Milyen dokumentumok tartoznak az elsődlegeshez, minden könyvelőnek tudnia kell. Ez annak köszönhető, hogy ez a dokumentáció az alapja a számvitelnek. Bizonyítják a gazdasági jellegű műveletek végrehajtásának tényét. Egy kezdő számviteli szakembernek ki kell találnia, hogy mi ez, mire szolgálnak az elsődleges dokumentumok, hogyan kell elkészíteni és tárolni. Ellenkező esetben a szabályozó hatóságokkal kapcsolatos problémák nem kerülhetők el.
A jogi személyek és a magánvállalkozók csak bizonyos elsődleges dokumentáció alapján utalhatnak pénzt egymásra. Feltételezzük, hogy az elsődleges összeállítást még az üzleti tranzakció lejárta előtt készítik el, azonban a jogszabályok nem zárják ki annak lehetőségét, hogy a tranzakció befejezéséhez elkészítsék, ennek azonban meg kell, hogy legyen az oka.
Mind az elsődleges, mind az összevont számviteli dokumentumoknak tartalmazniuk kell a következő adatokat: az űrlap neve; az elkészítés dátuma és helye; az elkészítő cég teljes neve; milyen számlákat használnak pénzeszközök átutalására; a felelős tisztviselő teljes neve stb.
Az elsődleges dokumentumok (PD) a könyvelés kötelező elemei. Ezeket üzleti ügyletek során állítják össze, és bizonyítják, hogy az ilyen ügyletek befejeződtek. A tranzakció lebonyolításakor különböző számú elsődleges dokumentumot lehet bevonni: ez a végrehajtás sajátosságaitól függ.
A tranzakció során végrehajtandó műveletek listája:
A PD elszámolásnak 6 fő típusa létezik, amelyeket leggyakrabban különböző tranzakciók végrehajtásakor használnak:
| a szerződés | A szerződés rögzíti az ügyletben részt vevő felek jogait és kötelezettségeit. A szerződést szolgáltatások nyújtására vagy áruk értékesítésére lehet megkötni. A Polgári Törvénykönyv nem zárja ki a szóbeli megállapodás megkötésének lehetőségét, de nem szabad elfelejteni, hogy csak két fél által aláírt dokumentum védheti a károsult jogait és érdekeit az igazságügyi hatóságban bármilyen probléma esetén, beleértve a -a kötelezettségek teljesítése a másik fél részéről. |
| Számla-ajánlat |
|
| Fizetési dokumentáció | Ez megerősíti azt a tényt, hogy az ügyfél kifizette a gyártó által kiállított számlát. Az ilyen dokumentumok többféle típusa létezik: fizetési kérelmek, megbízások és csekkek, szigorú jelentési űrlapok. |
| Csomagolási lista |
|
| Törvény a munkavégzésről vagy a szolgáltatásnyújtásról | Kétoldalas dokumentum. Ez nemcsak az elvégzett munka tényét, hanem a termékért vagy szolgáltatásért fizetett árat is megerősíti. Ez a dokumentum azt is bizonyítja, hogy a felek teljes mértékben teljesítették egymás iránti kötelezettségeiket, és nincsenek kölcsönös követeléseik. |
| Számla | Fontos dokumentum, amelynek segítségével megalapozzák a levonásra benyújtott áfa -összegek elfogadását. Nyilvánvaló, hogy ez a dokumentum nagyon fontos azoknak a struktúráknak, amelyek áfafizetők. |
Tehát az elsődleges számviteli dokumentáció listája így néz ki:
| Szerződés | Ezt írásban kötik az ügyféllel. Fontos elmondani, hogy a törvény nem tiltja az ilyen szerződés szóbeli formáját, azonban a felek gyakrabban választják papíron a megállapodásban előírt jogokat és kötelezettségeket. |
| Jelölje be | Ez tartalmazza a fizetéshez szükséges adatokat és a megvásárolni kívánt áruk nevét. |
| Csekk (áru vagy készpénz) vagy szigorú bejelentési forma | Készpénzes fizetés esetén állítják ki. Nem készpénzes fizetés esetén a termék vagy szolgáltatás vásárlója fizetési bizonylattal marad a fizetés megerősítéseként, amelyet a banki struktúra igazol. |
| Számla | Az áruk szállításakor adják ki. |
| A szolgáltatásnyújtás vagy a munka elvégzése | A szolgáltatások teljes körű nyújtása után nyújtják. |
Az "elsődleges számviteli bizonylat" fogalmának meghatározását az orosz adótörvénykönyv 60-1. Cikke adja meg: az elsődleges dokumentumok dokumentált bizonyítékok arra, hogy tranzakciót hajtottak végre, vagy van olyan esemény, amely jogot ad annak végrehajtására. Az ilyen dokumentumok lehetnek papír vagy elektronikus formában. A könyvelés hasonló dokumentáción alapul.
A 60-2. Cikk meghatározza az ilyen dokumentumok formáit és a nyilvántartásba vételükre vonatkozó követelményeket.
Egy másik normatív aktus, amely meghatározza az elsődleges dokumentációt, és meghatározza annak formáit is - a számviteli és pénzügyi beszámolási törvény.
Oroszország olyan ország, amelyben a számvitelre és az adók megfizetésére vonatkozó jogszabályok időről időre változnak. Tekintettel arra, hogy az űrlapok megváltoztathatók vagy kiegészíthetők, nyomon kell követni, hogy milyen változtatásokat hagynak jóvá a különböző kormányzati szervek, köztük a Pénzügyminisztérium. Így például 2019 elején jóváhagyták a számviteli bizonyítvány formanyomtatványát, amelynek korábban tetszőleges formája volt.
A közigazgatási kódex számos szankciót ír elő az elsődleges dokumentumok hiánya miatt a szervezetben, ezeket a kódex 276. cikke határozza meg.
A PD alapul szolgál bizonyos ügyletek elszámolásának megkezdéséhez és a számviteli nyilvántartásba történő bejegyzésekhez. Egy ilyen dokumentum írásos bizonyítékként szolgál az üzleti tranzakció végrehajtásának tényéről.
Azokat az elsődleges számviteli dokumentumokat, amelyek formanyomtatványait hivatalosan nem hagyták jóvá, a szervezet vezetője jóváhagyja egy megfelelő megrendelés kiadásával. Tartalmazniuk kell a törvény által előírt minden kötelező adatot.
Az ilyen dokumentációt papíron kell elkészíteni, és alá kell támasztani a dokumentumot összeállító személy aláírásával. Ha elektronikus dokumentumot használnak, azt elektronikus aláírással kell aláírni.
A PD egységes formái nem kötelező érvényűek. Ez alól kivételt képeznek a készpénzes dokumentumok, amelyeket engedélyezett szervezetek hagynak jóvá.
A PD nyomtatványnak a következő kötelező adatokat kell tartalmaznia:
Az ilyen dokumentumokat a következő csoportokra osztják:
A jelentéstételi dokumentumokat pontosan és világosan kell elkészíteni.
Alapvető szabályok:
2019 -ben szabványos nyomtatványokat használnak a PD előkészítésére. A dokumentumok külső és belső részekre vannak osztva.
Az első szervezet kívülről kap: kormányhivataltól, felsőbb szervezetektől, banki struktúráktól, adóhatóságoktól stb. Példák külső dokumentumokra: számlák, fizetési megbízások vagy követelések. Ami a belső dokumentumokat illeti, azokat közvetlenül a szervezetben készítik el.
Ha a dokumentumot helytelenül töltik ki, a szervezetnek nehézségei lesznek az adóalap meghatározásakor, és ez nézeteltérésekhez vezethet az adószolgálattal.
Előfordul, hogy még egy tapasztalt könyvelő is hibázik, aki többször készített dokumentumot. Kijavítani csak akkor lehet, ha a dokumentum nem tükröződött a könyvelésben, vagyis nem volt feladva. Emlékeztetni kell arra, hogy a stroke -mal történő korrekció elfogadhatatlan.
Csak az alábbi három módszert használhatja:
Ez utóbbit alkalmazzák abban az esetben, ha hibát követtek el a számviteli nyilvántartásban, míg ez nem vonatkozik a számlák levelezésére. Ezt a módszert célszerű használni a mérleg összeállítása előtt. Ebben az esetben a rossz számot vagy más jelet vékony vonallal át kell húzni, és mellette fel kell tüntetni a helyes értéket. Jelölje az oldalán - "hinni javítva", és tegye a dátumot és az aláírást.
További bejegyzés akkor megfelelő, ha a végrehajtott tranzakció összegét alábecsülték.
A visszavonási módszer magában foglalja a hibás bejegyzés negatív számmal történő kijavítását. A helytelen számot piros tintával jelzik, a helyes bevitelt azonnal elvégzik, amely a szokásos színben történik.
Az egyeztetési cselekmények jogilag nem kapcsolódnak az elsődleges dokumentumokhoz, ezért nem szabályozzák őket szabályozási dokumentumok. Megjelenítik a jogi személyiséggel rendelkező vállalatok vagy az egyéni vállalkozók között egy bizonyos időszakra kötött elszámolásokat.
Az ilyen típusú dokumentumokat könyvelők kezdeményezésére használják, mivel segítségével számos ellentmondásos kérdést lehet megoldani, ami védi a szervezet érdekeit.
Milyen esetekben fontos az egyeztetési jelentés elkészítése:
Ez a dokumentum felhasználható a bíróságon a felek közötti vita esetén.
Az elsődleges dokumentáció tárolására vonatkozó rendelkezést jogalkotási szinten rögzítik.
A különböző típusú dokumentumokhoz különböző tárolási feltételek vannak megadva:
| Egy évre | Szükséges a levelező kapcsolattartás a szabályozó hatóságokkal a jelentési dokumentáció benyújtásának feltételeiről. |
| Legalább 5 év | A készpénzes dokumentációt és az olyan papírokat, mint a negyedéves mérleg, a szervezet jelentése a negyedév magyarázó megjegyzésével tárolják; a negyedéves mérleg elfogadásáról szóló ülés jegyzőkönyve; elsődleges dokumentáció és pénztárkönyv; dokumentumok a rendszerszintű és nem rendszeres könyvelésről és egyebek. |
| Legalább 10 éve | Meg kell őrizni az éves mérleget, a készletlistát, az átutalási egyenleget, a szétválasztást, a felszámolást és egyéb dokumentumokat. |
| Legalább 75 éves | Minden alkalmazott személyes számláját és bérszámfejtését vezetik. |
Ma a számvitelben fontos helyet foglal el az elsődleges dokumentáció helyes végrehajtása. Ezért minden könyvelőnek tudnia kell, hogyan kell megfelelően elkészíteni az ilyen típusú dokumentumokat. Ez a cikk ennek a kérdésnek lesz szentelve.
Az elsődleges dokumentumokat tekintik a könyvelési bejegyzés és a nyilvántartásba történő bejegyzés alapjául. Ezeket a könyvelésben használt dokumentumokat a vezetési dokumentációs rendszer részének tekintik.
A könyvelésben a dokumentumokat csak akkor szabad rögzíteni az elsődleges dokumentáció nyilvántartásában, ha olyan szerkezetben készülnek, amely egyes, egységes nyomtatványokat tartalmazó albumokban található. Kifejezetten az elsődleges dokumentációhoz készültek. Ezekben az űrlapokban megtalálhatja a szükséges dokumentumok mintáját. Ezt a formát az Orosz Föderáció jogszabályai határozzák meg. A formanyomtatványt Oroszországban a Pénzügyminisztérium végzésével megerősítette.
Besorolásuk a vezetési dokumentáció egész orosz osztályozása szerint történik, az OKUD rövidítéssel. E besorolás szerint minden elsődleges dokumentumhoz OKUD kód tartozik.
A számviteli osztályon, ha szükséges, az ilyen információk regisztrálásához van egy szabványos nyomtatvány. Lehetőség van további és új sorok beillesztésére. Ezeket az új részleteket, amelyeket a korábban legalizált űrlap tartalmazott, változatlanul meg kell tartani. Az új módosításokat a meglévő sorrendnek (rendnek) megfelelően hajtják végre. A könyveléssel kapcsolatos űrlapok ezen változásai nem vonatkoznak a készpénzes tranzakciókra.
Az Oroszországi Goszkomstat által jóváhagyott űrlapok bizonyos területeken kódolt információkat tartalmaznak. Ezeket az Orosz Föderációban elfogadott osztályozókkal teljes egyetértésben töltik ki. Emlékeztetni kell arra, hogy azokat a kódokat, amelyek nem rendelkeznek hivatkozásokkal az elfogadott osztályozónak megfelelően (ez vonatkozik az "eljárások típusa" nevű oszlopokra és másokra) a számítógép által végzett adatfeldolgozás során kapott információk általánosítására és osztályozására használják. Szerelésük szigorúan a kiválasztott kódolási rendszer szerint történik, amelyet ez a szervezet legalizált. 
Ezenkívül megengedettek a számviteli dokumentumok, amelyeket a vállalkozás önállóan dolgozott ki. Ezek speciális könyvelési formák, amelyek rendelkeznek a szükséges részletekkel. Ezeket az orosz törvény írja elő. A számvitel lehetővé teszi az önfejlesztést, de csak olyan információkat, amelyek nem tartalmaznak szabványosított mintákat az albumokban.
Ma a számviteli osztályon az alábbiakat tekintik kötelezőnek az elsődleges információk feldolgozásához:
Az összes elsődleges dokumentáció magas színvonalú, időben történő végrehajtását (ne felejtsük el a bennük megadott adatok megbízhatóságát), valamint a számviteli osztálynak történő további átadást a törvényben szigorúan meghatározott határidőn belül kell elvégezni. Ez azért történik, hogy tükrözze a dátumot a könyvelésben. Ezeket az eljárásokat azok az emberek állítják össze, akik elkészítették és aláírták a dokumentumokat.
Tudnia kell, hogy a könyvelésben ezeknek az embereknek a listáját, akik aláírási joggal rendelkeznek az elsődleges dokumentumon, csak a szervezet vezetője állíthatja össze (előzetes megállapodással a főkönyvelővel). Csak ezek az emberek határozhatják meg az aláírási joggal rendelkező tisztviselők listáját. A dokumentációt, amely szerint a pénzeszközökkel kapcsolatos különféle üzleti eljárások nyilvántartása történik, csak a vezető és a főkönyvelő írhatja alá. A fenti személyeken kívül más személyek aláírása is megengedett. Emlékeztetni kell arra, hogy mindegyiket először a vezetőnek és a főkönyvelőnek jóvá kell hagynia.
Következésképpen a számvitelben az elsődleges dokumentumok közvetlen bizonyítékai a következő típusú üzleti eljárások végrehajtásának: készpénzfelvétel, áruk kifizetése és mások. Ezeket közvetlenül az eljárás befejezésekor vagy annak befejezése után készítik el (ha lehetetlen elkészíteni az eljárás idején). 
A meglévő besorolás szerint a számviteli elsődleges dokumentumokat a következő típusokra osztják:
Tekintsük részletesebben az utolsó két csoportot:
Az elsődleges dokumentáció listájának helyes vezetése érdekében a számviteli osztályon egy bizonyos munkafolyamat -ütemtervet dolgoztak ki, majd hagytak jóvá. Ez határozza meg a mozgás időzítését, az elsődleges dokumentációnak a vállalkozáson belüli átvitelét és a számviteli osztály általi további átvételt.
Mindezeket a könyvelőhöz kapott dokumentumokat ellenőrizni kell a következő pontok tekintetében:
Ha a dokumentumban bármilyen paraméter tekintetében következetlenségeket talál, azokat ki kell javítani. A tervezőnek uralkodnia kell. Néha szükség van a teljes dokumentum rekonstruálására.
Csak az ellenőrzés után kerül át a dokumentáció a számviteli osztályra. A tőlük származó információkat a számviteli nyilvántartásokba továbbítják. Maga a dokumentum olyan jelölést kap, amely kizárja az újrafelhasználás lehetőségét. Ez a jel a számviteli nyilvántartásba való bejegyzés és bejegyzés dátumát jelentheti.
A számviteli osztályon engedélyezett az elsődleges dokumentáció gépen vagy papírhordozón történő elkészítése. Ha gépi hordozót használ, papír másolatot kell készíteni. 
Minden információt csak időrendben adnak át az archívumnak. Befejeződik, majd összefonódik és mappákba kerül. Ezt az eljárást tanúsítvány kiállítása kíséri. Az archív épületben történő tárolás során az információkat védeni kell az illetéktelen javítások ellen. A kijavítási folyamat végrehajtása csak akkor lehetséges, ha az ok érvényessége megerősítést nyer. Az elvégzett javításokat a tisztviselő aláírása igazolja. A korrekció dátumát be kell írni.
Az elsődleges dokumentáció tárolása bizonyos időszakok szerint történik, amelyeket az Orosz Föderáció jogszabályai rögzítenek. Eszerint a szervezetnek minden elsődleges dokumentumot, valamint a számviteli és beszámolási nyilvántartásokat legalább 5 évig meg kell őriznie. Ebben az esetben az adók befizetéséhez és kiszámításához szükséges információkat 4 évig kell tárolni. Ezenkívül a veszteséget igazoló dokumentációt a vállalkozás adóköteles nyereségének csökkenésének teljes időtartama alatt megőrzik a korábban kapott veszteség összegével. A dokumentációt, amely rögzíti a személyzetet, az összes alkalmazott személyes számláját, 75 évig tárolják az archívumban.
Emlékeztetni kell arra, hogy a tárolási időszak a papírmunka évét követő év január 1 -jétől kezd felhalmozódni.
A jogszabály nem tartalmaz egyértelmű szabályokat az ilyen dokumentumok helyreállítására vonatkozó eljárás végrehajtására vonatkozóan. Ez a szempont fontos abban az esetben, ha sérült vagy elveszett a szükséges.
Bizonyos rendeletek egyértelmű utasításokat tartalmaznak az elsődleges könyvelési nyilvántartások tárolási idejére vonatkozóan. De nincs meghatározva az a lépésenkénti eljárás, amelyet veszteség esetén el kell végezni. Ebben a helyzetben szükség van egy bizottság kijelölésére, amely vizsgálatot végez a kár, a veszteség és a dokumentum integritásának megsértésének okainak meghatározására. Lehetőség van a vizsgálathoz a nyomozó hatóságok képviselőinek, a biztonsági és tűzoltóság képviselőinek összekapcsolására. Ezt a helyreállítási intézkedések követik. 
Fentebb röviden beszéltünk a hibák kijavításáról az elsődleges dokumentációban. A dokumentumokban és számviteli nyilvántartásokban meglévő hibák kijavítását az orosz jogszabályok írják elő.
Ezen előírásoknak megfelelően szigorúan tilos javítani a banki és készpénzinformációkkal kapcsolatos dokumentációban. Más esetekben a korrekciókat csak akkor hajtják végre, ha az üzleti eljárás valamennyi résztvevőjével egyetértés van. Ezt a megállapodást szükségszerűen a javításban résztvevők aláírásával hitelesítik. Ezenkívül feltétlenül tüntesse fel az összes javítás bejegyzésének dátumát.
Ne feledje, hogy a könyvelésben a javítandó dokumentum részleteit vékony és világos vonallal kell áthúzni, hogy a végrehajtott javítás áthúzott eredeti tartalma / jelentése jól látható legyen. A szükségeshez közel kell megjegyzést tennie: „Helyesbített hit”. Ezt követően a javítást a javítást végző tisztviselő aláírásával kell igazolni. A dokumentumnak tartalmaznia kell a kezdőbetűit és a vezetéknevét.
A fenti rendelkezések ismerete segít a számviteli osztály elsődleges dokumentációjának helyes és gyors elkészítésében.
A bejegyzés megtekintésével megtudhatja, hogyan kell benyújtani az elsődleges dokumentációt az oroszországi adóhivatalhoz.
A vállalkozásnál végrehajtott összes üzleti tranzakciót hibátlanul dokumentálni kell. Minden művelethez ki kell dolgozni a megfelelő elsődleges számviteli bizonylatokat.
Az elsődleges könyvelési dokumentumok adminisztratív és forrásdokumentumokra vannak felosztva.
Az elsők között mindenekelőtt különféle megbízások, mindenféle műveletek végrehajtására vonatkozó megbízások szerepelnek. Általában ezeket a nyomtatványokat a vállalat vezetősége hagyja jóvá.
A felmentő dokumentumok olyan dokumentumokat tartalmaznak, amelyek megerősítik a művelet tényét.
Ezenkívül az adminisztratív és utalványlapok egyetlen könyvelési dokumentumba egyesíthetők, amelyek tartalmaznak egy művelet végrehajtására vonatkozó utasítást és egy megerősítést a művelet végrehajtásáról.
Az alátámasztó számviteli bizonylatokat másként elsődleges könyvelési dokumentumoknak is nevezhetjük. Az elsődleges számviteli űrlapok az első bizonyítékok egy tranzakcióra, és kötelezőek, hogy tükrözzék az ügyletet a számvitelben. A számviteli osztályon végrehajtott összes tranzakciót csak akkor kell tükrözni, ha megfelelően elkészített igazoló dokumentum érkezett. Fontos megjegyezni egy fontos szabályt: "Nincs dokumentum - nincs huzalozás!"
Fontos, hogy ne csak felmentő forma legyen, hanem helyesen is. A hibák jelenléte érvénytelenné teheti, ezért bármilyen űrlap beérkezésekor feltétlenül ellenőrizni kell az összes sor helyességét. Feltétlenül ellenőrizni kell a felelős személyek aláírásának jelenlétét, a pecsét jelenlétét, és annak egyértelműnek és olvashatónak kell lennie. Csak a megfelelő kialakítás mellett lehet biztos abban, hogy a jövőben nem lesz problémája az ellenőrző hatóságokkal. A könyvelési osztályon helyesen végrehajtott elsődleges dokumentumoknak tartalmazniuk kell bizonyos részleteket.
Az orosz Goskomstat létrehozta az elsődleges dokumentumok egységes formáit, amelyeket az üzleti tranzakciók feldolgozása során kell használni.
Az elsődleges számviteli dokumentumok szabványos formáit használják készpénzes tranzakciók, tárgyi eszközök, immateriális javak, készletek, kereskedelmi tranzakciók, valamint az ezekhez kapcsolódó ügyletek rögzítésére.
Ha bármilyen változtatást kell végrehajtani a meglévő egységes nyomtatványokon, kiegészíteni azokat a részletekkel és a szükséges sorokkal, akkor a vállalatnak megrendelést vagy megbízást kell kiadnia további adatok megadására. Az elsődleges számviteli bizonylat standard űrlapjának megváltoztatásakor érdemes megjegyezni, hogy a meglévő adatokat nem törölheti, csak kiegészítheti.
Ha egy egységes nyomtatványt nem hagynak jóvá egyetlen elsődleges számviteli dokumentumhoz sem, akkor a szervezet önállóan alakít ki egy számára kényelmes űrlapot, ebben az esetben a megváltozott űrlapokkal szemben támasztott fő követelmények a fent meghatározott összes kötelező adat jelenléte.
Az elsődleges dokumentumok aláírásának joga csak bizonyos személyek köréhez rendelhető hozzá, akiknek nevét és beosztását fel kell tüntetni az adott dokumentum aláírásához szükséges dokumentumban (például a letölthető linken keresztül) meghatalmazásminta).
Ha egy már elkészített elsődleges könyvelési dokumentumban hibát követnek el, akkor azt módosítani lehet, ha az nem készpénz vagy banki nyomtatvány. Utóbbi esetében nem engedélyezett korrekció. Ha pénzbeli formában hibákat követnek el, akkor az ilyen űrlapot áthúzzák és elvetik, majd új űrlapot töltenek ki. A nem javítható nyomtatványok közé tartoznak a készpénzbevételek és -bevételek, a pénzbevételek vagy a készpénz -előleg bejelentése.
Az elsődleges számviteli bizonylatokban a helyesbítéseket a következőképpen hajtják végre: ki kell húzni a helytelenül megjelölt adatokat, és felül kell írni a helyes információkat, ezután meg kell adni a módosítás dátumát, az aláírást. A javításokat össze kell hangolni azokkal, akik ezt az űrlapot elkészítették és aláírták. Jóváhagyáskor a módosítás mellett fel kell tüntetni a következő mondatot: „javítva és jóváhagyva”.
A vállalkozásba való belépéskor az elsődleges könyvelési dokumentumokat ellenőrzik a kitöltés helyességéért: minden sor kitöltve, helyesen vannak -e kiszámítva az összegek, vannak -e aláírások és pecsétek, minden adat helyesen van -e megadva. Ezt követően a nyomtatványt speciális folyóiratokban kell regisztrálni. Például a T-53 bérszámfejtési nyomtatványt a T-53a bérszámfejtő űrlapon, a készpénzbevételeket és a beszedési megbízásokat pedig a KO-3 nyomtatványon a bejövő és kimenő készpénzokmányok nyilvántartásában rögzítik. A regisztrációt követően a dokumentumok tárolásra kerülnek a könyvelési osztályra, ahol a megfelelő mappákba kerülnek, és egy bizonyos ideig ott tárolódnak. Egy bizonyos idő elteltével a dokumentum átkerül az archívumba. Az elsődleges dokumentumok tárolási idejét a levéltári jogszabályok határozzák meg és szabályozzák. A számviteli dokumentumok tárolását és rendszerezését a vállalatnál dokumentumfolyamnak nevezzük. További információ a dokumentumok tárolásáról és megsemmisítéséről.
Az elsődleges számviteli dokumentumok tárolási feltételeit meghatározó törvényt 2004.10.22-i, 125-FZ számú "Az Orosz Föderáció archívumáról" szövetségi törvénynek nevezik.
A tárolás és ártalmatlanítás helyes megszervezéséért a szervezet vezetője a felelős. A főkönyvelő felelős a dokumentumok biztonságáért és helyes végrehajtásáért.
Weboldalunkon számos űrlapot és űrlapot tölthet le az elsődleges számviteli dokumentumokból a "" részben, ahol üres nyomtatványokat és azok kitöltési mintáit találja, rövid regisztrációs ajánlásokkal. A szükséges űrlap megkeresésének megkönnyítése érdekében szakaszokra vannak osztva, amelyekben könnyen megértheti és megtalálhatja a szükséges űrlapot.
Gyakorlati videólecke a dokumentumok törléséről az 1C számvitelben 8.3. Vezeti: Olga Likina: a „Accounting for Dummies” oldal szakértője, az „M.video management LLC” bérszámfejtő könyvelője. A lecke lépésről lépésre nyújt útmutatást a dokumentumok törléséhez.
Nézze meg a „Számlák a próbababáknak” webhely tanárának, Gandeva N.V. videóleckéjét.
Elsődleges könyvelés a szervezetben zajló üzleti folyamatokat és jelenségeket jellemző egyes műveletek nyilvántartásba vételének rendszerszintű észlelésének kezdeti szakaszát képviseli. Célkitűzései: az anyagi erőforrások beszerzése, beszerzése és fogyasztása, a termelési költségek, a félkész termékek és a befejezetlen termelésű mérlegek mozgása, a termelés volumene, a szállítás és az értékesítés, a szállítókkal, vevőkkel, ügyfelekkel, bankokkal, pénzügyi hatóságokkal való elszámolás , alapítók, stb ...
A gazdasági folyamatokkal és jelenségekkel kapcsolatos kezdeti információk tükröződnek az elsődleges dokumentumokban.
Elsődleges könyvelési dokumentum- ez egy üzleti ügylet írásbeli igazolása, amely jogilag kötelező érvényű, és nem igényel további magyarázatokat és részleteket.
A dokumentumokat a könyvelő munkatársak világosan, olvashatóan, kézzel írva, tintával vagy golyóstollal, írógépen vagy számítógépes technológiával töltik ki.
Általában szabványos nyomtatványokat használnak a dokumentumokhoz űrlapok formájában, amelyek osztályok közötti jellegűek. Ide tartoznak a megrendelések, számlák, számlák, szelvények, kimutatások stb.
Ha hiba lépett fel a helyszíni számlákon, akkor használhatja a negatív vagy a fordított beviteli módszert. Ebben az esetben a hibás bejegyzés piros tintával vagy szabványos színekben (kék, fekete) megismétlődik, téglalap alakú keretben.
A piros színű vagy téglalap alakú keret törli a hibás bejegyzést, majd megadja a helyes bejegyzést. Van egy lehetséges módszer a számlák hibáinak kijavítására törléssel és további javítással (a hibás bejegyzést egy sorral áthúzzák, és alatta helyes bejegyzést tesznek, amely feltünteti a javítás dátumát és szükség esetén a könyvelő aláírását, igazolás készül, amely feltárja a javítás szükségességét és a hiba okát).
A készpénzben és a banki dokumentumokban nem lehet javítás, törlés vagy folt.
A könyvelő bármilyen dokumentummal való munkája során a hivatalos dokumentumokban rögzített bizonyos elvekre és módszertani alapokra támaszkodik.
Az elsődleges dokumentumok alapján a könyvelési nyilvántartásokba, kártyákba, kimutatásokba, magazinokba, valamint lemezekre, hajlékonylemezekre és egyéb adathordozókra történnek bejegyzések.
Külső dokumentumok kívülről érkeznek a szervezethez - kormányhivataloktól, felsőbb szervezetektől, bankoktól, adófelügyelőségtől, alapítóktól, beszállítóktól, vevőktől stb., szabványos nyomtatványok szerint állítják össze. Ilyen dokumentumok például a következők: fizetési kérelem-megbízás, fizetési kérelem, szállítói számla stb.
Belső dokumentumok közvetlenül a szervezetben kerülnek összeállításra.
A következő típusú belső dokumentumok léteznek:Közigazgatási- ezek olyan dokumentumok, amelyek megrendeléseket, utasításokat tartalmaznak a gyártásról, bizonyos üzleti műveletek végrehajtásáról. Ide tartoznak a szervezet vezetőjének és az általa üzleti tranzakciók végrehajtására felhatalmazott személyeknek a megbízásai.
Utalványok(végrehajtó) dokumentumok igazolják az üzleti tranzakciók tényét. Ide tartoznak a nyugták, az anyagok átvételi aktusai; az állóeszközök elfogadásának és elidegenítésének cselekményei; dokumentumok a gyártott termékek munkavállalóinak átvételéről stb.
Kombinált dokumentumok adminisztratív és végrehajtó jellegűek. Ez magában foglalja a készpénzes utalványok bevételeit és kiadásait, a szervezet alkalmazottainak bérkiadásra vonatkozó bérszámfejtéseket, az elszámoltatható személyek előzetes jelentéseit stb.
Számviteli dokumentumok akkor kerülnek összeállításra, ha nincsenek szabványos dokumentumok az üzleti tranzakciók nyilvántartásához, valamint a forrásdokumentumok és az adminisztratív dokumentumok általánosítása és feldolgozása során. Ezek tanúsítványok, terjesztési listák stb.
A számviteli dokumentumok szintén egyszeri és halmozhatóak. Minden üzleti tranzakció regisztrálásakor egyszeri elsődleges dokumentumokat használnak. A halmozott dokumentumokat a homogén üzleti tranzakciók fokozatos felhalmozódásának egy bizonyos időszakára állítják össze. Az időszak végén ezekben a dokumentumokban a megfelelő mutatók szerint számítják ki az összesítéseket. A felhalmozódó dokumentumok például a kéthetes, havi munkarendelés, a szervezet raktáraiból származó anyagok kiadására vonatkozó limitkártyák stb.
Forrás dokumentumok az üzleti tranzakció időpontjában készülnek. Ilyen dokumentumok például a szervezet raktáraiból a műhelyekig kiállított anyagok számlái.
Összevont dokumentumok elsődleges dokumentumok, például bérszámfejtés alapján kerülnek összeállításra.
Az elsődleges dokumentumokban szereplő adatok rögzítésének pillanatában olyan számviteli adatok jelennek meg, amelyeket nem regisztrálnak automatikusan. Minden mennyiségi és minőségi jellemzőt logikai, számtani és jogi ellenőrzésnek vetnek alá az elsődleges dokumentumok elkészítése előtt. Az ilyen ellenőrzést mind az elsődleges könyvelésben részt vevő alkalmazottak, mind a vezetési szolgálatok alkalmazottai végzik.
A szervezet vezetője készpénzbevételek és beszedési megbízások, bérszámfejtések, fizetési megbízások és követelések, valamint egyéb banki dokumentumok aláírásával alaposan elemzi az egyes üzleti tranzakciókat.
A számviteli információk beszerzése során a következő szakaszokat különböztetjük meg:A számviteli információk gyűjtése feltételezi a szervezet különböző szolgálatainak megfelelő munkáját. Ezt a szakaszt a számviteli elemzés és a legmagasabb hatékonyság jellemzi.
A számviteli folyamat második szakasza a számviteli információk feldolgozása. Ez magában foglalja a közvetlen részvételt a számviteli információk megszerzésében a funkcionális irányítási szolgáltatások alkalmazottaitól. Tehát a készletek elsődleges dokumentumok alapján történő elszámolásakor a tervek szerint az anyagokat a raktári készletkártyákon csoportosítják és összesítik. Minden hónapban a kártyákról és könyvekről származó adatokat továbbítják az anyagi javak mozgásáról szóló jelentésekhez. A raktárvezetők és az osztályvezetők kellő időben benyújtják ezeket a jelentéseket a szervezet számviteli osztályának.
A vezetők is részt vesznek az adatfeldolgozásban. Tehát a különböző irányítási szolgáltatások alkalmazottainak segítségével azonosítják a hiány és a veszteségek elkövetőit.
A számtani számítások, a formalizált üzleti tranzakciók jogszerűségének és célszerűségének ellenőrzése után nyilvántartják a számviteli dokumentumokat, majd adataik gazdasági csoportosítását a számviteli nyilvántartásokba történő rögzítéssel végzik el a számviteli szintetikus és elemző számlák rendszerében.
A számviteli nyilvántartások egy bizonyos formájú számlálótáblák, amelyeket a tulajdonra vonatkozó adatok gazdasági csoportosításának és a keletkezésének forrásainak megfelelően építettek fel. Az üzleti tranzakciók tükrözésére szolgálnak.
A számviteli nyilvántartások szerkezetétől függően időrendi és szisztematikusak. A kronológiai nyilvántartásokban az üzleti tranzakciók a végrehajtásuk sorrendjében tükröződnek. A szisztematikus számviteli nyilvántartások az üzleti tranzakciók meghatározott kritériumok szerinti csoportosítására szolgálnak.
A számviteli nyilvántartásokat könyvelési könyvek, kártyák, kimutatások, folyóiratok, valamint számítógépes adathordozók formájában vezetik.
A szintetikus könyvelést szisztematikus nyilvántartásokban, az analitikus könyvelést pedig az analitikus nyilvántartásokban végzik. A nyilvántartások bejegyzéseit manuálisan és számítógépes technológiával is végrehajtják.
Az adatok halmaza és helye a nyilvántartásban meghatározza annak formáját, amely függ a figyelembe vett objektumok jellemzőitől, a nyilvántartások céljától és a regisztráció módszereitől. A számviteli nyilvántartás az üzleti tranzakciók könyvelési nyilvántartásokban való rögzítését jelenti.
A főkönyvekben minden oldal számozott és be van kötve. Az utolsó oldalon tüntesse fel a számot, és hitelesítse felhatalmazott személyek aláírásával. Egyes könyvekben, például a pénztárgépben, az oldalak nemcsak számozottak, hanem zsineggel is be vannak fűzve, viaszpecséttel rögzítve. A könyvben lévő fiókok mennyiségétől függően egy vagy több oldal van hozzárendelve ehhez a fiókhoz. A számviteli könyveket szintetikus és analitikus könyveléshez használják.
A kártyák vastag papírból vagy laza kartonból készülnek, egymáshoz rögzítés nélkül. Külön dobozokban - iratszekrényekben tárolják. A kártyákat egy évre nyitják ki és regisztrálják egy speciális nyilvántartásban, hogy biztosítsák biztonságuk ellenőrzését.
A számlák abban különböznek a kártyáktól, hogy könnyebb papírból készülnek és nagyobb formátumúak. Ezeket speciális mappákban tárolják, amelyeket regisztrátoroknak neveznek. A Vedomosti -t általában egy hónapra vagy negyedévre nyitják meg.
A számviteli nyilvántartások nyilvántartásának világosnak, tömörnek, világosnak és olvashatónak kell lennie. Miután az üzleti tranzakciót a könyvelési nyilvántartásba bejegyezték, az elsődleges dokumentumon megfelelő jelölést kell tenni, hogy megkönnyítsék a könyvelés helyességének későbbi ellenőrzését. A hónap végén a számviteli nyilvántartások minden oldalán összegzik az eredményeket. A szisztematikus és analitikus nyilvántartások végső nyilvántartásait össze kell egyeztetni a forduló nyilatkozatok elkészítésével.
Az éves jelentés jóváhagyása után a számviteli nyilvántartásokat csoportosítják, kötik és a szervezet aktuális archívumába helyezik.
Létezik három módszer a hibás bejegyzések kijavítására a számviteli nyilvántartásokban: lektorálás, kiegészítő bejegyzés, visszavonás.
Korrekciós módszer csak akkor alkalmazható, ha a hibákat a mérleg összeállítása előtt fedezték fel, vagy ha azok a számviteli nyilvántartásokban történtek anélkül, hogy befolyásolnák a számlák levelezését. Ez a módszer az áthúzásból áll, és egy vékony vonalnyi hibás szöveget, számokat, összegeket és feliratokat tartalmaz a megfelelő szöveg vagy összeg mellett vagy felett, megfelelő fenntartással.
Például, ha 100 rubel helyett. 200 rubel tükröződik, majd 200 rubelt át kell húzni. és írja a tetejére "100 rubel".
A monetáris dokumentumokon nem engedélyezettek javítások és blotok, még azok sem, amelyeket meghatározott, különösen számokban.
További bejegyzések olyan esetekben történik, amikor egy üzleti tranzakció összegét tévesen alábecsülik. Például egy szállító 150 rubelt utalt át egy folyószámláról. Ezt az üzleti tranzakciót tükrözi a számlák helyes levelezése, de összegét alulbecsülik 100 rubelre. A következő számviteli bejegyzés történt: az "Elszámolások a szállítókkal" számla terhelése, a "Folyószámla" számla jóváírása - 100 rubel.
De mivel a szállítóknak 150 rubelt kell átutalniuk, akkor a hiányzó 50 rubelt. további könyvelést kell készíteni: a "Beszállítókkal való elszámolások" számla terhelése, a "Folyószámla" számla jóváírása - 50 rubel.
További könyvelések történnek az aktuális vagy a jövő hónapban. Ezt a hibajavítási szabályt két esetben alkalmazzák: ha az elsődleges dokumentum adatait nem rögzítik külön sorban a számviteli nyilvántartásban, és ha egy üzleti tranzakció hibásan alábecsült összege jelenik meg a számviteli nyilvántartásban.
Visszafordítási módszer abból áll, hogy a helytelen, főleg digitális bejegyzést negatív számmal küszöbölik ki, vagyis a helytelen levelezést és az összeget piros tintával ismétlik. Ugyanakkor a helyes bevitel közönséges tintával történik. Törlés akkor történik, ha a számlák helytelenül vannak egyeztetve, vagy ha egy túlzott összeget rögzítenek.
A műveletek eredményeinek összeadásakor a piros tintával végzett bejegyzéseket levonják.
Az elsődleges számviteli dokumentumok nemcsak a számviteli ügyekben fontosak, hanem az adójogszabályok tekintetében is, különösen a kötelezettségek körének meghatározásakor. Ezért rendkívül fontos, hogy az elsődleges dokumentáció összeállításáért felelős személy ismerje a számvitel minden árnyalatát, és ezen túlmenően megértse azok besorolását a munka egyszerűsítése érdekében.
Az elsődleges dokumentumoknak azok a dokumentumok tekintendők, amelyek bizonyos, már végrehajtott gazdasági tevékenységeket regisztrálnak. A számviteli bejegyzés elhagyása és a nyilvántartásba való felvétele csak akkor lehetséges, ha rendelkezésre áll elsődleges számviteli dokumentáció. A vállalatirányítási rendszer szerves részének tekintik. Ez alapján nyugodtan kijelenthetjük, hogy az elsődleges számviteli dokumentumok a gazdálkodó egység gazdasági tevékenységéhez kapcsolódóan végrehajtott és némi gazdasági hatást kiváltó tranzakciók dokumentált bizonyítékai.
Osztályozás
Az elsődleges szervezetek kérdését érintő minden pontra a 402-FZ rendelkezései és normái vonatkoznak. A rendelet azt jelzi, hogy ezekre a bizonyítványokra szükség van az adóstruktúrákkal való kölcsönhatás során, a számítások helyességének megerősítéseként. Ez azt jelenti, hogy az adóhatóságnak nem lesz panasza az adóalap meghatározásának folyamatával kapcsolatban.
A hatályos előírásoknak megfelelően az elsődleges dokumentációt 4 évig kötelező tárolni kell. Ebben az időszakban az adóhatóság bármikor kérhet dokumentumokat vizsgálathoz és ellenőrzéshez. Ezenkívül az elsődleges dokumentáció gyakran bizonyítékként szolgál a perekben.
Meg kell jegyezni, hogy az elsődleges dokumentáció meghatározott formáit jogszabályi szinten nem rögzítik. Ebben a kérdésben egy gazdálkodó egységnek lehetősége van arra, hogy kiválassza azt a lehetőséget, amely kielégíti igényeit, és jó segítség lesz a további munkában.
Általános szabály, hogy az alapvető funkciókat ellátó tanúsítványok teljes listája változatlan marad és a legmagasabb szinten jóváhagyott. Jelenleg ebbe a kategóriába tartozik:
A könyvelésben az elsődleges dokumentumok típusai meglehetősen változatosak, és elsősorban a dokumentum belátható időn belüli felhasználásának konkrét céljától függenek. A legnépszerűbb osztályozási jellemző azonban az elsődleges dokumentáció belső és külső felosztása.
A belső dokumentum a vállalat tulajdonát képezi, és bizonyos problémák megoldására állítja ki. Ezt a cég szakemberei állították össze, és hatása kizárólag a cég joghatósága alá terjed ki. Így a meghatározott kategória azokból a dokumentumokból áll, amelyek szükségesek egy vállalaton belüli üzleti tevékenység hatékony lebonyolításához. Ugyanakkor, ha egy dokumentum kívülről érkezik a vállalathoz, vagy a cég szakemberei állítják össze, és ezt követően más jogi személyekhez (adóhatóságok, ügyfelek stb.) Továbbítják, akkor azt külsőként ismerik el.
A belső dokumentumoknak viszont saját osztályozási jellemzőik is vannak, amelyek lehetővé teszik, hogy három kategóriába soroljuk őket:
Bizonyos körülmények között a dokumentáció is kombinálható. Ebbe a csoportba azok a papírok tartoznak, amelyek egyszerre tartalmazhatják a szervezeti és utalványdokumentáció kulcsfontosságú jellemzőit. A legszembetűnőbb példák itt a különböző készpénzes megbízások, követelések, előzetes jelentések és még sok más.
Bármilyen tranzakció végrehajtásakor előkészítik az elsődleges dokumentációt. Amint a teljes kitöltés megtörtént, a benne meghatározott összes információt meg kell másolni a megfelelő számviteli nyilvántartásban. És ez egyfajta fuvarozó, amely felhalmozza a tranzakcióval kapcsolatos fő információkat. A nyilvántartás lényege alapján több osztályozási jellemző különböztethető meg. Például megjelenésében a nyilvántartások könyvek, egyszerű lapok és számviteli kártyák formájában jelennek meg a felhasználók előtt.
A nyilvántartás fenntartásának mechanizmusai alapján további 3 csoport különböztethető meg:
Sok felhasználónak felmerül a kérdése, hogy mi tartozik az elsődleges könyvelési dokumentumokhoz, és milyen követelményeket támasztanak velük szemben. Jogalkotási szinten számos rendelkezés rendelkezik arról, hogy bizonyos információknak jelen kell lenniük az elsődleges házaspár dokumentumaiban. Különösen az FZ-402 9. cikkének 2. pontjával összhangban az elsődleges dokumentációnak a következő információkat kell tartalmaznia:
Az elsődleges számviteli dokumentum minta
A jogalkotó megállapítja az elsődleges számviteli dokumentumok elkészítésének bizonyos szabályait. Így az egyik legfontosabb követelmény a nyelvtani és írásjelek hibáinak és elírásainak pontossága és hiánya. Ha az adószolgálat bizonyos hiányosságokat fedez fel, az elkövetőnek újra meg kell ismételnie a dokumentumot, és ismételt szabálysértés esetén bírságot kaphat. Általában ebben a kérdésben nagy figyelmet kell fordítani a következő ajánlásokra:
Ha nem tartja be ezeket az ajánlásokat, jelentős nehézségekkel szembesülhet. Tehát, ha az adószolgálat az ellenőrzés során a dokumentumot hibásnak ismeri el, kétségek merülnek fel a számítások helyességével és az adóalap meghatározásával kapcsolatban.
Ha valamilyen oknál fogva bizonyos korrekciókra van szükség, semmi esetre se használjon korrektorokat és árnyékolást, mivel ezek elfogadhatatlanok. A korrekciókat a következő módokon lehet elvégezni:
Az elsődleges dokumentum írásban és elektronikus formában is elkészíthető. Az utóbbi időben sok vállalat sokszorosította az információkat, és összeállította mind a papír, mind az elektronikus változatokat. Az előbbieket később belső érdekekhez használják, de kérésre elektronikus másolatokat küldnek ellenőrzésre a Szövetségi Adószolgálatnak.
Több következtetés is levonható. Az állam nem hagy jóvá semmilyen kötelező nyomtatványt az elsődleges dokumentációhoz, ami jogot ad a gazdálkodó szervezeteknek, hogy önállóan határozzák meg a dokumentum formáját, amelyet a gyakorlatban tovább fognak használni. A dokumentum nyilvántartásba vétele után azonnal minden adatot át kell vinni a számviteli nyilvántartásba.
