Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.
Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.
Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.
Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.
Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.
Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.
Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.
Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.
Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:
Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:
Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.
Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.
Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:
Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.
Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.
Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.
В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.
| Обязательные сведения регистра | Пояснения |
| Идентификационные данные о налогоплательщиках | Данные о работающих физлицах, включающие:
|
| Виды доходов | Каждый выплачиваемый вид дохода должен иметь поле для указания специального цифрового кодового обозначения. Коды утверждены Приказом ФНС №MMB-7-11/387@ 10.09.15. Не обязательно отражать данные по доходам, не облагаемым НДФЛ, так как они не формируют базу. Доходы, облагаемые налогом в ограниченном пределе, отражать обязательно, так как они способны накапливаться на протяжении года. |
| Виды вычетов | В регистре вычеты отражаются с указанием кодовых обозначений. Коды вычетов утверждены тем же приказом, что и коды доходов. |
| Суммы доходов | Рекомендуется указывать суммы доходов:
|
| Даты выплаты доходов | Предусматривается поле для указывания дня, когда:
|
| Статус налогоплательщика | В регистр включается поле для указания того, относится физлицо к резидентам или нерезидентав РФ. |
| Даты удержания НДФЛ | В специальной графе прописывается фактический день удержания налога, который зависит от вида дохода. |
| Даты перечисления НДФЛ | Берутся из подтверждающей платежной документации. |
| Реквизиты п/п | Достаточно указать №, дату п/п и перечисляемую по нему сумму налога. |
| НДФЛ | В регистр вносится посчитанный и удержанный налог. |
Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.
Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.
С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:
Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.
Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.
Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.
Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.
Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:
Налоговые агенты, которые выплачивают своим работникам зарплату, что числится как доход гражданина, в обязательном порядке ведут налоговые карточки - регистры, рассчитанные на каждого отдельно взятого рабочего. Именно в них вносятся сведения о начисленных и удержанных денежных средствах, а также применении налогового вычета по НДФЛ - НК, статья №230, пункт 1.
18.11.2016Ранее сведения из таких налоговых карточек вносились только в справки по форме 2-НДФЛ, но в соответствии с последними изменениями они необходимы еще и для отчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому специалисты рекомендуют пересмотреть все налоговые регистры, которые велись раньше, а если такого учета не было, то его нужно ввести в обязательном порядке. Как это сделать правильно и без ошибок, мы расскажем в данной статье.
Налоговая карточка для учета НДФЛ и ее форма
Официально утвержденной формы для учетных налоговых карточек нет. Ее следует выбрать самостоятельно, и обязательно утвердить в учетной политике компании. При этом в документации указываются все необходимые данные для расчетов по НДФЛ, которые приведены в НК - статья № 230, пункт 1. Также туда вписываются и сведения, что будут нужны в документе 6-НДФЛ.
На данный момент существует типовой бланк учетной налоговой карточки по НДФЛ:
Информационная таблица: данные для налоговой карточки по учету НДФЛ
|
Название графы для заполнения |
Обязательные сведения для заполнения |
|
|
«Сведения о получателе дохода» |
ФИО рабочего; дата рождения; гражданство; паспортные данные (либо другого документа, удостоверяющего личность рабочего); адрес по месту прописки или проживания (для рабочих-иностранцев) |
|
|
«Статус налогоплательщика» |
налоговый статус на начало отчетного годового периода, то есть резидент - нерезидент (в случае смены статуса эта информация вносится в налоговую карточку) |
|
|
«Виды и суммы доходов» |
за каждый месячный период в зависимости от кода; с указанием дат их получения по факту |
|
|
«Виды и суммы вычетов» |
суммы вычетов - стандартного, социального, имущественного типа, что предоставлялись рабочему за каждый месячный отчетный период; кодировка в соответствии с этими вычетами; реквизиты, что должны подтвердить вычеты социального и имущественного типа (данные берутся из уведомлений, присылаемых налоговой службой). |
|
|
«Суммы НДФЛ для бюджета - исчисленного, удержанного, перечисленного» |
цифровые показатели сумм по каждой выплате в бюджет (налога как исчисленного, так удержанного и уплаченного); даты удержания/перечисления налога (по факту); номер платежного документа; крайний срок уплаты налога (он должен соответствовать НК нашего государства); также должна быть отметка о том, что налог не был удержан, либо были произведены излишние удержание или возвращение рабочему. |
|
|
«Авансовые платежи фиксированного типа» |
отметьте трудящихся-иностранцев, что работают на патенте; цифровые показатели сумм, зачтенных и уплаченных в счет исчисленного НДФЛ; авансовые суммы на завершение отчетного месячного периода. |
Кодировка по НДФЛ для доходов/вычетов есть в приложениях № 1 и 2 к приказу № ММВ-7-11/387@ ФНС России (от 10.09.2015 г.).
