Prevoz blaga je cela panoga. Še posebej taka je postala v sodobnem svetu. Skoraj vsaka organizacija ima v lasti vozilo.
Ne gre samo za prevozna podjetja, katerih naloga je dostava blaga. To so kurirska podjetja in podjetja, ki proizvajajo / prodajajo hrano, gospodinjske kemikalije itd.
Poleg tega ima vsaka organizacija vsaj en osebni avtomobil.
Obračun in nadzor porabe goriva in predvidene uporabe avtomobilov
Za vodenje evidence porabe goriva in določitev prevoženih kilometrov (kilometrine) avtomobila se v potek dela vnese tovorni list. Vsebuje vse podatke, potrebne za ta nadzor. Njegova oblika je odobrena.
Glavne razlike v vrsti kuponov so, za katero vrsto prevoza se izdajo: tovorni ali potniški. Za osebni avtomobil ima ta dokument bolj poenostavljeno obliko. To je posledica dejstva, da se lahko prevoz blaga izvaja s tovornjaki s priklopniki. V dovoljenju so navedeni tudi podatki o priklopnikih.
Poleg tega je za težka vozila vedno znan končni cilj (kraj razkladanja). Prilega se ob odjavi.
Za razliko od njih osebni avtomobili pogosto menjajo in dopolnjujejo pot (med potjo). Zato se podatki o gibanju vnašajo med premikanjem (v resnici). To pomeni, da skupne kilometrine ni mogoče določiti vnaprej. Zato je nemogoče napovedati, kakšna bo poraba goriva na dan.
Zadnje pravilo velja tudi za tovorna vozila. In čeprav lahko izračunate kilometrino na zemljevidu (navigator, GPS), jo je mogoče spremeniti (povečati). To je lahko posledica nepredvidenih ovir na poti.
Takšne ovire so lahko: popravila in gradbena dela na cesti, prometne nesreče, blokiranje smeri s strani prometnih inšpektorjev itd.
To pomeni, da je lahko tudi poraba goriva višja od načrtovane.
Vsi podatki tovornih listov se pošljejo v obdelavo v računovodstvo. Da računovodskega dela ne bi obremenjevali s papirji, se v pisarniško delo uvaja register tovornih listov. Ta knjiga je potrebna tudi za evidentiranje vseh izstopov (vstopov) avtomobilov z ozemlja (na ozemlje) podjetja. Tako se boste izognili nepooblaščeni (neprimerni) uporabi prevoza.
Podatki dnevnika
V tej knjigi so dovoljeni vnosi v prosti obliki. Toda kljub temu so potrebne obvezne omembe.
in sicer:
Poleg tega lahko vnesete podatke, ki so bili omenjeni na začetku. To vam bo omogočilo, da računovodjem prenesete samo revijo in ne kupa bonov.
Če imate težave pri ustvarjanju potrebnih stolpcev revije, se lahko obrnete na naše strokovnjake ali uporabite povezave do vzorcev.
Spodaj je standardni obrazec in vzorec dnevnika registracije tovornega lista, katerega različico lahko brezplačno prenesete.
Register tovornih listov je standardni enoten obrazec št. 8, ki ga uporabljajo podjetja, ki imajo vozila (TC) za spremljanje delovanja voznega parka in stroškov goriva. Kako se uporablja ta registracijski dokument, ali je standardni obrazec obvezen za uporabo in ali je možna alternativa, bo povedala ta publikacija.
Obrazec št. 8 je odobril Državni odbor za statistiko leta 1997 in je bil do leta 2013 obvezen za podjetja, ki imajo v svojih bilancah kakršna koli vozila. Od začetka leta 2013 je prenehal biti obvezen, vendar to sploh ne pomeni, da zdaj ni treba voditi dnevnika. Zakonodajalci so podjetjem omogočili, da razvijejo bolj priročne oblike dokumenta, kljub temu pa obdržijo celoten nabor obveznih podrobnosti. Upoštevajte, da večina podjetij še vedno uporablja register tovornih listov. , z dodajanjem potrebnih (za podjetje pomembnih) stolpcev.
Tipična ali spremenjena oblika revije se vnese v potek dela z oznako v računovodski usmeritvi ali ločenem odredbi vodje. Običajno se revija posodablja letno, vendar je v velikih avtomobilskih prevoznih podjetjih pogosto določen mesečni cikel, ki je omenjen tudi v računovodski politiki podjetja. Kot primarni računovodski dokument je praviloma dnevnik shranjen v podjetju ali arhivu najmanj pet let.
