Včasih se v podjetju pojavijo takšni primeri, ko zaposleni dobijo denar za opravljanje različnih nalog, pri čemer se ta sredstva v času izdaje ne prenesejo skozi dokumente (razen v gotovini). To je lahko poslovno potovanje zaposlenega, nakup pisarniškega materiala ali rezervnih delov za pokvarjen avto. Če želite potrditi porabo sredstev, morate sestaviti predhodno poročilo (polnjenje vzorca bodo navedeni spodaj), v skladu z vsemi pravili. Pri pripravi ni mogoče narediti napak, saj gre za dokument stroge odgovornosti. Razmislimo, kako ga pravilno sestaviti in kaj natančno napisati na papir.
Najprej analiziramo, kaj na splošno ta izraz pomeni. Predhodno poročilo je dokument, katerega glavna naloga je potrditi porabo sredstev odgovornega zaposlenega. To pomeni, da je celoten postopek videti tako:
Predhodno poročilo vam omogoča nadzor nad dodeljevanjem sredstev podjetja
Dokument izpolnijo računovodja in zaposleni, ki so mu bila sredstva dodeljena. Dokument ima poseben obrazec, ki ga je odobril Državni odbor za statistiko Ruske federacije št. 55 iz leta 2001, imenuje se AO-1 in je primarni dokument za poročanje.
Pozor:registracijo dokumenta začne odgovorna oseba, ki vanj vnese osnovne podatke. Nato se izroči računovodji, ki vanj vnese potrebne podatke in dodatke, nato pa se izroči vodji podjetja v odobritev in podpis.
Po tem, ko vodja podpiše list, računovodska služba zapre dolg in opravi prejem zalog, pri čemer jih upošteva bodisi kot stroške bodisi za poplačilo obstoječih dolgov. Ne smemo pozabiti, da v skladu z zakonodajo Ruske federacije primarni dokument nima standardizirane oblike, vodja podjetja pa ga ima pravico spremeniti po lastni presoji. Ampak pravila za izpolnjevanje predhodnega poročila za proračunska podjetja je nekoliko drugače, lahko uporabljajo le odobrene obrazce.
Razmislimo o nekaterih subtilnostih priprave tega dokumenta. Zato ga je treba sestaviti najkasneje tri dni po tem, ko je delavec zapustil delovno mesto ali po izteku obdobja, za katerega so bila ta sredstva dodeljena.
Primer:zaposleni je za poslovno potovanje prejel 3000 rubljev. Po vrnitvi z njega odide na delovno mesto in v treh dneh mora računovodji predložiti poročilo. Možna je tudi naslednja situacija: zaposleni je v ponedeljek, 15. avgusta, dobil denar za nakup pisarniškega materiala za podjetje. Obdobje, za katerega so bila sredstva dodeljena, je 2 dni, to je, v tem času mora zaposleni opraviti nakup. V skladu s tem mora biti naloga zaključena do vključno 17. avgusta, poročila pa je treba predložiti do vključno 20. avgusta (3 dni).
Če naj bi zaposleni predložil poročila pred 20. avgustom, a je zbolel in odšel na bolniško, se norma treh dni prenese na trenutek, ko zaposleni zapusti delovno mesto. Na primer, bolniški dopust je trajal 7 dni od 18. avgusta. 24. avgusta gre v službo in ima tri dni časa, da vloži poročila. Če zaposleni zamuja z rokom zapadlosti, se mu lahko naložijo materialne sankcije.
Analizirajmo Sestavljen je v enotni obliki na obrazcu AO-1. Poročilo mora vsebovati naslednje podatke:
Standardna shema poročanja
Glavna stvar je, da dokument odgovori na naslednja vprašanja:
Pozor:seznam oseb, ki jim je mogoče izdati predujem, potrdi vodja. Vsak zaposleni ne more prejeti denarja na blagajni - če ni odgovoren, je vprašanje prepovedano.
Poročilo je sestavljeno iz enega dvostranskega lista. Glavni, torej sprednji del, običajno izpolni zaposleni, saj vsebuje podatke, ki so neposredno povezani z njegovo osebo, in podatke, ki jih pozna. Na sprednji strani je ime organizacije, številka poročila, polno ime zaposlenega in drugi podatki o njem (položaj, številka osebja), datum izpolnitve dokumenta in imenovanje. Tudi na sprednji strani je tablica, v katero so vneseni podatki o prejšnjih napredkih. Na hrbtni strani so navedeni dokumenti, ki potrjujejo prehod plačila (čeki, potrdila), pa tudi skupni znesek porabljenega denarja.
Po tem, ko zaposleni izpolni dokument, ga izroči računovodji. Vanj zapiše ustrezne zneske in račune ter opombo, da je poročilo preverjeno in ne vsebuje napak. Znesek je vedno naveden v številkah in besedah, za katerim se podpiše računovodski podpis z dešifriranjem (ime, položaj), navedejo se prekoračitev in stanje, različni podatki itd. Ta dokument je sestavljen v enem izvodu in ga je mogoče izpolniti tako v tradicionalni papirni obliki kot v elektronski obliki. Treba je razumeti, da če pri sestavi dokumenta pride do napak in ga upravitelj podpiše brez popravkov, ga davčni uradniki ne smejo upoštevati in dodeljeni znesek priznati kot dohodek, čemur sledijo dodatni dohodnini in drugi prispevki. Zato pred podpisom obvezno preverite dokumente.
Na koncu članka bomo podalizaenkrat si poglejmo točke, ki jih je treba vnesti v prispevek.
Upoštevajte, da je poročanje mogoče popraviti, če še ni registrirano. Če je računovodstvo potekalo, vendar je bila ugotovljena napaka, se lahko dokument prekliče (to stori upravitelj, saj ga je odobril). Priporočljivo je, da napačnega obrazca ne zavržete ali izbrišete, da ga po potrebi posredujete davčnim organom kot dokaz, da je bila storjena napaka.
Standardni vzorec polnjenja
Kateri dokumenti lahko potrdijo, da so bila sredstva dejansko porabljena v določenem znesku? Obstajata dve možnosti:
Pozor:delavcu se na podlagi oddane vloge izdajo predujma. Rok za poročanje ureja družba. Nastavi ga lahko vsaj v 1 dnevu, tudi pri 50. Bolje pa je, da se držite klasičnega obdobja 3 dni.
Priporočljivo je tudi, da se strogo predpišejo roki zapadlosti dolgov na obeh straneh. Na primer, če je zaposleni porabil več denarja, kot mu je bilo dodeljeno, mora v določenem roku prejeti dodatno plačilo. Enako bi moralo biti v obratni situaciji - če so se stroški izkazali za manjše od podanih, mora zaposleni vrniti "spremembo".
Računovodje imajo pogosto vprašanja o različnih odtenkih, povezanih z njegovo zasnovo. Razmislite o nekaj spornih točkah v zvezi s tem dokumentom:
Našteli smo glavne težke situacije, ki se lahko pojavijo med dokumentacijo. Upamo, da zdaj razumete, kako pravilno izpolniti papir in kakšnim napakam se je treba izogniti. Za to
Predhodno poročilo je eden od dokumentov, ki je vključen v računovodske izkaze. Potrebno je potrditi porabo sredstev, ki so zaposlenim izdana v obliki akontacije. Toda pravila in značilnosti dokumenta se tu ne končajo.
Predhodno poročilo je v obliki obrazca, izpolnjenega s sprednje in zadnje strani. Pri izpolnjevanju morata sodelovati dve odgovorni osebi: računovodja in drugi zaposleni.
Enotna oblika obrazcev vsebuje polja, kjer vsak od odgovornih zaposlenih podpiše podpise.
