يتم سرد مستند محاسبة يؤكد إنفاق الأموال الصادرة إلى الموظف مقدمًا كتقرير مسبق - نموذج يتكون من وجهين: الأمامي والخلفي.
يقوم الشخص المسؤول بتعبئة النموذج وإرفاق المستندات التي تؤكد النفقات بالتقرير.
المحاسب بعد استلام مجموعة من الوثائق يتحقق منها ويصلحها في شكل تقرير مسبق في الأماكن المخصصة لملء المحاسبين.
يجب توقيع التقرير مع المدير ، ويجب شطب المبالغ الخاضعة للمساءلة
بعد ذلك ، يتم وضع التقرير في ألبوم النماذج الموحدة ، مع الأخذ في الاعتبار المعاملات النقدية ، واختزالها إلى نموذج موحد رقم AO-1.
يتم إصدار الأموال المقدمة للموظفين في المؤسسة إذا تم التخطيط لمصاريف الترفيه أو الأعمال.
لإصدار مبلغ معين من المال ، يلزم إصدار أمر من الرئيس بشأن الأشخاص المسؤولين ، والذي يحتوي على قائمة بالأشخاص وأسباب الإصدار.
الشخص المسؤول هو الموظفون الذين يحق لهم الحصول على مبلغ للنفقات المستقبلية بموجب التقرير.
هناك مواعيد نهائية معينة يُطلب فيها من الشخص إعداد تقرير مسبق عن الأموال التي يتم إنفاقها.
نكتب تقريرًا مسبقًا باستخدام مثال إرسال موظف في رحلة عمل.
يقوم قسم المحاسبة وقسم شؤون الموظفين بجمع وإعداد وثائق السفر اللازمة:
عند تقديم الطلب وفي وجود أمر نقدي بالمصروفات ، يتم إصدار الأموال من مكتب النقد إلى الشخص المسؤول. في بعض النفقات ، يجب على الموظف الاحتفاظ بالمستندات الداعمة.
بعد عودة الموظف من رحلة عمل ، يحتاج إلى إعداد تقرير مسبق في نفس اليوم وتقديمه إلى قسم المحاسبة.
المحاسب ، بعد فحص التقرير ، ترجمه إلى برنامج خاص وشطبه ، يؤكد صحة الهدر.
إذا كان هناك مبلغ غير منفق ، يدفع الموظف الرصيد إلى أمين الصندوق ، أو ، بخلاف ذلك ، قد تكون الأموال قد تجاوزت الإنفاق ، ثم يتم رد الأموال إلى الشخص المسؤول.
في حالة وجود نقص في التقرير المسبق السابق من الموظف ، يُحظر إصدار الدفعة المقدمة التالية.
لا يحق للموظف تحويل الدفعة المقدمة إلى شخص آخر
يجب إعداد جميع المستندات وفقًا للمتطلبات المنصوص عليها في التشريع (القانون الفيدرالي "بشأن المحاسبة") من أجل تجنب المطالبات من قبل السلطات الضريبية والغرامات اللاحقة.
يتم ملء نماذج التقرير المسبق فقط وفقًا للنموذج الموحد رقم AO-1 ، ويمكن تنزيلها من مصادر رسمية على الإنترنت.
هناك عدة طرق للتعبئة: استخدام برنامج محاسبة خاص أو ملف إلكتروني بتنسيق (Excel) يمكن تنزيله من الإنترنت. يتم وضع جزء واحد من قبل الشخص المسؤول ، والآخر - من قبل المحاسب.
في الصفحة الأولى من نموذج التقرير ، يجب على الموظف الإشارة إلى التفاصيل المطلوبة:
والأغراض التي من أجلها صدرت الأموال مبينة في العمود لغرض السلفة.
يشار إلى القائمة الكاملة للوثائق الداعمة على الجانب الخلفي. الأعمدة المطلوبة للتعبئة هي من 1 إلى 6.
يتم تنفيذ تسلسل تحديد القائمة بالترتيب ، بما في ذلك التقرير نفسه ، مع الإشارة إلى المستندات.
الترحيلات في التقرير المسبق: يتم عرض مبلغ المصاريف لكل عملية ، والخصم من الحساب ، والحساب الفرعي بالتسلسل.
بعد تحديد الإجماليات ، يتم توقيع النموذج وفك تشفيره. على الجانب الأمامي ، يتم إدخال المبالغ في عمود "المصروفات" ، تلك المشار إليها في الجانب السابق في عمود "الإجمالي".
بعد قبول المستند للتحقق من التقرير المسبق ، يجب على المحاسب أن يحرر إيصالًا ويعطيه للشخص المسؤول.
يتحقق المحاسب من الإدخالات والمبالغ المقبولة ، وأرقام الحسابات التي يتم خصم النفقات الخاصة بها ، ويشير إليها في الجزء الخلفي من النموذج.
إذا تم تحديد التجاوزات أو الأرصدة من الدفعة المقدمة المستلمة مسبقًا أو الحالية وفي عمليات المحاسبة الخاصة بهم ، يقوم المحاسب بوضع علامات على الصفحة الأولى من نموذج التقرير.
في حالة إنفاق الأموال لاحتياجات العمل ، يوصى بملء تقرير مسبق منفصل
يجب ترجمة المستندات بلغة أجنبية إلى اللغة الروسية ، وفقًا للوائح المحاسبية والتقارير المالية في الاتحاد الروسي.
بعد كل الإجراءات والشيكات اللازمة للمحاسب ، يتم تقديم التقرير المسبق للموافقة عليه إلى رئيس المنظمة.
يكتب المدير الموقف في مقدمة النموذج ويوقع عليه بنص وتاريخ الموافقة. عندها فقط سيتم أخذ التقرير في الاعتبار.
في حالة عدم تقديم تقرير مسبق في الوقت المحدد ، يتم إثبات انتهاك النظام النقدي.
للنظر في الحالات المحتملة لعدم الامتثال للمواعيد النهائية لتقديم تقرير مسبق ، يمكنك الرجوع إلى المادة 15.1 من القانون الإداري للاتحاد الروسي للحصول على المساعدة.
وتجدر الإشارة إلى أنه لم يتم إثبات المسؤولية عن التقرير المسبق ، ولكن يتم تسجيل الانتهاك. لذلك ، قد لا تتوقع المنظمة عقوبات من السلطات الضريبية.
إن التحكم في الأموال المخصصة للنفقات هو المهمة المحددة للمؤسسة ، لأن هذا هو مجرد رقابة داخلية للإدارة.
في حالة عدم إعادة المبلغ من قبل الشخص المسؤول ، يحق للمنظمة شطبها من راتب الموظف ، فقط هناك قيود على مبلغ الاستقطاع (المادة 137 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). إذا لم يوافق الموظف على إجراءات صاحب العمل ، يتم حل الوضع من خلال المحكمة.
نظرًا لأن المدير هو الشخص المسؤول عن جميع الأموال النقدية ، فقد لا يُنسب الدين لعدم إرجاع الأموال الخاضعة للمساءلة إلى الموظف ، ولكن إلى المدير. ثم يضيع المحاسب: ما العمل بالدفعة المقدمة التي لم يبلغ المدير عنها؟
يلزم معرفة مكان تضمين المبلغ المقدم الذي لا يوجد تقرير مسبق بشأنه (من موظف أو مدير).
