لكن أي نشاط تجاري تقريبًا يكون مصحوبًا بكمية كبيرة من الوثائق المختلفة. يصبح السؤال معقولا ، ما هي الوثائق الأولية؟
تشير المحاسبة الأولية إلى المرحلة الأولية من تعميم العمليات الاقتصادية الفردية ، والتي تميز العمليات الرئيسية للمنظمة.
كائنات المحاسبة هي:
كل هذه العمليات مصحوبة بالتسجيل الوثائقي. يتم عرض معلومات حول العمليات التجارية والفروق الدقيقة ذات الصلة في الوثائق الأولية.
يعني تعريف المستند الأساسي المستند الذي يغطي المعلومات الأولية لنتائج أي نشاط.
الوثيقة الأساسية هي الدليل الكتابي على تنفيذ العملية التجارية. يتم إعداد هذا المستند في وقت العملية أو فور اكتمالها.
أي أن المستندات المحاسبية التي تؤكد حقيقة المعاملة التجارية تعتبر أساسية. يجب عرض أي معلومات موجودة في المستندات الأولية في المحاسبة.
لتجميعها وتنظيمها ، يتم استخدام سجلات المحاسبة. أنها تحتوي على بيانات عن جميع المعاملات التجارية التي تتم في المنظمة.
بعد انقضاء فترة معينة ، يتم نقل المعلومات من سجلات المحاسبة في شكل مجمع إلى البيانات المالية.
الأنواع الرئيسية للوثائق الأولية هي:
تحتوي هذه المستندات على معلومات حول المعاملات التجارية التي تم إجراؤها. في بعض الحالات ، يتم تصنيف أشكال المستندات الأولية كنماذج إبلاغ صارمة.
بناءً على نوع العمليات ، يتم تقسيم الوثائق الأولية إلى أوراق محاسبية للأصول الثابتة والأجور والمعاملات النقدية والنقد وما إلى ذلك.
يستحق اهتماما خاصا. في الواقع ، هذا المستند بالكاد أساسي ، لأنه لا يحدد معاملة تجارية معينة ، كونه ملحقًا بالمستند الأساسي.
تنشأ الحاجة إلى فاتورة في عملية الحصول على ضريبة القيمة المضافة. ومع ذلك ، في نفس الوقت سوف تحتاج إلى تقديم فاتورة أو تصرف.
في الوقت نفسه ، يذكر قانون الضرائب الفاتورة في اتصال مباشر مع المستندات الأساسية.
الغرض الأساسي من المستند الأساسي هو تأكيد القوة القانونية للصفقة التجارية المنفذة.
في الوقت نفسه ، يتم تحديد مسؤولية تنفيذ العمليات لبعض المؤدين للعمليات التي يتم إجراؤها.
يحتوي المستند الأساسي على جميع المعلومات الضرورية حول معاملة تجارية محددة ، وتؤكد حقيقة وجود المستند تنفيذ الإجراء.
بمعنى ، يتم تخزين البيانات المتعلقة بجميع الأنشطة الاقتصادية للمنظمة في المستندات الأولية. يتم تخزين الوثائق الأساسية لضمان الاحتياجات الشخصية للمؤسسة ، بالإضافة إلى توفيرها لهياكل التحكم.
يتم إجراء المحاسبة على أساس المستندات الأولية. بناءً على البيانات المتوفرة في المستندات ، يتم إنشاء التقارير المالية والضريبية.
يتم تحديد القواعد الأساسية لوثائق المحاسبة الأولية في القانون الاتحادي رقم 402 بتاريخ 6.12.11 "بشأن المحاسبة".
ولكن على الرغم من أن استخدام بعض الأشكال الموحدة لا يعتبر إلزاميًا ، فلا يوجد ما يمنع استخدامها.
القرار في هذا الشأن يتخذ من قبل رئيس الكيان الاقتصادي. هو الذي يوافق على نماذج الوثائق الأولية على تقديم الشخص المسؤول عن الحفاظ على المحاسبة.
على الورق ذي الرأسية ، يوجد الرمز في الزاوية اليمنى العليا. إذا تم إعداد عملية تجارية باستخدام نموذج غير قياسي ، ولكن باستخدام نموذج تم تطويره بشكل مستقل ، فلن يكون "الرمز" مطلوبًا.
وفقًا للبند 19 من هذا الحكم ، لا يُسمح بوجود تصحيحات أو بقع أو محو أو استخدام الأموال التصحيحية في المستندات المصرفية وأوامر الاستلام / الخصم النقدي والإيصالات المرفقة والمستندات التي تحل محلها.
إذا تم اكتشاف خطأ ، فلا يمكن قبول المستندات المصرفية والنقدية للتنفيذ. يلزم إعادة تجميعها مع مراعاة المتطلبات الأساسية.
من المهم ألا يتم إتلاف المستندات النقدية التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح أو التالفة. يجب شطبها ، ثم إرفاقها بالبيان النقدي (تسجيل) ليوم إصدارها.
