هي مجرد مساعد ممتاز في بنية التقويم المدفوعات، والتي نتعامل بها. يتم تعيين الدور الرئيسي رسم بياني لتوقعات السيولة (الشكل 2). بصريا هو تقرير التدفق النقدي القياسي، ولكن مع خطوة مؤقتة في يوم واحد. تعثر كل عملية من قاعدة البيانات عن مكانها في مصفوفة توقعات السيولة. يتم نقل البيانات من خلال صيغة "SmemBremlin" مع المعلمات المحددة على رمز المقالة والتاريخ. وبالتالي، تنعكس أي عملية جديدة تلقائيا في الرسم البياني تلقائيا، في حين يتم استبعاد الموقف عند عدم ترجمة البيانات بسبب أخطاء الإدخال - لا توجد مشاكل في هذا النموذج، نظرا لأن المحللين الرئيسيين يتم تعيينهم من خلال القوائم، وبالتالي أي ستجد العملية مكانه في رسومات السيولة.
الشكل 2.وبعد مثال على إعداد توقعات السيولة في تقويم الدفع
يمكن أن تتجاوز العينة المقترحة من تقويم الدفع في Excel أفق التخطيط المعتاد في شهر واحد، حيث يسمح لك إجراء الإدخال بتحديد أي عملية. من المقبول تماما أن تراقب حتى الربع، ولكن في هذه الحالة هناك اعتماد كبير على جودة التوقعات من مبادئ التخطيط العاملة في المؤسسة. في موقف حيث يوجد لدى المنظمة تحديثا منهجيا للبيانات المخططة حول جميع CFOs، يمكن أن يكون أفق السيولة لفترة طويلة إلى ربع نوعا نوعيا ومفيدا لإجراء قرارات الإدارة.
قد يختلف وتيرة التكوين - اعتمادا على الغرض من تقويم المدفوعات في نظام الإدارة المالية للشركة، ولكن ينبغي إجراء تحديث البيانات مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، وإلا فإن المعلومات والأهمية للمتوقعات ستنخفض إلى المعيار تقرير الأداء.
إذا كان تقويم الدفع في Excel يؤدي العديد من الأشخاص، لتتبع تعديلاتهم سيساعدون تغيير مجلة خاصة. شكرا له يمكنك التحكم في:
بالإضافة إلى ذلك، يمكن إخفاء تغييرات المجلة من أعين القواعد.
عيب كبير لتقويم الدفع هو عدم القدرة (القدرة المحدودة) من الوصول المتعددين. لسوء الحظ، لا يوجد حل تقني للتخلص من هذه المشكلة. ومع ذلك، فإن هذا الحاجز يتغلب عليه بنجاح بسبب نقل القوى لإجراء تقويم في أيدي موظف من ذوي الخبرة في القسم التخطيط والاقتصادي أو الخزانة. إن مزايا هذا النهج واضحة: سيؤدي وجود نظام المستخدم الوحيد إلى تقليل عدد الأخطاء إلى الحد الأدنى للمستوى، على الرغم من أنه سيستغرق ذلك نسبة كبيرة من وقت العمل.
على عكس حملة الموازنة، عندما يشكل كل مركز المسؤولية المالية خطته مرة واحدة في السنة ويقوم بضبط الفصلية، يتطلب تقويم الدفع تحديث منتظم - أسبوعيا أو أكثر). قد يكون جمع المعلومات الرسمية من جميع CFOs من الصعب، لذلك يجب أن يكون الاقتصاديون مغمورة بعمق في الوضع مع تداول الأموال في جميع الاتجاهات.
التنبؤ بالتدفقات النقدية الواردة من المبيعات، بالطبع، أصعب مجال العمل. مع عدد كبير من العملاء الصغرى من العملاء الثقل، من الممكن استخدام أبسط طريقة التقييم - متوسط \u200b\u200bالحساب، عندما ينقسم حجم الإيرادات المخطط لها لعدة فترات عدة فترات. يمكن تحديث البيانات مع عدد من العوامل غير المباشرة (الموسمية، ديناميات الصناعة / السوق، تأثير المرحلة الحالية لدورة / استراتيجية حياة الشركة). دقة التخطيط معقدة مع العديد من العملاء الكبار. في هذه الحالة، يجب استخدام طريقة تقييم الخبراء. يكمن جوهرها في حقيقة أنه لكل مبلغ، يتم تحديد احتمالية إنتاجها في ثلاثة سيناريوهات (محافظة أو متفائلة أو متشائمة) ثم مراعاة المتوسط \u200b\u200bمراعاة الحصة المحددة لكل سيناريو.
يتم تحديد تاريخ العديد من المدفوعات دون مشاركة مبادئ الدفع. مفيدة لاستخدام البيانات التجريبية، خاصة وفقا لموردين معروفين وطويل الأمد. بالإضافة إلى ذلك، ستكون المكمل الناجح مراقبة منتظمة للمدفوعات الشديدة للعقود الحالية (المبادرون المدفوعات لها عادة ثابتة للإشارة إلى مدفوعات المواعيد النهائية المسموح بها سابقا بموجب العقد). الأمر نفسه ينطبق على دفع الضرائب. يمكن أن يكون الاستقبال الجيد ممارسة دفع بعض الحسابات بعد بضعة أيام من الفترة المسموح بها. غالبا ما تظل الحيل البسيطة في كثير من الأحيان دون أن يلاحظها أحد من قبل الطرف المقابل، لكن لا تنطبق مثل هذه التكتيكات للموردين الرئيسيين.
