Бланки строгой отчетности (БСО) – документы, которые используются для оформления расчетов наличными денежными средствами, или расчетов с использованием платежных карт. Бланки строгой отчетности приравниваются к кассовым чекам. Так, бланками строгой отчетности являются: квитанции, проездные документы, путевки, абонементы и пр. БСО могут использовать организации или индивидуальные предприниматели при оказании услуг населению.
Порядок использования бланков строгой отчетности прописан в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 года №359 – далее Положение.
Рассмотрим порядок применния, хранения, уничтожения бланков строгой отчетности, а также ответственность за нарушение порядка их применения.
Бланки строгой отчетности применяются организациями и предпринимателями оказывающими населению платные услуги и заменяют кассовый чек.
При оказании каких услуг, налогоплательщики – организации и индивидуальные предприниматели, могут не использовать ККТ? Специалисты Минфина в своих письмах №03-01-15/1-42 от 03 февраля 2009 года, №03-01-15/1-29 от 27 января 2009 года, а также в других письмах разъясняли, что к таким услугам относятся те виды услуг, оказываемых населению, которые включены в классификатор ОКУН, утвержденный постановлениемГосстандарта России от 28 июня 1993 года №163.
Однако, такие разъяснения ухудшали положение многих налогоплательщиков. Ведь со временем расширяется сфера деятельности, появляются все новые и новые виды услуг, которые не включены в ОКУН.
И вот, в 04 апреля 2012 года Минфин в письме №03-01-15/3-74 дает разъяснения, согласно которым, виды оказываемых населению платных услуг не ограничиваются видами услуг, включенными в ОКУН.
В нормативных актах по сей день не приведен исчерпывающий перечень видов деятельности по оказанию услуг населению, при которых можно не применять ККТ, ограничившись выдачей бланков строгой отчетности (БСО).
Таким образом, налогоплательщики в самостоятельном порядке могут определить, могут ли использовать в своей деятельности БСО, не применяя кассовую технику. Разумеется, при этом следует руководствоваться здравым смыслом. Поскольку если вид деятельности можно лишь с натяжкой причислить к оказанию услуг населению, то используя БСО, налогоплательщики рискуют попасть в категорию нарушителей действующего законодательства, порядка использования ККТ, со всеми вытекающими последствиями в виде санкций и административной ответственности. Также бланки не используются при продаже населению товаров.
Организации и предприниматели самостоятельно разрабатывают бланки и утверждают их форму приказом руководителя.
Обязательные реквизиты, которые должны содержать БСО, указаны в третьем пункте Положения:
Здесь мы не рассматриваем утвержденные формы БСО для отдельных видов деятельности, таких как оказание услуг по перевозке пассажиров,оказание услуг учреждениями культуры и т.д. Для определенных видов деятельности, утверждены специальные формы БСО, которые применяются только организациями, оказывающими подобные услуги.
Лишь перечислим виды утвержденных бланков строгой отчетности, применяемых организациями, оказывающими соответствующие услуги.
|
Название БСО |
Вид услуги |
Код услуги по ОКУН |
|
Туристская путевка |
||
|
Квитанция на получение страховой премии (форма №А-7) |
страхование |
|
|
Залоговый билет |
Услуги ломбардов по выдаче займов под залог имущества |
|
|
Сохранная квитанция |
Услуги ломбардов по хранению имущества |
|
|
Квитанция на оплату услуг газификации и газоснабжения |
Услуги по газификации и газоснабжению |
|
|
Квитанция на оплату ветеринарных услуг |
Ветеринарные услуги |
|
|
Билеты разных видов |
Услуги ж/д транспорта |
|
|
Кинобилет |
Услуги учреждений кино и кинопроката |
|
|
Билет абонемент экскурсионная путевка |
Услуги театрально-зрелищных предприятий, концертных организаций, коллективов филармонии, услуги цирковых предприятий, зоопарков, музеев, парков (садов) культуры и отдыха и т.д. |
051200-051400, 052000, 053000 |
|
Маршрут/квитанция к электронному пассажирскому билету и багажная квитанция в гражданской авиации |
Услуги пассажирского воздушного транспорта |
|
|
Квитанция электронного многоцелевого документа |
Услуги пассажирского транспорта, в т.ч. дополнительные услуги по провозу багажа, грузов воздушным транспортом |
Остальные налогоплательщики, оказывающие платные услуги населению другого характера, разрабатывают бланки строгой отчетности самостоятельно.
Для того, чтобы использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности, исполльзуемые вместо применения кассового аппарата, необходимо учесть следующие требования. Самостоятельно разработанные БСО должны:
Обратите внимание!
Бланки (БСО), изготовленные иным способом, не могут заменить чек ККТ. Нельзя использовать бланки, изготовленные на компьютере и распечатанные на обычном принтере.
Часто встречается вопрос, задающийся налогоплательщиками –
Нет, если организация не вправе по виду деятельности применять бланки строгой отчетности, то кассовый чек, при отключении электричества бланком строгой отчетности заменять нельзя.
Ранее для замены кассового чека в этом случае, использовался специальный бланк, утвержденный Минфином. Однако, с вступлением в силу Закона №54-ФЗ от 22 мая 2003 года, применение этого бланка является неправомерным. Поскольку Закон не содержит указаний по применению специального бланка, заменяющего чек ККТ при отключении электричества.
Таким образом, ранее используемый в таких случаях бланк, не применяется, поскольку это противоречит действующему законодательству. А в случае отключения электроэнергии за неприменение кассового аппарата организация и ответственные лица привлекаются к ответственности по статье 14.5 КоАП.
Да, кассовую технику могут применять как организации, осуществляющие виды деятельности, для которых официально разработаны формы БСО, так и организации разработавшие БСО самостоятельно. При этом при наличных расчетах с населением, за оказанные услуги, можно выдавать либо кассовый чек, либо бланк строгой отчетности.
Между тем, для отдельных видов деятельности, нормативными актами установлен специальный порядок, при котором, они обязаны использовать БСО, без применения ККТ. Так, Закон №196-ФЗ от 19 июля 2007 года, регулирующий деятельность ломбардов, обязал, организации, оказывающие услуги ломбардов, использовать утвержденные бланки: залоговые билеты и сохранные квитанции. Таким образом, ломбарды не вправе использовать ККТ вместо бланков строгой отчетности.
Нет, приходный кассовый ордер не может заменить бланк строгой отчетности, поскольку форма ПКО не соответствует требованиям, предъявляемым к БСО и предназначен для других целей. Выдавая физическим лицам вместо БСО квитанцию к ПКО, организация нарушает законодательство и к нему могут быть применены санкции по ст.14.5 КоАП РФ, за нарушение порядка применения ККТ. Поскольку нарушения в области применения БСО, приравниваются к нарушениям порядка применения кассовой техники.
Нет, организации и индивидуальные предприниматели, применяющие самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности, дополнительно регистрировать их не должны ни в ИФНС, ни в каких либо других органах.
