Toate tranzacțiile comerciale efectuate la întreprindere trebuie documentate fără greș. Pentru fiecare operațiune, trebuie întocmite documentele contabile primare corespunzătoare.
Documentele contabile primare sunt împărțite în documente administrative și documente sursă.
Primul include, în primul rând, diverse tipuri de comenzi, comenzi pentru a efectua tot felul de operațiuni. De regulă, aceste formulare sunt aprobate de personalul de conducere al întreprinderii.
Documentele exculpatorii includ documente care confirmă faptul operațiunii.
De asemenea, formularele administrative și de cupoane pot fi combinate într-un singur document contabil, care va conține atât o comandă pentru efectuarea unei acțiuni, cât și o confirmare a executării acestei acțiuni.
Documentele contabile justificative pot fi denumite în alt mod documente contabile primare. Formularele contabile primare sunt primele dovezi ale unei tranzacții și sunt obligatorii pentru înregistrarea unei tranzacții în contabilitate. Toate tranzacțiile din departamentul de contabilitate trebuie reflectate numai după ce a fost primit un document justificativ executat corect. Trebuie amintită o regulă importantă: „Fără document - fără cablare!”
Este important nu numai să aveți o formă exculpatorie, ci și să o formați corect. Prezența erorilor o poate face invalidă, prin urmare, atunci când primiți orice formular, este imperativ să verificați corectitudinea tuturor liniilor. Este imperativ să se verifice prezența semnăturilor persoanelor responsabile, prezența unui sigiliu și trebuie să fie clară și lizibilă. Doar cu înregistrarea corectă puteți fi sigur că în viitor nu veți avea probleme cu autoritățile de inspecție. Documentele primare executate corect în departamentul de contabilitate trebuie să conțină un anumit set de detalii.
Goskomstat din Rusia a stabilit forme unificate de documente primare care trebuie utilizate la procesarea tranzacțiilor comerciale.
Formularele standard de documente contabile primare sunt utilizate pentru înregistrarea tranzacțiilor în numerar, pentru, imobilizări, imobilizări necorporale, stocuri, tranzacții comerciale, precum și tranzacții aferente.
Dacă este necesar să se facă modificări la formularele unificate existente, să le completeze cu detaliile și liniile necesare, atunci compania trebuie să emită o comandă sau o comandă pentru a introduce detalii suplimentare. La schimbarea formei standard a documentului contabil primar, merită să ne amintim că nu puteți șterge detaliile existente, le puteți completa doar.
Dacă un formular unificat nu este aprobat pentru niciun document contabil primar, atunci organizația dezvoltă independent un formular care este convenabil pentru sine, în acest caz principalele cerințe pentru formularele modificate sunt prezența în ele a tuturor detaliilor obligatorii specificate mai sus.
Dreptul de a semna documente primare poate fi atribuit doar unui anumit cerc de persoane, a căror listă de nume și poziții trebuie reflectate în documentul corespunzător pentru dreptul de a semna un anumit document (de exemplu, prin linkul pe care îl puteți descărca) o procură eșantion).
Dacă se face o eroare într-un document contabil primar deja întocmit, atunci este permisă modificarea acestuia dacă nu este vorba de un formular de numerar sau bancar. Pentru acesta din urmă, nu sunt permise corecții. Dacă se fac greșeli în formularele monetare, atunci un astfel de formular este tăiat și aruncat, după care se completează un nou formular. Exemple de formulare care nu pot fi corectate includ chitanțe și chitanțe de numerar, chitanțe de numerar sau un anunț de avans în numerar.
Corecțiile din documentele contabile primare se efectuează după cum urmează: este necesar să se șteargă datele indicate incorect și să se scrie informațiile corecte deasupra, apoi este necesar să se indice data modificării, semnătura. Corecțiile trebuie coordonate cu persoanele care au întocmit acest formular și l-au semnat. După aprobare, alături de modificare, este necesar să se indice sintagma: „corectat și aprobat”.