Специалисты рекомендуют обратить внимание на следующий нюанс: в форму карточки можно добавлять дополнительные графы для внесения нужных сведений. Это может касаться количества трудовых дней рабочего, в том случае, когда он не выступает в качестве налогового резидента и в нашем государстве бывает наездами. Благодаря такому учету, можно следить за изменениями налогового статуса конкретного рабочего.
Нужно ли налоговые карточки для учета НДФЛ заводить каждый год новые?
Каждый новый отчетный годовой период должны заводиться новые налоговые карточки для учета НДФЛ рабочих. То есть те карточки, что велись в текущем 2016 году, должны подшиваться к другой документации за этот же год. А с 2017 года начинают вестись новые регистры на каждого рабочего отдельно. Если же ранее компании вообще не занималась подобным учетом, то его следует ввести в обязательном порядке. Это необходимо, чтобы предоставить данную информацию в налоговую службу по первому требованию.
Такое обязательное ведение карточек для налоговой службы по учету НДФЛ должно вестись на протяжении одного отчетного периода, а это один год по календарю - статья 216 НК РФ. В связи с этим доходы рабочего за прошедший отчетный год не могут быть учтены в будущем отчетном годовом периоде. Тем более, что для отчетной документации по форме 6-НДФЛ необходимы данные, начиная с момента наступления отчетного периода с нарастающим итогом до момента его завершения.
Следует обратить внимание: налоговые карточки должны содержать сведения по каждому месяцу с итоговыми расчетами по всему году. Хотя сам отчетный документ по форме 6-НДФЛ сдается каждый квартал. В связи с этим специалисты рекомендуют подводить промежуточные итоговые расчеты в карточках по каждому отдельно взятому кварталу. Это будет полезно для отчетных документов по ключевым моментам - I квартал, I полугодие, 9 месяцев.
В налоговых карточках нужно записывать данные о доходах физлиц по факту их получения с указанием конкретной даты. Но не всегда дата реальной выплаты совпадает с расчетами по НДФЛ. Поэтому при внесении сведений учитывают, в первую очередь, нормативы НК - статья №223, а не расчеты с рабочим по факту.
Информационная таблица: о полученном доходе рабочего (для расчета НДФЛ)
|
Получаемый доход |
Дата получения дохода по факту (НК, статья №223) |
Крайний срок внесения НДФЛ в госбюджет (НК, статья №226, пункт 6) |
|
|
Заработная плата |
Последний день в том месяце, за который данная выплата начислялась |
Тот день, что идет после дня полной выплаты денежных средств за отчетный месячный период (иногда практикуется выплата зарплаты в два этапа) |
|
|
Выплаты за отпуск или отпускные |
День непосредственной выплаты денежных средств |
Последний день того месячного периода, когда производилась выплата |
|
|
Пособия по нетрудоспособности временного характера |
|||
|
Матпомощь (а также другие возможные выплаты денежных средств) |
День, что идет после того дня, когда данная выплата производилась |
||
|
Подарки различного вида: Как имущество, Как доход в натуральной форме |
День непосредственной передачи имущества (по факту) |
День, который следует после дня выплаты ближайшего дохода (но только в денежной форме) |
|
|
Суточные для командированных рабочих, выплаченные сверх нормативов |
Последний день месячного периода, когда утверждался авансовый отчет по данной командировке |
||
|
Выгода материального характера от экономических операций на процентах от заемных средств |
Последний день каждого месячного периода, во время которого рабочий использовал заемные средства |
В пункте 7 данной таблицы указывается, что должно производиться удержание НДФЛ с рабочего, если он получал материальную выгоду от беспроцентного займа, выданного компанией под ставку до 7,33% годовых - НК РФ, статья № 212, пункт 2, подпункт 1, Указание № 3894-У Банка России от 11.12.2015 г.
Обратите внимание на следующий нюанс: в карточку по учету НДФЛ должна вноситься та сумма прибыли рабочего, что начисляется фактически по документам, а не полученная им на руки. Она не уменьшается на НДФЛ, потому что в отчете 6-НДФЛ показываются начисленные денежные средства для отдельно взятого рабочего.
Правильно ли записывать в разные разделы доходы, которые облагаются по разным ставкам?
Та прибыль, что рабочие, которые выступают резидентами нашего государства, получают благодаря своей работе в компании, в обязательном порядке облагается следующей процентной ставкой - 13% (это прописано в НК РФ - статья №224, пункт 1). К такой прибыли обычно относят:
заработную плату;
премиальные;
больничные;
отпускные;
командировочные и т.д.
Они вписываются в налоговую карточку, но в зависимости от процентных ставок, это следует делать в разных разделах, которые можно добавлять на свое усмотрение. Так, в первом разделе будут записываться все доходы со ставкой в 13%, а во второй раздел - со ставкой в 35%.
Представляем для ознакомления фрагмент заполненной налоговой карточки для НДФЛ со стандартной ставкой в 13%.
Если рабочий не имеет статуса налогового резидента, то есть является нерезидентом, то следует добавить дополнительный раздел для дохода, что облагается 30%.
Различные страницы нужны для фиксирования по разным налоговым ставкам для упрощения процедуры начисления НДФЛ. Это также помогает заполнять отчетную документацию по форме 6-НДФЛ, для этого есть два отдельных раздела - первый и второй.
Обратите внимание на важный момент, он касается выплаты дивидендов - они облагаются по ставке в 13% - НК РФ, статья № 224, пункт 1. Но в налоговой карточке для удобства их следует вносить в специальный раздел с данными о дивидендах, полученных рабочим от своей компании. В 6-НДФЛ цифровые показатели этих сумм вписываются в разные строки.
Как в налоговой карточке записываются доходы необлагаемого и частично облагаемого характера (первый уровень)?
В том случае, когда рабочий получил доход, который не облагается НДФЛ (это может быть матпомощь по уходу за малышом), то в карточку эта информация не вносится - НК РФ, статья № 217, пункт 1. Это связано с тем, что на расчет данного налога эти цифры не окажут никакого влияния - письмо № 03-04-06/8-118 Минфина России.
В том случае, когда получаемый рабочим доход должен облагаться НДФЛ только частично, то он должен записываться в карточку в полном объеме. Рассмотрим это на конкретном примере: рабочий получил от своей компании подарок стоимостью более 4 тысяч рублей, а налог надо начислять с суммы дохода свыше этой суммы - НК РФ, статья № 217, пункт 28. Значит, в карточку нужно внести отдельно полную стоимость подарка и вычет в размере 4 тысяч рублей.
