Sporazum - dogovor med dvema ali več osebami o vzpostavitvi, spremembi ali prenehanju državljanskih pravic in obveznosti (v skladu s členom 420 Civilnega zakonika Ruske federacije).
Pravilno ugotovljeno pogodbeni sistem dela v podjetju lahko prepreči nepotrebne napake in nesporazume, ki črpajo človeške in finančne vire. Poleg tega bo pomagalo preprečiti številne pravne spore.
Na primer, najpreprostejša napaka v pogodbeno delo lahko vašo organizacijo privede ne samo na arbitražno sodišče, temveč tudi postane razlog za začetek "davčne" kazenske zadeve. To pa lahko vpliva na ugled organizacije in v primeru razpisov negativno vpliva na njihove rezultate.
Avtor članka, ki se je po karierni lestvici povzpel s položaja pomočnika tajnika do namestnika vodje pravne službe velikega zveznega unitarnega podjetja, deli svoje izkušnje, pridobljene na področju organizacija toka dokumentov pogodbe v podjetju. V tem članku si bomo podrobneje ogledali:
V začetni fazi gradnje pogodbeni sistemi dela določiti je treba načelo, po katerem bo zgrajen:
Če želite to narediti, opravite anketo o poslovnih procesih in metodah dela podjetja. Na podlagi prejetih informacij je mogoče določiti vprašanje, za koga bo odgovoren organizacija pogodbenega dela:
Po analizi izkušnje s pogodbenim delom v Rusiji lahko avtor članka reče, da je to v večini malih in srednje velikih podjetij dokumentarni obtok pogodb»Raztrgan« - razdeljen med posamezne delavce. Odgovorni izvršitelj pripravi osnutek sporazuma, organizira njegovo odobritev, tajnik ali referent se vpiše, skrbništvo nad sporazumom pa izvaja bodisi odgovorni izvršitelj bodisi glavni računovodja podjetja ali kdo drug.
V velikih podjetjih se praviloma uporablja načelo centralizacije: odgovorni izvajalec pripravi osnutek pogodbe in ga predloži službi za upravljanje pisarn (ali pogodbenemu oddelku), ki usklajuje, sklepa, registrira, evidentira in shranjuje pogodbe ter izdaja njihove kopije.
Trenutno je organizacija pogodbenih del na centralizirani osnovi najbolj optimalna za velika podjetja z mrežo geografsko oddaljenih oddelkov.
Priprava osnutka pogodbe (priprava osnutka pogodbe ali upoštevanje pogodbe, prejete od nasprotne stranke) izvede odgovorni izvršitelj strukturna enota, ki sproži sklenitev pogodbe, skupaj z odvetnikom.
V skladu s členom 161 Civilnega zakonika Ruske federacije morajo biti transakcije pravnih oseb med seboj in z državljani v preprosti pisni obliki, z izjemo transakcij, ki zahtevajo notarsko overitev.
V potrditev in podpis je osnutek sporazuma predložen v nadaljevanju število izvodov:
V strukturi katere koli poslovne pogodbe je priporočljivo zagotoviti naslednje oddelki, ki jih je v nekaterih primerih mogoče kombinirati ali ločiti:
Preverjanje nasprotne stranke!
V fazi dela z osnutkom pogodbe mora odgovorni izvajalec zagotoviti, da nasprotna stranka priskrbi paket dokumentov. To je posledica številnih razlogov. Dejstvo je, da sklenjeni sporazum morda nima pravne veljave (na primer, če ga podpiše nepooblaščena oseba). Da bi se izognili takim ekscesom, je treba skrbno pristopiti k preverjanju dokumentov nasprotne stranke.
Na podlagi prakse lahko rečemo, da je priporočljivo popolno preverjanje dokumentov nasprotne stranke (torej preverjanje ne le registracijskih in ustanovnih dokumentov, temveč tudi vrednostnih papirjev, korporativnih dokumentov, premoženja, revizorjevih mnenj, računovodskih izkazov itd.), Kadar niso vsi pogodbe so sklenjene. Morda bo to na primer potrebno pri včlanitvi v organizacijo, saj se pridobiva delujoče podjetje, v okviru katerega bi lahko nastale nekatere obveznosti.
Seznam dokumentov, ki jih predloži nasprotna stranka, določi pravna služba organizacije. Predstavljamo vam približen seznam:
Trenutno ni splošnega regulativnega akta, ki bi določal postopek preverjanja dokumentov nasprotne stranke v vseh organizacijah v Rusiji. Čeprav obstaja nekaj posebnih predpisov. Na primer, kreditne institucije in poklicni udeleženci na trgu vrednostnih papirjev imajo pravico zahtevati nekatere informacije o nasprotni stranki:
Na podlagi delovne prakse lahko rečemo, da dokumente v večini primerov nasprotna stranka predloži brez težav. To je postalo norma v poslovnem komuniciranju. Težave se začnejo pri preverjanju dokumentov. Lahko se na primer izkaže, da je licenca ali pooblastilo poteklo. Če nasprotna stranka iz več razlogov ne more ali noče predložiti dokumentov, vas to opozori.
Pripravljen osnutek pogodbe odgovorni izvršitelj odda v pisarno(ali pogodbeni oddelek) skupaj z paket dokumentov. V našem podjetju ga sestavljajo:
Listi za odobritev osnutkov sporazumov so registrirani v posebni reviji, ki omogoča jasno evidentiranje števila osnutkov sporazumov, predloženih v odobritev. Revija odraža tudi napredek pri osnutkih sporazumov. Prisotnost povezav do datuma prejema sporazuma v odobritev in datuma vrnitve odobritvenih strokovnjakov pomaga slediti pogojem odobritve vsakega pooblaščenega strokovnjaka, pa tudi njihovo kršitev;
Treba je opozoriti, da je navedeni seznam dokumentov približen, saj vsako podjetje določi svoj vrstni red pogodbenega dela, ki je v veliki meri odvisen od vrste dejavnosti organizacije in obsega pogodb. Na zgornjem seznamu ima vsako podjetje pravico izbrati tiste dokumente, ki so zanj najbolj optimalni.
Tako je na primer v velikih trgovskih in proizvodnih podjetjih zaželena prisotnost obrazložitve k pogodbi. Jasno predstavlja namen sklepanja pogodbe. Če mora vodja podjetja vsak dan podpisati veliko število pogodb, potem obrazložitev bistveno zmanjša čas, ki ga porabi za preučevanje pogodbe. Poleg tega zagotavlja potrebne informacije za odobritveno osebje.
V velikih trgovskih družbah, ki ponujajo blago ali storitve, so bile razvite standardne pogodbe, v tem primeru potreba po pripravi obrazložitve in morda odobritvenega lista izgine. Ti dokumenti niso potrebni v majhnih podjetjih, kjer lahko upravnik podpiše do 2 pogodbi na dan. Zato je treba k organizaciji pogodbenega dela pristopiti kreativno, analizirati številne dejavnike in izbrati najbolj optimalen način pogajanj o pogodbah.
Usklajevanje osnutka pogodbe organizira pisarniško delo(ali pogodbeni oddelek).
Ker pogodbeno razmerje opravljajo pravne, računovodske in finančne službe, se izkaže, da bi pogodbeno delo moralo zajemati celotno gospodarsko dejavnost podjetja. Natančno je organiziran pogajanja o pogodbah pomaga odpraviti možnost negativnih posledic, povezanih z neveljavnostjo pogodbe ali dodatnih ekonomskih, davčnih, valutnih, carinskih in drugih izgub.
Vsako podjetje lahko samostojno določi seznam oseb, ki izvajajo odobritev osnutka sporazuma, ki bi ga bilo treba vključiti v lokalni regulativni akt. Običajno so "priporočila" stališča:
Razpoložljivost dodatnih vizumov je odvisna od posebnosti sporazuma, poslanega v odobritev.