La intrarea în întreprindere, documentele contabile primare sunt verificate pentru corectitudinea completării: dacă toate rândurile sunt completate, dacă sumele sunt calculate corect, dacă există semnături și sigilii, dacă toate detaliile sunt introduse corect. După aceea, formularul trebuie înregistrat în reviste speciale. De exemplu, formularul de salarizare T-53 este înregistrat în formularul de registru de salarizare T-53a, iar încasările de numerar și ordinele de debitare sunt înregistrate în registrul documentelor de numerar intrate și ieșite din formularul KO-3. După înregistrare, documentele sunt transferate către departamentul de contabilitate pentru stocare, unde sunt depuse în folderele corespunzătoare și stocate acolo pentru o anumită perioadă de timp. După o anumită perioadă de timp, documentul este transferat în arhivă. Perioada de păstrare a documentelor primare este determinată și reglementată de legislația arhivistică. Stocarea și sistematizarea documentelor contabile la întreprindere se numește flux de documente. Citiți mai multe despre stocarea și distrugerea documentelor în.
Legea, care stabilește condițiile de stocare a documentelor contabile primare, este denumită Legea federală din 22.10.2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivele din Federația Rusă”.
Șeful organizației este responsabil pentru organizarea corectă a depozitării și eliminării. Contabilul șef este responsabil pentru siguranța și executarea corectă a documentelor.
Pe site-ul nostru web puteți descărca numeroase formulare și formulare de documente contabile primare în secțiunea „”, acolo veți găsi atât formulare necompletate, cât și mostre ale completării acestora, cu scurte recomandări pentru înregistrare. Pentru comoditatea de a găsi formularul solicitat, acestea sunt împărțite în secțiuni, în care puteți înțelege și găsi cu ușurință formularul solicitat.
Lecție video practică despre ștergerea documentelor în Contabilitatea 1C 8.3. Condus de Olga Likina: expert al site-ului „Accounting for Dummies”, contabil de salarizare al LLC „M.video management. Lecția oferă instrucțiuni pas cu pas pentru ștergerea documentelor.
Urmăriți lecția video a profesorului site-ului „Contabilitate pentru manechi” Gandeva N.V.
Fluxul de documente în organizații este o parte integrantă a proceselor de afaceri. Documentele contabile sunt concepute pentru a înregistra în scris toate evenimentele care au loc la întreprinderi și care afectează momentele de lucru.
Cerințele legislative, în special dispozițiile „Legii contabilității” fac obligatorie documentarea tuturor evenimentelor din sfera economică. Documentele contabile sunt utilizate pentru a confirma efectuarea oricăror tranzacții, servesc drept dovezi scrise ale proceselor în curs.
Un document contabil este o formă în care pot fi înregistrate evenimentele curente, evaluarea acestora și alte criterii care disting o tranzacție comercială.
După tip, documentele contabile financiare și scopul acestora pot fi clasificate după cum urmează:
Documentele care reglementează contabilitatea sunt formate în ordinea compilării, adică sunt împărțite în documente primare și consolidate. Pentru implementarea evidențelor contabile, baza este documentele contabile primare. Ele pot fi formate direct la întreprindere sau pot fi primite din exterior - de la furnizori, cumpărători și alte contrapartide. Principalele documente contabile legate de primar sunt facturile, plata, numerarul, banca și alte documente. Cele consolidate sunt compilate pe baza celor primare, conțin informații generalizate.
Potrivit conținutului lor, pot lua valori materiale și monetare. Partea materială reflectă prezența și mișcarea mărfurilor și a altor valori. De exemplu, actele de acceptare și transfer, facturile pentru emiterea de bunuri oferă o idee exactă a tipurilor și cantităților proprietății transferate. De asemenea, este dată estimarea costului operațiunii efectuate.
Unele valori mobiliare se referă exclusiv la decontare. Vorbim despre salarii, ordine de numerar, extrase bancare. Informațiile pe care le dețin sunt de natură pur financiară - starea decontărilor cu contrapartidele, remunerația angajaților.
