Registrele contabile sunt folosite pentru sistematizarea și acumularea informațiilor contabile conținute în documentele contabile primare acceptate în contabilitate și pentru a le reflecta în conturile contabile.
Registrele contabile sunt tabele cu o formă specială concepute pentru conturi bazate pe documente primare. Practica organizării contabilității se bazează pe o combinație de diverse registre contabile. Legea federală „Cu privire la contabilitate” oferă o listă a posibilelor tipuri de registre contabile sub formă de suport de hârtie și computer, a căror utilizare în organizații este determinată de volumul și specificul obiectelor luate în considerare, natura de masă a afacerii. tranzacții, modalitatea de înregistrare și prelucrare a informațiilor etc.
Pentru a clarifica esența registrelor contabile, se obișnuiește să le clasificăm după anumite criterii, dintre care principalele sunt aspectul, conținutul și natura înregistrărilor.
În aparență, registrele de contabilitate sunt registre de conturi, carduri, foi gratuite, suporturi de mașină.
Registrele contabile sunt tabele, delimitate într-un anumit mod pentru a înregistra faptele vieții economice (tranzacțiile comerciale), în funcție de specificul obiectelor de supraveghere contabilă, care trebuie numerotate, dantelate, închise într-o copertă separată; pe versoul ultimei pagini este indicat numărul de pagini din carte, apoi se aplică semnăturile contabilului-șef și șefului și sigiliul organizației. Cărțile, de regulă, sunt folosite ca registre de contabilitate atunci când lista obiectelor contabile din organizație este nesemnificativă. Cu toate acestea, pentru unele obiecte contabile (de exemplu, tranzacții cu numerar), toate organizațiile țin evidența înregistrării tranzacțiilor în registre (registrul de numerar). Generalizarea mișcării tuturor obiectelor contabile se realizează în Registrul general.
Cardurile sunt formulare tipărite sub forma unui tabel. Cardurile pot fi sortate cu ușurință, sunt mai vizuale, mai comode, mai accesibile de utilizat decât cărțile. Aspectul cardurilor poate fi diferit, dar cele mai comune sunt trei tipuri: contract, inventar, multi-coloană.
Cardurile contractuale au o formă unilaterală, deoarece coloanele de debit și credit sunt plasate una lângă alta. Astfel de carduri sunt folosite pentru înregistrarea decontărilor cu persoane juridice și persoane fizice. Prezența coloanelor paralele de debit și credit vă permite să vedeți clar starea decontărilor, de ex. cui, cui, pentru ce și cât.
Cardurile de inventar sunt folosite pentru a contabiliza activele materiale. În astfel de carduri se înscrie coloana „Sold”, care indică soldul acestui tip de valoare după înregistrarea faptului de viață economică (tranzacție comercială), la încasarea și cheltuirea acestui tip de valoare. Aceste carduri trebuie să conțină trei coloane: venituri, cheltuieli și sold. În plus, fiecare coloană este împărțită în două coloane: cantitate și cantitate. Pentru a contabiliza materialele, materii prime etc. astfel de carduri indică limita (norma) stocului, ceea ce vă permite să controlați furnizarea organizației cu aceste valori pentru funcționare neîntreruptă.
Cardurile cu mai multe coloane sunt concepute pentru a contabiliza costurile de producție detaliate (în funcție de elementele de costuri) asociate cu lansarea produselor, performanța muncii și a serviciilor. Totalitatea datelor privind aceste articole face posibilă calcularea costului unor tipuri specifice de produse (lucrări, servicii), deoarece aceste carduri sunt menținute pentru fiecare tip de produse fabricate, lucrări efectuate, servicii.
Pe tot parcursul anului de raportare, cardurile sunt depozitate în cutii speciale. Un set de carduri care au un scop similar se numește index de card. Cardurile din indexul cardurilor sunt aranjate în funcție de numere de cont, alfabetic, numere de articole și alte caracteristici. Utilizarea separatoarelor și indicatoarelor speciale (plăci metalice cu denumirea literelor alfabetului, denumiri de cont etc.) facilitează găsirea rapidă a acestora. Cardurile sunt utilizate în principal pentru înregistrarea contabilă pe conturile analitice. Pentru a asigura siguranța cardurilor, acestea sunt înregistrate în registre speciale, unde li se atribuie numere de ordine. Acest lucru face posibilă verificarea prezenței lor și, prin urmare, controlul siguranței lor.
Foile gratuite, ca și cardurile, sunt formulare cu tabele imprimate, dar mai mari ca dimensiune și cantitatea de informații reflectată în ele. În practica contabilă, acestea sunt în principal diferite situații. Astfel de registre contabile sunt utilizate pentru a rezuma informații omogene, de exemplu, amortizarea mijloacelor fixe, o declarație de expediere (vacanță) a produselor etc. Pentru a controla siguranța acestor tipuri de registre contabile, acestea sunt stocate în foldere separate. Utilizarea cardurilor și a foilor gratuite ca registre de contabilitate oferă oportunități mari pentru diviziunea muncii lucrătorilor contabili și completarea acestora cu tehnologie informatică.
Suporturile de mașini, ca registre contabile, plasează datele nu pe hârtie, ci pe suporturi magnetice (benzi magnetice, discuri magnetice, dischete etc.). Caracteristicile suportului de stocare al mașinii dictează ordinea locației sale. Atunci când se utilizează medii de mașini ca registre contabile, organizația este obligată să facă copii ale acestor registre pe hârtie (precum și documente primare), inclusiv la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanța și procuratura.
După natura înregistrărilor, registrele contabile sunt împărțite în cronologice, sistematice și combinate.
Registrele contabile se numesc cronologice, în care informațiile despre tranzacțiile comerciale sunt înregistrate în ordinea succesivă a primirii și procesării documentelor primare. Nu se realizează o grupare a datelor înregistrate în aceste registre. Exemple de registre cronologice sunt un jurnal de tranzacții, un registru de vânzări și un registru de achiziții, unde facturile sunt înregistrate pentru produsele expediate și, respectiv, valorile achiziționate.
Se numesc registre contabile sistematice, în care înregistrarea tranzacțiilor comerciale este grupată după anumite criterii (stabilite), de exemplu, gruparea informațiilor direct în conturile contabilității sintetice și analitice. Exemple de astfel de registre sunt bilanțul materialelor în stoc (bilanț), Registrul general, care rezumă totalurile pentru toate conturile sintetice.
Înregistrările în registrele contabile cronologice și sistematice trebuie să se completeze reciproc, drept urmare suma cifrelor de afaceri ale registrelor cronologice este întotdeauna egală cu suma cifrelor de afaceri debitoare sau creditoare ale registrelor contabile sistematice.
Dacă înregistrările cronologice și sistematice sunt efectuate într-un singur registru, atunci un astfel de registru va fi numit combinat. Exemple tipice de astfel de registru sunt „Jurnal-Main”, multe reviste-comenzi. Utilizarea registrelor contabile combinate face posibilă vizibilitatea conturilor, reducând în același timp numărul de conturi.
Registrele sunt numite sintetice, în care toate operațiunile sunt reflectate într-o formă generalizată într-un contor monetar. Informațiile despre tranzacțiile comerciale din aceste registre contabile sunt reflectate în contextul conturilor sintetice. Un exemplu de astfel de registru contabil este Registrul general.
Registrele analitice se numesc registre contabile în care informațiile sunt reflectate în conturi analitice separate, detaliind conținutul înregistrărilor unuia sau altui cont sintetic. Înregistrările în registrele analitice ar trebui să fie mai detaliate decât înregistrările în registrele sintetice: se oferă un text explicativ și, dacă este necesar, sunt indicate contoare naturale sau de muncă alături de cele valorice.
În prezent, registrele contabile complexe sunt utilizate pe scară largă, combinând contabilitatea sintetică și analitică, precum și înregistrările cronologice și sistematice. Ele sunt utilizate, de exemplu, în forma de ordine jurnal de contabilitate. Combinația dintre contabilitatea sintetică și analitică asigură potrivirea automată a totalurilor pentru conturile sintetice și analitice și elimină necesitatea întocmirii fișelor de cifra de afaceri pentru reconcilierea datelor.
Pentru formarea de informații fiabile și în timp util despre activitățile întreprinderii și furnizarea acestora utilizatorilor, tehnica de înregistrare contabilă este importantă. Înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile relevante pe baza documentelor se numește înregistrarea tranzacțiilor. Aceste înregistrări se fac pe baza unei cotații (adică o indicație a conturilor debitoare și creditare pentru tranzacția comercială).
Pentru a exclude reînregistrarea informațiilor în registrul contabil pentru același document, pe documente se face o marcare corespunzătoare despre afișarea operațiunii sub formă de semn. Adesea, pagina registrului contabil este indicată pe documentul în care s-a înregistrat tranzacția comercială depusă, întocmit prin acest document. Punerea de semne în documentele privind înregistrarea tranzacțiilor este importantă și pentru verificarea ulterioară a corectitudinii înregistrărilor efectuate.
În practica contabilității se folosesc diverse metode de înscriere contabilă în registrele contabile. Înregistrările în registrele contabile sunt simple și copiate. Copierea înregistrărilor este utilizată în cazurile în care este necesar să aveți o imprimare sau o copie a înregistrării.
Înregistrările în registrele contabile pot fi efectuate în mod liniar-pozițional și șah.
Esența unei înregistrări liniar-poziționale este că cifrele de afaceri debitoare și creditare sunt reflectate într-o singură linie, ceea ce este deosebit de convenabil pentru păstrarea evidenței diferitelor tipuri de calcule. Utilizarea acestei metode de evidenta contabila asigura monitorizarea termenului de rambursare a creantelor si datoriilor.
Avantajul utilizării unei înregistrări liniar-poziționale este că registrele contabile, de regulă, combină contabilitatea sintetică și analitică. Acest lucru simplifică tehnica contabilă și crește fiabilitatea acesteia.
Principiul de șah al înregistrării în registrele contabile este că la un moment dat registrul contabil reflectă suma unei tranzacții comerciale pe debitul și creditul conturilor corespunzătoare. Cu această metodă de înregistrare a acreditărilor, vizibilitatea crește și conținutul intern al corespondenței conturilor este dezvăluit. Această ordine de înscriere este utilizată în construirea multor registre (jurnale-comenzi) în forma de jurnal-ordine de contabilitate.
1. Dispoziţia comentată a Legii prevede programare:
sistematizarea și acumularea informațiilor conținute în documentele primare acceptate în contabilitate;
reflectate în conturi și în situațiile financiare.
În plus, Legea definește principalul tipuri de purtători de registre contabile:
cărți speciale (reviste);
foi și carduri separate;
mașinograme obținute cu ajutorul tehnologiei informatice;
benzi magnetice, discuri, dischete și alte suporturi ale mașinii.
Conform clauzei 3.1 din Reglementările privind documentele și fluxul de lucru, informațiile conținute în documentele primare acceptate în contabilitate, care sunt necesare reflectării în contabilitate, se acumulează și se sistematizează în registrele contabile.
Pentru consolidarea și rezumarea informațiilor conținute în, se folosesc diverse registre contabile: jurnal de tranzacții comerciale, jurnal de comenzi, extrase auxiliare, extrase de șah, bilanţuri etc.
Componența registrelor contabile nu este specificată de Lege. Există dezacorduri la trimiterea registrului de cumpărături, registrului vânzărilor și registrului general la registrele contabile.
Într-unul dintre litigii, instanța a arătat că registrele de cumpărături și vânzări, registrul general în conformitate cu art. 10 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” nu sunt registre contabile (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga-Vyatka din 30 iunie 2006 în cazul N A79-15564 / 2005).
