Primarni računovodski dokumenti se uporabljajo v vsakem podjetju. Vsi so na svoj način pomembni in jih je treba pri delu nujno upoštevati. Sestavljeni so v skladu z obrazci primarnih računovodskih dokumentov računovodskih registrov. Njihov celoten seznam in pravila oblikovanja so predstavljeni v tem članku.
Ko govorimo o primarnih dokumentih, pomenijo tiste papirje, ki so odgovorni za vsak od gospodarskih dogodkov, ki so se zgodili v podjetju. Pri pripravi tovrstne dokumentacije se mora vsak računovodja spomniti, da ni posebnih in jasno določenih oblik primarnih dokumentov in računovodskih registrov. Izbira je pri podjetju. To je tisto, ki odloča, katere od možnih oblik je primerno za uporabo pri svojih dejavnostih. Prav tako je pomembno navesti vse podrobnosti pri izpolnjevanju obrazca primarnih računovodskih dokumentov. Imajo le obvezen seznam, iz katerega ni mogoče ničesar izključiti. Omeniti velja, da je treba informacije o tem, katero obliko primarnih računovodskih dokumentov podjetje uporablja, nujno navesti v računovodski politiki podjetja. To je zelo pomembna točka.
Seznam primarnih delnic vključuje devet pomembnih vrednostnih papirjev:
Ta seznam primarnih računovodskih dokumentov je splošno sprejet in se uporablja v vseh podjetjih.
Ta primarni računovodski dokument je namenjen odražanju vseh premikov zalog. Račun mora vsebovati podatke, navedene na računu. Omeniti velja, da mora biti ta dokument sestavljen v dveh izvodih. Kot potrditev tega dokumenta se uporablja podpis vodje in pečat organizacije. Kar zadeva obrazec za registracijo računa, običajno podjetja uporabljajo TORG-12. Običajno ga uporabljajo veleprodajna podjetja. Obrazec mora vsebovati podatke tako pogodbe, na podlagi katere se posel izvaja, kot tudi podatke tovornega lista. Vključuje tudi podatke o udeležencih v operaciji in blagu, ki se prenaša. Tovorni list mora vsebovati podatke o priloženih papirjih. Kar zadeva podpise, jih data obe strani. Pomembno je vedeti, da imajo tiste organizacije, katerih delo ne vključuje uporabe pečata, pravico, da te vrste dokumenta z njim ne overijo.
Plačna lista je sestavljena v skladu z obrazcem T-49. Obrazec tega primarnega računovodskega dokumenta je številka 0301009. Njegova uporaba je omejena samo za podjetja, ki izvajajo proračunske ali državne dejavnosti. V skladu s tem dokumentom se opravi popoln in nadaljnji obračun plač zaposlenih. Glavni podatki te vrste so časovni list, tarifna stopnja, znesek odbitkov in pobota. Druge organizacije, pa tudi samostojni podjetniki, izdajajo plače svojim zaposlenim na obrazcu 0504401. Osnova za izračune je tudi časovni list. Potreba po tej dokumentaciji je posledica potrebe po zmanjšanju delovnega toka v organizaciji. To primarno knjigovodsko listino sestavijo računovodje, ki jih po pripravi papirjev prenesejo na blagajno. Ko so vsa sredstva, navedena v dokumentu, izdana osebju, jih je treba vrniti v računovodstvo. Obrazec, ki ga posredujejo blagajničarjem, mora podpisati vodja podjetja.
Razlog za izvedbo te primarne računovodske listine je prenos dela ali storitev, ki jih je opravilo podjetje, na stranko. Potrjuje, da so bili vsi dogovori spoštovani in da je stranka z doseženimi rezultati zadovoljna. Obrazec akta nima obvezne vzpostavljene oblike. Vendar obstaja seznam podatkov, ki jih mora vsebovati. Vključuje oznake, kot so ime podjetja, datum oblikovanja dokumenta, odraz osebe, ki je sestavila dokument, oblika dela, položaji in podpisi odgovornih oseb. Obstaja tudi enotna oblika KS-2. Ne velja za vse vrste dela ali storitev. lahko se uporablja le, če se izvajalec ukvarja z kapitalsko gradnjo. Če je ta obrazec dokončan, se lahko uporablja za gradbena in inštalacijska dela na civilnih ali stanovanjskih objektih.
V tem primeru zaposleni v podjetju uporabljajo naslednje vrste primarne dokumentacije:
Vsaka od teh oblik ima enotno obliko. Njegova uporaba je obvezna pri pripravi primarne računovodske dokumentacije.
