Dokumenti so izhodišče računovodstva.
Računovodska dokumentacija je del sistema vodstvene dokumentacije organizacije v skladu z Vseruskim klasifikatorjem poslovodne dokumentacije (OKUD), odobrenim z Odlokom državnega standarda Rusije z dne 30. decembra 1993 št. 299.
Računovodske dokumente lahko razdelimo na tri nivoje: primarna računovodska dokumentacija, računovodski registri in poročevalska računovodska dokumentacija.
Poglejmo se pri primarni računovodski dokumentaciji. To so dokumenti, ki evidentirajo dejstva poslovnega posla. Primarna knjigovodska listina mora biti sestavljena v času transakcije, če pa to ni mogoče, pa takoj po njenem zaključku.
Vzorčne obrazce dokumentov odobrijo državni organi. Takšne oblike dokumentov se imenujejo standardne ali poenotene.
Računovodski dokumenti so razvrščeni po več merilih:
po dogovoru:
administrativni. Na primer: Odredbe o računovodskih usmeritvah, o odobritvi dopustov, o popisu itd.
Razbremenilno (izvršno). Na primer: dohodni in odhodni gotovinski nalogi, blago-transporti, računi, tovorni listi, akti, tovorni listi itd. Računi so priloga k nakladnicam. Sestavljeno v interesu davčnega inšpektorata
Računovodski dokumenti. Na primer: obračun plač, obračun regresa, obračun začasne invalidnosti, obračun amortizacije in drugo.
Kombinirani dokumenti - vsebujejo te in druge elemente. Na primer, izdatki blagajniški nalogi.
Kraj sestavljanja:
notranji. Na primer: račun za interno gibanje, PKO, RKO, akti.
zunanji. Na primer: TTN, račun
Po stopnji posplošenosti poslovanja;
primarni. Na primer: PKO, RKO, TTN, akti, računi.
konsolidirano. Na primer: gotovinsko poročilo, poročilo o blagu, predhodno poročilo, poročilo o materialu.
Po vrstnem redu uporabe;
enkrat. Na primer: PKO, RKO, akti.
kumulativno. Na primer: lista dnevnega vnosa, kartica z omejitvijo vnosa.
Dokumenti so sestavljeni iz ločenih kazalnikov, ki se imenujejo podrobnosti (iz latinske besede "potreben, potreben").
Nabor podrobnosti dokumenta določa njegovo obliko.
Da bi dokument izpolnjeval svoj namen, mora biti sestavljen v skladu z obrazcem, sprejetim za to kategorijo dokumentov.
V vsakem primeru pa mora dokument vsebovati naslednje obvezne podatke:
Ime dokumenta (obrazec)
Koda obrazca
Datum priprave
Ime organizacije, ki je sestavila dokument
Števci poslovnih transakcij
Priimki in položaji odgovornih oseb, njihovi osebni podpisi.
Če je dokument zunanji dokument, mora biti poleg osebnih podpisov na dokument pritrjen okrogli pečat organizacije.
Elektronski dokument vsebuje enake informacije kot papirni dokument. Vsebino elektronskega dokumenta si lahko ogledate na računalniškem zaslonu. Elektronski dokument je mogoče natisniti v papirni obliki. Elektronski dokument je mogoče reproducirati v ogromnem številu popolnoma enakih kopij, lahko ga takoj po elektronski pošti pošljete na drug računalnik na drugem delu sveta.
Toda elektronski dokument je lažje ponarediti kot papirni, razen če so seveda sprejeti posebni varnostni ukrepi.
Problem zaščite pred ponarejanjem elektronskih dokumentov je rešljiv. V Rusiji, tako kot v mnogih drugih državah sveta, je bil sprejet zakon o elektronskem podpisu, ki je namenjen reševanju tega problema.
Elektronski dokumenti se že pogosto uporabljajo v komunikaciji med podjetji in bankami ter davčnimi organi.
Vsi dokumenti v računovodstvu so skrbno preverjeni s treh strani: pravne, izvedbene in aritmetične.
Preverjeni dokumenti se evidentirajo v dnevniku registracije dokumentov.
Popravki gotovine in bančnih dokumentov niso dovoljeni. Popravki drugih primarnih knjigovodskih dokumentov se lahko izvajajo le po dogovoru z udeleženci v poslovanju, kar mora biti potrjeno s podpisi istih oseb, ki so podpisale dokumente, z navedbo datuma popravka.