Zakon zavezuje podjetja in podjetnike, ki pri svojih dejavnostih uporabljajo vozila različnih kategorij, da voznikom izdajo tovorne liste (PL) - dokumente, ki dajejo pravico do upravljanja z njimi. Zapisuje podatke o poti, preostalem in gibanju goriva, odčitke merilnika hitrosti, značilnosti poteka dela (na primer število dvigal), čas za odhod na delo in prihod v garažo. Velika in motorna transportna podjetja izvajajo dnevno izdajo tovornih listov. Majhne organizacije, katerih dejavnosti niso povezane z motornim prometom, lahko voznikom izdajo tovorni list za največ 1 mesec. Toda ne glede na pogostost izdajanja bonov jih je treba vpisati v register PL.
Obrazec št. 8 je revija, na naslovni strani katere je navedeno ime podjetja, njegov status in obdobje poročanja. Sama revija je tabela, v katero so vpisani podatki o vseh tovornih listih, ki jih izda podjetje. Tudi če je katera od njih napačno izpolnjena in pokvarjena, je priložena reviji z oznako "Uničena", njena številka pa mora biti vpisana v splošnem kronološkem vrstnem redu v reviji.
Kot številne vpisne knjige ima revija neprekinjeno oštevilčenje listov, je šivana, potrjena s podpisom vodje in pečatom organizacije (če obstaja). Odgovornost za izpolnjevanje dokumenta in točnost podatkov v njem je uslužbenec, ki je po nalogu vodstva ali v skladu z uradnimi dolžnostmi dodeljen za opravljanje tega dela. Evidenca tovornih listov, obrazec 8, lahko prenesete spodaj. Izgleda takole:
Vsi stolpci tega obrazca so obvezni. V kronološkem vrstnem redu odražajo informacije o številki podmornice, datumu izdaje, polnem imenu voznika, ki mu je bila izdana, in njegovem potrditvenem podpisu. Pri vračilu tovornega lista se o dnevu vračila zaznamuje in potrdi s podpisom odpremnik, ki list sprejme in ga preda računovodji v obdelavo. Računovodja tudi ročno potrdi prenos bonov s potrdilom o prejemu.
|
Datum izdaje p/l |
voznik |
Številka garaže TC |
Opomba |
|||||
|
voznik v prejemu p/l |
dispečer in datum prevzema p / l in dokumentov od voznika |
računovodja in datum prevzema p / l |
||||||
|
Sergejev Anton Mihajlovič |
slikanje voznika |
podpis dispečerja |
13.01.2017 podpis računovodje |
izpolnjene s posebnostmi poti ipd. |
||||
|
Peršin Andrej Viktorovič |
slikanje voznika |
podpis dispečerja |
13.01.2017 podpis računovodje |
|||||
Podjetja in poslovneži imajo pravico dopolniti tabelo s stolpci z različnimi informacijami, za katere menijo, da so potrebne. Tako mnoga podjetja vnašajo podatke o poti vozila, dostavljenem blagu, kilometrini vozila, porabi goriva itd.
Pomembnost te računovodske listine določa tudi dejstvo, da je ena od potrditev delovanja vozil podjetja in posledično stroškov goriva, ki omogočajo znižanje davčne osnove z znižanjem pripadajočih plačil. Poleg tega revija, ki določa izhode voznikov na progi in informacije o času dela, služi kot osnova za izračun plač voznikom podjetja.
Večina organizacij uporablja vozila. Toda delovanje prometa vključuje znatne stroške, zato jih je pomembno nadzorovati. Glavni dokument, ki potrjuje stroške in gibanje avtomobila, je tovorni list. To je primarni dokument, ki odraža podrobne informacije o poti, tovoru, potnikih, vozniku in vozilu. Njihovo evidenco je treba hraniti v posebnem dnevniku.
Register tovornih listov (JU) morajo voditi vse organizacije, ki imajo v lasti vozila (17. člen odredbe Ministrstva za promet z dne 18. 9. 2008 št. 152).
Zakon o računovodstvu št. 402 z dne 6. decembra 2011 je odpravil obvezno uporabo enotnega obrazca dokumenta - koda po OKUD 0345008. Obrazec št. 8 je bil odobren z Odlokom Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 28. novembra, 1997 št. 78.
Vendar ima zavod pravico vzdrževati LC po tem izbirnem obrazcu št. 8 ali pa je treba v računovodski usmeritvi potrditi svojo različico, ki upošteva posebnosti dejavnosti organizacije.
V odredbi št. 52n o odobritvi obrazcev primarnih listin in računovodskih registrov, ki jih uporabljajo organizacije javnega sektorja, oblika dokumenta ni navedena.
