Računovodstvo je dokumentarno. Odražanje poslovnih transakcij na računih se izvaja samo na podlagi dokumentacije. Listina je pisni dokaz o poslovni ali finančni transakciji in pravici do njene izvedbe. Kakovost računovodstva je odvisna od pravilnosti in pravočasnosti priprave dokumentov. Vrednost dokumentov pri opravljanju gospodarske dejavnosti je precej velika, saj dokumenti služijo za predhodni in kasnejši nadzor nad varnostjo premoženja, nad zakonitostjo in smotrnostjo poslovanja.
Dokumentiranje kot način formalizacije poslovnih transakcij z listinami in utemeljitvijo knjigovodskih evidenc je eden od elementov računovodske metode. Z dokumentacijo so tesno povezani drugi elementi računovodske metode, kot so konti in zaloge.
Podlaga za odraz poslovnih transakcij v računovodskem sistemu so lahko le pravilno izvršene listine, saj se na njihovi podlagi ugotavljata zakonitost in smotrnost poslovanja. Dokumenti so velikega pomena pri reviziji finančnih in gospodarskih dejavnosti, pri reviziji, pri obravnavi kazenskih in civilnih zadev v postopku preiskave, preiskave in sojenja, pridobivanju pravne moči dokazov.
Klasifikacija knjigovodskih listin je predstavljena v tabeli 2.
Tabela 2- Klasifikacija knjigovodskih listin
|
Razvrstitev |
Vrste dokumentov |
Ime dokumentov |
|
Po dogovoru |
menedžerski |
Nalogi, navodila, pooblastila, plačilni nalogi |
|
Razbremenilno |
Računi, akti, potrdila |
|
|
Registracija računovodstva |
Računovodska potrdila, potrdila-kalkulacije, razdelilni in skupinski izpiski |
|
|
Kombinirano |
Avansno poročilo, obračun plač itd. |
|
|
Postopek kompilacije |
Primarni |
Časovnice, prejemni in izdatkovni blagajniški nalogi, zahteve itd. |
|
Poročilo o blagajni, poročilo o skladišču itd. |
||
|
Gotovina |
Vhodni in izhodni blagajniški nalogi, čeki itd. |
|
|
Material |
Tovorni list, potrdila o prevzemu itd. |
|
|
Ocenjeno |
Poravnalni čeki, avansna poročila, plačilni zahtevki in plačilni nalogi itd. |
|
|
Način odražanja poslovnih transakcij. kraj sestavljanja; |
Računi, nalogi, blagajniški nalogi itd. |
|
|
Kumulativno |
Kartice z omejitvami, časovnice itd. |
|
|
Kraj kompilacije; |
Notranji |
Poročila o blagu, obračuni in plačilni izpiski, kreditni in debetni blagajniški nalogi |
|
Bančni izpiski, nakladnice, računi itd. |
Celoten postopek zbiranja, preverjanja, obdelave, združevanja in odražanja dokumentov v ustreznih registrih poteka po določenem načrtu. Za zagotovitev pravilnosti in pravočasnosti registracije vseh transakcij z dokumenti je potreben postopek za pretok dokumentov. Pot dokumentov od izdaje do predaje v arhiv imenujemo dokumentni tok.
Gotovinske transakcije so najštevilnejše in najpogostejše v podjetju. Njihovo računovodstvo spremlja izvedba številnih dokumentov, ki so predstavljeni v Dodatku št. 8 k temu delu.
Blagajniški nalogi so dokumenti, ki potrjujejo zakonitost prejema denarja v blagajni podjetja in njihovo porabo za predvideni namen. Gotovinske listine se lahko izdajo v papirni ali elektronski obliki. V elektronski obliki so natisnjeni na papirju.
Sprejem gotovine na blagajni se izvede na podlagi naloga za prejem gotovine (f. št. KO-1), ki ga podpiše glavni računovodja. Blagajniški prejemek (PKO) in potrdilo zanj izpolni računovodja v enem izvodu. V prvi vrstici je zapisano ime organizacije, naprej po vrstnem redu na ustaljenih mestih:
Zaporedna številka naročila (številčenje PKO se izvaja po vrstnem redu, od 1. januarja do konca leta);
Datum prejema sredstev;
V stolpcu »Korespondentni račun, podračun« je naveden račun, pripisan v operaciji, tj. računovodski vnos je fiksen;
Po potrebi je pritrjena šifra analitičnega računovodstva in šifra predvidenega namena prejetih sredstev;
Spodaj v vrstici »Prejeto od« je navedeno polno ime posameznika ali ime pravne osebe.
