Uvod
Praktična obuka prošla u Chisty Grad doo. Vrsta realizacije osnovne djelatnosti: izvođenje radova i usluga u vezi sa čišćenjem teritorije i održavanjem putne mreže grada.
Industrijska praksa, usmjerena na praktičnu primjenu vještina stečenih u procesu učenja, omogućila je konsolidaciju stečenog znanja.
Tokom perioda prakse, moji ciljevi su bili da učim:
· Dokumentacija za računovodstvo imovine organizacije, osnovni detalji dokumenata, vrste dokumenata;
· Procedura za period skladištenja dokumenata organizacije;
· Vođenje evidencije o sredstvima organizacije;
· Vođenje evidencije materijala;
· Vođenje evidencije robe;
· Vođenje evidencije troškova proizvodnje;
· Vođenje evidencije o troškovima prodaje;
· Vođenje evidencije gotovih proizvoda;
· Vođenje evidencije osnovnih sredstava i nematerijalne imovine;
· Vođenje evidencije o finansijskim ulaganjima;
· Vođenje evidencije o potraživanjima organizacije.
Karakteristike organizacije doo "Chisty Grad"
Proučavanje računovodstvenih politika organizacije
Opće odredbe
Društvo sa ograničenom odgovornošću "Chisty Grad", u daljem tekstu Društvo, osnovano u skladu sa Građanskim zakonikom Ruske Federacije, Federalnim zakonom "O društvima sa ograničenom odgovornošću", drugim propisima koji uređuju osnivanje i poslovanje preduzeća na teritoriji Ruske Federacije. Ruske Federacije i odluke o osnivanju Društva ...
Osnivački dokument Društva je Statut.
Puni naziv kompanije na ruskom jeziku: Društvo sa ograničenom odgovornošću "Chisty Grad". Skraćeni naziv kompanije na ruskom: Chisty Grad LLC.
Lokacija kompanije: Ruska Federacija, Pskov, ul. Dekabristov, 19, kancelarija 100.
Pravni status kompanije
Preduzeće ima prava pravnog lica od trenutka njegove državne registracije po utvrđenom postupku. Preduzeće poseduje zasebnu imovinu, evidentiranu u samostalnom bilansu stanja, može u svoje ime sticati i ostvarivati imovinska i lična neimovinska prava, snositi obaveze, biti tužilac i tuženi na sudu. Kompanija ima okrugli pečat koji sadrži njeno puno ime kompanije na ruskom jeziku, naznaku lokacije kompanije. Preduzeće ima pravo na registrovanje pečata, memoranduma sa sopstvenim nazivom firme, sopstvenim logom, kao i žigom u skladu sa utvrđenom procedurom.
Društvo vodi spisak članova društva.
Preduzeće odgovara za svoje obaveze svom imovinom koja joj pripada.
Društvo ne odgovara za obaveze svojih članova.
Članovi društva ne odgovaraju za njegove obaveze i snose rizik nastanka gubitaka u vezi sa aktivnostima društva u okviru vrednosti svojih udela u osnovnom kapitalu društva.
U slučaju nesolventnosti (stečaja) društva krivicom njegovih učesnika ili krivicom drugih lica koja su sposobna da utvrđuju njegove radnje, navedeni učesnici ili druga lica, u slučaju nedostatnosti imovine društva, može biti poverena supsidijarna odgovornost za svoje obaveze.
Svrha i predmet aktivnosti
Preduzeće je komercijalna organizacija čija je svrha ostvarivanje dobiti.
Preduzeće ima građanska prava i obaveze neophodne za obavljanje svih aktivnosti koje nisu zabranjene saveznim zakonima.
Predmet delatnosti kompanije je privredna delatnost koja se odnosi na čišćenje teritorije i održavanje ulične i putne mreže grada Pskova:
1. Odvoz smeća sa kolovoza, trotoara i okolnih teritorija;
2. Košenje trave pored puteva i zelenih površina u granicama puteva i putnih čvorova grada;
3. Krpanje kolovoznih površina;
4. Popravka i održavanje stajališta javnog prevoza;
5. Održavanje i postavljanje novih putokaza i drugih uređaja za kontrolu saobraćaja;
6. Održavanje pješačkih i električnih ograda;
7.Slične aktivnosti.
Preduzeće ima pravo da obavlja spoljnoprivrednu delatnost u skladu sa zakonom utvrđenom procedurom.
Poslovi za koje su potrebne licence ili posebne dozvole obavljaju se tek nakon njihovog pribavljanja.
Odobreni kapital Društva
Da bi se osigurale aktivnosti kompanije, formiran je odobreni kapital u iznosu od 100.000 (sto hiljada) rubalja. Ovlašćeni kapital se sastoji od nominalne vrijednosti akcija njegovih učesnika.
Dokumentovanje poslovnih transakcija
Dokumentacija u računovodstvu organizacije Čisti Grad doo koristi se kao metod inicijalne registracije i pravne registracije objekata koji se prate, tj. metoda primarnog odraza uticaja svršene činjenice privrednog života na stanje računovodstvenih objekata
Knjigovodstveni dokument mora biti sastavljen u trenutku ekonomske transakcije, a ako to nije moguće, onda se mora sastaviti odmah po završetku transakcije ekonomskog posmatranja.
Dokumenti se razlikuju i po formi i po pokazateljima koji određuju sadržaj transakcija evidentiranih u njima. Glavni pokazatelji dokumenata koji karakterišu suštinu operacija nazivaju se detalji.
Atributi su informacijski element koji nosi neovisno značenje (na primjer, vrsta materijala, jedinica mjere, itd.).
Razlike u formi i sadržaju dokumenata određuju posebnosti njihove upotrebe u računovodstvenom radu. Zbog toga su, kako bi se olakšala obrada računovodstvenih dokumenata, grupisane prema homogenim karakteristikama.
Glavni znaci klasifikacije dokumenata su svrha, obim reflektovanih poslovnih transakcija (procedura formiranja), način korišćenja, mesto sastavljanja.
Računovodstveni dokumenti nemaju samostalno značenje. Sastavljaju se na osnovu upravnih i izvršnih akata i predstavljaju tehničko sredstvo za organizaciju računa.
Računovodstveni dokumenti su i dokumenti koje sastavlja računovođa kako bi pripremio i pojednostavio računovodstvene evidencije za dalju upotrebu u računovodstvenom procesu (na primjer, računovodstveni izvještaji, obračuni, itd.). Takvi dokumenti se koriste samo u računovodstvu ove organizacije. Sadržaj i oblici ovih dokumenata zavise od tehničkih sredstava koja se koriste u računovodstvenom radu, suštine i liste pokazatelja sintetičkog i analitičkog računovodstva.
