Луговая С.М., ректор Центра практической психологии менеджмента «Новое Движение», бизнес-консультант.
Давайте разберем подробнее некоторые разделы антикризисной программы.
1) Диагностика эффективности деятельности организации (выявление «проблемной зоны» и внутренних ресурсов организации).
Каждый руководитель прекрасно понимает, что в целях поддержания на должном уровне эффективности работы организации необходимо периодически проводить диагностику ее деятельности. Естественно, что профессионально выполненный консалтинг позволяет решить эту задачу быстро и эффективно. Однако далеко не все стоматологические клиники в состоянии позволить себе услуги бизнес-консультантов. Практика проведения семинаров-тренингов показала, что есть еще один эффективный способ, позволяющий без особых дополнительных затрат провести объективную диагностику состояния дел организации на текущий момент. Это определение, так называемой, «проблемной зоны» в ходе тренинга. Особо ценно, что в этом процессе участвует сам персонал. Выступая в качестве фасилитатора, консультант выясняет, что мешает каждому сотруднику на его рабочем месте оптимально работать с пациентами/клиентами. Сотрудники начинают активно думать и анализировать свою работу. Таким образом, можно выявить как крупные проблемы организации, так и мелкие недоделки. В результате получается целый список, иногда совершенно неожиданный для руководителя. В организациях, в которых отсутствует практика систематического проведения производственных собраний, сбор «проблемной зоны» может длиться в 2-3 раза дольше. Это происходит потому что, во-первых, проблемы имеют тенденцию накапливаться, во-вторых, персонал клиники не имеет навыка критически относиться к своей работе, анализировать и делать выводы. В ходе сбора «проблемной зоны» сотрудники клиники учатся отличать причину от следствия, грамотно структурировать и формулировать информацию.
Например, в одной стоматологической клинике врачи высказали свою озабоченность о том, что ассистенты во время работы с пациентом ходят из кабинета в кабинет, мешая тем самым приему . Консультант попросил уточнить проблему. В ходе обсуждения сотрудниками клиники было высказано еще несколько версий причин создавшейся ситуации:
Ассистенты плохо комплектуют наборы расходных материалов для приема;
Ассистенты, заходя в другие кабинеты, «таскают» инструменты и расходные материалы друг у друга;
Плохое обеспечение расходными материалами кабинетов в клинике;
Не своевременные поставки расходных материалов в клинику.
В результате диалога и анализа ситуации выяснилось, что проблема заключается в том, что в организации плохо поставлена система своевременной подачи ассистентами заявок на закупку расходных материалов и инструментов. Что в свою очередь вызвало все, выше перечисленные последствия в организации. Этот пример показал, что общеорганизационные проблемы негативно отражаются на работе сотрудников, а невыполнение сотрудниками своих должностных обязанностей, в свою очередь, ведет к созданию общеорганизационных проблем.
Пример второй. Врачи стоматологической клиники отметили высокую текучесть кадров в звене ассистентов стоматолога . В процессе обсуждения сотрудниками были предложены следующие варианты видения этой проблемы:
Низкий уровень подготовки ассистентов стоматолога;
Плохо работает система наставничества в звене ассистентов;
- нет полного взаимодействия в звене: врач-ассистент.
В конечном итоге выяснилось, в организации не существует четко сформированных стоматологических бригад (врач-ассистент), а имеется система ротации, согласно которой ассистенты меняются от приема к приему. Таким образом, руководитель клиники, пытаясь достичь взаимозаменяемости между ассистентами, забывает том, что работа «в четыре руки» предполагает полную гармонию взаимоотношений и понимания друг друга с полуслова и с полужеста, выражающуюся в четкой слаженности действий врача и ассистента. Ведь есть врачи, которые работают быстро, но неаккуратно, во время приема ведут себя эмоционально и активно. После работы такого врача все инструменты запачканы пластмассой или слепочной массой, а кабинет напоминает поле битвы. А есть врачи, которые работают скрупулезно, предельно аккуратно и контактируют с пациентами совершенно в другом темпе. Ассистенты, привыкают к стилю работы своего врача и манере его взаимодействия с пациентами. При попытке ротации может произойти психологическая несовместимость, что приведет к ухудшению взаимоотношений врача и ассистента и, как результат, к ухудшению качества приема.
Необходимо заметить, что попытки некоторых руководителей стоматологических клиник собрать «проблемную зону» самостоятельно, приводят к тому, что собрания превращаются в, так называемые, личностные «разборки» между сотрудниками. Это происходит потому, что зачастую руководители, к сожалению, не обладают навыками фасилитатора – человека, умеющего регулировать процесс обсуждения, поддерживать диалог на конструктивной волне, не переходить на личности, правильно расставлять акценты и осуществлять своевременную профилактику конфликта.