ماذا عن حقيقة أن الموظف لا يقدم تقرير المصاريف في الوقت المحدد؟
في وقت سابق ، قالت مصلحة الضرائب إنه يتم خصم ضريبة الدخل من هذه المبالغ الخاضعة للمساءلة. لكن ، كما اتضح ، هذا البيان ليس قاعدة قانونية.
حيث يتم تسجيل المال للموظف كدين للمنظمة ، ولكن ليس دخله.
الموظف الذي قدم تقرير المصروفات بعد سداد الدين. وفقًا لذلك ، لا يتم خصم ضريبة الدخل الشخصي من هذا الدخل.
من الخطأ القول أنه في اللحظة التي لم يقدم فيها الموظف التقرير ، حصل على دخل تلقائيًا. باتباع هذه التدابير ، لا يلزم أقساط التأمين.
لأنه لا يمكن تقييدها إلا للمدفوعات لصالح الأفراد ومكافآتهم. وبالتالي ، سيتم تحميل الموظف بالديون ولن تحدث أي مستحقات.
نموذج من التقرير المسبق ، تنزيل 
في الظروف الحديثة لإجراء العمليات التجارية في المؤسسات ، فإن ممارسة استخدام التقارير المتقدمة منتشرة على نطاق واسع.
تتمثل الوظيفة الرئيسية للتقرير المسبق في تأكيد التكاليف التي تم تكبدها فيما يتعلق باحتياجات الإنتاج من قبل الشخص الذي تلقى هذا المبلغ من أموال الشركة لأغراض معينة. غالبًا ما تكون هذه الأهداف إما نفقات سفر الموظف ، أو الحاجة إلى الدفع مقابل منتج أو خدمة تطلبها الشركة في سياق العمل.
يشارك العديد من الأشخاص في إعداد التقرير المسبق بالترتيب والشروط التي تحددها الإدارة والوثائق التنظيمية للمؤسسة. بادئ ذي بدء ، يتم ملء التقرير المسبق من قبل الموظف الذي استلم النقود في يديه. عندما يكمل الموظف الجزء الخاص به من التقرير ، يجب عليه تقديمه إلى أخصائي قسم المحاسبة لمراجعة التقرير وقبوله لمزيد من المعالجة.
يمكن أن يكون شكل التوثيق الأساسي هو النموذج المقبول عمومًا AO-1 ، ويتم إنشاؤه بشكل فردي لمنظمة معينة.
في أي حال ، يجب أن يفي نموذج التقرير المسبق بمعايير معينة وأن يحتوي على بيانات أساسية:
هناك طريقتان لإعداد تقرير مسبق: ملء نموذج ورقي أو إلكتروني.
في حالة كتابة التقرير في شكل ورقي ، هناك نوعان من التعبئة:
في كلتا الحالتين ، يتم وضع توقيعات المسؤولين على الوثيقة بالحبر الأزرق بأيديهم.
الطريقة الثانية لإعداد تقرير مسبق أقل كثافة في العمل ، لكنها تفترض وجود نظام إلكتروني متخصص لإدارة الوثائق ، يكون الوصول إليه متاحًا لجميع الأشخاص المشاركين في تنفيذ وتوقيع هذه الوثيقة. نظرًا لأن المستند الذي تم إنشاؤه بهذه الطريقة إلكتروني ، يجب أن يحتوي على توقيعات رقمية لجميع الأشخاص المسؤولين.
يتم ملء التقرير المسبق من قبل المسؤول المسؤول في نسخة واحدة ، ثم يتم تقديمه إلى قسم المحاسبة للتحقق من اكتمال المستند ودقة انعكاس المعاملات التجارية. عند دراسة التقرير المسبق ، يولي قسم المحاسبة اهتمامًا خاصًا بالإنفاق المستهدف للمبلغ المبلغ عنه.
في أغلب الأحيان ، يحدث إصدار النقد على حساب التقرير إما في حالة إعارة الموظف ، أو لمصاريف الإنتاج المختلفة التي تتطلب المشاركة الشخصية للموظف. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون هذا هو الضيافة أو التكاليف المرتبطة بالحصول على أي مواد.
الخطوة الأولى هي ملء ذلك الجزء من التقرير المسبق ، حيث يجب الإشارة إلى جميع المستندات المرفقة الخاصة بالمصروفات الناتجة عن الفترة التي تم فيها إصدار النقد إلى الشخص المسؤول.
في العمود الأول ، يتم كتابة الرقم بالترتيب لكل إيصال. في العمود الثاني ، يتم إدخال تاريخ إعداد مستند يؤكد المصاريف. يحتوي العمود الثالث على رقم المستند. إذا لم يكن هناك رقم في المستند ، فيجب أن تشير في العمود 3 إلى B / N ، مما يعني - مستند بدون رقم.
في العمود الرابع ، تحتاج إلى الإشارة إلى اسم المستند ، على سبيل المثال ، فحص KKM ، وفك الشفرة في كلمتين أو ثلاث كلمات تم تكبدها. في العمود الخامس ، يتم إدخال المبلغ الإجمالي للمستند بالروبل والكوبيل. إذا لم يتم إجراء الحسابات بالروبل الروسي ، ولكن بالعملة الأجنبية ، فيجب إحالة المبلغ المشار إليه في مستند الدفع إلى العمود السادس من التقرير المسبق.
في سطر الملخص ، يتم الحصول على المبلغ الإجمالي لجميع النفقات المتكبدة ، وهو مجموع مبالغ جميع المستندات المدرجة في التقرير.
في المرحلة التالية وبعد تعبئة قائمة المستندات المرفقة كاملة يقوم الشخص المسؤول بتقديم تقرير مسبق لقسم المحاسبة حيث يجب عليه التحقق من كافة البيانات الواردة في التقرير مع البيانات الموجودة في المستندات المحاسبية المرفقة به وإصداره. الشخص المسؤول قسيمة مقطوعة على قبول المستندات للمحاسبة.
إلزامي لملء رقم التقرير المسبق ، وتاريخ المستند هو تاريخ إصدار الأموال إلى المسؤول أمام موظف المؤسسة.
يجب الإشارة إلى كميات كل مستند بالروبل والكوبيل مع ملخص. بعد ذلك ، يضع المحاسب الحساب المراسل المقابل لجميع النفقات المدرجة في هذا الجزء من الوثيقة.
ثم يقوم المحاسب أو الموظف نفسه بملء الوجه الأمامي من المستند ، مع الإشارة إلى جميع التفاصيل والمعلومات اللازمة حول طبيعة ومقدار النفقات القادمة. إذا كان لدى الموظف ترحيل من التقرير المسبق السابق ، فيجب الإشارة إليه في عمود "التقدم السابق".
من المهم أن تتذكر أن الشخص الخاضع للمساءلة لا يمكنه أخذ نقود جديدة في الحساب إذا كان لديه دين من كشف مسبق سابق. إذا كان الوضع هو عكس ذلك وكان على الموظف أن ينفق أموالاً شخصية لتلبية احتياجات المؤسسة ، فسيتم سداد المصروفات الزائدة المعلنة للموظف بالكامل.
عندما يتم ملء جميع الحقول الرئيسية والتحقق منها ، يتم توقيع التقرير من قبل الشخص المسؤول ، ثم من قبل المحاسب المسؤول عن مجال العمل هذا أو من قبل كبير المحاسبين. في المرحلة النهائية ، يوافق المدير على التقرير بتوقيعه بخط اليد.