La soluționarea unei alte cauze, instanța de arbitraj districtual și-a fundamentat poziția prin faptul că registrul general al organizației, în baza art. 10 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” este una dintre formele de menținere a registrelor contabile (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga din 16 martie 2006 în cazul N A06-2783U / 3-18 / 04).
Uneori se pune problema trimiterii jurnalului contabil al facturilor primite și emise către registrele contabile. Concluziile instanțelor sunt contradictorii. Potrivit uneia dintre curțile federale de arbitraj ale districtului, registrele facturilor primite și emise sunt registre contabile, iar contribuabilul este obligat să le depună la cererea inspectoratului fiscal în timpul unui control fiscal intern (Rezoluția Federală Antimonopol Serviciul Districtului Siberiei de Est din 21 august 2003 în dosarul N A33 -2180/03-S3-F02-2556/03-S1).
Motivul unei alte instanțe de casare conduce la faptul că jurnalul menționat nu este un registru contabil, prin urmare, lipsa acestuia nu poate afecta calculul proporției sumelor TVA efectuat în temeiul art. 170 din Codul fiscal al Federației Ruse; conform art. 10 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” în registrele contabile tranzacțiile comerciale sunt reflectate în succesiunea lor cronologică, rezultatele unei tranzacții comerciale; acestea includ informații despre tranzacția comercială reflectate în documentele primare. Totodată, registrul facturilor primite nu îndeplinește aceste cerințe, deoarece, în primul rând, reflectă nu o tranzacție comercială, ci faptul primirii unui document (factură) aferent acestei operațiuni, iar în al doilea rând, nu conține date despre o tranzacție comercială.tranzacții (preț de vânzare etc.) (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 26 decembrie 2006 în cazul nr. KA-A40 / 12463-06-P).
Problema atribuirii unor forme de sistematizare a documentelor la registrele contabile din cadrul instantelor de judecata este rezolvata in mod ambiguu.
Cu toate acestea, nu toate metodele de sistematizare și acumulare de informații privind tranzacțiile comerciale efectuate de o organizație pot fi considerate registre contabile. Astfel, într-unul dintre litigii, instanța a constatat că registrul tipărit al documentelor pentru toți clienții, poprit cu ocazia măsurilor de control fiscal de către organul fiscal cu ocazia verificării unității de sistem, pentru toți clienții la eliberarea mărfurilor din depozite pentru întregul din 2006, a fost luată ca bază pentru determinarea veniturilor primite din vânzarea bunurilor. Totuși, acest registru nu este un registru contabil, întrucât conținutul său nu îndeplinește cerințele art. 10 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”: nu conține referiri la documentele primare, ca urmare a sistematizării cărora a fost determinată și, prin urmare, nu poate fi folosită ca bază pentru determinarea veniturilor primite din vânzarea de bunuri. În acest sens, instanța a constatat nelegală perceperea de taxe suplimentare în funcție de cuantumul venitului astfel stabilit (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Vest din 12 februarie 2009 în dosarul N F04-742/2009 (245). -A45-27)).
În plus, registrele și documentele contabile primare nu trebuie amestecate. În practica de aplicare a legii, există diverse abordări.
În practica judiciară există litigii, în soluționarea cărora instanța și-a justificat decizia prin faptul că, potrivit art. 9 FZ „Despre contabilitate” registrele contabile nu sunt documente contabile primare, confirmând, alături de facturi, legitimitatea aplicării deducerilor fiscale, prin urmare, organul fiscal nu este în drept să le solicite contribuabilului în cadrul unui control de birou. Prin urmare, tragerea la răspundere a contribuabilului în temeiul art. 126 din Codul Fiscal al Federației Ruse pentru nedepunerea în mod ilegal a registrelor contabile (Rezoluții ale Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Urali din 25 martie 2004 în cazul N F09-1141 / 04-AK; FAS din Districtul Siberiei de Vest din 22 martie 2006 în dosarul N F04-414 / 2006 (19386-A46 -26); Serviciul Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din data de 05.05.2006 în dosarul N A26-6775 / 2005-216; FAS al Districtului Ural datat 19.08.2009 N F09-5930 / 09-C2 în cazul N A47-7756 / 2008).
În alte cazuri, instanțele de arbitraj districtuale nu consideră refuzul contribuabilului de a furniza registre contabile drept temei pentru eliberarea acestuia de răspundere conform art. 126 din Codul Fiscal al Federației Ruse (Rezoluții Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Vest din 24 mai 2006 în cazul N F04-2963 / 2006 (22784-A27-35); FAS al Districtului Moscova din 12 octombrie , 2009 în dosarul Nr. KA-A40 / 10665-09).
Decretul Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 23 mai 2006 N 14766/05 nu aduce claritate acestei probleme, conform căruia organul fiscal, dacă este necesar, are dreptul de a solicita documente suplimentare de la contribuabil, inclusiv documentele primare necesare pentru a confirma legitimitatea aplicării deducerilor fiscale. Evident, practica uniformă de aplicare a art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse nu a fost încă format.
De menționat că formularea existentă a Legii comentate este deja depășită. Folosirea mașinogramelor, benzilor magnetice și a altor suporturi de mașină pentru menținerea registrelor contabile nu este practic găsită.
2. Alineatul 2 al articolului comentat indică cerințele de înregistrare: tranzacțiile comerciale ar trebui reflectate în registrele contabile în ordine cronologică. Gruparea tranzacțiilor comerciale se realizează în funcție de conturile contabile corespunzătoare.
În baza prevederilor alin. 2 p. 2 PBU 1/2008 metodele contabile includ metode de grupare și evaluare a faptelor de activitate economică, achitarea valorii activelor, organizarea fluxului de lucru, inventarierea, utilizarea conturilor contabile, organizarea registrelor contabile, prelucrarea informațiilor. În conformitate cu paragraful 4 din PBU 1/2008, la aprobarea politicii contabile a unei organizații, se aprobă și registrele contabile.
Conform alin. 3 p. 19 din Regulamentul privind contabilitatea, formele de registre contabile sunt elaborate și recomandate de Ministerul Finanțelor al Rusiei, organisme cărora le-a fost acordat dreptul de a reglementa contabilitatea prin legile federale, sau organisme executive federale, organizații, sub rezerva lor respectarea principiilor metodologice generale ale contabilitatii.
În prezent, cele mai comune forme de contabilitate sunt:
fișă de comandă memorială - folosită de obicei în organizațiile bugetare;
jurnal-formular de comandă, aprobat. scrisoarea Ministerului Finanțelor al URSS din 8 martie 1960 N 63 (aplicată sub rezerva recomandărilor anexate scrisorii Ministerului Finanțelor al Rusiei din 24 iulie 1992 N 59 „Cu privire la recomandările de utilizare a registrelor contabile la întreprinderi”);
formular simplificat, aprobat. Ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia din 21 decembrie 1998 N 64n „Cu privire la recomandările standard pentru organizarea contabilității pentru întreprinderile mici”;
un formular automat utilizat în toate organizațiile care țin înregistrări folosind software.
Asigurarea reflectării corecte a tranzacțiilor comerciale în registrele contabile este încredințată persoanelor care au întocmit și au semnat aceste registre.
3. Conform paragrafului 3 al articolului comentat la stocarea registrelor contabile trebuie asigurata protectia acestora. Scopul protejarii registrelor contabile este asigurarea sigurantei si excluderea cazurilor de efectuare a corectarii neautorizate a acestora. Totuși, aceasta nu înseamnă că este imposibil să se facă ajustări la datele registrelor contabile. Deoarece tranzacțiile comerciale sunt reflectate în registrele contabile pe baza documentelor contabile primare, erorile și inexactitățile sunt posibile în această etapă, care necesită excluderea. În acest caz, corectarea unei erori în registrul contabil trebuie justificată. Confirmarea valabilității corectării unei erori din registrul contabil este semnătura persoanei care a efectuat corectarea, indicând data corectării.
Se stabileste procedura de corectare a erorilor facute in contabilitate:
clauza 11 din instrucțiunile privind procedura de întocmire și depunere a situațiilor financiare, aprobată. Ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 22 iulie 2003 N 67n;
clauza 39 din Reglementările contabile.
În cazurile în care o reflectare incorectă a tranzacțiilor comerciale din perioada curentă este detectată înainte de sfârșitul anului de raportare, corecțiile sunt efectuate prin înregistrări în conturile contabile relevante în luna perioadei de raportare în care au fost relevate distorsiunile. Dacă se dezvăluie o reflectare incorectă a tranzacțiilor comerciale din anul de raportare după finalizarea acestuia, dar pentru care situațiile financiare anuale nu au fost aprobate în modul prescris, corecțiile se fac prin înregistrări în luna decembrie a anului pentru care situațiile financiare anuale sunt fiind pregătit pentru aprobare și transmitere la adresele corespunzătoare.
În cazurile în care o organizație în perioada curentă de raportare dezvăluie reflectarea incorectă a tranzacțiilor comerciale în conturile contabile pentru anul precedent, nu se fac corecții la situațiile contabile și financiare pentru anul de raportare anterior (după ce situațiile financiare anuale sunt aprobate în conformitate cu cu procedura stabilită).
Modificările în situațiile financiare referitoare atât la anul de raportare, cât și la perioadele precedente (după aprobarea acestuia) sunt efectuate în situațiile întocmite pentru perioada de raportare în care au fost descoperite denaturări ale datelor acestora.
Reguli similare celor indicate în articolul comentat sunt prevăzute și în Regulamentul privind Regulile de ținere a contabilității în instituțiile de credit situate pe teritoriul Federației Ruse, aprobat. Banca Centrală a Federației Ruse 26 martie 2007 N 302-P, cu precizări minore. Dacă legislația Federației Ruse sau un acord prevede furnizarea unui registru contabil, care este stocat în formă electronică, unei persoane, inclusiv unei autorități de stat, pe hârtie, instituția de credit este obligată, la cererea acestei persoane. , inclusiv o autoritate de stat, să imprime pe registrul contabil pe suport de hârtie (cu excepția extraselor din conturile personale furnizate clientului) în forma și conținutul care erau în vigoare la momentul creării și stocării acestuia în formă electronică. O copie a registrului contabil pe hârtie este certificată prin semnătura unei persoane împuternicite a instituției de credit și certificată prin sigiliul (ștampila) acestuia.
Conform clauzei 3.4 din Regulamentul privind regulile de menținere a contabilității în instituțiile de credit situate pe teritoriul Federației Ruse, corectarea înregistrărilor eronate, în funcție de momentul descoperirii lor și a registrelor contabile, se efectuează într-o anumită ordine.
Erorile in evidenta constatate de contabili si controlori in cursul curentului, inainte de incheierea bilantului contabil, se corecteaza verificarea conturilor personale in documente intocmite pe hartie prin bararea sumelor inregistrate incorect si inscrierea peste acestea a sumelor corecte. Aceste înregistrări sunt certificate prin semnătura unui contabil. În cazul în care înregistrarea este supusă anulării ca fiind eronată, atunci contabilul taie întreaga înregistrare cu o linie subțire și se face inscripția „Nu numărați” în dreptul sumei tăiate, atestând această inscripție cu semnătura sa. Totodată, se fac corecții la toate registrele contabile aferente.
Dacă, conform condițiilor de prelucrare, este imposibil să se efectueze corecturi în acest mod, atunci înregistrările eronate sunt corectate prin inversarea (inversarea) a înregistrării eronate și afișarea unei noi înscrieri corecte. O înregistrare inversată în registre este marcată cu un semn distinctiv. Pentru postare, în ziua curentă sunt compilate două comenzi - inversate și corecte. Ordinele sunt semnate pe lângă lucrătorul contabil de către lucrătorul care controlează.
Înregistrările eronate identificate după întocmirea bilanţului trebuie corectate prin înregistrări inversate în conturile pentru care s-au făcut înregistrări incorecte (stornoare). Corectarea se face în ziua descoperirii. Procedura de emitere a unei corecții în acest caz este detaliată în clauza 3.4.2 din Regulamentul privind regulile de ținere a evidențelor contabile în instituțiile de credit situate în Federația Rusă.
Trebuie avut în vedere faptul că, în prezent, proiectul de Regulament contabil „Corectarea erorilor în contabilitate și raportare” (PBU 22/2009) este în curs de elaborare la Ministerul Finanțelor al Rusiei. Dacă este adoptată, procedura de corectare a erorilor din registrele contabile poate fi clarificată.
4. Potrivit prevederii comentate a Legii regimul secretului comercial se aplică informațiilor care constituie conținutul registrelor contabile și situațiilor financiare interne.
Norma comentata impune persoanelor care au acces la informatiile cuprinse in registrele contabile si situatiile financiare interne obligatia de a pastra secrete comerciale. În cazul dezvăluirii acesteia, aceștia poartă responsabilitatea stabilită de legislația Federației Ruse.
De fapt, secretele ca obiect independent de drept nu există.
Lista informațiilor care constituie un secret comercial al unei organizații este determinată de șeful acesteia, ținând cont de cerințele Legii federale din 29 iulie 2004 N 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale” și de clauza 5 din Lista informațiilor confidențiale, aprobat. Decretul președintelui Federației Ruse din 6 martie 1997 N 188. Un secret este un regim de închidere la anumite informații.
Pentru ca informațiile să fie recunoscute ca secret comercial, acestea trebuie să îndeplinească anumite criterii:
a) valoarea reală sau potențială;
b) necunoscute terților;
c) inaccesibilitate;
d) securitate.
Potrivit unor autori, regimul secretului comercial se aplică și documentelor contabile primare. Cu toate acestea, în virtutea unei indicații directe a Legii, informațiile din registrele contabile și informațiile din rapoartele contabile interne se încadrează în regimul secretului comercial. La rândul său, conceptul normativ de situații financiare interne nu este dezvăluit. Cu o interpretare sistematică a acestei norme, trebuie avut în vedere că, potrivit paragrafului 3 al art. 6 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”, politica contabilă adoptată de organizație este aprobată prin ordin sau ordin al persoanei responsabile de organizarea și starea contabilității. Totodată, se aprobă formularele de documente contabile primare utilizate pentru procesarea tranzacțiilor comerciale, pentru care nu sunt prevăzute formulare tip de documente contabile primare, precum și formulare de documente pentru situațiile financiare interne. Astfel, în Lege, documentele contabile primare sunt delimitate de documentele contabile interne.
În practica judiciară, într-unul dintre litigii, instanța a decis că atribuirea raportării trimestriale la situațiile financiare interne și, ca urmare, la documentele contabile este ilegală (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 9 martie). , 2007 în cazul N A56-60502 / 2005).
Prevederile paragrafului 3 al art. 55 din Constituția Federației Ruse stabilește că restricția accesului la informații este stabilită de legile federale pentru a proteja fundamentele ordinii constituționale, moralitatea, sănătatea, drepturile și interesele legitime ale altora, pentru a asigura apărarea țării. si securitatea statului.
Relațiile care apar la asigurarea protecției informațiilor sunt incluse în sfera reglementării legale a Legii federale „Cu privire la informații”. Acest act normativ reglementează relațiile care decurg din: exercitarea dreptului de a căuta, primi, transfera, produce și difuza informații; aplicarea tehnologiilor informaționale; asigurarea protecției informațiilor (clauza 1, articolul 1).
La paragraful 1 al art. 9 din Legea menționată formulează scopurile restricției permise a accesului la informații și, în conformitate cu paragraful 4 din legile federale, condițiile de clasificare a informațiilor ca informații care constituie secret comercial, secret oficial și alte secrete, obligația de a menține confidențialitatea acestor informații, precum și responsabilitatea pentru dezvăluirea acestora.
De menționat că potrivit paragrafului 1 al art. 17 din Legea „Cu privire la informații” încălcarea cerințelor legii menționate poate atrage (în conformitate cu legislația Federației Ruse) nu numai dreptul civil, ci și răspunderea disciplinară, administrativă sau penală.
În dreptul civil, repararea prejudiciului este o formă universală de răspundere civilă. Pierderile cauzate organizației prin dezvăluirea de informații care constituie un secret comercial sunt supuse despăgubirii în conformitate cu legislația civilă a Federației Ruse. În conformitate cu art. 12 din Codul civil al Federației Ruse, compensarea daunelor este una dintre modalitățile de a proteja drepturile civile. Potrivit paragrafului 1 al art. 15 din Codul civil al Federației Ruse, o persoană al cărei drept a fost încălcat poate cere despăgubiri integrale pentru pierderile cauzate, cu excepția cazului în care legea sau contractul prevede o despăgubire pentru pierderi într-o sumă mai mică.
În conformitate cu paragraful 2 al art. 15 din Codul civil al Federației Ruse, pierderile sunt înțelese ca cheltuieli pe care o persoană al cărei drept a fost încălcat le-a făcut sau va trebui să le facă pentru a restabili dreptul încălcat, pierderea sau deteriorarea proprietății sale (dauna reală), precum și venituri pierdute pe care această persoană le-ar fi încasat în condiții normale de circulație civilă dacă nu i-ar fi fost încălcat dreptul (profit pierdut). În cazul în care persoana care a încălcat dreptul a primit venituri în urma acestui fapt, persoana al cărei drept a fost încălcat are dreptul să ceară despăgubiri, împreună cu alte pierderi, pentru profiturile pierdute în cuantum nu mai mic decât acest venit.
Una dintre măsurile răspunderii disciplinare poate fi măsura influenței prevăzută la alin. „în” paragraful 6 al art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse, în cazul unei singure încălcări grave de către un angajat a obligațiilor de muncă. În conformitate cu această normă, temeiul rezilierii unui contract de muncă de către un angajator este dezvăluirea unui secret protejat de lege (de stat, comercial, oficial și altele), care a devenit cunoscut salariatului în legătură cu îndeplinirea muncii sale. atribuții, inclusiv dezvăluirea datelor personale ale altui angajat. Pentru încălcările comise în timpul utilizării informațiilor secrete, pe lângă concediere, salariatului i se pot aplica și alte sancțiuni disciplinare (remarcă, mustrare).
Responsabilitatea administrativă este prevăzută de art. 13.14 Codul administrativ al Federației Ruse. Conform normei menționate, dezvăluirea de informații, accesul la care este limitat de legea federală (cu excepția cazurilor în care dezvăluirea unor astfel de informații atrage răspunderea penală), de către o persoană care a obținut acces la astfel de informații în legătură cu îndeplinirea unor activități oficiale sau îndatoririle profesionale, cu excepția celor prevăzute în partea 1 art. 14.33 din Codul contravențiilor administrative, implică impunerea unei amenzi administrative cetățenilor în valoare de cinci sute până la o mie de ruble; pe funcționari - de la patru mii la cinci mii de ruble.
Dezvăluirea secretelor comerciale este pedepsită prin lege. În special, potrivit paragrafului 2 al art. 183 din Codul penal al Federației Ruse, dezvăluirea sau utilizarea ilegală a informațiilor care constituie secret comercial, fiscal sau bancar, fără acordul proprietarului lor, de către o persoană căreia i-a fost încredințată sau căreia i-a fost încredințată sau a devenit cunoscută prin serviciu sau muncă, se pedepsește. printr-o amendă în valoare de până la o sută douăzeci de mii de ruble sau în valoare de salariu sau alte venituri ale persoanei condamnate pe o perioadă de până la un an, cu privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități până la trei ani sau închisoare de până la trei ani (Codul penal al Federației Ruse din 13 iunie 1996 N 63-FZ).
În practica instanțelor federale de arbitraj, există dispute legate de refuzul entităților comerciale de a furniza documentele contabile solicitate de participanți (acționari) cu referire la prevederea comentată a Legii. Într-unul dintre litigii, instanța a satisfăcut plângerea de casare a unui membru al unei societăți cu răspundere limitată cu privire la obligația organului executiv al societății de a furniza membrului documente contabile conform listei (inclusiv registrele contabile) și a indicat că posibilitatea dezvăluirii de către membrul societății a informațiilor confidențiale furnizate acestuia despre activitățile societății către terți, cu încălcarea paragrafului 4 al art. 10 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” nu poate servi drept bază pentru refuzul de a îndeplini cerințele legale (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 18 iulie 2006 în cazul nr. KG-A40 / 6280-05).
Trebuie verificat pentru formă și conținut. Verificarea formularului presupune monitorizarea completității și corectitudinii documentației, precum și a corectitudinii completării detaliilor. Verificarea prin conținut - legitimitatea operațiunilor înregistrate, relația logică dintre indicatorii individuali. După aceea, se realizează înregistrarea și gruparea datelor privind conturile sintetice și analitice: informațiile despre tranzacțiile comerciale efectuate din documente primare sau sumare sunt transferate în registrele contabile.
Registre contabile sunt tabele de numărare de formă standardizată, formate conform principiului grupării economice a datelor privind proprietatea unei întreprinderi și sursele de apariție a acesteia. Cu ajutorul registrelor, operațiunile financiare și economice sunt reflectate în conturi.
Registrele contabile pot fi clasificate dupa 3 criterii: programare; generalizarea datelor; dupa aparenta.
La programare, registrele contabile sunt cronologice; sistematic; combinate(sincronic). În registrele cronologice se realizează o evidență a operațiunilor în derulare pe măsură ce se desfășoară operațiunile, fără utilizarea unor sistematizări suplimentare (reviste, registre etc.). Registrele sistematice presupun înregistrarea tranzacțiilor pe principiul conturilor. În același timp, este necesar să se asigure că înregistrările din registrele cronologice și sistematice se completează reciproc, iar suma revoluțiilor unui tip de registre coincide întotdeauna cu suma revoluțiilor altuia. Dacă, totuși, ambele tipuri de înregistrări sunt efectuate într-un singur registru - cronologic și sistematic - atunci obținem un registru combinat (sincronic). Un exemplu clasic de registru combinat este „magazine – main”.
După generalizarea datelor, registrele pot fi divizate în integrate şi diferenţiate. Diferența lor constă în următoarele: dacă luarea în considerare a registrului se face inductiv - de la documentele primare la raportare - atunci obținem un registru contabil integrat; dacă luarea în considerare se efectuează deductiv - de la raportarea generală la documentele primare - atunci ne vom ocupa de un registru diferenţiat.
În aparență, registrele contabile pot fi împărțite pe, carduri de contabilitate, foi gratuite sau cele pe suport digital.
Registrul sub formă de carte este un document delimitat într-un mod specific, legat, dantelat și semnat de contabilul-șef.
Un card este o formă, concepută sub forma unui tabel.
O foaie gratuită este un tabel pe formular care este supus legării. Acesta este un fel de „opțiune medie” între cărți și carduri. În principiu, foile de rezumat pot fi considerate cartonașe, dar tipărite pe hârtie subțire de o dimensiune mult mai mare decât cartonașele obișnuite. Și dacă cardul este în dulapul de fișiere, atunci foile libere sunt cusute împreună și stocate în foldere. Pentru carduri și foi libere, este necesară menținerea unor registre corespunzătoare (listele acestor documente).
Sarcina registrului este de a controla documentația contabilă. Astfel, înlocuirea cardului este exclusă și, chiar dacă cardul este pierdut, este ușor de stabilit care dintre ele a fost pierdut.
Cărțile folosite pot avea un aspect diferit. Dar cele mai populare sunt: conturile contractuale; inventar; multicolonar.
Conturile de contractare sunt caracterizate de o formă unilaterală, deoarece coloanele de debit și credit sunt în apropiere. O astfel de poziționare a datelor facilitează controlul situației financiare a întreprinderii.
