Abbiamo considerato i tipi di documenti contabili in. E quanto tempo occorre per conservare documenti contabili primari, registri contabili e bilanci? Ti parleremo del tempo di conservazione dei documenti contabili nel nostro materiale.
La legislazione contabile stabilisce che i documenti contabili primari, i registri contabili e i rendiconti finanziari devono essere conservati dall'organizzazione per i periodi stabiliti in conformità con le regole per l'organizzazione degli affari archivistici statali, ma non meno di 5 anni dopo l'anno di riferimento (parte 1 dell'articolo 29 del la legge federale del 06.12.2011 n. 402-FZ).
Presentiamo i termini di conservazione dei documenti contabili nell'organizzazione nella tabella (Legge federale n. 125-FZ del 22 ottobre 2004, Ordinanza del Ministero della Cultura del 25 agosto 2010 n. 558):
Naturalmente, l'organizzazione entro i periodi specificati deve garantire condizioni di conservazione sicura per i documenti contabili e la loro protezione dalle modifiche (parte 3 dell'articolo 29 della legge federale del 06.12.2011 n. 402-FZ).
Allo stesso tempo, quando si cambia il capo di un'organizzazione, il trasferimento dei documenti contabili deve essere assicurato secondo le modalità determinate dall'organizzazione stessa (parte 4 dell'articolo 29 della legge federale del 06.12.2011 n. 402-FZ).
Si segnala che la sicurezza dei documenti contabili primari, dei registri contabili e dei bilanci, la loro esecuzione e trasferimento in archivio è assicurata dal capo contabile (
Regolamentato dalla legge "Contabilità" n. 402 e dal Codice Fiscale della Federazione Russa. Ogni commercialista e imprenditore dovrebbe sapere per quanti anni conservare i documenti contabili e fiscali. La violazione dello stoccaggio e dello smaltimento è punibile.
La legislazione può specificare periodi di conservazione diversi per i documenti. In questo caso, è necessario concentrarsi sul periodo massimo. Ogni organizzazione stessa stabilisce le regole e i regolamenti per l'uso. Ciò tiene conto delle leggi che regolano l'attività della società e della sua forma organizzativa.
A seconda delle attività della società, i documenti sono prescritti per essere conservati da 1 anno fino alla fine del periodo di validità della società. Le organizzazioni finanziarie associate all'emissione di prestiti e crediti lasciano i documenti anche dopo la scadenza del periodo di conservazione previsto dalla legislazione. Per ogni organizzazione esistono regole generali per l'utilizzo dei dati archiviati, ma ci sono differenze che devono essere prese in considerazione.
L'elenco dei documenti soggetti a conservazione a lungo termine comprende:
Requisiti semplici si applicano ai singoli imprenditori. Durante l'esistenza di un imprenditore individuale, il proprietario deve conservare relazioni annuali alle autorità fiscali, un certificato di registrazione. Le relazioni annuali contabili e le informazioni sui dipendenti rimangono nell'archivio per 75 anni. Altri requisiti dell'uomo d'affari non si applicano.
Maggiore è il fatturato in contanti dell'azienda, più rigorosa è la legislazione che si applica a loro. È prescritto di conservare i documenti contabili e fiscali per 75 anni. Il periodo di conservazione è stato esteso agli istituti finanziari a causa di possibili conflitti sul rimborso degli obblighi di prestito. Per un decennio rimangono nell'archivio documenti contenenti informazioni su dipendenti, fatture, accordi con fornitori e personale.
Le società per azioni memorizzano costantemente informazioni sul capitale autorizzato, sulle azioni dei fondatori, sull'importo dei depositi e sul rendimento delle attività. La documentazione contabile presentata alle autorità fiscali, gli accordi con gli azionisti e il personale, gli incassi fissi di grandi dimensioni rimangono per un periodo di 75 anni o più. Gli altri documenti sono conservati a norma di legge: fino a 10 anni o più.
Il Codice Fiscale stabilisce un periodo di conservazione di cinque anni per la tenuta della contabilità. Il conto alla rovescia parte dall'anno successivo, dopo la scadenza del documento stesso. Il responsabile della società è responsabile dell'organizzazione e dell'archiviazione della documentazione. 402-FZ e ordinanza del Ministero della Cultura n. 558 approvano la possibilità di estendere la conservazione dei documenti d'archivio.
I documenti contabili dell'impresa includono:
Le relazioni annuali si riferiscono ai principali documenti dell'azienda, pertanto dovrebbero essere conservate in modo permanente. Le carte con una durata di conservazione superiore a 10 anni vengono trasferite negli archivi dell'azienda. Se la durata è inferiore, vengono lasciati nell'unità. Dopo la scadenza del termine di prescrizione, vengono distrutti. Nel frattempo, l'organizzazione non è obbligata a creare un archivio speciale per la documentazione.
Se l'azienda è grande, ha molte divisioni strutturali, è consigliabile la formazione di un archivio. Questa dovrebbe essere una stanza separata, attrezzata secondo le regole per l'organizzazione di un classico data warehouse. Per comodità, in base al contenuto della documentazione, si evidenziano le tipologie di archiviazione:
Unità separate del personale dovrebbero essere incaricate di mantenere l'ordine nell'archivio.
La legge stabilisce il periodo di conservazione dei documenti per quattro anni. Si parla dei documenti contabili necessari per calcolare le tasse.
In teoria, tutto è chiaro, ma in pratica la documentazione contabile e fiscale non differisce. C'è confusione sulla separazione dei tipi di questi documenti. Per evitare multe, si consiglia alle organizzazioni di conservare i documenti fiscali per cinque anni.
L'articolo 283 del Codice Fiscale della Federazione Russa consente di riportare l'importo della perdita a periodi futuri, se confermato. In conformità a ciò, i documenti che dimostrano il verificarsi del danno devono essere conservati nell'organizzazione fino al pagamento dell'importo delle detrazioni fiscali.