Предлагаем для ознакомления фрагмент из налоговой карточки с отражением этой операции:
Специалисты обращают внимание на следующий ключевой момент: в налоговую карточку вносятся суммы доходов от подарков (либо матпомощи различных видов), что не превышает 4 тысяч рублей. Но данный доход может не равняться вычету, так как необлагаемый предел определяется по нарастающему итогу с начала отчетного годового периода - НК РФ, статья №217, пункт 28. Если в карточку не вписывать подобный доход до 4 тысячи рублей, то можно не заметить момента лимитирования для начисления НДФЛ.
Как правильно учитываются вычеты различных типов - стандартного, социального и имущественного?
При предоставлении рабочему вычета на его детей, имущественного или социального вычета, их следует вносить в разные разделы карточки по учету НДФЛ. Это необходимо для удобства в вычислении определенной суммы конкретного вычета, для отражения в отчетной документации по данному налогу. Это поможет отслеживать все использования вычетов социального и имущественного типа.
Если происходит фиксация сведений по вычетам социального и имущественного типа в налоговую карточку, то нужно обязательно вписывать и все реквизиты уведомлений, которые рабочий получал от налоговой службы. Но при этом для каждого годового отчета нужны новые уведомления, так как по прошедшим отчетным периодам вычет не положен.
Обратите внимание: в 2017 году для стандартных вычетов на детей должна предоставляться информация по доходам не более 350 тысяч рублей - НК РФ, статья №218, пункт 1.
Как правильно указывать в налоговой карточке НДФЛ для бюджета - исчисленный, удержанный, перечисленный?
В налоговой карточке по НДФЛ следует записывать отдельно цифровой показатель суммы данного налога по каждому из видов доходов:
Исчисленную.
Удержанную.
Перечисленную в госбюджет.
При внесении каждого показателя рядом проставляются соответствующие даты:
для исчисленного налога - день, когда была начислена соответствующая сумма прибыли;
для удержанного налога - день, когда произошла выплата денежных средств по «минусу» НДФЛ;
для перечисленного в бюджет - дата, проставленная в платежном поручении (не нужно забывать о внесении его основных реквизитов).
Также правильным будет добавление в налоговую карточку отдельной графы для указания крайнего срока уплаты НДФЛ в бюджет (эти сведения понадобятся для заполнения 6-НДФЛ).
Сроки уплаты этого налога можно узнать из НК РФ - статья № 226.
Отметьте важный нюанс: при выдаче рабочему дохода в виде натурального продукта, удержание НДФЛ возможно только из денежного дохода в самое ближайшее время. Значит, датой, проставленной в налоговой карточке, будет тот день, когда рабочий получит деньги на руки. Ключевой момент: за один раз можно удерживать только 50% от всей суммы выплаты - НК РФ, статья № 226, пункт 4.
Ирина
Добрый день.
Подскажите пожлста, чем утвержден "существующий типовой бланк учетной налоговой карточки по НДФЛ"?
Е.А. Шаронова, экономист
Разработка налогового регистра по НДФЛ отдана на откуп самим организация мп. 1 ст. 230 НК РФ . Как правило, все налоговые регистры имеются в бухгалтерских программах. Но есть такие организации, у которых нет возможности эти программы купить. Если вы из их числа, тогда эта статья для вас.
Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:
Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.
Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, таки еп. 1 ст. 230 НК РФ :
1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;
2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
3) виды выплачиваемых доходов и их коды;
4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;
5) суммы доходов и суммы вычетов;
6) даты выплаты доходов;
7) даты удержания налога;
8) даты перечисления налога;
9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).
“ Как у нас устроен НДФЛ? Инспектор ничего не делает и радуется. Работник спокойно спит (особенно 5-го и 20-го числа). А работодатель исчисляет, удерживает, перечисляет, предоставляет, сообщает, выдает, представляет. Да еще по каждому получателю и по каждой выплате! И все сам! Хорошо, что сам себя пока еще не штрафуе т ” .
Александр,
главный бухгалтер, г. Москва
Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛ.
Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнени юутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ .
А статус налогоплательщика можно кодировать такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее - Рекомендации) : цифра 1 означает, что работник - резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13%п. 2 ст. 207 , п. 1 ст. 224 НК РФ , а цифра 2 - что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207 , п. 3 ст. 224 НК РФ .
Если работник - иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.
Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%пп. 3 , 4 ст. 210 НК РФ . А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.
В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работнико вПисьмо Минфина от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 .
| Вид доходов | Дата выплаты доходо вп. 1 ст. 223 НК РФ |
| Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.) | День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке |
| Доходы в натуральной форме | День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ) |
| Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа | День уплаты работником процентов по займу |
| Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг | День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг |
Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца - до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину - после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е числ ост. 136 ТК РФ ), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.
Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплат еп. 4 ст. 226 НК РФ . После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ - работнику.
Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше - в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.
А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.
Если в течение года меняется место работы, то, чтобы на новом месте получать детские вычеты, надо принести в бухгалтерию справку 2-НДФЛ с прежнего места работы. Иначе вычеты просто не дадут.
В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничны хПостановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11 ; Письма Минфина от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139 , от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349 ). Но из этого правила есть два исключения - выплата неденежных доходов и доходов в виде оплаты труда.
При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т. п.п. 4 ст. 226 НК РФ ; Письмо Минфина от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420
Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен дохо дПисьма Минфина от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143 , от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232 , от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209 , УФНС по г. Москве от 29.04.2008 № 21-11/041841@ .
Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за меся цп. 2 ст. 223 НК РФ . А вот удержать налог нужно на дату выплаты дохода - в день получения денег в банке на выдачу зарплаты за вторую половину месяца (при выдаче из кассы) или перечисления на карточки работнико вп. 4 ст. 226 НК РФ .
Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексо мп. 9 ст. 226 НК РФ . Есть три варианта решения этой проблемы:
Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходо вп. 6 ст. 226 НК РФ .
Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.
Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.
ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регист рст. 216 , п. 1 ст. 230 НК РФ . В нем надо отражать все выплачиваемые работнику доходы независимо от того, по какой ставке они облагаются. Облагаемые по разным ставкам (9, 13, 15, 30 или 35%) доходы нужно отражать отдельно, к примеру в разных разделах регистр апп. 1 , 3 ст. 226 , ст. 224 , п. 1 ст. 230 НК РФ . Кстати, именно такой принцип действует при заполнении справок 2-НДФЛ (по каждой ставке - отдельные разделы 3- 5)разд. II Рекомендаций .
ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего год ап. 3 ст. 226 НК РФ .
А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычето впп. 3 , 4 ст. 210 , п. 3 ст. 226 НК РФ .
ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.
Сумма дохода берется из справки 2-НДФЛ с прежнего места работ ып. 3 ст. 218 НК РФ . Эта информация нужна для принятия решения о том, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превышает 280 000 руб., то вычеты уже не предоставляютс яподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ .
Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.
Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.
Вычеты на детей сотруднику предоставляются за каждый месяц календарного года независимо от того, были в этих месяцах доходы, облагаемые по ставке 13%, или нетподп. 4 п. 1 ст. 218 , п. 3 ст. 210 , п. 3 ст. 226 , ст. 216 НК РФ ; Письмо Минфина от 19.01.2012 № 03-04-05/8-36 ; Постановление Президиума ВАС от 14.07.2009 № 4431/09 .
ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора летст. 217 НК РФ .
А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать над опп. 3 , 28 ст. 217 НК РФ ; Письмо Минфина от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155 . Причем в регистре доходы надо отражать в полной сумме, а на необлагаемую сумму указывать код вычет аПисьмо Минфина от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54 .
ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.
А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте - либо в ГП, либо в ОП.
Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок 2-НДФЛ. Ведь НДФЛ, удержанный с доходов работников ОП, нужно перечислять в бюджет именно по месту нахождения каждого ОПп. 7 ст. 226 НК РФ . И как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, справки 2-НДФЛ надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛПисьма ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@ ; Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222 , от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58 . То есть справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в ИФНС по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП - в ИФНС по месту нахождения ОПразд. II Рекомендаций .
ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы - в рублях и копейка хп. 4 ст. 225 НК РФ .
ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.
Как это сделать, покажем на примере.
/ условие / В организации работает Неунывающий Иван Петрович. Его оклад - 20 000 руб. Сроки выплаты зарплаты: за первую половину месяца - 22-е число текущего месяца, за вторую половину месяца - 7-е число следующего месяца.
У работника есть дочь в возрасте 10 лет. В связи с этим он принес в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета и копию свидетельства о рождении ребенка.
С 4 по 8 февраля работник болел. После того как Неунывающий И.П. принес больничный, ему было начислено пособие в сумме 4000 руб., которое было выплачено 22-го числа вместе с зарплатой за первую половину феврал яп. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .
С 11 по 24 марта работник был в отпуске. Сумма отпускных была выплачена работнику 5 марта до начала отпуска вместе с зарплатой за феврал ьст. 136 ТК РФ .
Кроме того, Неунывающему И.П. организация вручила два подарка:
НДФЛ, удержанный с зарплаты работников, перечислялся в бюджет в день получения в банке денег для выплаты зарплаты.
/ решение / В регистре мы приводим только те данные, которые нужны для расчета налога.
| 1. Сумма НДФЛ, излишне удержанная по итогам года (гр. 9 – гр. 8) | |
| 2. Сумма НДФЛ, не удержанная по итогам года (гр. 8 – гр. 9) |
Налоговый регистр для 6-НДФЛ - образец данного документа мы представим в этой публикации - поможет вам организовать учет налога на доходы физлиц. Рассмотрим, какие реквизиты и информацию должен содержать правильный регистр для 6-НДФЛ.
Регистры налогового учета служат для обобщения сведений, необходимых для расчета тех или иных налогов. Они, во-первых, помогают налоговикам контролировать полноту уплаты налогов налогоплательщиками, а во-вторых, позволяют самим налогоплательщикам проверять правильность осуществляемых ими расчетов по тому или иному виду налогового обязательства и упрощают формирование налоговых отчетов.
ВАЖНО! Несмотря на то, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков создавать и вести такие регистры, их формы не утверждены законодательно, а потому каждое предприятие (или ИП) обязано самостоятельно разработать структуры применяемых налоговых регистров, при этом очень желательно утвердить их учетной политикой.
Налоговые регистры должны отвечать следующим общим требованиям:
Подробнее о том, как вести налоговые регистры, см. в статье «Ведение аналитических регистров налогового учета (формы)» .
Что касается налоговых регистров по НДФЛ, ст. 230 НК РФ устанавливает для них свои специфические критерии. Подобный регистр должен включать:
О требованиях, предъявляемых к регистрам по НДФЛ, читайте в статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?» .
Ответственность за формирование налоговых регистров несут сотрудники, которые их составляют и подписывают. Они же отвечают за сохранность этих документов и за обеспечение невозможности доступа к ним посторонних лиц. Вносить исправительные записи в регистр может только ответственный сотрудник. При этом он обязан заверить корректирующую запись своей подписью, проставить дату внесения корректировки и привести соответствующие пояснения.
С 01.01.2016 налоговые агенты обязаны заполнять новую отчетную форму — 6-НДФЛ, которая утверждена приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (в этом же документе можно найти и порядок ее заполнения).
С 2018 года независимо от формы реорганизации правопреемник обязан подавать расчет 6-НДФЛ за реорганизованную организацию, если она эту обязанность не исполнила (п. 5 ст. 230 НК РФ, закон от 27.11.2017 № 335-ФЗ). В целях реализации этой обязанности бланк 6-НДЛФ был скорректирован приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Официально он применяется начиная с 26.03.2018.
