في بعض الأحيان توجد مواقف في المؤسسة يتم فيها منح الموظفين أموالًا لأداء مهام رسمية مختلفة ، ولا يتم تمرير هذه الأموال من خلال المستندات في وقت الإصدار (باستثناء أمر نقدي). قد تكون هذه رحلة عمل للموظف أو شراء لوازم مكتبية أو قطع غيار لسيارة مكسورة. من أجل تأكيد إنفاق الأموال ، من الضروري وضعتقرير مسبق (تعبئة عينة أدناه) ، وفقًا لجميع القواعد. من المستحيل ارتكاب الأخطاء عند تجميعها ، لأنها وثيقة مساءلة صارمة. ضع في اعتبارك كيفية تأليفه بشكل صحيح وما يجب إدخاله بالضبط على الورق.
أولاً ، لنلق نظرة عامة على ما يمثله هذا المصطلح. تقرير المصروفات هو مستند مهمته الرئيسية هي تأكيد إنفاق الأموال من قبل موظف خاضع للمساءلة. لذلك تبدو العملية برمتها كما يلي:
يسمح لك تقرير المصاريف بالتحكم في تخصيص أموال الشركة
يتم تعبئة المستند من قبل المحاسب والموظف الذي تم تخصيص الأموال له. تحتوي الوثيقة على نموذج خاص تمت الموافقة عليه من قبل لجنة الإحصاءات الحكومية في الاتحاد الروسي رقم 55 لعام 2001 ، وتسمى AO-1 وهي وثيقة إبلاغ أولية.
الانتباه:يبدأ تنفيذ المستند بشخص مسؤول يقوم بإدخال المعلومات الأساسية فيه. ثم يتم تحويلها إلى المحاسب الذي يقوم بعمل البيانات والإضافات اللازمة لها ، وبعد ذلك يتم تحويلها إلى رئيس الشركة للاعتماد والتوقيع.
بعد توقيع الورقة من قبل الرئيس ، يقوم قسم المحاسبة بإغلاق الديون وإجراء وصول أصناف المخزون ، وتصنيفها إما كمصروفات أو سداد ديون قائمة. يجب أن نتذكر أنه وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، لا يحتوي المستند الأساسي على نموذج موحد ، ولرئيس الشركة الحق في تغييره وفقًا لتقديره الخاص. ولكنقواعد لملء تقرير مسبق بالنسبة لشركات الميزانية ، فهي مختلفة نوعًا ما ؛ يمكنهم فقط استخدام النماذج المعتمدة.
ضع في اعتبارك بعض التفاصيل الدقيقة لتجميع هذا المستند. لذلك ، يجب أن يتم إعداده في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام بعد دخول الموظف إلى مكان العمل أو بعد انتهاء الفترة التي تم تخصيص هذه الأموال لها.
مثال:حصل الموظف على 3000 روبل مقابل رحلة عمل. عند عودته منه يتوجه إلى مقر عمله وخلال ثلاثة أيام يجب عليه تقديم تقرير إلى قسم المحاسبة.الوضع التالي ممكن أيضًا: حصل الموظف على نقود يوم الاثنين ، 15 أغسطس ، من أجل شراء لوازم مكتبية للشركة. الفترة التي تم تخصيص الأموال لها هي يومين ، أي خلال هذا الوقت يجب على الموظف إجراء عملية شراء. وفقًا لذلك ، يجب إكمال المهمة قبل 17 أغسطس ضمنيًا ، ويجب تقديم التقرير قبل 20 أغسطس ضمنيًا (3 أيام).
إذا كان من المفترض أن يقدم الموظف التقارير قبل 20 أغسطس ، لكنه مرض وذهب في إجازة مرضية ، يتم نقل قاعدة 3 أيام إلى وقت ذهاب الموظف إلى العمل. على سبيل المثال ، استغرقت الإجازة المرضية 7 أيام اعتبارًا من 18 أغسطس. في 24 أغسطس ، ذهب إلى العمل ، وأمامه ثلاثة أيام لتقديم التقارير. إذا قام الموظف بتأخير الموعد النهائي ، فقد يتم فرض عقوبات مادية عليه.
دعونا نفهم ذلك يتم تجميعها في شكل موحد على نموذج AO-1. يجب أن يتضمن التقرير المعلومات التالية:
نظام الإبلاغ القياسي
الشيء الرئيسي هو أن المستند يجيب على الأسئلة التالية:
الانتباه:يتم اعتماد قائمة الأشخاص الذين يجوز إصدار السلف لهم من قبل الرئيس. لا يمكن لكل موظف تلقي الأموال من مكتب النقدية - إذا لم يكن خاضعًا للمساءلة ، فإن الإصدار محظور.