Cardurile de inventar sunt folosite la contabilizarea activelor materiale. Au adăugat coloana „Sold”, care afișează soldul unui anumit tip de valoare la finalizarea unei anumite operațiuni. Ca urmare, avem 3 coloane: venit; consum; rest. Fiecare dintre ele este împărțit în 2 jumătăți: cantitate și cantitate. Titlul cardului indică limita stocului, în urma căreia se vede clar dacă întreprinderea are mai multe active materiale specifice decât are nevoie sau dacă apare o lipsă de anumite proprietăți, aceasta va deveni imediat vizibilă.
Cardurile contabile cu mai multe coloane pentru tranzacțiile de afaceri presupun alocarea anumitor indicatori în coloane. Când o tranzacție este fixată în sume complexe, de exemplu, plata cheltuielilor.
Mediile mașinii pot varia ca structură tehnică. Amplasarea informațiilor are loc, desigur, nu pe hârtie, ci pe un suport magnetic. Procedura de plasare a informațiilor contabile va depinde de tipul de suport.
Persoanele care au semnat raportul contabil raspund de corectitudinea informatiilor afisate in registrele contabile.
Stocarea registrelor contabile ar trebui efectuată în așa fel încât să fie exclusă posibilitatea corectării ilegale a datelor. În cazul în care sunt necesare astfel de corectări, acestea trebuie susținute de semnătura persoanei care a efectuat corectarea, cu indicarea datei, în conformitate cu art. 10 FZ „Despre contabilitate”.
Potrivit acestei legi, informațiile din registrul contabil sunt clasificate ca secret comercial, iar persoanele care au acces la aceste informații sunt obligate să păstreze acest secret. În caz contrar, răspunderea poate apărea în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.
Să luăm în considerare mai detaliat alegerea formei de contabilitate în contextul utilizării diferitelor medii de stocare și metoda de fixare a acreditărilor în acestea.
Pentru clasificarea și acumularea informațiilor contabile conținute în documentele contabile primare, și ulterior reflectării acestora în conturile situațiilor contabile, se folosesc registrele contabile.
Registre contabile sintetice- acesta este un tip de registre în care operațiunile sunt afișate într-o formă generalizată în termeni monetari. Toate informațiile despre tranzacțiile efectuate în astfel de registre sunt indicate în vizualizarea conturi sintetice. Un exemplu de astfel de registru este Registrul general.
Registre contabile analitice implică afișarea informațiilor despre conturile analitice individuale, în timp ce detaliază înregistrările fiecărui cont sintetic. Înregistrările în astfel de registre vor fi mai detaliate decât în cele sintetice, deoarece numerele sunt însoțite de explicații textuale, iar lângă preț, dacă este necesar, se poate indica și echivalentul natural sau echivalentul muncii.
Recent, din ce în ce mai populare câștigă registre contabile complexe, combinând tipurile de registre de mai sus, precum și 2 tipuri de înregistrări - cronologice și sistematice. Registrele complexe sunt relevante pentru formularul de contabilitate al jurnalului. La combinarea diferitelor tipuri de contabilitate se realizeaza o potrivire impecabila a datelor de cont, iar nevoia de a folosi fise de cifra de afaceri pentru a reconcilia informatiile dispare automat. Procesul de înregistrare a tranzacțiilor financiare și de afaceri de la documentele primare la registrele contabile se numește înregistrarea tranzacțiilor. Astfel de înregistrări se fac pe bază de cotații, adică indicând debitul și creditul contului de tranzacție.
Pentru a preveni duplicarea informațiilor înregistrate în registrul contabil din același document, se pune pe document un marcaj despre afișarea deja efectuată sub forma pictogramei >>, uneori pagina registrului unde se consemnează această operațiune. este introdus este indicat. Indicarea înregistrărilor postate va fi importantă pentru verificarea ulterioară a corectitudinii înregistrărilor.
Practica contabilă conține diferite opțiuni pentru implementarea înregistrărilor contabile în registrele contabile. Conform uneia dintre clasificări, astfel de înregistrări pot fi simple și copiate. Copierea înregistrărilor se efectuează în cazurile în care este nevoie de o imprimare sau o copie a înregistrării.
De asemenea, scrierea în registre poate fi efectuată într-un mod liniar-pozițional și șah.
Metoda liniar-pozițională este să scrieți debit și credit într-un singur rând. Acest lucru este foarte convenabil pentru contabilizarea tuturor tipurilor de calcule și, de asemenea, devine convenabil să controlați rambursarea creanțelor și datoriilor. O trăsătură distinctivă a metodei liniar-poziționale este combinarea conturilor sintetice și analitice în registrele contabile, datorită căreia procedura contabilă devine mult mai simplă și mai fiabilă.
Principiul șahuluiînregistrarea tranzacțiilor în registrele contabile se reduce la înregistrarea simultană a sumei tranzacțiilor comerciale pe debitul și creditul conturilor corespunzătoare. În același timp, vizibilitatea este sporită și conținutul intern al conturilor este bine evidențiat. Notația de șah este potrivită pentru formarea de registre în forma de ordine jurnal de contabilitate.
În contabilitate, documentația este utilizată ca înregistrare primară și înregistrare legală a operațiunilor în derulare. Cu alte cuvinte, aceasta este o modalitate de afișare a impactului faptelor de activitate economică care au avut loc asupra stării întreprinderii. În această etapă, toate datele trebuie să fie reflectate cu adevărat și să aibă o bază de dovezi. Documentul contabil este redactat la momentul operațiunii, dar dacă o astfel de acțiune nu este posibilă, atunci documentul contabil trebuie întocmit după finalizarea operațiunii.
Poți clasifica documentele contabile după formă și după indicatori, de care vor depinde operațiunile afișate în acestea. Principalul indicator al documentului, care determină esența operațiunilor înregistrate în acesta, se numește cerință.
Recuzită- acesta este un anumit element de informare care conține o încărcare semantică (de exemplu, un tip de material, o unitate de măsură etc.). Cerințele pot fi împărțite în cele calitative și informative (numite și semne și, respectiv, indicatori). Detaliile de calitate reflectă obiectul contabil (poate fi materiale de construcție etc.); detaliile semnificative determină caracteristicile obiectului contabil (clasa, dimensiunile materialelor de construcție etc.).
Specificul utilizării detaliilor va fi determinat, desigur, de forma și conținutul documentului. Pentru a ușura prelucrarea documentelor, acestea sunt grupate după aceleași caracteristici. Principalele caracteristici ale clasificării documentației sunt: scopul; numărul de operațiuni afișate în document; cum urmează a fi utilizat documentul; locul de compilare.
Prin programare, documentele contabile se clasifică în: administrativ; executiv; scop contabil; combinate.
Documente administrative- tip de documente, inclusiv o comandă, ordin sau prescripție pentru o anumită tranzacție comercială. De exemplu, ordine scrise și ordine ale șefului întreprinderii și diviziilor structurale; procura pentru a primi resurse financiare pentru organizație; cecuri pentru o anumită sumă de bani care trebuie încasate la o bancă etc. Particularitatea documentelor administrative este că acestea sunt doar baza pentru efectuarea unei anumite tranzacții comerciale, dar nu au confirmarea faptelor tranzacțiilor.
documente executive- servesc drept confirmare a faptului specific al operaţiunii. Aceasta include facturile pentru primirea și livrarea mărfurilor; comenzi de primire pentru înregistrarea materialelor la depozit; chitanțe care confirmă faptul acceptării valorilor materiale etc. Compilarea documentelor executive se realizează în momentul tranzacției, acest tip de documente servește ca bază pentru realizarea unui cont.
Documentele contabile în sine nu au nicio valoare. Ele sunt întocmite pe baza documentelor administrative și executive și servesc ca instrument auxiliar pentru sistematizarea conturilor.
În această categorie sunt incluse și documentele întocmite de un contabil cu scopul de a crea și simplifica înregistrările contabile și de a utiliza în continuare în procesul contabil (acestea pot fi situații contabile, calcule). Astfel de documente vor fi de valoare numai pentru departamentul de contabilitate al întreprinderii. Sensul și forma documentelor contabile sunt determinate de mijloacele tehnice utilizate în lucrare, precum și de componența și lista indicatorilor contabilității sintetice și analitice.
Documente combinate va conține caracteristici ale mai multor documente menționate anterior. De exemplu, semne de documente administrative - care prescriu executarea unei anumite tranzacții comerciale, executiv - care confirmă faptul operațiunii. Un mandat de numerar conține semne ale mai multor tipuri de documente: documente administrative, executive și contabile. Documentele combinate sunt utilizate pe scară largă în practica contabilă.
În funcție de volumul tranzacțiilor comerciale înregistrate, documentele contabile împărțit în primar și secundar.
Primar- tipul documentelor care se intocmesc la momentul tranzactiei financiare si economice. Documentele primare reprezintă prima „legătură” a liniei contabile a întreprinderii. Aceste documente servesc drept bază pentru contabilitatea primară, deoarece în ele se înregistrează faptul unei tranzacții comerciale cu ajutorul observării și măsurării preliminare. De remarcat că majoritatea documentelor contabile se încadrează în categoria celor primare (comenzi de numerar de intrare/ieșire, facturi, acte de acceptare a mărfurilor etc.)
Documente rezumative conțin faptele tranzacțiilor comerciale din mai multe documente primare. Nevoia de documente consolidate a apărut în legătură cu necesitatea de a rezuma informații din documentele primare și de a obține indicatori integrati sau date auxiliare privind tranzacția comercială studiată și reflectarea ulterioară a acesteia în contabilitate. Exemple tipice de documente consolidate: rapoartele casieriei (sau rapoartele de numerar), care includ date generalizate privind ordinele de numerar primite și ieșite, precum și documente suplimentare; rapoarte de mărfuri generate pe baza documentelor primare de venituri/cheltuieli etc.
Documentele primare și consolidate pot fi întocmite pe hârtie simplă sau pe un suport de mașină. În acest din urmă caz, este necesară și o copie pe hârtie a documentului. Această cerință rămâne chiar dacă documentul este solicitat de agențiile de reglementare sau de aplicare a legii.
Prin folosire distinge între documentele unice și cumulative.
O dată- Acestea sunt documente folosite doar pentru o singură afișare a tranzacțiilor comerciale. Exemple: comenzi de primire/cheltuială de proprietate; cerința de a expedia materiale dintr-un depozit etc.
Cumulativ- tipul de documente folosite pentru a afișa în mod repetat același tip de tranzacții comerciale în ele pe o anumită perioadă de timp (săptămână, lună, trimestru, deceniu etc.). Aceasta include carduri de limită și limită de gard emise atunci când materialele sunt expediate dintr-un depozit pentru același destinatar - un atelier, un șantier; rapoarte de zece zile privind dezvoltarea produselor etc. Datorită documentelor cumulate, puteți reduce semnificativ cantitatea de documentație utilizată.
Locul unde au fost făcute actele pot fi clasificate în externe și interne
Extern- documente intocmite in afara intreprinderii, adica cele care vin din afara: cereri de plata de la furnizori; titlu executoriu judiciar; extrase bancare pe conturile de decontare etc.
Intern- documente intocmite in cadrul intreprinderii (indiferent de scop).
Pentru contabilitate se pot folosi doar acele documente care sunt intocmite intr-o maniera unitara si corecta, in conformitate cu toate cerintele legislatiei in vigoare.
Unificat este un astfel de document contabil care a fost aprobat în modul prescris și este utilizat pentru a afișa același tip de tranzacții comerciale pentru toate entitățile economice. activitati: comenzi de credit/cheltuieli; conturi de avans; cereri de plată etc. Utilizarea unei astfel de documentații este obligatorie pentru toate tipurile de întreprinderi, indiferent de tipul de activitate.
