Mnoge organizacije morajo svojega zaposlenega poslati na poslovno potovanje, lahko gre za poslovno potovanje v državi ali tujini, dolgo ali ne. Ne glede na vrsto službenega potovanja ga je treba pravilno izdati, izpolniti vse potovalne dokumente, opraviti potrebne vnose v računovodstvo in pravilno upoštevati potne stroške za davčne namene.
Ugotovili bomo, kako urediti poslovno potovanje in katere dokumente morate izpolniti.
Poslovno potovanje- to je odhod zaposlenega iz organizacije za opravljanje storitvene naloge zunaj naselja, v katerem se ta organizacija nahaja. Trajanje službenega potovanja je lahko od enega dneva ali več, odvisno od zahtevnosti naročila, njegove količine in drugih lastnosti. Trajanje službenega potovanja ni omejeno z nobenimi dokumenti.
Prvi dan službenega potovanja je dan odhoda s kraja stalnega dela (do 00.00 po lokalnem času), zadnji dan je dan prihoda na kraj stalnega dela.
Člen 167 delovnega zakonika Ruske federacije zaposlenemu, zaposlenemu na službeni poti, zagotavlja:
Kot potovalne listine lahko delujeta tudi poročilo o službenem potovanju, ki ga zaposleni pripravi ob vrnitvi, in službena naloga, ki jo pripravi vodja enote.
Spremembe 2015.. Podrobnosti v.
Predhodno poročilo je obvezen dokument pri službenem potovanju, zraven pa so tudi dokumenti, ki potrjujejo nastale stroške. V primeru nepravilne in nepravilne izvedbe predhodnega poročila stroškov ni mogoče upoštevati kot potne stroške in jih zato ni mogoče naknadno upoštevati pri določanju davčne osnove za obdavčitev.
Nalog za službeno potovanje, dodelitev storitve, poročilo o službenem potovanju so notranji dokumenti in jim ni treba pripoznati nastalih potnih stroškov.
V skladu z Davčnim zakonikom Ruske federacije se v davčnem računovodstvu potni stroški odražajo kot del drugih stroškov (člen 253 Davčnega zakonika Ruske federacije). Ti stroški se pripoznajo v obdobju poročanja, v katerem je bilo potovanje. Datum poročila vnaprej se pripozna kot datum potrditve potnih stroškov.
Davčna osnova se lahko zmanjša za znesek potnih stroškov.
Odhodki, ki jih je mogoče upoštevati za davčne namene (pododstavek 12 odstavka 1 člena 264 Davčnega zakonika Ruske federacije):
Dodatni stroški v hotelu, povezani s sobno postrežbo (čiščenje, kemično čiščenje, portirnice), obroki v restavraciji, baru, obiski zdravstvenih ustanov (bazen, telovadnica, savna), se ne pripoznajo kot potni stroški in davčna osnova ni znižano pri izračunu dohodnine ...
Za pošiljanje je treba ta DDV označiti v ločeni vrstici v dokazilih: v računih in dokumentih, ki potrjujejo plačilo, ter v dokumentih strogega poročanja.
Vsako podjetje je med svojim delovanjem prisiljeno ustvariti določene stroške. Obstaja veliko njihovih sort. Ta članek vsebuje informacije, ki razkrivajo bistvo takšne vrste stroškov, kot so potni stroški. Po branju članka se boste zavedali posebnosti obračunavanja potnih stroškov: izvedeli boste, kako in na kateri račun se upoštevajo, iz česa so sestavljeni.
Včasih se zgodi, da mora podjetje poslati zaposlenega na poslovno pot.
Poslovno potovanje je odhod zaposlenega s kraja dela na drug kraj, namenjen zaposlenemu za opravljanje službene naloge za določeno časovno obdobje.
Celotni stroški za organiziranje in izvajanje postopka pošiljanja zaposlenega se imenujejo "potni stroški".
Obdobje službenega potovanja ne sme presegati štirideset koledarskih dni (dnevi potovanja so izključeni iz izračuna).
Zaposleni, poslan na službeno potovanje, mora njegov neposredni nadzornik zagotoviti delovno nalogo.