Za optimizacijo procesa pogajanja o pogodbah v organizaciji, standardne oblike pogodb, ki mora biti odobren z ukazom vodje organizacije (glej primer 2). Praviloma to velja za pogodbe, katerih sklenitev je povezana z glavno dejavnostjo podjetja: v trgovinskih organizacijah so standardne pogodbe o dobavi, zavarovalnice se razvijajo standardne zavarovalne pogodbe.
Ob zaključku standardna pogodba njen osnutek je usklajen le s pravno službo, ki predloženi osnutek dokumenta preveri skladnost s standardnim in preveri dokumente nasprotne stranke. To bistveno skrajša čas, potreben za dogovor o osnutku pogodbe
Razlikovati vzorčne pogodbe odobrene v organizaciji, in tako imenovane predloge pogodb, ki predstavljajo zgledna besedila pogodb. Za razliko osnutek standardnih pogodb osnutke pogodb, ki so sestavljeni po predlogi, je treba uskladiti s celotnim krogom strokovnjakov v določenem podjetju.
Vsi strokovnjaki, ki se strinjajo z osnutkom pogodbe, si zabeležijo odobritveni list(glej primer 3), v primeru nestrinjanja z osnutkom sporazuma pa morajo na seznam komentarjev zapisati obrazložen zaključek ali ga sestaviti kot ločen dokument (glej primer 4).
Potrditveni list, ki je bil razvit v našem podjetju in vam je prikazan v primeru 3, vsebuje odsek »Podpis pogodbe«. Vendar je pomembno le za velika podjetja z velikim številom oseb, ki imajo pravico podpisovati pogodbe. Oddelek "Opombe" pomaga potrditi prenos dokumentov (njihov seznam) s strani pisarniških delavcev (pogodbeni oddelek) odgovornemu izvršitelju za pošiljanje dokumentov nasprotni stranki, kar je zelo pomembno v primeru izgube dokumentov.
Če v potrditvenem listu v podjetju ni pojasnil, lahko vnesete dodatne podatke tako, da jih postavite pred razdelek »Odobritev«:
Čas odobritve osnutka pogodbe s strani vsakega strokovnjaka mora biti določen v lokalnem regulativnem aktu, to je lahko uredba o pogodbenem delu. Kamor odgovornost za izpolnjevanje pogojev odobritve je dodeljen strokovnjakom, ki izvajajo potrditev, nadzor nad spoštovanjem rokov pa vodji službe za upravljanje pisarn (vodji pogodbenega oddelka).
Če obstajajo kakšni komentarji za osebe z vidom do osnutek pogodbe zaposleni v pisarniškem delu (pogodbeni oddelek) ga prenesejo na izvajalca, da odpravi pripombe, nato pa ga ponovno pošljejo v odobritev. Če nesoglasja še vedno obstajajo, potem odgovorni izvršitelj začne sestanek, v katerem sodelujejo vodje zadevnih oddelkov. Sestanek se zabeleži in na podlagi njegovih rezultatov direktor organizacije sprejme odločitev o smotrnosti ali neprimernosti sklenitve dogovora.
Pri organizaciji postopka pogajanj o pogodbah je treba upoštevati en odtenek. V lokalnem regulativnem dokumentu praviloma zabeležijo se delovna mesta strokovnjakov, ki imajo pravico podpirati pogodbe, ne da bi navedli njihova imena. To je priporočljivo, ker v primeru razrešitve ali premestitve odobritvene osebe lokalnega regulativnega akta ni treba spreminjati.
Vendar v odsotnosti zaposlenih (kadar so poslani na službeno pot, na bolniški), ki imajo pravico potrditev pogodb, zgoraj omenjeni strokovnjaki niso vedno imenovani za vršilce dolžnosti. Zato lahko za neprekinjen postopek pogajanja o pogodbah naročilo organizacije podeli pravico do potrditve osnutkov pogodb. določenih zaposlenih. Vzorec vrstnega reda je podan v primeru 5.
Osnutek pogodbe, o katerem so se dogovorili vsi strokovnjaki, pripravi služba za upravljanje pisarn (ali zaposleni v pogodbenem oddelku) za podpis.
Obstajajo primeri, ko je ena od strank, ki je prejela sporazum, ki ga je podpisala in zapečatila druga stranka, zamenjal del strani, krši predhodno dosežene dogovore. Da bi se izognili takim situacijam, lahko v praksi pogodbenega dela obstaja več načinov:
Pravica do podpisa pogodbe imajo:
Upoštevati je treba, da četudipogodba je podpisana ne zastopnik, ampak prva oseba podjetja - morda ni vedno pooblaščen za dokončanje transakcije.
Na primer odločitev o sklenitvi večje transakcije, katere predmet je last delniške družbe, katere vrednost je več kot 50% knjigovodske vrednosti premoženja družbe na dan odločitve o transakcijo mora odobriti skupščina delničarjev (79. člen zveznega zakona z dne 26. decembra 1995 št. 208-FZ "O delniških družbah").
Podoben postopek je bil uveden za vodje enotnih podjetij. V skladu s členom 23 Zveznega zakona z dne 14.11.2002 št. 161-FZ "O državnih in občinskih enotnih podjetjih" je vodja enotnega podjetja omejen po obsegu transakcij. Tako transakcija za odtujitev lastnine ne sme presegati 10% odobrenega sklada ali 50 tisoč minimalnih plač, določenih z zakonom (trenutno znaša 5.000.000 rubljev). Za sklenitev večjih poslov je treba pridobiti soglasje lastnika.
Podobne omejitve predvideva tudi čl. 46 Zveznega zakona z dne 8. februarja 1998 št. 14-FZ "O družbah z omejeno odgovornostjo".
Poleg tega lahko v ustanovnih dokumentih podjetja vsebujejo dodatne omejitve pooblastil prve osebe podjetja. Če takšne omejitve obstajajo, je treba zagotoviti, da odločitev o sklenitvi pogodbe odobrijo ustrezne osebe. V nasprotnem primeru je pogodba lahko razveljavljena na podlagi čl. 174 Civilnega zakonika Ruske federacije.
Če pogodbo podpiše oseba na podlagi pooblastila, treba je biti pozoren na to, kateremu tipu pripada. Glede na vsebino pooblastil, določenih v dokumentu, se imenujejo tako imenovani:
Zakaj morate vedeti to razliko? Dejstvo, da ima oseba, ki podpiše sporazum, pooblastilo, še ne pomeni, da je oseba pooblaščena za sklenitev tega sporazuma. Predstavljajte si posebne situacije (glejte primera 7 in 8). V obeh primerih bodo transakcije neveljavne.
Upoštevati je treba tudi, da pooblastilo je izdano za določeno obdobje, ki je določena po presoji osebe, ki jo je izdala, vendar ne sme presegati 3 let (186. člen Civilnega zakonika Ruske federacije). Če rok veljavnosti v pooblastilu ni določen, velja eno leto od datuma izdaje. Pooblastilo, ki ne navaja datuma izdaje, je nično. Ta dokument mora podpisati vodja organizacije ali oseba, ki ji je bila podeljena pravica do podpisa pooblastila. Pooblastilo, izdano s prenosom, velja samo v primeru notarskega overjanja v skladu s tretjim odstavkom 3. člena. 187 Civilnega zakonika Ruske federacije (razen v nekaterih primerih) obdobje veljavnosti takega pooblastila ne sme presegati obdobja veljavnosti pooblastila, na podlagi katerega je bilo izdano.
Primer izvrševanja posebnega pooblastila je podan v primeru 9. Treba je opozoriti, da mora odtis pečata zajeti del naslova položaja osebe, ki podpiše pooblastilo. Poleg tega bomo podali primer izdaje naloga za preklic pooblastila iz tako pogostega razloga, kot je odpustitev zaposlenega (glej primer 10).
V pisarniškem delu (pogodbeni oddelek) mora shranjene kopije (ali izvirniki) pooblastil za pravico podpisovanja pogodb. Za sistematizacija informacij po pooblastilih sestavi se register pooblastil za pravico podpisovanja pogodb (glej primer 11). Kopije pooblastila je treba zagotoviti vodjem oddelkov, ki pripravljajo osnutke pogodb. Na podlagi izdanih pooblastil se sestavi register vzorcev podpisov oseb, upravičenih do podpisa pogodb (glej primer 12).
Predstavljamo vam matriko postopka pogajanj in podpisovanja pogodb (za primer glejte primer 13).
Legenda: P - znaki; MP - lahko podpiše; B - priporočila. Bodite posebno pozorni na simbol za MT - znak lahko. S pravnega vidika ima lahko več ljudi hkrati pravico podpisati iste sporazume (najprej je to prva oseba organizacije, pa tudi druge osebe, ki imajo ustrezna pooblastila). Vendar pa lahko v skladu s postopkom, določenim v organizaciji, homogene sporazume podpiše samo ena oseba, druge osebe pa dobijo možnost izvrševanja svojih pooblastil le v primeru njegove odsotnosti (bolezen, službeno potovanje itd.) .
Če ima družba prakso pošiljanja spremnih pisem skupaj s pogodbami, se lahko službi za upravljanje pisarn (pogodbeni oddelek) dodeli funkcija njihove priprave. Oddaja se pisma za podpis vodji skupaj z osnutkom sporazuma.
Vse pogodbe, ki jih na podlagi pooblastila podpiše prva oseba organizacije ali oseba, ki jo pooblasti, so overjene s pečatom organizacije. Na pogodbi je pečat, če:
Vse pogodbe, ki jih podpiše vodja podjetja (pooblaščena oseba), se prenesejo v pisarno (pogodbeni oddelek) za registracijo z dodelitvijo ustrezne številke pogodbi.
Vsaka pogodbena stranka ji mora po podpisu dodeliti serijsko številko in zagotoviti svojo notranjo registracijo. Zato je številka pogodbe običajno zapletena, je sestavljena iz ločenih številk nasprotnih strank, ki so zapisane z ulomkom, kar ni vedno priročno (glej primer 14).
V praksi je možen drug način. dodelitev številke pogodbi: če organizacija že prejme pogodbo dodelil številko eni stranki, nato druga stranka po opravljeni interni registraciji na zadnji strani dokumenta navede svojo registrsko številko. V tem primeru se uporablja poseben žig, ki označuje ime organizacije, registracijsko številko pogodbe in datum (glej primer 15). V tem primeru se šteje številka pogodbe za številko, ki jo je dodelila nasprotna stranka (glej št. Pogodbe AB104 z Leos LLC v primeru 16).
Ko pogodbo sklene organizacija brez številke, ji dodeli številko, ki sovpada z registrsko številko, nato pa se postavi na prvo stran dokumenta (glej pogodbo z MOR CJSC št. 116/10/06 v Primer 16).
 |
Za velika podjetja lahko priporočimo naslednjo strukturo registrska številka pogodbe: serijska številka registracije v pisarniški službi, številka strukturne enote v skladu z odobreno klasifikacijo v organizaciji ali črkovna oznaka strukturne enote, leto pogodbe. Na primer: 108/07/06 ali 199-KS / 06, kjer je KS črkovna oznaka komercialne storitve.
Registracija pogodb izvede v posebni reviji, ki se praviloma vodi v elektronski obliki. Priporočamo naslednjo strukturo stolpcev Dnevnika registracije pogodb:
Če organizacija uporablja oštevilčenje pogodb z drobcem, se namesto dveh stolpcev "registrska številka" in "dodatna številka (številka nasprotne stranke)" vnese ena - "številka pogodbe".
V številnih primerih, ki jih določa zakon, pogodbe zahtevajo državno registracijo. Na primer:
Pogodba, podpisana v imenu vaše organizacije, se prenese na odgovornega izvršitelja proti podpisu v odobritvenem listu (glej primer 3 v prvem delu članka na strani 35 v reviji iz marca 2006) za prenos nasprotni stranki. V naši organizaciji je za izročitev pogodbe nasprotni stranki odgovoren izvajalec po pogodbi. V velikih podjetjih je pošiljanje dokumentov praviloma zaupano predšolski vzgojni ustanovi, ki mora voditi register poslanih dokumentov.
Pogodbo lahko pošljete s priporočeno pošto s potrdilom o prejemu. Lahko ga prenesete s podpisom na pooblaščene uradnike nasprotne organizacije ali na drug način, ki vam omogoča zanesljivo potrditev dejstva prejema pogodbe.
Ko pošiljate pomembne dokumente po pošti, morate to storiti s potrjeno pošto s potrdilom o prejemu. Sledenje vračilu obvestil vam bo omogočilo spremljanje napredka pri dostavi pogodb partnerjem. V nekaterih primerih je primerno poslati dokumente s seznamom prilog (v obliki dragocenih pisem in paketov).
Na žalost se lahko dokumenti pri pošiljanju po pošti izgubijo, poškodujejo ali odložijo. V vseh teh primerih se lahko v skladu s Pravili za opravljanje poštnih storitev (odobren z odlokom vlade Ruske federacije z dne 15. aprila 2005 št. 221) obrnete na pošto s pritožbo. Poleg tega tako poštnemu operaterju, ki je prevzel pošiljko, kot poštnemu operaterju na namembnem kraju poštne pošiljke. Poštari so dolžni vaš zahtevek sprejeti v obravnavo v roku 6 mesecev od datuma pošiljanja dokumentov, ki jih iščete ali jih poškodujete.
Zahtevek je v pisni obliki. Kopije vseh dokumentov, povezanih z obravnavano problematiko, so ji priložene. Najprej je to potrdilo o pošiljki in popis priloge (če govorimo o dragocenem predmetu). Kopija pogodbe o opravljanju poštnih storitev je priložena le, če je bila sklenjena. Če se bistvo zahtevka nanaša na zamudo pri dostavi preprostega predmeta, je treba predstaviti njegovo lupino z datumi prejema in prejema poštne pošiljke, ki so navedeni na njej.
Roki za obravnavo zahtevkov so odvisni od zemljepisa gibanja poštne pošiljke, s katero je prišlo do težav. Odgovor o pošiljkah znotraj enega kraja bi morali dobiti v 5 dneh. Za vsa druga pošiljanja in nakazila - v roku 2 mesecev.
Izdajanje izvirnikov in kopij pogodb opravljajo zaposleni v pisarniškem delu (pogodbeni oddelek) na podlagi pisne zahteve. V našem podjetju je to dokumentirano v beležki. Navesti mora utemeljitev potrebe po pridobitvi dokumenta, komu (polno ime, O., položaj) in koliko časa je izdan. Za primere servisnih opomin glejte primera 17 in 18. Za način izpolnjevanja posebne revije, ki beleži dejstvo izdaje in vračila dokumentov, glejte primer 19.
Kdaj izdaja izvirnika pogodbe Zaposleni v pisarniškem delu (pogodbeni oddelek) so po postopku, določenem v našem podjetju, dolžni izdelati fotokopijo pogodbe in jo dati v kovček.
Če želite vzdrževati red in se izogniti izgubi pomembnih dokumentov, lahko občasno izvajate naslednji postopek. Pisarniško delo (pogodbeni oddelek) konec meseca pripravi poročilo o gibanju pogodb. Na njeni osnovi se vsem vodjem strukturnih oddelkov pošljejo servisni listi s seznamom pogodb, ki jih je treba vrniti (glej primer 20).
Notranji regulativni dokument mora določiti seznam registracijskih in ustanovnih dokumentov, ki jih je treba zahtevati od nasprotne stranke, preden z njo sklene posel. Sestava dokumentov je odvisna od tega, s kom se ukvarja vaša organizacija - ali gre za fizično ali pravno osebo, rezident ali nerezident Ruske federacije (o tem smo se podrobneje posvetili v prvem delu članka, objavljenega v prejšnja številka revije).
Vse potrebne dokumente o nasprotni stranki odgovorni izvajalec skupaj s pogodbo posreduje v pisarniško delo (pogodbeni oddelek), kjer jih je treba shraniti. Dokumenti nasprotnih strank se oblikujejo v primere po zbirki po abecednem vrstnem redu s splošnim referenčnim imenikom, ki se praviloma vodi v elektronski obliki (vsebuje številko primera, v katerem se hranijo dokumenti nasprotne stranke) . Vsakemu poslovnemu partnerju se lahko dodeli koda.
Pri sklepanju več pogodb z isto stranko ponovna predložitev dokumentov ni potrebna. Po prejemu vsake nove pogodbe se dokumenti preverijo za:
Če se pojavi potreba, se lahko od nasprotne stranke zahtevajo dodatni dokumenti.
Pogodbe, ki jih podpiše pooblaščena oseba organizacije, zaposleni v pisarni (pogodbeni oddelek) prenesejo na odgovornega izvršitelja, pogodbe, ki jih podpišejo vse stranke (praviloma gre za dvostranske transakcije), pa ostanejo v pisarni za operativno skladiščenje .
Vse pogodbe so oblikovane v primere v skladu z nomenklaturo primerov pisarniškega dela (pogodbeni oddelek), ki je del konsolidirane nomenklature primerov podjetja. Pri sestavljanju nomenklature je zelo pomembno, da izberemo klasifikacijske sheme za njeno izdelavo.
|
Glavna zahteva je, da mora naslov primera jasno in v splošni obliki odražati glavno vsebino in sestavo dokumentov kompleksa, saj se po naslovu išče potrebne dokumente. Naslove zadev lahko določite v postopku oblikovanja in obdelave zadev, vendar se v vsakem primeru, ko jih sestavljate, držite uveljavljenih pravil. Obvezni elementi glave primera so:
|
V nekaterih primerih je mogoče primere oblikovati na podlagi predmeta. Torej bodo v enem primeru oblikovane pogodbe, sklenjene z določeno organizacijo, ki bo delovala kot določen predmet.
Zato je pri razvoju nomenklature primerov treba najprej razviti načelo razvrstitve pogodb v podjetju na tak način, da omogoča najhitrejše možno iskanje pogodb, omogoča razumno distribucijo dokumentov in oblikovanje primerov. Dejansko se pogodbe pogosto ne sklepajo za eno leto, ampak z možnostjo njihovega nadaljnjega podaljšanja. Zato običajno v pisarni (pogodbeni oddelek) je mogoče shraniti veliko število obstoječih pogodb, sklenjenih pred nekaj leti.
Obdobja hrambe dokumentov so vzpostavljeni v skladu s "Seznamom standardnih upravljavskih dokumentov, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, ki navajajo čas hrambe" (M., 2000), z oddelčnimi seznami dokumentov in drugih regulativnih dokumentov. V tem primeru je treba ločiti pogodbe s trajnim skladiščenjem, na primer:
Treba je opozoriti, da je treba med hrambo in oblikovanjem zadev vsako pogodbo dopolniti ne le z dodatnimi dogovori o njeni spremembi in dopolnitvi, temveč tudi, če je to določeno v pogojih pogodbe, pisma o spremembi podrobnosti strank, kot tudi pisma o odpovedi pogodbe v enostranski obliki. Takšna pisma, prejeta od nasprotne stranke, morajo biti registrirana. Pisma, ki jih vaša organizacija pošlje nasprotni stranki, morajo biti tudi registrirana in imeti oznako prejema s strani pooblaščene osebe nasprotne stranke. Poleg vsake pogodbe je mogoče dodati liste za odobritev s posebnimi vizumi.
Za primer navedimo del nomenklature primerov pisarniške službe, ki je neposredno povezan s pogodbenim delom:
1 Glej zvezni zakon št. 115-FZ z dne 7. avgusta 2001 „O preprečevanju legalizacije (pranja) kaznivih dejanj, pridobljenih s premoženjem, in financiranju terorizma“.
Znano je, da delo s pogodbami v podjetju- naloga ne le pravnih, ampak tudi drugih oddelkov podjetja. Navsezadnje ni dovolj skleniti pogodbe, izpolnjeni morajo biti tudi njeni pogoji: na primer opraviti nakazilo denarja, organizirati izvajanje nekega dela itd. Podjetje pogosto razvije določeno prakso sestavljanja, sklepanje in izvrševanje pogodb, kar je vsem oddelkom znano in razumljivo. Po eni strani je to dobro, saj vsi vedo, kaj storiti. Po drugi strani pa, če je praksa napačna, lahko obstajajo težave z njo reorganizacija.
Načeloma vsi razumejo, da če bo delo s pogodbami zgrajeno pravilno in v skladu z veljavno zakonodajo, bo težav veliko manj - predvsem pri terjatvah in obveznostih. Vendar pa si vsak oddelek kot celota in vsak zaposleni še posebej prizadeva, da bi ga čim bolj zmanjšal deliti odgovornost za transakcijo - kar ne more negativno vplivati. Torej bodo vse spremembe, ki bodo povečale ta delež, naletele na ostro kritiko in zavrnitev.
Vendar je treba razumeti, da je uspeh podjetja kot celote odvisen od dobro usklajenega dela vseh oddelkov.... To ni trenutek, ko se morate skriti pred odgovornostjo ali jo potisniti na druge. Tudi če je uvedba novega naloga zapleten in sporen postopek, se mora odvetnik še potruditi. Kje začnete? Kako ugotoviti, kako učinkovita bo sprememba? Kako naj različni oddelki delujejo približno?
Praksa kaže, da pri sklepanju pogodb najbolj sodelujejo pravniki in menedžerji - zaradi posebnosti njihove dejavnosti. Tudi finančni oddelek seveda ne stoji ob strani (navsezadnje prav on obravnava vse denarne tokove), vendar njegov vpliv ni tako očiten.
Pred uvedbo kakršnih koli sprememb morate analizirati, kako trenutno delate s pogodbami. Kdo najpogosteje sestavlja pogodbe, ki jih podjetje sklene: ali jih sestavijo njihovi lastni odvetniki ali prihajajo iz zunanjih organizacij in jih je treba posebej natančno preučiti? Kdo ima pravico podpisovati pogodbe: dejanski upravitelj ali druge osebe? Kakšna pripravljalna dela se izvajajo? Kakšen je postopek za podpis pogodb? Kam gredo pogodbe? Kakšen je postopek izvrševanja pogodbe? Kje in pod kakšnimi pogoji se hranijo pogodbe? Odgovori na ta in podobna vprašanja bodo pomagali prepoznati najšibkejše točke pri delu s pogodbami.
Ko odvetnik določi značilnosti prakse, ki se je razvila v podjetju, lahko začnete pripravljati dokumente, ki bodo olajšali prehod na nov postopek za delo s pogodbami. Za udeležence pogodbenega dela bo treba pripraviti smernice. Upoštevajte, da govorimo o vsakem udeležencu, vključno z osebo, odgovorno za hrambo pogodb. Priprava priporočil in splošne uredbe o delu s pogodbami je potrebna, da se lahko v podjetju oblikuje nov poenoten sistem za delo z dokumenti. Tak sistem bo poenostavil postopek za pripravo in podpisovanje novih pogodb, izboljšal nadzor nad izvrševanjem in shranjevanjem pogodb.
Ker sklepanje in izvrševanje pogodb zahteva dobro usklajeno delo več oddelkov, boste morali opredeliti osnovne pojme: kakšna je dejanska pogodba, kakšni so dodatni dogovori itd. Uvedba opredelitev je pomembnejša, kot se zdi, ker razlike v razumevanju istega izraza neizogibno povzročajo težave.
Beseda "pogodba" pomeni dogovor dveh ali več strank. Ta sporazum vzpostavlja, spreminja ali odpravlja pravice in obveznosti strank med seboj. Pod "sporazumom o sporazumu" je treba razumeti zagotavljanje besedila sporazuma pravnemu oddelku, tudi računovodstvu in finančnemu oddelku. Šele potem, ko bodo besedilo odobrili, ga bo mogoče podpisati. Pomembno je vedeti, da govorimo o vsaki pogodbi, sklenjeni v podjetju - tudi na videz nepomembni. O kakršnih koli spremembah pogodbe, pa tudi o raznih dopolnitvah, včasih celo nekaterih protokolih se je treba dogovoriti tudi ne samo z odvetniki, temveč tudi s financerji. Očitno bo sporazum le redko odobren v prvi izdaji: zagotovo bodo kakšni predlogi, opombe, nekatera navodila itd. Vse takšne oznake lahko napišete na "potrditvenem listu" - vnaprej pripravljenem obrazcu.
Oblika odobritvenega lista je na splošno poljubna in družba lahko vpiše svojo, upoštevajoč njene okoliščine. Opisali pa bomo najpomembnejše podrobnosti. Torej, mora biti polje, ki označuje predmet dogovora: če ena oseba govori o pogodbi, druga pa o dodatnem sporazumu, potem to ne bo imelo smisla. Naslednji pomemben pogoj so informacije o nasprotni stranki. Tu je njegovo ime, lokacija oz registracijo itd.
Naslednji stolpec - podatki o odgovorni osebi, ki zastopa interese podjetja. Lahko navedete (razen priimka in imena), v katerem oddelku dela, kdo je njegov neposredni šef (lahko celo zahtevate, da vodja oddelka podpiše, da je seznanjen s sklenjeno pogodbo), interno telefonsko številko, in tako naprej. Naslednji stolpci na potrditvenem listu so namenjeni datumom: datum izpolnjevanja lista, datum prenosa pogodbe v to službo, datum vračila pogodbe izvajalcu, izraz predložen oddelku za pregled sporazuma in spremembe. Vse to je potrebno, da oddelki dela s pogodbo ne potegnejo po nepotrebnem. Na koncu boste morali dodeliti prostor za podpise vodje oddelkov.
Za kaj je ta odobritveni list, če so računalniki že dolgo izumljeni in jih znajo uporabljati celo čistilci, kaj šele odvetniki-računovodje? Zdi se, da če se uvede elektronska dokumentacija, potem urejanja na listih nimajo smisla. Vendar v resnici ni tako. Prvič, velika večina ljudi natančneje bere tiskane dokumente, medtem ko so elektronski dokumenti le posneti. Posledično se zmanjša verjetnost, da bi pri »ročnem« urejanju kaj pomembnega zamudili. Drugič, oprema se zlahka pokvari - in dobro je znano, da se to zgodi v najbolj neprimernem trenutku.
To pomeni, da elektronske različice morda ne bo mogoče poslati, računalnik lahko nenadoma zamrzne itd. V takšnih razmerah je lažje ročno postaviti oznake in se osredotočiti na nadaljnje delo, kot pa čakati na popravilo svojeglave enote. Tretjič, uvedba takšnega lista omogoča boljši nadzor nad delom različnih oddelkov. Na splošno je za vsako podjetje najučinkovitejša enaka uporaba elektronskih urejanj in urejanj na papirju.
Upoštevajte, da uvedba takega homologacijskega lista omogoča zmanjšanje števila dvoumno sestavljenih pogodb. Pogosto se upravitelji, ki sklenejo pogodbo, tako mudijo, da jo podpišejo, da je ne preberejo z ustrezno pozornostjo. Poleg tega upravnik le redko razume zapletenost sodne prakse ali računovodstva - pravzaprav to ni njegova stvar - in zato dela hude napake pri sestavljanju pogodbe. Posledično se izkaže, da sta imela v mislih eno stvar, partnerja - nekaj povsem drugega, iz besedila sporazuma pa sledi tretja. Potrditveni list vam omogoča, da se izognete tako neprijetnim trenutkom.
Poleg odobritvenega lista so lahko zelo učinkoviti tudi pogoji za naročilo. Kot že ime pove, je projektni nalog obrazec, ki vsebuje osnovne informacije o pogodbi, ki se sestavlja. Vse je povsem preprosto: upravitelj navede vse pomembne zahteve za pogodbo, odvetniki na podlagi tega dokumenta sestavijo potrebno pogodbo. Zahteve so predstavljene na enoten način, zato odstopanja niso verjetna. Ker so predstavljeni v celoti, priprava pogodbe ne bo trajala toliko časa, kot bi lahko. Posledično dva oddelka delujeta hitro in usklajeno - z njimi pa tudi celotno podjetje.
Povsem očitno je, da se bo malo upraviteljev prostovoljno strinjalo, da bodo prevzeli dodatno delovno obremenitev in izpolnili projektne naloge. Kljub temu pa uvedba projektnega mandata za pogodbo dolgoročno omogoča vodji bolj učinkovito delo.
Najučinkovitejša uporaba tehničnih specifikacij pri pripravi standardnih pogodb. Torej lahko oddelek za upravljanje pripravi tehnično nalogo za tiste vrste pogodb, ki jih je treba sestavljati precej pogosto. Določeni stolpci bodo navedli namen priprave takšnega sporazuma, pogoje za njegovo uporabo in približne pogoje, ki jih je treba izpolniti. Na podlagi zahtev odvetnik pripravi približno standardno pogodbo in jo uskladi z drugimi oddelki. Ko so v besedilu opravljeni vsi potrebni popravki, se dokument prenese na vodjo podjetja. Nazadnje se popolnoma urejeni in odobreni model pogodbe vnese v elektronski arhiv, in sicer v odsek vzorčnih pogodb. Zdaj lahko vsak upravitelj pri svojem delu uporablja to standardno pogodbo.
Poleg tega bo upravitelj po zaslugi tega obrazca lahko skladno navedel svoje zahteve in želje, pravnik pa jih bo lahko razumel in upošteval.
Katere podatke je treba navesti v projektnem nalogu? Spet je odvisno od konkretnega podjetja. Vendar so osnovne podrobnosti pravzaprav tipične. Torej je v projektnem nalogu nujno navesti, kakšna vrsta pogodbe je potrebna: najemna pogodba, prodajna pogodba, pogodba o storitvah itd. Nato boste morali navesti, kdo je vpleten v to pogodbo, navesti njegovo telefonsko številko, organ itd. Naslednji stolpci morajo biti namenjeni sami pogodbi: bančni podatki o podjetjih, predmet pogodbe, znesek pogodbe in podobni podatki. Mimogrede, da se izognete nesporazumom, morate navesti, kako se izračuna ta znesek, v kateri valuti je naveden, kakšen je menjalni tečaj v času sestavljanja pogodbe itd.
Obveznosti pogodbenih strank bi morale biti podrobno in jasno opisane... Tako je treba obveznosti in pravice vsake stranke opisati ločeno. Nujno je treba navesti, v kakšnem roku morajo biti izpolnjene obveznosti posamezne stranke in na katerem mestu se to mora zgoditi. Čim bolj podrobno je treba opisati način, kako vsaka stranka opravlja svoje naloge: katera dejanja je treba izvesti, v kakšnem vrstnem redu, v kakšnem časovnem okviru itd. Podrobna predstavitev se bo izognila nesporazumom med pogodbenima strankama. Seveda boste morali navesti odgovornost strank v primeru neizpolnitve obveznosti, neupoštevanja rokov in drugih prekrivanj. Če obstajajo drugi pogoji pogodbe, ki jih je treba navesti, jih lahko navedete v ločenem stolpcu. Na koncu boste morali navesti trajanje pogodbe. Še enkrat ponavljamo, da lahko vsako podjetje razvije lastno obliko tehničnih specifikacij za pogodbo in v njej navede tiste stolpce, ki so pomembni za določeno podjetje.
Vendar ne smemo pričakovati, da bo že sama uvedba obrazca za tehnično nalogo povzročila čudežne rezultate vseh oddelkov in zaposlenih. Dejansko se na primer pogosto izkaže, da imajo vodje velike težave pri izpolnjevanju teh obrazcev. Na primer, morda ne razumejo razlik med različnimi vrstami pogodb ali pa težko opredelijo predmet naročila. To seveda ne pomeni, da menedžerji niso dovolj izobraženi - navsezadnje tudi sami odvetniki včasih težko naravnost poimenujejo vrsto in predmet pogodbe. In pravzaprav so te opredelitve bolj v pristojnosti odvetnika kot upravnika. Vendar to dobro kaže, da priprava in sklepanje pogodb zahteva usklajeno delo vseh oddelkov. Projektni nalogi bodo upravitelju in odvetniku omogočili najtesnejše in najučinkovitejše medsebojno sodelovanje - čeprav samo zato, ker bodo vsa ne povsem jasna vprašanja razkrita že v fazi izpolnjevanja obrazca tehnične naloge.
Druga težava, s katero se lahko srečamo, so nepooblaščene spremembe pogodbe.... Standardne pogodbe lahko prosto uporablja vsak upravitelj, besedila so prosto dostopna. Ker so pogodbe že dogovorjene in sprejete v vseh oddelkih, ni treba ponovno preverjati in uskladiti izpolnjene standardne pogodbe. Vendar lahko upravitelj meni, da nekatere določbe vzorčnega sporazuma niso popolnoma skladne s pogoji določene transakcije - in bo poskušal spremeniti pogoje sporazuma. Ker je pogodba standardna, nihče ne bo zahteval njene verifikacije in odobritve. In morda bo prepozno znano o pobudi upravitelja.
Izkazalo se je, da je uporaba standardnih pogodb po eni strani odvetnike rešila ponavljajočega se in nesmiselnega dela, a jim je dala novo - zapleteno in skrajno nestandardno. Da bi preprečili takšne incidente, je treba v podjetju uvesti nekatere varnostne ukrepe. Najenostavnejši način je, da upraviteljem zagotovite le natisnjeno besedilo pogodbe. To pomeni, da bodo vsi podatki za določeno pogodbo vneseni ročno. Lahko pa pogodbo prenesete v obliki elektronske predloge - upravitelj bo lahko podatke vnašal samo v stolpce, ki so za to strogo določeni. Na koncu lahko uporabite gesla in druga orodja za varovanje informacij. Kateri posebni ukrepi bodo sprejeti, je odvisno od pogojev določenega podjetja.
Na splošno velja, da večje kot je podjetje, bolj ko se izvaja pogodbena dejavnost, bolj podrobno bo treba oblikovati pravila za delo s pogodbami. To je razumljivo: če je v podjetju zaposlen en odvetnik, dva računovodja in trije menedžerji, jim ni težko uskladiti svojih dejavnosti, vključno z delom s pogodbami. Če je v vsakem oddelku zaposlenih več deset ljudi, oddelki pa imajo zapleteno strukturo, jih bo treba usklajevati od zunaj - s pomočjo ukazov, predpisov in priporočil.
Podrobno bomo morali opisati ne le postopek za sestavo in soglasje s pogodbo, temveč tudi čas, določen za vsak oddelek za obravnavo določene pogodbe, postopek za ta premislek, postopek za dajanje pripomb in predlogov, postopek za podpis pogodbe, postopek za izvršitev pogodbe, postopek za njeno odpoved itd. V nekaterih primerih je koristno uvesti smernice za vsakega zaposlenega v ustreznih oddelkih. Ponovno poudarjam: za majhno organizacijo je uvedba takšnih dokumentov lahko zapravljanje virov. V velikem podjetju pa to postane nujen ukrep za nadzor gibanja dokumentov in izogibanje nepotrebnim težavam. Naloga odvetnika je določiti možnost, ki je primerna za dane pogoje.
Brezgotovinski denarni promet- to je del denarnega prometa, pri čemer se njihovo gibanje izvaja v negotovinski obliki kot prenos denarne valute z odprtega bančnega računa osebe, ki izvede plačilo na račun prejemnika, tako da pojasni splošne zahteve in pravila ter uporabo drugih organizacij za bančno poslovanje.
Z drugimi besedami, ta denarni promet igra vlogo sredstev, ki se s pomočjo banke ali druge finančne institucije prenesejo od ene osebe k drugi.
Ta vrsta denarnega prometa je glavni promet sredstev, ki ima široko paleto pokritja: pretok blaga, razdelitev vsega državnega dobička, plačilni promet na različnih področjih dejavnosti, financiranje državnih organizacij itd.
Ta vrsta prometa opravi plačila s prenosom na različne bančne račune. Brezgotovinski denarni obtok se pogosto uporablja pri prodaji blaga, plačilu storitev, proizvodnji, pridobivanju posojila, različnih plačilih.
Danes se ta negotovinski sistem nenehno posodablja, saj se vrednost denarnih tokov prek različnih računov vsako leto poveča. Ta vrsta denarnega prometa se realizira z naročili, akreditivi, čeki, karticami ali s sistemom pobiranja. Dokumentacijo, potrebno za to operacijo, mora urejati Centralna banka Ruske federacije, uporabljati pa jo je treba tudi neposredno v skladu s splošno sprejetimi pravili.
Osnova negotovinskega obtoka so medbančna denarna plačila, ki se izvajajo s pomočjo poravnalno-gotovinskega centra, ki ga je razvila Centralna banka. Te plačilne transakcije se izvajajo s korespondenčnimi računi, ki jih na podlagi medsebojnih dogovorov odprejo bančne organizacije. Centralna banka v celoti nadzoruje in ureja delo v procesu brezgotovinskega obtoka denarja.
Glavni pravni dokument, ki nadzoruje negotovinski obtok denarja v ruski državi, je Uredba št. 271. Pravi, da bi bilo treba takšne operacije izvajati izključno znotraj Ruske federacije. Na podlagi tega zakona se gotovinske in negotovinske transakcije med bančnimi in drugimi finančnimi organizacijami izvajajo s poravnalnim in gotovinskim centrom Centralne banke.
Za izvedbo plačilnih ali prenosnih transakcij morate vzpostaviti korespondenčni račun, ki ga bo moral servisirati določen poravnalni center. Banke morajo zagotoviti, da se denar pravočasno knjiži na določen bančni račun.
Vsa pravila za posredovanje plačil med bankami predstavljajo glavno prednost Centralne banke Ruske federacije.
Danes se oblikovanje področja financ in posojil izvaja po določenih pravilih. Upoštevati je treba tudi obstoj nekaterih načel, ki vplivajo na delovanje brezgotovinskega denarnega obtoka:
Z visokokakovostnim izvajanjem teh zahtev je varnost plačilnih transakcij vedno na visoki ravni.
Če upoštevamo definicijo brezgotovinskega denarnega obtoka, potem moramo reči, da je izjemno pomembna za gospodarstvo in trg kot celoto. Organizacija plačil z uporabo različnih bančnih računov lahko ustvarja bančne storitve, izvaja kreditna partnerstva, ureja delo podjetij. Poleg tega se zmanjšajo stroški servisiranja plačilnih transakcij. V zahodnih državah približno 80% celotnega denarnega prometa predstavljajo negotovinski transferji, ostalo sestavljajo gotovina, kovanci.
Ruska federacija ima razmerje med 60% negotovine in 40% gotovine. Treba je reči, da brezgotovinski denarni promet opravlja funkcijo plačil. To nakazuje, da prenosi na bančne račune niso odvisni od obdobij pretoka dragocenega materiala.
Obstoječi dolgovi se poravnajo, ko se pojavijo. Če so izpolnjeni potrebni pogoji, tekoči računi prikazujejo dobroimetje ali dobroimetje, ki ga je treba v celoti odplačati. Znesek denarnih nakazil se všteje v število negotovinskega denarnega prometa.
Mehanizem brezgotovinskega obtoka denarja je sestavljen iz:
Drugi primer mehanizma brezgotovinskega obtoka je sestavljen iz več dejavnosti:
Brezgotovinsko kroženje denarja se izvaja s pomočjo posebnih organizacij, pa tudi informacij, komunikacij, programske opreme, tehničnih mehanizmov in regulatorjev, ki zagotavljajo plačila med vsemi udeleženci v bančnih organizacijah.
Negotovinske transakcije se izvajajo s prenosom in bremenitvijo denarja.
Za take organizacije se uporabljajo posebni računi in računi za poravnavo. Vsako podjetje mora odpreti vsaj en račun.
Za odprtje bančnega računa mora podjetje zagotoviti:
Nerezidenti morajo poleg zakonodajnih aktov držav, v katerih je bila odprta, predložiti še izpisek iz registra banke, ki navaja trenutno stanje, in tudi kopijo dovoljenja centralne banke.
Ta dokumentacija mora biti prevedena v državni jezik države, overjena pri notarju, potrditi pa jo mora tudi veleposlaništvo Ruske federacije ali države, v kateri je bilo podjetje registrirano.
Gospodarska komponenta katere koli države težko sodeluje, kar deluje pri številnih gospodarskih subjektih. Glavna sestavina teh razmerij so plačilne transakcije, ki pomagajo izpolniti in zadovoljiti različne potrebe, pa tudi odplačati dolgove.
Negotovinski denarni promet je kompleks operacij, ki se izvajajo z bančnim nakazilom med različnimi podjetji ali posamezniki ter sodelujejo v tržnih in gospodarskih odnosih. Financiranje in obtok denarja igrata vlogo vzvoda za izvedbo plačilne transakcije, danes pa je najpomembnejše in najbolj priljubljeno negotovinsko plačilo.
Brezgotovinske poravnave so gotovinske poravnave z vpisi na bančne račune, ko se denar plačuje z računa plačnika in knjiži na račun upravičenca. Brezgotovinsko plačevanje v gospodarstvu je organizirano po določenem sistemu, ki ga razumemo kot sklop načel za organiziranje negotovinskih plačil, zahteve za njihovo organizacijo, določene s posebnimi pogoji upravljanja, pa tudi z oblikami in metodami plačila in z njimi povezan potek dela.
Področje praktične uporabe sistema poravnave gotovine skozi čas ima jasno težnjo, da ga nadomesti sistem brezgotovinskega plačevanja. To pojasnjujejo številne znane prednosti negotovinskega plačilnega sistema, in sicer: varnost izvedbe in nižji stroški.
Načela organizacije brezgotovinskega plačilnega sistema:
1. Pravni režim za poravnave in plačila. Glavni zakonodajni viri za urejanje poravnav vključujejo: Civilni zakonik Ruske federacije; Zakonik o pravdnem postopku RSFSR; Zakonik o arbitražnem postopku Ruske federacije. Obstajajo tudi številni zakonodajni akti, kot so zvezni zakoni o centralni banki, bankah in bančnih dejavnostih in drugi. glavni regulativni organ plačilnega sistema je Centralna banka Ruske federacije (Banka Rusije). Postopek za negotovinska plačila v nacionalnem gospodarstvu je opredeljen v Uredbi o negotovinskih plačilih v Ruski federaciji z dne 9. julija 1992 št. 14 z naknadnimi spremembami in dopolnitvami.
2. Poravnave predvsem na bančnih računih. Brezgotovinsko plačevanje se izvaja na bančnih računih, ki so strankam odprti za shranjevanje in prenos sredstev.
3. Vzdrževanje likvidnosti na ravni, ki zagotavlja nemoteno plačevanje. Banke plačujejo z računov po vrstnem redu lastnikov po vrstnem redu zaporedja plačil, ki so jih same določile, in v mejah stanja na računu.
4. Razpoložljivost sprejema (soglasja) plačnika za plačilo. To načelo se izvaja z uporabo ustreznega plačilnega instrumenta (ček, plačilni nalog itd.) Ali s posebnim sprejemanjem dokumentov, ki jih izdajo prejemniki sredstev (zahtevek za plačilo, menica itd.). Hkrati se ohranja svoboda izbire udeležencev na trgu v obliki negotovinskih plačil in njihove konsolidacije v poslovnih pogodbah, medtem ko se banka ne vmešava v pogodbena razmerja.
5. Nujnost plačila pomeni poravnavo strogo na podlagi pogojev, določenih v pogodbi. V sodobnih razmerah plačilne krize se to načelo dejansko ne upošteva.
6. Nadzor vseh udeležencev nad pravilnostjo obračunov, spoštovanjem uveljavljenih določb o postopku njihovega izvajanja. Nadzor je razdeljen na predhodni, trenutni, naknadni, notranji in zunanji.
7. Premoženjska odgovornost za neizpolnjevanje pogodbenih pogojev. Bistvo tega načela je, da kršitve pogodbenih obveznosti v smislu poravnav pomenijo uporabo civilne odgovornosti v obliki odškodnine. plačilo kazni, denarnih kazni in drugih ukrepov odgovornosti.
Vsa načela izračuna so tesno povezana in soodvisna. Kršitev enega izmed njih vodi v kršitev drugih. Nedegotovinske transakcije se odražajo na poravnalnih (računi podjetij s statusom pravne osebe), tekočih (računi organizacij in ustanov, ki se ne ukvarjajo s komercialnimi dejavnostmi in nimajo statusa pravne osebe) in drugih odprtih računih banke svojim strankam po predložitvi ustreznih dokumentov.
Brezgotovinska plačila se izvajajo na podlagi poravnalnih dokumentov ustaljene oblike in v skladu z ustreznim dokumentnim tokom. Glede na vrsto poravnalnih dokumentov, način plačila in organizacijo dokumentnega toka v banki plačniki in prejemniki sredstev razlikujejo naslednje glavne oblike negotovinskih plačil:
Plačilni nalogi (pisni nalog imetnika računa banki, da določen znesek s svojega računa nakaže na račun prejemnika sredstev). Poravnave s plačilnimi nalogi so najpogostejša oblika negotovinskih plačil v Rusiji. Plačilni nalogi veljajo deset dni od datuma izdaje in jih plačnik sprejme le, če so na računu sredstva, razen če se banka in imetnik računa dogovorita drugače;
Zahteve za plačilo (dobaviteljeva zahteva, da kupec plača na podlagi odpremnih in blagovnih dokumentov, priloženih k temu, stroški dobavljenih izdelkov po pogodbi, opravljeno delo, opravljene storitve). Naloge za izdajo plačilnih nalogov izdajo dobavitelji in jih skupaj s komercialnimi dokumenti pošljejo na kupčevo banko, ki plačilni nalog naloži plačniku v sprejem. Plačnik je dolžan vrniti sprejeti plačilni nalog banki ali v roku treh dni od datuma, ko ga je plačnikova banka prejela, zavrniti njegov sprejem. Nalog za plačilo se sprejme za plačilo, če so na računu plačnika na voljo sredstva;
Čeki (pisni nalog plačnika svoji banki, naj imetniku čeka plača določen znesek denarja s svojega računa). Ček uporabljajo tako fizične kot pravne osebe. Plačila s čeki med posamezniki niso dovoljena. Dovoljeno je sprejemati čeke v vlogah državljanov in na osebne račune v bankah pod pogoji, ki jih določi banka izdajateljica ali korespondenčna banka. Ček služi kot varščina. Obrazci za preverjanje so strogi obrazci za poročanje. Ček je treba predložiti bančni instituciji za plačilo v desetih dneh, ne glede na dan izdaje;
Akreditivi (navodila kupčeve banke dobaviteljevi banki, da dobavitelju plača blago in storitve pod pogoji, določenimi v akreditivu kupca, z ustreznimi dokumenti, ki jih predloži dobavitelj).
Akreditive lahko odprete v naslednjih vrstah:
1) Preklicno in nepreklicno. Preklicni akreditiv lahko banka izdajateljica spremeni ali prekliče brez predhodnega dogovora z dobaviteljem. Nepreklicni akreditiv pomeni, da kupec v nobenem primeru ne bo zavrnil plačila za blago, dostavljeno v skladu s pogodbo. To garancijo zagotavlja banka kupca.
2) Pokrito (deponirano) in nepokrito (zajamčeno). Pokriti (deponirani) so akreditivi, pri katerih banka izdajatelj plačniku nakaže lastna sredstva ali mu zagotovi posojilo, ki je na razpolago banki dobavitelja za ves čas trajanja obveznosti banke izdajatelja - to pomeni dodatno jamstvo za prodajalec, da bo v primeru izgube plačilne sposobnosti kupčeve banke druga oseba poravnala, močnejša banka. Nepokrite (zajamčene) akreditive lahko pri imenovani banki odprete tako, da ji daste pravico do odpisa celotnega zneska akreditiva z računa banke izdajateljice, ki jo vodi (če med bankami obstaja korespondenčno razmerje ).
Obdobje veljavnosti in postopek poravnave po akreditivu sta določena v sporazumu med plačnikom in dobaviteljem.
Menice (poravnave med dobaviteljem in plačnikom za blago in storitve z odloženim plačilom na podlagi posebnega dokumenta - menice).
Ločite med preprostim (samostojnim) računom in računom (osnutkom) zakona.
Zadolžnica je pisni dokument, ki vsebuje preprosto in brezpogojno obveznost trasanta (dolžnika), da plača določen znesek denarja ob določenem času in na določenem mestu prejemniku sredstev. Za plačnika je zadolžnica dejansko IOU.
Menica je pisni dokument, ki vsebuje brezpogojno odredbo trasanta (trasant) plačniku (trasant) o plačilu zneska, navedenega v menici, tretji osebi (imetniku menice - nakazilo) .
Proces obtoka na trgu zadolžnic in menic je mogoče prikazati v obliki diagrama (slika 1.2) in (slika 1.3)
Predal Predal
(plačnik) (upnik)
Slika 1.2. Postopek obtožbe menic
1 - kupec izda račun prodajalcu;
2 - prodajalec blago odpošlje kupcu;
3 - prodajalec predloži menico za plačilo (v predpisanem roku);
4 - kupec račun odpove.
Upravičenec posojilodajalec
Plačnik predalov
Slika 1.3. Postopek obtoka menice
1 - predal plačnik pošlje blago in menico plačniku;
2 - plačnik sprejme račun in ga vrne v predal;
3 - trasant pošlje sprejeto menico prejemniku denarja po menici;
4 - prejemnik denarja pošlje menico za plačilo plačniku;
5 - plačnik izda banki ukaz, naj plača račun, in ga prekliče ter na računu zabeleži plačilo;
6 - prejemnik denarja pošlje račun upniku;
7 - upnik pošlje račun banki plačnika, da nakaže denar na njegov račun;
8 - denar gre za odplačilo posojila.
Pri uporabi zadolžnice sodelujeta le dve nasprotni stranki. Ko se uporablja menica, je v postopek obtoka menice vključenih več pravnih in fizičnih oseb (tri ali več). Uporaba menice je učinkovitejša, saj v tem primeru prerazporeditev sredstev hkrati izvaja več subjektov. Poleg tega lahko imetnik menice dobi posojilo pri banki, zavarovani z menico, po vrstnem redu obračunavanja menic. Menico mora sprejeti plačnik (trasat) in šele po tem dobi veljavnost izvršilne listine. Sprejem je označen na levi strani obrazca računa in je izražen z besedami "sprejet, sprejet, plačaj". Menica mora vsebovati naslednje podrobnosti:
1. datum in kraj sestavljanja računa;
2. oznaka na računu, to je beseda "račun" v jeziku, v katerem je ta dokument sestavljen;
3. obveznost plačila določenega zneska denarja;
4. ime osebe, ki ji je treba plačati znesek;
5. rok in kraj plačila;
6. podpis predala (ročno napisan).
7. Za menico: ime trasanta
Odsotnost enega od obveznih rekvizitov odvzema zakonsko moč.
Izterjava (bančna operacija, pri kateri banka v imenu stranke na podlagi predloženih listin o poravnavi prejme sredstva, ki ji pripadajo).
Vsi zgoraj opisani načini plačila predvidevajo obvezno razpoložljivost sredstev. Poleg tega obstajajo menjalne transakcije in kreditne oblike poravnave: komercialni kredit, faktoring, prekoračitev.
Poleg tega obstaja možnost uporabe tako posebne oblike nedenarnih poravnav, kot je pobot medsebojnih terjatev (prenos z računa ene organizacije na račun nasprotne stranke samo razlike (stanja) nasprotnih zahtevkov). Za pobot je mogoče predložiti različne poravnalne dokumente (plačilni nalogi in zahteve za naročila, čeki itd.).
Izbira načina plačila je v glavnem odvisna od:
Narava gospodarskih vezi med izvajalci;
Posebnost dobavljenih izdelkov in pogoji za njihov sprejem;
Lokacija strank v transakciji;
Način prevoza blaga;
Finančni položaj pravnih oseb.
Poravnave med bankami na ozemlju Rusije potekajo prek poravnalnih in gotovinskih centrov, ki jih je ustanovila Centralna banka Ruske federacije. Bančne transakcije za poravnave se lahko izvajajo tudi na korespondenčnih računih bank, odprtih med seboj na podlagi medbančnih pogodb.
Sistem negotovinskih poravnav se še naprej razvija, obogaten z novimi učinkovitimi oblikami in instrumenti.
Razlike v organizaciji brezgotovinskega plačevanja so posledica zgodovinskega in gospodarskega razvoja posameznih držav. Tako so se v Veliki Britaniji prej kot v drugih državah brezgotovinska plačila z menicami in čeki močno razširila. Od leta 1175 so se tu pojavile poravnalne in klirinške hiše - posebne medbančne organizacije, ki izvajajo negotovinske poravnave na čekih in drugih plačilnih dokumentih z izravnavo medsebojnih terjatev.
V Zvezni republiki Nemčiji, Franciji, Italiji in drugih državah so poravnave postale zelo razširjene, najprej prek posebnih žirobank, nato pa prek poslovnih bank in hranilnic. Bistvo teh izračunov je prenos sredstev na posebne račune na podlagi naročil - indosamentov, to je pisnih nalogov za prenos sredstev z računa plačnika na račun prejemnika.
Z razvojem in izboljšanjem avtomatizacije bančnega poslovanja od sredine sedemdesetih let so razvite države začele uporabljati elektronski plačilni sistem, ki se uporablja za kreditne in plačilne transakcije, s spremljanjem stanja bančnih računov s prenosom elektronskih signalov, brez sodelovanja papirja medijev. Pomagajo pospešiti obtok denarja, izboljšajo posojanje in bančne storitve strankam ter zmanjšajo stroške.