I registri fiscali sono conservati per 5, 75 anni e permanentemente. Il gruppo più numeroso ha una durata di conservazione di cinque anni. Include:
Se le carte fiscali e le informazioni sul reddito delle persone fisiche non contengono informazioni sui conti personali, tali documenti vengono archiviati per 75 anni.
L'archiviazione della documentazione obbliga a conoscere i periodi di sopralluogo da parte delle autorità fiscali. Di solito si svolgono ogni tre anni. Alla successiva disposizione dei documenti scaduti è necessario verificare se il prossimo controllo è stato assegnato.
I premi assicurativi si applicano anche alle scritture contabili della società. In precedenza, l'ordine di stoccaggio era determinato da 212-FZ. Secondo la legge, i documenti sui pagamenti assicurativi venivano conservati per sei anni. Ma nel 2017 è stato abolito. Ora la procedura di conservazione è regolata dal Codice Fiscale e dalla Legge Federale n. 250.
La tabella 1 mostra la documentazione di archiviazione richiesta per i premi assicurativi.
Tabella 1. Elenco dei documenti e periodo di conservazione.
Nome | Periodo (anni) |
Ordini di pagamento dei contributi | |
Liquidazione trimestrale al Fondo di previdenza sociale | |
Liquidazione annuale nell'FSS | Mentre l'organizzazione opera |
Reporting alla FIU per il mese | |
Rendicontazione annuale alla FIU | Mentre l'organizzazione opera |
Ricevute, inventari che confermano la spedizione rapporti | Conserva insieme alla segnalazione |
Garantire la corretta conservazione dei documenti del personale è regolato dalla legge federale n. 125. Per facilitare la ricerca di informazioni all'interno dell'azienda, i documenti del personale sono formati in casi. Questo accade all'inizio del nuovo anno solare. Pertanto, l'ordine di archiviazione dei dati è garantito, la confusione è eliminata.
Il periodo di conservazione della documentazione relativa ai dati personali di un dipendente è di 50 e 75 anni. Questi includono tutti i documenti che riflettono il rapporto tra il datore di lavoro e il dipendente. Possono essere classificati:
L'originale e una copia del libretto di lavoro vengono conservati nell'organizzazione fino a quando l'ex dipendente non ne fa richiesta. La durata massima di conservazione è di 50 anni. Secondo la nuova normativa, se una persona è stata registrata presso una società prima del 2003, il libro può essere conservato fino a 75 anni.
Vale la pena ricordare che è possibile lasciare copie dei documenti di un dipendente in un'organizzazione solo se ha firmato un accordo sul trattamento dei dati personali. In caso contrario, l'archiviazione è considerata illegale e le organizzazioni emettono una multa.
I dati personali dei dipendenti iscritti prima del 2003 sono archiviati per 50 anni. Per coloro che si stabiliscono in seguito - 75 anni.
Le regole di archiviazione sono descritte nel video:
Meno di tutto, l'organizzazione mantiene i congedi per malattia e gli orari delle ferie. Il certificato di invalidità temporanea rimane in azienda per cinque anni. Programma delle vacanze per un anno dopo essere stato utilizzato. La tabella del personale fa riferimento ai principali documenti dell'azienda ed è tenuta in modo permanente.
Tutti i record sono soggetti a distruzione al termine del periodo di conservazione previsto dalla legge. L'azienda effettua le seguenti operazioni prima della distruzione:
È necessario seguire le regole per lo smaltimento dei documenti dell'organizzazione, poiché la loro violazione comporta responsabilità amministrativa. Quindi, il trasferimento della carta per il riciclaggio è accompagnato da fatture di consegna e accettazione. Indicano la data, il numero di casi e il loro peso totale.
La procedura per la distruzione dei documenti viene eseguita nell'organizzazione annualmente o secondo le modalità prescritte dal capo dell'azienda. Il Ministero delle Finanze della Federazione Russa definisce lo smaltimento dei documenti come una raccomandazione e non un obbligo della società.
È necessario escludere la possibilità di ottenere carte d'archivio per il riciclaggio, la cui validità non è ancora scaduta. Un controllo attento e approfondito aiuterà in questo processo.
L'organizzazione competente dell'archiviazione dei documenti dell'organizzazione consente di evitare problemi durante il controllo da parte degli ispettori fiscali. L'azienda può organizzare il proprio storage o utilizzare i servizi di aziende specializzate nell'archiviazione dei dati. Quando si crea un archivio in ufficio, viene utilizzata una stanza separata, i documenti vengono emessi sotto la supervisione del capo contabile secondo un registro precedentemente preparato.
L'archiviazione corretta della documentazione obsoleta è importante durante l'ordinamento. I documenti che rimangono stabilmente in azienda - per più di dieci anni - sono soggetti a piena iscrizione nel registro. Succede come segue:
Oltre ai supporti cartacei, è importante archiviare correttamente i record elettronici. I periodi di conservazione dei dati in formato elettronico non differiscono da quelli standard.
Una caratteristica del processo è il controllo sulle condizioni tecniche dei documenti elettronici. Il controllo dovrebbe essere effettuato ogni cinque anni. Se vengono rilevati problemi, è necessario organizzare il trasferimento dei dati dal supporto difettoso a uno nuovo. La procedura è concordata con il capo dell'impresa.
Come preparare i documenti per l'archivio:
Sono organizzate le seguenti condizioni di conservazione:
Il capo dell'impresa è pienamente responsabile dell'archiviazione della documentazione. Deve essere organizzato secondo le regole, in conformità con la legislazione della Federazione Russa. Il capo contabile è anche responsabile della conservazione dei documenti primari, contabili, delle scritture contabili e dei documenti.
125-FZ si assume la responsabilità amministrativa, penale, civile per i funzionari colpevoli di smarrimento della documentazione (dirigente, capo contabile). Nel frattempo, se la loro colpevolezza non è provata, la responsabilità viene rimossa.
La perdita della documentazione può verificarsi a seguito di furto da parte di terzi, calamità naturali - incendio, alluvione, terremoto. Nel primo caso, il fatto di furto deve essere denunciato alla polizia. Nella seconda sono richieste prove documentali da parte della commissione di esperti per le situazioni di emergenza.
La contabilità è regolata dalla legge federale n. 402. Secondo la legge, tutte le organizzazioni sono tenute a tenere registri contabili, archiviare e distruggere. Per le società o imprenditori che non rispettano la legge sono previste responsabilità amministrative e sanzioni pecuniarie.
Una violazione costerà all'organizzazione 200-50.000 rubli. Durante una verifica fiscale, di norma, vengono rivelate più di una dozzina di tali violazioni. La multa più piccola - 200 rubli per ogni documento - viene emessa a un'azienda quando non fornisce i rapporti fiscali in tempo.
La fornitura di informazioni distorte o la mancata presentazione di dichiarazioni contabili comporta l'imposizione di un'ammenda di 300-500 rubli per i funzionari e 3000-5000 per le persone giuridiche. 10mila vengono dimessi dalle organizzazioni se non hanno:
In caso di mancato rispetto sistematico dei requisiti, viene imposta una multa di 30 mila rubli e se portano a una diminuzione della base imponibile - da 40 mila La distorsione dei dati sugli incassi è punibile con una multa di 2.000- 5.000 per un funzionario e dieci volte di più per una persona giuridica.
Naturalmente, è necessario ripristinare il più possibile. Ma assicurati di avere un certificato dal Ministero delle situazioni di emergenza che c'è stato un incendio e che così tanti documenti sono stati distrutti. È indispensabile redigere un atto dettagliato.
A causa del fatto che l'archivio dell'impresa è spesso traboccante, trasferiamo i documenti di archiviazione a lungo termine da esso, ad esempio 75 anni, all'archivio cittadino.
Non è chiaro, in 75 anni i dipendenti dell'archivio comunale distruggeranno questi documenti da soli, a nostra insaputa.
Rispondere
Questa domanda viene posta da tutti, nessuno escluso, imprenditori che hanno da poco aperto un'impresa e non hanno capito la complessità del sistema. Quindi, per quanto tempo una LLC conserva i documenti, un anno, due o più? Puoi comprendere questo problema in dettaglio leggendo la legge federale n. 125-FZ "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa".
I periodi di conservazione dei documenti contabili sono diversi. Cosa si può dire unendo tutti i commi? I documenti contabili dovrebbero essere conservati nella LLC almeno finché esiste la possibilità che una verifica fiscale li richieda. Secondo l'articolo 89 del Codice Fiscale della Federazione Russa, un periodo non superiore a tre anni prima della decisione di condurre questo stesso audit è soggetto a verifica. Cioè, lo teniamo per tre anni, e poi inizia la cosa più interessante.
L'articolo 23 del Codice Fiscale della Federazione Russa, comma 8 del paragrafo 1, ci informa chiaramente che i contribuenti sono tenuti a conservare la documentazione che conferma l'accantonamento dell'imposta per quattro anni e non meno. Quindi signori. Non tre anni, ma quattro anni conserviamo con cura i documenti contabili e ci assicuriamo che non vada perso nemmeno un pezzo di carta.
Quali documenti specifici preferiamo e conserviamo come la pupilla dei nostri occhi?
La contabilità conferma anche le regole per l'archiviazione della documentazione primaria. Secondo l'ordine "sulla contabilità" n. 129-FZ, i rendiconti finanziari dovrebbero essere conservati come specificato nelle regole degli affari archivistici di stato. Ma non meno di cinque anni dopo che su di essi sono state redatte le ultime relazioni contabili.
Quindi cosa succede? E il fatto che sei obbligato a conservare i documenti rigorosamente per il periodo in cui potrebbero essere richiesti per l'ispezione da parte del servizio fiscale. Cioè, tre anni. Se, a seguito del controllo, non hai documenti che abbiano cinque anni, puoi essere multato per conservazione impropria dei documenti e nient'altro.
Ma non tutto è così semplice e trasparente nel deserto contabile e fiscale. C'è documentazione che dovrebbe essere conservata molto più a lungo del lasso di tempo che abbiamo appena discusso. Quali sono questi documenti?
Anche in questo caso, le autorità fiscali dovrebbero essere guidate dalla legislazione in materia di imposte e tasse durante le ispezioni. E l'elenco non è incluso lì.
Conclusione degli atti: quanto tempo ci vuole per conservare i documenti di una LLC? Risulta che in nessun modo meno di cinque anni, e in termini di immobilizzazioni e in generale, l'intero periodo di esistenza della società. È necessario contare il periodo di conservazione dei documenti dal 1 gennaio successivo all'anno in cui sono stati creati.
La politica contabile dell'impresa dovrebbe specificare come e dove deve essere conservata la documentazione e, inoltre, dovrebbe essere nominata una persona responsabile dell'attuazione di questo paragrafo o anche una commissione composta dai dipendenti più qualificati.
A proposito, non è necessario conservare la documentazione in ufficio. La legge non vieta la scelta di altri luoghi per l'archiviazione, ad esempio ditte archivistiche specializzate. Ma una società per azioni è obbligata per legge a conservare documenti come relazioni annuali e statuti esattamente dove si trova la sede. A proposito, l'archiviazione di documenti in formato elettronico è consentita dalla legge con una piccola condizione che i documenti contengano necessariamente la firma elettronica della persona responsabile della redazione del documento. Per archiviare i documenti in formato elettronico, l'azienda crea un sistema informativo aziendale. È servito da un centro di certificazione, che garantisce l'uso delle firme elettroniche nei documenti elettronici.
I documenti soggetti a conservazione a lungo termine si deteriorano e sbiadiscono nel tempo. Affinché il loro contenuto sia leggibile, i responsabili della conservazione devono aver cura e copiarli tempestivamente.
Quando una società viene liquidata, i documenti soggetti a conservazione a lungo termine vengono consegnati all'archivio. Se l'azienda viene riorganizzata, i documenti vengono trasferiti all'organizzazione successiva. Quando viene assegnata una nuova società, ottiene i file personali dei dipendenti che si sono trasferiti nella nuova struttura e i documenti relativi all'ambito della nuova società.
Distruzione di documenti. Per distruggere un documento, devi prima redigere un atto che verrà firmato dal capo dell'azienda, e solo allora potrai procedere direttamente alla distruzione dei documenti. Inoltre, nell'atto, non è necessario riscrivere attentamente ciascuna delle carte che vanno alla distruzione. Basta riscrivere il nome dei gruppi omogenei. Quelli che sono considerati gruppi omogenei dovrebbero essere pensati in modo indipendente. Ad esempio, le fatture possono essere considerate documenti omogenei e così via.
Basta bruciarlo? La risposta è sbagliata. In questo caso, è possibile entrare in contatto con problemi con i servizi ambientali.
Riciclare come carta straccia? L'opzione è buona, ma non c'è alcuna garanzia che i documenti non finiscano con un'azienda concorrente, il che non va bene. Per evitare che ciò accada, le cartelle con i documenti dovrebbero essere trasferite per lo smaltimento con una fattura. Inoltre, l'esportazione dei documenti dovrebbe essere effettuata sotto il controllo del dipendente dell'azienda responsabile della conservazione dei documenti.
È inoltre impossibile semplicemente buttarlo via perché, secondo la legge, il datore di lavoro è obbligato a mantenere riservati i dati personali dei dipendenti.
Cos'è rimasto? La cosa più corretta sarebbe usare una macchina speciale per triturare la carta. In generale, decidi come sbarazzarti di scartoffie inutili.
Affinché non vi sia alcuna volontà di agevolare in anticipo il mio archivio documentale, aggiungo che l'assenza di registri contabili o fatture per il periodo d'imposta è considerata una grave violazione ed è punibile con una multa di cinquemila rubli.
E questo se mancano i documenti per un periodo d'imposta. Nei casi più gravi, la multa non sarà più di 5.000, ma di 15.000 rubli.
Se la base imponibile è sottostimata dalla perdita di documenti che confermano il reddito, il contribuente pagherà una multa pari al 10 percento dell'importo dell'imposta non pagata e non inferiore agli stessi 15.000 rubli.
A proposito, ci sono anche disposizioni nella legislazione penale in materia di conservazione dei documenti contabili. Se si prova che i documenti sono stati danneggiati per interesse personale, la persona coinvolta può essere gettata in carcere per almeno un anno. Se vuoi familiarizzare con questo punto in modo più dettagliato, vedi l'articolo 352, comma 1 del codice penale della Federazione Russa per maggiori dettagli.
Inoltre, tieni presente che i rappresentanti delle autorità archivistiche hanno il diritto di controllare la corretta conservazione dei documenti d'archivio nella tua organizzazione. E poi, secondo l'articolo 13.20 del Codice della Federazione Russa sulle violazioni delle regole di conservazione, contabilità e acquisizione, nonché sull'uso di documenti d'archivio, puoi essere punito con una multa da 300 a 500 rubli o un suggerimento amministrativo .
Il direttore della società è responsabile della creazione dei luoghi di conservazione dei documenti e, in particolare, dell'archiviazione e il capo contabile deve conservare in modo organizzato questi stessi documenti e trasferirli correttamente all'archivio.
Non dimenticare che i regolamenti sono di natura consultiva.
Occorre prestare attenzione alle ultime modifiche alla legislazione federale introdotte nel marzo 2016 all'articolo 22, paragrafo 1, della legge 125-FZ, che stabiliscono nuovi periodi di conservazione della nomenclatura dei casi nell'organizzazione - in particolare, per gli ordini sul personale creato dopo il 2003, invece del periodo 75 anni, viene indicato un nuovo termine - 50 anni.
Occorre prestare attenzione alla collisione che è sorta in relazione a questi cambiamenti. Secondo l'art. 3 della suddetta Legge, assolutamente tutte le informazioni sul personale si riferiscono a documenti d'archivio che riflettono i rapporti di lavoro del dipendente con il datore di lavoro. Tuttavia, le nuove modifiche non sono state incluse nell'Elenco approvato con Ordinanza n. 558. A questo proposito, sono sorti disaccordi. Secondo alcuni esperti, il periodo di conservazione passa da 75 a 50 solo per i documenti secondo la nomenclatura dei casi con un periodo di conservazione stabilito di 75 anni. Per altri, i nuovi termini si applicano all'intero archivio.
Il dipendente responsabile del mantenimento della gestione dei registri del personale e dell'archiviazione delle informazioni è nominato per ordine del capo dell'organizzazione, i suoi doveri funzionali sono fissati nella descrizione del lavoro.
Le informazioni sul personale sono formate in casi conformi a quello approvato.
La formazione dei casi dovrebbe essere intesa come il raggruppamento dei documenti eseguiti in casi (cartelle) in conformità con la nomenclatura dei casi.
Di seguito è riportato l'ordine di formazione dei casi
1. Sulla copertina del caso, è necessario indicare i seguenti dettagli:
2. Il file è archiviato con:
All'interno della custodia le carte vengono archiviate in ordine per numero e data, se si superano i 250 fogli o il volume (4 cm) il documento viene suddiviso in volumi. Nelle grandi organizzazioni viene emesso un gran numero di ordini, di norma vengono archiviati in vari casi (ad esempio ordini per la concessione del congedo parentale, ordini per la concessione del congedo senza retribuzione, ecc.).
I periodi di conservazione della documentazione sono riportati nella tabella.
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Periodo di conservazione |
Nome |
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dati delle persone non assunte |
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orari delle vacanze |
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credenziali attestanti l'occupazione e l'anzianità del dipendente |
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record di disciplina del lavoro |
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atti, regolamenti, rapporti di sicurezza |
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estratti sul miglioramento delle condizioni di lavoro e della sicurezza |
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documenti di sicurezza e conformità |
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documenti di viaggio |
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50 anni (da richiedere dal proprietario) |
dati anagrafici, originali (certificati, diplomi, libretti di lavoro, attestati, ecc.) |
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caratteristiche e carte personali dei dipendenti |
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contratti di lavoro |
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costantemente |
contratti collettivi |
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file personali dei leader |
Indicazioni più dettagliate sulle attività delle organizzazioni sono fornite nell'elenco, che si compone di 12 sezioni. Direttamente al servizio del personale sono i seguenti: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Di seguito considereremo una tabella con un elenco approssimativo di documenti personali.
Durata di conservazione permanente |
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Regolamento sulla protezione dei dati personali |
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Regolamento sull'attestazione |
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Normativa sul sistema formativo |
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Ordini per l'attività principale |
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Stoccaggio a lungo termine |
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Ordinanze di ricovero, trasferimento, licenziamento, ferie senza stipendio |
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Riviste, libri per la registrazione degli ordini di ammissione, trasferimento, dimissione |
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Contratti di lavoro, accordi per loro |
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prima della sostituzione con una nuova |
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Elenchi delle professioni |
fino a quando il bisogno è andato |
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I documenti con un termine permanente sono conservati nelle organizzazioni commerciali fino alla loro liquidazione. Ma nelle organizzazioni statali e municipali, la documentazione è completata nel modo prescritto per il trasferimento all'archivio.
È necessario tenere conto del ruolo speciale della commissione di esperti quando si fissano i periodi di conservazione per i casi nel servizio del personale. Nello Schema 1, puoi vedere i compiti risolti dal corpo sopra.
Il regolamento sul lavoro di tale commissione, di regola, è sviluppato sulla base dell'ordine di Rosarkhiv del 19 gennaio 1995 n. 2 "Approvazione del regolamento approssimativo su una commissione di esperti permanente di un'istituzione, organizzazione, impresa."
Quando si fissano le scadenze, viene apposto un segno nella colonna 4 della nomenclatura dei casi:
Il periodo di conservazione dei documenti secondo la nomenclatura dei casi inizia dal 1 gennaio dell'anno solare successivo. I file scaduti vengono preparati per la distruzione.
È inaccettabile ridurre i periodi di conservazione indicati negli elenchi o nei regolamenti. Se due regolamenti stabiliscono periodi di conservazione diversi per lo stesso tipo di informazioni, è meglio operare la scelta a favore di un periodo più lungo.
Nell'art. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa prevede varie responsabilità amministrative e civili per violazioni relative all'archiviazione della documentazione - sotto forma di avvertimento, imposizione di un'ammenda, squalifica.
I casi di illeciti amministrativi nel campo della legislazione archivistica sono considerati nei procedimenti civili. Per lo più, allo stato attuale, il controllo è finalizzato all'individuazione delle violazioni esistenti. Gli ispettori sono guidati dalle Regole 2007 per l'organizzazione dello stoccaggio del Ministero della Cultura della Federazione Russa: nonostante il fatto che l'atto normativo sia alquanto obsoleto, non ne è stato sviluppato uno nuovo.
Attualmente si applicano le sanzioni minime previste dall'art. 13.20, ma di questo non dobbiamo rallegrarci, visto che riguardano principalmente gli archivi di stato e comunali. Ma in relazione alle organizzazioni commerciali, l'art. 13.25, in cui le multe sono di un ordine di grandezza più alte e arrivano fino a 300.000 rubli.
La procedura e i termini di conservazione dei documenti contabili e fiscali, documenti del personale
Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal tipo di attività, dai volumi di produzione, dalle dimensioni del personale, si trova inevitabilmente di fronte all'obbligo della legislazione sulla documentazione delle transazioni finanziarie ed economiche, dei rapporti di lavoro. Tale esigenza è dovuta non solo alla necessità di snellire il processo produttivo, ma anche alla necessità di un controllo statale sulle attività degli enti economici. La legislazione stabilisce determinati requisiti per la composizione, la forma dei documenti che formalizza il processo di produzione, nonché i requisiti per i termini e la procedura per la conservazione e la distruzione di tali documenti.
Requisiti per il periodo di conservazione dei documenti contabili e contabili fiscali
La legislazione in materia di contabilità e contabilità fiscale, in materia di archivistica, stabilisce vari requisiti per i periodi di conservazione dei documenti contabili e fiscali contabili e di rendicontazione. La differenza nei periodi di conservazione dei documenti è dovuta all'importanza del documento, alla sua necessità di contabilità, calcolo e pagamento delle tasse.
Pertanto, il codice fiscale della Federazione Russa stabilisce un periodo massimo di conservazione di quattro anni per i documenti contabili e fiscali necessari per il calcolo e il pagamento delle imposte. Questo periodo in conformità con le clausole 8 p.1 art. 23 del Codice Fiscale della Federazione Russa si applica anche ai documenti che confermano la ricezione del reddito, l'esecuzione delle spese (per organizzazioni e singoli imprenditori), nonché il pagamento (ritenuta alla fonte) delle imposte.
La normativa contabile stabilisce un periodo minimo di conservazione di cinque anni per i dati contabili e di rendicontazione. Altri periodi di conservazione, a seconda del tipo di documento, sono stabiliti dalla normativa in materia archivistica. Quindi, secondo l'art. 17 della legge federale del 21.11.96, n. 129-FZ "On Accounting" (di seguito - Legge n. 129-FZ), le organizzazioni sono obbligate a conservare i documenti contabili primari, i registri contabili e i rendiconti finanziari per i periodi stabiliti in conformità con le regole dell'archiviazione statale dell'organizzazione, ma non meno di cinque anni.
In precedenza, i requisiti del file di archivio statale per l'archiviazione dei documenti erano contenuti nell'elenco dei documenti di gestione tipici generati nelle attività delle organizzazioni con l'indicazione del periodo di conservazione, approvato dal Servizio archivistico federale della Russia il 6 ottobre 2000 In ottemperanza all'ordinanza Rosarkhiv del 26 agosto 2010 n. 63, l'elenco indicato è scaduto. Attualmente esiste un elenco di documenti archivistici amministrativi standard generati nel corso delle attività di organi statali, autorità locali e organizzazioni, che indicano i periodi di conservazione, approvato con ordinanza del Ministero della Cultura della Russia del 25.08.10, n. 558 (di seguito l'Elenco). Tale Elenco stabilisce specifiche tipologie di documenti contabili e di rendicontazione con l'indicazione del loro tempo di conservazione.
In generale, in base al periodo di conservazione, i documenti sono suddivisi nei seguenti gruppi: documenti con un periodo di conservazione limitato (1 anno, 3 anni, 5 anni, ecc.), documenti di conservazione permanente; stoccaggio fino a quando non è più necessario; conservazione fino alla sostituzione con nuovi documenti. Ad esempio, i documenti analitici (tabelle, relazioni) per il bilancio annuale dovrebbero essere conservati per 5 anni; carte personali, conti dei dipendenti - 75 anni. I saldi di cessione, divisione, liquidazione, allegati, note esplicative agli stessi, certificati di registrazione devono essere conservati in modo permanente. L'ordine di esecuzione per i lavoratori - fino alla necessità. Forme di moduli di segnalazione statistica in organizzazioni che non sono i loro sviluppatori, fino a quando non vengono sostituite con nuove, ecc.
I documenti che confermano il calcolo e il pagamento dei premi assicurativi ai fondi fuori bilancio devono essere conservati per 6 anni (clausola 6, parte 2, articolo 28 della legge federale del 24.07.09, n. 212-FZ).
Periodi di conservazione della documentazione sulle risorse umane
I periodi di conservazione della documentazione del personale sono definiti nell'Elenco per:
La documentazione del personale presente nell'Elenco contiene le sezioni 7 "Rapporti sindacali" e 8 "Personale". Ad esempio, i contratti di lavoro (contratti di servizi), i contratti di lavoro, i contratti di lavoro che non sono inclusi nei file personali sono conservati per 75 anni; le carte personali dei dipendenti, anche interinali, sono conservate per 75 anni; caratteristiche, curriculum dei dipendenti, non inseriti negli archivi personali, sono conservati per 5 anni e così via secondo l'elenco; i documenti personali originali (libretti di lavoro, diplomi, attestati, patenti, attestati) sono conservati su richiesta e non reclamati per 75 anni.
La procedura per la conservazione dei documenti contabili
Allo scopo di archiviare i documenti, l'organizzazione crea archivi (parte 2 dell'articolo 13 della legge federale del 22.10.04, n. 125-FZ "Sugli archivi nella Federazione Russa"). Secondo il regolamento sui documenti e il flusso di lavoro in contabilità, approvato dal Ministero delle finanze dell'URSS del 29 luglio 1983, n. 105, i documenti primari, i registri contabili, le relazioni e i saldi contabili sono soggetti al trasferimento obbligatorio nell'archivio. Allo stesso tempo, il lavoro è organizzato secondo le Regole di base per gli archivi delle organizzazioni (approvate con decisione del Rosarkhiv Collegium del 6 febbraio 2002).
I documenti primari, i registri contabili, i rapporti e i saldi contabili prima di trasferirli nell'archivio dell'impresa, le istituzioni devono essere conservati nel reparto contabilità in stanze speciali o armadietti con serratura sotto la responsabilità di persone autorizzate dal capo contabile. Forme di rigorosa responsabilità dovrebbero essere conservate in casseforti, armadietti metallici o locali speciali per garantirne la sicurezza.
La procedura per l'archiviazione dei documenti primari e di output su supporti leggibili dalla macchina è determinata nei pertinenti documenti normativi che disciplinano la contabilità nelle condizioni della sua meccanizzazione (automazione).
I documenti primari elaborati manualmente del mese in corso, relativi ad uno specifico registro contabile, sono compilati in ordine cronologico e accompagnati da un riferimento per l'archivio. Gli ordini di cassa, le relazioni di anticipo, gli estratti conto con i relativi documenti devono essere selezionati in ordine cronologico e intrecciati. Alcuni tipi di documenti (ordini di lavoro, rapporti di turno) possono essere archiviati non vincolati, ma archiviati in cartelle per evitarne la perdita o l'abuso.
Il Ministero delle finanze della Russia in una lettera del 24 luglio 2008 n. 03-02-07 / 1-314 osserva che l'archiviazione dei documenti primari, dei documenti contabili e fiscali può essere effettuata in forma elettronica, se non diversamente disposto da gli atti normativi della Federazione Russa. Allo stesso tempo, la loro memorizzazione su supporti informatici dovrebbe essere effettuata in conformità con la legge federale del 10.01.02, n. 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica" utilizzando una firma digitale elettronica, che equivale a una firma autografa in un documento su supporto cartaceo.
La conservazione dei documenti primari, dei registri contabili, delle relazioni e dei saldi contabili, la loro esecuzione e trasferimento nell'archivio è assicurata dal capo contabile di un'impresa o di un'istituzione. L'emissione di documenti primari, registri contabili, relazioni e saldi contabili dal reparto contabilità e dagli archivi di un'impresa, istituzione a dipendenti di altre divisioni strutturali di un'impresa, istituzione, di norma, non è consentita e in alcuni casi può essere fatto solo per ordine del capo contabile.
Il sequestro di atti primari, registri contabili, rendiconti e saldi contabili presso imprese, enti può essere effettuato solo dagli organi di inchiesta, indagini preliminari, procure e tribunali sulla base di una decisione di tali organi ai sensi della vigente normativa penale legislazione procedurale. Il recesso è redatto in un protocollo, una copia del quale è consegnata contro ricevuta al funzionario competente dell'impresa, istituzione. Le istituzioni, previa autorizzazione e in presenza dei rappresentanti degli enti che effettuano il sequestro, dei competenti funzionari dell'impresa, possono fare copia degli atti da sequestrare, indicando i motivi e la data del loro sequestro. Se vengono sequestrati volumi incompleti di documenti (non archiviati, non numerati, ecc.), Con il permesso e in presenza di rappresentanti delle autorità che effettuano il sequestro, i funzionari competenti dell'impresa, le istituzioni possono completare questi volumi (fare un inventario, fogli numerati, allacciare, sigillare, certificare con la tua firma, sigillare).
La procedura per l'archiviazione della documentazione HR
I documenti del personale possono essere archiviati nel dipartimento del personale o nell'archivio dell'organizzazione. La procedura per l'archiviazione dei registri del personale è disciplinata da disposizioni separate della legislazione del lavoro in relazione ai vari tipi di documentazione.
Così, ad esempio, nell'art. 87 del Codice del lavoro della Federazione Russa ha stabilito l'obbligo del datore di lavoro di garantire la sicurezza dei dati personali del dipendente. I dati personali di un dipendente sono informazioni richieste dal datore di lavoro in relazione ai rapporti di lavoro e relative a un dipendente specifico (articolo 85 del Codice del lavoro della Federazione Russa). I dati personali includono le informazioni contenute in un file personale.
La procedura per la memorizzazione dei dati personali dei dipendenti è stabilita dal datore di lavoro in conformità con i requisiti del Codice del lavoro della Federazione Russa e di altre leggi federali (articolo 87 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Di conseguenza, il datore di lavoro deve emanare un atto normativo locale appropriato che disciplini la conservazione e l'uso dei dati personali, oltre a garantire la loro protezione da usi impropri o perdite.
La normativa non stabilisce requisiti specifici per l'attrezzatura dei locali in cui devono essere conservati i dati personali. Nel frattempo, al fine di evitare l'accesso non autorizzato ai dati personali dei dipendenti, si consiglia di dotare la stanza in cui sono archiviati tali dati di armadietti con serratura per l'archiviazione delle informazioni su carta. Il datore di lavoro deve stabilire nell'atto normativo locale i requisiti per i locali in cui sono archiviati i dati personali dei dipendenti e le condizioni per la loro conservazione. Va inoltre tenuto presente che i dati personali del dipendente sono archiviati in una forma documentata, la cui natura è determinata anche dal datore di lavoro.
Sono imposti requisiti separati per l'archiviazione dei moduli di registrazione del lavoro. Le forme del libretto di lavoro e un suo inserto, come forme di rigorosa segnalazione, devono essere conservate in casseforti, armadi metallici o locali appositi per garantirne la sicurezza (art. 42 del Regolamento per la tenuta e la conservazione dei libri di lavoro, art. su documenti e flusso di lavoro in contabilità, approvato Ministero delle Finanze dell'URSS 29/07/83, n. 105).
Tipi di documenti e condizioni della loro conservazione
Ai sensi del comma 4 dell'art. 89 del Codice Fiscale della Federazione Russa, nell'ambito di una verifica fiscale in loco, può essere verificato un periodo non superiore a tre anni solari precedenti l'anno in cui è stata presa la decisione di condurre la verifica. Questo periodo corrisponde al periodo di conservazione dei documenti, che è stabilito dal cl. 8 p.1 art. 23 del Codice Fiscale della Federazione Russa - quattro anni.
È importante che l'assenza di documenti da parte del contribuente a causa della violazione dei requisiti di sicurezza dia all'ispettorato fiscale il diritto di determinare l'importo dell'imposta dovuta al bilancio mediante calcolo. Tale diritto è soggetto alle disposizioni dei commi. 7 comma 1 dell'art. 31 del Codice Fiscale della Federazione Russa. In conformità con la posizione giuridica della Corte Costituzionale della Federazione Russa, stabilita nella sentenza n. 301-О del 5 luglio 2005, il metodo calcolato di calcolo delle imposte, se giustificato, non può essere considerato una violazione i diritti dei contribuenti. La correttezza di questo approccio è stata confermata anche dalla Corte suprema di arbitrato della Federazione Russa nella definizione del 31 marzo 2010 n. VAS-5/10.
Per quanto riguarda il periodo delle ispezioni dell'ispettorato statale del lavoro, va notato che le norme che disciplinano lo svolgimento di tali ispezioni non stabiliscono il periodo per il quale le attività dell'organizzazione possono essere verificate per il rispetto della legislazione sul lavoro. Al riguardo, si può concludere che il periodo di verifica dovrebbe essere correlato al periodo di conservazione della documentazione.
Perdita di documenti
La perdita di documenti in un'organizzazione può verificarsi per vari motivi: in caso di incendio, furto, smarrimento, ecc.
In caso di morte o perdita di documenti primari, il capo dell'organizzazione nomina con ordine una commissione per indagare sulle cause della perdita, la morte, alla quale, se necessario, sono i rappresentanti degli organi investigativi, della sicurezza e della vigilanza statale antincendio invitato (clausola 68 del Regolamento sui documenti e sul flusso di lavoro in contabilità, approvato dal Ministero delle finanze dell'URSS 29/07/83, n. 105).
Ai sensi del comma 2 dell'art. 12 della legge n. 129-FZ in caso di calamità naturale, incendio o altre emergenze causate da condizioni estreme, è obbligatorio un inventario. I risultati dell'inventario effettuato sono la base per la riflessione delle perdite nella contabilità.
La procedura per condurre l'inventario e il metodo per riflettere i risultati è stabilita dalle Istruzioni metodologiche per l'inventario dei beni e delle passività finanziarie, approvate con ordinanza del Ministero delle finanze della Russia del 13 giugno 1995 n. 49. Inoltre, il responsabile dell'organizzazione deve provvedere al ripristino di quei documenti primari che sono oggetto di restauro e conservazione nel periodo stabilito dalla legge. Ad esempio, le copie dei rendiconti finanziari sui conti nelle banche possono essere richieste alle banche in cui sono aperti i conti dell'organizzazione; contratti, atti, fatture possono essere richiesti alle controparti, ecc. (lettera dell'UMNS RF di Mosca del 13.09.02, n. 26-12 / 43411).
Distruzione di documenti
La distruzione di documenti in un'organizzazione viene effettuata in conformità con i requisiti delle Regole di base per il funzionamento degli archivi in un'organizzazione (approvata con decisione del Rosarkhiv Collegium il 6 febbraio 2002). Di norma, i documenti con un periodo di conservazione scaduto vengono distrutti.
I documenti per la distruzione sono selezionati da una commissione di esperti. In questo caso, la commissione di esperti redige un atto sull'assegnazione dei documenti per la distruzione. All'atto è allegato un inventario dei casi con periodi di conservazione temporanea per un certo periodo di tempo. Le cartelle cliniche e gli atti devono essere esaminati da una commissione di esperti in un unico complesso e approvati dal capo dell'organizzazione. I casi inclusi nell'atto approvato sull'assegnazione di documenti per la distruzione sono separati dagli altri casi e conservati in un luogo appositamente designato. I documenti selezionati per la distruzione e inclusi negli atti vengono trasferiti per la distruzione.
La seguente procedura è prevista per la distruzione dei documenti dell'organizzazione. Le cartelle con documenti (file) da distruggere vengono trasferite per l'elaborazione (smaltimento). Prima della consegna, le cartelle con i documenti vengono imballate e, se necessario, sigillate.
I casi da distruggere vengono trasferiti per l'elaborazione (smaltimento). Il trasferimento delle casse viene redatto con una bolla di consegna, che indica la data di trasferimento, il numero di casse da presentare e il peso della carta da macero. Il carico e la rimozione per lo smaltimento vengono effettuati sotto la supervisione di un addetto incaricato di garantire la sicurezza dei documenti d'archivio.
La commissione di esperti deve registrare il fatto della distruzione di tutti i documenti (trasferimento per elaborazione) e redigere un altro atto sulla distruzione dei documenti. Una fattura è allegata all'atto, in base alla quale i documenti sono stati trasferiti per l'elaborazione. Questo atto è approvato anche dal capo dell'organizzazione. L'atto sull'attribuzione degli atti per la distruzione unitamente agli atti, l'atto sulla distruzione degli atti sono conservati nell'archivio della società nel fascicolo in formazione.
Responsabilità per la sicurezza dei documenti
Con riferimento ai documenti contabili e di rendicontazione, la normativa stabilisce la responsabilità amministrativa per violazione dei termini di conservazione dei documenti sulla base dell'art. 15.11 Codice amministrativo della Federazione Russa. Secondo questa norma, la grave violazione delle regole di contabilità e presentazione dei rendiconti finanziari, nonché l'ordine e i termini di conservazione dei documenti contabili, comporta l'imposizione di un'ammenda amministrativa ai funzionari per un importo da due a tremila rubli.
Allo stesso tempo, il capo dell'organizzazione sarà responsabile dell'organizzazione della conservazione dei documenti contabili primari, dei registri contabili e dei rendiconti finanziari nell'organizzazione (parte 3 dell'articolo 17 della legge n. 129-FZ).
Inoltre, la violazione della procedura di conservazione dei documenti, che ne ha comportato la perdita, può comportare l'onere fiscale dell'ente ai sensi dell'art. 120 o 126 del Codice Fiscale della Federazione Russa.
La norma dell'art. 120 del Codice Fiscale della Federazione Russa stabilisce la responsabilità fiscale per grave violazione da parte di un'organizzazione delle regole per la contabilizzazione di entrate e (o) spese e (o) oggetti di tassazione. Allo stesso tempo, in grave violazione delle regole di contabilizzazione dei proventi e degli oneri e degli oggetti d'imposta ai sensi dell'art. 120 del Codice Fiscale della Federazione Russa significa l'assenza di documenti primari o l'assenza di fatture o registri contabili. La multa per questa violazione va da 5.000 a 15.000 rubli. a seconda della durata della violazione. Se la violazione ha comportato il mancato pagamento dell'imposta, l'importo della sanzione sarà pari al 10% dell'importo dell'imposta non pagata, ma non inferiore a 15.000 rubli.
Applicazione delle sanzioni ex art. 120 del Codice Fiscale della Federazione Russa è giustificato se la violazione dell'ordine di conservazione dei documenti ha comportato la loro perdita, confermata anche dai tribunali arbitrali.
Ad esempio, il Servizio federale antimonopolio del distretto nord-occidentale nella sua decisione del 4.08.04 nel caso n. A13-4401/03-11 indica la legalità dell'applicazione di un'ammenda ai sensi dell'art. 120 del Codice Fiscale della Federazione Russa a causa del fatto che la società non ha garantito la sicurezza e il ripristino dei documenti contabili primari distrutti da un incendio. Una posizione simile è seguita dalla FAS del distretto di Mosca nella sua risoluzione del 23 settembre 2008 n. KA-A40 / 8513-08-2 nel caso n. A40-52908 / 07-115-325.
La norma dell'art. 126 del Codice Fiscale della Federazione Russa stabilisce la responsabilità per la mancata fornitura all'autorità fiscale dei documenti necessari per il controllo fiscale. La sanzione per questa violazione è di 50 rubli. per ogni documento non presentato.
Si precisa, tuttavia, che l'applicazione della responsabilità ex art. 120 e 126 del Codice Fiscale della Federazione Russa dipende dalla colpa dell'autore del reato. Pertanto, in una situazione in cui la perdita di documenti sia avvenuta senza colpa del contribuente, l'applicazione delle misure di responsabilità sarebbe ingiustificata.
Quanto alla violazione delle norme sulla conservazione della documentazione personale, poi nei confronti dei funzionari dell'organizzazione, la responsabilità di cui all'art. 13.20 del Codice Amministrativo della Federazione Russa. Secondo questa norma, la violazione delle regole per l'archiviazione, la raccolta, la contabilità o l'utilizzo di documenti d'archivio comporta un avvertimento o l'imposizione di una sanzione amministrativa ai funzionari - da 300 a 500 rubli.