V tem primeru mora vodja izdati upravni akt o smeri službenega potovanja, v katerem so navedene nekatere informacije:
Treba je opozoriti, da je bilo do leta 2015 za napotenega delavca izdano potrdilo o službeni poti, v katerem je treba pritrditi oznake (podpisi in pečat) prihoda in odhoda s kraja službenega potovanja. Zdaj je obvezna registracija tega dokumenta preklicana.
Iz česa so sestavljeni "potni stroški"? Skupni znesek teh stroškov vključuje naslednje:
Vse zgoraj navedene stroške (razen dnevnic) mora zaposleni potrditi z dokumenti. Na primer: potni stroški - po vozovnicah, življenjski stroški - po računu v hotelu in drugi izdatki - po potnih listih, potrdilih o prodaji in potrdilih o blagajni.
Na koncu službene poti je v treh dneh zaposleni dolžan računovodji predložiti poročilo vnaprej in mu priložiti vse dokumente, ki potrjujejo dejstvo plačila stroškov. Ne pozabite, da zaposlenemu, ki ni poročal o predhodno izdanih predujmih, ne bodo izdana sredstva.
Poleg stroškov, ki jih mora zaposleni prijaviti, se mu za vsak dan službenega potovanja izplača dnevnica. Višino dnevnice določi uprava družbe samostojno in jo mora navesti v kolektivni pogodbi. Vendar je treba upoštevati, da če bo dnevni dodatek več kot sedemsto rubljev na dan (ko potujete na ozemlju Ruske federacije), bo podjetje dolžno obračunati in plačati tarifne prispevke za zavarovanje v proračun. sredstva za ta znesek. Če je v bližini zagotovljeno službeno potovanje in se bo zaposleni vsak dan lahko sam vrnil domov, se dnevnica morda ne bo izplačala.
Poleg tega je treba upoštevati, da se za čas bivanja zaposlenega na službeni poti njegova plača vodi v višini povprečnega zaslužka.
Ne glede na obliko lastništva ali posebnosti dejavnosti so vsa podjetja dolžna pravilno evidentirati potne stroške (po delovnem zakoniku). Zlasti za zbiranje informacij in obračunavanje potnih stroškov v sistemu računovodskih računov je na voljo račun 71 "Poravnave z odgovornimi osebami". V breme tega računa se upoštevajo izdaja zneskov potovanja, posojilo pa vračilo neuporabljenih zneskov in odpis stroškov, ki jih je povzročila odgovorna oseba. Ta račun je aktivno-pasivni račun. To pomeni, da se lahko zaključno stanje odrazi tako v bremenu kot v kreditu računa. Kako ga lahko izračunate? Če želite poiskati stanje na aktivno-pasivnem računu, morate izvesti naslednja matematična dejanja:
Kako se na tem računu evidentirajo transakcije? Razmislite o nekaj primerih:
Analitično računovodstvo se izvaja za vsakega zaposlenega v podjetju, od števila zaposlenih, poslanih na službena potovanja.
Izdaja sredstev zaposlenemu za službeno potovanje iz blagajne je sestavljena z odhodnim blagajniškim nalogom, vračilo neuporabljenih zneskov pa s prihajajočim gotovinskim nalogom.
Na koncu obdobja se sestavi zbirni register - dnevnik - naročilo za račun 71.
Za obračunavanje potnih stroškov je primerno uporabljati specializirano računovodsko programsko opremo za računovodstvo (na primer programsko opremo 1C ali Talisman).
Za pošiljanje zaposlenega na službeno potovanje je treba najprej izdati ustrezno naročilo. Za to je bolje uporabiti enoten obrazec št. T-9. Možna je tudi sestava odredbe v prosti obliki (za to glej Rostrudova pisma z dne 23.01.2013 št. PG / 10659-6-1 z dne 14.02.2013), v praksi pa lahko povzroči vprašanja inšpektorjev.
Potni list, delovna naloga in poročilo o njenem izvajanju od 01.08.2015 pa niso obvezni. Uredba o posebnostih pošiljanja zaposlenih na službena potovanja, odobrena z Uredbo Vlade Ruske federacije (v nadaljevanju - Uredba št. 749), ne vsebuje več navodil o obvezni izvedbi teh dokumentov. Poglejmo, ali jih lahko popolnoma opustite.