Законодательство, регулирующее порядок применения БСО, и порядок осуществления наличных расчетов, не содержит норм, обязывающих налогоплательщиков регистрировать БСО в государственных структурах. Минфин дает аналогичные разъяснения в письмах №03-01-15/8-250 от 25 ноября 2010 года и №03-01-15/11-297. Самостоятельно разработанная форма БСО утверждается внутренним приказом руководителя.
И так, организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие населению платные услуги, вправе не применять кассовый аппарат, выдавая физическим лицам вместо кассового чека бланк строгой отчетности, подтверждающий получение наличных денежных средств.
Как отразить в такие бланки?
Порядок учета и хранения БСО регламентируется указаниями, утвержденными протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ №4/63-2001 от 29 июня 2001 года. Однако, поскольку нормативно-правовые акты, на основании которых составлены Указания, утратили свое действие, Указания в настоящее время применяются в части, не противоречащей Положению №359.
И так, руководитель организации внутренним приказом утверждает форму разработанных бланков строгой отчетности и назначает сотрудника, который будет нести ответственность за хранение и выдачу бланков. С этим сотрудником заключается договор о материальной ответственности. Храниться бланки должны по правилам, определенным для хранения денежных документов.
Бланки строгой отчетности принимаются к учету, на основании акта приемки. Акт утверждается руководителем и подписывается комиссией. В свою очередь, состав комиссии утверждается приказом руководителя. Такой порядок определен Положением №359.
Учет бланков осуществляется в книге учета бланков документов. Форму книги также, можно разработать самостоятельно.
В бухгалтерском учете приобретение бланков строгой отчетности отразите следующим образом:
Для аналитического учета БСО предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности», к которому можно открыть субсчета по местам хранения и по ответственным лицам. На счете 006 отражается условная стоимость бланков, которая может составлять фактическую их стоимость, либо условную, например равную 1 рублю. При этом, порядок формирования условной оценки БСО следует отразить в учетной политике.
Движение бланков фиксируется в заборно-контрольных листах, на основании которых данные по движению БСО в организации отражаются на счете 006. По окончании месяца данные контрольно-заборных листов сверяются с книгой учета БСО. Такой порядок установлен Протоколом №4/63-2001.
В бухгалтерском учете движение БСО отражается в следующем порядке:
После заполнения бланка строгой отчетности, он приравнивается к первичным документам. В случае, когда БСО оплачены организацией, и до их выдачи являются доказательством неисполненных обязательств перед организацией, бланки приравниваются к денежным документам. Для их учета предназначен счет 50-3 «Денежные документы». К таким БСО относятся следующие виды бланков:
Затраты организации, связанные с приобретением БСО, отражаются в учете в зависимости от применяемой системы налогообложения.
Дебет 10 Кредит 60 – БСО отражены в составе ТМЦ;
Дебет 19 Кредит 60 – выделен НДС со стоимости БСО;
Дебет 68.1 Кредит 19 – сумма НДС принята к вычету.
Дебет 006 – отражено в условной оценке приобретение БСО;
Дебет 20 (44) Кредит 10 – переданы БСО для использования;
Кредит 006 – списана стоимость использованных бланков.
Учет НДС при приобретении БСО
Обратите внимание!
НДС по БСО организация может принять к вычету, если соблюдены следующие условия:
Такие условия содержатся в 171 статье Налогового кодекса.
Если организация не является плательщиком НДС, либо бланки используются в деятельности, не облагаемой налогом, сумма налога включается в стоимость бланков (п.2 ст.170 НК РФ).
Налог на прибыль и расходы на приобретение БСО.
Учет расходов на приобретение бланков, зависит от вида бланков строгой отчетности.
Для отдельных бланков предусмотрен особый порядок учета. Например, приобретение чековых книжек и связанные с их приобретением затраты включаются в состав расходов, связанных с банковскими услугами (пп15, п.1, ст.265 НК РФ). Хотя указанная статья Кодекса регламентирует учет у организаций, применяющих УСН, Минфин в письме №03-11-04/2/139 от 25 мая 2007 года дал именно такие разъяснения, однако такой порядок учета затрат на приобретение БСО, могут и организации, применяющие общий налоговый режим. Такой вывод следует из п.2 ст.346.16 Кодекса.
При этом, затраты, связанные с приобретением чековых книжек, включаются в состав расходов в момент их фактической оплаты, как при методе начисления, как и при кассовом методе, такой порядок следует из подпункта 3 пункта 7 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 Кодекса.
Однако, чековые книжки все таки не относятся к тем бланкам строгой отчетности, которые применяются вместо ККТ. Порядок отражения расходов на изготовление собственных бланков, Налоговым кодексом не предусмотрен.
Затраты, связанные с приобретением или изготовлением бланков строгой отчетности, приравниваемым к чекам ККТ, исходя из положений пп.2 п.1 ст.254 Кодекса, можно включить в состав материальных расходов, поскольку такие расходы напрямую связаны с деятельностью связанной с оказанием услуг.
Также, эти затраты можно включить в состав прочих расходов, как расходы на приобретение канцелярских товаров, согласно пп.24 п.1 ст.264. Специалисты главного финансового ведомства в письме № 03-03-02-04/1/123 от 17 мая 2005 года дает именно такие рекомендации. Указанное письмо адресовано организациям применяющим упрощенный режим, однако никаких противоречий и запретов для применения налогоплательщикам на общей системе, не имеется.
Таким образом, в состав каких расходов будет включать затраты на приобретение БСО, организация решает самостоятельно, предварительно закрепив порядок в учетной политике.
Очевидно, что налогоплательщики применяющие УСН и уплачивающие налог с совокупного дохода, расходы на приобретение БСО не учитывают в налогооблагаемой базе, поскольку никакие расходы, кроме страховых взносов и суммы фиксированного платежа (для ИП), налоговую базу этой категории налогоплательщиков не уменьшают.
Рассмотрим порядок учета у налогоплательщиков, уплачивающих налог с разницы между доходами и расходами.
Учет расходов на БСО здесь также зависит от вида указанных бланков.
Так, бланки строгой отчетности, форма которых утверждена официально, и которые применяются только в строго определенной отрасли, учитываются в особом порядке. Так, порядок учета чековых книжек нами был рассмотрен выше, организации, применяющие УСН, учитывают расходы на приобретение специальных БСО в том же порядке.
Что касается бланков строгой отчетности, которые применяются вместо кассового аппарата, то учет связанных с ним затрат в законодательстве не прописан. Поэтому, организации и предприниматели на УСН, могут их учитывать либо в расходах, связанных с приобретением канцелярских товаров, либо в материальных расходах. При этом НДС по бланкам плательщики единого налога включают в стоимость БСО. Затраты на приобретение БСО включаются в состав расходов только после их фактической оплаты.
Поскольку плательщики вмененного налога, расходы по деятельности на ЕНВД не учитывают, уплачивая налог с вмененного дохода, расходы, связанные с приобретением БСО не влияют на размер налога.
Налогоплательщики, применяющие общую систему, бланки строгой отчетности могут использовать как в деятельности, переведенной на уплату ЕНВД, так и в деятельности на общем режиме.