يتم قياس فعالية أي وثيقة مجدولة من خلال تقييم جودة التنبؤ. تقويم الدفع ليس استثناء. حدد مؤشر الهدف المستهدف لحقيقة الخطة، اعتمادا على تفاصيل الأعمال، وتيرة تحديث التقرير وأفق التخطيط. في حالة تقويم الدفع في Excel، فإن مثالا تفكيكه، تجدر الإشارة إلى أن الفائض المنتظم لسعر الرفض سوف يقلل من فائدة مثل هذه الوثيقة إلى الحد الأدنى، مما يعني أن الشركة لن تكسب عدد قليل مصلحة إضافية.
في الممارسة العملية، غالبا ما يحدث أن نفس TSFO بلا خطي. يمكن لأحد خيارات الصراع مع ضعف "المخططين" هو إدخال تقارير تحليلية منتظمة للإدارة العليا، والتي سيتم تقييمها من قبل الموارد المفقودة بسبب سوء التخطيط ل TSFO بشكل منفصل. يمكن أن تؤدي طريقة أخرى لتحفيز المسؤولين عن تنفيذ ميزانيات الموظفين بتثبيت الانحرافات المقبولة في خريطة مؤشرات الأداء الرئيسية لتحديد حجم مكافأة الموظف السنوية (الفصلية).
تشغل تقويم الدفع النوعي بحق موقفا مركزيا في نظام المحاسبة الإدارية. بالطبع، يسمح لك الاستخدام المتكامل لهذه الأداة العالمية بتوسيع حدود الغرض الكلاسيكي في مراقبة مشاكل السيولة. سيكون الاستمرار المنطقي لنطق تكوين متجه المحدد هو التحضير التلقائي لتقرير مصنع BDDS. للقيام بذلك، تحتاج فقط إلى إدخال خطة خطة الأموال في الجدول (شهريا أو للربع) ومجموعة حقيقة الحقيقة إلى نفس الفترة. بالإضافة إلى ذلك، نظرا لأن القاعدة تعبئة، يتم تشكيل أداة قوية قوية للرصد والتحليل - الحد الأقصى لمصفوفة مرنة لجميع المعاملات النقدية بدرجة عالية من موثوقية البيانات.
إنها الخطة المالية التشغيلية الرئيسية للمنظمة أو خطة دوران نقدية. في عملية إعداده، يتم دعم جميع الإنفاق النقدي من مصادر حقيقية للإيرادات النقدية. يعكس تقويم الدفع التدفقات النقدية الحقيقية في المجيء واستهلاك الموارد النقدية والمالية.
يتضمن التخطيط المالي التشغيلي إعداد وتنفيذ تقويم الدفع.
في عملية التجميع تقويم الدفع يتم حل المهام التالية:
القسم الأول التقويم هو الجزء المستهلكة، مما يعكس جميع الحسابات القادمة ونقل الأموال، ثانية - الجزء الربح.
يجب أن تكون النسبة بين كل جزء من تقويم الدفع بحيث يتم توفيرها. المساواةأو ما هو أفضل الدخل الزائد والرسوم والخصومات. تشير تكاليف الإيصالات الزائدة إلى انخفاض في قدرات المنظمة في تغطية النفقات القادمة. في هذه الحالة، يجب نقل جزء من المدفوعات ذات الأولوية إلى فترة تقويم أخرى، وتسريع شحنة وبيع المنتجات قدر الإمكان اتخاذ تدابير للعثور على مصادر إضافية.
عند رسم تقويم الدفع، بيانات محاسبة البيانات للحسابات الجارية في البنك، معلومات عن المدفوعات العاجلة والمتأخرة إلى الموردين، كما تأخذ في الاعتبار جدول الشحن ونقل مستندات الدفع إلى البنك، النتائج المالية لمبيعات المنتجات والمساهمات المخطط لها في ميزانية ضريبة الدخل والممتلكات وغيرها، والاستقطاعات إلى الأموال الخارجة عن الميزانية الاجتماعية، ولاية المستوطنات مع المدينين والدائنين.
مثال على تقويم الدفع
مع نقص الأموال، يمكنك استخدام كمصدر للموارد المالية. الائتمان على المدى القصير.
يتم إجراء حساب الحاجة إلى قرض قصير الأجل في القضية عندما وفقا لتقويم الدفع، تفتقر المنظمة إلى الأموال. يتم تقديم خوارزمية لحساب الحاجة إلى قرض قصير الأجل في الجدول. 3.5.
فاتورة غير مدفوعة. 3.5. دفع التقويم عند حساب الحاجة للحصول على قرض
وفقا لتقويم الدفع، يمكن أن نرى أن المنظمة تفتقر إلى المال في بداية الشهر. قبل استلام الأموال المتوقعة من العميل لأداء العمل، فإن العجز الكلي للأموال هو 10221 ألف روبل. دفع التقويم، مع مراعاة استلام قرض قدره 10500 ألف روبل. لمدة 5 أيام تعطى في الجدول. 3.6.
بناء على بيانات تقويم الدفع، يمكنك تحديد فترة قرض معينة - 5 أيام. في اليوم الخامس من الإقراض، يمكنك سداد القرض والاهتمام الكامل لاستخدام الأموال المقترضة. يتم احتساب الفائدة من قبل الصيغة:
افترض ص \u003d 13٪، ثم سيكون مقدار الفائدة المستحقة المستحقة 10500 · 0.13 · 5: 365 \u003d 18.5 (ألف روبل). وبالتالي، فإن 12618.7 ألف روبل ستترك الحساب الجاري ليوم العمل الخامس من الشهر. (10500 (الائتمان) + 18.7 (الفائدة للائتمان) + 2100 (النفقات الحالية))، وبمجرد التخلص من المنظمة ستبقى 560.3 ألف روبل.
فاتورة غير مدفوعة. 3.6. دفع التقويم، مع مراعاة القرضاليوم، فإن المشكلة الرئيسية للعديد من الشركات هي العثور على موارد مالية مجانية. بعد كل شيء، يؤدي استحالة جذبهم إلى انخفاض الإنتاج، وانخفاض في مستوى دخل السكان، ويؤدي الطلب المستهلك إلى انخفاض في إيرادات المؤسسات، وزيادة في الذمم المدينة
خلال الركود الاقتصادي، يتم تشديد شروط الإمداد من الشركات: تقليل المخاطر، وتفضل الشركات العمل على الدفع المسبق. لذلك، يصبح النقص في الصناديق المعيشية (فيما يلي - DS) المشكلة الرئيسية التي يجب حلها من أجل ضمان سيولةها ولاء الملاءة في الواقع في الواقع.
الآلية التي تسمح لك بالتحكم في سيولة الشركة والاستخدام الأكثر إنتاجية، هي تقويم الدفع.
يتم تنفيذ التخطيط التشغيلي للتدفق النقدي لفترة معينة من خلال وضع تقويم الدفع ضمن ميزانية التدفق النقدي (المشار إليه فيما يلي باسم BDDS) على أساس الحالة الحالية للمدفوعات التي اختتمت العقود، والعقود الموقعة والالتزامات الفعلية.
من وجهة نظر الميزنة، فإن تقويم الدفع هو نظام حجز DS من الخطة. ولكن على عكس bdds هذا هو وثيقة أكثر تفصيلا. بعد كل شيء، إذا كان التخطيط الاستراتيجي، فإنه لا يهم، الذي سنتلق منه على وجه التحديد أو الذي يتم دفعه مقابل المال، ثم مع التشغيل - كل شيء كما هو الحال على راحة اليد: فيما يلي المدينون - المدينون، ولكن الدائنين.
لذلك، في تقويم الدفع، من الممكن الطلاء بالتفصيل: إلى من، متى، من من، يجب أن تدفع (الحصول على).
تقويم الدفع هو خطة نقدية (يشار إليها فيما يلي باسم DDS) على المدى القصير (شهر الأسبوع)، مما يعكس جميع أنواع الأنشطة في المؤسسة (الأساسية، المالية، الاستثمار)، التي وافقت عليها القيادة ضمن الحدود والإمكانيات المؤسسة.
هناك حاجة إلى المعلومات المقدمة في تقويم دفع المؤسسات لأصحاب الأعمال، وقادة أعلى وثانوي، مديري مراكز المسؤولية المالية (المشار إليها فيما يلي باسم المقاطعة الفيدرالية المركزية) وموظفي الكتلة المالية والاقتصادية.
من وجهة نظر الميزنة، فإن تقويم الدفع هو نظام لتحفظ الأموال من الخطة
إن مجموعة القضايا المتعلقة باختصاص المدير المالي، وهي واحدة من أهم مديري المؤسسة، هي بشكل غير عادي - من مهام الإدارة النقدية التشغيلية المشاكل في التنمية الاستراتيجية للشركة. بالإضافة إلى ذلك، في أي مؤسسة، ترتبط الإدارة المالية ارتباطا وثيقا بنشاطها الرئيسي - إنتاج أو تجارة أو خدمات الخدمة، وبالتالي، بإدارة الموارد. سيقلل تنفيذ تقويم الدفع من تكاليف العمالة للمدير المالي لمراقبة الإنفاق DS إذا كان عليه في وقت سابق كان عليه عرض وتوقيع كل تطبيق للدفع، ثم مع إدخال تقويم الدفع، عندما تمت الموافقة على كميات المدفوعات في الميزانيات، وإجراءات إجراء المدفوعات ميزة رسمية، يمكن تكليف ضوابط التدفق النقدي بالخدمة المالية للموظف. سيقوم المدير المالي بتنسيق مبلغ محدود فقط من المدفوعات، كقاعدة عامة أو مضيئة أو كبيرة أو غير منتظمة. على سبيل المثال، فإن مبلغ دفع استئجار المكتب يكفي للموافقة مرة واحدة عند الموافقة على الميزانية، وترك السيطرة على الإجراء المقنع نفسه والامتثال لكميات ميزانية الممول.
تساعد العمليات التجارية المبنية بشكل صحيح في تقليل مخاطر سوء المعاملة من موظفي المؤسسات عن طريق فصل وظائف دفع المدفوعات وبدءها. على سبيل المثال، يقبل رئيس اتجاه العمل جميع طلبات الدفع مقابل TSFE وهو مسؤول عن الميزنة، ويضبط موظف الخدمات المالية على امتثال الطلبات لحدود الموازنة وفاء الإجراءات التنظيمية لنظام الدفع.
المهام التي سوف تحل تقويم الدفع
1. لا تسمح بالتمزيقات النقدية وعدم الامتثال لالتزامات الشركة بالمقابلات. الغرض الرئيسي من تشكيل تقويم الدفع هو مكافحة تمزقات النقدية، حيث لا توجد أموال عند الخروج على الخروج. كجدول "جدول" تخطيط فعليا لتدفق مؤسسات DDS، يسمح لك تقويم الدفع بالتنبؤ بالتمزق النقدية، واتخاذ تدابير مقدما للقضاء على وضع الحاجة إلى إجراء مدفوعات في غياب أموال كافية في حساب الشركة. بعد مبدأ "حذر - وهذا يعني مسلحا"، يمكنك تغيير خطط الإنفاق بسرعة من DS، وبالتالي منع تمزق النقود.
