Vodenje projekta je težko. Vodenje ekipe je dvojno.
Lani sem bil edina oseba, odgovorna za promocijo GanttPRO. Tudi razvoj produkta in novih funkcij, kot sta koledar delovnih dni in gantogram v Excelu, je opravila le ena oseba. Toda GanttPRO se je povečal s 3 na 10 članov ekipe in s 150 na 150.000 uporabnikov in vse se je spremenilo.
Zdaj ekipo sestavljajo 4 tržniki in 3 razvijalci. Procesi, ki so delovali pred enim letom, so se upočasnili, opravila so se zavlekla in produktivnost je padla. Vzrok za ta kaos je bila zaostala realnost upravljanje projektnih virov.
Vedeli smo, da imamo velik seznam funkcij in izboljšav za aplikacijo ter taktične in strateške marketinške cilje. Toda namesto da bi naloge razdelili med vse člane ekipe, smo po inerciji lažje opravljali naloge sami, občasno pa smo naloge prenesli na nove sodelavce.
Za to smo zaposlili več ljudi, kajne?
Posledica tega je, da sta splošna produktivnost in motiviranost ekipe padli, mesečni stroški pa so se dvignili v stratosfero.
Z uporabniki ves čas komuniciramo – hvala, ker ste nam pisali – in prejmemo povprečno 60 sporočil na dan. Vsak dan zbiramo vse zahteve za ta dan in se pogovorimo, kaj lahko dodamo in v kakšnem časovnem okviru. Zato vidimo, da se večina ljudi, ki vodijo projekte, sooča z enakimi težavami na enakih stopnjah dela.
En kamen spotike je upravljanje virov.
Zmanjšanje cene. Spremljate, kako učinkovito uporabljate nabor virov. Vidite lahko, kako bo prerazporeditev sredstev zmanjšala stroške projekta.
Povečanje dobička. Najdragocenejši viri projekta bi morali prinesti največje rezultate. Druge naloge vodja razdeli glede na zmožnosti in veščine zaposlenih. Upravljanje projektnih virov pomaga uravnotežiti delovne poteke in se izogniti stroškovno zahtevnim odpadkom.
Visoka motiviranost in vključenost zaposlenih. Zaposleni ne poznajo le tekočih nalog, ampak tudi sodelujejo pri načrtovanju. Transparentno načrtovanje pri upravljanju virov kaže na pomembnost dela vseh v skupnem obsegu.
Izogibanje konfliktom. Ali je vir že prevzela druga naloga? Ali pa vir ne sodeluje pri drugih projektih? Ali je projekt načrtovan glede na zmožnosti vsakega udeleženca? Ko se pri načrtovanju projektov osredotočite na vire, lahko predvidite morebitne konflikte pri načrtovanju in jih zgodaj razrešite.
Izboljšanje izhodnega izdelka. Z upravljanjem virov načrtovanju dodajate več novih dimenzij: čas, veščine zaposlenih, razpoložljivost virov in njihovo lokacijo. Pri načrtovanju upoštevajte te dejavnike. Povečajo verjetnost, da bodo naloge opravljene pravočasno z minimalnimi stroški in bo ekipa pozabila na naloge, ki treba-tukaj-tukaj storiti.
149 ekip nam je pisalo o potrebi po upravljanju virov v GanttPRO. Zaokrožimo to številko navzgor s strani naše ekipe, saj je bila ta funkcija ključna tudi za naš projekt. Razvili in izdali smo posodobitev z viri posebej za teh 150 ekip in za vse uporabnike, ki jih iščejo pametna rešitev za upravljanje projektnih virov.
Zdaj lahko načrtujete skupaj z GanttPRO, pri čemer upoštevate vire projekta in zmožnosti ekipe.
Prvi korak, ki ga morate narediti, je ustvariti delovni prostor za svojo ekipo v GanttPRO. Če še nimate aktivnega projekta ali želite ustvariti novega, ga lahko dodate s klikom na gumb "Nov projekt" v zgornjem levem delu delovnega območja.
Tukaj lahko tudi nastavite, ali želite načrtovati projekt v urah, dnevih, tednih ali mesecih. Za upravljanje dnevnih opravil in dodeljevanje virov je najboljše razporejanje po urah. Lahko preizkusite druge načine in izberete popolnega za svojo ekipo.
Na našem Youtube kanalu boste našli hitre vadnice, kako ustvariti gantov grafikon z GanttPRO in upravljati projekt v aplikaciji.
Pomembno. Ali ima vaša ekipa urnik dela? Nihče ne dela 24 ur na dan. GanttPRO bo izračunal stroške in spremljal sredstva projekta, a da bodo številke pravilne, nastavite urnik dela v nastavitvah. Tukaj lahko nastavite delovne dni in ure in ustvarite svoj urnik vključno z vikendi in prazniki.
V spodnjem levem kotu delovnega prostora boste videli gumb Viri. V oknu virov lahko dodate tako človeške vire kot finančne, tehnične ali proizvodne elemente.
V istem oknu, če vaša ekipa dela na več projektih hkrati, lahko izberete, kateri in kdo sodeluje. Okno virov si delijo vsi projekti v vašem računu. Spremljajte, s katerimi projekti je vir že zaseden.
Hitro preidemo s pripravljalnih korakov na najpomembnejši del. V oknu za dodajanje virov lahko nastavite stroške posameznega udeleženca ali uporabo vira. Cena je lahko enaka za vse projekte ali določena za vsak projekt posebej.
V tem koraku se prepričajte Stroški dela (ocena) omogočeno v nastavitvah. Ta funkcija omogoča, da GanttPRO samodejno izračuna stroške projekta in vsakega posameznega opravila.
Poziv. Če ne želite, da zaposleni vidijo stroške nalog in projekta pri skupni rabi projekta, pustite ustrezno desno onemogočeno. Privzeto vidite vse stroške samo vi in skrbniki s polnimi pravicami.
Ko je cena nastavljena, lahko dodelite naloge članom ekipe in dodelite vire projekta. Kliknite polje »Prazno« v stolpcu »Dodeljeno«, da nastavite izvajalca opravila ali dodate vir.
Na seznamu opravil na levi strani delovnega prostora boste videli, koliko bo opravilo stalo, če boste uporabili določen vir.
Preizkusite različne kombinacije nalog in virov, glede na stroške virov, spretnosti in razpoložljivost. Videli boste, kako se spreminjajo stroški dokončanja nalog in projekta kot celote. Morda bo prerazporeditev sredstev znatno zmanjšala stroške in povečala hitrost dela.
Stroške virov in projektov smo premaknili iz kaotičnih Google Spreadsheets v GanttPRO takoj, ko je bila posodobitev beta na voljo oktobra. Naloge smo razdelili med zaposlene glede na spretnosti in stroške vsakega. Naloge, ki so nam jedle proračun, smo prestrukturirali, jih razdelili na manjše in prerazporedili med vse člane ekipe.
V tem obdobju smo izdali 1 večjo in 4 manjše posodobitve z izboljšavami zmogljivosti in nekaterimi novimi funkcijami – namigi orodij, učni center in obvestila.
Pri trženju smo se lahko osredotočili na orodja, ki prinašajo najboljše rezultate, in izdali smo vrsto vadnic o upravljanju projektov in tehnikah:
Sistem upravljanja virov vam lahko obrne pogled na učinkovitost dela in projekta kot celote. Omogoča vam dodeljevanje nalog, ne da bi se zanašali na svojo intuicijo. Odločite se, kdo bo delal na nalogi, na podlagi stroškov, spretnosti in razpoložljivosti virov.
Resnično upamo, da ni samo naša ekipa izboljšala učinkovitost z uvedbo orodij za upravljanje virov v GanttPRO. Delite svoje rezultate v komentarjih!
Študentje, podiplomski študenti, mladi znanstveniki, ki uporabljajo bazo znanja pri študiju in delu, vam bodo zelo hvaležni.
Pomen, vrste, struktura in klasifikacija virov sodobne organizacije. Značilnosti nadzornega sistema zanje. Študija in optimizacija ustrezne baze podatkov Pokojninskega sklada Ruske federacije na podlagi avtomatiziranega sistema SAP.
diplomsko delo, dodano 21.07.2011
Povezava virov in proizvodnih dejavnikov. Materialni, delovni, finančni in informacijski viri. Človeški viri organizacije na primeru restavracije "Caligula". Analiza razlogov za izgubo delovnega časa, izboljšanje sistema spodbud dela.
seminarska naloga, dodana 27.03.2012
Henry Ford je ustanovitelj Ford Motor Company. Izvor idej upravljanja. Razvoj managementa kot področja znanja. Predstavniki predklasičnih pogledov na management in smer znanstvenega menedžmenta. Ideje na področju Babbagejevega sistema nagrajevanja.
povzetek, dodan 22.12.2009
Osebni pristop k procesu vodenja in popolnosti razkritja človeških virov na primeru podjetja "Mars". Zgodovina podjetja, načela, na katerih temelji njegove dejavnosti. Organizacijska struktura upravljanja. Načrtovanje števila zaposlenih.
test, dodan 24.12.2010
Sistem pravnih dokumentov, ki odražajo sistem vodenja organizacije. Vodilni viri in sistem upravljanja s kadri, vodstvene informacije. Razčlenitev procesa upravljanja, njegove funkcije. Shema glavnih faz odločanja.
seminarska naloga, dodana 20. 10. 2009
Delovni viri v podjetju, njihov pomen, sestava in struktura osebja. Vidiki kazalnikov dela in glavne usmeritve za izboljšanje učinkovitosti uporabe osebja CIT Projects and Solutions LLC Načini upravljanja delovnih virov.
seminarska naloga, dodana 13.12.2013
Delovni viri kot družbenoekonomska kategorija in predmet upravljanja. kazalniki njihove uporabe. Faze upravljanja s človeškimi viri v podjetju. Oblikovanje delovnih virov. Razvoj delovnih virov. Izboljšanje kakovosti delovnega življenja.
diplomsko delo, dodano 21.09.2008
Uporaba usmeritev upravljanja v organizaciji, virski model podjetja, prepoznavanje njegovih močnih in šibkih virov. Minimalne in specifične funkcije upravljanja, predhodna, vmesna in končna kontrola, sistem upravljanja rezultatov.
test, dodano 25.04.2010
