تقرير مسبق. النموذج AO-1 هو مستند محاسبة أساسي يعكس الاستخدام المقصود للمبالغ الخاضعة للمساءلة من الأموال التي تم إصدارها مسبقًا مسبقًا مع إرفاق المستندات التي تثبت إنفاقها. نموذج التقرير موحد ، تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم صادر عن لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي بتاريخ 08/01/2001 رقم 55 ورمز OKUD 0302001. بالنسبة لمؤسسات الميزانية ، يتم توفير نموذج آخر ، رقم ، تمت الموافقة عليه بأمر من الوزارة المالية الروسية بتاريخ 30.03.2015 شمال 52 ن.
الغرض من إعداد تقرير مسبق هو التحقق لاحقًا من إنفاق الأموال الصادرة مقدمًا ، وتأكيد استخدام الأموال من قبل رئيس المنظمة ، وكذلك الشطب اللاحق لتكاليف الإنتاج. يتم ملء المستند من قبل الشخص الذي تلقى الأموال مقدمًا للتقرير.
تمت الموافقة على قائمة الأشخاص الذين يحق لهم تلقي الأموال بموجب التقرير بموجب أمر الأشخاص المسؤولين ، والتي يجب أن تكون متاحة في قسم المحاسبة في المنظمة. يتم إصدار الأموال من خلال مكتب النقدية للمؤسسة والذي بموجبه يجب تحديد الغرض المقصود من هذا المبلغ. يتم أيضًا اعتماد الفترة التي يتم فيها تقديم الدفعة المقدمة من خلال الأمر ذي الصلة الخاص بالمؤسسة.
يتم توفير أموال السفر على أساس ترتيب الرئيس أو شهادة السفر. في نهاية رحلة العمل ، يكون الشخص المسؤول ملزمًا بتقديم تقرير مع المستندات التي تؤكد ملاءمة النفقات المتكبدة. يتم تعبئة نموذج التقرير المسبق في نسخة واحدة على كلا الجانبين. يملأ الوجه الأمامي بالمسؤول ويحتوي على البيانات التالية:
في الزاوية اليسرى السفلية ، يقوم الشخص المسؤول بملء جدول يعرض معلومات حول السلف السابقة الصادرة له ، ومبالغ الأموال التي حصل عليها في الوقت الحالي ، واستهلاكها ، والإنفاق الزائد ، والرصيد. على الجانب الخلفي من النموذج ، يتم إدخال قائمة بالوثائق التي تؤكد إنفاق الأموال (الإيصالات ، وشيكات KKM ، ووثائق النقل ، وشهادة السفر ، وما إلى ذلك) ، بالإضافة إلى مبلغ التكاليف لكل منها (الأعمدة 1- 6). المستندات التي تعمل كمرفق للتقرير مرقمة فيه بالترتيب الذي تم تسجيلها به.
في حالة إصدار السلفة بالعملة الأجنبية ، يتم ملء ما يلي: السطر 1 أ من الجانب الأمامي ، وكذلك العمودين 6 و 8 من الخلف. بعد تعبئة المستند من قبل الشخص المسؤول ، يتم تحويله إلى كبير المحاسبين للتحقق من صحة الملء. إذا تم ملء المستند بشكل صحيح ، يضع المحاسب علامة تشير إلى أن التقرير تمت الموافقة عليه وفقًا للمبلغ المناسب (بالأرقام والكلمات) ، ويملأ إيصالًا على الجانب الأمامي ويسلمه إلى الشخص المسؤول.
بعد التدقيق من قبل محاسب ، يتم تقديم التقرير المسبق للموافقة عليه للمدير ، وبعد ذلك يتم قبوله للمحاسبة من أجل شطب مبلغ المصروفات المقابل. إذا كان الشخص المسؤول لديه ديون على سلف تم إصدارها مسبقًا ، فلا يمكن إصدار مبالغ لاحقة له.
إذا مرض الموظف ، عند عودته ، أو تغيب عن مكان عمله لسبب وجيه آخر ، فإنه ملزم بتقديم المعلومات اللازمة حول رحلة العمل السابقة في غضون ثلاثة أيام عمل من تاريخ الذهاب إلى العمل.
يجب على الموظف تقديم جميع المعلومات كتابيًا في النموذج رقم AO-1 "التقرير المسبق" ، المعتمد بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية بتاريخ 01.08.2001 رقم 55.
يتم ملء النموذج المحدد من قبل الموظف في نسخة واحدة وتقديمه إلى قسم المحاسبة مع جميع المستندات ، والتي يشار إليها في النموذج رقم AO-1. في هذه الحالة ، لا يملأ الموظف النموذج بالكامل ، ولكن فقط جزء من الجانبين الأمامي والخلفي. الباقي يتم من قبل قسم المحاسبة.
يبدأ ملء النموذج كالمعتاد بـ "رأس" المستند.