Izpolnjevanje zahtev zakona št. 402-FZ o oblikah računovodstva poslovnih transakcij in pogojev Odredbe št. 152 Ministrstva za promet določi obliko in postopek za izpolnjevanje računovodske politike.
Ponujamo možnost, ki jo lahko razvije in odobri organizacija.
Obrazec tovornega lista, tako kot JU, je mogoče razviti in odobriti samostojno ali uporabiti odobreno z Odlokom št. 78. Dokument bo neveljaven, če manjka vsaj eden od zahtevanih podatkov. Opredeljuje jih 402-FZ in ukaz št. 152:
Izvaja se po preprostem algoritmu: vsi izdani boni so brez izjeme navedeni v dnevniku. Za računovodstvo se uporablja oštevilčenje od konca do konca v kronološkem vrstnem redu.
ZhU se sestavi za en mesec in vsakič na novi strani, razen če so v računovodski politiki organizacije določena druga obdobja.
Za več informacij o izdelavi vstopnice preberite članek. »Pravila za izdajo in vzdrževanje tovornih listov v letu 2019«.
Razmislite, kako izpolniti ZhU v proračunski ustanovi na primeru. GBOU DOD SDYUSSHOR "ALLURE" upravlja avtomobilsko znamko "Renault Logan". V januarju 2019 so vozniku izdali 3 kupone.
Korak 1. Izpolnimo naslovno stran, kodo OKPO in ime organizacije, navedemo obdobje, za katero izpolnimo ZhU.
2. korak. Izpolnite tabelarni del. Zapišemo številko vstopnice in datum izdaje. Navedemo polno ime. (v celoti) voznika in njegovo osebno številko. Postavili smo garažno številko avtomobila. V opombi navedite cilj in druge podatke.
3. korak. Prosimo vas, da podpišete LC voznika, dispečerja in računovodje. Podobno odražamo preostale kupone.
Po polnjenju revije za en mesec (ali drugo obdobje, ki ga določi organizacija), ga je treba oštevilčiti in zašiti, žigosati, navesti število listov na zadnji strani revije, datum vdelane programske opreme in zagotoviti vodja .
Sedanja zakonodaja ne določa natančnega okvira za hrambo za ta primer. Vloženo in oštevilčeno dokumentacijo hranite v organizaciji najmanj 5 let, saj vsebuje podatke o primarnem viru (tovorne liste). Z ločenim ukazom določite osebo, odgovorno za vzdrževanje in shranjevanje ZhU. Pod podpisom ga seznanite s postopkom vodenja dokumenta.
Če organizacija ne vodi registra izdaje tovornih listov, vzorec ni odobren, se lahko davčni organi kaznujejo z globo po odstavku 1 člena. 126 Davčnega zakonika Ruske federacije. To pomeni, da mora zavod na zahtevo davčnega inšpektorata predložiti zahtevano dokumentacijo v predpisanem roku. Če tega ne storite, bo IFTS izdal globo - 200 rubljev za vsak dokument.
Obračun goriv in maziv (POL) s strani poslovnih subjektov se izvaja na podlagi tovornih listov. Oblika obrazca je poenotena, ponuja polja za prikaz porabe goriva, navedbo poti gibanja in dejanske kilometrine. Tovorne liste je mogoče uporabiti za nadzor porabe bencina, dizelskega goriva, maziv. Obveznost izdaje posebne dokumentacije izhaja iz organizacij, ki imajo vsaj eno vozilo.
Sistem upravljanja z dokumenti v podjetju je treba organizirati ob upoštevanju posebnosti izpolnjevanja in shranjevanja dokumentov, povezanih z uporabo goriv in maziv. Za vsak primer delovanja vozil je treba izdati tovorni list. Podatki o obrazcih, ki se sestavljajo, se vnesejo v dnevnik v obrazec št.
Vodstvo podjetij mora zagotoviti varnost tovornih listov 5 let. Za odpis goriva in maziv je treba v računovodstvo predložiti potrdila o plačilu goriva. Če se v izpolnjenih poljih tovornega lista ugotovijo netočnosti ali napake, ga lahko spremenite. To se izvede pod pogojem, da popravek odobrita dva odgovorna strokovnjaka.
POMEMBNO!Če zaposleni uporabljajo osebni prevoz za službene namene, so za to upravičeni do nadomestila. V ta namen se v tovornem listu naredi opomba o pripadnosti določenega avtomobila zaposlenemu.
