لقد تغيرت قواعد إصدار الأموال للمساءلة. الآن ، لإضفاء الطابع الرسمي على إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة ، يكفي فقط أمر المدير. علاوة على ذلك ، يمكن تلقي الأموال حتى من قبل أولئك الذين لم يبلغوا عن السلف السابقة.
التقرير الفرعي هو دفعة مقدمة للموظفين لتنفيذ مهام العمل التي يجب الإبلاغ عنها. على سبيل المثال ، حق الشركات في إصدار النقد في متناول اليد منصوص عليه في الفقرة 2 من المرسوم الصادر عن بنك روسيا بتاريخ 7 أكتوبر 2013 برقم 3073-U.
تتطلب السلطات الضريبية ضريبة الدخل الشخصي والمساهمات من المسؤولية
أوضحت سلطات الضرائب عندما يكون من الضروري حساب ضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين من المبالغ المبلغ عنها (خطاب من دائرة الضرائب الفيدرالية لمنطقة موسكو بتاريخ 14/09/2018 رقم 16-10 / [البريد الإلكتروني محمي]).
وفقًا للسلطات الضريبية ، فإن الالتزام بتقييم المساهمات وحجب ضريبة الدخل الشخصي ينشأ في حالة واحدة فقط. وهي: أن الموظف لم يرد إلى صاحب العمل المبالغ التي أصدرها مقابل التقرير ولم يتم إنفاقها للغرض المقصود ، وقرر صاحب العمل عدم حجز هذه الأموال عن المحاسب.
سيكون التاريخ الذي يكسب فيه الموظف دخلاً هو اليوم الذي يتنازل فيه صاحب العمل عن الدين في شكل أموال صادرة مقابل الحساب. إذا ذهب صاحب العمل إلى المحكمة لإعادة المسؤولين غير المنفقين ، فسيكون تاريخ دخل الموظف هو اليوم الذي أصبح فيه تحصيل الدين مستحيلاً.
يتم دفع معظم نفقات الشركة من الحساب الجاري الخاص بهم. ولكن هناك أوقات يحصل فيها الموظفون على أموال على الحساب:
أساس إصدار الأموال خاضع للمساءلة - بيان صادر عن موظف بتأشيرة مدير حول المبلغ والمدة المسموح بها للإصدار ، أو أمر من الرئيس لإصدار أموال خاضعة للمساءلة.
من أجل أن يقوم الموظف بإجراء عمليات شراء نيابة عن الشركة ، وبيان تفاصيلها على المستندات ، يتم إصدار توكيل رسمي مع الأموال الخاضعة للمساءلة. في هذه الحالة ، تعد النماذج رقم M-2 أو رقم M-2a ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 30 أكتوبر 1997 ، رقم 71 أ ، مناسبة. من أجل التوقيع على شهادة قبول الأعمال أو الخدمات ، يجدر إعداد توكيل رسمي بأي شكل من الأشكال.
يحق للمنظمة إصدار حساب لموظفيها فقط - إلى الشخص الذي أبرم معه الحساب أو المعدل التراكمي. هذا يأتي من البندين 5 و 6.3 من مرسوم بنك روسيا بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U وأكده خطاب بنك روسيا بتاريخ 2 أكتوبر 2014 رقم 29-1-1-6 / 7859.
أي أنه يُسمح بإصدار دفعة مقدمة للمصروفات القادمة ليس فقط للموظفين ، ولكن أيضًا للمقاولين. على سبيل المثال ، لشراء المواد اللازمة لأداء العمل بموجب عقد القانون المدني.
منذ 19 آب (أغسطس) 2017 ، لم يُطلب من التطبيقات إصدار أموال لتقديم التقارير إلى موظفي المنظمة. وحتى المحاسبين الذين لم يبلغوا عن السلف السابقة لهم الحق في تلقي الأموال. وافق البنك المركزي على تعديلات الأمر النقدي بموجب الأمر رقم 4416-U بتاريخ 19 يونيو 2017.
لم يعد بإمكانك جمع طلبات المساءلة من كل موظف. تسمح القواعد الجديدة باستبدال البيانات بأوامر أو توجيهات من المدير.
لمنع إعادة تصنيف التقديم إلى راتب ، من المهم الإبلاغ في الوقت المناسب عن الأموال المستلمة لاحتياجات الشركة.
يحدد المدير الموعد النهائي الذي يقوم الموظف المسؤول بعده بالإبلاغ عن السلفة المستلمة. على سبيل المثال ، أصدر قسم المحاسبة دفعة مقدمة للسائق مقابل تكلفة البنزين. في غضون ثلاثة أيام عمل من نهاية هذه الفترة أو بعد العودة إلى العمل ، يقوم الموظف بتقديم تقرير. ثلاثة أيام من تاريخ العودة لإعداد تقرير عن نفقات السفر للموظفين (البند 26 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 أكتوبر 2008 رقم 749).
