يتم إعداد المستند الأساسي بنفس رقم المعاملة التجارية. على سبيل المثال ، يتم خصم عمولة خدمات التسوية والنقد من الحساب الجاري. يجب إصدار مستخرج ومذكرة تذكارية في نفس اليوم.
كقاعدة عامة ، يتم وضع المستندات الأولية على نماذج موحدة تم تطويرها بواسطة التشريع الروسي. ولكن لم يتم توفير كل النماذج ؛ لذلك ، على سبيل المثال ، يتم إعداد بيان المحاسبة بأي شكل. ومع ذلك ، عند التسجيل ، من الضروري الإشارة إلى المعلومات الإلزامية: اسم المنظمة وتفاصيلها ، واسم المستند ، ومحتوى العملية ، وأسماء المناصب ، وأسماء الموظفين ، وقائمة وختم منظمة.
لماذا تحتاج الوثائق الأساسية؟ بشكل أساسي من أجل تسجيل جميع المعاملات التجارية الجارية. يمكن أن تكون الوثائق داخلية وخارجية. يعد الجزء الداخلي ضروريًا للمحاسبة والتحكم في جميع الحركات ، على سبيل المثال ، يتم نقل الأصل الثابت إلى العملية - يتم وضع إجراء ، وهو المستند الأساسي. الوثائق الخارجية ضرورية للعمل مع الموردين والعملاء ، على سبيل المثال ، تقوم بإصدار فاتورة للدفع للعميل.
هناك أيضًا مستندات أولية حول المحاسبة والأجور ، وتشمل هذه: أوامر القبول والفصل ، والتوظيف ، وجدول الإجازات وغيرها. تخصيص الوثائق لمحاسبة الأصول الثابتة ؛ على سبيل المثال ، شهادة قبول نظام التشغيل وبطاقة المخزون وغيرها. تحتوي الوثائق التي يتم إعدادها للمحاسبة عن المعاملات النقدية على مستندات مثل تقرير مسبق ، وأمر نقدي وارد وصادر.
في بعض المستندات الأساسية ، لا يُسمح بالتصحيحات ، على سبيل المثال ، في كشف حساب جاري أو في أمر دفع. ولكن ، على سبيل المثال ، قد تحتوي الفواتير على تصحيحات ، ولكن يجب أن يكون بجانبها توقيع الشخص الذي أجرى التصحيح وتاريخ المنظمة وختمها.
مصادر:
المستندات الأساسية في المحاسبة هي تلك المستندات التي يتم على أساسها إعداد معاملة تجارية واحدة أو أخرى في وقت اكتمالها أو بعد اكتمالها مباشرة. على أساس أنه يتم إجراء المزيد من المحاسبة لعمليات محددة.
سوف تحتاج
تعليمات
المستندات الأساسية هي الأساس الأولي لبدء المحاسبة عن معاملات محددة وإدخال قيود في سجلات المحاسبة. المستند الأساسي هو دليل مكتوب على معاملة تجارية ، على سبيل المثال ، إصدار أموال لتقرير ، ودفع مقابل البضائع ، وما إلى ذلك.
تمت الموافقة على نماذج الوثائق الأولية من قبل رئيس المؤسسة ، ومع ذلك ، يجب أن تكون جميع التفاصيل الإلزامية المنصوص عليها في التشريع موجودة في المستند.
يتم إعداد مستندات المحاسبة الأولية على الورق ودعمها بتوقيع لتحديد الأشخاص الذين قاموا بتكوين المستند. إذا تم تقديم المستند في شكل إلكتروني ، فيجب توقيعه بتوقيع إلكتروني.
نماذج المستندات الأولية الموجودة في ألبومات النماذج الموحدة ليست إلزامية للاستخدام ، باستثناء المستندات النقدية التي أنشأتها الهيئات المعتمدة على أساس.
التفاصيل الإلزامية للوثائق الأساسية في المحاسبة:
- اسم الوثيقة (فاتورة ، عمل ، قائمة ، أمر ، إلخ) ؛
- تاريخ المعاملة (تحرير المستند) ؛
- محتوى الصفقة التجارية من حيث القيمة والنوع ؛
- اسم المنظمة التي تم وضع هذه الوثيقة نيابة عنها ؛
- بيانات الأشخاص الذين أجروا العملية والمسئولون عن التنفيذ الصحيح للمستند (المنصب ، الاسم الكامل ، التوقيع).
تنقسم المستندات الأساسية في المحاسبة إلى مستندات من خلال:
- المحاسبة والأجور: ترتيب التوظيف ، التوظيف ، جدول العمل ، شهادة السفر ، وثيقة التوظيف ، كشوف المرتبات ، إلخ.
- محاسبة الأصول الثابتة: فعل القبول والتحويل ، بطاقة الجرد ، فاتورة الحركة الداخلية ، دفتر الجرد ، فعل الأصول الثابتة ، إلخ.
- محاسبة المعاملات النقدية: دفتر النقدية ، والتقرير المسبق ، وأمر الإيصال النقدي ، ومجلة تسجيل السجل النقدي ، وأمر الحساب النقدي ، والدفتر النقدي ، إلخ.
- محاسبة أعمال الإصلاح والبناء: إجراءات قبول الأعمال المنجزة ، وتعليق البناء ، والتكليف بإنشاء هيكل ؛ سجل العمل العام سجل العمل ووثائق أخرى مماثلة.
ملاحظة
في حال تم ، وفقًا للتشريع ، سحب مستندات المحاسبة الأولية ، يتم تضمين نسخ من هذه المستندات التي تم إجراؤها وفقًا للتشريع بدلاً من النسخ الأصلية في مستندات المحاسبة.
نصائح مفيدة
إذا لزم الأمر ، يمكن تضمين أعمدة وخطوط إضافية في النموذج القياسي ، والذي يرجع إلى أنواع معينة من النشاط الاقتصادي.
مصادر:
الكيانات القانونية - الشركات والمنظمات والمؤسسات المختلفة والبنوك في سياق أنشطتها على اتصال مستمر مع بعضها البعض. يتم إجراء الاتصالات التجارية من خلال مجموعة متنوعة من المستندات: الرسائل والطلبات والطلبات وأوامر الدفع وما إلى ذلك. يتم تأكيد الصلاحية القانونية لهذه المستندات من خلال تفاصيلها.
تتم الإشارة إلى بعض التفاصيل فقط في المستندات من نوع واحد ، وبعضها مطلوب لأي مستند عمل. يتضمن الأخير: اسم المنظمة وتاريخ الوثيقة واسمها. باسم المنظمة ، من الضروري الإشارة إلى اسمها المختصر والكامل وفقًا للوثائق التأسيسية والشكل التنظيمي والقانوني. يشار إلى تاريخ إعداد الوثيقة في كل من الشكل الرقمي واللفظي الرقمي. يشار إلى اسم المستند في جميع الحالات ، والاستثناء الوحيد هو خطاب العمل.
بالإضافة إلى التفاصيل الإلزامية ، يتم استخدام المحاسبة والتفاصيل المصرفية الخاصة المحددة لنوع واحد من المستندات. تشير المستندات المحاسبية إلى: اسم وعنوان المؤسسة ؛ تفاصيل البنك الخاصة به ؛ بيان أطراف الصفقة - المشاركين في الصفقة التجارية ؛ اسمها ومحتواها وأساسها ؛ قيمة المعاملة نقدا أو عينا.
تشمل الأعمال المصرفية: رقم الحساب الجاري للشركة ؛ اسم البنك الذي يتم تقديمه فيه وعنوانه ؛ رمز البنك - BIK والحساب المراسل. يجب أن تشير التفاصيل المصرفية أيضًا إلى رقم التعريف الضريبي للمؤسسة والبنك ورموز KPP و OKPO.
وينطبق الشيء نفسه على أشكال المستندات ، التي يتم توفير متطلبات خاصة لإنتاجها وحسابها وتخزينها ، لا سيما تلك التي يُنسخ عليها شعار الدولة للاتحاد الروسي ، فضلاً عن شعارات الكيانات المكونة للروسية الاتحاد. هذا الإجراء ضروري ، لأن التفاصيل الموضحة في النماذج تجعلها وثيقة ملزمة قانونًا ، والتي يمكن استخدامها من قبل المحتالين.
المستندات التي تم تنفيذها بشكل صحيح للموظف الجديد عند التوظيف هي ضمان أنه لن يواجه مشاكل في حساب المعاش لاحقًا ، ولن يواجه صاحب العمل مشاكل مع لجنة العمل ومكتب الضرائب. المستند الرئيسي الذي يؤكد خبرة العمل هو كتاب عمل.
تسمح تفاصيل العمل في بعض المؤسسات بالحاجة إلى تقديم أي مستندات إضافية أخرى. هذه الحالات منصوص عليها في قانون العمل للاتحاد الروسي واللوائح والمراسيم الصادرة عن الرئيس والمراسيم الحكومية. لا يحق لضباط شؤون الموظفين طلب مستندات أخرى لا ينص عليها القانون. الأمر نفسه ينطبق على شرط التسجيل الدائم في موقع الشركة. لكن صاحب العمل له الحق في طلب شهادة بالنموذج المعمول به على الحالة الصحية. بالنسبة للمهن المتعلقة بالأغذية والخدمات الاستهلاكية للسكان ، من الضروري أيضًا الحصول على كتاب صحي وطبي. إذا تم تعيين شخص معاق ، فقد تكون هناك حاجة إلى شهادة توصية من VTEK ، وفي حالة ارتباط عمل الموظف الجديد بسر تجاري أو أسرار دولة ، فقد يُطلب منه استلام إيصال ووثائق أخرى تؤكد قبوله .
تعد مستندات المحاسبة الأساسية مهمة في كل من مسائل المحاسبة وفي تحديد مبلغ الالتزامات الضريبية. من المهم لأخصائي الشركة المسؤول عن إعداد مستندات المحاسبة الأولية أن يفهم بوضوح محتوى وأشكال هذه المستندات ، وكذلك معرفة تفاصيل الاحتفاظ بسجلات المحاسبة.
المستندات الأساسية هي المستندات التي تساعد من خلالها الشركة في إعداد الأحداث التجارية التي حدثت في المؤسسة (البند 1 من المادة 9 من قانون "المحاسبة" بتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ).
أول شيء يجب فهمه بوضوح من قبل المحاسبين في أي منظمة: اليوم لا توجد قائمة محددة لأشكال وثائق المحاسبة الأولية ، وهي إلزامية للجميع. تحدد أي شركة لنفسها أشكال المستندات الأولية ، اعتمادًا على الغرض من تطبيقها.
ومع ذلك ، بالنسبة لمثل هذه المستندات ، يتم وضع قائمة بالتفاصيل الإلزامية قانونًا (البند 2 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ).
الأهمية! يجب أن تكون النماذج المستخدمة في المحاسبة ثابتة بالضرورة في السياسة المحاسبية للمنظمة (الفقرة 4 من PBU 21/2008 ، المعتمدة بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 06.10.2008 رقم 106n).
قد تكون قائمة المستندات المحاسبية الأولية في 2018-2019 على النحو التالي:
شاهد عينة من هذا الفعل.
لمزيد من المعلومات حول هذه البيانات ، راجع المقال "نموذج ملء كشوف المرتبات T 49" .
لمزيد من التفاصيل حول هذا القانون ، راجع المادة "رقم النموذج الموحد OS-1 - شهادة قبول نظام التشغيل ونقله" .
لمزيد من التفاصيل ، انظر المقال "رقم النموذج الموحد OS-1a - النموذج والعينة" .
لمزيد من التفاصيل ، انظر المواد "النموذج الموحد رقم OS-4 - قانون شطب الأصول الثابتة" .
لمزيد من التفاصيل حول هذا المستند الأساسي ، راجع المقالة "النموذج الموحد رقم INV-1 - النموذج والعينة" .
حول هذا انظر المواد "النموذج الموحد رقم INV-1a - الشكل والعينة" .
لمزيد من المعلومات حول تجميعها ، راجع المقالة "كيف يتم تنفيذ الأمر النقدي الوارد (PKO)؟" .
اقرأ حول قواعد تنسيق هذا المستند.
اقرأ عن تفاصيل استخدام هذا المستند.
لمبادئ تصميمها ، انظر المواد "نموذج شهادة محاسبية لتصحيح الخطأ".
لا تستنفد القائمة أعلاه الحجم الكامل للوثائق الأولية المستخدمة في المحاسبة ، ويمكن توسيعها اعتمادًا على خصائص المحاسبة المنفذة في كل مؤسسة معينة.
الأهمية!إنها ليست مستندات محاسبية أولية من قائمة 2018-2019 - تم اقتراح القائمة أعلاه:
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية المدرجة في القائمة ليست إلزامية للاستخدام ، منذ عام 2013 (بعد اعتماد القانون رقم 402-FZ) ، يمكن تطوير أشكال مثل هذه النماذج بشكل مستقل. لكن في معظم الحالات يستمر استخدامها. لذلك ، في 2018-2019 ، لا تزال قائمة النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية الواردة في قرارات لجنة الإحصاء الحكومية ذات صلة.
على الرغم من عدم وجود وثائق أساسية إلزامية حاليًا لجميع الأشكال ، فقد وضع المشرع متطلبات لمحتوى هذه الوثائق. ترد قائمة التفاصيل الإلزامية التي يجب تضمينها في كل مستند أساسي في البند 2 من الفن. 9 من القانون رقم 402-FZ. هذه ، على وجه الخصوص:
كيف يمكن تصنيف وثائق المحاسبة الأولية؟
إذا تم إصدار المستند الأساسي من قبل الشركة نفسها ، فيمكن أن يشير إما إلى مجموعة داخلية أو إلى مجموعة من الخارج. المستند الذي يتم إعداده داخل الشركة ويمتد تأثيره إلى الشركة المصدرة هو مستند أساسي داخلي. إذا تم استلام المستند من الخارج (أو تم تجميعه بواسطة الشركة وتم إصداره للخارج) ، فسيكون مستندًا أساسيًا خارجيًا.
تنقسم المستندات الداخلية للشركة إلى الفئات التالية:
بعد إضفاء الطابع الرسمي على حدث العمل باعتباره مستندًا أساسيًا ، يلزم عندئذٍ عكس الحدث في سجلات المحاسبة. هم ، في الواقع ، هم ناقلات للمعلومات المطلوبة ، فهم يجمعون ويوزعون علامات ومؤشرات المعاملات التجارية.
في المظهر ، يتم تمييز السجلات التالية:
بناءً على طريقة حفظ السجل ، يتم تمييز المجموعات التالية:
ووفقاً لمعيار محتوى المعلومات المنعكس في السجلات ، يميز ما يلي:
لمزيد من المعلومات حول سجلات المحاسبة ، راجع المقال "السجلات المحاسبية للمحاسبة (النماذج والعينات)" .
حاليًا ، لا توجد مستندات محاسبية أساسية إلزامية لجميع النماذج وقائمة بمستندات المحاسبة الأولية: يحق لأي كيان تجاري أن يحدد لنفسه بشكل مستقل أشكال المستندات الأساسية التي سيستخدمها في أنشطته.
في الوقت نفسه ، فإن أكثر وثائق المحاسبة الأولية شيوعًا هي تلك التي لها نظائر بين النماذج الموحدة المعتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية.
بعد إعداد المستند الأساسي ، من الضروري نقل المعلومات منه إلى السجل المحاسبي.
المحاسبة الأساسية هي دليل وثائقي على أداء بعض المعاملات التجارية.
هذه الأدلة الوثائقية لها قوة قانونية كاملة ، وأداتها الرئيسية هي وثائق المحاسبة الأولية.
اعتمادًا على نوع المعاملة التي يجب أن تنعكس ، يمكن أن تحتوي مستندات المحاسبة الأولية على نموذج قياسي أو متخصص.
يتم استخدام النموذج الأول من مستندات المحاسبة الأولية عند تسجيل المعاملات التجارية المتجانسة التي تعتبر نموذجية لمعظم المؤسسات في واحدة أو عدد من الصناعات.
ببساطة ، للعمليات العادية التي تقوم بها معظم المنظمات في بلدنا.
الشكل المتخصص ضروري لإجراء عمليات تخصص ضيق
تشمل المستندات الأساسية ما يلي:
يجب أن يتضمن أي مستند أساسي ما يلي دون إخفاق:
يجب ملء جميع المستندات المحاسبية الأولية بوضوح ودقة.
اليوم ، تستخدم معظم المؤسسات النماذج القياسية الجاهزة للمستندات الأساسية: الفواتير ، والأوامر ، والفواتير ، والقسائم ، والكشوف ، وما إلى ذلك.
تنقسم مستندات المحاسبة الأولية إلى نوعين: خارجي وداخلي.
المستندات الخارجية تدخل المنظمة (الشركة) من الخارج.
يمكن أن يكون المرسل وكالات حكومية ، ومؤسسات عليا ، وبنوك ، ومديريات ضريبية (في هذه الحالة ، هذه مستندات محاسبة ضريبية أولية) ، ومؤسسين ، وموردين ، ومشترين ، إلخ.
يتم وضعها في شكل قياسي.
مثال على مستند محاسبة خارجي هو فاتورة من البائع ، وأمر دفع ، وطلب دفع ، وطلب أمر دفع ، وما إلى ذلك.
يتم إنشاء مستندات المحاسبة الداخلية حصريًا داخل المنظمة
بدورها ، تنقسم مستندات المحاسبة الداخلية إلى الأنواع التالية من المستندات الأساسية:
هناك أوقات يرتكب فيها حتى محاسب متمرس خطأ في إعداد المستند الأساسي.
وهذا يثير التساؤل: هل يمكن تصحيحه ، وهل تصبح الوثيقة ملزمة قانونًا بعد ذلك؟
لا يمكن تصحيح الخطأ إلا إذا لم ينعكس (المستند الأساسي) في المحاسبة ، أي أنه لم يتم ترحيله.
لا ينبغي بأي حال من الأحوال إجراء تصحيحات في المستندات الأولية باستخدام "ضربة فرشاة".
لهذا الغرض ، هناك ثلاث طرق:
يتم استخدام طريقة التصحيح التصحيحية فقط في الحالات التي يتم فيها ارتكاب خطأ في سجلات المحاسبة ، وفي نفس الوقت لا يؤثر على مراسلات الحسابات.
هذه الطريقة مناسبة قبل إعداد الميزانية العمومية. يجب شطب الرقم أو المقدار أو النص الخطأ بحذر بخط رفيع ، ويجب كتابة القيمة الصحيحة بجانبه.
على جانب المستند ، يجب عليك عمل حاشية سفلية: صدق ما تم تصحيحه ، قم بإلصاق التوقيع وتاريخ التصحيح.
يمكن استخدام الطريقة في المستندات الأولية لمحاسبة الأصول الثابتة. استخدام هذه الطريقة في المستندات النقدية أمر غير مقبول.
يمكن استخدام طريقة الإدخال الإضافية إذا تم التقليل من قيمة المعاملات التجارية الجارية.
على سبيل المثال ، إذا قام المورد بتحويل 1000 روبل من الحساب الجاري. تم تنفيذ الصفقة التجارية عن طريق المراسلات الصحيحة للحسابات ، ولم يتم التقليل من التقدير عن طريق الخطأ إلا للمبلغ نفسه إلى 500 روبل.
تم حل هذه المشكلة بكل بساطة: يتم عمل أسلاك إضافية للمبلغ المفقود
يمكن القيام به في هذا الشهر والشهر المقبل.
وأخيرًا ، طريقة الانعكاس. يتضمن تغيير الإدخال غير الصحيح برقم سالب.
