"Poslušaj, zavrzimo vse," mi je rekel režiser in pokazal na stojalo, napolnjeno s škatlami s 7-letnimi dokumenti. Odgovoril sem mu: "Ni tako preprosto, včasih je obdobje shranjevanja dokumentov v organizaciji več desetletij." Direktor mi je verjel in naš domači odpadni papir je še naprej zbiral prah na policah arhiva. Do naslednjič - ko se pojavi vprašanje nakupa novega stojala, potem bomo vse uredili in pustili le tiste dokumente, katerih rok hrambe v organizaciji še res ni potekel.
Kako dolgo je treba hraniti dokumentacijo?
Potreba po shranjevanju dokumentov je navedena v zveznem zakonu z dne 22.10.2004 N 125-FZ "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji". Poleg tega obstajajo trije seznami, ki potrjujejo pogoje shranjevanja dokumentov v arhivu za javne in zasebne pravne osebe na različnih področjih dejavnosti. Dokumentacijo delniških družb je treba hraniti v skladu s Pravilnikom o postopku in pogojih hrambe dokumentov delniških družb, odobrenim. Z odlokom Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev Ruske federacije z dne 16. julija 2003 N 03-33 / ps.
Posebna obdobja za vodenje evidenc
Najkrajši rok trajanja je 1 leto, največ 75 let. Ne bom jih navedel po imenu za vsak dokument, ki jih je veliko. Poleg pogojev, določenih za skupne dokumente, kot so kadrovsko, finančno, računovodsko, davčno in elektronsko upravljanje dokumentov, imajo specializirani dokumenti na različnih področjih industrije, medicine in varnosti svoje pogoje za shranjevanje dokumentov v organizaciji. Razmislite o obdobjih, v katerih je treba hraniti najpogostejše dokumente, ki obstajajo v kateri koli organizaciji.
Rok shranjevanja skupnih dokumentov
Spodaj navedena obdobja hrambe dokumentov v podjetju se začnejo od konca poročevalskega leta oziroma leta, v katerem so bili dokumenti izdani. Ustanovne dokumente, licence, patente, transakcijske potne liste ni mogoče uničiti in jih je treba hraniti trajno.
Kadrovski dokumenti:
Finančni dokumenti:
Kako očistiti papirnate ostanke?
Sčasoma organizacija nabere ogromno različne dokumentacije. Da se ne bi zapletli v papirje, je treba ustanoviti komisijo (običajno jo sestavljajo tri osebe), ki bi opravila preizkus vrednosti in razstavila papirje v naslednje kategorije, odvisno od pogojev shranjevanja dokumentov v organizacija jim je zagotovljena:
Postopek uničenja dokumentov
Ko so dokumenti uničeni, se sestavi akt. Za tovrstna dejanja ni enotne oblike, sestavljena je v prosti obliki, zapisani z ukazom vodje. Navesti mora ne le ime in vse podrobnosti organizacije, ampak tudi običajno v obliki tabele navesti imena dokumentov (zadev), obdobje njihovega nastanka, število listov ali, če obseg ohišja pod enim imenom je velik, nato pa število zvezkov ... V istem aktu lahko dodate stolpce računa za prenos-sprejem dokumentov za uničenje.
Zdravo! Danes bomo govorili o pravilih za shranjevanje računovodskih dokumentov.
Danes se boste naučili:
Računovodske zapise lahko primerjamo s starodavnimi fosili, ki so ohranili odtise izumrlih živali. Pošiljke, nakupi, prodajne transakcije, izračuni podjetja so že dolgo v preteklosti in nihče se jih ne spomni, računovodski dokumenti pa še naprej skrbno hranijo vsak korak v življenju podjetja.
Ne da bi čakali, da bo kakšen "arheolog" iz inšpekcijskega inšpektorata "odkril" kršitve, analizirajmo pravila za shranjevanje dokumentacije podjetij, ki so strogo urejena z zakonom.
Pomembno je, da najprej upoštevate zakone o rokih hrambe evidenc, saj lahko v primeru revizije upravičite svoje stroške. Z zgodnjim uničenjem papirjev ali njihovo izgubo ne boste mogli dokazati niti samega obstoja njihovega obstoja. Inšpektorji bodo imeli pravico, da ne upoštevajo vaših stroškov, dodatno pa bodo zaračunali globe in davke.
Zato morate biti pri vložitvi dokumentov brezhibni - sebe in organizacijo boste rešili pred nepotrebnimi skrbmi in preizkušnjami.
Obdobja shranjevanja računovodskih zapisov so določena s tremi temeljnimi dokumenti:
Zakaj je namesto enega več pravnih dokumentov? Računovodstvo je večopravilnost, dotika se poročanja, delovnih razmerij, odločitev o kadrih in še več.