Obrazec dnevnika št. 8 je poenoten, iz njega ni mogoče brisati vrstic ali blokov. Podjetjem je dovoljeno razširiti seznam kazalnikov, navedenih v dokumentu. Sistem za nadzor gibanja tovornih listov je mogoče optimizirati z uvedbo elektronske registracije obrazcev. Avtomatizacija postopka zmanjša čas, ki ga zaposleni porabijo za delo z dokumenti, in zmanjša tveganje uhajanja informacij. Delovanje elektronskega upravljanja dokumentov v segmentu transportnega računovodstva je mogoče zagotoviti s pomočjo specializiranih programov ali zunanjih storitev.
BTW, davčne organe, predstavnike inšpektorata za delo in prometne policiste lahko zanima pravilnost in popolnost izpolnjevanja tovornih listov ter organizacija nadzora nad njihovim gibanjem.
Zakonodajni okvir ne predvideva prepovedi vodenja dnevnikov za registracijo bonov v elektronski obliki. Podjetja imajo pravico, da se samostojno odločijo, kako bodo organizirala računovodstvo:
Glavna zahteva je skladnost z obrazcem dokumenta, prisotnost obveznih podrobnosti in možnost hitrega tiskanja izpolnjenih strani obrazca.
Ukrepi za spremljanje porabe goriva in veljavnosti odpisov goriva se izvajajo z obvezno izvedbo tovornih listov in njihovega dnevnika Obrazec št. Obrazce je odobril Državni odbor za statistiko z Odlokom z dne 28. novembra 1997 št. 78. Pravila za izpolnjevanje dokumentov so podana v Odredbi Ministrstva za promet z dne 18. septembra 2008 št. 152. Dovoljena je izdelava lastne predloge tovornega lista, ki mora vsebovati zahtevane podatke primarne dokumentacije. Popoln seznam informacij, katerih odraz je potreben, je v zakonu z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ.
Tovorni listi se izdajo po različnih šablonah, odvisno od vrste prevoza, ki se izvaja. Uporabljajo se lahko za obračun virov goriva z:
Pred odhodom na delo se vozniku izda obrazec tovornega lista z vsemi potrebnimi podatki. Rok veljavnosti dokumenta je omejen na 1 dan. Izjema so primeri pošiljanja zaposlenih na službena potovanja, ki trajajo več kot en dan. Za situacije s poslovnimi potniki je glavna zahteva regulativnih organov za izdajo tovornega lista sposobnost upoštevanja delovnega časa in objektivnega odražanja stroškov goriva.
ZAPOMNITE! Odčitke merilnika hitrosti je treba vnesti v tovorne liste pred odhodom na začetku izmene in po koncu dela. Vrednosti za konec dneva in za jutro naslednjega dne se morajo ujemati.
Glede na uporabljeno dokumentacijo lahko računovodja odpiše goriva in maziva glede na dejansko porabo goriva ali po uveljavljenih standardih. Tovorni listi voznikom dajejo pravico upravljati določeno vozilo v delovnem času. Obrazec navaja predvideno pot gibanja, preostalo gorivo in podatke o merilniku hitrosti. Dodatno vnašajo podatke o posebnostih delovnih aktivnosti ter času začetka in konca delovnega dne.
OPOMBA! Pri uporabi goriva in maziv v instrumentih se tovorni listi ne izpolnijo. Za pohodne traktorje, motorne žage in drugo posebno opremo sestavljajo.
Tovornih listov je mogoče ne žigosati, za identifikacijo lastnika vozila zadostuje ime podjetja (najemodajalca), njegov naslov in telefonska številka. Norma je podprta z besedilom Odredbe Ministrstva za promet z dne 18. januarja 2017 št. 17. Pečat, nameščen na obrazcu, se ne šteje za napako. Pri upravljanju enega avtomobila z več vozniki v menjalnem načinu se boni za vsakega voznika izdajo posebej. Revija spada v kategorijo primarne dokumentacije, zato rok hrambe v podjetju ne sme biti krajši od 5 let.
Vsak bon, izdan zaposlenemu, mora biti vpisan v dnevnik. Dokument je sestavljen na prvi strani z naslovno stranjo. Označuje ime organizacije, status in časovni interval, za katerega se vodi evidenca. Vsebina revije je predstavljena v tabeli, ki se izpolnjuje ob izdaji bonov.
Če je bil tovorni list napačno izpolnjen, obrazec je bil pokvarjen, se podatki o tem odražajo v obrazcu dnevnika št. 8. Takšni boni so priloženi reviji, zabeleži se, da so listi poškodovani. Podatki se vnašajo ob ohranjanju kronologije papirologije.