Ta dokument je sestavljen v skladu z obrazcem OKUD 0401060. Pri oblikovanju obrazca je potrebno slediti več fazam izpolnjevanja:
Glede na vrsto plačila se ta obrazec izpolni v celoti ali delno.
V tem primeru je mogoče izdati dva osnovna obrazca. Prvi je dohodni gotovinski nalog, drugi pa odhodni. Torej, PKO se izda v primerih, ko nova sredstva prispejo na blagajno. Obliko tega primarnega računovodskega dokumenta ureja Državni odbor za statistiko Ruske federacije. Izpolnite ga na papirju v obrazcu KO-1 ali v elektronski obliki. Dokument podpiše glavni računovodja in ostane za shranjevanje v računovodstvu. Kar zadeva odhodkovno blagajno, so značilnosti njegove zasnove podobne. Njegova edina razlika je cilj. Izpolnjuje se v primerih izdaje sredstev. Druga značilnost je obsežnost možnosti polnjenja - lahko sta Word in Excel. Primarna računovodska dokumentacija te vrste je sestavljena v obrazcu KO-2.
Kot vsi primarni dokumenti in računovodski registri je tudi ta obrazec poročilo o dejavnostih podjetja. Pravzaprav se vnaprejšnje poročilo sestavi v primerih, ko mora zaposleni obračunati sredstva, ki jih je prejel od blagajne in porabljena za potrebe podjetja. Glavne informacije, vključene v ta obrazec, so:
Te postavke so vsekakor zelo pomembne, vendar se štejejo za neveljavne, če obrazcu vnaprejšnjega poročila niso priložena dokazila. Kar zadeva oblikovanje te vrste primarne dokumentacije, je poenostavljena zaradi prisotnosti enotnega obrazca. Imenuje se AO-1. Če želi podjetje razviti lastno obliko, je to tudi dovoljeno. Najpomembneje je, da dokumentu dodate vse potrebne podrobnosti. Najpogosteje podjetja uporabljajo enotno obliko. Obrazec se sestavi v enem izvodu v treh dneh od datuma izdaje denarja. Dokument mora potrditi vodja zaposlenega, ki je prevzel vlogo. Predhodno poročilo lahko oddate v papirni in elektronski obliki.
Ta vrsta primarne dokumentacije se sestavi pod tremi pogoji:
Najpogosteje se za označevanje napak še vedno uporablja računovodski izkaz. Ta dokument lahko imenujemo univerzalen, saj je primeren tako za trenutno obdobje kot za katero koli drugo. Prednost tega obrazca za tekoče obdobje je sposobnost vzdrževanja pravilnih zneskov prometa. To se izvede z vpisom preklica ali knjiženjem dodatnih zneskov. Jasna, uveljavljena oblika računovodskega izkaza velja samo za vladne agencije. Drugi zavezanci lahko uporabijo svoj obrazec. Pomembno je le, da vsebuje naslednje podatke:
Omeniti velja, da če podjetje namerava uporabiti svoj obrazec, mora to dejstvo navesti v računovodski politiki.
Bistvo tega obrazca je, da odraža poplačilo medsebojnih dolgov med podjetjem in zaposlenim. Za izvedbo pobota je potrebno izpolniti akt in dogovor o izvajanju te operacije. Akt se sestavi v fazi, ko podjetje predloži nasprotni dolg svojemu zaposlenemu in je za stranke primerno, da ga pobotata z dolgom. Če so takšni pogoji primerni za oba udeleženca, se sestavi poseben sporazum, ki potrjuje željo strank po izravnavi.
Pravilnost računovodstva in nadaljnjih zaključkov iz njega je odvisna od kakovosti primarnega dokumenta in informacij, ki jih vsebuje.
Informacije, vsebovane v primarnih dokumentih, sprejetih za računovodstvo, se zbirajo in sistematizirajo v računovodskih registrih, katerih oblike ali zahteve odobri pooblaščeni organ. Podatki računovodskih registrov se v združeni obliki prenesejo v računovodske izkaze.
Uprava določi osebe, ki so upravičene do podpisa računovodskih listin. V tem primeru je mogoče vzpostaviti hierarhijo podpisov glede na položaj, znesek denarja, obseg in bistvo operacije.
Podjetja ali organizacije, ki uporabljajo elektronske podpise, bi morale vzpostaviti ustrezne zaščitne ukrepe in nadzor v zvezi s pravico do uporabe in dostopa do elektronskih podpisov. (17)
Zahteve za pripravo primarnih dokumentov
1. Vpisi v primarne dokumente morajo biti izvedeni s črnilom, kemičnim svinčnikom, pasto za kemični svinčnik, s pisalnimi stroji, mehanizacijo in drugimi sredstvi, ki zagotavljajo hrambo teh vpisov v času, ki je določen za njihovo hrambo v arhivu.
Za pisanje je prepovedano uporabljati preprost svinčnik.
Vodja organizacije mora v soglasju z glavnim računovodjo v obliki odredbe potrditi seznam oseb, ki so upravičene do podpisa primarnih računovodskih dokumentov.
Osebe, ki so sestavile in podpisale te dokumente, zagotavljajo pravočasno in kakovostno izvedbo primarnih računovodskih dokumentov, njihov pravočasen prenos v računovodstvo, pa tudi zanesljivost podatkov, ki jih vsebujejo.
Premik primarnih dokumentov v računovodstvu (sestavljanje ali prejemanje od drugih poslovnih subjektov, prevzem v računovodstvo, obdelava, prenos v arhiv) je treba urediti tudi z urnikom, ki ga potrdi vodja.
Da bi opozorili tako vodje kot izvajalce pred nepredvidenimi negativnimi posledicami in da bi prihranili čas pri iskanju informacij, je treba po prejemu regulativnih dokumentov ustvariti osnovo za registracijo primarnih dokumentov.
To pomeni, da morajo imeti vsi primarni dokumenti, ki so izpisani in izpolnjeni v računovodstvu, svoj identifikator - kodo (enkratna, edinstvena številka), ki se jim dodeli ob obvezni registraciji v enem od registrskih dnevnikov, ki mora biti odprto v vsakem podjetju.
Postopek za sestavo dokumentov:
Primarni dokumenti, ustvarjeni z mehanizirano metodo, zahtevajo posebno potrditev zanesljivosti pridobljenih podatkov, t.j. avtorizacijo in zaščito registriranih podatkov pred nepooblaščenim pridobivanjem informacij o njih. Po faksu se lahko pošlje katerikoli dokument, primarni računovodski dokument pa ne, ker nima potrdila o pristnosti. Odgovornost za pravočasno in kakovostno izdelavo dokumentov ter njihovo pravočasno posredovanje v kasnejši obračun v računovodstvu nosijo osebe, ki so te dokumente izdale in podpisale.
Primarno računovodstvo v proizvodnem podjetju je informacijska osnova za upravljanje, katere kakovost je neposredno odvisna od kakovosti računovodstva. Primarno računovodstvo je kompleks informacijskih in logičnih operacij z dokumenti, ki spremljajo vse materialne in finančne tokove in njihove elemente od vhoda do izhoda proizvodnih in gospodarskih objektov podjetja in podjetja kot celote.
Tako so primarni dokumenti nosilci informacij o vseh industrijskih in gospodarskih objektih in subjektih ter njihovih interakcijah in omogočajo celovito oceno vseh kontrolnih dejavnikov: kvantitativnih, kvalitativnih, finančnih.(12)
To gradivo vam bo dalo predstavo o:
uporabniki računovodskih informacij;
funkcije podjetja za organizacijo računovodstva;
primarni računovodski dokumenti, njihove vrste in obvezni podatki;
tok dokumentov;
računovodski registri in njihove vrste;
računovodski računi in njihova struktura;
poenostavljen delovni kontni načrt za malo podjetje;
različne oblike organizacije računovodstva.
V skladu z 9. členom Zakona o računovodstvu morajo biti vse poslovne transakcije, ki jih izvaja organizacija, formalizirane z dokazili. Ti dokumenti služijo kot primarni računovodski dokumenti, na podlagi katerih se vodi računovodstvo.
Primarni računovodski dokumenti so sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v obliki, ki jo vsebujejo albumi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije, dokumenti, katerih oblika v teh albumih ni predvidena, pa morajo vsebovati naslednje obvezne podatke:
Primarni dokument je pisno dokazilo o opravljenem poslu (plačilo blaga, izdaja gotovine po poročilu ipd.).
Podjetje lahko v okviru svojih dejavnosti uporablja samostojno razvite obrazce primarnih dokumentov ob upoštevanju uveljavljenih zahtev za primarne dokumente. Obrazci takšnih dokumentov so odobreni z odredbo o računovodski politiki podjetja.
Vse primarne dokumente lahko razdelimo v naslednje skupine:
Organizacijski in administrativni dokumenti- to so odredbe, navodila, navodila, pooblastila ipd. Ti dokumenti dovoljujejo opravljanje določenih poslovnih poslov.
Spremna dokumentacija- to vključuje račune, zahteve, potrdila o prevzemu, itd. Ti dokumenti odražajo dejstvo poslovnega posla in podatki, ki jih vsebujejo, se vnesejo v računovodske registre.
Nekateri dokumenti so dovoljeni in razbremenilni. Sem spadajo na primer odhodkovni blagajniški nalog, obračun plač itd.
Računovodski dokumenti izpolni računovodja. Med njimi so različna poročila, reference. Podatki, ki jih vsebujejo, se vnesejo tudi v računovodske registre.
Računovodski registri So posebej prilagojeni listi za registracijo in združevanje poverilnic. Po videzu so računovodski registri:
Glede na vrste izdelanih zapisov se registri delijo na:
Glede na stopnjo podrobnosti informacij, ki jih vsebujejo računovodski registri, so:
Primarne dokumente, ki jih prejme računovodstvo (računovodja), je treba preveriti:
Za pravilno vodenje primarnega računovodstva je razvit in odobren urnik poteka dela, ki določa vrstni red in čas gibanja primarnih dokumentov znotraj podjetja, njihov prejem v računovodski službi. Razpored gibanja primarnih računovodskih dokumentov ima lahko naslednjo obliko:
Evidenca v primarnih dokumentih se izvaja tako, da se zagotovi varnost teh evidenc za čas, ki je določen za njihovo hrambo v arhivu.
Po sprejemu se podatki iz primarnega dokumenta prenesejo v računovodske registre, na samem dokumentu pa se označi, da se izključi možnost njegove dvojne uporabe (na primer datum vpisa v računovodski register se zapiše ).
Primarni in zbirni računovodski dokumenti so lahko sestavljeni na papirju in računalniških medijih. V slednjem primeru je organizacija dolžna na lastne stroške izdelati kopije teh dokumentov na papirju za druge udeležence v poslovanju, pa tudi na zahtevo organov, ki izvajajo nadzor v skladu z zakonodajo Ruske federacije. , sodišče in tožilstvo.
Organizacije so dolžne hraniti primarne računovodske listine, računovodske registre in računovodske izkaze za obdobja, določena v skladu s pravili za urejanje državnih arhivskih zadev, vendar ne manj kot pet let.
Za oddajo v arhiv so dokumenti izbrani v kronološkem vrstnem redu, sestavljeni, vezani in shranjeni v mape. Oddaji dokumentov v arhiv je priloženo potrdilo.
Račun je način združevanja in odražanja sprememb sredstev (premoženja), njihovih virov in obveznosti podjetja.
Transakcije na računih se odražajo v denarnem števcu, to pomeni, da se oceni vse premoženje, njegovi viri in obveznosti (dolgovi) podjetja, njegova vrednost pa se evidentira na računih.
Sredstva podjetja se lahko povečajo ali zmanjšajo. Za ločeno obračunavanje povečanja in zmanjšanja sredstev je račun razdeljen na dva dela. Kliče se leva stran računa obremenitev, kliče se desna stran računa kredit.
Grafično je račun običajno predstavljen v obliki tabele, sestavljene iz dveh stolpcev:
Glede na to, kaj se odraža v računih, so lahko:
Na aktivni računi odraža se obračunavanje sredstev podjetja in njihovo gibanje (na primer osnovna sredstva, proizvodne zaloge, končni izdelki, gotovina, obračuni itd.).
Aktivni račun se poveča v breme, torej transakcije, ki ga povečajo, se odražajo na levi strani (breme) računa.
V breme je tudi stanje aktivnega računa - stanje na koncu in na začetku obdobja.
Na pasivni računi odraža vire sredstev podjetja (na primer odobreni kapital ali odobreni kapital, dobiček) in obveznosti podjetja (na primer bančno posojilo, neizplačane plače itd.).
Pasivni račun se poveča na dobro, torej transakcije, ki ga povečajo, se odražajo na desni strani (kredit) računa.
V dobro se knjiži tudi stanje pasivnega računa - stanje na koncu in na začetku obdobja.
Na aktivno-pasivni računi stanje je lahko kreditno ali debetno.
Računovodski načrt potrdi Ministrstvo za finance.
Računovodski obrazci se razlikujejo po številu uporabljenih registrov, njihovem namenu, videzu in vsebini.
Obstajajo tri glavne oblike računovodstva:
Najenostavnejša oblika je "", saj je vsaka operacija na primarnem dokumentu (ali skupini homogenih operacij) zabeležena v knjigi "Glavni dnevnik", ki združuje dnevnik poslovnih transakcij (kronološki zapis) in sintetične račune (sistematični zapis) . Knjiga "Magazine-main" izgleda takole:
Najprej se v to knjigo evidentirajo stanja na računih na začetku poročevalskega obdobja, nato - vse transakcije na dokumentih, po katerih se določi promet za obdobje poročanja (v tem primeru se preveri pravilnost vnosa: znesek prometa za poročevalsko obdobje mora biti enak vsoti prometa v breme vseh računov in vsote prometov v dobro vseh računov) in razkrijejo se stanja na računih ob koncu poročevalskega obdobja. Končno stanje se sestavi na podlagi stanja na računu.
Ta oblika se uporablja v podjetjih z majhnim številom zaposlenih in z majhnim številom dejavnosti. En računovodja lahko vodi knjigo.
Računovodska shema "glavni dnevnik" izgleda takole:
Obrazec za registracijo spominskega reda temelji na ločenem vodenju kronoloških in sistematičnih evidenc. Registracija računovodskih vpisov se izvaja s posebnimi listinami - spominskimi redi, ki so sestavljeni na podlagi primarnih dokumentov. Spominska naročila se evidentirajo v posebnem dnevniku (kronološki zapis) in se na njihovi podlagi izdelajo vnosi v knjigi(sistematično snemanje).
Obrazec glavnega računa je zgrajen z razčlenitvijo bremenitve in dobroimetja za vsak ujemajoči se račun in izgleda takole:
Knjiga v tej obliki se imenuje tudi šahovnica.
Na računih glavne knjige se upoštevajo le tekoči prometi za poročevalsko obdobje. Zato se po podatkih kontov glavne knjige sestavi prometni list za sintetične računovodske konte (v tem primeru se preverja popolnost in pravilnost evidentiranja poslovnih poslov; seštevek prometov v breme in dobroimetje poslov. račune primerjamo s seštevkom za knjigo). Določa tudi stanja na računih ob koncu poročevalskega obdobja, za katera se sestavi novo stanje.
V primerjavi z glavno revijo, spominski nalog ne omejuje števila evidentiranih transakcij, določa spremembe sredstev na računih, širi možnosti za delitev dela med računovodskimi delavci in avtomatizacijo računovodstva.
Shema te oblike računovodstva je naslednja:
Vendar se pri tej obliki računovodstva isti vpisi večkrat ponovijo v različnih računovodskih registrih, kar poveča obseg dela. Obstaja poenostavljena različica tega obrazca za mala podjetja - uporaba računovodske liste: osnovna sredstva, obračunane amortizacije (amortizacija); proizvodne zaloge in končni izdelki; proizvodni stroški; denar in sredstva; obračuni in druge operacije; obračuni z dobavitelji; plače.
Izpisek je računovodski račun, ki odraža začetno stanje, promete za poročevalsko obdobje v breme in v dobro na podlagi dokumentov, razčlenjenih po ustreznih računih, stanje na koncu poročevalskega obdobja. Na primer, obrazec izkaza za obračun gotovine na blagajni izgleda takole:
Podatki izjav so povzeti v šahovskem listu, na podlagi katerega se sestavi prometni list. Glede na prometni list se sestavi bilanca.
Shema poenostavljene oblike računovodstva je naslednja:
Pri knjigovodska oblika knjigovodstva akumulacijski izkazi in razvojne tabele so sestavljene na podlagi primarnih dokumentov. V tem primeru se homogene transakcije, povezane z določenim računom, evidentirajo v dnevnikih v kronološkem vrstnem redu po ustreznih računih. Ob koncu meseca se v vsakem dnevniku izračuna skupni promet na pripadajočih računih. Te vsote so knjigovodske vknjižbe (spominki) za vpise v konte glavne knjige.
Kumulativni dnevniki se imenujejo dnevniki naročil. Dnevniki naročil temeljijo na kreditu, t.j. evidenca transakcij se vodi v dobro določenega računa v korespondenci z bremenitvijo različnih računov.
Dnevnik naročil izgleda takole:
Mesečni seštevek prometa iz dnevnikov naročil se prenese na račune glavne knjige, ki ima naslednjo obliko:
Kreditni promet se nakaže na račun glavne knjige v enem skupnem znesku mesečno, saj je v razširjeni obliki v dnevniku naročil. Promet v breme na kontu glavne knjige se knjiži v korespondenco z drugimi računi. Na kontu glavne knjige se obremenitveni promet zbira kot knjiženje podatkov iz različnih dnevnikov naročil. Po zaključku knjiženja prometov iz nalogov na konte glavne knjige se izračunajo seštevki v breme posameznega konta, določi se stanje ob koncu meseca in sestavi stanje.
Dnevniško knjigovodsko obliko lahko predstavimo v naslednji obliki:
