Računovodski dokument, ki potrjuje porabo sredstev, izdanih zaposlenemu vnaprej, je naveden kot vnaprejšnje poročilo - obrazec, sestavljen iz dveh strani: spredaj in zadaj.
Odgovorna oseba izpolni obrazec in poročilu priloži dokumente, ki potrjujejo stroške.
Računovodja, ki je prejel nabor dokumentov, jih preveri in popravi v obliki predhodnega poročila na mestih, ki so namenjena izpolnjevanju za računovodje.
Poročilo je treba podpisati z upravnikom, odpisane zneske je treba odpisati
Pozneje se poročilo uvrsti v album enotnih obrazcev ob upoštevanju kakovosti gotovinskih transakcij, zmanjšanih na enoten obrazec št. AO-1.
Predplačila se izdajo zaposlenim v podjetju, če so načrtovani stroški zabave ali poslovanja.
Za izdajo določene vsote denarja je potreben ukaz vodje o odgovornih osebah, ki vsebuje seznam oseb in razloge za izdajo.
Odgovorna oseba so zaposleni, ki so po poročilu upravičeni do zneska za prihodnje stroške.
Obstajajo določeni roki, v katerih mora oseba sestaviti vnaprejšnje poročilo o porabi sredstev.
Predhodno poročilo napišemo na primeru pošiljanja zaposlenega na službeno pot.
Računovodska služba in kadrovska služba zbereta in sestavita potrebne potne dokumente:
Ob predložitvi naročila in ob prisotnosti odhodnega gotovinskega računa se sredstva iz blagajne izdajo odgovorni osebi. Za določene stroške mora zaposleni hraniti dokazila.
Po vrnitvi zaposlenega s službenega potovanja mora še isti dan sestaviti vnaprejšnje poročilo in ga predložiti računovodstvu.
Računovodja, ki je preveril poročilo, ga prevede v poseben program in odpiše, potrdi veljavnost odpadkov.
Če obstaja neporabljen znesek, zaposleni plača preostanek blagajniku ali pa je v nasprotnem primeru sredstva preveč porabljena, potem se odgovorni osebi vrne denar.
Če primanjkuje iz prejšnjega avansnega poročila zaposlenega, je naslednje plačilo akontacije prepovedano.
Delavec nima pravice nakazila akontacije na drugo osebo
Vsi dokumenti morajo biti sestavljeni v skladu z zahtevami, določenimi z zakonodajo (zvezni zakon o računovodstvu), da se izognete zahtevkom davčnih organov in kasnejšim globam.
Obrazci predhodnega poročila so izpolnjeni le v skladu z enotnim obrazcem št. AO-1 in jih je mogoče prenesti iz uradnih virov na internetu.
Izpolnite lahko več načinov: z uporabo posebnih računovodskih programov ali elektronske datoteke v obliki (Excel), ki jo lahko prenesete iz interneta. En del sestavi odgovorna oseba, drugi pa računovodja.
Na prvi strani obrazca za poročilo mora zaposleni navesti zahtevane podatke:
Za namene predplačila so v stolpcu navedeni nameni, za katera so bila sredstva izdana.
Celoten seznam dokazila je naveden na hrbtni strani. Potrebni stolpci za polnjenje so od 1 do 6.
Zaporedje določanja seznama se izvede po vrstnem redu, vključno s samim poročilom, z navedbo dokumentov.
Knjižice v avansnem poročilu: znesek stroškov za vsako operacijo, obremenitev računa, podračun so zaporedno navedeni.
Po določitvi vseh vsot se obrazec podpiše in dešifrira. Na sprednji strani so zneski vneseni v stolpec »porabljeno«, tisti, ki je naveden na prejšnji strani v stolpcu »skupaj«.
Po sprejetju dokumenta za preverjanje predhodnega poročila mora računovodja sestaviti potrdilo in ga dati odgovorni osebi.
Računovodja preveri vnose in sprejete zneske, številke računov, za katere so bremeni stroški, in jih navede na hrbtni strani obrazca.
Če so bile ugotovljene prekoračitve ali salda iz predhodno prejetih ali tekočih akontacij in njihovih računovodskih operacij, potem računovodja na prvo stran obrazca za poročilo postavi oznake.
V primeru porabe sredstev za poslovne potrebe je priporočljivo, da izpolnite ločeno vnaprejšnje poročilo
Dokumenti v tujem jeziku morajo biti prevedeni v ruski jezik v skladu s predpisi o računovodstvu in računovodskem poročanju v Ruski federaciji.
Po vseh potrebnih formalnostih in preveritvah računovodje se poročilo o stroških predloži v odobritev vodji organizacije.
Upravitelj napiše položaj na sprednji strani obrazca, ga podpiše s prepisom in datumom odobritve. Šele potem bo poročilo upoštevano.
V primeru nepravočasnega predložitve poročila se ugotovi kršitev denarne discipline.
Če želite razmisliti o možnih primerih neupoštevanja rokov za predložitev predhodnega poročila, se za pomoč obrnite na člen 15.1 Upravnega zakonika Ruske federacije.
Treba je opozoriti, da odgovornost za vnaprejšnje poročilo ni ugotovljena, se pa kršitev zabeleži. Zato organizacija od davčnih organov morda ne pričakuje kazni.
Nadzor dodeljenih sredstev za stroške je naloga, ki jo ima organizacija, saj gre zgolj za notranji nadzor vodstva.
V primeru, da odgovorna oseba ne vrne zneska, ima organizacija pravico, da jih odpiše od plače zaposlenega, le da obstajajo omejitve glede višine odtegljaja (člen 137 delovnega zakonika Ruske federacije). Če se delavec ne strinja z ukrepi delodajalca, se situacija reši prek sodišča.
Ker je za vsa denarna sredstva odgovoren direktor, se dolga za vračilo obračunskih sredstev morda ne pripiše zaposlenemu, ampak direktorju. In potem se računovodja izgubi: kaj storiti s tem akontacijo, o kateri direktor ni dal poročila?
Ugotoviti je treba, kam vključiti znesek akontacije, za katerega ni predhodnega poročila (od zaposlenega ali direktorja).
Kaj pa dejstvo, da zaposleni ne predloži poročila o stroških pravočasno?
Pred tem je davčna služba dejala, da se od takšnih obračunskih zneskov odšteje dohodnina. Toda, kot se je izkazalo, ta izjava ni pravna norma.
Ker je denar za zaposlenega evidentiran kot dolg do organizacije, ni pa njegov dohodek.
Delavec, ki je predložil poročilo o izdatkih, potem ko odplača dolg. V skladu s tem se od tega dohodka ne odšteje dohodnina.
Napačno je trditi, da je v trenutku, ko zaposleni ni predložil poročila, samodejno prejel dohodek. Z upoštevanjem teh ukrepov zavarovalne premije niso potrebne.
Ker jih je mogoče pripisati le plačilom v korist posameznikov in njihovemu prejemku. Posledično bo zaposleni obremenjen z dolgom in ne bodo nastale časovne razmejitve.
Vzorec obrazca predhodnega poročila, prenesite 
V sodobnih razmerah vodenja poslovnih procesov v podjetjih je praksa uporabe predhodnih poročil precej razširjena.
Glavna funkcija avansnega poročila je potrditi stroške, ki so nastali v zvezi s proizvodnimi potrebami osebe, ki je ta znesek prejela iz sredstev podjetja za določene namene. Pogosto so ti cilji bodisi potni stroški zaposlenega bodisi potreba po plačilu izdelka ali storitve, ki jih podjetje naroči med poslovanjem.
Pri pripravi predhodnega poročila je v vrstnem redu in v rokih, ki jih določajo vodstveni in regulativni dokumenti podjetja, vključeno več oseb. Najprej poročilo o predplačilu izpolni delavec, ki je prejel denar v roke. Ko delavec zaključi svoj del poročila, ga mora predložiti specialistu računovodstva, da ga pregleda in sprejme v nadaljnjo obdelavo.
Obrazec primarne dokumentacije je lahko splošno sprejet obrazec AO-1 in ustvarjen individualno za določeno organizacijo.
V vsakem primeru mora oblika predhodnega poročila izpolnjevati določenega merila in vsebovati osnovne podatke:
Predhodno poročilo lahko pripravite na dva načina: v papirni ali elektronski obliki.
Če je poročilo sestavljeno v papirni obliki, obstajata dve vrsti izpolnjevanja:
V obeh primerih so podpisi odgovornih uradnikov na dokumentu z lastno roko natisnjeni z modrim črnilom.
Druga metoda priprave predhodnega poročila je manj delovno intenzivna, vendar predvideva prisotnost specializiranega elektronskega sistema za upravljanje dokumentov, do katerega imajo dostop vse osebe, ki sodelujejo pri izvajanju in podpisu tega dokumenta. Ker je tako ustvarjen dokument elektronski, mora vsebovati digitalne podpise vseh odgovornih oseb.
Predhodno poročilo izpolni odgovorni uradnik v enem izvodu in ga nato predloži računovodski službi, da preveri dokončanje dokumenta in točnost odražanja poslovnih transakcij. Računovodstvo pri preučevanju predhodnega poročila posebno pozornost nameni namenski porabi prijavljenega zneska.
Najpogosteje se denar izda na podlagi poročila bodisi v primeru službene poti zaposlenega bodisi za različne proizvodne stroške, ki zahtevajo osebno udeležbo zaposlenega. To so lahko na primer gostoljubnost ali stroški, povezani s pridobivanjem kakršnega koli materiala.
Prvi korak je izpolniti tisti del poročila o predplačilu, v katerem je treba navesti vse priložene dokumente za nastale stroške za obdobje, za katero je bila odgovorni osebi izdana gotovina.
V prvem stolpcu je številka zapisana po vrstnem redu za vsak kupon. V drugi stolpec je vpisan datum sestave dokumenta, ki potrjuje stroške. Tretji stolpec vsebuje številko dokumenta. Če v dokumentu ni številke, morate v stolpcu 3 navesti Č / N, kar pomeni - dokument brez številke.
V četrtem stolpcu morate navesti ime dokumenta, na primer ček KKM, in v dveh ali treh besedah razbrati, kateri stroški so nastali. V petem stolpcu je skupni znesek dokumenta vpisan v rubljih in kopejkah. Če izračuni niso bili opravljeni v ruskih rubljih, ampak v tuji valuti, je treba znesek, naveden v plačilnem dokumentu, sklicevati na šesti stolpec poročila vnaprej.
V zbirni vrstici je ugotovljen skupni znesek vseh nastalih stroškov, ki je vsota vsot vseh dokumentov, navedenih v poročilu.
Na naslednji stopnji, po izpolnitvi celotnega seznama priloženih dokumentov, odgovorna oseba predloži računovodski službi predhodno poročilo, kjer morajo preveriti vse podatke v poročilu s podatki v priloženih računovodskih dokumentih in izdati odgovorna oseba odtrgan kupon za sprejem dokumentov v računovodstvo.
Obvezno je izpolniti številko predhodnega poročila, datum dokumenta pa datum izdaje sredstev odgovornemu zaposlenemu v podjetju.
Zneski za vsak dokument morajo biti navedeni v rubljih in kopejkah s povzetkom. Nato računovodja vodi ustrezen korespondenčni račun vseh stroškov, navedenih v tem delu dokumenta.
Nato računovodja ali zaposleni sam izpolni sprednjo stran dokumenta z vsemi potrebnimi podrobnostmi in informacijami o naravi in višini prihodnjih stroškov. Če ima zaposleni stanje prenosa iz prejšnjega poročila vnaprej, ga je treba navesti v stolpcu »Prejšnji predujem«.
Pomembno si je zapomniti, da odgovorna oseba ne more vzeti nove gotovine na račun, če ima dolg iz prejšnjega izplačila. Če je situacija obratna in je zaposleni moral porabiti osebni denar za potrebe podjetja, se prijavljeni pretirani stroški zaposlenemu v celoti povrnejo.
Ko so vsa glavna polja izpolnjena in preverjena, poročilo podpiše odgovorna oseba, nato računovodja, odgovoren za to področje dela, ali glavni računovodja. Na zadnji stopnji vodja potrdi poročilo z lastnoročnim podpisom.
Pomembno je upoštevati, da je rok za sestavo vnaprejšnjega poročila omejen na tri delovne dni od datuma, ko se izteče rok uporabe gotovine, ki ga odobri upravitelj, ali od datuma, ko se je zaposleni vrnil na svoje delovno mesto.
Računovodska in poročevalska služba je dolžna pet let zagotoviti hrambo predhodnih poročil skupaj s priloženimi izvirniki plačilnih dokumentov.
Na podlagi opredelitve vrste odhodkov morate v vrstico "Namen predplačila" navesti, za katere namene je bil denar prejet v okviru poročila. Podatki o ciljni usmeritvi izdatkov morajo sovpadati z besedilom v vrstnem redu za izdajo denarja za poročilo.
V primeru, da so bili razlog za prejem akontacije potni stroški, ima takšno poročilo o predračunu nekaj oblikovnih značilnosti in zahteva posebno pozornost pri pripravi.
Rok za sestavo takega poročila ne sme presegati treh delovnih dni od trenutka, ko se poročevalec vrne s službenega potovanja.
Pri poročanju o potnih stroških mora zaposleni poleg čekov in potrdil o plačilu nujno priložiti: potni list z vsemi oznakami, vozovnice do kraja prihoda in na poti nazaj ter dokumente, obvezno zavarovanje potnikov med prevozom.
V potnem listu mora biti naveden datum, mesec in leto prihoda in odhoda osebe na službenem potovanju. Evidence so overjene s podpisom odgovornih oseb v kraju prihoda in zapečatene s pečatom organizacije.
Računovodja podjetja pri pošiljanju zaposlenega na službeno pot izračuna znesek predvidenih dnevnih stroškov zaposlenega. Običajno se dnevnice izplačujejo ločeno na blagajniški blagajniški nalog ali v brezgotovinski obliki na plastični kartici zaposlenega, saj gre za osebne stroške zaposlenega, ki niso predmet dokumentarne potrditve. V nekaterih primerih pa se plačilo dnevnic izvede s sestavo vnaprejšnjega poročila in se vključi v druge stroške.
Zgodi se, da gre zaposleni na službeno potovanje v tujino, nato pa so v obrazcu poročila podatki navedeni v ruskih rubljih in v tuji valuti. Po vrnitvi s čezmorskega poslovnega potovanja je treba prevesti vse dokazila, sestavljena v tujem jeziku. Uradni prevod je sestavljen na ločenem listu in priložen poročilu kot del preostale podporne dokumentacije.
V nasprotnem primeru se pri pripravi predhodnega poročila uporabljajo splošna pravila in zahteve.
V stiku z
Predhodno poročilo o službeni poti za leto 2018 ostaja ena redkih zahtevanih potnih listin. Spada med število vrednostnih papirjev strogega poročanja, postopek izpolnjevanja pa je jasno urejen z veljavno zakonodajo Ruske federacije. In ker je ta dokument sestavni del računovodskega, finančnega in davčnega poročanja in lahko postane predmet pregleda s strani regulativnih organov, je "odcepljen" pristop k izpolnjevanju nesprejemljiv.
Predhodno poročilo o službeni poti je računovodski dokument, ki ga vsak zaposleni izpolni ob vrnitvi s službenega potovanja in v njem odraža vse povračljive stroške, nastale v zvezi s službeno potjo, in mu priloži dokumente, ki potrjujejo te stroške.
Izgleda kot predhodno poročilo z dokazili
Za računovodski oddelek podjetja, ki zaposluje, ta dokument opravlja dve funkciji hkrati:
Predhodno poročilo je ključnega pomena tudi z vidika davčnega računovodstva:
Za namene tega poglavja davčni zavezanec zmanjša prejeti dohodek za znesek nastalih stroškov<…>... Razumni in dokumentirani stroški se pripoznajo kot odhodki.<…>izvaja (nastane) davčni zavezanec. Razumni stroški so ekonomsko upravičeni stroški, katerih ocena je izražena v denarju. Dokumentirani odhodki so stroški, potrjeni z dokumenti, sestavljenimi v skladu z zakonodajo Ruske federacije<…>... Vsi odhodki se pripoznajo kot odhodki, pod pogojem, da so nastali za izvajanje dejavnosti ustvarjanja dohodka.
Umetnost. 252 Davčnega zakonika Ruske federacije
Do leta 2015 je bil paket obveznih potnih listin precej debel. Vključeval je zlasti potni list in obrazec za dodelitev storitve s poročilom o njegovem izvajanju. Do leta 2018 so zaradi najnovejših sprememb zakonodaje za vse ostale zavezujoče le poročilo vnaprej in odredba o službeni poti. Vse ostale so postale neobvezne. Če se njihova uporaba v organizaciji še vedno izvaja in se to odraža v lokalnem aktu, ki ureja službena potovanja zaposlenih (najpogosteje je to določba o službenih potovanjih v organizaciji, dovoljene pa so tudi druge možnosti, na primer nabor ločenih naročila), jih je treba še sestaviti. In če ne, potem niso potrebni. Toda v primeru predhodnega poročila se o obveznosti izdaje niti ne razpravlja.
Standardni obrazec predhodnega poročila v obliki AO-1 (prenesite obrazec) vsebuje sprednjo in zadnjo stran.
Na sprednji strani so navedene naslednje informacije:
Zadnja stran obrazca je namenjena dejanskim stroškom. Tu morate dosledno navajati:
Vsakemu elementu je namenjen ločen stolpec.
Tako izgleda izpolnjen obrazec za vnaprejšnje poročilo
Pogosto tako poslovni potniki kot nekateri računovodje ne razumejo, kateri datum navesti v zvezi z vozovnicami. Navsezadnje sta v njem navedena dva datuma - datum prodaje in dan odhoda. In vstopnice se kupijo, če je zaposleni za poslovno potovanje vedel vnaprej, praviloma vnaprej. Izkušeni računovodje v tem primeru svetujejo, naj navedejo datum ne potovanja, ampak nakupa vozovnice, torej kdaj so bili stroški dejansko nastali. Vstopnica je priložena poročilu kot potrditev ciljne porabe sredstev - da je potovanje potekalo.
Če je bil zaposlenemu namesto denarja za potovanje izdana vozovnica, se to odraža v oddelku o izdanem predujmu in na hrbtni strani kot nastali stroški.
V primeru službenega potovanja v tujino se zneski stroškov v rubljih in tuji valuti vnesejo v predvidena stolpca.
Primarni dokumenti, ki potrjujejo stroške, so zlepljeni na ločen list A4, ki je nato priložen izpolnjenemu obrazcu za poročilo. Pogosteje pa mora potnik sam shraniti in računovodski službi zagotoviti vse te dokumente, nato pa se z njimi ukvarjajo računovodje.
Algoritem za predložitev predhodnega poročila je običajno naslednji:
Shemo je mogoče prilagoditi glede na organizacijsko strukturo določenega podjetja. Dejansko je v majhnem podjetju pogosto samo en računovodja s polnim delovnim časom ali pa tudi ne, medtem ko so funkcije glavnega računovodje dodeljene direktorju, ki podpiše enega za vse. Splošno pravilo pa je, da mora poročilo potrditi glavni računovodja in direktor, pred podpisom pa je priporočljivo, da vso dokumentacijo preveri strokovnjak.
Vzorec izpolnjevanja predhodnega poročila o službeni poti, sprednja stran, 1. del Vzorec izpolnjevanja predhodnega poročila o službenem potovanju, sprednja stran, 2. del
Delavec mora predložiti poročilo vnaprej v treh delovnih dneh po vrnitvi s službenega potovanja. To je zahteva zakona.
Če tega ne stori, si delodajalec pridobi pravico, da od njega izterja celoten znesek akontacije, odštete od plače ali na sodišču.
Po drugi strani mora izdati odredbo o odbitkih v roku enega meseca po roku za predložitev predhodnega poročila. Poleg tega znesek teh odbitkov ne sme presegati 20% plačil, ki jih dolgujejo zaposlenemu. Kadar se odbitki izvedejo po več postavkah hkrati (na primer akontacija na prejšnji službeni poti še ni v celoti zadržana, za kar se isti zaposleni prav tako ni pravočasno oglasil), se lahko njihova velikost poveča na polovico plače.
Če se delavec ne strinja z odločitvijo delodajalca ali je zamudil rok za izdajo naloga, je treba situacijo rešiti le na sodišču.
Zato je pravočasno vse v interesu predvsem zaposlenega samega.
Računovodje včasih mučijo dvomi, ali bo prišlo do težav zaradi dejstva, da je poročilo o odhodkih datirano z eno številko, odhodki pa z drugo. Toda s tem ni težav. Poleg tega službeno potovanje običajno traja več kot en dan, zaposleni pa dobi priložnost, da o njem poroča šele po vrnitvi. Isto pravilo pa velja za primere, ko gre za enkratno porabo odgovornih sredstev - na primer za nakup materiala, orodja, opreme itd. odobreno v treh dneh po tem, ko je to v redu.
Datumi [v podpornem dokumentu in izpisku računa] ne smejo biti enaki. Datum na čeku je datum, ko je zaposleni kupil blago. Datum v avansnem poročilu pa je, ko je računovodski službi prijavil porabljene zneske. Ni nujno, da bo to en dan.
Timur Unarokov, odvetnik, Moskva
https://pravoved.ru/question/1277188/
Za potrditev stroškov se uporabijo vsi finančni dokumenti, ki so v rokah zaposlenega in potrjujejo njegove stroške v zvezi s službeno potjo, določeno z zakonom ali dogovorjeno z poslovodstvom.
Na primer, če je bil zaposleni poslan na industrijsko razstavo, lahko kupi vzorce izdelkov, ki zanimajo podjetje - tako kot del naloge za delo kot na lastno pobudo, pri čemer je ta trenutek in proračun stroškov predhodno uskladil z njegovi nadrejeni. Logično je, da se ti stroški tudi povrnejo.
Kot taki dokumenti se uporabljajo:
Dnevni dodatek ni predmet ločene dokumentarne potrditve, datumi potovanja, na podlagi katerih se izračunajo te vrste potnih stroškov, pa se v letu 2018 potrdijo z vozovnicami ali, če je zaposleni odpotoval na destinacijo in nazaj na uradno ali osebno transportni, potovalni (itinerar) listi. Če pa je v samem podjetju običajno izdati potni list, ki je od leta 2017 postal neobvezen, ta postopek pa je zapisan v njegovem lokalnem aktu, se dnevi službene poti štejejo na podlagi oznak, ki so v njem navedene, in je skupaj z drugimi dokumenti priložen predhodnemu poročilu.
Vozovnice za vlak v letu 2018 ne potrjujejo le potnih stroškov, ampak tudi datume prihoda / odhoda
V primeru službenega potovanja v tujino se k stroškom, ki jih je treba potrditi v zvezi s posebnostmi takih potovanj, priložijo dokumenti in zato dokumenti, ki jih potrjujejo:
Če ima delavec drugo državljanstvo, kar mu daje pravico do brezvizumskega vstopa v druge države (na primer ni samo Rus, ampak tudi državljan Litve, Republike Moldavije ali Ukrajine, ki ima pravico za vstop brez vizumov v Evropsko unijo), poročilu, uporabljenemu na potovanju, priloži kopije vseh potnih listov. Navsezadnje mora po zakonu zapustiti Rusko federacijo z ruskim potnim listom.
V pravnih odnosih z Rusijo so njeni državljani priznani le kot Rusi, ne glede na to, koliko potnih listov imajo, z izjemo držav, s katerimi ima Rusija sporazume o dvojnem državljanstvu, vendar z državami EU in tistimi, katerih državljani imajo pravico do brezvizumskega vstopa v EU, RF jih ni. Ima pa vso pravico vstopiti v druge države s potnim listom, ki je zanj bolj primeren. V tem primeru je delodajalcu bolj donosno, saj stroškov vizuma ni treba kompenzirati. Hkrati mora imeti tuji potni list notarsko overjen prevod v ruščino.
Datum mejnega prehoda je pomemben pri izračunu dnevnice. Konec koncev je njihova velikost pri potovanju po Rusiji in v tujini pogosto drugačna. Hkrati se na poti tja dnevnica za drugo državo izračuna od dneva vstopa vanj, na poti nazaj od dneva vstopa v Rusko federacijo pa po domačem ruskem tečaju. Na primer, če je zaposleni poslan na službeno potovanje v Nemčijo in je potoval sem in tja z letalom, pri čemer je mejo prestopil na dan odhoda, mu dnevnice od prvega do predzadnjega dneva službenih potovanj pripadajo na tečaj za Nemčijo, za dan prihoda - v Rusijo.
Dnevi službenega potovanja, za katera dnevnice plačujejo v skladu z normami za domača in tuja potovanja, se delijo glede na oznake v potnem listu
Če je bil zaposleni poslan na službeno potovanje v državo, za vstop v katero zadošča notranji potni list Ruske federacije, vključno z Republiko Belorusijo (navsezadnje na meji z njo ni potnega lista), so dnevi prihod in odhod sta določena z vozovnicami ali drugimi dokumenti, ki omogočajo nastavitev datumov prihoda na cilj in vrnitev na izhodišče potovanja.
Pomembno vlogo pri potrditvi stroškov za potovanje v tujino ima potrdilo o menjavi valute. Ta dokument velja, če je zaposleni prejel akontacijo v rubljih in jih zamenjal za valute namembne države. Če je priloženo poročilu, se vsi devizni stroški pretvorijo v rublje po tečaju, prikazanem v njem. Če potrdila ni, je v redu, vendar boste morali računati po tečaju Centralne banke Ruske federacije na dan potrditve poročila.
Za obračunavanje potnih stroškov za računovodstvo se uporabljajo naslednji računi:
Glede na naravo transakcij se uporabljajo naslednje objave:
Knjižice za potne stroške, ki presegajo akontacijo Knjižice za obračunavanje potnih stroškov Knjižnice za potne stroške, ki jih delodajalci ne sprejmejo, je treba njihov znesek vrniti v blagajno ali na račun podjetja Knjižnice za potne stroške, ki jih delodajalec plača od tekoči račun podjetja Napotitve za stroške delodajalca za vozovnico za potnika, ki ga je zaposleni plačal s tekočega računa podjetja (vozovnica se šteje na podračun 3 računa 50 "Blagajna")
Podjetje je zaposlenega poslalo na poslovno potovanje za 10 dni. Njegov dnevni dodatek je enak tisoč rubljev na dan, med potjo naprej in nazaj je porabil 10 tisoč rubljev, vključno z DDV 1800 rubljev. Namestitev v hotelu ga je stala osem tisoč rubljev, z DDV v višini 1.440 rubljev. Podjetje je zavezanec za DDV.
Znesek akontacije zaposlenemu je bil 25 tisoč rubljev.
Potrjeni potni stroški so bili:
Potovanje - 10 tisoč rubljev.
Nastanitev - 8 tisoč rubljev.
Dnevni dodatek - 10 tisoč rubljev.
Skupaj: 28 tisoč rubljev, v tem znesku je bilo predhodno poročilo odobreno.
Glede na to, da je bil znesek akontacije 25 tisoč, je bil prekoračen 3 tisoč rubljev.
| Vsota. | Debitna. | Kredit. | Ime operacije. |
| 25000 | 71 | 50 | Sredstva so bila na blagajni izdana proti računu. |
| 8200 | 20 | 71 | Odpisani stroški vstopnic brez DDV. |
| 1800 | 19 | 71 | Dodeljen DDV na stroške vozovnic. |
| 1800 | 68 DDV | 19 | DDV je bil poslan v povračilo. |
| 8000 | 20 | 71 | Stroški hotela so bili odpisani brez DDV. |
| 1440 | 19 | 71 | Dodeljen DDV za hotelske stroške. |
| 1440 | 71 | 19 | DDV je bil poslan v povračilo. |
| 10000 | 20 | 71 | Dnevnice so odpisane. |
| 3000 | 71 | 50 | Zaposleni je dobil znesek, ki ga je porabil, ki presega akontacijo. |
Korporativna birokracija, katere sestavni del je registracija službenih potovanj in njihovo vodenje v računovodstvu, se na prvi pogled zdi neznosno težka. Če pa ugotoviš, kaj je, se vse hitro postavi na svoje mesto.
Uporaba
Seznam dokumentov za dostavo predhodnih poročil
Plačilo vozovnice s popustom
1. Obrazec AO-1 je dvostranski. Dokument je treba izpolniti v enem izvodu najkasneje v treh delovnih dneh od konca dopusta. V predhodnem poročilu navedite naslednje podatke: ime organizacije, podpis vodje organizacije (direktorja, vodje), položaj odgovorne osebe, polno ime odgovorne osebe, namen izdaje sredstev na zadnji strani poročila o predujmu odgovorna oseba navede podrobnosti dokumentov, ki potrjujejo stroške (vozovnice, čeki, potrdila in drugo), navede njihove datume, številke in zneske, .
2. Naročiteo podelitvi preferenčnega dopusta zaposlenemu... Oddaja naloga za odobritev dopusta se izvede z uporabo enotnih obrazcev št. T-6 in T-6a (potrebni so vsi rekviziti: datum dokumenta, številka dokumenta, osnova, obračunsko obdobje, obdobje mirovanja, število oseb (ločeno odrasli in otroci), ki jim je plačano preferencialno potovanje.
3. Vloga za predplačilo. Vloga je napisana na ime direktorja (upravnika) in jo potrdi. V vlogi zaposleni navede znesek akontacije. Pravico do plačila počitnic imajo: zakonec brez dela, mladoletni otroci, mlajši od 18 let (sorodniki, posvojenci), otroci (sorodniki, posvojenci), ki niso dopolnili 23 let, obvladajo izobraževalne programe osnovnih splošno in (ali) srednje splošno izobraževanje ter osnovno, srednje in visoko poklicno izobraževanje v rednem izobraževanju v izobraževalnih ustanovah z državno akreditacijo. Za plačilo potovanja mladoletnih otrok je poleg potnih listin (vozovnic, potrdil, čekov) priložen rojstni list. Če je otrok starejši od 18 let in je študent, so poleg zgornjih dokumentov potrebni še: potrdilo, ki potrjuje dejstvo, da ima posameznik na dan potovanja celodnevni študij, kopijo licence in državo potrdilo o akreditaciji izobraževalne ustanove.
4. Vloga zaposlenega o plačilu znižane vozovnice. Prijava je napisana na ime direktorja (upravnika). V vlogi mora zaposleni navesti počivališče (končno točko), pot do počivališča, navesti polno ime, datume rojstva, družinske člane, ki jim je mogoče plačati pot do počivališča zaposlenega. Podpis in datum.
5. Vstopnice. Plačilo stroškov potovanja do kraja počitnic in nazaj po dejanskih stroških, potrjenih s potnimi listinami (vozovnicami), pa tudi z dokumenti, ki potrjujejo plačilo storitev (pristojbin) za izdajo potnih listin, zagotavljanje posteljnine na vlakih in druge storitve, vključene v ceno vozovnice, vendar ne višje:
8. Vstopnice. Plačilo stroškov potovanja do kraja uporabe študijskega dopusta in nazaj po dejanskih stroških, potrjenih s potnimi listinami (vozovnicami), ter dokumenti, ki potrjujejo plačilo storitev (pristojbin) za izdajo potnih listin, zagotavljanje posteljnine na vlaki in druge storitve, vključene v ceno vozovnice, vendar ne višje od cene vozovnice:
Po železnici - v kupeju hitrega vlaka z blagovno znamko;
Z vodnim prometom - v kabini V skupine morskega plovila rednih transportnih linij in linij z integriranimi storitvami potnikov, v kabini II kategorije rečnega plovila vseh komunikacijskih linij, v kabini I kategorije trajektnega plovila;
Z letalom - v kabini ekonomskega razreda;
Po cesti - v javnem avtomobilskem prometu (razen taksijev), v odsotnosti - v avtobusih z mehkimi zložljivimi sedeži.
Če dokumenti, ki jih je predložil delavec, potrjujejo stroške, nastale zaradi potovanja na višji kategoriji potovanja, kot je določeno, se nadomestilo za stroške izvede na podlagi potrdila o stroških potovanja v skladu z določeno kategorijo potovanja, izdanega zaposlenemu. s strani ustrezne prevozne organizacije, ki opravlja prevoz, ali njenega pooblaščenega zastopnika (v nadaljnjem besedilu transportna organizacija) na dan nakupa vozovnice. Stroški pridobitve tega potrdila niso predmet nadomestila.
Plačilo stroškov potovanja z javnim cestnim prevozom (razen taksijev) do železniške postaje, pomola, letališča in avtobusne postaje, če so na voljo dokumenti (vozovnice), ki potrjujejo stroške.
Če so stroški potnih listin (ob upoštevanju obveznih plačil, zbranih pri prodaji potnih listin) navedeni v tuji valuti, se plačilo izvede po menjalnem tečaju, ki ga je določila Centralna banka Rusije na dan nakupa teh dokumentov.
Leti:
Vozovnice za vlak:
Pri potovanju izven Ruske federacije se plača samo do meje Ruske federacije, zato je treba predložiti potrdilo o stroških potovanja do najbližjega naselja do meje znotraj Ruske federacije.
Datum vstopnic je lahko starejši od začetka počitnic ali poznejši od konca le, če je bil vikend ali prazniki, pa tudi če obstaja naročilo za neplačan dopust za to obdobje.
V primeru izgube vozovnic se predloži potrdilo o stroških potovanja z železniškim prevozom v rezerviranem sedežu na dan potovanja. V tem primeru je potrebno potrdilo iz kraja počitka, ki navaja, da je bil zaposleni res tam.
Potovanje z avtobusom se plača, če imate potrdilo o blagajni.
Dostop z avtomobilom:
Shema poti z znamkami in datumi odhoda in prihoda v Novy Urengoy, prihod in odhod iz kraja počitka;
Avto mora biti registriran na zaposlenega, ki predloži poročilo vnaprej, ali na zakonca (v tem primeru je treba predložiti poročni list) ali če obstaja pooblastilo lastnika avtomobila za zaposlenega, ki predloži poročilo vnaprej (datum pooblastila mora biti pred datumom začetka počitnic ali začetkom potovanja).
Plačilo za prvi zdravniški pregled
1. Obrazec AO-1 je dvostranski. ne pozabite dati njegovega podpisa.
2. Naročilo za delo. Kopija, overjena v kadrovskem oddelku zavoda.
3. Vloga zaposlenega o plačilu začetnega zdravniškega pregleda. Prijava je napisana na ime direktorja (upravnika). Podpis in datum.
4. Sporazum o opravljanju zdravstvenih storitev. Izvirno. Obvezno izpolnite podatke o stranki, ki zagotavlja znesek opravljenih storitev.