إذا تلقى الموظف الأموال الخاضعة للمساءلة على بطاقة مصرفية ، فيمكنه الإبلاغ عن هذه الأموال حتى بعد ثلاثة أيام. الحقيقة هي أن المدفوعات باستخدام البطاقات البلاستيكية غير نقدية. لا تنطبق القيود "النقدية" عليهم. لذلك ، يجب تحديد توقيت التقارير وفقًا لتقدير الإدارة وتسجيله في مستند داخلي (على سبيل المثال ، في مخصص إصدار المبالغ أو الأوامر الخاضعة للمساءلة). هذا صحيح بشكل خاص في الحالات التي يتم فيها إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة لفترة طويلة.
تمت الموافقة على الشكل الموحد للتقرير المسبق رقم AO-1 بموجب مرسوم Goskomstat لروسيا بتاريخ 1 أغسطس 2001 رقم 55. ولكن في عام 2017 ، تعد معظم النماذج الموحدة اختيارية للتطبيق (البند 4 من المادة 9 من القانون الاتحادي المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ). بالإضافة إلى ذلك ، يلزم إجراء إجراء العمليات النقدية بإعداد المستندات النقدية فقط وفقًا لنماذج موحدة. والتقرير المسبق لا ينطبق عليهم.
تبين أن للشركة الحق في تطوير النموذج بشكل مستقل بعد اعتماده كملحق للسياسة المحاسبية. الشيء الرئيسي هو أن المستند يجب أن يحتوي على المتطلبات المطلوبة للمنظمة الأساسية ، المدرجة في الفقرة 2 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ. على سبيل المثال ، في النموذج الموحد للتقرير المسبق ، يتم تقديم شكل واحد فقط من أشكال إصدار المبالغ الخاضعة للمساءلة - نقدًا. لذلك ، يُسمح للوثيقة بالنص على طرق أخرى لإصدار الأموال.
إذا لم يقدم الموظف التقرير المسبق في الوقت المحدد ، فأذكرك بضرورة حساب الأموال المستلمة. في هذه الحالة ، يقدم الموظف إما تقريرًا ويعيد الأموال ، أو يكتب بيانًا مع طلب حجب المتأخرات من الأجور.
يمكنك الاحتفاظ بالمال على أساس أمر داخلي من الرأس. ولكن في موعد لا يتجاوز شهر من تاريخ العائد المتوقع من قبل موظف الأموال (المادة 248 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). وفقط إذا كان المبلغ الخاضع للمساءلة لا يتجاوز متوسط الأرباح الشهرية. خلاف ذلك ، سوف يتعين عليك الذهاب إلى المحكمة لاستعادة الأموال. إذا لم يقم الموظف ، بعد انتهاء فترة التقادم ، بإعادة الأموال ولم يكن من الممكن استردادها ، فيمكن أن يُعزى الدين إلى الخسائر.
كل صاحب عمل ، وفقا للجزء 1 من الفن. 19 ФЗ بتاريخ 06.12.2011 رقم 402-"في المحاسبة" ، ملتزم بتنظيم والحفاظ على الرقابة الداخلية على الحقائق الملتزمة بالنشاط الاقتصادي. يجب أن يحدد رئيس الشركة ترتيب التحكم في إصدار الأموال للأشخاص المسؤولين. يمكنه إصدار أمر بقائمة من الأشخاص الذين يحق لهم تلقي الأموال من مكتب النقد بالمنظمة.
المسؤولون هم الأشخاص الذين تصدر لهم المنظمة أو رائد الأعمال الفردي الأموال لتنفيذ التعليمات والمطلوب منهم تقديم تقرير عن استخدامها. يمكن لأي موظف في المؤسسة العمل كأشخاص خاضعين للمساءلة.
حتى 19 أغسطس 2017 ، من أجل الحصول على أموال للتقرير ، كان على الموظف إرسال بيان إلى قسم المحاسبة أو قسم شؤون الموظفين ، يوضح المبلغ المطلوب وشرح ما سيتم إنفاقه عليه.
ومع ذلك ، فمنذ 19 أغسطس ، أصبح إصدار التقارير أسهل. التعديلات منصوص عليها بموجب مرسوم صادر عن البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 19 يونيو 2017 برقم 4416-U. من التاريخ المحدد ، التطبيق غير مطلوب. لإصدار المال ، يكفي أمر المدير أو أي مستند إداري آخر للشركة. شكل هذه الوثيقة تعسفي. لكن يجب أن يحتوي على التفاصيل التالية:
في الاتحاد الروسي ، يجب ألا تتجاوز جميع التسويات بالعملة الوطنية ، والتي تتم في إطار اتفاقية واحدة ، 100 ألف روبل. يشار إلى ذلك في الفقرتين 5 و 6 من توجيه البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 07.10.2013 رقم 3073-U.