Скачать бланк 6-НДФЛ актуальной формы можно .
Каковы особенности этого отчета:
О том, где и как заполнить данную форму онлайн, читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?» .
Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.
6-НДФЛ включает:
Для заполнения титула формы понадобятся:
Для заполнения раздела 1 нам необходимы:
Для оформления раздела 2 нам потребуются:
Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.
Лучше понять порядок расчета НДФЛ вам поможет материал «Практические задачи по НДФЛ с решениями» .
Пример заполнения отчета по форме 6-НДФЛ за год можно найти .
Если у налогоплательщика уже имеются и применяются регистры для заполнения 2-НДФЛ, никто не мешает ему их использовать и для формирования расчета 6-НДФЛ.
Регистр для заполнения 2-НДФЛ имеет следующую структуру:
|
Сведения учетного регистра |
Комментарии по заполнению |
|
Информация для идентификации налогоплательщика |
Приводим перечень данных о работающих сотрудниках:
|
|
Перечень доходов |
Для каждого вида дохода должно быть предусмотрено свое поле, в которое заносится особый цифровой код, соответствующий виду дохода. Коды берутся из приказа ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387@. По необлагаемым НДФЛ доходам данные отражать необязательно. Облагаемые НДФЛ доходы, имеющие пределы необложения налогом, фиксируются в регистре на общих основаниях, поскольку они могут накапливаться в течение года |
|
Перечень вычетов |
Вычеты фиксируются в регистре с приведением соответствующих кодов. Перечень кодов см. в приказе ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387 |
|
Суммы доходов |
Указываем суммы, начисленные до налогообложения и уменьшения на вычеты |
|
Даты выплаты доходов |
В данном поле указывается дата выплаты доходов в соответствии с нормами ст. 223 НК РФ |
|
Статус налогоплательщика |
В данном поле указывается, к какому виду лиц относится налогоплательщик исходя из его резидентства в РФ |
|
Дата удержания НДФЛ |
Указываем день фактического удержания налога |
|
Дата перечисления НДФЛ |
Заполняем в соответствии с платежными документами |
|
Реквизиты платежного документа |
Указываем номер, дату и сумму платежки на уплату НДФЛ |
|
Сумма НДФЛ |
Фиксируем сумму рассчитанного и удержанного налога |
Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать здесь.
Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-НДФЛ (их мы рассмотрели ранее) использовать для ее заполнения не всегда удобно. А вот составить на его основе «персональный» регистр именно для 6-НДФЛ очень просто.
Представляем вам заполненный образец налогового регистра для формы 6-НДФЛ. При необходимости вы его можете скачать.
Скачать образец
Отсутствие налоговых регистров законодательство РФ рассматривает как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, наказываемое штрафом (ст. 120 НК РФ) в размере 10 000-40 000 руб. в зависимости от того, сколько длилось правонарушение и как оно повлияло на размер налоговой базы (письмо ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). Арбитры в данном случае — на стороне контролеров. Однако не в тех случаях, когда налоговики превышают свои полномочия.
Не получится оштрафовать налогоплательщика:
ВАЖНО! Налоговые регистры, предусмотренные учетной политикой налогоплательщика, обязательны к составлению. В противном случае штраф по ст. 120 НК РФ будет совершенно обоснован.
Вам также может понадобиться информация об ответственности за неуплату НДФЛ — см. материал «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?» .
Требования к перечню информации, которая должна быть отражена в налоговом регистре для заполнения 6-НДФЛ, перечислены в ст. 230 НК РФ. Привлечь к ответственности налогоплательщика за неведение регистра по НДФЛ можно только в том случае, если в регистре отсутствуют обязательные реквизиты, или в случае несоставления регистра, предусмотренного учетной политикой.
Все нюансы заполнения формы 6-НДФЛ вы найдете в нашей рубрике
