Zanima me, kakšno je po vašem mnenju trenutno stališče davčnih organov in sodišč glede potrebe organizacij, da imajo ORIGINALNE dokumente, ki potrjujejo opravljanje poslovnih transakcij (namreč opravljena dela, računi, tovorni listi, pošiljke opombe itd.) Prosimo, navedite povezave do sodnih odločb, ki so na voljo v zbirki podatkov, dopisov zvezne davčne službe itd.
Glede na vsebino vprašanja ne govorimo o elektronskih dokumentih. Zato bomo obravnavali vprašanje potrditve poslovnih transakcij in davčnih odhodkov z neoriginalnimi dokumenti. Glavna težava neoriginalnega dokumenta je pomanjkanje obveznih rekvizitov (predvidenih v 2. delu 9. člena zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ), ki mora vsebovati kateri koli primarni dokument, in sicer podpise oseb (izvajalcev), ki so izvedle operacijo.
Sodna praksa v zvezi s potrjevanjem poslovnih transakcij in davčnih odhodkov temelji na dejstvu, da če mora podjetje upoštevati stroške pri obdavčitvi dobička, jih je treba dokumentirati (1. točka 252. člena Davčnega zakonika Ruske federacije, opredelitve vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije z dne 12.24.12 št. VAS-16428/12, z dne 17.12.12 št. VAS-16059/12 in z dne 25.04.12 št. VAS-4429 / 12. Sami po sebi faksimili , skenirane ali drugače izdelane kopije primarnih dokumentov ne potrjujejo stroškov za namene davka na dobiček. Metropolitanski davčni organi v dopisu z dne 25.01.08 št. 20-12 / 05968. Če pa je organizacija iz nekega razloga izgubila prvotni "primarni", sodišča se strinjajo, da bodo za namene obdavčitve dobička stroški potrjeni z ustrezno izvedeno kopijo dokumenta (odločbe Zvezne antimonopolne službe Moskve z dne 16.11 .12 št. А40-41130 / 11-91-180 z dne 19.01. .12 št. А40-33539 / 11-99-146 in z dne 05.10.10 št. КА-А41 / 11224-10, severnokavkaški z dne 03.03.11 št. А32 -22309/2007 in Volgo-Vyatsky od 07.09.09 št. А43-2938 / 2008-45-54 okrožja). Podobne zaključke je v pismu z dne 05.02.10 št. 03-03-05 / 18 sprejelo rusko ministrstvo za finance.
Poleg tega, če ni primarnega dokumenta, lahko dejstvo poslovne transakcije dokumentirajo drugi dokumenti, ki posredno utemeljujejo stroške. Zakonitost tega pristopa potrjuje sodna praksa (glej na primer ,,,).
V zvezi z dohodnimi računi. Eden od predpogojev za sprejem DDV za odbitek je pravilno izveden račun (1. odstavek 169. člena in 1. odstavek 172. člena). Spodnja sodišča tudi ugotavljajo, da ima podjetje pravico zahtevati odbitek na podlagi kopije računa, če je bil original ukraden () ali izgubljen v požaru (). Tako mora podjetje za potrditev odbitka s kopijo računa imeti dokaz, da je bil dokument izgubljen zaradi višje sile, tatvine ali drugih nepremostljivih okoliščin. Brez take potrditve odbitka ni mogoče izpodbijati niti na sodišču.
Utemeljitev tega položaja je podana spodaj v gradivu sistema Glavbukh
Eden od pogojev za pripoznavanje stroškov pri izračunu davka od dohodka je njihovo listinsko dokazilo (1. odstavek 252. člena Davčnega zakonika Ruske federacije). *
Seznam dokumentov
Seznam dokumentov, ki jih je treba sestaviti v podporo določenim stroškom, kot tudi postopek za njihovo pripravo, niso določeni z davčnim zakonikom Ruske federacije. Zato je treba v praksi oceniti vse dokumente, ki so na voljo organizaciji, ob upoštevanju, ali lahko (v kombinaciji z drugimi dokazi) potrdijo dejstvo in znesek nastalih stroškov ali ne. Hkrati lahko, odvisno od dejanskih okoliščin transakcij in pogojev finančnih in gospodarskih dejavnosti organizacije, v vsakem posameznem primeru stroške potrdijo različni dokumenti.
V podporo stroškom se lahko predloži zlasti:
Ta postopek izhaja iz določb prvega odstavka 252. člena davčnega zakonika Ruske federacije. Zakonitost te razlage te norme potrjuje sodna praksa (glej na primer sodbo Ustavnega sodišča Ruske federacije z dne 4. junija 2007 št. 320-О-P, sodbo Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruska federacija z dne 17. junija 2009 št. VAS-5445/09, resolucija Severozahodnega okrožja FAS z dne 17. februarja 2009 št. A42-2570 / 2007). *
Vsi dokumenti morajo biti sestavljeni v skladu z zakonskimi zahtevami. Vsak primarni računovodski dokument mora vsebovati obvezne podrobnosti, navedene v 2. delu 9. člena zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ. Odsotnost obveznih podrobnosti ne omogoča, da se dokument prizna kot potrjevanje nastalih stroškov. V tem primeru bodo za potrditev potrebni drugi dokumenti. Na primer, za potrditev stroškov nakupa blaga (del, storitev) za gotovino samo denarni prejemki niso dovolj. Blagajna ne vsebuje imen delovnih mest in podpisov oseb, ki so izvedle operacijo in so odgovorne za njeno pravilno izvedbo. Poleg tega blagajniški račun samo priča o dejstvu plačila blaga (gradenj, storitev) (klavzula 2 uredbe, odobrene z uredbo vlade RF z dne 23. julija 2007 št. 470). Zato morate za potrditev ustreznih stroškov za obdavčitev dobička poleg blagajne imeti še:
Podobna pojasnila vsebuje pismo Zvezne davčne službe Rusije z dne 25. junija 2013 št. ED-4-3 / 3/11515. *
Ali je mogoče potrditi stroške z dokumenti, ki se izvedejo z napakami? Možno je, če napake omogočajo pravilno določitev prodajalca in kupca, vrsto in višino stroškov, datum transakcije in druge pomembne elemente posla. Na primer, dokument je mogoče upoštevati, če vsebuje okrajšano ime storitve, manjka koda enote spremembe, v imenu ali naslovu nasprotne stranke so slovnične napake ali napake pri napakah. Ali pa če poleg obveznih podrobnosti dokumenta vsebuje še dodatne informacije. Če so podatki o stroških blaga (delo, storitev) v dokumentu izkrivljeni, datum ni jasno naveden, potem takšnega dokumenta ni mogoče sprejeti kot potrditev stroškov.
Ta zaključek lahko povzamemo iz pisma Ministrstva za finance Rusije z dne 4. februarja 2015 št. 03-03-10 / 4547 (ki je bilo inšpekcijam nižje stopnje poslano v pismu Zvezne davčne službe Rusije z dne 12. februarja , 2015 št. GD-4-3 / 2104).
Elektronski dokumenti
Nastale stroške lahko potrdite z elektronskimi dokumenti. V ta namen mora biti dokument, sestavljen v elektronski obliki, potrjen z elektronskim podpisom osebe, odgovorne za poslovno transakcijo. Zmožnost sestavljanja dokumentov z elektronskim podpisom pri opravljanju civilnih poslov je predvidena z zakonom z dne 6. aprila 2011 št. 63-FZ. To pravilo hkrati določa pogoje, pod katerimi je elektronski podpis enakovreden ročno napisanemu.
Na zahtevo regulatornih agencij (na primer med inšpekcijskimi pregledi) mora organizacija na lastne stroške zagotoviti izdelavo papirnatih kopij dokumentov, sestavljenih v elektronski obliki. Podobna pojasnila vsebujejo dopisi Ministrstva za finance Rusije z dne 11. januarja 2011 št. 03-03-06 / 1/3 z dne 28. julija 2010 št. 03-03-06 / 1/491 z dne novembra 26, 2009 št. 03-02-08 / 85, z dne 27. oktobra 2008 št. 03-03-06 / 1/605. *
Elena Popova,
Državni svetovalec davčne službe Ruske federacije, I čin
Izvorni dokumenti
Primarni dokument mora vsebovati naslednje obvezne podatke:
Primarni dokumenti so sestavljeni v papirni obliki in (ali) v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronskim podpisom (5. del 9. člena zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ).
Situacija: v kakšni barvi črnila naj bodo podpisani primarni dokumenti, pa tudi računi
Praviloma je katera koli barva, vendar obstajajo posebne zahteve za bančne dokumente.
Zakonodaja ne določa zahtev glede barve črnila, ki ga je treba uporabiti za podpisovanje primarnih dokumentov in računov. V klavzuli 2.8 Pravilnika, ki ga je Ministrstvo za finance ZSSR odobrilo 29. julija 1983 št. 105 (uporablja se v delu, ki ni v nasprotju z veljavno zakonodajo), je zapisano, da je treba vpise v primarne dokumente opraviti s črnilom, kemikalijami pasta za svinčnik ali kemični svinčnik. Za pisanje je prepovedano uporabljati preprost svinčnik.
Izjema je predvidena le za bančne dokumente. Pravila, odobrena z Uredbo Banke Rusije z dne 16. julija 2012 št. 385-P, kažejo, da mora vsak dokument, predložen kreditni instituciji v tiskani obliki, imeti podpise pooblaščenih uradnikov in pečat ter ustrezati prijavljenim vzorcem. V tem primeru je treba podpise vseh dokumentov narediti s pisalom s pasto (črnilom) v črni, modri ali vijolični barvi. *
Glavni računovodja svetuje: Primarne dokumente in račune podpisujte s tradicionalnimi barvami črnila (črna, modra ali vijolična).
Dejstvo je, da pri kopiranju primarnih dokumentov in računov, izpolnjenih z rdečim ali zelenim črnilom, tako navedeni podatki morda ne bodo prikazani na kopijah dokumentov. To lahko pri oddaji kopij dokumentov za davčni nadzor povzroči negativne posledice (glej na primer resolucijo Zvezne protimonopolne službe vzhodno-sibirskega okrožja z dne 14. februarja 2006 št. A19-13900 / 05-43-F02- 290/06-C1).
Primarni dokumenti so izgubljeni
Stanje: kaj storiti, če se primarni dokumenti izgubijo
Če so bili dokumenti, ki potrjujejo evidentirane transakcije, izgubljeni, mora organizacija ukrepati, da razišče vzroke in obnovi izgubo. Za to mora uslužbenec, ki je odkril izgubo, napisati dopis, na podlagi katerega se izda odredba predstojnika o imenovanju komisije za preiskavo izgube. Rezultate dela komisije izda z aktom.
Če bo v času dela komisije davčni inšpektorat zahteval dokumente, ki so bili izgubljeni, bo organizacija lahko zahtevala podaljšanje roka za predložitev dokumentov (tretji odstavek 93. člena Davčnega zakonika Ruske federacije ). V tem primeru bo ukaz o ustanovitvi komisije dokumentarna podlaga za tako zahtevo.
Če kot rezultat dela komisije dokumenti ne bodo najdeni (obnovljeni), organizacija ne bo mogla potrditi podatkov računovodskega in davčnega računovodstva. Poleg tega se organizacija lahko sooči z odgovornostjo za pomanjkanje dokumentov. *
Sergej Razgulin,
Polni državni svetovalec Ruske federacije, 3. razred
3. Člen:"Primarno" s podpisom faksa ne potrjuje stroškov
Dokument: pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 13. aprila 2015 št. 03-03-06 / 20808
Kaj je novega: pri izračunu dohodnine se lahko upoštevajo samo dokumenti, ki jih osebno podpišejo pooblaščeni zaposleni *
Podpisi uradnikov so obvezen rekvizit primarnih računovodskih listin (2. člen 9. člena Zveznega zakona št. 402-FZ z dne 6. 12. 2011).
Dokumenti s faksimilom ali elektronsko kopijo podpisa ne dokazujejo stroškov.
Pri izračunu dohodnine ne moremo upoštevati nepotrjenih odhodkov.
4. Člen:Davčne posledice izgube dokumentov
Družba dokumentira vsako poslovno transakcijo (1. del 9. člena zveznega zakona z dne 6. 12. 2011, št. 402-FZ "O računovodstvu"). Računovodske listine se hranijo vsaj pet let po koncu zadevnega poročevalskega leta (del in 29. člen zgoraj omenjenega zakona o računovodstvu). Dokumenti, ki potrjujejo dohodek, odhodke in plačilo davkov - v štirih letih (pododstavek 8 odstavka 1 člena 23 Davčnega zakonika Ruske federacije). Včasih so obdobja shranjevanja dokumentov lahko daljša (več o tem preberite spodaj). *
Izguba dokumentov, ki jih zahtevajo davčni organi, lahko privede do inšpekcijskega pregleda na kraju samem
Inšpektorji lahko od družbe zahtevajo dokumente v okviru revizije s strani same družbe (člen 93 Davčnega zakonika Ruske federacije) in nasprotne stranke (člen 93.1 Davčnega zakonika Ruske federacije). Če družba nima papirja, jo lahko kaznuje po 126. členu Davčnega zakonika Ruske federacije. Sodišča podpirajo davčne organe, če podjetje ne sprejme ukrepov za obnovitev izgubljenih dokumentov (odločbe Zvezne protimonopolne službe in okrožij).
Če družba dokaže, da inšpekciji ni mogla predložiti dokumentov iz razlogov, na katere ne more vplivati, je tožilstvo mogoče izpodbijati na sodišču (odločbe Zvezne antimonopolne službe iz Moskve z dne 12. avgusta 13, št. A40-82680 / 12-20-446 , Volzhsky z dne 29.08.13 št. A06-7786 / 2012 in vzhodnosibirska okrožja z dne 23.09.09 št. A33-12556 / 08).
Če pa podjetje inšpekciji ne bo predložilo dokumentov, bo najverjetneje spadalo v načrt inšpekcijskega pregleda na kraju samem. Takšni sklepi izhajajo iz 9. točke javnih meril za samooceno tveganj za davkoplačevalce, ki jih davčni organi uporabljajo v postopku izbire predmetov za izvajanje terenskih davčnih revizij (podani v Dodatku št. 2 k Odredbi Zvezne davčne službe Rusije št. MM-3-06 / z dne 30.05.07 [e-pošta zaščitena]).
Drugo tveganje v primeru, da zahtevanega "primarnega" ne predloži, je globa po 120. členu Davčnega zakonika Ruske federacije zaradi hude kršitve pravil za obračun dohodka in odhodkov ter davčnih predmetov (o tem, katere druge kazni za pomanjkanje dokumentov, ki ogrožajo družbo in njene uradnike, preberite na str. 38). Hkrati inšpektorji na kraju samem odgovarjajo podjetju, tudi če so dokumenti izgubljeni zaradi izrednih okoliščin. Tako v primeru, ki ga je obravnavala zvezna antimonopolska služba okrožja Moskva, podjetje ni moglo predstaviti "primarnega" zaradi kratkega stika v električnem omrežju, ki je onemogočil trdi disk računalnika. Sodišče je ugotovilo, da je zakonito odgovorno (sklep z dne 23.09.08, št. KA-A40 / 8513-08-2).
Obstajajo pa sodne odločbe v korist davkoplačevalcev. Sodišča podjetjem pogosto oprostijo denarne kazni, ker na zahtevo davčnih organov ne predložijo dokumentov in kršijo pravila obračunavanja prihodkov in odhodkov, če se ti dokumenti izgubijo, zlasti:
Kot posledica nesreče v ogrevalnem sistemu (odlok Zvezne antimonopolne službe okrožja Volgo-Vyatka z dne 31.08.09 št. A17-6799 / 2008);
- zaradi požara (sklep Zvezne antimonopolne službe Severozahodnega okrožja z dne 30.10.08, št. A56-2606 / 2008);
- zaradi okvare trdega diska (resolucija Zvezne antimonopolne službe vzhodno-sibirskega okrožja z dne 21. junija 2006 št. A74-121 / 2006-F02-2914 / 06-C1).
Prav tako je treba obnoviti tiste izgubljene dokumente, ki so bili predhodno preverjeni med ogledom na kraju samem
Izguba dokumenta zaradi okvare računalnika ne štejejo vsa sodišča za dober razlog za preklic globe
Če so davčni organi v okviru nadzornih ukrepov od podjetja že zahtevali dokumente, niso upravičeni do tega več (5. člen 93. člena Davčnega zakonika Ruske federacije). Na podlagi tega lahko domnevamo, da izgubljenih dokumentov, ki so jih davčni organi od podjetja že zahtevali, ni treba obnoviti. A temu ni tako.
Sodišča potrjujejo, da lahko izgubljene "primarne" in račune nadomestimo z ustrezno izvedenimi kopijami
Kopije računov za sprejem DDV za odbitek
Eden od predpogojev za sprejem DDV za odbitek je pravilno izveden račun (1. odstavek 169. člena in 1. odstavek 172. člena Davčnega zakonika Ruske federacije). Predsedstvo Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije je navedlo, da lahko podjetje, če je zaradi požara izgubilo dokumente, pravico do odbitka potrdi s kopijami računov (resolucija z dne 09.11.10 št. 6961/10).
Spodnja sodišča tudi prihajajo do zaključka, da ima družba pravico zahtevati odbitek na podlagi kopije računa, če je bil ukraden original (sklep Zahodno-sibirskega okrožja FAS z dne 01.06.12 št. A45-16568 / 2011) oz. izgubljeno v požaru (resolucija Uralskega okrožja FAS z dne 19.07.11 št. F09-3665 / 11). *
Pismo zakona
Kakšna je odgovornost v primeru izgube dokumentov
Če podjetje ni zagotovilo varnosti dokumentov, se sooča z odgovornostjo:
Izgubljene dokumente je priporočljivo obnoviti v štirih potezah
1. Ustvarite komisijo za preiskavo razlogov za izgubo dokumentov
Odredbo o imenovanju takšne komisije izda vodja organizacije (odstavek 6.8 Pravilnika o dokumentih in delovnem toku v računovodstvu, ki ga je odobrilo Ministrstvo za finance ZSSR z dne 29. julija 1983, št. 105). Po potrebi lahko k sodelovanju pri delu komisije povabijo predstavnike preiskovalnih organov, varnostnega in državnega požarnega nadzora.
Na podlagi rezultatov dela komisija pripravi akt, v katerem določi:
Razlog za izgubo in seznam izgubljenih dokumentov. Seznam je sestavljen po podatkih o popisu, ki so potrebni v primeru požara ali druge naravne nesreče (27. člen Pravilnika o računovodstvu in računovodstvu v Ruski federaciji, odobren z odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 29, 1998 št. 34n);
- podrobnosti o dokumentu, ki potrjuje incident, zaradi katerega so bili dokumenti izgubljeni (potrdilo komunalnih služb, gasilske službe, organov za notranje zadeve).
2. Pripravite dvojnike izgubljenih dokumentov sami
To je mogoče, če je podjetje izgubljeni dokument objavilo tudi samo. Na primer kadrovski dokumenti (kadrovanje, predpisi o nagradah itd.) Ali opravljena dela, pri katerih je organizacija nastopala kot izvršitelj.
Zlasti govorimo o računih in primarnih dokumentih, ki potrjujejo stroške, če je organizacija delovala kot kupec blaga, gradenj ali storitev.
Hkrati je pomembno, da je kopija pravilno uokvirjena (več o tem preberite spodaj). Zlasti je treba pod zahtevanim zapisom zapisati "Podpis" (klavzula 3.26 "GOST R 6.30-2003. Državni standard Ruske federacije. Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za papirologijo") z odlokom Gosstandarta Rusije z dne 03.03.33 št. 65-st):
Potrditveni napis "True" (vključno s pomočjo žiga ali pečata);
- položaj osebe, ki je kopijo overila;
- njegov osebni podpis in njegov prepis (začetnice, priimek);
- datum potrditve. *
Preberite na e.rnk.ru
Še bolj uporabni materiali
Rusko ministrstvo za finance je avgusta lani razložilo, kako pravilno potrditi vložitev kopij dokumentov (pismo z dne 07.08.14 št. 03-02-RZ / 39142). Po mnenju finančnikov ima podjetje pravico potrditi tako vsak ločen list kopije dokumenta kot celotno programsko opremo večstranskega dokumenta kot celote.
Če podjetje predloži vložitev dokumentov inšpekcijskemu pregledu, zaporedno oštevilči vse liste v vlogi, navede skupno število listov (razen na ločenem listu, ki vsebuje atestni napis) in na zadnjo stran zadnjega mesta postavi certifikacijsko oznako. list vložitve. Poleg tega morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:
Na vsakem listu veziva lahko prosto berete besedilo, vse datume, vizume, resolucije itd .;
- pri preučevanju kopije dokumenta vložitev ne bo razpadla (mehansko uničenje pritrditve ne bo prišlo);
- Po potrebi je mogoče vsak posamezen list vezave kopirati s sodobno tehnologijo kopiranja.
Za več informacij o priporočilih finančnega oddelka glede vprašanja kopiranja dokumentov glejte članek »Kako pravilno sestaviti kopijo dokumenta - pojasnjuje Ministrstvo za finance Rusije« // RNK, 2014, št. 18.
Kopija samega dokumenta ne potrdi davčnih odhodkov
Če je kopija dokumenta napačno izvedena, lahko davčni organi zavrnejo priznanje stroškov, potrjenih s takšno kopijo, ali odbijejo "vhodni" DDV (resolucija Zvezne antimonopolne službe Moskovskega okrožja z dne 19. januarja 2012 št. А40-33539 / 11-99-146). *
4. Sestavite akt o nezmožnosti obnovitve dokumentov
Če nekaterih izgubljenih dokumentov s seznama, ki ga je sestavila komisija, ni bilo mogoče obnoviti, odgovorni uradnik to zabeleži v aktu. Hkrati je pomembno navesti ne le seznam prispevkov, temveč tudi razloge, zakaj jih ni bilo mogoče obnoviti (ali narediti v kopijah).
Nasprotna stranka na primer ni predložila kopije izgubljenega dokumenta. To je mogoče, če prodajalec v času pošiljanja zahteve preneha delovati, spremeni lokacijo ali je sam izgubil izvirni dokument in zato ne more narediti kopije. Sodišča v praksi menijo, da je družba sprejela ukrepe za obnovitev dokumentov, četudi papirjev od nasprotne stranke ni prejela. Glavna stvar je potrditi dejstvo pošiljanja zahteve (resolucije Zvezne protimonopolne službe Severnega Kavkaza z dne 11.02.13 št. A22-663 / 2011, Vzhodne Sibirije z dne 20.01.11 št. A58-2951 / 10 in Uralsky z dne 28.04.10 št. okrožja F09-2782 / 10-C2). *
Izguba poročilnih dokumentov bo povzročila obveznost zaposlenega za plačilo dohodnine
Predsedstvo Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije meni, da uslužbenec, ki izgubila odgovorno "primarno organizacijo" prejeli dohodnino
Če delavec ni pravočasno predložil dokumentov o porabi izdanih sredstev glede na poročilo, se šteje, da je te zneske porabil za osebne potrebe. To pomeni, da je prejemal dohodek, obdavčen z dohodnino (odstavek 1 člena 210 Davčnega zakonika Ruske federacije, odstavek 8 pregleda prakse obravnavanja davčnih sporov s strani predsedstva vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije , Vrhovno sodišče Ruske federacije in razlaga norm zakonodaje o davkih in taksah, ki jih vsebujejo odločbe Ustavnega sodišča Ruske federacije za leto 2013, dopis Zvezne davčne službe Rusije z dne 24.12.13 št. SA -4-7 / 23263).
Metropolitanska davčna uprava meni enako (pisma z dne 12.10.07 št. 28-11 / 097861 in resolucija Zvezne protimonopolne službe okrožja Moskva z dne 16.06.10 št. KA-A40 / 5879-10-3).
DOKUMENTACIJA GOSPODARSKIH POSLOV
1. Računovodski dokumenti in njihov pomen.
3. Razvrstitev dokumentov.
4. Potek dokumentov in organizacija priprave dokumentov. Shranjevanje dokumentov.
1 . Računovodski dokumenti in njihov pomen.
V skladu z ukrajinskim zakonom "O računovodstvu in računovodskem poročanju v Ukrajini" se računovodstvo v podjetju vodi od dneva njegove registracije do likvidacije. Vodstvu podjetja in zainteresiranim stranem mora zagotoviti zanesljive in popolne podatke. Vprašanja organizacije računovodskih del so v pristojnosti lastnika v skladu z veljavno zakonodajo in ustanovnimi dokumenti. Hkrati imajo podjetja pravico, da samostojno izberejo svojo računovodsko usmeritev, obliko računovodstva, postopek in metode za registracijo računovodskih informacij ob upoštevanju tehnologije izdelave in obdelave računovodskih podatkov.
Podjetje razvija obrazce in sistem vodstvenega računovodstva, določa pravice zaposlenih do podpisa računovodskih listin, odobrava pravila za pretok dokumentov, dodaten sistem analitičnih računovodskih registrov. Vodja podjetja je dolžan ustvariti potrebne pogoje za pravilno vodenje računovodstva, s čimer bi zagotovil neprekinjeno izpolnjevanje zakonitih zahtev računovodje glede postopka obdelave in predložitve primarnih dokumentov v računovodstvo, s strani vseh proizvodnih oddelkov, služb in zaposlenih vključeni v računovodstvo.
Ena od značilnosti računovodstva, ki ga ločuje od drugih vrst računovodskih del, je ta, da se vse poslovne transakcije neprestano spremljajo. Proizvodne zaloge v podjetju so v stalnem obtoku, prenašajo in spreminjajo materialno odgovorne osebe. Na primer, iz pridelovalne industrije se izdelki pošljejo v skladišče in nato prodajo po ustreznih kanalih, izdanih za javno prehrano, za krmo živine. Mineralna gnojila prejmejo dobavitelji v skladišče podjetja in jih sporočijo odgovorni osebi. V procesu tega gibanja se izvajajo poslovne transakcije. Vsak od njih v računovodstvu, ne glede na vsebino in obseg v času izvajanja, v nekaterih primerih po njegovem zaključku, mora biti dokumentiran.
Računovodski dokument (izraz, dokument izvira iz latinščine DOCUMENTUM, kar pomeni dokazilo, potrdilo) je pisno dokazilo o ustrezni obliki in vsebini dejstva o poslovnem poslu ali pisno naročilo za pravico do njegove izvedbe. Vnos, ki ni potrjen z ustrezno knjigovodsko listino, je neveljaven in ga ni mogoče evidentirati v računovodskih evidencah. Dokumentacija – pomemben vir informacij o finančnih in gospodarskih dejavnostih podjetja, ki služi kot sredstvo za spremljanje dela posameznih materialno odgovornih uradnikov podjetja kot celote.
Dokumentacija je sklop dokumentov, ki se sestavijo za vse poslovne transakcije, kot tudi vpise v sistem računovodskih računov. Poleg tega je element računovodske metode. Kliče se prikaz računovodskih predmetov (operacij in procesov) v primarnih računovodskih dokumentih primarno računovodstvo. Primarno računovodstvo je prva faza računovodskega procesa, ki zajema primarno opazovanje proizvodnih in finančnih dejavnosti podjetja, merjenje računovodskih predmetov in njihovo registracijo.
Postopek dokumentiranja je običajno razdeljen na 4 faze (slika 1):
1. Opazovanje- razjasnitev bistva, ekonomske izvedljivosti in pravilnosti gospodarskega dejstva.
2. Merjenje- določitev naravnih in stroškovnih parametrov gospodarskega dejstva.
3. Pritrditev- prikaz parametrov gospodarskega dejstva na nosilcih informacij (dokumentih).
4. Zdravljenje- razvrščanje nosilcev informacij glede na določene ekonomske značilnosti.
Sl. 1. Faze postopka dokumentiranja.
Lastnik ali organ, ki ga pooblasti, je odgovoren za zagotovitev evidentiranja dejstev o izvajanju poslovnih transakcij v primarnih dokumentih. Pooblaščeni zaposleni s podpisom dokumenta nadzirajo smotrnost in zakonitost poslovnega posla, kar je sredstvo nadzora in osebne odgovornosti za svoja dejanja.
Dokumenti se uporabljajo za analizo poslovnih dejavnosti. V postopku njihovega sestavljanja se preučujejo dejavniki, ki vplivajo na stopnjo učinkovitosti gospodarstva. Za ugotavljanje razlogov, na primer povečanje proizvodnih stroškov, se uporabljajo primarni dokumenti. Na njihovi podlagi se določi racionalnost rabe virov in se oblikujejo ustrezni zaključki za prihodnost.
Pravni pomen dokumentov je prav tako velik. So pisni dokazi o delovanju in osnova evidenc v računovodstvu, zato imajo dokazno vrednost pri reševanju spornih vprašanj z organizacijami in posamezniki, v sodnih in preiskovalnih organih, pri opravljanju forenzične računovodske preiskave. V vseh primerih so dokumenti veljavni le, če so pravilno izdelani in pravočasno sestavljeni.
2. Zahteve za dokumente.
Osnova računovodstva je dokumentacija. Zato se glede zasnove in vsebine dokumentov nalagajo stroge zahteve. Pri nas so določena enotna državna pravila in zahteve za pripravo dokumentov. Ta pravila določa "Pravilnik o dokumentarnem prikazovanju evidenc v računovodstvu", sprejet z odredbo IFI št. 88 z dne 24. maja 1995 in z zakonom Ukrajine "O računovodstvu in računovodskem poročanju v Ukrajini."
Dokumenti morajo imeti vse potrebne kazalnike, ki označujejo poslovne transakcije, ki jih izvajajo. Ti kazalniki se imenujejo podrobnosti. Primarni in konsolidirani računovodski dokumenti se lahko sestavijo na papirju ali v strojnem mediju in jih vsebujejo zahtevane podrobnosti: ime dokumenta (obrazec); datum in kraj sestavljanja; ime podjetja, v imenu katerega je dokument sestavljen; vsebina in obseg poslovnega posla, merska enota poslovnega posla; položaji oseb, odgovornih za izvajanje poslovne transakcije; pravilnost njegove zasnove; osebni podpis ali drugi podatki, ki omogočajo identifikacijo osebe, ki je sodelovala pri izvedbi poslovnega posla.
Vse dokumente, ki so sestavljeni za sprostitev denarnih, materialnih in poravnalnih ter kreditnih poslov, mora podpisati vodja in glavni računovodja gospodarskega subjekta. Dokumenti za izdajo in sprejem sredstev in drugega premoženja morajo vsebovati podpise oseb, ki potrjujejo dejstvo, da so jih prejele ali dopustile. Poleg navedenih obveznih podatkov lahko vsebujejo tudi dokumenti dodatne podrobnosti, ki jih določa narava poslovne transakcije, prikazane v dokumentu. Na primer, če dokumenti navajajo naslove strank, ki so sodelovale v operaciji, številke računov v poslovnih bankah, odstotek kontaminacije in vlage zrna, vsebnost maščob v mleku itd.
V skladu z zahtevami za dokumente jih je treba sestaviti med izvajanjem poslovne transakcije, če to ni mogoče, pa takoj po zaključku. Zapisi v dokumentih morajo biti narejeni s črnilom, kemičnim svinčnikom, kemičnim svinčnikom, pa tudi na pisalnih strojih in tiskalnikih. Ni dovoljeno izpolnjevati dokumentov z rdečo barvo. Napake v dokumentih je mogoče odpraviti le z upoštevanjem ustreznih pravil. Vse napačne vnose je treba skrbno prečrtati. Nato je treba narediti potreben vpis, ki mu je priložen napis "verjamem popravljeno", ki navaja datum popravka in potrjuje podpise tistih, ki so izvedli popravek.
Popravki niso dovoljeni v primarnih dokumentih, ki so namenjeni knjiženju sredstev (blagajniški nalogi, plačilni nalogi itd.). Takšni dokumenti bodo preklicani. Znesek v takšnih dokumentih ni naveden samo s številkami, temveč tudi z besedami. V vseh dokumentih morajo biti številke in besedila napisani jasno in čitljivo, podpisi oseb morajo biti jasni in čitljivi.
Dandanes se v računovodstvu uporablja vedno več sredstev za informatizacijo. V teh pogojih morajo dokumenti vsebovati podrobnosti, ki jih določajo zahteve za dokumente. Poleg tega je podjetje na lastne stroške dolžno kopirati dokumente v papirni obliki na zahtevo drugih udeležencev v poslovanju, organov pregona.
Za registracijo številnih poslovnih transakcij, ki se izvajajo v gospodarskih subjektih, se izda veliko število dokumentov, katerih preverjanje in obdelava zahteva velike stroške dela računovodstva in drugih zaposlenih, pa tudi veliko količino papirja za izdelavo obrazcev dokumentov. Bistveno je zmanjšanje in poenostavitev dokumentacije. Državno vodstvo veliko dela za poenostavitev računovodstva, zmanjšanje in izboljšanje dokumentov.
Eden od pomembnih ukrepov je uporaba kombiniranih, zbirnih in večvrstičnih dokumentov, kar omogoča zmanjšanje števila izdanih dokumentov. V kmetijskih podjetjih se tedenska in dnevna naročila uporabljajo za evidentiranje proizvodnje na pogodbenem delu, omejitev vnosnih kart, listov porabe krme, dnevnikov pridelave mleka, ki so veljavni in izpolnjeni v ustreznem obdobju.
V nekaterih primerih podjetja samostojno izpolnjujejo nepotrebne dokumente, ustvarjajo dodatna poročila, registre. Odredba o računovodski usmeritvi mora odobriti zahtevano število dokumentov ob upoštevanju njihove nadaljnje uporabe za notranje in zunanje potrebe podjetja. Dokumenti morajo biti izdani v minimalni količini, hkrati pa mora biti zagotovljen strog nadzor nad poslovanjem in varnostjo premoženja poslovnega subjekta.
Izvajanje enotnih metodoloških navodil za računovodstvo in poročanje s strani mednarodnih finančnih institucij omogoča uporabo enotnih dokumentov. Poenotenje dokumentov - To je razvoj enotnih oblik dokumentov za obračunavanje homogenih transakcij v podjetjih različnih oblik upravljanja. Ustvarjanje enotnih obrazcev dokumentov olajša njihovo pripravo, razvoj standardnih projektov za informatizacijo računovodstva, omogoča pa tudi centralno izdelavo posebnih oblik dokumentov.
Poleg enotnih dokumentov, enotnih in obveznih za vse sektorje gospodarskega kompleksa Ukrajine, sektorska ministrstva v dogovoru s statističnimi organi razvijajo tudi standardne oblike dokumentov za posamezne gospodarske sektorje (kmetijstvo, trgovina, industrija itd.) .
Konstrukcija standardnih obrazcev dokumentov temelji na načelu kopičenja računov, zmanjšanja števila dokumentov in podrobnosti v njih. Veliko se uporablja tudi standardizacija dokumentov. Standardizacija dokumentov - to je razvoj enakih, standardnih velikosti obrazcev za isto vrsto dokumentov. To omogoča boljšo uporabo papirja pri izdelavi dokumentov, zmanjšuje odpadke. Standardizacija olajša računovodsko obdelavo dokumentov in njihovo nadaljnje shranjevanje.
3. Razvrstitev dokumentov.
Za registracijo različnih poslovnih transakcij se uporabljajo dokumenti različnih oblik in vsebine. Za boljše razumevanje njihovega namena in vrstnega reda polnjenja ter za zagotovitev pravilne uporabe so vsi dokumenti razvrščeni glede na homogene značilnosti. Klasifikacija računovodskih listin se izvaja po naslednjih merilih: namen, vsebina, postopek sestavljanja, število računov, način registracije, kraj sestavljanja.
Po dogovoru računovodske listine delimo na: upravne, izvršilne, računovodske, kombinirane. Upravni dokumenti (slika 2) vsebujejo ukaz, nalogo vodje ali drugih oseb za pravico do izvajanja operacij (naročilo za pogodbeno delo, nalog za sprejem dragocenosti, plačilni nalog, prejem blagajne itd.). Izvršni dokumenti so sestavljeni po zaključku poslovanja, potrjujejo dejstvo izvedbe poslovne transakcije (račun, račun, donosna blagajna, račun). Za finančno odgovorne osebe takšni dokumenti upravičujejo ( slika 4 3) o porabi denarnih sredstev in gospodarskih sredstev. Dokumentacija računovodska registracija jih sestavijo računovodski uslužbenci na podlagi podatkov upravnih in izvršilnih dokumentov (izračuni plač, davki, razporeditev splošnih proizvodnih stroškov, amortizacija, potrdila in izračuni, sestavljeni v računovodstvu). Ti dokumenti nimajo samostojnega pomena, ampak se uporabljajo za poenostavitev in skrajšanje računov.
(Slika 4) združujejo značilnosti upravnih, izvršilnih in računovodskih dokumentov. V takih dokumentih je izdan ukaz za izvedbo operacije in potrjeno dejstvo, da se izvede. Včasih takšni dokumenti označujejo korespondenco računov (račun z gotovino, predhodno poročilo, kartica z omejitvami). Če se uporabljajo, se zmanjša število računov, kar olajša računovodsko obdelavo dokumentov in zmanjša stroške dela in papirja.
Sl. 2. Upravni dokumenti. Sl. 3. Dokazila.
Sl. 4. Kombinirani dokumenti.
Po vrstnem redu sestavljanja dokumente delimo na: primarne in prečiščene. Izvorni dokumenti so sestavljeni v času poslovne transakcije ali po njenem zaključku (račun, akt, ček, položnica). Prečiščeni dokumenti so sestavljeni na podlagi podatkov, združenih po določenih homogenih značilnostih primarnih dokumentov (poročilo blagajnika in finančno odgovornih oseb, predhodna poročila, registri).
Po številu računov dokumente delimo na enovrstne in večvrstične. Prvi, ki sestavi transakcije kapitalizacije ali odhodkov ene vrste vrednosti, in drugi - več pozicij, vrst vrednosti.
Z načinom registracije operacije računovodske listine delimo na enkratne (izpolnjene za eno operacijo) in zbirne (upoštevajo poslovne transakcije za določeno časovno obdobje).
Na mestu zbiranja dokumente delimo na: notranjo, zunanjo in uradno rabo.
4. Potek dokumentov in organizacija priprave dokumentov.
Shranjevanje dokumentov.
Pomembno vlogo pri pravilnosti sprejemanja poslovodskih odločitev imajo dokumenti, če so pravilno sestavljeni in pravočasno predloženi v izdelavo računovodstvu. Zaposleni v računovodstvu prejete dokumente preverjajo v skladu z registri ali zbirnimi dokumenti za računovodstvo teh predmetov (blagajniško poročilo).
Obdobje od priprave dokumenta (njegovega izvlečka) do oddaje v arhiv se imenuje pretok dokumentov . Krajše in racionalneje organizirano bo to obdobje - najbolj obsežen in naporen postopek v računovodstvu - učinkoviteje bo prispevalo k organizaciji računovodskega dela kot celote.
Glavne faze pretoka dokumentov:
Zbiranje in registracija primarnih dokumentov gospodarskega subjekta in potrdilo tretjih organizacij;
Izvršitev in izdelava primarnih dokumentov s strani odgovornih oseb v strukturnih oddelkih;
Prenos dokumentov v računovodsko službo;
Organizacija hrambe dokumentov v arhivih (sedanjih in stalnih).
Potek dokumentov v podjetjih določa glavni računovodja, ki mora določiti osebno odgovornost zaposlenih za dokumente, s katerimi delajo, in čas njihove izdelave.
Trajanje poteka dela je odvisno od velikosti podjetja, posebnosti panoge, velikosti in oddaljenosti strukturnih enot. Potek dela mora biti organiziran tako, da je obdobje med izvedbo poslovne transakcije in prejemom potrebnih povzetkov podatkov najkrajše.
V tem procesu sta najpomembnejša prenos in obdelava primarnih dokumentov. Zato je treba potek dela razviti za vsako strukturno enoto v obliki urnikov, izdati jih na račun in jih razporediti na vidna mesta.
Odobreni postopek za obdelavo informacij primarnih dokumentov, ki označuje pogoje za sestavo, prenos v računovodstvo in izdelavo, se imenuje urnik poteka dela ... Njegov namen je zagotoviti racionalen časovni okvir za prehod računovodske listine, da se minimalizira obdobje njegovega bivanja na vsakem delovnem mestu. Porazdelitev odgovornosti za sprejemanje dokumentov od odgovornih oseb in njihova izdelava je določena v opisih delovnih mest računovodskih uslužbencev in urnikih tokov. Urnik poteka dela se pripravi v računovodstvu pod vodstvom glavnega računovodje in odobri vodja.
Dokumenti, sestavljeni v strukturnih oddelkih in prejeti od drugih podjetij, se pošljejo v računovodstvo, kjer se preverijo in obdelajo.
Preverjanje dokumentov izvaja:
Obrazec (izpolnjevanje podrobnosti, pravilnost njihovega izpolnjevanja);
Obstoj (pravilen prikaz operacij, odgovornost dokumenta);
Zakonitost;
Aritmetična pravilnost (pravilnost izračunov).
V primeru nezakonitosti operacije, ponarejanja podpisov je treba dokumente predati glavnemu računovodji, da sprejme potrebne ukrepe. Po preverjanju dokumentov se izvede naslednje: njihovo razvrščanje v skupine, oblikovanje cen, povzetek in dodelitev računa.
Združevanje v skupine dokumenti se izvajajo za vsak predmet, odvisno od vsebine poslovnih transakcij. Na primer, dokumenti o porabi krme so razvrščeni po skladiščih, kmetijah. Taksi dokumenti se izvajajo v primerih, ko je vanje vstavljen le naravni števec, ki določa potrebo po zniževanju cen in ocenjevanju poslovnih transakcij v denarnem števcu.
Za povzetki podatki skupine so kumulativni izkazi in razvrščanja v skupine ali drugi dokumenti, ki so podlaga za vpise v registre analitičnega in sintetičnega računovodstva.
Dodelitev računa dokumenti - to je navedba ustreznih računov, na katerih naj bo prikazana poslovna transakcija, ki jo sestavi primarni dokument. Izvede se lahko za vsak primarni dokument ali skupino dokumentov.
Za obdelane dokumente je potrebno takojšnje računovodsko odplačilo, da se izključi možnost njihove ponovne uporabe. Dokumenti, ki so bili primarno obdelani, morajo imeti oznako o vpisu v poseben register.
Zadnja stopnja poteka dela je oblikovanje primerov za organizacijo njihovega trenutnega in dolgoročnega shranjevanja v arhivih. V računovodskem oddelku podjetja je organiziran trenutni arhiv, namenjen shranjevanju dokumentov, računovodskih registrov, preden jih prenesete v posebne arhivske institucije.
Pred prenosom v splošni arhiv se računovodske listine poslovnega subjekta hranijo v posebnih prostorih ali zaprtih omarah v strogo določenem vrstnem redu (meseci, leta, vrste proizvajalcev, materialni in tehnični viri itd.). Upravitelj je odgovoren za pravilno hrambo dokumentov v določenem obdobju.
Primeri iz računovodskega arhiva se izdajo kmetijskim strokovnjakom, vodjem oddelkov samo s pisnim dovoljenjem vodje in glavnega računovodje. Naloge arhivarja opravlja računovodja v skladu z ukazom predstojnika.
V skladu s čl. 9 odstavek 9 zakona Ukrajine "O računovodstvu in računovodskem poročanju v Ukrajini" lahko primarne dokumente podjetje odvzame s sklepom ustreznih organov, sprejetim v mejah njihovih pooblastil, določenih z zakoni, na podlagi pisni ukaz teh organov z dovoljenjem vodje podjetja. Uradnik podjetja ima v prisotnosti zaposlenih v organih, ki izvajajo zaseg, pravico kopirati zasežene dokumente in namesto njih zaseči kopije z zaznamkom na hrbtni strani podlaga in datum zasega izvirnega dokumenta. Sestava registra zaseženih dokumentov je obvezna.
V primeru izgube ali uničenja dokumentov iz arhiva razloge preveri komisija, ki jo imenuje vodja podjetja. Rezultati njenega dela so formalizirani z aktom, o katerem so obveščeni ustrezni organi.
Vsi dokumenti in registri so oštevilčeni in shranjeni v ločenih mapah (primerih) v skladu s seznamom primerov, ki ga odobri vodja nomenklature. Trajanje hrambe dokumentov v stalnem arhivu je različno in ga določi glavni arhivski oddelek na CMU.
Dokumente o računovodstvu in poročanju lahko razdelimo na dokumente, ki so potrebni za praktično delo do treh let, ki so nato predmet uničenja; in dokumenti z znanstveno in zgodovinsko vrednostjo, ki so shranjeni v okrožnem arhivu. Torej, letna poročila se hranijo nenehno, dokumenti o računovodstvu predmetov in sredstev za delo - 3 leta, izplačane plače - 75 let.
Po izteku obdobja hrambe se dokumenti uničijo. Umik dokumentov iz arhiva izvede komisija s sodelovanjem predstavnika regijskega arhiva. Zaseženi dokumenti iz arhiva se predajo podjetjem, ki se ukvarjajo z nabavo materialov, ki jih je mogoče reciklirati. Prejem takšnih organizacij je dokazilo. Akte o zasegu zadev in potrdil o odtujitvi dokumentov vodi glavni računovodja.
Dokumentacija poslovnih transakcij - 5.0 od 5 na podlagi 2 glasov
Študent mora
imeti idejo:
O pomenu dokumentacije za računovodstvo
vem:
Razvrstitev in zahteve za primarne računovodske listine
Postopek obdelave primarnih računovodskih listin
7.1 Vrednost dokumentacije v računovodstvu in zahteve za primarne računovodske dokumente
7.2 Razvrščanje in obdelava primarnih računovodskih listin
7.3 Organizacija pretoka dokumentov. Postopek zasega primarnih dokumentov
7.1 POMEN DOKUMENTACIJE V RAČUNOVODSTVU IN ZAHTEVE ZA OSNOVNE RAČUNOVODSKE DOKUMENTE
Dokumentacija je eden od elementov računovodske metode in skupaj z inventarjem predstavlja primarno tehniko opazovanja.
Dokumentacija- postopek registracije in pravne registracije opaženih dejstev.
Dokument(iz lat. documentum- potrdilo, dokazilo) - pisno naročilo ali potrdilo o poslovni transakciji. Potrjuje pravico do izvedbe poslovnega posla, njegovo popolnost in ekonomsko izvedljivost.
Postopek vzdrževanja primarne dokumentacije urejata zvezni zakon "O računovodstvu" in Pravilnik o vzdrževanju računovodstva in računovodskega poročanja v Ruski federaciji. V skladu s temi predpisi je treba vse poslovne transakcije, ki jih izvaja organizacija, formalizirati s primarnimi računovodskimi dokumenti, na podlagi katerih se vodi računovodstvo. Ta zahteva je posledica dejstva, da je glavni namen primarnih dokumentov evidentiranje dejstva poslovne transakcije.
V računovodstvu ima dokumentacija naslednje vrednost :
Je osnova, osnova, začetek celotnega računovodskega sistema;
Natančnost računovodskih informacij je odvisna od pravilnega dokumentiranja poslovnih transakcij;
Učinkovitost računovodstva in učinkovitost sistema vodenja je odvisna od pravilnega dela z dokumenti.
Poslovna transakcija, ki ni formalizirana s primarnim dokumentom, ni sprejeta v računovodstvo in to dejstvo kot gospodarski dogodek nima prostora, saj ni računovodskega predmeta.
Zahteve za primarne dokumente:
1. Primarni računovodski dokumenti morajo vsebovati naslednje obvezne podrobnosti (kazalniki, zabeleženi v dokumentu):
Ime dokumenta (obrazec);
Koda obrazca;
Datum priprave;
Ime organizacije, v imenu katere je bil dokument sestavljen;
Merilni instrumenti poslovne transakcije (v naravi in v denarju);
Imena delovnih mest odgovornih za izvajanje poslovne transakcije in pravilnost njene registracije;
Osebni podpisi in njihovo dešifriranje (vključno s primeri ustvarjanja dokumentov z uporabo računalniške tehnologije).
Poleg naštetih se lahko navedejo še dodatne podrobnosti, katerih narava je določena z vsebino določene operacije. Na primer zneski DDV, številka dokumenta, naslov organizacije itd.
2. Primarni dokumenti, sestavljeni v obliki, vsebovani v albumih enotnih (standardnih) obrazcev, se sprejmejo v računovodstvo, dokumenti, katerih oblika v teh albumih ni predvidena, jih mora odobriti vodja organizacije in morajo vsebovati obvezne podrobnosti.
3. Primarni računovodski dokument je treba sestaviti v času transakcije, in če to ni mogoče, takoj po koncu transakcije.
4. V primarnih računovodskih dokumentih je treba izpolniti vse podrobnosti, ki jih določa obrazec, kar vam omogoča natančno določitev vsebine in pogojev transakcij.
5. Popravki v primarni dokumentaciji morajo biti potrjeni s podpisi oseb, ki so dokument podpisale, z navedbo datuma popravka.
6. Popravki gotovine in bančnih dokumentov niso dovoljeni.
7. Seznam oseb, upravičenih do podpisa primarnih računovodskih listin, potrdi vodja organizacije v dogovoru z glavnim računovodjem.
8. Dokumente, ki formalizirajo poslovne posle z denarnimi sredstvi, podpišejo vodja in glavni računovodja ali osebe, ki jih pooblastijo, brez njihovih podpisov se dokumenti štejejo za neveljavne in jih ne bi smeli sprejeti v izvršitev.
9. Primarni dokumenti so sestavljeni na papirju in računalniških medijih.
10. Organizacija je dolžna hraniti primarne dokumente za obdobje, določeno s pravili urejanja državnih arhivskih zadev, vendar ne manj kot 5 let.
7.2 RAZVRSTITEV IN OBDELAVA OSNOVNIH RAČUNOV
Vse dokumente, ki se trenutno uporabljajo v gospodarski dejavnosti, lahko razvrstimo po naslednjih glavnih značilnostih:
1. Po dogovoru :
Navodila - dokumenti, ki vsebujejo dovoljenje za izvedbo določene poslovne transakcije (ukaz predstojnika o izdaji sredstev na račun poročila);
Utemeljitev - dokumenti, ki vsebujejo informacije o izvrševanju naročila (predhodno poročilo);
Računovodska registracija - dokumenti, ki služijo registraciji računovodskih evidenc z namenom nadaljnje uporabe v računovodskem postopku (izračun stroškov iz plač);
Kombinirani - dokumenti, ki združujejo znake upravnih, izvršilnih in računovodskih dokumentov (plačilne liste za plače).
2. Po vsebini poslovnih transakcij :
Gradivo - dokumenti, ki se uporabljajo za registracijo transakcij za gibanje zalog (prejem);
Denar - dokumenti, namenjeni registraciji poslovanja z gotovino in negotovinskimi sredstvi podjetja (plačilni nalog);
Poravnava - dokumenti, ki se uporabljajo za formalizacijo razmerja poravnave podjetja s nasprotnimi strankami o nastalih obveznostih (račun).
3. Po obsegu odseva transakcij :
Primarni - dokumenti, ki vsebujejo informacije o eni poslovni transakciji (blagajniški nalogi za prevzem in odhodke);
Prečiščeno - dokumenti, namenjeni povzetku informacij o celotnem naboru poslov iste vrste za določeno časovno obdobje (blagajniško poročilo).
4. Način uporabe :
Enkrat - dokumenti, ki se uporabljajo za registracijo enkratne poslovne transakcije [račun-zahtevek za izdajo (notranji prenos) gradiva];
Akumulativni - dokumenti, ki se uporabljajo za večkratno izvajanje enkratnih poslovnih transakcij (limit-ograjna kartica).
5. Po številu upoštevanih postavk :
Enovrstični - dokumenti, ki vsebujejo eno računovodsko pozicijo;
Večvrstični - dokumenti, ki vsebujejo dve ali več računovodskih pozicij (obračun plač).
6. Na mestu zbiranja :
Notranji - dokumenti, sestavljeni v sami organizaciji za registracijo notranjih poslovnih transakcij (pooblastilo za sprejemanje inventarja);
Zunanji - dokumenti, prejeti od neodvisnih organizacij, ki odražajo odnos organizacije s svojimi nasprotnimi strankami (zahtevki za plačilo).
7. Z metodo polnjenja :
Ročno izpolnjeno;
Izpolnjeno s pomočjo računalniške tehnologije.
Poleg tega je mogoče vse naštete vrste računovodske dokumentacije pogojno razvrstiti po naslednjih merilih:
1. Organizacijski in administrativni - dokumenti, ki odražajo vprašanja splošnega vodenja organizacije ter njenih proizvodnih in operativnih dejavnosti. Te dokumente pripravijo upravni organi organizacije.
2. Finančne in poravnalne - dokumenti, ki spodbujajo smotrno porabo sredstev in povzemajo informacije o finančnem stanju organizacije in obračunih z drugimi udeleženci v tržnih odnosih. To vrsto dokumentov sestavi računovodska služba organizacije.
3. Dobavni in prodajni dokumenti - materialni dokumenti.
Obdelava primarnih dokumentov poteka v računovodstvu, zajema preverjanje prejetih dokumentov v obliki, aritmetično preverjanje in preverjanje v bistvu. Potrditev obrazca vam omogoča, da zagotovite, da je bil za registracijo določenega poslovnega posla uporabljen obrazec ustreznega obrazca in izpolnjeni vsi podatki o dokumentu. Aritmetično preverjanje je zasnovan za prepoznavanje napak, ki se lahko pojavijo pri izpolnjevanju dokumenta. Bistveni pregled je potrebna za ugotovitev zakonitosti in smotrnosti opravljene poslovne transakcije. V skladu z veljavnim računovodskim postopkom primarni dokumenti o poslovnih transakcijah, ki so v nasprotju z zakonodajo in ustaljenim postopkom prejemanja, shranjevanja in zapravljanja denarja, zalog in drugih dragocenosti, ne bi smeli biti sprejeti v izvršbo. V primeru, da računovodstvo prejme take primarne dokumente, mora glavni računovodja vodjo organizacije obvestiti o nezakonitosti določene poslovne transakcije. V primeru nesoglasij med vodjo organizacije in glavnim računovodjem pri izvajanju določenih poslovnih operacij lahko primarne računovodske listine zanje sprejmemo v izvršitev s pisnim ukazom vodje organizacije, ki v zvezi s tem je zaupana popolna odgovornost za posledice takšnih operacij in vključevanje podatkov o njih v računovodstvo in knjigovodstvo.
Dokumenti, priloženi denarnim prejemkom in izdatkom, vnaprejšnja poročila, pa tudi dokumenti, ki so bili podlaga za izračun plače, so predmet obveznega preklica z žigom ali lastnoročnim napisom "Prejeto" ali "Plačano" z navedbo datuma (dan, mesec, leto).
7.3 ORGANIZACIJA TOKA DOKUMENTOV. POSTOPEK ZA ODVZEM PRIMARNIH DOKUMENTOV
Potek dokumentov se imenuje premikanje dokumentov od trenutka sestavljanja ali prejema od drugih podjetij za prenos v arhiv. Za racionalno organizacijo pretoka dokumentov v organizaciji mora biti urnik pretoka dokumentov odobren z ukazom (ukazom) vodje. Vključena je v računovodsko usmeritev podjetja.
Zaposleni v proizvodnih oddelkih in funkcionalnih službah organizacije izpolnjujejo in oddajajo dokumente, ki se nanašajo na njihovo področje dejavnosti, v skladu z urnikom delovnega toka. Za to vsak izvajalec prejme izvleček iz urnika. Navaja primarne dokumente, povezane s področjem dejavnosti izvajalca, čas njihove predložitve oddelkom organizacije. Osebe, ki so podpisale dokument, so odgovorne za skladnost z načrtom pretoka dokumentov, kakovostno izpolnjevanje dokumentov, točnost informacij, ki jih vsebujejo, in pravočasen prenos dokumentov, da odražajo podatke v računovodstvu. Glavni računovodja izvaja nadzor nad spoštovanjem urnika poteka dela s strani izvršiteljev. V skladu z odstavkom 3 čl. 7 Zveznega zakona Ruske federacije "O računovodstvu" so zahteve glavnega računovodje za dokumentiranje poslovnih transakcij in zagotavljanje računovodstva potrebnih dokumentov in informacij obvezne za vse zaposlene v organizaciji.
V skladu z zveznim zakonom Ruske federacije "O računovodstvu" so lahko primarni računovodski dokumenti umaknjeno samo preiskovalni organi, predhodna preiskava in tožilstvo, sodišča, davčni inšpektorati in davčna policija na podlagi svojih odločitev v skladu z zakonodajo Ruske federacije. Odredba o zasegu mora vsebovati seznam zaseženih dokumentov in navedbo razloga za zaseg, to je razloge, ki utemeljujejo domnevo, da ti dokumenti vsebujejo informacije o kršitvi veljavne zakonodaje s strani organizacije. Veljavna zakonodaja zasega dokumentov "za preverjanje" ne predvideva.
Zaseg dokumentov je obvezen v prisotnosti oseb, ki potrjujejo, in je sestavljen s protokolom o zasegu, katerega kopija se pred prevzemom izroči vodji ali glavnemu računovodji organizacije. Zaseženi dokumenti so navedeni in opisani v protokolu ali v priloženih evidencah z natančno navedbo imena in števila zaseženih dokumentov.
Glavni računovodja ali drug uradnik organizacije ima pravico z dovoljenjem in v navzočnosti predstavnikov organov, ki izvajajo zaseg dokumentov, narediti njihove kopije z navedbo razlogov in datuma zasega.
Vprašanja na temo 7 Dokumentiranje poslovnih transakcij kot osnova računovodstva:
1 Navedite potrebne podrobnosti o primarnih računovodskih dokumentih.
2 Imenovanje urnika poteka dela.
3 Postopek zasega primarnih računovodskih listin.
DOKUMENTACIJA GOSPODARSKIH POSLOV
Dokument v računovodstvu je pisno potrdilo o zaključeni poslovni transakciji z vsemi posledicami - pravnimi in materialnimi.
Računovodski dokument je kateri koli medij, s pomočjo katerega se poslovne transakcije registrirajo v določeni organizaciji na katerem koli proizvodnem mestu.
Računovodski dokumenti evidentirajo vse poslovne transakcije in v zaporedju, v katerem se izvajajo v proizvodnji. Tako je zagotovljeno neprekinjeno in neprekinjeno računovodstvo vseh računovodskih objektov podjetja. Te računovodske evidence se uporabljajo za trenutni nadzor in operativno vodenje gospodarskih dejavnosti organizacije, nadzor nad varnostjo lastnine (dokumenti potrjujejo materialno odgovornost zaposlenih za vrednote, ki so jim zaupane). Poleg tega ti računovodski dokumenti služijo za nadzor pravilnosti in zakonitosti poslovnih transakcij med revizijami.
Oblika dokumenta je določena z naborom kazalnikov, število kazalnikov pa je odvisno od vsebine poslovne transakcije. Razlikujejo se glavni rekviziti, tj. Obvezni za vsako računovodsko listino. Dajo dokumentu dokazno vrednost.
Glavne podrobnosti vključujejo ime dokumenta in ime organizacije, v imenu katere je bil dokument sestavljen; datum priprave dokumenta; vsebina postopka, ki ga dokument odraža; števci v fizičnem in denarnem smislu; imena delovnih mest zaposlenih, ki so odgovorni za določeno poslovno transakcijo, in njihovi osebni podpisi. Seznam oseb, upravičenih do opravljanja poslovnih transakcij s pripravo primarnih računovodskih listin, se dogovori z glavnim računovodjem in potrdi vodja organizacije.
Primarni dokumenti so sestavljeni v času poslovne transakcije ali, če to ni mogoče, takoj po koncu transakcije. Za pravočasno in pravilno izvedbo dokumentov, za točnost podatkov, ki jih vsebujejo, so odgovorne osebe, ki so te dokumente izdale in podpisale.
Podjetje mora imeti urnik poteka dela, ki ureja pravočasno in zanesljivo ustvarjanje primarnih dokumentov ter njihov pravočasni prenos za računovodsko razmislek.
Oblike računovodskih dokumentov se razvijajo centralno. Pri nas so poenotene vse oblike gotovinskih dokumentov, bančnih dokumentov itd. Enotne obrazce primarnih dokumentov je treba uporabljati brez sprememb.
Pomembna je tudi standardizacija dokumentov (standardne velikosti obrazcev).
Dokumenti so sestavljeni na obrazcih v predpisani obliki, izpolniti morate podatke. Če nekatere podrobnosti niso izpolnjene, je prostor, dodeljen zanje, prečrtan.
Dokumenti so napolnjeni s črnilom, kemičnim svinčnikom, stroji za pisanje in štetje, tiskalniki. Dokumenti morajo biti urejeni lepo, besedilo in številke so napisane jasno, čitljivo, denarna vsota je navedena s številkami in besedami.
Napak v računovodskih evidencah z izbrisi ni mogoče popraviti. Napačen vnos je prečrtan z eno vrstico, tako da je prečrtan mogoče prebrati, nato pa so na vrhu dodani pravilni podatki. V tem primeru se popravek posebej dogovori. Besedilo klavzule je naslednje: "Verjemite, kaj je bilo napisano, da se napaka popravi (novo besedilo ali znesek)." Sledi podpis osebe, ki je izvedla popravek, in datum popravka.
Popravki niso dovoljeni v denarnih dokumentih (na primer dohodni in odhodni boni za denar).
Dokumente, ki jih prejme računovodstvo, je treba preveriti: glede na obrazec določajo zahtevano število izpolnjenih podrobnosti, prisotnost podpisov, jasnost izpolnjevanja dokumenta. Nato se izvede aritmetično preverjanje: ugotovi se pravilnost izračunov. Nato dokument preverijo v bistvu: preverijo zakonitost poslovne transakcije.
Po teh pregledih se dokumenti podvržejo računovodski obdelavi, kar se razume kot določanje cen, razvrščanje v skupine in označevanje.
Navedba (obdavčitev) dokumentov je denarna vrednost materialnih vrednosti, navedenih v dokumentu. Združevanje dokumentov v skupine je izbor homogenih dokumentov za beleženje splošnih seštevkov. Povezovanje (dodelitev računa) je opredelitev in beleženje pobotov računov za vsako poslovno transakcijo.
Po marži se podatki o poslovnih transakcijah evidentirajo na sintetičnih in analitičnih računih, sami dokumenti pa se predajo v arhiv. Ta postopek posredovanja dokumentov od trenutka odpusta na depozit se imenuje tok dokumentov.
Vsa računovodska dokumentacija je predmet obveznega hrambe, katere rok določi Glavni arhivski oddelek. V skladu s trenutno veljavnimi pravili se večina primarnih dokumentov in pomožnih računovodskih registrov (računi, izpisi, revije) hrani 3 leta, poročila in Glavna knjiga - 5 let, osebni računi zaposlenih v podjetju - 75 let.
Med skladiščenjem je zaseg primarnih dokumentov iz organizacije dovoljen le preiskovalnim organom, predhodni preiskavi in tožilstvu, sodiščem in davčnim inšpektoratom v skladu z veljavno zakonodajo. Umik se sestavi v protokolu, katerega izvod se pred prevzemom izroči vodji organizacije ali glavnemu računovodji. Glavni računovodja (drug uradnik) lahko z dovoljenjem in v prisotnosti predstavnikov organov, ki izvajajo zaseg dokumentov, naredi kopije zaseženih dokumentov in navede razlog in datum.
Če manjkajo primarni dokumenti, vodja organizacije imenuje komisijo, ki bo raziskala razloge za izgubo. Rezultati dela komisije so sestavljeni z aktom z odobritvijo vodje podjetja.
V Ruski federaciji morajo biti vsi primarni dokumenti, računovodski dokumenti in poročila pripravljeni v ruščini. (V skupnih vlaganjih je na zahtevo tujega vlagatelja mogoče sestavljanje v tujem jeziku, vendar je potreben medvrstni prevod.)
Iz knjige Računovodska politika organizacij za leto 2012: za računovodsko, finančno, poslovodno in davčno računovodstvo Avtor Kondrakov Nikolaj Petrovič2.8. Postopek spremljanja poslovnih transakcij Učinkovitost finančnega računovodstva je v veliki meri odvisna od organizacije trenutnega nadzora poslovnih transakcij, učinkovitosti rabe materialnih, delovnih in finančnih virov.
Iz knjige Računovodstvo avtor Melnikov IlyaDOKUMENTACIJA GOSPODARSKIH POSLOV Dokument v računovodstvu je pisno potrdilo o opravljeni poslovni transakciji z vsemi posledičnimi posledicami - pravnimi in materialnimi. Računovodski dokument je kateri koli informacijski medij z
Iz knjige Teorija računovodstva Avtor Daraeva Yulia Anatolievna56. Spremembe bilance stanja pod vplivom poslovnih transakcij Med sintetičnimi in analitičnimi računi obstaja povezava. Stanje enega sintetičnega računa mora biti enako vsoti stanja vseh analitičnih računov, povezanih z njim.
Avtor Olshevskaya Natalia55. Spremembe bilance stanja pod vplivom poslovnih transakcij Glede na vpliv na bilanco stanja so vse poslovne transakcije običajno razdeljene na štiri vrste: prva vrsta poslovnih transakcij. Poslovne transakcije prve vrste povzročajo spremembe samo na bilančnem sredstvu,
Iz knjige Teorija računovodstva. Goljufije Avtor Olshevskaya Natalia57. Dvojni vnos poslovnih transakcij na računih Vsaka poslovna transakcija nujno ima dvojnost in vzajemnost. Za ohranitev teh lastnosti in nadzor evidenc poslovnih transakcij na računih v računovodstvu se uporablja dvojna metoda
Iz knjige Spremembe računovodskih usmeritev in računovodskih ocen avtor Sotnikova LV2. Metode ocenjevanja premoženja, obveznosti in poslovnih transakcij 2.1. Osnovna sredstva 2.1.1. Metodološki vidik 2.1.1.1. Opredelitev osnovnih sredstev (odstavek 46 uredbe, oddelek I PBU 6/01) 2.1.1.2. Pravila za oblikovanje začetnih stroškov osnovnih sredstev (oddelek II PBU
Iz knjige Nadzor in revizija: Opombe k predavanju Avtor Ivanova Elena Leonidovna10. Dokumentiranje revizije Zadeve, povezane z dokumentiranjem revizije, urejajo naslednji standardi: "Dokumentiranje revizije", "Načrtovanje revizije", "Postopek za pripravo revizijskega mnenja o računovodskih izkazih."
Avtor Ivanova Elena Leonidovna27. Dokumentiranje revizije Gradivo revizije je sestavljeno iz revizijskega akta in pravilno izvedenih prilog k njemu, vpisi v akt pa morajo biti navedeni na podlagi preverjenih dejstev, ki izhajajo iz razpoložljivih dokumentov, materialov za kontrolo, popisov in drugih
Iz knjige Nadzor in revizija Avtor Ivanova Elena Leonidovna37. Dokumentiranje revizije Podjetje in posamezni revizor morata dokumentirati vse informacije, ki so pomembne za predložitev dokazov, ki podpirajo revizorjevo mnenje, kot tudi dokaze, da je revizija
Iz knjige Obnovitev računovodstva ali Kako "reanimirati" podjetje Avtor4.4. Postopek za ugotavljanje in odpravljanje napak, ugotovljenih pri evidentiranju transakcij, da odražajo poslovne transakcije pri obračunavanju finančnih naložb. Pri preverjanju pravilnosti evidentiranja transakcij pri računovodstvu finančnih naložb je priporočljivo preveriti, ali
Iz knjige Računovodstvo Avtor Bortnik Nikolaj Nikolajevič3.1. Dokumentiranje poslovnih transakcij Glavne naloge, s katerimi se sooča računovodski servis katere koli organizacije, so: oblikovanje popolnih in zanesljivih informacij o poslovnih procesih in finančnih rezultatih organizacije, potrebnih
Avtor Utkina Svetlana Anatolyevna1.2. Napake, povezane z dokumentiranjem poslovnih transakcij V skladu z 2. odstavkom čl. 9 Zakona o računovodstvu lahko primarne računovodske listine sprejmemo v računovodstvo, če so sestavljene v obliki iz albumov enotnih obrazcev primarnega računovodstva
Iz knjige Tipične napake pri računovodstvu in poročanju Avtor Utkina Svetlana Anatolyevna1.3. Napake, ki izhajajo iz odseva poslovnih transakcij v računovodskih registrih Računovodski registri so namenjeni sistematizaciji in kopičenju informacij o poslovanju podjetja. Podatki, ki se odražajo v primarnih računovodskih dokumentih
Iz knjige 1C: Podjetje 8.0. Univerzalna vadnica Avtor Boyko Elvira Viktorovna12.8. Registracija poslovnih transakcij. Po vnosu začetnih podatkov in dohodnih stanj v program lahko začnete voditi evidence. Po kronološkem zaporedju se v bazo vnesejo operacije, ki evidentirajo dejstva gospodarske dejavnosti, ki se je zgodila (prejemanje denarja od
Iz knjige International Standards on Auditing: Cheat Sheet Avtor avtor neznan18. DOKUMENTACIJA REVIZIJE Dokumentiranje je eden najpomembnejših vidikov pri delu revizorja. Kakovost in rezultati preverjanja so v veliki meri odvisni od temeljitosti, pravočasnosti in sistematičnosti zapisov. ISA obravnava vprašanja dokumentacije v ISA 230
Iz knjige 1C: Računovodstvo 8.2. Razlagalna vadnica za začetnike Avtor Gladkiy Alexey AnatolievichDnevnik poslovnih transakcij Ne glede na vrsto in način oblikovanja so vse poslovne transakcije brez izjeme vsebovane v dnevniku transakcij, ki je priročno orodje za ogled, urejanje in tiskanje. Če želite odpreti revijo
Za neprekinjen in neprekinjen odsev računovodskih objektov je treba najprej evidentirati vsako poslovno transakcijo. V ta namen se uporablja element računovodske metode - dokumentiranje- glavna metoda računovodskega spremljanja gospodarskih dejavnosti organizacije, njen primarni nadzor. Vsaka operacija, ne glede na obseg in vsebino, je ob zaključku dokumentirana in je prva stopnja računovodstva.
Dokument (iz lat. Documentum - poučni primer, pričevanje, dokazilo) je pisni dokaz, ki potrjuje dejstvo poslovne transakcije in pravico do njene izvedbe.
Primarno računovodstvo je enoten, ponavljajoč se v času, organiziran postopek zbiranja, merjenja, evidentiranja, kopičenja in shranjevanja informacij ter v razmerah avtomatiziranih nadzornih sistemov - njihov prenos in začetna obdelava. Hkrati se začetna obdelava informacij razume kot diferencirano kopičenje količinskih podatkov o določenem nizu značilnosti, ki so značilne za poslovanje, proizvodne pojave in procese. Primarno računovodstvo je začetna faza sistemskega zaznavanja in registracije posameznih transakcij, povezanih z gospodarskimi procesi in pojavi.
Primarni dokument
- to je računovodski dokument, ki je sestavljen v času poslovne transakcije in je prvi dokaz o dejstvih, ki so se zgodila. Primarni dokument potrjuje pravno moč opravljenega poslovnega posla in ugotavlja odgovornost posameznih izvajalcev za opravljene posle.Dokumentacija služi kot osnova za naknadne računovodske evidence in zagotavlja natančnost, zanesljivost in neizpodbitnost računovodskih kazalnikov ter možnost njihovega nadzora.
Primarna dokumentacija se ni pojavila takoj s pojavom dvojnega knjigovodstva. Pred tem so primarno opazovali med beleženjem podatkov o dejstvih gospodarske dejavnosti v spominske knjige, ki so jih postopoma nadomeščali papirni primarni dokumenti, sestavljeni ločeno od računovodskih registrov.
Danes obstajajo nove informacijske možnosti za dokumentiranje dejstev o gospodarski dejavnosti, njihovo registracijo in arhiviranje. Primarne informacije na papirju postopoma nadomeščajo sodobnejša sredstva za snemanje in prenos podatkov, ki se bodo sčasoma uporabljala vedno bolj široko.
Dokumenti so sredstvo, s katerim se izvaja sama finančna in gospodarska dejavnost. Uporabljajo se za operativno vodenje in upravljanje organizacije.
Dokumenti imajo pravni pomen, uporabljajo se kot dokazi v sporih med organizacijami in posamezniki. Samo pravilno in pravočasno izvedeni dokumenti imajo dokazno moč v arbitraži in na sodiščih.
Dokumenti imajo tudi nadzorno vrednost, saj omogočajo nadzor varnosti dragocenosti in preprečujejo primere kraje. Dokumenti so zelo pomembni pri opravljanju dokumentarnih revizij, revizij finančnih in gospodarskih dejavnosti organizacije. Dokumenti se uporabljajo za analizo rezultatov dela organizacije. Prav dokument je osnova informacijskega sistema organizacije, ki se uporablja pri upravljanju.
Primarni računovodski dokumenti so sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v obliki iz albumov enotnih (standardnih) obrazcev primarne računovodske dokumentacije. Dokumente, katerih oblika ni predvidena v teh albumih, je treba odobriti v odredbi o računovodski usmeritvi podjetja.
V skladu s čl. 9 zveznega zakona "O računovodstvu" morajo primarni računovodski dokumenti vsebovati naslednje obvezne podatke:
V Pravilniku o računovodstvu obvezni rekviziti primarnih računovodskih listin skupaj z navedenimi vključujejo tudi:
Seznam oseb, upravičenih do podpisa primarnih računovodskih listin, potrdi vodja organizacije v dogovoru z glavnim računovodjem. V tem primeru dokumente, ki formalizirajo transakcije z denarnimi sredstvi, podpišejo vodja organizacije in glavni računovodja ali osebe, ki jih pooblastijo. Brez podpisa glavnega računovodje ali pooblaščene osebe se denarne in poravnalne listine štejejo za neveljavne in jih ne bi smeli sprejeti v izvršitev.
Odsotnost katere koli obvezne podrobnosti v primarnem računovodskem dokumentu je kršitev računovodskih pravil in lahko povzroči, da se za organizacijo uporabijo finančne sankcije, ker nepravilno izvedeni dokumenti ne potrjujejo dejstva poslovne transakcije in je zato mogoče trditi, da ta ali ona poslovna transakcija dejansko ni bila izvedena.
Organizacije praviloma uporabljajo naslednje dodatne podrobnosti:
Za poenostavitev obdelave računovodskih informacij v primarnih računovodskih dokumentih se lahko zagotovi za zagotavljanje kode poslovnega posla.
Popravki v primarnih računovodskih dokumentih (razen bančnih in gotovinskih) Brisanja in nedoločeni popravki v besedilu in digitalnih podatkih primarnih dokumentov niso dovoljeni. Napake v ročno ustvarjenih primarnih dokumentih se popravijo na naslednji način: napačno besedilo ali znesek se prečrta, popravi se besedilo in (ali) znesek. Prečrtano z eno vrstico, tako da je popravljeno mogoče brati. Popravek napake v primarnem dokumentu mora biti označen z napisom "popravljeno", določen je datum popravka in potrjen s podpisom podpisnikov dokumenta.
Zakon Ruske federacije "O računovodstvu", Pravilnik o vzdrževanju računovodskih in finančnih izkazov določa, da popravki gotovine in bančnih dokumentov niso dovoljeni. V tem primeru je treba sestaviti nov dokument.
Za prikaz poslovnih transakcij se uporablja veliko različnih dokumentov. Za pravilno uporabo dokumentov je običajno, da jih razvrstimo v skupine, tj. sestavi konsolidirane računovodske dokumente, ki so razvrščeni glede na homogene značilnosti: po namenu, vrstnem redu priprave, načinu evidentiranja transakcij, kraju priprave, vrstnem redu izpolnjevanja. Razvrstitev dokumentov je prikazana na sl. 6.1.
Po dogovoru se dokumenti delijo na upravne, izvršilne (utemeljujoče), računovodske in kombinirane.
Upravni
dokumenti vsebujejo naročilo (naročilo) za izvedbo poslovne transakcije. Vendar ne potrjujejo dejstva njegove izvedbe in zato niso osnova za računovodske izkaze. Na primer naročila, plačilni nalog banki za prenos davkov itd.Dokazila potrjujejo dejstvo poslovne transakcije in so podlaga za računovodstvo za odražanje poslovnih transakcij. Na primer računi, ki potrjujejo nastale stroške, akti prevzema in prenosa osnovnih sredstev itd.
Dokumentacija računovodska registracija jih sestavijo računovodski uslužbenci v primerih, ko ni drugih dokumentov za evidentiranje poslovne transakcije ali za namen priprave upravnih in dokazil za razmislek v računovodstvu. Na primer kumulativni izkazi, izračuni dejanskih stroškov proizvodnje, različne vrste potrdil in izračuni, ki jih sestavi računovodstvo itd.
Kombinirano
dokumenti hkrati opravljajo funkcije upravne in razbremenilne, razbremenilne in računovodske registracije. Na primer, račun za sprostitev materialnih sredstev vsebuje ukaz za sprostitev materiala iz skladišča v delavnico, pa tudi registracijo dejanske izdaje; nalog za prejem blagajne.Po vrstnem redu sestavljanja
dokumenti so primarni in povzetek.Izvorni dokumenti
se sestavijo za vsako posamezno transakcijo v času njene izvedbe. Na primer, dohodni blagajniški nalog, odhodni blagajniški nalog, zahtevki za plačilo, akti za odpis osnovnih sredstev itd.Prečiščeni dokumenti so sestavljeni na podlagi predhodno sestavljenih primarnih dokumentov. Njihova uporaba olajša nadzor homogenih operacij. Lahko so izvršilni, računovodski in kombinirani. Na primer predplačila in poročila o denarnih sredstvih, združevanje in kumulativni izkazi. Predhodno poročilo, ki je kombinirano, zlasti opravlja razbremenilno in računovodsko listino. Ponuja popoln opis obračunov z odgovornimi osebami ter opis proizvodnih stroškov na računih po pregledu in odobritvi poročila.
Na način razmišljanja
operativni dokumenti so razdeljeni na enkratne in zbirne.Enkratni dokumenti se uporabljajo samo enkrat za prikaz ene same transakcije ali več hkrati izvedenih transakcij. Po registraciji gre enkratni dokument v računovodstvo in služi kot podlaga za razmislek v računovodstvu. Na primer, prejemki in izdatki blagajniški nalogi, plačilne liste itd.
Akumulativni dokumenti se sestavljajo v določenem obdobju (teden, desetletje, mesec), da odražajo homogene ponavljajoče se transakcije, ki so v njih zabeležene med izvajanjem. Na koncu obdobja se izračunajo skupni zneski za ključne številke, uporabljene za račune. Akumulativni dokumenti se od konsolidiranih razlikujejo po tem, da je konsolidirani dokument sestavljen na podlagi primarnih dokumentov, je njihov povzetek, kumulativni dokument pa je primarni dokument, sestavljen postopoma s kopičenjem operacij. Akumulativni dokumenti vključujejo kartice z omejitvami, dvotedenska ali mesečna naročila itd.
Na mestu zbiranja
dokumenti so notranji in zunanji.Notranji dokumenti so sestavljeni v podjetju, da odražajo notranje transakcije. Na primer denarni prejemki in izdatki, računi, akti, plačilne liste itd.
Zunanji dokumenti se izpolnijo zunaj meja določenega podjetja, prejmejo se v formalizirani obliki. Na primer računi, bančni izpiski, tovorni listi itd.
Po vrstnem redu polnjenja
dokumente lahko razvrstimo v ročno risane in računalniško podprte dokumente.Ročni dokumenti se izpolnjujejo ročno.
Dokumenti, izvedeni z računalniške tehnologije, samodejno registrira podatke o proizvodnih operacijah v času njihovega izvajanja.
Vsi dokumenti, ki jih prejme računovodja, se obdelajo, da se pripravijo na vpise v računovodske registre. Glavna stopnja računovodske obdelave dokumentov v organizaciji je preverjanje prejetih dokumentov v bistvu, v obliki in aritmetično.
Vzorci izvedbe posameznih dokumentov so predstavljeni v prilogah 3 in 4 učbenika.
V skladu z Uredbo o dokumentih in delovnem toku v računovodstvu, ki jo je odobrilo Ministrstvo za finance ZSSR z dne 29. julija 1983, št. 105, pod tok dokumentov razumeti je treba ustvarjanje ali prejem primarnih dokumentov od drugih organizacij, njihovo sprejemanje v računovodstvo, obdelavo in prenos v arhiv. V skladu z GOST R 51141-98 je potek dela gibanje dokumentov v organizaciji od trenutka, ko so ustvarjeni ali prejeti, do zaključka izvajanja ali pošiljanja.
Tako potek dela v računovodstvu organizacije vključuje vse faze gibanja primarnih dokumentov. Učinkovit pretok dokumentov v organizaciji je ključ do zagotavljanja popolnosti in zanesljivosti računovodskih informacij ter njihove varnosti.
Organizacija poteka dela vključuje razvoj obrazcev primarnih dokumentov, računovodskih registrov in obrazcev poročanja, ki niso enotni, oblikovanje urnika poteka dela, opredelitev mehanizma za sprejem dokumentov v računovodstvo, izbiro sistema za obdelavo dokumentov in postopek za njihovo shranjevanje.
Pretok dokumentov bi moral prispevati k racionalnemu in gospodarnemu računovodstvu, ki temelji na pogojih gospodarske dejavnosti in velikosti podjetja. Pri organizaciji sistema za dokumentiranje poslovnih transakcij in poteka dela si je treba prizadevati, da je vsaka poslovna transakcija dokumentirana samo v enem dokumentu, številne podobne operacije pa v enem konsolidiranem dokumentu.
Gibanje primarnih dokumentov v računovodstvu (ustvarjanje ali prejem od drugih podjetij, ustanov, sprejem v računovodstvo, obdelava, prenos v arhiv, tj. Potek dela) mora biti urejeno s časovnim razporedom (odstavek 5.1 Pravilnika o dokumentih in delovnem toku v računovodstvu, odobril Odredba Ministrstva za finance ZSSR z dne 29. julija 1983, št. 105).
Delo pri pripravi urnika poteka organizira glavni računovodja. Urnik pretoka dokumentov odobri ukaz vodje organizacije. V podjetju mora vzpostaviti racionalen pretok dokumentov, tj. zagotoviti optimalno število oddelkov in izvajalcev, ki jih bo lahko sprejel vsak primarni dokument, določiti minimalno obdobje njegovega bivanja na oddelku.
Urnik poteka dela bi moral pomagati izboljšati vsa računovodska dela v podjetju, v zavodu, okrepiti nadzorne funkcije računovodstva, povečati stopnjo mehanizacije in avtomatizacije računovodskih del.
Pri razporejanju morajo biti izpolnjene naslednje zahteve:
Na začetku načrtovanja poteka dela glavni računovodja vzpostavi krog oseb, ki obdelujejo primarne dokumente (zaposleni v oddelku za oskrbo, osebe, odgovorne za prodajo (tržniki)). Uradno so seznanjeni s pravili za obdelavo primarnih dokumentov in časom oddaje teh dokumentov v računovodstvo. Ta določba pogosto ni vključena v splošni urnik poteka dela, zaradi česar zamuda pri sprejemanju računov doseže več mesecev. Priporočljivo je izdati ustrezen ukaz vodje organizacije, ki določa tudi odgovornost za zamudo pri predložitvi dokumentov računovodji.
Glavni računovodja se s svojim računovodskim naročilom zavezuje, da bo sprejel le tiste dokumente, ki so sestavljeni na predpisan način. Računovodja, ki je sprejel dokumente, sestavljene v nasprotju s pravili, nosi osebno odgovornost.
Nadzor je odvisen od pravilnosti odražanja dejstev gospodarske dejavnosti na računovodskih računih, za katere je vsakemu primarnemu računovodskemu dokumentu priložen seznam računovodskih evidenc z navedbo datuma in priimka odgovornega računovodje.
Na isti stopnji se vzpostavi nadzor nad pravilnostjo primarnih računovodskih listin in na njihovi podlagi odsev dejstev o gospodarski dejavnosti v računovodskih računih. Situacije so možne, če nekatere dokumente štejemo dvakrat. Na primer, v skladu z računom se material iz skladišča odpiše na en objekt računovodstva stroškov, nato pa se prek skladišča prenese v drugega brez kapitalizacije in se ponovno odpiše na stroške. V tem primeru so bila kršena pravila pretoka dokumentov o potrebi, da se odraža gibanje vseh materialov skozi skladišče.
Naloga glavnega računovodje je optimizirati (ali razviti) sam potek dela in tehnologijo za obdelavo prejetih informacij. V strukturi poteka dela ločimo dve komponenti: potek dela v organizaciji in potek dela v računovodstvu. To določa:
Po sestavi in odobritvi urnika dobi vsaka oseba, ki sodeluje v pretoku dokumentov, ustrezen izvleček in določi se odgovornost za neizpolnjevanje zahtev glede pretoka dokumentov. Hkrati vam urnik poteka dela omogoča izboljšanje računovodskega nadzora nad delom organizacije in povečuje učinkovitost računovodskega dela.
Na splošno je urnik poteka dela naslednji (slika 6.2).
Posebno pozornost je treba nameniti vprašanjem avtomatizacije primarnega pretoka dokumentov. Razviti so bili sistemi, ki omogočajo ustvarjanje primarnih dokumentov v elektronski obliki, prenos dokumentov, ki so bili prvotno ustvarjeni v papirni obliki, v računalnik in zagotavljajo kroženje primarnih dokumentov v organizaciji.
Potencialni uporabniki takšnih sistemov so podjetja, v katerih je obseg poteka dela vsaj nekaj dokumentov čez dan. Glavni cilj avtomatizacije upravljanja z dokumenti je ustvariti enoten informacijski prostor podjetja, kjer dokumenti niso povezani s krajem njihovega shranjevanja in so zato lahko dostopni, kar pa zaposlenim v podjetju omogoča, da osvobojen ročnega dela z dokumenti. Po statističnih podatkih uporaba avtomatiziranih sistemov za upravljanje z dokumenti omogoča prihranek do 30-40% delovnega časa, ki se običajno porabi za iskanje dokumentov in druge rutinske operacije.
Odprava ročne obdelave dokumentov v pisarniškem procesu ima več prednosti. Zlasti je mogoče avtomatizirati postopek ustvarjanja in izpolnjevanja dokumentov, dodeljevanju vrednosti atributov dokumentom, spremljanju izvajanja dokumentov itd.
Primarne računovodske listine je mogoče sestaviti na papirju in računalniških medijih. V slednjem primeru je organizacija dolžna na lastne stroške kopirati takšne dokumente za druge udeležence v poslovanju, pa tudi na zahtevo organov, ki izvajajo nadzor v skladu z zakonodajo Ruske federacije, sodišče in tožilstvo.
Dokument o strojnem nosilcu pridobi pravno veljavnost, če so izpolnjene naslednje zahteve (v skladu z GOST 6.10.4-84.). Zapisati ga je treba, narediti in označiti v skladu z zahtevami GOST, informacije pa morajo biti kodirane v skladu z vseevropskimi klasifikatorji tehničnih in ekonomskih informacij. Če v njih ni potrebnih informacij, je dovoljeno uporabljati kode registriranih medsektorskih klasifikatorjev.
Tabela strojev mora biti ustvarjena ob upoštevanju zahtev državnih standardov za enotne sisteme dokumentacije.
Snemanje dokumenta na strojni medij in ustvarjanje strojnega grama je treba izvesti na podlagi podatkov, zabeleženih v izvirnih (primarnih) dokumentih, ki so jih po komunikacijskih kanalih prejeli iz avtomatskih snemalnih naprav ali v procesu avtomatiziranih težav reševanje.
Dokument na strojnem nosilcu ali pisalnem stroju mora vsebovati naslednje obvezne podatke:
Obvezne podrobnosti dokumenta na strojnem mediju morajo biti postavljene tako, da omogočajo enolično identifikacijo podrobnosti.
Obvezne podrobnosti strojne karte je treba natisniti in postaviti v skladu z zahtevami državnih standardov za enotne sisteme dokumentacije.
Izvirniki, dvojniki in kopije dokumenta na strojnem mediju in strojni grami, pridobljeni s standardno programsko opremo tega računalniškega kompleksa, imajo enako pravno veljavo, če so izvedeni v skladu z zahtevami tega standarda.
Izvirnik dokumenta na računalniškem mediju je prvič zapis dokumenta na strojnem mediju, ki vsebuje navedbo, da je ta dokument izvirnik.
Izvirni pisalni stroj je prva računalniško natisnjena kopija dokumenta na papirju, ki vsebuje navedbo, da je ta dokument izvirnik.
Dvojniki dokumenta na računalniškem mediju so pozneje v času, verodostojni po vsebini, zapisi dokumenta na strojnem mediju in vsebujejo navedbo, da so ti dvojniki.
Dvojniki pisalnega stroja so vedno bolj pozni, izpisi na papirju so verodostojni po vsebini in vsebujejo navedbo, da gre za dvojnike.
Kopije dokumenta na računalniškem nosilcu ali pisalnem stroju so dokumenti, prepisani iz izvirnika ali dvojnika na strojnem nosilcu podatkov ali pisave na drug medij, verodostojni po vsebini in vsebujejo oznako, da so ti dokumenti kopije.
Dvojniki in kopije morajo vsebovati obvezne podrobnosti, ki jih vsebuje izvirni dokument na računalniškem mediju ali v pisalnem stroju.
Posamezni dokumenti in posamezni nizi dokumentov, dokumenti in nizi dokumentov v informacijskih sistemih (knjižnice, arhivi, skladi, banke podatkov, drugi informacijski sistemi) tvorijo informacijske vire organizacije, ki so objekti odnosov med posamezniki, pravnimi osebami, državo , predstavljajo ruske informacijske vire in so skupaj z drugimi viri zaščiteni z zakonom. V zvezi z informacijskimi viri lahko organizacija deluje kot lastnik in kot uporabnik.
Dokumentiranje informacij je predpogoj za vključitev informacij v informacijske vire. Izvaja se na način, ki ga določijo državni organi, pristojni za organizacijo pisarniškega dela, standardizacijo dokumentov in njihovih nizov ter varnost Ruske federacije.
Poleg zgoraj navedenih pogojev dokument, prejet iz avtomatiziranega informacijskega sistema, pravno velja tudi po tem, ko ga uradnik podpiše na način, predpisan z zakonodajo Ruske federacije (postopek za dajanje pravne veljave dokumentom na strojnih medijih je obravnavano v istoimenskem poglavju te publikacije). Pravno veljavnost dokumenta, shranjenega, obdelanega in poslanega z uporabo avtomatiziranih informacijskih in telekomunikacijskih sistemov, je mogoče potrditi z elektronskim digitalnim podpisom. Pravna moč elektronskega digitalnega podpisa se prizna, če v avtomatiziranem informacijskem sistemu obstajajo programska in strojna orodja, ki zagotavljajo identifikacijo podpisa, in če se upošteva ustaljeni režim njihove uporabe.
Pravica do potrjevanja identitete elektronskega digitalnega podpisa se uveljavlja na podlagi licence. Postopek za izdajo dovoljenj določa zakonodaja Ruske federacije.
Informacijski viri v lasti organizacij so vključeni v njihovo lastnino v skladu s civilno zakonodajo Ruske federacije. V PBU 14/2000 "Obračunavanje neopredmetenih sredstev" je določeno, da izključna avtorska pravica do zbirk podatkov spada v kategorijo neopredmetenih sredstev organizacije in je zato predmet registracije na računu 04 "Neopredmetena sredstva" v oceni v skladu z z zahtevami iz oddelka II istega dokumenta. Računovodska enota je inventarni objekt, to je v tem primeru sklop pravic, ki izhajajo iz lastništva ene baze podatkov. Glavna značilnost, po kateri je ena postavka zaloge identificirana od druge, je izvajanje neodvisne funkcije pri proizvodnji izdelkov, opravljanje del ali opravljanje storitev ali uporaba za vodstvene potrebe organizacije.
Lastništvo objektov za obdelavo informacij ne ustvarja lastništva informacijskih virov v lasti drugih lastnikov. Dokumenti, obdelani za opravljanje storitev ali kadar se ta orodja za obdelavo uporabljajo skupaj, pripadajo njihovemu lastniku. Lastništvo in način proizvodnje izdelkov, ustvarjenih v tem primeru, ureja pogodba.
Postopek hrambe dokumentov o dejavnostih organizacije določajo zvezni zakoni z dne 21. novembra 1996 št. 129-FZ "O računovodstvu" in z dne 22. oktobra 2004 št. 125-FZ "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji" , Davčni zakonik Ruske federacije in drugi predpisi.
Organizacije morajo voditi primarne računovodske dokumente, računovodske evidence in računovodske izkaze za obdobja, določena v skladu s pravili za urejanje državnih arhivskih zadev, vendar ne manj kot pet let. V skladu z zahtevo pod. 8 str. 1 čl. 23 Davčnega zakonika Ruske federacije morajo davkoplačevalci štiri leta zagotavljati varnost računovodskih podatkov, dokumentov, potrebnih za izračun in plačilo davkov, ter dokumentov, ki potrjujejo prejeti dohodek (za organizacije - tudi nastali stroški) in plačani ( zadržani) davki. Obdobje hrambe dokumentov se izračuna od 1. januarja leta, ki sledi letu konca pisarniškega dela na njih.
Obstajajo dokumenti, ki se hranijo dlje. Za osebne račune zaposlenih, ki vsebujejo izračune plač, je obdobje 75 let (drugi tako imenovani "kadrovski dokumenti", ki niso povezani z računovodstvom, morajo biti shranjeni v arhivu kadrovske službe). Dokumente, ki potrjujejo koristi, ki jih organizacija uporablja, je treba hraniti v celotnem obdobju njihove uporabe (v primeru uporabe ugodnosti dohodnine so to vsi dokumenti, ki potrjujejo prihodke in odhodke v obdobju nastanka privilegirane izgube).
Poleg tega obstajajo tako imenovani dokumenti za trajno hrambo, ki jih je treba hraniti do likvidacije organizacije. Tej vključujejo:
Tudi če ni treba več hraniti nobenega dokumenta, lahko regulativni akti predvidevajo poseben postopek pregleda pred uničenjem ali prenosom na pooblaščene organe.
Upravno odgovornost uradnikov za kršitev pravil hrambe arhivskih dokumentov določa Zakonik o upravnih prekrških v obliki globe od 3 do 5-kratne minimalne plače.
Zaseg dokumentov
Primarne računovodske dokumente lahko zasežejo le organi preiskave, predhodne preiskave in tožilstvo, sodišča, davčni inšpektorati in davčna policija na podlagi sklepov v skladu z zakonodajo Ruske federacije (100. člen računovodskih predpisov).
Odredba o zasegu mora vsebovati seznam zaseženih dokumentov in navedbo razloga za zaseg, tj. razlogi za domnevo, da ti dokumenti vsebujejo informacije o kršitvi veljavne zakonodaje s strani organizacije. Veljavna zakonodaja zasega dokumentov "za preverjanje" ne predvideva.
Glavni računovodja ali drug uradnik organizacije ima pravico z dovoljenjem in v prisotnosti predstavnikov organov, ki zasežejo dokumente, narediti njihove kopije z navedbo razlogov in datuma zasega.