من المهم أن تضع في اعتبارك أن الموعد النهائي لإعداد تقرير مسبق يقتصر على ثلاثة أيام عمل من تاريخ انتهاء فترة الاستخدام النقدي المعتمدة من قبل المدير ، أو من تاريخ عودة الموظف إلى مكان عمله.
تلتزم دائرة المحاسبة وإعداد التقارير بضمان تخزين التقارير المسبقة جنبًا إلى جنب مع النسخ الأصلية لوثائق الدفع المرفقة لمدة خمس سنوات.
واستنادًا إلى تعريف نوع النفقات ، في السطر "الغرض من الدفعة المقدمة" ، يجب أن تشير إلى الأغراض التي تم استلام الأموال بموجب التقرير. يجب أن تتوافق البيانات المتعلقة بالاتجاه المستهدف للنفقات مع الصياغة الواردة في ترتيب إصدار الأموال للتقرير.
في الحالات التي يكون فيها سبب تلقي دفعة مقدمة هو نفقات السفر ، فإن مثل هذا التقرير المسبق يحتوي على بعض ميزات التصميم ويتطلب اهتمامًا خاصًا عند تجميعه.
لا يمكن أن يتجاوز الموعد النهائي لإعداد مثل هذا التقرير ثلاثة أيام عمل من لحظة عودة الشخص المبلغ من رحلة عمل.
عند الإبلاغ عن نفقات السفر ، يجب على الموظف بالضرورة ، بالإضافة إلى الشيكات وإيصالات الدفع ، إرفاق: شهادة سفر مع جميع العلامات ، وتذاكر إلى مكان الوصول والعودة ، وكذلك المستندات ، والتأمين الإجباري للركاب أثناء النقل.
يجب أن تشير شهادة السفر إلى تاريخ وشهر وسنة وصول ومغادرة الشخص في رحلة عمل. يتم التصديق على السجلات من خلال توقيع الأشخاص المسؤولين في مكان الوصول ومختومة بختم المنظمة.
عند إرسال موظف في رحلة عمل ، يقوم محاسب الشركة بحساب مبلغ المصاريف اليومية المقدرة للموظف. عادة ، يتم دفع بدل اليوم بشكل منفصل على أمر نقدي للمصروفات أو في شكل غير نقدي على البطاقة البلاستيكية للموظف ، نظرًا لأن هذه نفقات شخصية للموظف لا تخضع للتأكيد الوثائقي. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يتم دفع بدلات الإقامة اليومية عن طريق إعداد تقرير مسبق وإدراجها في النفقات الأخرى.
يحدث أن يذهب الموظف في رحلة عمل إلى الخارج ، ثم في شكل تقرير ، تتم الإشارة إلى البيانات بالروبل الروسي والعملة الأجنبية. بعد العودة من رحلة عمل خارجية ، يجب ترجمة جميع المستندات الداعمة المكتوبة بلغة أجنبية. يتم وضع الترجمة الرسمية على ورقة منفصلة وإرفاقها بالتقرير كجزء من المستندات الداعمة المتبقية.
وبخلاف ذلك ، تُستخدم القواعد والمتطلبات العامة في إعداد التقرير المسبق.
في تواصل مع
لا يزال التقرير المسبق عن رحلة العمل لعام 2018 أحد وثائق السفر القليلة المطلوبة. إنه ينتمي إلى عدد الأوراق المالية للتقارير الصارمة ، ومن الواضح أن إجراءات ملئه تنظمها التشريعات الحالية للاتحاد الروسي. ونظرًا لأن هذه الوثيقة هي عنصر من عناصر المحاسبة والتقارير المالية والضريبية ويمكن أن تصبح موضوعًا للتفتيش من قبل السلطات التنظيمية ، فإن النهج "غير المنضبط" لملئه أمر غير مقبول.
التقرير المسبق لرحلة العمل هو مستند محاسبي يملأه كل موظف عند عودته من رحلة عمل ، ويعكس فيه جميع النفقات القابلة للسداد المتكبدة فيما يتعلق برحلة العمل ، ويرفق المستندات التي تؤكد هذه النفقات بها.
يبدو وكأنه تقرير مسبق مع المستندات الداعمة
بالنسبة لقسم المحاسبة في الشركة الموظفة ، يؤدي هذا المستند وظيفتين في وقت واحد:
يعد التقرير المسبق أيضًا ذا أهمية رئيسية من وجهة نظر المحاسبة الضريبية:
لأغراض هذا الفصل ، يقوم دافع الضرائب بتخفيض الدخل المستلم بمقدار المصاريف المتكبدة<…>... يتم الاعتراف بالتكاليف المعقولة والموثقة كمصروفات.<…>نفذها (تكبدها) دافع الضرائب. من المفهوم أن التكاليف المعقولة هي تكاليف مبررة اقتصاديًا ، ويتم التعبير عن تقييمها من الناحية النقدية. تُفهم النفقات الموثقة على أنها نفقات مؤكدة من خلال المستندات المعدة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي<…>... يتم الاعتراف بأية مصروفات كمصروفات شريطة أن يتم تكبدها لتنفيذ أنشطة تهدف إلى تحقيق الدخل.
فن. 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي
حتى عام 2015 ، كانت حزمة وثائق السفر الإلزامية سميكة إلى حد ما. وشمل ، على وجه الخصوص ، شهادة سفر واستمارة مهمة الخدمة مع تقرير عن تنفيذها. بحلول عام 2018 ، نتيجة للتغييرات الأخيرة في التشريع ، ظل تقرير مسبق وأمر رحلة عمل ملزمين للجميع بموجب القانون. كل الآخرين أصبحوا اختياريين. إذا كان استخدامها لا يزال يمارس في المنظمة وينعكس ذلك في قانون محلي ينظم السفر الرسمي للموظفين (غالبًا ما يكون هذا شرطًا يتعلق برحلات العمل في المنظمة ، ولكن يُسمح أيضًا بخيارات أخرى ، على سبيل المثال ، مجموعة منفصلة أوامر) ، لا تزال بحاجة إلى وضعها. وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فلن تكون هناك حاجة إليها. ولكن في حالة التقرير المسبق ، لا يتم حتى مناقشة الالتزام بإصداره.
يحتوي النموذج القياسي للتقرير المسبق على شكل AO-1 (تنزيل النموذج) على الوجهين الأمامي والخلفي.
يشار إلى المعلومات التالية على المقدمة:
الجانب العكسي من النموذج مخصص للتكاليف الفعلية. هنا تحتاج إلى الإشارة باستمرار إلى:
يتم تخصيص عمود منفصل لكل عنصر.
هكذا يبدو نموذج التقرير المسبق المكتمل
غالبًا ما يكون لدى كل من المسافرين من رجال الأعمال وبعض المحاسبين سوء فهم حول التاريخ الذي يجب الإشارة إليه فيما يتعلق بالتذاكر. بعد كل شيء ، تم تحديد تاريخين فيه - تاريخ البيع ويوم المغادرة. ويتم شراء التذاكر إذا علم الموظف مسبقًا برحلة العمل ، كقاعدة عامة ، مسبقًا. ينصح المحاسبون المتمرسون في هذه الحالة بتحديد تاريخ ليس الرحلة ، ولكن تاريخ شراء التذكرة ، أي وقت تكبد المصاريف بالفعل. التذكرة نفسها مرفقة بالتقرير كتأكيد على الاستخدام المستهدف للأموال - أن الرحلة تمت.
إذا تم إصدار تذكرة للموظف بدلاً من نقود السفر ، فسوف تنعكس في كل من القسم الموجود في السلفة المُصدرة وعلى الجانب الخلفي كمصروفات متكبدة.
في حالة رحلة عمل إلى الخارج ، يتم إدخال مبالغ النفقات بالروبل والعملات الأجنبية في الأعمدة المخصصة لها.
يتم لصق المستندات الأساسية التي تؤكد النفقات على ورقة A4 منفصلة ، ثم يتم إرفاقها بنموذج التقرير المكتمل. ومع ذلك ، في كثير من الأحيان ، يُطلب من المسافر نفسه فقط حفظ وتزويد قسم المحاسبة بكل هذه المستندات ، ومن ثم يتعامل معها المحاسبون أنفسهم.
عادة ما تكون الخوارزمية الخاصة بتقديم تقرير مسبق على النحو التالي:
يمكن تعديل المخطط اعتمادًا على الهيكل التنظيمي لشركة معينة. في الواقع ، في الأعمال التجارية الصغيرة غالبًا ما يكون هناك محاسب متفرغ واحد فقط ، أو قد لا يكون كذلك ، يتم تعيين وظائف كبير المحاسبين إلى المدير ، الذي يوقع واحدًا للجميع. لكن القاعدة العامة هي أن التقرير يجب أن يوافق عليه كبير المحاسبين والمدير ، وينصح بفحص جميع الوثائق من قبل محترف قبل التوقيع.
نموذج لملء تقرير مسبق عن رحلة عمل ، الجانب الأمامي ، الجزء 1 نموذج لملء تقرير مسبق عن رحلة عمل ، الجانب الأمامي ، الجزء 2 نموذج لملء تقرير مسبق عن رحلة عمل ، الجانب الخلفي
يجب على الموظف تقديم تقرير مسبق في غضون ثلاثة أيام عمل عند عودته من رحلة عمل. هذا هو مطلب القانون.
إذا لم يفعل ذلك ، يتلقى صاحب العمل الحق في أن يسترد منه كامل مبلغ السلفة الصادرة من خلال الخصم من الأجور أو في المحكمة.
بدوره ، يجب عليه إصدار أمر بشأن الخصومات في غضون شهر بعد الموعد النهائي لتقديم التقرير المسبق. علاوة على ذلك ، لا يمكن أن يتجاوز مبلغ هذه الاستقطاعات 20٪ من المدفوعات المستحقة للموظف. عندما يتم إجراء الخصومات في إطار عدة بنود في وقت واحد (على سبيل المثال ، لم يتم بعد اقتطاع الدفعة المقدمة لرحلة عمل سابقة بالكامل ، والتي لم يقدم نفس الموظف أيضًا تقريرًا عنها في الوقت المحدد) ، يُسمح بزيادة حجمها إلى نصف الراتب.
إذا لم يوافق الموظف على قرار صاحب العمل أو فاته مهلة الشهر لإصدار الأمر ، فيجب حل الموقف فقط في المحكمة.
لذا فإن القيام بكل شيء في الوقت المحدد هو في مصلحة الموظف نفسه ، أولاً وقبل كل شيء.
في بعض الأحيان ، يتعذب المحاسبون بالشكوك حول ما إذا كانت ستكون هناك مشاكل في ضوء حقيقة أن تقرير المصروفات مؤرخ برقم واحد ، والنفقات برقم آخر. لكن لا توجد مشاكل في ذلك. علاوة على ذلك ، عادة ما تستغرق رحلة العمل أكثر من يوم واحد ، ويحصل الموظف على فرصة للإبلاغ عنها عند العودة فقط. ومع ذلك ، تنطبق نفس القاعدة على الحالات عندما يتعلق الأمر بالإنفاق لمرة واحدة للأموال الخاضعة للمساءلة - على سبيل المثال ، لشراء المواد والأدوات والمعدات ، وما إلى ذلك. إذا تم تكبد النفقات في يوم واحد ، وكان التقرير المسبق تمت الموافقة عليها في غضون ثلاثة أيام بعد ذلك على ما يرام.
يجب ألا تكون التواريخ [في المستند المؤيد وبيان الفاتورة] هي نفسها. التاريخ على الشيك هو عندما اشترى الموظف البضائع. والتاريخ الموجود في التقرير المسبق هو تاريخ قيامه بالإبلاغ عن المبالغ المصروفة لقسم المحاسبة. لا يجب أن يكون يومًا ما.
تيمور أوناروكوف ، محام ، موسكو
https://pravoved.ru/question/1277188/
لتأكيد النفقات ، يتم استخدام جميع المستندات المالية الموجودة في يد الموظف وتأكيد نفقاته فيما يتعلق برحلة العمل ، المنصوص عليها في القانون أو المتفق عليها مع الإدارة.
على سبيل المثال ، إذا تم إرسال موظف إلى معرض صناعي ، فيمكنه شراء عينات من المنتجات التي تهم الشركة - سواء كجزء من مهمة عمل أو بمبادرته الخاصة ، بعد أن وافق مسبقًا على هذه اللحظة وميزانية التكلفة مع رؤسائه. ومن المنطقي أن يتم تعويض هذه التكاليف أيضًا.
يتم استخدام ما يلي كمثل هذه المستندات:
لا يخضع البدل اليومي لتأكيد وثائقي منفصل ، وتواريخ السفر ، التي يتم على أساسها حساب هذا النوع من نفقات السفر ، في عام 2018 يتم تأكيدها عن طريق التذاكر أو ، إذا سافر الموظف إلى الوجهة وعاد إلى الوجهة الرسمية أو الشخصية أوراق النقل والسفر (خط سير الرحلة). ولكن إذا كان من المعتاد في الشركة نفسها إصدار شهادة سفر ، والتي أصبحت اختيارية منذ عام 2017 ، وهذا الإجراء منصوص عليه في قانونها المحلي ، يتم حساب أيام رحلة العمل على أساس العلامات الموجودة فيها ، وهي نفسها مرفقة بالتقرير المسبق إلى جانب الوثائق الأخرى.
لا تؤكد تذاكر القطار في 2018 تكاليف السفر فحسب ، بل تؤكد أيضًا مواعيد الوصول / المغادرة
في حالة رحلة عمل خارجية ، يتم إرفاق المستندات بالتكاليف التي يجب تأكيدها فيما يتعلق بتفاصيل هذه الرحلات ، وبالتالي المستندات التي تؤكدها:
إذا كان الموظف يحمل جنسية ثانية ، مما يمنحه الحق في الدخول بدون تأشيرة إلى بلدان أخرى (على سبيل المثال ، فهو ليس روسيًا فحسب ، بل هو أيضًا مواطن من ليتوانيا أو جمهورية مولدوفا أو أوكرانيا ، وله الحق لدخول الاتحاد الأوروبي بدون تأشيرة) ، يقوم بإرفاق نسخ من جميع جوازات السفر بالتقرير المستخدم في الرحلة. بعد كل شيء ، وفقًا للقانون ، يجب عليه مغادرة الاتحاد الروسي بجواز سفر روسي.
