Domov — Posvetovanja
Uporaba poslovnih kartic kot plačilnega sredstva postaja vse bolj priljubljena. To je posledica dejstva, da so takšne kartice zanesljiv in priročen način plačila stroškov, povezanih s poslovnimi dejavnostmi organizacije, predvsem potnih in reprezentativnih stroškov. Kako poteka postopek izdaje podjetniških kartic v praksi? Kateri dokumenti potrjujejo nastale stroške? Katere organe je treba obvestiti o odprtju posebnega bančnega računa?
Podjetniška kartica, tako kot katera koli druga plastična bančna kartica, je nominalno plačilno sredstvo, namenjeno plačilu blaga ali storitev ter prejemanju gotovine na bankomatih in bankah.
Postopek obtoka bančnih kartic na ozemlju Ruske federacije je urejen s Pravilnikom o izdaji bančnih kartic in o operacijah, ki se izvajajo s plačilnimi karticami, ki jih je potrdila Banka Rusije 24. decembra 2004 N 266-P. Opozoriti je treba, da je bilo besedilo te uredbe N 266-P z Navodili N 2862-U, ki bodo začeli veljati 1. julija 2013 (Navodila Banke Rusije z dne 10. avgusta 2012) vnesene številne spremembe. N 2862-U "O spremembah Uredbe Banke Rusije z dne 24. decembra 2004 N 266-P "O izdaji bančnih kartic in o operacijah, ki se izvajajo s plačilnimi karticami", registrirano pri Ministrstvu za pravosodje 21. novembra 2012 N 25863).
Ob upoštevanju sprememb točke 1.5 Uredbe št. 266-P je določeno, da je kreditna institucija upravičena izdajati bančne kartice naslednjih vrst: poravnalne (debetne) kartice, kreditne kartice in predplačniške kartice, katerih imetniki so posamezniki, vključno s pooblaščenimi s strani pravnih oseb, samostojni podjetniki posamezniki.
Posebnost poslovne kartice je, da mora biti oseba, ki ji je izdana, uslužbenec organizacije, ki je sklenila pogodbo za izdajo takšne kartice, medtem ko zaposleni prejme popoln dostop do enega od računov podjetja. pravna oseba, torej upravlja s sredstvi organizacije.
Za vsako kartico je mogoče nastaviti individualno omejitev porabe. Nastavite lahko tako trajne omejitve porabe na karticah kot začasne omejitve, tako da določite poljubno časovno obdobje. Poleg tega lahko pri uporabi podjetniških kartic nastavite omejitve za različne kategorije porabe: gotovinska in negotovinska plačila, transakcije v tujini itd.
Običajno se pri uporabi poslovnih kartic določijo številne zahteve in omejitve:
Obstajajo številne prednosti uporabe korporativnih kartic tako za organizacijo kot za zaposlene, za katere so izdane:
To vprašanje se pogosto poraja med delodajalci, ki so v svojih organizacijah izvajali "plačne" projekte. Naj spomnimo, da je prej v dopisu št. 14-27/513 z dne 24. decembra 2008 Banka Rusije opozorila na obstoj omejitev seznama transakcij, ki jih posamezniki opravljajo z bančnimi karticami, v skladu z določbami veljavne zakonodaja Ruske federacije. Hkrati so predstavniki Banke Rusije potrdili, da je vprašanje dopustnosti povračila stroškov, povezanih s službenimi potovanji, s prenosom na bančne račune zaposlenih - posameznikov, odprtih za transakcije z uporabo bančnih kartic, v ravni uporabe delovna zakonodaja. Torej, v skladu s čl. 168 delovnega zakonika Ruske federacije se postopek in znesek povračila stroškov, povezanih s službenimi potovanji, določita s kolektivno pogodbo ali lokalnim regulativnim aktom.
Kar zadeva finančno službo, ne nasprotuje uporabi "plačnih" kartic za obračune z odgovornimi osebami. Ministrstvo za finance je v dopisu št. 14-03-03/728 z dne 05. 10. 2012 opozorilo, da se zaradi uporabe sodobnih bančnih in drugih plačilnih tehnologij namesto izdajanja gotovine uvaja brezgotovinsko plačevanje na račune, ki jih odprejo ti. zaposleni za obračune z bančnimi debetnimi karticami, ki jih izdajo kreditne institucije, tudi v okviru "plačnih" projektov.
Po mnenju uradnikov oddelka je priporočljivo razširiti obseg poravnalnih (debetnih) bančnih kartic (poleg obračunov plač v okviru "plačnih" projektov) na obračune z odgovornimi osebami. Prednosti takšne oblike plačila, kot so negotovinski obračuni z odgovornimi osebami, ki uporabljajo poravnalne (debetne) bančne kartice, so v povečanju učinkovitosti plačilnih procesov in avtomatizaciji usklajevanja obračunov ter nadzora nad prejemom (kreditiranjem) sredstev in njihovo uporabo. .
Pravila za urejanje in vodenje računovodskih evidenc z odgovornimi osebami lahko vključujejo določbe, ki predvidevajo poravnave z njimi tako v gotovini kot brezgotovinsko.
Finančniki so kot primer navedli prakso, ki jo uporabljajo v svojem resorju: v okviru izvajanja računovodske politike in ob upoštevanju določil kolektivne pogodbe ministrstvo za finance izda sredstva na račun potnih stroškov na negotovinski način. na zahtevo odgovorne osebe, ki vsebuje podatke, potrebne za nakazilo na račun uslužbenca Ministrstva za finance, odprt v kreditni instituciji, med potovanjem na službeno potovanje:
Splošno pravilo je, da mora organizacija za izvedbo projekta "Corporate Card" poleg obstoječega bančnega računa odpreti še drugi bančni račun posebej za poravnave s korporativnimi karticami. Za to potrebujete:
Po izpolnitvi vseh potrebnih dokumentov in odprtju drugega tekočega računa organizacija banki predloži:
Opomba! Bančna kartica podjetja se izda neposredno imetniku, ki ga je organizacija navedla v vlogi za izdajo bančne kartice, ali zastopniku stranke, ki deluje na podlagi pooblastila, sestavljenega v skladu z zahtevami zakona.
Za evidentiranje in nadzor gibanja korporativnih kartic organizacije je priporočljivo razviti ustrezno določbo. O postopku uporabe poslovnih kartic ni mogoče razviti ločene določbe, vendar bi bilo treba v tem primeru postopek njihove uporabe predpisati v drugem lokalnem regulativnem aktu, na primer v uredbi o postopku in višini povračila. potnih stroškov, izdajanje obračunskih sredstev, oddaja predhodnih poročil o potnih in gospodarskih stroških. Kot primer lahko navedemo Odlok ruskih železnic z dne 7. novembra 2006 N 2193r, ki je potrdil Uredbo o izdaji denarja za poročilo. Ta uredba ima ločen razdelek »Postopek za uporabo bančne kartice podjetja«, ki opredeljuje:
Poleg določbe je treba potrditi register računovodstva za poslovne kartice. Ta register bi moral vključevati:
Dejstva o prejemu in vračilu poslovne kartice morata potrditi zaposleni, ki jo je prejel (vrnil), in oseba, odgovorna za vodenje evidence teh kartic.
Stroški se odražajo na podlagi plačilnega registra, ki ga izda banka ali elektronskega dnevnika.
Običajno se sredstva bremenijo ali pripišejo za transakcije s karticami najpozneje naslednji delovni dan po dnevu, ko banka prejme register plačil ali elektronski dnevnik iz enega samega poravnalnega centra (nato se te dokumente lahko prenesejo na organizacijo).
Spomnimo se, da zaposleni v organizaciji pri uporabi kartice v trgovinah, hotelih in drugih plačilnih mestih prejmejo dokumente, ki potrjujejo nastale stroške (čeke, hotelske račune, potne karte, potrdila, račune itd.). Takšnim dokumentom morajo biti priloženi originalni lističi, potrdila o elektronskih terminalih in bankomatih. Zaposleni v organizaciji mora vse te dokumente skupaj s predhodnim poročilom predložiti računovodskemu oddelku organizacije.
Obvezni podatki, ki jih mora vsebovati dokument o transakcijah s plačilno kartico, so navedeni v točki 3.3 Uredbe N 266-P. Tej vključujejo:
Navedeni podatki morajo vsebovati znake, ki vam omogočajo zanesljivo ugotavljanje ujemanja med podatki o plačilni kartici in računu pravne osebe, pa tudi med identifikatorji trgovskih (storitvenih) organizacij, bankomatov in bančnih računov trgovine (storitve). ) organizacije
3.6 Določbe N 266-P).
Za tvoje informacije. Dokument o prometu s plačilno kartico na papirju mora vsebovati dodatno podpise imetnika plačilne kartice in blagajne. Ta zahteva ne velja za primere, ko je dokument sestavljen na blagajniškem mestu z uporabo analoga lastnoročnega podpisa.
Kaj storiti v situaciji, ko pri dvigu denarja z bančne kartice bankomat ne izda čeka, ki potrjuje operacijo? Zgoraj je bilo omenjeno, da take preglede odgovorne osebe priložijo predhodnemu poročilu. Toda zaposleni sam - odgovorna oseba nima pravice zahtevati čeka, ki ga potrebuje od banke. To je posledica dejstva, da stranka banke ni uslužbenec, ampak organizacija. Zato mora organizacija zaprositi banko za izpisek. Hkrati banka nima pravice zavrniti izdaje izpisa (člen 2.1, oddelek 2, del III Uredbe o pravilih za vodenje računovodstva v kreditnih institucijah na ozemlju Ruske federacije, ki jih je odobril Banka Rusije dne 16. julija 2012 N 385-P).
Ker sredstva, prenesena na takšne kartice, pripadajo organizaciji in ne osebam, ki jih uporabljajo, ni obveznosti plačila dohodnine in zavarovalnih premij (če ni dokazano drugače). Vendar pa morajo biti vsa dokazila ustrezno sestavljena. Do takšnih zaključkov so sodniki prišli zlasti v Odloku FAS SZO z dne 18.7.2011 N A05-11476 / 2010. V odločitvi sodišča je bilo zapisano, da se v skladu s sporazumom z uporabo kartic izvajajo operacije, povezane z gospodarsko dejavnostjo podjetja, vključno s plačilom potnih in gostinskih stroškov. Arbitri so trditve davčnih organov šteli za neutemeljene, saj IFTS ni preveril bančnega računa, ni preveril, za kakšne namene so bila sredstva bremenjena s kartice podjetja, in ni predložil dokazov, da so sporni zneski gospodarska korist družbe. uslužbenci davčnega zastopnika.
Davčni zavezanci, tako organizacije kot samostojni podjetniki, morajo pisno obvestiti davčni organ o odprtju ali zaprtju računov v sedmih dneh (člen 1, člen 2, člen 23 Davčnega zakonika Ruske federacije). Obrazec za sporočilo in postopek za njegovo izpolnjevanje sta odobrena z odredbo Zvezne davčne službe Rusije z dne 09.06.2011 N MMV-7-6 / [email protected]
Prav tako je treba informacije o odprtju bančnega računa v sedmih dneh predložiti Pokojninskemu skladu Ruske federacije in FSS, ki sta organa, ki nadzorujeta plačilo zavarovalnih premij (klavzule
1 str. 3 art. 28 zveznega zakona z dne 24. julija 2009 N 212-FZ).
Če je bila poleg obstoječega računa izdana tudi podjetniška kartica in ni bilo odprtih novih bančnih računov, potem niti davčnemu uradu niti organom za nadzor zavarovalnih premij ni treba posredovati podatkov.
Opomba! V skladu z odstavkom 1 čl. 118 Davčnega zakonika Ruske federacije kršitev določenega roka za predložitev informacij davčnemu organu o odprtju ali zaprtju računa pri banki s strani davčnega zavezanca pomeni globo v višini 5.000 rubljev.
aprila 2013
ODOBRAM Naziv organizacije ________________________________ UREDBA Naziv delovnega mesta vodje organizacije __________ N _____ _________ _____________________ Podpis Prepis podpisa __________________ ________________________________ Kraj sestave Datum O postopku uporabe bančnih kartic podjetij
1. Podatki o PIN kodi poslovne kartice so zaupni podatki. Imetniki kartic nimajo pravice razkriti teh podatkov tretjim osebam.
2. Poročilo o ciljni porabi sredstev na bančni kartici podjetja se predloži računovodski službi organizacije:
— pri uporabi kartice podjetja samo za prejemanje gotovine — najkasneje 3 delovne dni po poteku obdobja, za katerega je bila izdana, in pri izdaji kartice za plačilo potnih stroškov — najkasneje 3 delovne dni od dneva vrnitev s službenega potovanja, razen dneva prihoda (za zaposlene v oddelkih organizacije, ki se nahajajo v naseljih zunaj lokacije organizacije, predložitev poročila računovodskemu oddelku organizacije - najkasneje 5 delovnih dni);
- pri uporabi poslovne kartice za negotovinsko plačevanje stroškov - najkasneje v 15 delovnih dneh od dneva plačila v negotovinski obliki, razen na dan plačila, ali pri delnem plačilu v negotovinski obliki, delno v gotovini, brez dneva plačila.
Poročilom morajo biti poleg dokumentov, ki potrjujejo stroške, priložena tudi potrdila o plačilu s kartico.
3. Če ni dokumentov, ki potrjujejo namensko porabo sredstev ali če direktor ni odobril predhodnega poročila, se odšteti zneski s kartice podjetja izterjajo od imetnika kartice in se odštejejo od njegove plače.
4. Seznam zaposlenih, na ime katerih so izdane poslovne kartice, je naveden v prilogi št.
Izdaja in vračilo kartic se izvaja v registru poslovnih kartic na obrazcu v skladu s Prilogo št. 2.
6. V primeru izgube ali kraje bančne kartice podjetja je imetnik kartice dolžan o tem nemudoma obvestiti banko, ki je kartico izdala, da blokira transakcije z njo. Če po krivdi imetnika kartice račun ne bo pravočasno blokiran, se znesek povzročene škode povrne od imetnika kartice.
Dodatek št. 1
na položaj od _______ N __
Seznam zaposlenih _______________________________ (ime organizacije), v imenu katerih so izdane bančne kartice podjetij ———————————————————————————————— ——
¦ Podatki o potnem listu ¦Vrsta kartice¦ Številka kartice ¦ ¦p/n¦ zaposleni ¦(številka, kdo in kdaj je bila izdana)¦ ¦ ¦ +—+——————+—————————+— ——+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————+——————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+——————+ —————————+———+———————
Dodatek št. 2
na položaj od _______ N __
Dnevnik računovodstva poslovnih kartic ___________________________ (ime organizacije) ————————————————————————————————————— ———————— ¦Datum, za katerega¦Datum ¦Podpis ¦Datum ¦Podpis ¦ ¦imetnik kartice ¦imetnik kartice ¦izdaja ¦imetnik¦dostava ¦imetniku¦ ¦ ¦kartice ¦zaposlenemu ¦kartica ¦ ¦kartica ¦ ¦ +———+——— -+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+————+—————-+ ——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+————-+——————+——-+———+— ——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+——————+——-+———+———+————
24. december 2004 št. 266-P.
Da bi zaposleni lahko prosto upravljali s poslovnimi karticami, mora podjetje:
Razviti uredbo o postopku za uporabo korporativnih kartic (del 1, člen 8 delovnega zakonika Ruske federacije);
Potrditi seznam delovnih mest, katerih delovne obveznosti vključujejo uporabo korporativnih kartic v podjetju (člen 1, člen 847 Civilnega zakonika Ruske federacije, odstavka 2 in 7, točka 1.12 Navodil Banke Rusije z dne 14. septembra, 2006 št. 28-I "O odprtju in zaprtju bančnih računov, računov za vloge (depozite)";
Seznaniti se s položajem proti podpisu vseh zaposlenih, katerih delovna mesta so navedena na seznamu (2. del 22. člena delovnega zakonika Ruske federacije);
V podjetju organizirajte računovodstvo za sprejem in izdajo bančnih kartic podjetij (člen 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu", v nadaljnjem besedilu - zakon št. 402-FZ, informacije št. PZ- 10/2012 "O začetku veljavnosti od 1. januarja 2013 Zvezni zakon št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011 "O računovodstvu");
Registrirajte se v računovodski metodi za obračunavanje obračunanih zneskov na posebnem računu (člen 7 PBU 1/2008).
V članku bomo izhajali iz dejstva, da se je podjetje odločilo za odprtje ločenega posebnega kartičnega računa.
Uredba o postopku uporabe podjetniških kartic je metodološko vodilo za vse zaposlene v podjetju, ki so po službi kakor koli vključeni v ta proces.
V uredbi o uporabi poslovnih kartic priporočamo nastavitev:
Seznam stroškov in transakcij, ki jih lahko opravi zaposleni s kartico podjetja. Upoštevajte: seznam operacij, ki so dovoljene v Ruski federaciji, se razlikuje od seznama operacij, dovoljenih v tujini. Oba seznama sta prikazana v tabeli;
Omejitve za poslovne kartice. Za različne položaje se lahko razlikujejo;
Obdobje, po katerem mora zaposleni vrniti kartico;
Razvrstitev imetnikov kartic glede na porabljene zneske;
Obdobje, v katerem mora zaposleni predložiti podjetju vnaprejšnje poročilo s priloženimi dokazili;
Približen seznam dokumentov, ki se sprejmejo kot potrditev nastalih stroškov. Lahko naredite album njihovih vzorcev in ga dodate k položaju. Nato bodo zaposleni imeli vizualno predstavo o tem, kateri dokument je treba zahtevati pri plačilu s kartico;
Zahteve za zagotavljanje zaščite informacij o PIN kodi;
Postopek za izgubo kartice;
Vrste kršitev reda in postopek za povrnitev škode s strani imetnikov kartic.
Seznam transakcij s kartico
| Vrsta operacije | Namen porabe | ozemlje | |
| RF | zunaj Ruske federacije | ||
| Dvig gotovine v rubljih s kartice podjetja | + | - | |
| Potovanja in stroški | + | - | |
| Brezgotovinsko plačilo v rubljih s kartico podjetja | Poslovne dejavnosti podjetja | + | - |
| + | - | ||
| Dvig gotovine s kartice podjetja | Poslovne dejavnosti podjetja | - | - |
| Potni in gostinski stroški | - | + | |
| Brezgotovinsko plačevanje v tuji valuti s kartico podjetja | Poslovne dejavnosti podjetja | - | - |
| Potni in gostinski stroški | - | + | |
Alternativa določbi o postopku uporabe podjetniških kartic je lahko ločen razdelek o uporabi podjetniških kartic v drugem lokalnem regulativnem aktu podjetja. Tak razdelek je na primer mogoče dopolniti z določbo o postopku in višini povračila potnih stroškov, predložitvi predhodnih poročil o potnih in poslovnih stroških zaposlenih v podjetju. To je prikazano spodaj.
Tisti zaposleni, za katere so te kartice izdane, imajo pravico do uporabe poslovnih kartic. Pri izdaji podjetniških kartic podjetje banki predloži odobren seznam zaposlenih v podjetju, ki so upravičeni do uporabe kartic.
Če se vodja podjetja odloči, da je bolj priročno uporabljati neimenovane poslovne kartice, izda odredbo o odobritvi seznama delovnih mest, katerega izpolnitev daje pravico do uporabe neimenovanih korporativnih kartic za plačilo blaga in storitve v imenu in v interesu podjetja. Oglejte si spodnji vzorec naročila.
Pri sestavljanju seznama ne pozabite, da ne more popolnoma podvojiti kadrovsko zasedbo. Treba je izvesti razumen vzorec in ne vključevati delovnih mest (poklicov), pri katerih opravljanje uradnih nalog ne vključuje plačila blaga in storitev v imenu in v interesu podjetja.
Vsi zaposleni, za katere so izdane osebne kartice in katerih delovna mesta so navedena v odredbi, morajo biti proti podpisu seznanjeni s potrjeno uredbo o postopku uporabe bančnih kartic za podjetja ali z lokalnim regulativnim aktom, v katerem je ustrezen razdelek.
Dejstvo seznanitve je lahko zabeleženo na zadnjem listu delovnega mesta ali v ločenem dokumentu (na primer v izjavi ali dnevniku).
Da bi izključili primere izgube poslovnih kartic, pa tudi zlorabe ali kraje, mora podjetje vzpostaviti strog nadzor nad shranjevanjem in gibanjem korporativnih kartic.
Imenovane bančne kartice podjetij so lahko v rokah imetnikov, če so v skladu z varnostnimi zahtevami.
Neimenovane korporativne kartice se zaposlenim praviloma izdajo za opravljanje določene naloge – plačilo potnih, gostinskih ali drugih stroškov.
Dokumentacija o prenosu kartice na zaposlenega ni urejena z zakonom. Ta postopek je bolje odobriti v uredbi o postopku uporabe poslovnih kartic. Vrstni red je lahko:
Delavec napiše vlogo za izdajo neimenovane poslovne kartice z obrazložitvijo za namen predlagane porabe sredstev;
Vodja potrdi prijavo zaposlenega in navede omejitev nepersonalizirane kartice. Vzorec prijavnega obrazca je na voljo spodaj.
Upoštevajte: ni nobenih izjem za situacijo, ko je odgovorna oseba vodja podjetja, zakonodaja ne določa. Toda podjetje ima pravico, da neodvisno razvrsti pogoje za uporabo korporativnih kartic po položaju.
Podjetniške kartice se izdajajo za obdobje, ki ga določa uredba. Možna je izdaja kartice za daljše obdobje, ki se razlikuje od tistega, ki je določeno v pravilniku družbe, na podlagi odredbe vodje podjetja.
Če zaposleni nenehno potuje na službena potovanja, mu lahko po ločenem ukazu vodje izda poslovno kartico za daljše obdobje.
Če je rok za vračilo neimenovane poslovne kartice zamuden, mora pooblaščena oseba za nadzor nad njihovim gibanjem o tem obvestiti vodjo, nato pa se sprejme odločitev o blokiranju kartice ali druga odločitev pri krivci.
Datum, rok, namen izdaje kartice podjetja, njena številka, limit, položaj in priimek zaposlenega se evidentirajo v dnevniku za evidentiranje sprejema in izdaje kartic (dnevnik gibanja poslovnih bančnih kartic).
Dejstva o prejemu in vračilu poslovne kartice s strani zaposlenega morata potrditi s podpisi v dnevniku odgovorne osebe in računovodje, ki je odgovoren za njihovo hrambo.
Glejte vzorčno beleženje spodaj.
Postopek poročanja zaposlenih o porabi sredstev na kartici podjetja ni določen z ločenim regulativnim aktom. Lahko pa ga podjetje razvije samostojno, na podlagi pravil, ki urejajo postopek poročanja o izdatkih obračunanih zneskov.
Rok za oddajo predhodnega poročila o porabi sredstev s kartice pravnega osebja je lahko določen v uredbi o postopku uporabe kartic pravnih oseb. Določi se lahko v delovnih dneh od dneva izteka roka, določenega za izvršitev naročila ali vrnitev s službenega potovanja.
Uporabite lahko enoten obrazec predhodnega poročila št. AO-1, ki ga je odobril Odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 1. avgusta 2001 št. 55.
Prav tako ima podjetje pravico razviti lastno ob upoštevanju značilnosti, povezanih s kombinacijo porabe gotovine in nedenarnih sredstev (člen 4, 9. člen zakona št. 402-FZ).
Opozorite svoje odgovorne osebe na eno od značilnosti sestavljanja predhodnega poročila o porabi denarja s kartice podjetja.
Potrdilo, ki ga zaposleni prejme ob dvigu gotovine na bankomatu, samo po sebi ne more veljati za dokument, ki potrjuje stroške zaposlenega.
Avansnemu poročilu morajo biti priloženi čeki (drugi dokumenti), ki kažejo na namen porabe gotovine, dvignjene s kartice. Preostanek neporabljene gotovine, dvignjene s kartice, mora zaposleni plačati na blagajno podjetja. Predhodno poročilo zaposlenega mora potrditi vodja podjetja.
1. Seznam stroškov in transakcij, ki jih lahko opravi zaposleni v organizaciji na kartici podjetja v lasti organizacije
Uporaba podjetniških kartic pri izvajanju gospodarskih dejavnosti katere koli organizacije je zelo priročna in vsako leto se število organizacij, ki jih uporabljajo v svojih dejavnostih, povečuje.
Za uporabo bančne kartice podjetja v organizaciji je priporočljivo izdati predpis o uporabi takega bančnega produkta, ki bo določil seznam delovnih mest zaposlenih, ki so upravičeni do uporabe te kartice, plačilne limite za to kartico, kot je tudi seznam stroškov, ki jih lahko vsak zaposleni opravi z uporabo te kartice, odgovornost za njeno izgubo in druge operacije, potrebne za nadzor.
Za izključitev morebitnih sporov z zaposlenimi je treba v skladu z 2. delom čl. 22 delovnega zakonika Ruske federacije, da seznanijo vse zaposlene, ki so upravičeni do uporabe te kartice proti podpisu.
Za obračunavanje gibanja poslovnih kartic je treba razviti in odobriti obrazce primarnih dokumentov, na podlagi katerih se bo izvajalo obračunavanje sprejema in izdaje bančnih kartic podjetij (člen 9 Zveznega zakona o 6. december 2011 N 402-FZ "O računovodstvu", v nadaljnjem besedilu - Zakon N 402 -FZ).
V računovodski usmeritvi je priporočljivo predpisati način obračunavanja obračunanih zneskov na posebnem računu (člen 7 PBU 1/2008), pa tudi računovodsko metodologijo, ki bo obravnavana v tem članku.
Seznam odhodkov, ki se lahko vključijo v stroške, ki zmanjšujejo davčno osnovo, se določi po splošnih pravilih v skladu z določbami čl. 252 Davčnega zakonika Ruske federacije (TC RF).
Računi 51 »Poravnalni račun« ali 55 »Drugi bančni računi« se uporabljajo za obračunavanje transakcij s bančnimi karticami pravnih oseb. Odpis sredstev z bančne kartice se odraža v vpisu v dobro računa 51 »Poravnalni račun« ali 55 »Drugi bančni računi« v korespondenci z bremenitvijo računov za obračunavanje obračunov ali odhodkov, odvisno od dogodka gospodarskega življenja, ki se odraža v računovodstvu.
Seznam transakcij, ki jih lahko opravi posameznik z bančno kartico, je določen v Pravilniku o izdaji plačilnih kartic in o transakcijah, opravljenih z njihovo uporabo (ki jih je odobrila Banka Rusije 24. decembra 2004 N 266-P ) (s spremembami 10. avgusta 2012) (registrirano na Ministrstvu za pravosodje Rusije 25. marca 2005 N 6431) (v nadaljnjem besedilu Uredba N 266-P).
Po 2.3. točki omenjene uredbe stranka – fizična oseba z bančno kartico opravlja naslednje posle:
Stranka - posameznik lahko z uporabo poravnalnih (debetnih) kartic, kreditnih kartic izvaja operacije, določene v tej klavzuli, na bančnih računih, odprtih v valuti Ruske federacije, in (ali) na bančnih računih, odprtih v tuji valuti.
Stranka - fizična oseba, ki je rezident, lahko uporablja kreditne kartice za izvajanje poslov iz tega odstavka na račun posojila v valuti Ruske federacije brez uporabe bančnega računa.
Uporaba predplačniške kartice s strani posamezne stranke se izvaja v skladu z zahtevami Zveznega zakona Ruske federacije N 161-FZ z dne 27. junija 2011 N 161-FZ "O nacionalnem plačilnem sistemu" (v nadaljnjem besedilu: kot zvezni zakon Ruske federacije N 161-FZ) na račun stanja elektronskega denarja v valuti Ruske federacije in (ali) v tuji valuti.
Stranka - posameznik, ki je nerezident, lahko izvaja operacije, določene v tej klavzuli, s kreditnimi karticami na račun posojila v valuti Ruske federacije, tuji valuti brez uporabe bančnega računa.
Po odstavku 2.4 navedene uredbe N 266-P lahko stranke posamezniki, ki uporabljajo poravnalne (debetne) kartice, kreditne kartice, opravljajo transakcije v valuti, ki ni valuta računa, valuta danega posojila, na način in pod pogoji, določenimi v pogodbi o bančnem računu, posojilni pogodbi. Stranke – posamezniki, ki uporabljajo predplačniške kartice, lahko izvajajo prenose elektronskih sredstev v valuti, ki ni valuta stanja elektronskih sredstev. Pri izvajanju poslov, določenih v tem odstavku, se valuta, ki jo kreditna institucija izdajateljica prejme kot rezultat operacije konverzije, prenese na namembni kraj, ne da bi bila knjižena v dobro računa posamezne stranke.
V skladu z odstavkom 2.5 Uredbe N 266-P stranka - pravna oseba, samostojni podjetnik opravlja naslednje operacije z uporabo poravnalnih (debetnih) kartic, kreditnih kartic:
Stranka - pravna oseba, samostojni podjetnik lahko z uporabo poravnalnih (debetnih) kartic, kreditnih kartic izvaja operacije iz tega odstavka na bančnih računih, odprtih v valuti Ruske federacije, in (ali) na odprtih bančnih računih v tuji valuti.
Kreditna organizacija - izdajatelj je dolžna določiti najvišji znesek gotovine v valuti Ruske federacije, ki se lahko izda stranki - pravni osebi, samostojnemu podjetniku v enem delovnem dnevu za namene iz tega odstavka. Priporočljivo je, da kreditna organizacija - izdajatelj za stranko - pravno osebo, samostojnega podjetnika določi možnost prejemanja gotovine v valuti Ruske federacije za namene, določene v tem odstavku, v znesku, ki ne presega 100.000 rubljev. v enem delovnem dnevu.
Stranka - pravna oseba, samostojni podjetnik, uporablja predplačniške kartice za prenos elektronskega denarja, vračilo stanja elektronskega denarja v skladu z zahtevami zveznega zakona N 161-FZ.
V skladu z odstavkom 2.6 navedenega pravilnika lahko stranke – pravne osebe, samostojni podjetniki, ki uporabljajo poravnalne (debetne) kartice, kreditne kartice, opravljajo transakcije v valuti, ki ni valuta računa pravne osebe, samostojnega podjetnika, v na način in pod pogoji, določenimi v pogodbi o bančnem računu. Pri opravljanju transakcij iz tega odstavka se valuta, ki jo kreditna institucija - izdajatelj prejme kot rezultat operacije konverzije, prenese na destinacijo, ne da bi bila knjižena v dobro na račun stranke - pravne osebe, samostojnega podjetnika. Stranke - pravne osebe, samostojni podjetniki, ki uporabljajo predplačniške kartice, lahko izvajajo prenose elektronskega denarja v valuti, ki ni valuta stanja elektronskega denarja.
V skladu s točko 2.7 Uredbe N 266-P se lahko v primeru pomanjkanja ali nezadostnosti sredstev na bančnem računu, ko stranka opravlja transakcije s poravnalno (debetno) kartico, stranki zagotovi prekoračitev v okviru limita. predvideno v pogodbi o bančnem računu za izvedbo te poravnalne transakcije, če obstaja ustrezen pogoj v pogodbi o bančnem računu.
V skladu z klavzulo 2.8 Uredbe N 266-P lahko kreditne institucije pri izdaji poravnalnih (debetnih) kartic, kreditnih kartic v pogodbi o bančnem računu, posojilni pogodbi določijo pogoj, da stranka opravlja transakcije s temi karticami, znesek od tega presega:
Poravnave za te posle se lahko izvedejo z dajanjem posojila stranki na način in pod pogoji, določenimi s pogodbo o bančnem računu ali posojilno pogodbo, ob upoštevanju norm te uredbe.
Če v pogodbi ni bančnega računa in v posojilni pogodbi - pogojev za odobritev posojila stranki za določene operacije, bo stranka odplačala dolg, ki je nastal v skladu z zakonodajo Ruske federacije.
V skladu z odstavki. b str 1 h 1 art. 9 zakona Ruske federacije z dne 10. decembra 2003 N 173-FZ) valuta Ruske federacije so sredstva na bančnih računih. Tuja valuta - bankovci v obliki bankovcev, zakladnih menic, kovancev, ki so v obtoku in so zakonito plačilno sredstvo na ozemlju zadevne tuje države (skupine tujih držav) - odst. in 2. odstavek, 1. del, čl. 9 zakona Ruske federacije z dne 10. decembra 2003 N 173-FZ.
Tuja valuta je vrsta valutnih vrednosti (člen 5) prvega dela čl. 9 zakona Ruske federacije z dne 10. decembra 2003 N 173-FZ).
Odtujitev valutnih vrednosti s strani rezidenta v korist nerezidenta, valute Ruske federacije na pravni podlagi, pa tudi uporaba valutnih vrednosti, valute Ruske federacije kot plačilnega sredstva je valutna transakcija ( klavzula b, člen 9, del 1, člen 9 zakona Ruske federacije z dne 10.12.2003 N 173-FZ).
Na podlagi tega je plačilo s podjetniško kartico v tuji valuti valutna transakcija, zato je za odražanje te operacije v računovodstvu treba uporabiti PBU 3/2006 "Obračunavanje sredstev in obveznosti, katerih vrednost je izražena v tujini valuta« (v nadaljnjem besedilu PBU 3/2006).
PBU 3/2006 določa posebnosti oblikovanja v računovodskih in računovodskih izkazih informacij o sredstvih in obveznostih, katerih vrednost je izražena v tuji valuti, vključno s tistimi, ki se plačujejo v rubljih, s strani organizacij, ki so pravne osebe po zakonodaji Ruske federacije. Federacija (z izjemo kreditnih institucij in državnih (občinskih) institucij) - klavzula 1 PBU 3/2006.
Seznam možnih transakcij s karticami ponujamo v tabeli N 1.
Tabela N 1. Seznam možnih operacij na kartici.
2. Plačilo potnih stroškov zaposlenih v organizaciji v tuji valuti na ozemlju Rusije in v tujini z uporabo rubeljskih podjetniških kartic. Računovodske značilnosti
Kot je navedeno zgoraj, je dovoljeno plačevanje potnih in reprezentančnih stroškov v tuji valuti zunaj Ruske federacije s kartico podjetja, izdano tako v valuti Ruske federacije kot v tuji valuti (člen 2.5 Uredbe N 266-P).
Na podlagi norm klavzule 5.2 Navodila Centralne banke Ruske federacije z dne 04. 6. 2012 N 138-I "O postopku za rezidente in nerezidente za predložitev dokumentov in informacij pooblaščenim bankam v zvezi z ravnanjem tujih držav". menjalniške posle, postopek izdaje transakcijskih potnih listov ter postopek obračunavanja deviznih poslov s strani pooblaščenih bank in nadzor nad njihovim izvajanjem" (v nadaljnjem besedilu: Navodilo N 138-I), ko rezident opravi valutni posel. po transakciji (pogodbi, posojilni pogodbi), znesek obveznosti po kateri ne presega protivrednosti 50 tisoč ameriških dolarjev, povezanih z bremenitvijo valute Ruske federacije s tekočega računa rezidenta v valuti Ruske federacije , transakcijski potni list ni sestavljen.
Odstavek 3.1 Navodila N 138-I določa, da rezident pri opravljanju deviznega posla, povezanega z bremenitvijo valute Ruske federacije s svojega poravnalnega računa v valuti Ruske federacije, odprtega pri pooblaščeni banki, hkrati predloži pooblaščena banka naslednje dokumente: akt Banke Rusije, ki ureja pravila za prenos sredstev (v nadaljnjem besedilu: poravnalni dokument za valutno transakcijo); dokumenti, povezani z izvajanjem valutnega posla, določenim v dokumentu o poravnavi za valutni posel.
Hkrati točka 3.3 Navodila št. 138-I ne sestavi in ne predloži poravnalnega dokumenta za devizni posel rezidenta pooblaščeni banki, kadar rezident opravlja devizne posle z bančnimi karticami.
Na podlagi navedenega rezident pri opravljanju deviznih poslov v valuti Ruske federacije z uporabo bančnih kartic pooblaščeni banki predloži dokumente v zvezi z izvajanjem deviznega posla, ne da bi sestavil in predložil poravnalni dokument za devizni posel. . Hkrati Navodilo N 138-I neposredno ne določa roka za predložitev bank dokumentov v zvezi z deviznimi transakcijami z uporabo bančnih kartic. Po našem mnenju bi se moral tak rok dogovoriti s pooblaščeno banko pred začetkom menjalnega posla. Priporočamo tudi dogovor o seznamu dokumentov, predloženih banki (na primer računi, akti, ki potrjujejo stroške zaposlenih).
V primeru, da plačilo z rubeljsko kartico podjetja poteka na ozemlju Ruske federacije, ni posebnosti računovodskega in davčnega računovodstva.
Za pravilen odraz kakršnih koli stroškov v davčnem in računovodstvu operacij za plačilo z rubeljsko kartico podjetja zunaj ozemlja Ruske federacije, je treba odgovoriti na več vprašanj.
Po našem mnenju se lastništvo valutnih vrednosti prenese na organizacijo v trenutku, ko njen zaposleni prejme valuto z bankomata s kartice podjetja v rubljih (ali v trenutku, ko opravi valutno plačilo s kartice podjetja v rublju).
Najprej se lastništvo valute prenese na organizacijo, nato pa organizacija izda valuto na račun svojega zaposlenega.
Ta sklep je utemeljen z naslednjim.
Po čl. 30 Zveznega zakona z dne 2. decembra 1990 N 395-1 "O bankah in bančni dejavnosti" se odnosi med kreditnimi institucijami in njihovimi strankami izvajajo na podlagi sporazumov.
V skladu z odstavkom 1 čl. 845 Civilnega zakonika Ruske federacije se banka na podlagi pogodbe o bančnem računu zavezuje, da bo sprejemala in kreditirala sredstva, ki prispejo na račun, ki ga je odprl stranka (imetnik računa), sledila navodilom stranke za prenos in izdajanje ustreznih zneskov iz račun in opravljati druge posle na računu.
Pogodba o uporabi bančnega računa je sklenjena s pravno osebo, zato vsa razmerja v zvezi s pogodbo (dvig denarja z računa, pretvorba sredstev ipd.) potekajo med banko in pravno osebo. Podjetniška kartica je vezana na račun in je pravzaprav le plačilno sredstvo.
Po določbah čl. 140 Civilnega zakonika Ruske federacije je rubelj zakonito plačilno sredstvo, ki ga je treba sprejeti po nominalni vrednosti po vsej Ruski federaciji.
Hkrati imajo valutne vrednosti - tuja valuta in zunanji vrednostni papirji drugačen pravni režim (zlasti niso plačilno sredstvo na ozemlju Rusije z nekaterimi izjemami) v skladu z določbami členov Zvezni zakon z dne 10. decembra 2003 N 173-FZ "O valutni ureditvi in nadzoru valut".
Tako so rublji in valuta različni predmeti državljanskih pravic, vključno s tistimi z različnimi vrednostmi v različnih časovnih obdobjih. Hkrati bi se ta razlika morala odražati tudi v računovodskem in davčnem računovodstvu.
V točki 2.6 Pravilnika o izdaji plačilnih kartic in o operacijah, ki se izvajajo z njihovo uporabo, potr. Banka Rusije je 24. decembra 2004 N 266-P (registrirana pri Ministrstvu za pravosodje Rusije 25. marca 2005 N 6431) ugotovila, da lahko stranke pravne osebe, ki uporabljajo poravnalne (debetne) kartice, kreditne kartice opravljajo transakcije v valuto, ki je drugačna od valute računa pravne osebe v na način in pod pogoji, določenimi v pogodbi o bančnem računu. Pri izvajanju navedenih poslov se valuta, ki jo kreditna institucija - izdajatelj prejme kot rezultat operacije konverzije, nakaže na destinacijo brez knjiženja na račun stranke - pravne osebe.
Vendar to ne pomeni, da ekonomska transakcija za pretvorbo valut ni bila izvedena. Po določbah čl. 9 Zveznega zakona z dne 06.12.2011 N 402-FZ "O računovodstvu" je vsako dejstvo gospodarskega življenja predmet registracije primarnega računovodskega dokumenta. In to bi se moralo odražati v računovodstvu.
Opozoriti je treba, da mora organizacija pri uporabi podjetniških kartic v rubljih upoštevati, da se komercialni tečaj servisne banke, ki se uporablja za pretvorbo valut, praviloma bistveno razlikuje od uradnega tečaja Centralne banke Ruske federacije, ki bo za organizacijo dodaten strošek. Organizacija ima pravico upoštevati takšne stroške kot neposlovne odhodke pri izračunu dohodnine na podlagi odst. 6 str. 1 art. 265 Davčnega zakonika Ruske federacije.
Prav tako lahko banka za opravljanje konverzijskih poslov za račun stranke zadrži plačilo, če je tak pogoj določen v pogodbi o bančnem računu, ki predvideva poravnave z debetno (poravnalno) kartico. Ta trenutek je pomemben tudi pri ugotavljanju, ali se pretvorba izvaja na stroške organizacije ali tretje osebe (zaposlenega).
Računovodstvo. Osnovna načela in značilnosti
Obračun transakcij s poslovnimi bančnimi karticami je odvisen od računa, s katerim je taka kartica »vezana«. Če je kartica "vezana" na enega od tekočih računov podjetja, se obračuni, izvedeni z njeno uporabo, odražajo na računu 51 "Poravnalni račun". Če je za poravnave odprt ločen račun, je tak račun v računovodstvu račun 55 »Drugi bančni računi«.
Vsi odpisi sredstev iz bančne kartice podjetja, ki jih opravijo pooblaščene osebe družbe (prejem gotovine in negotovinskih plačil), se odražajo v breme računa 71 »Poračuni z odgovornimi osebami« in v dobro računa 51 »Poravnava račun" (55 "Drugi bančni računi") , v primeru odpisa rubljev.
Če je delavec prejel tujo valuto s kartice, potem mora ob upoštevanju zgoraj navedenega glede enkratnega prenosa lastništva valutnih vrednosti najprej na organizacijo, nato pa z organizacije na odgovorno osebo, to dejstvo gospodarskega življenja se odraža v računovodstvu. Ker v ruskih računovodskih standardih (RAS) ni metodologije za obračunavanje te operacije, je treba uporabljeno metodo določiti v računovodski politiki. Po našem mnenju lahko za odraz nakupa tuje valute uporabite tranzitni račun, na primer račun 57 z določeno identifikacijo (D57 K55) in odraz zneska v valuti za odgovorno osebo po tečaju Centralne Banka Ruske federacije in odraz razlike v nakupnih in menjalnih tečajih v stroških (D71, 91,2 K57). Podlaga za to operacijo mora biti dokument banke, ki potrjuje izvedbo te operacije.
Nadalje se z računa 71 »Poravnave z odgovornimi osebami« bremenijo računovodski računi za obračune (60 »Poravnave z dobavitelji in izvajalci«, 76 »Poravnave z različnimi dolžniki in upniki«) ali računi odhodkov (20 »Glavna proizvodnja«). , 23 »Pomožne proizvodnje in kmetije«, 25 »Splošni stroški proizvodnje«, 26 »Splošni stroški«, 44 »Stroški prodaje«), odvisno od narave dogodka gospodarskega življenja in primarnih dokumentov.
Glede na to, da je primarne dokumente mogoče sestaviti v tujem jeziku, je treba narediti prevod vrstice za vrstico v ruščino (člen 9 Pravilnika o računovodstvu in finančnem poročanju v Ruski federaciji, odobren z odredbo Ministrstva za Finance Rusije z dne 29. julija 1998 N 34n "O odobritvi Pravilnika o računovodstvu in finančnem poročanju v Ruski federaciji", člen 68 Ustave Ruske federacije), ki ga lahko izvaja tako poklicni prevajalec kot uslužbenec organizacije, ki govori tuji jezik (dopis Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 20.4.2012 N 03-03-06 / 1/202)
Opozarjamo na naslednje značilnosti. Kot je navedeno zgoraj, se ta operacija nanaša na valutno operacijo, oziroma mora organizacija uporabiti PBU 3/2006.
V skladu z odstavki 4, 5 in 6 PBU 3/2006 se v računovodstvu predplačilo, izdano v valuti, ki ni valuta Ruske federacije, obračunava v rubljih po uradnem menjalnem tečaju Centralne banke Ruske federacije. , ugotovljeno na dan izdaje denarja iz blagajne. Na podlagi klavzul 7, 9 in 10 PBU 3/2006 se dolg v tuji valuti ob koncu poročevalskega obdobja ali na dan odobritve predhodnega poročila ne preračuna v rublje. To pomeni, da se stroški odgovorne osebe v računovodstvu odražajo po menjalnem tečaju Centralne banke Ruske federacije na dan izdaje.
Vendar pa obstajajo izjeme. Če se odkrije prekomerna poraba predplačila ali predplačilo ni v celoti porabljeno, se za te zneske uporabi menjalni tečaj Centralne banke Ruske federacije na dan odobritve predplačila.
Zaposleni mora v treh delovnih dneh po vrnitvi iz tujine v blagajno organizacije izročiti preostanek odgovornih zneskov (odstavek 26 Odloka z dne 13. oktobra 2008 N 749 "O posebnostih pošiljanja zaposlenih na službena potovanja") . Neporabljeno valuto je treba knjižiti v blagajno s pretvorbo v rublje po menjalnem tečaju na dan, ko zaposleni vrne denar (člen 20 PBU 3/2006 in člen 24 Uredbe o računovodstvu in finančnem poročanju v Ruski federaciji, ki ju je odobril Odlok Ministrstva za finance Rusije z dne 29. julija 1998 N 34n).
Davčno računovodstvo. Osnovna načela in značilnosti
Pozitivna tečajna razlika za namene davčnega obračunavanja davka od dobička se pripozna kot tečajna razlika, ki izhaja iz prevrednotenja premoženja v obliki valutnih vrednosti in terjatev, katerih vrednost je izražena v tuji valuti, ali ko so obveznosti amortiziran, katerega vrednost je izražena v tuji valuti (člen 11 člena 250 Davčnega zakonika Ruske federacije).
Negativna tečajna razlika se za namene davčnega obračuna davka od dobička priznava kot tečajna razlika, ki izhaja iz razvrednotenja premoženja v obliki valutnih vrednosti in terjatev, katerih vrednost je izražena v tuji valuti, ali v času prevrednotenje obveznosti, katerih vrednost je izražena v tuji valuti (člen 5 člena 1 člena 265 Davčnega zakonika Ruske federacije).
Hkrati določene norme Davčnega zakonika Ruske federacije izključujejo tečajne razlike, ki izhajajo iz prevrednotenja izdanih predujmov, iz sestave prihodkov in odhodkov iz neposlovanja.
Datum izvedbe potnih stroškov v skladu z odst. 5 str. 7 art. 272 Davčnega zakonika Ruske federacije se prizna datum odobritve predhodnega poročila.
Do trenutka, določenega v odst. 5 str. 7 art. 272 Davčnega zakonika Ruske federacije mora imeti podjetje izpisek iz računa v rubljih in bančne podatke o pretvorbi valut. Na podlagi dokumentov banke, ki potrjujejo pretvorbo, se razlika med tečajem Centralne banke in menjalnim tečajem v skladu z odst. 6 str. 1 art. 265 Davčnega zakonika Ruske federacije in odstavek 2 čl. 250 Davčnega zakonika Ruske federacije se odraža v odhodkih v NU.
Za primer računovodskega in davčnega računovodstva kartice podjetja predstavljamo tabelo s konvencionalnimi številkami.
Tabela N 2. Računovodsko in davčno računovodstvo na pogojnih številkah in pogojnih primerih
Uporaba poslovnih kartic kot plačilnega sredstva postaja vse bolj priljubljena. To je posledica dejstva, da so takšne kartice zanesljiv in priročen način plačila stroškov, povezanih s poslovnimi dejavnostmi organizacije, predvsem potnih in reprezentativnih stroškov. Kako poteka postopek izdaje podjetniških kartic v praksi? Kateri dokumenti potrjujejo nastale stroške? Katere organe je treba obvestiti o odprtju posebnega bančnega računa?
Podjetniška kartica, tako kot katera koli druga plastična bančna kartica, je nominalno plačilno sredstvo, namenjeno plačilu blaga ali storitev ter prejemanju gotovine na bankomatih in bankah.
Postopek obtoka bančnih kartic na ozemlju Ruske federacije je urejen s Pravilnikom o izdaji bančnih kartic in o operacijah, ki se izvajajo s plačilnimi karticami, ki jih je potrdila Banka Rusije 24. decembra 2004 N 266-P. Opozoriti je treba, da je bilo besedilo te uredbe N 266-P z Navodili N 2862-U, ki bodo začeli veljati 1. julija 2013 (Navodila Banke Rusije z dne 10. avgusta 2012) vnesene številne spremembe. N 2862-U "O spremembah Uredbe Banke Rusije z dne 24. decembra 2004 N 266-P "O izdaji bančnih kartic in o operacijah, ki se izvajajo s plačilnimi karticami", registrirano pri Ministrstvu za pravosodje 21. novembra 2012 N 25863).
Ob upoštevanju sprememb točke 1.5 Uredbe št. 266-P je določeno, da je kreditna institucija upravičena izdajati bančne kartice naslednjih vrst: poravnalne (debetne) kartice, kreditne kartice in predplačniške kartice, katerih imetniki so posamezniki, vključno s pooblaščenimi s strani pravnih oseb, samostojni podjetniki posamezniki.
Posebnost poslovne kartice je, da mora biti oseba, ki ji je izdana, uslužbenec organizacije, ki je sklenila pogodbo za izdajo takšne kartice, medtem ko zaposleni prejme popoln dostop do enega od računov podjetja. pravna oseba, torej upravlja s sredstvi organizacije.
Za vsako kartico je mogoče nastaviti individualno omejitev porabe. Nastavite lahko tako trajne omejitve porabe na karticah kot začasne omejitve, tako da določite poljubno časovno obdobje. Poleg tega lahko pri uporabi podjetniških kartic nastavite omejitve za različne kategorije porabe: gotovinska in negotovinska plačila, transakcije v tujini itd.
Običajno se pri uporabi poslovnih kartic določijo številne zahteve in omejitve:
Obstajajo številne prednosti uporabe korporativnih kartic tako za organizacijo kot za zaposlene, za katere so izdane:
To vprašanje se pogosto poraja med delodajalci, ki so v svojih organizacijah izvajali "plačne" projekte. Naj spomnimo, da je prej v dopisu št. 14-27/513 z dne 24. decembra 2008 Banka Rusije opozorila na obstoj omejitev seznama transakcij, ki jih posamezniki opravljajo z bančnimi karticami, v skladu z določbami veljavne zakonodaja Ruske federacije. Hkrati so predstavniki Banke Rusije potrdili, da je vprašanje dopustnosti povračila stroškov, povezanih s službenimi potovanji, s prenosom na bančne račune zaposlenih - posameznikov, odprtih za transakcije z uporabo bančnih kartic, v ravni uporabe delovna zakonodaja. Torej, v skladu s čl. 168 delovnega zakonika Ruske federacije se postopek in znesek povračila stroškov, povezanih s službenimi potovanji, določita s kolektivno pogodbo ali lokalnim regulativnim aktom.
Kar zadeva finančno službo, ne nasprotuje uporabi "plačnih" kartic za obračune z odgovornimi osebami. Ministrstvo za finance je v dopisu št. 14-03-03/728 z dne 05. 10. 2012 opozorilo, da se zaradi uporabe sodobnih bančnih in drugih plačilnih tehnologij namesto izdajanja gotovine uvaja brezgotovinsko plačevanje na račune, ki jih odprejo ti. zaposleni za obračune z bančnimi debetnimi karticami, ki jih izdajo kreditne institucije, tudi v okviru "plačnih" projektov.
Po mnenju uradnikov oddelka je priporočljivo razširiti obseg poravnalnih (debetnih) bančnih kartic (poleg obračunov plač v okviru "plačnih" projektov) na obračune z odgovornimi osebami. Prednosti takšne oblike plačila, kot so negotovinski obračuni z odgovornimi osebami, ki uporabljajo poravnalne (debetne) bančne kartice, so v povečanju učinkovitosti plačilnih procesov in avtomatizaciji usklajevanja obračunov ter nadzora nad prejemom (kreditiranjem) sredstev in njihovo uporabo. .
Pravila za urejanje in vodenje računovodskih evidenc z odgovornimi osebami lahko vključujejo določbe, ki predvidevajo poravnave z njimi tako v gotovini kot brezgotovinsko. Finančniki so kot primer navedli prakso, ki jo uporabljajo v svojem resorju: v okviru izvajanja računovodske politike in ob upoštevanju določil kolektivne pogodbe ministrstvo za finance izda sredstva na račun potnih stroškov na negotovinski način. na zahtevo odgovorne osebe, ki vsebuje podatke, potrebne za nakazilo na račun uslužbenca Ministrstva za finance, odprt v kreditni instituciji, med potovanjem na službeno potovanje:
Splošno pravilo je, da mora organizacija za izvedbo projekta "Corporate Card" poleg obstoječega bančnega računa odpreti še drugi bančni račun posebej za poravnave s korporativnimi karticami. Za to potrebujete:
Po izpolnitvi vseh potrebnih dokumentov in odprtju drugega tekočega računa organizacija banki predloži:
Opomba! Bančna kartica podjetja se izda neposredno imetniku, ki ga je organizacija navedla v vlogi za izdajo bančne kartice, ali zastopniku stranke, ki deluje na podlagi pooblastila, sestavljenega v skladu z zahtevami zakona.
Za evidentiranje in nadzor gibanja korporativnih kartic organizacije je priporočljivo razviti ustrezno določbo. O postopku uporabe poslovnih kartic ni mogoče razviti ločene določbe, vendar bi bilo treba v tem primeru postopek njihove uporabe predpisati v drugem lokalnem regulativnem aktu, na primer v uredbi o postopku in višini povračila. potnih stroškov, izdajanje obračunskih sredstev, oddaja predhodnih poročil o potnih in gospodarskih stroških. Kot primer lahko navedemo Odlok ruskih železnic z dne 7. novembra 2006 N 2193r, ki je potrdil Uredbo o izdaji denarja za poročilo. Ta uredba ima ločen razdelek »Postopek za uporabo bančne kartice podjetja«, ki opredeljuje:
Poleg določbe je treba potrditi register računovodstva za poslovne kartice. Ta register bi moral vključevati:
Dejstva o prejemu in vračilu poslovne kartice morata potrditi zaposleni, ki jo je prejel (vrnil), in oseba, odgovorna za vodenje evidence teh kartic.
Stroški se odražajo na podlagi plačilnega registra, ki ga izda banka ali elektronskega dnevnika.
Običajno se sredstva bremenijo ali pripišejo za transakcije s karticami najpozneje naslednji delovni dan po dnevu, ko banka prejme register plačil ali elektronski dnevnik iz enega samega poravnalnega centra (nato se te dokumente lahko prenesejo na organizacijo).
Spomnimo se, da zaposleni v organizaciji pri uporabi kartice v trgovinah, hotelih in drugih plačilnih mestih prejmejo dokumente, ki potrjujejo nastale stroške (čeke, hotelske račune, potne karte, potrdila, račune itd.). Takšnim dokumentom morajo biti priloženi originalni lističi, potrdila o elektronskih terminalih in bankomatih. Zaposleni v organizaciji mora vse te dokumente skupaj s predhodnim poročilom predložiti računovodskemu oddelku organizacije.
Obvezni podatki, ki jih mora vsebovati dokument o transakcijah s plačilno kartico, so navedeni v točki 3.3 Uredbe N 266-P. Tej vključujejo:
Navedeni podatki morajo vsebovati znake, ki vam omogočajo zanesljivo ugotavljanje ujemanja med podatki o plačilni kartici in računu pravne osebe, pa tudi med identifikatorji trgovskih (storitvenih) organizacij, bankomatov in bančnih računov trgovine (storitve). ) organizacije (točka 3.6 Uredbe N 266-P).
Za tvoje informacije. Dokument o prometu s plačilno kartico na papirju mora vsebovati dodatno podpise imetnika plačilne kartice in blagajne. Ta zahteva ne velja za primere, ko je dokument sestavljen na blagajniškem mestu z uporabo analoga lastnoročnega podpisa.
Kaj storiti v situaciji, ko pri dvigu denarja z bančne kartice bankomat ne izda čeka, ki potrjuje operacijo? Zgoraj je bilo omenjeno, da take preglede odgovorne osebe priložijo predhodnemu poročilu. Toda zaposleni sam - odgovorna oseba nima pravice zahtevati čeka, ki ga potrebuje od banke. To je posledica dejstva, da stranka banke ni uslužbenec, ampak organizacija. Zato mora organizacija zaprositi banko za izpisek. Hkrati banka nima pravice zavrniti izdaje izpisa (člen 2.1, oddelek 2, del III Uredbe o pravilih za vodenje računovodstva v kreditnih institucijah na ozemlju Ruske federacije, ki jih je odobril Banka Rusije dne 16. julija 2012 N 385-P).
Ker sredstva, prenesena na takšne kartice, pripadajo organizaciji in ne osebam, ki jih uporabljajo, ni obveznosti plačila dohodnine in zavarovalnih premij (če ni dokazano drugače). Vendar pa morajo biti vsa dokazila ustrezno sestavljena. Do takšnih zaključkov so sodniki prišli zlasti v Odloku FAS SZO z dne 18.7.2011 N A05-11476 / 2010. V odločitvi sodišča je bilo zapisano, da se v skladu s sporazumom z uporabo kartic izvajajo operacije, povezane z gospodarsko dejavnostjo podjetja, vključno s plačilom potnih in gostinskih stroškov. Arbitri so trditve davčnih organov šteli za neutemeljene, saj IFTS ni preveril bančnega računa, ni preveril, za kakšne namene so bila sredstva bremenjena s kartice podjetja, in ni predložil dokazov, da so sporni zneski gospodarska korist družbe. uslužbenci davčnega zastopnika.
Davčni zavezanci, tako organizacije kot samostojni podjetniki, morajo pisno obvestiti davčni organ o odprtju ali zaprtju računov v sedmih dneh (člen 1, člen 2, člen 23 Davčnega zakonika Ruske federacije). Obrazec za sporočilo in postopek za njegovo izpolnjevanje sta odobrena z odredbo Zvezne davčne službe Rusije z dne 09.06.2011 N MMV-7-6 / [email protected]
Prav tako je treba informacije o odprtju bančnega računa v sedmih dneh predložiti Pokojninskemu skladu Ruske federacije in FSS, ki sta organa, ki nadzorujeta plačilo zavarovalnih premij (člen 1, člen 3, člen 28 Zveznega zakona o 24. julij 2009 N 212-FZ).
Če je bila poleg obstoječega računa izdana tudi podjetniška kartica in ni bilo odprtih novih bančnih računov, potem niti davčnemu uradu niti organom za nadzor zavarovalnih premij ni treba posredovati podatkov.
Opomba! V skladu z odstavkom 1 čl. 118 Davčnega zakonika Ruske federacije kršitev določenega roka za predložitev informacij davčnemu organu o odprtju ali zaprtju računa pri banki s strani davčnega zavezanca pomeni globo v višini 5.000 rubljev.
Postopek obtoka bančnih kartic na ozemlju Ruske federacije je urejen s Pravilnikom o izdaji bančnih kartic in o operacijah, ki se izvajajo z njihovo uporabo, ki jih je potrdila Banka Rusije 24. decembra 2004 št. 266-P.
Da bi zaposleni lahko prosto upravljali s poslovnimi karticami, mora podjetje:
Razviti uredbo o postopku za uporabo korporativnih kartic (del 1, člen 8 delovnega zakonika Ruske federacije);
Potrdite seznam delovnih mest, katerih delovne obveznosti vključujejo uporabo korporativnih kartic v podjetju (člen 1, člen 847 Civilnega zakonika Ruske federacije, odstavek in člen 1.12 Navodil Banke Rusije z dne 14. septembra 2006 št. 28-I "O odprtju in zaprtju bančnih računov, računov za depozite (depozite)";
Seznaniti se s položajem proti podpisu vseh zaposlenih, katerih delovna mesta so navedena na seznamu (2. del 22. člena delovnega zakonika Ruske federacije);
V podjetju organizirajte računovodstvo za sprejem in izdajo bančnih kartic podjetij (člen 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu", v nadaljnjem besedilu - zakon št. 402-FZ, informacije Ministrstva za Finance Rusije št. PZ-10 / 2012 "O vstopu v veljavo od 1. januarja 2013 zvezni zakon št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011 "O računovodstvu");
V računovodski usmeritvi predpišite način obračunavanja obračunanih zneskov na posebnem računu (7. člen PBU 1/2008).
V članku bomo izhajali iz dejstva, da se je podjetje odločilo za odprtje ločenega posebnega kartičnega računa.
Uredba o postopku uporabe podjetniških kartic je metodološko vodilo za vse zaposlene v podjetju, ki so po službi kakor koli vključeni v ta proces.
V uredbi o uporabi poslovnih kartic priporočamo nastavitev:
Seznam stroškov in transakcij, ki jih lahko opravi zaposleni s kartico podjetja. Upoštevajte: seznam operacij, ki so dovoljene v Ruski federaciji, se razlikuje od seznama operacij, dovoljenih v tujini. Oba seznama sta prikazana v tabeli;
Omejitve poravnave za poslovne kartice. Za različne položaje se lahko razlikujejo;
Obdobje, po katerem mora zaposleni vrniti kartico;
Postopek predložitve poročila imetnikov kartic o porabljenih zneskih;
Obdobje, v katerem mora zaposleni predložiti podjetju vnaprejšnje poročilo s priloženimi dokazili;
Približen seznam dokumentov, ki se sprejmejo kot potrditev nastalih stroškov. Lahko naredite album njihovih vzorcev in ga dodate k položaju. Nato bodo zaposleni imeli vizualno predstavo o tem, kateri dokument je treba zahtevati pri plačilu s kartico;
Zahteve za zagotavljanje zaščite informacij o PIN kodi;
Postopek za izgubo kartice;
Vrste odgovornosti za kršitev ustaljenega postopka in postopek za odškodnino za škodo imetnikov kartice.
Seznam transakcij s kartico
| Vrsta operacije | Namen porabe | ozemlje | |
| RF | zunaj Ruske federacije | ||
| Dvig gotovine v rubljih s kartice podjetja | + | - | |
| + | - | ||
| Brezgotovinsko plačilo v rubljih s kartico podjetja | Poslovne dejavnosti podjetja | + | - |
| Potni in gostinski stroški | + | - | |
| Dvig gotovine v tuji valuti s kartice podjetja | Poslovne dejavnosti podjetja | - | - |
| Potni in gostinski stroški | - | + | |
| Brezgotovinsko plačevanje v tuji valuti s kartico podjetja | Poslovne dejavnosti podjetja | - | - |
| Potni in gostinski stroški | - | + | |
Alternativa določbi o postopku uporabe podjetniških kartic je lahko ločen razdelek o uporabi podjetniških kartic v drugem lokalnem regulativnem aktu podjetja. Tak razdelek je na primer mogoče dopolniti z določbo o postopku in višini povračila potnih stroškov, predložitvi predhodnih poročil o potnih in poslovnih stroških zaposlenih v podjetju. To je prikazano spodaj.
Tisti zaposleni, za katere so te kartice izdane, imajo pravico do uporabe poslovnih kartic. Pri izdaji korporativnih kartic podjetje banki predloži seznam zaposlenih v podjetju, ki jih odobri vodja, ki imajo pravico do uporabe kartic.
Če se vodja podjetja odloči, da je bolj priročno uporabljati neimenovane poslovne kartice, izda odredbo o odobritvi seznama delovnih mest, katerega izpolnitev daje pravico do uporabe neimenovanih korporativnih kartic za plačilo blaga in storitve v imenu in v interesu podjetja. Oglejte si spodnji vzorec naročila.
Pri sestavljanju seznama ne pozabite, da ne more popolnoma podvojiti kadrovsko zasedbo. Treba je izvesti razumen vzorec in ne vključevati delovnih mest (poklicov), pri katerih opravljanje uradnih nalog ne vključuje plačila blaga in storitev v imenu in v interesu podjetja.
Vsi zaposleni, za katere so izdane osebne kartice in katerih delovna mesta so navedena v odredbi, morajo biti proti podpisu seznanjeni s potrjeno uredbo o postopku uporabe bančnih kartic za podjetja ali z lokalnim regulativnim aktom, v katerem je ustrezen razdelek.
Dejstvo seznanitve je lahko zabeleženo na zadnjem listu delovnega mesta ali v ločenem dokumentu (na primer v izjavi ali dnevniku).
Da bi izključili primere izgube poslovnih kartic, pa tudi zlorabe ali kraje sredstev, mora podjetje vzpostaviti strog nadzor nad shranjevanjem in gibanjem korporativnih kartic.
Imenovane bančne kartice podjetij so lahko v rokah imetnikov, če so v skladu z varnostnimi zahtevami.
Neimenovane korporativne kartice se zaposlenim praviloma izdajo za opravljanje določene naloge – plačilo potnih, gostinskih ali drugih stroškov.
Dokumentacija o prenosu kartice na zaposlenega ni urejena z zakonom. Ta postopek je bolje odobriti v uredbi o postopku uporabe poslovnih kartic. Vrstni red je lahko:
Delavec napiše vlogo za izdajo neimenovane poslovne kartice z obrazložitvijo za namen predlagane porabe sredstev;
Pooblaščeni vodja odobri vlogo zaposlenega in navede limit nepersonalizirane kartice. Vzorec prijavnega obrazca je na voljo spodaj.
Upoštevajte: ni nobenih izjem za situacijo, ko je odgovorna oseba vodja podjetja, zakonodaja ne določa. Toda podjetje ima pravico, da neodvisno razvrsti pogoje za uporabo korporativnih kartic po položaju.
Podjetniške kartice se izdajajo za obdobje, ki ga določa uredba. Možna je izdaja kartice za daljše obdobje, ki se razlikuje od tistega, ki je določeno v pravilniku družbe, na podlagi odredbe vodje podjetja.
Če zaposleni nenehno potuje na službena potovanja, mu lahko po ločenem ukazu vodje izda poslovno kartico za daljše obdobje.
Če je rok za vračilo neimenovane poslovne kartice zamuden, mora pooblaščena oseba za nadzor njihovega gibanja o tem obvestiti glavnega računovodjo. Nato se sprejme odločitev, da se kartica blokira ali kako drugače reši problem s krivo odgovorno osebo.
Datum, rok, namen izdaje kartice podjetja, njena številka, limit, položaj in priimek zaposlenega se evidentirajo v dnevniku za evidentiranje sprejema in izdaje kartic (dnevnik gibanja poslovnih bančnih kartic).
Dejstva o prejemu in vračilu poslovne kartice s strani zaposlenega morata potrditi s podpisi v dnevniku odgovorne osebe in računovodje, ki je odgovoren za njihovo hrambo.
Glejte vzorčno beleženje spodaj.
Postopek poročanja zaposlenih o porabi sredstev na kartici podjetja ni določen z ločenim regulativnim aktom. Lahko pa ga podjetje razvije samostojno, na podlagi pravil, ki urejajo postopek poročanja o izdatkih obračunanih zneskov.
Rok za oddajo predhodnega poročila o porabi sredstev s kartice pravnega osebja je lahko določen v uredbi o postopku uporabe kartic pravnih oseb. Določi se lahko v delovnih dneh od dneva izteka roka, določenega za izvršitev naročila ali vrnitev s službenega potovanja.
Uporabite lahko enoten obrazec predhodnega poročila št. AO-1, odobren z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 01.08.2001 št. 55.
Prav tako ima podjetje pravico, da razvije svoj obrazec za poročilo, ob upoštevanju značilnosti, povezanih s kombinacijo porabe gotovine in negotovinskih sredstev (člen 4, 9. člen zakona št. 402-FZ).
Opozorite svoje odgovorne osebe na eno od značilnosti sestavljanja predhodnega poročila o porabi denarja s kartice podjetja.
Potrdilo, ki ga zaposleni prejme ob dvigu gotovine na bankomatu, samo po sebi ne more veljati za dokument, ki potrjuje stroške zaposlenega.
Avansnemu poročilu morajo biti priloženi čeki (drugi dokumenti), ki kažejo na namen porabe gotovine, dvignjene s kartice. Preostanek neporabljene gotovine, dvignjene s kartice, mora zaposleni plačati na blagajno podjetja. Predhodno poročilo zaposlenega mora potrditi vodja podjetja.