1. حدد اسم المنظمة والرمز المكون من ثمانية أرقام وفقًا لـ OKPO
2. في عمودي "الرقم" و "التاريخ" نضع التفاصيل المقابلة
3. في العمود "تقرير بالمبلغ" ، حدد الرقم الذي قضاها الموظف في رحلة عمل. على سبيل المثال ، إذا أعطي خمسين ألف روبل ، وأنفق ستين ، فإنه يشير في هذا العمود إلى ستين ألفًا. أو بالعكس ، إذا تم إصدار خمسين ألفًا ، وتم إنفاق عشرين ، فسيكون التقرير عشرين ألف روبل
4. نقوم بإدخال اسم الوحدة الهيكلية ورمزها (إن وجد).
5. نشير إلى الاسم الأخير والاسم الأول واسم العائلة للمبلغ ورقم موظفيه ومنصبه
6. في عمود "تعيين السلفة" أدخل الغرض من الرحلة
7. في العمود "تم استلام الدفعة المقدمة ..." نشير إلى تفاصيل أمر الضمان النقدي (إذا تم إصدار الأموال نقدًا في مكتب الدفع النقدي ، وإذا كان هناك تحويل غير نقدي ، فإننا نشير فقط إلى المبلغ) والمبلغ الصادر
8. في عمود "إجمالي المستلم" ، حدد المبلغ الإجمالي المستلم
10. ويدخل في ميزان الأموال التي يجب أن يعيدها
لنفترض أن الموظف سافر إلى مكان رحلة العمل وعاد بالطائرة ، وعاش في فندق (تم تضمين الوجبات في تكلفة المعيشة) ، وسافر إلى مكان العمل في رحلة عمل سيرًا على الأقدام (فندق بالقرب من الفندق) مكان العمل).
11. في السطر الأول ، أدخل تفاصيل وثائق السفر
13. نقوم بإدخال معلومات حول مقدار بدلات اليومية الصادرة
14- في عمود "المجموع" ، ندخل مبلغ الأموال التي تم إنفاقها ، والتي يجب أن تتوافق مع المبلغ الذي تم تقديم التقرير بشأنه (انظر الفقرة 3).
بعد أن يقوم الموظف بإدخال جميع المعلومات اللازمة في الأعمدة والأعمدة ، يقوم بالتوقيع على التقرير المسبق ، وإرفاق النموذج رقم AO-1 بجميع المستندات التي أشار إليها ، وترقيمها ، وإدخال معلومات حول عدد المستندات المرفقة في القسم المناسب من النموذج (الموجود على الجانب الأمامي) ونقل هذه الحزمة الكاملة من المستندات إلى قسم المحاسبة.
يجب على مسؤول المحاسبة التحقق بعناية من تقرير الموظف بحضوره بحثًا عن الأخطاء وعدم الدقة (إذا تم العثور على أخطاء ، فسيتعين على الموظف ملء النموذج مرة أخرى).
15. إذا كان المحاسب راضيًا عن كل شيء ، في عمود "تم التحقق من التقرير" يقوم بعمل الإدخال المناسب والعلامات
16. يقبل المحاسب الأموال غير المنفقة من الموظف في مكتب النقدية (إذا تم إصدارها نقدًا ، وإذا كان هناك تحويل غير نقدي ، فسيتم حجز الأموال بناءً على طلب الموظف على أساس التقرير المسبق) ، يشير إلى مبلغ وتفاصيل المستند الذي تم رد الأموال من أجله ، ويوقع مرة أخرى
18. على الجانب الآخر من النموذج ، يقوم مسؤول المحاسبة بإدخال معلومات حول المبالغ المالية المقبولة للمحاسبة وترحيلها إلى الحسابات المناسبة. يجب أن تتطابق المبالغ التي أدخلها الموظف والمحاسب
19. في الجانب الأمامي في الجدول الأيمن ، يقوم المحاسب بإدخال معلومات حول المبالغ المصروفة والحسابات
20. بعد ذلك ، يرفق المحاسب نسخة من أمر رحلة العمل للموظف في نموذج التقرير ويحملها للتوقيع عليها إلى كبير المحاسبين ، الذي يقوم مرة أخرى بفحص جميع المعلومات والوثائق ، ويوقع التقرير ويرسله إلى العام للموافقة عليه. مدير
21- يوافق المدير العام على التقرير ويعيده إلى دائرة المحاسبة ، حيث يتم تخزينه لمدة خمس سنوات مع جميع المستندات المرفقة به ، وبعد ذلك يتم إتلافه بالطريقة التي تحددها المنظمة.
على أساس المعلومات المحددة في النموذج رقم AO-1 ، يقوم قسم المحاسبة في المنظمة بشطب المبالغ النقدية بالطريقة المنصوص عليها في القانون.
أيضا ، يمكن للسلطات أن تطلب.