يتكون التقرير من ورقة واحدة على الوجهين. عادةً ما يتم ملء الجزء الرئيسي ، أي الجزء الأمامي ، من قبل الموظف ، لأنه يحتوي على معلومات تتعلق مباشرة بشخصه والبيانات التي يعرفها. يشير الجانب الأمامي إلى اسم المنظمة ورقم الإبلاغ والاسم الكامل للموظف والبيانات الأخرى عنه (المنصب ، رقم الموظف) ، وتاريخ ملء المستند والتعيين. يوجد أيضًا على الجانب الأمامي لوحة يتم فيها إدخال بيانات عن التقدم السابق. على الجانب الآخر ، يشار إلى المستندات التي تؤكد مرور الدفع (الشيكات ، الإيصالات) ، بالإضافة إلى المبلغ الإجمالي للأموال التي تم إنفاقها.
بعد اكتمال الوثيقة من قبل الموظف ، يتم نقلها إلى المحاسب. يكتب فيه المبالغ والحسابات المناسبة ، بالإضافة إلى ملاحظة أن التقرير قد تم تدقيقه ولا يحتوي على أخطاء. يشار إلى المبلغ دائمًا بالأرقام والكلمات ، وبعد ذلك يتم وضع توقيع المحاسب مع نسخة (الاسم الكامل ، المنصب) ، التجاوز والتوازن ، تفاصيل مختلفة ، وما إلى ذلك. تم تجميع هذا المستند في نسخة واحدة ، ويمكن ملؤه في شكل ورقي تقليدي وفي شكل إلكتروني. يجب أن يكون مفهوما أنه إذا حدثت أخطاء في إعداد المستند ووقع عليه الرئيس دون تصحيحات ، فقد لا يأخذها مسؤولو الضرائب في الحسبان ويعترفون بالمبلغ المخصص كدخل ، متبوعًا بضريبة دخل شخصية إضافية ومساهمات أخرى. لذلك ، تأكد من مراجعة المستندات قبل التوقيع عليها.
في نهاية المقال ، سنفعلفي غضون ذلك ، دعنا نلقي نظرة فاحصة على النقاط التي يجب إدخالها على الورق.
يرجى ملاحظة أنه يمكن تصحيح التقارير إذا لم يتم حسابها بعد. إذا تم إجراء المحاسبة ، ولكن تم العثور على خطأ ، فيمكن إلغاء المستند (يتم ذلك من قبل الرئيس ، حيث وافق عليه). يوصى بعدم التخلص من النموذج غير الصحيح أو حذفه من أجل تقديمه إلى السلطات الضريبية ، إذا لزم الأمر ، كدليل على حدوث خطأ.
نمط التعبئة القياسي
ما هي المستندات التي تؤكد أن الأموال قد أنفقت بالفعل بالمبلغ المحدد؟ هناك خياران:
الانتباه:يتم إصدار الأموال المسبقة للموظف على أساس الطلب المقدم. يتم تنظيم فترة التقرير من قبل الشركة. يمكنها تعيين يوم واحد على الأقل ، 50 يومًا على الأقل. لكن من الأفضل الالتزام بـ 3 أيام الكلاسيكية.
من المستحسن أيضًا أن تحدد بدقة شروط سداد الديون على كلا الجانبين. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف ينفق أموالًا أكثر مما حصل عليه ، فيجب عليه أن يحصل على دفعة إضافية في غضون فترة معينة. يجب أن يكون الأمر نفسه في الحالة المعاكسة - إذا تبين أن التكاليف أقل من الإصدار ، فيجب على الموظف إعادة "التغيير".
غالبًا ما يكون لدى المحاسبين أسئلة حول الفروق الدقيقة المختلفة المرتبطة بتصميمه. دعونا نلقي نظرة على بعض النقاط المثيرة للجدل فيما يتعلق بهذه الوثيقة:
لقد قمنا بإدراج المواقف الصعبة الرئيسية التي قد تنشأ عند معالجة المستندات. نأمل أن تفهم الآن كيفية ملء الأوراق بشكل صحيح وما هي الأخطاء التي يجب تجنبها. على هذا النحو
التقرير المسبق هو أحد الوثائق التي يتم تضمينها في البيانات المالية. هناك حاجة لتأكيد إنفاق الأموال التي يتم إصدارها للموظفين في شكل سلفة. لكن قواعد وميزات الوثيقة لا تنتهي عند هذا الحد.
التقرير المسبق نفسه له شكل نموذج ، يتم ملؤه من الجانبين الأمامي والخلفي.يجب أن يشارك في ملء الاستمارة شخصان مسؤولان: محاسب وموظف ثان.