في عملية إعداد المستندات الأولية ومعالجتها ، تظهر العديد من الفروق الدقيقة المختلفة. من بين أهمها ما يلي:
| يتم توقيع المستند الأساسي بواسطة شخص من قائمة معتمدة بشكل خاص | يتم تحديد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات الأولية من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين. إذا كانت المستندات تتعلق بمعاملات ذات طبيعة مالية ، يتم توقيعها من قبل الرئيس والشخص المسؤول. يحظر نسخ توقيع الرئيس بالفاكس في عملية تسجيل المستندات الأولية |
| يجب إعداد الوثيقة الأولية في وقت الانتهاء | معاملة تجارية أو فور اكتمالها. الوثيقة التي يتم وضعها بعد مرور بعض الوقت لا يتم التعرف عليها على أنها قانونية |
| يحظر تصحيح المستندات المصرفية والنقدية | يُسمح بالتصحيحات في المستندات الأولية الأخرى ، ولكن فقط في حالة وجود تواقيع مؤكدة من الأشخاص المسؤولين مع الإشارة إلى تاريخ التعديل. |
| من الضروري التحقق بعناية من صحة المستندات الأولية | لا يسمح عدم وجود تفاصيل إلزامية بالاعتراف بالوثيقة بشكل لا لبس فيه كتأكيد رسمي. حتى إذا تمكن دافع الضرائب من إثبات قانونية المستند من خلال الوثائق المصاحبة ، فسيتعين عليه قضاء الكثير من الوقت في مناقشة النزاعات وربما التقاضي |
| الشرط الإلزامي هو تنفيذ المستندات الأولية | بلغة الدولة بالعملة الوطنية. إذا كانت هناك مستندات بلغة أجنبية ، فمن الضروري ترجمتها إلى اللغة الروسية |
في بعض الحالات ، عند إعداد الوثائق الأولية ، يُسمح باستخدام مستند أساسي على الوجهين. هذا هو شكل مستند التحويل الشامل (UPD).
فيديو: وثائق أولية
نموذج UPD هو شكل عاملي للفاتورة ، يتم استكماله بالمؤشرات التي لا غنى عنها للوثائق الأولية.
تسمح الحالة "1" في UPD لهذا المستند ليس فقط باستبدال الفاتورة ، ولكن أيضًا لاستبدال فعل أو فاتورة.
في هذه الحالة ، يتم تطبيق FRT في وقت واحد في حسابات وفي الاعتراف بالمصروفات في عملية فرض الضرائب على الأرباح. يستبدل UPD بالحالة "2" الفعل أو الفاتورة فقط.
في FRT ، يتم دمج عناصر الفاتورة والمستند الأساسي الذي يؤكد اكتمال عملية الأعمال. لا يحظر التشريع إصدار فواتير أو سندات شحن على كلا وجهي نفس الورق.
لا ينتمي الطابع إلى المتطلبات الإلزامية للمستندات الأولية. لم يرد ذكر ذلك في المادة 9 ، الجزء 2 من القانون الاتحادي رقم 402.
لذلك ، من الضروري وضع ختم إذا كانت المنظمة تستخدم التطوير الخاص بها لمستند يوفر وجود ختم.
ولكن في الوقت نفسه ، من الضروري المصادقة بختم على تلك المستندات التي ينص القانون على وجود الختم فيها. على سبيل المثال ، تشمل هذه الفواتير و.
أيضًا ، قد يتم تحديد الحاجة إلى الختم من خلال السياسة المحاسبية للمنظمة أو باتفاق الأطراف.
تلزم المادة 17 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" المنظمة بالاحتفاظ بالوثائق الأولية وسجلات المحاسبة والبيانات المالية لفترة محددة.
وفقًا لمعايير تنظيم الدولة للأرشفة ، لا يمكن أن تقل هذه الفترة عن خمس سنوات. أثناء التخزين ، من الضروري ضمان الحماية ضد عمليات التحرير غير المصرح بها.
يجب أن تكون أي تصحيحات مسببة ومصدقة حسب الأصول. يعد محتوى سجلات المحاسبة والقوائم المالية سرًا تجاريًا.
من أجل الكشف عنها ، يكون الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات مسؤولين وفقًا لقواعد تشريعات الاتحاد الروسي. في البداية ، يتم تخزين مستندات المحاسبة الأولية في خزائن مغلقة تحت إشراف كبير المحاسبين في المؤسسة.
يتم نقل المستندات التي تمت معالجتها بشكل صحيح إلى الأرشيف للتخزين. صاحب المشروع مسؤول بشكل مباشر عن سلامته.
يعد وجود مستندات المحاسبة الأولية جزءًا لا يتجزأ من أنشطة أي منظمة.
بدونهم ، يكون الوجود الطبيعي للمشروع مستحيلًا عمليًا. لذلك ، من المهم جدًا معرفة ومتابعة إجراءات إعداد المستندات الأولية ومعالجتها.
يجب على كل شركة استخدام النماذج القياسية لتعكس حقائق المعاملات التجارية. لنفكر في الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية المعتمدة من قبل الحكومة. المحتويات الجوانب الهامة ما هي أشكال وثائق المحاسبة الأولية (القائمة) المستخدمة؟ ما هي مدة صلاحيتها ...
إن الاحتفاظ بوثائق المحاسبة الأولية يعني ضمناً حقائق الأنشطة الاقتصادية للمنظمة المسجلة كتابةً. يعمل التوثيق الأساسي كأساس للمحاسبة وهو ضروري لإعداد التقارير. وثائق المحاسبة الأساسية صالحة قانونًا إذا تم إعدادها بشكل صحيح وصحيح.
من المهم أن تعرف! وفقًا للقانون الفيدرالي "حول المحاسبة" بتاريخ 6 ديسمبر 2011 N 402-FZ ، يجب إضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة مع المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة. يتم قبول مستندات المحاسبة الأساسية للمحاسبة إذا تم وضعها في النموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية ، ويجب أن تحتوي المستندات ، التي لم يتم توفير شكلها في هذه الألبومات ، على عدد من التفاصيل الإلزامية.