V vrstici »Razlog« je naveden vir prejema gotovine, prejete na blagajni, tj. se odraža vsebina finančnega in gospodarskega poslovanja. Lahko bi bilo:
1. vložek v odobreni kapital;
2. prihodki od prodaje storitev, izdelkov, blaga;
3. posojilo fizične osebe;
4. stanje neporabljenih obračunskih sredstev;
5. sponzorski honorar;
6. gotovina na banki,
7. odplačevanje posojil, primanjkljaji, kraje itd.;
V vrstici "Vloga" so navedeni primarni dokumenti, ki sestavljajo poslovno transakcijo:
1. red-oprema;
2. tovorni list;
3. račun;
4.posojilna pogodba;
5. izvleček iz sklepa skupščine ustanoviteljev;
6. računovodski izkaz z obračunom;
7.dopis naročnika;
8. red predstojnika;
9. bančni ček;
10. osebna izjava delavca ipd.
Blagajnik sprejema gotovino na blagajni. Po prejemu PKO preveri:
Prisotnost podpisa glavnega računovodje ali računovodje in v njihovi odsotnosti - podpis vodje, ki mora ustrezati obstoječim vzorcem;
Korespondenca zneska gotovine v številkah in besedah;
Razpoložljivost dokazil za PKO;
Ujemanje zneska, navedenega v PKO, in zneska dejansko sprejete gotovine.
V primeru neizpolnjevanja ene od teh zahtev blagajnik vrne dokumente v računovodstvo v ustrezno obdelavo.
Če so vsi dokumenti preverjeni in ni pripomb, blagajnik podpiše PKO, potrdilo zanj in odtisne žig, ki potrjuje gotovinsko transakcijo. Deponent dobi v roke potrdilo o PKO.
Gotovina se sprejema tako, da lahko položnik opazuje dejanja blagajničarke.
Če položeni znesek ne ustreza znesku v PKO, blagajničar bodisi ponudi povečanje v primeru primanjkljaja bodisi vrne presežek.
Če vlagatelj noče plačati manjkajočega zneska, mu blagajnik vrne položeni znesek, prečrta PKO in ga vrne vodji ali glavnemu računovodji za ponovno izdajo zneska.
Denar na blagajniškem nalogu se sprejme samo na dan, ko je sestavljen. Ob prejemu gotovine na blagajni od banke se sestavi tudi vhodni blagajniški nalog. Dostavljalec je glavni računovodja, ki mu blagajnik izroči potrdilo. Potrdilo je priloženo bančnemu izpisku.
Vhodni in ločeno odhodni blagajniški nalogi so oštevilčeni po kronološkem vrstnem redu, od začetka do konca leta. Na podlagi teh nalogov in listin, ki so jim priložene, blagajnik vpisuje v knjigo blagajne.
V novi Uredbi, ki velja od 01.01.12. nič se ne omenja o vodenju registra registracije PKO in RKO, kot je bilo prej.
Gotovina se izda neposredno prejemniku, kar je mogoče navesti v naslednjih plačilnih dokumentih:
V izdatku blagajniškega naloga;
Na plačilni listi;
Na plačilni listi
na podlagi potnega lista (ali drugega osebnega dokumenta) ali pooblastila s potnim listom.
Po prejemu odhodnega blagajniškega naloga blagajnik preveri vse, enake izpolnjene stolpce v njem na enak način kot pri prejemu dohodnega blagajniškega naloga, pa tudi ujemanje podatkov o potnem listu prejemnika ter njegovega in njegovega polnega imena. v blagajniškem prejemku.
Pri izdaji gotovine po pooblaščencu blagajnik preveri:
Skladnost s polnim imenom prejemnik v blagajniškem nalogu in polno ime prejemnika, navedeno v pooblastilu;
Skladnost s polnim imenom prejemnik, naveden v pooblastilu, in podatki o njegovem potnem listu ali drugem osebnem dokumentu.
V plačilni oziroma blagajni blagajničar pred podpisom zavezanca napiše »po pooblaščencu«.
Pooblastilo je v takih primerih priloženo izdatku blagajniškega naloga, plačilne liste ali plačilne liste.
Če je pooblastilo izdano za več plačil, se v tem primeru izdelajo kopije in overijo na predpisan način. Potrošniški listini se priloži overjena kopija, originalno pooblastilo hrani blagajničarka in se priloži potrošniški listini ob zadnjem dvigu gotovine.
Pri prejemu denarja po izdatnem blagajniškem nalogu prejemnik navede prejeti znesek v rubljih - z besedami, v kopecks - s številkami in ga podpiše. Blagajnik prešteje denar pod nadzorom prejemnika in mu izroči gotovino v znesku, določenem v RKO.
Prejemnik je dolžan znesek preveriti s preračunom, ne da bi zapustil blagajno.
Po izdaji gotovine po RKO jo blagajnik podpiše.
Izdaja denarja kot obračuna stroškov, povezanih z opravljanjem dejavnosti, se zaposlenemu izda z izdatkovnim nalogom na njegovo pisno vlogo, ki je sestavljena v poljubni obliki in vsebuje:
Napis glave z lastno roko o znesku gotovine in obdobju, za katero so izdani;
Podpis in datum vodje;
Odgovorna oseba je ob koncu obdobja, za katero je bil denar izdan, dolžan sestaviti avansno poročilo s priloženimi dokazili in ga predložiti računovodstvu.