7. Pregledi.Ček navaja ime zdravstvene ustanove, znesek.
Plačilo stroškov v zvezi s selitvijo zaposlenih
iz regij skrajnega severa
1. Obrazec AO-1 je dvostranski. Dokument je treba izpolniti v enem izvodu najkasneje v treh delovnih dneh od konca dopusta. V predhodnem poročilu navedite naslednje podatke: ime organizacije, podpis vodje organizacije (direktorja, vodje), položaj odgovorne osebe, polno ime odgovorne osebe, namen izdaje sredstev na zadnji strani poročila o predujmu odgovorna oseba navede podrobnosti dokumentov, ki potrjujejo stroške (vozovnice, čeki, potrdila in drugo), navede njihove datume, številke in zneske, ne pozabite dati njegovega podpisa.
2. Odredba o odpuščanju zaposlenega.
3. Vloga, naslovljena na direktorja (upravitelja) s prošnjo za plačilo potovanja in prtljage v zvezi z odhodom iz RCS z vizumom.
4. Vstopnice.
Leti: e-vozovnica, vstopna karta. Številke e-vozovnice in vstopne vozovnice se morajo ujemati. Datum prejema raznih stroškov mora biti enak datumu nakupa vozovnice. Plačajo se le letalske karte ekonomskega razreda. Če imate vozovnico poslovnega razreda, morate za ta let predložiti potrdilo o stroških vozovnice ekonomskega razreda za ta datum. Če izgubite vstopno karto, morate z letališča vzeti potrdilo, da je ta uslužbenec dejansko letel na tem letu. Potrdilo mora vsebovati številko leta, datum leta in polno ime. potnik. Potrdilo o zavarovanju ni plačano, zato ga ni treba priložiti.
Vozovnice za vlak: zahtevano ime in priimek na vozovnici se mora ujemati z imenom in priimkom. zaposlenega. Datum prejema raznih stroškov mora biti enak datumu nakupa vozovnice. Vozovnica se plača samo v rezerviranih sedežnih avtomobilih in kupejih. Če imate elektronsko železniško vozovnico (pot / potrdilo), morate predložiti vozovnico ustaljene oblike (izdano na terminalih na železniški postaji na odhodni točki.
Dostop z avtomobilom:
Vloga zaposlenega za plačilo potovanja z osebnimi vozili z vizumom direktorja;
Naslov, tehnični potni list, potrdilo o porabi goriva. Pri potovanju v tujino se upoštevajo le čeki najbližje bencinske črpalke do meje Ruske federacije.
V potrdilih z bencinske črpalke je treba navesti znamko goriva, stroške 1 litra in druge podrobnosti. Čeki z nejasnimi (zamegljenimi) registriranimi podatki se v računovodstvo ne sprejemajo.
5. Plačilo za zabojnik: pogodba, potrdilo o zaključku, račun ki bo navajala težo izvoženega blaga (do 5 ton), potrdilo o plačilu.
6. Potrdilo stanovanjskega oddelka (PRUE) o odjavi (izpis iz mesta) ali žig v potnem listu na izpisku (fotokopija).
7. Zaposlitvena zgodovina(delovne izkušnje najmanj 3 leta) vse strani so potrjene s strani strokovnjaka OK organizacije (kopija).
Pravica do plačila potnih stroškov in prtljage družinskih članov ostaja eno leto od datuma, ko uslužbenec odpove pogodbo o zaposlitvi pri organizaciji, ki se financira iz proračuna občinske sestave mesta Novy Urengoy.
Prav tako ima zaposleni pravico plačati pot do zakonca, ki ni zaposlen. V tem primeru je treba predložiti delovno knjižico, v kateri ni zapisa o trenutnem delu in poročni list, potrjen s kadrovske službe. Odpuščenim delavcem zaradi upokojitve niso plačani potni stroški.
1. Obrazec AO-1 je dvostranski. Dokument je treba izpolniti v enem izvodu najkasneje v treh delovnih dneh od konca dopusta. V predhodnem poročilu navedite naslednje podatke: ime organizacije, podpis vodje organizacije (direktorja, vodje), položaj odgovorne osebe, polno ime odgovorne osebe, namen izdaje sredstev na zadnji strani poročila o predujmu odgovorna oseba navede podrobnosti dokumentov, ki potrjujejo stroške (vozovnice, čeki, potrdila in drugo), navede njihove datume, številke in zneske, ne pozabite dati njegovega podpisa.
2. Odredba o napotitvi zaposlenih mora pravočasno prinesti specialist OK za pravočasno izdajo akontacije za potne stroške.
3. Potni list mora vsebovati vse potrebne podatke: datum dokumenta, številko dokumenta, število dni, preživetih na službenem potovanju, številko naloga zaposlenega za službeno pot, podatke o potnem listu, žige prihoda na kraj službenega potovanja. in odhod iz kraja službenega potovanja z datumi prihoda in odhoda.
4. Naloga storitve mora vsebovati vse potrebne podatke: številko dokumenta, datum dokumenta, začetne in končne datume službenega potovanja, kraj službenega potovanja, cilje in posebno delo ali naloge, opravljene na službeni poti, oznako o zaključku (neizpolnjevanju) naloga je potrebna, vizum vodje organizacije, podpis odgovorne osebe.
5. Stroški.Če je namen službenega potovanja spremljati otroke, je potreben list z živili, ki navaja dnevni dodatek za otroke. Višina dnevnice je določena z oceno, ki jo pripravi organizacija, ki pošilja otroke.
6. Vstopnice.
Leti: e-vozovnica, vstopna karta. Številke e-vozovnice in vstopne vozovnice se morajo ujemati. Datum prejema raznih stroškov mora biti enak datumu nakupa vozovnice. Plačajo se le letalske karte ekonomskega razreda. Če imate vozovnico poslovnega razreda, morate za ta let predložiti potrdilo o stroških vozovnice ekonomskega razreda za ta datum. Če izgubite vstopno karto, morate z letališča vzeti potrdilo, da je ta zaposleni dejansko letel na tem letu. Potrdilo mora vsebovati številko leta, datum leta in polno ime. potnik.
Vozovnice za vlak: zahtevano ime in priimek na vozovnici se mora ujemati z imenom in priimkom. zaposlenega. Datum prejema raznih stroškov mora biti enak datumu nakupa vozovnice. Vozovnica se plača samo v rezerviranih sedežnih avtomobilih in kupejih. Če imate elektronsko železniško vozovnico (pot / potrdilo), morate predložiti vozovnico ustaljene oblike (izdano na terminalih na železniški postaji na odhodni točki.
Pri potovanju izven Ruske federacije se plača samo do meje Ruske federacije, zato je treba predložiti potrdilo o stroških potovanja do najbližjega naselja v Ruski federaciji do meje.
Dostop z avtomobilom:
Vloga zaposlenega za plačilo potovanja z osebnimi vozili z vizumom direktorja;
Shema poti s pečati in datumi odhoda iz Novy Urengoy;
Naslov, tehnični potni list, potrdilo o porabi goriva. Pri potovanju v tujino se upoštevajo le čeki najbližje bencinske črpalke do meje Ruske federacije.
V potrdilih z bencinske črpalke je treba navesti znamko goriva, stroške 1 litra in druge podrobnosti. Čeki z nejasnimi (zamegljenimi) registriranimi podatki se v računovodstvo ne sprejemajo.
Avto mora biti registriran na zaposlenega, ki predloži poročilo vnaprej, ali na zakonca (v tem primeru je treba predložiti poročni list) ali če obstaja pooblastilo lastnika avtomobila za zaposlenega, ki predloži poročilo vnaprej (datum pooblastila mora biti pred datumom začetka premika).
Za vsa zanimiva vprašanja pokličite:
Predhodno poročilo - vzorec izpolnjevanja je obravnavano v tem članku. To je dokument, ki ga sestavi delavec, ki je prejel denar za stroške, ki so nastali v interesu organizacije. Nato vam bomo povedali, kdaj, v kakšni obliki je treba sestaviti vnaprejšnje poročilo in katere dokumente mu je treba priložiti.
Izdelati ga je treba najkasneje v treh dneh (klavzula 6.3 navodil Centralne banke Ruske federacije "O postopku za izvedbo gotovinskih transakcij" z dne 03.11.2014 št. 3210-U):
Trenutno ta obrazec ni obvezen in vsaka organizacija ali samostojni podjetnik ima pravico, da samostojno razvije svojo obliko predhodnega poročila, ki jo odobri v računovodski politiki. Enako stališče je bilo potrjeno v dopisu Ministrstva za finance RF z dne 06.03.2013 št. 03-03-06 / 1/6700.
Vendar mnoge organizacije še vedno uporabljajo to predlogo za dokončanje poročila o stroških. Izvaja se tudi v večini računovodskih programov.
Vzorec, kako izpolniti predhodno poročilo, lahko prenesete zgoraj.
Seznam zaposlenih, ki redno prejemajo denar, se potrdi z ukazom vodje, katerega izvod se pošlje blagajniku podjetja ali samostojnemu podjetniku. Enkratni računovodje za prejem denarja napišejo izjavo, v kateri navedejo zahtevani znesek in obdobje, za katerega ga je treba izdati. Vlogo podpiše vodja.
Odgovorni denar je mogoče izdati samo zaposlenim v organizaciji. Poleg tega zaposlenemu, da prejme nov obračunski znesek za stroške, ni več treba v celoti obračunavati prej prejetega denarja.
Znesek, ki ga lahko računovodja prejme enkrat, ni zakonsko omejen (klavzula 6 navodila št. 3073-U).
Opomba! Zakonodaja ne prepoveduje prenosa odgovornega denarja na poslovne ali debetne plastične kartice (dopis Ministrstva za finance z dne 21. julija 2017 št. 09-01-07 / 46781). V tem primeru je treba postopek prenosa zneskov in poročanja zanje določiti v notranjih dokumentih organizacije.
Glava dokumenta označuje:
Pravilnost izpolnjevanja poročila potrjujeta podpis računovodje, ki je sprejel predhodno poročilo, in glavnega računovodje, ki ga je preveril.
V nadaljevanju so informacije o dvignjenem znesku obračunskih zneskov in gotovinskem nalogu, za katerega je bilo to stanje položeno v blagajno ali je bil prejet preračun. Pravilnost izvedbe te operacije potrjuje podpis blagajnika.
Potrdilo navaja:
Navedejo datum in številko dokumenta, ki ga je odgovorna oseba prejela od prodajalca, namen stroškov, porabljen znesek in valuto, v kateri je bil opravljen nakup.
Računovodja podatke o vsakem odhodku zabeleži v novo vrstico. V primeru, da podatki o plačljivi storitvi ali opis nakupa zavzamejo več vrstic, se v spodnjo vrstico vnesejo podatki o naslednjem nakupu.
Vse evidence računovodje so oštevilčene, stroški pa seštejejo.
Stolpce 7, 8 in 9 izpolni računovodja organizacije za vsak nakup, ki ga opravi računovodja.
Z računalniškim polnjenjem se celotna tabela oblikuje v računovodskem ali podobnem programu.
Pravilnost vnosov potrjuje podpis računovodje.
Primer
Tu je primer izpolnjevanja predhodnega poročila zaposlenega v podjetju Novy Dom LLC I. I. Chanova, ki je 2. 7. 2018 prejel 3.600 rubljev za nakup blaga in materiala za potrebe voznega parka organizacije.
6. julija 2018 je vodja preskrbe Chanov I.I. sestavil vnaprejšnje poročilo o porabljenem denarju v višini 3540 rubljev. in predložil 2 prispevka.
05.07.2018 so pridobili:
Preostalih rok 60 rubljev. I. I. Chanov se je 7. 6. 2018 vrnil na blagajno organizacije.
Vzorec izpolnjevanja predhodnega poročila v letu 2018 za prenos je bil predstavljen v našem zgornjem članku.
Predhodno poročilo zaposleni v podjetju ali samostojni podjetnik predloži najpozneje v določenem roku na obrazcu, ki ga določi Državni odbor za statistiko Ruske federacije, ali v neodvisno razviti obliki. Izpolni se ročno ali z uporabo računalnika in se skupaj z dokazili prenese v računovodstvo.