لذلك ، يجب أن يحتوي أي مستند أساسي على:
يجب إعداد المستندات الأساسية في وقت المعاملة. إذا لم يكن ذلك ممكنًا لأسباب موضوعية ، فسيتم إعداد الوثائق الأولية فور انتهاء العملية. بالإضافة إلى المكون المعياري ، فإن هذه القاعدة لها أيضًا صلاحية عملية. تأجيل تسجيل المستندات الأولية "لوقت لاحق" ، فإنك تخاطر بفقدان تفاصيل مهمة ، والارتباك في التواريخ والأرقام. ليس هناك ما يضمن أنك ستتمكن من الاتصال بسرعة بالموردين أو المقاولين لتوضيح تفاصيلهم عند الحاجة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا لم يتم تنفيذ التوثيق الأساسي في الوقت المحدد ، فيمكن اكتشافه من خلال فحص محاسبي غير مجدول ، الأمر الذي سينطوي على صعوبات أكبر بكثير ، ونتيجة لذلك ، غرامات.
تنقسم الوثائق الأولية إلى داخلية وخارجية.
المستندات الخارجيةتأتي من طرف ثالث مشارك في الأنشطة المالية والاقتصادية. وتشمل هذه أوامر الدفع والمطالبات ، والأوراق من المؤسسين ، والطلبات من الوكالات الحكومية ، والفواتير من الموردين ، وما إلى ذلك.
تتضمن المستندات الداخليةجمعتها المنظمة نفسها. قد يكونوا:
وثيقة المحاسبة الأولية
المستندات الأساسية تشكل أساس كل المحاسبة. يصاحب الأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمة أداء العديد من العمليات. لهذا الغرض ، يتم تطبيق عنصر من طريقة المحاسبة - التوثيق. التوثيق هو الطريقة الرئيسية للمراقبة المحاسبية للنشاط الاقتصادي للمؤسسة ، وسيطرتها الأساسية. وثيقة - هذا دليل مكتوب على صفقة تجارية مكتملة ، مما يعطي القوة القانونية للبيانات المحاسبية. يعمل التوثيق كأساس لسجلات المحاسبة اللاحقة ويضمن دقة وموثوقية وعدم قابلية الجدل في مؤشرات المحاسبة ، فضلاً عن القدرة على التحكم فيها.
يجب أن تكون المستندات ملزمة قانونًا ، أي تحتوي على عدد من التفاصيل الإلزامية (المؤشرات):
يجب إعداد المستندات بوسائل تضمن الحفاظ على السجلات لفترة طويلة (حبر ، قلم حبر جاف ، آلة كاتبة ، طابعة). يجب إعداد المستندات الأساسية إما في وقت المعاملة (نقدًا ، بنكيًا) ، أو فور الانتهاء منها. أولئك الذين وضعوا المستند ووقعوه مسؤولون عن إنشائه في الوقت المناسب وبجودة عالية ، وموثوقية البيانات ونقلها في الوقت المناسب للتسجيل في سجلات المحاسبة.
تشمل الوثائق:
يتم الاحتفاظ بجميع السجلات المحاسبية على أساس المستندات الأولية ، ثم يتم نقل المعلومات منها إلى سجلات المحاسبة ، حيث يتم تنظيمها ، أي يتم تسجيلها في الحسابات المحاسبية. في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير ، وفقًا لبيانات سجلات المحاسبة ، يتم ملء تقارير المؤسسة.
تؤدي الوثائق الأساسية إلى حركة المعلومات المحاسبية ، وتوفر المحاسبة بالمعلومات اللازمة للانعكاس الكامل والمستمر للنشاط الاقتصادي للمؤسسة.
عن طريق التعيين ، تنقسم جميع المستندات الأولية إلى: المستندات التنظيمية والإدارية والوثائق الداعمة والمستندات المحاسبية مجتمعة.
وفقًا لطريقة عكس المعاملات ، يتم تقسيم المستندات إلى مرة واحدة وتراكمية.
تُستخدم المستندات لمرة واحدة مرة واحدة فقط لتعكس معاملة واحدة أو عدة معاملات يتم تنفيذها في وقت واحد. بعد التسجيل ، ينتقل مستند لمرة واحدة إلى قسم المحاسبة ويعمل كأساس للتفكير في المحاسبة. على سبيل المثال ، الطلبات النقدية الواردة والصادرة ، كشوف المرتبات ، إلخ.
يتم إعداد المستندات التراكمية خلال فترة معينة (أسبوع ، عقد ، شهر) لتعكس المعاملات المتكررة المتجانسة التي يتم تسجيلها فيها أثناء تنفيذها. في نهاية الفترة ، يتم حساب الإجماليات للأرقام الرئيسية المستخدمة للحسابات. تتضمن المستندات التراكمية حد - بطاقات سياج ، طلبات لمدة أسبوعين أو شهرية ، إلخ.
في مكان التحضير ، الوثائق داخلية وخارجية.
داخلييتم إعداد المستندات في المؤسسة لتعكس العمليات الداخلية. على سبيل المثال ، المقبوضات والنفقات النقدية والفواتير والأفعال وكشوف المرتبات وما إلى ذلك.
خارجييتم ملء المستندات خارج حدود المؤسسة المحددة ، ويتم استلامها في شكل رسمي. على سبيل المثال ، الفواتير ، وكشوف الحسابات المصرفية ، وسندات الشحن ، وما إلى ذلك.
وفقًا لترتيب الإعداد ، تعتبر المستندات أساسية وموحدة.
ابتدائييتم إعداد المستندات لكل معاملة فردية في وقت عمولتها. على سبيل المثال ، أمر نقدي وارد ، أوامر دفع ، يعمل على شطب الأصول الثابتة ، إلخ.
