Dolgo časa potekajo spori o tem, kdo naj se ukvarja s pogodbami v podjetju, čigava odgovornost za pogodbene dejavnosti nosi vodje? In ne glede na obseg podjetja, kakšno osebje dela na njem, se pogodbe lahko sestavljajo vsak dan, in to je mukotrpno in odgovorno delo. V praksi je od tega odvisen uspeh podjetja.
Praviloma v vsakem podjetju obstajata dva pristopa k pogodbeni organizaciji: decentraliziran in centraliziran.
Centraliziran pristop pomeni, da ima podjetje posebno strukturno enoto ali je na primer ustanovljena delovna skupina, ki se ukvarja s pogodbenimi dejavnostmi. Naloga izvajalca je dostaviti pogodbo (njegov osnutek) ali ponudbo tej enoti, strokovnjaki pa se bodo že ukvarjali s skladiščenjem, računovodstvom ali usklajevanjem.
Decentraliziran pristop je, ko vsak izvajalec samostojno obravnava svoje pogodbe. Toda tudi v tem primeru je treba vse izvirne pogodbe hraniti na enem, posebnem mestu, na primer pri odvetniku, tajnici ali pisarni.
Kot kaže praksa, večina ruskih podjetij uporablja slednji pristop - decentraliziran. Konec koncev, zakaj bi ustvarili poseben pogodbeni oddelek in za to porabili dodaten denar. Toda obstajajo časi, ko obseg v podjetju raste, ustvarjanja centraliziranega sistema pa ni nikjer.
Tudi pri decentraliziranem pristopu je glavna odgovornost za odobritev in podpis vodja podjetja ali od njega pooblaščen uslužbenec. To je lahko namestnik za dobavo, prvi namestnik, vodja varnosti ali vodja pravne službe.
Usklajevanje je začetna, pomembna in obvezna faza končnega osnutka pogodbe. Konec koncev mora generalni direktor ob podpisu biti prepričan v veljavnost pogodbe, v pravilnost njene priprave. Koordinacije naj se udeležijo:, glavni računovodja, financer in drugi pristojni delavci, za katere panoge to velja. Vsi ti zaposleni prejmejo kopijo pogodbe v elektronski obliki, če se uporablja elektronski sistem vodenja dokumentov (EDMS), ali enega od izvodov. Takemu izvodu je priložen list soglasja, kamor vsi navedeni zaposleni napišejo pripombe ali obratno, določijo datum odobritve.
Če povzamemo, lahko rečemo, da kdo naj se ukvarja s pogodbami v podjetju, je odvisno od vodje osebno, odvisno od obsega podjetja.
Znano je, da delo s pogodbami v podjetju- naloga ne le pravnih, ampak tudi drugih oddelkov podjetja. Navsezadnje ni dovolj, da sklenete pogodbo, izpolnjeni morajo biti tudi njeni pogoji: na primer opraviti denarno nakazilo, organizirati izvedbo nekega dela itd. Pogosto v podjetju obstaja določena praksa sestavljanja, sklepanje in izvajanje pogodb ki je znana in razumljiva vsem oddelkom. Po eni strani je to dobro, saj vsi vedo, kaj storiti. Po drugi strani pa, če je praksa napačna, lahko pride do težav z njo reorganizacija.
Načeloma vsi razumejo, da če je delo s pogodbami zgrajeno pravilno in v skladu z veljavno zakonodajo, bo veliko manj težav - predvsem s terjatvami in obveznostmi. Vendar si vsak oddelek na splošno in vsak zaposleni posebej prizadeva zmanjšati svoj delež odgovornosti za transakcijo – kar pa ne more imeti negativnega vpliva. Tako bodo vse spremembe, ki povečajo ta delež, naletele na ostro kritiko in zavrnitev.
Vendar je treba razumeti, da je uspeh podjetja kot celote odvisen od usklajenega dela vseh oddelkov.. To ni trenutek, ko se morate skriti pred odgovornostjo ali jo potisniti na druge. Torej, tudi če bo uvedba novega reda zapleten in dvoumen proces, se je za odvetnika vseeno vredno potruditi. Kje začeti? Kako ugotoviti, kako učinkovita bo sprememba? Kako naj delujejo različni oddelki?
Praksa kaže, da so pri sklepanju pogodb najbolj vključeni odvetniki in menedžerji – zaradi posebnosti njihove dejavnosti. Finančni oddelek seveda tudi ne stoji ob strani (navsezadnje je on tisti, ki upravlja z vsemi denarnimi tokovi), vendar njegov vpliv ni tako očiten.
Preden uvedete kakršne koli spremembe, morate analizirati, kako trenutno poteka delo s pogodbami. Kdo najpogosteje sestavlja pogodbe, ki jih podjetje sklepa: ali jih sestavljajo njihovi odvetniki ali prihajajo iz zunanjih organizacij in zahtevajo posebno skrbno študijo? Kdo ima pravico podpisovati pogodbe: upravitelj sam ali druge osebe? Kakšna pripravljalna dela se izvajajo? Kakšen je postopek za podpis pogodb? Kam gredo pogodbe? Kakšen je postopek za izvajanje pogodb? Kje in pod kakšnimi pogoji se shranjujejo pogodbe? Odgovori na ta in podobna vprašanja vam bodo omogočili, da prepoznate najšibkejše točke pri delu s pogodbami.
Ko odvetnik ugotovi posebnosti trenutne prakse v podjetju, lahko začnete pripravljati dokumente, ki bodo olajšali prehod na nov postopek za delo s pogodbami. Za udeležence pogodbenega dela bo treba izdelati metodološka priporočila. Upoštevajte, da govorimo o vsakem udeležencu, vključno z osebo, ki je odgovorna za spoštovanje pogodb. Priprava priporočil in splošnega pravilnika o delu s pogodbami je potrebna, da se v podjetju oblikuje nov enoten sistem dela z dokumenti. Takšen sistem bo poenostavil postopek priprave in podpisa novih pogodb, izboljšal nadzor nad izvajanjem in shranjevanjem pogodb.