ويعتقد أنه لا يمكن تجاوز هذا الحد. ولكن هناك أيضًا بعض الفروق الدقيقة. تم تعيين هذا الحد على النفقات فقط للتسويات مع المنظمات الأخرى وأصحاب المشاريع الفردية (انظر البند 6 من توجيهات البنك المركزي للاتحاد الروسي رقم 3073-U). ولا تنطبق على التسويات مع الأفراد ، الذين هم في هذه الحالة موظفون في المؤسسة. ويشمل ذلك الرواتب والمزايا الاجتماعية والاحتياجات الشخصية لرئيس المنظمة وإصدار الأموال على الحساب. في هذه الحالة ، لن يعتبر إصدار مبلغ أكبر انتهاكًا للانضباط النقدي.
وفقًا للبند 6.3 من تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 ، رقم 3210-U ، حتى 19 أغسطس 2017 ، كان من المستحيل إصدار أموال على الحساب إذا لم يقدم الموظف تقريرًا عن المبالغ المستلمة مسبقًا.
لكن البنك المركزي أجرى تغييرات على التقرير الفرعي. الآن يمكن إصدار المساءلة ، حتى لو لم يقم الموظف بسداد الديون على الأموال التي تم إصدارها مسبقًا. ومع ذلك ، هذا لا يعني أن الموظفين لم يعودوا بحاجة إلى إعداد تقارير مسبقة عن المبالغ التي تم إنفاقها. يجب على الموظف تقديم مستندات الإبلاغ عن الأموال التي تم إنفاقها إلى قسم المحاسبة.
من الناحية التشريعية ، لا يتم تحديد الفترة المحددة التي يجب على الموظف خلالها تقديم تقرير عن الأموال التي يتم إنفاقها في أي مكان. لذلك ، يشار إليه ، كقاعدة عامة ، بترتيب صاحب العمل.
وفقًا للبند 6.3 من توجيه البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U ، يلتزم الموظف بتقديم تقرير عن المبالغ المستلمة في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد انتهاء الفترة التي تم إصدار هذه المبالغ من أجلها.
إذا لم يتم تحديد فترة الإرجاع ، يجب على الموظف تقديم التقرير في نفس اليوم الذي استلمه فيه. يشار إلى ذلك في خطاب مصلحة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 24 يناير 2005 برقم 04-1-02 / 704.
لكن هناك شروط خاصة. وفقًا للمادة 26 من اللائحة التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13.10.2008 رقم 749 ، يجب على الموظف الإبلاغ عنها في غضون 3 أيام عمل من تاريخ العودة.
كما أثرت التغييرات على المبالغ المبلغ عنها في عام 2019 على الوثائق. نظرًا لأن إجراءات إصدار الأموال للمساءلة قد تغيرت منذ 19 أغسطس 2017 ، يجب على الشركات تحديث اللائحة بشأن العمل بالمبالغ الخاضعة للمساءلة.
يمكن للموظفين الحصول على أموال قابلة للمساءلة نقدًا في مكتب النقدية للمؤسسة. يمكن للشركة أيضًا تحويل الأموال إلى بطاقة مصرفية ، بما في ذلك بطاقة راتب الموظف (انظر الأمر رقم 3073-U ، خطاب وزارة المالية الروسية رقم 03-11-11 / 42288 بتاريخ 25 يوليو 2014). لجعل هذا ممكنًا ، يجب تسجيل إجراءات تسوية الحسابات مع الموظفين المسؤولين في السياسة المحاسبية للشركة.
من خلال الكاشير ، يتم إصدار الأموال وفقًا للمتطلبات التالية:
لتلخيص ما ورد أعلاه:
من المهم للمؤسسات وأصحاب المشاريع الفردية الامتثال لإجراءات إجراء المعاملات النقدية. في الواقع ، بسبب انتهاك هذا الأمر ، يتم التهديد بغرامة كبيرة إلى حد ما (الجزء 1 من المادة 15.1 من القانون الإداري للاتحاد الروسي):
17.08.2017, 15:41
ما هي القواعد اللازمة لإصدار الأموال إلى الحساب من مكتب النقدية في عام 2017 والتي يجب على أصحاب العمل تطبيقها؟ هل صحيح أنه اعتبارًا من 19 أغسطس ، تم تطبيق القواعد الجديدة لإصدار النقد دون تقديم طلب؟ هل يمكنني تحويل الأموال إلى بطاقة مصرفية؟ سنجيب على الأسئلة الرئيسية ونعطي 6 قواعد رئيسية لتسجيل المبالغ الخاضعة للمساءلة.
تلتزم المنظمة المستخدمة ، بموجب قواعد التشريع الخاص بالمحاسبة ، بتنظيم والحفاظ على الرقابة الداخلية على الحقائق الملتزمة للحياة الاقتصادية. يمكنك العثور على مثل هذا الشرط في الجزء 1 من المادة 19 من القانون الاتحادي بتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة". يجب أن يحدد المدير العام للشركة إجراءات مراقبة إصدار الأموال للأشخاص المسؤولين. يمكنه إصدار أمر بقائمة الأشخاص الذين يحق لهم تلقي الأموال. فيما يلي عينة من هذا الطلب:
من أجل الحفاظ على الانضباط النقدي ، يُعتبر الموظف شخصًا تم إبرام عقد عمل أو عقد قانون مدني معه (المادتان 5 و 6.3 من مرسوم بنك روسيا رقم 3210-U بتاريخ 11 مارس 2014). وبالتالي ، يمكن إصدار الأموال مقابل الحساب ، بما في ذلك إلى المقاول. قد يحتاج إليها ، على سبيل المثال ، لشراء مواد لأداء عمل بموجب عقد بموجب القانون المدني. يمكن إعطاء هذا المبلغ للتقرير ، على سبيل المثال ، من مكتب النقدية.
حتى 19 أغسطس 2017 ، من أجل الحصول على مبالغ نقدية مقابل الحساب ، كان على الموظف أن يقدم إلى قسم المحاسبة أو قسم شؤون الموظفين طلبًا بأي شكل من الأشكال ، والذي كان مطلوبًا فيه تحديد المبلغ المطلوب ، وكذلك توضيح ذلك. ما هي الأغراض التي سيتم إنفاقها. يمكن أن يبدو التطبيق مثل هذا (النموذج):
ومع ذلك ، فقد تغير الوضع منذ 19 أغسطس 2017. التعديلات منصوص عليها في مرسوم البنك المركزي لروسيا بتاريخ 19 يونيو 2017 برقم 4416-U. اعتبارًا من ذلك التاريخ ، يمكنك إصدار أموال للموظف على حساب التقرير دون طلبه. لإصدار المال ، يكفي أمر أو مستند إداري آخر للشركة. فيما يلي نموذج لأمر إصدار المبالغ الخاضعة للمساءلة في عام 2017:
يمكنك تنزيل نموذج طلب لإصدار المال لتقديمه في عام 2017 بحلول.
ما هو الحد الأقصى للمبلغ الذي يمكن الإبلاغ عنه؟ هل من الممكن إعطاء مبلغ كبير للرئيس التنفيذي لفترة طويلة؟ هل صحيح أنه لا يمكنك التبرع بأكثر من 100000 روبل؟ غالبًا ما تثار مثل هذه الأسئلة بين المحاسبين والعاملين بشؤون الموظفين.
نود أن نذكر أن الحد الأقصى لمبلغ التسوية النقدية - 100000 روبل لمعاملة واحدة لا يتم تطبيقه عند إصدار الأموال على الحساب (الفقرتان 5 و 6 من توجيه البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 07.10.2013 رقم 3073- يو). بعد كل شيء ، يتم تطبيق هذا المبلغ الأقصى حصريًا على المستوطنات مع منظمات أخرى أو رواد أعمال فرديين (البند 6 من توجيهات البنك المركزي للاتحاد الروسي رقم 3073-U). وبالتالي ، يمكن إعطاء موظف المنظمة مبلغًا كبيرًا. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن منح مدير (مدير) ، على سبيل المثال ، 350.000 روبل ولن يعتبر هذا انتهاكًا للانضباط النقدي.
في عام 2017 ، يمكن تحويل المبالغ الخاضعة للمساءلة إلى البطاقة المصرفية للشخص المسؤول ، بما في ذلك. للراتب (كتاب وزارة المالية بتاريخ 25/08/2014 رقم 03-11-11 / 42288).
من الممكن إصدار نقد على حساب التقرير إذا لم يقم الموظف بسداد الدين على الأموال التي تم إصدارها مسبقًا. يمكن القيام بذلك اعتبارًا من 19 أغسطس 2017. ومع ذلك ، هذا لا يعني أن الموظفين لم يعودوا بحاجة إلى إعداد تقارير مسبقة عن المبلغ الذي يتم إنفاقه. حتى بعد 19 أغسطس 2017 ، يجب على الموظف تقديم مستندات الإبلاغ إلى قسم المحاسبة حول الأموال التي يتم إنفاقها.
حتى 19 أغسطس 2017 ، كان من المستحيل إصدار أموال على الحساب إذا لم يقدم الموظف تقريرًا عن المبالغ المستلمة مسبقًا. ومع ذلك ، اعتبارًا من ذلك التاريخ ، تم استبعاد هذه المتطلبات من البند 6.3 من تعليمات بنك روسيا بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U.
متى يحتاج الموظفون إلى تقديم بيان بالمال الذي تم إنفاقه إلى صاحب العمل؟ يجب البحث عن إجابة هذا السؤال بترتيب المدير التنفيذي. بعد كل شيء ، يتم الإشارة إلى مثل هذه الفترة.
كقاعدة عامة ، يجب على الموظف الإبلاغ عن المبالغ المستلمة بموجب التقرير في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد انتهاء الفترة التي صدرت فيها هذه المبالغ (البند 6.3 من توجيه البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11.03 .2014 رقم 3210-U). ولكن ماذا لو لم يتم تحديد فترة العودة؟ وفقًا لسلطات الضرائب ، في مثل هذه الحالة ، يجب على الموظف تقديم التقرير في نفس اليوم الذي استلمه فيه (خطاب من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 24 يناير 2005 رقم 04-1-02 / 704) .