Până de curând, exista o cerință pentru utilizarea obligatorie a formularelor unificate în contabilitate. Intrarea în vigoare a Legii nr. 402-FZ privind contabilitatea permite conducerii organizațiilor să dezvolte independent formele documentelor primare. Dar, în același timp, rămân unele cerințe pentru prezența detaliilor obligatorii. Adică, în contabilitatea primară, documentul contabil curent este doar o formă care reflectă următoarele informații:
Pentru organizații și chiar antreprenori, importanța documentelor contabile este mare. Ele nu numai că servesc drept confirmare a faptului împlinit al activității economice, ci și ajută la determinarea stării financiare actuale a companiei. Pe baza lor, subiecții efectuează calcule fiscale, în timp ce reducerea bazei impozabile este posibilă numai dacă există documente întocmite corect din punct de vedere al legislației.
Lipsa materialelor primare, certificatelor, declarațiilor necesare poate crea ulterior multe probleme organizației, provocând întrebări suplimentare din partea autorităților de reglementare. De multe ori acest fapt servește ca bază pentru recalcularea bazei impozabile.
Ce documente contabile ar trebui să aibă un SRL pentru a asigura funcționarea curentă a întreprinderii? În funcție de specificul lucrului, acestea sunt documente care reglementează activitățile întreprinderii - comenzi, instrucțiuni, politici contabile. Biletele de trăsură, facturile, salarizarea cu personalul și alte documente bancare și bancare servesc drept confirmare a faptelor privind veniturile primite și cheltuielile suportate. Pentru a simplifica procedura contabilă, cifra de afaceri, situațiile acumulative sunt utilizate pe scară largă, conținând informații generalizatoare despre tranzacții omogene.
Având în vedere că rolul și importanța documentelor contabile sunt incontestabile pentru fiecare entitate comercială, mișcarea și stocarea acestora trebuie să respecte și anumite reguli.
Organizațiile elaborează independent un program pentru fluxul principal de documente, care include următoarele etape:
Programul specificat trebuie să conțină termenii optimi pentru prelucrarea datelor primite. Ajustarea perioadelor specificate este permisă dacă este necesar.
Stocarea documentelor primare este asigurată de angajații serviciului de contabilitate. În același timp, atunci când se schimbă persoane responsabile, este necesar să se întocmească un act de acceptare și transfer a documentelor contabile, un eșantion din care este elaborat ținând seama de specificul companiei. Dar, în același timp, este necesar să se formeze un registru detaliat al documentelor contabile atunci când se transferă dosare, un eșantion din care va conține informații complete despre volumul existent de tranzacții.
Perioada de stocare a documentelor este diferită, în funcție de scopul acestora. Informațiile care furnizează date privind calculul impozitelor trebuie să fie disponibile timp de cel puțin 4 ani. Formularele de informare a angajaților completate sunt păstrate până la 75 de ani.
Registrul documentelor contabile la transferul cauzelor (eșantion)
În practica actuală, documentele contabile primare sunt înțelese ca documente care reflectă faptele vieții economice (încheierea tranzacțiilor, circulația mărfurilor și materialelor etc.). Ele sunt întocmite în momentul tranzacțiilor sau după finalizarea acestora, pentru a confirma faptele care s-au întâmplat. Pe baza lor, contabilul face înregistrări în programul contabil al întreprinderii, acceptă sumele pentru contabilitatea fiscală.
Potrivit explicațiilor Ministerului Finanțelor, compania are dreptul să stabilească în mod independent ce forme de „primar” să utilizeze. Decizia luată este fixată în politica contabilă a organizației. Practica arată că entitățile comerciale utilizează una dintre cele trei opțiuni:
Dreptul entităților comerciale de a dezvolta în mod independent forme de „primar” nu se aplică următoarelor tipuri de documente:
Pentru ei, Ministerul Finanțelor introduce formulare unificate ca fiind obligatorii.
În cazul în care compania care a încheiat tranzacția nu a stabilit forma „primarului” din contract, contrapartida are dreptul de a depune documente conform propriilor probe. Pentru a evita întrebările din partea structurilor de reglementare, firma ar trebui să scrie în politica sa contabilă că acceptă formulare pe hârtie elaborate de furnizorii și cumpărătorii săi.
Important! Prezența unei „primare” care mediază o anumită operațiune este o cerință obligatorie pentru reflectarea acesteia în contabilitate și contabilitate fiscală.
Conform art. 9 402-FZ, documentele contabile primare trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:
Lista persoanelor îndreptățite să semneze documente contabile primare este stabilită de șeful organizației. Este stabilit prin ordinul său.
Formularele separate conțin detalii suplimentare în raport cu lista standard. De exemplu, în fișele de parcurs, trebuie înregistrate informații despre mașină, proprietarul și șoferul acesteia.
Trebuie să aplic sigiliul organizației pe „primar”? Aceasta nu este o cerință obligatorie, nu puteți face fără aceasta numai dacă prezența sa este prevăzută de un eșantion consacrat în politica contabilă a companiei.
Legislația actuală nu stabilește o listă închisă a documentelor contabile primare din 2018. Diversitatea lor este determinată de sfera entității de afaceri. Pentru o companie, va fi necesară o scrisoare de trăsură, pentru alta - un act de scriere a literaturii din bibliotecă.
Cele mai frecvente tipuri de documentație includ:
Lista de mai sus a documentelor contabile primare nu este completă. Companiile din diferite linii de activitate utilizează formularele necesare pentru a reflecta tranzacțiile lor.
În funcție de metoda de implementare, „principalul” este hârtia și electronica. A doua opțiune este utilizată în companiile unde este configurată gestionarea electronică a documentelor. Ajută la simplificarea și accelerarea procesării documentelor de afaceri, la depanarea interacțiunii dintre contrapartide.
Conform legislației actuale, toate tipurile de „primare” sunt stocate în companie timp de cinci ani. Numărătoarea inversă începe de la sfârșitul anului de raportare. De exemplu, hârtiile emise în 2018 trebuie păstrate până în 2023 inclusiv. Încălcarea acestei reguli va duce la proceduri cu serviciul fiscal, la impunerea de sancțiuni asupra organizației.
1. Fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării printr-un document contabil primar. Nu este permis să se accepte pentru contabilitate documente care oficializează faptele vieții economice care nu au avut loc, inclusiv cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și simulate.
2. Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:
1) numele documentului;
2) data pregătirii documentului;
3) numele entității economice care a compilat documentul;
5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, indicând unitățile de măsură;
6) numele funcției persoanei (persoanelor) care a efectuat (a comis) tranzacția, operațiunea și persoana responsabilă (responsabilă) de înregistrarea acesteia sau numele funcției persoanei (persoanelor) responsabilă (responsabilă) pentru înregistrarea evenimentului produs;
(vezi textul din ediția anterioară)
7) semnăturile persoanelor prevăzute la clauza 6 din această parte, indicând numele și inițialele acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
3. Documentul contabil primar trebuie întocmit atunci când se comite faptul vieții economice și dacă acest lucru nu este posibil - imediat după finalizarea acestuia. Persoana responsabilă cu înregistrarea faptului de viață economică asigură transferul la timp al documentelor contabile primare pentru înregistrarea datelor conținute în acestea în registrele contabile, precum și fiabilitatea acestor date. Persoana însărcinată cu contabilitatea și persoana cu care a fost încheiat contractul de furnizare a serviciilor contabile nu sunt responsabile pentru conformitatea documentelor contabile primare întocmite de alte persoane cu faptul împlinit al vieții economice.
(vezi textul din ediția anterioară)
4. Formele documentelor contabile primare sunt stabilite de șeful unei entități economice la propunerea unui funcționar căruia i se încredințează contabilitatea. Formele de documente contabile primare pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse.
(vezi textul din ediția anterioară)
5. Documentul contabil primar este întocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu o semnătură electronică.
6. În cazul în care legislația Federației Ruse sau un acord prevede transmiterea unui document contabil primar unei alte persoane sau unui organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea altei persoane sau a unui stat organism, pe cheltuiala sa, să producă pe hârtie copii ale documentului contabil primar întocmit sub forma unui document electronic.
7. Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se prevede altfel prin legile federale sau prin actele juridice de reglementare ale organelor de reglementare a contabilității de stat. Corecția din documentul contabil primar trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut corectarea, indicând numele și inițialele acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.
8. Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, sunt confiscate documentele contabile primare, inclusiv sub forma unui document electronic, copii ale documentelor confiscate făcute în modul prescris de legislația Federației Ruse sunt incluse în documentele contabile.
Documentele contabile primare sunt utilizate în fiecare întreprindere. Toate acestea sunt importante în felul lor și trebuie luate în considerare în lucrare fără greș. Ele sunt întocmite în conformitate cu formularele documentelor contabile primare ale registrelor contabile. Lista completă și regulile de proiectare sunt prezentate în acest articol.
Vorbind de documente primare, acestea înseamnă acele lucrări care sunt responsabile pentru fiecare dintre evenimentele economice care au avut loc la întreprindere. Atunci când pregătește acest tip de documentație, fiecare contabil trebuie să rețină că nu există forme specifice și clar fixate de documente primare și registre contabile. Alegerea revine întreprinderii. Acesta este cel care decide care dintre formele posibile este convenabil pentru acesta să le folosească în activitățile sale. De asemenea, este important să indicați toate detaliile atunci când completați formularul documentelor contabile primare. Au doar o listă obligatorie, din care nimic nu poate fi exclus. Este demn de remarcat faptul că informațiile despre ce formă de documente contabile primare utilizează compania trebuie specificate fără greș în politica contabilă a companiei. Acesta este un punct foarte important.
Lista principală include nouă valori mobiliare importante:
Această listă de documente contabile primare este în general acceptată și este utilizată în toate întreprinderile.
Acest document contabil principal este destinat să reflecte toate mișcările articolelor de inventar. Factura trebuie să conțină datele specificate în factură. Este de remarcat faptul că această lucrare trebuie întocmită în două exemplare. Ca certificare a acestui document, se utilizează semnătura șefului și sigiliul organizației. În ceea ce privește formularul de înregistrare a facturilor, de obicei întreprinderile folosesc TORG-12. De obicei, este utilizat de companiile angro. Formularul trebuie să conțină atât detaliile contractului pe baza cărora se efectuează tranzacția, cât și detaliile scrisorii de trăsură. De asemenea, include informații despre participanții la operațiune și bunurile transferate. Factura trebuie să conțină informații despre lucrările atașate. În ceea ce privește semnăturile, acestea sunt puse de ambele părți. Este important să știm că acele organizații a căror activitate nu implică utilizarea unui sigiliu au dreptul să nu certifice acest tip de document cu acesta.
Salarizarea este compilată în conformitate cu formularul T-49. Forma acestui document contabil primar este numărul 0301009. Utilizarea acestuia este limitată numai pentru întreprinderile care desfășoară activități bugetare sau guvernamentale. Conform acestui document, se efectuează un calcul complet și suplimentar al salariilor angajaților. Principalele date ale acestei forme sunt fișa de timp, rata tarifară, valoarea deducerilor și compensarea. Alte organizații, precum și antreprenorii individuali, emit salarii personalului lor în formularul 0504401. Baza pentru acumularile aici este, de asemenea, fișa de timp. Necesitatea acestei documentații se datorează necesității de a reduce fluxul de lucru din organizație. Acest document contabil primar este întocmit de personalul contabil, care, după pregătirea actelor, le transferă la casierie. După ce toate fondurile specificate în document au fost emise personalului, acesta trebuie returnat departamentului de contabilitate. Formularul dat casierilor trebuie semnat de șeful companiei.
Motivul executării acestui document contabil primar este transferul către client a lucrărilor sau serviciilor efectuate de întreprindere. El confirmă că toate acordurile au fost îndeplinite și clientul este mulțumit de rezultatele obținute. Forma actului nu are un format obligatoriu stabilit. Dar există o listă de date pe care ar trebui să le conțină. Include mărci precum numele companiei, data formării documentului, reflectarea persoanei care a întocmit documentul, formatul muncii, funcțiile și semnăturile persoanelor responsabile. Există, de asemenea, o formă unificată de KS-2. Nu se aplică tuturor tipurilor de muncă sau servicii. poate fi utilizat numai dacă antreprenorul este angajat în construcții de capital. Dacă acest formular este revizuit, acesta poate fi utilizat pentru lucrări de construcție și instalare la instalații civile sau rezidențiale.
