Tudod, mi a tervezés, és mennyire fontos a tervezés? Úgy tartják, ha egy kis időt szánunk a munkanap megtervezésére és megszervezésére, az események jó koordinációja és a feladatok helyes sorrendje miatt sokszor több időt takarítunk meg. Kétségtelen, hogy a tervezés rengeteg előnnyel és előnnyel jár.
Ismert statisztikák egész szervezetek léptékében, amelyek szerint a tudósok rájöttek. A stratégiai tervezéssel foglalkozó irodák hosszú távon sikeresebbek és pénzügyileg gazdagabbak, mint a stratégiai tervezéssel nem foglalkozó versenytársaik. A napi tervezés lényegében ugyanaz a tervezés, de taktikai szinten. A tervezés hatékony eszköz minden modern sikeres ember céljainak eléréséhez. Tehát itt vannak a tervezés fő előnyei:
MIÉRT KELL TERVEZNI
1. A munkanap terve. Semmi sem marad figyelem nélkül.
Sajnos annak ellenére, hogy az agyunk a legerősebb eszköz a munkában, de memóriánk nagyon korlátozott. Vannak jobb emlékű emberek, vannak rosszabb emlékűek. A memória fejleszthető. De ha sok a tennivaló, akkor néhány üzlet elkerülheti a figyelmünket. És az ördög, mint tudod, a részletekben rejlik.
A tudósok úgy vélik, hogy az átlagos emberi agy hét tárgyat képes szem előtt tartani (plusz/mínusz kettő). Ráadásul ez egy nagyon optimista értékelés.
Amellett, hogy nem felejtünk el semmit, a stressztől is megszabadulunk - felhagyunk az aggodalommal és a „mindent megtettem mára?” kérdésfeltevéssel. Személy szerint jelenleg ezt a cikket írom egy naplóban szereplő terv segítségével.
2. Az idő tervezésével többet fog végezni.
A tervezés előnyei nyilvánvaló. Ha minden munkát előre átgondolsz, akkor egyrészt a munkafolyamat során nem vonod el tőle a figyelmedet. Másrészt több idő áll rendelkezésére, amit akár további munkára is fordíthat, akár korán elhagyhatja a munkát. Mindkettő lényegében a termelékenység növekedését jelenti. Úgy tartják, hogy a napi terv összeállítása nem tart tovább 10 percnél egy csésze reggeli kávé mellett. Az időmegtakarítás pedig legalább két sas. Egy hónap alatt ezzel akár 40 munkaórát is megspórolhatunk, ami egy teljes hétnek felel meg.
3. A munkanap beosztása segít a fontossági sorrend meghatározásában
Például ma először írtam két cikket, amelyekért mindegyikért 1000 rubelt fizetnek. Aztán írtam egy általános cikket egy érdekes témában, és időt fordítottam az általad olvasott kiadványra is. Mindez a munka a prioritások listáján szerepel. Mivel világos aznapi munkatervem van, nem vesztegetem az időt nem kiemelt feladatokra. Ennek eredményeként a fontos ügyek nem merülnek feledésbe, és nem halasztják későbbre. Legyünk őszinték önmagunkhoz. Gyakran halasztjuk a fontos dolgokat későbbre, holnapra. Vagyis sokan szenvedünk a halogatástól.
4. A napi terv enyhíti a stresszt és a határidőket
A tervezés előnyei Ez abban is rejlik, hogy felfoghatatlanul sok olyan dologgal nem foglalkozunk, amit ma meg kell tennünk, amit tegnap kellett volna. Napról napra kiválasztod a megvalósítható mennyiséget és a munkát, amivel teljesen elkerülheted a határidőket és a végtelen stresszt, mert nincs időd valamire. Ennek eredményeként a munkafolyamat kiszámíthatóvá és kezelhetővé válik.
hallottál róla? Lényegében egy munkanap megtervezése lehetővé teszi, hogy ezt az elvet előnyére fordítsa, ami azt jelenti, hogy sokszor többet tehet. Először csak a legfontosabb dalokat készítjük el. jól átgondolt tervünk van. Ezután lehetőség lesz másodlagos feladatok elvégzésére, vagy akár pontozásra is. Tervezd meg a napodat, és tedd szokássá, de add át másoknak. Ez különösen igaz az új és összetett projektekre.
Annyi időt töltenek munkával, amennyi rendelkezésre áll, vagy bármilyen munkát a megadott időn belül végeznek el. Ezek a munkanap tervezésének alapelvei és szabályai pszichológiailag indokoltak, és különböző élethelyzetekben beváltak.
A vezetők tisztában vannak a következő mintával: a munkával annyi időt töltenek, amennyi rendelkezésre áll, vagyis minden munkát a rájuk szabott idő alatt végeznek el.
A munkanap tervezésének alapelvei és szabályai, melyekre felhívjuk a figyelmüket, nem kötelező érvényűek. Sokan közülük komolytalannak tűnhetnek számodra. Pszichológiailag azonban indokoltak, és különféle élethelyzetekben beváltak. Nem szükséges minden elvet alkalmazni. Próbáld meg mindegyiket alkalmazni, találd meg a stílusod – ez lesz a legjobb számodra.
Tehát a munkaidő-szervezésnek meg kell felelnie az alapelvnek: "A munkának engedelmeskednie kell nekem, és nem fordítva." A munkanap tervezésének szabályai három csoportra oszthatók:
1. Kezdje a napot pozitív hozzáállással. Próbáljon minden napnak valami pozitív kezdést találni, mivel az a gondolkodásmód, amellyel elkezdi megbirkózni az előttünk álló kihívásokkal, elengedhetetlen a sikerhez. Minden reggel tegyél fel magadnak három kérdést:
A pozitív hozzáállás kialakítása általában nem tart tovább két percnél. Adja meg magának ezt a két percet, mielőtt elkezdi "szokásos reggeli rutinját".
2. Egy jó reggelit és sietség nélkül - dolgozni. Alvás nélkül, reggeli nélkül, mielőbb munkába – egy ilyen kezdés csak tönkreteheti a napot! Ne mondd, hogy nincs időd egy laza reggelire, ez fontossági sorrend rendezése (csak korán kell lefeküdnöd, hogy eleget aludj, és egy kiadós reggelit fogyassz).
3. Ezzel egyidőben kezdje el a munkát. Ez az önfegyelem eleme, amely hozzájárul az erők mozgósításához.
4. Ellenőrizze az aznapi terveit. Használja az ABC (ABC) elemzési módszert vagy az Eisenhower elvet. Megállapítást nyert, hogy egy munkanap tízperces felkészülése akár két óra munkaidőt takarít meg. Szóval nyerd meg ezt a két órát! Ezenkívül a munkanap megtervezésekor vegye figyelembe a következő szabályt: az idő legfeljebb 60% -át kell megterveznie, és 40% tartalékalap váratlan és sürgős ügyekre.
5. Kezdje az üzletet felhalmozódás nélkül. Kategorikusan vissza kell utasítania az olyan „reggeli rituálékat”, mint az újrafelhasználható üdvözlések, a legfrissebb hírek hosszadalmas megbeszélése stb. Természetesen szükség van társadalmi kapcsolatokra, és te nem vagy robot. Áthelyezhetők azonban kevésbé stresszes időszakokra, például ebédre és délutánra.
6. Először is - a legfontosabb feladatokat. A munkanapot érdemes az A csoport feladataival kezdeni, minden más várhat. Ne nézze át először a levelezést – a bejövő üzleti levelek ritkán foglalkoznak a legmagasabb prioritású ügyekkel, amelyeket azonnal be kell fejezni.
7. A napi tervet egyeztetjük a titkárral. A titkárnő, ha van, a legfontosabb partnere a tevékenységek optimális feltételeinek megteremtésében. A munkanap első idejét neki kell szentelnie, még ha pár perc is. A titkárnak tisztában kell lennie az Ön ügyeivel. Koordinálja vele az összes dátumot, prioritást és tervet a napra. A jó titkárnő megduplázza a főnöke hatékonyságát, a rossz titkár pedig felére csökkenti.
1. Készítse elő az íróasztalát a munkához. Távolítson el a táblázatból minden felesleges papírt az A csoport feladatainak megoldásához. Egyszerre legfeljebb hat dokumentum lehet az asztalon. Ez pszichológiailag indokolt: egyrészt a felesleges papírok elnyelik az időt, másrészt az asztalon a rend serkenti a gondolatok rendjét.
2. Állítson be határidőket. Néha rád osztanak feladatokat, mert te is valakinek a beosztottja vagy. Tehát a probléma megoldására kitűzött határidőket nagyon gyakran feltétel nélkül elfogadják, még akkor is, ha nem férnek bele jól a terveibe. És meg kell próbálnunk őket érdekeinkhez és "alkuidőnkhöz" igazítani. Röviden: kérjen kétszer annyi időt, mint amennyi egy adott feladat elvégzéséhez szükséges; ez gyakran könnyebb, mint gondolnád. Ami a beosztottakhoz való feladatok kiosztását illeti, azt tanácsolom, hogy körülbelül harmadával kevesebb időt szánjon nekik, mint az Ön szerint a probléma megoldásához szükséges. Ha ez elég, időt takarít meg, ha nem, akkor sem veszít.
3. Kerülje el a visszhangot okozó cselekvéseket. Sok vezető hajlamos egyre több új esetbe, problémába, ötletbe bonyolódni, és ezzel megfelelő reakciót vált ki tetteire, ami befolyásolhatja az időbeosztást. Például nagyon gyakran, miután egyszer (tiszta érdekből) részt vett egy értekezleten, a vezető további feladatokat kap, amelyeket a terve nem ír elő. Megbízható valamivel, bekerülhet a munkacsoportba stb. Ezért a legjobb, ha minden cselekményt (levelek, telefonbeszélgetések, határidők egyeztetése stb.) át kell ellenőrizni a szükségesség és a veszély szempontjából. egy válasz.
4. A felmerülő további sürgető problémák elutasítása. Minden vállalkozásban, minden osztályon különféle sürgős körülmények vagy előre nem látható helyzetek adódnak. Emlékeztetni kell arra, hogy az úgynevezett sürgető körülmények miatti elterelés a tervezett fontos dolgok egy időre elfelejtéséhez vezet. Hogy érdemes-e ezt megtenni - döntsön eseti alapon, a körülmények függvényében.
5. Kerülje a nem tervezett impulzív cselekvéseket. Az elkészített tervtől való impulzív eltérés általában csökkenti a termelékenységet. Tehát, ha munka közben szeretne valamit csinálni (például telefonálni), fontolja meg, hogy megéri-e megtenni.
6. Időben tartson szüneteket. A rövid munkaszünetek mindenképpen szükségesek, gyakoriságuk és időtartamuk egyéni. A lényeg az, hogy rendszeresen végezzük őket.
7. Csoportosítson kis homogén feladatokat, és hajtsa végre azokat sorozatban! Kezelje a rutinmunkát és az apróságokat úgy, hogy a homogén feladatokat munkablokkokba vonja össze. Hat 10 perces blokk telefonhívásokhoz, rövid megbeszélések paradox módon több időt vesz igénybe, mint egy 60 perces blokk. Miért? Mert hatszor teszed meg a megfelelő felkészülést a homogén tevékenységhez. Tehát csoportosítsa a hasonló feladatokat blokkba, de ne legyen túl hosszú (30-60 perc jobb).
8. Racionálisan fejezze be, amit elkezdett. Kerülje az ugrásokat a munkában, és mindig próbálja a megkezdett munkát a végére vinni. A fő munkáról való figyelemelterelés időt emészt fel, mert amikor visszatérsz hozzá, újra meg kell ismételni azt, amit egyszer már megtettél.
9. Használjon időréseket. Ne hagyjon be nem tervezett időpontokat kitöltetlenül (pl. várakozás a főnök várótermében, haszontalan értekezlet, amelyen részt kell vennie). Amikor megteszik, tedd fel magadnak a kérdést: „Hogyan hozhatom ki a legtöbbet ezekből a percekből?”
10. Szánj egy csendes órát (időt magadnak). Jól sikerült minden nap egy csendes vagy zárt órát lefoglalni, amely alatt senki sem zavarhat. Ez a zavartalan koncentráció ideje. Tedd bele a tervbe, jelentősen növeli a termelékenységedet. Erre az időre szigetelje el magát a külvilágtól, akár egy titkárnő segítségével, vagy egyszerűen csukja be az ajtót, miután figyelmeztette, hogy nem vagy ott. Használja a zárva tartást fontos, de nem sürgős, hosszú távú feladatokra, vagy azokra a feladatokra, amelyek elvesznek a napi forgatagban.
11. Kontroll határidők és tervek. Az értekezletek és egyéb tevékenységek során a Pareto-elvnek megfelelően gyakran a döntések 80%-a az idő 20%-ában születik meg. Kövesse nyomon az idejét, és ne szánja rá a tervek újraellenőrzésére a prioritások megváltoztatásával kapcsolatban.
1. Fejezd be a visszavonást. Minden elkezdett apró dolgot (levelezés megtekintése, levelek és jegyzetek diktálása) próbáljon meg egy napon belül befejezni. Megvalósításuk késleltetése többletmunkaköltségekhez vezethet, amikor meg kell szüntetni az „elzáródást”.
2. Eredmények monitorozása és önkontroll. Ellenőrzés és önkontroll nélkül elképzelhetetlen a munkaszervezés. Az ellenőrzésről részletesebben az alábbi cikkek egyikében fogunk beszélni. Addig is csak arra szorítkozom, amit mondok: a tervezett és az elkészült összehasonlítása, a tervektől való eltérések elemzése a normál munkavégzés elengedhetetlen feltétele.
3. Tervezze meg a következő napot. A legjobb, ha előző este megtervezzük a következő napot. Magától értetődik, hogy ezzel nem törli a kötelező reggeli újraellenőrzést.
___________________________________________________________
Ezen egyszerű időgazdálkodási szabályok betartása lehetővé teszi, hogy hatékonyan használja fel idejét, és továbbra is készleten lesz. Nos, ha elhanyagolod az idődet, akkor még a jó varázslat sem segít visszaadni az elveszetteket. Értékeld az időt!
Gondolj vissza életed legnagyobb kudarcaira. Veszekedések, félreértések, amelyek negatív irányba megváltoztatták az egész életét. Sikertelen vizsgák, állásinterjúk stb. Az ilyen kudarcok okai hasonlóak, általában a rossz felkészülés és az elszánt cselekedetek eredménye, az alábbiakban megnézzük, hogyan kell mindent megtenni, és megtervezni a napot / hetet.
Mi történik, ha egy sportoló egy hónappal az olimpia előtt abbahagyja az edzést - a készségek és az izomerő jelentősen gyengülnek, és az utolsó helyek egyikét foglalja el. Akárcsak a sportban, minden vállalkozásban jó felkészülésre van szükség, enélkül a siker esélyei jelentősen csökkennek.
A felkészülés kulcstényezője a tervezés "6P szabály": A megfelelően elvégzett tervezés megakadályozza a teljesítmény romlását.
Az alábbiakban 7 módot adok arra, hogy a nap, hét megfelelő megtervezésével mindent megtegyünk.
Először is nézzük meg, hogyan működik az agyunk. Kiderült, hogy legfeljebb 7+-2 esetet vagy fontos gondolatot tudunk kordában tartani a fejünkben. Ennek ellenőrzéséhez számolja meg, hány kör látható a képeken:
|
 |
 |
| Rizs. egy | Rizs. 2 | Rizs. 3 |
 |
 |
| Rizs. négy | Rizs. 5 |
Valószínűleg az 1., 3. és 4. ábrán látható objektumok számának meghatározásához elég egy pillantás.
A 2. és 5. ábrához pedig egy pillantás nem volt elég, külön kellett számolni. Minél kisebbek az objektumok, annál könnyebb kezelni őket. Az agy határa akkor jön el, amikor a szám több mint 7+-2 lesz.
Ugyanez a helyzet a gondolatokkal, egyszerre a fejünkben legfeljebb 7 + -2 feladatot tudunk elraktározni, a többit elfelejtjük.
Ajándékot kell vásárolnia egy szeretett személy születésnapjára;
- Fizessen az internetért, amíg ki nem kapcsolja.
Amikor megérkezett a munkahelyére:
Tudja meg, hogy ma jelentést kell készítenie;
- Bementem, egy kolléga kérte, hogy dobják le a szerződéssablont;
- A reggeli tervezési értekezlet után a főnök megkért, hogy csináljak 3 dolgot.
A fej már tele van, de az idő nem áll meg, hívhat ügyfél, szeretett személy, kolléga, előfordulhat előre nem látható helyzet stb. Mi történik ilyen esetben? Valamit elfelejtünk. Ha elfelejtünk élelmiszert venni a boltban, akkor természetesen semmi szörnyű nem történik, de valami fontosabbat elfelejthetsz: Ne gyere el egy fontos megbeszélésre, ne vegyél be gyógyszert stb.
Ráadásul minél több dolog van a fejünkben, annál rosszabbak az elemző képességeink, mivel energiát fordítunk az információra.
Notebook - kiküszöböli a fent leírt problémákat, és a memóriából való munkavégzéshez képest a következő előnyökkel rendelkezik:
1) Az írás mindig gyorsabb, mint a memorizálás. Például egy mobiltelefon lejegyzése 10-100-szor gyorsabb, mint a memorizálás. Az üzlettel is.
2) Energiatakarékos. Hogy ne feledkezzünk meg a fontosról, gyakran emlékezünk rá, energiát fordítunk erre. A notebook megoldja ezt a problémát.
3) Megbízhatóság. Amit tollal írnak, azt baltával nem lehet levágni. Bármilyen üzletet el lehet felejteni a fáradtság, érzelmek vagy egyéb dolgok hátterében. De ha a feladatok le vannak írva, akkor a felejtés sokkal nehezebb.
Feladatlistát lehet vezetni normál lapon, jegyzettömbön, de jobb, ha füzet, mert van benne naptár. A napi feladatok listája lehet számítógépen vagy papíron. A legfontosabb, hogy meglegyen, mert ez a tervezés alapja, mint egy ház alapja. Ha a háznak nincs alapja, akkor legfeljebb egy kis egyszintes, műanyagból vagy rétegelt lemezből készült, fűtés nélküli építmény építhető. A tervezés során természetesen megteheti az aznapi feladatok listáját vagy a jegyzetfüzetet, de erősen korlátozottak lesznek a lehetőségei.
A teendők listáján vagy a jegyzetfüzetben a legfontosabb a napközbeni tennivalók listája. A második legfontosabb rész a naptár, melyben az adott napon elvégzendő feladatokat láthatjuk. Ezért a jegyzetfüzet jobb, mint egy normál lista, mert ott van egy naptár.
Az időszervezővel vagy notebook-szal végzett munka során a legfontosabb, hogy egy előre elkészített terv szerint dolgozz. Ehhez rendszeresen nézze át notebookját, hogy megtudja, mindent megtett-e, amit mára tervezett. A listát az aktuális feladat elvégzése után tekintheti meg. Nagyon fontos, hogy a szervezőbe belefoglalja azokat a fontos dolgokat, amelyeket ma meg kell tennie.
Ha új feladat érkezik, és nem sürgős, akkor először írd le egy füzetbe, és csak akkor folytasd, ha szóba kerül. Minden új feladat nagyon fontosnak tűnik, és elkezdünk mindent egymás után felvállalni: e-maileket ellenőrizni, telefonálni stb. De amint elkezdi először leírni az összes beérkező feladatot egy jegyzetfüzetbe, ezt a bejegyzés mellett fogja látni. vannak fontosabb feladatok is.
A test jobb oldalának minden mozgását a bal agyfélteke irányítja, amely a logikáért felelős. Amikor a jobb kezünkkel felírunk egy új feladatot, aktiváljuk agyunk bal féltekéjét, amely a logikáért felelős. A logika aktiválása jobb kézzel írva segít jobb döntéseket hozni.
Ha a munka megkezdése előtt mindent felír egy füzetbe, akkor a nap folyamán el tudja végezni a legfontosabb feladatokat, és képes lesz ellenállni a másodlagos feladatoknak, amelyek folyamatosan elvonják a figyelmét.
Minden tervezett feladatot fontossági sorrendben, majd a végrehajtás időpontjáig kell végrehajtani. Kezdje a legfontosabbakkal, és fokozatosan lépjen tovább a kevésbé fontosakra. Írja le a mai tervben szereplő feladatokat fontosságuk sorrendjében, majd rendezze sürgősség szerint, és kezdje el a munkát a legmagasabb prioritással.
Például egy barátod felhívott chatelni. Telefonálás, sürgős ügy, mert most csörög a telefon, de lehet, hogy nem fontos. Ha jelentősebb feladatai vannak, például jelentést készít a munkáról, akkor jobb, ha először egyre fontosabb feladatokat végez el, különösen egy jelentést, majd ha van idő, hívjon vissza és beszéljen egy barátjával. . De nem fordítva, különben egy jelentéktelen hívás miatt előfordulhat, hogy nem lesz ideje fontosabb dolgokra.
Fontosság a sürgősség felett. Sürgős feladatokat csak akkor szabad elvállalni, ha ura a helyzetnek, és biztos abban, hogy lesz ideje minden fontosabbra.
Rengeteg elektronikus jegyzetfüzet létezik. Az elektronikus naplónak tagadhatatlan előnyei vannak a papíralapú naplókkal szemben:
V. Takarítson meg időt. Az elektronikus naplón nem kell átírni az előző napi feladatokat az aktuálisra, emellett számítógépen és telefonon, tableten is lehet vele dolgozni, minden eszközön szinkronizálva az adatokat.
B. Hangerő és sebesség: Egy elektronikus naplóban nagyon gyorsan átmásolhat nagy mennyiségű információt a további munkához. Például: Este banános pitét akarsz sütni, és a boltba indulás előtt fel kell írnod a szükséges hozzávalókat. Ha rendelkezik elektronikus szervezővel, akkor gyorsan, pillanatok alatt átmásolhat egy teljes receptet az internetről egy naplóba. Ugyanakkor ahhoz, hogy csak az összetevőket írja fel kézzel egy papírra, több időre lesz szüksége, mint a teljes recepthez elektronikus formában. A boltban pedig elég lesz bekapcsolni a naplót a telefonon, hogy gyorsan megértsük, mit kell vásárolni.
B. Kényelem. Kényelmetlen egy közönséges jegyzetfüzetet használni közlekedésben, boltban, nyaraláson, ezeken a helyeken nehéz leírni és megnézni a jegyzeteket, mert a papírnapló nagy és 2 kézre van szükség a kinyitásához. De a telefonon lévő elektronikus jegyzetfüzet mindig veled lesz, bárhol is van: közlekedés, üzlet, utca. Gyorsan jegyzeteket készíthet számítógépén, majd szinkronizálhatja azokat, hogy pillanatok alatt megjelenjenek a telefonján.
Készítsen cselekvési tervet a következő napra előre, a legjobb időpont a munkanap vége, mielőtt hazamenne. Ez az egyszerű művelet segít jobban aludni, mert az álmatlanság oka gyakran az, hogy este átgondoljuk az összes fontos dolgot, amit holnap meg kell tenni, hogy ne felejtsük el reggel. És éppen ezek a gondolatok akadályoznak meg bennünket abban, hogy kipihenjük magunkat és nyugodtan elaludjunk, de ha minden tervet leírunk, nemcsak a nyugodt alvást, hanem egy estét is biztosítunk.
Ezen túlmenően, ha előre elkészít egy tervet, tudatalattija egész éjszaka folyamatosan azon fog dolgozni, hogyan valósítsa meg legjobban a tervezettet. Az összetett problémák megoldása reggelinél, munkába menet, vagy akár az éjszaka közepén is megérkezhet. Leggyakrabban reggel jönnek az új ötletek, és ezt az időt maximálisan kihasználod, csak előre kell írnod egy teendőlistát a következő napra.
Egyébként, ha vannak olyan kérdéseid, amelyekre választ szeretnél kapni, akkor mielőtt elalszol és becsukod a szemed, tedd fel magadnak, lehetőleg hangosan, és azonnal aludj el. Reggel pedig készülj fel, hogy azonnal leírd az összes gondolatot, ami ébredéskor vagy később felmerülhet.
Készíts egy tervet a napra, hogy a sok energiát igénylő munka éppen az aktivitásod csúcsára essék, amikor sok az energiád és a lehető legtermékenyebb vagy. Általában az aktivitás csúcspontja reggel kezdődik, mert alvás után sok erővel és friss fejjel rendelkezik, de előfordul, hogy az aktivitás csúcsa nappal, sőt este is bekövetkezhet.
A leginkább energiaigényes tevékenységek azok a dolgok, amelyekhez nincs tehetség. Jellemzően ezek azokat a dolgokat, amelyeket a legjobban nem akarsz csinálni. Ezeket az időgazdálkodási feladatokat békáknak nevezzük, mert ezeket a feladatokat kellemetlen elkezdeni. Van egy szabály az időgazdálkodásban - kezdje a napot egy békával, azaz egy kellemetlen ügyből. Ez a szabály lehetővé teszi, hogy hatékonyabban dolgozzon, mert általában reggel van a legtöbb erő, és ezek az erők rendkívül fontosak a legkellemetlenebb munka elvégzéséhez.
Mondok egy példát az életből, műszaki beállítottságú vagyok, szóval az egzakt tudományok, mint pl.: a fizika és a matematika könnyű számomra, de a humanitárius tantárgyakkal nehezebb, ezért iskolás koromban gyakran készültem angolra. teszt reggel. Iskola előtt 1-2 órával felkeltem és angolul tanultam. Délelőtt volt a legtöbb energiám, így ilyenkor könnyebben tudtam elvégezni azt a nehéz feladatot, amelyhez a legkevesebb tehetségem volt. A felkészülés eredménye minden várakozásomat felülmúlta, olyan tantárgyból kaptam kitűnőt vagy jót, ami nem tetszett.
Tervezd meg a legkellemetlenebb feladatokat az aktivitás csúcsára, például reggelre, és meglátod, hogyan fogsz többet végezni, és nő a személyes hatékonyságod.
P.S. Ha bármilyen nehézsége, kérdése van az olvasott cikkel, valamint a következő témákkal kapcsolatban: Pszichológia (rossz szokások, tapasztalatok, stb.), értékesítés, üzlet, időgazdálkodás stb., kérdezzen, megpróbálok segíteni. Skype konzultációra is van lehetőség.
P.P.S. Online képzésen is részt vehetsz "Hogyan szerezz 1 óra többletidőt". Írjatok véleményeket, kiegészítéseiteket ;)
 |
|
Szia! Ebben a cikkben a munkanap tervezéséről lesz szó.
Ma megtanulod:
A 21. században az életritmus érezhetően felgyorsult, és folyamatosan lendületet vesz. Ha korábban a sikerhez egy mennyiségű munkát kellett elvégezni, most a sikerhez sokkal többet kell tennie. És az emberek kezdenek szembesülni az időhiánnyal. Ha az élet minden nap ránk sodorja a mindennapi feladatokat, akkor nincs idő.
A munkanap-tervezés egy olyan eszköz, amely nemcsak a munkaidő hatékony felhasználását, hanem annak csökkentését is segíti. Ez nem egy banális teendőlista, amelyet szigorú sorrendben kell kitölteni. A tervezés az a képesség, hogy megválasszuk, mit, miért és mikor kell tenni.
Ez az oka annak, hogy a jó tervezés nemcsak strukturálja mindazt, amit egy nap alatt csinál, hanem időt is szabadít fel. Először is meg kell tennie a legfontosabb dolgokat - ez a fő szabály. Hasznos minden olyan személy számára, akinek szabadideje van a munkahelyén, és nincs világos beosztása, hogy helyesen osztja be idejét.
A munkaidő-tervezés a következőket tartalmazza:
Fontossági sorrend segít megérteni, hogy mire kell figyelni, mi az, ami magától megoldódik, és melyik problémát érdemes figyelmen kívül hagyni. Az idő és az információ sokkal értékesebb lett, mint korábban, és haragudni valamire, ami nem hoz eredményt, értelmetlen dolog.
Fontos feladatok kiválasztása- majdnem megegyezik a rangsorolással, csak egy munkanapon belül. Ön választja ki, hogy mi hoz fontos eredményt, mit kell sürgősen tenni, és mit lehet halasztani.
A problémamegoldás legjobb módjainak megtalálása nagyon fontos szempont. A tervezés során nem csak azt kell mérlegelnie, hogy mit fog tenni, hanem azt is, hogy hogyan csinálja a legjobban. Ugyanakkor fontos, hogy ne csak időt takarítsunk meg, hanem mindent a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban végezzünk el.
Munka szabadidővel is szerepelnie kell a munkatervben. Van napi 2 felszabaduló órád, amit elkölthetsz valamire? Szólhat erről a főnökének, aki megterheli Önt munkával, oktathatja magát, vagy erőfeszítéseket tehet saját projektjének kidolgozására.
Bárki, aki valaha is foglalkozott szabadúszóval, üzlettel vagy „kénye-kedve szerint végzett munkával” (például egy taxival), megérti, mennyire fontos az egész napos dolgokat intézni. De például az irodai dolgozók többsége nem tartja szükségesnek a munkanap megtervezését.
Valójában a munkanap tervezésének fő oka a saját hatékonyságának növelése. Ha hallgatsz a saját testedre, megértheted, hogy bizonyos dolgok egy időben jobbak neked, mások pedig máskor. Például kényelmesebb, ha ebéd után hívogat más cégeket, mivel már felébredt, de még nem volt ideje elfáradni, és a monoton munka is gyorsabban történik este, ezért jobb, ha elhalasztja a vezetési információkat az adatbázisba 5-6 órára.
A munkanap megtervezése nem csak a problémamegoldás alapvető elemeit veszi figyelembe, hanem az egyes személyek személyes preferenciáit is. Az időgazdálkodást nem úgy alakították ki, hogy mindenkire ugyanazt a magas teljesítmény mintát kényszerítsék. Feladatait testének sajátosságaihoz kell igazítania.
A nap megszervezése és megtervezése lehetővé teszi, hogy kevesebb idő alatt többet végezzen el, és maradjon időd azokra a dolgokra, amelyeket szeretsz.
Mindenkinek meg kell tudnia tervezni a munkanapját. Így időt takaríthat meg és hatékonyabban dolgozhat. De van 3 kategória az embereknek, akiknek egyszerűen személyes tervezésben kell részt venniük.
. A legfegyelmezetlenebb dolgozó a szabadúszó. Nincs világos ütemterve, és csak a határidő emlékezteti arra, hogy ideje leülni valamit csinálni. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a több ügyféllel dolgozó szabadúszók megtervezzék a munkanapjukat. Gyakran kiderül, hogy egy-két nap eltéréssel jelennek meg az új megrendelések, és ha az utolsóig halogatod, előfordulhat, hogy nem lesz időd két projekten dolgozni.
üzletemberek. Itt minden szinte ugyanaz, mint a szabadúszónál. Főleg, ha online üzletről van szó. Egyrészt megnyugodhat otthon, amikor alkalmazottai dolgoznak, másrészt azonban ez a megközelítés elkerülhetetlenül kudarcnak bizonyul. Nyugaton a munkamánia kultusza virágzik az üzletemberek körében. Azt hiszik, hogy ha nem dolgozol heti 60 órát, akkor lusta vagy, és nincs semmi dolgod az üzleti életben.
Vezetők. A vezető nem mindig üzletember. A társaság tulajdonosa nem vehet részt aktívan cége ügyeiben, de annak igazgatója vállalja a felelősséget a teljes mechanizmus működéséért. Éppen ezért a közép- és nagyvállalatok vezetőinek hatékonyan kell kihasználniuk idejüket, mert hosszú távon az ő döntéseiktől függ a cég jövője. A menedzser munkanapjának megtervezése egy módja annak, hogy a leghatékonyabban oszthassa be idejét a stratégiailag fontos feladatok között.
Számos módja van a munkanap megfelelő megtervezésének. De az egyik leghatékonyabb Eisenhower Mátrix. Ennek lényege a következő.
4 négyzet van:
A négyzet szinte mindig üresnek kell lennie. Megfelelő tervezéssel minden fontos feladatnak a B mezőben kell elhelyezkednie, és az A-hoz közeledve kell végrehajtani.
B négyzet Ezek olyan fontos dolgok, amelyek segítenek elérni a célt. Ez magában foglalja az összes olyan feladatot, amelyet 1 munkanapon belül el kell végezni.
C négyzet sürgős és lényegtelen eseteket jelent, amelyeket át kell adni másoknak. A sürgős, de lényegtelen dolgok kiváló példája a potenciális ügyfél felhívása. Egy alkalmazott megteheti ezt, jobb, ha más dolgokra koncentrál.
D négyzet, azt jelenti, hogy vannak nem sürgős és lényegtelen dolgok, amelyek nem visznek közelebb a célhoz, nem keltenek pozitív érzelmeket, és elvileg nincs is rájuk szükség. Ebben a rovatban írjon le minden haszontalan ötletet.
A feladatoknak ez a fontosságuk és sürgősségük szerinti felosztása lehetővé teszi, hogy megértsük, mire kell figyelni a munkanap során, és mi az, amit nyugodtan elfelejthetünk. A mátrix nemcsak a munkafolyamatokban segít, hanem a mindennapi életben is. Ha szeretnél angolul tanulni, az érdekes számodra, és segít a karrieredben - ez a B négyzet. De ha csak azért akarsz spanyolul tanulni, hogy tudd - ez a D, és nyugodtan elfelejtheted azt.
Számos szabály létezik a munkanap hatékony irányítására. A kényelem kedvéért a napot 3 részre osztjuk:
A reggel a legfontosabb lépés. Attól függően, hogy mennyit aludt, hogyan kelt fel és mit csinált, hangulata, pszichológiai hozzáállása és teljesítménye függ.
A „helyes” reggel alapelvei a következők:
A fő munkafolyamat a következő feladatokból áll:
A munkanap vége a következő elveken alapul:
Ha Ön vezető, akkor a munkanap során szorosan együtt kell működnie a titkárával.
Ne feledje, hogy ezek mind általános tippek. Nem veszik figyelembe az Ön egyéni jellemzőit. Ha kényelmesebb a sürgős munkát délután elvégezni, és nem reggel, akkor ez az Ön joga. Ha inkább egy nagy és nehéz feladatot szeretne utoljára elvégezni, és ez semmilyen módon nem befolyásolja a hangulatát egy napig, akkor tegye tartóssá.
A munkanap tervezése legyen egyéni.
Annak ellenére, hogy az időgazdálkodás gyakorlata szilárdan beépült életünkbe, a legtöbb ember gyakran követ el hibákat munkanapja megtervezésekor. Íme néhány közülük.
Hiba 1. Helytelen prioritás.
Az Eisenhower Mátrix azt mondja nekünk, hogy fontos dolgunk van. De sokan könnyen összetéveszthetik azt, ami számukra fontos. Az A négyzetet, amelynek üresnek kell maradnia, és felelősnek kell lennie a sürgős és fontos ügyekért, gyakran összekeverik a C-vel, ahol lényegtelen dolgok halmozódtak fel, amelyek azonnali figyelmet igényelnek.
Fontos észben tartani, hogy energiát kizárólag arra kell fordítania, ami egy adott pillanatban fontos Önnek. Dolgoznia kell a jövőért, amikor a dolgokat el lehet halasztani és megfelelően megtervezni.
Hiba 2. Túl sok időt töltenek apróságokkal.
Ahhoz, hogy megmagyarázzuk, miért kell először egy „alapot” készíteni, és csak azután az apróságokat, a Pareto törvényt fogjuk használni. Azt mondja, hogy az erőfeszítések 20%-a adja az eredmények 80%-át. Ez azt jelenti, hogy amikor valami fontoson dolgozol, az erőfeszítések 20%-át elköltöd, és az eredmény 80%-át eléred. Ha apró dolgokon dolgozol, 4-szer kevesebb eredményt érsz el, és 4-szer több energiát költesz.
Nézzünk egy kis példát. Reklámkampányt kell indítania. Ha létrehoz 10 kreatívot, kiválasztja hozzájuk a kulcsszavakat és kifejezéseket, és elindítja azokat az előkészített webhelyeken, akkor ez lesz a munka 20%-a, amely az eredmény 80%-át adja. De ha időt tölt a betűtípusok és képek szerkesztésével, kifejezések kiválasztásával és csiszolásával, valamint további hirdetési platformok keresésével, akkor sokkal több erőfeszítést fog költeni. Mindezt meg kell tenni, de a reklámkampány megkezdése után, amikor eléri az első eredményt.
Hiba 3. Időhiány a személyes ügyekre.
Minden embernek rendelkeznie kell személyes élettel és szabad foglalkozással. Ha sok dolgod van, és nem találsz egy-két órát a hobbidra, akkor ez rossz tervezés a saját napodra. A munkaidő beosztása nem csak azért fontos, mert így többet tehet. Lehetőséget ad arra, hogy sietség nélkül csináld azt, amit szeretsz.
vezérigazgatóKészítsen terveket az évre tavasszal, terveket a napra - reggel
Kínai közmondás
kinek: tulajdonosok, felsővezetők, vezetők
Ha nincs terved, a tetteid kaotikusak
Mindannyian, vezetők azt gondoljuk: mennyivel növelhető a termelékenység? Cégemnél empirikusan nyert adatok azt mutatták, hogy a napi tervezés és jelentéskészítés bevezetése után a csapat hatékonysága ~40%-kal nőtt.
Nem titok, hogy egy átlagos orosz cégnél az alkalmazottak napi 8-ból legfeljebb 3-4 órát fordítson munkára. Azonban mindenki úgy tesz, mintha ennek így kell lennie. A vezető megelégszik az erőszakos fellépéssel, amint benéz valakinek az irodájába.
És a beosztottak... És mi a helyzet a beosztottakkal? Több mint elégedettek ezzel az állapottal: munkaidőben egy csomó személyes problémát megoldhat, rendeléseket adhat le az online áruházakban, cseveghet telefonon és a közösségi hálózatokon barátaival és családjával. Nem csoda, hogy azt mondják, hogy az emberek 80%-a olyan hatékonyan dolgozik, amennyire hozzáértően vezetik őket.
A következtetés banális és egyszerûségében borzasztó: ahhoz, hogy a vállalat hatékonysága 40%-kal növekedjen, elegendõ, ha az alkalmazottakat legalább dolgozni kell. Napi 6,5-7 óra(igen, nyolc már műrepülés!).
De hogyan kell megérteni: melyik alkalmazott cseveg a közösségi oldalakon, és ki az, aki folyamatosan hoz eredményt? Mindig mögötted maradsz? Lehetetlen! Itt a napi tervek és az elvégzett munkáról szóló jelentések jönnek segítségül, amelyek minden dolgozóra kötelezőek.
Ha nagyon röviden, akkor a napi tervek és beszámolók jelentése a következő: a munkavállaló minden napra munkatervet készít egy 8 órás munkanap alapján, és a munkanap végén minden elvégzett feladatról (ráfordított idő, eredmény) jelentést készít. stb.).
Minden jó technológia mindkét fél számára előnyös. Beszéljünk róla.
Jelentős személyes és szakmai fejlesztés: A tervezés készsége minden területen nélkülözhetetlen, és ez alól a munkán kívüli élet sem kivétel.
A jövőben csak a napi és heti tervezés alapelveiről, a tervekkel szemben támasztott követelményekről lesz szó. Külön cikkek szólnak:
A napi tervezési és jelentéskészítési technológiát is alkalmazom a munkám során. Magamnak jelentem – ha nincs kihez jelenteni, akkor vigye üzembe. Ezáltal személyes hatékonyságom megduplázódott(Ez egy vicc!). Többek között a magasabb prioritású feladatok végrehajtása miatt, mert korábban azokat vállaltam, amelyek először eszembe jutottak.
És nagyon hasznos meglátás. Amikor elkezdi a tervezést, sokkal könnyebb a tervezési szakaszban gondolkodni: ez a te feladatod, nem jobb delegálni? Amikor már elkezdtem a feladatot, és a megvalósítás közepén rájöttem, hogy jó lenne delegálni, már sokkal nehezebb „elengedni” magamtól.
Felhívom a figyelmet, hogy ellenőrizni kell a terv megvalósulását, az elvégzett feladatok ütemezését és az eredmények minőségét.
Sok vezető összetörte a fogát, amikor napi terveket és jelentéseket próbált végrehajtani, és ez az oka:
A kitűzött, több mint 3 órát igénybe vevő feladatot (kivéve rendezvényeken, értekezleten való részvételt) kisebbekre bontjuk, amelyekhez a kezdeti feladatot alapként rendeljük hozzá.
Példa egy prioritási táblázatra, amely segít az alkalmazottaknak saját tervezésük kezelésében, kövesse 2 egyszerű lépést:
1) Írjon részletes megjegyzést a cikkhez(a megjegyzés űrlap a cikk alján található, lásd a képernyőképet: https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Ossza meg tapasztalatait az alárendelt tervezés végrehajtásával kapcsolatban (nem feltétlenül sikeres).
2) Nyújtsa be érdeklődését hogy példát kapjak egy prioritási táblázatra a személyes közösségimédia-fiókomon keresztül:
A példa egy tervet mutat be, amelyet egy alkalmazott a Bitrix24 rendszerben hoz létre. A képernyőképen csak az első hat feladat látható, a többi nem fért ki a képernyőre. Kijelölt oszlopok: 1 - feladat neve; 2 - határidő; 3 - tervezett végrehajtási idő.
A napi tervek elsajátítása után az alkalmazottak átkerülnek a heti tervezésre. Ugyanakkor a napi tervezés megmarad, de nagymértékben leegyszerűsödik, mert. a heti tervben a feladatok napra vannak osztva. Ha nem napi tervezést végez a beosztottaival, akkor lehet, hogy az alábbi képen látható módon tervezik a hetüket.
A legnépszerűbb kérdés: – Milyen formában készítsenek terveket a beosztottak? Ideális esetben feladatok formájában kell terveket készíteni a rendszerben, ahol a jövőben nyomon követik a végrehajtási időt és riportokat készítenek. Véleményem szerint erre ma a Bitrix24 rendszer a legalkalmasabb.
Mi van akkor, ha az Ön cégénél más a feladatmeghatározási rendszer? Gondolja át, hogyan szervezze meg segítségével a tervezést az általam megfogalmazott tervkövetelmények alapján. És még ha egyáltalán nincs is rendszere a feladatok beállítására és elszámolására, ez nem számít. Cégemben sokáig külön szöveges fájlokban, GoogleDocs formátumban készültek a tervek a napra és a hétre (nagyon kényelmes szerkeszteni és megvitatni). És csak egy idő után váltottunk át teljesen a Bitrix24-ben való munkára.
Vagy kapjon felhatalmazást ilyen feladatok meghatározására a projekt alárendeltségén belül, vagy állapodjon meg a feladat kiegészítéséről a vállalkozó közvetlen felettesével.
Fontos megjegyezni: az idő nem gumi. Ha új feladat érkezik, egy másik feladatot „kiszorít” a tervből. A feladatkiosztás prioritása a közvetlen felettes hatáskörébe tartozik.
A vezető ellenőrzi közvetlen beosztottjai tervezését (például: az osztályvezető elemzi az osztály dolgozóinak terveit), de nem feltétlenül minden nap. Lojális alkalmazottak esetében (a rendes gazdálkodás bevezetésének megkezdése után 1 év, nem marad más cégénél) az ellenőrzés gyakorisága 3 naponként 1 alkalom, heti 1 alkalom lehet.
Sok múlik az adott alkalmazott pozícióján és tapasztalatán. És arról is, hogy a napi és heti tervek mellett milyen tervezési módot alkalmaznak: projektek havi tervezése, projektek stratégiai tervei. Ha az egyik alkalmazottnak állandó „teljes kontrollra” van szüksége, tedd fel magadnak a kérdést: „Szükséged van egy ilyen alkalmazottra?”
A beosztottak munkájának megtervezése és végrehajtásának ellenőrzése a vezető közvetlen felelőssége. Ennek a funkciónak az elsajátításához azt javaslom, hogy vegyen részt a vezetői kompetenciák „pumpálásában”. Segítségül a cikk "".
Fontos felmérni, hogy az Ön cége „ferdíti-e” a vezetőket az „eredmény előállítása” felé irányuló munkában. A vezetőnek mindenekelőtt időt kell szánnia a beosztottak irányítására., az eredmények előállítása - a második helyen és a maradék idő elve szerint. Ha elegendő időt szánsz a vezetőnek az irányításra, és közben ő továbbra is saját kezűleg igyekszik eredményt produkálni, miközben a beosztottai hüledeznek, akkor ez jó szakember, de rossz vezető.
A cikk olvasói is olvassák
Hogyan értékeljük az alkalmazottak teljesítményét a munkanap végén napi jelentések segítségével: az "elemzés és megjegyzések" módszere
Hogyan valósítsd meg a rendszeres gazdálkodást a cégedben (1. rész): célok, alapelvek, bevezetés előtti felkészítés