Vodja vse popravi. Ta področja je treba zagotoviti tudi tistim, ki razvijajo lastne obrazce.
Zaposleni mora poročilu priložiti vse dokumente, ki so lahko dokaz in izgovor. Priporočljivo je, da jih nalepite na debel list kartona, potem bo shranjevanje bolj priročno.
Brezplačno lahko naložite vzorčno poročilo o stroških v besedilni obliki.
Nasproti zadnje vrstice pišejo zneske v ruski in tuji valuti.
Računovodja mora v prisotnosti odgovorne osebe sestaviti potrdilo o sprejetem paketu dokumentov. To se naredi takoj po prvem izpolnjevanju poročila. V potrdilu je treba navesti datum, ko je računovodja prejel dokumente.
Dokument se predloži v odobritev upravi šele po temeljitem pregledu. In se strinjajo, da ni napak.
Upravitelj se seznani z vsebino dokumenta. Če ni dvoma, podpiše svoj podpis in potrdi obstoj samih stroškov ter njihovo skladnost z zakonodajo.
Odpiranje cvetličarne je dobra ideja za vaše podjetje. glej povezavo.
Računovodja mora po prejemu poročila, ki ga podpiše vodja, opraviti vrsto posebnih dejanj.
Obrazec je mogoče sestaviti ne le na papirju, ampak tudi s programom 1C v elektronski obliki.
Rok za predložitev poročila je 5 dni, če je odgovorna oseba dobila natanko gotovino in če se je to zgodilo na blagajni podjetja. Ta rok se šteje od dneva, ko je zaposleni zaključil službeno pot.
Druga stvar je, če so bila sredstva izdana v obliki korporativne elektronske plačilne naprave.
Uporaba osebnih plačilnih sredstev vodi v dejstvo, da pravila veljajo za gotovinska in brezgotovinska plačila.
Računovodja mora poročila prejeti v največ treh dneh.
Brez podpornih dokumentov poročilo preprosto ne bo sprejeto. Vrsta primarnih dokumentov določa tudi, ali bo računovodja lahko odbil "vhodne" vrste DDV.
Začetek lastne franšizne dejavnosti je veliko lažji kot začetek iz nič. Vse je pod povezavo.
Poročilu o stroških je priloženih več vrst dokumentov:
Na dan poravnave dobavitelj pošlje poročilo o vzorčenju goriva skupaj z računom, če organizacija sklene pogodbo z družbo za gorivo, opravi predplačilo za gorivo in maziva z bančnim nakazilom.
Računovodski dokument, ki potrjuje porabo sredstev, izdanih zaposlenemu vnaprej, je naveden kot vnaprejšnje poročilo - obrazec, sestavljen iz dveh strani: spredaj in zadaj.
Odgovorna oseba izpolni obrazec in poročilu priloži dokumente, ki potrjujejo stroške.
Računovodja, ki je prejel nabor dokumentov, jih preveri in popravi v obliki predhodnega poročila na mestih, ki so namenjena izpolnjevanju za računovodje.
Poročilo je treba podpisati z upravnikom, odpisane zneske je treba odpisati
Pozneje se poročilo uvrsti v album enotnih obrazcev ob upoštevanju kakovosti gotovinskih transakcij, zmanjšanih na enoten obrazec št. AO-1.
Predplačila se izdajo zaposlenim v podjetju, če so načrtovani stroški zabave ali poslovanja.
Za izdajo določenega zneska denarja je potreben nalog vodje o odgovornih osebah, ki vsebuje seznam oseb in razloge za izdajo.
Odgovorna oseba so zaposleni, ki so po poročilu upravičeni do zneska za prihodnje stroške.
Obstajajo določeni roki, v katerih mora oseba sestaviti vnaprejšnje poročilo o porabi sredstev.
Predhodno poročilo napišemo na primeru pošiljanja zaposlenega na službeno pot.