Datorită unificării documentelor se realizează ordonarea acestora. Pe parcurs ar trebui rezolvată problema standardizării documentelor (elaborarea de formulare de aceeași dimensiune pentru un anumit document).
Unificarea documentației primare joacă un rol important în îmbunătățirea procesului contabil, deoarece în acest fel sunt stabilite și aprobate cerințe standard pentru documentarea tranzacțiilor comerciale. Formele unificate ale documentelor contabile primare pot fi întocmite atât pe hârtie, cât și pe un suport de informații al mașinii. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 835 „Cu privire la documentele contabile primare” încredințează Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse funcțiile de dezvoltare, aprobare și distribuire ulterioară a formelor unificate ale documentației contabile primare, precum și a versiunilor electronice ale acestora. Dacă documentul este întocmit pe un suport de mașină, atunci pentru confirmarea acestuia este necesară tipărirea copiilor pe hârtie, urmate de semnături de către funcționarii autorizați (determinate de forma corespunzătoare a documentului). Este posibilă confirmarea legalității unui document care a fost creat, stocat sau transmis cu ajutorul dispozitivelor de informare și telecomunicații cu semnătură digitală electronică, în conformitate cu legislația în vigoare. Dacă forma unui astfel de document nu se află în albumele formelor unificate, este posibil să se dovedească forța sa juridică cu ajutorul unor detalii obligatorii, a căror listă este reglementată de Legea federală „Cu privire la contabilitate”.
La stabilirea oricărei tranzacții comerciale, este necesară întocmirea unui document justificativ de înaltă calitate, în care va exista o descriere reală a operațiunii efectuate (termeni, volume). Responsabilitatea pentru acuratețea datelor dintr-un astfel de document revine persoanelor care l-au semnat.
Dacă documentul este completat manual, atunci scrisul de mână trebuie să fie clar și lizibil. Sunt interzise ștergerile și metodele inacceptabile de corectare a datelor introduse. Dacă este necesar să se corecteze o eroare, atunci caracterul greșit este tăiat cu o linie (astfel încât să poată fi citit) și datele corecte sunt scrise deasupra. Corectarea trebuie confirmată de către persoanele care au semnat anterior documentul, indicând data corectării și resemnând.
Anumite documente – numerar, bancar – nu permit corectări în niciun fel. Procedura de emitere a unor astfel de documente specifice este reglementată de Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar pe teritoriul Federației Ruse, care a fost aprobată de Banca Centrală a țării. De exemplu, conform acestei Proceduri, în documentele contabile de primire și emitere a fondurilor, suma trebuie fixată nu numai în cifre, ci și cu majuscule, începând cu prima literă majusculă (astfel sunt excluse postscriptele). Aceeași Procedură este obligatorie la completarea documentației pentru expedierea materialelor.
În vederea stabilirii controlului asupra unui număr de documente contabile, se pot completa buletine de cecuri, chitanțe, extrase de certificate. Un astfel de control vă permite să evitați tot felul de erori sau operațiuni ilegale, pentru a preveni risipa neprevăzută, furtul și orice abuz de funcție oficială.
Pentru a preveni dubla utilizare a aceluiași document, acest document poate fi anulat în mod obligatoriu (împuterniciri, ordine de numerar etc.). Pentru a le plăti, trebuie să puneți o ștampilă sau o inscripție corespunzătoare: „Primit”, „Plătit”, etc., cu data fixată. Prezența unei ștampile de răscumpărare va invalida toate documentele bancare, precum și documentele pe care se calculează și se plătesc salariile.
Documentele contabile întocmite în mod corespunzător sunt supuse transferului către departamentul de contabilitate pentru prelucrarea ulterioară și intrarea în contabilitate a tranzacțiilor indicate în documente. După aceea, documentele contabile sunt trimise la arhivă.
Fluxul documentelor- este procesul de mutare a documentelor contabile din momentul emiterii (sau alcătuirii, tipăririi), utilizate, procesate de către departamentul de contabilitate, intrate în registrele contabile și până la depunerea lor în arhivă.
Fluxul de lucru prevede introducerea de scheme și grafice pentru deplasarea documentelor contabile. Graficele vor conține note care să indice: o listă de documente; care funcționar este implicat în pregătirea unui anumit document; cui este apoi transferat documentul; informatii despre prelucrarea si distribuirea documentelor.
Imediat după intrarea în departamentul de contabilitate, documentele contabile trebuie verificate cu privire la meritele operațiunii și respectarea cerințelor de formalizare.
Verificarea asupra fondului operațiunii se reduce la verificarea conformității operațiunii, care este indicată în document, cu cerințele legislației în vigoare. Acest tip de verificare este unul dintre cei mai importanți factori în controlul legalității și oportunității operațiunii efectuate de personalul contabil.
Verificarea corectitudinii documentelor stabilește sarcina de a afla: dacă documentul corespunde formei aprobate prin lege; dacă detaliile specificate în acesta sunt de încredere; dacă erorile au fost corectate; dacă semnăturile au fost într-adevăr puse de către oficialii indicați etc. În cazul în care se constată încălcări în paragrafele indicate, documentul trebuie returnat pentru prelucrare ulterioară.
Dacă documentul contabil a trecut verificările, acesta intră în departamentul de contabilitate pentru prelucrare contabilă. O astfel de prelucrare va pregăti documentul pentru intrarea în registrele contabile. Volumul procesării contabile a documentelor va depinde de cantitatea și calitatea tranzacțiilor specificate într-un anumit document. De exemplu, dacă nu au un contor monetar, atunci se va efectua mai întâi o evaluare sau o impozitare (indicatorii cantitativi sunt înmulțiți cu prețul unei unități). În cazul în care se impune sistematizarea și colectarea împreună a datelor din documente, acestea se grupează în funcție de esența economică a operațiunilor financiare și economice indicate, folosind situații de grupare și cumulative.
Urmează următoarea etapă a prelucrării contabile a documentelor contabile - atribuirea de cont (sau markup), timp în care sunt indicate conturile corespunzătoare pentru care s-au efectuat operațiuni care au determinat emiterea acestor documente.
Software-ul modern specializat face posibilă crearea unui fel de sistem electronic de rulaj comercial. În același timp, plasarea se realizează nu în fișiere și directoare, ci în dosare electronice, dulapuri, pe rafturi și secțiuni (precum și în documente obișnuite). Iar pentru a găsi documentul potrivit se folosește un motor de căutare special, în care punctele cheie pot fi: data creării documentului; anumite fraze; numele organizației și alți parametri.
După utilizare, documentele sunt supuse arhivării. Iar documentele stocate in arhiva pot actiona ca confirmare in timpul auditurilor, auditurilor; ca probă în soluționarea litigiilor în instanță; sub formă de referințe. Prin urmare, stocarea documentelor ar trebui să fie efectuată astfel încât să se asigure o conservare fiabilă împreună cu un nivel ridicat de viteză de descoperire.
După procesarea completă de către departamentul de contabilitate, documentele sunt stocate în arhiva contabilă și apoi mutate în arhiva întreprinderii. Înainte de a fi arhivate, documentele sunt grupate în mape în funcție de cronologia apariției și de tipul operațiunii. Faptul de a transfera documentul în arhiva întreprinderii se consemnează în cartea de arhivă.
Perioada de păstrare a documentelor contabile în arhiva întreprinderii este determinată de Serviciul Federal de Arhivă și este o astfel de perioadă de cel puțin 5 ani. Pentru anumite tipuri de documente se stabilesc anumite perioade: conturile personale ale angajaților întreprinderii trebuie păstrate timp de 75 de ani; procura pentru a primi bani sau alte bunuri de valoare - 3 ani etc.
La sfârșitul perioadei de depozitare, documentele deosebit de importante ar trebui transferate către stat (la locația întreprinderii), iar restul tipurilor ar trebui distruse. În cazul transferului unor documente către Arhivele Statului, se face o înscriere corespunzătoare în cartea de arhivă și un link către documentul care confirmă transferul.
Următoarele autorități pot sechestra documente primare de la întreprindere: anchetă, anchetă, parchete, instanțe, inspecții fiscale în conformitate cu deciziile acestor organe și în conformitate cu actualul Cod de procedură penală al Federației Ruse. La retragerea documentelor contabile, se întocmește un protocol, o copie a protocolului are dreptul să fie primită de directorul și contabilul-șef al întreprinderii. De asemenea, acești funcționari (sau alte persoane împuternicite) pot face o fotocopie a documentelor sechestrate în prezența reprezentanților organelor care efectuează sechestrul. Copiile sunt ștampilate cu data și motivul retragerii.
În cazul în care documentul contabil dispare ilegal sau este distrus, directorul întreprinderii numește o comisie care să investigheze acest fapt. Dacă este necesar, pot fi invitați reprezentanți ai organelor de drept, ofițeri de securitate sau ai Ministerului Situațiilor de Urgență (ceea ce este stipulat într-un ordin anume). Pe baza rezultatelor auditului, comisia întocmește un act aprobat de directorul întreprinderii.
Informațiile necesare reflecției asupra conturilor contabilității, cuprinse în documentele primare acceptate în contabilitate, sunt în mod necesar acumulate și sistematizate. Informațiile contabile sunt înregistrate fie manual, fie folosind instrumente de automatizare. În acest scop se folosesc registre contabile - tabele de formă specială destinate înregistrării tranzacțiilor comerciale, unul dintre cele mai importante mijloace de contabilitate. Conținutul documentelor din acestea este grupat în funcție de caracteristici omogene în contextul indicatorilor contabili stabiliți. Evidența tranzacțiilor comerciale în registrele contabile este utilizată pentru gestionarea zilnică a activităților financiare și economice ale organizației și pentru întocmirea situațiilor financiare.
Formele de registre contabile sunt elaborate și recomandate de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse, organisme cărora le-a fost acordat dreptul de a reglementa contabilitatea prin legea federală, precum și organizații, sub rezerva respectării principiilor metodologice generale ale contabilității.
Tranzacțiile comerciale sunt reflectate în registrele contabile în ordine cronologică. Acestea sunt grupate sub conturile contabile respective. Persoanele care au întocmit și semnat registrele contabile sunt responsabile de corectitudinea datelor reflectate. Conținutul registrelor contabile și al situațiilor financiare interne este un secret comercial. Auditorii de verificare și alte persoane care au primit situații financiare sau alte documente sunt obligate să păstreze secretele comerciale.
Legea „Cu privire la contabilitate” stabilește o listă de detalii obligatorii pentru registrele contabile:
Registrul contabil se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
Formularele registrelor contabile trebuie aprobate de conducătorul entității economice la propunerea funcționarului responsabil de contabilitate.
În registrul contabil nu sunt permise corecții care nu sunt autorizate de persoanele responsabile cu ținerea registrului menționat, orice rectificare trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea acestui registru, cu indicarea prenumele și parafa acestora. .
Registrele contabile sunt clasificate în funcție de aspectul lor, natura înregistrărilor contabile, conținut, forma de reprezentare grafică, metode de completare.
În aparență, registrele contabile sunt împărțite în registre, carduri și foi libere.
Registrele de conturi sunt legate tabele contabile (coli de hârtie) și, de regulă, sunt legate. Toate paginile din registru sunt numerotate, iar la final se pune semnătura contabilului-șef și se indică numărul total de pagini numerotate.
Dacă cartea este un registru cronologic, înregistrările în ea se fac secvenţial, fără a sări peste pagini. În cărțile care servesc ca registre sistematice, se deschide o pagină separată sau un anumit număr de pagini pentru fiecare cont sintetic sau analitic, în funcție de volumul așteptat de înregistrări.
Astfel de cărți ar trebui să aibă un titlu. Toate organizațiile sunt obligate să țină în evidență (numerar) o evidență detaliată a tranzacțiilor din contul Casier.