يمكنك إجراء "اعتمادات" أولية، وتغيير تواريخ الدخل والمدفوعات، وتنسيقها مع الأطراف المقابلة - وتعكس كل هذا مباشرة في تقويم الدفع.
2. لا تسمح بإنفاق الأموال على المبالغ المعتمدة. حتى لو كانت الشركة لديها الكثير من المال، فإنه لا يعني أنه يمكن أن تنفق بلا تفكير. تسمح المساحات فقط في إطار الميزانيات فقط. المواقف غير المتوقعة التي تتطلب تجاوز الميزانية، هي استثناءات إلى حد ما للحكم العام. يسمح لك تقويم الدفع بالتحكم في ما إذا كان الدفع في إطار الميزانية.
3. إدارة سيولة الشركة. إحدى المعايير الرئيسية لصحة القرارات الإدارية المتخذة في القطاع المالي هي إيجابية التدفق الإجمالي لدس في أي وقت.
4. تقديم معلومات موثوقة في الوضع عبر الإنترنت. المعلومات المالية مهمة لتلقي بسرعة. إن عيوب تقويم الدفع المنفذ في Excel هو استهلاك الوقت إلى التقارير المنحدرة. يجب دمج تقويم الدفع في نظام المحاسبة التشغيلي بحيث لا يوجد إدخال مزدوج للحصول على بيانات موثوقة.
5. ضمان الامتثال السليم لإجراءات إدارة التكاليف. ينبغي أن يشمل إجراءات التنسيق تفويض معين من المسؤولية، اعتمادا على أهمية دفع معين.
6. أقصى القضاء على العامل البشري.
تخطيط التدفق قبل افتراض إدارة السيولة شركات. يأخذ مؤشر سيولة الشركة في الاعتبار الدولة وحجم أصولها وخصومها الحالية.
تقويم الدفع هو خطة حركة المال على المدى القصير، مما يعكس جميع أنواع أنشطة الشركة التي وافقت عليها القيادة داخل الحدود وإمكانيات المؤسسة
المكونات الرئيسية للأصول الحالية هي الاحتياطيات والذمم المدينة و DS، والالتزامات الحالية تدفع.
يسمح لك تقويم الدفع بإدارة الدفعات الدائنة والذمم المدينة. هذا صحيح بشكل خاص مع زيادة عدد المشترين أو الموردين، لأنه من الممكن تحديد تواريخ الدفع بوضوح لاستلام المواد الخام في الوقت المناسب، والخدمات، مما يضمن كفاءة المؤسسة، ومنع ظهور العقوبات.
يتحكم DS، الذي يرتبط احتياطيات المخزون، على الفور مهمة التحكم في دوران الأسهم. ما هو أسرع من احتياطيات المستودعات الأقل، والأرخص الذي يكلفون الشركة، وأكثر فعالية تستخدم DS للحصول على المواد الخام الضرورية والمواد والسلع للنشاط الرئيسي.
من خلال نقص أموال "المعيشة"، وظيفة واضحة لمؤسسة في خطة التنسيق في جميع مستويات الإدارة وتخطيطات الأولويات المختصة والمدروسة مهمة بشكل خاص.
في الممارسة العملية، غالبا ما ينشأ الوضع عندما لا يتم استيفاء خطة الاستلام، ويتم الوفاء خطة إنفاق SS بالكامل، وفقا لذلك، فإن المبلغ الإجمالي للتطبيقات للدفع يتجاوز التدفق الحقيقي لدس. من أجل تجنب تمزقات النقدية، من المستحسن ترتيب جميع المدفوعات في درجة أولوياتها أو أهميتها. دفع المقالات ذات الأولوية القصوى إلزامية، مع انخفاض - مع ظروف إضافية. على سبيل المثال، تطبيقات لدفع الديون للموردين الرئيسيين للمنتجات والضرائب راضية في المقام الأول، في حين أن تكاليف التدريب، يتم تمويل تحديث المعدات المكتبية عند الوفاء بخطة المبيعات بنسبة 90٪ على الأقل.
في هذا الصدد، فإن تحليل ما يسمى بالمدفوعات الدائمة مفيدة للغاية: في كثير من الأحيان هناك نفقات اعتادوا عليها ولا تشكك في جدوادهم. سيساعد نظرة جديدة على هيكل الدفع في تحديد ما إذا كانت هذه التكاليف إلزامية حقا. تجميع خطة DDS فقط ثم منطقي متى يمكنك التأكد من أن جميع المدفوعات اللازمة تؤخذ في الاعتبار. يتم وضع الخطة من أجل القضاء على الحاجة إلى تمويل "مفاجئ" لأي مشاريع "فائقة القيمة". من الضروري التفكير في اتجاه الإنفاق DS مقدما، في حالة أزمة، من المناسب إدخال مواعيد نهائية أكثر صلابة في تنسيق خطة المدفوعات على جميع مستويات إدارة المؤسسات.
أما بالنسبة لتنفيذ الخطة، فإن ممارسة المصالحة اليومية من الرصيد النقدي تستحق الانتباه، والتي ستقضي على الانتهاكات المحتملة، ستعطي المديرين معلومات موثوقة حول الرصيد الحالي للحسابات في الحسابات وفي مكتب المؤسسة، وهو أمر ضروري لصنع القرارات المتعلقة بتنفيذ المدفوعات الحالية.