Računovodska služba in kadrovska služba zbereta in sestavita potrebne potne dokumente:
Ob predložitvi naročila in ob prisotnosti odhodkovnega naloga se sredstva iz blagajne izdajo odgovorni osebi. Za določene stroške mora zaposleni hraniti dokazila.
Po vrnitvi zaposlenega s službenega potovanja mora še isti dan sestaviti vnaprejšnje poročilo in ga predložiti računovodstvu.
Računovodja, ki je preveril poročilo, ga prevede v poseben program in odpiše, potrdi veljavnost odpadkov.
Če obstaja neporabljen znesek, zaposleni plača preostanek blagajniku, sicer pa so sredstva lahko preveč porabljena, potem se odgovorni osebi vrne denar.
Če primanjkuje iz prejšnjega avansnega poročila zaposlenega, je naslednje plačilo akontacije prepovedano.
Delavec nima pravice nakazila akontacije na drugo osebo
Vsi dokumenti morajo biti sestavljeni v skladu z zahtevami, določenimi z zakonodajo (zvezni zakon o računovodstvu), da se izognete zahtevkom davčnih organov in kasnejšim globam.
Obrazci predhodnega poročila so izpolnjeni le v skladu z enotnim obrazcem št. AO-1 in jih je mogoče prenesti iz uradnih virov na internetu.
Izpolnite lahko na več načinov: z uporabo posebne računovodske programske opreme ali elektronske datoteke v obliki (Excel), ki jo lahko prenesete iz interneta. En del sestavi odgovorna oseba, drugi pa računovodja.
Na prvi strani obrazca za poročilo mora zaposleni navesti zahtevane podatke:
Za namene predplačila so v stolpcu navedeni nameni, za katere so bila sredstva izdana.
Celoten seznam dokazila je naveden na hrbtni strani. Potrebni stolpci za polnjenje so od 1 do 6.
Zaporedje določanja seznama se izvede po vrstnem redu, vključno s samim poročilom, z navedbo dokumentov.
Knjižice v avansnem poročilu: znesek stroškov za vsako operacijo, obremenitev računa, podračun so zaporedno navedeni.
Po določitvi vseh vsot se obrazec podpiše in dešifrira. Na sprednji strani so zneski vneseni v stolpec "porabljeni", tisti, ki so navedeni na prejšnji strani v stolpcu "skupaj".
Po sprejetju dokumenta za preverjanje predhodnega poročila mora računovodja sestaviti potrdilo in ga dati odgovorni osebi.
Računovodja preveri vnose in sprejete zneske, številke računov, za katere so bremeni stroški, in jih navede na hrbtni strani obrazca.
Če so bile prekoračitve ali salda ugotovljena iz prej prejetih ali tekočih akontacij in njihovih računovodskih operacij, potem računovodja na prvo stran obrazca za poročilo postavi oznake.
V primeru porabe sredstev za poslovne potrebe je priporočljivo, da izpolnite ločeno vnaprejšnje poročilo
Dokumenti v tujem jeziku morajo biti prevedeni v ruski jezik v skladu s predpisi o računovodstvu in računovodskem poročanju v Ruski federaciji.
Po vseh potrebnih formalnostih in preveritvah računovodje se poročilo o stroških predloži v odobritev vodji organizacije.
Upravitelj napiše položaj na sprednji strani obrazca, ga podpiše s prepisom in datumom odobritve. Šele potem bo poročilo upoštevano.
V primeru nepravočasnega predložitve poročila se ugotovi kršitev denarne discipline.
Če želite preučiti možne primere neupoštevanja rokov za predložitev predhodnega poročila, se za pomoč obrnite na člen 15.1 Upravnega zakonika Ruske federacije.
Treba je opozoriti, da odgovornost za vnaprejšnje poročilo ni ugotovljena, se pa kršitev zabeleži. Zato organizacija od davčnih organov morda ne pričakuje kazni.
Nadzor dodeljenih sredstev za stroške je naloga, ki jo ima organizacija, saj gre zgolj za notranji nadzor vodstva.
V primeru, da odgovorna oseba ne vrne zneska, ima organizacija pravico, da jih odpiše od plače zaposlenega, le da obstajajo omejitve glede višine odtegljaja (člen 137 delovnega zakonika Ruske federacije). Če se delavec ne strinja z ukrepi delodajalca, se situacija reši prek sodišča.
Ker je direktor odgovorna oseba za vsa denarna sredstva, se dolg za vračilo obračunskih sredstev morda ne pripiše zaposlenemu, ampak direktorju. In potem se računovodja izgubi: kaj storiti s akontacijo, o kateri direktor ni poročal?
Ugotoviti je treba, kam vključiti znesek akontacije, za katerega ni poročila vnaprej (od zaposlenega ali direktorja).
Kaj pa dejstvo, da zaposleni ne predloži poročila o stroških pravočasno?
Pred tem je davčna služba dejala, da se od takšnih obračunskih zneskov odšteje dohodnina. Toda, kot se je izkazalo, ta izjava ni pravna norma.
Ker je denar za zaposlenega evidentiran kot dolg do organizacije, ni pa njegov dohodek.
Delavec, ki je predložil poročilo o izdatkih, potem ko odplača dolg. V skladu s tem se od tega dohodka ne odšteje dohodnina.
Napačno je trditi, da je v trenutku, ko zaposleni ni predložil poročila, samodejno prejel dohodek. Z upoštevanjem teh ukrepov zavarovalne premije niso potrebne.
Ker jih je mogoče pripisati le plačilom v korist posameznikov in njihovemu prejemku. Posledično bo zaposleni obremenjen z dolgom in ne bodo nastale časovne razmejitve.
Vzorec obrazca predhodnega poročila, prenesite 
Splošna pravila za izpolnjevanje predhodnega poročila so naslednja:
Za kršitev roka je lahko zaposleni denarno kaznovan.
»Ali je delavec spet pridržal primarno organizacijo? Kaznujte z rubljem " .
Obrazec za poročilo lahko prenesete na naši spletni strani - gl. "Enotni obrazec št. AO -1 - predhodno poročilo (prenos)" .
Predhodno poročilo lahko pogojno razdelimo na tri dele:
Poročilo podpišejo zaposleni, računovodja in glavni računovodja. Nato se izroči upravitelju v odobritev - ustrezen žig je na sprednji strani dokumenta.
OPOMBA! Predhodno poročilo je mogoče pripraviti ne le v papirni obliki, ampak tudi v elektronski.
Za več podrobnosti glejte članek "Predhodno poročilo je mogoče podpisati z elektronskim podpisom" .
V predhodnih poročilih v letu 2019 (pa tudi v letih 2017–2018) ni bilo sprememb - ta dokument je treba še dokončati. Če je vnaprejšnje poročilo sestavljeno v elektronski obliki, je treba uporabiti elektronski podpis vseh zaposlenih, ki sodelujejo pri njegovem izpolnjevanju (dopis Ministrstva za finance z dne 20.08.2015 št. 03-03-06 / 2/48232) .
Na našem spletnem mestu se lahko seznanite s primerom in vzorcem izpolnjevanja predhodnega poročila. Razmislimo o pogojnem primeru.
Na primer, 21. januarja 2019 je LLC "IKS" svojemu zaposlenemu Smirnov O.D. izdal denar v višini 20.000 rubljev. za nakup 5 kartuš za tiskalnike. Zanj ni bilo neporabljenih predujmov. Nakup je bil opravljen isti dan, zaposleni pa je poročilo predložil naslednji dan, torej 22. januarja.
Zaposleni je porabil le 18.950 rubljev. (DDV pri nakupu ni bil obračunan, ker prodajalec uporablja poenostavljeni davčni sistem). Neporabljena sredstva v višini 1.050 rubljev. ga je vrnil blagajniku takoj po predložitvi poročila računovodstvu.
Tukaj je vzorec izpolnjevanja predhodnega poročila za to situacijo.
Odgovorna oseba je pri izdaji denarja (za gospodarske potrebe, za pridobitev materialnih vrednosti, ko je poslana na službeno pot in drugi) dolžna izpolniti vnaprej poročilo o porabljenih sredstvih. V skladu z določbo 11 postopka za izvajanje gotovinskih transakcij v Ruski federaciji, odobrenega s Sklepom upravnega odbora Centralne banke Ruske federacije z dne 22. septembra 1993 N 40, so osebe, ki so prejele gotovino na račun, dolžne ne najkasneje v treh delovnih dneh po izteku roka, za katerega so bile izdane, ali od dneva vrnitve teh oseb s službenega potovanja, predložite poročilo o porabljenih zneskih računovodski službi organizacije in dokončno poravnate njim. V tem primeru obdobje, za katerega se sredstva izdajo na računu, določi vodja organizacije.
Denar se proti poročilu izda samo osebi, ki je v delovnem razmerju z organizacijo, ob upoštevanju celotnega poročila določene odgovorne osebe o predplačilu, ki mu je bil prej izdan. Prenos denarja, ki ga ena oseba izda na račun druge osebe, je prepovedan.
Za obračun sredstev, izdanih odgovornim osebam, se uporablja vnaprejšnje poročilo. Resolucija Goskomstata Rusije z dne 01.08.2001 N 55 je odobrila obrazec vnaprejšnjega poročila (obrazec N AO-1) za obračun sredstev, izdanih na podlagi poročila o upravnih in poslovnih stroških.
Splošna pravila za izpolnjevanje predhodnega poročila
Predhodno poročilo se uporablja za evidentiranje poravnav z odgovornimi osebami. Obrazec poročila o stroških je dvostranski dokument. Odgovorne osebe na sprednji strani predhodnega poročila podajo podatke o sebi in na zadnji strani izpolnijo stolpce 1 - 6 o dejansko porabljenih zneskih s priložitvijo dokumentov, ki potrjujejo nastale stroške. V računovodskem oddelku se predhodna poročila preverijo glede pravilnosti izvedbe in razpoložljivosti dokumentov, ki potrjujejo nastale stroške, ciljno porabo sredstev in se vnesejo stolpci 7 - 10 hrbtne strani poročila vnaprej, ki vsebujejo podatke o stroške, ki jih računovodska služba sprejme za računovodstvo. Preverjena poročila vnaprej odobri vodja organizacije.
Zneski, plačani v tuji valuti, so prikazani v tuji valuti in v rubljih po tečaju Centralne banke Ruske federacije. Povračilo zneska dolga v tuji valuti s strani odgovornih oseb in odraz tega zneska v avansnem poročilu v rubrični protivrednosti se izvede po tečaju Centralne banke Ruske federacije na dan odobritve predujma. poročilo vodje zavoda.
Postopek za sprejetje predhodnega poročila za računovodstvo
1. Izdaja denarja na računu.
Podlaga za izdajo denarja na računu je vloga za izdajo denarja, v kateri je odgovorna oseba dolžna navesti poseben namen prejema predujma, časovno obdobje za prejem denarja. Vloga se pošlje vodji organizacije. Po ustreznem potrditvi vodje gre v računovodstvo, da izda denar. V tem primeru je računovodja dolžan preveriti odsotnost preostalega zneska pri prejšnjem akontaciji (o čemer se na vlogi vpiše ustrezna oznaka).
Ko je poslan na službeno pot, je podlaga za izdajo denarja ustrezen nalog vodje, po seznanitvi s katerim zaposleni sestavi vlogo s predhodnim izračunom sredstev, ki jih bo potreboval na službeni poti.