Regulativni dokumenti se lahko sklicujejo na iste dokumente in določijo drugačen vrstni red njihovega shranjevanja. Tako pride do neke vrste »prekrivanja«. Če se obdobji skladiščenja ne ujemata, je treba voditi daljše obdobje.
Odštevanje shranjevanja dokumentov se ne začne z datumom, ampak z začetkom naslednjega leta.
Primer... Prejeli ste račun od prodajalca z dne 1. februarja 2019. Veste, da vaše podjetje to vrsto dokumentacije hrani pet let. Na podlagi tega imate pravico uničiti papir po 1. februarju 2024, saj bo prav na ta datum vaš dokument uradno shranjen pet let.
Najpogosteje v uradnih dokumentih zveni besedilo: "hranite vsaj določeno število let." To pomeni, da natančne pogoje izbere podjetje samo, v skladu s svojimi zmožnostmi (če se kdo ukvarja z arhivom, prostori to omogočajo). Običajno in najbolje je, da se izbrani roki za glavne dokumente predpišejo v notranjih dokumentih, na primer v delu »Pravilnik o arhivu«.
Če je pretok dokumentov podjetja majhen, je dovoljeno shranjevanje dokumentov v istem prostoru, kjer poteka glavno delo. Ob velikem papirnem obtoku dokumentov podjetja dodelijo ločen prostor za arhiv.
Prostor mora izpolnjevati več pravil za shranjevanje:
Če organizacija ne more dodeliti prostora za arhiv računovodskih dokumentov, jih lahko deponira pri podjetju, ki je specializirano za arhive.
Vsaka vrsta dokumentov ima svoj rok trajanja - od najnižjega do obdobja, v katerega se lahko prilega človeško življenje.
Tabela s seznamom obdobij shranjevanja.
|
Vrsta dokumentacije |
Najmanjši rok trajanja ( morda večje, če se ustrezna odločitev sprejme interno podjetje) |
|
Urnik počitnic |
|
|
Zdravniški dnevnik |
|
|
Naročila za dopust |
|
|
Kopije dokumentov ali škrbin za sprejem gotovine |
|
|
Dokumenti o računovodski politiki |
|
|
Poročila revizorjev |
|
|
Inventarne kartice za upokojena sredstva |
|
|
Primarni dokumenti in registri |
|
|
Organizacijski sporazumi |
|
|
Dokumentacija CCP |
5 let (začnejo šteti po prenehanju uporabe) |
|
Potni listi za KKT |
Do izteka roka uporabnosti |
|
Dnevnik varnostnega seznama |
|
|
Dejanja o procesih, ki so se izvajali v podjetju (vključno z nesrečami) |
|
|
Zaposlitvena zgodovina |
50 let (če se je zaposleni prenehal pojavljati na delu, vendar nikoli ni uradno odnehal) |
|
Knjiga o gibanju delovne sile in obračunavanju praznih obrazcev |
|
|
Delovne pogodbe |
|
|
Odredbe o zaposlitvi, odpuščanju, premestitvi |
50 let (75 let, če ste bili zaposleni pred letom 2003) |
|
Osebne izkaznice zaposlenih |
50 let (75 let, če ste bili zaposleni pred letom 2003) |
|
Navodila za delo |
za nedoločen čas |
|
Predpisi o usposabljanju in izpopolnjevanju zaposlenih |
za nedoločen čas |
|
Navodila za varstvo dela |
za nedoločen čas |
Dokumenti se predajo v arhiv za dolgotrajno shranjevanje (več kot deset let) z minimalno verjetnostjo, da bodo potrebni v tem trenutku ali v bližnji prihodnosti. Kot smo videli iz tabele, so nekatere kategorije dokumentov podvržene neverjetno dolgemu shranjevanju - do 75 let.
Prenos dokumentov v arhiv se izvede po urniku, ki ga potrdi vodja podjetja v vrstnem redu za oblikovanje arhiva. To je lahko enkrat na mesec ali enkrat na leto - odvisno od pretoka dokumentov podjetja.
Odredba mora vsebovati in pojasnjevati naslednje določbe:
Arhiv ne sme vsebovati fotokopij. Če izvirnika iz objektivnih razlogov ni mogoče dati v arhiv, se tam poda overjena kopija.
V idealnem primeru bi morali biti dokumenti, predloženi v arhiv, naknadno vezani glede na nekatere značilnosti in vloženi - za povečanje stopnje varnosti. Če je dokument v skladu s pravili šivan z nitmi, je skoraj nemogoče neopazno zamenjati en list z drugim.
Ko so ti koraki zaključeni, se na naslovnici brošure dajo identifikacijski podatki, in sicer: leto, serijska številka, število listov, področje računovodstva, vrsta dokumentov in drugi podatki.
Vodja podjetja je v celoti in v celoti odgovoren za varnost potrebnih papirjev - vprašali ga bodo. Kljub temu, da šefi skrb za arhiv vedno prenesejo na svoje zaposlene.
Znesek glob je neposredno sorazmeren s pomenom izgubljenega dokumenta. Za manjše kršitve je predvidena upravna odgovornost v obliki globe v višini 300 - 500 rubljev. Če odsotnost papirja povzroči izkrivljanje računovodskega poročila, se lahko upravitelj in glavni računovodja kaznuje z globo od 2000 do 3000 rubljev.
Najnevarnejša izguba so lahko primarni dokumenti, registri in računi. Uporabljajo se v davčnem računovodstvu, za morebitno utajo davkov pa se strogo kaznuje z globo od 10.000 do 30.000 rubljev.
Z veliko vnemo in odsotnostjo dokumentov lahko vidite goljufanja in uporabite člen iz Kazenskega zakonika. Ta najslabši scenarij odgovorni osebi grozi z denarno kaznijo do milijon rubljev in zaporom do šest let.
Če so zaposleni sami odkrili izgubo dokumentov, je treba o tem nemudoma obvestiti vodjo. V skladu s pravili računovodstva je vodja dolžan imenovati komisijo za ugotavljanje razlogov za izgubo.
Rezultat dela komisije bi morala biti priprava akta o rezultatih preiskave. Tudi če akt ne pojasnjuje izgube papirjev, bo inšpekcijskim organom pokazal nepripravljenost, da zadržijo podatke.
Številne okoliščine lahko pojasnijo izgubo papirjev in za to ne odgovarjajo. Takšni primeri vključujejo višjo silo v obliki naravnih nesreč ali vlomov, požig prostorov. Uprava mora vnaprej pridobiti potrdilo gasilskih organov ali organov pregona, ki pojasnjuje izgubo dokumentov.
V primeru, da je arhiv zgrajen logično (datumi na policah in mapah so enostavni za ogled, dostop do map ni težak, dokumenti so razvrščeni strogo po vrstah), s postopkom odlaganja dokumentov ne bo velikih težav.
Običajno ga lahko razdelimo na dve stopnji:
Prvi korak predpostavlja, da podjetje po obdobju, določenem z notranjimi pravili, analizira nabrane papirje in odstrani tiste mape s polic, katerih vsebine ni več mogoče shraniti.
V velikih podjetjih z velikim delovnim tokom se izbere določen datum dogodka ali vrsta datumov, skliče se strokovna komisija več ljudi, ki v arhivu preživijo veliko ur, pri čemer ugotovijo, česa se je vredno znebiti. Ti ljudje morajo imeti visoko raven kvalifikacij, da lahko razlikujejo pomembne dokumente od nepomembnih.
Prvič, ta dejanja so podprta z naročilom popisa v prosti obliki, ki ga izda upravitelj. Navaja udeležence, cilje, datume.
Drugič, udeleženci sami sestavijo akt o izbranih dokumentih, v katerem so na kratko navedeni. Rekviziti vsakega prispevka niso navedeni - za to ni potrebe, poleg tega pa bodo pri velikih količinah takšni ukrepi "pojedli" čas članom komisije.
Primer... Če morate odpisati homogene računovodske dokumente, je dovolj, da navedete: "Obračuni delovnega časa za obdobje od 1. januarja 2013 do 31. decembra 2013 - 1 polje."
Če so količine res velike, lahko podjetje najame poklicne arhiviste. Ne bodo le preprečili uničenja potrebnih dokumentov, temveč bodo izdali tudi uradni popis uničenih.
V majhnih podjetjih je naloga uničenja papirjev dodeljena bodisi samo zaposlenemu v arhivu bodisi enemu računovodji. Hkrati je treba za zakonitost postopka sestaviti tudi odredbo in akt.
Druga stopnja določa, da zaposleni v podjetju v odsotnosti najema arhivistov od zunaj papirje uničijo z drobilnikom ali pa jih raztrgajo ročno. Drugi je možen le z zelo majhnimi količinami vrednostnih papirjev.
Naslednja stran dokumentov, ki so predmet likvidacije, je nedopustna za uporabo kot osnutki. Obvezni dokumenti lahko vsebujejo osebne podatke ali davčne skrivnosti.
Opomba o pravilih shranjevanja in uničevanja računovodskih dokumentov
Pravila o shranjevanju in uničenju dokumentov so "razpršena" v številnih normativnih pravnih aktih, od katerih so bili nekateri sprejeti že v času ZSSR. Tatiana Voytsekhovich, vodilna strokovnjakinja podjetja Delis Archive, govori o tem, kateri zakoni, predpisi in odredbe določajo pravila za shranjevanje dokumentov in kakšna so ta pravila.
Pri določanju postopka shranjevanja dokumentov se mora računovodja voditi po predpisih različnih vej prava. Med glavnimi regulativnimi pravnimi akti, ki urejajo postopek in pogoje shranjevanja računovodskih dokumentov, lahko ločimo naslednje:
Če želite določiti obdobja shranjevanja računovodskih dokumentov, se najprej seznanite s seznamom tipičnih arhivskih dokumentov upravljanja. To je posodobljena različica prejšnjega seznama in vključuje standardne arhivske dokumente organizacij (ne glede na obliko lastništva) z navedbo obdobij hrambe. Vsi dokumenti s seznama so združeni v oddelke, ki ustrezajo funkcijam upravljanja, ki so skupne večini organizacij. Zlasti oddelek 4 "Računovodstvo in poročanje", ki vsebuje pododdelke 4.1. "Računovodstvo in poročanje" in 4.2. "Statistično računovodstvo in poročanje" bo računovodji pomagalo določiti obdobje shranjevanja dokumentov njegovega oddelka.
Poleg tega lahko za hitro določanje rokov shranjevanja računovodskih dokumentov uporabite brezplačno internetno storitev "Archivist-Online", ki išče določen dokument (z navedbo obdobja shranjevanja) na treh glavnih seznamih, vključno z najnovejšim standardnim seznamom iz avgusta. 25. 2010.
Ne pozabite, da je 1. januarja 2013 začel veljati zvezni zakon z dne 06.12.11 št. 402-FZ "O računovodstvu", v skladu s katerim se primarni računovodski dokumenti, računovodski registri, računovodski (računovodski) izkazi shranijo do gospodarski subjekt v pogojih, določenih v skladu s Pravilnikom o organizaciji državnih arhivskih zadev, poleg tega ti pogoji ne smejo biti krajši od petih let po letu poročanja (29. člen zveznega zakona "O računovodstvu"). Upoštevajte, da klavzula 98 Uredbe o računovodstvu in računovodskem poročanju v Ruski federaciji (odobrena z odredbo Ministrstva za finance Rusije št. 34n z dne 29. julija 1998) vsebuje podobno zahtevo.
V skladu z Davčnim zakonikom Ruske federacije so zavezanci dolžni voditi računovodske in davčne računovodske podatke štiri leta. To velja za dokumente, ki služijo kot potrditev najpomembnejših finančnih transakcij: ustvarjanje dohodka, plačilo (odtegljaj) davkov (pododstavek 8, prvi odstavek 23. člena Davčnega zakonika Ruske federacije).
Odprte in zaprte delniške družbe morajo zagotoviti varnost dokumentov, ki nastanejo pri njihovih dejavnostih, pri čemer ravnajo po Pravilniku o postopku in pogojih hrambe dokumentov delniških družb (potrjen z odlokom Zvezne komisije za vrednostne papirje Trg z dne 16. julija 2003 št. 03-33 / ps). Družbe z omejeno odgovornostjo lahko najdejo pravila o shranjevanju svojih dokumentov v 50. členu zveznega zakona z dne 08.02. 98 št. 14-FZ "O družbah z omejeno odgovornostjo". Navaja sestavne in druge organizacijske dokumente, ki so obvezno shranjeni.
V primerih, ko so bili računovodski dokumenti izgubljeni zaradi višje sile (na primer naravne nesreče) ali nezakonitih dejanj tretjih oseb (tatvina, namerni požig), morajo to dejstvo potrditi zaposleni pri ustreznih organih. Torej je v primeru požara takšno potrdilo potrdilo službe za nadzor požara, v primeru kraje dokumentov - potrdilo policije.
Prva faza postopka za uničenje dokumentov je ocena dokumentov organizacije, da se ugotovi čas njihove poškodbe. Za preverjanje vrednosti dokumentov, ki so nastali med delovanjem organizacije, njihovo izbiro in pripravo za prenos v državno hrambo v arhivu, bi bilo treba oblikovati stalno strokovno komisijo.
Običajno v strokovni komisiji, ki jo odobri vodja, sodelujejo strokovnjaki iz različnih strukturnih oddelkov organizacije, ki lahko določijo vrednost dokumentov in odločijo o uničenju tistih dokumentov, katerih rok hrambe je potekel.
Ko je organizacija likvidirana, je treba ustanoviti tudi strokovno komisijo za pregled in naknadno naročanje arhivskih dokumentov likvidirane organizacije, da se ti prenesejo v hrambo v ustrezen državni ali občinski arhiv (na podlagi sporazuma med likvidacijsko komisijo in državni ali občinski arhiv) ali uničiti dokumente s potekom rokov hrambe.
Če organizacija ni vir pridobivanja državnih ali občinskih arhivov, se uničevanje računovodskih dokumentov izvede brez soglasja arhivskih organov. V takšnih organizacijah se dokumenti, ki jih je treba uničiti, določijo po sestavi letnih odsekov popisov primerov trajnega shranjevanja, glede osebja pa po podpisu vodje.
Potem ko je strokovna komisija opravila pregled vrednosti računovodskih listin, mora pripraviti akt o dodelitvi zadev za uničenje, ki vsebuje seznam dokumentov s potekom rokov hrambe. Ni enotne oblike akta o dodelitvi zadev za uničenje, organizacija pa ga mora razviti in nato odobriti na individualni osnovi.
Splošni postopek za uničenje dokumentov je določen v oddelku 9.9. Nacionalni standard Ruske federacije "Sistem standardov za informacije, knjižnice in založništvo. Upravljanje dokumentov. Splošni pogoji. GOST R ISO 15489-1-2007 "(odobren z odredbo Rostekhregulirovaniya z dne 12.03.07 št. 28-st).
Upoštevajte: dokumente je mogoče uničiti le, če se za določeno obdobje opravi popis. Če popis ni bil opravljen, uničenja ni mogoče izvesti.
Začetek obdobja shranjevanja dokumentov je 1. januar leta, ki sledi letu, v katerem so bili sestavljeni (ali upoštevani). Na primer, za datoteke, dokončane leta 2010, se obdobje hrambe začne 1. januarja 2011.
Za takojšnjo odstranitev ali uničenje velike količine računovodskih dokumentov je priporočljivo poiskati pomoč pri poklicnih arhivistih, ki bodo med drugim pomagali odpraviti tveganja napačne izbire dokumentov za uničenje. Poleg tega bo računovodja razbremenjen potrebe po opravljanju del, ki ne spadajo v okvir njegovih neposrednih nalog, dokumenti (vključno z aktom o dodelitvi zadev za uničenje) pa bodo izpolnjevali vse zahteve zakona.
Na koncu ugotavljamo, da uničenje dokumentov brez upoštevanja pogojev njihovega shranjevanja pomeni administrativno odgovornost. Za kršitev pravil shranjevanja, zbiranja, računovodstva ali uporabe dokumentov se lahko računovodja kaznuje z denarno kaznijo na podlagi člena 13.20 Upravnega zakonika Ruske federacije.
Obdobja shranjevanja računovodskih dokumentov v organizaciji so določena z računovodskim zakonom in posebnim seznamom. Iz našega članka boste izvedeli o dolžini obdobja shranjevanja, pa tudi o posebnostih določanja časa shranjevanja posameznih dokumentov v različnih situacijah.
Vsak računovodja ve, da ima vsak dokument, ki je izdan v podjetju ali prejet od nasprotnih strank, svojo vrednost in ga je treba ohraniti. Na podlagi informacij v primarnih dokumentih se vodi računovodstvo in se sestavi računovodstvo. Preverjanje računovodskih in računovodskih podatkov s strani vseh regulativnih organov poteka v skladu s primarnimi dokumenti.
Vse primarno računovodstvo in poročanje je treba hraniti v zakonsko določenih obdobjih.
Obdobja shranjevanja računovodskih dokumentov urejajo zakon "O računovodstvu" z dne 06.12.2011 št. 402-FZ in seznam, odobren z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25.8.2010 št. 558.
Če primerjamo obdobja shranjevanja računovodskih dokumentov, navedenih v seznamu in zakonu št. 402-FZ, lahko sklepamo naslednje:
Tako je pri odločanju o usodi računa, bilance stanja ali računovodskega izkaza treba izhajati predvsem iz pogojev, navedenih na seznamu. Poleg tega obdobje skladiščenja ne sme biti krajše od 5 let.
Rok hrambe računovodskih dokumentov iz čl. 29 zakona št. 402-FZ, med drugim zadeva računovodske politike in standarde družbe, vključno z dokumenti, ki obstajajo v elektronski obliki. Slednjih prav tako ni mogoče uničiti v petih letih. Obdobje skladiščenja se začne od leta, ki sledi letu njihove zadnje uporabe (2. odstavek 29. člena zakona št. 402-FZ).
Iz gradiva boste izvedeli, kateri EDS bi moral elektronski primarni podpisati "Elektronske primarne dokumente mora podpisati UKEP" .
LLC "Landshaftny Design", ustanovljeno pred nekaj leti, se je trdno uveljavilo v svojem tržnem segmentu. Računovodski del dela je opravila ekipa 4 ljudi. Vsakemu strokovnjaku so bila dodeljena posebna računovodska področja, glavni računovodja pa je bil zadolžen za poročanje in interakcijo z kontrolorji.
V preteklih obdobjih dela računovodstva se je v omarah in zadnjih prostorih nabralo nešteto map z dokumentacijo. Čas je, da se z njimi spopademo.
Večina primarnih organizacij je bila opravljena dela - na njihovi podlagi so se redno določevali prihodki družbe, prikazani v računovodskih izkazih.
Preberite o registraciji dejanj opravljenih del v tem Članek .
Pomembne količine papirnih vlog so bili računi za kupljeno gradivo, računi, izplačane plače in z njimi povezane poravnave.
Ločeno stojalo je bilo v celoti napolnjeno z računovodskimi evidencami, deklaracijami, poročili pokojninskemu skladu in socialnemu zavarovanju ter statističnimi obrazci.
Vsak računovodja je sestavil seznam primerov z računovodsko dokumentacijo za svoje področje, glavni računovodja pa je vse podatke sistematiziral v eno samo tabelo, v eni od stolpcev, ki jo je namenil normativnim obdobjem shranjevanja dokumentov, vzetih s seznama.
|
Dokument LLC "Krajinsko oblikovanje" |
Rok uporabnosti po seznamu, odobreno z odredbo št. 558 |
|
Dela, opravljena po pogodbah za glavno dejavnost |
V petih letih po poteku roka, za katerega je bila pogodba sklenjena |
|
Pogodbe in dodatni sporazumi z njimi |
V petih letih po datumu izteka roka uporabnosti (razen če ni drugače določeno v drugih členih seznama) |
|
Pooblastilo za prejem denarja in blaga in materiala |
Vsaj 5 let |
|
Listki za izdajo plač, dajatev, materialne pomoči in drugih plačil |
Najmanj 5 let, v odsotnosti osebnih računov pa najmanj 75 |
|
Register podatkov o dohodkih posameznikov |
Najmanj 75 let |
|
Pogodbe o zaposlitvi in osebne izkaznice zaposlenih |
Že 75 let |
|
Časovni listi, časovni zapisi |
Najmanj 5 let (najmanj 75 let v nevarnih, težkih in škodljivih delovnih razmerah) |
|
Podatki o dohodkih posameznikov |
Najmanj 5 let, in če ni osebnih računov ali evidenc o plačah - najmanj 75 let |
|
Letni računovodski (finančni) izkazi |
Nenehno* |
|
Računovodska politika, kontni okvir, obrazci primarnih računovodskih dokumentov |
Vsaj 5 let |
|
Glavna knjiga, obračunski listi, kartice itd. |
Vsaj 5 let |
|
Računovodske kartice osnovnih sredstev |
Najmanj 5 let po likvidaciji objekta |
|
Izjave o DDV, prevozu, zemljišču, dobičku |
Vsaj 5 let |
|
Poročanje na FSS |
Letni izračuni so stalni *in četrtletno 5 let |
|
Poročanje pokojninskemu skladu |
Najmanj 5 let, če pa organizacija nima osebnih računov in evidenc o plačah, potem vsaj 75 let |
|
Posamezni podatki v FIU za zaposlene |
Najmanj 75 let |
|
Poročanje v statistiko: |
Nenehno*. |
|
Dopisovanje o kaznih in globah, naloženih podjetju |
Vsaj 5 let |
Ne zanemarjajte znaka * v tabeli. To pomeni, da je treba dokument hraniti ves čas delovanja podjetja.
Vsa dokumentacija, navedena v tabeli, se posredno ali neposredno nanaša na računovodstvo, zato so se izrazi, ki presegajo 5-letno obdobje skladiščenja, določeno z zakonom št. 402-FZ, glavni računovodja LLC Landshaftny design povečali do meja, navedenih na seznamu. .
Glede na to, da podjetje še ni praznovalo 5. obletnice od datuma začetka del, nobenega od dokumentov, predstavljenih v tabeli, ni mogoče uničiti. Za osvoboditev natrpanih prostorov računovodske službe je bila dodeljena posebna omara, v katero so bili postavljeni dokumenti, ki čakajo na iztek roka skladiščenja.
V praktičnih dejavnostih LLC "Landshaft Design" so bili primeri prodaje osnovnih sredstev z izgubo. Za namene računovodstva in davčnega obračunavanja osnovnih sredstev se uporabljajo isti dokumenti. Razlika je le v pripoznanju stroškov, povezanih z njihovo odtujitvijo. To dejstvo je treba upoštevati tudi pri določanju rokov shranjevanja dokumentov.
Na primer, pred dvema letoma je podjetje kupilo avtomobil VAZ-21102 (oznaka OKOF 15 3410010). Izhajajoč iz dejstva, da po klasifikaciji osnovnih sredstev spada v tretjo amortizacijsko skupino, je bila doba koristnosti (SPI) določena na 5 let. Zaradi nenehnih okvar je bilo odločeno prodati avto po kateri koli ponujeni ceni. Izkazalo se je, da so prihodki od prodaje manjši od preostale vrednosti nepremičnine, izguba od prodaje v skladu z davčnimi računovodskimi standardi v treh letih (preostali SPI) pa se bo pri izračunu davka od dobička enakomerno upošteval.
POMEMBNO!Odtenki davčnega obračunavanja izgub pri prodaji osnovnih sredstev so izraženi v 3. oddelku 3. člena. 268 Davčnega zakonika Ruske federacije.
Preberite o značilnostih združevanja stroškov za namene davčnega računovodstva v tem material .
Tako je treba vse dokumente v zvezi z oblikovanjem začetne in preostale vrednosti, obdobjem SPI, pogodbami in prodajnimi akti ter potrdili in izračuni za obračunavanje izgub iz prodaje osnovnih sredstev hraniti najmanj 4 leta po koncu vključitve navedene izgube v davčno osnovo. ... To je posledica dejstva, da imajo davčni organi med revizijo pravico pregledati dokumente 3 leta pred revizijo. Tako bo treba dokumente o določenem osnovnem sredstvu hraniti najmanj 9 let.
Obravnavani primer ni edini, ko se podaljša rok hrambe dokumentov. V naslednjem razdelku predstavljamo druge situacije.
Če bi LLC Landshaftny Design delal z izgubo in bi ga nato upošteval pri izračunu davka na dobiček, bi morali dokumente hraniti za celotno obdobje prenosa izgube plus 4 leta po tem, ko so bili v celoti odpisani. Hkrati se ni mogoče znebiti niti primarnega vira, ki potrjuje prejeto izgubo, niti drugih potrdil in izračunov, na podlagi katerih je bila ta izguba prenesena.
Na primer, računovodske in davčne dokumente za izgubo, prejeto leta 2018 in obračunano v naslednjih 10 letih, bo treba hraniti do konca leta 2032.
V naslednjem primeru bo treba podaljšati tudi obdobje shranjevanja računovodskih dokumentov. Landshaftny Design LLC je opravljal storitve za stranko, ki ni pravočasno plačala za opravljeno delo in se ni odzvala na pisma in zahtevke. Družba ni bila izključena iz državnega registra, vendar tudi dolga ni poplačala. LLC Landscape Design je lahko brezupne terjatve upošteval šele leta 2018, vse dokumente v zvezi s tem položajem organizacije pa bo treba hraniti do konca leta 2022.
Računi, opravljena dela, izpisi o izplačanih plačah, poročila - te in številne druge računovodske dokumente morajo davkoplačevalci hraniti v rokih, določenih s posebnim seznamom. Teh pogojev ni mogoče zmanjšati, v nekaterih primerih pa je treba povečati (pri prenosu izgub, odpisu slabih terjatev, prodaji osnovnih sredstev z izgubo).
Tako zvezni zakon "O računovodstvu" določa, da je treba primarne dokumente hraniti v podjetju "za časovno obdobje, določeno v skladu s pravili za organiziranje državnih arhivskih zadev, vendar ne manj kot pet let" (17. člen). Ker ta zakon ureja računovodska vprašanja, to pomeni, da ta zahteva velja zlasti za računovodske dokumente.
Davčni zakonik pravi, da je treba "računovodske podatke in druge dokumente, potrebne za izračun in plačilo davkov" hraniti 4 leta (člen 23). Dokumente, ki potrjujejo znesek prenesene izgube v skladu s členom 283 Davčnega zakonika Ruske federacije, je treba hraniti "celotno obdobje, medtem ko organizacija zmanjša davčno osnovo za tekoče davčno obdobje za znesek prej prejetih izgub. "
Pomembno
Ta material je izvleček iz Berator "Primarni dokumenti".
Berator "Primarni dokumenti" je postal prva publikacija v Rusiji, ki vsebuje absolutno vse podatke o zasnovi "primarnih". Oboje in elektronski različica beratorja.
Niti davčni inšpektorji niti računovodje ne vedo, kako razdeliti primarne dokumente na tiste, ki so potrebni za računovodstvo, in tiste, ki potrjujejo pravilnost izračuna in plačila davkov. Pravzaprav govorimo o istih dokumentih. Zdi se, da obstaja protislovje.
Rusko ministrstvo za finance ima drugačno stališče. Uradniki tega oddelka so v dopisu z dne 9. februarja 1999 št. 04-01-10 "pojasnili", da tu ni protislovja. Govorimo le o različnih dokumentih: nekateri so potrebni za računovodske namene, drugi za davčne namene. Ampak spet nič o tem, kako primarne dokumente razdeliti na računovodske in davčne.
Zato, če ste v dvomih, hranite svoje primarne računovodske in davčne dokumente 5 let, da se izognete nesporazumom.
Ne smemo pozabiti, da poleg zakona "O računovodstvu" in Davčnega zakonika obdobja shranjevanja dokumentov ureja arhivska zakonodaja. Tako je v seznamu tipičnih upravnih arhivskih dokumentov, oblikovanih v dejavnostih organizacij, ki navajajo obdobja shranjevanja (odobren z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010, št. 558), natančno določeno, kateri dokumenti koliko časa je treba shraniti.
Za primarne računovodske dokumente ta seznam določa tudi petletno obdobje hrambe. Toda dokumenti o kadrovskih evidencah (vključno z osebnimi računi zaposlenih (in v njihovi odsotnosti - obračuni poravnave (poravnave in plačila))) na seznamu vodijo 75 let.
Pogoji hrambe dokumentov v delniških družbah so določeni z resolucijo Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev z dne 16. julija 2003 št. 03 33 / ps.
Organizacije neodvisno določajo, kje bodo shranjene obdelane dokumente. Torej lahko:
Če davčni inšpektorat med revizijo ugotovi, da nimate primarnih dokumentov, računov ali računovodskih (davčnih) registrov, ima pravico, da vaše podjetje kaznuje z globo.
Znesek globe za takšno kršitev (člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije):
Upoštevajte, da lahko davčni organi zahtevajo dokumente podjetja le za zadnja tri leta, vi pa jih morate hraniti štiri leta. To pomeni, da davčni organi v skladu s členom 120 Davčnega zakonika Ruske federacije niso upravičeni do globe zaradi odsotnosti računovodskih ali davčnih dokumentov v zadnjem (četrtem) letu.
Poleg tega se lahko vodja podjetja zaradi kršitve vrstnega reda in pogojev hrambe računovodskih dokumentov naloži upravno globo. Znesek globe se giblje od 2.000 do 3.000 rubljev (člen 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije).
Upoštevajte: ta globa se lahko naloži tako zaradi neskladnosti z računovodsko zakonodajo glede postopka in pogojev hrambe računovodskih dokumentov kot zaradi kršitve zahtev Davčnega zakonika za shranjevanje dokumentov davčnega računovodstva.
Če davčni organi ugotovijo, da ste kršili pravila hranjenja računovodskih dokumentov, imajo pravico, da o tej kršitvi sestavijo protokol in ga pošljejo sodniku, ki se bo odločil, ali bo vodji vašega podjetja naložil globo oz. ne.
Mirovni sodnik lahko kaznuje za kršitev roka hrambe dokumentov in na pobudo zaposlenih v arhivski službi. Kazen je lahko v obliki opozorila ali globe. Znesek globe, naložene državljanom, je od 100 do 300 rubljev; za uradnike - od 300 do 500 rubljev (člen 13.20 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije).
Kršitev roka shranjevanja dokumentov v tem primeru pomeni kršitev pogojev, določenih na seznamu tipičnih dokumentov o upravljanju, ki nastanejo pri dejavnostih organizacij (odobren z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558).
Mnoge ruske regije imajo svojo arhivsko zakonodajo, ki določa upravno odgovornost za kršitev pravil shranjevanja arhivskih dokumentov. V Moskvi je na primer to zakon mesta Moskve z dne 28. novembra 2001 št. 67 "O moskovskem arhivskem skladu in arhivu".
Vendar ne pozabite: regionalne oblasti lahko določijo upravno odgovornost le v okviru zakona in le za kršitve lokalne zakonodaje. Hkrati znesek globe za uradnike ne sme presegati 50.000 rubljev (člen 3.5 Upravnega zakonika Ruske federacije).
Če vas bodo lokalne oblasti poskušale globati na podlagi norm, ki niso določene z zakonom, ampak z drugim normativnim dokumentom (odlokom, odlokom, odredbo) ali zaradi kršitev zvezne in ne regionalne zakonodaje ali v višini več kot 50.000 rubljev, pojdite na sodišče: imate vse možnosti, da dobite zadevo.