К внутренним ресурсам можно отнести те мероприятия, осуществив которые организация может оптимизировать свою деятельность и увеличить ее эффективность. Если говорить о внутренних ресурсах организации, то они всегда есть. Существует мнение, что поиск внутренних ресурсов – это обязанность сугубо руководителя организации. Конечно, знания менеджмента, (если они есть) и опыт руководителя позволяют ему находить оригинальные и эффективные управленческие решения. Но, как известно, один в поле не воин. Поэтому лучше, если руководитель клиники обращается за поддержкой к своим сотрудникам и ставит перед ними задачу выявить нереализованные возможности организации. Каждый сотрудник на своем рабочем месте при соответствующем творческом креативном подходе может найти дополнительные варианты решения той или иной задачи. Для этого в клинике должна существовать система подачи и рассмотрения рационализаторских предложений, по образу и подобию с японскими организациями, где каждый сотрудник чувствует себя далеко не винтиком, а ключевым звеном компании. В каждом бизнес-процессе можно найти неиспользованные возможности.
Например, далеко не все стоматологические клиники работают с корпоративными клиентами. Это происходит потому, что руководители клиник не знают, что работа с корпоративными клиентами позволяет организации иметь более стабильную загрузку и не зависимо от сезона, более равномерно распределять клиентские потоки в течение года, обеспечивая работу врачам. Естественно, что работа с корпоративными клиентами требует определенных знаний и отдельного подхода.
Создание востребованного продукта на основе постоянного изучения потребностей пациентов/клиентов в новых экономических условиях – это тоже реальный ресурс, реализация которого позволит удержать своих клиентов и привлечь в клинику новых. Мало кто из современных руководителей понимает разницу между услугами и продуктом, который клиника предлагает своим клиентам/пациентам. Дело в том, что услуги – это кирпичики, из которых строятся разные оригинальные и эксклюзивные продукты. Перечень услуг во всех клиниках почти один и тот же.
Продукт – это нечто более сложное. Это комплекс, состоящий из услуги и «упаковки». «Упаковка» основана на позитивном образе организации, ее конкурентных преимуществах, она включает в себя сервисную составляющую и манеру подачи информации, учитывает индивидуальные потребности клиента в настоящий момент и специфику продажи. Перечень услуг у всех клиник практически одинаковый, а продуктовая линейка у организации должна быть своя. Так же как и сервис, настоящий продукт нельзя скопировать. Для создания продукта необходимо желание, профессионализм и творческий подход.
2) Выявление и использование конкурентных преимуществ организации.
К сожалению, ситуация обстоит таким образом, что ни то что персонал, но даже и некоторые руководители не знают конкурентных преимуществ своей клиники. Доходит до того, что один из руководителей региональной стоматологической клиники заявил, что конкурентные преимущества клиники – это конфиденциальная информация. Это большое заблуждение, так как конкурентные преимущества клиники должны быть известны всему персоналу. Они должны доноситься до существующих и потенциальных клиентов клиники всеми возможными путями: средствами рекламы и PR -акций, сотрудниками клиники и лояльными клиентами путем «сарафанного радио».
Наличие миссии организации также ощущается пациентами клиники . Миссия – это философия бизнеса. Основная масса компаний на рынке работает для того, чтобы заработать деньги. Понятно, что без прибыли коммерческая организация не может существовать и развиваться. Но наличие философии, то есть того, ради чего компания создана и работает, выгодно отличает ее на рынке и делает ее привлекательной для потребителя. Более того организации, имеющие свою миссию, представляют собой стабильные бренды, а не компании-однодневки, существующие для отъема денег.
Конкурентные преимущества во многом зависят от профессиональной концепции , лежащей в основе деятельности стоматологической клиники.
Например, если клиника имеет концепцию: «Стоматологическое здоровье как показатель общесоматического здоровья человека», основанную на том, что состояние зубов отражают общее состояние здоровья пациента. То такой комплексный подход к диагностике и лечению очень привлекателен для потребителей стоматологических услуг, потому, что чаще в клиниках «лечат зубы».