Potreba po izdaji vloge za izdajo denarja po poročilu je bila uvedena od 01.01.12.
Prej so morale odgovorne osebe predložiti računovodstvu akontacijo in opraviti končni obračun neporabljenih zneskov najpozneje v treh delovnih dneh po preteku obdobja, za katerega so bile izdane, oziroma od dneva, ko so se vrnile s službenega potovanja. , razen če vodja podjetja določi druge pogoje.
Vodja določi tudi obdobje, v katerem je treba predhodno poročilo preveriti, odobriti in na njem opraviti končni obračun.
Predhodno poročilo preveri glavni računovodja ali računovodja, v njuni odsotnosti pa vodja. Predhodno poročilo potrdi vodja.
Denarna sredstva se ponovno izdajo, kot prej, če je bil prejšnji dolg po računovodskih zneskih v celoti poplačan.
Izplačila plač in drugih izplačil se izvajajo na podlagi plačilne liste oz. Rok za izdajo denarja za te potrebe določi vodja in je naveden v plačilnih dokumentih. Od 01.01.12. Rok za izplačilo plač in drugih plačil ne sme biti daljši od petih delovnih dni od datuma prejema gotovine v banki.
Prej je bil rok za izdajo denarja za plače in druga plačila določen največ 3 dni.
Višji blagajnik ali blagajnik izda znesek, naveden na plačilni listi, blagajnikom ali pooblaščenim osebam za izplačilo plače v skladu z gotovinskimi obračuni za obdobje, navedeno na plačilni listi.
Prejemnik se podpiše v plačilni listi ali plačilni listi nasproti svojega priimka. Nato blagajnik preračuna znesek, ki ga je treba izdati, tako da zaposleni lahko opazuje njegova dejanja, in ga izda zaposlenemu.
Prejemnik preveri izdani znesek. Če znesek ne ustreza tistemu, ki je naveden v plačilnih dokumentih, blagajnik ne bo sprejel zahtevkov v zvezi s tem, razen če je zaposleni znesek preračunal pod nadzorom blagajnika.
Zadnji dan izdaje plač in drugih plačil na plačilni listi ali plačilni listi blagajnik:
Stavi žig ali napiše ročno "deponirano" nasproti imen zaposlenih, ki jim denar ni bil izdan;
Prešteje in na koncu izpiska v zadnjo vrstico zapiše znesek dejansko izdanega in deponiranega denarja za depozit pri banki;
Usklajuje navedene zneske s skupnim zneskom v izpisku;
Izdela register položenih zneskov v poljubni obliki.
Register položenih zneskov mora vsebovati:
Ime pravne osebe ali polno ime IP;
Datum registracije registra deponiranih zneskov;
Obdobje nastanka deponiranega dolga;
Številka plačilne (poračunske in plačilne) izjave;
Polno ime zaposlenega, ki ni prejel denarja;
znesek neplačane gotovine;
Skupni znesek po registru položenih zneskov;
Podpis blagajnika z dešifriranjem;
Dodatne podrobnosti, če so potrebne.
Registri položenih zneskov so oštevilčeni od začetka leta po kronološkem vrstnem redu. Po podpisu registra s strani blagajnika, blagajnik s svojim podpisom potrdi plačilo ali obračun in plačilno listo ter ju predloži v uskladitev in podpis v računovodstvo.
Za dejansko plačane zneske se v skladu s plačilno listo ali plačilno listo izda izdatni blagajniški nalog, katerega številka in datum sta navedena na plačilni listi.
Če register sestavi vodja, potem vsa zgoraj navedena dejanja opravi on.
Osebe, ki niso na seznamu podjetja, dobijo denar iz blagajne samo na podlagi blagajniških nalogov. Denar iz blagajne se lahko izda samo osebi, ki je navedena na blagajniškem nalogu.
Kakršni koli popravki v blagajniških nalogih niso dovoljeni. Če se v blagajniškem nalogu ugotovi napaka, se izda ponovno. Izvršeni blagajniški nalog ima žig »Plačano«, podpiše ga blagajnik in vnese v knjigo blagajne.
Vhodne in izdajne blagajniške dokumente, register vhodnih in izdajnih blagajniških nalogov ter blagajniško knjigo lahko vodimo ročno ali avtomatsko.
Ob koncu meseca se s primerjavo seštevkov prometa v breme in dobro računa 50 »Blagajna« izpiše stanje blagajne na koncu meseca, ki se uskladi s stanjem v blagajni. Shema poteka dela za gotovinske transakcije je prikazana na sliki 1.
Slika 1. Shema dokumentnega toka za gotovinske transakcije
Prvo poglavje obravnava naslednja vprašanja:
Pojem gotovinskega poslovanja, cilji in cilji računovodstva;
Zakonodajna in regulativna ureditev gotovinskega računovodstva;
Dokumentacija o gotovinskih transakcijah.
Vodenje evidenc o gotovinskih transakcijah za pretok gotovine in njihove dokumentacije v Ross-El LLC je v skladu z regulativnimi dokumenti, ki urejajo to vprašanje v Ruski federaciji.
Gotovinsko poslovanje (povezano s kroženjem gotovine) je pomembna sestavina v življenju katere koli organizacije, tako kot strukturna enota kot tehnično orodje. Dokumentiranje opravljenih gotovinskih transakcij je potrebno za zagotavljanje zanesljivosti podatkov o gibanju gotovine. Hkrati je potrebno upoštevati zakonsko določene standarde v zvezi s pretokom sredstev. Prav tako je na papirologijo na blagajni vplivala zakonodaja na področju registrskih blagajn v povezavi z uporabo spletnih blagajn.
Oglejmo si postopek oddaje papirologije na blagajni.
Postopek za vzdrževanje blagajne je odobrila Centralna banka z Navodilom št. 3210-U z dne 11. marca 2014. V zvezi s široko uporabo spletnih blagajn se je ta postopek zožil, kar organizacija ali samostojni podjetnik posameznik samostojno določi in predpiše (zaradi varnosti gotovine, skladiščenja, transporta).
Pri tem ima pomembno vlogo dejstvo, da Centralna banka omogoča registracijo v elektronski obliki in je dovoljena kombinacija elektronskih in papirnih dokumentov. Hkrati je treba opozoriti, da mora biti za elektronske dokumente elektronski podpis blagajnika in glavnega računovodje.
Odgovornost za gotovinske transakcije nosi blagajnik, če pa podjetje ni veliko, lahko naloge blagajnika prevzame druga odgovorna oseba (direktor ali glavni računovodja), ta trenutek pa mora biti vključen v ustrezno določbo. V tem primeru mora biti oseba, odgovorna za blagajno, zaposlena v organizaciji s polnim delovnim časom.
Sintetično računovodstvo gotovinskih transakcij se vodi na računu 50 (aktivno), bremenitev odraža prejem denarja, posojilo - izdajo), za katerega je dovoljeno odpreti takšne podračune:
Za organizacije je treba določiti gotovinski limit, zneske nad limitom je treba prenesti na kreditne organizacije (to ne velja za samostojne podjetnike - imajo pravico obdržati toliko gotovine, kot se jim zdi primerno).
V zvezi s poravnavo s posamezniki in samostojnimi podjetniki ni omejitev glede gotovinske poravnave. Pravne osebe morajo upoštevati omejitev gotovinskih plačil 100.000 rubljev.. v skladu z Navodilom centralne banke z dne 07.10.2013 št. 3073-U.
Če je pogodba pravne osebe 200.000 rubljev, potem lahko
Organizacija sama določi omejitev gotovine glede na posebnosti dejavnosti organizacije in obseg denarnega toka ter jo potrdi z odredbo vodje.
Za izračun denarnega limita lahko uporabite metode, ki se odražajo v Direktivi centralne banke N 3210-U: na podlagi denarnega toka (odvisno od posebnosti).
Delujoča pravna oseba izračuna na podlagi obsega prejemkov (izdaj) gotovine, organizirana pravna oseba pa na podlagi pričakovanih obsegov prejemkov (izdaj).
Limit stanja se izračuna po formuli:
Limit = znesek prejemkov (izdaj) gotovine / obračunsko obdobje (1 - 92 dni) * število dni za pogoje dostave banki
V družbi Alpha and Omega LLC za obdobje od 1. junija do 30. junija (30. dan) je prihodek znašal 3.000.000 rubljev. Zbiranje denarja v banki poteka enkrat na 3 dni. Meja gotovine je:
3000000 / 30 dni * 3 dni = 300.000 rubljev.
Na podlagi opravljenih izračunov vodja oblikuje nalog o omejitvi denarnega stanja.
Pomembno! Če meja stanja ni nastavljena, se šteje, da je enaka 0.
Vsa dejstva gospodarske dejavnosti so predmet registracije s primarnimi dokumenti. V zvezi z uporabo spletnih blagajn je dovoljeno vodenje blagajniških dokumentov tako v elektronski (z elektronskim podpisom) kot v papirni obliki ter v kombinirani obliki. Na primer, za dokazilo pri osebi, ki polaga denar na blagajni, se PKO lahko izda v papirni obliki, pri čemer ostane snemljivi del PKO pri osebi, ki je položila denar na blagajni.
Od 01.01.2013 standardni obrazci niso obvezni za uporabo, dokumenti za opravljanje gotovinskih transakcij ostajajo obvezni (informacija Ministrstva za finance Rusije N PZ-10/2012).
RKO in PKO se uporabljata za potrditev dejstva gibanja denarja na blagajni. Ti dokumenti so sestavljeni neposredno med premikom denarja na blagajni, v 1 izvodu jih oblikuje blagajnik, ki ga podpišeta vodja in glavni računovodja (ali oseba, pooblaščena za ta dejanja), in rezultati gibanja denarja. denar mora biti evidentiran v vpisnem dnevniku (), ki ga samostojni podjetniki ne smejo voditi.
Zvezni zakon št. 402-FZ z dne 06.12.2011 določa naslednje zahteve za izvedbo primarnih dokumentov:
Neposredno v PKO in RKO so takšne konstrukcijske značilnosti:
Kršitve vključujejo:
Umetnost. 15.1 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije določa upravno odgovornost na področju kršitve postopka za opravljanje gotovinskih transakcij.
Za podobno kršitev (pomanjkanje primarnih dokumentov) je odgovornost predvidena v čl. 120 davčnega zakonika Ruske federacije. Za takšna dejanja, storjena v enem davčnem obdobju, če ni znakov davčnega prekrška iz drugega odstavka 1. 120 davčnega zakonika Ruske federacije je predvidena globa v višini 10.000 rubljev.
Strokovnjak službe za pravno svetovanje GARANT I. Bashkirova
Ali je pri izplačilu plač treba pripraviti blagajne za obračun plač?
Na podlagi plačilne liste se obvezno izda RKO. V skladu z Navodili centralne banke z dne 11. marca 2014 N 3210-U se gotovina izda v skladu z: Gotovinska poravnava, plačilna lista, plačilna lista. Za znesek, ki ga je treba izplačati, je treba sestaviti denarni obračun, njegova številka in datum pa sta zapisana v plačilni listi na zadnji strani.
Vse finančne transakcije so potrjene z ustreznimi dokumenti. Dokumentacija o gotovinskih transakcijah je potrditev vseh dejanj računovodje (blagajnika).
Upravljanje dokumentov o gotovinskih transakcijah ureja veljavna zakonodaja Ruske federacije.
Najbolj odgovorno delo v podjetju je računovodstvo sredstev in pravilna izvedba gotovinskih dokumentov.
Državni odbor za statistiko Ruske federacije je odobril nekatere dokumente, s pomočjo katerih računovodja izvaja primarno računovodstvo gotovinskih transakcij v podjetju. Gotovinske dokumente organizacije sestavi glavni računovodja, blagajnik, včasih - direktor (v odsotnosti računovodje). Priloženi so jim vsi dokumenti, ki potrjujejo podlago za njihovo registracijo.
Pripravite dokumente:
Oglejmo si podrobneje vsak dokument.
PKO se izpolni ročno ali v avtomatiziranem načinu (program 1C: Računovodstvo). Ta program močno poenostavi računovodstvo v podjetju in ponuja edinstveno priložnost, da z izpolnjevanjem samo primarnih računovodskih obrazcev samodejno in brez dodatnega napora ustvari vsa poročila (blagajniška knjiga, plačilne liste itd.).
Po prejemu denarja mora blagajnik ali računovodja preveriti podpis glavnega računovodje ali vodje. Nato preverite dejanski znesek gotovine in naveden v dokumentu. Preračun mora biti opravljen na očeh stranke.
Za pravilno registracijo PKO morate izpolniti naslednje podatke:
Kreditni nalog se izda v naslednjih primerih:
RKO je zasnovan za hitro in natančno registracijo izdaje sredstev iz proizvodne blagajne. Takšna izdaja gotovine se izvaja na podlagi določenih dokumentov (na primer na podlagi izpiskov ipd.) in osebnih izkaznic prejemnika. Obvezni podatki v RKO in PKO so enaki. Podpišeta ga samo glavni računovodja proizvodnje in njen vodja. S tem naročilom se izvajajo naslednje operacije:
Za obračun denarja, izdanega in prejetega na blagajni, se sestavi blagajniška knjiga (0310004). Vsi vpisi se izvajajo v skladu s primarnimi dokumenti, in sicer s prejemnimi in izdatkovnimi blagajniškimi nalogami. Po vsakem od njih se opravi vpis v knjigo.
Nato mora blagajnik preveriti vse zneske, navedene v primarnih dokumentih in knjigi, in v primeru popolne skladnosti dvigniti stanje ob koncu tekočega delovnega dne. Vsak list je zapečaten s podpisom blagajničarke, ki je odgovorna za točnost navedenih podatkov. Če tekom dneva ni bilo nobenih vnosov v knjigo, bo preostanek prejšnjega delovnega dne končno stanje tekočega.
Ta dokument naj bi izpolnil samo višji blagajnik podjetja. Namenjen je velikim proizvodnjam, kjer so dokumenti pregledno porazdeljeni med višje in navadne blagajnike (0310005).
Na začetku tekočega delovnega dne glavni računovodja podjetja proti podpisu izda določen znesek denarja, ki ga razdeli blagajničarjem. Preostanek denarja se izroči konec istega dne tudi pod podpis materialno odgovornih oseb. Če pa je denar izdan za izplačilo plač, se bilanca ali celotno poročilo predloži šele ob koncu obdobja, ki ga natančno določa plačilna lista.
Potreben je za pravočasno izplačilo plač osebju in zaposlenim v podjetju (0301009) in vsebuje podatke, kot so:
Ta izjava je sestavljena samo v enem izvodu za notranje računovodstvo organizacije. Če plača zaposlenemu ni bila izplačana pravočasno, se nasproti njegovih podatkov postavi oznaka »deponirano«. Celoten znesek plače, izplačane v podjetju, se sestavi z obračunom stroškov, katerega registracijski podatki so zabeleženi na plačilni listi. Plačilna lista opravlja enake funkcije kot plačilna lista.
Pravilno računovodstvo blagajne igra zelo pomembno vlogo pri dejavnostih vsakega podjetja.Če želite to narediti, morate upoštevati naslednja pravila:
Blagajniški dnevnik je poseben interni dnevnik podjetij in organizacij, v katerega se vpisujejo vse transakcije, opravljene z gotovino. To pomeni, da morajo vse pravne osebe in samostojni podjetniki posamezniki, ki uporabljajo gotovinsko plačevanje, pri svojih dejavnostih uporabljati knjigo blagajne. Hkrati obseg gotovinskega prometa ni pomemben, če se v obdobju poročanja zgodi vsaj ena ali dve takšni transakciji, je treba ta dokument še vedno izpolniti. Prav tako ni pomembno, kakšna oblika obdavčitve se uporablja.
DATOTEKE Odprite te datoteke na spletu 2 datoteki
Za vzdrževanje tega dokumenta je odgovoren zaposleni, ki je odgovoren za gotovinske transakcije v podjetju (običajno je to blagajnik ali računovodja organizacije). Prav tako mora podjetje organizirati nadzor nad izpolnjevanjem dokumenta, ki je običajno dodeljen glavnemu računovodji ali neposredno vodji podjetja.
Blagajniško knjigo je treba sestaviti najbolj skrbno, saj informacije, ki se v njej odražajo, davčni strokovnjaki med revizijami na terenu vedno skrbno preverijo.
Vse odkrite napake lahko privedejo do resne upravne kazni v obliki visokih kazni.
Blagajniško knjigo je treba hraniti najmanj pet let.
Gotovinski dokumenti so dokumenti, ki so sestavljeni v zvezi s pretokom sredstev pravne osebe ali samostojnega podjetnika posameznika. Njihove obrazce odobri Državni odbor za statistiko. Poglejmo še, katere gotovinske dokumente lahko uporabljajo podjetja.
Delujejo kot primarni gotovinski dokumenti. Naročila so lahko dohodna ali odhodna. Prvi se uporabi ob prejemu gotovine. Izdano v enem izvodu s strani računovodje in podpisano s Ch. računovodja ali za to pooblaščena uradna oseba. V odsotnosti odgovornih uradnikov lahko vodja pravne osebe ali samostojni podjetnik sam potrdi primarne gotovinske dokumente. Potrdilo o dobroimetju mora biti podpisano s strani pooblaščenih oseb (računovodja in blagajnik), overjeno z žigom (pečatom). Poleg tega je registriran v ustreznem dnevniku. Potrdilo prejme subjekt, ki je položil denar. Sam prejemni nalog ostane na blagajni. Potrošni list se izpolni ob izdaji gotovine. Povedati je treba, da se denarni dokumenti sestavijo, če podjetje uporablja tako tradicionalne metode obdelave informacij kot orodja BT. Odhodni nalog, tako kot dohodni, se izda v 1 izvodu. Prav tako mora biti overjena s strani pooblaščenih oseb in vpisana v ustrezen dnevnik.
Kako izdati zgoraj omenjene gotovinske dokumente? Polnjenje se izvede na naslednji način:
Gotovinske dokumente je treba evidentirati v posebnem dnevniku. Registrira tako dohodne/odhodne naloge kot papirje, ki jih nadomeščajo. Slednje na primer vključujejo plačilne liste, vloge za izdajo sredstev, račune in drugo. Ob tem je treba opozoriti, da je treba izdatne naloge, ki se sestavljajo na obračunskih evidencah za plače in njim enake zneske, evidentirati po izdaji izplačil.
Uporablja se za obračunavanje izdaje in prejema gotovine. Knjiga je oštevilčena, prešita in overjena s pečatom, ki se odtisne na zadnjo stran. Tu se naredi tudi zapis, ki navaja število listov. Zadnja stran mora biti podpisana. računovodja in poslovodja. Vsak list knjige je razdeljen na 2 enaka dela. Enega (z vodoravnim ravnilom) izpolnite kot prvi, drugega kot drugi primer. Slednji je izdan s hrbtne in sprednje strani s karbonskim papirjem. Oba primera sta oštevilčena z isto številko. Prvi ostanejo v knjigi, drugi pa so snemljivi. Slednji delujejo kot poročevalski gotovinski dokumenti. Do konca vseh operacij za tekoči dan se ne odlepijo. Vnosi se začnejo na sprednji strani prvega izvoda za stolpcem "Stanje na začetku dneva". Pred polnjenjem je treba list prepogniti vzdolž linije trganja. Odrezani del položimo pod tistega, ki ostane v knjigi. Za vnos podatkov po "Prenosu" je stran za trganje prekrita s sprednjo stranjo druge kopije. Vnosi se nadaljujejo vzdolž vodoravne črte hrbtne strani neločljivega dela.
Gotovinske transakcije se lahko evidentirajo z različnimi papirji. Eden od njih je na primer vnaprejšnje poročilo. Uporablja se za obračun sredstev, ki se izdajajo odgovornim osebam za administrativne in poslovne stroške. Kako se pripravljajo takšni dokumenti? Gotovinske transakcije te vrste upošteva neposredno odgovorna oseba, pa tudi računovodja. Predhodna poročila se sestavijo na papirju ali računalniškem mediju. Registracija gotovinskih dokumentov se izvaja strogo v skladu s pravili. Vsak obrazec se izpolni v enem izvodu. Na hrbtni strani odgovorna oseba navede seznam dokumentov, ki potrjujejo nastale stroške. To so na primer potrdilo o potovanju, položnice itd. Tukaj predmet označuje višino stroškov. Prispevki, ki so priloženi poročilu, morajo biti oštevilčeni po vrstnem redu, kot so navedeni. Preverjanje gotovinskih dokumentov izvajajo zaposleni v računovodstvu. Zaposleni izvajajo predvsem revizijo namenske porabe sredstev, popolnosti predloženih dokazil, pravilnosti njihovega izpolnjevanja in obračunavanja zneskov. Na hrbtni strani so navedeni stroški, ki so sprejeti v računovodstvo, računi, v breme katerih so evidentirani.
Podatke, ki se nanašajo na tujo valuto (stran 1a na sprednji strani in stolpca 6 in 8 na zadnji strani), je treba izpolniti le, če odgovorna oseba prejme sredstva, ki niso v rubljih. Predhodno poročilo po preverjanju mora odobriti vodja podjetja ali oseba, ki jo pooblasti. Šele po tem se upošteva. Če akontacija ni bila v celoti porabljena, vrne odgovorna oseba znesek nazaj na blagajno. Hkrati se izpolni prejemni nalog. Sredstva se odpisujejo v skladu s podatki potrjenega poročila.
Registracija gotovinskih dokumentov se izvaja pri obračunu in izplačilu plač zaposlenim v podjetju. Računovodstvo sestavi ustrezno izjavo v 1 izvodu. Obračunavanje plač se opravi v skladu s podatki, ki so prisotni v primarni dokumentaciji za obračun dejansko opravljenega časa, proizvodnje itd. V vrsticah "Obračunano" so navedeni zneski v skladu z vrstami plačil iz plačilne liste. Tu so navedeni tudi drugi dohodki (materialni in socialni prejemki), zagotovljeni zaposlenemu, ki se povrnejo v breme dobička podjetja in se vključijo v davčno osnovo. Hkrati se izračunajo odtegljaji od plače in določi znesek, ki ga je treba izročiti zaposlenemu. Na naslovnici obračuna je naveden skupni znesek za izplačilo zaposlenim. Vodja podjetja mora podpisati dovoljenje za izdajo plače. V primeru njegove odsotnosti ta dokument izda pooblaščeni uslužbenec. Na koncu izpisa se vpišejo zneski položenih in izdanih plač. Po izteku obdobja, določenega za izplačilo sredstev zaposlenim, se nasproti imen zaposlenih, ki niso prejeli denarja, v stolpcu 23 doda opomba "Deponirano". Za izplačani znesek se sestavi izplačilni nalog. Njegova številka in datum izpolnitve morata biti navedena na plačilni listi na zadnjem listu.
Ta dokument vsebuje odčitke števcev KKM in izkupiček na izmeno (delovni dan). Poročilo o pomoči se izpolni v 1 izvodu dnevno. Blagajnik ga mora podpisati in izročiti glavnemu uradniku (vodji podjetja). Hkrati se izpolni prejemni nalog. V majhnih podjetjih se denar preda neposredno zbiralcem. Pri prenosu gotovine se izpolnijo ustrezni gotovinski dokumenti banke. Prihodek na izmeno (delovni dan) je nastavljen v skladu s kazalniki števcev seštevanja na začetku in koncu dneva. Hkrati se odštejejo zneski, vrnjeni strankam na neporabljenih čekih. Ugotovljeni prihodek potrdijo vodje oddelkov. Pri knjiženju sredstev v poročilu se podpiše tudi vodja podjetja. Referenčno poročilo je podlaga za pripravo konsolidiranih "Informacij o odčitkih števcev KKM in prihodkih podjetja."
Ta dokument je potreben za obračunavanje stroškov in denarnih prejemkov za vsako KKM podjetja. Dnevnik deluje tudi kot poročilo o nadzoru in registraciji odčitkov števcev. Ta dokument je prevezan, oštevilčen in zapečaten s podpisi Ch. računovodja, vodja podjetja, pa tudi Dnevnik je potrjen tudi s pečatom podjetja. Vse vnose opravi blagajnik vsak dan. Postopek za izdajo gotovinskih dokumentov ne dovoljuje brisanja in madežev v dnevniku. Vsi izvedeni popravki morajo biti soglašani in s podpisi overjeni pooblaščenih oseb. Če se odčitki ujemajo, se zabeležijo za trenutno izmeno na začetku dela. Te podatke morata s podpisoma overiti dežurni upravnik in blagajnik. V vrstici 15 so navedeni zneski, vpisani na čekih, ki so jih stranke vrnile. Podatki za to so vzeti iz ustreznega zakona. Isti stolpec označuje število ničelnih čekov, natisnjenih med izmeno. Ob koncu delovnega dne operater sestavi končno poročilo za izmeno in z njim preda prejete prihodke. To ustvari dohodno naročilo. Po odčitku števca se preveri dejanski znesek prejemkov, ustrezen vpis se naredi v dnevniku. Potrjuje se s podpisi vodje (dežurnega skrbnika), višjega blagajnika in blagajnika. V primeru neskladja med zneski, navedenimi na kontrolnem traku, in zneskom prihodkov se ugotovi vzrok razlike. Ugotovljeni presežki ali primanjkljaji se evidentirajo v ustreznih temeljnih postavkah.
Uporabljajo se za ustvarjanje zbirnega poročila za trenutno izmeno. Ti podatki so priloga k izjavi blagajnika, ki se zbira dnevno. Podatki o indikacijah in prihodkih se oblikujejo v enem izvodu. Skupaj z nalogi za odhodke in prejemke, izjavami prejemnikov se prenesejo v računovodstvo podjetja do naslednje izmene. Vzorec blagajniških dokumentov v skladu z odčitki števcev na začetku in koncu delovnega dne za vsako blagajno vključuje izračun prihodkov. Hkrati je med drugim navedena njegova razdelitev po oddelkih. Slednje mora biti potrjeno s podpisi upravnikov. Na koncu izpolnjene tabele so prikazani rezultati po odčitkih števcev vseh blagajn in povzeti prihodki podjetja z razdelitvijo sredstev po oddelkih. V skladu z zakoni je naveden skupni znesek denarja, ki je bil izdan strankam na čekih, ki so jih vrnili. Ta znesek zmanjša celoten prihodek podjetja. Podatke morata podpisati višji blagajnik in vodja podjetja.
Pri izdaji gotovinskih dokumentov je treba upoštevati postopek, ki ga določajo zakonodajni in drugi regulativni akti. Poleg tega obstaja več dokaj preprostih pravil, katerih upoštevanje bo preprečilo netočnosti pri izpolnjevanju papirologije:
Shranjevanje gotovinskih dokumentov v skladu z veljavno zakonodajo se izvaja 5 let. To obdobje se začne šteti 1. januarja v letu, ki sledi obdobju zaključka vodenja evidence. To pravilo velja za splošno. Za obračune plač je določen poseben postopek. Če zaposleni nimajo osebnih računov, se ti dokumenti hranijo v podjetju 75 let. Po preteku tega roka se lahko vsa dokumentacija prenese v arhiv ali uniči, če o njej ni sodnih postopkov, nesoglasij ali sporov. Pri delu s papirji je treba upoštevati naslednja pravila:
Za varnost gotovinskih dokumentov je odgovoren vodja podjetja. V primeru neupoštevanja zgornjih pravil se lahko kršitelju naloži upravna kazen v obliki denarne kazni. Višina globe je določena v skladu z zakonom.
Vodenje blagajniških evidenc velja za dokaj odgovorno delo. K izpolnjevanju dokumentov je treba pristopiti z vso odgovornostjo. Gotovinski dokumenti se uporabljajo pri povzemanju različnih podatkov, poročanju, računovodstvu. V zvezi s tem lahko napake v začetnih fazah določanja transakcij povzročijo resna izkrivljanja končnih dokumentov. Zaposleni, ki je imenovan na delovno mesto odgovornega za obdelavo blagajniških dokumentov, mora imeti ustrezna znanja in izkušnje. Ne smemo pozabiti, da vse dokumente, ki jih operater izpolni, pregledajo višji uradniki in odobri vodja podjetja. Posebno pozornost je treba nameniti registraciji dokumentov. Vpisi v dnevnike in knjige morajo biti opravljeni pravočasno v skladu s pravili. Ker se pri pripravi poročil uporabljajo gotovinski dokumenti, se vsi popravki v njih izvajajo strogo v določenem vrstnem redu. V primeru neupoštevanja uveljavljenih pravil listine izgubijo veljavnost, podatkov v njih pa družba ne more uporabiti pri nadaljnjem upravljavskem delu.