Uneori, cărțile sunt folosite pentru contabilitatea detaliată a mijloacelor fixe. Operațiunile care au conținut omogene sunt grupate pe conturi contabile sintetice. De exemplu, cartea principală.
Folosirea cărților este adesea inadecvată, deoarece îngreunează utilizarea tehnologiei informatice, astfel că se folosesc carduri și foi gratuite.
Cardurile sunt foi separate, căptușite în scopuri contabile, realizate din hârtie sau carton de dimensiune standard, ceea ce face posibilă depozitarea lor în cutii speciale care se încuie. Un set de carduri cu un scop omogen se numește index de card. Cardurile (un set de carduri) sunt împărțite în secțiunile necesare cu separatoare din carton, la care sunt atașate indicatori (indicatoare) metalice
diferite culori și dimensiuni, indicând cifrul, numele contului și alte denumiri necesare, ceea ce asigură viteza de găsire a cardului dorit în indexul cardurilor.
Fiecare dulap de fișiere este atribuit unui anumit contabil care este responsabil de siguranța cardurilor și de corectitudinea înregistrărilor efectuate în acestea. În timpul orelor de lucru, dulapul este încuiat cu o cheie. Fiecare card nou completat este înregistrat într-un registru special, unde i se atribuie un număr de serie, permițându-vă să verificați disponibilitatea tuturor cardurilor în orice moment.
Utilizarea cardurilor contribuie la introducerea instrumentelor contabile mecanizate. Sunt foarte utile pentru copierea înregistrărilor și tot felul de grupări de acreditări. Dezavantajul registrelor de card este că, dacă se dorește, pot fi îndepărtate cu ușurință din indexul cardului și înlocuite cu altele.
Cardurile pot fi, de asemenea, pierdute. Verificarea sistematică a cardurilor folosind registrul vă permite să detectați pierderea acestora în timp util. Cele mai comune sunt trei tipuri de carduri: carduri contract (au coloane de debit și credit); material (au coloane de venituri, cheltuieli și soldul activelor materiale indicând prețul, cantitatea și suma); multicoloană, formată din mai multe coloane.
Prin natura înregistrărilor contabile, registrele contabile sunt împărțite în cronologice, sistematice și combinate.
În registrele cronologice, documentele contabile sunt înregistrate în ordinea în care sunt primite fără a fi înregistrate în conturi. O înscriere cronologică se face în jurnale sau registre speciale de înregistrare, scopul acesteia fiind de a asigura controlul asupra siguranței documentelor primite de către departamentul de contabilitate și corectitudinea înscrierii în acestea. Într-o anumită măsură, scopul registrului cronologic este realizat de jurnalul de acceptare a documentelor și înregistrarea numerelor de control, care sunt menținute la stațiile de numărare a mașinilor în vederea înregistrării documentelor primite în vederea procesării. Acest jurnal înregistrează data primirii documentelor la stația de numărare a mașinii, numărul acestora și suma pentru un grup (pachet) de documente omogene. Conține chitanța clientului în primirea documentelor după procesarea acestora la stația de numărare a mașinii. Înregistrarea cronologică este folosită și pentru efectuarea de referințe (de exemplu, jurnalul de înregistrare, registrul de casă, registrul de intrare a mărfurilor, evidența cardurilor de inventar pentru evidența mijloacelor fixe).
În registrele sistematice, tranzacţiile economice omogene din punct de vedere al conţinutului economic sunt grupate pe conturile contabilităţii sintetice şi analitice. Un exemplu sunt registrele de contabilitate a costurilor pentru calcularea costurilor obiectelor, contabilitatea pe obiecte a mijloacelor fixe etc. Registrul sistematic al contabilității sintetice este registrul general, i.e. registrul principal, care conține datele totale pentru toate conturile.
Registrele combinate combină înregistrările cronologice și sistematice. Un exemplu este cartea principală a jurnalului, precum și majoritatea jurnalelor și declarațiilor de comandă.
Registrele contabile sintetice se deschid pentru ținerea conturilor sintetice (fără text explicativ, indicând doar data, numărul și suma înregistrării contabile). Uneori este oferit un scurt text explicativ (de exemplu, un registru al documentelor contabile, un registru general și un jurnal-cartea principală). Înregistrările în registrele contabile sintetice se fac de regulă nu pentru documente individuale, ci pentru un set de documente omogene, grupate anterior.
În registrele analitice, fiecare operațiune individuală este înregistrată cu completitatea necesară și în ceea ce privește valorile materiale - în contoare naturale și monetare. Spre deosebire de registrele sintetice, aici este adesea dat text explicativ, dezvăluind conținutul operațiilor. Registrele contabilității analitice duc la dezvoltarea oricărui cont sintetic.
După structură, registrele analitice sunt împărțite în unilaterale, cu două fețe, poligraf, liniare și șah.
Registrele unilaterale sunt diferite carduri pentru contabilizarea valorilor materiale, decontărilor și alte operațiuni. Acestea combină coloane separate de înregistrări de debit și credit. Contabilitatea se tine pe o singura fisa in bani, naturale sau simultan la ambele contoare. Registrele unidirecționale sunt utilizate în contabilitatea sintetică și analitică și au următoarea formă:
Un exemplu de registru cu sens unic este o carte de numerar.
Registrele bilaterale sunt utilizate în principal în contabilitate. Contul se deschide pe două pagini extinse ale cărții (în pagina din stânga - debit, în dreapta - credit). Registrele bilaterale sunt utilizate în contabilitatea sintetică și analitică numai cu metoda sa manuală. Au un loc unde să scrie textul operațiunilor. Registrul cu două sensuri are următoarea formă:
| Debit | Credit | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Data | № | Textul operațiunii | Sumă | Data | № | Textul operațiunii | Sumă |
Registrele multigraf sunt utilizate pentru a reflecta indicatori suplimentari în contabilitatea analitică. În special, contabilizarea mișcării materialelor se reflectă în organizație în ansamblu, precum și în contextul persoanelor responsabile financiar individuale, costurile sunt înregistrate pentru organizație, divizii și în contextul elementelor de cost etc.
Registrele liniare sunt un fel de registre multigraf. Aici, fiecare cont analitic este reflectat pe o singură linie, făcând posibilă împărțirea contului sintetic într-un număr nelimitat de conturi analitice, ceea ce este imposibil cu reprezentarea grafică verticală. De exemplu, în jurnalul-warrant pentru creditul contului 71, fiecare avans emis unei persoane responsabile și toate plățile în avans sunt reflectate pe un rând separat.
Registre de șah. În registrele de acest tip, vă puteți limita la înregistrarea doar a cifrelor de afaceri creditare (sau doar debitoare) grupate pe conturi de compensare, ceea ce face posibilă reflectarea operațiunilor concomitent pe conturile debitoare și creditare prin intrare dublă într-o singură etapă de lucru. O astfel de construcție a registrelor contabile este utilizată în forma jurnal-ordin a contabilității. Un exemplu ar fi un registru general în care fiecare sumă este înregistrată la intersecția unui rând și a unei coloane.
Tranzacțiile comerciale trebuie reflectate în registrele contabile în ordine cronologică și grupate în funcție de conturile respective. Corectitudinea reflectării tranzacțiilor comerciale în registrele contabile este asigurată de persoanele care le-au întocmit și semnat.
Registrele contabile în timpul stocării trebuie protejate împotriva corecțiilor neautorizate. Conținutul registrelor contabile și al situațiilor financiare interne este un secret comercial, iar în cazurile prevăzute de legislația Federației Ruse - un secret de stat. Persoanele care au avut acces la informațiile cuprinse în situațiile financiare sunt obligate să păstreze secretele comerciale și de stat. Pentru dezvăluirea acesteia, aceștia poartă responsabilitatea stabilită de legislația Federației Ruse.
Înregistrările în registrele contabile se fac cu cerneală sau cu un pix (în cazurile în care este necesar să aveți mai multe copii, se fac copii, de exemplu, atunci când se folosesc mașini de calcul, deoarece utilizarea unor astfel de instrumente facilitează munca contabililor). Intrările trebuie să fie concise, clare, lizibile, fără ștersături sau pete. Nu poți scrie deasupra rândurilor și între rânduri. Metoda de înregistrare în registrele contabile poate fi liniar-pozițională și șah.
Metoda de înregistrare a poziției liniilor este utilizată pentru a contabiliza decontările cu cumpărătorii, furnizorii și contractanții, cu persoane responsabile etc. Prin această metodă, rulajele debitoare și creditare sunt reflectate într-o singură poziție (linie), ceea ce face posibilă identificarea creanțelor sau a datoriilor. De exemplu, un jurnal-comandă pentru contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”.
În cazul unei forme de înregistrare de șah, o tranzacție comercială se înregistrează simultan pe debitul și creditul conturilor o singură dată. De exemplu, în jurnalul de comenzi nr. 1 pe contul 50 „Casiera”, o astfel de înregistrare face posibilă determinarea, controlul și analiza tranzacției comerciale care a avut loc prin corespondența conturilor.
După înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile la sfârșitul lunii, rezultatele sunt însumate pentru fiecare coloană. Înregistrările finale ale registrelor sintetice și analitice trebuie verificate prin compararea fișelor cifrei de afaceri, sau în alt mod, și înscrise în Registrul general.
După aprobarea raportului anual, registrele contabile sunt grupate, legate și depuse în arhiva curentă a organizației.
Regulile de corectare a erorilor și procedura de dezvăluire a informațiilor despre erorile în contabilitatea și raportarea organizațiilor sunt reglementate de Regulamentul contabil „Corectarea erorilor în contabilitate și raportare” (PBU 22/2010), aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor din Rusia din 28 iunie 2010 Nr 6Zn. Regulamentul stabilește reguli generale de corectare a erorilor comise în contabilitate, în funcție de momentul descoperirii acestora.
O eroare este o nereflectare sau o reflectare incorectă a faptelor vieții economice, ale căror cauze sunt:
O eroare este recunoscută ca fiind semnificativă dacă, individual sau în combinație cu alte erori pentru aceeași perioadă de raportare, poate afecta deciziile economice ale utilizatorilor pe care le iau pe baza situațiilor financiare.
Dacă eroarea nu îndeplinește criteriile de semnificație stabilite de organizație, atunci este recunoscută ca fiind nesemnificativă.
Erorile identificate și consecințele acestora sunt supuse corectării obligatorii.
Se pot face erori în textul tranzacției, apoi vor duce la înregistrări contabile incorecte și în cifre (cele mai frecvente). Adesea, un contabil, după ce a notat suma în debitul unui cont, uită să o noteze în creditul altui cont sau, dimpotrivă, după ce a scris suma în jurnal, uită să o posteze printre conturi. Uneori, după ce a completat registrele contabilității sintetice, contabilul uită de cel analitic. Pentru corectarea erorilor identificate în contabilitate, aceștia folosesc diverse metode: corective, inversări, înregistrări suplimentare.
Metoda corectivă (din latină corectio - corectare) constă în tăierea textului sau a sumei greșite și a scrie deasupra textului sau a sumei corecte. Strikethrough se face cu o singură linie, astfel încât să puteți citi bararea. În acest caz, este necesar să tăiați întreaga sumă, chiar dacă se comite o eroare într-o singură cifră. La corectarea unei erori trebuie indicată data, confirmată prin semnătura persoanei care a făcut corectarea. Conținutul erorii corectate poate fi specificat aproximativ după cum urmează: „S-au corectat 210 (două sute zece) ruble. pentru 260 (două sute șaizeci) de ruble. Semnătura: contabil Grigorieva T.I. 06/02/20 _. Rezervarea este dată pe marginile cărții, cardului, jurnalului-comandă, pe rândul înscrierii corectate. Nu sunt permise corecții nespecificate în registrele contabile.
Metoda corectivă este utilizată pentru a corecta erorile de scris, calcularea incorectă a totalurilor și, de asemenea, pentru a înregistra operațiunea în registrul contabil greșit, care este indicat în înregistrarea contabilă. Această metodă este aplicabilă în cazul în care se constată erori în registrele jurnalului de ordine de contabilitate înainte de înscrierea rezultatelor în acestea, precum și în registrele contabile ale fișei de ordine memorială de contabilitate - înainte de prezentarea bilanţului contabil. iar dacă îndreptarea lor nu necesită modificarea ordinului de pomenire. După ce totalurile registrului au fost transferate în registrul general, nu sunt permise corecții. În acest caz, departamentul de contabilitate întocmește un certificat pentru cuantumul erorii, în care, cu referire la documentul primar, indică când și ce înregistrare eronată a fost făcută. Un astfel de certificat este un document contabil și stă la baza corectării unei erori contabile. Aceste referințe sunt înscrise în registrul general ca linie separată, unde sunt stocate separat cu registrele contabile corespunzătoare.
Metoda corectivă este utilizată și pentru corectarea erorilor din registrul de casă, precum și din alte registre contabile analitice (de exemplu, în cardurile de decontare cu diferiți debitori și creditori) în cazurile în care înregistrările corespunzătoare în contabilitatea sintetică sunt efectuate corect. Corectările efectuate prin metoda corectivă în carnetul de casă se atestă prin semnăturile casierului și contabilului șef (senior).
Când rezultatele sunt însumate în registrele contabile, se întocmește un bilanţ, metoda corectivă nu este admisă. Eroarea poate fi corectată în următoarea perioadă de raportare, deoarece raportarea solicitată a fost deja transmisă la adresele corespunzătoare.
Metoda înregistrării suplimentare este utilizată atunci când suma înregistrată în registre este mai mică decât suma reală, iar corespondența conturilor este indicată corect, dar într-o sumă mai mică decât ar trebui. Corectarea este permisă prin înregistrarea obișnuită pentru valoarea diferenței prin compilarea unei a doua înregistrări contabile cu o corespondență similară a conturilor.
Înregistrările de inversare sunt înregistrări corective folosind metoda „reversării roșii” (din italiană storno - transfer de cont). Se foloseste aceasta metoda:
O eroare găsită într-o înregistrare contabilă este „inversată”, adică se repeta cu rosu inregistrarea facuta anterior in contabilitate, iar suma precedenta, deja inregistrata, se scade, dupa aceasta operatie se echivaleaza cu zero. După aceea, corespondența corectă a conturilor se face printr-o înregistrare obișnuită. Aceasta recunoaște că noua intrare corectată este intrarea inițială. Se poate reflecta în contabilitate înainte de a fi rezumat în registrele contabile și raportarea.
Metoda „reversării roșii” este utilizată atunci când corespondența conturilor este indicată corect, iar suma este supraevaluată, se face o înregistrare corectivă cu roșu pentru diferența de sume.
Pentru corectarea erorii se face aceeași înregistrare contabilă, dar diferența de sume este scrisă cu roșu.
Contabilitatea este ținută în numeroase registre. Forma contabilității este o înregistrare contabilă a datelor din documentele primare din registrele contabile. Cu diferite forme de contabilitate, registrele contabile, succesiunea, metodele de contabilitate, organizarea procesului contabil sunt combinate în moduri diferite.
Caracteristicile care disting o formă de contabilitate de alta sunt:
În prezent, sunt utilizate mai multe forme de contabilitate:
Jurnalul-forma principală de contabilitate se menține în organizațiile cu un volum mic de producție, în instituții individuale și în unele organisme financiare. O trăsătură caracteristică a acestui formular este că registrele pentru înregistrarea cronologică și sistematică a conturilor contabile sintetice sunt combinate într-o singură carte combinată - jurnalul principal.
Primele trei coloane ale cărții conțin data, numărul, articolele și valoarea cifrei de afaceri. Această parte se numește jurnalul istoric al documentelor. A doua parte, adică coloanele ulterioare în care sunt situate toate conturile contabile sintetice și în care tranzacțiile comerciale sunt înregistrate sistematic se numește Cartea mare. O astfel de construcție a registrelor face contabilitatea clară.
Operațiunile din jurnalul-cartea principală se înregistrează direct din documente primare sau sumare sau pe baza ordinelor memoriale întocmite cu documente anexate la acestea. La începutul lunii, soldul conturilor sintetice este transferat în jurnalul principal. Apoi se înregistrează operațiuni, se calculează rulajele pe debit și credit al conturilor și se afișează soldul la sfârșitul lunii.
Astfel, conturile se inchid dupa inregistrarea soldului in prima zi a lunii urmatoare. Contabilitatea analitică se ține în cărți sau în carduri. Conform conturilor analitice se intocmesc fise de cifra de afaceri, care se verifica cu datele contabile sintetice din jurnalul-cartea principala.
O formă simplă de contabilitate este recomandată de Ministerul de Finanțe al Federației Ruse și este utilizată în întreprinderile mici. La utilizarea acestui formular se ține un registru numit „Cartea de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor”, care trebuie înregistrată la serviciul fiscal.
Organizațiile și întreprinzătorii individuali care aplică sistemul de impozitare simplificat țin o „Registră de venituri și cheltuieli ale organizațiilor și antreprenorilor individuali care aplică sistemul de impozitare simplificat” (denumită în continuare Cartea de venituri și cheltuieli). În carte, în ordine cronologică, pe baza documentelor primare, reflectați toate tranzacțiile comerciale pentru perioada de raportare (de impozitare). Organizațiile trebuie să asigure integralitatea, continuitatea și fiabilitatea contabilității pentru performanța lor.
Registrul de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor poate fi ținut atât pe hârtie, cât și în format electronic. La ținerea Registrului de Contabilitate a Veniturii și Cheltuielilor în formă electronică, contribuabilii sunt obligați să o aducă pe hârtie la sfârșitul perioadei (de impozitare) de raportare. Pentru fiecare perioadă de raportare (de impozitare), este deschisă o nouă Carte de Venituri și Cheltuieli.
Pe ultima pagină a Registrului de Venituri și Cheltuieli numerotat și dantelat, care a fost păstrat în formă electronică și scos la sfârșitul perioadei fiscale pe hârtie, este indicat numărul de pagini cuprins în acesta, ceea ce se confirmă prin semnătura șeful organizației (antreprenor individual) și sigilat de organizație (întreprinzător individual) - dacă este disponibil), precum și certificat prin semnătura unui funcționar al autorității fiscale și aplicat cu sigiliul organului fiscal.
Corectarea erorilor din Cartea de Contabilitate a Veniturii și Cheltuielilor trebuie să fie fundamentată și confirmată prin semnătura șefului organizației (antreprenor individual) indicând data corectării și sigiliul organizației (antreprenor individual) - dacă este cazul).
În aceste organizații, împreună cu cartea de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor, se păstrează o declarație în formularul nr. B-8 pentru contabilizarea calculelor de salarizare. În plus, ca regulă generală, se ține un registru de numerar pentru a înregistra tranzacțiile în numerar.
Micile organizații care au în bilanț mijloace fixe pentru producția de produse și lucrări, un număr mare de operațiuni bancare, pot aplica o formă simplificată de contabilitate folosind o serie de registre:
B-1 - o situație de contabilitate a mijloacelor fixe, cheltuielile de amortizare acumulate;
B-2 - o situație de contabilitate a stocurilor și bunurilor, precum și taxa pe valoarea adăugată plătită pentru valorile etc.;
B-9 - enunț (șah).
Fiecare tranzacție comercială este reflectată în două extrase: una pentru debitul contului care indică contul de credit compensator, cealaltă pentru creditul contului care indică contul de debit compensator. Soldurile situațiilor contabile sintetice sunt reconciliate cu datele din registrul de casă și cu situațiile contabile analitice.
Generalizarea rezultatelor activităților financiare și economice pentru luna se realizează într-o foaie de șah. Este baza pentru intocmirea bilantului contabil.
Formularul de ordine de jurnal și-a primit numele din registrul principal utilizat în această formă de contabilitate - ordinea de jurnal. Este utilizat pe scară largă în organizații cu diferite forme de proprietate. Baza utilizării sale este principiul acumulării de date din documentele primare în context, care oferă o contabilitate sintetică și analitică a fondurilor și a tranzacțiilor comerciale în toate secțiunile contabilității. Acumularea și sistematizarea acestor documente primare se realizează în registre contabile care vă permit să reflectați toate fondurile care trebuie contabilizate și tranzacțiile comerciale pentru utilizarea lor pentru luna de raportare. Înregistrările cronologice și sistematice ale tranzacțiilor comerciale sunt efectuate simultan. În conformitate cu aceasta, fișele cifrei de afaceri se întocmesc numai în funcție de calculele pentru care se mențin carduri de contabilitate analitică.
Forma jurnalului de contabilitate vă permite să combinați în timp contabilitatea sintetică cu cea analitică. Cardurile de contabilitate analitică pot fi introduse pentru unele tipuri de calcule; carduri de inventar, carduri de contabilitate a costurilor etc.
În forma de ordine jurnal a contabilității, sunt utilizate în principal două tipuri de registre.
Jurnalele de ordine sunt registre contabile construite după principiul șahului. Înscrierile din acestea se păstrează pe măsură ce se primesc documentele sau ca urmare, în funcție de natura și conținutul operațiunii. Jurnalele de comenzi sunt folosite pentru a reflecta tranzacțiile de credit într-un singur cont sintetic. Sunt declarații cumulative. Acestea reflectă cifra de afaceri de credit a acestui cont sau pentru fiecare document primar, sau prin rezultatele pentru ziua respectivă, sau prin rezultatele pentru o perioadă mai lungă. De exemplu, înregistrările în jurnalul-mandat pentru creditul contului 50 „Casiera” se fac ca total pe zi pe baza rapoartelor casieriei, confirmate prin documentele anexate acestora. Cu un număr mic de documente de numerar, este permisă înregistrarea tranzacțiilor în registre (să se efectueze nu zilnic, ci în 3-5 zile) în general conform mai multor rapoarte de casierie. În acest caz, coloana „Data” indică numerele de început și de sfârșit pentru care se fac înscrieri. Totalurile zilei (mai multe zile) în contextul conturilor aferente se stabilesc prin calcularea sumelor tranzacțiilor omogene reflectate în raportul de casă sau în documentele anexate acestuia, în funcție de marcajul contabil înscris anterior în raportul de casierie sau pe documente.
Construcția jurnalului-comenzi se bazează și pe semnul de înregistrare a tranzacțiilor comerciale: datele documentelor primare se înregistrează numai pe creditul conturilor corespunzătoare în corespondență cu conturile debitate. Extrasele cumulate pentru debitul conturilor au o importanță auxiliară. Ele sunt utilizate pentru a furniza contabilitatea analitică împreună cu contabilitatea sintetică. Combinația de contabilitate sintetică și analitică, de exemplu, la contul 60 „Decontări cu furnizori și antreprenori”, este asigurată de faptul că în jurnalul-comandă pentru fiecare ordin de plată se înregistrează materialele sau mărfurile primite, iar în decontul pe aceleași rânduri în care fac înregistrări despre plata acestor comenzi. Acest lucru vă permite să nu întocmiți cifra de afaceri și bilanțurile pentru conturile contabile sintetice.
Datele totale ale jurnalelor-comenzi la sfârșitul lunii sunt transferate în registrul general, care este utilizat pentru a rezuma datele din jurnalele-comenzi, verificarea reciprocă a corectitudinii înregistrărilor efectuate pentru conturile individuale și pentru a întocmi bilanț. Acesta arată soldul de închidere pentru fiecare cont sintetic. Cifrele de afaceri din contul sintetic sunt reflectate într-o singură intrare, iar rulajele debitoare - în corespondență cu conturile creditate. Corectitudinea înregistrărilor efectuate în registrul general se verifică prin numărarea cifrelor de afaceri și soldurilor tuturor conturilor. Sumele rulajelor debitoare și creditoare, precum și soldurile debitoare și creditoare, trebuie să fie egale.