يحتوي النموذج الموحد للنماذج على حقول يوقع عليها كل موظف مسؤول.
القائد يصلح كل شيء. يجب توفير هذه الحقول حتى لأولئك الذين يطورون أشكالهم الخاصة.
يجب على الموظف أن يرفق بالتقرير جميع المستندات التي يمكن أن تكون بمثابة دليل ومبرر. يوصى بلصقها على ورقة سميكة من الورق المقوى ، ثم سيكون التخزين أكثر ملاءمة.
يمكنك تنزيل تقرير مصاريف نموذج مجاني بتنسيق Word.
في مقابل السطر الأخير ، تتم كتابة المبالغ بالعملة الروسية والأجنبية.
يجب على المحاسب أن يحرر إيصالاً على حزمة المستندات المقبولة بحضور الشخص المسؤول. يتم ذلك فور صدور التقرير الأول. يجب أن يشير الإيصال إلى تاريخ استلام المحاسب للوثائق.
يتم تقديم المستند للموافقة عليه إلى الإدارة فقط بعد فحص شامل. وتوافق على عدم وجود أخطاء.
يتعرف القائد على محتوى الوثيقة. إذا لم يكن هناك شك ، فإنه يوقع توقيعه ، ويؤكد وجود التكاليف نفسها ، وكذلك امتثالها للقانون.
يعد فتح محل لبيع الزهور فكرة جيدة لعملك الخاص. انظر الرابط.
يجب على المحاسب القيام بعدد من الإجراءات المحددة بعد استلام تقرير موقع من قبل الرئيس.
يمكن كتابة النموذج ليس فقط على الورق ، ولكن أيضًا باستخدام برنامج 1C في شكل إلكتروني.
الموعد النهائي لتقديم التقرير هو 5 أيام ، إذا تم تسليم الشخص المسؤول نقدًا بالضبط ، وإذا حدث ذلك في مكتب النقدية للمؤسسة. يتم احتساب المدة من اليوم الذي أنهى فيه الموظف رحلة العمل.
شيء آخر هو إذا تم إصدار الأموال في شكل جهاز دفع إلكتروني للشركة.
يؤدي استخدام وسائل الدفع الشخصية إلى حقيقة أن القواعد تصبح واحدة بالنسبة للمدفوعات النقدية وغير النقدية.
يجب أن يتلقى المحاسب التقارير لمدة أقصاها ثلاثة أيام.
بدون المستندات الداعمة ، لن يتم قبول التقرير ببساطة. كما يعتمد أيضًا على نوع المستندات الأساسية فيما إذا كان المحاسب قادرًا على خصم أنواع "المدخلات" من ضريبة القيمة المضافة.
بدء عمل تجاري أسهل بكثير من البدء من الصفر. كل شيء موجود في الرابط.
هناك عدة أنواع من المستندات المرفقة بالتقرير المسبق:
في يوم التسوية ، يقدم المورد تقريرًا بأخذ عينات الوقود مع فاتورة ، إذا دخلت المنظمة في اتفاقية مع شركة الوقود ، وسدد دفعة مقدمة للوقود ومواد التشحيم عن طريق التحويل المصرفي.
يتم سرد مستند محاسبة يؤكد إنفاق الأموال الصادرة إلى الموظف مقدمًا كتقرير مسبق - نموذج يتكون من وجهين: الأمامي والخلفي.
يتم تعبئة نموذج الاستمارة من قبل الشخص المسؤول مع إرفاق المستندات التي تؤكد النفقات بالتقرير.
بعد استلام المحاسب لمجموعة من المستندات ، يتحقق منها ويصلحها في نموذج التقرير المسبق في الأماكن المخصصة لملئها من قبل المحاسبين.
يجب توقيع التقرير من قبل الرئيس ، شطب المبالغ الخاضعة للمساءلة
بعد ذلك ، يتم وضع التقرير في ألبوم من النماذج الموحدة ، مع الأخذ في الاعتبار حيث تم تقليص المعاملات النقدية إلى نموذج واحد رقم AO-1.
يتم إصدار الأموال المقدمة للموظفين في المؤسسة إذا تم التخطيط لمصاريف الضيافة أو الأعمال.
لإصدار مبلغ معين من المال ، يلزم إصدار أمر من الرئيس بشأن الأشخاص المسؤولين ، والذي يشير إلى قائمة الأشخاص وأسباب الإصدار.
الشخص المسؤول هو الموظفون الذين يحق لهم الحصول على مبلغ النفقات المستقبلية بموجب التقرير.
هناك شروط معينة يكون فيها الشخص ملزمًا بإعداد تقرير مسبق عن الأموال التي يتم إنفاقها.
نكتب تقريرًا مسبقًا باستخدام مثال إرسال موظف في رحلة عمل.
يقوم قسم المحاسبة وقسم شؤون الموظفين بجمع وإعداد المستندات اللازمة لرحلة عمل:
عند تقديم الطلب وفي وجود أمر نقدي للحساب ، يحصل الشخص الخاضع للمساءلة على أموال من مكتب النقد. بالنسبة لبعض النفقات ، يجب على الموظف الاحتفاظ بالمستندات الداعمة.
بعد عودة الموظف من رحلة عمل ، يحتاج إلى إعداد تقرير مسبق في نفس اليوم وتقديمه إلى قسم المحاسبة.
المحاسب بعد تدقيق التقرير يقوم بترجمته لبرنامج خاص وشطبه ويؤكد صحة الهدر.
إذا كان هناك مبلغ غير منفق ، يدفع الموظف الرصيد إلى أمين الصندوق ، أو ، بخلاف ذلك ، قد يتم تجاوز الأموال ، ثم يتم رد الأموال إلى الشخص المسؤول.
إذا كان هناك نقص في آخر تقرير مسبق للموظف ، يُحظر إصدار الدفعة المقدمة التالية.
لا يحق للموظف تحويل السلفة إلى شخص آخر
يجب تنفيذ جميع المستندات وفقًا للمتطلبات المنصوص عليها في القانون (القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة") من أجل تجنب المطالبات من السلطات الضريبية والغرامات اللاحقة.
يتم ملء نماذج التقارير المسبقة فقط وفقًا للنموذج الموحد رقم AO-1 ، ويمكن تنزيلها من مصادر رسمية على الإنترنت.
هناك عدة طرق للتعبئة: استخدام برامج محاسبة خاصة أو ملف إلكتروني بتنسيق (Excel) يمكن تحميله من الإنترنت. يتم وضع جزء واحد من قبل شخص مسؤول ، والآخر بواسطة محاسب.
في الصفحة الأولى من نموذج التقرير ، يجب على الموظف الإشارة إلى التفاصيل المطلوبة:
والأغراض التي من أجلها صدرت الأموال مبينة في العمود لغرض الدفعة المقدمة.
يشير الجانب العكسي إلى القائمة الكاملة للوثائق الداعمة. الأعمدة المطلوبة لملء هي من 1 إلى 6.
يتم تنفيذ تسلسل تحديد القائمة بالترتيب ، بما في ذلك في التقرير نفسه ، مع الإشارة إلى المستندات.
الترحيلات في التقرير المسبق: يشار بشكل تسلسلي إلى مبلغ المصاريف لكل عملية ، والخصم من الحساب ، والحسابات الفرعية.
بعد تحديد جميع المبالغ الإجمالية ، يتم توقيع النموذج وفك تشفيره. على الجانب الأمامي ، يتم إدخال المبالغ في عمود "المصروفات" ، تلك المشار إليها في الجانب السابق في عمود "الإجمالي".
بعد استلام المستند للتحقق من التقرير المسبق ، يجب على المحاسب أن يحرر إيصالًا ويعطيه للشخص المسؤول.
يتحقق المحاسب من الترحيلات والمبالغ المقبولة ، وأرقام الحسابات التي يتم الاحتفاظ بخصم المصروفات الخاصة بها ، ويشير إليها في الجزء الخلفي من النموذج.
إذا تم تحديد التجاوزات أو الأرصدة ، من دفعة مسبقة تم استلامها مسبقًا أو حالية ولعمليات المحاسبة الخاصة بهم ، فإن المحاسب يضع علامات على الصفحة الأولى من نموذج التقرير.
في حالة إنفاق الأموال على احتياجات الأسرة ، يوصى بملء تقرير مسبق منفصل
يجب ترجمة المستندات المكتوبة بلغة أجنبية إلى اللغة الروسية ، وفقًا للوائح الخاصة بالمحاسبة والتقارير المالية في الاتحاد الروسي.
بعد كل الإجراءات والشيكات اللازمة للمحاسب ، يتم تقديم التقرير المسبق للموافقة عليه إلى رئيس المنظمة.
يصف الرئيس الموضع في مقدمة النموذج ، ويضع توقيعًا مع نسخة وتاريخ الموافقة. فقط بعد ذلك سيتم قبول التقرير للمحاسبة.
إذا لم يتم تقديم التقرير المسبق في الوقت المحدد ، يتم إثبات انتهاك النظام النقدي.