عند بناء نظام المدفوعات النقدية، يجب أن تختار الشركة اتجاهين للعمل. أولا - تشكيل خطط مالية على المدى المتوسط، مقالات DDS وغيرها من المحللين (المنظمات والعقود والأطراف المقابلة) الحد من مدفوعات DS. والنتيجة هي الوثيقة - "الدفع التقويم". ثانية - وصف حركة التطبيقات (سجلات الدفع) في سياق المشاركين في العمليات، والإطار الزمني، الذي يعتبر عملية تجارية للمؤسسة، تهدف إلى تنفيذ الوثيقة "الدفع التقويم" من حيث التفاعل من وحدات وإدارة المؤسسة، تتطلب التنسيق الواضح والاهتمام الوثيق من المديرين التنفيذيين وأداء الموظفين.
المراحل الرئيسية لتطوير نظام تقويم الدفع
1. تكوين البيانات المخطط لها (يتم تنفيذ هذه العملية كجزء من الموازنة وهي مرحلة تحضيرية إلزامية، لأن التحقق من إمكانيات الدفع يتم تنفيذها وفقا للبيانات المخطط لها).
2. تعريف قائمة المحلل (المادة DDS، المقابلات، العقود، المصدر DS)، في سياق إمكانيات المدفوعات والإيرادات ستفتيش.
3. بناء آلية لتشكيل سجلات التسجيل والتطبيقات.
4. وصف عملية العمل "الدفع التقويم"، التصميم في إطار الأشخاص المسؤولين عن طريق الإجراءات، المهام.
5. التنظيم والتصميم الوثائقي لعملية الأعمال "الدفع التقويم".
6. أتمتة عملية الأعمال "الدفع التقويم".
1. تكوين البيانات المخطط لها
من المفترض أن الشركة لديها هيكل مالي مع TSFE مخصص، يتم تنفيذ الميزانية كأداة إدارة ويعمل. هذه المرحلة هي الأساس لتقويم الدفع، ل يحدث التحقق من قدرات الدفع / الإيصال في سياق بعض البيانات المخطط لها.
من المهم إنشاء BDDS فيما يتعلق بالتدفقات النقدية على الأنشطة الرئيسية والاستثمارية والمالية، والتي من الضروري أن يكون لها ميزانيات النشاط الرئيسي والمشاريع الاستثمارية. لكل مقال، من المستحسن توحيد المسؤولية (أي الموظف الذي يتخذ قرارات وهو مسؤول عن كل من المؤشرات المخططة والفعلية، انحرافات خطة الحقيقة).
2. تعريف قائمة المحلل
تتيح لك قائمة المحلل إنشاء أداة لفحص المدفوعات / الأرباح بشأن إمكانية التنفيذ.
يمكنك استخدام المحللين التاليين: CFO، مصدر DS، الطرف المقابل (مستلم DS)، والعقد مع الطرف المقابل (من خلالها سيتم تنفيذ المدفوعات)، مقالة DDS (التي ستزمل مدفوعات DS)، المشروع (الذي هو في مدفوعات الاستثمار)، أولوية الدفع.
بعد تسليط الضوء على المحللين في النظام المحاسبي، من الضروري تذكر مبدأ الجدوى الاقتصادية - المتطلبات المبالغة في تقدير قائمة المحلل جعل نظام الوقت المستهلكة وغير نظيفة. لذلك، من الضروري البقاء في القائمة، والحد الأدنى الضروري لحل المهام المقدمة من الشركة قبل النظام المحاسبي.
3. بناء آلية لتشكيل سجلات التسجيل والتطبيقات
بعد تحديد محلل وتفاصيل الدفع، يتم تشكيل مجموعة أدوات الدفع / إيصال. يشمل نظام إدارة التمويل التشغيلي للمؤسسة المنفذة من خلال عملية الدفع عملية التقويم العديد من المشاركين (الموظف والإدارة والخدمة)، والجميع يحتاجون إلى أداة ستعمل بها في هذا النظام. تقدم موظفو الأقسام والخدمات طلبات دفع / استلام DS، والإدارة أو الموظفين المعتمدين لاتخاذ القرارات تنفذهم من خلال سجلات الطلبات. التطبيق هو طلب مستند لاستلام أو دفع DS، تحتوي على معلومات وصفية حول هذه العملية. يعكس التطبيق جميع المحللين المعتمدين والتفاصيل المساعدة والأولوية، إذا لزم الأمر، والحقل للتعليق من كل من المشاركين في عملية تقويم الدفع في المستقبل.
سجل التطبيقات هو قائمة بالتطبيقات التي تم دمجها بميزة محددة (تاريخ، مسؤولة، مصدر DS، نوع المقالات).
وينبغي أن يحتوي التطبيق وسجل طلبات دفع DS على كمية كاملة وكافية من المعلومات لاتخاذ قرار بشأن دفع / استلام المال.
4. وصف عملية الأعمال "الدفع التقويم"
بعد التحقق والموافقة على دفع التطبيقات المقدمة، يعتقد أن تقويم الدفع كعملية عمل يتم تنفيذها في السجلات المعتمدة من قبل التطبيقات.