2. Ko nastanejo stroški.
Po vrnitvi zaposlenega s službenega potovanja (ali po nakupu inventarja, prejemu storitev itd.) Sestavi vnaprejšnje poročilo v enotni obliki, ki ga je treba predložiti računovodski službi.
Če je bilo porabljenih manj, kot je bilo prejetih, se preostanek neporabljenih zneskov vrne blagajniku na vhodnem nakazilu.
Če je bilo porabljenih več, kot je bilo prejetih, se zaposlenemu na nalogu za denarni odliv izroči prekoračitev v predračunu.
3. Računovodja preveri ciljno porabo sredstev, izdanih zaposlenemu.
4. Preverjeno poročilo vnaprej odobri upravitelj ali pooblaščena oseba.
O primarnih dokumentih
V skladu s čl. 9 zveznega zakona z dne 21.11.1996 N 129-FZ "O računovodstvu" (v nadaljevanju-zakon N 129-FZ), morajo biti vse poslovne transakcije, ki jih izvaja organizacija, formalizirane z dokazili. Ti dokumenti služijo kot primarni računovodski dokumenti, na podlagi katerih se vodi računovodstvo. Primarne računovodske listine se sprejmejo v računovodstvo, če so sestavljene v skladu z obrazcem v albumih enotnih obrazcev primarne dokumentacije. Dokumenti, katerih oblika ni predvidena v teh albumih, morajo vsebovati obvezne podrobnosti, navedene v 2. odstavku čl. 9 zakona N 129-FZ. Po izteku določenega roka je zaposleni v organizaciji, ki je prejel sredstva za poročilo, dolžan računovodski enoti predložiti predhodno poročilo s prilogo vseh dokazil, ki potrjujejo nastale stroške.
Dokazila, priložena predhodnemu poročilu, morajo izpolnjevati naslednje osnovne zahteve:
- dokazila so predložena v izvirniku;
- v obliki morajo izpolnjevati sprejete zahteve za registracijo in izpolnjevanje primarnih dokumentov;
- glede na naravo transakcij je treba vzpostaviti povezavo med dokazili in predvidenim namenom denarnega predujma, izdanega odgovorni osebi.
Izpolnjevanje predhodnega poročila
Predhodno poročilo sestavi odgovorna oseba v enem izvodu.
Poročevalka na naslovnem delu obrazca za vnaprejšnje poročilo navede:
- ime organizacije, ki ga je poslala na poslovno pot;
- strukturna enota (oddelek, sektor), v kateri delavec dela;
- vaš priimek, ime in patronim (stolpec »prijavitelj«);
- položaj;
- določitev akontacije (nakup dragocenosti, plačilo storitev, potni stroški itd.).
Za namene nadzora računovodja v naslovnem delu obrazca za predplačilo navede podatke o izdaji denarja (navede številko in datum dokumenta, za katerega je bil denar izdan, ter ustrezno številko računa) in podatke o prisotnosti stanje ali presežek pri prejšnjem predujmu.
Na naslovnem delu obrazca za vnaprejšnje poročilo je tudi tabela "Računovodski vnos", v katero računovodja prenese zneske v računovodstvo z zadnje strani avansnega poročila za ustrezno korespondenco računov.
Na dnu predhodnega poročila je razdelek - potrdilo računovodje, da je poročilo sprejeto v preverjanje z vsemi priloženimi dokumenti. Potrdilo navaja priimek, ime, patronim poročevalca, številko in datum predhodnega poročila, znesek dokumentiranih stroškov z besedami, število priloženih dokumentov in število listov v teh dokumentih. Po zaključku celotnega poročila računovodja odtrga potrdilo vzdolž rezalne črte in ga preda odgovorni osebi.