في العلاقات القانونية مع روسيا ، يتم الاعتراف بمواطنيها فقط كروس ، بغض النظر عن عدد جوازات السفر الأخرى التي لديهم ، باستثناء الدول التي أبرمت معها روسيا اتفاقيات بشأن الجنسية المزدوجة ، ولكن مع دول الاتحاد الأوروبي وأولئك الذين يحق لمواطنيها دخول بدون تأشيرة إلى الاتحاد الأوروبي ، RF لا يوجد. لكن له كل الحق في دخول البلدان الأخرى بجواز السفر الأنسب له. وفي هذه الحالة ، يكون الأمر أكثر ربحية لصاحب العمل ، حيث لا داعي للتعويض عن تكاليف التأشيرة. في الوقت نفسه ، يجب أن يحتوي جواز السفر الأجنبي على ترجمة موثقة إلى اللغة الروسية.
تاريخ المعبر الحدودي مهم عند حساب البدل اليومي. بعد كل شيء ، غالبًا ما يكون حجمهم مختلفًا عند السفر في روسيا والخارج. في نفس الوقت ، في الطريق إلى هناك ، يتم حساب البدل اليومي وفقًا للمعيار لبلد آخر من يوم الدخول إليه ، وفي طريق العودة من يوم الدخول إلى الاتحاد الروسي - بالسعر الروسي المحلي . على سبيل المثال ، إذا تم إرسال موظف في رحلة عمل إلى ألمانيا وسافر إلى هناك وعاد بالطائرة ، وعبر الحدود في يوم المغادرة ، فإن البدل اليومي من اليوم الأول إلى اليوم قبل الأخير من رحلات العمل يكون مستحقًا له في سعر ألمانيا ، ويوم الوصول - في روسيا.
سيتم تقسيم أيام رحلة العمل التي تُستحق لها البدلات اليومية وفقًا لمعايير الرحلات الداخلية والخارجية بناءً على العلامات الموجودة في جواز السفر
إذا تم إرسال الموظف في رحلة عمل إلى بلد ما ، للدخول الذي يكون فيه جواز السفر الداخلي للاتحاد الروسي كافياً ، بما في ذلك جمهورية بيلاروسيا (بعد كل شيء ، لا توجد مراقبة لجوازات السفر على الحدود معها) ، فإن الأيام يتم تحديد الوصول والمغادرة من خلال التذاكر أو المستندات الأخرى التي تسمح بتحديد مواعيد الوصول إلى الوجهة والعودة إلى نقطة انطلاق الرحلة.
تلعب شهادة صرف العملات دورًا مهمًا في تأكيد نفقات رحلة إلى الخارج. تنطبق هذه الوثيقة إذا تلقى الموظف دفعة مقدمة بالروبل واستبدلها بعملات بلد المقصد. إذا تم إرفاقه بالتقرير ، يتم تحويل جميع نفقات الصرف الأجنبي إلى روبل بالسعر الوارد فيه. إذا لم تكن هناك شهادة ، فلا بأس ، ولكن سيتعين عليك الاعتماد على سعر البنك المركزي للاتحاد الروسي في يوم الموافقة على التقرير.
لتنفيذ نفقات السفر للمحاسبة ، يتم استخدام الحسابات التالية:
اعتمادًا على طبيعة الحركات ، يتم استخدام الترحيلات التالية:
الترحيلات لمصاريف السفر الزائدة عن الدفعة المقدمة. الترحيلات لحساب مصاريف السفر. الترحيلات الخاصة بمصاريف السفر التي لم يقبلها أصحاب العمل ، يجب إعادة مبلغها إلى مكتب أمين الصندوق أو إلى حساب الشركة. ترحيل الحساب الجاري للشركة لنفقات صاحب العمل للحصول على تذكرة مسافر ، موظف مدفوع من الحساب الجاري للشركة (يتم احتساب التذكرة على الحساب الفرعي 3 من الحساب 50 "أمين الصندوق")
أرسلت الشركة موظفًا في رحلة عمل لمدة 10 أيام. بدله اليومي يساوي ألف روبل في اليوم ، في طريقه ذهابًا وإيابًا ، أنفق 10 آلاف روبل ، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة البالغة 1800 روبل. كلفه الإقامة في الفندق ثمانية آلاف روبل ، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة البالغة 1440 روبل. الشركة دافع ضريبة القيمة المضافة.
كان مبلغ الدفعة المقدمة للموظف 25 ألف روبل.
كانت نفقات السفر المؤكدة:
السفر - 10 آلاف روبل.
الإقامة - 8 آلاف روبل.
البدل اليومي - 10 آلاف روبل.
المجموع: 28 ألف روبل ، بهذا المبلغ تمت الموافقة على التقرير المسبق.
بالنظر إلى أن مبلغ السلفة كان يساوي 25 ألفًا ، كان التجاوز 3 آلاف روبل.
| مجموع. | مدين. | الإئتمان. | اسم العملية. |
| 25000 | 71 | 50 | تم إصدار الأموال مقابل الحساب من مكتب النقدية. |
| 8200 | 20 | 71 | شطب تكلفة التذاكر باستثناء ضريبة القيمة المضافة. |
| 1800 | 19 | 71 | ضريبة القيمة المضافة المخصصة على تكاليف التذاكر. |
| 1800 | 68 ضريبة القيمة المضافة | 19 | تم إرسال ضريبة القيمة المضافة لاستردادها. |
| 8000 | 20 | 71 | شطب مصاريف الفندق باستثناء ضريبة القيمة المضافة. |
| 1440 | 19 | 71 | ضريبة القيمة المضافة المخصصة على نفقات الفندق. |
| 1440 | 71 | 19 | تم إرسال ضريبة القيمة المضافة لاستردادها. |
| 10000 | 20 | 71 | تم شطب البدلات اليومية. |
| 3000 | 71 | 50 | حصل الموظف على المبلغ الذي أنفقه بالإضافة إلى الدفعة المقدمة. |
تبدو بيروقراطية الشركات ، أحد مكوناتها تسجيل رحلات العمل وسلوكها في قسم المحاسبة ، للوهلة الأولى صعبة بشكل لا يطاق. ولكن إذا اكتشفت ما هو ، فسرعان ما يقع كل شيء في مكانه.
طلب
قائمة الوثائق لتسليم التقارير المسبقة
دفع أجرة الخصم
1. النموذج AO-1 ذو وجهين.يجب تعبئة المستند في نسخة واحدة ، في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل من نهاية فترة الإجازة. في التقرير المسبق ، أشر إلى التفاصيل التالية: اسم المنظمة ، توقيع رئيس المنظمة (المدير ، الرئيس) ، منصب الشخص المسؤول ، الاسم الكامل للشخص المسؤول ، الغرض من الإصدار الأموال ، في الجزء الخلفي من التقرير المسبق ، يسرد الشخص المسؤول تفاصيل المستندات التي تؤكد النفقات (التذاكر والشيكات والإيصالات وغيرها) ، ويشير إلى التواريخ والأرقام والمبالغ ، .
2. طلبعند منح إجازة تفضيلية للموظف... يتم إصدار أمر منح الإجازة باستخدام النماذج الموحدة رقم T-6 و T-6a (جميع المتطلبات مطلوبة: تاريخ المستند ورقم المستند والأساس وفترة الفوترة وفترة السماح وعدد الأشخاص (بشكل منفصل للبالغين و الأطفال) الذين يحصلون على سفر تفضيلي.
