Как посчитать среднесписочную численность работников за год - этот вопрос становится особенно актуальным по завершении года, перед сдачей обязательного отчета по численности. Зачем нужно рассчитывать численность сотрудников? Как и по какой формуле рассчитать среднесписочный состав персонала за день, месяц и год? Рассмотрим особенности таких расчетов в материале далее.
Расчет среднесписочной численности работников за год нужен не только для того, чтобы сдать ежегодные сведения о ней в ИФНС. Среднесписочная численность (ССЧ) — это показатель, позволяющий налогоплательщику сориентироваться в наличии или отсутствии у него возможности:
Часть перечисленных возможностей касается работодателей, имеющих в числе сотрудников инвалидов, и от доли, которую численность инвалидов составляет в общей ССЧ, зависит, окажется ли для работодателя доступным применение указанных преференций. Но для расчета такой доли потребуется отдельно посчитать ССЧ инвалидов за такой же период, как и общую ССЧ.
Кроме того, ССЧ отдельно может рассчитываться по подразделениям юрлица, когда оказывается задействованной в определении пропорции, необходимой для расчета доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение (п. 2 ст. 288 НК РФ).
Таким образом, ССЧ представляет собой достаточно важную величину, и отнестись к вопросу о том, как рассчитать среднесписочную численность работников за год, нужно со всей серьезностью.
Что такое среднесписочная численность работников за год читайте .
Как считается среднесписочная численность работников за год? Достаточно просто. Нужно сложить цифры ССЧ, рассчитанной за каждый из месяцев года, и поделить общую сумму на 12. При этом неважно, что год для работодателя может являться периодом неполной работы, т. е. складываться будут и нулевые месячные значения ССЧ, а в знаменателе всегда окажется 12.
Таким образом, для того чтобы получить ответ на вопрос о том, как узнать среднесписочную численность работников за год, нужно выяснить, как считается ССЧ за месяц.
Формулы расчета среднесписочной численности работников за год и за месяц приведены в утвержденных приказом Росстата от 22.11.2017 № 772 указаниях по заполнению формы статотчетности П-4. Эта форма заменила применявшуюся ранее статформу Т-1, использовать указания по заполнению которой для расчета данных по численности рекомендовало письмо ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@, изданное в связи с утверждением формы отчета по ССЧ, представляемой ежегодно в ИФНС (приказ ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@).
Формула расчета ССЧ за месяц тоже очень проста: нужно просуммировать цифры списочной численности, приходящейся на каждый календарный день месяца (нулевые значения здесь тоже войдут в расчет), и поделить их на общее число календарных дней соответствующего месяца. За выходные дни ежедневная численность берется по данным предшествующего им буднего дня.
А что же такое списочная численность? Ее определяют по данным табеля учета рабочего времени, внося в него данные об учитываемых лицах по определенным правилам. И эта процедура является самой сложной из всего процесса расчета ССЧ.
В ежедневную списочную численность обязательно войдут сотрудники, реально присутствующие на своем рабочем месте. Однако кроме них в нее нужно будет включить и ряд отсутствующих работников. Перечень их достаточно широк. К числу наиболее возможных ситуаций относится нахождение:
Кроме того, отсутствующими в определенные дни могут быть работники, имеющие режим неполного рабочего времени. Если применение такого режима не обусловлено требованиями законодательства или инициативой работодателя, то учесть факт присутствия на работе при нем нужно будет в пропорции к фактически отработанному работником времени. В остальных случаях каждый из работников учитывается как 1 целая единица за 1 день.
Но существует и перечень лиц, которых учитывать в ежедневной списочной численности для расчета ССЧ нельзя. Это относится к:
О том, на какие этапы разбивается процесс исчисления ССЧ при наличии работников, учитываемых в ней по разным правилам, читайте в статье «Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС (нюансы)» .
Таким образом, расчет ежедневной численности для целей ССЧ требует предварительного разделения сотрудников на соответствующие группы:
Где же увидеть полные перечни лиц, относимых к каждой из групп? Такие списки содержит тот же документ, которым утверждена форма статотчетности П-4 и указания по ее заполнению. То есть в приказе Росстата № 772.
В этом же документе можно найти цифровые примеры для учета неполного времени работы, а также образцы расчетов ССЧ за месяц (в т. ч. за неполный) и за год.
Примеры расчета ССЧ и пояснения к ним можно найти и в нашем материале «Как рассчитать среднесписочную численность работников?» .
Как считать среднесписочную численность работников за год детально (с примерами), описано в документе, разработанном Росстатом (приказ от 22.11.2017 № 772). Процесс расчета разбивается на несколько этапов: учет ежедневной списочной численности по установленным правилам, расчет от нее ССЧ за месяц по формуле, вычисление ССЧ за год по правилам среднего арифметического из значений месячных ССЧ.
Данные о среднесписочной численности в 2017 году , являются важнейшей информацией о работниках и должны подаваться работодателями в первую очередь. Каждый год учреждения страны в обязательном порядке подготавливают развернутый отчет, в то время как частные предприниматели могут подавать этот список только в том случае, если для работы был привлечен персонал.
Чтобы подача отчетности о ССЧ прошла по всем правилам, необходимо заполнить особый бланк, который можно скачать при помощи интернета с официального сайта Росстата. Дабы все поля были заполнены верно, следует обратить внимание на форму, содержащую в себе следующие пункты:
Сроки подачи годового отчета — до 20 января 2017 года. Заметим, что эти данные будут относиться к 2016 году. Те организации, которые были созданы недавно, могут подавать отчет до 20 числа месяца, следующего за месяцем начала работы.
Несвоевременная подача отчетов несет за собой применение штрафных санкций:
В 2017 году бланк отчетности по ССЧ останется без изменений.
Подача отчетности осуществляется каждый год и предприниматели должны понимать, что правила этой подачи могут быть изменены в любом периоде. В 2017 следует обращать внимание на следующие положения:
Особенности расчета среднесписочной численности регламентируется приказом от Росстата. Ежегодно количество сотрудников для подачи отчетности высчитывается по установленной формуле:
ССЧ (1 месяц) + ССЧ (2 месяц) + ССЧ (3 месяц) +…+ ССЧ (12 месяц)/12
Формула не меняется даже для тех предприятий, которые начали работу в середине года или менее того. Знаменатель — константа, на которую не имеют влияние общее количество отработанных предприятием месяцев.
ССЧ в 2017 относительно определенного месяца рассчитывается как сумма всей ССЧ сотрудников, как на полной, так и частичной занятости. Стоит учитывать, что данные для каждого отдельного работника будут рассчитываться с учетом некоторых особенностей.
Среднесписочная численность работников с полной занятостью высчитывается как сумма численности на каждую дату и разделенная на общее количество рабочих дней. В данном случае совершенно не важно, какую работу выполнял этот сотрудник: временную, сезонную или постоянную. Кроме это, в расчет должны быть включены те сотрудники, которые находятся на больничном или в командировке. Также сюда следует учитывать и тех людей, кто работает дома.
Ниже приведен список сотрудников, которые могут не участвовать в расчете:
В том случае, когда составляется отчет о среднесписочной численности сотрудников, работающих неполный рабочий день, следует в обязательно порядке указывать точное количество человеко/дней.
Тогда подсчеты необходимо выполнять на каждого сотрудника отдельно. Для этого нужно взять общее количество отработанных человеком часов и делить на фиксированное время продолжительности рабочего дня. Полученный результат умножается на общее количество дней в месяце, на который производится расчет.
Отчет о среднесписочной численности населения в 2017 году — это очень важный и нужный документ. Прежде чем приступить к его составлению, необходимо ознакомиться с правилами его заполнения, сроками и особенности. В противном случае, предприятие может понести серьезные убытки и дальнейшие штрафные санкции, которые могут помешать его продуктивному функционированию. Заполняйте бланки правильно, а главное вовремя подавайте их в нужные органы и тогда у вас и вашего предприятия никогда не будет проблем!
Срок подачи и порядок заполнения бланка отчета по сведениям о среднесписочной численности за 2017 в налоговую инспекцию.
Среднесписочная численность работников - одна из обязательных форм, подаваемых в Налоговую инспекцию компаниями и предпринимателями, у которых есть наемные сотрудники. О сроках и требованиях к данной форме поговорим в сегодняшней статье.
Обязательность подачи сведений о среднесписочной численности в Налоговую регулируется статьей 80 НК РФ. Налоговикам эти данные необходимы главным образом потому, что от них зависит, как именно налогоплательщик должен представлять налоговую отчетность контролерам. В частности, при численности работников за истекший год более 100 человек любая декларация обязана быть подана только электронно по ТКС, в противном случае налогоплательщику грозит штраф, согласно положениям ст. 119.1 НК РФ в размере 200 рублей за каждый неверно поданный отчет. При меньшем числе сотрудников отчитаться можно на бумаге. Исключением является декларация по НДС, которая, как известно, подается только в электронном формате, кроме случаев предусмотренных абз. 2 п. 5 ст. 174 НК РФ.
Численность сотрудников напрямую влияет и на право налогоплательщика применять специальный режим налогообложения.
Например, у упрощенцев не может быть более 100 работников, а у предпринимателей на ПСН - более 15.
Для подачи сведений о среднесписочной численности сотрудников предусмотрена специальная форма - КНД 1110018. Форма была разработана налоговиками и внедрена приказом от 29.03.2007 №ММ-3-25/174@. За 2017 год нужно будет представить сведения на бланке, утвержденном данным правовым актом. А о правилах заполнения формы можно узнать из письма ФНС РФ от 26.04.2007 №ЧД-6-25/353@.
Обязанность подавать форму КНД 1110018 в Налоговую распространяется и на юрлиц, и на индивидуальных предпринимателей. Важно отметить, что отчитаться за истекший год придется даже после закрытия коммерческой деятельности. Для ИП предусмотрено все же одно послабление: форма подается только, если в отчетном периоде были наемные работники (п. 3 ст. 80 НК РФ). Юридические лица подают налоговикам сведения о численности своих сотрудников вне зависимости от того возникали ли в течение истекшего года трудовые отношения с работниками по найму (письмо Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).
При этом обязанность распространяется на налогоплательщиков, применяющих любой налоговый режим: сведения подаются как теми, кто на ОСН, так и спецрежимниками (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).
Неважно также менялись ли данные за прошлые и истекший годы - отчитаться по итогам года нужно при любых обстоятельствах.
Подать сведения о среднесписочной численности за истекший год нужно не позднее 20 января года, наступившего за отчетным (п. 3 ст. 80 НК РФ). Срок одинаков и для компаний, и для ИП.
Так как 20-ое число - суббота, срок, согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ, переносится на ближайший следующий за сроком рабочий день.
Для компаний, созданных или реорганизованных в течение года, есть свой срок подачи формы - до 20-го числа месяца, наступившего за месяцем регистрации (перерегистрации) в ЕГРЮЛ. Для ИП такого требования не предусмотрено - подавать форму в год регистрации не нужно, отчет подается по общим правилам.
Представить сведения о среднесписочной численности работников в Налоговую можно как на бумажном носителе (принести лично или направить по почте заказным письмом), так и в электронном формате по ТКС. Для электронного формата предусмотрен свой бланк, утвержденный приказом ФНС РФ от 10.07.2007 №ММ-3-13/421@.
Воспользуйтесь возможностями облачной бухгалтерии Бухсофт для подготовки и отправки формы среднесписочной численности работников онлайн .
Стоит отметить, что способ подачи сведений о численности работников не зависит от количества сотрудников в организации. Их может быть и больше ста, но компания все равно вправе переслать сведения обычным письмом, так как форма не является декларацией, а значит, не подпадает под требования п. 3 ст. 80 НК РФ.
Форма подается в ИФНС по месту регистрации юридического лица или месту жительства коммерсанта. Если в компании есть обособленные подразделения - подается общая форма по месту учета головной структуры.
За непредставление или просрочку подачи сведений о среднесписочной численности работников предусмотрен штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Кроме того, может наступить и административная ответственность, возлагаемая на должностных лиц, согласно ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, в размере штрафа от 300 до 500 рублей.
Заблокировать счета компании за неподачу сведений о численности сотрудников налоговики не могут. Данные сведения опять же не являются декларацией, и нарушение сроков их подачи не может стать основанием для приостановления операций по банковским счетам, предусмотренным подп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ.
В 2019 году срок сдачи отчета о среднесписочной численности за 2018 год изменился. Проверьте, до какого числа сдать отчет, чтобы не получить штраф.
Напомним, что в 2019 году компании и ИП сдают отчет о среднесписочной численности сотрудников за 2018 год.
Сроки сдачи строго регламентированы. Документы сдайте в налоговую не позднее 20 января года, следующего за отчетным. Но в 2019 году сроки сдачи изменились, так как 20 января 2019 года выпало на выходной день, воскресенье. А согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ в такой ситуации предельную дату можно перенести на ближайший рабочий день.
Получается, срок сдачи отчета о среднесписочной численности за 2018 год - до 21 января 2019 года.
Чтобы не ошибиться, срок сдачи отчета мы дополнительно обозначили в календаре.
Внимание! Сроки сдачи отчета о среднесписочной численности одинаковы как для организаций, так и для ИП.
Расчет среднего числа рабочих производится за весь отчетный год. У фирм, созданных, предположим, в середине года, возникает вопрос, в какие сроки отчитываться им. Об этом мы как раз и поговорим ниже.
Вновь созданные организации, равно как и только недавно зарегистрировавшие свою деятельность бизнесмены, набравшие себе наемных работников, отчитываются в среднесписочной численности своих рабочих дважды.
Пример
Дата регистрации ООО «Лимма» 12 марта 2019 года. Это значит, что срок сдачи отчета о среднем количестве своих рабочих в территориальную ИФНС для компании будет:
Причем первый раз расчет среднесписочной происходит с 12 марта по 1 апреля 2019 года, а второй раз уже с 12 марта 2019 по 1 января 2020 года.
В 2019 году юрлица с наемными работниками должны будут сдать отчет о среднесписочной численности (ОСЧ) сотрудников за 2018 год. К таким юрлицам относятся:
Кому не нужно сдавать отчет о среднесписочной численности сотрудников в 2018 году.
Важно! Если в компании трудится 100 и более человек, то отчет о среднесписочной численности подается исключительно в электронной форме. Если работников меньше 100, то компании и ИП вправе сами выбирать форму подачи отчета: бумажную или электронную.
ОСЧ делается на специальной бланке, утвержденном приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3 25/174@.
Представлять отчет о среднесписочной численности работников в 2019 году нужно в ИФНС по месту регистрации компании или месту жительства ИП. При этом важно сделать это в срок, так как за просрочку карают штрафом в размере 200 рублей за каждый документ.
Чтобы сдать отчет о среднесписочной численности в 2019 году в срок, ее нужно быстро и правильно рассчитать. Сделать это просто, так как для этого существует несколько нехитрых формул. 
Посмотрим как сделать расчет по этим формулам на примере.
Пример. В 2018 году в ООО «Лимма» работало следующее количество народа.
|
Месяц 2018 года |
Число рабочих* |
|---|---|
|
сентябрь |
|
*Учитываются как работники с полной занятостью, так и с частичной.
Складываем все вышеприведенные цифры, и получаем суммарное количество рабочих за 12 месяцев 2018 года равное 259.
Определяем среднее число за год 259/12 = 21,6. Округляем по правилам математики, получаем 22 человека.
Количество сотрудников за месяц считается по дням. А дальше применяем вышеприведенную формулу. Складываете число рабочих за каждый день месяца и делите на количество дней в месяце.
Важно! Организации, созданные не сначала года, рассчитывают среднюю численность сотрудника по общей формуле.
Ниже вы можете ознакомиться с образцом заполненного отчета о среднесписочной численности 2019.
В 2019 году компании рассчитывают среднесписочную численность работников за 2018 год. Знать этот показатель необходимо, чтобы сдать отчетность в ФНС, заполнить расчеты по взносам и статотчетность. Среднесписочную численности рассчитывают, чтобы понять, нужно ли сдавать в 2019 году отчетность в электронном виде.
В 2019 году действует приказ (Указания) Росстата от 22.11.2017 № 772. Именно к этому документу обращайтесь в случае любой неясности. Имейте в виду, что Указания содержат понятные максимально наглядные примеры разных расчетов. Чтобы избежать дублирования, мы не приводим здесь объемные примеры – вы всегда можете найти их в Указаниях.
В 2017 году, напомним, применялся приказ Росстата от 26.10.2015 № 498.
Из года в год кардинально порядок не меняется. Но не лишним будет освежить в памяти установленный регламент.
Также при расчете любой численности персонала вам придется постоянно обращаться к производственному календарю. В расчетах неоднократно понадобится знать количество календарных и рабочих дней в том или ином месяце. А также когда были выходные или праздники.
Средняя численность работников – это общая категория. В нее входит среднесписочная численность, которой посвящена данная статья (п. 75 Указаний). А также еще два показателя: средняя численность внешних совместителей и средняя численность подрядчиков-физлиц.
Формула расчета показателя за год выглядит так (п. 79.7 Указаний):
Допустим, нужно рассчитать среднесписочную численность за 8 месяцев или 9, или 10. То есть показатель за период с начала года по какой-то отчетный месяц включительно. Так вот за все эти месяцы по отдельности определите среднесписочную численность работников. Сложите все полученные значения.
И поделите итог на число месяцев (п. 79.6 Указаний). В нашем примере соответственно нужно будет делить на 8, 9 или 10.
|
Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц |
Среднесписочная численность работников за 1-й месяц периода |
Среднесписочная численность работников за 2-й месяц периода |
Среднесписочная численность работников за последний месяц периода |
Число месяцев за период с начала года по отчетный месяц включительно |
Пример: компания создана в марте. Среднесписочная численность работников:
Итого среднесписочная численность работников за 5 месяцев работы фирмы равна 360 чел. [(450 чел. + 660 чел. + 690 чел.) : 5 мес.].
Если нужно посчитать среднесписочную численность за полугодие, то в расчет войдут только 6 месяцев: январь-июнь или июль-декабрь. За каждый из этих месяцев нужно определить свой аналогичный показатель. Затем все данные положено суммировать и полученную сумму разделить соответственно на число 6.
Когда показатель считается за квартал, то берется три отчетных месяца. Как и в других ситуациях, понадобится операция деления. В знаменателе будет сумма среднемесячной численности по взятым трем месяцам. В делителе – число 3 (п. 79.5 Указаний).
Все приведенные нами формулы (алгоритмы) расчета применяются, даже если фирма отработала неполный расчетный период. Например, компания функционировала неполный год, так как была создана в марте. Так вот при расчете, скажем, годового показателя делить суммированные данные по всем месяцам года (с марта по декабрь) нужно все равно на 12 (п. 79.10 Указаний).
Среднесписочную численность за месяц определяют следующим образом (абз. 1 п. 79.3 Указаний):
Для первого показателя - следующая формула (абз. 1 п. 76 Указаний) – при этом что такое списочная численность, мы подробно поговорим чуть ниже отдельно:
Второй показатель в одну формулу не умещается. Сначала нужно рассчитать следующее значение (подп. «а» п. 79.3 Указаний):
Заметьте: считается, что в день болезни, отпуска, неявки на работу по иным причинам отработано столько же человеко-часов, как и в предыдущий рабочий день (подп. «б» п. 79.3 Указаний).
Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от количества рабочих часов и дней в неделю. Показатель постоянный, и вы можете рассчитать его самостоятельно исходя из условий труда в вашей компании. Для вашего удобства приводим таблицу с уже сделанными расчетами.
После считается непосредственно сам показатель (подп. «б» п. 79.3 Указаний):
Заметьте: сотрудники, которым сократили рабочий день по инициативе работодателя, учитываются в среднесписочной численности как целые единицы.
Списочная численность персонала – это количество сотрудников, нанятых по трудовым договорам и выполнявших постоянную, временную или сезонную работу. А также число собственников, получивших зарплату (абз. 3 п. 77 Указаний).
Списочную численность работников определяют за каждый календарный день. При этом показатель за выходной или праздник равен показателю за предшествующий рабочий день (абз. 2 п. 76 Указаний).
При расчете нужно учитывать и тех, кто присутствовал на работе, и тех, кого не было по уважительной причине. Например, из-за болезни или обычного отпуска (абз. 4 п. 77 Указаний).
В расчете не участвуют (п. 78 и 79.1 Указаний):