الأموال الصادرة بموجب التقرير لا تخضع لضريبة الدخل الشخصي أو أقساط التأمين. في هذا الصدد ، يحاول بعض الأشخاص عديمي الضمير التهرب من الضرائب والاشتراكات عن طريق إصدار أموال على حساب لفترة غير محددة. خبراء بوابتنا ، على سبيل المثال ، على دراية بالموقف عندما أعطى مدير شركة ذات مسؤولية محدودة لنفسه مبلغًا كبيرًا إلى حد ما (550.000 روبل) على حسابه الخاص ولم يشر إلى فترة الإرجاع في الطلب. كان يعتقد أنه لا يمكن إرجاع هذه الأموال الآن. ومع ذلك ، هذا ليس هو الحال على الإطلاق! تعتقد السلطات الضريبية أنه إذا لم يتم تحديد فترة الإرجاع ، فأنت بحاجة إلى الإبلاغ عن المبالغ المستلمة في يوم استلامها. إذا لم يكن هناك تقرير ، فيمكن للسلطات الضريبية اعتبار المال كدخل للمدير. ونتيجة لذلك ، أضف ضريبة دخل شخصية إضافية وأقساط تأمين. هناك حالة مماثلة مع إصدار الأموال بموجب تقرير الموظفين العاديين.
ملحوظة:تم تحديد شروط خاصة لمصاريف السفر. يجب على الموظف الإبلاغ عنها في غضون ثلاثة أيام عمل من تاريخ العودة من رحلة عمل (البند 26 من اللوائح ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13.10.2008 رقم 749).
لذلك ، كما قلنا سابقًا ، تم تغيير إجراءات إصدار الأموال للتقديم منذ 19 أغسطس 2017. في هذا الصدد ، من المستحسن أن تقوم المنظمات بتحديث اللوائح الخاصة بالعمل بمبالغ خاضعة للمساءلة. لقد أعددنا لقرائنا عينة من اللائحة الجديدة (مع مراعاة تعديلات عام 2017) ، والتي يمكن تنزيلها.
نقوم الآن بإدراج 6 قواعد رئيسية لإصدار المبالغ الخاضعة للمساءلة في عام 2017:
تتغير متطلبات إصدار الأموال على الحساب باستمرار. من أجل تجنب سوء التقدير في العمل ، من الضروري اليوم الاسترشاد بمرسوم بنك روسيا المؤرخ 11 مارس 2014. ومع ذلك ، فإن الأخطاء الرئيسية ليست بسبب الجهل بالتشريع الجديد. والسبب في ذلك هو عادة إجراء هذه العملية أو تلك بشكل غير صحيح عند تسجيل الأموال. سنتحدث عنهم في هذا المقال.
يتم إصدار الأموال على الحساب دون تلقي طلب من الشخص الذي يتم تحويل الأموال إليه. على سبيل المثال ، تحتاج الشركة بشكل عاجل إلى عمل نسخ موثقة من المستندات من أجل أن تكون في الوقت المناسب ، يقوم المحاسب ببساطة بإصدار الأموال دون طلب بيان مناسب من الموظف. بعد ذلك ، لا أحد يتذكر مثل هذه الورقة أيضًا. ومع ذلك ، فإن عدم وجود بيان هو خطأ. وفقًا للفقرة 6.3. التعليمات رقم 3210-U لإصدار النقد مقابل تقرير عن النفقات المتعلقة بتنفيذ الأنشطة ، يجب إعداد قسيمة نقدية للإنفاق في النموذج 0310002. يجب إعداد مثل هذه الورقة وفقًا لطلب مكتوب من الشخص المبلِّغ ، محررة بأي شكل وتحتوي على سجل بالمبلغ النقدي وفترة إصدارها وتوقيع الرئيس والتاريخ.
يجب إعادة الأموال التي تم إصدارها مقابل الحساب ولم يتم إنفاقها إلى أمين الصندوق الخاص بالمؤسسة في غضون ثلاثة أيام. سيكون من الخطأ إذا لم يقم الموظف بذلك. وكذلك إذا قام بإرجاع الأموال في وقت لاحق أو لم يتم تأكيد المصروفات من خلال المستندات الأولية.
بالمعنى المقصود في البند 6.3 من التعليمات رقم 3210-U ، يكون الشخص المسؤول ملزمًا إما بتقديم تقرير مسبق أو إعادة الأموال النقدية.
أخذ المدير المال من أمين الصندوق للشركة ، لكنه أعادها في نفس اليوم. في اليوم التالي ، أخذ الرأس 144000 روبل أخرى. نتيجة لذلك ، حملت هيئة التفتيش الشركة المسؤولية بموجب الجزء 1 من المادة 15.1 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي. واتفق معها المحكمون ...
لتجنب الأخطاء ، يُنصح بإبلاغ الموظف مسبقًا بضرورة إعادة الأموال. يمكن القيام بذلك عن طريق السماح له بقراءة المستندات الداخلية للشركة التي تحدد الالتزام بإعادة الأموال الصادرة مقابل التقرير ، أو عن طريق تدوين الالتزامات المقابلة في عقد العمل. هناك طريقة أخرى للخروج من الموقف وهي إعداد تقرير مسبق.
إذا لم يقم الموظف بإعادة المبلغ غير المنفق للمساءلة خلال الفترة الزمنية المحددة ، فيجب على صاحب العمل اتخاذ تدابير لتحصيله. لهذه الأغراض ، ووفقًا لها ، يحق له حجب السلفة غير المدفوعة من راتبه ، ومع ذلك ، مع مراعاة حد 20 في المائة المنصوص عليه لكل دفعة من الأرباح. يتم اتخاذ مثل هذا القرار في موعد لا يتجاوز شهر واحد من تاريخ انتهاء الفترة المحددة لإعادة السلفة ، بشرط ألا ينازع الموظف في أسباب ومبالغ الاستقطاع (خطاب روسترود بتاريخ 09.08.2007 لا 3044-6-0).
يمكن للشركات وأصحاب المشاريع الفردية إصدار النقد في السجلات فقط لأولئك الأشخاص الذين أبلغوا عن الأموال التي تم إصدارها مسبقًا. إذا لم يفعل الموظف ذلك ، فسيكون من الخطأ إعطائه "دفعة" جديدة من المال.
وفقًا للبند 6.3 من التعليمات رقم 3210-U ، يكون الشخص الخاضع للمساءلة ملزمًا ، في غضون فترة لا تتجاوز ثلاثة أيام عمل من تاريخ انتهاء الفترة التي تم إصدار النقد من أجلها ، أو من يوم الذهاب إلى العمل ، لتقديم تقرير مسبق إلى كبير المحاسبين أو المحاسبين (في حالة غيابهم ، إلى الرئيس) مع إرفاق المستندات الداعمة.
لذلك ، قبل إصدار الأموال للتقرير ، تحتاج إلى التحقق مما إذا كان الموظف قد أبلغ عن المبالغ السابقة ، وما إذا كان قد أعاد الأموال غير المنفقة.
غالبًا ما يؤدي هذا الخطأ إلى التقاضي. ومن الأمثلة على ذلك قرار محكمة الاستئناف التاسعة للتحكيم بتاريخ 25 فبراير 2014 برقم 09AP-47328/2013 في القضية رقم A40-144835 / 13.
في الوقت نفسه ، لا تُعادل التسويات عن طريق بطاقات الشركات التسويات النقدية ، ولكن يُعترف بها على أنها غير نقدية ، وبالتالي ، لا تنطبق هذه القاعدة عليها (قرار محكمة الاستئناف التاسعة للتحكيم رقم 09AP-10884 / 2013).
في بعض الحالات ، قد لا يكون التقرير المسبق ، الذي يؤكد إنفاق الأموال ، موجودًا في الشركة ، على سبيل المثال ، فقده. خطأ آخر هو الملء غير الصحيح لهذه الوثيقة ، على سبيل المثال ، يمكن أن تعزى هذه الأخطاء إلى: عدم تعيين سلفة ؛ التفاصيل الإلزامية للتقرير ؛ التناقض بين المبالغ الصادرة والأموال التي تم إنفاقها بالفعل ، والتي تؤكدها المستندات الأولية ؛ عدم وجود تواقيع للمبلغ وكبير المحاسبين.
يعد عدم ملء تقرير المصاريف أو ملؤه بشكل غير صحيح انتهاكًا شائعًا للغاية. لتجنب مثل هذا الخطأ ، من الضروري التحقق من وجود التقرير ومحتواه. من أجل التحقق من المستندات بشكل مستمر ، يُنصح بتعيين شخص مسؤول عن مراجعة المستندات. يمكن أن يكون هذا محاسبًا أو متخصصًا في التدقيق الداخلي. يجب كتابة المسؤوليات المقابلة مع الموظف.
الحد الأقصى لمبلغ التسويات النقدية في إطار اتفاقية واحدة بين الكيانات القانونية ، وكذلك بين الشركات وأصحاب المشاريع الفردية ، هو 100000 روبل (مرسوم بنك روسيا بتاريخ 07.10.2013 رقم 3073-U "بشأن تنفيذ النقد المستوطنات"). ينطبق هذا القيد أيضًا إذا قام الشخص المسؤول عن المشتري بإيداع النقد في أمين الصندوق الخاص بالمورد.
ومع ذلك ، فإن الإنفاق على إصدار الأموال من قبل الموظف مقابل تقرير يتم تنفيذه دون مراعاة الحد الأقصى لمقدار الحسابات.
عدم وجود أمر هو خطأ. لتجنب ذلك ، من الضروري تنظيم إصدار وتنفيذ هذه الوثيقة في السياسة المحاسبية. بالإضافة إلى ذلك ، في عقد العمل مع المحاسب ، من الضروري تحديد مسؤوليات واضحة لإصدار الأوامر عند تسجيل الأموال للتقرير ...