ملخصيتم إعداد المستندات على أساس المستندات الأولية التي تم إعدادها مسبقًا. استخدامها يسهل التحكم في العمليات المتجانسة. يمكن أن تكون تنفيذية ومحاسبية ومجتمعة. على سبيل المثال ، التقارير المسبقة والنقدية ، والتجميع والبيانات التراكمية. على وجه الخصوص ، فإن التقرير المسبق ، كونه تقريرًا مشتركًا ، يؤدي وظائف مستند البراءة والمحاسبة. يقدم وصفًا كاملاً للتسويات مع الأشخاص المسؤولين: الرصيد أو الإنفاق الزائد للسلفة السابقة ، ومبلغ هذه السلفة ، والمبلغ الذي تم إنفاقه ، والرصيد وتاريخ إدخاله في مكتب أمين الصندوق أو الإنفاق الزائد وتاريخ السداد. من قبل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر الجرد المسبق وصفًا لتكاليف إنتاج الفواتير بعد مراجعة التقرير والموافقة عليه. على الجانب الخلفي من التقرير ، يتم تقديم قائمة بالنفقات الفردية ووثائقها الداعمة.
وفقًا لترتيب الملء ، يمكن تصنيف المستندات إلى وضعها يدويًا واستخدام أجهزة الكمبيوتر.
الوثائق المعدة يدويا ،يتم ملؤها يدويًا أو على آلة كاتبة.
المستندات المنفذة بامتداد تكنولوجيا الحوسبةتسجيل المعلومات تلقائيًا حول عمليات الإنتاج وقت تنفيذها.
قبول الوثائق والتحقق منها ومعالجتها المحاسبية. تتم معالجة المستندات التي يتلقاها قسم المحاسبة لإعدادها للإدخالات في سجلات المحاسبة. المرحلة الرئيسية من المعالجة المحاسبية للوثائق في المنظمة هي التحقق من المستندات المستلمة في جوهرها ، في شكلها ، حسابيًا.
عند التحقق من المستندات بشأن الأسس الموضوعية ، من الضروري إثبات شرعية وصحة وملاءمة المعاملات التجارية المكتملة. وفقًا للإجراءات المحاسبية الحالية ، لا ينبغي قبول المستندات الأولية المتعلقة بالمعاملات التجارية التي تتعارض مع التشريعات والإجراءات المعمول بها لاستلام وتخزين وإنفاق الأموال والمخزون والأشياء الثمينة الأخرى للتنفيذ. في حالة استلام هذه المستندات الأولية من قبل قسم المحاسبة ، يجب على كبير المحاسبين إبلاغ رئيس المنظمة بعدم قانونية معاملة تجارية معينة.
يتم تنفيذ الرقابة الأولية من قبل قسم المحاسبة عند إعداد المستندات. إنه مهم أيضًا لأن معظم المستندات هم أشخاص مسؤولون ماليًا ، وليسوا موظفين محاسبة.
يتيح لك التحقق من النموذج التأكد من استخدام نموذج من النموذج المناسب لتسجيل معاملة تجارية معينة ، وتم تمييز جميع الأرقام بوضوح ، وانعكاس محتوى العملية وجميع التفاصيل.
بعد ذلك ، يقوم المحاسب بإجراء فحص حسابي ، والذي يتلخص في التحقق من صحة الحسابات والحسابات الحسابية ، وفرض الضرائب على المستندات. يتم فرض الضرائب بضرب الكمية بالسعر. يتيح لك الفحص الحسابي التحكم في الحسابات الحسابية للمجاميع ، وصحة انعكاس المؤشرات الكمية والتكلفة.
بعد التحقق ، يقوم المحاسب بمعالجة المستندات. يتمثل تعيين المستند في تحديد الحسابات التي يجب تسجيل المعاملات التجارية التي تم إعدادها في المستندات على الخصم والائتمان.
المجالات الرئيسية لتحسين التوثيق هي التوحيد والتوحيد القياسي. .
يتم قبول مستندات المحاسبة الأساسية للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل الوارد في ألبوم النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية.
يعد توحيد أشكال وثائق المحاسبة الأولية ذا أهمية كبيرة لتحسين المحاسبة ، حيث أنه يحدد ويعزز المتطلبات الموحدة لتوثيق الأنشطة الاقتصادية للمنظمات ، وينظم المحاسبة ، ويستبعد الأشكال المتقادمة والتعسفية من التداول ، ويساهم في التنظيم الرشيد للمحاسبة .
مستندات موحدة- هذه مستندات قياسية ، تمت الموافقة عليها بالطريقة المحددة والمخصصة لتسجيل المعاملات المتجانسة في المنظمات ذات الأشكال المختلفة للملكية وخصائص الصناعة المختلفة.
التوحيد -تعيين نفس الأحجام القياسية للمستندات النموذجية ، مما يسمح لك بتقليل استهلاك الورق لإنتاج المستندات ، ويبسط معالجتها وتخزينها.
تبدأ محاسبة الأنشطة المالية باعتماد المستندات الأولية المنفذة بشكل صحيح. هذا بسبب التشريعات الحالية وهو ضروري لكيان الأعمال نفسه وشركائه وهيئات التفتيش. من السهل إثبات حقائق الحياة الاقتصادية ، التي تؤكدها الوثائق الأولية. في حالات النزاع ، ستساعد هذه المساعدة مثل التوثيق المحاسبي الجيد في حل القضية لصالح الشركة.
تقوم كيانات الأعمال بإبلاغ الدولة بنتائج الأنشطة المالية باستخدام سجلات المحاسبة ، والتي تعكس جميع ميزات عمل المنظمة.
تبدأ المحاسبة بقبول المستندات الأولية ومعالجتها.
المستندات الأساسية (الشيكات ، الفواتير ، التصرفات ، الفواتير ، إلخ) تمثل دليلاً دامغًا على وقوع أحداث في الحياة المالية تؤثر على نتيجة الأنشطة المالية. يحددون ويؤكدون المسؤولية عن العمليات التجارية المنفذة.