Za dnevnik je značilno neprekinjeno številčenje. Knjiga mora biti zašita in overjena s podpisom direktorja podjetja. Podpis je podprt s pečatom organizacije. To je potrebno za zagotovitev varnosti dokumenta in preprečitev poskusov uničenja posameznih listov knjige. Vodja zavoda z odredbo imenuje osebo, ki bo odgovorna za vodenje dnevnika.
Dokument v obrazcu št. 8 odraža naslednje podatke:
Če je bil kupon vrnjen, se v dnevnik vpiše ustrezen vpis. Datum vračila mora biti naveden, potrjen s podpisom odgovornega dispečerja. Obrazec 8 mora vsebovati podpise naslednjih uradnikov:
Obrazec 8 ali lastno predlogo revije lahko natisnejo in sešijo zaposleni v podjetju ali naročijo v tiskarni. Obdobje, za katerega se vodi računovodska knjiga, je določeno z računovodsko usmeritvijo zavoda. Priporočeni interval je od 1 meseca do enega leta.
Če se v dnevniku najdejo napake, jih je dovoljeno popraviti. Postopek spreminjanja izpolnjenih stolpcev ureja zakon z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ v čl. 9. Algoritem dejanj:
Če podjetje uporablja samorazvite predloge dokumentov za obračunavanje goriva in maziv, se morajo ti obrazci odražati v dveh lokalnih aktih organizacije:
Podatke o organizaciji, številko dokumenta in datum njegove sestave je treba vnesti v nalog za odobritev vzorca tovornega lista ali registra kuponov. V besedilnem bloku naročila je naveden predmet obravnave - odobritev nove predloge dokumenta. Ne pozabite navesti datuma, od katerega bo obrazec vnesen v sistem za upravljanje dokumentov. V zadnjem delu naročila so navedeni zaposleni, ki se morajo ravnati po tem krajevnem zakonu, in njihovi podpisi.
Ja lahko. Enotni obrazci so obvezni samo za avtoprometne organizacije. Druga podjetja imajo pravico, da samostojno razvijajo oblike tovornih listov. Nestandardne tovorne liste evidentirajte v računovodstvu
Dokument, ki ga je razvilo podjetje, mora izpolnjevati zahteve za primarne dokumente. Poleg tega mora "lastni" obrazec tovornega lista vsebovati vse obvezne podatke, določene z odredbo Ministrstva za promet Rusije z dne 18. septembra 2008 št. 152. To so zlasti podatki o vozniku in podatki o vozilo.
Dodamo, da je v izogib sporom z davčnimi organi varneje napisati pot - navesti določen cilj in kraj odhoda.
Inšpektorji lahko zahtevajo dokumente, da podjetje racionalizira stroške. Vodja podjetja mora s svojim ukazom ločeno odobriti letno in zimsko porabo goriva. Za to se izvajajo kontrolne dirke avtomobilov (pod danimi pogoji). Njihov rezultat je sestavljen z aktom o kontrolnem prihodu v kakršni koli obliki.
Prav tako je s posebnim odredbo imenovana komisija, ki bo stalno izvajala kontrolne meritve porabe goriva v prometu.
Ne, ni potrebno. Če pa ima vaše podjetje veliko službenih vozil, je bolje obdržati tak dokument. To vam bo omogočilo nadzor nad gibanjem tovornih listov in njihovo dostavo v računovodstvo. Standardni obrazec računovodskega dnevnika (obrazec št. 8) je bil odobren z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 28. novembra 1997 št. 78. Vendar lahko podjetje razvije svoj obrazec.
Stroške goriva in maziv je mogoče potrditi ne le s tovornimi listi, temveč tudi z drugimi dokumenti, ki vam omogočajo zanesljivo določitev poti, ki jo prevozi prevoz. Na primer papirji, izpolnjeni na podlagi podatkov merilnih in krmilnih naprav za gibanje avtomobilov. Takšna naprava je lahko oprema z vgrajenim satelitskim navigacijskim sistemom (dopis z dne 16. junija 2011 št. 03-03-06/1/354).
Za odbitek DDV potrebujete blagajniški račun in račun. Hkrati bo bencinska črpalka izdala račun le, če ima računovodja (zaposleni, ki kupuje gorivo) pooblastilo za prevzem blaga in materiala. Če pooblastila ni, se račun ne izda. V tem primeru preverite, ali je na potrdilu omenjen DDV. V nasprotnem primeru se gorivo lahko obračuna po nabavni ceni. To pomeni, da celoten znesek, ki se odraža v čeku, odpišete kot odhodke. Če je DDV naveden, je bolje, da tega davka ne odbijete in ga ne pripišete stroškom. To je najvarnejša možnost.