بشكل تقريبي ، يكررون المراسلات والأرقام غير الصحيحة بالحبر الأحمر.
إلى جانب ذلك ، يتم تجميع الإدخال الصحيح على الفور (يتم استخدام الحبر العادي بالفعل). تستخدم هذه الطريقة عند تسجيل مبلغ مبالغ فيه أو مراسلات غير صحيحة للحسابات.
تعتمد صحة المحاسبة والاستنتاجات الإضافية منها على جودة المستند الأساسي والمعلومات الواردة فيه.
يتم تجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة وتنظيمها في سجلات المحاسبة ، والتي يتم اعتماد أشكالها أو متطلباتها من قبل الهيئة المعتمدة. يتم تحويل بيانات سجلات المحاسبة في شكل مجمع إلى البيانات المالية.
تحدد الإدارة الأشخاص المخولين بالتوقيع على المستندات المحاسبية. في هذه الحالة ، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيع اعتمادًا على المنصب الذي تم شغله ومقدار المال ونطاق العملية وجوهرها.
يجب على الشركات أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونية وضع الضمانات والضوابط المناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها. (17)
متطلبات إعداد الوثائق الأولية
1. يجب أن تتم عمليات الإدخال في المستندات الأولية باستخدام الحبر والقلم الرصاص الكيميائي ومعجون قلم الحبر الجاف واستخدام الآلات الكاتبة ومعدات الميكنة والوسائل الأخرى التي تضمن الحفاظ على هذه الإدخالات للوقت المحدد لتخزينها في الأرشيف.
يحظر استخدام قلم رصاص بسيط في الكتابة.
يجب أن يوافق رئيس المنظمة ، بالاتفاق مع كبير المحاسبين ، في شكل أمر على قائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع على مستندات المحاسبة الأولية.
يتم ضمان تنفيذ مستندات المحاسبة الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية ، وتحويلها في الوقت المحدد للتفكير في المحاسبة ، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها من قبل الأشخاص الذين قاموا بإعداد هذه المستندات وتوقيعها.
يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأولية في المحاسبة (الإعداد أو الاستلام من كيانات الأعمال الأخرى ، وقبول المحاسبة ، والمعالجة ، والنقل إلى الأرشيف) من خلال الجدول الزمني ، الذي تمت الموافقة عليه بأمر من الرئيس.
لتحذير كل من المديرين وفناني الأداء من العواقب السلبية غير المتوقعة ومن أجل توفير الوقت عند البحث عن المعلومات ، من الضروري ، بعد تلقي المستندات التنظيمية ، إنشاء قاعدة تسجيل للمستندات الأولية.
هذا يعني أن جميع المستندات الأساسية المكتوبة والمملوءة في قسم المحاسبة يجب أن يكون لها معرف خاص بها - رمز (لمرة واحدة ، رقم فريد) ، يتم تعيينه لهم أثناء التسجيل الإلزامي في إحدى دفاتر التسجيل ، والتي يجب أن تكون افتتح في كل مؤسسة.
إجراءات تحرير المستندات:
تتطلب المستندات الأساسية التي تم إنشاؤها بطريقة آلية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات التي تم الحصول عليها ، أي ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الحصول غير المصرح به على معلومات عنها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات بالفاكس ، ولكن ليس مستند المحاسبة الأساسي ، لأنه لا يحتوي على تأكيد على صحتها. يتحمل الأشخاص الذين أصدروا ووقعوا هذه المستندات مسؤولية إنشاء المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية ونقلها في الوقت المناسب للتفكير اللاحق في المحاسبة.
المحاسبة الأولية في مؤسسة التصنيع هي أساس معلومات للإدارة ، حيث تعتمد جودتها بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية هي مجموعة معقدة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي تدفقات مادية ومالية وعناصرها من مدخل الإنتاج والمرافق الاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.
وبالتالي ، فإن الوثائق الأولية هي ناقلات للمعلومات حول جميع الأشياء والمواضيع الإنتاجية والاقتصادية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل التحكم: الكمية والنوعية والمالية.