بعد ذلك، تحتاج إلى الإجابة على الأسئلة: من، هذا، متى وأي إطارات زمنية. في هذه المرحلة أن عملية تطوير تقويم الدفع مهم، مما يثبت إجراء تفاعل الموظفين، وبالتالي، يحدد نتيجة انضباط الدفع للمؤسسة وسمعتها كشريك بونا فيد. خيارات تفاعل العمال في عملية الموافقة على مجموعة الطلبات، وتنتج كل مؤسسة مخططا واحدا ومريحا لذلك.
عند تصميم عملية تجارية، من الضروري اتباع مبادئ معينة:
- كفاية سلطة ووظائف المشاركين في العملية (وهذا يعني أن كل من الأطراف الأكثر اتساقا والموافقة له الحق في قبول قرار دفعة واحدة أو آخر)؛
- الأمن التنظيمي (يجب أن يكون لدى أي تطبيق للدفع الاقتصادي أو التطبيق سلطة موافقة واحدة وموافقة واحدة، ولا توجد تقسيم، ولا يمكن استبعاد مشاركتها في العملية، من دورة تكوين تقويم الدفع)؛
- القدرة على التحكم في الوظيفة (يجب أن يكون لجميع التطبيقات مستوى كاف من التحقق من إمكانية الدفع، من أجل تجنب المدفوعات غير المصرح بها)؛
- الديناميكية (يجب أن يكون لدى نظام الدفع النقدي إجراء تنسيق مثالي يلبي متطلبات الانضباط في الدفع للمؤسسة (كقاعدة عامة، مدة من يومين إلى خمسة أيام)، وتم تحسين عملية الموافقة على الدفع وفقا للعمل مع الموردين) وبعد
الإصدار الأكثر بصريا من عرض عملية الأعمال هو الرسم، في شكل مخطط (رسم).
5. تنظيم عملية الأعمال "الدفع التقويم"
في المرحلة النهائية، يتم تنصيب عملية إدارة التدفق النقدي في الوثائق التنظيمية، والتي تمت الموافقة عليها من قبل النظام الداخلي وتتجمد على جميع الانقسامات والموظفين في الشركة. يجب أن يحتوي المستند الداخلي الذي يحدد قواعد عمل نظام دفع الشركة معلومات عن إجراءات تمرير تطبيقات الدفع والمواعيد النهائية والأشخاص المسؤولين عن التنسيق والموافقة والواجبات وسلطات الموظفين وتسلسل الإجراءات.
6. أتمتة عملية الأعمال "الدفع التقويم"
للحفاظ على إدارة التدفق النقدي التشغيلي، ستحتاج إلى أتمتة العمليات التجارية ذات الصلة. يجب أن يسمح البرنامج:
تستخدم بعض الشركات لأتمتة أنظمة إدارة التدفق النقدي من خلال Excel وغيرها من البرامج غير الأساسية، على الرغم من أن هذه الطريقة لها عدد من العيوب: كفاءة منخفضة في التعكس المعلومات والإبلاغ، غير المحمية مع فشل، ومشكلة إدخال البيانات المزدوج، والحاجة إلى الوقت هو تكلفة إعادة التقارير. لذلك، تميل المزيد والمزيد من الشركات إلى الاختيار من بين البرامج المتخصصة.
إن تقويم الدفع هو خطة توزيع التدفقات النقدية، والتي تم تجميعها لضمان العملية المستمرة للأنشطة المالية والاقتصادية للمؤسسة.
بالنسبة للعمل الفعال للمؤسسة، من الضروري توجيه التدفقات المالية مباشرة وإعادة توزيعها بشكل صحيح. وخلال العملية العالمية لزعزعة الاستقرار في الاقتصاد، ينبغي أن تؤخذ عجز الموارد المالية الحالية في الاعتبار. في نظام أدوات التخطيط المالي، يهدف تقويم الدفع إلى حل فعال لهذه المشكلات.
يشير تقويم الدفع إلى نظام التخطيط التشغيلي، وبالتالي يغطي الفترة من شهر إلى ثلاثة أشهر. إنه طاولة موحدة، والتي تعرض معلومات حول التدفق المخطط للمال وإنفاقها. يجب توازن التدفقات النقدية الواردة والصادرة من أجل أن تكون الشركة المذيبة لكل نقطة محددة في الوقت المناسب.
يتكون تقويم الدفع، كأداة للتخطيط المالي، من جزأين. يعرض المرء التدفق المخطط للأموال، في الآخر - استهلاكهم. في المرحلة الأولى من تقويم الدفع، من الضروري إجراء بيانات عن الأرصدة النقدية في بداية الفترة المخططة. يجمع تقويم الدفع بين البيانات المتعلقة بالمستوطنات النقدية وغير النقدية للمؤسسة.
لذلك، يتضمن ذلك معلومات حول الأرصدة النقدية على حساب الحساب الحالي الحالي وفي مكتب المؤسسة. بعد ذلك، تحتاج إلى تقديم معلومات حول استلام الإيرادات المخطط لها من بيع السلع والخدمات، وعودة الذمم المدينة، واستلام الائتمان أو الأموال المقترضة، وكذلك المدفوعات المقدمة وغيرها من الدخل.
يمكن للمصادر بمثابة عقد لبيع السلع والخدمات، خطط التقويم لشحن المنتجات، وجداول السداد للذمم المدينة، واتفاقات القروض، البيانات عن نضج الأوراق المالية للديون.
يجب أن يتضمن جزء الإنفاق معلومات حول العمليات الحسابية المخطط لها مع موردي السلع والخدمات، ودفع الضرائب والرسوم الإلزامية، والعودة المخطط للأموال الائتمانية ودفع ثمن الفائدة عليها، توقيت الرواتب.
يمكن أن تكون مصادر الاستحواذ على البيانات في هذه الحالة: عقود تعاقدية وخطط سداد القروض وجداول الأجور والفاتورة والفاتورة للبضائع التي تم تسليمها بالفعل وخطط الاستثمار في رأس المال.
في عملية رسم تقويم الدفع، يمكن تمييز العديد من الخطوات الرئيسية. في البداية، تتضمن أداة التخطيط المالي هذه تعريف الفترة التي تخطط - ربع، شهر تقويم أو عقد من الزمان. ثم من المقرر تنفيذ البضائع أو الخدمات. بناء على البيانات المتعلقة بالتنفيذ المخطط، يتم وضع خطة الدخل المتوقع.
ثم يتم احتساب حساب جزء الإنفاق من تقويم الدفع. الآن يجب عليك حساب الرصيد النقدي في كل مرحلة من مراحل عمليات التسوية. الرصيد الإيجابي يعني أن الشركة قدمت بما فيه الكفاية مع المال والمذيبات. إذا كان مقدار التوازن النقدي يتجاوز بما فيه الكفاية الحاجة اللازمة للنقد، فمن الممكن النظر في استثمار الأصول المفرطة من أجل الحصول على دخل إضافي.
إذا كان الرصيد له قيمة سلبية، فيجب عليك مراجعة جدول الدفع والنظر في القدرة على ضبط جزء الإنفاق من تقويم الدفع. التعديل ضروري بالنظر إلى حقيقة أن تمزقات النقدية تؤدي إلى عدم وفاء التزامات التعاقدية، تستلزم استخدام نظام العقوبات وشغف النفقات جزء من ميزانية المؤسسات. في غياب إمكانية نقل توقيت المدفوعات، من الضروري اتباع تدابير لإيجاد مصادر التمويل والقدرة على جذب الأموال المقترضة.
تقويم الدفع هو خطة تشغيلية تسمح لك بالتحكم في التدفق المالي للمؤسسة. يحتاج إلى المديرين لاتخاذ قرارات حول جدوى دفع معين في الوقت الحالي.
يسمح تقويم الدفع لموظفي الخدمات المالية بتقديم بيانات بسرعة عن الملاءة المالية للمؤسسة. تقويم الدفع هو أداة تحسين واستخدام فعال للتدفقات النقدية للمؤسسة.
من أجل أن تفي الشركة في الوقت المناسب بالالتزامات المالية في الوقت المناسب، ينبغي تجنب التمزقات النقدية - عدم وجود أموال ضرورية لتمويل التكاليف التالية. بدءا من الإصدار 3.0.43.152 في البرنامج "1C: محاسبة 8" ظهر "تقويم الدفع"، والتي لا يساعد فقط في محاربة تمزقات النقدية، ولكن أيضا يساعد على إدارة التدفقات المالية على الفور. قد يعكس التقويم معلومات عن الإيصالات من المشترين وحول الدفع المخطط للموردين؛ حول المدفوعات إلى الميزانية؛ حول المدفوعات المتأخرة؛ حول النقد الموجود على الطريق بين البنك وبين أمين الصندوق (على سبيل المثال، عند جمع)، وتخطط لتلقي العقود الحصول عليها. وظيفة جديدة مفيدة بشكل خاص للشركات الصغيرة والمتوسطة التي ليس لديها قسم مالي أو دولة مديرة مالية.
للتشغيل المستقر للمؤسسة، من الضروري التنفيذ في الوقت المناسب لجميع المدفوعات المخططة. للقيام بذلك، في وقت الدفع عند الخروج أو في حسابات التسوية للمنظمة، يجب أن يكون هناك قدر كاف من الأموال. الوضع عند عدم وجود النقد هو عدم وجود مؤقت، يسمى تمزق النقدي. في البرنامج "1C: محاسبة 8" التحرير 3.0 لمنع تمزقات النقدية، يتم توفير وظيفة جديدة - (رسم بياني 1).
تين. 1. شكل تقويم الدفع
الولوج إلى تقويم الدفع نفذت على نفس الارتباط التشعبي من القسم رأسفي مجموعة تخطيطوبعد في إعدادات لوحة الأوامر، يتم تحديد المؤسسة التي يتم تشكيل المعلومات حول المدفوعات المخطط لها، ويتم إنشاء فترة التنبؤ، بما في ذلك التاريخ الحالي. - هذا تقريرا ينعكس فيه خطة استلام وخطة الإنفاق، وكذلك معلومات عن الأرصدة النقدية في بداية ونهاية كل يوم.
تشير القيم السلبية في نهاية اليوم إلى تمزقات النقدية. أنها تبرز في التقرير باللون الأحمر. للقضاء على الثغرات النقدية، من الضروري التأكد من أن مقدار المدفوعات لا يتجاوز مقدار الدخل، مع مراعاة التوازن في بداية اليوم. استخدام يمثل المحاسب حيث يتم التخطيط لعدم وجود أموال، ويمكن أن تتخذ تدابير للقضاء عليه في الوقت المناسب.
تقرير في "1C: Accounting 8" قد يتضمن الإصدار 3.0 الأقسام التالية (إذا كانت هناك حالات مناسبة):
النظر في المعلومات التي يتم عرضها في كل من الأقسام.