يجب على الشخص المسؤول ، عند إصدار الأموال له (للاحتياجات المنزلية ، للحصول على الأصول المادية ، عند إرساله في رحلة عمل ، وما إلى ذلك) ، ملء تقرير مسبق عن الأموال التي تم إنفاقها. وفقًا للفقرة 11 من إجراءات إجراء المعاملات النقدية في الاتحاد الروسي ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب قرار مجلس إدارة البنك المركزي للاتحاد الروسي في 22 سبتمبر 1993 N 40 ، فإن الأشخاص الذين تلقوا مبالغ نقدية على الحساب ملزمون في وقت لاحق. أكثر من ثلاثة أيام عمل بعد انتهاء الفترة التي تم إصدارها من أجلها ، أو من يوم عودة هؤلاء الأشخاص من رحلة عمل ، قم بتقديم تقرير إلى قسم المحاسبة بالمنظمة حول المبالغ التي تم إنفاقها وإجراء تسوية نهائية على هم. في الوقت نفسه ، يتم تحديد الفترة التي يتم فيها إصدار الأموال للتقرير من قبل رئيس المنظمة.
يتم إصدار النقد بموجب التقرير فقط لشخص لديه علاقة عمل مع المنظمة ، مع مراعاة التقرير الكامل لشخص مسؤول محدد عن الدفعة المقدمة التي سبق إصدارها له. يحظر تحويل الأموال الصادرة بموجب التقرير من شخص إلى آخر.
لحساب الأموال الصادرة لأشخاص خاضعين للمساءلة ، يتم استخدام تقرير مسبق. وافق مرسوم اللجنة الحكومية للإحصاء في روسيا بتاريخ 01.08.2001 N 55 على نموذج تقرير مسبق (نموذج N AO-1) لمحاسبة الأموال الصادرة بموجب تقرير النفقات الإدارية والتجارية.
القواعد العامة لملء التقرير المسبق
يستخدم التقرير المسبق لتوضيح التسويات مع الأشخاص المسؤولين. نموذج التقرير المسبق هو مستند ذو وجهين. يقدم الأشخاص المسؤولون معلومات عن أنفسهم على الجانب الأمامي من تقرير المصاريف وملء الأعمدة 1-6 على الجانب الخلفي للمبالغ التي تم إنفاقها بالفعل ، مع إرفاق المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة. في قسم المحاسبة ، يتم التحقق من التقارير المسبقة للتأكد من التنفيذ الصحيح وتوافر المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة والإنفاق المستهدف للأموال ، ويتم ملء الأعمدة 7-10 من الجانب الخلفي من التقرير المسبق ، والتي تحتوي على معلومات حول النفقات المقبولة من قبل قسم المحاسبة للمحاسبة. يتم اعتماد التقارير المسبقة التي تم التحقق منها من قبل رئيس المنظمة.
يتم احتساب المبالغ المدفوعة بالعملة الأجنبية بالعملة الأجنبية والروبل بسعر الصرف للبنك المركزي للاتحاد الروسي. يتم سداد مبلغ الدين بالعملة الأجنبية من قبل الأشخاص المسؤولين وانعكاس هذا المبلغ في التقرير المسبق بالروبل بسعر الصرف للبنك المركزي للاتحاد الروسي في تاريخ الموافقة على التقرير المسبق من قبل رئيس المؤسسة.
الإجراء الخاص بقبول التقرير المسبق للمحاسبة
1. إصدار النقود بموجب التقرير.
أساس إصدار الأموال بموجب التقرير هو طلب إصدار الأموال ، حيث يكون الشخص الخاضع للمساءلة ملزمًا بالإشارة إلى الغرض المحدد لتلقي السلفة ، أي فترة استلام الأموال. يتم إرسال الطلب إلى رئيس المنظمة. بعد الموافقة المناسبة من قبل الرئيس ، يدخل قسم المحاسبة لإصدار النقود. في هذه الحالة ، يكون المحاسب ملزمًا بالتحقق من عدم وجود رصيد في الدفعة المقدمة السابقة (المشار إليها في الطلب مع ملاحظة مقابلة).
عند الإرسال في رحلة عمل ، يكون أساس إصدار الأموال هو الأمر المقابل من الرئيس ، وبعد قراءته يقوم الموظف بإعداد طلب مع حساب أولي للأموال التي سيحتاجها في رحلة عمل.
2. عندما يتم تكبد المصاريف.
عند عودة الموظف من رحلة عمل (أو بعد الحصول على المخزون ، واستلام الخدمات ، وما إلى ذلك) ، يقوم بإعداد تقرير مسبق في شكل موحد ، والذي يجب تقديمه إلى قسم المحاسبة.
إذا تم إنفاق أقل من المبلغ المستلم ، فسيتم إعادة رصيد المبالغ غير المنفقة إلى أمين الصندوق وفقًا للأمر النقدي الوارد.
إذا تم إنفاق أكثر من المبلغ الذي تم استلامه ، فسيتم إصدار الإنفاق الزائد على التقرير المسبق للموظف على أمر المصروفات النقدية.
3. يتحقق المحاسب من الإنفاق المستهدف من الأموال الصادرة للموظف.
4. تمت الموافقة على تقرير المصروفات الذي تم التحقق منه من قبل المدير أو شخص مخول.
حول المستندات الأولية
وفقا للفن. 9 من القانون الاتحادي الصادر في 21 نوفمبر 1996 N 129-FZ "بشأن المحاسبة" (المشار إليه فيما بعد - القانون N 129-FZ) ، يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تنفذها المنظمة من خلال المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الحفاظ على المحاسبة. يتم قبول مستندات المحاسبة الأساسية للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل الوارد في ألبومات النماذج الموحدة للوثائق الأولية. يجب أن تحتوي المستندات ، التي لم يتم توفير شكلها في هذه الألبومات ، على التفاصيل الإلزامية المدرجة في الفقرة 2 من الفن. 9 من القانون رقم 129-FZ. بعد انتهاء الفترة المحددة ، يتعين على موظف المنظمة الذي تلقى الأموال بموجب التقرير تقديم تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة مع جميع المستندات الداعمة التي تؤكد النفقات المتكبدة.
يجب أن تستوفي المستندات الداعمة المرفقة بالتقرير المسبق المتطلبات الأساسية التالية:
- يتم تقديم المستندات الداعمة في الأصل ؛
- في الشكل ، يجب أن تمتثل للمتطلبات المقبولة لمعالجة وتعبئة المستندات الأولية ؛
- بحكم طبيعة المعاملات ، يجب إنشاء ربط المستندات الداعمة بالغرض المقصود من السلفة النقدية الصادرة إلى الشخص الخاضع للمساءلة.
استكمال التقرير المسبق
يتم إعداد التقرير المسبق في نسخة واحدة من قبل الشخص المسؤول.
في جزء العنوان من نموذج التقرير المسبق ، يشير الشخص المسؤول إلى:
- اسم المنظمة التي أرسلته في رحلة عمل ؛
- الوحدة الهيكلية (الدائرة ، القطاع) التي يعمل فيها الموظف ؛
- اسم عائلتك واسمك الأول واسم عائلتك (العمود "الشخص المسؤول") ؛
- وضع؛
- تعيين سلفة (اقتناء الأشياء الثمينة ، ودفع مقابل الخدمات ، ونفقات السفر ، وما إلى ذلك).
لممارسة الرقابة ، يشير المحاسب في جزء العنوان من نموذج التقرير المسبق إلى معلومات حول إصدار الأموال (يشير إلى رقم وتاريخ المستند الذي تم إصدار الأموال فيه ، ورقم الحساب المقابل) وبيانات التواجد من رصيد أو زيادة الإنفاق على السلفة السابقة.
يوجد أيضًا في جزء العنوان من نموذج التقرير المسبق جدول "قيد المحاسبة" ، حيث يقوم المحاسب بتحويل المبالغ المراد تسجيلها من الجانب الخلفي من التقرير المسبق وفقًا لمراسلات الحسابات المقابلة.
يوجد في الجزء السفلي من التقرير المسبق قسم - إيصال المحاسب بأنه تم قبول التقرير للتحقق مع جميع المستندات المرفقة. يشير الإيصال إلى الاسم الأخير ، والاسم الأول ، واسم العائلة للشخص المسؤول ، ورقم وتاريخ التقرير المسبق ، وبكلمات مقدار النفقات الموثقة ، وعدد المستندات المرفقة ، وكذلك عدد الأوراق في هذه المستندات. بعد ملء التقرير بالكامل ، يمزق المحاسب الإيصال على طول خط القطع ويعطيه للشخص المسؤول.
قبل ملء الجانب الخلفي من التقرير المسبق ، يجب على الشخص الخاضع للمساءلة تنظيم المستندات الأساسية (التذاكر ، وفواتير النقل ، وإيصالات الأمتعة ، والفواتير من الفنادق أو من الأشخاص الآخرين الذين يقدمون خدمات الإقامة والإقامة للفرد ، وشهادات الشراء ، والفواتير ، ووثائق الشحن ، إلخ). د.). يجب تشكيل المستندات بترتيب زمني ومرقمة. كقاعدة عامة ، يجب لصق المستندات الصغيرة (على سبيل المثال ، تذكرة قطار) على ورقة A4.
يتم ملء الجانب العكسي من التقرير المتقدم بالترتيب التالي في الأعمدة:
N p / p - يُشار إلى رقم المستند بالترتيب ، اعتمادًا على كيفية ترقيم الشخص المسؤول وتنظيمه. الوثائق مرفقة بالتقرير المسبق بالترتيب.
التاريخ - يحدد تاريخ المعاملة التجارية ، مصحوبًا بدفع الأموال ، والمشار إليه في المستند. هذا هو تاريخ الوثيقة. فيما يتعلق بالبدل اليومي لرحلة عمل ، قد يتم تحديد تاريخ تنفيذ أمر رئيس رحلة العمل.
الرقم - يشار إلى رقم المستند (رقم الإيصال النقدي ورقم التذكرة وما إلى ذلك)
لمن ، ولماذا ووفقًا للوثيقة التي تم دفعها - متلقي الأموال ، ومحتوى العملية (الأجرة ، شراء البضائع ، الدفع للفراش ، البدل اليومي ، إلخ) ، اسم المستند (التذكرة ، إيصال ، شهادة شراء ، فاتورة ، شهادة سفر) إلخ.)