Поэтому, стоимость БСО, выданных при оказании услуг на ОСНО, учитывается в порядке, предусмотренном для обычной системы. Ведь выдавая вместо чека ККТ бланк строгой отчетности, можно четко определить, какое количество бланков использовано в разных видах деятельности. Поэтому расходы на БСО, при осуществлении разных видов деятельности на разных системах налогообложения, учитываются раздельно, путем прямого подсчета.
Однако, если в отдельных случаях организация не может четко установить, в какой деятельности использовано то или иное количество бланков, расходы следует распределить пропорционально доходам, по каждому виду деятельности. Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 Налогового кодекса.
Так, сложности в классификации расходов по БСО по видам деятельности могут возникнуть при определении сумм расхода по чековой книжке. Поскольку по расчетному счету выдается одна чековая книжка, а не несколько на каждый вид деятельности.
Как определить долю доходов от вида деятельности
Рассчитывается доля доходов по виду деятельности по следующей формуле
Расходы, связанные с приобретением БСО, относящиеся к деятельности на ОСНО, рассчитайте по следующей формуле
|
Учитываемые в расходах по ОСНО затраты на приобретение БСО |
Доля доходов по деятельности на ОСНО |
Доля расходов на приобретение БСО, относящаяся к деятельности на ЕНВД рассчитайте следующим образом
|
Доля расходов на БСО по деятельности на ЕНВД |
Совокупная сумма расходов на БСО (без НДС) |
Доля расходов на БСО по деятельности на ОСНО |
Распределять расходы на приобретение бланков по видам деятельности следует по итогам каждого месяца. Доля расходов, которая относится к деятельности на общей системе, включается в состав затрат, в соответствии с принятым в организации порядком учета таких затрат, нарастающим итогом в течение года. Доля расходов на БСО, относящихся к деятельности на вмененке, налоговую базу не уменьшают. Точно также, НДС в доле этих расходов, не принимается к вычету.
Порядок определения суммы НДС по распределяемым расходам определен в п.4 ст.170 НК РФ.
Определить сумму НДС принимаемому к вычету, можно по следующей формуле
|
НДС, по расходам на БСО, принимаемый к вычету |
НДС в стоимости всей суммы расходов на БСО |
Стоимость реализованных товаров, облагаемых НДС ____________________________ Совокупная стоимость всех отгруженных товаров за тот же период |
Сумму НДС, в доле расходов, по деятельности на общей системе, организация принимает к вычету, а НДС в доле расходов по деятельности на ЕНВД, включается в сумму расходов, которая, в свою очередь, относясь к деятельности переведенной на уплату вмененного налога, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.
Рассмотрим порядок оформления бланка строгой отчетности в зависимости от осуществления расчетов.
Бланки строгой отчетности применяются при наличных расчетах с населением без применения кассового аппарата. При осуществлении расчетов, когда покупатель (подразумевается покупатель услуг, поскольку при реализации товаров, кассовый чек нельзя заменить БСО), расплачивается наличными деньгами, либо осуществляет оплату платежной картой, продавец выписывает ему бланк строгой отчетности. Рассмотрим порядок оформления БСО в зависимости от способа расчетов.
При получении наличных средств от физического лица, оформляя БСО, следует действовать в следующем порядке:
Если физическое лицо расплачивается с помощью платежной карты, оформляя БСО, действуйте следующим образом:
Случается, что покупатель расплачивается частично платежной картой, частично наличными деньгами.
В этом случае, получив деньги и карту заполните бланк, совершив операцию с платежной картой, держите наличные деньги, полученные от покупателя, на виду. Поставьте подпись на бланке строгой отчетности, приложите к нему сдачу и платежную карту и все вместе отдайте покупателю, озвучив сумму сдачи.
Обратите внимание!
При оформлении БСО, независимо от способа оплаты: с помощью платежной карты или наличными деньгами, следует заполнить копию бланка, которая остается в организации. Если же копия не заполняется, то в форме бланка должна быть предусмотрена отрывная часть, дублирующая основные реквизиты основной части БСО.
Исключением являются следующие случаи:
Поскольку организации и предприниматели, применяющие БСО для замены чека, изготавливая бланки строгой отчетности типографским способом, уже включают в них все необходимые реквизиты, при оформлении расчетов с покупателями, остается лишь проставить дату, сумму оплаты и подпись, копия заполненного бланка остается в организации.
Копии использованных бланков или отрывных корешков упаковываются в мешки, которые опечатываются и хранятся в течение пяти лет. Через пять лет, по истечении месяца со дня проведения инвентаризации использованные копии БСО уничтожаются, о чем составляется акт о списании использованных бланков строгой отчетности.
Акт подписывается членами комиссии, присутствующими при уничтожении бланков. Комиссия назначается приказом руководителя.
Уничтожение копий использованных БСО, по которым истек установленный срок хранения, а также испорченных и некомплектных бланков, может осуществиться следующими способами:
Способ, которым уничтожаются бланки, выбирается исходя из количества уничтожаемых БСО.
Порядок уничтожения установлен п.19 Положения №359.
Нарушение порядка использования и сроков хранения БСО является правонарушением, за которое предусмотрена налоговая ответственность, в соответствии со ст.106 НК РФ, и административная ответственность по ст. 2.1 КоАП.
Ответственность за невыдачу БСО
Невыдача бланка строгой отчетности приравнивается к непробитию чека. За такое нарушение предусмотрена административная ответственность по ст. 14.5 и 23.5 КоАП:
- На организацию – от 30 до 40 тыс. рублей;
- На руководителя – от 3 до 40 тыс. рублей;
- На виновное лицо (кассир-операционист) – от 1,5 до 2 тыс.рублей.
За отсутствие бланков строгой отчетности ответственность предусмотрена ст. 120 Налогового кодекса, такое нарушение является грубым нарушением правил учета доходов и расходов.
А.С. Колосовская, налоговый консультант
Как известно, организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ККТ выдавать заказчикам бланки строгой отчетности (БСО)п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ) .
В этой статье мы рассмотрим, как правильно работать с такими бланками с момента их приобретения и до уничтожения, а также как отражать движение БСО в бухгалтерском и налоговом учете.
Для того чтобы определить, какой бланк вам надо использовать, необходимо проверить, нет ли для вашего вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет - вам придется разработать форму бланка самостоятельнопп. 3, 5, 7 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее - Положение), . Напомним, что принадлежность вида деятельности к услугам населению определяется по Общероссийскому классификатору таких услуг (ОКУН)Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163 .
Для отдельных видов услуг формы БСО могут быть разработаны и утверждены каким-либо федеральным органом властипп. 5-7 Положения . Например, Минтранс вправе устанавливать формы авиабилета и иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, грузовп. 4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ ; подп. 5.2.3 п. 5 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 № 395 ; Приказ Минтранса России от 18.05.2010 № 116 .
В настоящее время действуют следующие утвержденные Минфином БСОп. 3 Положения... утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) :
Теперь о том, как использовать старые БСО, утвержденные еще до вступления в силу действующего сейчас Положения о наличных расчетах без ККТ :
Если вы выяснили, что обязательной формы БСО для ваших услуг нет (а в большинстве случаев это именно так), то с мая 2008 г. у вас есть право самостоятельно разработать форму БСОИнформационное письмо Минфина России от 22.08.2008 . Важно лишь включить в БСО все обязательные реквизиты, перечисленные в Положениип. 3 Положения . То есть меньше, чем указано, реквизитов быть не может, а вот добавлять дополнительные реквизиты в БСО можноподп. «к» п. 3 Положения . Однако особенно усердствовать с дополнительными реквизитами все же не стоит. Ведь даже если вы, заполнив все обязательные реквизиты, не заполните дополнительно введенный вами реквизит, то суд теоретически может приравнять это к невыдаче БСО и вас оштрафуют за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ .
Компоновка реквизитов в бланке также отдана на откуп исполнителям услуг.
Если для ваших услуг нет обязательной формы БСО, разработайте ее сами с соблюдением требований Положения и утвердите приказом по организации. За образец можно взять старую форму БСО, убрав оттуда ссылки на реквизиты нормативного документа, утвердившего форму бланка, и код ОКУД. Этим вы избавите себя от лишних судебных споров о правомерности использования старых форм БСО.
И еще одно общее для всех бланков требование: форма должна обеспечивать одновременное заполнение копии бланка либо иметь отрывную частьп. 8 Положения .
Обязательные реквизиты БСОп. 3 Положения :
Кроме случаев, когда:
А может ли приходный кассовый ордер (ПКО)унифицированная форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 заменить БСО?
ПКО и квитанцию к нему можно использовать в качестве БСО, если они изготовлены в типографии и в них есть все реквизиты, обязательные для БСО. Так же считают и многие судысм., например, Постановления ФАС ЗСО от 05.11.2009 № А45-10533/2009 ; ФАС ПО от 08.10.2009 № А65-12792/2009 . Правда, наличие судебных споров показывает, что подобные действия одобрения у налоговых органов не вызывают. Есть и судебное решение не в пользу организацииПостановление ФАС СЗО от 03.09.2009 № А21-1389/2009 .
К тому же если приходные кассовые ордера у вас будут не просто первичными кассовыми документами, а еще и БСО, то оформлять, хранить и учитывать их придется так же, как и бланки строгой отчетности. Так что безопаснее все-таки самостоятельно разработать бланк и пользоваться именно им.
Бланки строгой отчетности надо изготавливатьп. 4 Положения :
В типографиях БСО печатались и раньше. Напомним только, что на типографском БСО должны быть дополнительно указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж)п. 4 Положения , п. 9 Положения .
А что же такое автоматизированная система? Вообще-то давать разъяснения по этому вопросу - компетенция МинпромторгаПисьма Минфина России от 03.08.2010 № 03-01-15/6-170 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 , от 06.03.2009 № 03-01-15/2-96 . Он же пока никаких разъяснений не выпускал.
Положением установлены лишь требования к автоматизированной системе, согласно которым она должнап. 11 Положения :
При этом контролирующие органы считают, что обычный компьютер для изготовления БСО не подходит. Причина - он не обеспечивает защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке. По мнению Минфина и налоговых органов, автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к кассовой техникеПисьма Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 17-15/126038 .
Так что по-прежнему этот вопрос остается открытым.
Испорченный бланк нельзя просто выбросить. Его нужно перечеркнуть и приложить к книге учета бланковп. 10 Положения .
Сначала вам нужно выбрать ответственного за БСО работника. С таким работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственностист. 244 ТК РФ ; п. 14 Положения . Он будет получать БСО, учитывать их в специальной книге, отвечать за их сохранность, заполнять их сам или выдавать тем работникам, которые получают в оплату услуг наличные деньги. Принимать купленные бланки ответственный работник должен в присутствии созданной по приказу руководителя комиссии, сверяя количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСОпп. 13, 15 Положения . А передавая бланки работнику, который будет непосредственно рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета БСО расход и остаток бланков.
Сразу скажем, что если вы выдали БСО сразу после оказания услуги и выручка попала в кассовую книгу за этот день, то только за отсутствие книги учета БСО и актов об их приеме и уничтожении к административной ответственности вас привлечь никто не сможетст. 14.5 , ст. 15.1 КоАП РФ . А поскольку акты и книга учета БСО - это не первичные документы и не учетные регистры, оштрафовать вас по ст. 120 НК РФ у налоговых органов тоже не получится.
Однако не стоит по этой причине отказываться от составления книги и акта об уничтожении БСО. Ведь в их оформлении в первую очередь заинтересована сама организация. Вам же нужно контролировать количество бланков, которые находятся у работников. А услуга - это не товар, и инвентаризацией мало что можно выявить. Тогда как по книге учета БСО сразу видно, что вы, например, передали работнику, принимающему от заказчиков деньги за услуги, 100 бланков, а вернулись к вам только 80. Значит, работнику придется объяснить, куда он дел остальные 20 бланков. По нашему мнению, чем действительно можно пренебречь, так это актом приема бланков - для приемки БСО вполне достаточно книги учета и накладной на бланки, выписанной типографией.
Унифицированной формы книги учета БСО нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно, а можно взять форму из Указаний ГМЭКприложение № 6 к Указаниям по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) или воспользоваться формой книги, утвержденной Минфином для бюджетниковПриказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н . Ее листы нужно пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организациип. 13 Положения .
Заполнение не всех реквизитов БСО приравнивается к его невыдаче, что приведет к наложению штрафа за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ ; п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 ; п. 3 Положения ; Постановления ФАС ДВО от 28.02.2007 № Ф03-А51/07-2/123 ; ФАС СКО от 29.04.2009 № А32-18480/2008-56/286-13АЖ :
К порядку хранения БСО сложных требований нет - достаточно, если вы будете хранить бланки в сейфе, который в конце каждого рабочего дня надо опечатыватьп. 16 Положения . Кроме того, инвентаризацию бланков необходимо проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассеп. 17 Положения ; пп. 3.39, 3.40, 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 ; пп. 37, 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 .
Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, надо хранить не меньше 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок и пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланковп. 19 Положения , п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Форму такого акта вы можете разработать самостоятельно или взять форму акта, разработанную для бюджетниковприложение № 2 к Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н .
В бухгалтерском учете БСО отражают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценкеПлан счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н . Проще оценить БСО в сумме фактических затрат на их изготовление.
Раньше ГМЭК рекомендовала купленные БСО сначала учитывать на счете 10 «Материалы» по их фактической стоимости и по мере использования списывать на затратные счетаУказания по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) . Однако это, во-первых, усложняло учет. А во-вторых, вообще противоречило назначению счета 10, поскольку никакой ценности БСО сами по себе не имеют, и поэтому вряд ли их можно назвать материально-производственными запасами. По этим причинам счет 10 для учета БСО использовать неправильно. Обычно стоимость бланков сразу при их оприходовании включают в затраты проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Либо канцелярских расходовподп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ; Письмо Минфина России от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123 .
/ условие / ООО «Артель» ремонтирует обувь по заказам физических лиц (бытовые услуги населению).
01.08.2010 бухгалтер-кассир В.Л. Орионова получила из типографии (по накладной от 01.08.2010 № 509) 1000 квитанций (БСО), по которым общество принимает наличную выручку.
Стоимость услуг типографии - 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Серия бланков ЛХ, номера от 000001 по 001000.
На следующий день, 02.08.2010, 70 бланков переданы обувщику А.В. Меркурьеву, оказывающему услуги по ремонту обуви и принимающему оплату от заказчиков. Право обувщика получать бланки строгой отчетности в бухгалтерии предусмотрено приказом руководителя ООО от 11.01.2010 № 5. 02.08.2010 обувщик сдал пять копий квитанций на оплату услуг по ремонту обуви. Помимо этого, две квитанции обувщик испортил и также сдал их в бухгалтерию.
/ решение /
Для забалансового счета 006 организация открыла субсчета: 006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии», 006-2 «Бланки квитанций у исполнителя». Забалансовый учет БСО ведется в сумме фактических затрат. Стоимость 1 бланка - 0,9 руб.
((1062 руб. - 162 руб.) / 1000 шт.).
Прием бланков из типографии и их выдачу обувщику В.Л. Орионова отразила в книге учета БСО. Также к книге она приложила испорченные бланки.
| Дата | От кого получено и кому отпущено | Основание (наименование, номер и дата документа) | Приход | Расход | Остаток | ||||||
| число | месяц | год | количество | серия и номер бланка | количество | серия и номер бланка | подпись лица, получившего бланки | количество | серия и номер бланка | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 01 | 08 | 2010 | Типография | Товарная накладная от 01.08.2010 № 509 | 1000 | ЛХ 000001 - ЛХ 001000 | - | - | - | 1000 | ЛХ 000001 - ЛХ 001000 |
| 02 | 08 | 2010 | А.В. Меркурьев | Приказ руководителя от 11.01.2010 № 5 | - | - | 70 | ЛХ 000001 - ЛХ 000070 | 930 | ЛХ 000071 - ЛХ 001000 | |
Давайте посмотрим, какие записи нужно сделать бухгалтеру ООО «Артель», чтобы отразить операции в бухгалтерском учете.
| Содержание операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
| В день приобретения квитанций (01.08.2010) | |||
| Отражены затраты на приобретение квитанций (1062 руб. – 162 руб.) |
26 «Общехозяйственные расходы» | 900,0 | |
| Отражен НДС по квитанциям | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 162,0 | |
| НДС по квитанциям принят к вычету | 68-НДС | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 162,0 |
| Квитанции в условной оценке приняты к забалансовому учету (0,9 руб. х 1000 шт.) |
900,0 | ||
| В день выдачи квитанций обувщику (02.08.2010) | |||
| Обувщику выданы квитанции (0,9 руб. х 70 шт.) |
006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии» | 63,0 | |
| 63,0 | |||
| Обувщик отчитался по использованным и испорченным квитанциям ((5 шт. + 2 шт.) х 0,9 руб.) |
006-2 «Бланки квитанций у исполнителя» | 6,3 | |
Не забывайте, что даже если вы применяете ЕНВД по бытовым услугам населению и не используете при этом ККТ, то вам необходимо применять БСОпп. 2, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ . Иначе налоговики могут вас оштрафовать так же, как за неприменение кассового аппаратаст. 14.5 КоАП РФ .
Бланком строгой отчетности называют первичный документ , который подтверждает произведение оплаты денежных средств. Воспользоваться БСО могут не все категории налогоплательщиков. Формуляр строгой отчетности выдается приобретателю услуги или какой-либо продукции.
На производствах юридических и физических лиц БСО заменяет товарный чек, талон или квитанцию об оплате. Такой вид документации может иметь применение только при оказании услуг или продаже продукции населению. При ведении наличного расчета между руководителями предприятий в сфере предпринимательской деятельности форма строгого учета категорически не может быть использована.
Основным объектом для учета бланков являются услуги, указанные в классификаторе услуг для организаций и предприятий (ОК002-93)
. Начиная с января 2017 года, был введен новый классификатор видов для ведения экономической деятельности под редакцией первого классификатора.
В связи с таким введением ОК002-93 потерял юридическое действие. Законодательный документ, который регулирует учет БСО на сегодняшний день – это Правительственное Постановление №359 от 06.05.2008 г.
В связи с изменениями в законодательной базе в 2018 году формы строго учета будут переведены в электронный вид . Бланки, которые используются в данный момент, утратят юридическую силу, а следовательно, прекратят соответствовать нормам и требованиям законодательства. После 01.07.2018 г. предприниматель обязан перевести БСО в электронный вид с установкой специального программного обеспечения для проводок операций с потребителями и налоговыми органами.
На основе Положения каждый БСО обязан содержать установленный перечень реквизитов:
До изменения Положения в формах СО ставилась печать предприятия, которая отображала название и коды, но при законодательном установлении №82-ФЗ такая функция отменилась . Разработкой с правом подписи ФСО занимается сотрудник предприятия, который назначен письменным приказом, утвержденным руководителем.
Форма считается недействительной, если произведены исправления стоимости услуги или ее вида. При выполнении такого исправления документ перечеркивается и подлежит утилизации в порядке, предусмотренном законом.
Печать можно произвести в типографии
и самостоятельно
. Если печать производится самостоятельно, лист должен быть распечатан при помощи базы данных, созданной в ПК. Регистрация такого бланка в налоговой службе не обязательна.
При создании документа в стандартных программах Windows и распечатке его на стационарном принтере лист не подлежит применению (недействителен) . Бланк БСО замещает кассовый чек, поэтому необходимо соблюдение нормативной дисциплины.
Порядок регистрации документации при изготовлении бланков в типографии:
Порядок такой сложной процедуры необходимо соблюдать по причине того, что БСО – важный документ строгой отчетности организации. При проведении проверки налоговой службой количество формуляров должно соответствовать количеству прошедших печать, а также сумма выручки должна соответствовать сумме, вписанной в отрывные корешки.
Непосредственный учет ведется в книге регистрации (типовой пример можно использовать по форме 448 ОКУД). Данные, которые должна содержать книга:
Инвентаризация документов проводится с подсчетом наличных денежных средств в кассе предприятия. Результат такого подсчета отражается в форме ИНВ-16.
При печати листов самостоятельно, специальная автоматизированная система проводит учет и подсчет бланков, требуемые сведения отражаются в памяти системы, поэтому книга регистрации на таких производствах не ведется.
Способы учета бланков налоговыми службами, а также проведение операций при принятии и списании напрямую зависят от дальнейшего применения БСО
. В данном случае учет ведется, если бланки используются собственником либо в качестве перепродажи.
Большинство организаций и лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, используют формуляры для расчета с клиентами. При проведении расчетных операций стоимость типографических бланков указывается в счете 20 (ОС) или счете 44 (расходы продаж).
При самостоятельном изготовлении счета, в которых отражаются стоимость документа, остаются неизменными. Может учитываться только амортизация основных средств и материалы для изготовления.
Существует необходимость отразить калькуляцию формуляров на забалансовом счете 006 , так как подотчет условной оценки стоимости должен показывать баланс компании. Также для устранения дополнительных вопросов следует вести аналитический учет, который касается видов и мест хранения бланков.
При осуществлении налогового контроля стоимость формуляров включается в текущие расходы .
В процессе приобретения бланков компания может и не определиться с тем, как формы будут реализовываться. В таком случае приход лучше отражать на счете 10 (Материалы). Далее следует проведение нескольких бухгалтерских проводок для осуществления реализации. При налоговом отображении следует списать в расходы организации на момент продажи.
Основой корреспонденции БСО являются:
Приобретение БСО отражается на счетах:
Бланки БСО должны учитываться при прохождении всех этапов движения в организации
. При проведении операций по выдаче и поступлению обязательно составляются соответствующие акты.
Первый составляется на этапе приема бланков из типографии, акт должен быть заверен ответственными лицами: главный бухгалтер, кладовщик, представитель от типографии. После происходит выдача ответственному лицу (кассиру), который непосредственно проводит .
Следующий акт составляется при получении формуляров со склада (хранилища) с подписями передававшего и принявшего. Все акты должны содержать информацию о количестве и предоставлять сведения о серии и номере.
Для проведения инвентаризации по всем правилам, установленным на законодательном уровне, следует придерживаться последовательности заполнения таких актов:
Проводя такую операцию в компании, руководитель назначает председателя и членов инвентаризационной комиссии письменно предоставленным приказом по предприятию . Далее следует взять письменную расписку с ответственного лица о том, что вверенное ему имущество находится в сохранности и для проведения инвентаризационной описи готово.
Проверка проводится с помощью сводки аналитических данных в присутствии комиссии, которая далее подписывается под данными сверки. Излишек или недостача БСО отражается в акте сверки, излишек следует оприходовать по установленным правилам, а недостачу списать. С лица, которое отвечает за сохранность, требуется пояснительная записка.
Для списания форм СО по каким-либо причинам следует документально определить их стоимость , также установить виновное лицо , которое будет возмещать ущерб предприятию. Все данные о пропаже, порче или краже отображаются в описи инвентаризационной комиссии.
После истечения срока необходимого хранения документ подлежит утилизации . В течение 5 лет на предприятии должны храниться корешки экземпляров на выдачу услуг или продукции согласно нормам и правилам. Они должны сохраняться в качественно упакованном и распределенном по годам виде.
Количественный отсчет периода начинается с последнего рабочего дня отчетного года. Акт утилизации составляется в произвольной форме, но обязательно содержит уточненные данные о карт-бланшах, кто и когда учитывал бланки, а также способ их ликвидации. Способ утилизации предприятие определяет самостоятельно, в зависимости от количества данного материала.
Положение о хранении форм строгой отчетности регламентирует субъекты хозяйственной деятельности к качественной сохранности первичных документов . Первым сохранным обозначением является нанесение логотипа и номеров формуляров на документ при печати . Для защиты бланка передача его между юридическими лицами запрещается. Для того чтобы хранение происходило на законодательном уровне, руководителю следует подробно ознакомиться с инструкцией о порядке разработки и хранении БСО.
На отдельном предприятии каждый руководитель единолично устанавливает порядок хранения и перечень необходимых документов для хранения. В обязательном порядке БСО хранятся в специально оборудованных архивах, сейфах либо железных шкафах. Ключи от таких помещений хранятся у ответственных лиц, на которых возложена эта функция по приказу руководителя. Ответственность за сохранность бланков непосредственно несет ответственный, а за тем — руководитель предприятия.
Особенности учета БСО в 1С представлены в данной инструкции.
Ведение учета БСО является одним из требований законодательства. Чтобы делать это правильно, нужно понимать, что собой представляет и как заполнять журнал учета.
Их применяют для расчетов в процессе оказания услуг и внутри предприятия. Такие бланки можно рассматривать в качестве альтернативы кассовому аппарату и не только. При расчете за товары их применять нельзя.
Предприятием может быть оказано только по безналичному расчету. Такие документы применяются только, если услуги предоставляются физическим лицам.
Для некоторых разновидностей деятельности бланки зафиксированы в нормативных актах, для большинства других этого нет. Важно, чтобы на бланке обязательно присутствовал необходимый состав реквизитов.
Печатать бланки самостоятельно на компьютере нельзя (можно лишь при исполнении некоторых довольно сложных условий), их фактически можно получить только в типографии. Обычно это не составляет каких-либо проблем.
Считается, что использовать такие бланки можно только для тех услуг, которые содержатся в перечне ОКУН. Но это спорная точка зрения. На эту тему часто происходят дискуссии.
Для учета наличия и движения этих бланков. Говоря конкретнее, указывается количество бланков:
Здесь требуются пояснения. Как известно, на бланках должны быть указаны их номер и серия. При заказе в типографии обычно диапазон номеров и нужные серии определяет заказчик. В большинстве случаев вид обычного БСО в типографии уже определен.
В некоторых случаях для определенных видов услуг существуют специальные бланки. В других речь идет о том, что бланк должен содержать определенный набор реквизитов, но его форма остается на усмотрение предпринимателя. В последнем случае, хотя может быть предложен свой вариант, удовлетворяющий требованиям законодательства, обычно типография имеет уже сформированные образцы бланков.
В журнале не отмечается выдача заполненных бланков конкретным клиентам. На предприятии, как правило, которому выдают определенное количество бланков, он их заполняет и выдает клиентам по мере необходимости. С таким лицом предприятие заключает договор о материальной ответственности. Испорченные бланки, а также копии или корешки использованных квитанций хранятся в опечатанных пакетах пять лет. Испорченные бланки выбрасывать не разрешается.
Списание тех бланков, которые уже использованы, разрешено через пять лет хранения. Обычно принято это делать через пять лет и один месяц. При этом не разрешается их просто уничтожать. Для этого на предприятии создается комиссия, которая и производит уничтожение, составив соответствующий акт об этом и указав серии и номера уничтоженных документов.
В журнале не указываются данные о доходах, которые были получены в процессе оказания услуг, сопровождаемых выдачей таких бланков. Здесь отражаются только их количественные перемещения и имеющийся остаток.
Не существует утвержденной формы книги учета. Однако в ней должны иметь место определенные реквизиты. Могут использоваться самостоятельно разработанные формы, однако многие используют форму ОКУД 0504045 в качестве основы этого документа.
Для того чтобы начать использование журнала необходимо:
В налоговой регистрировать книгу не нужно.
При формировании книги ее реквизиты относятся к шапке и к заполнению таблицы.
В первом случае обычно необходимо предусмотреть следующие графы:
Данные о движении бланков должны быть отражены в специальной таблице. В ней должны быть предусмотрены следующие графы:
В процессе учета применяется условная цена. Ее принимают произвольным образом. Обычно берут стоимость одного бланка равной одному рублю. Это дает дополнительные удобства при ведении учета. Так, остаток и движения отражаются на одном из забалансовых счетов, а наличие, хотя и условной, цены позволяет применять правила бухгалтерского учета.