دعنا نذكرك أنه في وقت سابق كان هناك قيود على إصدار الأموال مقابل تقرير (الأمر رقم 1843-U). ويمكن اكتشاف مثل هذا الخطأ من قبل المدققين لفترات سابقة ، كجزء من تدقيق لمدة ثلاث سنوات. لذا ، من السابق لأوانه الاسترخاء.
إذا أمكن ، قم بإجراء التسويات بطريقة غير نقدية. يوصى بإجراء تسويات بالمال "الحقيقي" فقط في حالة الطوارئ ، على سبيل المثال ، احتاجت الشركة إلى أقلام أو ورق للطابعة.
يجب تأكيد أي حقيقة من حقائق النشاط الاقتصادي للشركة من خلال الأوراق المالية الأولية. ومع ذلك ، غالبًا ما تنسى الشركات إعداد مثل هذه المستندات.
تنص المادة 9 من قانون "المحاسبة" على أنه يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي عند ارتكاب واقعة الحياة الاقتصادية ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا - فور اكتمالها. يجب توثيق صرف الأموال. على سبيل المثال ، عن طريق الشيك ، والإيصال ، وشهادة القبول ، والفاتورة ، وتذاكر السكك الحديدية والطيران ، وأوامر الدفع.
في حالة عدم وجود وثائق أولية ، سيكون من المستحيل تأكيد أن الأموال قد أنفقت على وجه التحديد للأغراض التي أشار إليها الموظف في التقرير المسبق. سوف ينتبه المسؤولون بالتأكيد إلى هذا أثناء المراجعة.
عند الدفع مقابل سلع (أعمال ، خدمات) نقدًا للتأكيد الوثائقي للمصروفات ، جنبًا إلى جنب مع إيصال تسجيل النقدية ، هناك حاجة إلى مستندات أولية أخرى ، تشير إلى العلاقة بين النفقات المتكبدة وأنشطة المؤسسة التي تهدف إلى تحقيق الدخل. ترد هذه الإيضاحات في خطاب مصلحة الضرائب الفيدرالية لروسيا بتاريخ 25 يونيو 2013 رقم ED-4-3 / [البريد الإلكتروني محمي]
لذلك ، لا يكفي أن يأخذ الشخص الخاضع للمساءلة شيكًا فقط من أجل تأكيد أن النفقات قد تم تكبدها لأغراض الشركة.
من أجل تجنب المواقف المثيرة للجدل ، من الضروري التسجيل في القانون المحلي للوثائق التي تؤكد النفقات ، وكذلك إرشاد الموظفين بشأن الأوراق التي يجب عليهم جمعها.
بعد أخذ طلب من الشخص المسؤول عن إصدار الأموال للتقرير ، قد ينسى المحاسب كتابة أمر نقدي. ومع ذلك ، فإن شكل مثل هذا المستند موثق. وفقًا للبند 6.4 من التوجيه 3210-U ، يتم تنفيذ الإصدار من مكتب النقد لكيان قانوني إلى قسم منفصل للنقد اللازم لإجراء المعاملات النقدية بالطريقة التي يحددها الكيان القانوني ، وفقًا لأمر التدفق النقدي 0310002 .
وبالتالي ، فإن عدم وجود أمر يعتبر خطأ. للهروب من ذلك ، من الضروري تنظيم إصدار وتنفيذ هذه الوثيقة في السياسة المحاسبية. بالإضافة إلى ذلك ، في عقد العمل مع المحاسب ، من الضروري تحديد مسؤوليات واضحة لإصدار الأوامر عند تسجيل الأموال للتقرير.
إذا لم يقم الموظف بإعادة المال ، تعتبر هذه الأموال بمثابة منفعته. ومع ذلك ، قد تنشأ حالة عندما لا يقوم الموظف بإعادة النقود نتيجة النسيان. أو ، على سبيل المثال ، أنفق المال حقًا ، لكنه لم يبلغ عن ذلك ، لأنه ذهب في رحلة عمل.
تعتقد وزارة المالية أن المزايا الخاضعة للضريبة قد تنشأ فيما يتعلق بإعفاء الديون. في إحدى رسائلهم ، أشار المتخصصون في القسم إلى أنه في تاريخ الإعفاء من الدين ، سيكون للموظف الحق في التصرف في الأموال وسيكون لديه دخل خاضع للضريبة (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 09.24.2009 لا .03-03-06 / 1/610).
الحد الأقصى لمبلغ التسويات النقدية في إطار اتفاقية واحدة بين الكيانات القانونية ، وكذلك بين الشركات ورجال الأعمال الأفراد هو 100000 روبل ...
ومع ذلك ، فإن المحاكم تختلف مع هذا الموقف. يعتقد المحكمون أنه طالما كان هناك احتمال أن يقوم الموظف بالإبلاغ ، فهناك احتمال لحجب المبالغ غير المستخدمة (نظرًا لأن فترة التقادم لم تنتهِ) ، لا ينبغي الاعتراف بالأموال الصادرة باعتبارها منفعة اقتصادية للموظف (قرار FAS لمنطقة الفولغا بتاريخ 01.04.2013 رقم A55-15647 / 2012).
تعتبر التعليمات الخاصة بالأشخاص المسؤولين عملاً تنظيميًا محليًا مناسبًا لصاحب العمل ، والذي سيخبر الموظفين بكيفية إصدار الأموال على الحساب ، وفي أي إطار زمني وكيفية الإبلاغ عنهم ، وما هي التكاليف الداعمة التي ينبغي أن تكون وما هي المتطلبات المفروضة عليهم. بعد ذلك ، سيتمكن المحاسبون من التحقق من المستندات الأولية فورًا عند إجراء عملية شراء ، مما يقلل من الأخطاء.
يجب أن توفر التعليمات ما يلي:
الفترة التي صدرت عنها المبالغ الخاضعة للمساءلة. على سبيل المثال ، يمكن تعيينها على نفس النحو لجميع المواقف ، أو سيقوم المدير بتعيينها بشكل فردي في كل حالة ، مع الإشارة في بيان التقديم ؛
طرق إصدار محاسبة الأموال: نقدًا من مكتب النقد ، عن طريق التحويل إلى بطاقة الموظف (يسمح المتحكمون بذلك (كتاب وزارة المالية بتاريخ 08.25.2014 رقم 03-11-11 / 42288)) ؛
الشكل الذي يتم فيه تقديم التقرير المسبق. يحق للمنظمة استخدام النموذج الموحد رقم AO-1 ؛
مصطلح فحص التقرير المسبق من قبل كبير المحاسبين أو المحاسبين (في حالة غيابهم - من قبل الرئيس) ؛
مدة الموافقة على التقرير المسبق من قبل الرئيس ؛
آخر موعد للتسوية النهائية مع الموظف حسب التقرير المسبق.
عند إصدار النقد من السجل النقدي مقابل تقرير ، يجب مراعاة العديد من المتطلبات:
لتلقي المال ، يجب على الموظف الكتابة. علاوة على ذلك ، فهو إلزامي ، حتى لو كان الشخص المسؤول هو مدير المنظمة نفسه (بدلاً من الطلب ، يمكنه إصداره) ؛
يتم إصدار الأموال في حالة عدم وجود متأخرات على مبالغ مستلمة مسبقًا خاضعة للمساءلة ؛
يجب على الموظف تقديم تقرير مسبق عن المبالغ النقدية المستلمة (بما في ذلك رحلة العمل) في غضون 3 أيام من نهاية الفترة التي تم إصدارها من أجلها.
إذا تم تحويل الأموال الخاضعة للمساءلة إلى البطاقة المصرفية للموظف ، فلن تكون هذه المتطلبات مطلوبة. في هذه الحالة ، تحدد المنظمة بشكل مستقل إجراءات إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة على البطاقة وتوقيت التقرير عنها. على سبيل المثال ، يمكنها أن تنص في التعليمات على أنه على الأموال المستلمة على البطاقة ، يحق للموظف الإبلاغ مرة واحدة فقط في الشهر (على وجه الخصوص ، يكون هذا مناسبًا إذا كنت تحتاج غالبًا إلى شراء أدوات مكتبية).
عند الإبلاغ عن النفقات من الأموال الخاضعة للمساءلة ، يجب على الموظف إرفاق المستندات الداعمة بالتقرير المسبق. للراحة ، يمكنك إعداد عينات من جميع المستندات الداعمة ، مع إبراز المعلومات المهمة الموجودة فيها ، وتسليمها للمحاسب.
يُسمح بإصدار الأموال على الحساب ليس فقط للموظفين الذين يعملون على أساس عقد العمل ، ولكن أيضًا للأشخاص الذين تم إبرام عقد مدني معهم. ومع ذلك ، لا تنس أن هؤلاء العمال لهم وضع مختلف. لا تخضع هذه الأخيرة لأحكام قانون العمل للاتحاد الروسي ، على وجه الخصوص: بشأن دفع بدل يومي لهم عند إرسالها في رحلة عمل ، بشأن حجب الديون على المبالغ الخاضعة للمساءلة من الرواتب (وفقًا لذلك ، الخلافات في سيتعين حل حالة عدم إعادة المبالغ غير المنفقة أو عدم الموافقة على التقرير المسبق في المحكمة) ، وما إلى ذلك ...
لتجنب الارتباك ، من الأفضل إعداد تقرير فقط مع الموظفين بموجب عقد عمل. وبالنسبة للأشخاص العاملين بموجب عقود القانون المدني ، يجب أن يتم إصدار الأموال ليس ضد المساءلة ، ولكن وفقًا لاتفاقية مبرمة معهم (تعليمات ، خدمات الوكالة ، إلخ) ، على سبيل المثال ، بناءً على طلبهم لسداد نفقات تنفيذ الأمر (إذا لم يكونوا بحاجة إلى إصدار تقرير مسبق).