مبلغ المصروفات - يشير إلى المبلغ المالي الذي سيتم استرداده
من قبل المؤسسة للأموال التي أنفقها الشخص الخاضع للمساءلة
إذا تجاوز عدد المستندات الداعمة عدد الأسطر في نموذج التقرير المسبق ، يتلقى الشخص المسؤول الورقة الخلفية الثانية من النموذج ، إذا لزم الأمر ، الثالثة ، وما إلى ذلك ، نماذج التقارير ويضع تقريرًا مسبقًا على عدة أشكال. في نهاية النموذج الأول من التقرير ، يُشار إلى: "بالنسبة إلى نهاية الحساب ، انظر استمرار (تكميلات N) للتقرير المسبق." في الجزء العلوي من التقارير الثانية والأشكال اللاحقة ، يشار إلى: "استمرار التقرير المسبق ... الاسم الكامل. ن…".
يجب توقيع نموذج التقرير المسبق المكتمل من قبل الشخص المسؤول.
لا يتم قبول تقرير مسبق لشخص مسؤول لا يفي بالمتطلبات المذكورة أعلاه من قبل قسم المحاسبة للتحقق والمحاسبة. يظل الشخص المسؤول في هذه الحالة هو المدين للمؤسسة في مبلغ الأموال المستلمة بموجب التقرير حتى يتم سداد مبلغ هذه الأموال.
تدقيق التقرير المسبق من قبل محاسب
بعد استلام التقرير المسبق من الشخص المسؤول والمستندات المرفقة به من الشخص المسؤول ، يتحقق المحاسب من هذه المستندات وصحة تعبئة التقرير المسبق. يتم التحقق:
- حسب النموذج - وجود جميع المستندات الداعمة والمرفقات الخاصة بها ، وملء التفاصيل وصحة تنفيذ التقرير المسبق ، وصحة نقل البيانات من المستندات إلى التقرير المسبق ، ووجود توقيع الشخص المسؤول ؛
- من حيث المحتوى - امتثال المستندات المقدمة لغرض المهمة المستلمة ، وموثوقيتها ، ووجود التفاصيل المملوءة بها ، والعلامات المقابلة في شهادة السفر ، وتواريخ التكاليف في الوقت الحقيقي لـ يتم تحديد المهمة ؛
- فحص حسابي - يتحقق من صحة حساب المبلغ الإجمالي للأموال التي سيتم سدادها بموجب هذا التقرير ، إلخ.
يتم أيضًا التحقق من اكتمال تقرير الشخص المسؤول عن الأموال المستلمة ، أي إعادة هذا الشخص لرصيد الأموال غير المنفقة.
يتم الإشارة إلى مخالفات ملء التقرير المسبق التي كشف عنها المحاسب على نموذج هذه الوثيقة المعبأ من قبل الشخص المسؤول. للمحاسب الحق ، في حالة عدم الامتثال للمتطلبات المحددة لإعداد تقرير مسبق ووثائق ، في إعادتها إلى شخص مسؤول للتنفيذ السليم.
تقرير مسبق (نموذج AO-1)- هذا مستند موحد لمحاسبة تكاليف الموظف أثناء رحلة عمل. عند العودة من رحلة عمل ، يتعين على الموظف الإبلاغ ، حيث يتم تقديم شهادة سفر مكتملة ، والتي يمكنك تنزيلها ، وتقرير مسبق ، يحتوي النموذج على نموذج موحد AO-1.
تقرير مصروفات AO-1 هو المستند الأساسي المطلوب لحساب مبلغ النقد الذي تم إصداره للموظف لأغراض معينة ، مثل:
يتم تحرير إصدار المبلغ الخاضع للمساءلة في مكتب النقدية للمؤسسة مع ضمان نقدي للحساب (RKO). يجب أن يتم إنفاق الأموال المستلمة فقط للأغراض المحددة في السجل النقدي. يلتزم أمين الصندوق بإصدار مبالغ مالية في الحساب شخصيًا في يد الموظف فقط الذي أبرم عقد عمل مع المنظمة ، ويدرج اسمه في قائمة الأمر على الأشخاص الذين يمكنهم أخذ أموال في الحساب . أيضًا ، سيكون أساس إصدار المبلغ أمرًا لإرساله في رحلة عمل أو بدل السفرشهادة .
بعد أن ينفق المحاسب الأموال المصدرة ، من الضروري إعداد تقرير مسبق وتقديمه إلى دائرة المحاسبة في غضون ثلاثة أيام عمل.
كيف تملأ AO-1 بشكل صحيح؟ ندعوك لتنزيل نموذج تقرير مصاريف ستجده في نهاية المقال. يمكنك أيضًا تنزيل نموذج تقرير مسبق فارغ أدناه.
إذا كانت شهادة السفر تؤكد حقيقة أن الموظف في رحلة عمل ، فإن التقرير المسبق هو تأكيد للعمل الذي قام به الموظف. المستندات التي تؤكد إنفاق المبالغ المصدرة مرفقة بالتقرير المسبق.