Preden izpolni hrbtno stran poročila vnaprej, mora odgovorna oseba sistematizirati primarne dokumente (vozovnice, račune za prevoz, potrdila o prtljagi, račune iz hotelov ali od drugih oseb, ki posamezniku ponujajo nastanitev in nastanitev, akte o nakupu, račune, pošiljko opombe itd.) itd.). Dokumente je treba oblikovati po kronološkem vrstnem redu in oštevilčiti. Praviloma je treba majhne dokumente (na primer vozovnico na vlaku) prilepiti na list A4.
Hrbtna stran poročila vnaprej se izpolni v naslednjem vrstnem redu glede na stolpce:
N p / p - Številka dokumenta je navedena po vrstnem redu, odvisno od tega, kako jih je odgovorna oseba oštevilčila in sistematizirala. Dokumenti so po vrstnem redu priloženi predhodnemu poročilu.
Datum - označuje datum poslovne transakcije, skupaj s plačilom sredstev, in naveden na dokumentu. Se pravi, datum dokumenta. Za dnevnice na službeni poti je lahko naveden datum izvršitve ukaza vodje službene poti.
Številka - navedena je številka dokumenta (številka potrdila o prodaji, številka vozovnice itd.)
Komu, za kaj in na kakšnem dokumentu je bilo plačano - navedite prejemnika sredstev, vsebino operacije (plačilo potovanja, nakup blaga, plačilo posteljnine, dnevnice itd.), Ime dokumenta (vozovnica, potrdilo, akt o nakupu, račun, potni list itd.)
Znesek stroškov - označuje znesek sredstev za vračilo
podjetje za denar, ki ga je porabila poročevalka
Če število podpornih dokumentov presega število vrstic v obliki predhodnega poročila, odgovorna oseba po potrebi prejme drugi obračalni list obrazca in tretji itd. več oblik. Na koncu prve oblike poročila je označeno: "Za konec izračuna glej nadaljevanje (N nadaljevanje) predhodnega poročila." Na vrhu drugega in naslednjih obrazcev poročila je navedeno: »Nadaljevanje predhodnega poročila ... N ... ".
Izpolnjen obrazec za vnaprejšnje poročilo mora podpisati prijavitelj.
Računovodsko poročilo, ki ne izpolnjuje zgornjih zahtev, računovodska služba ne sprejema za preverjanje in računovodstvo. Odgovorna oseba v tem primeru ostane dolžnik podjetja za znesek sredstev, prejetih po poročilu, do poplačila zneska teh sredstev.
Računovodja preveri predhodno poročilo
Po tem, ko od odgovorne osebe prejme predhodno poročilo, ki ga je izpolnila, in dokumente, ki so mu priloženi, računovodja preveri te dokumente in pravilnost izpolnjevanja predhodnega poročila. Preverjanje se izvede:
- glede na obrazec - se ugotovi, da so na voljo vsi dokazili in priloge k njim, izpolnjeni so podatki in pravilno sestavljeno vnaprejšnje poročilo, podatki se pravilno prenesejo iz dokumentov v vnaprejšnje poročilo, podpis odgovorna oseba je prisotna;
- po vsebini - ugotavlja se skladnost predloženih dokumentov z namenom prejete naloge, njihova zanesljivost, prisotnost izpolnjenih podatkov, ustrezne oznake v potnem listu, datumi stroškov v realnem času Naloga;
- aritmetično preverjanje - preveri se pravilnost izračuna skupnega zneska sredstev, ki jih je treba vrniti za to poročilo itd.
Preverja se tudi popolnost poročila odgovorne osebe o prejetih sredstvih, to je, da ta oseba vrne preostanek neporabljenih sredstev.
Kršitve polnjenja predhodnega poročila, ki jih je razkril računovodja, navede na obrazcu tega dokumenta, ki ga izpolni poročevalec. Računovodja ima pravico, da v primeru neskladnosti z uveljavljenimi zahtevami za pripravo predhodnega poročila in dokumentov vrne odgovorni osebi v ustrezno izvedbo.