3. طلب الدفع المسبق.الطلب مكتوب باسم المخرج (المدير) ومعتمد من قبله. في التطبيق ، يشير الموظف إلى مبلغ السلفة. يتمتع الحق في دفع الإجازة من قبل: الزوج غير العامل ، والأطفال القصر الذين تقل أعمارهم عن 18 عامًا (الأقارب ، والأطفال بالتبني) ، والأطفال (الأقارب ، بالتبني) الذين لم يبلغوا سن 23 عامًا ، وإتقان البرامج التعليمية الأساسية التعليم العام و (أو) الثانوي العام ، وكذلك التعليم المهني الابتدائي والثانوي والعالي في التعليم بدوام كامل في المؤسسات التعليمية مع اعتماد الدولة. لدفع تكاليف سفر الأطفال القصر ، بالإضافة إلى وثائق السفر (التذاكر ، الإيصالات ، الشيكات) ، يتم إرفاق شهادة الميلاد. إذا كان الطفل أكبر من 18 عامًا وكان طالبًا ، بالإضافة إلى المستندات المذكورة أعلاه ، يلزم ما يلي: شهادة تؤكد حقيقة أن الفرد يدرس بدوام كامل في تاريخ السفر ، ونسخة من الترخيص و شهادة اعتماد الدولة للمؤسسة التعليمية.
4. استمارة من الموظف بخصوص دفع الأجرة المخفضة.الطلب مكتوب باسم المدير (المدير). في التطبيق ، يجب أن يشير الموظف إلى مكان الراحة (نقطة النهاية) ، والطريق إلى مكان الراحة ، وسرد الاسم الكامل ، وتواريخ الميلاد ، وأفراد الأسرة الذين يمكن دفعهم مقابل السفر إلى مكان راحة الموظف. التوقيع والتاريخ.
5. التذاكر.دفع تكلفة السفر إلى مكان استخدام الإجازة والعودة بالتكاليف الفعلية ، مؤكدة بوثائق السفر (التذاكر) ، وكذلك من خلال المستندات التي تؤكد الدفع مقابل الخدمات (الرسوم) لإصدار وثائق السفر ، وتوفير الفراش في القطارات و خدمات أخرى مشمولة في سعر التذكرة ، ولكن ليست أعلى من السعر:
8. التذاكر.دفع تكلفة السفر إلى مكان استخدام الإجازة الدراسية والعودة بالتكاليف الفعلية ، مؤكدة بوثائق السفر (التذاكر) ، وكذلك المستندات التي تؤكد الدفع مقابل الخدمات (الرسوم) لإصدار وثائق السفر ، وتوفير الفراش على القطارات والخدمات الأخرى المدرجة في سعر التذكرة ، ولكن ليس أعلى من الأجرة:
بالسكك الحديدية - في عربة مقصورة بقطار سريع ذي علامة تجارية ؛
عن طريق النقل المائي - في مقصورة المجموعة V لسفينة بحرية لخطوط وخطوط النقل العادية مع خدمات الركاب المتكاملة ، في مقصورة الفئة الثانية لسفينة نهرية لجميع خطوط الاتصال ، في مقصورة من الفئة الأولى سفينة معدية
عن طريق الجو - في مقصورة الدرجة الاقتصادية ؛
عن طريق السيارات - في النقل العام بالسيارات (باستثناء سيارات الأجرة) ، في حالة عدم وجودها - في الحافلات ذات المقاعد الناعمة القابلة للطي.
إذا كانت المستندات المقدمة من الموظف تؤكد النفقات المتكبدة للسفر على فئة سفر أعلى من تلك المحددة ، يتم التعويض عن التكاليف على أساس شهادة تكلفة السفر وفقًا لفئة السفر المحددة الصادرة للموظف من قبل منظمة النقل ذات الصلة التي تقوم بالنقل ، أو وكيلها المعتمد (فيما يلي - منظمة النقل) ، في تاريخ شراء التذكرة. تكاليف الحصول على الشهادة المحددة لا تخضع للتعويض.
دفع تكلفة السفر عن طريق النقل البري العام (باستثناء سيارات الأجرة) إلى محطة السكك الحديدية والرصيف والمطار ومحطة الحافلات في حالة توفر المستندات (التذاكر) لتأكيد التكاليف.
إذا كانت تكلفة وثائق السفر (مع مراعاة المدفوعات الإلزامية التي يتم تحصيلها عند بيع وثائق السفر) مبينة بالعملة الأجنبية ، فسيتم الدفع من سعر الصرف الذي حدده البنك المركزي الروسي في يوم شراء هذه المستندات.
الرحلات الجوية:
تذاكر القطار:
عند السفر خارج الاتحاد الروسي ، يتم الدفع فقط إلى حدود الاتحاد الروسي ، لذلك ، من الضروري تقديم شهادة بتكلفة السفر إلى أقرب مستوطنة للحدود داخل الاتحاد الروسي.
يمكن أن يكون تاريخ التذاكر أبكر من تاريخ بدء الإجازة أو بعد الانتهاء فقط إذا كانت عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة عامة ، وكذلك إذا كان هناك طلب للحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر لهذه الفترة.
في حالة فقدان التذاكر ، يتم تقديم شهادة تكلفة السفر عن طريق النقل بالسكك الحديدية في عربة مقعد محجوزة في تاريخ السفر. في هذه الحالة ، مطلوب شهادة من مكان الراحة تفيد بأن الموظف كان هناك بالفعل.
يتم دفع رسوم السفر بالحافلة إذا كان لديك إيصال تسجيل نقدي.
الوصول بالسيارة:
جدول الرحلة مع الطوابع وتواريخ المغادرة والوصول إلى نوفي يورنغوي ، الوصول والمغادرة من مكان الراحة ؛
يجب تسجيل السيارة للموظف الذي يقدم التقرير المسبق أو للزوج (في هذه الحالة ، يجب تقديم شهادة زواج) ، أو إذا كان هناك توكيل رسمي من مالك السيارة للموظف الذي يقدم التقرير المسبق (يجب أن يكون تاريخ التوكيل قبل تاريخ بدء الإجازة أو تاريخ بدء السفر).
الدفع للفحص الطبي الأولي
1. النموذج AO-1 ذو وجهين. تأكد من وضع توقيعه.
2. أمر للحصول على وظيفة.صورة مصدقة من قسم شؤون الموظفين بالمؤسسة.
3. استمارة من الموظف بخصوص سداد قيمة الكشف الطبي الأولي.الطلب مكتوب باسم المدير (المدير). التوقيع والتاريخ.
4. اتفاقية تقديم الخدمات الطبية.أصلي. ملء إلزامي بتفاصيل الجهة التي قدمت كمية الخدمات المقدمة.
7. الشيكات.يشير الشيك إلى اسم المؤسسة الطبية ، المبلغ.