أيضًا ، يتم ملء التقرير المسبق عند إصدار الأموال بموجب التقرير للموظفين لمختلف الاحتياجات. في الوقت نفسه ، يجب أن نتذكر أنه لا يمكن إصدار الأموال الواردة في التقرير للموظف إلا إذا تم تضمينه في الأمر بشأن الأشخاص المسؤولين.
يتم إعداد المستند من قبل كل من الموظف والموظف في خدمة المحاسبة.
يجب على الشخص المسؤول أن يملأ البيانات التالية:
واحد . اسم المنظمة
2. تاريخ إعداد ؛
3. تعيين السلفة ( إنتاج, وكيل, رحلات عملالنفقات ، وما إلى ذلك) ؛
4. البيانات الشخصية ، وهي: اللقب والأحرف الأولى ، والتقسيم الهيكلي الذي يعمل فيه المحاسب ، ورقم الموظفين ، والوظيفة ؛
خمسة. معلومات حول مبلغ الدفعة الأخيرة ؛
6. مبلغ التقرير الفرعي الصادر عن أمين الصندوق ؛
7. يتم ملء الأعمدة "مستعملة" ، و "الرصيد / الإنفاق الزائد" ، بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بعدد المستندات المرفقة بـ AO -1 ، بعد كتابة البيانات اللازمة وحسابها على الجانب الآخر من التقرير ؛
8. جزء جدولي حول أنفقيعني وهي:
بعد أن يجتاز المحاسب AO-1 ، يحتاج مسؤول المحاسبة إلى التحقق من توفر كل مستند يؤكد مقدار الأموال التي تم إنفاقها ، وإنفاقها الصحيح للأهداف المحددة ، وتحتاج أيضًا إلى ملء الأقسام المتبقية. لتأكيد تقديم التقرير في النموذج AO-1 إلى قسم المحاسبة ، يتم إصدار إيصال للموظف. بعد الإطلاع على جميع المستندات الموجودة في الأصل والتي تؤكد المصروفات ، يتم التحقق من صحة تعبئة التقرير المسبق لـ AO-1 من قبل كبير المحاسبين والمحاسبين والمدير ، ثم يتم قبوله للمحاسبة.
نموذج التقرير المسبق هو نموذج ذو وجهين ، يتم ملؤه من قبل قسم المحاسبة والموظف نفسه.
على الجانب الأمامي من النموذج ، يتم رسم الخطوط:
على الجانب الخلفي من النموذج ، يملأ الشخص المسؤول جدولًا يشير فيه إلى ما تم إنفاق الأموال عليه. لكل مستند داعم متاح ، يتم ملء سطر من الجدول ، حيث يتم كتابة رقم وتاريخ واسم هذه الوثيقة والمبلغ الذي تم إنفاقه في هذه الوثيقة بالتسلسل في الأعمدة. بعد ملء الجدول الكامل لنموذج التقرير المسبق ، في النهاية يتم تلخيص النتائج ، ويتم النظر في المبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه ، والذي يتم كتابته في سطر "الإجمالي". بعد ذلك يقوم الشخص المسؤول بتقديم نموذج التقرير المسبق لقسم المحاسبة مرفقاً به جميع المستندات الداعمة.
بعد استلام التقرير يجب على المحاسب التحقق من صحة الملء ومقارنة البيانات الواردة في الجدول مع تلك المبينة في المستندات المرفقة. تم تعيين رقم فريد للمستند.
في أسفل الوجه الأمامي يملأ المحاسب سطور "الإيصال": الذي تم استلام نموذج التقرير منه ، رقمه وتاريخه ، المبلغ الذي تم إنفاقه ، عدد المستندات المرفقة ، تاريخ قبول التقرير والمحاسب. يتم وضع التوقيع. الإيصال المعبأ بهذه الطريقة مقطوع من الجزء الرئيسي من نموذج AO-1 وتحويله إلى الشخص المسؤول كإشارة على قبول التقرير والتحقق منه.
على الجانب الآخر من النموذج ، يملأ المحاسب السطرين 7 و 8 ، حيث يعكس المبلغ المقبول للمحاسبة ، والسطر 9 ، حيث يتم كتابة الخصم من الحساب ، حيث يتم شطب المصاريف المتكبدة.
ثم عليك العودة إلى الجانب الأمامي وملء طاولتين صغيرتين:
يوضح الشكل أدناه عينة من ملء نموذج التقرير المسبق.
عينة لملء الجانب الأمامي من التقرير
يوضح الشكل أدناه مثالاً لملء الجانب الخلفي من التقرير.
تصميم نموذج للجانب العكسي للشكل رقم AO-1
المبالغ الخاضعة للمساءلة تتطلب رقابة دقيقة. ولهذا الغرض يتم استخدام التقرير المسبق.
بمساعدته ، يحدد قسم المحاسبة الغرض من إنفاق الأموال والأدلة المستندية الخاصة بها ، فضلاً عن وجود رصيد أو إنفاق زائد وطبيعة التسوية الإضافية مع شخص مسؤول.