Позитивная комфортная атмосфера, созданная в клинике на основе высокого уровня клиенториентированногосервиса – это также один из основных факторов конкурентоспособности стоматологической клиники. Известно, что позитивный образ клиники складывается как картина из множества пазлов, и мелочей здесь не бывает. Практика показывает, что в период кризиса некоторые организации, работающие в сфере здоровья и красоты, смогли увеличить поток клиентов до 20%. Невероятно, но факт! Приток клиентов происходит в основном из-за ухода клиентов из других организаций. При опросе причин ухода из клиники или салона красоты клиенты говорят, что они не хотят ходить в организацию, где работают несчастные, озлобленные и утомленные своими проблемами сотрудники. Этот фактор стал наиболее актуальным в последнее время, когда по всем каналам СМИ идет мощная волна негатива и прессинга, приводящая людей к депрессии и стрессу. Естественно, что инстинкт самосохранения заставляет их выбирать места, где можно получить возможность абстрагироваться от реальности и восстановиться эмоционально. При создании позитивного образа клиники нужно учитывать психологические нюансы, о которых мы часто просто не задумываемся. От персонала зависит, в какую сторону качнется маятник настроения пациента. Если первый опыт знакомства с организацией начинается с негативных ощущений, то дальше клиент будет искать аргументы в пользу подтверждения своего первоначального мнения.
Например, пациент/клиент пришел на прием к стоматологу. Необходимо сказать, что клиент работает в офисе менеджером, и его работа связана с длительным пребыванием за компьютером. Естественно, что он имеет проблемы с шейным отделом позвоночника. Врач посадил его в кресло и начал опускать спинку кресла. Подголовник сдвинулся вверх, пациент ощутил неудобство, но не стал акцентировать внимание на этом. Через сорок минут работы пациент стал ощущать сильные боли и онемение в области шеи и плеч, присоединилась головная боль. Пациент сказал о своих ощущениях врачу, и тот поправил подголовник. После этого незначительного движения пациент почувствовал некоторое облегчение. Однако в душе у него появилось неприятное чувство, что врачу и ассистенту абсолютно все равно, как он себя чувствует, ведь они должны были поправить подголовник с самого начала приема, а не заставлять его страдать. После приема неприятные ощущения и головная боль продолжались у пациента в течение двух дней. Можно представить, какие аргументы будет собирать клиент в процессе дальнейшего формирования образа клиники: положительные или отрицательные.
3) Необходимость идеологической работы с персоналом организации.
Недавно, после моего выступления с докладом на конференции ко мне подошла руководитель клиники и сказала, что многие вещи в плане работы с персоналом не для ушей менеджеров сопровождения. Точно также некоторые руководители во время проведения тренинга не хотят касаться финансовых вопросов организации при персонале. Несомненно, существует ряд вопросов, требующих только компетенции руководителя. Однако очень много вопросов, которые могут быть или должны быть обсуждены с персоналом или их можно делегировать менеджерам среднего звена. В противном случае, руководитель напоминает того ишака, который тащит в гору воз с мешками, количество которых постоянно растет. Например, если вы посмотрите на «Ромашку», данную в начале этой статьи, показывающую какое количество бизнес-процессов может взять на себя менеджер сопровождения, вы поймете, что он может участвовать практически на всех этапах управления персоналом.
Точно также если вы проведете собрание, на котором спросите у персонала:
Какие виды новых технологий применяются в клинике?
Сколько стоит каждая технология (оборудование и обучение)?
На сколько процентов они их используют в своей работе?
Вы поймете сами и заставите задуматься персонал над вопросом рентабельности и ответственности за процесс внедрения новых технологий в клинике. Чаще этот процесс лежит только на плечах руководителя, превращаясь в его головною боль.
Идеологическая работа с персоналом должна происходить постоянно, на разных уровнях и в разных формах. Это значит, что работу с персоналом должен осуществлять не только сам руководитель. Необходимо прибегать к помощи менеджеров среднего звена и наиболее лояльных, опытных и профессионально работающих сотрудников в форме наставничества, производственных собраний, оперативок, аттестаций, сбора рационализаторских предложений и пр. Хороший результат, приводящий к определенной стабильности деятельности организации, имеет работа бизнес-тренеров на семинарах-тренингах. Эта форма идеологической работы с персоналом особо ценна, так как основывается на объективной оценке профессионала. Наиболее эффективный результат дают тренинги, которые проходят в системе 2 раза в году и имеют соответствующую тематику.
Резюмируя разговор на тему оптимизации деятельности стоматологической организации в условиях финансовой нестабильности, можно сказать, что существует целый ряд эффективных методов, позволяющих организации не только выжить, но и развиваться. Единственное условие – это желание руководителя действовать, творческий подход и умение работать с информацией. Остальное – дело времени!
| Класс! | Нравится |