Ker sklepanje in izvajanje pogodb zahteva usklajeno delo več oddelkov, je treba opredeliti osnovne pojme: kaj je sama pogodba, kaj so dodatni dogovori itd. Uvedba definicij je pomembnejša, kot se morda zdi, saj bodo razlike v razumevanju istega izraza neizogibno povzročile težave.
Torej, beseda "pogodba" pomeni dogovor med dvema ali več strankami. Ta sporazum vzpostavlja, spreminja ali ukinja pravice in obveznosti strank v medsebojnem odnosu. Pod "odobritvijo pogodbe" je treba razumeti posredovanje besedila pogodbe pravni službi, pa tudi računovodskim in finančnim službam. Šele potem, ko besedilo potrdijo, ga lahko podpišete. Pomembno si je zapomniti, da govorimo o vsaki pogodbi, sklenjeni v podjetju - tudi o navidez nepomembnih. Morebitne spremembe pogodbe, pa tudi razne dopolnitve, včasih celo kakšne protokole, se je treba dogovoriti tudi ne le z odvetniki, ampak tudi s financerji. Očitno je, da bo pogodba v prvi izdaji le redko potrjena: zagotovo bodo kakšni predlogi, opombe, kakšna navodila itd. Vse takšne oznake je mogoče narediti na "homologacijskem listu" - vnaprej pripravljenem obrazcu.
Oblika potrdila je praviloma poljubna in podjetje lahko uvede svojo, ob upoštevanju svojih okoliščin. Naj pa opišemo najpomembnejše podrobnosti. Torej mora obstajati polje za navedbo predmeta sporazuma: če ena oseba govori o pogodbi, druga pa o dodatnem dogovoru, potem iz tega ne bo nobenega smisla. Naslednji pomemben pogoj so podatki o nasprotni stranki. Lahko navede njegovo ime, lokacijo ali registracijo itd.
Naslednji stolpec so podatki o odgovorni osebi, ki zastopa interese podjetja. Navedete lahko (razen priimka in imena), v katerem oddelku dela, kdo je njegov neposredni vodja (lahko celo zahtevate od vodje oddelka podpis, da je seznanjen s sklenitvijo pogodbe), interni telefon številko in tako naprej. Naslednji stolpci v listu za odobritev so namenjeni datumom: datum izpolnitve lista, datum prenosa pogodbe na ta oddelek, datum vrnitve pogodbe izvajalcu, rok, ki je predviden za seznanitev oddelka se s pogodbo in spremeni. Vse to je potrebno, da oddelki ne odlašajo dela s pogodbo po nepotrebnem. Nazadnje boste morali dodeliti prostor za podpise predstojnikov oddelkov.
Čemu je ta list odobritve, če so računalnike izumljali že dolgo in jih znajo uporabljati celo čistilke, kaj šele odvetniki-računovodje? Zdi se, da če se uvede elektronska dokumentacija, potem popravki na listih nimajo smisla. Vendar v resnici temu ni tako. Prvič, velika večina ljudi pozorneje bere tiskane dokumente, medtem ko brskajo le po elektronskih dokumentih. Posledično se zmanjša verjetnost, da boste z "ročnimi" urejanji zamudili nekaj pomembnega. Drugič, oprema se zlahka pokvari - in dobro je znano, da se to zgodi v najbolj neprimernem trenutku.
To pomeni, da elektronska različica morda ne bo poslana, računalnik lahko nenadoma zamrzne itd. V takšni situaciji je lažje ročno označiti in se osredotočiti na nadaljnje delo kot čakati na popravilo svojeglave enote. Tretjič, uvedba takšnega lista vam omogoča boljši nadzor nad delom različnih oddelkov. Na splošno je za vsako podjetje najučinkoviteje, da enako uporablja elektronske in papirne popravke.
Opozoriti je treba, da uvedba takega potrdila omogoča zmanjšanje števila dvoumno sestavljenih pogodb. Ni nenavadno, da se menedžerji, ki sklepajo pogodbo, tako mudi s podpisom, da je ne preberejo z ustrezno pozornostjo. Poleg tega vodja le redko razume zapletenosti sodne prakse ali računovodstva – pravzaprav to ni njegova dejavnost –, zato pri sestavljanju pogodbe dela hude napake. Posledično se izkaže, da so imeli v mislih eno, partnerja nekaj povsem drugega, tretje pa izhaja iz besedila dogovora. List odobritve vam omogoča, da se izognete takšnim neprijetnim trenutkom.
Poleg potrditvenega lista je lahko zelo učinkovit tudi opis pogodbe. Kot že ime pove, je projektna naloga oblika, v katero se vnesejo osnovni podatki o pogodbi, ki se sestavlja. Vse je precej preprosto: upravitelj navede vse pomembne zahteve za pogodbo, odvetniki na podlagi tega dokumenta sestavijo potrebno pogodbo. Zahteve so določene v enotni obliki, tako da so odstopanja malo verjetna. Ker so zastavljeni precej v celoti, priprava pogodbe ne bo vzela toliko časa, kot bi lahko. Posledično oba oddelka delujeta hitro in usklajeno – in z njimi celotno podjetje.
Povsem očitno je, da se bo le malo menedžerjev prostovoljno strinjalo, da prevzamejo dodatno obremenitev in izpolnijo naloge. Kljub temu uvedba projektnih nalog za pogodbo v prihodnosti omogoča upravljavcu učinkovitejše delo.
Najučinkovitejša uporaba tehničnih specifikacij pri pripravi standardnih pogodb. Tako lahko vodstveni oddelek pripravi naloge za tiste vrste pogodb, ki jih je treba sestavljati precej pogosto. V stolpcih, ki so za to dodeljeni, je naveden namen sestave takega sporazuma, pogoji za njegovo uporabo in približni roki, ki jih je treba izpolniti. Na podlagi zahtev odvetnik pripravi zgledno tipsko pogodbo, njeno obliko uskladi z drugimi oddelki. Ko so v besedilu opravljene vse potrebne spremembe, se dokument prenese vodji podjetja. Nazadnje se v celoti urejen in odobren model pogodbe vnese v elektronski arhiv, v razdelku vzorčne pogodbe. Zdaj lahko vsak vodja uporablja to standardno pogodbo pri svojem delu.
Poleg tega bo vodja zahvaljujoč temu obrazcu lahko skladno izrazil svoje zahteve in želje, odvetnik pa jih bo lahko razumel in upošteval.
Katere informacije je treba vključiti v naloge? Spet je odvisno od konkretnega podjetja. Vendar so osnovne podrobnosti pravzaprav tipične. Torej, v opisu nalog je treba navesti, kakšna vrsta pogodbe je potrebna: najemna pogodba, prodajna pogodba, pogodba o opravljanju storitev itd. Nato boste morali navesti, kdo je vpleten v to pogodbo, in navesti njegovo telefonsko številko, pooblastilo itd. Naslednji stolpci naj bodo namenjeni sami pogodbi: bančni podatki podjetij, predmet pogodbe, znesek pogodbe in podobni podatki. Mimogrede, da bi se izognili neskladjem, je treba navesti, kako se ta znesek izračuna, v kateri valuti je naveden, kakšen je menjalni tečaj ob sestavi pogodbe itd.
Obveznosti strank po pogodbi morajo biti opisane posebej natančno in jasno.. Tako je treba obveznosti in pravice vsake stranke opisati posebej. Obvezno je navesti, v kakšnih rokih mora vsaka stranka izpolniti obveznosti, na katerem mestu se to zgodi. Treba je čim bolj podrobno opisati, kako vsaka od strank izpolnjuje svoje dolžnosti: katere ukrepe je treba izvesti, v kakšnem vrstnem redu, v kakšnem časovnem okviru itd. Natančna predstavitev bo preprečila nesporazume med pogodbenima strankama. Seveda bo treba navesti odgovornost strank v primeru neizpolnjevanja obveznosti, nespoštovanja rokov in drugih prekrivanj. Če obstajajo drugi pogoji pogodbe, ki jih je treba navesti, jih je mogoče navesti v ločenem stolpcu. Na koncu boste morali določiti trajanje pogodbe. Še enkrat ponavljamo, da lahko vsako podjetje razvije svojo obliko nalog za pogodbo in v njej navede tiste stolpce, ki so pomembni za posamezno podjetje.
Ne smemo pa pričakovati, da bo že sama uvedba projektne naloge povzročila čudovito delovanje vseh oddelkov in zaposlenih. V praksi se pogosto izkaže, na primer, da imajo menedžerji pri izpolnjevanju teh obrazcev precejšnje težave. Morda na primer ne razumejo razlike med različnimi vrstami pogodb ali pa jim je težko določiti predmet pogodbe. To seveda ne pomeni, da menedžerji niso dovolj izobraženi – navsezadnje tudi pravniki sami včasih težko takoj poimenujejo vrsto in predmet pogodbe. In pravzaprav so te definicije bolj v pristojnosti odvetnika kot menedžerja. Vendar to dobro ponazarja, da je za pripravo in sklepanje pogodb potrebno usklajeno delo vseh služb. Pooblastila bodo upravljavcu in odvetniku omogočila najtesnejšo in učinkovito interakcijo - četudi le zato, ker bodo vse nejasne točke razkrite že v fazi izpolnjevanja obrazca nalog.
Druga težava, na katero lahko naletimo, so nepooblaščene spremembe pogodbe.. Standardne pogodbe lahko prosto uporablja vsak upravljavec, besedila so prosto dostopna. Ker so pogodbe že dogovorjene in sprejete v vseh oddelkih, ni treba ponovno preverjati in dogovarjati o izpolnjeni tipski pogodbi. Upravitelj pa lahko meni, da nekatere določbe standardne pogodbe niso v celoti skladne s pogoji določene transakcije – in bo poskušal spremeniti pogoje pogodbe. Ker je pogodba standardna, nihče ne bo zahteval njenega preverjanja in odobritve. In pobuda upravitelja lahko postane znana prepozno.
Izkazalo se je, da je po eni strani uporaba standardnih pogodb odvetnike rešila ponavljajočega se in nesmiselnega dela, a jim je dala novo - kočljivo in skrajno nestandardno. Da bi preprečili tovrstne incidente, bi moralo podjetje uvesti nekaj varnostnih ukrepov. Najpreprostejši način je, da upravljavcem posredujete samo natisnjeno besedilo pogodbe. To pomeni, da bodo vsi podatki za določeno pogodbo vneseni ročno. Lahko pa pogodbo prenesete v obliki elektronske predloge - upravitelj bo lahko vnesel podatke samo v stolpce, ki so za to strogo določeni. Končno lahko uporabite gesla in druga sredstva za zaščito informacij. Kateri konkretni ukrepi bodo sprejeti, je odvisno od pogojev posameznega podjetja.
Na splošno velja, da večje ko je podjetje, obsežnejše so pogodbene dejavnosti, bolj podrobna bodo morala biti zapisana pravila za delo s pogodbami. To je razumljivo: če podjetje zaposluje enega odvetnika, dva računovodja in tri menedžerje, potem jim ni težko uskladiti svojih dejavnosti, vključno z delom s pogodbami. Če pa v vsakem oddelku dela več deset ljudi, sami oddelki pa imajo zapleteno strukturo, jih bo treba uskladiti od zunaj - s pomočjo ukazov, predpisov in priporočil.