للنظر في الحالات المحتملة لعدم الامتثال للمواعيد النهائية لتقديم تقرير مسبق ، يمكنك طلب المساعدة من المادة 15.1 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي.
وتجدر الإشارة إلى أنه لم يتم إثبات المسؤولية عن التقرير المسبق ، ولكن يتم تسجيل الانتهاك. لذلك ، قد لا تتوقع المنظمة عقوبات من السلطات الضريبية.
إن التحكم في الأموال المخصصة للنفقات هو مهمة محددة للمنظمة ، لأن هذا هو مجرد رقابة داخلية للإدارة.
في حالة عدم إعادة المبلغ من قبل الشخص المسؤول ، يحق للمنظمة شطبها من راتب الموظف ، فقط هناك قيود على مبلغ الخصم (المادة 137 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). إذا كان الموظف لا يوافق على تدابير صاحب العمل ، يتم حل الوضع من خلال المحكمة.
نظرًا لأن المدير هو الشخص المسؤول عن جميع أموال مكتب النقد ، فقد لا يُنسب الدين لعدم إرجاع الأموال الخاضعة للمساءلة إلى الموظف ، ولكن إلى المدير. ثم المحاسب في حيرة: ما العمل بالدفعة المقدمة التي لم يقدم المدير تقريراً عنها؟
مطلوب معرفة مكان تضمين مبلغ السلفة التي لا يوجد تقرير مسبق عنها (من موظف أو مدير).
كيف تتعامل مع حقيقة أن الموظف لا يقدم التقرير المسبق في الوقت المحدد؟
في وقت سابق ، قالت مصلحة الضرائب إنه يتم خصم ضريبة الدخل من هذه المبالغ الخاضعة للمساءلة. ولكن ، كما اتضح فيما بعد ، هذا البيان ليس قاعدة من قواعد القانون.
حيث أن الأموال مسجلة لدى الموظف كدين للمنظمة ولكنها ليست دخله.
الموظف الذي قدم التقرير المسبق فيما بعد يسدد الدين. وفقًا لذلك ، لا يتم خصم ضريبة الدخل الشخصي من هذا الدخل.
من الخطأ القول أنه في اللحظة التي لا يقدم فيها الموظف بلاغًا ، يحصل تلقائيًا على دخل. بعد هذه الإجراءات ، ليس مطلوبًا تحصيل أقساط التأمين.
لأنه لا يمكن استحقاقها إلا على مدفوعات لصالح الأفراد ومكافآتهم. وبالتالي ، سيكون على الموظف دين ، ولن تحدث مستحقات.
نموذج تقرير مسبق ، تنزيل 
القواعد العامة لملء التقرير المسبق هي كما يلي:
يمكن معاقبة انتهاك مدة الموظف ماليا.
"الموظف مرة أخرى تأخر الاجتماع الابتدائي؟ معاقب بالروبل " .
يمكنك تنزيل نموذج التقرير من موقعنا على الإنترنت. "النموذج الموحد رقم AO-1 - تقرير مسبق (تنزيل)" .
يمكن تقسيم التقرير المسبق بشكل مشروط إلى 3 أجزاء:
يتم التوقيع على التقرير من قبل الموظف والمحاسب وكبير المحاسبين. ثم يتم تقديمه إلى المدير للموافقة عليه - يكون الختم المقابل على الجانب الأمامي من المستند.
ملاحظة! يمكن إعداد التقرير المسبق ليس فقط على الورق ، ولكن أيضًا في شكل إلكتروني.
اقرأ المزيد عن هذا في المقال "يمكن توقيع التقرير المسبق بتوقيع إلكتروني" .
لم تكن هناك تغييرات على التقارير المسبقة في عام 2019 (وكذلك في 2017-2018) - لا يزال يتعين استكمال هذه الوثيقة. إذا تم إعداد التقرير المسبق في شكل إلكتروني ، فمن الضروري استخدام توقيع إلكتروني من قبل جميع الموظفين المشاركين في ملئه (خطاب وزارة المالية بتاريخ 08.20.2015 رقم 03-03-06 / 2/48232).
يمكنك التعرف على مثال وعينة لملء تقرير مسبق على موقعنا. لنفكر في مثال افتراضي.
لنفترض أنه في 21 يناير 2019 ، أصدرت شركة X LLC أموالًا لموظفها O. D. Smirnov بمبلغ 20000 روبل. لشراء 5 خراطيش للطابعات. لم تكن هناك سلف غير مستخدمة. تم الشراء في نفس اليوم ، وقدم الموظف التقرير في اليوم التالي ، أي 22 يناير.
أنفق الموظف 18950 روبل فقط. (لم يكن الشراء خاضعًا لضريبة القيمة المضافة لأن البائع يطبق نظام الضرائب المبسط). الأموال غير المستخدمة بمبلغ 1050 روبل. عاد إلى أمين الصندوق فور تسليم التقرير إلى قسم المحاسبة.
فيما يلي مثال لملء تقرير مسبق لهذا الموقف.
يجب على الشخص المسؤول ، عند إصدار الأموال له (للاحتياجات المنزلية ، للحصول على الأصول المادية ، عند إرساله في رحلة عمل ، وما إلى ذلك) ، ملء تقرير مسبق عن الأموال التي تم إنفاقها. وفقًا للفقرة 11 من إجراءات إجراء المعاملات النقدية في الاتحاد الروسي ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب قرار مجلس إدارة البنك المركزي للاتحاد الروسي في 22 سبتمبر 1993 N 40 ، فإن الأشخاص الذين تلقوا مبالغ نقدية على الحساب ملزمون في وقت لاحق. أكثر من ثلاثة أيام عمل بعد انتهاء الفترة التي تم إصدارها من أجلها ، أو من يوم عودة هؤلاء الأشخاص من رحلة عمل ، قم بتقديم تقرير إلى قسم المحاسبة بالمنظمة حول المبالغ التي تم إنفاقها وإجراء تسوية نهائية على معهم. في الوقت نفسه ، يتم تحديد الفترة التي يتم فيها إصدار الأموال للتقرير من قبل رئيس المنظمة.
يتم إصدار النقد بموجب التقرير فقط لشخص لديه علاقة عمل مع المنظمة ، مع مراعاة التقرير الكامل لشخص مسؤول محدد عن الدفعة المقدمة التي سبق إصدارها له. يحظر تحويل الأموال الصادرة بموجب التقرير من شخص إلى آخر.
لحساب الأموال الصادرة لأشخاص خاضعين للمساءلة ، يتم استخدام تقرير مسبق. وافق مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 01.08.2001 N 55 على نموذج تقرير مسبق (نموذج N AO-1) للمحاسبة عن الأموال الصادرة بموجب تقرير النفقات الإدارية والتجارية.
القواعد العامة لملء التقرير المسبق
يستخدم التقرير المسبق لتوضيح التسويات مع الأشخاص المسؤولين. نموذج التقرير المسبق هو مستند ذو وجهين. يقدم الأشخاص المسؤولون معلومات عن أنفسهم على الجانب الأمامي من تقرير المصاريف وملء الأعمدة 1-6 على الجانب الخلفي للمبالغ التي تم إنفاقها بالفعل ، مع إرفاق المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة. في قسم المحاسبة ، يتم التحقق من التقارير المسبقة للتأكد من التنفيذ الصحيح وتوافر المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة والإنفاق المستهدف للأموال ، ويتم ملء الأعمدة 7-10 من الجانب الخلفي من التقرير المسبق ، والتي تحتوي على معلومات حول النفقات المقبولة من قبل قسم المحاسبة للمحاسبة. يتم اعتماد التقارير المسبقة التي تم التحقق منها من قبل رئيس المنظمة.
يتم احتساب المبالغ المدفوعة بالعملة الأجنبية بالعملة الأجنبية والروبل بسعر الصرف للبنك المركزي للاتحاد الروسي. يتم سداد مبلغ الدين بالعملة الأجنبية من قبل الأشخاص المسؤولين وانعكاس هذا المبلغ في التقرير المسبق بالروبل بسعر الصرف للبنك المركزي للاتحاد الروسي في تاريخ الموافقة على التقرير المسبق من قبل رئيس المؤسسة.
الإجراء الخاص بقبول التقرير المسبق للمحاسبة
1. إصدار النقود بموجب التقرير.
أساس إصدار الأموال بموجب التقرير هو طلب إصدار الأموال ، حيث يكون الشخص الخاضع للمساءلة ملزمًا بالإشارة إلى الغرض المحدد لتلقي السلفة ، أي فترة استلام الأموال. يتم إرسال الطلب إلى رئيس المنظمة. بعد الموافقة المناسبة من قبل الرئيس ، يدخل قسم المحاسبة لإصدار النقود. في هذه الحالة ، يكون المحاسب ملزمًا بالتحقق من عدم وجود رصيد في الدفعة المقدمة السابقة (المشار إليها في الطلب بعلامة مقابلة).
عند الإرسال في رحلة عمل ، يكون أساس إصدار الأموال هو الأمر المقابل من الرئيس ، وبعد قراءته يقوم الموظف بإعداد طلب مع حساب أولي للأموال التي سيحتاجها في رحلة عمل.
2. عندما يتم تكبد المصاريف.
عند عودة الموظف من رحلة عمل (أو بعد الحصول على المخزون ، واستلام الخدمات ، وما إلى ذلك) ، يقوم بإعداد تقرير مسبق في شكل موحد ، والذي يجب تقديمه إلى قسم المحاسبة.
إذا تم إنفاق أقل من المبلغ المستلم ، فسيتم إعادة رصيد المبالغ غير المنفقة إلى أمين الصندوق وفقًا للأمر النقدي الوارد.
إذا تم إنفاق أكثر من المبلغ الذي تم استلامه ، فسيتم إصدار الإنفاق الزائد على التقرير المسبق للموظف على أمر المصروفات النقدية.
3. يتحقق المحاسب من الإنفاق المستهدف من الأموال الصادرة للموظف.
4. تمت الموافقة على تقرير المصروفات الذي تم التحقق منه من قبل المدير أو شخص مخول.
حول المستندات الأساسية
وفقا للفن. 9 من القانون الاتحادي الصادر في 21 نوفمبر 1996 N 129-FZ "بشأن المحاسبة" (المشار إليه فيما بعد - القانون N 129-FZ) ، يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تنفذها المنظمة من خلال المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الحفاظ على المحاسبة. يتم قبول مستندات المحاسبة الأساسية للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل الوارد في ألبومات النماذج الموحدة للوثائق الأولية. يجب أن تحتوي المستندات ، التي لم يتم توفير شكلها في هذه الألبومات ، على التفاصيل الإلزامية المدرجة في الفقرة 2 من الفن. 9 من القانون رقم 129-FZ. بعد انتهاء الفترة المحددة ، يتعين على موظف المنظمة الذي تلقى الأموال بموجب التقرير تقديم تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة مع جميع المستندات الداعمة التي تؤكد النفقات المتكبدة.
يجب أن تستوفي المستندات الداعمة المرفقة بالتقرير المسبق المتطلبات الأساسية التالية:
- يتم تقديم المستندات الداعمة في الأصل ؛
- في الشكل ، يجب أن تمتثل للمتطلبات المقبولة لمعالجة وتعبئة المستندات الأولية ؛
- بحكم طبيعة المعاملات ، يجب إنشاء ربط المستندات الداعمة بالغرض المقصود من السلفة النقدية الصادرة إلى الشخص الخاضع للمساءلة.
استكمال التقرير المسبق
يتم إعداد التقرير المسبق في نسخة واحدة من قبل الشخص المسؤول.
في جزء العنوان من نموذج التقرير المسبق ، يشير الشخص المسؤول إلى:
- اسم المنظمة التي أرسلته في رحلة عمل ؛
- الوحدة الهيكلية (الدائرة ، القطاع) التي يعمل فيها الموظف ؛
- اسم عائلتك واسمك الأول واسم عائلتك (العمود "الشخص المسؤول") ؛
- وضع؛
- تعيين سلفة (اقتناء الأشياء الثمينة ، ودفع مقابل الخدمات ، ونفقات السفر ، وما إلى ذلك).
لممارسة الرقابة ، يشير المحاسب في جزء العنوان من نموذج التقرير المسبق إلى معلومات حول إصدار الأموال (يشير إلى رقم وتاريخ المستند الذي تم إصدار الأموال فيه ، ورقم الحساب المقابل) وبيانات التواجد من رصيد أو زيادة الإنفاق على السلفة السابقة.
يوجد أيضًا في جزء العنوان من نموذج التقرير المسبق جدول "قيد المحاسبة" ، حيث يقوم المحاسب بتحويل المبالغ المراد تسجيلها من الجانب الخلفي من التقرير المسبق وفقًا لمراسلات الحسابات المقابلة.
يوجد في الجزء السفلي من التقرير المسبق قسم - إيصال المحاسب بأنه تم قبول التقرير للتحقق مع جميع المستندات المرفقة. يشير الإيصال إلى الاسم الأخير ، والاسم الأول ، واسم العائلة للشخص المسؤول ، ورقم وتاريخ التقرير المسبق ، وبكلمات مقدار النفقات الموثقة ، وعدد المستندات المرفقة ، وكذلك عدد الأوراق في هذه المستندات. بعد ملء التقرير بالكامل ، يمزق المحاسب الإيصال على طول خط القطع ويعطيه إلى الشخص المسؤول.
قبل ملء الجانب الخلفي من التقرير المسبق ، يجب على الشخص الخاضع للمساءلة تنظيم المستندات الأساسية (التذاكر ، وفواتير النقل ، وإيصالات الأمتعة ، والفواتير من الفنادق أو من الأشخاص الآخرين الذين يقدمون خدمات الإقامة والإقامة للفرد ، وشهادات الشراء ، والفواتير ، ووثائق الشحن ، إلخ). د.). يجب تشكيل المستندات بترتيب زمني ومرقمة. كقاعدة عامة ، يجب لصق المستندات الصغيرة (على سبيل المثال ، تذكرة قطار) على ورقة A4.
يتم ملء الجانب العكسي من التقرير المتقدم بالترتيب التالي في الأعمدة:
N p / p - يُشار إلى رقم المستند بالترتيب ، اعتمادًا على كيفية ترقيم الشخص المسؤول وتنظيمه. الوثائق مرفقة بالتقرير المسبق بالترتيب.
التاريخ - تاريخ الصفقة التجارية ، مصحوبة بدفع الأموال ، والمشار إليه في المستند. هذا هو تاريخ الوثيقة. فيما يتعلق بالبدل اليومي لرحلة عمل ، قد يتم تحديد تاريخ تنفيذ أمر رئيس رحلة العمل.
الرقم - يشار إلى رقم المستند (رقم الإيصال النقدي ورقم التذكرة وما إلى ذلك)
لمن ، ولماذا ووفقًا للوثيقة التي تم دفعها - متلقي الأموال ، ومحتوى العملية (الأجرة ، شراء البضائع ، الدفع للفراش ، البدل اليومي ، إلخ) ، اسم المستند (التذكرة ، إيصال ، شهادة شراء ، فاتورة ، شهادة سفر) إلخ.)
مبلغ المصروفات - يشير إلى المبلغ المالي الذي سيتم استرداده
من قبل المؤسسة للأموال التي أنفقها الشخص الخاضع للمساءلة
إذا تجاوز عدد المستندات الداعمة عدد الأسطر في نموذج التقرير المسبق ، يتلقى الشخص المسؤول الورقة الخلفية الثانية من النموذج ، إذا لزم الأمر ، الثالثة ، وما إلى ذلك ، نماذج التقارير ويضع تقريرًا مسبقًا على عدة أشكال. في نهاية النموذج الأول من التقرير ، يُشار إلى: "بالنسبة إلى نهاية الحساب ، انظر استمرار (تكميلات N) للتقرير المسبق." في الجزء العلوي من التقارير الثانية والأشكال اللاحقة ، يشار إلى: "استمرار التقرير المسبق ... الاسم الكامل. ن…".
يجب توقيع نموذج التقرير المسبق المكتمل من قبل الشخص المسؤول.
لا يتم قبول تقرير مسبق لشخص مسؤول لا يفي بالمتطلبات المذكورة أعلاه من قبل قسم المحاسبة للتحقق والمحاسبة. يظل الشخص المسؤول في هذه الحالة هو المدين للمؤسسة في مبلغ الأموال المستلمة بموجب التقرير حتى يتم سداد مبلغ هذه الأموال.
تدقيق التقرير المسبق من قبل محاسب
بعد استلام التقرير المسبق من الشخص المسؤول والمستندات المرفقة به من الشخص المسؤول ، يتحقق المحاسب من هذه المستندات وصحة تعبئة التقرير المسبق. يتم التحقق:
- حسب النموذج - وجود جميع المستندات الداعمة والمرفقات الخاصة بها ، وملء التفاصيل وصحة تنفيذ التقرير المسبق ، وصحة نقل البيانات من المستندات إلى التقرير المسبق ، ووجود توقيع الشخص المسؤول ؛
- من حيث المحتوى - امتثال المستندات المقدمة لغرض المهمة المستلمة ، وموثوقيتها ، ووجود التفاصيل المملوءة بها ، والعلامات المقابلة في شهادة السفر ، وتواريخ التكاليف في الوقت الحقيقي لـ يتم تحديد المهمة ؛
- فحص حسابي - يتحقق من صحة حساب المبلغ الإجمالي للأموال التي سيتم سدادها بموجب هذا التقرير ، إلخ.
يتم أيضًا التحقق من اكتمال تقرير الشخص المسؤول عن الأموال المستلمة ، أي إعادة هذا الشخص لرصيد الأموال غير المنفقة.
يتم الإشارة إلى مخالفات ملء التقرير المسبق التي كشف عنها المحاسب على نموذج هذه الوثيقة المعبأ من قبل الشخص المسؤول. يحق للمحاسب ، في حالة عدم الامتثال للمتطلبات المحددة لإعداد تقرير مسبق ووثائق ، إعادتها إلى شخص مسؤول للمعالجة المناسبة.
