Prenos dnevnic na kartico zaposlenega. Na kaj je treba biti pozoren glede stroškov

Izdana sredstva je mogoče nakazati na kartico "plača".

Opomba: Dopis Ministrstva za finance Rusije in Zvezne zakladnice z dne 10. septembra 2013 št. 02-03-10 / 37209 in št. 42-7.4-05 / 5.2-554

Uredba o izdaji bančnih kartic, ki jo je potrdila Banka Rusije z dne 24. decembra 2004 št. 266-P, ureja seznam poslov, ki jih lahko fizične in pravne osebe opravljajo z bančnimi karticami. Piše, da lahko pooblaščeni delavec z bančno kartico plača poslovne stroške organizacije (vključno s stroški dobave blaga, opravljanja dela, opravljanja storitev, potnih stroškov).

Toda v takšni situaciji prenos odgovornih zneskov na kartico organizacije povzroča nekaj neprijetnosti. Ker bo treba pri plačilu potnih stroškov za vsakega od odgovornih oseb, poslanih na službeno pot, odpreti poslovne kartice. Poleg tega boste morali za nadomestilo zaposlenim za dokumentirane stroške prejeti gotovino s kartico organizacije, čemur sledi izdaja gotovine zaposlenemu iz blagajne organizacije.

V zvezi s tem se postavlja vprašanje:

Ali je mogoče navedene obračunske zneske za službeno potovanje in nadomestilo za potrjene stroške prenesti ne na poslovne kartice, temveč na "plačne" kartice zaposlenih?

Opomba: Plačna kartica zaposlenega je plastična kartica, na katero računovodstvo nakaže plačo zaposlenega. To je priročno, saj prisotnost plačne kartice prihrani računovodski čas in denar za izplačilo.

To je mogoče storiti, ministrstvo za finance in Zvezna blagajna za to ne vidita ovir. " Da bi čim bolj zmanjšali obtok gotovine«, ob upoštevanju pa tudi nesmotrnosti izdaje organizacijskih izkaznic vsakemu napotenemu zaposlenemu in posebnosti nastajanja stroškov v zvezi z nadomestilom potrjenih stroškov, navedeni avtorji pisma menijo, da je mogoče zgornja obračunska sredstva prenesti na kartice zaposlenih .

Opomba: Glavna stvar je, da je postopek plačila odgovornih sredstev določen v računovodski politiki organizacije.

Plača je plačilna kartica.

Plačna kartica- bančna plastična kartica, ki se uporablja za izplačilo plač in drugih gotovinskih obremenitev (bonusi, potni dodatki, materialna pomoč itd.) Uslužbencu organizacije, ki je sklenila pogodbo o storitvah z banko v okviru plačnega projekta.

Običajno se debetne kartice izdajo za izplačilo plač, pogosto pa banke za takšne kartice določijo omejitev prekoračitve v višini dveh ali več plač.

Z uporabo plačne kartice lahko zaposleni v organizaciji dostopa tudi do sistema internetnega bančništva, ki omogoča spremljanje statusa plačne kartice in izvajanje različnih plačil kadar koli prek interneta.

Funkcionalnost plačilnih kartic je enaka kot običajne debetne kartice ali debetne kartice z dovoljenim prekoračitvijo. Pri uporabi plačilnih bančnih kartic ni omejitev.

1. 
   Vodja ima pravico določiti katero koli obdobje, v katerem lahko računovodja hrani denar. Toda dokler zaposleni ne poroča o prejetih sredstvih, mu ni mogoče dati naslednjega predplačila.

Ali je mogoče denar za službeno potovanje nakazati na plačno kartico zaposlenega?

Iz tega članka se boste naučili:

1. Ali je mogoče denar za službeno potovanje nakazati na plačne kartice zaposlenih.
2. Katere dokumente izdati, da lahko prosto nakažete denar na kartico.
3. Kako potrditi, da je zaposleni namensko porabil potni denar.

Če imate "poenostavljeno" s predmetom "dohodek".

Stran ni najdena

Ta članek bo zanimiv za vse delodajalce, ki svoje zaposlene pošiljajo na službeno pot, vključno z vami.

Najpogosteje jim delodajalci, ki svoje zaposlene pošiljajo na službeno pot, dajo v gotovini za hrano, nastanitev in druge stroške. Hkrati se izda odškodninski denarni nalog za določen znesek. Vendar to ni priročno za vsakogar. Zdaj vse več podjetij plače prenaša na kartice. In denarja na blagajni morda preprosto ni, saj mnogi delajo z bančnim nakazilom. Ali je v takih primerih možno na enak način nakazati potne dodatke - neposredno na plačno kartico delavca? Odgovor na to vprašanje dolgo ni bil jasen. Ker v regulativnih dokumentih ni nedvoumne prepovedi takšnih dejanj, ni pa tudi dovoljenj. V takšni situaciji so se računovodje prisiljeni sami odločati, kaj bodo, in na lastno odgovornost in tveganje nakazovali denar na plačno kartico.

Pomembna okoliščina. Potne dodatke lahko prenesete na plačilne kartice zaposlenih, potem ko je tak postopek določen z internim dokumentom. na primer o računovodskih usmeritvah.

Vendar pa je pred dnevi Ministrstvo za finance Rusije skupaj z Zvezno zakladnico razvilo nedvoumno stališče: potne dodatke je mogoče prenesti na plačno kartico, glavna stvar je, da je postopek za takšne izračune pravilno izveden. (Pismo Ministrstva za finance Rusije N 02-03-10 / 37209, Zvezna zakladnica N 42-7.4 -05/5.2-554 z dne 10. 9. 2013). Takoj ugotavljamo, da kljub temu, da je to pismo naslovljeno na proračunske institucije, se njegove določbe lahko razširijo tudi na komercialna podjetja. Vabimo vas, da komentirate ta pojasnila.

Kako izdati potovalno dovoljenje

Potni denar lahko nakažete na plačne kartice zaposlenih le, če je taka možnost predvidena s pogoji pogodbe, sklenjene z banko. na primer, tam je lahko navedeno, da se odgovorna sredstva, vključno s potnimi dodatki, prenesejo na plačno kartico (člen 2.5 Uredbe, ki jo je odobrila Banka Rusije z dne 24. decembra 2004 N 266-P). In če pogoji sporazuma z banko predvidevajo samo prenos plač na kartico, bo prenos drugih zneskov v nasprotju s pravili za njegovo uporabo. In to se lahko šteje za plačo. Potem bo potrebno plačilo dohodnine, sicer pa banka takšnega plačila sploh ne bo zamudila.

Poleg tega bi morali v notranjem dokumentu podjetja določiti možnost brezgotovinskega plačila na službenih potovanjih (člen 168 delovnega zakonika Ruske federacije). na primer, v računovodski usmeritvi. Tam je mogoče navesti, da se lahko s plačno kartico plačajo potni stroški, če je delavec prejel predujem za službeno potovanje vnaprej, pred začetkom službenega potovanja (dopis Ministrstva za finance Rusije z dne 29.12. /2011 N 14-01-07 / 1396-1966).

Tudi ukaz vodje o prenosu akontacije za službeno potovanje na njegovo osebno izkaznico ne bo motil. Potrebo po tem dokumentu je potrdilo sodišče (odločba Zvezne protimonopolne službe severozahodnega okrožja z dne 11. februarja 2008 v zadevi N A52-174 / 2007). In seveda morate imeti vse dokumente, ki utemeljujejo namen plačila: nalog za pošiljanje zaposlenega na službeno potovanje, potno potrdilo, dokumente za najem stanovanja itd. In tako, da davčni organi in zaposleni v zunajproračunski skladi denarja, nakazanega na kartico zaposlenega, ne obravnavajo kot plačo, vedno navedite namen plačila "za potne stroške". Isti razlog bo banki pomagal zamuditi plačilo.

Na opombo. Da bo banka preskočila izplačilo z višino potnih nadomestil na plačni kartici zaposlenega, pri namenu plačila ne pozabite navesti »za potne stroške«.

Potrditev, da zaposleni ni porabil denarja za osebne potrebe, bo njegovo predhodno poročilo s priloženimi dokazili. Za udobje lahko razvijete svoj obrazec za poročilo o stroških, ki zagotavlja druge načine izdajanja denarja in ne samo gotovine.

Nianse, ki zahtevajo posebno pozornost. Predplačilo za službeno potovanje se lahko nakaže na plačno kartico zaposlenega. Glavna stvar je, da mora biti takšna možnost predvidena z bančnim sporazumom, sam postopek pa bi moral biti določen z internim dokumentom. na primer, računovodska politika.

Pri bančnem plačilu za nakazilo akontacije morate navesti namen plačila "za potne stroške".

N.N.Titova

Strokovnjak revije "Poenostavitev"

Skoraj vse o poslovnih potovanjih. plačilo potnih stroškov na kartični račun delavca. 7. del

V prejšnjih številkah smo podrobno preučili postopek proračunskega obračunavanja potnih stroškov tako za službena potovanja v Rusijo kot za službena potovanja v tujino.

Vendar se namerno nismo dotaknili vprašanja plačevanja potnih stroškov z bančnimi (plastičnimi) karticami, čeprav je v zadnjem času takšna shema v praksi vse bolj razširjena, zlasti pri potovanjih v tujino. Konec koncev je veliko bolj priročno, da odgovornih zneskov ne izdajate v gotovini (vključno z gotovino v tuji valuti), ampak potrebne zneske nakažete na bančne račune zaposlenih s kartico.

Temu vprašanju bo posvečen naš današnji članek.

O možnosti uporabe te možnosti

Možnost povračila stroškov, povezanih s službenimi potovanji, s prenosom sredstev na bančne račune zaposlenih - posameznikov, odprtih za transakcije z uporabo bančnih kartic, potrjuje zlasti pismo Centralne banke Ruske federacije z dne 24. decembra 2008. N 14-27 / 513.

Seveda, da bi se izognili morebitnim sporom - na primer, da revizorji in davčni inšpektorji ne bi menili, da je znesek, ki je nakazan na račun zaposlenega, plača (odvisna od dohodnine in zavarovalnih premij) in ne povračila potnih stroškov - zavod bi moral v internih dokumentih (v lokalnih predpisih), na primer v Uredbi o službenih potovanjih, ali v Uredbi o obračunih z odg. oseb, ali v kolektivni pogodbi.

Mimogrede, v istem pismu Centralne banke Ruske federacije je poudarjeno, da če je organizacija s kolektivno pogodbo ali lokalnim regulativnim aktom predvidela možnost prenosa denarja za potne stroške na bančne kartice zaposlenih , banka nima razloga, da takšnega plačila ne bi zamudila.

Da, in sodniki potrjujejo tudi možnost uporabe osebnih računov zaposlenih. na primer, v Resoluciji Zvezne protimonopolne službe severozahodnega okrožja z dne 11. februarja 2008 v zadevi N A52-174 / 2007 se sodniki niso strinjali z davčnimi inšpektorji, ki so odločili, da ker so bila sredstva prenesena na " plača" bančne kartice zaposlenega v organizaciji in iz nje umaknjena, je treba ta plačila šteti za plače in s tem za dodatne obračune UST, dohodnino, prispevke za OPS, kazni in globe. Ker je organizacija predložila avansna poročila za del teh plačil in vhodni blagajniški nalog za vračilo dela neporabljenega predujma ter nalog direktorja o odobritvi izdaje denarja po poročilu iz blagajne in od tekoči račun na bančno kartico odgovorne osebe, poleg tega pa, ker plačilni nalogi o nakazilu denarnih zneskov niso vsebovali navedbe, da gre za plačo, je sodišče ugotovilo, da davčni organ ni imel zadostnih razlogov za priznanje zneske, ki jih je družba izdala zaposlenemu kot plačo zaposlenega.

proračunsko računovodstvo

Seveda bo uporaba takšne sheme privedla do dejstva, da se bodo vpisi v proračunsko računovodstvo razlikovali od tistih, ki se izvedejo pri plačilu predujma potnih stroškov v gotovini.

Če se izda avans za službeno potovanje

V skladu z odstavkom 166 Navodil za proračunsko računovodstvo, odobrenega z Odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 30. decembra 2008 N 148n, je treba predujme za poročilo izdati z odredbo vodje institucije na podlagi pisna vloga prejemnika z navedbo namena predujma in obdobja, za katero je izdan. Na tej vlogi mora računovodja prilepiti ustrezen račun za analitično knjigovodstvo računa KRB 020800000 »Poračuni z odgovornimi osebami« in zabeležiti, da ta odgovorna oseba nima dolgov po predhodnih predujmovih.

Ta postopek se uporablja tako v primeru, ko se akontacija plača v gotovini, kot tudi v primeru, ko se akontacija potnih stroškov izvede z negotovinskim nakazilom sredstev na račun bančne kartice zaposlenega (na primer na njegovo plačno kartico). ).

To pomeni, da mora zaposleni za prejem predujma napisati vlogo, naslovljeno na vodjo proračunske institucije, ki pa pooblasti izdajo predujma s prenosom denarja na kartico, ki jo opravi računovodstvo. .

Predplačilo za potne stroške na bančni račun zaposlenega (na negotovinski način) s podobno poravnalno shemo se odraža v naslednjih vnosih:

Za potrditev stroškov, plačanih z bančno kartico, morajo zaposleni predložiti ne le "standardne" dokumente: potne vozovnice, hotelske račune, račune za nakup materialnih sredstev itd., temveč tudi posebne dokumente (slipse), ki potrjujejo dejstvo uporabe kartice. v obračunih (praviloma se lističi natisnejo pri transakciji s kartico v hotelu, trgovski organizaciji itd. za potrditev transakcije), pa tudi bančni izpiski na računu, ki potrjujejo bremenitev sredstev z računa v plačilo za določene storitve in blago.

Postopek predložitve dokumentov pri uporabi bančnih kartic je priporočljivo odražati v računovodski politiki ali drugem lokalnem aktu institucije.

Odpis nastalih potnih stroškov, če so plačani z bančno kartico zaposlenih, se izvede na enak način kot pri plačilu akontacije potnih stroškov v gotovini.

Primer 1. Uslužbenec zavoda je bil poslan na službeno pot. Potni stroški se financirajo iz proračuna.

Plača se mu predujem za potne stroške v višini 6900 rubljev, vključno z:

• dnevni dodatek - 800 rubljev;
• sredstva za nakup vstopnic - 5000 rubljev;
• sredstva za plačilo stroškov najema stanovanja - 1100 rubljev. Predplačilo v skladu z internimi predpisi zavoda se izvede z nakazilom sredstev na račun bančne kartice zaposlenega.

V skladu z vnaprejšnjim poročilom zaposlenega, ki ga je odobril predstojnik zavoda, in dokumenti, ki so mu priloženi, so dejanski stroški službenega potovanja znašali:

• dnevni dodatek - 800 rubljev;
• stroški vstopnic - 4860 rubljev. (priložene z gotovino plačane listke, ki jih je delavec dvignil s kartice na bankomatu);
• pristojbina za zagotavljanje posteljnine - 140 rubljev. (priloženo potrdilo o plačilu);
• stroški bivanja v hotelu so 1100 rubljev. (plačilo s kartico, priloženo potrdilo hotela, listek, bančni izpisek na računu zaposlenega o bremenitvi sredstev v korist hotela).

Računovodja je obračune z napotenim delavcem odražal takole:

Če se dejanski stroški razlikujejo od zneska vplačane akontacije (obstajajo prihranki ali prevelika poraba), se razlika poravna po dogovoru med delavcem in vodjo zavoda.

na primer, če pride do prekoračitve, se lahko povrne v gotovini pri blagajni ali z nakazilom razlike na isti TRR zaposlenega. In če delavcu ostane neporabljen znesek, se lahko zagotovi, da ga plača v gotovini na blagajno zavoda ali pa ga zadrži od plače zaposlenega.

Če se stroški povrnejo po dejstvu

Veljavna zakonodaja predvideva obveznost delodajalca, da delavcu, ko je napoten na službeno potovanje, izda denarni predujem za plačilo stroškov, povezanih s službenim potovanjem. Zlasti taka zahteva je vsebovana v členu 10 Uredbe o posebnostih pošiljanja zaposlenih na službena potovanja, ki je bila odobrena z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 13. oktobra 2008 N 749.

Včasih pa se v praksi pojavijo situacije, ko napoteni delavec porabi svoja osebna sredstva, torej strogo povedano, posoja instituciji. Hkrati se ne more šteti za dobavitelja (upnika) in Navodilo o proračunskem računovodstvu ne predvideva drugih računov za obračunavanje obračunov z odgovornimi osebami, razen računa KRB 020800000 »Poračuni z odgovornimi osebami«. To pomeni, da je treba prav ta račun uporabiti za prikaz transakcij, ne glede na to, ali je bil napotenemu delavcu izdan predujem ali ne.

Osnova za povračilo stroškov bo poleg predhodnega poročila, ki ga je odobril vodja s priloženimi dokazili, vloga zaposlenega za izplačilo nadomestila njemu (vključno na njegov kartični račun). Poleg tega je s kolektivno pogodbo ali drugimi lokalnimi predpisi priporočljivo predpisati možnost in primere povračila potnih stroškov, ki jih ima delavec na lastne stroške.

Primer 2. Spremenimo pogoje primera 1 in predpostavimo, da je bila službena pot nujna in je delavec stroške plačal na svoje stroške. Vodja zavoda se je odločil, da delavcu povrne stroške tako, da nakaže ustrezne zneske na njegovo plačno kartico. Zaposleni je napisal ustrezno izjavo, naslovljeno na vodjo zavoda.

V tem primeru se bodo operacije odražale na naslednji način:

Na opombo. Potovalna pojasnila

Ni nenavadno, da želi napoteni delavec na lastne stroške ostati na kraju službenega potovanja po koncu le-tega še nekaj dni (na primer ob koncih tedna), zato datum konca službenega potovanja ni sovpada z datumom, navedenim na povratni vozovnici. Pošiljanje zaposlenega je ekonomsko upravičeno in dokumentirano.

V dopisu št. 03-03-06/1/545 z dne 16. avgusta 2010 je rusko ministrstvo za finance dalo podroben, a ne povsem nedvoumen odgovor na to zahtevo. Nejasnost se nanaša predvsem na obdavčitev dohodnine na zneske, porabljene za vstopnice.

V dopisu N 03-04-06/6-205 z dne 06.09.2010 je pojasnjeno, kako izračunati dohodnino od dnevnic za zadnji dan službenega potovanja v tujino. Za določitev zneska dnevnice, oproščene obdavčitve, se sprejme dnevnica za zadnji dan službenega potovanja v višini 700 rubljev. Nadaljnja pojasnila o elektronskih vozovnicah so podana v pismu Ministrstva za finance Rusije z dne 16. 8. 2010 N 03-03-07/27.

N.N. Šiškoedova

Strokovni svetovalec

Založba "Računovodski svetovalec"

Organizacija je z banko sklenila »pogodbo o izdaji, izdaji in vzdrževanju poravnalnih (debetnih) bančnih kartic zaposlenih v organizaciji«, ki se na kratko imenuje »plačni projektni sporazum«. Banka zaposlenim izda bančne kartice Visa Classic in odpre posebne račune za prenos plač zaposlenim. Ali je mogoče na te kartice zaposlenim prenesti ne le plače, temveč tudi zneske posojil, potovanja in obračunane zneske?

Namen plačnih projektov je izključno ekonomski. Z izdajo velikih serij kartic, organizacijo dokumentarnega toka pri prenosu plač, prenosom večine stroškov servisiranja kartic s posameznikov na delodajalce, banka znižuje svoje stroške. Zaposlovalna organizacija znižuje stroške z zmanjšanjem števila gotovinskih plačil. Hkrati banka pri izdaji kartice plačnega projekta posamezniku še vedno sklene pogodbo o bančnem računu.

Na podlagi odstavka 3 čl. 845 Civilnega zakonika Ruske federacije banka ni upravičena določati in nadzorovati smeri porabe sredstev stranke in določati druge omejitve, ki niso določene z zakonom ali pogodbo o bančnem računu, glede njene pravice razpolaganja s sredstvi pri po lastni presoji. Poleg tega je banka dolžna za stranko opravljati posle, ki so za račune določene vrste predvideni z zakonom, v skladu z njim določenimi bančnimi pravili in poslovnimi praksami, ki se uporabljajo v bančni praksi, razen če pogodba o bančnem računu določa drugače (čl. 848 Civilnega zakonika Ruske federacije).

Obtok bančnih kartic v Rusiji ureja Pravilnik o izdaji plačilnih kartic in o operacijah, ki se izvajajo z njihovo uporabo, ki jih je potrdila Banka Rusije z dne 24. decembra 2004 št. 266-P (v nadaljnjem besedilu: Pravilnik). . V skladu s tem dokumentom ima posameznik pravico opravljati transakcije v rubljih na svojem računu bančne kartice, v zvezi s katerimi zakonodaja ne določa prepovedi (omejitve) njihovega opravljanja.

Postopek delovanja banke pri izvajanju plačil s plačilnimi karticami je določen tudi z internimi bančnimi pravili (točka 1.11 Pravilnika). Ravno na podlagi teh pravil banka zlasti sklepa pogodbe za plačne projekte. Zato lahko ta sporazum določi (ali, nasprotno, omeji) pravico organizacije, da na račune plačnih projektnih kartic pripiše vse zneske, ki niso "plačni".

Po čl. 168 delovnega zakonika Ruske federacije se postopek in znesek povračila stroškov, povezanih s službenimi potovanji, določita s kolektivno pogodbo ali lokalnim regulativnim aktom organizacije. Hkrati enotna oblika predhodnega poročila št. AO-1, ​​odobrena z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 1. avgusta 2001 št. 55, predvideva samo izdajo denarja na račun. v gotovini. Vendar pa lahko organizacija razvije svojo obliko vnaprejšnjega poročila, pri čemer upošteva druge metode za prejemanje in vračanje odgovornih zneskov (del 4, člen 9 Zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu"). .

V skladu s tem je priporočljivo vključiti v računovodsko politiko organizacije postopek za obračune z bančnimi karticami z zaposlenimi, vključno s primeri izdajanja odgovornih zneskov, potnih nadomestil in posojil (2. del 8. člena Zveznega zakona št. 402-FZ z dne 06. 12. 2011, str. 4 PBU 1/2008).

Na podlagi zgornjih norm, pa tudi ob upoštevanju stališča regulativnih organov in arbitražne prakse (glej pisma Ministrstva za finance Rusije z dne 25. avgusta 2014 št. 03-11-11 / 42288 z dne 29. decembra 2011 št. Rusije z dne 26. 7. 2011 št. 42-7.4-05/5.2-500, Ministrstva za finance Rusije št. 02-03-10/37209 in zakladnice Rusije št. /42-7.4-05/5.2 -554 z dne 10. 9. 2013, Centralna banka Ruske federacije z dne 24. 12. 2008 št. 14-27 / 513, odločbe štirinajstega arbitražnega pritožbenega sodišča z dne 5. aprila 2011 št. Severozahodno okrožje z dne 11. februarja 2008 št. A52-174 / 2007) lahko sklepamo tako.

Organizacija ima pravico prenesti potne, druge obračunane zneske, pa tudi znesek posojil zaposlenim na njihove plačne kartice:

Če to ni prepovedano s pogodbo o plačnem projektu;

Če je to v skladu z določili računovodske politike organizacije o postopku pretoka dokumentov pri obračunih z zaposlenimi;

Če to ni v nasprotju z določbami kolektivne pogodbe ali lokalnega regulativnega akta organizacije o postopku za povračilo potnih stroškov.

Poleg tega je po navedbah ministrstva za finance v plačilnih nalogih za prenos odgovornih sredstev treba navesti, da so odgovorni. Poleg tega mora organizacija od zaposlenega prejeti pisno vlogo za prenos obračunanih zneskov na njegovo osebno bančno kartico z navedbo podrobnosti, zaposleni pa mora k predhodnemu poročilu priložiti dokumente, ki potrjujejo plačilo z bančno kartico.

Vsa taka dejanja "pozavarovanja" bodo po potrebi pomagala inšpektorjem inšpektorata Zvezne davčne službe in neproračunskih skladov dokazati, da denar, nakazan na plačno kartico, ni plača, od katere je bil pomotoma odtegnjen dohodnina in za katero zavarovalne premije niso bile obračunane.

Prijava delavcev na službeno pot se začne z Odredbo o napotitvi delavca na službeno pot. Označuje, za kakšno obdobje gre zaposleni na službeno potovanje, kam in za kakšne namene. Spremni dokument je delovna naloga, ki podrobneje določa namen potovanja, faze interakcije z izvajalci, kupci, potencialnimi kupci ali drugimi osebami.

Po izvršitvi naročila in uradne naloge sledi plačilo akontacije, namenjene porabi na službenem potovanju. Predplačilo krije dnevne stroške: nastanitev, prehrano in povezane stroške (potovanje v kraj).

Kdaj plačati akontacijo - pred ali po službenem potovanju?

Ob napotitvi na službeno pot se delavcu izplača denarni predujem za plačilo potnih stroškov in najema stanovanja ter dodatnih stroškov, povezanih z bivanjem izven kraja stalnega prebivališča (dnevnica).

Končna plačila se izvršijo ob vrnitvi delavca s službenega potovanja, potem ko je sestavil predračun in nakazal vse nastale stroške. Če pred odhodom vplačana akontacija teh stroškov ne krije, se delavcu izplača preostali znesek. Toda to se zgodi po odobritvi predhodnega poročila s strani direktorja organizacije ali pooblaščene osebe, ker so pogosto stroški, ki z vidika komercialne dejavnosti niso upravičeni. Recimo, da je uslužbenec na službenem potovanju pojedel večjo vsoto denarja v restavraciji in predračunu priložil ček. Direktor lahko te stroške šteje za nerazumne, zato stroški delavcu v tem primeru ne bodo povrnjeni.

Kako izdati potne dodatke - z blagajne organizacije ali nakazilo na bančno kartico zaposlenega?

V tem primeru sta možni obe možnosti.

Če je denar izdan iz blagajne, se zabeleži, da so bili izdani za potne stroške. Poleg tega je blagajniškemu nalogu priložena izjava zaposlenega, v kateri zahteva plačilo denarja. Ta zahteva je v veljavi od leta 2012.

Pri nakazilu potnih nadomestil na osebno izkaznico delavca je iz namena izplačila navedeno tudi, da je ta denar za službeno potovanje ali gre za dnevnico, odvisno od tega, kako je namen potovanja formuliran v potnem potrdilu.

Izpolnjevanje potne listine

Ko je denar prejet, se obdelajo vsi dokumenti, zaposlenemu se izda potno potrdilo, nato pa se v kadrovski službi, računovodstvu ali pri tajnici žigosa, ko odide na službeno potovanje (naveden je datum), od koder odhaja, podpis osebe, ki potrjuje odhod zaposlenega z delovnega mesta.

Za datum, ko je uslužbenec napoten na cilj, se šteje datum, ko se ob odhodu izpolnijo stolpci na hrbtni strani potnega potrdila. Po prihodu na kraj službenega potovanja označi prihod v računovodstvo, pri tajnici ali drugi osebi, ki ima žig organizacije.

Zgodi se, da je napotenega uslužbenca napoteno na eno mesto, pa mora za reševanje nekaterih delovnih nalog v druge organizacije. V takih primerih je treba na hrbtni strani potnega potrdila razbrati vse točke, kamor delavec pride in od kod odhaja, da ne bi bilo težav pri utemeljitvi potnih stroškov.

Zadnja faza izpolnjevanja zadnje strani pride, ko se zaposleni vrne v svojo organizacijo. Ob prihodu v organizacijo postavi oznako v kadrovski službi in na tem se zadnja stran potnega potrdila šteje za dokončano. V treh delovnih dneh po vrnitvi s službenega potovanja mora delavec prijaviti in predložiti vnaprejšnje poročilo o vseh nastalih stroških.

Kako izpolniti predhodno poročilo

Poročilo o stroških je dokument, v katerega so vloženi vsi primarni dokumenti, ki potrjujejo stroške.

Na naslovni strani piše:

• Polno ime zaposlenega
• pododdelka
• datum predhodnega poročila

Na hrbtni strani predhodnega poročila zaposleni navede:

• imena primarnih dokumentov ali imena stroškov
• znesek, naveden v dokumentu
• skupni znesek stroškov
• podpis

Po izpolnitvi hrbtne strani se predhodno poročilo predloži računovodstvu. Računovodski servis na dnu poročila o izdatkih izpolni hrbtenico, v kateri so navedeni podatki: kdo je predložil poročilo o izdatkih, številka obračuna izdatkov, datum, kdo je sprejel poročilo o izdatkih. Hrbtenica se odtrga in izroči delavcu kot potrditev, da je oddal to predhodno poročilo.

Na kaj morate biti pozorni pri stroških?

1. Transport

Upoštevati je treba, da so stroški potovanja v javnem prevozu (trolejbus, avtobus, tramvaj) vključeni v dnevnico, zato ima delodajalec pravico, da jih ne povrne. To ni predvideno z zakonom. Stroški podzemne železnice se povrnejo ob predložitvi računa in vozovnice.

Delodajalec je dolžan povrniti stroške za vlake na delo in dolge razdalje. Povrne se tudi potovanje z minibusom iz ene občine v drugo. Hkrati se potovanje z minibusom znotraj mesta ne povrne.

2. Najem stanovanja

Do leta 2012 so veljale omejitve glede stroškov stanovanj. Trenutno najem stanovanj ni zakonsko omejen, vse je odvisno od tega, kako se zaposleni dogovori z delodajalcem. Če vam delodajalec z internimi dokumenti dovoli najem nastanitve v hotelu s petimi zvezdicami, potem lahko to stori delavec. Stroški celotnega zneska bodo v tem primeru vključeni v strošek.

3. Stroški reprezentance

Med službenim potovanjem delegacije lahko nastanejo različni dodatni stroški, na primer tisti, povezani s stroški gostinskih lokalov ipd. V takih primerih velja omejitev stroškov gostovanja (do 4 % stroškov dela zavezanca za to poročevalsko/davčno obdobje). ) začne veljati). Če ta omejitev ni presežena, se lahko pri obračunu davkov upoštevajo vsi izdatki (davek na dobiček ali davek v zvezi z uporabo poenostavljenega davčnega sistema).

Kaj storiti, če stroški presegajo dovoljene meje? V takih primerih lahko delodajalec delavcu povrne vse stroške, čeprav je norma presežena, vendar jih lahko pri obračunu davkov upošteva le v obsegu, v katerem se uporablja zakon, in odpiše preostanek izgube. .

Dnevni dodatek

Dnevni dodatek

Trenutno vam zakon dovoljuje izplačevanje dnevnic, ki niso predmet dohodnine, v mejah 700 rubljev. na dan. Če pa gre na primer direktor na službeno potovanje, potem lahko domnevamo, da 700 rubljev. dan mu ni dovolj. Lahko se mu dodeli velik znesek, medtem ko bo znesek, ki presega 700 rubljev, obdavčen z dohodnino v višini 13%.

V primeru službenih potovanj v tujino se dnevnica razlikuje glede na to, v katero državo je poslovni potnik poslan. To ureja tudi zakon.

Dokumenti, ki potrjujejo dnevnice

Višino dnevnice potrdi direktor, v kateri je mogoče predpisati, za katere kategorije delavcev se določi višina dnevnice. Nastavite lahko poljuben kriterij (po oddelkih, delovnih mestih, priimkih itd.), ki ga je mogoče nedvoumno interpretirati in uporabiti pri določanju dnevnic v naročilu.

Izračun potnega dodatka

Dnevnica se izplačuje za vse dni, ko je delavec na službeni poti. Potnine se izračunajo po koledarskih dneh na podlagi povprečne plače.

Primer

Plača zaposlenega je 20.000 rubljev, poslan je na poslovno pot. Toda prejšnji mesec je zaposleni prejel letni bonus v višini 100.000 rubljev. Pri izračunu plačila za dni potovanja se upošteva ta premija, plačana prejšnji mesec. To bo vplivalo na znesek, ki se dnevno obračuna zaposlenemu. Če bi ta mesec delal v organizaciji in ne bi šel na službeno pot, bi prejel 20.000 rubljev. Ker pa je šel na službeno potovanje, bo znesek, ki ga bo prejel, izračunan na naslednji način:

Napake pri izračunu dnevnic

Včasih računovodja napačno izračuna znesek potnih nadomestil in zaposleni začne ugotavljati, kako mu je bila izračunana povprečna plača. Zgodi se, da nekaterih plačil niso upoštevali ali službene poti sploh niso šteli glede na povprečni zaslužek, ampak so preprosto obračunali plačo. Delavec ima pravico zahtevati obračunavanje plač na podlagi povprečnega zaslužka, kar bo znatno povečalo njegova izplačila v tekočem mesecu.

Včasih se zgodi ravno nasprotno. Na primer, prejšnji mesec se je uslužbenec preselil z enega delovnega mesta na drugo, povprečna plača pa je bila nižja od njegove plače. V tem primeru bo plača za čas, porabljen na službenem potovanju, nižja.

Plačilo vikendov in nadur na službenem potovanju

Zgodi se, da mora zaposleni ne le delati na službenem potovanju na prost dan, ampak tudi obdelovati. To zahtevajo poslovne okoliščine. V tem primeru mora zaposleni predložiti potrdilo, da je res opravil obdelavo. Potrdilo se lahko izda neposredno v organizaciji, v kateri je delal. Na primer, dejstvo obdelave je mogoče potrditi v kadrovski službi. Ob tem je poleg potrditve pomembno tudi nalogo delodajalca, ki neposredno nakazuje, da je delovni dan v teh dneh trajal dve uri dlje. Če delodajalec tega ni neposredno navedel, ima pravico, da delavcu te obdelave ne plača. Obstajajo lahko primeri, ko brezvestni zaposleni sklene sporazum z organizacijo, v katero je prišel, in tam sestavijo dokumente, ki ne ustrezajo realnosti. Vsako obdelavo sproži delodajalec, delavec sam ne more podaljšati delovnega dne.

Enako velja za delo ob vikendih. Če delavec med službenim potovanjem hodi na delo ob vikendih, se je treba o tem dogovoriti z delodajalcem, izdati ukaz in potem bo njegovo delo ob vikendih plačano.

Če delodajalec delavcu naroči, naj gre ven in dela ob vikendih ali praznikih, se plačilo v skladu z delovnim zakonikom izvede v dvojnem znesku. Ker pa izplačilo napotenega delavca temelji na povprečni plači, se postavlja vprašanje, kako naj izračuna delo na prost dan: podvoji povprečni zaslužek oziroma plačo?

Delo ob koncu tedna na službenem potovanju se plača po dvojni stopnji, to pomeni, da se ne izračuna povprečni zaslužek, ampak se vzame stopnja ali plača, deljena s številom delovnih dni, nastali znesek se pomnoži z 2.

Primer

Veliko vprašanj davkoplačevalcev se pojavlja o postopku, kako organizacija nakaže izdana sredstva po poročilu in za potne stroške na "plačne" kartice svojih zaposlenih. In kako je z registracijo soglasja zaposlenega za prejemanje sredstev s prenosom na "plačno" bančno kartico. Uradniki finančnega oddelka so dali pojasnila o teh vprašanjih.

Za plačilo in (ali) nadomestilo potnih stroškov, pa tudi na podlagi poročila, ima organizacija pravico nakazati sredstva na "plačne" kartice svojih zaposlenih. Vendar uradniki menijo, da je za vsak prenos sredstev potrebna vloga zaposlenega, sestavljena v kakršni koli obliki, ki navaja podatke o "plačni" kartici, cilje, znesek in rok za zagotavljanje sredstev. Opozoriti je treba, da mora biti ta način zagotavljanja sredstev za poročilo in potne stroške predviden v lokalnem regulativnem aktu in v računovodski politiki organizacije. O tem smo že pisali v enem od člankov.

To je posledica dejstva, da so splošni postopek in pogoji za izdajo sredstev odgovorni osebi za stroške, povezane z dejavnostmi pravne osebe ali samostojnega podjetnika, navedeni v odstavku 6.3 Navodil Banke Rusije z dne 11. marca 2014. N 3210-U "O postopku za vodenje gotovinskega prometa s strani pravnih oseb in poenostavljenem postopku za opravljanje gotovinskih transakcij samostojnih podjetnikov in malih podjetij. V skladu s tem se za izdajo gotovine delavcu na podlagi poročila (v nadaljnjem besedilu: odgovorna oseba) za stroške v zvezi z dejavnostjo pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika, sestavi na pisno zahtevo odgovorne osebe. . Ta dokument je sestavljen v kakršni koli obliki in vsebuje zapis o znesku gotovine in obdobju, za katerega se gotovina izda, pa tudi podpis vodje in datum pisanja.

Samo, če odgovorna oseba v celoti odplača dolg za znesek gotovine, ki je bil predhodno prejet po poročilu, se izda gotovina proti poročilu. Z drugimi besedami, vsako vprašanje mora biti podprto s pisno izjavo zaposlenega. O tem obstaja odločba Devetega pritožbenega arbitražnega sodišča z dne 10. februarja 2014 N 09AP-47028/13.

Opozoriti je treba, da ni pravil, ki bi urejala postopek zagotavljanja negotovinskih sredstev zaposlenemu na računu. Poleg tega ni urejeno obdobje, v katerem mora odgovorna oseba poročati o prejetih sredstvih, ki niso povezana s službenimi potovanji.

Posledično vse določbe, ki določajo postopek obračunov z odgovornimi osebami, način zagotavljanja odgovornih zneskov, na primer s prenosom sredstev na bančne ("plačne") kartice zaposlenih, organizacija določi neodvisno. Po členu 7 /2008 "Računovodska politika organizacij", čl. 8 Zveznega zakona z dne 06.12.2011 N 402-FZ "O računovodstvu", pisma Ministrstva za finance Rusije in Zvezne zakladnice z dne 10.09.2013 NN 02-03-10 / 37209, 42-7.4-05 / 5.2 -554, pisma Ministrstva za finance Rusije z dne 28. januarja 2014 N 02-03-09 / 3057), postopek zagotavljanja sredstev za poročanje na negotovinski način, pa tudi postopek poročanja o uporabi teh sredstev, mora organizacija predvideti v lokalnem regulativnem aktu in v računovodski politiki.

V skladu z klavzulo 2.3 Uredbe Banke Rusije z dne 24. decembra 2004 N 266-P "O izdaji plačilnih kartic in o operacijah, ki se izvajajo z njimi", lahko stranka - posameznik izvaja takšne operacije z bančno kartico. kot prejemanje gotovine, plačilo blaga (dela, storitev, rezultatov intelektualne dejavnosti) v valuti Ruske federacije na ozemlju Ruske federacije, pa tudi v tuji valuti - zunaj ozemlja Ruske federacije.

Iz navedenega izhaja, da je seznam transakcij, ki jih posamezniki lahko izvajajo s poravnalnimi (debetnimi), kreditnimi karticami, odprt. Omejen je le na tiste transakcije, za katere obstajajo prepovedi (omejitve) njihovega izvajanja, ki jih določa zakonodaja Ruske federacije.

Na to okoliščino se ravna tudi Centralna banka Rusije, ki ugotavlja, da je vprašanje možnosti izdaje sredstev po poročilu zaposlenim s knjiženjem na bančne račune, namenjene za transakcije z bančnimi karticami, v ravni uporabe delovne zakonodaje. To izhaja iz dopisa Centralne banke z dne 23. julija 2009 N 29-1-1-7 / 4625 z dne 24. decembra 2008 N 14-27 / 513.

Delovni zakonik Ruske federacije trenutno ne vsebuje nobenih prepovedi plačil ali nadomestil za potne, splošne poslovne in druge dokumentirane stroške s prenosom sredstev s strani organizacije na bančne kartice zaposlenih. Ob upoštevanju zgoraj navedenega uradniki menijo, da imajo organizacije za izvajanje stroškov teh zaposlenih z uporabo takšnih kartic, povezanih z nalogami in potrebami organizacij, pravico prenesti sredstva na bančne kartice svojih zaposlenih, vključno z njihovimi " plačne kartice. Mimogrede, .

Ministrstvo za finance Rusije in Zvezna zakladnica sta ob upoštevanju neprimernosti izdajanja organizacijskih izkaznic vsakemu zaposlenemu, ki je poslana na službeno potovanje, ter posebnosti stroškov, povezanih z nadomestilom zaposlenih za dokumentirane stroške, sprejela potrebne sklepe. . Menijo, da je mogoče prenesti sredstva na bančne račune posameznikov - zaposlenih v organizacijah, da bi z njimi izvajali z uporabo kartic posameznikov, izdanih kot del "plače", plačila potnih stroškov in nadomestila zaposlenim za dokumentirane stroške.

V ta namen mora organizacija v plačilnem nalogu navesti, da so prenesena sredstva odgovorna, in prejeti pisne izjave zaposlenih o prenosu obračunanih zneskov na njihove osebne bančne kartice z navedbo podrobnosti teh kartic. Poleg tega morajo zaposleni v skladu z dopisom Ministrstva za finance z dne 25. avgusta 2014 N 03-11-11 / 42288 k vnaprejšnjim poročilom priložiti dokumente, ki potrjujejo plačilo z bančno kartico.