في الفصل الدفع من المشترينيعرض المدفوعات المجدولة وفقا لمستندات النظام المحاسبية حساب المشتري, مبيعات (أعمال، فواتير), توفير خدمات الإنتاج, انتقال نظام التشغيل, نقل NMA.وبعد نذكرك أن القدرة على تحديد توقيت الدفع في هذه المستندات تم تعيينها في إعدادات الوظيفة. من أجل المستخدم تتبع الدفع المتوقع من المشترين، في القسم الشيء الرئيسي هو الوظيفة في علامة التبويب العمليات الحسابية من الضروري ضبط العلم مخطط للمدفوعات من المشترين.
يمكن الحصول على معلومات حول المدفوعات المتأخرة إذا ذهبت عبر الارتباط التشعبي المناسب في شكل مساعد الدفعة المتوقعة من المشترين(الصورة 2).
تين. 2. مساعد "الدفعة المتوقعة من المشترين »
في شكل مساعد، يمكنك تغيير فترة دفع مستند واحد أو أكثر، بعد أن خصص مؤشرها سابقا. بواسطة زر تغيير مدة الدفع يتم فتح شكل إدخال وقت الدفع الجديد. أيضا، يمكن تغيير وقت الدفع في المستند مباشرة في العمود تاريخ الاستحقاقوبعد اسمح للخطوط الموجودة في القائمة، يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى الطرف المقابل مع تذكير بالدفع. سيتم تشكيل الرسالة تلقائيا بواسطة الزر. تذكير.
في الفصل العرض الآخرمعلومات عن الأموال المقدمة إلى السجل النقدي لمؤسسات الائتمان أو سجلات المدخرات النقدية أو تذاكر مكتب البريد للتسجيل بحساب المنظمة، ولكن لم يتم التحضير بعد في التعيين (أرصدة الحسابات 57.01 "على الطريق"). في القسم أيضا يعرض استلام الأموال المخطط بموجب عقود الترسيخ (الأرصدة على الحساب 57.03 "مبيعات بطاقات الدفع").
في الفصل الضرائب والمساهماتيعرض المهام لدفع المدفوعات إلى الميزانية (الضرائب والرسوم وأقساط التأمين). يتم احتساب كميات الضرائب والرسوم والمساهمات في الدفع وفقا لقاعدة المعلومات - وهذا هو إما المبالغ الضريبية المستحقة أو بيانات من الإعلانات المعدة أو التقارير. إذا لم يكن الدفع ممكنا لتحديد المبلغ (على سبيل المثال، فلا يوجد إعلان، لا يوجد أي استحقاقات، ثم الحقل بدلا من العرض. للمدفوعات إلى الميزانية، تصرفات مماثلة للمهام ذات الصلة في قائمة المهام.انقر فوق الخلية يفتح قائمة يمكنك من خلالها تحديد الإجراء المطلوب - على سبيل المثال، يدفع أو كاملة مع fts.وبعد في الحالة عندما لا يتم تعريف مقدار الدفع، سيطالب البرنامج بأداء تأثير - على سبيل المثال، لإعداد إعلان بشأن الضريبة ذات الصلة.
في الفصل المدفوعات للموردينيعرض المدفوعات المجدولة وفقا للمستندات حساب من المورد, القبول (أعمال، النفقات العامة), القبول إضافة. النفقات, قبول NMA.وبعد من خلال النقر على الخلية، يتم فتح مستند، على أساس جدول الدفع المقرر. من أجل أن يكون المستخدم قادرا على تحديد مواعيد الدفع في مستندات المورد، فمن الضروري في إعدادات وظيفة البرنامج في علامة التبويب العمليات الحسابيةتعيين العلم مدفوعات التخطيط الموردين.
تتوفر معلومات حول المدفوعات المتأخرة على الارتباط التشعبي المناسب. عند النقر فوقه، يفتح شكل المساعد الدفع إلى الموردينمن خلالها تشكيل قائمة أوامر الدفع تلقائيا للدفع عن طريق الموردين. للقيام بذلك، لاحظ علم الخط الذي تحتاج إليه لتشكيل أوامر الدفع. يتم تشكيل مستندات الدفع تلقائيا بواسطة الزر إنشاء أوامر الدفع.
في قسم يشمل المدفوعات لدفع موظفي الرواتب. تنفذ النقر على الخلية فتح قائمة يمكنك من خلالها تحديد الإجراء المطلوب، على سبيل المثال يدفع أو كاملة مع FTS على NDFL (تين. 3).
تين. 3. أقسام "الضرائب والمساهمات" و "الراتب"
في الفصل لوحات دوريةيتم عرض معلومات حول المدفوعات العادية - على سبيل المثال، للمرافق والاتصالات والإيجار والإنترنت، إلخ. يمكن تثبيت تاريخ تذكير الدفع التالي وانتظام تذكير في شكل طلب الدفع عن طريق الارتباط التشعبي كرر الدفع؟ تتوفر معلومات حول المدفوعات المتأخرة على الارتباط التشعبي المناسب.
في شكل تقويم الدفع يمكنك ضبط خطط القادمة / الاستهلاك من المال باستخدام الفريق خذ يوم واحدوبعد للقيام بذلك، حدد المنطقة التي تحتوي على معلومات حول الدفع. أيضا، الأمر متاح في قائمة سياق خلية الدفع. النقل متاح فقط للمدفوعات للموردين والدفع من المشترين.
في شكل بسيط وبصري يمثل معلومات عن الحركة المتوقعة للنقد مع تمزقات نقدية ممكنة وتساهم في الاعتماد التشغيلي للتدابير لمنع هذا الوضع.
نتيجة تحسين تقويم الدفع هي خطة أمرية (توقعات) التدفق النقدي، والتي غياب الفجوات النقدية.