تحتوي المستندات الأساسية على معلومات إلزامية (تفاصيل):
يتم التأكد من صحة المعلومات الواردة في هذه الوثائق من قبل أولئك الذين وقعوا عليها.
يتم إعداد مستند المحاسبة الأساسي على الورق و (أو) في شكل مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني.
المادة 9 ، الفقرة 5
يتم ملء المستندات الأساسية يدويًا - باستخدام الأقلام وبمساعدة الوسائل التقنية التي تتيح لك الاحتفاظ بالسجلات أثناء التخزين طويل الأجل في الأرشيف. لا يمكنك ملء "الأساسي" بقلم رصاص بسيط. يتم شطب جميع المواضع الفارغة.
يقوم الرئيس ، بموافقة كبير المحاسبين ، بتعيين الأشخاص الذين ، بالتوقيعات ، يشهدون على حقيقة وشرعية هذه المستندات الأولية.
عند القبول في قسم المحاسبة ، يقومون بالتحقق من توافر المعلومات الإلزامية ، ودقة الحسابات وتقديم ملاحظة لمنع قبولهم المتكرر.
تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل في وثيقة محاسبية أولية. لا يجوز قبول المستندات المحاسبية التي تضفي الطابع الرسمي على حقائق الحياة الاقتصادية التي لم تحدث ، بما في ذلك تلك الكامنة وراء المعاملات الوهمية والصورية.
القانون الاتحادي الصادر في 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23.05.2016) "بشأن المحاسبة"
الفقرة من المادة 9
يتم تأكيد كل حدث مالي من خلال الأنواع المقابلة من المستندات الأولية.
على سبيل المثال ، يتم قبول البضائع ونقلها من خلال الفواتير. يتم توثيق استلام ومغادرة الأموال من خلال البنك بأوامر الدفع. يتم تأكيد حركة الأموال من خلال مكتب النقدية من خلال الأوامر النقدية. رحيل السائقين إلى الخط مصحوب بفاتورة الشحن.
تتم الموافقة على نماذج أوامر الدفع والأوامر النقدية بموجب القانون. يجب أن تتوافق تمامًا مع العينات المعتمدة. يتم وضع مواقف هذه المستندات بدقة وفقًا للتعليمات التي تحدد قواعد الملء. لا يجوز تحرير أوامر الدفع والأوامر النقدية بأي شكل من الأشكال وتسجيل معاملات الدفع من خلال بنك أو مكتب نقدي مع مستندات أخرى.
يتم عرض نماذج من الأشكال القانونية لوثائق الدفع في الصور أدناه.
يتم تنفيذ أوامر الدفع بمشاركة البنك.
يتم توقيع أمر الاستلام النقدي فقط من قبل موظفي قسم المحاسبة. يحصل الشخص الذي قام بإيداع الأموال على إيصال مقطوع من أمر معين. إنه يؤكد حقيقة أنه تم إيداع الأموال بموجب هذا الأمر.
يتم توقيع أمر التدفق النقدي ، بالإضافة إلى كبير المحاسبين وأمين الصندوق ، من قبل المدير ومستلم الأموال. إذا لم يكن لدى رجل الأعمال محاسب ، فإنه يوقع المستندات من تلقاء نفسه. هذا يؤكد الغرض المقصود من المبلغ الصادر.
عند توثيق حقيقة التنفيذ ، عادة ما يتم استخدام إشعار الشحن. يحتوي على معلومات حول الأسماء والعناوين والتفاصيل المصرفية للأطراف والرقم المخصص وتاريخ المعاملة وأسماء البضائع وسعرها وكميتها وقيمتها ووحدات القياس ومقدار الضريبة المستحقة والمرفقة مستندات. يتم التوقيع عليها من قبل الأشخاص المفوضين من قبل قادة كل طرف في الصفقة. يجب فك رموز التوقيعات ، مع الإشارة إلى المواضع والألقاب والأحرف الأولى من الاسم. بعد التعبئة ، يتم ختم الفواتير على كلا الجانبين.
يتم تقديم نموذج الفاتورة أدناه.
في حالة نقل البضائع من خلال شركة نقل ، عادة ما يضعون مذكرة شحن - وثيقة تؤكد معاملة ثلاثية بين البائع والمشتري والناقل. يقوم البائع بتسليم البضائع إلى شركة النقل. يقبل الناقل البضائع من البائع وينقلها وينقلها إلى المشتري. يقبل المشتري البضائع من الناقل. وبهذه الطريقة يتم تأكيد حقيقة نقل الملكية من المشتري إلى البائع.
يقوم الأشخاص الذين يدفعون ضريبة القيمة المضافة بوضع فاتورة لكل عملية بيع ، وهي ليست وثيقة المحاسبة الأساسية. لا تؤكد حقيقة التنفيذ ، حيث تم توقيعها من قبل طرف واحد فقط في المعاملة. لا تؤثر الضريبة التي يفرضها البائع على الفاتورة على النتيجة المالية للبائع ، لأن البائع لا يدفع ضريبة القيمة المضافة. لا يقبل المشتري الفاتورة للمحاسبة ، لأنها موقعة من قبل شخص غير مسؤول أمامه عن دقة البيانات - ممثل البائع.
لم يتم التعرف على فاتورة الدفع للمنتجات التي أصدرها البائع كمستند أساسي. لا يثبت وقوع حدث يؤثر على النتيجة المالية ، ولا يؤكد المعاملة - توقيع أحد الأطراف لا يؤكد الدفع.
تصاحب العديد من الأحداث في الحياة الاقتصادية عقودًا تحدد ، كقاعدة عامة ، نوايا المشاركين ولا تؤكد كل معاملة مالية. على سبيل المثال ، تحدد عقود التوريد التزامات أحد الطرفين بتسليم كمية معينة من المنتجات قبل الموعد النهائي ، والآخر بالقبول والدفع. نظرًا لأن العقود تحدد الأحداث التي لم تحدث ، فلا يتم قبولها للمحاسبة.