Pri grupisanju računovodstvenih dokumenata prema obimu iskazanih poslovnih transakcija razlikuju se primarni i zbirni dokumenti.
Primarni dokumenti nazivaju se dokumenti koji formaliziraju činjenice ekonomskog života u trenutku njihovog ispunjenja. Ovi dokumenti se nalaze na samom početku tehnološkog lanca računovodstvenog procesa. Oni čine osnovu primarnog računovodstva, jer se u primarnom dokumentu registruje činjenica o ekonomskom životu putem preliminarnog posmatranja i merenja. Primarna uključuje većinu računovodstvenih dokumenata koji sastavljaju poslovne transakcije (na primjer, gotovinske potvrde i priznanice, priznanice, fakture, itd.).
Konsolidovani dokumenti evidentiraju podatke o činjenicama iz privrednog života iz nekoliko primarnih dokumenata. Upotreba konsolidovane dokumentacije povezana je sa potrebom da se generalizuju podaci primarnih dokumenata i dobiju agregirani pokazatelji ili da se dobiju dodatne informacije o evidentiranim poslovnim transakcijama i da ih se računovodstveno prikaže u relevantnim odjeljcima. Primjer konsolidovanog dokumenta mogu biti izvještaji blagajnika (gotovinski izvještaji), koji sumiraju informacije o ulaznim i izlaznim nalozima za gotovinu i dokumentima koji su im priloženi; robni izvještaji sastavljeni na osnovu primarnih dokumenata o prijemu i utrošku materijalnih sredstava i dr.
Primarne i konsolidovane računovodstvene isprave mogu se sastaviti i na papiru i na kompjuterskim medijima. Ako je dokument sastavljen na mašinskom nosaču, tada se istovremeno mora pripremiti i njegova kopija na papiru. Ovaj uslov se održava i ako postoji zahtjev od strane agencija za provođenje zakona i tijela koja vrše kontrolu u skladu sa važećim zakonodavstvom.
Prema mjestu izrade, dokumenti se dijele na eksterne i interne.
Eksternim dokumentima smatraju se dokumenti koji su sastavljeni van organizacije, tj. dokumenti primljeni od drugih organizacija: računi - zahtjevi za plaćanje dobavljača; bankovni izvodi za tekuće i devizne račune; sudske naredbe o izvršenju itd.
Interni dokumenti su dokumenti koji se, bez obzira na njihovu svrhu, sastavljaju u okviru date organizacije.
Za registraciju u organizaciji prihvataju se samo propisno izrađeni dokumenti.
Prilikom dokumentovanja poslovnih transakcija dokumenti moraju biti kvalitetno sastavljeni, sadržavati pouzdane podatke o obimu i vremenu poslovnih transakcija. Za tačnost podataka odgovorna su službena lica koja su potpisala dokument.
Dokumente treba popuniti jasno, jasno, mastilom ili tehničkim sredstvima. Ne dozvoljavaju brisanje i neovlašćene načine ispravljanja pisanih podataka. Greške napravljene u dokumentima se moraju ispraviti tako što ćete netačan tekst ili brojeve precrtati jednim redom kako biste mogli pročitati ispravljene i ispravne podatke koji su gore napisani. Ispravka greške mora biti dogovorena i potvrđena potpisom lica koja su potpisala dokument, sa naznakom datuma ispravke.
Za izvod neke knjigovodstvene isprave uspostavlja se posebna kontrola popunjavanjem stubova čekova, potvrda naloga, izvoda dokumenata za kopiju. Ova kontrola se sprovodi u cilju sprečavanja vršenja neispravnih i nezakonitih radnji, sprečavanja, po mogućnosti, slučajeva rasipanja, krađe i drugih zloupotreba službenih lica.
Računovodstvene isprave sastavljene na propisan način prenose se u računovodstvenu službu radi dalje obrade i odražavanja u računovodstvu transakcija koje su izvršile. Nakon upotrebe, dokumenti se prenose u arhivu na čuvanje.
Proces kretanja knjigovodstvenih dokumenata od trenutka njihovog izdavanja (sastavljanja, nastanka), operativne upotrebe, računovodstvene obrade, unosa u računovodstvene registre pa do deponovanja u arhivu na čuvanje naziva se tok dokumenata.
Nakon ulaska u računovodstveni odjel, računovodstveni dokumenti prije svega podliježu provjeri suštine operacije i ispravnosti izvršenja dokumenta.
Provjera suštine operacije sastoji se u tome da se provjerava usklađenost izvršene operacije, sastavljene u dokumentu, sa važećim zakonskim odredbama. Ovakva provjera je jedno od najvažnijih sredstava kontrole radnika računovodstva nad poštivanjem zakonitosti i ekonomske isplativosti izvršenih poslova.
Prilikom provjere ispravnosti izvršenja isprava utvrđuje se da li je isprava sastavljena na propisanom obrascu, da li su svi njeni podaci pravilno popunjeni, da li su poštovana pravila za ispravku grešaka u dokumentu, vjerodostojnost isprave. potpisi zvaničnika itd. Dokumenti koji su sastavljeni suprotno utvrđenim pravilima vraćaju se na dodatnu obradu.
U arhivi organizacije knjigovodstveni dokumenti se čuvaju u rokovima koje utvrđuje Federalna arhivska služba. Minimalni period skladištenja računovodstvene dokumentacije u arhivi organizacije je 5 godina. Za pojedinačne dokumente određuju se drugi rokovi čuvanja. Na primjer, lični računi zaposlenih u organizaciji moraju se čuvati 75 godina, punomoćje za primanje sredstava i inventara - 3 godine itd.
Nakon isteka roka čuvanja, posebno važni dokumenti predaju se lokalnom Državnom arhivu, a ostali se uništavaju. Prijem dokumenata u Državni arhiv bilježi se u arhivskoj knjizi uz upućivanje na dokumente koji potvrđuju ovaj prijenos.
Oduzimanje primarnih dokumenata od organizacije dozvoljavaju samo istražni organi, organi za prethodnu istragu, tužilaštvo i sudovi, poreska inspekcija na osnovu rješenja ovih organa u skladu sa važećim ruskim zakonodavstvom o krivičnom postupku. Zapljena dokumenata se sastavlja u protokolu, čija se kopija uz potvrdu predaje rukovodiocu organizacije i glavnom računovođi. Glavni računovođa ili drugo službeno lice ima pravo, uz dozvolu iu prisustvu predstavnika organa koji oduzimaju dokumentaciju, da ukloni kopije dokumenata u kojima se navodi osnov i datum oduzimanja.