Podrobno bo treba opisati ne le postopek sestave in dogovora o pogodbi, temveč tudi čas, ki ga ima vsak oddelek za obravnavo posamezne pogodbe, postopek tega pregleda, postopek podajanja pripomb in predlogov, postopek podpisa pogodbe, postopek izvršitve pogodbe, postopek odpovedi ipd. V nekaterih primerih je koristno uvesti metodološka priporočila za vsakega zaposlenega v ustreznih službah. Ponavljamo: za majhno organizacijo je lahko uvedba tovrstnih papirjev izguba sredstev. Vendar pa v velikem podjetju to postane nujen ukrep za nadzor gibanja dokumentov in izogibanje nepotrebnim težavam. Naloga odvetnika je določiti ustrezno možnost za dane pogoje.
Sporazum - sporazum med dvema ali več osebami o vzpostavitvi, spremembi ali prenehanju državljanskih pravic in obveznosti (v skladu s členom 420 Civilnega zakonika Ruske federacije).
Pravilno prilagojeno sistem pogodbenega dela v podjetju lahko prepreči nepotrebne napake in nesporazume, ki črpajo človeške in finančne vire. Poleg tega se bo pomagal izogniti številnim sodnim sporom.
Na primer, najpreprostejša napaka v pogodbeno delo lahko vašo organizacijo pripelje ne le na arbitražno sodišče, ampak postane tudi razlog za sprožitev "davčne" kazenske zadeve. To pa lahko vpliva na ugled organizacije, v primeru razpisov pa negativno vpliva na njihove rezultate.
Avtor članka, ki se je povzpel po karierni lestvici od mesta pomočnika sekretarja do namestnika vodje pravne službe velikega zveznega enotnega podjetja, deli svoje izkušnje, pridobljene na področju organizacija dokumentnega obtoka pogodbe v podjetju. V tem članku si bomo podrobneje ogledali:
V začetni fazi gradnje sistemi pogodbenega dela treba je določiti načelo, po katerem bo zgrajen:
Če želite to narediti, morate opraviti raziskavo poslovnih procesov in načinov delovanja podjetja. Na podlagi prejetih informacij se postavlja vprašanje, za koga bo odgovoren organizacija pogodbenega dela:
Po analizi pogodbene delovne izkušnje v Rusiji lahko avtor članka reče, da v večini malih in srednje velikih podjetij dokumentarni tok pogodb"raztrgan" - razdeljen med posamezne delavce. Odgovorni izvajalec pripravi osnutek pogodbe, organizira njegovo potrditev, tajnik ali referent vpiše, pogodbo pa hrani bodisi odgovorni izvajalec, bodisi glavni računovodja podjetja ali kdo drug.
V velikih podjetjih se praviloma uporablja načelo centralizacije: odgovorni izvajalec pripravi osnutek pogodbe in ga posreduje pisarniški službi (ali pogodbenemu oddelku), ki usklajuje, sklepa, evidentira, evidentira in hrani pogodbe ter izdaja njihove kopije.
Trenutno je organizacija pogodbenega dela na centralizirani osnovi najbolj optimalna za velika podjetja z mrežo teritorialno oddaljenih oddelkov.
Priprava osnutka pogodbe (sestavljanje lastnega osnutka pogodbe ali pregled prejetega od nasprotne stranke) izvaja odgovorna oseba strukturne enote, ki da pobudo za sklenitev pogodbe, skupaj z odvetnikom.
V skladu s členom 161 Civilnega zakonika Ruske federacije je treba transakcije pravnih oseb med seboj in z državljani opraviti v preprosti pisni obliki, razen transakcij, ki zahtevajo notarsko overitev.
Osnutek pogodbe se predloži v potrditev in podpis, kot sledi: število izvodov:
V strukturi vsake poslovne pogodbe je priporočljivo predvideti naslednje: odseki, ki jih je v nekaterih primerih mogoče združiti ali ločiti:
Preverimo nasprotno stranko!
V fazi dela z osnutkom pogodbe je odgovorni izvajalec dolžan zagotoviti, da nasprotna stranka zagotovi paket dokumentov. To je posledica številnih razlogov. Dejstvo je, da sklenjena pogodba morda nima pravne veljavnosti (če jo na primer podpiše nepooblaščena oseba). Da bi se izognili takšnim presežkom, je treba skrbno pristopiti k preverjanju dokumentov nasprotne stranke.
Glede na prakso lahko rečemo, da je popolno preverjanje dokumentov nasprotne stranke (to je preverjanje ne le registracijskih in ustanovnih dokumentov, temveč tudi vrednostnih papirjev, korporativnih dokumentov, premoženja, revizorjevih mnenj, finančnih poročil itd.) primerno, kadar sklepanje daleč od vseh pogodb. Morda bo potrebno na primer ob vstopu v organizacijo, saj se pridobi delujoče podjetje, pri katerem bi lahko nastale določene obveznosti.
Seznam dokumentov, ki jih predloži nasprotna stranka, določi pravna služba organizacije. Tukaj je njihov vzorčni seznam za vašo obravnavo:
Splošni regulativni pravni akt, ki bi določal postopek za preverjanje dokumentov nasprotne stranke v vseh organizacijah, trenutno v Rusiji ne obstaja. Čeprav obstajajo ločeni posebni pravni akti. Kreditne institucije in poklicni udeleženci na trgu vrednostnih papirjev imajo na primer pravico zahtevati določene informacije o nasprotni stranki:
Na podlagi prakse dela lahko rečemo, da v večini primerov dokumente nasprotna stranka predloži brez težav. To je postalo pravilo v poslovnem komuniciranju. Težave se začnejo pri preverjanju dokumentov. Lahko se izkaže na primer, da je licenca ali pooblastilo poteklo. Če nasprotna stranka iz več razlogov ne more ali ne želi predložiti dokumentov, vas to mora opozoriti.
Pripravljen osnutek pogodbe odgovorni izvršitelj predloži službi za vodenje evidenc(ali pogodbeni oddelek) skupaj z paket dokumentov. V našem podjetju ga sestavljajo:
Listi za odobritev osnutkov sporazumov so evidentirani v posebnem dnevniku, ki omogoča jasno beleženje števila osnutkov sporazumov, predloženih v odobritev. Revija odraža tudi napredek pri usklajevanju osnutkov sporazumov. Prisotnost povezav do datuma prejema sporazuma v odobritev in datuma vrnitve strokovnjakov za odobritev pomaga spremljati pogoje odobritve s strani vsakega strokovnjaka za odobritev in njihovo kršitev;
Opozoriti je treba, da je zgornji seznam dokumentov približen, ker. vsako podjetje vzpostavi svoj postopek za pogodbeno delo, ki je v veliki meri odvisen od vrste dejavnosti organizacije in obsega pogodb. Iz zgornjega seznama ima vsako podjetje pravico izbrati tiste dokumente, ki so zanj najbolj optimalni.
Tako je na primer v velikih trgovskih in proizvodnih podjetjih zaželeno imeti pojasnilo k pogodbi. Daje jasno predstavo o namenu pogodbe. Če mora vodja podjetja dnevno podpisati veliko število pogodb, potem pojasnilo bistveno zmanjša čas, ki ga porabi za preučevanje pogodbe. Poleg tega zagotavlja potrebne informacije za odobritev zaposlenih.
V velikih trgovskih podjetjih, ki ponujajo blago ali storitve, so bile razvite standardne pogodbe, v tem primeru ni treba pripravljati pojasnila in morda soglasja. V majhnih podjetjih, kjer lahko vodja podpiše do 2 pogodbi na dan, ti dokumenti niso potrebni. Zato je treba k organizaciji pogodbenega dela pristopiti kreativno, analizirati številne dejavnike in izbrati najbolj optimalen način za pogajanja o pogodbah.
Usklajevanje osnutka sporazuma organizira pisarniško delo(ali pogodbeni oddelek).
Ker pogodbena razmerja servisirajo pravne, računovodske in finančne službe, se izkaže, da bi pogodbeno delo moralo skozi in skozi vse gospodarske dejavnosti podjetja prežemati. Je pravilno organiziran pogajanja o pogodbah pomaga odpraviti možnost negativnih posledic, povezanih z neveljavnostjo pogodbe ali dodatnih gospodarskih, davčnih, valutnih, carinskih in drugih izgub.
Vsako podjetje lahko samostojno določi seznam izvajalcev odobritev osnutka pogodbe ki bi morali biti zapisani v lokalnih predpisih. Praviloma so »vising« položaji:
Razpoložljivost dodatnih vizumov je odvisna od posebnosti poslane v odobritev pogodbe.
Za optimizacijo procesa pogajanj o pogodbah v organizaciji, standardne oblike pogodb, ki jih mora odobriti vodja organizacije (glej primer 2). Praviloma to velja za pogodbe, katerih sklenitev je povezana z glavno dejavnostjo podjetja: v trgovskih organizacijah so standardne pogodbe o dobavi, se zavarovalnice razvijajo standardne zavarovalne pogodbe.
Ob zaključku standardna pogodba njen osnutek je dogovorjen le s pravno službo, ki preveri skladnost predloženega osnutka dokumenta s standardnim in preveri dokumente nasprotne stranke. To bistveno skrajša čas za pogajanja o osnutku sporazuma.
treba razlikovati standardne pogodbe, ki jih odobri organizacija, in tako imenovane predloge pogodb, ki predstavljajo zgledna besedila pogodb. Za razliko od osnutki vzorčnih pogodb osnutke pogodb, ki so sestavljene na podlagi predloge, je treba dogovoriti s celotno paleto strokovnjakov v določenem podjetju.
Vsi strokovnjaki, ki se strinjajo z osnutkom pogodbe, naredijo zapiske v homologacijski list(glej primer 3), v primeru nestrinjanja z osnutkom sporazuma pa morajo na list za pripombe napisati obrazložen sklep ali ga izdati v obliki ločenega dokumenta (glej primer 4).
List odobritve, ki smo ga razvili v našem podjetju in vam ga prikazali v primeru 3, vsebuje razdelek »Podpis pogodbe«. Vendar je pomembno le za velika podjetja z velikim številom oseb, ki so upravičene do podpisa pogodb. Razdelek "Opombe" pomaga potrditi prenos dokumentov (njihov seznam) s strani zaposlenih v pisarniški službi (pogodbeni oddelek) odgovornemu izvajalcu za pošiljanje dokumentov nasprotni stranki, kar je zelo pomembno v primeru izgube dokumentov.
Če v podjetju ni pojasnjevalnih opomb, se lahko dodatne informacije vnesejo v list odobritve, tako da jih postavite pred razdelek »Sporazum«:
Pogoje za odobritev osnutka pogodbe s strani vsakega strokovnjaka je treba določiti v lokalnem regulativnem aktu, lahko je uredba o pogodbenem delu. Pri čemer odgovornost za izpolnjevanje rokov je dodeljen specialistom, ki izvajajo opazovanje, nadzor nad spoštovanjem rokov pa je dodeljen vodji službe za vodenje evidenc (vodja pogodbenega oddelka).
Če so komentarji pri opazovanih osebah do osnutek pogodbe ga uslužbenci pisarniške službe (pogodbeni oddelek) prenesejo izvajalcu za odpravo pripomb, nato pa ga ponovno pošljejo v potrditev. Če nesoglasja ostanejo, potem odgovorni izvajalec sproži sestanek, na katerem sodelujejo vodje zadevnih oddelkov. Sestanek se snema, na podlagi rezultatov pa se direktor organizacije odloči o smotrnosti ali nesmiselnosti sklenitve sporazuma.
Pri organizaciji postopka pogajanj o pogodbah je treba upoštevati en odtenek. V lokalnem regulativnem dokumentu praviloma določena so delovna mesta strokovnjakov, ki imajo pravico do vizumskih pogodb brez navedbe njihovih imen. To je smotrno, ker v primeru razrešitve ali premestitve odobritelja niso potrebne spremembe lokalnega regulativnega akta.
Vendar pa imajo v odsotnosti zaposlenih (ko so poslani na službeno pot, so na bolniški), ki imajo pravico odobritev pogodb, vršilci dolžnosti strokovnjakov zgoraj navedenih specialistov niso vedno imenovani. Zato se lahko za izvajanje neprekinjenega postopka pogajanj o pogodbah naročilu organizacije podeli pravica do potrjevanja osnutkov pogodb. dodatno določene zaposlene. Vzorčni vrstni red je prikazan v primeru 5.
Evidenčna služba (ali zaposleni pogodbenega oddelka) pripravi osnutek sporazuma, o katerem se dogovorijo vsi strokovnjaki, za podpis.
Obstajajo primeri, ko ena od strank, ko prejme sporazum, ki ga je podpisala in zapečatila druga stranka, zamenjal nekaj strani kršitev prejšnjih dogovorov. Da bi se izognili pojavu takšnih situacij, v praksi pogodbenega dela obstaja več načinov:
Pravica do podpisa pogodbe imajo:
To je treba upoštevati četudipogodba je podpisana ne zastopnik a prva oseba podjetja - morda nima vedno pooblastila za dokončanje transakcije.
Na primer, sprejetje sklepa o sklenitvi večjega posla, katerega predmet je premoženje delniške družbe, katerega vrednost je več kot 50 % knjigovodske vrednosti premoženja družbe na dan odločitev o sklenitvi posla mora odobriti skupščina delničarjev (člen 79 zveznega zakona z dne 26. decembra 1995 št. 208-FZ "O delniških družbah").
Podoben postopek je bil uveden za vodje enotnih podjetij. V skladu s členom 23 Zveznega zakona z dne 14. novembra 2002 št. 161-FZ "O državnih in občinskih enotnih podjetjih" je vodja enotnega podjetja omejen v količini opravljenih transakcij. Tako transakcija za odtujitev premoženja ne sme presegati 10% odobrenega kapitala ali 50 tisoč minimalnih plač, določenih z zakonom (trenutno je to 5.000.000 rubljev). Za večje transakcije je potrebno soglasje lastnika.
Podobne omejitve predvideva tudi čl. 46 Zveznega zakona z dne 8. februarja 1998 št. 14-FZ "O družbah z omejeno odgovornostjo".
Poleg tega lahko v ustanovnih dokumentih podjetja vsebujejo dodatne omejitve pooblastil prve osebe družbe. Če takšne omejitve obstajajo, je treba paziti, da odločitev o sklenitvi pogodbe potrdijo ustrezne osebe. V nasprotnem primeru se pogodba lahko razglasi za neveljavno na podlagi čl. 174 Civilnega zakonika Ruske federacije.
Če pogodbo podpiše oseba na podlagi pooblastila, Pozorni morate biti na to, kateri vrsti pripada. Glede na vsebino pooblastil, določenih v dokumentu, obstajajo tako imenovani:
Zakaj je pomembno vedeti to razliko? Že samo dejstvo, da ima oseba, ki podpisuje pogodbo, pooblastilo, še ne pomeni, da je oseba pooblaščena za sklenitev te pogodbe. Predstavljajte si posebne situacije (glejte primera 7 in 8). V obeh primerih bodo transakcije neveljavne.
Upoštevati je treba tudi to se izda pooblastilo za določeno obdobje, ki se določi po presoji osebe, ki ga je izdala, vendar ne sme presegati 3 let (člen 186 Civilnega zakonika Ruske federacije). Če v pooblastilu ni določen rok veljavnosti, ostane v veljavi eno leto od dneva izdaje. Pooblastilo, v katerem ni naveden datum izdaje, je nično. Ta dokument mora podpisati vodja organizacije ali oseba, ki ji je bila podeljena pravica do podpisa pooblastil. Nadomestno izdano pooblastilo je veljavno le v primeru notarske overitve v skladu s 3. odstavkom čl. 187 Civilnega zakonika Ruske federacije (z izjemo nekaterih primerov) rok veljavnosti takega pooblastila ne sme presegati obdobja veljavnosti pooblastila, na podlagi katerega je bilo izdano.
Vzorec posebnega pooblastila je prikazan v primeru 9. Upoštevajte, da mora odtis pečata vsebovati del naziva osebe, ki podpisuje pooblastilo. Poleg tega bomo navedli primer izdaje odredbe za preklic pooblastila za tako pogost razlog, kot je odpuščanje zaposlenega (glej primer 10).
V pisarniški službi (pogodbeni oddelek) naj hranijo se kopije (ali izvirniki) pooblastil za pravico do podpisa pogodb. Za sistematizacija informacij po pooblaščencu sestavi se register pooblastil za pravico do podpisa pogodb (glej primer 11). Vodjam oddelkov, ki pripravljajo osnutke pogodb, je treba zagotoviti kopije pooblastil. Na podlagi izdanih pooblastil se sestavi Register vzorcev podpisov oseb, ki so upravičene do podpisovanja pogodb (glej primer 12).
Predstavljamo vam matriko postopka dogovarjanja in podpisovanja pogodb (glej primer v primeru 13).
Simboli: P - znaki; MP - lahko podpiše; B - znamenitosti. Posebno pozornost posvetite simbolu MP - lahko podpišete. S pravnega vidika ima lahko več ljudi pravico do podpisa istih pogodb hkrati (najprej je to prva oseba organizacije, pa tudi druge osebe, ki imajo ustrezna pooblastila). Vendar pa lahko po postopku, določenem v organizaciji, homogene pogodbe podpiše samo ena oseba, druge osebe pa dobijo možnost izvrševanja svojih pooblastil le v primeru njegove odsotnosti (bolezen, službeno potovanje itd.).
Če ima podjetje prakso pošiljanja spremnih pisem skupaj s pogodbami, se lahko služba za vodenje pisarne (pogodbeni oddelek) zaupa funkcijo njihove priprave. Pisma so poslana podpiše upravnik skupaj z osnutkom sporazuma.
Vse pogodbe, ki jih podpiše prva oseba organizacije ali od nje pooblaščena oseba na podlagi pooblastila, so overjene s pečatom organizacije. Pečat je na pogodbi nameščen, ko:
Vse pogodbe, ki jih podpiše vodja podjetja (pooblaščena oseba), se prenesejo v pisarniško službo (pogodbeni oddelek) za registracijo z dodelitvijo ustrezne številke pogodbi.
Vsaka pogodbena stranka ji mora po podpisu dodeliti serijsko številko in zagotoviti njeno interno registracijo. Zato je številka pogodbe običajno zapletena, sestavljeno iz ločenih številk nasprotnih strank, ki so zapisane skozi ulomek, kar ni vedno priročno (glej primer 14).
V praksi obstaja še en način dodelitev pogodbene številke: če organizacija prejme pogodbo, ki jo je že eni strani dodelil številko, potem druga stranka, ki je opravila interno registracijo, na zadnji strani zadnje strani dokumenta navede svojo registrsko številko. V tem primeru se uporablja poseben žig, ki označuje ime organizacije, registrsko številko pogodbe in datum (glej primer 15). V tem primeru bo številka pogodbe številka, ki jo je dodelila nasprotna stranka (glej pogodbo št. AB104 z Leos LLC v primeru 16).
Ko organizacija prejme pogodbo brez številke, se ji dodeli številka, ki se ujema z registrsko številko, nato pa se prilepi na prvo stran dokumenta (glej pogodbo z MOR CJSC št. 116/10/06 v primeru 16).
 |
Za velika podjetja je mogoče priporočiti naslednjo strukturo registrska številka pogodbe: zaporedna številka vpisa v službo za vodenje evidenc, številka strukturne enote v skladu s potrjeno klasifikacijo v organizaciji ali črkovna oznaka strukturne enote, leto sklenitve pogodbe. Na primer: 108/07/06 ali 199-KS/06, kjer je KS črkovna oznaka komercialne službe.
Registracija pogodb se izvaja v posebnem dnevniku, ki se praviloma vodi v elektronski obliki. Priporočamo naslednjo sestavo stolpcev Dnevnika registracije pogodb:
Če organizacija uporablja oštevilčenje pogodb skozi ulomek, se namesto dveh stolpcev "registrska številka" in "dodatna številka (številka nasprotne stranke)" vnese ena - "številka pogodbe".
V številnih primerih, določenih z zakonom, pogodbe zahtevajo državno registracijo. Na primer:
Pogodba, podpisana v imenu vaše organizacije, se proti podpisu v odobritvenem listu prenese na odgovornega izvajalca (glej primer 3 v prvem delu članka na strani 35 marčevske številke revije za leto 2006) za prenos na nasprotno stranko. V naši organizaciji je za izročitev pogodbe nasprotni stranki odgovoren izvajalec po pogodbi. V velikih podjetjih je pošiljanje dokumentov praviloma dodeljeno službi DOW, ki mora voditi Register poslanih dokumentov.
Pogodbo lahko pošljete priporočeno po pošti s potrdilom o prejemu. Lahko se prenese proti podpisu na pooblaščene uradne osebe organizacije nasprotne stranke ali na drug način, ki vam omogoča zanesljivo potrditev dejstva o prejemu pogodbe.
Pri pošiljanju pomembnih dokumentov po pošti naj to storite s priporočeno pošto s potrdilom o prejemu. Sledenje vračanju obvestil vam bo omogočilo nadzor nad potekom dostave pogodb partnerjem. V nekaterih primerih je primerno poslati dokumente s seznamom prilog (v obliki dragocenih pisem in paketov).
Na žalost se dokumenti lahko izgubijo, poškodujejo ali dostavijo pozno, ko jih pošljete po pošti. V vseh teh primerih se lahko v skladu s Pravili za opravljanje poštnih storitev (potrjenim z Uredbo Vlade Ruske federacije z dne 15. aprila 2005 št. 221) obrnete na pošto z zahtevkom. Poleg tega tako poštnemu operaterju, ki je pošiljko sprejel, kot tudi poštnemu operaterju na naslovu poštne pošiljke. Poštni delavci so dolžni vaš zahtevek sprejeti v obravnavo v 6 mesecih od dneva pošiljanja dokumentov, ki jih iščete ali poškodovanih.
Zahtevek je vložen pisno. Priložene so mu kopije vseh dokumentov v zvezi z obravnavano problematiko. Najprej je to potrdilo o pošiljanju in popis priloge (če govorimo o dragoceni pošiljki). Kopija pogodbe o opravljanju poštnih storitev je priložena le, če je sklenjena. Če se bistvo reklamacije nanaša na zamudo pri dostavi preproste pošiljke, je treba predložiti njeno lupino z datumi prejema in prejema poštne pošiljke, ki so navedeni na njej.
Pogoji za obravnavanje zahtevkov so odvisni od geografije gibanja poštne pošiljke, s katero so nastale težave. Za pošiljke znotraj istega kraja vam je treba odgovoriti v 5 dneh. Za vse ostale poštne pošiljke in nakazila - v roku 2 mesecev.
Izdaja izvirnikov in kopij pogodb izvajajo delavci službe za vodenje evidenc (pogodbeni oddelek) na podlagi pisne zahteve. V našem podjetju je to dokumentirano z beležko. Navesti mora utemeljitev potrebe po pridobitvi dokumenta, komu (polno ime, delovno mesto) in za koliko časa je izdan. Glej primere beležk v primerih 17 in 18. Glej primer 19 za izpolnjevanje posebnega dnevnika, ki beleži dejstvo izdaje in vračanja dokumentov.
Pri izdaja prvotne pogodbe po postopku, ki je uveljavljen v našem podjetju, morajo zaposleni v evidenci (pogodbena služba) izdelati fotokopijo pogodbe in jo priložiti v zadevi.
Če želite ohraniti red in se izogniti izgubi pomembnih dokumentov, lahko občasno izvajate naslednji postopek. Evidenčna služba (pogodbeni oddelek) ob koncu meseca pripravi poročilo o gibanju pogodb. Na podlagi tega se vsem vodjem strukturnih oddelkov pošljejo opombe s seznamom pogodb, ki jih je treba vrniti (glej primer 20).
Notranji regulativni dokument bi moral opredeliti seznam registracijskih in sestavnih dokumentov, ki jih je treba zahtevati od nasprotne stranke pred sklenitvijo posla z njo. Sestava dokumentov je odvisna od tega, s kom se vaša organizacija ukvarja - ali je to fizična ali pravna oseba, rezident ali nerezident Ruske federacije (o tem vprašanju smo podrobneje razpravljali v prvem delu članka, objavljenem v prejšnja številka revije).
Vso potrebno dokumentacijo o nasprotni stranki odgovorni izvajalec skupaj s pogodbo posreduje pisarniški službi (pogodbeni oddelek), kjer se hrani. Dokumenti nasprotnih strank se oblikujejo v zadeve po kartotečnem sistemu po abecednem redu s splošnim imenikom, ki se običajno vodi v elektronski obliki (označuje tudi številko zadeve, v kateri so shranjene listine nasprotne stranke). Vsaki nasprotni stranki je mogoče dodeliti kodo.
Pri sklenitvi več pogodb z isto nasprotno stranko ponovna predložitev dokumentov ni potrebna. Po prejemu vsake nove pogodbe se dokumenti preverijo za:
Po potrebi se lahko od nasprotne stranke zahtevajo dodatni dokumenti.
Pogodbe, ki jih podpiše pooblaščena oseba organizacije, zaposleni v evidenci (pogodbenem oddelku) prenesejo na odgovornega izvajalca, pogodbe, ki jih podpišejo vse stranke (običajno so to dvostranski posli), pa ostanejo v evidenci za operativno hrambo. .
Vse pogodbe so oblikovane v zadeve v skladu z nomenklaturo zadev pisarniške službe (pogodbeni oddelek), ki je del Skupne nomenklature zadev podjetja. Pri sestavljanju nomenklature je zelo pomembno izbrati klasifikacijske sheme za njeno izdelavo.
|
Glavna zahteva je, da mora naslov zadeve jasno in v posplošeni obliki odražati glavno vsebino in sestavo dokumentov kompleksa, saj se po naslovu izvaja iskanje potrebnih dokumentov. Naslove zadev je mogoče določiti v postopku oblikovanja in izvrševanja zadev, v vsakem primeru pa je treba pri njihovem sestavljanju upoštevati uveljavljena pravila. Obvezni elementi naslova primera so:
|
V nekaterih primerih je mogoče oblikovati primere na objektni osnovi. Torej bodo v enem primeru oblikovane pogodbe, sklenjene z določeno organizacijo, ki bo delovala kot poseben predmet.
Zato je treba pri razvoju nomenklature primerov najprej razviti načelo klasifikacije pogodbe v podjetju na tak način, da omogoča najhitrejše iskanje pogodb, omogoča razumno distribucijo dokumentov in oblikovanje primerov. Dejansko se pogodbe pogosto ne sklepajo za eno leto, ampak z možnostjo njihovega naknadnega podaljšanja. Zato običajno v pisarniški službi (pogodbeni oddelek) shrani se lahko veliko število veljavnih pogodb, sklenjenih pred nekaj leti.
Obdobja hrambe dokumentov so vzpostavljeni v skladu s "Seznam standardnih dokumentov za upravljanje, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, z navedbo obdobja skladiščenja" (M., 2000), s seznami dokumentov oddelkov in drugimi regulativnimi dokumenti. Hkrati je treba posebej izpostaviti pogodbe s fiksnim rokom uporabnosti, na primer:
Opozoriti je treba, da morajo med shranjevanjem in oblikovanjem zadev vsako pogodbo spremljati ne le dodatni dogovori o njeni spremembi in dopolnitvi, temveč tudi pisma o spremembi podrobnosti pogodbe, če je tako določeno s pogoji pogodbe. strank, kot tudi pisma o odpovedi pogodbe v enostranskem okej. Taka pisma, prejeta od nasprotne stranke, morajo biti registrirana. Pisma, ki jih vaša organizacija pošlje nasprotni stranki, morajo biti tudi registrirana in označena, kot da jih je prejela pooblaščena oseba nasprotne stranke. Poleg vsake pogodbe je mogoče priložiti liste odobritev s specialističnimi vizumami.
Naj za primer navedemo delček nomenklature primerov pisarniške službe, neposredno povezanih s pogodbenim delom:
1 Glej zvezni zakon št. 115-FZ z dne 07. 8. 2001 "O preprečevanju legalizacije (pranja) premoženja, pridobljenega s kriminalom, in financiranju terorizma".