تقرير المصاريف (المشار إليه فيما يلي باسم JSC) ، أولاً وقبل كل شيء ، هو مستند أساسي يعكس فيه الشخص الخاضع للمساءلة اتجاهات إنفاق الأموال الصادرة إليه ويؤكد هذه النفقات بالوثائق.
أيضا في هذا المستند ينعكسالكثير من المعلومات الأخرى ، بما في ذلك:
ولا يمكن تحقيق كل هذه الأهداف إلا من خلال الإعداد الكفء وفي الوقت المناسب للتقرير المسبق.
يمكن إعداد التقرير المسبق إما على الورق باليد أو طباعته على الورق باستخدام البرامج أو في شكل إلكتروني.
لكن هذا أكثر صعوبة لأن:
يجب ملء AO شخص مسؤولفي نسخة واحدة. جاء ذلك بشكل مباشر في تعليمات بنك روسيا بتاريخ 11 مارس 2014 رقم. رقم 3210-U: يجب على الشخص الذي أنفق نقودًا في مصلحة الشركة أن يقدم إلى المحاسب أو كبير المحاسبين تقريرًا مسبقًا للتحقق مع جميع المستندات التي تؤكد النفقات التي تكبدها الشخص المحدد.
لكن الشخص المسؤول يملأ فقط الجزء الخاص به من المستند. وقسم المحاسبة ، بعد التحقق من تقرير المصروفات ، هو جزء منه ، حيث من الضروري وضع القيود ، وبيان قرار قبول المصروفات للمحاسبة ، إلخ. ومع ذلك ، من الناحية العملية ، يتم إعداد تقرير المصروفات من قبل قسم المحاسبة وهذا ليس انتهاكًا - بعد كل شيء ، يتم تقديم المستند نفسه ، وتأكيد المصروفات الواردة فيه من خلال المستندات ، والتوقيعات في مكانها والموافقة على التقرير.
على الرغم من أن الأمر رقم 3210-U لا يحدد الشكل الذي ينبغي أن يتخذه التقرير المسبق ، فإنه يُقترح عملياً المتغيرات اثنين:
هيئة الأوراق المالية يجب توفيرهامن قبل شخص خاضع للمساءلة في غضون 3 أيام عمل (وليس أكثر) من انتهاء الفترة التي تم فيها إصدار الأموال له عند تقديم الطلب ، أو من تاريخ بدء العمل. عادة ما تتم الموافقة على الموعد النهائي لتقديم التقرير في السياسة المحاسبية للمؤسسة. ويتم تحديد الموعد النهائي لتقديم تقرير محدد ، بما لا يتعارض مع ما تم إقراره في السياسة المحاسبية للشركة ، عندما يوقع رئيس المنشأة على طلب إصدار أموال للتقرير. تشير هذه الوثيقة إلى الفترة التي صدرت فيها هذه الأموال.
يتم تقديم AO إما إلى قسم المحاسبة أو إلى رئيس المؤسسة.
وقعتوثيقة من قبل عدة أشخاص:
بمجرد التحقق من التقرير المسبق ، يتم قبوله للمحاسبة. يتم تخزين هذا المستند ، كقاعدة عامة ، في قسم المحاسبة ولمدة 5 سنوات على الأقل.
ما هو التقرير المسبق وقواعد ملئه باستخدام 1C8.2 موضحة في الفيديو التالي:
إذا لم تكن قد سجلت منظمة بعد ، إذن الأسهليمكن القيام بذلك باستخدام الخدمات عبر الإنترنت التي ستساعدك في إنشاء جميع المستندات اللازمة مجانًا: إذا كان لديك بالفعل مؤسسة وتفكر في كيفية تسهيل وأتمتة المحاسبة وإعداد التقارير ، فإن الخدمات التالية عبر الإنترنت تأتي للإنقاذ ، والتي سيحل محل المحاسب تمامًا في مصنعك ويوفر الكثير من المال والوقت. يتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا وتوقيعها بتوقيع إلكتروني وإرسالها تلقائيًا عبر الإنترنت. إنه مثالي لرائد أعمال فردي أو شركة ذات مسؤولية محدودة على النظام الضريبي المبسط ، UTII ، PSN ، TS ، OSNO.
كل شيء يحدث في بضع نقرات ، دون طوابير أو ضغوط. جربها وستفاجأكم هو سهل!
بادئ ذي بدء ، يتم لصق رقم المستند وتاريخه. يجب توفير الرقم من قبل قسم المحاسبة ، وتاريخ المستند هو اليوم الذي تم ملؤه فيه (ولم يتم تسليمه!).
ثم شخص مسؤول على صفحة العنوانيضع ما يعرفه على وجه اليقين:
قبل أن تبدأ في التحققهيئة الأوراق المالية ، عند قبول المستند ، يجب على المحاسب ملء إيصال تمزيق وتحويله إلى الشخص المسؤول.
جميع الأقسام المتبقية يجب إكمال المحاسبة. علاوة على ذلك ، يبدأ الملء على الجانب الخلفي من التقرير المسبق ، حيث يتم فحصها أولايتم عمل كافة السجلات بمقارنتها مع المستندات الداعمة.
بمجرد تأكيد المدير للتقرير المسبق ، يتم سداد الدفعة النهائية عليه.
حسب من سبب إنفاق الأموال الخاضعة للمساءلةفي العمود "تعيين الدفعة المقدمة" يوضع إما "لأغراض العمل" أو "لرحلة عمل".
وبناءً على ذلك ، فإن قائمة المستندات التي تؤكد إنفاق المال ، في حالة رحلة عملسوف تستكمل بالتذاكر. لا يتم تضمين بدلات الإقامة اليومية التي يتم إصدارها للشخص المعار في التقرير المسبق ، ولكن يتم إصدارها عادةً بشكل منفصل. خلاف ذلك ، يجب أن يعكس التقرير المسبق بدل الإقامة اليومي.
إذا كان ينفق المال للاحتياجات المنزلية، كتأكيد للدفع ، تم إصدار إيصال ، ثم يجب أن يحتوي التقرير المسبق الإرسال القادم:
د 60 "التسويات مع الموردين والمقاولين" ك 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين".
يجب إرفاق الفواتير بهذا الإيصال (على سبيل المثال ،). إذا لم تكن هناك ، فإما أنها قد تم استلامها في وقت سابق ودفع الشخص المسؤول ببساطة مقابل المعاملة المكتملة بالفعل ، أو لم يتم استلام هذه المستندات من قبل المؤسسة. وبعد ذلك ستنعكس هذه المصروفات كدفعة مقدمة للمورد حتى تصل المستندات الخاصة بالسلع أو المنتجات أو العمل إلى قسم المحاسبة.
في حالة وجود تجاوز التكلفةفالشخص المسئول لا يحتاج أن يملأ طلبًا نيابة عنه. لكن يوصى بإرفاق خطاب توضيحي من الشخص المسؤول عن حقيقة الإنفاق الزائد. هذه المذكرة التفسيرية مكتوبة في شكل حر. ستكون إشارة الحساب هي الموافقة على التقرير المسبق من قبل الرئيس. خلافًا لذلك ، في المرة التالية التي يتلقى فيها الموظف أموالًا بموجب التقرير ، سيتعين على الموظف الإشارة إلى مبلغ التمديد للإنفاق الزائد في التقرير المسبق. علاوة على ذلك ، لن يكون قادرًا على إجراء مقاصة داخلية بالمبالغ. أولئك. إذا كان هناك رصيد على مبلغ آخر خاضع للمساءلة ، فسيتعين عليك الإشارة إلى كل من الرصيد الحالي والتجاوز المرحل. ولكن إلى أن يوافق المدير على زيادة الإنفاق على هيئة الأوراق المالية.
لملء AO ، يجب عليك أولاً الانتقال إلى علامة التبويب "Cashier" أو إلى علامة التبويب "Production" - يتوفر هذا المستند هناك وهناك. بعد ذلك ، يجب النقر فوق "تقرير متقدم" - ستظهر مجلة فارغة أو بها مستندات بالفعل. تحتوي هذه المجلة على زر "إضافة". يتيح لك هذا الزر فتح تقرير جديد. بمجرد فتح تقرير جديد ، من الواضح على الفور أن المنظمة وتاريخ الانتهاء مثبتان عليه بالفعل.
يتم ملء سطر "فرد" (شخص مسؤول) من خلال قائمة الموظفين.
تشير علامة التبويب "الدفعة المقدمة" إلى المبلغ الذي تم إصداره لهذا الشخص لتقرير. للقيام بذلك ، حدد من القائمة إحدى المستندات التي تم إصدار الأموال من أجلها. تظهر هذه القائمة عند النقر فوق سطر فارغ. بمساعدة مستند محدد من هذه القائمة ، يمكنك الدخول إلى قائمتهم وإضافتها إلى التقرير المتقدم بالنقر فوق الزر "تحديد".
في السطر "موعد" (أدناه ، في علامة التبويب "الدفعة المقدمة") ، يلزمك إدخال "نفقات المنزل" أو "رحلة عمل".
في علامة التبويب "البضائع" ، من خلال إضافة سطور ، أدخل جميع السلع التي تم شراؤها من قبل الشخص المسؤول. تتم إضافة الخطوط من خلال الزر الذي يحمل نفس الاسم. يتم إدخال السعر والكمية ومدى توفر الضرائب والتفاصيل الأخرى من المستندات التي تم على أساسها تجميع هذا التقرير.
يتم لصق المنشورات تلقائيًا ، ولكن عليك التحقق من صحتها.
يتم استخدام علامة التبويب "الدفع" فقط عندما يقوم الشخص المسؤول بالدفع ، وليس شراء سلع ، على سبيل المثال ، للإنترنت أو الهاتف ، إلخ.
يتم استخدام وديعة "أخرى" إذا ذهب الموظف في رحلة عمل.
تم توضيح إجراء ملء تقرير مسبق في 1C 8.3 في درس الفيديو التالي:
