Računovodski dokument je pisno potrdilo, ki potrjuje dejstvo poslovanja, pravico do njihovega opravljanja ali ugotavlja odgovornost zaposlenih za vrednosti, ki so jim zaupane. Poslovne transakcije se beležijo na papirju in strojno berljivem mediju (diski, magnetni trakovi ipd.). Dokument je torej vsak nosilec informacij, s pomočjo katerega so poslovni posli predmet primarne registracije.
Računovodski dokumenti dokumentirajo vse poslovne transakcije v zaporedju, v katerem se izvajajo. To zagotavlja neprekinjeno neprekinjeno obračunavanje vseh računovodskih objektov; pravno utemeljitev računovodskih evidenc, ki so sestavljene na podlagi listin, ki imajo dokazno vrednost; uporaba dokumentov za tekoči nadzor in operativno vodenje gospodarskih dejavnosti organizacij; nadzor nad varnostjo premoženja, saj dokumenti potrjujejo materialno odgovornost zaposlenih za vrednosti, ki so jim zaupane; krepitev zakonitosti, saj so dokumenti glavni vir informacij za kasnejši nadzor nad pravilnostjo, smotrnostjo in zakonitostjo posameznega posla pri reviziji dokumentov.
Obrazci in podrobnosti dokumentov. Obliko dokumenta določa niz kazalnikov (podrobnosti) in njihova lokacija v dokumentih. Ime kazalnikov in njihovo število v dokumentih sta odvisna predvsem od vsebine prikazane poslovne transakcije. Nekateri podatki so osnovni (obvezni) za vsak dokument. Določajo vsebino evidentiranih poslov in dajejo listini dokazno moč. Te podrobnosti vključujejo: ime dokumenta, datum sestavljanja; ime organizacije, v imenu katere je dokument sestavljen; vsebina poslovnega posla; merilniki poslovnih transakcij (v fizičnem in denarnem smislu); imena delovnih mest odgovornih oseb za opravljanje posla in pravilnost njegove izvedbe; osebni podpisi navedenih oseb. Seznam delovnih mest oseb, ki so upravičene do podpisa primarnih računovodskih dokumentov, odobri vodja organizacije v dogovoru z glavnim računovodjo. Glede na naravo transakcije in tehnologijo obdelave podatkov se lahko v primarne dokumente vključijo dodatne podrobnosti.
Primarne dokumente je treba sestaviti ob transakciji, če pa to ni mogoče, pa takoj po zaključku posla. Odgovornost za pravočasno in kakovostno izdelavo dokumentov, njihov prenos v določenih rokih za odraz v računovodstvu, za točnost podatkov, vsebovanih v dokumentih, nosijo osebe, ki so te dokumente ustvarile in podpisale.
Pravočasna in zanesljiva izdelava primarnih dokumentov, njihov prenos po ustaljenem postopku in roki za odraz v računovodstvu se izvajajo v skladu z urnikom poteka dela, ki ga odobri organizacija. Enotne oblike dokumentov v Ruski federaciji se razvijajo centralno. Razvoj takšnih oblik za obdelavo homogenih poslovnih transakcij v različnih organizacijah se imenuje poenotenje. V Ruski federaciji so oblike gotovinskih dokumentov, skoraj vsi bančni dokumenti in nekateri drugi poenoteni. Obvezne so za vse sektorje nacionalnega gospodarstva. Poenotene oblike primarnih dokumentov je treba v organizaciji uporabljati brez sprememb. Obrazce primarnih dokumentov, ki jih ne predvidevajo albumi enotnih primarnih dokumentov, organizacija razvija samostojno. Vendar pa morajo vsebovati vse zahtevane podatke.
Ob poenotenju je pomembna tudi standardizacija dokumentov, ki jo razumemo kot vzpostavitev enakih standardnih velikosti standardnih obrazcev dokumentov.
Postopek sestavljanja in obdelave dokumentov. Dokumente je treba sestaviti na obrazcih uveljavljenega obrazca z izpolnjevanjem vseh podrobnosti. Če nekatere podrobnosti niso izpolnjene, se prosti prostor prečrta. Pisanje v dokumente poteka s črnilom, kemičnim svinčnikom ali na pisalnih in računskih strojih. V denarnih dokumentih je znesek naveden s številkami in besedami. Dokumenti morajo biti lepo sestavljeni, besedilo in številke napisani jasno in čitljivo. Če je v besedilu ali številkah storjena napaka, jo je treba prečrtati (da se prečrtano prebere) in na vrhu napisati pravilno besedilo oziroma znesek. Nato se pravilno besedilo oziroma znesek ponovi na robovih dokumenta in potrdi s podpisom osebe, ki sestavi dokument. Besedilo klavzule je:
Zapisano v popravku napake verjeti (novo besedilo ali znesek)
Datum Podpis
V nekaterih dokumentih, na primer pri vhodnih in odhodnih blagajniških nalogah, popravki niso dovoljeni.
Dokumenti, ki jih prejme računovodstvo, se nujno preverijo, predvsem v obliki, in se ugotovi zahtevano število izpolnjenih podatkov, prisotnost in pravilnost podpisov, jasnost in čitljivost izpolnjevanja dokumenta. Nato se izvede aritmetično preverjanje, v katerem se ugotovi pravilnost izračunov v dokumentu. Po tem se dokumenti meritorno preverijo, ugotovijo zakonitost in smotrnost poslovanja.
Dokumenti, ki jih računovodstvo preveri in sprejme, so podvrženi računovodski obdelavi, ki se razume kot cena, združevanje in označevanje (obračun) le-teh. Cena ali obdavčitev dokumentov se razume kot denarna vrednost materialnih vrednosti, navedenih v dokumentu. Združevanje je izbira homogenih dokumentov v svežnje, kar omogoča vnose v splošne vsote. Na podlagi skupin primarnih dokumentov se pogosto sestavljajo povzetki dokumenti. Označevanje ali kontoiranje je določitev in evidentiranje ustreznih računov za vsako poslovno transakcijo, ki se odraža v dokumentih.
Po označevanju se podatki dokumentov o poslovnih transakcijah evidentirajo v sintetičnih in analitičnih kontih, uporabljeni dokumenti pa se arhivirajo. Postopek posredovanja dokumentov od trenutka njihove izdaje do deponiranja v arhiv se imenuje upravljanje z dokumenti.
Dokument je informacijsko sporočilo (potrdilo), ki je na določen način kodirano in pritrjeno na posebnem nosilcu, ki potrjuje, da dejstvo gospodarskega življenja bodisi obstaja, ali je storjeno ali mora biti storjeno.
Primarni računovodski dokumenti - pisno potrdilo o opravljeni poslovni transakciji ali daje pravico do njenega opravljanja. V skladu z zakonom "o računovodstvu" z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ je treba vse poslovne transakcije evidentirati na podlagi dokazil.
Od 1. januarja 2013 obrazci primarnih računovodskih listin, ki jih vsebujejo albumi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije, niso obvezni. Hkrati so oblike dokumentov, ki se uporabljajo kot primarne računovodske listine, ki jih določijo pooblaščeni organi v skladu z drugimi zveznimi zakoni in na podlagi drugih zveznih zakonov (na primer denarni dokumenti), še naprej obvezne za uporabo (podatki Ministrstva za finance Rusija N PZ-10/2012).
Vsako dejstvo gospodarskega življenja je predmet registracije v primarni računovodski listini. Ni dovoljeno sprejemati za računovodske listine, ki dokumentirajo dejstva iz gospodarskega življenja, ki se niso zgodila, vključno s tistimi, ki so podlaga za namišljene in lažne transakcije.
Obvezni podatki primarnega računovodskega dokumenta so:
1) ime dokumenta;
2) datum sestave dokumenta;
3) naziv gospodarskega subjekta, ki je pripravil dokument;
5) vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
6) naziv delovnega mesta osebe (oseb), ki je opravila (dokončala) posel, operacijo in je odgovorna (odgovorna) za njeno izvedbo, ali naziv delovnega mesta osebe (oseb), odgovorne (odgovorne) za izvedba dogodka;
7) podpise oseb, odgovornih za opravljanje poslov, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.
Primarno knjigovodsko listino je treba sestaviti v času gospodarskega življenja, če pa to ni mogoče, pa takoj po njenem zaključku. Oseba, odgovorna za registracijo dejstva gospodarskega življenja, zagotavlja pravočasen prenos primarnih računovodskih dokumentov za registracijo podatkov, ki jih vsebujejo, v računovodske registre, pa tudi zanesljivost teh podatkov. Oseba, ki je pooblaščena za vodenje računovodstva, in oseba, s katero je sklenjena pogodba o opravljanju računovodskih storitev, ne odgovarjata za skladnost primarnih računovodskih listin, ki jih sestavijo druge osebe, z doseženimi dejstvi iz gospodarskega življenja.
Obrazce primarnih računovodskih listin določi predstojnik gospodarskega subjekta na predlog uradne osebe, ki je pooblaščena za vodenje računovodstva. Obrazci primarnih računovodskih dokumentov za organizacije javnega sektorja so določeni v skladu s proračunsko zakonodajo Ruske federacije.
V skladu z zveznim zakonom z dne 06. 4. 2011 N 63-FZ "O elektronskem podpisu" (s spremembo 2. 7. 2013) v primerih, ko zvezni zakoni in drugi regulativni pravni akti, ki so začeli veljati pred 1. julijem 2013, določajo uporaba elektronskega digitalnega podpisa, se uporablja izboljšan kvalificiran elektronski podpis.
Primarni računovodski dokument je sestavljen na papirju in (ali) v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronskim podpisom.
Če zakonodaja Ruske federacije ali sporazum predvideva predložitev primarne računovodske listine drugi osebi ali državnemu organu na papirju, je gospodarski subjekt dolžan na zahtevo druge osebe ali državnega organa na svoje stroške , za izdelavo tiskanih kopij primarne računovodske listine, sestavljene v obliki elektronskega dokumenta.
Popravki so dovoljeni v primarni računovodski listini, razen če ni drugače določeno z zveznimi zakoni ali regulativnimi pravnimi akti državnih računovodskih regulativnih organov. Popravek v primarni knjigovodski listini mora vsebovati datum popravka, pa tudi podpise oseb, ki so sestavile listino, v kateri je bil popravek opravljen, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.
Če se v skladu z zakonodajo Ruske federacije umaknejo primarni računovodski dokumenti, tudi v obliki elektronskega dokumenta, se kopije umaknjenih dokumentov, izdelanih po postopku, določenem z zakonodajo Ruske federacije, vključijo v računovodske listine.
Seznam oseb, ki so upravičene do podpisa primarnih računovodskih dokumentov, odobri vodja podjetja v soglasju z glavnim računovodjo.
Vrste revizij računovodskih listin. Vse primarne dokumente, ki jih prejme računovodstvo, je treba preveriti v obliki, aritmetično in v bistvu - to je ena od stopenj računovodske obdelave. Med uradnim preverjanjem se razkrije, ali je bil uporabljen obrazec ustreznega obrazca, ali so navedeni vsi potrebni podatki, ali dokument vsebuje potrebne podpise, ali so v njem izbrisi, lise in nedoločeni popravki. Preverjanje štetja vam omogoča ugotavljanje pravilnosti aritmetičnih izračunov, rezultatov obdavčitve. Namen vsebinskega preverjanja je ugotoviti zakonitost in smotrnost poslovnega posla, evidentiranega v dokumentu. Preveri tudi, ali je bila operacija dejansko izvedena in v obsegu, ki je naveden. Če se odkrijejo napake v gotovini in bančnih dokumentih, jih je treba prepisati, popravki v njih niso dovoljeni. Ni dovoljeno opravljati poslov, ki so v nasprotju z zakonom in uveljavljenim postopkom ravnanja z gotovino in drugimi vrednostnimi predmeti.
Metode preverjanja:
trdna
selektivno
Solidna, seveda je to celotna primarna za obravnavano obdobje. Med revizijami praviloma spadajo blagajna, banka, plača poslovodstva in glavnega računovodje.
Selektivna metoda - preverjanje določenega dela niza dokumentov, če so to na primer predhodne prijave, potem po presoji inšpektorja dokumenti za sode mesece, za določeno četrtletje ali poročila iz takšne in drugačne številke na tak in drugačen, na splošno je vse odvisno od domišljije inšpektorja in od tega, koliko priznava, da imate morda napake in kršitve na tem področju (ti stopnja revizijskih tveganj).
Kar se tiče načinov.
1. Preverjanje samega dokumenta:
ü prisotnost obveznih podatkov - datum, podpisi odgovornih oseb, vsebina operacije itd.
ü logični nadzor - primerjava vsebine operacije in stroškov; odražene fizične lastnosti z količino dokumenta; datum dokumenta in obdobje, h kateremu je priložen;
zakonitost operacije ali njena ekonomsko izvedljivost;
ü aritmetično preverjanje - ali obstajajo seštevki z vsoto pozicij, prometi za revije s prometi v glavni knjigi ipd.
2. Inventar - primerjava računovodskih podatkov z dejansko razpoložljivostjo.
3. Analitični postopki - veliko različnih tehnik, na primer primerjava obsega proizvodnje in porabe virov: električne energije, materialov itd.
4. Uporaba zunanjih virov informacij - navzkrižno preverjanje (dokumenti in (ali) informacije se zahtevajo od nasprotnih strank, regulativnih organov).
Pretok dokumentov je sistem za ustvarjanje, tolmačenje, posredovanje, sprejemanje in arhiviranje dokumentov v organizaciji od trenutka, ko so ustvarjeni ali prejeti do zaključka izvedbe ali odpošiljanja. Sistem elektronskega upravljanja z dokumenti nadzoruje izvajanje dela z dokumenti in ščiti dokumentacijo pred nepooblaščenim dostopom.
Pretok dokumentov- to je eno izmed orodij za upravljanje podjetja, ki služi za izmenjavo elektronskih informacij tako znotraj podjetja (med zaposlenimi v podjetju) kot z zunanjimi nasprotnimi strankami. Obstaja tudi "pisarniško delo", ki se pogosto uporablja kot sinonim za izraz "dokumentni tok", vendar jih je treba ločiti. Pisarniško delo je skupek ukrepov v organizaciji za dokumentarno podporo vodstva. Izraz "dokumentni tok" pa opisuje gibanje dokumentov v okviru dokumentarne podpore za upravljanje.
Pretok dokumentov v organizaciji je lahko tako centraliziran kot predstavljen na ravni posameznih oddelkov. V centraliziranem delovnem toku se upoštevajo tri glavne vrste dokumentov: vhodni (od zunanjih nasprotnih strank), odhodni (iz oddelkov) in notranji (za distribucijo znotraj organizacije).
Obstaja več glavnih stopenj potek dela:
ü Sestava dokumenta (pri sklenitvi poslovnega posla)
ü Prenos v računovodstvo
ü Preverjanje sprejetih dokumentov s strani računovodje
ü Obdavčitev, združevanje in sistematizacija dokumenta v računovodstvu
ü Odlaganje v arhiv (zadnja faza življenjskega cikla dokumenta v delovnem toku)
Glavni komunikacijski problem srednjega podjetja je problem, povezan z tok dokumentov. Pretok dokumentov je lahko slabe kakovosti, nezanesljiv, neformaliziran itd. Te težave so vir izgube informacij, neproduktivnih stroškov sredstev podjetja, ki se na koncu izražajo v finančnih izgubah. Način regulacije (normalizacije) interakcije v takem podjetju je optimizacija delovnega toka in njegova kasnejša avtomatizacija, tj. ustvarjanje sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov (ali EDMS). Hkrati se avtomatizacija delovnega toka pogosto pojavlja vzporedno z nastavitvijo in avtomatizacijo računovodstva v podjetju.
Sistemi za avtomatizacijo delovnega toka so se v tujini začeli uporabljati prej kot v Rusiji, razvila pa se je lastna terminologija, ki opisuje različna področja elektronskega upravljanja dokumentov. Obstaja cel razred izdelkov za avtomatizacijo delovnega procesa, tako imenovani sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov ali EDMS.
Na najbolj razširjeni platformi v Rusiji "1C: Enterprise 8.2." Dokončano upravljanje dokumentov na 1C pojavil skupaj z ustvarjanjem platforme 1C:Enterprise 8, ko se je distribucija družine programov 1C preusmerila iz malih v srednje in podjetniške segmente. Elektronsko upravljanje dokumentov je atribut celovitega informacijskega sistema.
Programski izdelki, ki temeljijo na platformi 1C, so tradicionalno močni na področju računovodstva in upravljanja. Zaradi tega upravljanje dokumentov na 1C ima številne dodatne prednosti. Ti vključujejo popolno integracijo s poverilnicami - dokumenti in imeniki, brez katerih je nemogoče zgraditi sistem integrirane avtomatizacije poslovnih procesov.
Obstajajo številne standardne aplikacije sistema elektronskega upravljanja dokumentov 1C, na primer avtomatizacija pogodbenega dela. Toda rešitev takšnih nalog, kot so kadrovski potek dela, delo s službenimi potovanji in predhodnimi poročili, vloge za sredstva, podporni procesi za prodajo, nakupe, proizvodni in skladiščni potek dela, je mogoče rešiti le v enem samem informacijskem sistemu z računovodskim programom. Na primer, na platformi 1C 8.2. elektronski sistem za upravljanje dokumentov ": Upravljanje procesov" lahko deluje v eni bazi podatkov z izdelkom "1C: Upravljanje plač in osebja" ali "1C: Upravljanje proizvodnega podjetja", ki vam omogoča celovito reševanje obeh funkcionalnih nalog (na primer zaposlovanje ) in računovodstvo (obračunana plača) in vodstveno (sprejemanje motivacijske odločitve za povečanje plače ali globe) ter naloge interakcije in prenosa informacij (prenos dokumenta po poti, povezan s pravočasnim obveščanjem vseh zainteresiranih udeležencev v postopek v skladu s predhodno odobrenim postopkom). Funkcionalnost programskih izdelkov, ki rešuje probleme interakcije, je standardna tudi za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentov.
Nadzor nad viri podjetja, vodenje in organizacija pravilnega dela oddelkov, optimizacija in izboljšanje dela podjetja se rešujejo z uporabo elektronskega sistema za upravljanje dokumentov.
Obrazci obrazcev primarnih dokumentov, ki se uvrščajo med oblike stroge odgovornosti, morajo biti oštevilčeni na način, ki ga predpišejo ministrstva in oddelki (številčenje, tipografski način).
Odgovornost za pravočasno in pravilno pripravo dokumentov, za točnost podatkov ter za pravočasen prenos dokumentov v računovodstvo nosijo osebe, ki so te dokumente sestavile in podpisale.
Pravila o pretoku dokumentov in tehnologija obdelave računovodskih informacij so odobrena kot del računovodske politike, ki jo sprejme podjetje. Za racionalno organizacijo poteka dela v podjetju mora biti urnik delovnega procesa odobren z ukazom (navodilom) vodje. Nadzor nad skladnostjo izvajalcev z urnikom poteka dela izvaja glavni računovodja podjetja.
Računovodski registri. Podatki v primarnih knjigovodskih dokumentih so predmet pravočasnega evidentiranja in zbiranja v računovodskih registrih.
Računovodski registri - knjige, kartice, revije ali ločeni listi, pridobljeni z uporabo računalniške tehnologije, magnetnih trakov, diskov, disket in drugih strojnih medijev, namenjenih sistematizaciji in kopičenju informacij v primarnih dokumentih, sprejetih za računovodstvo, za razmislek o računovodskih računih in v računovodskih izkazih . Pri vodenju računovodskih registrov na strojnih medijih je treba zagotoviti možnost njihovega izpisa na papirne medije.
Opustitve ali umiki niso dovoljeni pri vpisu knjigovodskih objektov v računovodske registre, vpisu namišljenih in navideznih knjigovodskih objektov v računovodskih registrih. Namišljeni računovodski predmet se razume kot neobstoječi predmet, ki se v računovodstvu odraža samo po videzu (vključno z neizpolnjenimi stroški, neobstoječimi obveznostmi, dejstvi iz gospodarskega življenja, ki se niso zgodila), lažni računovodski predmet se razume kot predmet, ki se odraža v računovodstvo namesto drugega predmeta, ki bi ga prikril (vključno z lažnimi posli). Rezerve, sredstva, ki jih predvideva zakonodaja Ruske federacije, in stroški njihovega ustvarjanja niso namišljeni predmeti računovodstva.
Računovodstvo se vodi z dvojnim vpisom v računovodske račune, razen če zvezni standardi določajo drugače. Izven računovodskih registrov, ki jih uporablja gospodarski subjekt, ni dovoljeno voditi računovodskih računov.
Obvezni podatki računovodskega registra so:
1) ime registra;
2) naziv gospodarskega subjekta, ki je sestavil register;
3) datum začetka in konca vodenja registra in (ali) obdobje, za katero je bil register sestavljen;
4) kronološko in (ali) sistematično združevanje računovodskih predmetov;
5) vrednost denarne mere računovodskih predmetov z navedbo merske enote;
6) nazive delovnih mest oseb, odgovornih za vodenje registra;
7) podpise oseb, odgovornih za vodenje registra, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.
Obrazce računovodskih registrov odobri vodja gospodarskega subjekta na predlog uradne osebe, ki je pooblaščena za vodenje računovodstva. Oblike računovodskih registrov za organizacije javnega sektorja so vzpostavljene v skladu s proračunsko zakonodajo Ruske federacije.
V skladu z zveznim zakonom št. 63-FZ z dne 6. aprila 2011 (s spremembami 2. julija 2013) v primerih, ko zvezni zakoni in drugi regulativni pravni akti, ki so začeli veljati pred 1. julijem 2013, predvidevajo uporabo elektronski digitalni podpis, izboljšan kvalificiran elektronski podpis.
Računovodski register je sestavljen na papirju in (ali) v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronskim podpisom.
Če zakonodaja Ruske federacije ali sporazum predvideva predložitev računovodskega registra drugi osebi ali državnemu organu na papirju, je gospodarski subjekt dolžan na zahtevo druge osebe ali državnega organa na svojem lastne stroške, na papirnatih izvodih računovodskega registra, sestavljenem v obliki elektronskega dokumenta.
Popravki, ki jih osebe, odgovorne za vodenje navedenega registra, ne pooblastijo, v računovodskem registru niso dovoljene. Popravek v računovodskem registru mora vsebovati datum popravka ter podpise oseb, odgovornih za vodenje tega registra, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.
Če se v skladu z zakonodajo Ruske federacije umaknejo računovodski registri, tudi v obliki elektronskega dokumenta, se kopije umaknjenih registrov, izdelane na način, določen z zakonodajo Ruske federacije, vključijo v računovodske dokumente.
Ne glede na način obračunavanja temelji na dokumentaciji, kjer imajo dokumenti vlogo primarnih nosilcev računovodskih informacij (opravljene poslovne transakcije). Združevanje, posploševanje in kopičenje dnevnega poslovanja se izvaja v računovodskih registrih, ki jih podjetja razvijejo v skladu s splošnimi metodološkimi načeli. Registri so po videzu razdeljeni na kartice, brezplačne liste in knjige, po vsebini - na registre analitičnega, sintetičnega računovodstva in kombinirane, torej združevanje teh dveh vrst računovodstva.
Razvrstitev dokumentov. Sestava in analiza strukture dokumentov na tej podlagi omogočata oceniti razmerje med obsegom notranjega in zunanjega obtoka dokumentov v organizaciji, analizirati stopnjo avtonomije dejavnosti podjetja (izračun razmerja enot dohodnih informacij in internih informacij), oceni aktivnost kroženja organizacije v zunanjem okolju (po deležu odhodnih dokumentov).
Po dogovoru listine delimo na upravne, izvršilne, kombinirane in računovodske.
menedžerski dokumenti vsebujejo naročila, navodila o izdelavi, opravljanju določenih poslov (naročila vodje podjetja in od njega pooblaščenih oseb za opravljanje poslov).
izvršilne listine potrjuje dejstvo poslovnih poslov. Sem spadajo naročila o prejemu (akta o prevzemu) materiala; akti o prevzemu in odsvojitvi osnovnih sredstev; dokumenti o prevzemu končnih izdelkov od delavcev itd. Izvršne listine podpisujejo osebe, ki so odgovorne za izvajanje poslovanja in za pravilnost njihove izvedbe v dokumentih, na primer vodje delavnic, vodje skladišč (skladiščeji), delovodji itd. .
Kombinirano dokumenti so upravni in izvršilni. Ti vključujejo: dohodne in odhodne gotovinske naloge; obračuni plač za izdajo plač zaposlenim v podjetju; predhodna poročila odgovornih (napotenih) oseb ipd.
Računovodski dokumenti sestavljajo v primeru, ko ni drugih listin za evidenco poslovanja ali pri povzemanju in obdelavi izvršilnih in upravnih listin. Sem spadajo potrdila, izkazi o razdelitvi, izračuni rezerv, finančni izkazi itd.
Tudi dokumenti, ki se uporabljajo v računovodstvu, so razdeljeni na enkratni in kumulativni.
Enkrat primarni dokumenti sestavljajo vsako poslovno transakcijo in se sestavljajo v enem koraku.
Kumulativno dokumenti se sestavljajo v določenem obdobju s postopnim kopičenjem homogenih poslovnih poslov. Ob koncu obdobja ti dokumenti izračunajo vsote za ustrezne kazalnike. Primeri akumulacijskih dokumentov so dvotedenski, mesečni delovni nalogi, limitne kartice za sprostitev materiala iz skladišč podjetja itd. Akumulacijski dokumenti so element prve stopnje sistematizacije in posploševanja računovodskih informacij.
Poenotenje in standardizacija dokumentov. Trenutno se uporabljajo enotne, specializirane in posamezne oblike primarnih dokumentov. Poenoteni dokumenti so standardni dokumenti, odobreni na predpisan način in namenjeni registraciji homogenega poslovanja v organizacijah z različnimi oblikami lastništva in različnimi panožnimi značilnostmi.
V enotne oblike primarne računovodske dokumentacije (razen obrazcev za obračunavanje gotovinskih transakcij) lahko organizacija po potrebi vnese dodatne podrobnosti. Izključitev posameznih podatkov iz enotnih obrazcev ni dovoljena.
Uvedene spremembe morajo biti formalizirane z ustreznim organizacijskim in upravnim dokumentom organizacije. Tipični enotni primarni dokumenti so izdani v albumih, v katerih so oblikovani v okviru homogenih oddelkov računovodstva in imajo svojo razpoznavno številko.
Enotne oblike primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje osnovnih sredstev veljajo za pravne osebe vseh oblik lastništva, ki delujejo na ozemlju Ruske federacije (z izjemo kreditnih organizacij in proračunskih institucij).
Obrazci določajo območja kodiranja informacij, ki so izpolnjena v skladu z vseruskimi klasifikatorji:
poslovodna dokumentacija - OKUD;
podjetja in organizacije - OKPO;
osnovna sredstva - OKOF.
Po potrebi se za dodatno sistematizacijo indikatorjev za avtomatizirano obdelavo podatkov lahko vnesejo dodatne kode po sistemu kodiranja, sprejetem v organizaciji.
Pri izdelavi praznih izdelkov na podlagi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije je dovoljeno spreminjati v smislu razširitve in zožitve stolpcev ter dodajanja vrstic (vključno z brezplačnimi) in ohlapnih listov za lažjo namestitev in obdelavo potrebnih informacij. . Materialni nosilec dokumenta je lahko računovodski obrazec ali magnetni disk, odvisno od tega, ali so računovodski podatki zabeleženi na papirju ali magnetnem nosilcu.
Uvedba enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije v organizacijah na ozemlju Ruske federacije kot elementa računovodske politike se izvaja od začetka poslovnega leta in mora biti formalizirana z ustreznim organizacijskim in upravnim dokumentom organizacije.
Medsektorski enotni standardni obrazci so medsektorske narave in jih uporabljajo vse organizacije. Odobreni so s sklepi Državnega odbora za statistiko Ruske federacije.
Tipični poenoteni panožni obrazci so specializirane oblike dokumentov, namenjenih za uporabo v organizacijah v določenih panogah. Tako so trenutno razviti standardne obrazce, ki jih je odobril državni odbor za statistiko za obračunavanje: trgovinskih poslov;
poslovanje v organizacijah javne prehrane; gotovinski obračuni s prebivalstvom z uporabo blagajn;
kapitalna gradnja ter popravila in gradbena dela;
delo gradbenih strojev in mehanizmov;
dejavnosti v cestnem prometu;
kmetijskih proizvodov in surovin.
Posamezne oblike primarnih računovodskih dokumentov se razvijajo in uporabljajo v organizaciji, ki ima posebne operacije, ki so neločljive samo v enem primeru. Takšne oblike dokumentov morajo vsebovati tudi obvezne podatke in biti odobrene v odredbi o računovodski politiki organizacije.
Standardizacija dokumentov je vzpostavitev enotnih velikosti obrazcev podobnih dokumentov v skladu z resolucijo Državnega komiteja Ruske federacije za standardizacijo in meroslovje z dne 03.03.2003 št. 65-st "O sprejetju in izvajanju državnega standarda". Ruske federacije«.
Zahteve za dokumentacijo v skladu z GOST 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in administrativne dokumentacije” so začeli veljati 1. julija 2003.
Od 1. januarja 2013 obrazci primarnih računovodskih listin, ki jih vsebujejo albumi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije, niso obvezni. Hkrati so oblike dokumentov, ki se uporabljajo kot primarni računovodski dokumenti, ki jih določijo pooblaščeni organi v skladu z drugimi zveznimi zakoni in na podlagi drugih zveznih zakonov (na primer denarni dokumenti), še naprej obvezne za uporabo.
Stanje in možnosti za uvedbo "brezpapirnega računovodstva". Vedno so se poskušali avtomatizirati računovodstvo - računice, seštevalniki, kalkulatorji in končno računalniki s programi, namenjenimi izključno računovodstvu. Če se sodobne računalniške tehnologije uporabljajo pravilno in učinkovito, lahko računovodstvo v organizaciji dvignemo na kvalitativno novo raven: shranimo papirnate dokumente v arhiv in delamo izključno z njihovimi elektronskimi kopijami.
V skladu z zakonom o računovodstvu je treba primarne dokumente hraniti najmanj pet let. Primarne računovodske dokumente, računovodske registre, računovodske (finančne) izkaze, revizijska poročila o njih organizacije hranijo za obdobja, določena v skladu s pravili za organizacijo državnih arhivov, vendar ne manj kot pet let po letu poročanja. Dokumenti računovodske usmeritve, standardi gospodarskega subjekta, drugi dokumenti, povezani z organizacijo in vodenjem računovodstva, vključno z orodji, ki zagotavljajo reprodukcijo elektronskih dokumentov, ter preverjanje pristnosti elektronskega podpisa, se hranijo najmanj pet let po letu, v katerem so bili zadnjič uporabljeni za pripravo računovodskih (finančnih) izkazov.
Še vedno je skoraj nemogoče v celoti prenesti računovodstvo na brezpapirno tehnologijo s skeniranjem celotne primarne dokumentacije, saj je treba veliko dokumentov iz preteklih let digitalizirati, elektronske podpise oseb, ki lahko potrdijo verodostojnost dokumentov, posebne programe za elektronsko upravljanje dokumentov in drugo. Bodi pripravljen. Zato bo prehod na »brezpapirno računovodstvo« postopen, saj se iztekajo roki za hrambo papirne dokumentacije.
Veliko je bilo že narejenega v smeri zmanjševanja papirnega naklada dokumentov. Na primer prenos računov in računov dobaviteljem in kupcem. Trenutna računovodska praksa vključuje izdelavo dokumentov najprej v skladišču (račun), nato v računovodstvu (računi, računi), zbiranje podpisov, pošiljanje po pošti ali kurirju.
Računalniška tehnologija lahko bistveno pospeši celoten proces. Skladišnik bo dokument (račun, prejemno potrdilo ali potrdilo o prevzemu) izpolnil elektronsko, ga vnesel v program, računovodja bo sestavil račun, ga digitalno podpisal in poslal prejemniku. Računalniški program za upravljanje dokumentov je mogoče konfigurirati za nadzor plačil, tako glede časa kot obsega.
Vse to zmanjša količino papirnatih dokumentov in olajša iskanje informacij, ki jih potrebujete.
Pretok dokumentov- premik dokumenta od trenutka sestavljanja ali prejema od drugih podjetij do prenosa v arhiv.
Dokumentacija o poslovanju je zbiranje, tekoče opazovanje, merjenje in evidentiranje transakcij v dokumentih.
Za racionalno računovodstvo v vsakem podjetju je treba vzpostaviti shemo za dokumentiranje poslovnih transakcij, ki temelji na preučevanju računovodskih predmetov, ekonomskih in proizvodnih procesov ter sistemov upravljanja.
Vse poslovne transakcije morajo biti dokumentirane v primarnih dokumentih.
primarni dokument- to je pisni dokaz, da je poslovna transakcija opravljena oziroma je pridobljeno dovoljenje za njeno izvedbo.
Za odraz poslovnih transakcij se uporablja veliko število dokumentov.
1. Upravni dokumenti- gre za naloge za opravljanje poslovnih poslov, vendar niso podlaga za obračune, saj ne potrjujejo dejstva njihovega izvajanja.
2. dokazila- dokumenti, ki potrjujejo dejstvo poslovnega posla in služijo kot podlaga za odražanje poslovnih transakcij v računovodstvu.
3. Računovodski dokumenti sestavi računovodja za pripravo informacij za namene odražanja v računovodskih registrih.
4. Kombinirani dokumenti vsebovati znake upravnih in utemeljitvenih dokumentov; smotrnost njihove uporabe pri zmanjševanju skupnega števila dokumentov.
5. Izvorni dokumenti nastala v času poslovne transakcije.
6. Povzetki dokumentov povzemanje podatkov iz primarnih dokumentov.
7. Enkratni dokumenti opraviti eno poslovno transakcijo in financiran- za določeno časovno obdobje.
8. Interni dokumenti so zbrani in uporabljeni v tem podjetju, in zunanji prihajajo v podjetje od organizacij in posameznikov.
potrebščine(ime dokumenta, številka, podpis, pečat, datum sestave in veljavnost dokumenta) so obvezni indikatorji, ki jih mora vsebovati vsak dokument.
Imenuje se vrstni red elementov struktura dokumenta.
Vrste struktur:
ampak) vprašalnik- podrobnosti se nahajajo, kot v vprašalniku, dokument je enostaven za branje in izpolnjevanje;
b) tabelarni- podrobnosti se nahajajo v določeni tabeli, jih je enostavno obdelati na strojih;
v) tipično- takšni dokumenti se uporabljajo povsod, vsebujejo določene podrobnosti in postopek za odražanje poslovanja v njih.
Dokumente, ki odražajo dejstvo transakcije, prejme računovodstvo in jih večkrat preveri.
Vrste pregledov:
ampak) formalno- preverjanje pravilnosti dokumentacije v obrazcu;
b) v bistvu- računovodja ugotavlja zakonitost tega posla;
v) aritmetika– preverjanje pravilnosti izračunov podatkov dokumenta.
Preverjeni dokumenti so razvrščeni po določenih značilnostih in vrednosti.
Vnos cen v dokumente - taksiranje.
Po določitvi kazalnikov stroškov se na vsak dokument prilepi korespondenca računov - dodelitev konta.
Vnesejo se podatki združenih dokumentov računovodske registre- Posebne računovodske evidence stroškov. Nato vstopijo v tekoči računovodski arhiv, kjer se hranijo 1 leto, po tem obdobju se prenesejo v stalni arhiv.
Dokument v računovodstvu je pisno potrdilo o opravljeni poslovni transakciji z vsemi iz tega izhajajočimi posledicami - pravnimi in materialnimi.
Računovodski dokument je vsak nosilec informacij, s pomočjo katerega se evidentirajo poslovne transakcije v določeni organizaciji na katerem koli proizvodnem mestu.
Računovodske listine evidentirajo vse poslovne posle in v zaporedju, v katerem se izvajajo v proizvodnji. Tako je zagotovljeno stalno in neprekinjeno računovodstvo vseh računovodskih objektov podjetja. Te računovodske evidence se uporabljajo za tekoči nadzor in operativno vodenje gospodarskih dejavnosti organizacije, nadzor nad varnostjo premoženja (dokumenti potrjujejo materialno odgovornost zaposlenih za vrednosti, ki so jim zaupane). Poleg tega te računovodske listine služijo nadzoru pravilnosti in zakonitosti poslovnih poslov med revizijami.
Obliko dokumenta določa nabor kazalnikov, število kazalnikov pa je odvisno od vsebine poslovnega posla. Dodelite podrobnosti glavnega, torej obveznega za vsak računovodski dokument. Dajo dokaze za dokument.
Glavni podatki vključujejo ime dokumenta in ime organizacije, v imenu katere je bil dokument sestavljen; datum priprave dokumenta; vsebina operacije, ki jo dokument odraža; metri v fizičnem in denarnem smislu; imena delovnih mest zaposlenih, ki so odgovorni za posamezen poslovni posel, in njihovi osebni podpisi. Seznam oseb, ki so upravičene do opravljanja poslovnih poslov z izvajanjem primarnih računovodskih dokumentov, se dogovori z glavnim računovodjo in potrdi vodja organizacije.
Primarne listine se sestavijo ob sklenitvi posla ali, če to ni mogoče, takoj po zaključku posla. Odgovornost za pravočasno in pravilno izvedbo dokumentov, za točnost podatkov, ki jih vsebujejo, nosijo osebe, ki so te dokumente sestavile in podpisale.
Podjetje bi moralo imeti urnik poteka dela, ki ureja pravočasno in zanesljivo ustvarjanje primarnih dokumentov, pa tudi njihov pravočasen prenos za odraz v računovodstvu.
Obrazci računovodskih dokumentov se razvijajo centralno. Pri nas so poenotene vse oblike gotovinskih listin, bančnih listin ipd.. Poenotene oblike primarnih dokumentov naj se uporabljajo brez sprememb.
Pomembna je tudi standardizacija dokumentov (standardne velikosti obrazcev).
Dokumenti so sestavljeni na obrazcih uveljavljenega obrazca, potrebno je izpolniti podrobnosti. Če nekateri podatki niso izpolnjeni, se prostor, rezerviran zanje, prečrta.
Dokumenti se polnijo s črnilom, kemičnim svinčnikom, na pisalnih in računskih strojih, tiskalnikih. Dokumenti morajo biti lepo sestavljeni, besedilo in številke so napisani jasno, čitljivo, znesek denarja je naveden s številkami in besedami.
Napake v računovodskih evidencah ni mogoče popraviti z izbrisi. Napačen vnos se prečrta z eno vrstico, da se prečrtano prebere, nato se na vrh doda pravilen podatek. V tem primeru je popravek posebej določen. Besedilo klavzule je naslednje: "Napisano, da popravi napako (novo besedilo ali znesek), da verjamem." Sledi podpis osebe, ki je opravila popravek, in datum popravka.
V denarnih dokumentih (na primer vhodni in odhodni blagajniški nalogi) popravki niso dovoljeni.
Dokumente, ki jih prejme računovodstvo, je treba preveriti: glede na obrazec se določi zahtevano število izpolnjenih podatkov, prisotnost podpisov, jasnost izpolnjevanja dokumenta. Nato se izvede aritmetično preverjanje: določi se pravilnost izračunov. Nato listino preverijo vsebinsko: preverijo zakonitost poslovnega posla.
Po teh pregledih so dokumenti podvrženi računovodski obdelavi, ki se razume kot njihovo oblikovanje cen, združevanje in označevanje.
Cena (obdavčitev) dokumentov je denarna vrednost materialnih vrednosti, navedenih v dokumentu. Združevanje dokumentov je izbira homogenih dokumentov, da se zapisi oblikujejo kot splošni seštevek. Pribitek (računovodstvo) je opredelitev in evidentiranje pobotnih računov za vsako poslovno transakcijo.
Po označevanju se podatki o poslovnih transakcijah evidentirajo v sintetičnih in analitičnih kontih, sami dokumenti pa se arhivirajo. Ta postopek prehoda dokumentov od trenutka izdaje do deponiranja se imenuje tok dokumentov.
Vse računovodske listine so predmet obvezne hrambe, katere rok določi Glavni arhiv. V skladu z veljavnimi pravili se večina primarnih dokumentov in pomožnih računovodskih registrov (računi, izpiski, dnevniki) hranijo 3 leta, poročila in glavna knjiga - 5 let, osebni računi zaposlenih v podjetju - 75 let.
Med hrambo lahko zaseg primarnih dokumentov iz organizacije dovoljujejo samo preiskovalni organi, organi za predhodno preiskavo in tožilstvo, sodišča in davčni inšpektorati v skladu z veljavno zakonodajo. Umik je dokumentiran v protokolu, katerega kopija se ob prejemu izroči vodji organizacije ali glavnemu računovodji. Glavni računovodja (drug uradnik) z dovoljenjem in v prisotnosti predstavnikov organov, ki izvajajo zaseg dokumentov, lahko naredi kopije dokumentov, ki se odvzemajo, z navedbo razloga in datuma.
Glavne naloge, s katerimi se sooča računovodski servis katere koli organizacije, so:
Oblikovanje popolnih in zanesljivih informacij o poslovnih procesih in finančnih rezultatih dejavnosti organizacije, potrebnih za operativno vodenje, pa tudi za njihovo uporabo s strani vlagateljev, upnikov, davčnih in finančnih organov, bank in drugih zainteresiranih strani;
Zagotavljanje nadzora nad razpoložljivostjo in gibanjem premoženja, porabo materialnih, delovnih in finančnih sredstev v skladu s potrjenimi normativi, standardi in predračuni;
Pravočasno preprečevanje negativnih pojavov v finančnih in gospodarskih dejavnostih, ugotavljanje in mobilizacija rezerv na kmetiji.
Izpolnjevanje teh nalog je neposredno odvisno od popolnosti in pravočasnosti odražanja na računovodskih izkazih poslovnih transakcij, ki jih organizacija izvaja med svojimi dejavnostmi, kar je posledica dokumentiranja opravljenih transakcij.
Zanesljivost računovodskih informacij, ki jih računovodski oddelek organizacije zagotavlja svojim uporabnikom, je odvisna od pravilnosti njihovega izvajanja. Zato bi morali v organizacijah procesu dokumentiranja poslovnih transakcij nameniti veliko pozornost ne le zaposlenim v računovodskih službah, temveč tudi zaposlenim v drugih strukturnih enotah, saj je učinkovitost računovodstva v organizacijah odvisna od pravilne organizacije dela z dokumenti, ki so pisna potrditev dejstva poslovnega posla (njihov pravni dokaz).
Če organizacija ni ustvarila sistema za organizacijo in vodenje primarnega računovodstva, potem sistem vodenja ne bo deloval učinkovito pri sprejemanju potrebnih vodstvenih odločitev.
Eno od temeljnih načel računovodstva je, da poslovna transakcija, ki ni pravilno izvedena, nima prostora kot pravni gospodarski dogodek (ni računovodskega predmeta).
Poleg tega je treba posvetiti pozornost dejstvu, da imajo davčni organi pravico, da uradnike organizacije, ki so krivi za vodenje računovodstva v nasprotju z zakonom, ki jih določa zakon, privede do upravne odgovornosti.
Primarni dokumenti so osnova za odražanje podatkov o opravljenih poslovnih transakcijah v računovodskih registrih. Primarni dokumenti beležijo dejstvo poslovnega posla. Glavne zahteve za primarno računovodsko dokumentacijo vključujejo:
1) za računovodstvo so sprejeti samo tisti dokumenti, ki so sestavljeni v obliki, ki jo vsebujejo albumi enotnih obrazcev primarne dokumentacije.
V procesu opravljanja finančnih in gospodarskih dejavnosti morajo organizacije za formalizacijo zaključenih poslovnih poslov uporabljati standardne medoddelčne obrazce primarnih dokumentov, ki jih je na predpisan način odobril Državni odbor Ruske federacije za statistiko. Po potrebi so organizacije dobile pravico, da samostojno razvijajo ločene oblike primarnih dokumentov in računovodskih registrov, ki jih ni v albumih enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije in albumih specializiranih oblik dokumentov, specifičnih za industrijo (na primer trgovina in nabava). akti za nakup materiala od fizičnih oseb). Poleg tega je dovoljeno spreminjati obstoječe obrazce, jih podrobneje in razjasniti ter dopolnjevati podrobnosti obrazcev, pod pogojem, da glavne podrobnosti ostanejo nespremenjene;
2) primarni dokumenti, ki jim dajejo pravno veljavo, morajo vsebovati naslednje obvezne podatke: ime dokumenta, datum, ko je bil dokument sestavljen, ime organizacije, v imenu katere je bil dokument sestavljen, vsebina posla transakcije, merilniki poslovnega posla v fizičnem in denarnem smislu, imena delovnih mest oseb, odgovornih za izvedbo posla in pravilnost njegove izvedbe, osebni podpisi teh oseb.
Poleg naštetih obveznih podatkov se lahko v primarni računovodski dokumentaciji navedejo dodatni podatki, katerih naravo določa vsebina posameznega posla in katerih namen je krepitev nadzor, kognitivni in operativni vrednosti dokumenta:
Primarne računovodske dokumente je treba sestaviti v času transakcije, v izjemnih primerih - takoj po njenem zaključku;
Primarni dokumenti morajo odražati vse potrebne informacije, ki vam omogočajo natančno določitev vsebine in pogojev transakcij, to pomeni, da je treba izpolniti vse podrobnosti, predvidene v obliki dokumentov;
Popravki, ki so na voljo v primarni dokumentaciji, morajo biti potrjeni s podpisi oseb, ki so podpisale dokumente, z navedbo datuma popravka;
Izpolnjevanje primarnih dokumentov mora zagotoviti varnost evidence za čas, ki je določen za njihovo hrambo v arhivu.
Vse dokumente, ki se trenutno uporabljajo v poslovnih dejavnostih, je mogoče razvrstiti po naslednjih glavnih značilnostih:
1) po dogovoru:
upravnih- dokumenti, ki vsebujejo dovoljenje za opravljanje določenega posla (odredba predstojnika o izdaji sredstev po poročilu);
oprostilna sodba– dokumenti, ki vsebujejo podatke o izvedbi naročila (napredno poročilo);
računovodstvo- dokumenti, ki služijo za sestavo računovodskih evidenc za nadaljnjo uporabo v računovodskem procesu (obračun časovnih razmejitev iz plač);
kombinirano- dokumenti, ki združujejo značilnosti upravnih, izvršilnih in računovodskih dokumentov (obračun in obračun plač);
material- dokumenti, ki se uporabljajo za evidentiranje poslov gibanja zalog (prejemni nalog);
denarno- dokumenti, namenjeni registraciji poslovanja z gotovino in negotovinskimi sredstvi podjetja (plačilni nalog);
naselje- uporablja se za formalizacijo poravnalnega razmerja podjetja z njegovimi nasprotnimi strankami za nastale obveznosti (račun);
3) po obsegu zabeleženih transakcij:
primarni- dokumenti, ki vsebujejo podatke o eni poslovni transakciji (vhodni in izhodni blagajni);
konsolidirano- dokumenti, namenjeni povzetku informacij o celotnem nizu podobnih gospodarskih
poslovanje za določeno obdobje (blagajniško poročilo);
4) po načinu uporabe:
enkrat- dokumenti, ki se uporabljajo za obdelavo enkratne poslovne transakcije (račun-zahteva za sprostitev (notranji premik) materiala);
financiran- se uporabljajo za več enkratnih poslovnih transakcij (limit-fence kartica);
5) glede na število upoštevanih položajev:
enovrstičnice- dokumenti, ki vsebujejo eno računovodsko pozicijo;
večvrstični- dokumenti, ki vsebujejo dve ali več računovodskih pozicij (plačilne liste);
6) mesto sestavljanja:
notranji- dokumenti, sestavljeni v sami organizaciji za registracijo notranjih poslovnih poslov (pooblastilo za prejemanje inventarnih predmetov);
zunanji- dokumenti, prejeti od organizacij tretjih oseb in odražajo odnos organizacije z njenimi nasprotnimi strankami (plačilni zahtevki-nalogi);
7) način polnjenja:
Izpolnjeno ročno;
Napolnjeno s pomočjo računalniške tehnologije.
Poleg tega lahko vse navedene vrste računovodske dokumentacije pogojno razvrstimo po naslednjih merilih:
organizacijsko in administrativno- dokumenti, ki odražajo vprašanja splošnega upravljanja organizacije ter njenih proizvodnih in operativnih dejavnosti. Te dokumente sestavijo organi upravljanja organizacije;
finančna poravnava- dokumente, ki prispevajo k racionalni porabi sredstev in povzemajo informacije o finančnem stanju organizacije in distribuciji;
pari z drugimi udeleženci v tržnih odnosih. To vrsto dokumenta sestavi računovodska služba organizacije;
dobavne in prodajne dokumente- materialni dokumenti.
Glavna faza računovodske obdelave dokumentov v organizaciji je preverjanje prejetih primarnih dokumentov v obliki, aritmetično preverjanje in preverjanje vsebine.
Potrditev obrazca vam omogoča, da se prepričate, da je bil za obdelavo določene poslovne transakcije uporabljen obrazec ustreznega obrazca in da so izpolnjeni vsi podatki dokumenta.
Aritmetično preverjanje je zasnovan za odkrivanje napak, ki so se lahko pojavile pri izpolnjevanju dokumenta. Če pride do napak v dokumentih, ki se uporabljajo za obdelavo gotovinskih transakcij (vhodni in odhodni blagajniški nalogi) in bančnih dokumentih (čeki, plačilni nalogi itd.), potem teh dokumentov ne smemo sprejeti v računovodstvo, ampak jih je treba ponovno sestaviti, ne glede na naravo napake, saj so popravki v gotovini in bančnih dokumentih prepovedani.
Preverjanje vsebine je potrebno za ugotavljanje zakonitosti in smotrnosti tekočega posla.
Po veljavnem računovodskem postopku se primarne listine o poslovnih poslih, ki so v nasprotju z zakonom in uveljavljenim postopkom sprejemanja, hrambe in porabe denarja, zalog in drugih dragocenosti, ne smejo sprejemati v izvršbo. Če računovodstvo prejme takšne primarne dokumente, mora glavni računovodja obvestiti vodjo organizacije o nezakonitosti določene poslovne transakcije. V primeru nesoglasja med vodjo organizacije in glavnim računovodjo pri izvajanju določenih poslovnih poslov se zanje lahko sprejmejo v izvršitev primarne računovodske listine iz pisnega naročila vodje organizacije, ki je v zvezi s tem v celoti odgovoren za posledice takšnih poslov in vključitev podatkov o njih v računovodsko in finančno poročanje.
Dokumenti, ki so priloženi na dobroimetne in bremenitvene naloge, kot tudi dokumenti, ki so služili kot osnova za izračun plače, so predmet obveznega preklica z žigom ali ročno napisanim napisom "Prejeto" ali "Plačano" z navedbo datuma (dan, mesec, leto) .
Primarni dokumenti se odvzamejo na podlagi obrazložene odločitve uradne osebe. Odvzem dokumentov se brez izjeme izvede v prisotnosti prič in se sestavi v protokolu o zasegu, katerega kopija se ob prejemu izroči vodji ali glavnemu računovodji organizacije. Zaseženi dokumenti so navedeni in opisani v protokolu ali v opisih, ki so mu priloženi z natančno navedbo imena in številke zaseženih dokumentov.
Nemogoče je upravljati nobeno podjetje (pa naj bo to majhna trgovina ali ugledna korporacija s številnimi oddelki), če tam ni vzpostavljeno računovodstvo - računovodsko, operativno, statistično. Vsaka vrsta računovodstva ima svojo osnovo - dokument. Tako kot ni hiše brez temeljev, tako ni računovodstva brez dokumentov, kompetentno in učinkovito upravljanje pa je nemogoče brez celovite analize informacij, pridobljenih z računovodskim, operativnim in statističnim računovodstvom.
Primarni dokumenti so sami po sebi različni, vendar jih je mogoče razdeliti na dve vrsti. Prvi - temeljni dokumenti (pogodbe, računi, računi, zahteve za storitve), urejanje poslov z nasprotnimi strankami (stranke). Ti dokumenti so v sistemu ustvarjeni za povezavo spremnih dokumentov za gibanje blaga, storitev in plačilnih dokumentov in zato ne zahtevajo knjiženja na račune. Druga vrsta dokumentov so spremni dokumenti (računi, akti, skladiščni nalogi, plačilni nalogi, blagajniški nalogi ipd.), ki spremljajo gibanje blaga (storitev) in sredstev. Objave, ki odražajo bistvo operacije v vrednostnem smislu, lahko uvrstimo med takšne dokumente.
Osnovni dokumenti se večinoma nanašajo na operativno računovodstvo, spremni dokumenti pa na vse vrste računovodstva. Osnovni dokumenti so lahko v enem od treh stanj: v teku, izvršljiv in zaprt. Izvršeni se uporabljajo samo za načrtovanje nakupov in prodaj in niso vključeni v gospodarski promet, niso predmet nadzora načrta izvedbe. Izvršni dokumenti se uporabljajo za generiranje računov in aktov za delo (storitve) na njihovi podlagi, vključeni pa so tudi v kontrolo rokov za izvedbo in obračun glob. Na dokumentu v stanju »Izvršljiva« lahko izvedete kakršna koli dejanja: vnesete datume dejanskega plačila in dostave blaga; ustvarjati račune in akte za storitve v zvezi s tem dokumentom ter plačilne dokumente; izdajanje skladiščnih nalogov v zvezi z računi. Dokument v tem stanju lahko imenujemo delovni dokument, saj je osnova za ustvarjanje verige spremnih dokumentov, povezanih z njim.
Po izpolnitvi predpisov (plačilo in dostava blaga iz skladišč) se dokument lahko prenese v stanje »Zaprto«. Kot taka ga sistem ne obdeluje (shranjena je v arhivu). Zapiranje osnovnega dokumenta se izvede na podlagi podatkov poročila o izvedenih pogodbah le, če na njem ni dolga.
Uporabo osnovnih dokumentov lahko preverite samodejno. Dokumenti, za katere po določenem datumu ni bilo nobenih operacij, se po potrditvi uporabnika izbrišejo iz sistema.
Ustvarjanje spremnih dokumentov na podlagi izvedljive baze dokumentov se lahko izvede hkrati s posebno funkcijo. V kateri od spremnih dokumentov je na željo uporabnika možno izdelati račun (skoraj vsi podatki o njem se izpolnijo avtomatsko iz prejšnjega dokumenta), iz računa pa se opravljena operacija lahko registrira v nakupna ali prodajna knjiga.
Pri vodenju prodaje lahko ob izdaji računa izdelamo celotno verigo dokumentov »račun > račun > skladiščni nalog« brez dodatnih prehodov.
Računi in avtomatsko generirani akti so na voljo za naknadno urejanje, ki se lahko pojavi v primeru nepopolne dostave ali dostave več spremnih dokumentov. Pri generiranju naslednjega spremnega dokumenta na podlagi dokumentne baze sistem samodejno upošteva že opravljene dobave. Pri izdelavi računov za sprostitev se spremlja razpoložljivost blaga, ki ga izdajajo skladiščni oddelki: skladišče - materialno odgovorna oseba - serija. Za lažje delo z velikim pretokom dokumentov je mogoče generirati skladiščna naročila tako za posamezen račun kot za skupino računov.
V primeru neskladja med značilnostmi blaga, ki so navedene na računu, na primer napake, roki uporabnosti ipd., se generira povratni račun in skladiščni nalog.
Ker se lahko izvršitev primarnih dokumentov, ki urejajo transakcijo, izvajajo ob različnih časih in s strani različnih zaposlenih, je koristno občasno preverjati njihovo skladnost. Sistem ponuja vrsto možnosti za celovit nadzor.
Izvedene so funkcije nadzora skladnosti dokumentov-podstav in tovornih listov, nakladnic in skladiščnih nalogov. Kot rezultat njihove izvedbe se generirajo poročila različne stopnje podrobnosti. Na zahtevo programa lahko v poročila vključite samo dokumente, pri katerih so bile ugotovljene nedoslednosti.
Če so bili glede na dokumentno podlago za prodajo zneski plačil knjiženi po postavkah računov, potem poročilo vsebuje stolpec »Plačilo«, v katerem so prikazani zneski plačil za posamezen račun.
Pri avtomatskem ustvarjanju plačilnih dokumentov iz modulov operativne kontrolne zanke je mogoče izbrati vrsto plačilnega dokumenta (rubelj ali valuta), nastaviti datum, prilagoditi znesek (privzeto je neplačano stanje celotnega zneska osnove dokumenti so sprejeti), ustvarite plačilne dokumente za skupino izbranih dokumentov.
Nadaljnje delo s plačilnim dokumentom - vnos datuma plačila in knjiženje - poteka v računovodski zanki. Seveda je mogoče plačilne dokumente vnesti neposredno v računovodski krog in hkrati vzpostaviti njihovo povezavo z osnovnimi dokumenti. V vseh primerih je možno tako eno plačilo za več dokumentov kot več plačil za en dokument.
Poleg tega se izvaja obračunavanje medsebojnih obračunov blaga (storitev), in to na več načinov. Prvič, lahko sestavite pogodbo o menjavi, tako da vključite dve predhodno sklenjeni izvedljivi pogodbi: za nakup in za prodajo. Na podlagi vzpostavljene povezave med pogodbama se izvaja poplačilo medsebojnih dolgov pri plačilih. Drugič, račun za dopust lahko povežete s pogodbo o nakupu in obratno, potem bosta tako obremenitveni kot kreditni del poročila o sklenjenih pogodbah vsebovala odpremne dokumente.
Splošno sliko o medsebojnih obračunih si lahko ogledate v modulu Dobavitelji, prejemniki.
Torej je vsa gospodarska dejavnost podjetja opisana s harmonično verigo medsebojno povezanih dokumentov, ki so zaposlenim znani in znani. Podatki se vnesejo enkrat, v kateri koli fazi je zagotovljen nadzor skladnosti dokumentov, kadarkoli je mogoče pridobiti podatke o stanju medsebojnih obračunov.
Tehnologija upravljanja z dokumenti v avtomatiziranih računovodskih sistemih (ASBU) je izjemno pomembna komponenta, ki vpliva na učinkovitost njihove uporabe. Obstoječi programski izdelki uporabljajo različne modele poteka dela, ki vključujejo določena pravila za oblikovanje, shranjevanje, interpretacijo in obdelavo dokumenta. Obstajajo štirje glavni modeli:
1) model za razlago dokumentov kot dopolnila k poslovnim poslom;
2) model za razlago dokumentov kot sredstva za generiranje evidence niza poslovnih poslov;
3) model za razlago dokumentov kot pomožnih informacijskih objektov;
4) popoln model poteka dela.
V programih, ki temeljijo na prvi model, domneva se, da mora računovodja pri vnašanju v bazo podatkov, ustvarjenih zunaj ASBU v primarnih dokumentih, le-te ročno ali s programom pretvoriti v zapise niza poslovnih transakcij, dokumenti, generirani v sistemu, se obravnavajo kot izhodni obrazci, katerega konstrukcija se izvede na zahtevo uporabnika po vnosu transakcijskih podatkov. Tako se pri uporabi tega modela primarni dokumenti razlagajo zgolj formalno. Dokumenti, ki so vključeni v sistem, niso registrirani v bazi podatkov, v njej generirani dokumenti pa so shranjeni le v vezavi v enem ali drugem zapisu niza poslovnih poslov in brez povezave z drugimi dokumenti.
Ta razlaga dokumentov je značilna za številne instrumentalne sisteme in je v nasprotju z običajnim vrstnim redom računovodskega procesa, v katerem se operacija odraža v računih po oblikovanju in odobritvi dokumenta, medtem ko je tukaj operacija tista, ki postane informacijsko podlago za njeno oblikovanje.
Glavna pomanjkljivost je, da ni časovnega zamika med oblikovanjem dokumenta in odrazom operacije, ki temelji na njem.
Za mala podjetja z majhnim pretokom dokumentov je ta pristop v takšni ali drugačni meri upravičen. Vendar pa lahko uporaba programov, ki temeljijo na uporabi tega modela v računovodskih službah z velikim potekom dela, povzroči potrebo po nenehnem spremljanju ustreznosti podatkov niza poslovnih transakcij.
O sistemih, ki uporabljajo drugi model, dokument je le formalna podlaga za ustrezne vknjižbe v računih. To pomeni, da ima program nabor videogramov, ki določajo strukturo vnosa informacij. Glede na podatke, vnesene na podlagi te postavitve, program generira zapise, ki ustrezajo dokumentu. Vneseni vnosi se razlagajo kot »potrjeni« in se vedno upoštevajo pri izračunu prometov na računih.
Tretji model razlaga dokumentov je zelo pogosta. Podpira naravno tehnologijo posredovanja primarnih dokumentov, tako ustvarjenih v sistemu kot tudi od zunaj (slika 5).
V programih, ki temeljijo na njej, je mogoče oblikovati vrsto poslovnih transakcij ne le neposredno, ampak tudi na podlagi avtomatizirane obdelave dokumentov, vnesenih v sistemsko bazo podatkov. V slednjem primeru računovodja izpolni zaslonski obrazec dokumenta, program pa ga generira in natisne. Ko je dejanska transakcija zaključena, se v računovodstvu odraža bodisi z ročnim vnosom vnosov v niz poslovnih transakcij ali polavtomatsko na podlagi razporedov knjiženja, povezanih s to vrsto dokumenta.
riž. pet. Tehnologija posredovanja primarnih dokumentov
Za razliko od prvih dveh modelov so tukaj trenutki registracije dokumentov v sistemski bazi podatkov in njihov odraz v sistemu računov ločeni, vneseni dokumenti brez potrditve s strani uporabnika pa na noben način ne vplivajo na promet računov. Hkrati se informacije o njih shranijo, jih je mogoče večkrat popraviti in ponovno uporabiti za tiskanje.
Dokumenti iste vrste, vneseni v sistem, so shranjeni v ločenih registrih. Kadarkoli lahko "dvignete" želeni dokument ali izbor le-teh, ki ustreza želenemu naboru kriterijev. Na primer, izberite in natisnite seznam dokumentov, povezanih z določeno organizacijo ali posameznikom. V nekaterih programskih sistemih je precej v celoti podprt odnos med vnesenimi dokumenti in na njihovi podlagi generiranimi evidencami niza poslovnih transakcij, pri katerih spremembe v poljih dokumenta samodejno ali na zahtevo uporabnika povzročijo spremembo v transakcije, ki jih ustvari.
Vendar se odnos dokumentov s tem modelom ne spremlja neposredno. Tukaj je glavna stvar možnost ločevanja dejanj registracije dokumentov v bazi podatkov od njihove pretvorbe v vnose v račun. Posledica tega pristopa je, da je splošne informacije mogoče pridobiti le v zvezi s sistemom računovodskih računov. To lahko v določenih primerih povzroči preobremenjenost računovodstva z analitičnimi funkcijami.
V programih, ki temeljijo na popoln model delovnega procesa, je v ospredju vzdrževanje celovitega sistema povezav med dokumenti različnih vrst. Če so v vseh prej obravnavanih modelih dokumenti osnova za oblikovanje vnosov na račun, potem je tukaj glavna pozornost namenjena popolnosti sistema povezovanja dokumentov, na podlagi katerega se lahko njihova skupina hkrati obdeluje z enim samim nizom. pravil.
Prednost popolnega modela delovnega toka je v tem, da zagotavlja »interakcijo« elektronskih kopij dokumentov, kot so plačilo in blago, kar je zelo pomembno v primerih, ko se organizacija ukvarja z velikim številom rednih dobaviteljev in kupcev ter zapletenimi poravnalnimi shemami z njim. Zahvaljujoč temu lahko programske sisteme, ki temeljijo na modelu celotnega poteka dela, uporabljajo ne samo računovodstvo, temveč tudi druge storitve upravljanja.
Tu računovodski vnosi niso nič drugega kot zgolj sekundarni podatki. Na podlagi tega stališča se lahko računi in knjiženja kot glavne informacijske komponente računovodskega vezja avtomatiziranega nadzornega sistema sprostijo od tehnološke obremenitve, ki zanje ni značilna, ki obstaja v sistemih, ki temeljijo na prevladi načelo dvojnega vnosa.
Moduli računovodske zanke sistema se lahko do določene mere uporabljajo neodvisno od drugih podsistemov. Ker je večina dokumentov ustvarjena izven računovodstva, vendar so ji na voljo, ima slednji možnost dela z njimi na način, ki je zase primeren. Zlasti je mogoče sistem postaviti tako, da kontovanje daje rezultate, povzete po paketih dokumentov, kar se pri avtomatiziranih sistemih, zgrajenih na podlagi drugih modelov poteka dela, izkaže za težko.
Popoln model delovnega toka omogoča fleksibilno ločevanje analitičnih računovodskih funkcij med različnimi vodstvenimi oddelki. Zahvaljujoč temu vsak podsistem avtomatiziranega krmilnega sistema prejme natanko toliko funkcij, kot jih potrebuje.
Analitiko lahko podpirajo podsistemi operativne kontrolne zanke, odraz poslovnih transakcij v sistemu računov pa se lahko izvaja z detajliranjem le do ravni nasprotnih strank. To je pomembno, kadar se množične operacije s kompleksnimi poravnalnimi shemami izvajajo z istimi partnerji. Hkrati so naloge računovodskega vezja avtomatiziranega sistema poenostavljene z obdelavo podrobne analitike tistih storitev, ki jo potrebujejo (tabela 3).
Tabela 3Povzetek značilnosti različnih modelov delovnega toka
Opomba: – pomanjkanje lastnine; + prisotnost lastnine; ? delna prisotnost nepremičnine.
Iz navedenih podatkov izhaja, da četrti - popoln model poteka dela - najbolj dosledno rešuje težave pri obdelavi velikih tokov dokumentov zaradi možnosti pridobivanja splošnih informacij tako v sistemu računov kot izven njega. Zato je za velika podjetja najbolj smotrno uporabljati sisteme avtomatizacije, zgrajene na njegovi podlagi.
Pri uporabi drugih modelov poteka dela se lahko posploševalne informacije pojavljajo predvsem na računovodskih kontih, ki opravljajo svojo posebno vlogo in ne določajo vedno skupin informacij, ki so potrebne za druge storitve upravljanja.
Pri praktičnem delu na področju računovodstva organizacije uporabljajo računalniške programe, ki se razlikujejo po funkcionalni vsebini, načinih konfiguracije in vmesniku. Kljub tem razlikam pa veliko razvoja temelji na istem modelu. Njegovo bistvo je poenotenje podatkov in njihova predstavitev v sistemu dvojnega vnosa, ki je zapleten in dopolnjen s posebnimi pomožnimi podrobnostmi, potrebnimi za odražanje posebnosti delovanja različnih oddelkov računovodstva. Strokovnjaki ga včasih imenujejo "enoten posplošen računovodski model". Pravzaprav v tem primeru ni izrecne delitve niti po vrstah računovodstva.
Znano je, da obstaja delitev računovodstva na računovodsko, operativno-tehnično in statistično, od katerih ima vsak svoj namen, svojo obliko in posebnosti. Zamisel o predstavitvi vseh vrst računovodstva v enotni obliki računov in dvojnem sistemu se zdi izjemno privlačna za programerje, med katerimi je večina matematikov ali tehničnih strokovnjakov. Zanje uporaba enotnega modela za vse vrste računovodstva omogoča abstrahiranje tistih številnih podrobnosti in oblik predstavitve informacij, ki so polne praktičnega računovodskega dela.
Za majhne organizacije so vse vrste računovodstva skoncentrirane v računovodstvu, ki je pravzaprav glavni dobavitelj in glavni potrošnik informacij. Za takšne organizacije je uporaba tovrstnih programskih izdelkov povsem upravičena. Poleg tega je računovodski oddelek pogosto sestavljen iz dveh ali treh relativno univerzalnih strokovnjakov, odgovornih za več sorodnih področij. Zato jim je priročno, da imajo program, v katerem so vsi podatki shranjeni v enem enotnem registru in so, kot pravijo, vedno pri roki.
Ob vsej privlačnosti posplošenega računovodskega modela je treba opozoriti, da se pri uporabi kot osnova za sistem avtomatizacije v določeni meri ne upošteva dejanska delitev funkcij med upravljavskimi enotami.
Najprej se to izraža v dejstvu, da posplošeni računovodski model temelji na sistemu dvojnega vnosa, ki je neločljiv le v eni od njegovih komponent - računovodstvu.
Posledica tega je, da se morajo pri prilagajanju računovodskih programov potrebam operativnega in tehničnega računovodstva funkcije slednjega odražati v okviru določene tehnologije obdelave računovodskih podatkov. Običajno se za vodenje operativnega in tehničnega računovodstva ukvarjajo menedžerji, ki slabo poznajo jezik in notranjo logiko računovodstva. Praksa kaže, da je zanje delovanje sistema avtomatizacije, zgrajenega na teh načelih, nenavadno.
Poleg tega uporaba posplošenega modela vodi v dejstvo, da so vsi predmeti analitičnega računovodstva prisiljeni biti vezani na sistem računov. Hkrati je sistem računov pomemben, a ne edini sistem za razvrščanje ekonomskih informacij. Poleg tega je izrazito posploševalnega značaja, za operativno vodenje pa so potrebne podrobne analitične informacije.
Zaradi usmerjenosti posplošenega računovodskega modela na sistem računov v računalniških sistemih, zgrajenih na njegovi podlagi, ostaja obris nalog računovodske avtomatizacije prevladujoč, reševanje problemov drugih kontrolnih zank pa je v veliki meri osredotočeno na informacije, ki se odražajo v sistem računov, ki ga dopolnjujejo in konkretizirajo. Takšna toga povezava računovodskih podatkov in tehnologije z operativnimi računovodskimi podatki vodi v preobremenjenost računovodskega kroga z analitičnimi funkcijami. Najprej gre za funkcije, povezane z obračunavanjem zalog in medsebojnimi obračuni z dobavitelji in kupci.
Praksa uporabe različnih programov kaže, da je zaželeno, da se strokovnjaki za sisteme vodenja, ki niso neposredno povezani z računovodstvom, ukvarjajo s specializiranimi programskimi orodji, ki so tehnološko usmerjena na določena področja računovodstva. Tako se zdi za podjetje srednjega in velikega podjetja takšen model za izgradnjo sistema avtomatizacije bolj zaželen, v katerem so računovodske funkcije v veliki meri specializirane in porazdeljene med posamezne podsisteme.
Za sistem avtomatizacije in upravljanja za srednja in velika podjetja bi morali biti osnovni element dokumenti in njihovi odnosi. Naravna osnova integriranega sistema računovodske avtomatizacije bi morala biti podpora za upravljanje z dokumenti, oblikovani iz primarnih dokumentov različnih vrst, vnesenih v bazo podatkov, organizacija njihovih odnosov glede na eno ali drugo ključno značilnost ali njihovo kombinacijo. Na podlagi tega je treba ustvariti sistem poizvedb v bazi podatkov, ki omogoča gradnjo širokega spektra poročil, ki s formalnega vidika niso nič drugega kot agregirane zbirke podatkov v takšni ali drugačni meri, oblikovane iz celote določene podmnožice primarni dokumenti.
S tem pristopom so računovodske evidence v računalniškem sistemu evidenc sekundarne informacije, ki izhajajo iz izvajanja posebnih postopkov obdelave podatkov. S tega vidika je mogoče račune in knjižbe kot glavne informacijske komponente avtomatiziranega sistema računovodskega vodenja osvoboditi tehnološke obremenitve, ki obstaja v sistemih avtomatizacije, zgrajenih na podlagi posplošenih računovodskih modelov.
Tu se reproducira običajna tehnologija dela z začetnimi informacijami, pri kateri je glavna funkcija uporabnika izpolnjevanje polj zaslonskih obrazcev, ki so čim bližje "papirnati" obliki dokumenta. Zaradi tega je postopek vnosa začetnih informacij poenostavljen, kar je pomembno za organizacijo z velikim potekom dela. Zahvaljujoč popolni integraciji vseh krmilnih podatkov in ločevanju funkcij med moduli je zagotovljena visoka proizvodnost pri uporabi sistema.
Ločitev funkcij operativno-tehnične in računovodske se kaže v dejstvu, da dejstvo odseva ali nerazgleda dokumenta v računovodstvu ne vpliva na delovanje drugih sistemov upravljanja. Prisotnost dokumentov v integrirani bazi podatkov omogoča vodenje evidence inventarnih postavk, stanja medsebojnih obračunov, vrednotenje stroškov izdelanih izdelkov, spremljanje napredka faz načrtovanih aktivnosti in vrednotenje finančnih rezultatov izvajanja. Zahvaljujoč celoviti podpori meddokumentnih odnosov lahko vodje, ki služijo krogu operativnega upravljanja, prejmejo vse potrebne podrobne in splošne informacije brez njihovega vmesnega odraza na računih.
Tako zaradi integrirane narave upravljanja elektronskih dokumentov in premišljene specializacije modulov vsak podsistem prejme natanko toliko funkcij, kot jih potrebuje.
V skladu z Odlokom Sveta ministrov - Vlade Ruske federacije z dne 30. julija 1993 št. 745 "O odobritvi Pravilnika o uporabi blagajn pri izvajanju gotovinskih obračunov s prebivalstvom in Seznama določene kategorije podjetij, organizacij in ustanov, ki zaradi posebnosti svoje dejavnosti, bodisi značilnosti lokacije, lahko opravljajo gotovinske obračune s prebivalstvom brez uporabe blagajn "v dogovoru z Državno medresorsko strokovno komisijo za blagajne, odobreno ob predložitvi pristojnih ministrstev in drugih izvršilnih organov ter organizacij oblike dokumentov stroge odgovornosti (potnice, boni, vstopnice, kuponi ipd.), ki se uporabljajo pri obračunih s fizičnimi in pravnimi osebami ter za gotovinsko računovodstvo.
Obrazci dokumentov strogega poročanja, predloženih v odobritev Ministrstvu za finance Ruske federacije, morajo vsebovati skupaj s kazalniki, ki označujejo posebnosti poslovanja, naslednje obvezne podatke, določene za obrazce primarne računovodske dokumentacije:
žig za odobritev;
Ime obrazca dokumenta;
Šestmestna številka, serija;
koda OKUD;
datum, ko je bil dokument sestavljen;
Ime in koda organizacije po OKPO;
Vrsta opravljenih storitev, del;
Merska enota v fizičnem in denarnem smislu;
Podpis odgovorne osebe.
Priložena morajo biti tudi metodološka navodila za njihovo obračunavanje, polnjenje, nanašanje, skladiščenje, proizvodnjo in uničenje.
Odobreni obrazci za strogo poročanje so uradni državni dokumenti in veljajo za vse organizacije, ki se ukvarjajo z ustreznimi (promet, trgovina, storitve itd.) dejavnostmi na ozemlju Ruske federacije. Organizacije lahko izdelajo obrazce strogega poročanja po odobrenih vzorcih v kateri koli tiskarni, ki ima državno licenco za tiskarsko dejavnost.
Po potrebi se pri pripravi obrazcev lahko odobreni obrazci spremenijo z dodatnimi podrobnostmi, ki upoštevajo posebnosti izvajanja ustreznih storitev. Hkrati ostanejo vsi podatki, navedeni v odobrenih obrazcih, nespremenjeni; izbris posameznih podatkov ni dovoljen. V primeru neizpolnjevanja ene ali druge vrstice, predvidene v odobreni obliki obrazca, se zaradi pomanjkanja ustreznih kazalnikov za organizacijo ta vrstica prečrta.
Oblike odobrenih obrazcev strogega poročanja so svetovalne in se lahko spremenijo. Umetniško oblikovanje, tehnično urejanje in izbiro stopnje zaščite določi organizacija samostojno, razen če zakonodaja Ruske federacije določa drugače.
Pri oddaji naročila tiskarni za izdelavo obrazcev strogega poročanja, serijo črk organizacija dodeli samostojno, šestmestne številke predloži tiskarna. Ponavljanje serije ni dovoljeno.
Obrazci strogega poročanja so lahko izdelani v obliki knjig, ločenih kuponov, zvitkov itd. Nakupujejo se pri proizvajalcu ali prek posredniške (specializirane) organizacije. Vsaki seriji obrazcev mora biti priložena kopija računa ali druge spremne dokumentacije z navedbo imena obrazcev, njihove serije, številk in stroškov nakupa.
Registracija pridobljenih obrazcev strogega poročanja pri davčnih organih ni predvidena z veljavno zakonodajo Ruske federacije.
Regulativni dokumenti o računovodstvu praktično ne urejajo pravil za spreminjanje računovodstva in poročanja.
Spremembe v računovodstvu se lahko izvedejo ne le za odpravo napak, ampak tudi za pojasnitev pogojnih ocen gospodarskih odnosov.
V zvezi s tem je uveden delovni koncept prilagoditev, ki se razume kot operacija odražanja v računovodstvu zneska odstopanja od zanesljive ocene računovodskega predmeta (sredstva, prihodka, obveznosti), ki se je v računovodstvu predhodno odražala v izkrivljenem (zaradi napak) ali pogojnem (če ni celotne količine informacij).
Odraz v računovodstvu rezultatov prevrednotenja osnovnih sredstev se ne šteje za popravek; razvrednotenje materialnih sredstev; sprememba obveznosti v valuti zaradi spremembe tečaja; sprememba višine obveznosti v zvezi z obračunanimi obrestmi.
Razlog za prilagoditev v računovodstvu je nezanesljivost vrednotenja ekonomskega stanja, ki se odraža v računovodstvu. Videz nezanesljive ocene pa je povezan z različnimi okoliščinami.
Nezanesljiva ocena nastane zaradi tehničnih in metodoloških napak s strani računovodje.
Takšne napake lahko razdelimo v tri velike skupine: tehnične; ki izhajajo iz kršitve vrstnega reda obtoka dokumentov; povezane z neizpolnjevanjem zahtev regulativnih aktov o računovodstvu in obdavčitvi.
TO tehnične napake lahko pripišemo: aritmetične napake; pravopisne napake (permutacija številk, številk računov itd.); napake kodiranja (na primer napačno uporabljena koda dobavitelja ali potrošnika ali koda delovanja itd.); napake pri izpolnjevanju primarnih dokumentov (nepopolno izpolnjevanje, napake v vrednostih itd.).
Odkrivanje tehničnih napak je precej naporen proces. Seveda je mogoče nekatere napake odpraviti z uporabo skladenjskih in logičnih kontrolnih metod (nadzor datuma, kontrola kod za skladnost v referenčnih knjigah in slovarjih, kontrola podrobnosti za veljavne vrednosti itd.). Vendar nobena kontrola ne more zaznati napačne kode dobavitelja, če je taka koda na voljo v imeniku. To napako je mogoče zaznati le pri popisu obračunov z dobavitelji.
Kršitev vrstnega reda dokumentnega toka Izraža se v nepravočasni izvedbi in predložitvi dokumentov v računovodstvo ali predložitvi dokumentov v nepopolnem obsegu. V tem primeru je lahko kršen tako notranji dokumentarni tok organizacije (med organizacijskimi enotami) kot zunanji (med organizacijo ter njenimi dobavitelji in potrošniki).
Zaznavanje napak v postopku poteka dela je možno kot posledica spremljanja urnika poteka dela, če so določeni konkretni roki za prehod dokumentov in njihove količine ali kot posledica popisa obračunov z dobavitelji in odjemalci, kadar je to predvideno. zagotavljanje dokumentov, kot nastanejo in v obsegu, ki ga določa narava razmerja med dobavitelji in potrošniki.
Napake, povezane z neskladnostjo z zahtevami regulativnih aktov o računovodstvu in obdavčitvi, se običajno odkrijejo med revizijskim delom v podjetju, revizijskimi in davčnimi revizijami. Takšne napake lahko odkrijemo več let po nastanku, kar vsekakor oteži postopek popravljanja.
Razlog za napačno presojo lahko pride do negotovosti pri oceni poslovnega posla ob njegovem zaključku.
Razvoj tržnih odnosov je povzročil različne oblike pogodbenih razmerij. Zaščita svojih interesov v poslu na eni strani in potreba po ohranjanju fleksibilne cenovne politike za preživetje v konkurenčnem okolju na drugi strani sili organizacije, da pri sklepanju pogodb uporabljajo različne sheme, zaradi katerih je posel koristen za obe strani. Na primer, organizacija, ki se zanima za prodajo blaga, lahko strankam zagotovi različne popuste glede na velikost kupljene pošiljke blaga ali glede na pogoje in načine plačila blaga. Organizacija, ki ni prepričana, da se blago, ki ga kupi v okviru posla, lahko proda, lahko vztraja pod pogojem, da se blago vrne v določenem roku. Vključitev takšnih pogojev v pogodbo lahko povzroči potrebo po prilagoditvi predhodno evidentiranih poslovnih transakcij.
Razlog za nezanesljivo oceno je lahko netočnost ocene pri odražanju pogojnih dejstev gospodarske dejavnosti v računovodskih evidencah zaradi pomanjkanja popolnih informacij o transakciji.
V praksi računovodij se včasih pojavijo situacije, ko napačni podatki vstopijo v računovodski register ali poročanje.
Obstajajo določena pravila pri odpravljanju napak v računovodstvu.
Normativni akti o računovodstvu določajo, da nedoločeni popravki niso dovoljeni v primarnih dokumentih in računovodskih registrih. Popravek napake mora biti potrjen s podpisom oseb, ki so predhodno podpisale dokument, z navedbo datuma popravka. V gotovini in bančnih dokumentih popravki niso dovoljeni.
V primarnih dokumentih se napaka popravi tako, da napačne številke previdno prečrtamo z eno tanko črto, tako da lahko preberete, kar je bilo prej napisano. Popravki se izvajajo tudi v računovodskih registrih pred zaključkom meseca in seštevanjem mesečnega prometa. Popravek napake v dokumentu je potrjen s podpisom računovodje, ki je opravil ta popravek.
Za odpravo napak, ki so bile odkrite po koncu poročevalskega obdobja (mesec, četrtletje, leto), se uporabljajo druge metode. V takšni situaciji ni več mogoče preprosto prečrtati napačnih številk v dnevniku naročil in napisati nove, saj bo to privedlo do potrebe po popravku prometa za to knjigo naročil, kar bo posledično povzročilo verigo sprememb v vseh računovodskih knjigah družbe. Takšne večkratne spremembe lahko povzročijo dodatne napake.
Sklep o računovodstvu in poročanju določa, da se spremembe računovodskih izkazov tako za tekoče kot za lansko leto (po njihovi potrditvi) izvedejo v izkazih, sestavljenih za poročevalsko obdobje, v katerem so bila odkrita izkrivljanja njihovih podatkov.
To pomeni, da če se napaka, narejena v januarju, odkrije maja, se vse spremembe v knjigah izvedejo maja.
Za odpravo takšnih napak se uporabljajo naslednje metode:
Popravni vnosi;
Rdeča stran.
Popravni vnosi se izvedejo, ko je treba dodati zneske na kateri koli račun. Izvajajo se na običajen način. Upoštevati je treba le, da je ožičenje korektivno. To je mogoče formalizirati z računovodskim izkazom, ki bo glavni dokument za to operacijo.
rdeče storno se uporablja, ko je treba zmanjšati obračunane zneske na katerem koli računu. Ta metoda je sestavljena iz pisanja »neposrednega« knjiženja, vendar je znesek transakcije zabeležen z znakom minus. V registrih so takšne številke zapisane z rdečo ali vzete v oklepajih, da se znak minus razlikuje od ločilnega znaka pomišljaja. Pri seštevanju dnevnika se od vsote odštejejo rdeče številke ali številke v oklepajih.
Tu je treba računovodje opozoriti na dejstvo, da se stornirno vknjižbe lahko izvajajo samo v dnevnikih naročil. V glavni knjigi popravki niso dovoljeni.
Če so bile v predloženih poročilih za pretekla leta ugotovljene napake, potem na davčnem uradu na skrivaj ne zamenjajte starih bilanc. V računovodstvu za tekoče obdobje je treba narediti vse potrebne popravke in jih odražati v poročilu tekočega obdobja.
Napake, ki so nastale med računovodstvom in niso ustrezno popravljene, izkrivljajo poročanje organizacije in otežujejo oceno premoženja in finančnega položaja organizacije s strani različnih uporabnikov računovodskih izkazov (vlagatelji, lastniki podjetja, upniki, druge nasprotne stranke itd.). ). Pravočasno odpravljanje storjenih napak omogoča organizaciji, da se izogne finančnim sankcijam davčnih organov, saj večina napak neposredno ali posredno vpliva na višino davčnih obveznosti organizacije.
Postopek popravljanja napak in njihovih posledic je v veliki meri odvisen od narave napake. Najprej je treba iz nabora napak, ki vplivajo na davčne obveznosti organizacije, razlikovati tako imenovane tehnične napake.
Tehnične napake nastanejo pri pripravi in obračunu davčnih plačil. Ne odražajo se neposredno v računovodskih registrih in jih ne spremljajo nobene računovodske evidence, kar pomeni, da organizacija v celoti in pravočasno odraža opravljene posle v računovodskih registrih.
Tehnične napake se praviloma pojavljajo v davčnih napovedih in so pravzaprav bodisi aritmetična napaka pri izračunu zneska plačil v proračun ali napaka pri prenosu računovodskih podatkov v davčne napovedi (npr. vrstice računovodja zmeša). S pravočasnim odkrivanjem tovrstnih napak organizacija ne izdeluje dodatnih računov. Kljub temu lahko te napake vplivajo na informacije, ki se odražajo v računovodskih registrih, saj se zaradi njih dejansko spremeni znesek davčnih obveznosti organizacije in s tem tudi znesek zneskov, prenesenih v proračun. Zato so te napake priznane kot davčni prekršek po splošno uveljavljenem postopku z vsemi iz tega izhajajočimi posledicami. Med tehnične napake je tudi napačna navedba podatkov o računih davčnih organov oziroma davčnih zastopnikov pri prenosu ustreznih zneskov davka.
Računovodske napake so dovoljene kot posledica napačnega odražanja finančno-gospodarskih transakcij na računovodskih računih, torej so te napake narejene neposredno v računovodskih registrih. Takšne napake lahko razdelimo v dve skupini.
V prvo skupino spadajo napake, ki ne vodijo v precenjevanje ali podcenjevanje predmetov obdavčitve. Dokaj pogosta napaka je na primer uporaba različnih obveznosti: namesto računa 60 »Poravnave z dobavitelji in izvajalci« se uporablja račun 76 »Poravnave z različnimi dolžniki in upniki«, kar je kršitev računovodske metodologije. in lahko vodi do napačne interpretacije določenih računovodskih predmetov.
V drugo skupino spadajo napake, ki povzročajo precenjevanje ali podcenjevanje predmetov obdavčitve. Tu so najpogostejše napake:
Nezakonito pripisovanje proizvodnih stroškov stroškom ali finančnim rezultatom;
Podcenjevanje prihodkov od prodaje;
Nezakonito odražanje transakcij v računovodstvu v nasprotju z metodologijo, kar ima za posledico spremembo predmetov obdavčitve.
Napake, povezane s kršitvijo računovodske metodologije, ki ne vodijo do sprememb v predmetih obdavčitve, se običajno odkrijejo med revizijo; če so pomembni, se računovodski izkazi organizacije lahko priznajo kot nezanesljivi.
Če zavezanec v davčnem obračunu, ki ga je vložil, odkrije nepopolno ali nepopolno odražanje podatkov ter napake, ki vodijo v podcenjevanje zneska davka, ki ga je treba plačati, je zavezanec dolžan vnesti potrebne dopolnitve in spremembe v Davčna napoved. Ta določba je splošna, torej velja za vse vrste napak, tako računovodske kot tehnične napake, in velja ne glede na to, kdo in pod kakšnimi pogoji je bila napaka odkrita.
Davčni organi, ki so med dokumentarno revizijo računovodskih registrov odkrili napake, ki vodijo v podcenjevanje ali prikrivanje predmetov obdavčitve, na podlagi davčnega zakonika Ruske federacije zahtevati odgovornost organizacije v obliki naslednjih ukrepov:
Prenos zapadlih zneskov davka v prihodke proračuna;
Globa, katere višina je določena z ločenimi členi davčnega zakonika Ruske federacije, odvisno od vrste davčnega prekrška;
Pobiranje kazni od davčnega zavezanca v primeru zamude pri plačilu davka v določenem roku v višini ene tristote obrestne mere refinanciranja Banke Rusije, ki je trenutno v veljavi, vendar ne več kot 0,1% na dan za vsak dan zamude, od določenega roka za plačilo zamude. Ta ukrep uvaja čl. 75 Davčnega zakonika Ruske federacije.
Kazni niso več denarne sankcije in se ne obravnavajo kot ukrep odgovornosti za zavezanca.
Če je davčni zavezanec pred revizijo davčnega organa samostojno in pravočasno odkril napake, zaradi katerih zneski davkov in drugih obveznih plačil niso bili plačani oziroma niso bili v celoti plačani v proračun, in v skladu z po uveljavljenem postopku so bili izvedeni popravki v računovodskih izkazih, pri obračunu davkov in plačil, opravljeno plačilo zapadlih zneskov, potem storjene napake niso davčne kršitve. V takih primerih je zavezanec za zamudo pri plačilu davkov in drugih obveznih plačil kazni se ne zaračunavajo.
Davčni zavezanec je oproščen uporabe sankcij, to je denarne kazni (globe), če je vloga za dopolnitev in spremembo davčnega obračuna vložena:
pred iztekom roka za oddajo;
Po poteku roka za vložitev davčnega obračuna, vendar pred iztekom roka za plačilo davka in do trenutka, ko je zavezanec izvedel za odkritje prekrška s strani davčnega organa oziroma za določitev davka na kraju samem. revizija;
Po izteku roka za vložitev davčnega obračuna in roka za plačilo davka, vendar do trenutka, ko je zavezanec izvedel za odkritje prekrška s strani davčnega organa ali za imenovanje davčnega pregleda na kraju samem, medtem ko plača nezadostni znesek davkov in kazni.
Tako na uporabo ali neuporabo kazni za odkrivanje napake v davčnem obračunu vplivata čas vložitve vloge za njihovo odkritje in dejansko plačilo, ne pa narava napake, ki je povzročila podcenjevanje davek, ki se plača v proračun.