Tudi če podjetje izda potrdilo o potovanju, oseba, na katero je zaposleni poslan, v potrdilu ne sme postaviti oznake, saj tudi ta dajatev ne obstaja več. Edini namen potne listine je potrditi, da je bil zaposleni dejansko tam, kamor je bil poslan. Toda to lahko neposredno potrdimo z dokumenti, ki pričajo o izpolnitvi namena potovanja. Na primer, če je bil inženir poslan stranki, da popravi opremo, mora prinesti potrdilo o zaključku, ki ga podpiše naročnik. Če za seminar - gradiva s tega seminarja. Izkazalo se je, da potni list v večini primerov ne vsebuje dragocenih podatkov in ga je mogoče izpustiti.
Enako lahko rečemo za dodelitev storitve in poročilo o njenem zaključku. Dejansko se namen potovanja neposredno odraža v nalogu za napotitev zaposlenega na službeno pot, dokončanje naloge pa lahko potrdijo tudi drugi dokumenti. Upravitelj ne bo odobril poročila o stroških, če naloga ni dokončana.
Tako se zdi, da je mogoče oba dokumenta varno zavreči. V tem primeru je treba spremeniti predpise o službenih potovanjih ali drug lokalni normativni akt, ki določa postopek pošiljanja delavcev na službena potovanja. Ker so obrazci primarnih računovodskih dokumentov odobreni hkrati z računovodsko politiko ("Računovodska politika organizacije"), je treba spremeniti tudi odobreni seznam obrazcev in iz njega izključiti potni list in dodelitev storitve.
Če organizacija ne zavrne izdaje potrdila o službeni poti in dodelitvi storitve, mora biti obveznost njihove izdaje zapisana tudi v lokalnem regulativnem aktu. Od prej so bile izdane na podlagi neposredne navedbe v, zdaj pa te navedbe ni.
Spomnimo, da je zaposleni po vrnitvi s službenega potovanja dolžan predložiti poročilo vnaprej in narediti končni izračun predplačila, ki mu je bilo izdano za potne stroške (pravilnik št. 749).
Davek se sprejme kot odbitek po uporabi vozovnice in odobritvi predhodnega poročila, v katerem se bo ta vozovnica odražala. Do tega trenutka ni mogoče potrditi, da so bile prevozne storitve dejansko opravljene in upoštevane. No, DDV v zvezi s storitvami posrednika se na odbitek sprejme na splošno: po računu, potem ko so te storitve sprejete v računovodstvo.
Za dokončanje naloge delodajalca mora delavec potovati na kraj službene poti in iz nje. Delodajalec mora zaposlenemu povrniti potne stroške ali pa plačati sam.
Za računovodjo je najlažje, če zaposleni sam kupi vstopnice. Nato so navedene v poročilu o stroških, njihova vrednost pa se po potrditvi poročila o stroških zaračuna potnim stroškom. V računovodstvu se v tem primeru na podlagi predhodnega poročila odražajo le odhodki.
Če pa zaposleni redno potujejo, je družba ceneje kupiti vozovnice v svojem imenu. Računovodska obravnava se v tej situaciji spremeni. Kupljena vozovnica je denarni dokument, ki se mora v času prejema prikazati v računovodstvu organizacije. Hkrati je nemogoče takoj pripisati njegove stroške stroškom: plačilo vozovnice je dejansko predplačilo prevozniku za prihodnje potovanje.
Za potovanje se zaposlenemu izda vozovnica. V računovodstvu je v tem trenutku treba stroške vozovnice pripisati obračunom z zaposlenim kot z odgovorno osebo, saj se vozovnica izda tudi zaposlenemu po poročilu, po vrnitvi s službenega potovanja pa je vključena v predhodnem poročilu. Odhodki se v tem primeru pripoznajo na dan odobritve vnaprejšnjega računovodstva (vključno z davčnim računovodstvom).
Ta shema velja tudi za e-vozovnice. Navsezadnje so to tudi dokumenti, ki potrjujejo potnikovo pravico do potovanja. Poleg tega sta potni list in kontrolni kupon stroga obrazca za poročanje (priloge k odredbi Ministrstva za promet Rusije z dne 08.11.2006 št. 134; klavzula 2 Odredbe Ministrstva za promet Rusije).
Ali se bo kaj spremenilo, če bo vozovnica kupljena pri posredniku? V tem primeru odsev v računovodstvu same vozovnice ostane enak, kot je opisano zgoraj. Toda stroške plačila posrednikove provizije, če so plačani ločeno od cene vozovnice, je mogoče odpisati takoj po prejemu ustreznih dokumentov od posrednika.
Ker je cena vozovnice plačilo po prevozni pogodbi, je ni mogoče vključiti v stroške prej kot je prevoz potekal. Storitve zastopnika, pri katerem je bila vozovnica kupljena, bodo veljale za v celoti opravljene že v času prejema vozovnice, kar pomeni, da se lahko njegovo plačilo takoj vključi v sestavo stroškov tako v računovodstvu kot v davčnem računovodstvu.
Poglejmo primer.
Delavca so od 6. do 9. aprila poslali na službeno pot. V ta namen je delodajalec (trgovska organizacija) prek posrednika kupil elektronske vstopnice v vrednosti 11.800 rubljev. (vključno z DDV 1800 rubljev), ki ga je prejel 30. marca in istega dne nakazal zaposlenemu. Plačilo zastopnika je bilo 590 rubljev. (vključno z DDV 90 rubljev), je bilo agentovo poročilo odobreno hkrati s prejemom vstopnic. DDV je označen v ločeni vrstici v potnem listu vsake vozovnice, račun za njegovo plačilo je bil prejet od agenta. Predhodno poročilo je bilo odobreno 10. aprila.
Kako odražati stanje v računovodstvu, glejte tabelo. V davčnem računovodstvu se potni stroški pripoznajo 10. aprila (na dan odobritve vnaprejšnjega računovodstva), odhodki v obliki plačila zastopnika - 30. marca (na dan opravljanja njegovih storitev).
Recimo, da zaposleni nekaj časa preživi na kraju službenega potovanja in ga uporabi za počitek: po službeni poti ostane na dopustu ali, nasprotno, najprej izkoristi dopust in nato na istem mestu opravi pisarniško nalogo. Ali je v tem primeru mogoče pripoznati potne stroške zaposlenega v davčnem računovodstvu in ali je treba od zneska teh stroškov odtegniti dohodnino?
Naše podjetje se je odločilo plačati dnevnice na službenem potovanju v tujini v višini 4000 rubljev. Dnevni dodatek v višini 2500 rubljev. pripisujemo ločenemu računu_ potne stroške. Od zneska, ki presega dnevno nadomestilo (4000-2500 = 1500 rubljev), odtegnemo dohodnino v višini 13%. Na kateri račun bi bilo treba prikazati znesek presežka 1500 rubljev, morda kot materialno korist v obliki plačila? Ali moram za to plačilo skleniti pogodbo o zaposlitvi z zaposlenimi?
1. V računovodstvu odražajte stroške za izplačilo dnevnic z napotitvijo dolga 20 (23.26.44) kredita 71 v celoti (4000 rubljev), pri čemer odtegnite dohodnino od zneskov presežka dnevnice od zaposlenega debet 70 kredita 68 "Plačila za dohodnino" ((4000 -2500) x 13% = 195 rubljev). Pri izračunu davka na dohodek dnevnice niso standardizirane (pododstavek 12 prvega odstavka 264. člena Davčnega zakonika Ruske federacije). 2. Ne, ni potrebno. Postopek in višino povračila potnih stroškov, vključno z dnevnicami, organizacija določi neodvisno. Dovolj je, da jih popravite po ukazu vodje ali navedete v kolektivni (delovni) pogodbi (4. del 168. člena delovnega zakonika Ruske federacije).
Utemeljitev
Iz knjige »13.200 računovodskih vnosov s komentarji. Aleksej Tepljakov "
7.18.1. Stroški odgovornih oseb za službena potovanja
Odraz v računovodstvu odpisa posameznih stroškov, ki jih je imel zaposleni v organizaciji na službeni poti ob predložitvi predhodnega poročila.
| № | Debitna | Kredit | Vsebina delovanja |
| Računovodski vnosi, ko se odražajo dnevnice za službena potovanja * | |||
| 1 | ,, itd. | Dnevni stroški za službeno potovanje so odpisani. Višina dnevnic je določena z lokalnim regulativnim aktom organizacije | |
| 2 | 68 podračun "Izračuni dohodnine" | Zadrževanje dohodnine (dohodnine) od zneskov presežka dnevnice zaposlenega. Stopnje, v okviru katerih so dnevnice oproščene obdavčitve z dohodnino, so določene v odstavku 3 člena 217 Davčnega zakonika Ruske federacije | |
Kako upoštevati davčne olajšave pri obdavčitvi. Organizacija uporablja splošni sistem obdavčitve
Velikost dnevnice organizacija določi neodvisno (). Pri izračunu nekaterih davkov se dnevnice upoštevajo v okviru norm *.
Davek na prihodek
Pri izračunu davka na dohodek dnevnice niso standardizirane * (pododstavek 12 prvega odstavka 264. člena Davčnega zakonika Ruske federacije, dopis Ministrstva za finance Rusije z dne 6. februarja 2009 št. 03-03-06 / 1/41). Vključite jih v sestavo odhodkov v višini, določeni s kolektivno pogodbo ali lokalnimi predpisi organizacije: odredbe, predpisi o plačah, predpisi o službenih potovanjih itd. (
Potni stroški - o njih bomo objavili kasneje v članku - se lahko obravnavajo na različne načine v okviru računovodstva in davčnega računovodstva. Vsebina potovanja ima v bistvu vlogo, saj so na tej podlagi izbrane posebne transakcije, ki odražajo transakcije v računovodskih registrih.
Sodelovanje zaposlenega na službeni poti je proces, ki je sestavljen iz naslednjih osnovnih postopkov:
1. Izdajanje predujmov in dnevnic zaposlenemu.
Natančen datum izdaje predujmov in postopek njihovega izračuna nista zakonsko določena. Vsekakor pa se izdajo pred poslovnim potovanjem. Če akontacija ni izplačana, ima delavec pravico zavrniti potovanje in to ne bo kršitev delovnih dolžnosti.
2. Preverjanje predhodnega poročila in določitev posebnih postavk potnih stroškov.
Ta postopek se izvede po službeni poti ob predložitvi predhodnega poročila zaposlenega. Glede na rezultate preverjanja so zneski denarja razvrščeni v določene kategorije (spodaj bomo preučili, kako natančno).
3. Povračilo prekomernih stroškov na račun osebnih sredstev zaposlenega ali, nasprotno, zadrževanje pomanjkanja (če obstaja prekomerna poraba ali primanjkljaj).
Nepotrjeni stroški in stroški, ki presegajo dnevnico, se lahko vrnejo podjetju. Če zaposleni na službeni poti na svoje stroške poravna stroške, jih mora podjetje povrniti.
4. Izplačilo plač zaposlenemu na službeni poti.
Med poslovnim potovanjem je zaposleni še vedno v osebju podjetja in prejema plačo. Toda zaračuna se po posebni shemi (njene značilnosti bomo obravnavali kasneje).
Zdaj pa podrobneje preučimo posebnosti teh računovodskih transakcij in tudi, kateri računovodski vnosi se uporabljajo za prikaz teh transakcij v računovodskih registrih.
Zaposleni pred odhodom na poslovno pot prejme:
Popotnik ta znesek uporabi za kritje načrtovanih, najverjetnejših (in najpogosteje dobro izračunanih) stroškov, na primer: pot, nastanitev. Izračun zneskov akontacije za izdajo se izvede na podlagi ukaza vodje o smeri službenega potovanja.
2. Dnevni dodatek.
Zaposleni prejema dnevnice za kritje dnevnih, ne vedno načrtovanih in obračunanih stroškov. Tako ali drugače delavec dnevno preživlja po lastni presoji in mu ni dolžan poročati.
Najnižje in najvišje dnevnice (omejitev stroškov, ki jih potnik naredi na stroške podjetja) določi delodajalec v lokalnih standardih. Dnevni dodatek v višini 700 rubljev na dan za službena potovanja v Rusiji in 2500 rubljev na dan za potovanja v tujino niso predmet dohodnine in socialnih prispevkov.
Kljub dejstvu, da sta avans in dnevnica v bistvu različna plačila z vidika davčnega računovodstva, se njihova izdaja evidentira v računovodskih registrih z istim vnosom:
Tako delavec v roke ali na svoj bančni račun prejme znesek, o katerem je dolžan poročati s prilogo dokumentov. Računovodska služba bo po preučitvi poročila in dokumentov sprejela odločitev, da zaposlenemu povrne določene zneske ali pa mu povrne pomanjkanje.
V treh delovnih dneh po koncu službene poti zaposleni delodajalcu pošlje poročilo vnaprej in dokumente, ki ga dopolnjujejo, s katerimi bodo primerjali izdatke, ki so zaposlenemu izdani v okviru akontacije (klavzula 26 Pravilnika o poslovanju potovanja, odobrena z Odlokom Vlade Rusije št. 749 z dne 13.10.2008).
Na podlagi rezultatov preučitve poročila in dokumentov, ki so mu bili predloženi, bo računovodska služba določila 3 vrste denarnih zneskov:
1. Porabi zaposleni in potrjeno s predhodnim poročilom in dokazili.
2. Zneski, ki ustrezajo dnevnim omejitvam.
3. Znesek, ki je bil prvotno dan zaposlenemu pred potovanjem.
Če je rezultat pozitiven, mora zaposleni ustrezen znesek vrniti blagajniku podjetja.
V računovodskih evidencah je zabeležen naslednji vnos:
Če je rezultat negativen, mora podjetje povrniti ta znesek, saj se šteje, da je zaposleni porabil svoj denar.
V tem primeru se transakcija pripiše potnim stroškom - transakcije zanjo so enake kot pri plačilu predujmov in dnevnic: Дт 71 Кт 50.
Zgoraj obravnavani postopek (ko računovodja ugotovi, ali mora zaposleni podjetju nekaj vrniti ali, nasprotno, ali mu je podjetje dolžno izplačati odškodnino) je tesno povezan z določanjem zneskov, ki ustrezajo posebnim vrstam potnikovih stroškov . Za te namene se uporablja isto poročilo o stroških in spremna dokumentacija.
Glavne vrste potnih stroškov:
1. Dnevni dodatek.
Če jih želite odpisati kot potne stroške, se uporabijo naslednje objave:
Hkrati se lahko operacija, odvisno od namena potovanja, izvede na breme takšnih računov, kot so:
Poleg tega, če dnevna meja, ki jo odobri delodajalec, presega norme, določene v Davčnem zakoniku, potem so presežni zneski obdavčeni z dohodnino in prispevki. Dejstvo njihovega nastanka se odraža v objavah:
2. Potovanja, prenočišča itd.
Za povezane potne stroške se napotitve uporabljajo enako kot za dnevnice:
Če so stroški potrjeni s primarnimi dokumenti in računom, se vstopni DDV sprejme za odbitek, ki se določi z napotitvijo:
Preučili bomo postopek obračunavanja plače napotenega zaposlenega.
Na službeni poti zaposleni prejema tudi plačo. Res je, da se ne izračuna kot običajno, ampak glede na povprečni zaslužek (klavzula 9 pravilnika). Poleg tega so vikendi v času, ko je oseba na službenem potovanju, plačani v dvojnem znesku ali v enkratnem znesku z naknadno določitvijo prostega časa, ob upoštevanju pravilno izpolnjenih računovodskih dokumentov (klavzula 5 Uredbe, člen 153 Dela). Zakonik Ruske federacije).
Pozanimajte se o odtenkih plačevanja službenega potovanja med vikendi.
Plača napotenega zaposlenega se izračuna z uporabo naslednjih vnosov:
Prenos plač na zaposlenega se izvede s pomočjo korespondence računov:
Računovodstvo transakcij, ki so značilne za pošiljanje zaposlenega na službeno potovanje, se izvaja v več fazah. Najprej se delavcu dodeli znesek akontacije in dnevnice, po vrnitvi s službenega potovanja pa se na podlagi poročila in dokumentov, ki ga dopolnjujejo, določijo medsebojne finančne obveznosti delavca in delodajalca. Vsi denarni tokovi med blagajno (tekoči račun) podjetja in zaposlenim (njegov bančni račun) se zabeležijo v transakcijah, katerih vsebina je določena z namenom potovanja.
Več o postopku vodenja računovodskega in davčnega računovodstva med poslovnimi potovanji lahko izveste v člankih:
