Срок хранения первичных бухгалтерских документов. Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
- документы налогового учета и отчетности;
- документы бухгалтерского учета и отчетности.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:
- формы бухгалтерской отчетности;
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
- первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)

Сроки хранения бухгалтерских документов следует соблюдать

Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.

Требования законодательства

Какими же сроками следует руководствоваться учреждению? По мнению автора, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:
- не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения бухгалтерских документов;
- в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность - штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Бухгалтерская и налоговая отчетность

Однако для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.

Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах и Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 .

Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне . В частности, пятилетний период хранения начинает течь:
- для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) - с момента истечения срока действия;
- для договора о материальной ответственности - с момента увольнения материально ответственного лица;
- для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции - с момента снятия организации с налогового учета.

Как хранить бумаги

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.

В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.

Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Какие документы передаются в архив

Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание - пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Порядок уничтожения бумаг

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Уничтожить документы можно двумя способами.

Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.

Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (см.).

В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.

Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:

Налоговый Кодекс РФ;
ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).

Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.

Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:

1 год – для месячной отчетности;
3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
4 года – для счетов-фактур;
10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
15 лет – иски, судебные решения и приказы.
25 лет или постоянно – уставные документы.

ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Проверить, можно ли выкидывать бумаги, поможет таблица сроков хранения:

Документ	Срок хранения (кол-во лет)
1. Оплата труда
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении.	Постоянно*
Положение об оплате труда и премировании работников	Постоянно
Табель учета рабочего времени: Нормальные условия труда Тяжелые, вредные и опасные условия труда
Расчетно-платежная ведомость
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
2. Страховые взносы
Карточка индивидуального учета
Платежные поручения на перечисление страховых взносов
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов
Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1)
2.1 Документы для ФСС России
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму
2.1 Документы для ПФР
Индивидуальные сведения
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)

Налоговая карточка по учету НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)
Заявление об отказе от вычета
Заявление о последовательности применения вычетов
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ
Листок нетрудоспособности
Журналы регистрации листков нетрудоспособности
Заявление о выплате пособия

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Ответы на популярные вопросы на тему:

Как долго хранить кадровые документы

Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.

В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:

75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.

Постоянно в компании должны храниться:

Приказы по основной деятельности;
Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
Протоколы проверки отдела кадров.
Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
Штатные расписания и т.д.

Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.

Меньшие сроки устанавливают для:

1 год – для графиков отпусков;
3 года – приказы по командировкам;
5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
10 лет – коллективные договора.

Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.

Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
Распечатывать файлы не нужно.
Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов

Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

При этом имеют место несколько исключений:

Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

Как уничтожить старые бумаги

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:

Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.

Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.

Нельзя уничтожать файлы следующим способом:

Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.

Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.

Ответственность за нарушение сроков хранения

При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:

За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.

Это устанавливает НК РФ, статья 120.

Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.

Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , и его действие распространяется на организации любой формы собственности.

Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета установлен также в пункте 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" . В ней говорится, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз.4 п.1.4 перечня , утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558). Например, если документ составлен в 2015 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2016 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж , а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4 , пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 .

Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию.

В законах об акционерных обществах и об ООО также есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст.89 Закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ , ст.50 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п.2 ст.12 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ).

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс , которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 .

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице.


	Сроки хранения , установленные в Перечне , исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п.1.4 Перечня). Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором эти документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п.2 ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
	Документы бухгалтерского и налогового учета следует хранить даже после налоговой проверки . А если они утрачены, их необходимо восстановить. Об этом сообщил Минфин России в письме от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 , а Федеральная налоговая служба довела это письмо до сведения всех налоговых инспекций (письмо ФНС России от 15.08.2013 N АС-4-3/14759@). При этом чиновники напомнили сроки хранения документов. Так, бумаги, служащие основанием для расчета налогов, подтверждающие доходы и расходы, нужно хранить как минимум четыре года (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). И даже если контролеры уже получали у вас оригиналы документов, а потом вернули обратно, они вправе запросить их снова.


Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность
Годовая бухгалтерская отчетность*
Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности	5 лет при условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - пост. ЭПК
Аудиторские заключения по промежуточной (квартальной, месячной) бухгалтерской (финансовой) отчетности	5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности

По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете . Это касается, в частности, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например , должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности ч. 2 ст. 29 Закона о бухучете .

В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем , утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, то есть в течение всего срока существования организации ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете, ст. 351 Перечня .

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Вид документа	Срок хранения
Документы, используемые для целей налогообложения, в том числе первичные документы и	Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности пп. 8 п. 1 ст. 23 , пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ . Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет: - или полностью самортизировано Письмо Минфина от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598 ; - или ; - или . Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения
Регистры налогового учета и налоговая отчетность декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.	Пять лет после окончания периода, за который они составлены ст. ст. 382 , , , Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов расчетно-платежные (Т-49) , расчетные (Т-51) и платежные (Т-53) ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам и т.п.	Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по личному составу, то есть документы, отражающие трудовые отношения трудовые договоры, личные карточки (Т-2) , лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, и т.п.	Документы, созданные п. 3 ст. 3 , ч. 1 , 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле
Кассовые документы на выдачу зарплаты, в том числе расчетно-платежные Т-49) и платежные (Т-53 ведомости	Пять лет после окончания года, в котором составлен документ ст. 412 , п. 1.4 Перечня . Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные п. 3 ст. 3 , ч. 1 , 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле : - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; - в 2003 г. и позже, - 50 лет со дня создания
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Пять лет после окончания года, в котором они составлены ст. 586 , п. 1.4 Перечня . Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся п. 3 ст. 3 , ч. 1 , 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле : - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания; - если созданы в 2003 г. и позже - 50 лет со дня создания

Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры

В 3 квартале 2019 г. получены товарная накладная и счет-фактура поставщика. В этом же квартале товары приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в 4 квартале 2019 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

Так как входной НДС по товарам принят к вычету в 3 квартале 2019 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2019, то есть с квартала, следующего за кварталом, в котором входной НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить по 30.09.2023 включительно.

Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.

Чем является товарная накладная	Срок хранения
Документом, подтверждающим принятие товаров к учету и правомерность вычета входного НДС	Четыре года после окончания налогового периода (квартала), в котором НДС принят к вычету	01.10.2019	30.09.2023
Документом, подтверждающим стоимость товаров, включенную в налоговые расходы	Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах	01.01.2020	31.12.2023
Первичным учетным документом	Пять лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах	01.01.2020	31.12.2024

Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2024.

Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени

Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2019 г. указаны в таблице.

Чем является табель учета рабочего времени	Срок хранения	Дата, с которой исчисляется срок хранения	Последний день срока хранения
Документом, подтверждающим расходы на оплату труда для целей налогообложения прибыли	Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах	01.01.2020	31.12.2023
Первичным учетным документом для целей бухгалтерского учета	Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах	01.01.2020	31.12.2024
Документом, на основании которого начислены выплаты в пользу работников, облагаемые страховыми взносами	Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов	01.01.2020	31.12.2025
Документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения	Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось рабочее время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда	01.01.2020	31.12.2024
	50 лет со дня составления табеля, если в нем учитывалось рабочее время работников, занятых на вредных или опасных работах	01.07.2019	30.06.2069

Таким образом, табель следует хранить.

«Слушай, давай все это выкинем», - сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза - когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения - 1 год, максимальный - 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

штатные расписания - постоянно;
подтверждающие происшествие несчастного случая - 45 лет;
подтверждающие возникновение профессионального заболевания - 75 лет;
личное дело работника - 75 лет;
все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда - 75 лет.

Финансовые документы:

имеющие информацию об исчислении и уплате налогов - 4 года;
подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника - в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков - в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды - 6 лет;
сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата ;
принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении - 5 лет;
бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность - 5 лет;
кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами - 5 лет;
паспорт версии ККТ - в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.