يتم تحديد أشكال المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس الكيان الاقتصادي بناءً على اقتراح من مسؤول مكلف بمسك السجلات المحاسبية. يتم وضع أشكال وثائق المحاسبة الأولية لمنظمات القطاع العام وفقًا لقانون الميزانية في الاتحاد الروسي.
القانون الاتحادي الصادر في 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23.05.2016) "بشأن المحاسبة"
المادة 9 ، الفقرة 4
قائمة مؤسسات القطاع العام تشمل:
بالنسبة لهؤلاء الأشخاص ، تمت الموافقة على نماذج المحاسبة الأولية بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن (بصيغته المعدلة في 16 نوفمبر 2016).
لا توجد فواتير وعقود من بين النماذج المذكورة في هذا الترتيب. يتم توثيق الاستحواذ والاغتراب عن طريق سندات الشحن والأفعال.
فيما يلي مثال على إحدى الفواتير الصادرة عن جميع الجهات الحكومية.
يُسمح بالتصحيحات في مستند المحاسبة الأساسي ، ما لم تنص القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية للهيئات التنظيمية للمحاسبة الحكومية على خلاف ذلك. يجب أن يحتوي التصحيح في المستند العلمي الأساسي على تاريخ التصحيح ، بالإضافة إلى توقيعات الأشخاص الذين وضعوا المستند الذي تم فيه التصحيح ، مع الإشارة إلى ألقابهم وأحرفهم الأولى أو أي تفاصيل أخرى ضرورية لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.
القانون الاتحادي الصادر في 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23.05.2016) "بشأن المحاسبة"
المادة 9 ، الفقرة 7
لتصحيح الخطأ ، اشطب الخطأ واكتب الخطأ الصحيح.
يجب الإشارة إلى تصحيح الخطأ في المستند الأساسي بالنقش "المصحح" ، الذي يؤكده توقيع الأشخاص الذين وقعوا المستند ، ويجب تحديد تاريخ التصحيح.
اللوائح الخاصة بالوثائق وتدفق العمل في المحاسبة (تمت الموافقة عليها من قبل وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 رقم 105)
يتم تأكيد كل إصلاح من خلال:
عدم وجود أي شرط من القائمة يجعل التصحيح غير قانوني.
يظهر مثال على تصحيح في الفاتورة في الصورة.
لكي يكون للتصحيح قوة قانونية لا جدال فيها ، فقد صيغ على النحو التالي. على الهوامش الحرة للوثيقة ، قاموا بعمل النقش: "تم التصحيح بـ" وكتابة ما تبين أنه غير صحيح. يتابعون: "تشغيل" ويكتبون ما يعتقدون أنه صحيح. ثم يكتبون: "يؤمنون" ، ويشيرون إلى التاريخ ، ويضعون تواقيع المسؤولين وأسمائهم والأحرف الأولى من اسمهم. مع هذا التصميم ، يتم استبعاد التصحيحات التعديلات غير المتفق عليها مع الموقعين.
لا يسمح بالتصحيحات النقدية والوثائق المصرفية.
المحاسبة الأوليةيمثل المرحلة الأولى من الإدراك النظامي لتسجيل العمليات الفردية التي تميز العمليات التجارية والظواهر التي تحدث في المنظمة. أهدافها هي: شراء وحيازة واستهلاك الموارد المادية ، وتكاليف الإنتاج ، وحركة المنتجات شبه المصنعة وأرصدة العمل الجاري ، وحجم الإنتاج ، والشحن والبيع ، والتسويات مع الموردين والمشترين والعملاء والبنوك والسلطات المالية ، المؤسسون ، إلخ ...
تنعكس المعلومات الأولية حول العمليات والظواهر الاقتصادية في الوثائق الأولية.
وثيقة المحاسبة الأساسية- هذه شهادة مكتوبة لصفقة تجارية ، وهي مُلزمة قانونًا ولا تتطلب مزيدًا من الإيضاحات والتفاصيل.
يتم ملء المستندات من قبل موظفي المحاسبة بشكل واضح ومقروء باستخدام الكتابة اليدوية بالحبر أو معجون قلم حبر جاف أو على آلة كاتبة أو باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.
كقاعدة عامة ، تُستخدم النماذج القياسية للوثائق في شكل نماذج ذات طبيعة مشتركة بين الأقسام. وهذا يشمل أشكال الطلبات ، والفواتير ، والفواتير ، والقسائم ، والكشوف ، وما إلى ذلك. يجب إعداد المستندات الأساسية في وقت المعاملة ، وإذا كان ذلك مستحيلًا لأسباب موضوعية ، فحينئذٍ فور الانتهاء منها.
إذا كان هناك خطأ في حسابات المزرعة ، يمكنك استخدام طريقة الإدخال السالب أو العكسي. في هذه الحالة ، يتم تكرار الإدخال الخاطئ بالحبر الأحمر أو الألوان القياسية (أزرق ، أسود) ، مع إرفاقه بإطار مستطيل.
سيؤدي اللون الأحمر أو الإطار المستطيل إلى إلغاء الإدخال الخاطئ ثم إجراء الإدخال الصحيح. هناك طريقة ممكنة لتصحيح الأخطاء في الحسابات عن طريق الشطب والتصحيح الإضافي (يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد ويتم إدخال إدخال صحيح تحته يشير إلى تاريخ التصحيح وتوقيع المحاسب ، إذا لزم الأمر ، وتحرر شهادة تبين الحاجة إلى التصحيح وسبب الخطأ).
يجب ألا يكون هناك أي تصحيحات أو محو أو لطخات في المستندات النقدية والبنكية.
في العمل مع أي وثيقة ، يعتمد المحاسب على بعض المبادئ والأسس المنهجية المنصوص عليها في الوثائق الرسمية.
استنادًا إلى المستندات الأساسية ، يتم إجراء الإدخالات في سجلات المحاسبة والبطاقات والبيانات والمجلات وكذلك على الأقراص والأقراص المرنة والوسائط الأخرى.
المستندات الخارجيةتأتي إلى المنظمة من الخارج - من الوكالات الحكومية والمنظمات العليا والبنوك والتفتيش الضريبي ، من المؤسسين والموردين والمشترين ، وما إلى ذلك ، يتم تجميعها وفقًا للنماذج القياسية. أمثلة على هذه المستندات هي ، طلب الدفع ، طلب الدفع ، فاتورة المورد ، إلخ.
المستندات الداخليةيتم تجميعها مباشرة في المنظمة.
هناك الأنواع التالية من المستندات الداخلية:إداري- هذه هي المستندات التي تحتوي على أوامر وتعليمات حول الإنتاج وأداء عمليات تجارية معينة. وتشمل هذه الأوامر الصادرة عن رئيس المنظمة والأشخاص المخولين من قبله لتنفيذ المعاملات التجارية.
القسائمتصدق المستندات (التنفيذية) على حقيقة المعاملات التجارية. وتشمل هذه الإيصالات وأعمال قبول المواد ؛ أفعال قبول الأصول الثابتة والتخلص منها ؛ وثائق قبول العمال للمنتجات المصنعة ، إلخ.
مجموعالوثائق الإدارية والتنفيذية. ويشمل ذلك إيصالات ونفقات القسائم النقدية ، وكشوف المرتبات لإصدار الأجور لموظفي المنظمة ، والتقارير المسبقة للأشخاص المسؤولين ، وما إلى ذلك.
مستندات المحاسبةيتم تجميعها في حالة عدم وجود مستندات قياسية لسجلات المعاملات التجارية ، وكذلك أثناء تعميم ومعالجة مستندات المصدر والوثائق الإدارية. هذه شهادات وقوائم توزيع وما إلى ذلك.
تنقسم المستندات المحاسبية أيضًا إلى لمرة واحدة وتراكمية. تُستخدم المستندات الأساسية لمرة واحدة في تسجيل كل معاملة تجارية. يتم إعداد المستندات التراكمية خلال فترة معينة من التراكم التدريجي للمعاملات التجارية المتجانسة. في نهاية الفترة ، يتم حساب المجاميع في هذه الوثائق للمؤشرات المقابلة. من الأمثلة على المستندات التراكمية أوامر العمل الشهرية ، وأوامر العمل الشهرية ، والبطاقات المحددة لإصدار المواد من مستودعات المنظمة ، وما إلى ذلك.
وثائق المصدريتم إعدادها في وقت إجراء المعاملة التجارية. مثال على هذه المستندات هي فواتير الإفراج عن المواد من مستودعات المنظمة إلى ورش العمل.
المستندات الموحدةيتم تجميعها على أساس المستندات الأولية ، على سبيل المثال ، كشوف المرتبات.
في لحظة تحديد البيانات في المستندات الأولية ، تظهر المعلومات المحاسبية التي لم يتم تسجيلها تلقائيًا. تخضع جميع الخصائص الكمية والنوعية للرقابة المنطقية والحسابية والقانونية قبل إعداد الوثائق الأولية. يتم تنفيذ هذه الرقابة من قبل كل من الموظفين المشاركين في إجراء المحاسبة الأولية وموظفي خدمات الإدارة.
من خلال التوقيع على الإيصالات النقدية وأوامر الخصم وقسائم الرواتب وأوامر الدفع والمطالبات والمستندات المصرفية الأخرى ، يقوم رئيس المؤسسة بتحليل كل معاملة تجارية بدقة.
في عملية الحصول على المعلومات المحاسبية ، يتم تمييز المراحل التالية:يفترض جمع المعلومات المحاسبية مسبقًا العمل المناسب لمختلف خدمات المنظمة. تتميز هذه المرحلة بأعلى مستوى من التحليل والكفاءة المحاسبية.
المرحلة الثانية من عملية المحاسبة هي معالجة المعلومات المحاسبية. أنها تنطوي على المشاركة المباشرة في الحصول على المعلومات المحاسبية من موظفي خدمات الإدارة الوظيفية. لذلك ، عند حساب عناصر المخزون على أساس المستندات الأولية ، من المتصور تجميع البيانات وتلخيصها في بطاقات جرد المواد. كل شهر ، يتم نقل البيانات من البطاقات والكتب إلى تقارير عن حركة الأصول المادية. في الوقت المناسب ، يقدم مديرو المستودعات ورؤساء الأقسام هذه التقارير إلى قسم المحاسبة في المنظمة.
المديرين التنفيذيين يشاركون أيضا في معالجة البيانات. لذلك ، بمساعدة موظفي الخدمات الإدارية المختلفة ، يتم تحديد مرتكبي النقص والخسائر.
بعد التحقق من الحسابات الحسابية ، وشرعية وملاءمة المعاملات التجارية الرسمية ، يتم تسجيل المستندات المحاسبية ، ومن ثم يتم التجميع الاقتصادي لبياناتها في نظام الحسابات التركيبية والتحليلية للمحاسبة عن طريق التسجيل في السجلات المحاسبية.
السجلات المحاسبية هي جداول عد ذات شكل معين ، مبنية وفقًا للتجميع الاقتصادي للبيانات المتعلقة بالممتلكات ومصادر تكوينها. أنها تعمل على عكس المعاملات التجارية على.