Če je zavezanec samostojno ugotovil tehnično napako v prijavi, katerikoli dan po odkritju napake predloži davčnemu uradu dodatni obračun davka. Ugotovljena tehnična napaka se popravi brez dodatnih knjigovodskih vpisov, če pa je zaradi te napake prišlo do podcenjevanja predmeta obdavčitve ali zamude pri prenosu zneskov davka, se izvedejo dodatna plačila, zlasti kazni in ustrezne računovodske vknjižbe. s strani davčnega zavezanca.
Popravek poročevalskih podatkov tako tekočega kot lanskega leta (po njuni potrditvi) se izvede v računovodskih izkazih, sestavljenih za poročevalsko obdobje, v katerem so bila odkrita izkrivljanja njegovih podatkov, in popravki podatkov za poročevalsko obdobje (četrt. , od začetka leta).
Popravni vnosi v računovodstvu se lahko izvedejo na naslednje načine:
Najpogostejša je metoda, pri kateri se ugotovljeni napačni znesek obrne in se izvede pravilen vnos. Praviloma to velja, ko je organizacija sprejela napake pri evidentiranju transakcij na računovodskih računih(napačna korespondenca računov). Ta metoda se uporablja predvsem za popravljanje napak v tekočem obdobju (leto). V tem primeru govorimo o letu dni, saj se od začetka leta veliko davkov plačuje po obračunskem načelu;
Če pride do napake v odraža znesek transakcije, potem lahko najprej uporabite zgoraj omenjeno metodo; drugič, dovoljeno je oddati dodatni vnos za znesek, ki ni bil prikazan v računovodskih izkazih ali je bil prikazan znesek, manjši od zahtevanega;
Izdelajo se tudi posploševalni računi, zaradi katerih se informacije odražajo v računovodskih registrih organizacije, kot bi bilo v primeru začetnega pravilnega odraza transakcij. Ta način prilagajanja se običajno uporablja pri iskanju računovodske napake prejšnjih poročevalskih obdobij (let).
Postopek za odpravo napak, ki vplivajo na davčne obveznosti, ni odvisen od tega, kdo je to napako ugotovil. Med preverjanjem dokumentov se za podjetje, ki krši dokumente, uporabljajo finančne sankcije (globe).
Inventar predstavlja določeno zaporedje praktičnih dejanj za dokumentiranje razpoložljivosti, stanja in vrednotenja premoženja in obveznosti organizacije, da se zagotovi zanesljivost računovodskih in poročevalskih podatkov. Prispeva k izvajanju kontrolne funkcije računovodstva, ki omogoča prepoznavanje primerov nerazumnega zmanjšanja kapitala gospodarskega subjekta, vloženega v različne vrste premoženja (sredstva).
Osnova vsakega popisa je popolno ali selektivno preverjanje dejanske razpoložljivosti materialnih sredstev, lastninskih pravic in obveznosti s strani komisije, posebej ustanovljene v organizaciji. Obstajata dve vrsti pregledov: naravni in dokumentarni.
Z naravno (imenovano jo tudi realno) preverjanjem se določi število, uteži in meritve opazovanih objektov. Takšnim pregledom so praviloma predmet zaloge, obrazci dokumentov stroge odgovornosti, osnovna sredstva in denarna sredstva.
Pri dokumentarnem preverjanju so premoženjske pravice organizacije (neopredmetena sredstva, odloženi stroški, terjatve itd.) in finančne obveznosti potrjene neposredno z dokumenti.
Kot del dokumentarne revizije včasih ločimo računovodsko ali knjigovodsko revizijo, ki je primerjava vpisov neposredno v računovodske registre (na primer pri popisu zneskov obračunane amortizacije, ocenjenih rezerv).
Obvezni letni popis naj zajema vse vrste premoženja in obveznosti brez izjeme. Regulativni akti določajo poseben postopek za njegovo izvajanje, glede na rezultate popisa so določeni računovodski podatki. Zato obveznega letnega popisa ni mogoče nadomestiti z nobenimi navzven podobnimi postopki - notranja ali zunanja revizija, revizija finančno-gospodarskih dejavnosti (čeprav se z majhno količino premoženja in obveznosti organizacije lahko naloge popisne komisije dodelijo revizijska komisija).
Obvezni letni popis premoženja in obveznosti organizacije se mora začeti najpozneje 1. oktobra poročevalskega leta in zaključiti pred njegovim zaključkom.
Njegove glavne faze v povezavi s funkcijami računovodskega servisa v postopku popisa so podane v tabeli. 4.
Tabela 4
Obvezni letni popis se začne z datumom, ki ga določi vodja organizacije. Odgovornost za popis je dodeljena stalni popisni komisiji. S precejšnjo količino premoženja in obveznosti se lahko po odredbi vodje organizacije ustanovijo delovne inventarne komisije. Prav tako jih je priporočljivo ustvariti, če ima organizacija ločene oddelke (podružnice in predstavništva) ali deluje na velikem ozemlju (v gradbenih organizacijah, kmetijskih podjetjih, podjetjih lesne industrije itd.). V regulativnih dokumentih ni neposredne prepovedi vključitve predstavnikov tretjih organizacij (revizorjev, cenilcev, strokovnjakov) v sestavo komisij za oblikovanje ekonomsko upravičenih in zanesljivih rezultatov popisa. Prijava na naročilo je lahko popisni načrt, ki določa roke za dokončanje popisa posameznih predmetov in trajanje posamezne faze ter razmejuje pristojnosti med delovnimi komisijami.
Na pripravljalni V fazi finančno odgovorne osebe posredujejo komisiji prejemke in izdatke po poročilih (registrih), ki služijo kot podlaga za ugotavljanje računovodskih stanj na računovodskih računih na dan popisa. Popolnost prenosa primarnih dokumentov je potrjena s prejemki teh oseb, pa tudi imetnikov odgovornih zneskov ali pooblastil za prejem materialnih sredstev.
Organizacijska in metodološka priprava za popis je treba razviti notranje regulativne dokumente - navodila, pravilnike itd., ki urejajo dejavnosti komisij na vsaki stopnji.
Navodila lahko vključujejo:
Specifične metode za izvedbo popisa, opis ravnanja članov delovnih komisij pri preverjanju razpoložljivosti in stanja posameznih predmetov;
Postopek za pridobitev potrditve poverilnic s strani nasprotnih strank - dobaviteljev, kupcev, bank, davčnih organov itd.;
Postopek poravnave terjatev do dela popisnih komisij;
Standardne obrazce primarnih računovodskih dokumentov za registracijo rezultatov popisa, ki jih je organizacija razvila neodvisno.
Druga faza inventarja je naravno in dokumentarna overitev dejanski obstoj premoženja in obveznosti. Izvajajo jih komisije kolektivno: odsotnost vsaj enega člana komisije je podlaga za priznanje rezultatov popisa za neveljavne.
Glavna oblika primarne dokumentacije za upoštevanje rezultatov naravnega popisa je popisni list, dokumentarni - popisni akt.
Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 18. avgusta 1998 št. 88 "O odobritvi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje gotovinskih transakcij, za obračunavanje rezultatov inventarja" je odobril 6 vrst inventarnih obrazcev in 8 standardnih obrazcev. dejanja. Trenutno ni standardnih obrazcev (aktov) za popis finančnih naložb, nedenarnih sredstev, rezerv za prihodnje stroške in plačila, ocenjenih rezerv in številnih drugih predmetov, organizacije jih morajo razviti same, kar zmanjšuje analitiko računovodstva. informacije.
V popisih (aktih) ni dovoljeno puščati praznih vrstic, na koncu popisa se morajo materialno odgovorne osebe podpisati, ki potrjujejo dejstvo, da je bil pregled opravljen v njihovi navzočnosti, kot tudi odsotnost zahtevkov do člani komisije in prevzemu popisanega premoženja v hrambo.
Pregledi v naravi in dokumentaciji z obveznim letnim popisom se praviloma izvajajo, kontinuirana metoda. Ta postopek je precej zamuden, vendar veljavni regulativni dokumenti dovoljujejo uporabo poenostavljenih metod popisa le v nekaj primerih. Dovoljena je na primer selektivna inventura opredmetenih sredstev, shranjenih v nepoškodovani embalaži dobavitelja.
Taxi etapa sestoji iz vpisovanja v popise (aktov) denarnih vrednotenj premoženja in obveznosti po podatkih primarnih listin in računovodstva. V tej fazi se ne upošteva sprememba ocen stroškov zaradi sprememb fizičnih, funkcionalnih in drugih lastnosti zalog. V tabeli. 5 je prikazan okvirni seznam primarnih dokumentov in računovodskih registrov, ki vsebujejo podatke o zgodovinski oceni premoženja in obveznosti ter se uporabljajo pri izpolnjevanju ustreznih stolpcev popisov (aktov) za knjigovodsko nalogo (tabela 5).
Tabela 5Dokumenti, ki vsebujejo podatke o vrednosti premoženja in obveznosti
* Poenotenih obrazcev ni, dokumente razvija organizacija samostojno.
** Številčenje revij-naročil in izjav je podano v skladu s pismom Ministrstva za finance Rusije z dne 24. junija 1992 št. 48.
*** Pri obračunavanju zalog po obračunskih cenah.
Primerjalno-analitična faza popisa vam omogoča potrditev obstoječih ocen računovodskih predmetov. Potreba po razjasnitvi računovodskega vrednotenja določenih vrst premoženja in obveznosti je povezana predvsem z ugotovljenimi neskladji med vrednostmi kazalnikov po računovodskih podatkih in njihovimi dejanskimi vrednostmi, potrjenimi med popisom. Izračunana odstopanja se evidentirajo neposredno v popisnih aktih ali pri seštevanju rezultatov naravnega pregleda v primerjalnih izkazih. Poleg tega je prilagoditev ocen možna v naslednjih primerih:
Spremembe državno reguliranih cen, ko se vrednotenje izvaja po teh cenah (na primer pri določanju novih obračunskih in prodajnih cen za drage kamne);
Spremembe deviznega tečaja, če je vrednost premoženja ali obveznosti izražena v tuji valuti;
Spremembe zneska terjatev ali obveznosti ob uporabi konvencionalnih denarnih enot v izračunih;
Poslabšanje kvalitativnih značilnosti premoženja organizacije (fizično ali moralno poslabšanje, znižanje tržnih cen itd.);
Prisotnost na računih terjatev zneskov, ki jih zaradi insolventnosti dolžnikov ni mogoče prejeti v celoti.
Popisna komisija bi morala ugotoviti razloge za potrebo po pojasnitvenih vpisih v računovodske registre in predlagati načine za njihovo odražanje v računovodstvu rezultatov popisa. Pri tem je pomembno ugotoviti, ali so v organizaciji osebe, ki so finančno odgovorne za varnost dragocenosti, določiti višino te odgovornosti, analizirati možne načine izterjave dvomljivih terjatev (s prenosom dolga, menjalnimi posli itd.) . O dejstvih nastanka presežkov ali pomanjkanja materialnih sredstev je treba pridobiti podrobna pojasnila odgovornih oseb.
Predlogi popisnih komisij na podlagi rezultatov primerjalno-analitične faze so povzeti v zapisniku rezultatov, ugotovljenih s popisom. Na končna faza Popisno izjavo podpišeta vodja in glavni računovodja organizacije hkrati z izdajo odredbe (navodila) o odobritvi rezultatov popisa. Naročilo služi kot podlaga za ustrezne vpise v računovodske registre s končnimi prometi za december. Gradivo dela komisij se prenese v računovodstvo organizacije, kjer se hrani najmanj 5 let.
Trenutno obstajajo popisi tistih vrst premoženja in obveznosti, za katere niso bile razvite enotne oblike popisov (aktov).
Popis negotovinskih sredstev
Preverjanje negotovinskih sredstev sestoji iz primerjave računovodskih podatkov in dokumentiranih s strani servisnih bank stanja sredstev organizacije na poravnalnih, valutnih in posebnih računih (akreditivi, čeki itd.), pa tudi prenosov v tranzitu. Značilnosti uporabe vsakega bančnega računa organizacije so praviloma določene v sporazumu o njegovem odprtju. Te funkcije vključujejo:
Vrsta bančnega računa (rublji, valuta);
Vrsta računa - posebnosti poslov, ki se izvajajo na računu (tekoče poslovanje - tekoči račun, kreditiranje zunanjetrgovinskih dobičkov - tranzitni valutni račun, oblikovanje odobrenega kapitala - varčevalni račun itd.);
Uporabnik računa - neposredno organizacija, ločen oddelek, določen uradnik;
Stanje računa na dan inventure (delujoči računi, blokirani računi).
Ta podatek naj se odraža v aktu o popisu nedenarnih sredstev (tabela 6).
Tabela 6Delovni list za akt popisa nedenarnih sredstev
Popis finančnih naložb
Preverjanje finančnih naložb v naravi je možno, če ima organizacija vrednostne papirje v dokumentarni obliki. Rezultat se odraža v inventarnem seznamu. Pri popisu preostalih sestavnih delov finančnih naložb je možno le dokumentacijsko preverjanje, ki se izvede po vrsti naložbe (v okviru vrst vrednostnih papirjev) in posameznih izdajateljev, pri čemer v aktu navede ime, serijo, številko, nominalno vrednost in dejanski stroški pridobitve, datumi zapadlosti in skupni znesek posamezne vrste naložbe. Določena težava pri preverjanju je uskladitev stanja zneskov na ustreznih računovodskih računih s podatki iz izpiskov depozitarnih organizacij, ki evidentirajo prisotnost in gibanje vrednostnih papirjev v lasti organizacije. To je posledica dejstva, da lahko depozitarji kot poklicni udeleženci na trgu vrednostnih papirjev prevrednotijo vrednostne papirje v lasti strank ob spremembi kotacije na borzi, nepoklicni udeleženci (vlagatelji) pa morajo voditi evidenco dejanskih stroškov pridobivanja vrednostnih papirjev. . Zato se bo vrednotenje predmetov s strani organizacije in depozitarja razlikovalo. V zvezi s tem je treba uskladiti podatke o številu vrednostnih papirjev za hrambo. Za to je priporočljivo sestaviti delovni list za akt popisa finančnih naložb (tabela 7).
Tabela 7Delovni list za akt popisa finančnih naložb
Popis kapitalskih naložb
Posebnost popisa te vrste premoženja je posledica dejstva, da račun 08 »Kapitalske naložbe« upošteva stroške ustvarjanja (pridobitve) heterogenih računovodskih predmetov - osnovna sredstva, neopredmetena sredstva, vrednostni papirji. Zato je treba popis takšne nepremičnine opraviti na naslednjih področjih:
Gradnja osnovnih sredstev;
Nabava osnovnih sredstev;
Pridobitev neopredmetenih sredstev;
Pridobitev vrednostnih papirjev.
Za pridobitev zanesljivih podatkov je potrebno opraviti tako fizični pregled objektov, ki se gradijo, kot tudi dokumentarni pregled stroškov gradnje.
V aktu se odraža prisotnost posameznega objekta v gradnji in dejanski obseg gradbenih in inštalacijskih del, ki se praviloma ugotavlja s kontrolno meritvijo. Rezultat kontrolne meritve se primerja s podatki projektne in predračunske dokumentacije, potrdil o stroških opravljenega dela in stroškov (obrazec št. KS-3), pa tudi s splošnim dnevnikom dela (obrazec št. KS-6 ), ki ga vzdržuje proizvajalec gradbenih del.
Kot primarni dokument za obdelavo rezultatov popisa nedokončanih gradenj se lahko uporabi akt popisa nedokončanih popravil osnovnih sredstev (obrazec št. INV-10) z manjšimi besedilnimi spremembami.
Popis naložb v posamezne postavke osnovnih sredstev je povezan tako s preverjanjem njihove razpoložljivosti in stanja kot z ugotavljanjem stopnje pripravljenosti za obratovanje. Če je predmet dejansko sprejet v obratovanje, vendar je še naprej naveden na podračunu 08-4 »Pridobitev osnovnih sredstev«, ima organizacija po eni strani neobračunan predmet obdavčitve premoženja od trenutka, ko se dejansko začne obratovati. , po drugi strani pa stroški - zaradi odsotnosti amortizacijskih odbitkov za ta predmet.
Ker je obračunska enota osnovnih sredstev inventarni predmet, ki je lahko ločen kompleks strukturno členjenih postavk, je možno, da so v sestavi kapitalskih naložb predmeti, ki so sposobni samostojno opravljati določene funkcije. , vendar naj bi ga vključili v nastajajoči kompleks. Morebitna pripravljenost za obratovanje tovrstnih objektov ni razlog za njihovo vključitev v opredmetena osnovna sredstva.
Pri ugotavljanju predmetov, za katere v računovodskih registrih ni ali so napačni podatki, mora komisija v popis vpisati pravilne podatke in tehnične kazalnike za te predmete.
Navedene značilnosti naj se odražajo v aktu popisa kapitalskih naložb pri pridobitvi posameznih osnovnih sredstev (tabela 8).
Tabela 8Delovni list za akt popisa kapitalskih naložb pri pridobitvi posameznih osnovnih sredstev
Stanje organizacije na podračunu 08-5 "Pridobitev neopredmetenih sredstev" je običajno povezano z nedokončanim postopkom registracije lastninske pravice na določenem predmetu v skladu z zahtevami veljavne zakonodaje. Na primer, organizacija je razvila (samostojno ali s sodelovanjem izvajalca) blagovno znamko. Stroški njegovega razvoja se upoštevajo na podračunu 08-5, dokler od Ruske agencije za patente in blagovne znamke ne prejmemo potrdila o registraciji blagovne znamke. Razlog za nezmožnost izkazovanja dejanskih stroškov pridobitve neopredmetenih sredstev neposredno na kontu 04 »Neopredmetena sredstva« je treba navesti v zapisniku o popisu (tabela 9).
Tabela 9Delovni list za akt popisa kapitalskih naložb pri pridobitvi neopredmetenih sredstev
Pri popisu stroškov pridobivanja vrednostnih papirjev morate poskrbeti, da so oblikovani pravilno in v celoti, da ugotovite neskladja med računovodskimi podatki in dokumenti, ki te stroške potrjujejo. Neskladja so možna tako zaradi neskladja med ocenami stroškov (kvantitativnih podatkov) za posle z vrednostnimi papirji kot tudi zaradi napačne razporeditve stroškov na druge objekte. Za formalizacijo rezultatov popisa teh stroškov je neprimerno uporabljati obliko akta, ki se uporablja pri popisu finančnih naložb, in jo dopolnjevati s podatki o prodajalcih vrednostnih papirjev in podrobnostmi ustreznih pogodb.
Popis ocenjenih rezerv in rezerv prihodnjih odhodkov in plačil
Pri popisu tovrstnih obveznosti je treba preveriti poslovanje tako za obračunavanje kot za porabo rezerv. Hkrati se izvaja računovodska revizija porabe rezerv.
Približne oblike delovnega lista za akt popisa ocenjenih rezerv in rezerv za bodoče odhodke in plačila so podane v tabeli. 10.
Tabela 10Delovni list za akt popisa ocenjenih rezerv in rezerv prihodnjih odhodkov in plačil
Izračun rezervacij za dvomljive terjatve je združen s popisom terjatev. Ker se rezerva dvomljivih terjatev oblikuje na podlagi popisa terjatev, je dvomljive terjatve priporočljivo evidentirati neposredno med revizijo v aktu popisa obračunov z dolžniki (tabela 11).
Popis je zasnovan tako, da zagotovi, da se v bilanci stanja odražajo samo predmeti, ki so dejansko na voljo, in niso vključeni v račune, ampak med preverjanjem odsotni. Pri odpisu manjkajočega in knjiženju prej neobračunanega premoženja pa je treba paziti, saj identifikacija predmeta, za katerega v računovodskih registrih ni podatkov, ne more služiti kot zadostna podlaga za uvrstitev v bilanco stanja. V tem primeru mora organizacijo voditi postopek za pridobitev lastništva stvari brez lastništva. Nasprotno pa samo dejstvo odsotnosti kakršnega koli predmeta (na primer zaradi kraje) ne vodi v izgubo lastništva organizacije nad tem predmetom.
Tabela 11Delovni list za akt popisa obračunov z dolžniki
Če se po rezultatih popisa odkrije presežek premoženja, evidentiranega na računih, ima organizacija dodaten predmet obdavčitve premoženja. Kljub temu, da se rezultati obveznega letnega popisa odražajo v bilanci stanja s 1. januarjem, je treba po navedbah davčnih organov osnovo za obračun davka na nepremičnine povečati od dneva, ko bi morala biti navedena nepremičnina evidentirana v računovodskih registrov in se odraža v sredstvu bilance stanja. Če je ta datum mogoče ugotoviti po podatkih primarnih dokumentov, se, če se ugotovijo napake (izkrivljanja) pri izračunu davčne osnove za pretekla poročevalska obdobja, se v tekočem poročevalskem obdobju davčne obveznosti preračunajo za čas od v trenutku, ko je bila storjena napaka. In samo če ni mogoče določiti določenega obdobja, v katerem bi bilo treba premoženje knjižiti, ima organizacija obveznosti za plačilo davka v tekočem obdobju poročanja.
Stroški osnovnih sredstev, materiala, ki so postali neuporabni, ne zmanjšujejo davčne osnove za davek od premoženja do obdobja, v katerem je dokumentiran njihov odpis, to je navedba v popisih nezmožnosti nadaljnje uporabe nepremičnine za namen ne more služiti kot podlaga za izločitev te nepremičnine iz predmeta obdavčitve.
Pred predajo dokumentov v hrambo in arhiv podjetja jih je treba ustrezno pripraviti.
Oblikovati je treba homogene primarne dokumente zadeve. Hkrati je treba v spis vložiti dokumente, ki po svoji vsebini ustrezajo naslovu zadeve.
Pri ustvarjanju primerov morajo biti izpolnjene naslednje zahteve:
1) dokumente trajnega in začasnega hrambe je treba združiti v datoteke ločeno;
2) izvirniki morajo biti ločeni od kopij;
3) letni načrti in poročila - od četrtletnih do mesečnih;
4) en izvod vsakega dokumenta mora biti vključen v spis.
Vsak dokument, vložen v datoteko, mora biti sestavljen v skladu z zahtevami državnih standardov in drugih predpisov.
Dokumenti istega obdobja so združeni v datoteko - mesec, četrtletje, koledarsko leto, razen za prehodne zadeve (na primer osebne datoteke, ki se ob koncu koledarskega leta ne zaprejo). Če so dokumenti v zadevi več mesecev, so mesečno ločeni z listi papirja z navedbo meseca.
Datoteka ne sme vsebovati več kot 250 listov debeline največ 4 cm.
Priloge k dokumentom, ne glede na datum njihove odobritve ali sestave, so priložene dokumentom, na katere se nanašajo.
Obstajala so določena pravila za razvrščanje v primere po vrsti in kronologiji. Listine, predpisi, navodila, odobrena z upravnimi dokumenti, so priloge k njim in so združeni skupaj z navedenimi dokumenti. Naročila za osnovne dejavnosti so združena ločeno od naročil za kadre; originalne kopije nalogov za glavno dejavnost se sistematizirajo in vložijo v zadeve skupaj z vlogami po vrstnem redu njihovega števila. Dokumenti za naročila za temeljne dejavnosti so združeni in vloženi ločeno.
Naročila razvrščeni po osebju v zadeve v skladu z njihovimi določenimi obdobji hrambe. Dokumenti, ki so podlaga za izdajo odredbe o kadru, se hranijo v osebnih kartotekih zaposlenih ali tvorijo samostojno kartoteko prilog teh odredb.
Načrtovano in računovodske listine so shranjene v datotekah leta, na katerega se vsebinsko nanašajo, ne glede na čas njihove sestave ali datum prejema.
Dokumenti v poročilih morajo biti urejeni v določenem zaporedju. Na primer, dokumenti poročila o finančnih dejavnostih podjetja, sestavljeni iz bilance stanja, pojasnila in prilog k njem, so urejeni v tem vrstnem redu: pojasnilo k poročilu, nato bilanca stanja in na konec - aplikacije. Osebni računi zaposlenih v podjetju po plačah so združeni v ločene primere in so v njih razporejeni po abecednem vrstnem redu priimkov. Zapisniki sej sveta delovnega kolektiva ali skupščine delničarjev podjetja so združeni v kronološkem in številčnem vrstnem redu. Dokumenti, pripravljeni za sejo, se umestijo po zapisniku v zaporedju obravnave vprašanj.
Korespondenca je združena za koledarsko leto in sistematizirana v kronološkem vrstnem redu: odgovorni dokument se nahaja za dokumentom zahteve. Pregledi, memorandumi, akti, potrdila in drugi dokumenti, ki odražajo glavno vsebino dejavnosti podjetja, so združeni v enem primeru, če se nanašajo na isto vprašanje.
Mape z dokumenti so prepletene. Na naslovni strani je navedeno ime podjetja (ustanova, organizacija), naziv in serijska številka v datoteki od začetka leta, obdobje poročanja (leto, mesec), številka izpisa, skupno število listov. v datoteki obdobje shranjevanja datoteke.
Davčni zakonik Ruske federacije je določil obdobje hrambe dokumentov v zvezi z izračunom in plačilom davkov za tri koledarska leta. Vendar pa obstajajo posebni pogoji za shranjevanje dokumentov, določeni z drugimi predpisi, ki jih pri izvajanju državnega nadzora uporabljajo Zvezna arhivska služba Rusije, zunajproračunski skladi in drugi pooblaščeni organi.
V skladu z zveznim zakonom "o računovodstvu" morajo organizacije hraniti primarne računovodske dokumente, računovodske registre in finančne izkaze za obdobja, določena v skladu s pravili za organizacijo državnih arhivov.
Po izteku rokov, ki jih določa veljavna zakonodaja za hrambo dokumentov v organizaciji, jih je treba prenesti na hrambo v Arhivski sklad Ruske federacije.
Arhivski fond je sestavljen iz dveh delov:
1) državni del, kamor so dokumenti državnih podjetij, institucij, organizacij predmet obveznega prenosa;
2) nedržavni del, kjer se hranijo dokumenti nedržavnih organizacij (korporacije, združenja, delniške družbe itd.). Prenos dokumentov v nedržavni del Arhivskega sklada Ruske federacije ni obvezen in se izvaja na podlagi sporazuma (pogodb) med organi Zvezne arhivske službe Rusije in lastniki dokumentov. .
Seznam določa pogoje shranjevanja dokumentov za podjetja, ustanove in organizacije dveh kategorij. Prva vključuje organizacije, katerih dokumente prejme državni del Arhivskega sklada Ruske federacije. Druga kategorija vključuje organizacije, katerih dokumenti so nedržavni del Arhivskega sklada Ruske federacije.
Za organizacije, ki spadajo v drugo kategorijo, so določena naslednja obdobja za shranjevanje dokumentov:
1) računovodska poročila in bilance stanja organizacij:
Konsolidirano letno - 10 let;
Letno - 10 let;
Četrtletno - 3 leta;
2) bilance stanja prenosa, ločitve, likvidacije - 10 let;
3) osebni računi delavcev in zaposlenih - 75 let;
4) računovodski registri (glavna knjiga, dnevniki naročil itd.) - 3 leta.
Zvezni izvršilni organ, ki izvaja državno ureditev na področju arhiviranja in nadzora nad hrambo, pridobitvijo in uporabo dokumentov Arhivskega sklada Ruske federacije, je Zvezna arhivska služba Rusije (Rosarchiv).
Dokumenti državnega dela Arhivskega sklada Ruske federacije so shranjeni v ustanovah Zveznega arhiva, državnih muzejih, knjižnicah itd. Ti dokumenti in referenčne knjige zanje so na voljo vsem pravnim osebam in posamezniki.
Organizacije, katerih dokumenti so napoteni v nedržavni del Arhivskega sklada Ruske federacije, morajo sami zagotoviti njihovo stalno shranjevanje v arhivih ali strukturnih oddelkih, ki so posebej ustvarjeni za te namene. Teh dokumentov ni mogoče uničiti brez soglasja organov in institucij ruskega arhiva.
Opozoriti je treba, da so dokumenti organizacij, ki so nastale v postopku privatizacije državnih in občinskih podjetij, ki se še vedno hranijo v teh organizacijah, državna last. Takšni dokumenti niso predmet privatizacije in jih je treba deponirati na prvo zahtevo arhiva.
Na zahtevo organov Rosarhiva organizacije, ki hranijo dokumente nedržavnega dela Arhivskega sklada Ruske federacije, posredujejo informacije o svojih fondih in dokumentih za namene njihovega državnega računovodstva.
Organizacije lahko dokumente prenesejo v državno last za hrambo v institucijah zveznih arhivov, državnih muzejev in knjižnic. Dokumenti se v primeru likvidacije organizacije v odsotnosti naslednikov prenesejo na institucije Zveznega arhiva. V primeru reorganizacije podjetja lastniki dokumentov niso dolžni prenesti v arhiv v hrambo. Dokumente pa je treba prenesti na naslednika po predajni listini ali na zahtevo organizacije izročiti v arhiv. Če se spremeni lastnik ali kraj hrambe dokumentov, je treba organe Zveznega arhiva obvestiti o novem lastniku oziroma kraju nadaljnje hrambe teh dokumentov.
V zvezi s čedalje pogostejšimi primeri kršitev arhivske zakonodaje so se zaostrile zahteve registrskih organov glede sestavnih dokumentov. Tako v številnih sestavnih enotah federacije lokalne oblasti sprejemajo predpise, ki jih zavezujejo, da v statut registriranih podjetij vključijo obveznosti opravljanja arhivskega dela. V tem primeru bi morala listina organizacije vsebovati približno naslednjo določbo: "Za izvajanje državne socialne, ekonomske in davčne politike je podjetje odgovorno za varnost dokumentov (vodstvenih, finančnih in gospodarskih, osebja itd.). ); zagotavlja njihov prenos v primerih, ki jih določa veljavna zakonodaja, v državno shranjevanje. Odsotnost teh določb v statutih podjetij se lahko šteje za neskladnost ustanovnih dokumentov z zahtevami zakona, zaradi česar se podjetju lahko zavrne državna registracija. V zvezi s tem pri pripravi ustanovnih dokumentov priporočamo, da bodite pozorni na predpise lokalnih oblasti.
Za organizacijo dela pri uničevanju dokumentov v organizacijah se ustanovijo strokovne komisije, ki vključujejo zaposlene strukturnih oddelkov, ki jim predseduje eden od vodilnih zaposlenih v organizaciji, pa tudi predstavnike arhivske ustanove.
Strokovne komisije skupaj z arhivom določijo postopek izbora dokumentov za hrambo in uničenje, organizirajo pregled vrednosti dokumentov in spremljajo njegovo izvajanje, s poudarkom na dokumentih, ki se predajo v državni arhiv.
Opisati je treba vse dokumente, ki jih strokovna komisija izbere za hrambo. Organizacije lahko uničijo dokumente (tiste, ki niso predmet prenosa v arhivski sklad) le, če popis odobri arhivski organ. Hkrati se sestavi akt, ki ga potrdi vodja organizacije.
Opozoriti je treba, da lahko organizacija brez soglasja organov Rosarhiva uniči le tiste dokumente, ki jih ne bi smeli arhivirati in je praktična potreba po njih izginila, rok hrambe pa je potekel. Če je obstajala navedba izvršilnega organa, da usklajuje uničenje dokumentov z višjo organizacijo, je treba akte o dokumentih, ki jih je treba uničiti, poslati v obravnavo tej organizaciji.
Dokumente, izbrane za uničenje, je treba predati organizacijam, ki se ukvarjajo z nabavo sekundarnih surovin za predelavo v papirnicah. Ponovna uporaba teh dokumentov je prepovedana. Dostava dokumentov se izvaja s tovornimi listi.
Opozoriti je treba, da je uničenje dokumentov z določenim rokom hrambe dokumentov ali brez predhodnega soglasja arhivskega organa za popise dokumentov za trajno hrambo (samo za organizacije, ki dokumente prenašajo v državne arhive) nezakonito in pomeni odgovornost na način predpisano z zakonom.
Organi in ustanove Zvezne arhivske službe Ruske federacije so dolžni zagotoviti metodološko pomoč organizacijam pri hrambi, pridobivanju in uporabi arhivov, če je lastnik dokumentov zahteval. Vsak subjekt Ruske federacije ima svojo strukturo arhivov, v večini subjektov Ruske federacije so bili sprejeti tudi zakoni ali predpisi o arhivskih fondih subjektov Ruske federacije. Opozoriti je treba, da mora biti arhiv ustrezno evidentiran in obdarjen z ustreznim pooblastilom, ki ga največkrat izpustimo. Obstaja takšna težava, kot je zagotavljanje storitev za uničenje dokumentov organizacijam s strani zasebnih struktur, ki praviloma niso pooblaščene za izvajanje takšnih dejanj, in popisi za uničenje dokumentov, potrjenih s pečatom takšnih podjetij, so neveljavno.
Tako zakonodaja določa rok in pogoje za hrambo dokumentov, ki sestavljajo arhivski fond, ter postopek za njihovo uničenje. Nadzor nad varnostjo dokumentov, ki se nanašajo na arhivski fond, izvajajo organi arhivskega upravljanja. V skladu s predpisi sestavnih enot Ruske federacije v večini regij imajo pooblaščeni organi v primeru kršitve arhivske zakonodaje pravico, da organizacijam naložijo upravne kazni v obliki globe. Organi arhivskega upravljanja imajo tudi pravico, da se z ustreznimi zahtevami obrnejo na tožilstvo. Vendar pa je začetek kazenskega postopka ali postopka o upravnih kršitvah na podlagi izgube (izgube) dokumentov možen le v strogo omejenih primerih.
Zvezni zakon "o računovodstvu" določa, da je računovodstvo urejen sistem za zbiranje, registracijo in povzemanje informacij v denarnem smislu o premoženju, obveznostih organizacij in njihovem gibanju z neprekinjenim neprekinjenim in dokumentarnim računovodstvom vseh poslovnih transakcij. V skladu s tem zakonom so glavne naloge računovodstva:
Oblikovanje popolnih in zanesljivih informacij o dejavnosti organizacije in njenem premoženjskem stanju, potrebnih za notranje uporabnike računovodskih izkazov - upravitelje, ustanovitelje, udeležence in lastnike premoženja organizacije, pa tudi zunanje vlagatelje, upnike in druge uporabnike računovodskih izkazov. ;
Zagotavljanje informacij, potrebnih notranjim in zunanjim uporabnikom računovodskih izkazov za spremljanje skladnosti z zakonodajo Ruske federacije, ko organizacija opravlja poslovanje in njihovo smotrnost, prisotnost in gibanje premoženja in obveznosti, porabo materialnih, delovnih in finančnih virov v skladu z odobrenimi normativi, standardi in predračuni;
Preprečevanje negativnih rezultatov gospodarskih dejavnosti organizacije in identifikacija znotrajekonomskih rezerv za zagotovitev njene finančne stabilnosti.
1. odstavek čl. 6 zakona "o računovodstvu" določa odgovornost za organizacijo računovodstva v organizacijah, skladnost z zakonom pri opravljanju poslovnih poslov na vodje organizacije.
Drugi odstavek tega člena določa, da vodje organizacije, odvisno od obsega računovodskega dela:
Vzpostaviti računovodsko službo kot strukturno enoto, ki jo vodi glavni računovodja;
Uvesti delovno mesto glavnega računovodje;
Prenos knjigovodstva na pogodbeni podlagi v centralizirano računovodstvo, specializirano organizacijo ali specialista računovodjo;
Vodite knjigovodstvo osebno.
V skladu s 4. odstavkom čl. 7 Zveznega zakona o računovodstvu, v primeru nesoglasja med vodjo organizacije in glavnim računovodjo, se dokumenti o njih lahko sprejmejo za izvršitev iz pisnega naročila vodje organizacije, ki nosi polno odgovornost za posledice takšnih operacij. Člen 18 omenjenega zveznega zakona določa odgovornost za kršitve zakonodaje Ruske federacije o računovodstvu.
Ta člen določa, da vodje organizacije in druge osebe, odgovorne za organizacijo in vodenje računovodstva, v primeru izogibanja računovodstvu na način, določen z zakonodajo Ruske federacije in predpisi organov, ki urejajo računovodstvo, izkrivljajo računovodskih izkazov in neskladnosti s pogoji njegove predložitve in objave so predmet upravne ali kazenske odgovornosti v skladu z zakonodajo Ruske federacije.
V procesu finančne in gospodarske dejavnosti podjetij različnih oblik lastništva se zagrešijo različna gospodarska kazniva dejanja. Lahko so namerne in nenamerne, ki so posledica nezadostnega poznavanja zakonodaje, slabega upravljanja in neodgovornosti subjektov dejavnosti.
Gospodarska kazniva dejanja so lahko storjena iz koristoljubnih motivov in iz motivov drugačne narave. Izvršilna kazniva dejanja so zloraba uradnega položaja in podeljenih pooblastil, namerno napačno prikazovanje poročanja in precenjevanje proizvodnih stroškov z namenom izogibanja davkom in zavajanja poslovnih partnerjev. Na področju računovodstva in poročanja so težja kazniva dejanja prikrivanje in ponarejanje bilanc, ki so običajno povezana s ponarejanjem dokumentov.
Kršitve zakona, za katere se izvajajo ustrezne sankcije bodisi na podlagi členov kazenskega zakonika bodisi na upravni način, so kraje premoženja podjetij državne in nedržavne oblike lastnine; kazniva malomarnost; kršitev pravil državnega in gospodarskega upravljanja.
Za zločine je značilen nabor znakov kaznivih dejanj zaradi določene gospodarske situacije. Zato jih je med revizijami ali revizijami mogoče prepoznati v obliki dejanskih podatkov - dokumentov in materialnega gradiva, ki lahko po kazenskoprocesnih zakonih služijo kot podlaga za sprožitev kazenske zadeve. Primeri takšnih kaznivih dejanj vključujejo:
Dejstva, ki kažejo, da se podjetje ukvarja z dejavnostmi, ki niso predvidene z ustanovnimi pogodbami, ali da podjetje ne izvaja dejavnosti, predvidenih z ustanovnimi dokumenti;
Kršitev postopka vodenja podjetja, določenega z ustanovnimi dokumenti in predpisi;
Kršitev postopka računovodstva, poročanja, pretoka dokumentov, ki ga določa računovodska politika podjetja, regulativni in upravni akti ter ustanovni dokumenti;
Odkrivanje pomanjkanja ali presežkov materialnih sredstev in sredstev;
Nepopoln ali napačen odraz prejema sredstev, dobička, podcenjevanje ali pretiravanje stroškov;
Nepravilen ali prepozen prenos davkov;
Kršitev določb regulativnih dokumentov o računovodstvu;
Nepravilna izvedba ali nedokumentiranje proizvodnih, gospodarskih in finančnih transakcij za opravljanje del, opravljanje storitev, prejem in porabo sredstev, pa tudi prisotnost dvomljivih dokumentov v poročilih;
Kršitev postopka pridobivanja, obračunavanja, porabe in vračanja bančnih posojil;
Kršitev pravil in postopkov nadzora, vzpostavljenih v tem podjetju, ali popolna odsotnost takega nadzora, neizvajanje ali izvajanje revizij, revizij in drugih inšpekcijskih pregledov v nasprotju z roki;
Povezava z osebami ali podjetji, za katere obstajajo dokazi, da se ukvarjajo s kriminalnimi in drugimi nezakonitimi dejavnostmi.
Računovodja je sama po sebi bojna enota in eden najbolj odgovornih in najpomembnejših položajev v kateri koli organizaciji. Še posebej, če je računovodja vodja. Zelo, zelo je odvisno od določenih dejanj glavnega računovodje. Hkrati je glavni računovodja dolžan poročati vodji organizacije.
Za nikogar od nas ni skrivnost, da si trenutno velika večina vodij komercialnih organizacij prizadeva čim bolj zmanjšati plačila davkov in to nalogo postavlja predvsem glavnemu računovodji. Hkrati pa vsi menedžerji niso izbirčni glede metod minimiziranja davkov. Računovodja pogosto ponuja uporabo očitno nezakonitih shem.
V takšni situaciji se mora računovodja sam odločiti: ubogati nezakonite zahteve vodje, saj ima vse možnosti, da postane storilec davčnega prekrška, ali pa pride v konflikt z vodjo.
Zelo pogosto se glavni računovodja znajde v situaciji, ko je prisiljen ob prijavi na novo delovno mesto prevzeti delo od svojega predhodnika. Če računovodja ob nastopu funkcije skrbno ne preveri stanja, bo davčni inšpektorat ob prvem preverjanju odkril vse pomanjkljivosti z naložitvijo ustrezne globe organizaciji. Le sistematično in urejeno sprejemanje primerov s strani prejšnjega računovodje lahko reši ta problem.
Vsak glavni računovodja, ki ponovno prevzame funkcijo, naj se ne omeji le na preverjanje računovodskega stanja na novem mestu. Da bi zagotovil njegovo nemoteno nadaljnje delo, je dolžan opraviti celovit pregled stanja v podjetju.
Sprejem zadev s strani novega glavnega računovodje je treba izvesti po določenem vrstnem redu. Prvič, pri sprejemanju zadev računovodja opravi popis sredstev, denarnih dokumentov in obrazcev dokumentov stroge odgovornosti. V prihodnje se izvaja popis obračunov, popisnih postavk, osnovnih sredstev, neopredmetenih sredstev, finančnih naložb, nedokončane proizvodnje in odloženih odhodkov. Obvezen element popisa je preverjanje primarnih dokumentov. Po popisu se izvede prenos računovodskih registrov ter organizacijsko-administrativne dokumentacije.
Vse poslovne transakcije, ki jih izvaja organizacija, morajo biti dokumentirane z dokazili. Ti dokumenti služijo kot osnova za odražanje poslovnih transakcij v računovodskih registrih. TO primarni dokumenti vključujejo: bančni izpiski, gotovinski dokumenti, predračuni s priloženimi dokazili, tovorni listi, računi, pogodbena in organizacijska ter administrativna dokumentacija itd.
Večino primarnih dokumentov je treba hraniti najmanj pet let. Zato morate pri prenosu primarnih dokumentov preveriti razpoložljivost dokumentov za vsaj zadnja tri leta.
Pri prenosu dokumentov se običajno sestavi prenosni akt standardnega obrazca. Pri sestavljanju prenosnega akta je treba upoštevati značilnosti priprave tega dokumenta. V skladu z veljavno zakonodajo je datum dokumenta datum njegovega podpisa ali odobritve.
V dokumentih, ki vsebujejo opis, oceno dejstev ali sklepov, kot je akt ali potrdilo, uporabite obliko predstavitve besedila tretje osebe, na primer: »Računovodja Novikov A.S. predloži naslednje dokumente«, »ustanovljena komisija«. Če ima dokument priloge, mora akt vsebovati opombo o prisotnosti priloge, ki je sestavljena na naslednji način: "prijava na 5 listih v 2 izvodih".
Če so priloge vezane, število listov ni navedeno. Pri pripravi dokumentov na dveh ali več straneh je treba drugo in naslednje strani oštevilčiti.
Predajno pogodbo podpišeta dve stranki - odsvojitelj in prejemnik - in je sestavljena v najmanj dveh izvodih.
V najboljšem primeru se sprejem zadev lahko izvede s sodelovanjem prejšnjega računovodje, pogosto pa mora novi računovodja zadeve sprejemati samostojno, glede na dejansko razpoložljive dokumente (če je prejšnji računovodja že zdavnaj prenehal). V vsakem primeru je sprejem zadev formaliziran z aktom o prevzemu in prenosu s popisom prejetih dokumentov.
Pri sprejemanju primerov je treba najprej preveriti razpoložljivost bančnih računov, vezanih bančnih izpiskov in plačilnih nalogov.
Preverjanje stanja račun 51 "Poravnalni računi" na zadnji datum poročanja se doseže s seštevanjem stanja vseh rubljskih bančnih računov in uskladitvijo prejetega zneska s podatki, prikazanimi v bilanci stanja. Na podoben način se preverjajo stanja na deviznih računih.
Zakon ugotavlja prisotnost ali odsotnost dogovora o odprtju in servisiranju bančnega računa ter limita, ki ga je banka odobrila za stanje gotovine v blagajni.
Po čl. 12 Zveznega zakona o računovodstvu, če je računovodja združeval naloge računovodje in blagajne in je bil tako materialno odgovorna oseba, mora prenos primarnih denarnih dokumentov spremljati obvezen popis blagajne. Pri menjavi glavnega računovodje je priporočljivo opraviti popis blagajne. Računovodja prejemnik mora pregledati blagajno in blagajniška poročila ter se prepričati, da so na blagajni in na listih blagajne vsi zahtevani podpisi. Na podlagi rezultatov popisa se sestavi akt o popisu gotovine po enotnem f. št. INV-15. Akt odraža rezultate popisa dejanske razpoložljivosti sredstev, denarnih vrednosti in dokumentov (gotovina, znamke, čeki, čekovne knjižice itd.), ki se nahajajo na blagajni organizacije.
Pri menjavi materialno odgovornih oseb se akt sestavi v treh izvodih. Kopija se prenese materialno odgovorni osebi, ki je izročila vrednosti, druga - materialno odgovorni osebi, ki je vrednost prevzela, in tretja - računovodstvu. Med popisom se gotovinski promet ne izvaja.
Popis gotovine, denarnih vrednosti in dokumentov opravi komisija, imenovana z odredbo vodje organizacije. Komisija preveri točnost računovodskih podatkov in dejansko razpoložljivost sredstev (denarnih vrednosti in dokumentov) v blagajni tako, da jih preračuna.
Na podoben način se sestavi popis vrednostnih papirjev in obrazcev dokumentov strogega poročanja (obrazec št. INV-16), ki se hranijo na blagajni organizacije.
Pred začetkom popisa vsaka materialno odgovorna oseba ali skupina oseb, odgovornih za varnost vrednostnih papirjev in listin o strogi odgovornosti, prejme potrdilo, da so vse izdatke in prejemne listine za vrednostne papirje stroge odgovornosti predane v računovodstvo.
Pri menjavi materialno odgovornih oseb se popis popisa sestavi tudi v treh izvodih. Z novim računovodjo, če sprejme naloge blagajnika, se sklene pogodba o odgovornosti.
Prenos in prevzem predhodnih poročil mora spremljati popis obračunov z odgovornimi osebami. Ta popis naj bi novemu računovodji pomagal preprečiti prihodnje nesporazume z odgovornimi osebami zaradi napak v izračunih prejšnjega računovodje. Po popisu se sestavi obračun obračunanih zneskov, ki ga podpišejo odgovorne osebe.
Pri prenosu primarnih dokumentov za obračunavanje dela in plač je treba v aktu o prenosu preveriti in odražati prisotnost nalogov za zaposlitev, nalog za odobritev kadrovske tabele, izjav za izračun in izdajo plač ter prisotnost vseh potrebnih podpisov na teh dokumentih.
Pri sprejemanju pogodbene dokumentacije preverite obstoj pogodb. Praksa kaže, da je pri preverjanju primerno za delo združiti pogodbe glede na znaka: "Dolg organizacije" in "Dolg do organizacije".
Stanje računovodskih izračunov se mora odražati v aktu. Če bo v prihodnosti treba obnoviti računovodstvo ali se bodo pojavile težave z dobavitelji in strankami, bo računovodja lahko vodstvu pokazal, v katerem obdobju so se te težave pojavile.
Avtor rezultate popisa naselij izdano: akt o popisu obračunov s kupci, dobavitelji in drugimi dolžniki in upniki ter akt o popisu odloženih stroškov.
TO izvirni dokumenti, v zvezi z obračunavanjem materialnih vrednosti vključujejo dokumente o knjigovodstvu osnovnih sredstev, neopredmetenih sredstev, blaga in materiala. Glede na pomembnost stanja na posameznih kontih v bilanci stanja se je treba odločiti o postopku prejema teh dokumentov.
Stanje na računu, ki znaša najmanj 5 % valute bilance stanja, se prizna kot pomembno. V tem primeru se je treba osredotočiti na stanje računov materialnih sredstev, ki so nastala v zadnjem mesecu dela nekdanjega računovodje.
Pri prenosu dokumentov o računovodstvu osnovnih sredstev in neopredmetenih sredstev se prepričajte, da obstajajo inventarne kartice ali inventarne knjige, akti o naročanju in amortizacijski listi za zadnja tri leta.
Prisotnost ali odsotnost primarnih dokumentov se mora odražati v aktu o prenosu. Računovodja priporoča, da preveri stanja na računih osnovnih sredstev, neopredmetenih sredstev in drugih nekratkoročnih sredstev za veljavnost njihovega odražanja v bilanci stanja. Na primer, pri osnovnih sredstvih bi morali sešteti njihovo začetno (nadomestno) vrednost glede na razpoložljive inventarne kartice, odšteti nabrano amortizacijo na amortizacijskem listu in dobljeno preostalo vrednost primerjati s stroški osnovnih sredstev, ki se odražajo v bilanci stanja. Sovpadanje teh zneskov bo pokazalo popolnost razpoložljivih primarnih dokumentov za osnovna sredstva.
Zgornji postopek se lahko uporablja pri sprejemanju in prenosu drugih primarnih dokumentov, ki so na voljo v podjetju (računi, računi za interni promet vrednostnih predmetov, boni itd.).
Pri sprejemanju dokumentov se mora računovodja najprej osredotočiti na bilanco stanja, to pomeni, da so dokumenti, ki potrjujejo stanja na kontih sredstev in obveznosti v bilanci stanja, predmet sprejema.
Družba samostojno vzpostavi računovodske oblike. Sprejeto obliko računovodstva potrdi vodja kot element računovodske politike. Zato se mora računovodja odločiti, ali ima dovolj znanja o računovodski obliki, sprejeti v tem podjetju. Ker je računovodska politika podjetja skozi vse leto nespremenjena, se prehod na drugo obliko računovodstva, bližje novemu računovodji, lahko izvede šele z novim poročevalskim letom.
V skladu z izbrano obliko računovodstva podjetje vodi tudi računovodske registre. Seznam registrov in delovni kontni načrt morata biti potrjena kot element računovodske politike. Če tega seznama ni, mora računovodja sestaviti seznam računovodskih registrov in delovni kontni načrt.
Ker so računovodski registri združeni računovodski dokumenti, morajo vsebovati obvezne podatke - ime organizacije in dokumenta, datum sestavljanja, podpise oseb, ki so jih sestavili. Ne sme biti nejasnih okrajšav ali nedoločenih popravkov.
Pri vodenju računovodstva z uporabo računalniške tehnologije je dovoljeno shranjevanje registrov na strojnih medijih. Treba je ugotoviti, ali je uporabljeni računovodski program uradno registriran, zapisati ali zahtevati odstranitev gesla za vstop v program, določiti obdobje, za katero se registri sestavljajo v celoti.
Zakonito je, da novi računovodja zahteva pridobitev registrov na papirju, saj morajo biti na njih podpisani odgovorne osebe, ki so sestavile listino. Takšen izpis bo zagotovil varnost registrov in nespremenljivost številk, ki jih je nekdanji računovodja odražal v računovodstvu.
Končno, najpomembnejši računovodski registri so računovodska poročila in davčne napovedi. Potrebno je preveriti in v aktu zabeležiti razpoložljivost računovodskih obrazcev in davčnih obračunov za celotno sprejeto obdobje. Računovodski izkazi morajo vsebovati podpise direktorja in računovodje, pečat organizacije, oznake davčnega organa o sprejemu poročil in ne smejo vsebovati nedoločenih popravkov.
Za dokumentiranje revizije računovodskega stanja v organizaciji morate uporabiti naslednje dokumente.
1. Akt o popisu gotovine (f. št. INV-15).
2. Akt popisa obračunov s kupci, dobavitelji in drugimi dolžniki in upniki (obrazec št. INV-17).
3. Akt popisa odloženih stroškov (f. št. INV-11).
4. Popisni list vrednostnih papirjev in obrazcev dokumentov stroge odgovornosti (obrazec št. INV-16).
5. Popisni list osnovnih sredstev (f. št. INV-1).
6. Popisni list neopredmetenih sredstev (f. št. INV-1a).
7. Inventarni seznam inventarnih artiklov (f. št. INV-3).
8. Akt popisa odposlanih inventarnih artiklov (obrazec št. INV-4).
9. Inventarni seznam inventarnih predmetov, sprejetih v hrambo (obrazec št. INV-5).
10. Akt popisa plačil za inventarne artikle na poti (obrazec št. INV-6).
11. Akt popisa nedokončanih popravil osnovnih sredstev (obrazec št. INV-10).
Sprejemni računovodja naj izhaja iz načela, da papirologije nikoli ne more biti preveč. Preveriti je treba vsa področja dela in dokumentirati rezultate preverjanja. Dokumentacija je odvisna tudi od dejstva, da ni enega ali drugega predmeta računovodstva.
Na primer, če ni osnovnih sredstev ali bančnih posojil, je zaželeno, da se to potrdi z ustreznim aktom.
Organizacijska in administrativna dokumentacija podjetja vključuje naročila, navodila, interno poročanje, opise delovnih mest, korespondenco itd. Skoraj vsi ti dokumenti se nanašajo na računovodstvo. Zato je treba v potrdilu o prevzemu navesti prisotnost organizacijske in administrativne dokumentacije.
Še posebej skrbno preverite razpoložljivost sklopa sestavnih dokumentov. Če te dokumente hrani poslovodja, mora računovodja videti izvirnike in pridobiti kopije. Računovodja bo morda potreboval:
2) ustanovitveni sporazum;
3) zapisniki skupščin delničarjev;
4) izkaznica davčnega zavezanca;
5) statistične kode;
6) podatke o prijavi pri socialnih skladih;
7) korespondenca z davčnim uradom;
8) licence;
9) nerešeni arbitražni zahtevki;
10) izvršilni list;
11) garancijske, sponzorske in druge obveznosti;
12) predračuni, načrti, projekti.
Primopredaja se konča podpis akta prevzema in prenosa ter pisno poročilo poslovodstvu o ugotovljenih pomanjkljivostih. Vodstvo bi se moralo odločiti za dodelitev dodatnega časa ali sredstev za obnovitev manjkajočih registrov ali primarnih dokumentov. Če je podjetje podvrženo obvezni reviziji, se lahko revizijsko podjetje povabi k izvedbi revizije za vmesno obdobje, nato pa postane prenos zadev precej preprost - revizor lahko opravi analizo razpoložljive dokumentacije.