Trenutno je posebna pozornost namenjena poenotenju in standardizaciji dokumentov. Poenotenje dokumentov je razvoj enotne oblike dokumentov v Rusiji za obdelavo homogenih poslovnih transakcij v različnih organizacijah. V Rusiji so poenotili oblike gotovinskih dokumentov, bančnih dokumentov itd.
Obvezne so za vsa področja delovanja. Poleg poenotenja je pomembna tudi standardizacija dokumentov. Standardizacija je vzpostavitev enakih standardnih velikosti standardnih obrazcev dokumentov. Pri vodenju računovodstva je pomembno vzpostaviti racionalen potek dela, t.j. optimalen sistem za oblikovanje računovodskih dokumentov, njihov sprejem v računovodstvo, gibanje po podjetju, njihovo trenutno shranjevanje in prenos v arhiv. To zagotavlja visoko stopnjo računovodske zanesljivosti z minimalnim časom in stroški.
Toda skoraj vsako podjetniško dejavnost spremlja precejšnja količina različne dokumentacije. Vprašanje postane razumno, kateri so primarni dokumenti?
S primarnim računovodstvom je mišljena začetna faza povzemanja posameznih poslovnih operacij, ki označujejo glavne procese organizacije.
Predmeti računovodstva so:
Vse te operacije spremlja dokumentacija. Informacije o poslovnih procesih in z njimi povezanih niansah so prikazane v primarni dokumentaciji.
Opredelitev primarnega dokumenta je dokument, ki zajema izvorne informacije o rezultatih katere koli dejavnosti.
Primarni dokument je pisno dokazilo o izvajanju posla. Ta dokument se sestavi v času operacije ali takoj po njenem zaključku.
To pomeni, da se računovodski dokumenti, ki potrjujejo dejstvo poslovne transakcije, štejejo za primarne. Vse informacije, ki so prisotne v primarnih dokumentih, morajo biti prikazane v računovodstvu.
Za njegovo kopičenje in sistematizacijo se uporabljajo računovodski registri. Vsebujejo podatke o vseh poslovnih transakcijah, ki se izvajajo v organizaciji.
Po določenem obdobju se podatki iz računovodskih registrov v združeni obliki prenesejo v računovodske izkaze.
Glavne vrste primarnih dokumentov so:
Ti dokumenti vsebujejo podatke o poslovni transakciji. V nekaterih primerih so obrazci primarnih dokumentov razvrščeni kot oblike strogega poročanja.
Glede na vrsto poslovanja se primarna dokumentacija deli na papirno knjigovodstvo osnovnih sredstev, plače, gotovinski promet, gotovino itd.
Zasluži si posebno pozornost. Pravzaprav ta dokument skorajda ni primaren, saj ne opisuje določene poslovne transakcije, saj je priloga k primarnemu dokumentu.
Potreba po računu se pojavi v postopku prejema DDV. Vendar pa boste morali hkrati predložiti račun ali akt.
Hkrati Davčni zakonik omenja račun v neposredni povezavi s primarnimi dokumenti.
Temeljni namen primarnega dokumenta je potrditev pravne veljavnosti posla.
Hkrati je za izvajanje operacij določena odgovornost za nekatere izvajalce za izvedene operacije.
V primarnem dokumentu so shranjeni vsi potrebni podatki o posamezni poslovni transakciji, obstoj dokumenta pa potrjuje izvedbo dejanja.
To pomeni, da so podatki o vseh gospodarskih dejavnostih organizacije shranjeni v primarnih dokumentih. Primarna dokumentacija se shranjuje za zadovoljevanje osebnih potreb podjetja, pa tudi za zagotavljanje nadzornih struktur.
Računovodstvo se izvaja na podlagi primarnih dokumentov. Na podlagi podatkov, ki so na voljo v dokumentih, se izdela finančno in davčno poročanje.
Osnovna pravila o primarnih računovodskih dokumentih so opredeljena v Zveznem zakonu št. 402 z dne 6. decembra 2011 "O računovodstvu".
Toda čeprav uporaba nekaterih enotnih oblik ni obvezna, nič ne preprečuje njihove uporabe.
Odločitev o tej zadevi sprejme vodja gospodarskega subjekta. On je tisti, ki na predlog osebe, odgovorne za računovodstvo, odobri obrazce za primarne dokumente.
Na obrazcu se koda nahaja v zgornjem desnem kotu. Če se gospodarska operacija ne izvaja s standardnim obrazcem, temveč z neodvisno razvitim obrazcem, potem ni treba zapisati "kode".
V skladu z 19. členom te določbe ni dovoljena prisotnost popravkov, lis in izbrisov ali uporaba korektivnih sredstev v bančni dokumentaciji, blagajniških prejemkih / odhodnih blagajniških nalogah, priloženih potrdilih in dokumentih, ki jih nadomeščajo.
V primeru odkritja napake bančnih in gotovinskih dokumentov ni mogoče sprejeti v izvršitev. Treba jih je ponovno sestaviti ob upoštevanju osnovnih zahtev.
Pomembno je, da napačno izpolnjeni ali poškodovani denarni dokumenti niso predmet uničenja. Prečrtati jih je treba in nato priložiti blagajniškemu poročilu (register,) za dan izdaje.
V procesu sestavljanja in obdelave primarnih dokumentov obstaja veliko različnih odtenkov. Med glavnimi so naslednje:
| Primarni dokument podpiše oseba s posebej odobrenega seznama | Seznam oseb, ki imajo pravico do podpisa primarnih dokumentov, določi vodja organizacije v dogovoru z glavnim računovodjo. Če se dokumenti nanašajo na transakcije finančne narave, potem njihov vodja in odgovorni znak. Prepovedano je reproducirati podpis vodje v procesu obdelave primarnih dokumentov s faksom |
| Primarni dokument je treba sestaviti ob zaključku | Poslovna transakcija ali takoj po njenem zaključku. Dokument, sestavljen čez nekaj časa, ni priznan kot zakonit |
| Prepovedano je popravljanje bančnih in gotovinskih dokumentov | Popravki drugih primarnih dokumentov so dovoljeni, vendar le, če obstajajo potrditveni podpisi odgovornih oseb in je naveden datum spremembe. |
| Treba je skrbno preveriti pravilnost izvedbe primarnih dokumentov. | Odsotnost obveznih podrobnosti ne omogoča nedvoumnega prepoznavanja dokumenta kot uradne potrditve. Tudi če bo davčnemu zavezancu uspelo dokazati zakonitost dokumenta s spremno dokumentacijo, bo moral porabiti veliko časa za debatne spore in morda tudi tožbe |
| Obvezna zahteva je izvedba primarnih dokumentov | V državnem jeziku v nacionalni valuti. Če so dokumenti v tujem jeziku, jih je treba prevesti v ruščino |
V nekaterih primerih je pri pripravi primarne dokumentacije dovoljena uporaba dvostranskega primarnega dokumenta. To je oblika univerzalnega prenosnega dokumenta (UPD).
Video: primarni dokumenti
Obrazec UPD je delujoč obrazec računa, ki je dopolnjen z nepogrešljivimi kazalniki primarne dokumentacije.
Status "1" UPD omogoča, da ta dokument nadomesti ne samo račun, ampak tudi akt ali račun.
Hkrati se UPD hkrati uporablja pri izračunih za in pri pripoznanju odhodkov v postopku obdavčitve dobička. UTD s statusom "2" nadomešča samo akt ali račun.
UPD združuje elemente računa in primarnega dokumenta, ki potrjuje zaključek poslovanja. Zakonodaja ne prepoveduje izdajanja računov ali tovornih listov na obeh straneh enega papirnega nosilca.
Tisk ni med obveznimi podatki primarnih dokumentov. Ni omenjen v 2. delu 9. člena Zveznega zakona št. 402.
Zato je treba postaviti pečat, če organizacija uporablja lasten razvoj dokumenta, ki predvideva prisotnost pečata.
Toda hkrati je nujno s pečatom potrditi tiste dokumente, za katere je prisotnost pečata predvidena z zakonom. Ti na primer vključujejo račune in.
Tudi potreba po pečatu se lahko določi z računovodsko politiko organizacije ali po dogovoru strank.
Člen 17 Zveznega zakona o računovodstvu zavezuje organizacije, da za določeno obdobje hranijo primarno dokumentacijo, računovodske registre in finančne izkaze.
To obdobje po standardih državne organizacije arhivarstva ne sme biti krajše od petih let. Med shranjevanjem je treba zagotoviti zaščito pred nepooblaščenim urejanjem.
Vsi popravki morajo biti utemeljeni in ustrezno potrjeni. Vsebina računovodskih registrov in računovodskih izkazov je poslovna skrivnost.
Za njihovo razkritje so osebe, ki imajo dostop do informacij, odgovorne v skladu z normami zakonodaje Ruske federacije. Na začetku so primarni računovodski dokumenti shranjeni v zaprtih omarah pod nadzorom glavnega računovodje organizacije.
Ustrezno obdelani dokumenti se prenesejo v arhiv za shranjevanje. Lastnik podjetja je neposredno odgovoren za njihovo varnost.
Prisotnost primarnih računovodskih dokumentov je sestavni del dejavnosti katere koli organizacije.
Brez njih je normalen obstoj podjetja skoraj nemogoč. Zato je tako pomembno poznati in upoštevati postopek sestavljanja in obdelave primarnih dokumentov.
Vsako podjetje mora uporabljati standardne obrazce, ki odražajo dejstva poslovnih transakcij. Razmislite, katere enotne oblike primarnih računovodskih dokumentov odobri vlada. VsebinaPomembni vidiki Katere oblike primarnih računovodskih dokumentov se uporabljajo (seznam)? Kakšen je njihov rok trajanja...
Primarna dokumentacija služi kot osnova za računovodske vpise v računovodske registre. Ti obrazci so zasnovani tako, da na papirju zabeležijo zanesljivost dejstva poslovne transakcije, ki je privedla do spremembe gospodarskega položaja podjetja. Registracija primarne organizacije je urejena z zakonom. Vsaka predloga mora biti v skladu z zahtevami zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ.
Obrazce primarnih dokumentov, ki jih uporabljajo poslovni subjekti, lahko stranke v poslu poenotijo in razvijejo samostojno. Seznam standardnih obrazcev, ki so obvezni za uporabo v posebnih situacijah, je odobren z zakonom. V takih vzorcih organizacije nimajo pravice samostojno spreminjati strukture ali vsebine. Neenotne dokumente lahko ustvari podjetje ob upoštevanju posebnosti svojih dejavnosti. Odobriti jih je treba z lokalnimi akti družbe.
Razvrstitev primarne dokumentacije vključuje delitev na oblike notranje in zunanje uporabe. Interni dokumenti opisujejo transakcije, ki vplivajo na dejavnost ene institucije – podjetja, ki je sestavilo to potrdilo. Zunanji so namenjeni popravljanju transakcij in njihovih rezultatov med dvema ali več udeleženci.
Za notranje oblike je značilna razdelitev v naslednje skupine:
Računovodski registri vključujejo knjige in dnevnike, računovodske kartice. To vrsto dokumentacije lahko razdelimo na podvrste, ki se razlikujejo po načinu izpolnjevanja in vzdrževanja:
Primarna dokumentacija je lahko v obliki dogovora med nasprotnimi strankami, računa za plačilo, tovornega lista, prevzema in predaje opravljenih nalog. Primarni dokumenti vključujejo nabor obrazcev za obračune z osebjem. Ta kategorija vključuje časovne liste, plačilne liste.
OPOMBA! Knjiženje in odtujitev sredstev podjetja se formalizira z uporabo primarne. Za to kategorijo dokumentov je značilna prisotnost standardnih obrazcev. Prej so bili obvezni za vse poslovne subjekte. Zdaj se vsaka organizacija sama odloči, ali bo uporabila priporočene obrazce ali razvila lastne predloge.
Posebna pozornost v računovodski praksi je namenjena primarni blagajni. Je poenoten. Sprememba nabora podrobnosti ali strukture predloge lahko privede do odvzema celo podpisane oblike pravne moči. Ta skupina vključuje vse vrste dokumentov, ki kažejo prejem denarja na blagajni, njihovo razpolaganje. Vključujejo blagajno, ki povzema celotno paleto dejanj z gotovino.
Glede na to, v kateri fazi se podjetje trenutno nahaja, se uporabljajo določene oblike primarne računovodske dokumentacije. Običajno lahko transakcije v smislu zagotavljanja dokumentov razdelimo na tri stopnje.
Ti dokumenti so potrebni za zagotovitev davka, saj potrjujejo izdatke, ki jih ima prva oseba, kar neposredno vpliva na davčno osnovo.
Obračun primarne dokumentacije je treba organizirati tako, da gre vsak obrazec skozi sistem registracije v podjetju. To je potrebno za zmanjšanje tveganja izgube potrdil in drugih obrazcev. Referent ali druga odgovorna oseba začne evidentiranje dokumentacije. Vsi vhodni obrazci se obravnavajo kot vhodni. Izhodni so obrazci, ki jih podjetje ustvari interno (ne glede na to, ali so izdani tretjim osebam ali ostanejo v podjetju).
Vhodna dokumentacija mora iti skozi več stopenj računovodstva in registracije:
Za organizacijo učinkovitega sistema upravljanja z dokumenti in zagotavljanje nadzora nad varnostjo obrazcev je potrebno razviti in odobriti urnik poteka dela z nomenklaturo zadev. V urniku je treba razkriti faze registracije, registracije dokumentov, postopek njihovega prenosa v hrambo, navesti časovni okvir, navesti zaposlene, odgovorne za vsak korak.
Primarno dokumentacijo je potrebno hraniti, izdelano in odraženo v računovodstvu najmanj 5 let. Odredba Ministrstva za kulturo z dne 25. avgusta 2010 št. 558 določa klasifikacijo obrazcev glede na čas njihove oddaje v arhiv:
REFERENCA! Zakon št. 402-FZ v čl. 29 obdobje skladiščenja je omejeno na 5 let. Davčna zakonodaja predpisuje zagotavljanje varnosti in razpoložljivosti računovodske dokumentacije najmanj 4 leta.
Za takšne oblike so predvideni posebni pogoji in obdobja skladiščenja:
Za elektronske obrazce so roki hrambe enaki kot pri papirnih dokumentih. Postopek odpisa primarne je treba izvesti s sodelovanjem posebej ustvarjene komisije.
Neenotno primarno dokumentacijo lahko poslovni subjekti razvijajo samostojno. Za takšne oblike je glavno merilo za skladnost z normami zakona skladnost s standardi zakona št. 402-FZ v smislu obveznih podrobnosti:
ZAPOMNITE! Za uporabo samorazvitih predlog kot primarne dokumentacije jih je treba odobriti z lokalnim aktom podjetja.
Gotovina in plačilni dokumenti spadajo v skupino strogo urejenih obrazcev. Podjetja po svojem ali drugem naročilu nimajo dovoljenja za odstranjevanje vrstic, celic iz njih ali spreminjanje strukture. Podjetja lahko sami prilagajajo nepoenotene predloge, dodajajo in odstranijo informacijske bloke. Ko sami razvijate nove obrazce, lahko za osnovo vzamete standardne vzorce.
Za odobritev primarnega lahko njegove primere vzamete v ločeni aplikaciji k računovodski politiki. Druga možnost - za vsak obrazec vodja izda naročilo za podjetje. Besedilo odredbe navaja informacije o uvedbi novih oblik dokumentacije v računovodstvo, ki morajo biti sestavljene po enotni predlogi. Sami obrazci so vključeni v naročilo v obliki samostojnih prijav.
Če bo organizacija za odražanje posameznih transakcij uporabljala standardne obrazce, ki jih priporočajo ustrezni oddelki, potem teh obrazcev ni treba potrditi z internimi akti. Za popravo takšne odločitve je dovolj, da v računovodsko politiko naredite vpis o uporabi standardiziranih predlog.
Pri uvajanju novih oblik dokumentov v sistem upravljanja z dokumenti je priporočljivo, da jih potrdite z odredbo.
Idealno stanje primarne dokumentacije je nujen pogoj za odsotnost težav pri davčnih revizijah in revizijah, dokaz o nedolžnosti v sporu s nasprotno stranko itd. Tu je nekaj pomembnih odtenkov, ki se jih mora računovodja vedno spomniti pri delu. s primarnim dokumentom.
POMEMBNO! Brez "primarnega" je v redkih primerih mogoče dokazati dejstvo opravljanja storitev: sodišče lahko upošteva dodatna izvedenska mnenja in dokazno dokumentacijo. Če je podano dejstvo o izvedbi dela, ga odsotnost podpisanega akta ne oprosti plačila.
Primarne računovodske listine so pomembne tako pri računovodskih zadevah kot pri ugotavljanju višine davčnih obveznosti. Za strokovnjaka podjetja, ki je odgovoren za sestavo primarnih računovodskih listin, je pomembno, da jasno razume vsebino in oblike teh dokumentov ter pozna posebnosti vodenja računovodskih registrov.
Primarni dokumenti so dokumenti, s pomočjo katerih podjetje sestavi gospodarske dogodke, ki so se zgodili v podjetju (člen 1, člen 9 zakona o računovodstvu z dne 06. 12. 2011 št. 402-FZ).
Prva stvar, ki bi jo morali računovodje katere koli organizacije jasno razumeti, je, da danes ni posebnega seznama oblik primarnih računovodskih dokumentov, ki bi bil obvezen za vse. Vsako podjetje sam določi oblike primarnih dokumentov, odvisno od namena njihove uporabe.
Vendar je za takšne dokumente zakonsko določen seznam obveznih podatkov (člen 2, 9. člen zakona št. 402-FZ).
POMEMBNO! Obrazci, ki se uporabljajo v računovodstvu, morajo biti nujno določeni v računovodski politiki organizacije (člen 4 PBU 21/2008, odobren z odredbo Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 06. 10. 2008 št. 106n).
Seznam primarnih računovodskih dokumentov v letih 2018-2019 je lahko naslednji:
Oglejte si primer takega dejanja.
Za več informacij o teh izjavah glejte članek "Vzorec izpolnitve plačilne liste T 49" .
Za več informacij o tem dejanju si oglejte gradivo "Enotni obrazec št. OS-1 - akt o prevzemu in prenosu OS" .
Za več podrobnosti si oglejte članek "Enoten obrazec št. OS-1a - obrazec in vzorec" .
Za več podrobnosti si oglejte gradivo. "Enotni obrazec št. OS-4 - akt o razgradnji objekta OS" .
Za več informacij o takem primarnem dokumentu glejte članek "Enoten obrazec št. INV-1 - obrazec in vzorec" .
Oglejte si to v gradivu "Enotni obrazec št. INV-1a - obrazec in vzorec" .
Za več informacij o njegovi sestavi glejte članek "Kako se izpolni blagajniški račun (PKO)?" .
Preberite o pravilih za izdajo tega dokumenta.
Preberite o značilnostih uporabe tega dokumenta.
Za načela njegove zasnove glejte gradivo "Računovodsko potrdilo za odpravo napake - vzorec".
Zgornji seznam ne izčrpava celotne količine primarnih dokumentov, ki se uporabljajo v računovodstvu, in ga je mogoče razširiti glede na značilnosti računovodstva, ki se izvaja v vsaki posamezni organizaciji.
POMEMBNO! Niso primarni računovodski dokumenti s seznama 2018-2019 - seznam je bil predlagan zgoraj:
Upoštevati je treba, da enotne oblike primarnih računovodskih dokumentov, navedene na seznamu, niso obvezne za uporabo, saj je od leta 2013 (po sprejetju zakona št. 402-FZ) mogoče oblike takšnih obrazcev razvijati samostojno. Toda v večini primerov se še naprej uporabljajo. Zato je v letih 2018–2019 še naprej pomemben seznam enotnih obrazcev primarnih računovodskih dokumentov, ki jih vsebujejo sklepi Državnega odbora za statistiko.
Kljub temu, da trenutno ni obveznih primarnih dokumentov za vse obrazce, je zakonodajalec določil zahteve za vsebino teh dokumentov. Seznam obveznih podrobnosti, ki jih mora vsebovati vsak primarni dokument, je naveden v 2. odstavku čl. 9 zakona št. 402-FZ. To so zlasti:
Kako je mogoče razvrstiti primarne računovodske dokumente?
Če je primarni dokument izdalo podjetje samo, potem lahko spada bodisi v skupino notranjih bodisi v skupino zunanjih. Dokument, ki je sestavljen v družbi in razširja učinek na družbo sestavljalca, je interni primarni dokument. Če je bil dokument prejet od zunaj (ali ga je podjetje sestavilo in izdalo navzven), bo to zunanji primarni dokument.
Interni dokumenti podjetja so razdeljeni v naslednje kategorije:
Ko je poslovni dogodek formaliziran s primarnim dokumentom, je treba dogodek odražati v računovodskih registrih. Pravzaprav so nosilci naročenih informacij, v njih se kopičijo in porazdelijo znaki in indikatorji poslovnih transakcij.
Po videzu se razlikujejo naslednji registri:
Glede na način vodenja registra se razlikujejo naslednje skupine:
Glede na merilo vsebine informacij, ki se odražajo v registrih, se razlikujejo:
Za več informacij o računovodskih registrih glejte članek "Računovodski registri (obrazci, vzorci)" .
Trenutno ni obveznih za vse obrazce in seznam primarnih računovodskih dokumentov: vsak poslovni subjekt ima pravico, da sam določi oblike primarnih dokumentov, ki jih bo uporabljal pri svojih dejavnostih.
Hkrati so najpogostejši primarni računovodski dokumenti tisti, ki imajo analoge med enotnimi obrazci, ki jih je odobril Državni odbor za statistiko.
Po izvedbi primarnega dokumenta je treba podatke iz njega prenesti v računovodski register.
Vsak dan se v podjetju izvede na desetine operacij. Računovodje pošiljajo denar izvajalcem, skladom in ustanoviteljem, obračunavajo plače, pridejo računalniki in pohištvo, obračunavajo kazni, obračunavajo amortizacijo itd. Za vsako tako operacijo je treba sestaviti primarni dokument (člen 1, člen 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ »O računovodstvu«, v nadaljevanju zakon št. 402-FZ).
Primarni dokument se ustvari v času operacije ali na koncu operacije kot potrditev dejstva operacije (člen 3, 9. člen zakona št. 402-FZ). Na podlagi primarnih računovodij naredijo knjižbe.
Račun, akt za opravljanje storitev za izdelavo spletne strani, računovodski izpisek - vse to so primarni dokumenti, ki jih računovodje uporabljajo pri svojem vsakodnevnem delu. Obstaja veliko vrst primarnih, njihova raznolikost pa je odvisna od značilnosti podjetja. Na primer, v transportnem podjetju bo ena glavnih vrst primarne dokumentacije nakladnica, v knjižnici pa akt o odpisu literature.
Primarni dokumenti naj bi bili v podjetju shranjeni najmanj pet let, obdobje pa se začne šteti po letu poročanja (člen 1, 29. člen zakona št. 402-FZ). To pomeni, da je treba dokument z dne 3. 7. 2016 hraniti najmanj do vključno leta 2021. Ločeni roki hrambe primarnih evidenc so določeni s seznamom, ki ga je potrdilo Ministrstvo za kulturo z Odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25. avgusta 2010 št. 558. Za ohranitev računovodskih dokumentov se v podjetju pogosto ustvarjajo posebni arhivi.
Primarna je lahko papirna ali elektronska. V praksi vse več podjetij uporablja elektronsko upravljanje dokumentov (EDF). Predvsem podjetja izmenjujejo pogodbe, račune za plačilo, akte, tovorne liste in račune.
EDI močno poenostavi postopek obdelave primarnih dokumentov od trenutka njihove izdelave do trenutka obračuna in pospešuje delo med nasprotnimi strankami. Velik plus je, da elektronskih dokumentov ni treba tiskati, če to ni v nasprotju z zakonom ali pogoji pogodbe (6. člen, 9. člen zakona št. 402).
Elektronski dokument je overjen s kvalificiranim elektronskim podpisom. Če stranke sprejmejo ustrezno odločitev, se lahko primarni podpis podpiše s preprostim ali neustreznim podpisom (dopis Oddelka za davčno in carinsko politiko Ministrstva za finance Rusije z dne 12. septembra 2016 št. 03-03-06/2 /53176).
Odsotnost primarnih dokumentov v podjetju lahko povzroči resno globo od 10.000 do 30.000 rubljev (člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije). Davčni organi bodo izdali tudi globo za napake pri registraciji. Poleg tega se lahko osebe, odgovorne za dokumentacijo, kaznujejo z globo v skladu s členom 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije v višini od 2.000 do 3.000 rubljev. Obstaja še ena nevarnost: če davčni organi med revizijo ne najdejo potrebnega dokumenta, lahko del stroškov odstranijo iz davčne osnove, zato bo moralo podjetje plačati dodatno dohodnino.
Samo primarni dokument z vsemi zahtevanimi podatki ima pravno veljavo (člen 4, člen 9 zakona št. 402-FZ):
Pravilno izpolnjen dokument bo po potrebi pomagal v sodnih sporih, na primer, ko kupec ne plača dolga ali poskuša razveljaviti transakcijo. Toda dokument z napakami ali fiktivnimi podpisi lahko igra kruto šalo - zato nikoli ne podpišite za dobavitelja, če je nenadoma pozabil podpisati. Skrbno shranite vse primarne dokumente in vedno natančno preverite vse podrobnosti v vhodnih dokumentih.
Do sedaj lahko v praksi naletite na pritožbe strank zaradi pomanjkanja tiska. Spomnimo se, da je od 7. 4. 2015 za večino organizacij pečat preklican in ga lahko poljubno uporabljate (zvezni zakon z dne 6. 4. 2015 št. 82-FZ). Podatki o prisotnosti pečata organizacije morajo biti navedeni v listini. Če nasprotna stranka vztrajno zahteva pečat, vi pa ga zakonito nimate, lahko nasprotno stranko pisno obvestite o njegovi odsotnosti in podate izpisek iz računovodske politike.
Pri delu lahko uporabite enotne in lastne obrazce primarnih dokumentov (člen 4, člen 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu"). V tem primeru mora imeti doma narejen primar vse zahtevane podrobnosti. Mnoga podjetja so prisiljena razviti svojo različico akta o odpisu materialov, saj ni enotne oblike dokumenta.
Dovoljena je uporaba kombiniranega obrazca primarnega dokumenta, ko je za osnovo vzeta enotna oblika in dopolnjena s potrebnimi stolpci ali vrsticami. Hkrati je treba hraniti vse zahtevane podatke (Resolucija Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 24. marca 1999 št. 20).
Izbira družbe glede uporabljenih primarnih obrazcev mora biti določena v računovodski usmeritvi.
V procesu dejavnosti se lahko pojavi potreba po novih primarnih dokumentih, nato pa jih je mogoče razviti in odobriti z računovodsko politiko.
Opomba! Ker lahko vaša nasprotna stranka uporablja tudi samostojno izdelane primarne dokumente, je treba v računovodski usmeritvi navesti, da tudi te dokumente sprejemate v računovodstvo.
Za večino dokumentov imate pravico, da ne uporabljate enotnih obrazcev, vendar je treba gotovinske transakcije izvajati samo po odobrenih obrazcih dokumentov (podatki Ministrstva za finance Ruske federacije št. PZ-10/2012).
Strokovnjaki lahko najdejo glavne oblike primarnih dokumentov v albumih enotnih obrazcev, odobrenih z resolucijami Državnega odbora za statistiko Ruske federacije. Oglejmo si najpogostejše.
Gotovinske transakcije se izvajajo izključno v skladu s postopkom za opravljanje gotovinskih transakcij (Navodilo Centralne banke Ruske federacije z dne 11. marca 2014 št. 3210-U). Nemogoče je na primer izdati "potrošni material" v prosti obliki ali razviti svojo različico.
Obrazci primarnih denarnih dokumentov so odobreni z Odlokom Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 18. avgusta 1998 št. 88:
Gotovinski dokumenti je treba zelo natančno preverjati, saj je taka primarna organizacija neposredno povezana s gibanjem gotovine in vedno pritegne pozornost inšpekcijskih organov. Na primer, davčni organi bodo zagotovo pozorni na PKO, v katerem znesek presega 100.000 rubljev. In vse zato, ker je nemogoče plačati z gotovino z eno nasprotno stranko v znesku, ki presega 100.000 rubljev. Odsotnost podpisov v gotovinskih dokumentih bo postala tudi razlog za postopke pri Zvezni davčni službi.
Naj povzamemo. Torej so primarni dokumenti sestavni del računovodskega in davčnega računovodstva. Operacij ni mogoče izvesti brez dokazil. Računovodje pogosto oblikujejo objave v računovodstvu na podlagi kopije ali skeniranja primarnega. Zelo pomembno je, da se kopije pravočasno zamenjajo z originalnimi dokumenti, sicer lahko regulativni organi transakcijo ali transakcijo ocenijo za fiktivno. Le dokumenti, sestavljeni v skladu z zakonom, so porok za varnost in zanesljivost računovodstva v podjetju.
