СЗВ-М на бумажном носителе могут сдавать только те страхователи, которые представляют индивидуальные сведения менее, чем на 25 работников и лиц, с которыми заключены ГПД, в общей сложности. То есть посредством бумажной СЗВ-М можно сдать персонифицированные данные максимум на 24 человека. А можно воспользоваться электронной формой: страхователи с небольшим количеством работников вправе сами решать, как они будут сдавать СЗВ-М - на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи.
Если же плательщик взносов должен подать сведения в ПФР на 25 человек или более, то единственный возможный для него вариант - это электронная форма СЗВ-М (ч. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). На бумаге отчет сдавать нельзя.
Вместе с тем ответственность за сдачу СЗВ-М в бумажном варианте вместо электронного Законом 27-ФЗ не установлена. Следовательно, за такое несоблюдение порядка представления СЗВ-М оштрафовать не должны. Однако если вы принесете в отделение ПФР распечатанную на принтере СЗВ-М, допустим, на 30 человек, ее у вас могут просто не принять.
СЗВ-М - 2017 на бумажном носителе может представить в отделение ПФР лично руководитель организации или ИП. Кроме того, никто не запрещает страхователям пользоваться услугами почты.
Для тех, кто планирует заполнять СЗВ-М вручную и сдавать ее в ПФР на бумаге, — несколько слов о содержании формы. Сведения, которые отражаются в СЗВ-М, - это ФИО, СНИЛС и ИНН в отношении каждого застрахованного лица (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Однако если работодателю неизвестен ИНН кого-то из физлиц, поскольку ИНН у человека может просто не быть (
Форма СЗВ-М нужна Пенсионному фонду для отслеживания работающих пенсионеров, чтобы не индексировать им пенсию. Тем не менее, в этот отчет включаются все работники независимо от возраста.
Отчет сдается в ПФР ежемесячно до 15 числа.
Если сведения подаются на 25 человек и более, отчет у вас примут только в электронном виде. Нарушение этого правила обойдется работодателю в 1 000 рублей штрафа.
Сдача СЗВ-М на бумажном носителе разрешена только тем работодателям, у которых трудится меньше 25 человек. Это их право, но не обязанность. Работодатели с 24 и менее сотрудников при желании тоже могут отправлять сведения в электронном виде - ПФР это только приветствует.
Как отправить СЗВ-М в ПФР в бумажном виде
Тремя стандартными способами:
1. Отнести лично.
2. Передать через представителя. В этом случае на представителя нужно оформить доверенность.
3. Отправить СЗВ-М по почте заказным письмом с описью вложения. Дата отправки на отметке, которую поставит сотрудник почты, будет считаться датой предоставления СЗВ-М в Пенсионный фонд. Отправку почтой можно поручить любому сотруднику, доверенность для этого не нужна.
Подача СЗВ-М в электронном виде
Для того, что отправлять в Пенсионный фонд отчетность в электронном виде, у вас должно быть подписанное соглашение об электронном документообороте.
Для этого нужно оформить заявление на подключение электронной отчетности и соглашение в двух экземплярах. Бланки этих документов вы можете скачать в нашем сервисе.
Заполненные документы необходимо отнести в отделение Пенсионного фонда, в котором зарегистрирован работодатель.
После того, как документы с Фондом будут оформлены, вам останется загрузить в наш сервис скан соглашения с подписью и печатью ПФ, ввести номер и дату соглашения, и оформить электронную подпись - ее для пользователей сервиса мы выпускаем бесплатно. Никакое дополнительное программное обеспечение для отправки документов в ПФР вам не потребуется.
Стоит один раз пройти эту процедуру, чтобы потом каждый месяц отправлять отчеты нажатием одной кнопки. Кроме экономии времени, это дает и другие преимущества:
1. Вы сможете отслеживать статус отправленной отчётности в личном кабинете.
2. Если ПФР обнаружит ошибки и полностью или частично не примет отчет, вы узнаете об этом сразу и сможете устранить несоответствия еще до того, как истечет срок подачи отчета.
3. Вы получите возможность обмениваться неформализованными сообщениями с Фондом, то есть отправлять запросы и получать ответы.
Что еще нужно знать о СЗВ-М
1. В отчетность включаются все сотрудники, с которыми у работодателя имеются действующие трудовые договоры или гражданско-правовые договоры на оказание услуг. При этом не имеет значения, выплачивался ли доход по этим договорам в отчетном месяце.
2. Если сотрудник уволился или был принят в отчетном месяце, он включается в сведения, даже если проработал всего один день.
3. Если договор на оказание услуг заключен с индивидуальным предпринимателем, его включать в форму не нужно, т.к. ИП сами за себя платят страховые взносы.
4. На незастрахованных лиц подавать форму СЗВ-М не нужно. Это, например, иностранные граждане - временно пребывающие высококвалифицированные специалисты.
5. За неверные сведения работодатель платит штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Чтобы избежать штрафа, самостоятельно обнаруженную ошибку нужно успеть исправить до истечения срока сдачи отчетности.
Если ошибку обнаружили в ПФР после истечения срока, на исправление без штрафа дается 5 дней после получения уведомления от Фонда.
Подружитесь с интернет-бухгалтерией
Отчётность для целей персонифицированного учёта, который ведёт Пенсионный фонд России, стала обычным делом для предприятий и коммерсантов. В то же время есть разные виды СЗВ-М, каждый из которых имеют свою специфику. В этом материале разобраны основные разновидности этой формы.
По технологии передачи в отделение фонда рассматриваемый отчёт бывает 2-х вариантов:
Сразу обращаем внимание, что по закону страхователь не вправе выбирать печатный или электронный формат отправки СЗВ-М. Это зависит сугубо от количества застрахованных лиц, которые работали на него в минувшем отчётном периоде – месяце (см. таблицу).
Имейте в виду: санкция за сдачу СЗВ-М в не положенном виде – на бумаге/электронно – составляет 1000 рублей.
Бумажный вариант формы СЗВ-М с нашего сайта можно бесплатно здесь.
Любой сдаваемый отчёт должен в обязательном порядке указывать на свой тип формы. В СЗВ-М для этого придуман специальный код, который проставляют в пункте 3:
Данный код может иметь 3 значения:
| СЗВ-М по типу | |
|---|---|
| Код | Значение |
| ИСХД | Обозначает первичный отчёт. Его проставляют в случае первой подачи страхователем сведений о своём персонале за минувший отчётный месяц. |
| ДОП | Отчёт с таким кодом имеет дополняющий характер предыдущего. Его используют, если необходимо добавить обновленную информацию о застрахованных лицах. |
| ОТМН | Этот код носит отменяющий характер. Иными словами, позволяет убрать из прошлого отчёта недостоверную информацию. Обычно это очевидные ошибки в данных о застрахованном персонале (например, неверный СНИЛС и/или ИНН) либо в отношении его количества. |
Загвоздка в том, что закон четко не говорит, до какой именно даты страхователи могут подавать поправочные (уточняющие) отчеты. Так, некоторые территориальные подразделения ПФР считают, что дополняющие или отменяющие СЗВ-М страхователи должны сдавать не позднее основного срока – 15-го числа следующего месяца. Если позже, то будет штраф: 500 рублей за каждого «физика».
В то же время ПФР не оштрафует, если уточненные или исправленные индивидуальные сведения подать в течение 5 рабочих дней со дня получения от фонда уведомления об устранении расхождений (п. 39 приказа Минтруда России от 21.12.2016 № 766н).
Есть ли необходимость сдавать нулевой СЗВ-М в 2017 году? На самом деле – НЕТ!
Дело в том, что как такового нулевого отчёта не может быть в принципе. Если в форму не включать ни одного человека, то сдача такой пустой СЗВ-М не имеет никакого смысла. К тому же пустые бланки никому не нужны, поскольку не несут в себе ценной для целей персонифицированного учёта информации.
Электронный формат СЗВ-М предусматривает заполнение хотя бы одной строки списка застрахованных лиц. Отправить отчет без блока «Сведения о застрахованных лицах» – нельзя. Поэтому совсем пустой бланк сдать не выйдет.
Закон позволяет сдать СЗВ-М досрочно. То есть не дожидаюсь окончания текущего отчётного месяца. Дожидаться наступления следующего месяца совсем необязательно.
Однако имейте в виду: при досрочной отправке СЗВ-М есть вероятность, что уже сданный в ПФР отчет нужно будет поправить или дополнить. Например, когда новый человек принят на работу в последний день отчётного месяца, а отчет за этот месяц уже сдан.
С 1 января 2017 года организации, предприятия, компании, индивидуальные предприниматели должны отчитываться каждый месяц по всем сотрудникам-субъектам трудовых или гражданско-правовых отношений в отделение Пенсионного фонда. Отчётность сдаётся по форме СЗВ-М, сроки сдачи: ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным периодом (месяцем). В прошлом году первые такие сведения были сданы до 10 мая, так что уже есть некоторый опыт, из которого можно извлечь пользу в плане правильности заполнения и составления отчёта, ознакомиться с образцами.
Регулярная (ежемесячная) сдача отчёта о работающих на предприятиях лиц обусловлена тем, что таким образом служба Пенсионного фонда сможет, например, выявить факты работающих пенсионеров. Имеются в виду случаи, когда пенсионер умышленно скрывает факт своего присутствия на работе, чтобы избежать возможных ограничений в начислении пенсии. Кроме того, эти сведения помогают вести более чёткий персонифицированный учёт в обязательном пенсионном обеспечении. И это касается не только настоящих, но и будущих пенсионеров.
Формат, в котором подаётся данный отчётный документ называется «Сведения о застрахованных лицах». Документ поделён на четыре части. Утверждённого порядка заполнения информации на уровне правительства не существует. Отдельные разъяснения находятся на самом бланке унифицированной формы СЗВ-М.
В первой части бланка «Реквизиты страхователя» заполняются следующие данные о страхователе (предприятии или компании):
Во второй части указывается конкретный месяц, за который подаются сведения (абзац 13 ст.1 Закона №27-ФЗ). Какую именно информацию вносится в графу «отчётный период», даётся расшифровка в самой форме. К примеру, если отчёт сдаётся за апрель, значит, нужно поставить «04» и подчеркнуть «04-апрель».
Отчёт сдаётся до 15 числа ежемесячно.
В течение года несколько раз день отчёта может попасть на выходные или праздники, в этом случае срок передвигается на первый очередной рабочий день.
Что касается сроков сдачи, здесь можно встретиться с некоторыми нюансами, которые могут вызвать недоразумения или невольные нарушения отчётности. Установлен только окончательный срок сдачи, несоблюдение которого считается нарушением. Это даёт право страхователю сдавать сведения раньше, иногда это происходит до окончания отчётного месяца. Со стороны Пенсионного фонда обязаны принять преждевременный отчёт. Однако, если за оставшиеся несколько дней был принят новый член коллектива, сведения о нём не попадут в отчёт. Так происходит нарушение и расценивается, как подача неполных сведений, за что страхователю предъявляются санкции, иными словами, нарушитель несёт ответственность.
Третий раздел содержит информацию о типе формы (коде), отмечается соответствующий тип:
По причине отсутствия чёткого порядка оформления документа, в частности, по внесению информации в графы «Доп» и «Отмн» нет никаких разъяснений, нередко возникают спорные моменты . Судя из небольшой практики, можно привести следующие примеры:
По мнению экспертов, наряду с отсутствием чёткого ответа на эти проблемные вопросы, целесообразно поступить так:
Четвёртый раздел. Сведения о застрахованных лицах представляются в виде списка с указанием о них следующих данных:
Форма С3В-М
Следует заметить, что в разъяснениях о заполнении данного раздела нет указаний, ставить прочерки в графах, информация по которым отсутствует, значит, они должны оставаться пустыми.
В четвёртом разделе должна заполняться информация о физических лицах, которые в течение отчётного месяца подписали трудовой контракт, продолжают по нему свою трудовую деятельность или прекращают её. К этому также относятся и гражданско-правовые соглашения об исполнении конкретных работ, предоставлении услуг с выплатой вознаграждения, на которые начисляются пенсионные взносы.
Профессиональные эксперты подсказывают, что речь не только о тех, кто получал оплату за труд, значит, никаких исключений быть не может. Необходимо вносить информацию обо всех физлицах, и неважно, получали ли они за отчётный период зарплату или нет. Сюда входят сотрудники, находящиеся в отпуске за свой счёт или по уходу за малышом. Такие же требования предъявляются и к подаче сведений по тем лицам, с которыми подписаны гражданско-правовые контракты (даже если они не получают оплату каждый месяц).
В ходе трудовой деятельности могут создаться самые непредвиденные обстоятельства и ситуации. В практике случалось следующее: уволенному работнику была начислена и выдана премия в отчётном месяце, а действие трудового договора было прекращено до начала отчётного периода. Как же поступить, чтобы не совершить невольного нарушения?
Исходя из разъяснений, подобная информация на уволенного сотрудника в отчёт не вносится.
Не исключается и такой вопрос: как поступить с отчётностью формы СЗВ-М, если компанию представляет всего один человек (директор, и учредитель в одном лице). Казалось бы, никаких «пустых» отчётов не требуется. Ввиду отсутствия действующих трудовых контрактов с физлицами, такой предприниматель освобождается от данной отчётности.
Однако, учитывая неоднозначность подобного момента, а также то, что директор в одном лице является застрахованным лицом и его персональные данные должны быть отражены в рассматриваемом отчёте, этот вопрос лучше согласовать с региональным представительством Пенсионного фонда .
Сведения, подготовленные в бумажной форме, должны быть в обязательном порядке заверены подписью и печатью, если она имеется, необходимо также поставить дату.
В свете последних законодательных изменений некоторые предприятия имеют права работать без печати.
Форму можно скачать в электронном виде и распечатать
На данный момент сдача отчёта СЗВ-М в бумажном виде должна производиться только руководителем, а не его представителем . Если сравнить с другими формами отчётности, то представитель страхователя по доверенности может ставить подписи и сдавать их без присутствия руководителя. Это объясняется тем, что касательно других видов отчётов существует право подписи, как руководителем, так и его представителем. В связи с подобными примерами, можно предположить появление в ближайшее время дополнительных разъяснений и, возможно, разрешений.
Абзац 3 п.2 ст.8 Закона №27-ФЗ предлагает два способа отчётности: бумажный и электронный (через интернет). Если данный документ достаточно громоздкий, потому что содержит информацию более чем на 25 физических лиц, его можно подготовить и передать по интернету, заверив электронной подписью .
На бумажном носителе целесообразнее сдавать отчёт со сведениями о количестве сотрудников, менее 25 человек.
Почему так важен данный вид отчёта? Потому что его содержимое имеет огромное значение не только для развития дальнейшей судьбы сотрудников, которых в будущем ждёт пенсионный возраст, но и в экономическом плане. Ведь благодаря легализации рабочих мест, Пенсионный фонд пополнит свои поступления. На самом деле, несдача отчёта квалифицируется, как попытка скрыть достоверные данные о работающих сотрудниках.
Таким образом, за непредставление отчёта в положенный срок действующее законодательство предусмотрело штраф в размере 500 руб. Причём эта же сумма уплачивается за каждого работника, о котором фактически была сокрыта информация (ч.4 ст.17 Закона №27-ФЗ). Штрафные санкции предъявляются и за задержку отчёта. Руководитель (страхователь) должен понять, насколько серьёзен данный документ, ведь малейшая оплошность или невнимательность может привести к огромным финансовым потерям.
На предприятии трудится 235 человек. Если страхователь опоздал со сдачей, ему придется заплатить штраф в размере 117 тыс. руб. (235 х 500 = 117 000 руб.).
Этот же штраф распространяется на страхователя, представившего некорректные данные (неполные или искажённые) о сотрудниках. Пока в Законе не уточняется, будет ли страхователь освобождён от штрафных санкций, если он исправит допущенные неточности и даст объективные объяснения случившемуся.
Таким образом, новая форма сдачи отчётности по всем сотрудникам-субъектам трудовых или гражданско-правовых отношений по форме СЗВ М в пенсионный фонд достаточно не сложный процесс, но некоторые тонкости и моменты для руководителя нужно обязательно учитывать при заполнении и сдачи непосредственно самой отчётности, чтобы избежать штрафов и проблем в будущем месяце.
Территориальные управления ПФР продолжают принимать новую ежемесячную отчетность по форме СЗВ-М. Особенность ситуации связана с тем, что в период с 1 по 10 мая 2016 г. всего 4 рабочих дня. Если отчетность представлена заранее и после этого страхователь принял на работу сотрудника, то по 10 мая необходимо представить файл с дополняющими сведениями (тип формы «доп») на новых сотрудников.
Напомним, что обязанность ежемесячно представлять отчетность в ПФР по форме СЗВ-М появилась у страхователей в связи с принятием Федерального закона от 29 декабря 2015 г. № 385-ФЗ. Отчетность необходимо представлять ежемесячно, не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным месяцем. Первая отчетность (за апрель) должна быть представлена не позднее 10 мая. За непредставление в установленный срок сведений по форме СЗВ-М работодателей могут оштрафовать на сумму 500 руб. за каждого сотрудника, на которого не представлены сведения.
Поскольку в ОПФР по Владимирской области поступает большое число вопросов, связанных с введением новой ежемесячной отчетности, даем разъяснения по наиболее часто встречающимся из них.
Нужно ли сдавать форму СЗВ-М организациям, не ведущим финансово-хозяйственную деятельность (сдается «нулевая» отчетность)?
В данном случае, руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций являются застрахованными лицами, в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Федерального закона № 167-ФЗ. Факт отсутствия начислений в пользу вышеуказанных лиц выплат и иных вознаграждений за отчетный период не является основанием для непредставления в отношении этих лиц отчетности по форме СЗВ-М.
Можно ли сдавать отчетность по форме СЗВ-М на бумажных носителях, а не в электронном виде?
Страхователи, численностью менее 25 человек могут сдать отчетность на бумажном носителе. Страхователи численностью от 25 человек и более обязаны представлять отчетность в электронном виде в рамках формализованного документооборота по каналам электронного документооборота.
Каковы особенности сдачи отчетности по форме СЗВ-М?
Изменен подход к приему отчетности подразделениями ПФР. Отчетность не принимается в случае обнаружения критичных ошибок - нарушение целостности ЭЦП, ошибочно указанный регистрационный номер и ИНН. В таких случаях отчетность считается непринятой и страхователю направляется отрицательный протокол. В этом случае страхователь после исправления ошибок вновь обязан представить в ПФР форму СЗВ-М «Исходная».
В случае обнаружения в принятой отчетности ошибок, связанных с ФИО и СНИЛС, отчетность считается принятой, страхователю направляется положительный протокол. Вместе с положительным протоколом направляется протокол ошибок. Страхователь обязан предоставить по выявленным ошибкам (только по застрахованным лицам, по которым были допущены ошибки) сведения по форме «Дополняющая» в установленные законом сроки.