Когда журнал прошит и пронумерован, концы шнура обычно проклеиваются бумагой, на которой должна быть проставлена и подписи директора и главного бухгалтера. Кроме этого, там ставится дата оформления.
Аккуратное, правильное ведение документации является одним из важных условий успешного бизнеса.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Случается, что начинающие предприниматели слабо ориентируются в доступных им возможностях оптимизации ведения собственных бизнес-процессов. Одни бизнесмены по привычке продолжают работать с применением не самой для них выгодной системы налогообложения, а другие покупают кассовый аппарат и ежегодно платят за его обслуживание не зная, что их вид деятельности позволяет вместо кассовых чеков использовать бланки строгой отчётности. Знание таких нюансов позволит бизнесмену сэкономить немало сил и времени.
Бланком строгой отчётности (сокращённо БСО) называют документ, применяемый при оказании услуг гражданам для соответствующего оформления факта получения от клиента оплаты за оказанную услугу наличными деньгами либо посредством платёжной карты. Иными словами, БСО представляет собой альтернативный кассовому чеку вариант подтверждения платежа. Возможность использования этого документа даёт предпринимателю выбор между использованием ККМ при оказании услуг либо применением БСО.
Важной особенностью в работе с БСО является тот факт, что подобный документ может быть выписан только при оказании услуг частным предпринимателям либо физлицам (смотри Постановление Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ No16 от 31 июля 2003 года). Организациям БСО выписаны быть не могут, а оказанные им услуги оплачиваются по безналичному расчёту.
Определить типы услуг, при оказании которых однозначно разрешается применять БСО, позволяет специальный реестр услуг под названием Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН). Однако законом, к сожалению, предусмотрены не все возможные ситуации, поэтому часто возникают судебные споры о том, разрешено ли применять БСО к тем или иным видам услуг, которые оказываются физическим лицам и ИП, но почему-то не внесены в ОКУН. К таким услугам относятся, в частности, риелторские услуги и некоторые виды юридических услуг. Неповоротливость государственной машины можно оценить также и по отсутствию в классификаторе такого востребованного сегодня вида услуг как ремонт электронных книг. Если тип оказываемых услуг отсутствует в ОКУН, бизнесмен обязан применять ККМ и выдавать клиенту кассовый чек в подтверждение платежа.
Возможность применения БСО определяет федеральный закон No 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. Статья 2.2 названного закона сообщает, что порядок утверждения формы бланков, их учёта, хранения и ликвидации назначается Правительством РФ. БСО может иметь различные названия, которые будут зависеть от типа услуг, оказываемых населению. Так, к бланкам строгой отчётности относятся, например, различные билеты, путёвки, абонементы, квитанции и так далее. В фотогалерее далее представлены различные варианты БСО.
БСО служит аналогом кассового чека БСО не может быть выписан юридическому лицу БСО разрешается выписывать только индивидуальным предпринимателям и физическим лицам БСО должны производиться с использованием специальных автоматизированных систем БСО подлежат строгому учёту БСО должен заполняться от руки БСО могут оформляться различными способами
Товарный чек не может служить индивидуальному предпринимателю бланком строгой отчётности. Более того, эти два документа выполняют совершенно разные функции. Товарный чек служит скорее подтверждением факта передачи товара в определённом количестве покупателю и дополняет собой кассовый чек, который, в свою очередь, свидетельствует о том, что за товар была получена некоторая сумма денег. Бухгалтерия компании и налоговые инспекторы с удовольствием примут в качестве подтверждения расходов комбинацию из кассового и товарного чеков, но будут крайне недовольны, получив лишь один из этих документов в качестве отчётного документа о покупке. Кроме того, оформление кассового чека не является унифицированным, и возможны различные варианты оформления этого документа.
БСО относится к числу первичных документов учёта и выдаётся в качестве подтверждения факта оплаты оказанных услуг. Бланк может быть сформирован в типографии либо с использованием специализированной автоматизированной системы. Заполнение бланка выполняется в момент выполнения расчёта между исполнителем услуги и её получателем. Сам процесс создания бланка строго регламентируется законодательством. Последний должен соответствовать всем требованиям, перечисленным в подробностях в разделе далее.
Постановление Правительства РФ N 359 от 6 мая 2008 г. однозначно требует, чтобы используемые бизнесменом БСО были произведены типографским способом либо с применением особых автоматизированных систем. К упомянутой системе предъявляются следующие требования:
Автоматизированные системы своим видом напоминают небольшие кассовые аппараты. Купить такую систему чаще всего можно в тех же центрах, что продают и ККМ. Стоимость системы для изготовления БСО в специализированных центрах составляет примерно пять тысяч рублей. Стоимость изготовления бланка в типографии колеблется в районе трёх рублей за экземпляр, при этом стоимость производства будет определяться типом бланка, размером тиража и сроками его изготовления.
Положение о применении БСО утверждено постановлением Правительства РФ №359 от 6.05.08. Этот документ диктует список обязательных реквизитов, которые должны быть указаны на бланке, а также способы его производства. Внешнее оформление бланков также будет отличаться в зависимости от типа документа (билет, путёвка, квитанция и так далее).
Информационное письмо Министерства финансов от 22 августа 2008 года позволяет организациям и индивидуальным предпринимателям применять индивидуально разработанные бланки отчётности при условии, что в них будут содержаться определённые пунктом 3 названного выше Положения реквизиты, а именно:
Закон запрещает использовать бланки, разработанные самостоятельно, лишь когда существуют формы БСО, утверждённые соответствующими министерствами. К числу таких форм относятся, в частности, следующие:
Кроме того, стандартные формы БСО приняты для всех видов билетов (железнодорожных, авиа, общественным транспортом), багажных квитанций и тому подобных документов.
Личный опыт автора данного материала показывает, что весьма рискованным может оказаться использование для выпуска БСО услуг различных сайтов, предлагающих возможность сформировать бланки онлайн с последующей распечаткой их с помощью обычного компьютера и офисной оргтехники. И хотя подобные сайты и уверяют потенциальных клиентов в законности такого метода изготовления бланков, доказать законность выпущенных этим способом бланков едва ли возможно. У предпринимателя не будет никакого шанса подтвердить, что при создании бланков использовалась система, полностью удовлетворяющая перечисленным выше требованиям закона. Автор однажды наблюдал процесс переговоров касательно природы происхождения используемых бланков строгой отчётности между налоговым инспектором и частным предпринимателем, оказывающим населению услуги такси. К сожалению, бизнесмену пришлось уплатить штраф и отказаться от дальнейшего сотрудничества с предприимчивыми онлайн-производителями бланков.
В большинстве случаев типография, изготавливающая бланки БСО, и заказчик являются разными хозяйствующими субъектами, поэтому факт передачи изготовленных бланков из типографии клиенту обязательно требует подтверждения посредством выпуска отдельного первичного документа, называемого актом приёмки БСО. Упомянутый акт может быть составлен в любой удобной для сторон форме. Пример подобного акта можно найти на иллюстрации ниже. 
При получении вновь изготовленных бланков БСО стороны должны подписать акт приёмки
С 1 июля 2018 года использование БСО, изготовленных типографским способом, а также посредством автоматизированных систем, не относящихся к контрольно-кассовой технике, будет под запретом. С этого момента разрешено будет использовать лишь бланки, изготавливаемые с помощью автоматизированных систем, приравненных к ККМ. Они должны будут соответствовать требованиям, установленным в ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Каждый БСО состоит из двух страниц, вторая страница является полной копией первой страницы и формируется автоматически при заполнении первой страницы благодаря пропитке её специальным составом. Также существует вариант БСО с отрывными корешками. Оригинальный заполненный листок прикрепляется к договору об оказании услуг и остаётся у предпринимателя, а копия достаётся получателю услуги вместе с его экземпляром договора, а также актом выполненных работ. Некоторые бизнесмены предпочитают оставлять себе копию, отдавая оригинал клиенту. При использовании отпечатанных в типографии бланков рекомендуется отрывать заполняемый талон и работать с ним отдельно, чтобы вновь вносимый в бланк текст не отпечатался также и на других бланках. Помарки и ошибки в бланках не допускаются. Если бланк оказался испорчен, необходимо его перечеркнуть и сохранить отдельно. Бланки БСО не требуют регистрации в налоговой, но каждый из них пронумерован, поэтому сохранённые бланки нужны, чтобы избежать вопросов от налоговиков при проверках.
Само заполнение бланка не таит в себе никаких секретов. Правила заполнения бланков одинаковы для ИП и организаций. На иллюстрации далее приведён пример заполненной первой страницы БСО. Бланк содержит реквизиты заказчика, тип оказываемой услуги, её стоимость, дату выполнения работы и подпись кассира либо материально ответственного лица, подтверждающая получение денег от клиента. 
БСО может заполняться от руки в момент оказания услуги
Пример страницы-копии бланка приведён на следующей иллюстрации. 
Отрывной лист БСО передаётся заказчику вместе с договором и актом выполненных работ
Бланки строгой отчётности должны быть подвергнуты обязательному учёту и хранению. Способы учёта будут зависеть от того, как именно были произведены бланки (в типографии либо с помощью специальной автоматизированной системы).
Прежде всего, за все операции с типографскими бланками строгой отчётности должен отвечать специально выделенный сотрудник, которым может быть и сам индивидуальный предприниматель. С названным сотрудником заключается договор о материальной ответственности. Оприходование бланков включает в себя проверку соответствия их фактического количества, а также реквизитов (номер и серия) сведениям, указанным в сопроводительных документах. Кроме того, на предприятии выпускается приказ о формировании комиссии по приёмке БСО. После проверки соответствия составляется акт приёмки БСО, под которым должен поставить свою подпись непосредственно руководитель предприятия, а также члены заранее сформированной комиссии по приёмке БСО.
Для хранения бланков необходимо создать условия, исключающие возможности случайного повреждения либо хищения документов. Многие компании используют для хранения металлические сейфы, пожаропрочные шкафы либо и вовсе специально обустроенные помещения.
Учёт бланков осуществляется в специальной книге учёта БСО, о которой речь пойдёт в этой же статье далее.
Сотрудник заполняет бланк строгой отчётности в момент получения от клиента оплаты за услугу. Одна часть бланка передаётся получателю услуги, отрывной корешок же (либо копия) остаются на хранение у поставщика услуги и служат подтверждением факта поступления средств. На полученную от заказчика сумму выписывается приходный кассовый ордер. Собранные таким образом отрывные корешки либо копии БСО пакуются в мешки, мешки опечатываются и хранятся на протяжении пяти ближайших лет. По истечении этого срока документы уничтожаются с составлением специального акта о списании БСО. Испорченные и бракованные БСО также могут быть утилизированы лишь по истечении положенного пятилетнего срока хранения.
Бланки, изготовленные с использованием специальной автоматизированной системы учитываются посредством этой же системы, поскольку в ней заложен специальный алгоритм, фиксирующий сведения о каждом изготовленном бланке, а также сохраняющий информацию об этих изменениях на протяжении положенных законом пяти лет. Вести книгу учёта БСО при таком подходе необходимости нет. Правила выдачи заполненных БСО заказчикам, а также порядок хранения и последующего уничтожения корешков бланков или их копий полностью идентичны с выше озвученными правилами работы с типографскими БСО.
Книга учёта БСО может называться также и журналом учёта. Современное законодательство не имеет регламента на предмет оформления книги учёта бланков для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, поэтому предприниматели разрабатывают собственные варианты книги исходя из своих потребностей и возможностей. Страницы такой книги в обязательном порядке должны быть пронумерованы, а сама книга должна быть прошнурована и подписана руководителем компании и её главным бухгалтером либо индивидуальным предпринимателем. Если в компании используется печать, книга должна быть заверена и печатью.
Книга должна заполняться только от руки, ведение её в электронном виде недопустимо. В качестве основы для книги можно использовать самую обыкновенную канцелярскую тетрадь, расчерченную нужными полями. Можно также приобрести готовую книгу учёта в книжных либо канцелярских магазинах или вовсе заказать её изготовление в типографии, заранее оговорив, как именно книга должна быть расчерчена. В качестве основы для разработки собственной книги учёта можно использовать форму 0504045, которую обязаны использовать бюджетные организации согласно Приказу Министерства финансов № 173н.
Рассматриваемая книга заводится непосредственно перед введением в работу пронумерованных бланков, а вести её необходимо до тех пор, пока в ней не закончатся прошитые и пронумерованные листы. В ежегодном обновлении книга не нуждается, а официальных сроков хранения для неё не установлено, поэтому книгу принято хранить на протяжении пяти лет с момента внесения заключительной записи, как и содержащиеся в ней документы.
В книге или журнале учёта полагается фиксировать любые сведения об операциях над БСО, к которым относятся их покупка, выдача, возврат, списание и выведение остатков. Рассмотренный далее пример заполнения книги учёта основывается на работе вымышленной организации ООО «Усы, лапы, хвост», предоставляющей услуги ветеринарного лечения. Заполнение книги индивидуальным предпринимателем выполняется аналогично. В качестве бланка строгой отчётности рассматриваемая фирма использует квитанции на оплату ветеринарных услуг, 100 штук которых было изготовлено в типографии и получено организацией 1 марта 2015 года. Оприходованные по бухгалтерии и проведённые по всем положенным формам отчётности квитанции были приняты уполномоченным сотрудником, а затем выданы троим работникам для дальнейшего использования в количестве 10 штук на человека.
Первый бланк из новой партии БСОВ соответствующих графах страницы книги зафиксируем информацию о поступлении БСО. 
Фиксируем сведения о поступлении БСО
Вносим информацию о передаче некоторого количества бланков под отчёт материально ответственным сотрудникам. 
Информация о передаче бланков для использования сотрудниками должна быть внесена в книгу учёта