Registrul general este deschis timp de un an, se alocă câte o foaie pentru fiecare cont. Pe baza registrului general și a unei părți din alte registre, se completează bilanţul contabil și alte forme de raportare.
Avantajul formei de contabilitate jurnal-ordin este posibilitatea aplicării acesteia la utilizarea noului Plan de conturi. Combină înregistrările cronologice și sistematice, iar pentru multe comenzi se face o singură înregistrare în conturile contabilității sintetice și analitice. Utilizarea comenzilor de jurnal accelerează întocmirea rapoartelor necesare, asigură controlul zilnic asupra corectitudinii conturilor. Versiunea pentru computer este de preferat pentru orice organizație, ceea ce face contabilitatea mai eficientă, fiabilă, completă și de înaltă calitate.
În prezent, una dintre direcțiile principale de îmbunătățire a contabilității este asociată cu automatizarea procesării informațiilor folosind cele mai noi mijloace tehnice. Utilizarea lor este cel mai eficient mijloc de procesare rapidă a informațiilor contabile, care se caracterizează prin masă, diversitate, ambiguitate și complexitate a compoziției. Acest lucru se datorează faptului că computerele se caracterizează prin viteză mare, control al programului, capacitate mare de memorie, percepție automată a datelor sursă, un set bogat de operațiuni etc.
Forma automatizată de contabilitate include îndeplinirea funcțiilor de colectare, transmitere, prelucrare, acumulare, stocare, protejare și distribuire a informațiilor.
Există două abordări principale ale problemelor automatizării contabile. Prima este așa-numita automatizare „locală”, atunci când munca este automatizată în domenii specifice ale contabilității, de exemplu, salarizare, emitere facturi, documente de plată etc.
A doua abordare a automatizării este automatizarea integrată a activităților financiare și economice ale întreprinderii. Cu această abordare, departamentele de manageri, departamentele de contabilitate, lucrătorii din depozit și alte departamente lucrează cu o singură bază de date. Dublarea în activitatea diferitelor departamente este complet eliminată, iar conducerea are ocazia de a primi rapid orice informații despre activitățile întreprinderii. Această formă de contabilitate poate fi implementată folosind programul „1C: Contabilitate” al sistemului „1C: Enterprise”.
Termenul „registre contabile” este înțeles în mod obișnuit ca un număr mare de documente menite să reflecte și să sistematizeze datele din „primar”. Procedura de păstrare a acestor documente este reglementată de articolul 10 din Legea federală nr. 402 din 06 decembrie 2011.
Obligația de a completa registre este atribuit contabililor organizațiilor comerciale, care trebuie să utilizeze datele de sinteză pentru întocmirea raportărilor financiare și fiscale. Ele sunt clasificate după scop și după gradul de generalizare a informațiilor.
Cel mai important registru contabil al oricărei organizații comerciale este, care este utilizat la compilarea și afișarea datelor rezumative în registrul general.
Legislaţia federală prevede forme de registre contabile care trebuie completat de persoane juridice având orice formă organizatorică și juridică de proprietate.
În același timp, legile actuale nu interzic entităților comerciale să dezvolte în mod independent registre contabile pentru ele însele.
Ei pot conduce contabilitate analitică și sintetică atât pe hârtie, cât și în format electronic. În ultimii ani, multe organizații comerciale au folosit programe speciale prin care postează date despre conturile contabile, completează și tipări documentația primară, întocmește registre contabile și generează rapoarte.
Fiecare organizație comercială trebuie să dezvolte și să aprobe proprii . Acest document va reflecta toate punctele importante privind activitatea sa în general, relațiile cu membrii personalului, managementul documentelor etc.
Politica contabila a organizatiei trebuie sa contina informatii referitoare la registrele contabile care vor fi tinute de contabili. De menționat că este indicată forma și modalitatea de păstrare a acestor documente. În ceea ce privește întreprinderile de stat, forma registrelor contabile pentru acestea este aprobată de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse.
În anul 2018, entitățile comerciale nu pot utiliza formele de registre contabile aprobate anterior, în conformitate cu Regulamentul de informare al Ministerului Finanțelor PZ nr. 10/2012 din 04 decembrie 2012.
Când se formează, respectă numai cerința Legii federale nr. 402 din 06 decembrie 2011 privind prezența detaliilor obligatorii.
Atunci când întocmesc astfel de documente, contabilii trebuie să indice în mod necesar următoarele detalii:
Acest document ar trebui să grupeze datele în ordine cronologică. De asemenea, se poate realiza o grupare sistematică a obiectelor contabile. Sunt necesare unități de măsură. Toate datele introduse în registrele contabile trebuie să fie susținute de documentația primară relevantă.
Este interzisă indicarea informațiilor false în mod deliberat care vor distorsiona rezultatele finale, din cauza cărora organizația minimizează obligațiile fiscale față de buget. Dacă acest fapt este dezvăluit de autoritățile de reglementare, atunci compania și persoanele responsabile se confruntă cu sancțiuni financiare.
În 2018, entitățile comerciale trebuie să conducă următoarele registre:
După ce contabilul-șef al organizației a dezvoltat toate formele de registre contabile, sunt supuse aprobării managerului.. Dacă nu are obiecții, se emite un ordin, care se consemnează în jurnalul corespunzător.
Autoritățile de supraveghere, care vor inspecta mai devreme sau mai târziu activitățile economice ale companiei, acest document va fi necesar. După studierea comenzii, inspectorul va solicita toate formele de interes pentru el (dacă întreprinderea menține gestiunea electronică a documentelor, va solicita tipărirea acestora). De aceea, persoanele juridice nu ar trebui să uite de publicarea acesteia, pentru că altfel nu pot evita conflictele cu autoritățile de reglementare.
Începând cu anul 2013, persoane juridice obligat să emită un ordin, care va aproba toate registrele pe care le folosesc atunci când . Această procedură este reglementată de Legea federală nr. 402 din 06 decembrie 2011. La ordin este atașată o aplicație, în care este descifrată lista completă a registrelor contabile.
În conformitate cu Ordinul nr. 94n, emis de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse la 31 octombrie 2000, entitățile comerciale care trebuie să țină evidența contabilă și să prezinte rapoarte relevante trebuie să completeze următoarele tipuri de registre:
| Nr. jurnal-mandat | numar de cont | |
|---|---|---|
| 1 | 50 | Chitanțe la casieria organizației în numerar, cheltuieli de fonduri |
| 2 | 51 | Fluxul de numerar pe conturile de decontare |
| 3 | 55 | Sistematizează informațiile despre fondurile primite și debitate din conturi bancare speciale |
| 4 | 66, 67 | Efectuarea decontărilor pe împrumuturi și credite pe termen scurt și lung |
| 5,5A | 20-99 | Reflectă toate cheltuielile întreprinderii |
| 6 | 60 | Calcule efectuate de companie cu furnizorii si contractorii |
| 7 | 71 | Decontari efectuate de intreprindere cu persoane responsabile (deplasari de afaceri, avansuri acordate pentru achizitionarea obiectelor de inventar etc.) |
| 8 | 60, 62, 68, 76 | Calcule efectuate de firma cu cumparatori, buget, debitori si creditori |
| 9 | 79 | Efectuarea decontărilor în fermă |
| 10 | 20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97 | Cheltuieli de producție și cheltuieli generale de afaceri, decontări de salarii cu angajații, impozite pe salarii, pierderi și lipsuri, rezerve și cheltuieli amânate |
| 11 | 40, 41, 43, 45, 46, 62, 90 | Produse si marfuri finite, decontari cu clientii si cumparatorii, vanzari |
| 12 | 86 | Finanțarea țintă a diferitelor programe |
| 13 | 01, 02, 80 | Mijloace fixe, amortizare, capital autorizat |
| 14 | 14 | Informațiile agricole sunt reflectate, de exemplu, înregistrarea animalelor pentru creștere și îngrășare etc. |
| 15 | 84, 98, 99 | Profituri, pierderi, venituri amânate, rezultat reportat |
| 16 | 07, 08 | Investițiile companiei în active imobilizate, echipamente destinate instalării |
| numărul foii | Informații care urmează să fie afișate |
|---|---|
| 1M | Fonduri numerar și fără numerar, documente financiare |
| 2-M | Stocuri |
| 3M | Decontari cu debitori si creditori, salariati, buget, creditori, venituri amanate |
| 4-M | Mijloace fixe, amortizare, active imobilizate, investiții financiare și de capital |
| 5-M | Cheltuieli, cheltuieli amânate, contabilizarea veniturilor, rezultate financiare, capitaluri proprii, asigurarea plăților și cheltuielilor viitoare |
Entitățile de afaceri implică adesea următoarele tipuri de registre:
| Tip de înregistrare | Conţinut |
|---|---|
| Carduri (inventar) | Folosit pentru a contabiliza activele fixe (inclusiv grupul) |
| Vedomosti | Persoanele juridice mențin situații privind cifra de afaceri și cumulative pentru activele financiare și nefinanciare, încasările și cheltuielile cu bunuri și alimente etc. |
| Cărți | Documentul principal al oricărei organizații comerciale este registrul general, care reflectă totalurile pentru toate conturile, precum și soldurile acestora la începutul și la sfârșitul perioadei de raportare (lună). Registrul de casă este necesar pentru înregistrarea încasărilor și cheltuielilor de numerar în numerar |
| Reviste | Entitățile comerciale aflate în proces de desfășurare a afacerilor trebuie să întocmească documentația primară, care ar trebui să fie înregistrată în jurnalele relevante (de exemplu, formulare stricte de raportare, comenzi, borderouri etc.) |
| Registrele | Aceste documente conțin de obicei informații |
| Carduri | Conceput pentru a contabiliza articolele de inventar, mijloacele fixe, activele necorporale etc. |
| Inventar | Compilat în cazurile în care este nevoie de recalcularea oricăror valori, documente |
Contabilul care completează documentele contabile trebuie să monitorizeze cu atenție corectitudinea și caracterul complet al informațiilor reflectate în acestea. Foarte des, aceste documente conțin erori mecanice sau matematice care pot fi corectate într-un anumit mod.
Legislația federală prevede următoarele metode de corectare a înregistrărilor în registrele contabile(este interzisa stergerea, acoperirea cu un corector si folosirea unei lame pentru corectarea erorilor):
Dacă la completarea registrelor contabile s-a făcut o eroare care nu a avut legătură cu corespondența conturilor și nu a afectat cifrele totale, atunci contabilul poate aplica metoda corectiei. Ar trebui să taie intrarea greșită cu o linie subțire, iar datele exacte sunt introduse lângă ea.
În partea inferioară a registrului, trebuie făcută mențiunea „corectat pentru a crede” „corectat (de exemplu) douăzeci și cinci până la treizeci și opt”, se pun data și semnătura. În majoritatea cazurilor, această tehnică este utilizată la corectarea erorilor din situațiile contabile și notele explicative ale bilanțurilor.
Dacă a fost făcută o eroare în registrul contabil care a afectat corespondența conturilor, atunci contabilul ar trebui să aplice tehnica „reversării roșii”. Principiul său este următorul. Contabilul repetă corespondența incorectă cu cerneală roșie, după care scrie cablarea corectă cu cerneală albastră.
În cazul în care suma a fost indicată incorect în documentul consolidat, dar corespondența conturilor a fost corect întocmită, contabilul poate aplica metoda de înregistrare suplimentară. El trebuie să reflecte suma neînregistrată în aceeași corespondență.
Cum se creează registre contabile? Detaliile sunt în acest manual.