În acest caz, angajații întreprinderii utilizează următoarele tipuri de documentație principală:
Fiecare dintre aceste forme are o formă unificată. Utilizarea acestuia este obligatorie la pregătirea documentației contabile primare.
Această lucrare este întocmită în conformitate cu formularul OKUD 0401060. La formarea formularului, trebuie urmate mai multe etape de completare:
În funcție de tipul de plată, acest formular este completat parțial sau integral.
În acest caz, este posibil să se elibereze două forme de bază. Primul este un ordin de numerar primit, al doilea este un ordin de ieșire. Deci, PKO este emis în cazurile în care sosesc noi fonduri la casierie. Formatul acestui document contabil primar este reglementat de Comitetul de Stat pentru Statistică al Federației Ruse. Completați-l pe hârtie în formularul KO-1 sau în format electronic. Documentul este semnat de contabilul șef și rămâne pentru depozitare în departamentul de contabilitate. În ceea ce privește comanda în numerar pentru cheltuieli, caracteristicile designului său sunt similare. Singura sa diferență este obiectivul. Se completează în cazul emiterii de fonduri. O altă caracteristică este vastitatea opțiunilor de completare - poate fi Word și Excel. Documentația contabilă primară de acest tip este întocmită în formularul KO-2.
Ca toate documentele primare și registrele contabile, acest formular este un raport privind activitățile întreprinderii. De fapt, se întocmește un raport în avans în cazurile în care un angajat trebuie să contabilizeze fondurile primite de el de la casierie și cheltuite pentru nevoile companiei. Principalele informații incluse în acest formular sunt:
Aceste elemente sunt cu siguranță foarte importante, dar sunt considerate invalide dacă nu sunt atașate documente justificative la formularul de raport în avans. În ceea ce privește proiectarea acestui tip de documentație primară, aceasta este simplificată datorită prezenței unui formular unificat. Se numește AO-1. Dacă compania dorește să-și dezvolte propria formă, acest lucru este permis și. Cel mai important lucru este să adăugați toate detaliile necesare documentului. Cel mai adesea, întreprinderile folosesc un formular unificat. Formularul se întocmește într-un singur exemplar în termen de trei zile de la data emiterii banilor. Documentul trebuie aprobat de șeful angajatului care a preluat documentele. Puteți trimite un raport în avans, atât pe suport de hârtie, cât și în format electronic.
Acest tip de documentație primară este întocmit în trei condiții:
Cel mai adesea, o declarație contabilă este încă utilizată pentru a indica erori. Acest document poate fi numit universal, deoarece este potrivit atât pentru perioada curentă, cât și pentru oricare altul. Avantajul acestui formular pentru perioada curentă este capacitatea de a menține valorile corecte ale cifrei de afaceri. Acest lucru se realizează prin introducerea unei anulări sau prin afișarea unor sume suplimentare. O formă clară și stabilită de declarație contabilă se aplică numai agențiilor guvernamentale. Alți contribuabili pot folosi propriul formular. Este important doar să includă următoarele informații:
Este demn de remarcat faptul că, dacă compania intenționează să-și folosească propriul formular, atunci trebuie să indice acest fapt în politica contabilă.
Esența acestui formular este de a reflecta rambursarea datoriilor reciproce între întreprindere și angajat. Pentru a efectua compensarea, este necesar să se completeze un act și un acord privind comportamentul acestei operațiuni. Actul este redactat în stadiul în care întreprinderea prezintă o contradatorie către angajatul său și este convenabil pentru părți să o compenseze cu datoria. Dacă astfel de condiții sunt convenabile pentru ambii participanți, atunci se întocmește un acord special care confirmă dorința părților de a compensa.