دفع المصاريف المتعلقة بنقل الموظفين
من مناطق أقصى الشمال
1. النموذج AO-1 ذو وجهين.يجب تعبئة المستند في نسخة واحدة ، في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل من نهاية فترة الإجازة. في التقرير المسبق ، أشر إلى التفاصيل التالية: اسم المنظمة ، توقيع رئيس المنظمة (المدير ، الرئيس) ، منصب الشخص المسؤول ، الاسم الكامل للشخص المسؤول ، الغرض من الإصدار الأموال ، في الجزء الخلفي من التقرير المسبق ، يسرد الشخص المسؤول تفاصيل المستندات التي تؤكد النفقات (التذاكر والشيكات والإيصالات وغيرها) ، ويشير إلى التواريخ والأرقام والمبالغ ، تأكد من وضع توقيعه.
2. الأمر بفصل موظف.
3. الطلب موجه إلى المدير (المدير)مع طلب دفع تكاليف السفر والأمتعة فيما يتعلق بمغادرة RCS بتأشيرة.
4. التذاكر.
الرحلات الجوية: التذكرة الإلكترونية ، بطاقة الصعود إلى الطائرة. يجب أن تتطابق أرقام التذكرة الإلكترونية وبطاقة الصعود إلى الطائرة. يجب أن يكون تاريخ استلام الرسوم المتنوعة هو نفس تاريخ شراء التذكرة. يتم دفع ثمن تذاكر الطيران من الدرجة الاقتصادية فقط. إذا كان يجب تقديم تذكرة درجة رجال الأعمال مع شهادة بتكلفة تذكرة الدرجة الاقتصادية لذلك التاريخ ، لهذه الرحلة. إذا فقدت بطاقة صعودك إلى الطائرة ، فيجب عليك الحصول على شهادة من المطار تفيد بأن هذا الموظف قد طار بالفعل في هذه الرحلة. يجب أن تشير الشهادة إلى رقم الرحلة وتاريخ الرحلة والاسم الكامل. راكب. لم يتم دفع إيصال التأمين ، فلا داعي لإرفاقه.
تذاكر القطار: مطلوب الاسم واللقب على التذكرة يجب أن يتزامن مع الاسم واللقب. الموظف. يجب أن يكون تاريخ استلام الرسوم المتنوعة هو نفس تاريخ شراء التذكرة. يتم دفع الأجرة فقط في سيارات ومقصورات المقاعد المحجوزة. إذا كان لديك تذكرة قطار إلكترونية (مسار / إيصال) ، فيجب عليك تقديم تذكرة بالنموذج المعمول به (صادر في المحطات في محطة السكة الحديد عند نقطة المغادرة.
الوصول بالسيارة:
طلب من موظف لدفع تكاليف السفر بالمركبات الشخصية بتأشيرة مدير ؛
العنوان والجواز الفني وشهادة استهلاك الوقود. عند السفر إلى الخارج ، سيتم أخذ فحوصات أقرب محطة وقود على حدود الاتحاد الروسي فقط في الاعتبار.
في الإيصالات من محطة وقود ، يجب الإشارة إلى العلامة التجارية للوقود وتكلفة 1 لتر وتفاصيل أخرى. لا يتم قبول الشيكات التي تحتوي على بيانات مسجلة غير واضحة (غير واضحة) للمحاسبة.
5. دفع ثمن الحاوية: عقد ، شهادة إتمام ، فاتورةوالتي تبين وزن الأصناف المصدرة (حتى 5 أطنان) ، إيصال بالدفع.
6. شهادة من قسم الإسكان (PRUE)عند إلغاء التسجيل (مستخرج من المدينة) أو ختم في جواز السفر على المستخرج (صورة ضوئية).
7. تاريخ التوظيف(خبرة عمل لا تقل عن 3 سنوات) جميع الصفحات مصدق عليها من مختص موافق للمنظمة (نسخة).
يظل الحق في دفع تكاليف السفر والأمتعة لأفراد الأسرة لمدة عام واحد من تاريخ إنهاء الموظف لعقد العمل مع منظمة ممولة من ميزانية تشكيل البلدية لمدينة نوفي يورنغوي.
أيضا ، للموظف الحق في دفع تكاليف السفر إلى الزوج غير العامل. في هذه الحالة يجب توفير كتاب عمل لا يوجد فيه سجل للعمل الحالي وشهادة زواج مصدقة من إدارة شؤون الموظفين. لا يتم دفع مصاريف السفر للعمال المفصولين بسبب التقاعد.
1. النموذج AO-1 ذو وجهين.يجب تعبئة المستند في نسخة واحدة ، في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل من نهاية فترة الإجازة. في التقرير المسبق ، أشر إلى التفاصيل التالية: اسم المنظمة ، توقيع رئيس المنظمة (المدير ، الرئيس) ، منصب الشخص المسؤول ، الاسم الكامل للشخص المسؤول ، الغرض من الإصدار الأموال ، في الجزء الخلفي من التقرير المسبق ، يسرد الشخص المسؤول تفاصيل المستندات التي تؤكد النفقات (التذاكر والشيكات والإيصالات وغيرها) ، ويشير إلى التواريخ والأرقام والمبالغ ، تأكد من وضع توقيعه.
2. أمر انتداب موظفيجب إحضارها مقدمًا من قبل متخصص موافق لإصدار دفعة مقدمة لنفقات السفر في الوقت المناسب.
3. شهادة سفريجب أن يحتوي على جميع التفاصيل اللازمة: تاريخ المستند ، ورقم المستند ، وعدد الأيام التي قضاها في رحلة عمل ، ورقم طلب رحلة العمل للموظف ، وبيانات جواز السفر ، وطوابع الوصول إلى مكان رحلة العمل والمغادرة من مكان رحلة العمل مع مواعيد الوصول والمغادرة.
4. مهمة الخدمةيجب أن يحتوي على جميع التفاصيل الضرورية: رقم المستند ، وتاريخ المستند ، وتواريخ البدء والانتهاء لرحلة العمل ، ومكان رحلة العمل ، والأهداف والعمل المحدد أو المهام التي يتم إجراؤها في رحلة العمل ، وعلامة على الانتهاء (عدم الوفاء) المهمة مطلوبة ، تأشيرة رئيس المنظمة ، توقيع الشخص المسؤول.
5. التكاليف.إذا كان الغرض من رحلة العمل هو مرافقة الأطفال ، فيجب أن يكون هناك ورقة طعام تشير إلى البدل اليومي للأطفال. يتم تحديد مبلغ البدل اليومي من خلال التقدير الذي جمعته المنظمة التي ترسل الأطفال.
6. التذاكر.
الرحلات الجوية: التذكرة الإلكترونية ، بطاقة الصعود إلى الطائرة. يجب أن تتطابق أرقام التذكرة الإلكترونية وبطاقة الصعود إلى الطائرة. يجب أن يكون تاريخ استلام الرسوم المتنوعة هو نفس تاريخ شراء التذكرة. يتم دفع ثمن تذاكر الطيران من الدرجة الاقتصادية فقط. إذا كان لديك تذكرة درجة رجال الأعمال ، فيجب عليك تقديم شهادة بتكلفة تذكرة الدرجة الاقتصادية لذلك التاريخ لهذه الرحلة. إذا فقدت بطاقة الصعود إلى الطائرة ، فيجب أن تأخذ شهادة من المطار تفيد بأن هذا الموظف قد طار بالفعل في هذه الرحلة. يجب أن تشير الشهادة إلى رقم الرحلة وتاريخ الرحلة والاسم الكامل. راكب.
تذاكر القطار: مطلوب الاسم واللقب على التذكرة يجب أن يتزامن مع الاسم واللقب. الموظف. يجب أن يكون تاريخ استلام الرسوم المتنوعة هو نفس تاريخ شراء التذكرة. يتم دفع الأجرة فقط في سيارات ومقصورات المقاعد المحجوزة. إذا كان لديك تذكرة قطار إلكترونية (مسار / إيصال) ، فيجب عليك تقديم تذكرة بالنموذج المعمول به (صادر في المحطات في محطة السكة الحديد عند نقطة المغادرة.
عند السفر خارج الاتحاد الروسي ، يتم الدفع فقط إلى حدود الاتحاد الروسي ، لذلك من الضروري تقديم شهادة بتكلفة السفر إلى أقرب مستوطنة على حدود الاتحاد الروسي.
الوصول بالسيارة:
طلب من موظف لدفع تكاليف السفر بالمركبات الشخصية بتأشيرة مدير ؛
ورقة الطريق مع الأختام وتواريخ المغادرة من نوفي يورنغوي ؛
العنوان والجواز الفني وشهادة استهلاك الوقود. عند السفر إلى الخارج ، سيتم أخذ فحوصات أقرب محطة وقود على حدود الاتحاد الروسي فقط في الاعتبار.
في الإيصالات من محطة وقود ، يجب الإشارة إلى العلامة التجارية للوقود وتكلفة 1 لتر وتفاصيل أخرى. لا يتم قبول الشيكات التي تحتوي على بيانات مسجلة غير واضحة (غير واضحة) للمحاسبة.
يجب تسجيل السيارة للموظف الذي يقدم التقرير المسبق أو للزوج (في هذه الحالة ، يجب تقديم شهادة زواج) ، أو إذا كان هناك توكيل رسمي من مالك السيارة للموظف الذي يقدم التقرير المسبق (يجب أن يكون تاريخ التوكيل قبل تاريخ بدء الحركة).
لجميع الأسئلة التي تهمك ، يرجى الاتصال على:
تقرير مسبق - يتم النظر في عينة من ملئه في هذه المقالة. هذه وثيقة أعدها موظف تلقى نقودًا مقابل نفقات تكبدها لصالح المنظمة. بعد ذلك ، سنخبرك بالوقت ، وبأي شكل يجب إعداد التقرير المسبق وما هي المستندات التي يجب إرفاقها به.
يجب أن يتم إعداده في موعد لا يتجاوز 3 أيام (البند 6.3 من تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي "بشأن إجراءات إجراء المعاملات النقدية" بتاريخ 03/11/2014 رقم 3210-U):
حاليًا ، هذا النموذج ليس إلزاميًا ، ولكل منظمة أو رائد أعمال فردي الحق في تطوير شكله الخاص من التقرير المسبق بشكل مستقل ، والموافقة عليه في السياسة المحاسبية. تم تأكيد نفس الموقف في كتاب وزارة المالية في روسيا الاتحادية بتاريخ 06.03.2013 رقم 03-03-06 / 1/6700.
ومع ذلك ، لا تزال العديد من المؤسسات مستمرة في استخدام هذا النموذج لإكمال تقرير المصاريف. يتم تطبيقه أيضًا في معظم برامج المحاسبة.
يمكن تنزيل عينة من كيفية ملء تقرير مسبق أعلاه.
تتم الموافقة على قائمة الموظفين الذين يتلقون الأموال على أساس منتظم بأمر من الرئيس ، ويتم إرسال نسخة منها إلى أمين الصندوق الخاص بالمؤسسة أو صاحب المشروع الفردي. يكتب المحاسبون لمرة واحدة لاستلام الأموال بيانًا يشيرون فيه إلى المبلغ المطلوب والفترة التي يجب إصدارها من أجلها. يتم توقيع الطلب من قبل الرئيس.
لا يمكن إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة إلا لموظفي المنظمة. علاوة على ذلك ، من أجل الحصول على مبلغ جديد خاضع للمساءلة عن النفقات ، لم يعد الموظف مضطرًا إلى الحساب الكامل للأموال التي حصل عليها سابقًا.
المبلغ الذي يمكن إعطاؤه للمحاسب لمرة واحدة غير محدود قانونًا (البند 6 من التعليمات رقم 3073-U).
ملحوظة! لا يحظر التشريع تحويل الأموال الخاضعة للمساءلة إلى البطاقات البلاستيكية للشركات أو الخصم (خطاب وزارة المالية بتاريخ 21 يوليو 2017 رقم 09-01-07 / 46781). في هذه الحالة ، يجب تحديد إجراءات تحويل المبالغ والإبلاغ عنها في المستندات الداخلية للمنظمة.
يشير رأس المستند إلى:
يتم التأكد من صحة تعبئة التقرير بتوقيع المحاسب الذي قبل التقرير المسبق وكبير المحاسبين الذي دققه.
فيما يلي معلومات حول الرصيد المسحوب للمبالغ الخاضعة للمساءلة والأمر النقدي ، والذي تم بموجبه إيداع رصيد الأموال هذا في أمين الصندوق أو تم استلام إعادة الحساب. يتم تأكيد صحة تنفيذ هذه العملية من خلال توقيع أمين الصندوق.
يشير الإيصال إلى:
تشير إلى تاريخ ورقم المستند الذي استلمه الشخص المسؤول من البائع ، والغرض من التكاليف ، والمبلغ الذي تم إنفاقه ، والعملة التي تم بها الشراء.
يتم تسجيل المعلومات حول كل مصروف من قبل المحاسب في سطر جديد. في حالة استغراق المعلومات حول خدمة مدفوعة أو وصف عملية شراء عدة أسطر ، يتم إدخال معلومات حول عملية الشراء التالية في السطر أدناه.
يتم ترقيم جميع السجلات التي يقوم بها المحاسب بالترتيب ، ويتم تلخيص التكاليف.
يتم إكمال الأعمدة 7 و 8 و 9 بواسطة محاسب المؤسسة لكل عملية شراء يقوم بها المحاسب.
مع ملء الكمبيوتر ، يتم تشكيل الجدول بأكمله في برنامج محاسبة أو برنامج مشابه.
يتم تأكيد صحة الإدخالات بتوقيع المحاسب.
مثال
دعونا نعطي مثالاً لملء تقرير مسبق من قبل موظف في Novy Dom LLC ، I.Canov ، الذي حصل على 3600 روبل روسي لشراء سلع ومواد لتلبية احتياجات خدمة السيارات في المنظمة في 02.07.2018
في 6 يوليو 2018 ، قدم مدير المزرعة ، I.I. Chanov ، تقريرًا مسبقًا عن الأموال التي تم إنفاقها بمبلغ 3540 روبل. وقدمت ورقتين.
07/05/2018 استحوذوا على:
تبقى على اليدين 60 روبل. أ. تشانوف أعاد 07/06/2018 إلى أمين الصندوق في المنظمة.
تم تقديم عينة من ملء تقرير مسبق في 2018 للتنزيل في مقالتنا أعلاه.
يتم تقديم تقرير مسبق من قبل موظف في مؤسسة أو رجل أعمال فردي في موعد لا يتجاوز الموعد النهائي المحدد في النموذج الذي وضعته لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي ، أو في نموذج مطور بشكل مستقل. يتم تعبئتها باليد أو باستخدام الكمبيوتر وتحويلها إلى قسم المحاسبة مع المستندات الداعمة.