تنقسم سجلات المحاسبة ، حسب الهيكل ، إلى ترتيب زمني ومنهجي. في السجلات الزمنية ، تنعكس المعاملات التجارية في تسلسل تنفيذها. تُستخدم سجلات المحاسبة المنهجية لتجميع المعاملات التجارية وفقًا لمعايير محددة.
يتم الاحتفاظ بسجلات المحاسبة في شكل دفاتر محاسبية ، وبطاقات ، وكشوف ، ومجلات ، وكذلك وسائط كمبيوتر.
تتم المحاسبة التركيبية في سجلات منهجية ، ومحاسبة تحليلية - في سجلات تحليلية. يتم تنفيذ الإدخالات في السجلات يدويًا وباستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.
تحدد مجموعة وموقع التفاصيل في السجل شكلها ، والذي يعتمد على خصائص العناصر التي يتم أخذها في الاعتبار ، والغرض من السجلات ، وطرق التسجيل. يُفهم التسجيل المحاسبي على أنه تسجيل المعاملات التجارية في سجلات المحاسبة.
في دفاتر الأستاذ ، يتم ترقيم جميع الصفحات وربطها. في الصفحة الأخيرة ، حدد الرقم وقم بالتصديق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين. في بعض الكتب ، على سبيل المثال ، في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية ، لا يتم ترقيم الصفحات فحسب ، بل يتم أيضًا ربطها بخيوط ، ومثبتة بختم شمعي. اعتمادًا على حجم الحسابات في الكتاب ، يتم تخصيص صفحة واحدة أو أكثر لهذا الحساب أو ذاك. تستخدم دفاتر المحاسبة في المحاسبة التركيبية والتحليلية.
البطاقات مصنوعة من ورق سميك أو كرتون فضفاض ، بدون ربطها ببعضها. يتم الاحتفاظ بها في صناديق خاصة - خزائن الملفات. يتم فتح البطاقات لمدة عام وتسجل في سجل خاص لضمان التحكم في سلامتها.
تختلف الفواتير عن البطاقات من حيث أنها مصنوعة من ورق أخف وزناً ولها تنسيق أكبر. يتم تخزينها في مجلدات خاصة تسمى المسجلين. يتم فتح Vedomosti ، كقاعدة عامة ، لمدة شهر أو ربع.
يجب أن تكون السجلات في سجلات المحاسبة واضحة وموجزة وواضحة ومقروءة. بعد تسجيل معاملة تجارية في سجل المحاسبة ، يتم وضع علامة مناسبة على المستند الأساسي لتسهيل التحقق اللاحق من صحة الترحيل. في نهاية الشهر ، يتم تلخيص النتائج في كل صفحة من سجلات المحاسبة. يجب التوفيق بين السجلات النهائية للسجلات المنهجية والتحليلية عن طريق إعداد بيانات دوارة.
بعد الموافقة على التقرير السنوي ، يتم تجميع سجلات المحاسبة وربطها وإيداعها في الأرشيف الحالي للمنظمة.
موجود ثلاث طرق لإصلاح القيود الخاطئة في سجلات المحاسبة: التدقيق اللغوي ، الإدخال الإضافي ، الانعكاس.
طريقة التصحيحيمكن تطبيقه فقط إذا تم اكتشاف الأخطاء قبل تجميع الميزانية العمومية أو حدثت في سجلات المحاسبة دون التأثير على مراسلات الحسابات. تتكون هذه الطريقة من خط يتوسطه خط رفيع من النص والأرقام والمبالغ والنقوش غير الصحيحة بجانب أو فوق النص الصحيح أو المبلغ مع الحجز المقابل.
على سبيل المثال ، إذا بدلا من 100 روبل. تعكس 200 روبل ، ثم يجب عليك شطب 200 روبل. واكتب على القمة "100 روبل".
في المستندات النقدية ، لا يُسمح بأي تصحيحات أو بقع ، حتى لو تم تحديدها ، خاصة في الأرقام.
إدخالات إضافيةتتم في الحالات التي يتم فيها التقليل بشكل خاطئ من قيمة الصفقة التجارية. على سبيل المثال ، قام أحد الموردين بتحويل 150 روبل من حساب جاري. تنعكس هذه المعاملة التجارية من خلال المراسلات الصحيحة للحسابات ، لكن قيمتها أقل من 100 روبل. تم إجراء الإدخال المحاسبي التالي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين" ، واعتماد الحساب "الحساب الجاري" - 100 روبل.
ولكن بما أن الموردين يجب أن ينقلوا 150 روبل ، فإن المبلغ المفقود هو 50 روبل. من الضروري إنشاء ترحيل إضافي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين" ، ائتمان الحساب "الحساب الجاري" - 50 روبل.
يتم إجراء منشورات إضافية في الشهر الحالي أو الشهر المقبل. يتم تطبيق هذه القاعدة لتصحيح الأخطاء في حالتين: إذا لم يتم تسجيل بيانات المستند الأساسي في سطر منفصل في سجل المحاسبة وعندما ينعكس مبلغ تم تقديره بشكل خاطئ لمعاملة تجارية في سجل المحاسبة.
طريقة الانعكاسيتكون من حقيقة أن الإدخال غير الصحيح ، الرقمي بشكل أساسي ، يتم حذفه برقم سالب ، أي المراسلات غير الصحيحة ويتم تكرار المبلغ بالحبر الأحمر. في نفس الوقت ، يتم الإدخال الصحيح بالحبر العادي. تحدث الإلغاءات عندما تتم مطابقة الفواتير بشكل غير صحيح أو عند تسجيل مبلغ مبالغ فيه.
عند تلخيص نتائج العمليات ، يتم طرح المدخلات التي تم إجراؤها بالحبر الأحمر.