U slučaju gubitka ili uništenja računovodstvene dokumentacije, rukovodilac organizacije imenuje komisiju koja će istražiti razloge gubitka ili uništenja dokumenata. U neophodnim slučajevima pozivaju se predstavnici istražnih organa bezbjednosti i Državnog vatrogasnog nadzora da učestvuju u radu komisije, što je predviđeno naredbom. Rezultati rada komisije ozvaničavaju se aktom, koji odobrava rukovodilac organizacije.
Pod zahtjevima glavnog računovođe (u daljem tekstu: glavni računovođa) smatraju se i lica koja vode računovodstvo u slučajevima predviđenim tač. "b", "c", "d" stava 7. ovog pravilnika) za dokumentovanje poslovanja. transakcije i dostavljanje dokumenata i informacija računovodstvenoj službi obavezni su za sve zaposlene u organizaciji.
(pogledajte tekst u prethodnom izdanju)
U zavisnosti od prirode poslovanja, zahtjeva regulatornih akata, računovodstvenih smjernica i tehnologije obrade računovodstvenih informacija, dodatni detalji mogu biti uključeni u primarne dokumente.
14. Spisak lica koja imaju pravo potpisivanja primarne računovodstvene dokumentacije odobrava rukovodilac organizacije u dogovoru sa glavnim računovođom.
Dokumente kojima se formalizuju poslovne transakcije novčanim sredstvima potpisuju rukovodilac organizacije i glavni računovođa ili lica koja oni ovlaste.
Bez potpisa glavnog računovođe ili lica koje on ovlasti, novčana i obračunska isprava, finansijske i kreditne obaveze smatraju se nevažećim i ne smiju se primati na izvršenje (osim dokumenata koje potpisuje rukovodilac saveznog izvršnog organa, čiji su detalji određeni posebnim uputstvima Ministarstva finansija Ruske Federacije) ... Pod finansijskim i kreditnim obavezama podrazumijevaju se dokumenti kojima se formaliziraju finansijska ulaganja organizacije, ugovori o zajmu, ugovori o kreditu i ugovori zaključeni o robnom i komercijalnom zajmu.
U slučaju neslaganja između rukovodioca organizacije i glavnog računovođe o realizaciji određenih poslovnih operacija, primarna računovodstvena dokumentacija o njima može se prihvatiti na izvršenje uz pismeni nalog rukovodioca organizacije, koji snosi punu odgovornost za posljedice takvih operacija i uključivanje podataka o njima u računovodstvo i računovodstvo.izvještavanje.
15. Primarna knjigovodstvena isprava mora biti sastavljena u trenutku poslovne transakcije, a ako to nije moguće - odmah nakon završetka transakcije.
Prilikom prodaje robe, proizvoda, radova i usluga pomoću kasa, dozvoljeno je sastavljanje primarne knjigovodstvene isprave najmanje jednom dnevno po njenom završetku na osnovu novčanih primitaka.
Kreiranje primarnih računovodstvenih dokumenata, postupak i rokovi za njihov prijenos radi odraza u računovodstvu provode se u skladu s planom toka dokumenata odobrenim u organizaciji. Pravovremeno i kvalitetno izvršenje primarnih računovodstvenih isprava, njihovo pravovremeno prenošenje na računovodstveni prikaz, kao i pouzdanost podataka koji se u njima nalaze osiguravaju lica koja su sastavila i potpisala ove dokumente.
16. Unošenje ispravaka u gotovinu i bankovne dokumente nije dozvoljeno. Ostatak primarnih knjigovodstvenih isprava može se ispravljati samo u dogovoru sa licima koja su sastavila i potpisala ove dokumente, što mora biti potvrđeno potpisima istih lica uz naznaku datuma izmjena.
17. Za kontrolu i racionalizaciju obrade podataka o poslovnim transakcijama na osnovu primarnih računovodstvenih dokumenata, mogu se izraditi konsolidovani računovodstveni dokumenti.
18. Primarne i konsolidovane računovodstvene isprave mogu se sastavljati na papirnom i kompjuterskom mediju. U potonjem slučaju, organizacija je dužna napraviti kopije takvih dokumenata na papiru o svom trošku za druge učesnike u poslovanju, kao i na zahtjev organa koji vrše kontrolu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, sud i tužilaštvo.
Dokument je informativna poruka (potvrda), na određeni način kodirana i snimljena na posebnom mediju, koja potvrđuje da činjenica privrednog života ili postoji, ili je izvršena, ili mora biti ostvarena.
Primarne računovodstvene isprave - pismeni dokazi o obavljenoj poslovnoj transakciji ili daju pravo na njeno dovršenje. Prema Zakonu o računovodstvu od 6. decembra 2011. br. 402-FZ, sve poslovne transakcije moraju se evidentirati u računovodstvu na osnovu prateće dokumentacije.
Od 1. januara 2013. godine obrasci primarne knjigovodstvene dokumentacije sadržani u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije nisu obavezni. Istovremeno, obrasci dokumenata koji se koriste kao primarne računovodstvene isprave ustanovljeni od strane nadležnih organa u skladu sa i na osnovu drugih saveznih zakona (na primjer, novčani dokumenti) (informacija Ministarstva finansija Rusije N PZ-10/ 2012) i dalje ostaju obavezni za upotrebu.
Svaka činjenica iz privrednog života podliježe registraciji primarnom knjigovodstvenom ispravom. Nije dozvoljeno prihvatanje za računovodstvene isprave koje formalizuju činjenice o privrednom životu koji se nije odigrao, uključujući i one na kojima se zasnivaju izmišljene i lažne transakcije.
Obavezni podaci primarne računovodstvene isprave su:
1) naziv dokumenta;
2) datum izrade dokumenta;
3) naziv privrednog subjekta koji je sastavio ispravu;
5) vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja činjenice ekonomskog života, sa naznakom mjernih jedinica;
6) naziv radnog mjesta lica (lica) koje je izvršilo (izvršilo) transakciju, radnju i osobe odgovorne (odgovorne) za njenu registraciju, odnosno naziv radnog mjesta odgovornog (odgovornog) lica (lica) za registraciju nastalog događaja;
7) potpise lica odgovornih za obavljanje poslova, sa navođenjem njihovih imena i inicijala ili drugih podataka neophodnih za identifikaciju ovih lica.
Primarna knjigovodstvena isprava mora se sastaviti kada se izvrši činjenica ekonomskog života, a ako to nije moguće - odmah nakon njenog završetka. Lice odgovorno za registraciju činjenice privrednog života obezbeđuje blagovremeni prenos primarnih knjigovodstvenih isprava za upis podataka koji se u njima nalaze u računovodstvenim registrima, kao i pouzdanost ovih podataka. Lice kome je povereno vođenje računovodstva i lice sa kojim je zaključen ugovor o pružanju računovodstvenih usluga, ne odgovaraju za usklađenost primarne računovodstvene isprave koju su sačinila druga lica sa činjenicom privrednog života.
Obrasce primarnih računovodstvenih isprava utvrđuje rukovodilac privrednog subjekta na predlog službenika kome je povereno računovodstvo. Obrasci primarne računovodstvene dokumentacije za organizacije javnog sektora utvrđuju se u skladu sa budžetskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
U skladu sa Federalnim zakonom od 06.04.2011. N 63-FZ "O elektronskom potpisu" (sa izmjenama i dopunama od 02.07.2013.), u slučajevima kada savezni zakoni i drugi regulatorni pravni akti koji su stupili na snagu prije 1. jula 2013. predviđaju upotrebom elektronskog digitalnog potpisa koristi se poboljšani kvalifikovani elektronski potpis.
Primarna računovodstvena isprava sastavlja se na papiru i (ili) u obliku elektronskog dokumenta potpisanog elektronskim potpisom.
U slučaju da zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum predviđa podnošenje primarne računovodstvene isprave drugom licu ili državnom organu na papiru, privredni subjekt je dužan, na zahtjev drugog lica ili državnog organa, o svom trošku izraditi na papiru kopije primarne knjigovodstvene isprave sastavljene u obliku elektronskog dokumenta.
Ispravke su dozvoljene u primarnoj računovodstvenoj ispravi, osim ako saveznim zakonima ili podzakonskim aktima državnih računovodstvenih regulatornih tijela nije drugačije određeno. Ispravka u primarnoj knjigovodstvenoj ispravi mora sadržati datum ispravke, kao i potpise lica koja su sačinila ispravu u kojoj je izvršena ispravka, sa navođenjem njihovih imena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju ovih lica.
Ako se, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, primarne računovodstvene isprave, uključujući i u obliku elektroničkog dokumenta, oduzmu, kopije zaplijenjenih dokumenata napravljene na način propisan zakonodavstvom Ruske Federacije uključuju se u računovodstvo dokumenata.
Spisak lica koja imaju pravo potpisivanja primarne računovodstvene dokumentacije odobrava rukovodilac preduzeća u dogovoru sa glavnim računovođom.
Vrste revizija računovodstvene dokumentacije. Sva primarna dokumentacija koju primi računovodstvo mora biti provjerena u formi, aritmetički i u suštini - ovo je jedna od faza računovodstvene obrade. Prilikom formalne provjere otkriva se da li je korišten obrazac odgovarajućeg obrasca, da li su navedeni svi potrebni detalji, da li dokument sadrži potrebne potpise, da li sadrži brisanja, mrlje i neodređene ispravke. Provjera brojanja vam omogućava da utvrdite ispravnost aritmetičkih izračuna, rezultata oporezivanja. Svrha suštinske provjere je da se utvrdi zakonitost i svrsishodnost poslovne transakcije evidentirane u dokumentu. Istovremeno se provjerava i da li je ova operacija zaista obavljena iu navedenom iznosu. Ako se pronađu greške u gotovini i bankovnim dokumentima, treba ih ponovo napisati, ispravka u njima nije dozvoljena. Nije dozvoljeno izvršavanje transakcija koje su u suprotnosti sa zakonskom regulativom i utvrđenom procedurom postupanja sa novčanim sredstvima i drugim vrijednostima.
Metode provjere:
Solid
Selektivno
Kontinuirano, naravno, ovo je cijeli primarni za provjereni period. U reviziji, po pravilu, spadaju blagajna, banka, plata uprave i glavnog računovođe.
Selektivni metod - provjera određenog dijela niza dokumenata, ako se npr. radi o prethodnim izvještajima, onda po nahođenju inspektora dokumenti za parne mjesece, za određeno tromjesečje, ili izvještaji iz tog i tog broja do ovakvih i ovakvih, generalno, sve zavisi od fantazija inspektora i od toga u kojoj meri on priznaje da možda imate greške i prekršaje u ovoj oblasti (tzv. stepen revizorskih rizika).
Što se tiče načina.
1. Provjera samog dokumenta:
ü dostupnost obaveznih podataka - datuma, potpisa odgovornih lica, sadržaja operacije itd.
ü logička kontrola - poređenje sadržaja operacije i troškova; odražava fizičke karakteristike sa količinom dokumenta; datum dokumenta i period uz koji je priložen;
ü zakonitost operacije ili njena ekonomska izvodljivost;
ü aritmetička provjera - su zbrojevi sa zbirom pozicija, prometi za dnevnike sa prometima u glavnoj knjizi itd.
2. Inventar - poređenje računovodstvenih podataka sa stvarnom dostupnošću.
3. Analitičke procedure – mnogo različitih tehnika, na primjer, poređenje obima proizvodnje i potrošnje resursa: električne energije, materijala itd.
4. Korišćenje eksternih izvora informacija – kontraprovera (dokumenti i (ili) informacije se traže od ugovornih strana, regulatornih organa).
Tok dokumenata Je sistem za kreiranje, tumačenje, prijenos, prijem i arhiviranje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani ili primljeni do završetka izvršenja ili slanja. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima kontroliše izvođenje rada sa dokumentima i štiti dokumentaciju od neovlašćenog pristupa.
Tok dokumenata je jedan od alata za upravljanje preduzećem koji služi za razmenu elektronskih informacija kako unutar preduzeća (između zaposlenih u preduzeću) tako i sa spoljnim partnerima. Postoji i nešto kao "papirologija", koja se često koristi kao sinonim za termin "tok posla", ali ih treba razdvojiti. Kancelarijski rad je skup aktivnosti u organizaciji za upravljanje dokumentima. Termin "tok dokumenata", zauzvrat, opisuje kretanje dokumenata u okviru dokumentacione podrške za upravljanje.
Tok dokumenata u organizaciji mogu biti i centralizovani i zastupljeni na nivou pojedinih odeljenja. U centralizovanom toku rada, razmatraju se tri glavne vrste dokumenata: dolazni (od eksternih partnera), odlazni (iz odeljenja) i interni (za distribuciju unutar organizacije).
Postoji nekoliko glavnih faza tok posla:
ü Izrada dokumenta (prilikom poslovne transakcije)
ü Prijenos na računovodstvo
ü Provjera prihvaćenih dokumenata od strane računovođe
ü Oporezivanje, grupisanje i sistematizacija dokumenata u računovodstvu
ü Pohranjivanje u arhivu (posljednja faza životnog ciklusa dokumenta u okviru toka dokumenata)
Glavni komunikacijski problem srednjeg preduzeća je problem sa kojim se povezuje tok dokumenata... Protok dokumenata može biti lošeg kvaliteta, nepouzdan, neformalizovan itd. Ovi problemi su izvor gubitka informacija, rasipanja resursa preduzeća, koji se u konačnici izražavaju u finansijskim gubicima. Sredstvo regulacije (normalizacije) interakcije u takvom preduzeću je optimizacija toka posla i njegova kasnija automatizacija, tj. kreacija elektronski sistemi za upravljanje dokumentima (ili EDMS)... Istovremeno, automatizacija cirkulacije dokumenata se često dešava paralelno sa postavljanjem i automatizacijom računovodstva u preduzeću.
Sistemi za automatizaciju upravljanja dokumentima ušli su u široku upotrebu u inozemstvu ranije nego u Rusiji, pa se shodno tome razvila i sopstvena terminologija koja opisuje različite oblasti elektronskog upravljanja dokumentima. Postoji čitava klasa proizvoda za automatizaciju toka dokumenata, takozvani elektronski sistemi toka dokumenata ili EDMS.
Na najrasprostranjenijoj platformi u Rusiji "1C: Enterprise 8.2." Završeno 1C tok dokumenata pojavio se zajedno sa stvaranjem platforme 1C: Enterprise 8, kada je distribucija 1C porodice programa preorijentisana sa malih na srednje i korporativne segmente preduzeća. Elektronsko upravljanje dokumentima je atribut kompletnog informacionog sistema.
Softverski proizvodi bazirani na 1C platformi tradicionalno su jaki u oblasti računovodstva i upravljanja. Zbog ovoga 1C tok dokumenata ima niz dodatnih prednosti. To uključuje punu integraciju sa akreditivima - dokumentima i referentnim knjigama, bez kojih je nemoguće izgraditi sistem za složenu automatizaciju poslovnih procesa.
Postoji niz standardnih aplikacija 1C elektronskog sistema upravljanja dokumentima, na primjer, automatizacija ugovornog rada. Ali rješavanje zadataka kao što su radni tok osoblja, rad sa službenim putovanjima i avansnim izvještajima, zahtjevi za sredstvima, procesi podrške za prodaju, kupovinu, proizvodnju i radni tok skladišta može se riješiti samo u jedinstvenom informacionom sistemu sa računovodstvenim programom. Na primjer, na platformi 1C 8.2. elektronski sistem za upravljanje dokumentima ": Upravljanje procesima" može raditi u jednoj bazi podataka sa proizvodom "1C: Upravljanje platama i osobljem" ili "1C: Upravljanje proizvodnim preduzećem" plata) i menadžerskim (donošenje motivacione odluke za povećanje plate ili novčana kazna), te zadaci interakcije i prijenosa informacija (prolazak dokumenta duž rute, uz blagovremeno obavještavanje svih zainteresovanih učesnika u procesu u skladu sa prethodno odobrenom procedurom). Funkcionalnost softverskih proizvoda koja rješava probleme interakcije također je standardna za sisteme za upravljanje elektronskim dokumentima.
Kontrola resursa preduzeća, upravljanje i organizacija korektnog rada odeljenja, optimizacija i unapređenje rada preduzeća rešavaju se korišćenjem elektronskog sistema za upravljanje dokumentima.
Obrasci primarnih dokumenata koji se klasifikuju kao obrasci striktnog izveštavanja moraju biti numerisani na način koji propisuju ministarstva i resori (numerator, tipografski metod).
Odgovornost za blagovremenu i ispravnu pripremu dokumentacije, za tačnost podataka, kao i za blagovremeni prenos dokumentacije u računovodstvo, snose lica koja su sačinila i potpisala ove dokumente.
Pravila toka dokumenata i tehnologija obrade računovodstvenih informacija odobreni su kao dio računovodstvene politike koju usvaja preduzeće. Za racionalnu organizaciju toka dokumenata u preduzeću, raspored toka dokumenata mora biti odobren naredbom (naredbom) rukovodioca. Glavni računovođa preduzeća kontroliše poštovanje rasporeda poslova od strane izvršilaca.
Računovodstveni registri. Podaci sadržani u primarnim računovodstvenim dokumentima podliježu pravovremenoj registraciji i akumulaciji u računovodstvenim registrima.
Računovodstveni registri - knjige, kartice, časopisi ili pojedinačni listovi dobijeni korišćenjem računarske tehnologije, magnetnih traka, diskova, disketa i drugih mašinskih medija namenjenih za sistematizaciju i akumulaciju informacija sadržanih u primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo, za prikaz na računovodstvenim računima i u finansijskim izjave. Prilikom vođenja računovodstvenih registara na kompjuterskim medijima trebalo bi omogućiti njihovo prikazivanje na papirnim medijima.
Nisu dozvoljene praznine ili izuzeća prilikom upisa knjigovodstvenih objekata u računovodstvene registre, registracije zamišljenih i lažnih knjigovodstvenih objekata u računovodstvenim registrima. Fiktivni predmet računovodstva je nepostojeći objekat koji se u računovodstvu odražava samo u formi (uključujući neispunjene troškove, nepostojeće obaveze, činjenice iz privrednog života koji se nisu odigrali), lažni predmet računovodstva označava objekat koji se odražava u računovodstvu umjesto drugog predmeta u svrhu prikrivanja (uključujući lažne poslove). Rezerve, sredstva predviđena zakonodavstvom Ruske Federacije i troškovi njihovog stvaranja nisu zamišljeni predmeti računovodstva.
Računovodstvo se vrši dvostrukim knjiženjem u računovodstvenim računima, osim ako saveznim standardima nije drugačije određeno. Nije dozvoljeno vođenje računovodstvenih računa van računovodstvenih registara koje koristi privredni subjekt.
Obavezni podaci knjigovodstvenog registra su:
1) naziv registra;
2) naziv privrednog subjekta koji je sačinio registar;
3) datum početka i kraja vođenja registra i (ili) period za koji je registar sastavljen;
4) hronološko i (ili) sistematsko grupisanje računovodstvenih objekata;
5) vrijednost novčane mjere obračunskih objekata sa naznakom jedinice mjere;
6) nazive radnih mjesta lica odgovornih za vođenje registra;
7) potpise lica odgovornih za vođenje registra, sa navođenjem prezimena i inicijala ili drugih podataka neophodnih za identifikaciju ovih lica.
Obrasce računovodstvenih registara odobrava rukovodilac privrednog subjekta na predlog službenika kome je povereno računovodstvo. Oblici računovodstvenih registara za organizacije javnog sektora uspostavljaju se u skladu sa budžetskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
U skladu sa Federalnim zakonom od 06.04.2011. N 63-FZ (revidiran 02.07.2013.), u slučajevima kada savezni zakoni i drugi regulatorni pravni akti koji su stupili na snagu prije 1. jula 2013. predviđaju korištenje elektronske digitalne potpis, poboljšani kvalifikovani elektronski potpis.
Računovodstveni registar se sastavlja na papiru i (ili) u obliku elektronskog dokumenta potpisanog elektronskim potpisom.
U slučaju da zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum predviđa podnošenje računovodstvenog registra drugom licu ili državnom organu na papiru, privredni subjekt je dužan da, na zahtjev drugog lica ili državnog organa, izrađuje o svom trošku na papiru kopije knjigovodstvenog registra sastavljenog u obliku elektronskog dokumenta.
Nisu dozvoljene ispravke u registru računovodstva koje nisu ovlastile osobe odgovorne za vođenje navedenog registra. Ispravka u knjigovodstvenom registru mora sadržati datum ispravke, kao i potpise lica odgovornih za vođenje ovog registra, sa navođenjem njihovih imena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju ovih lica.
Ako se, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, povlače računovodstveni registri, uključujući i u obliku elektronskog dokumenta, kopije povučenih registara napravljene na način propisan zakonodavstvom Ruske Federacije uključuju se u računovodstvene dokumente.
Bez obzira na način vođenja računovodstva, ono se zasniva na dokumentaciji, pri čemu dokumenti služe kao primarni nosioci računovodstvenih informacija (obavljenih poslovnih transakcija). Grupisanje, generalizacija i akumulacija dnevnog poslovanja vrši se u računovodstvenim registrima koje razvijaju preduzeća u skladu sa opštim metodološkim principima. Po izgledu, registri se dijele na kartice, slobodne listove i knjige, prema sadržaju - na analitičke, sintetičke i kombinovane registre, odnosno spajajući ove dvije vrste računovodstva.
Klasifikacija dokumenata. Sastav i analiza strukture dokumenata na ovoj osnovi omogućavaju nam da procenimo odnos obima unutrašnjeg i eksternog toka posla u organizaciji, da analiziramo stepen autonomije preduzeća (izračunavanjem odnosa jedinica ulaznih informacija i interno), da se proceni aktivnost cirkulacije organizacije u eksternom okruženju (prema udelu odlaznih dokumenata).
Po dogovoru Dokumenti se dijele na upravne, izvršne, kombinovane i računovodstvene dokumente.
Administrativno dokumenti sadrže naloge, uputstva o proizvodnji, obavljanju određenih poslova (nalozi rukovodioca preduzeća i lica koje on ovlasti za obavljanje poslova).
Izvršni dokumenti potvrđuju činjenicu poslovnih transakcija. To uključuje priznanice (potvrde o prijemu) materijala; akti prijema i otuđenja osnovnih sredstava; isprave o prijemu od radnika proizvedenih proizvoda i sl. Izvršne isprave potpisuju lica odgovorna za obavljanje poslova i za ispravnost njihovog izvođenja u dokumentima, na primjer, rukovodioci radnji, upravnici skladišta (skladištari), predradnici i dr.
Kombinovano dokumenti su i upravni i izvršni. To uključuje: dolazne i odlazne nalozi za gotovinu; platni spisak za izdavanje plata zaposlenima u preduzeću; prethodni izvještaji odgovornih (poslovnih putnika) lica itd.
Računovodstveni dokumenti sastavljaju se u slučaju da ne postoje drugi dokumenti za evidenciju poslovnih transakcija, odnosno prilikom sažimanja i obrade izvršnih i upravnih akata. To uključuje potvrde, distribucijske listove, obračune rezervi, finansijske izvještaje, itd.
Dokumenti koji se koriste u računovodstvu se također dijele na jednokratno i kumulativno.
Jednokratno primarni dokumenti formalizuju svaku poslovnu transakciju i sastavljaju se u jednom koraku.
Kumulativno dokumenti se sastavljaju u određenom periodu postepenim nagomilavanjem homogenih poslovnih transakcija. Na kraju perioda u ovim dokumentima se izračunavaju ukupni iznosi prema odgovarajućim pokazateljima. Primeri akumulativnih dokumenata su dvonedeljni, mesečni radni nalozi, limit kartice za puštanje materijala iz skladišta preduzeća i dr. Akumulativni dokumenti su element prve faze sistematizacije i generalizacije računovodstvenih informacija.
Unifikacija i standardizacija dokumenata. Trenutno se koriste objedinjene, specijalizovane i pojedinačne forme primarnih dokumenata. Objedinjeni dokumenti su standardni dokumenti odobreni u skladu sa utvrđenom procedurom i namenjeni registraciji homogenog poslovanja u organizacijama sa različitim oblicima svojine i različitim industrijskim karakteristikama.
U jedinstvene obrasce primarne računovodstvene dokumentacije (osim obrazaca za evidentiranje gotovinskih transakcija) organizacija, po potrebi, može unijeti dodatne detalje. Izuzimanje određenih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dozvoljeno.
Uvedene promjene moraju biti formalizovane odgovarajućim organizacionim i administrativnim dokumentom organizacije. Standardni objedinjeni primarni dokumenti izdaju se u albumima, u kojima se formiraju u kontekstu homogenih odjeljaka računovodstva i imaju svoj karakteristični broj.
Jedinstveni obrasci primarne računovodstvene dokumentacije za računovodstvo osnovnih sredstava primjenjuju se na pravna lica svih oblika vlasništva koja posluju na teritoriji Ruske Federacije (osim kreditnih organizacija i budžetskih institucija).
Obrasci predviđaju zone kodiranja informacija, koje se popunjavaju u skladu sa sveruskim klasifikatorima:
upravljačka dokumentacija - OKUD;
preduzeća i organizacije - OKPO;
osnovna sredstva - OKOF.
Po potrebi, u svrhu dodatne sistematizacije indikatora za automatsku obradu podataka, mogu se unijeti dodatne šifre prema sistemu kodiranja usvojenom u organizaciji.
U proizvodnji praznih proizvoda na osnovu jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, dozvoljeno je izvršiti izmjene u smislu proširenja i sužavanja stupaca i dodavanja linija (uključujući besplatne) i labavih listova radi praktičnosti postavljanja i obrade potrebnih informacije. Materijalni nosač dokumenta može biti knjigovodstveni obrazac ili magnetni disk, u zavisnosti od toga da li su knjigovodstveni podaci evidentirani na papiru ili magnetnom mediju.
Uvođenje jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije u organizacijama na teritoriji Ruske Federacije kao elementa računovodstvene politike provodi se od početka finansijske godine i mora biti formalizovano odgovarajućim organizacionim i administrativnim dokumentom organizacije.
Međusektorski jedinstveni standardni obrasci su po prirodi međusektorski i koriste ih sve organizacije. Odobreni su rezolucijama Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije.
Standardizirani obrasci specifični za industriju su specijalizirani oblici dokumenata namijenjeni za korištenje od strane organizacija u određenim industrijama. Dakle, trenutno su razvijeni i odobreni standardni obrasci od strane Državnog odbora za statistiku za računovodstvo: trgovinske operacije;
poslovanje u ugostiteljskim organizacijama; gotovinski obračuni sa stanovništvom korišćenjem kasa;
kapitalne izgradnje i popravke i građevinski radovi;
rad građevinskih mašina i mehanizama;
poslovi u drumskom saobraćaju;
poljoprivrednih proizvoda i sirovina.
Pojedinačni oblici primarnih računovodstvenih dokumenata se razvijaju i koriste u organizaciji koja ima specifične operacije svojstvene samo jednom slučaju. Takvi oblici dokumenata takođe moraju sadržavati obavezne podatke i biti odobreni naredbom o računovodstvenoj politici organizacije.
Standardizacija dokumenata je uspostavljanje jedinstvenih veličina obrazaca iste vrste dokumenata u skladu sa dekretom Državnog komiteta Ruske Federacije za standardizaciju i metrologiju od 03.03.2003. br. 65-st „O usvajanju i primeni državni standard Ruske Federacije."
Zahtjevi za papirologiju u skladu sa GOST 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije” stupio je na snagu 01.07.2003.
Od 1. januara 2013. godine obrasci primarne knjigovodstvene dokumentacije sadržani u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije nisu obavezni. Istovremeno, obrasci dokumenata koji se koriste kao primarne računovodstvene isprave uspostavljeni od strane nadležnih organa u skladu sa i na osnovu drugih saveznih zakona (npr. novčani dokumenti) i dalje ostaju obavezni za upotrebu.
Stanje i izgledi za uvođenje „bezpapirnog računovodstva“. Pokušaji automatizacije računovodstva oduvijek su bili - abakusi, mašine za sabiranje, kalkulatori i, na kraju, računari sa programima namijenjenim isključivo računovodstvu. Ako pravilno i efikasno koristite savremene računarske tehnologije, računovodstvo u organizaciji može se dovesti na kvalitativno novi nivo: čuvati papirnate dokumente u arhivi i raditi isključivo sa njihovim elektronskim kopijama.
Prema Zakonu o računovodstvu, primarna dokumentacija se mora čuvati najmanje pet godina. Primarne računovodstvene isprave, računovodstvene registre, računovodstvene (finansijske) izvještaje, revizorske izvještaje o njima čuvaju organizacije za periode utvrđene u skladu sa pravilima za organizovanje državnih arhivskih poslova, ali ne manje od pet godina nakon izvještajne godine. Dokumenti računovodstvene politike, standardi privrednog subjekta, drugi dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući sredstva za osiguranje umnožavanja elektronskih dokumenata, kao i provjeru autentičnosti elektronskog potpisa, moraju se čuvati najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za izradu računovodstvenih (finansijskih) izvještaja.
Teško da je moguće potpuno prebaciti računovodstvo na bezpapirnu tehnologiju uz skeniranje cjelokupne primarne dokumentacije, jer su mnogi dokumenti proteklih godina morali biti digitalizirani, pripremljeni su elektronski potpisi osoba kojima se može potvrditi autentičnost dokumenata, posebni programi za elektronsko upravljanje dokumentima , i više. Stoga će prelazak na "bezpapirno računovodstvo" biti postepen, jer period skladištenja papirnih dokumenata ističe.
Mnogo je već urađeno u pravcu smanjenja papirnog prometa dokumenata. Na primjer, prijenos čekova i faktura dobavljačima i kupcima. Dosadašnja računovodstvena praksa podrazumeva izradu dokumenata prvo u magacinu (faktura), zatim u računovodstvu (fakture, fakture), prikupljanje potpisa, slanje poštom ili kurirskom službom.
Računarska tehnologija može značajno ubrzati cijeli proces. Skladištar će elektronski popuniti dokument (račun, potvrdu o prijenosu ili potvrdu o prijemu), unijeti u program, računovođa će sastaviti račun, staviti na njega elektronski digitalni potpis i poslati ga primaocu. Računarski program toka posla može se konfigurirati za kontrolu plaćanja, kako u smislu vremena tako i obima.
Sve ovo vam omogućava da smanjite količinu papirnih dokumenata i olakšate pronalaženje potrebnih informacija.
DOKUMENTACIJA EKONOMSKOG POSLOVANJA
1. Računovodstveni dokumenti i njihova značenja.
3. Klasifikacija dokumenata.
4. Tok dokumenata i organizacija pripreme dokumenata. Čuvanje dokumenata.
1 . Računovodstveni dokumenti i njihova značenja.
U skladu sa Zakonom Ukrajine "O računovodstvu i finansijskom izvještavanju u Ukrajini" računovodstvo se vodi u preduzeću od dana njegove registracije do likvidacije. On mora rukovodstvu preduzeća i zainteresovanim stranama pružiti pouzdane i potpune podatke. Pitanja organizovanja računovodstvenih poslova su u nadležnosti vlasnika u skladu sa važećom zakonskom regulativom i konstitutivnim dokumentima. Istovremeno, preduzećima se daje pravo da samostalno biraju svoju računovodstvenu politiku, oblik računovodstva, postupak i metode registracije računovodstvenih informacija, uzimajući u obzir tehnologiju proizvodnje i obrade računovodstvenih podataka.
Kompanija razvija formulare i sistem upravljačkog računovodstva, utvrđuje prava zaposlenih na potpisivanje računovodstvenih dokumenata, odobrava pravila toka dokumenata, dodatni sistem analitičkih računovodstvenih registara. Rukovodilac preduzeća je dužan da stvori neophodne uslove za pravilno vođenje računovodstva, obezbeđujući nepokolebljivo ispunjavanje legitimnih zahteva računovođe u pogledu postupka obrade i podnošenja primarnih dokumenata za računovodstvo, od strane svih proizvodnih odeljenja, službi i zaposlenih uključeni u računovodstvo.
Jedna od karakteristika računovodstva, koja ga razlikuje od ostalih vrsta računovodstvenih poslova, jeste da se sve poslovne transakcije kontinuirano prate. Proizvodne zalihe u preduzeću su u stalnom prometu, prelazeći i menjajući materijalno odgovorna lica. Na primjer, iz ratarske industrije proizvodi se šalju u skladište, a zatim se prodaju odgovarajućim kanalima, izdaju se za javnu hranu, za ishranu stoke. Mineralna đubriva se od dobavljača primaju u skladište preduzeća i prijavljuju se odgovornom licu. U procesu ovog kretanja obavljaju se poslovne transakcije. Svaki od njih u računovodstvu, bez obzira na sadržaj i obim u trenutku implementacije, u nekim slučajevima i nakon njegovog završetka, mora biti dokumentovan.
Računovodstveni dokument (pojam, dokument, dolazi od latinskog DOCUMENTUM, što znači - dokaz, potvrda) je pismeni dokaz, odgovarajuće forme i sadržaja, o činjenici da je poslovni posao, odnosno pismeni nalog za pravo na njegovo izvršenje. Upis koji nije ovjeren odgovarajućom knjigovodstvenom ispravom je nevažeći i ne može se evidentirati u računovodstvenim evidencijama. Dokumentacija – važan izvor informacija o finansijskim i ekonomskim aktivnostima preduzeća, koji služi kao sredstvo za praćenje rada pojedinih materijalno odgovornih, službenika preduzeća u celini.
Dokumentacija je skup dokumenata koji se sastavljaju za sve poslovne transakcije, kao i knjiženje u sistemu računovodstvenih računa. Osim toga, to je element računovodstvene metode. Prikaz računovodstvenih objekata (operacija i procesa) u primarnim računovodstvenim dokumentima se naziva primarno računovodstvo. Primarno računovodstvo je prva faza računovodstvenog procesa, koja obuhvata primarno posmatranje proizvodnih i finansijskih aktivnosti preduzeća, merenje računovodstvenih objekata i njihovu registraciju.
Proces dokumentacije je konvencionalno podijeljen u 4 faze (slika 1):
1. Opservacija- pojašnjenje suštine, ekonomske opravdanosti i pravilnosti ekonomske činjenice.
2. Measurement- utvrđivanje prirodnih i troškovnih parametara ekonomske činjenice.
3. Popravljati- prikazivanje parametara ekonomske činjenice na nosiocima informacija (dokumentima).
4. Tretman- grupisanje nosilaca informacija prema određenim ekonomskim karakteristikama.
Rice. 1. Faze procesa dokumentacije.
Vlasnik ili organ koji on ovlasti odgovoran je da obezbijedi evidentiranje činjenica o izvršenju poslovnih transakcija u primarnim dokumentima. Ovlašćeni radnici potpisivanjem dokumenta kontrolišu celishodnost i zakonitost poslovanja, što predstavlja sredstvo kontrole i lične odgovornosti za njihovo postupanje.
Dokumenti se koriste za analizu poslovnih aktivnosti. U procesu njihovog sastavljanja proučavaju se faktori koji utiču na nivo efikasnosti privrede. Da bi se identificirali razlozi, na primjer, povećanje troškova proizvodnje, koriste se primarni dokumenti. Na osnovu njih se utvrđuje racionalnost korišćenja resursa i donose odgovarajući zaključci za budućnost.
Veliki je i pravni značaj dokumenata. Oni su pisani dokazi o poslovanju i osnova evidencije u računovodstvu, stoga imaju dokaznu vrijednost u rješavanju sporova sa organizacijama i pojedincima, u pravosudnim i istražnim organima, u vršenju forenzičke računovodstvene ekspertize. U svim slučajevima, dokumenti su valjani samo ako su pravilno i blagovremeno sastavljeni.
2. Zahtjevi za dokumente.
Osnova računovodstva je dokumentacija. Zbog toga se postavljaju strogi zahtjevi za dizajn i sadržaj dokumenata. U našoj zemlji utvrđena su jedinstvena državna pravila i zahtjevi za izradu dokumenata. Ova pravila su određena "Pravilnikom o dokumentarnom prikazu evidencije u računovodstvu", odobrenom naredbom IFI br. 88 od 24. maja 1995. godine i Zakonom Ukrajine "O računovodstvu i finansijskom izvještavanju u Ukrajini".
Dokumenti moraju imati sve potrebne pokazatelje koji karakterišu poslovne transakcije koje obavljaju. Ovi indikatori se nazivaju detalji. Primarne i konsolidovane računovodstvene isprave mogu biti sastavljene na papiru ili mašinskom mediju i sadržati ih potrebne detalje: naziv dokumenta (obrazac); datum i mjesto sastavljanja; naziv preduzeća u ime kojeg je dokument sastavljen; sadržaj i obim poslovne transakcije, jedinica mjere poslovne transakcije; pozicije odgovornih lica za sprovođenje poslovne transakcije; ispravnost njegovog dizajna; lični potpis ili druge podatke koji omogućavaju identifikaciju lica koje je učestvovalo u realizaciji poslovne transakcije.
Sva dokumenta koja se sastavljaju za puštanje novčanih, materijalnih i obračunskih i kreditnih transakcija moraju biti potpisana od strane rukovodioca i glavnog računovođe privrednog subjekta. Dokumenti za izdavanje i prijem sredstava i druge imovine moraju sadržati potpise lica koja potvrđuju činjenicu njihovog prijema ili odlaska. Osim navedenih obaveznih detalja, dokumenti mogu sadržavati dodatni detalji, koji su određeni prirodom poslovne transakcije prikazane u dokumentu, na primjer, ako je potrebno, u dokumentima se navode adrese strana koje su učestvovale u operaciji, brojevi računa u poslovnim bankama, postotak zagađenja žitarica i vlage , sadržaj mlečne masti itd.
U skladu sa zahtjevima za dokumente, oni se moraju sastaviti tokom realizacije poslovne transakcije, a ako to nije moguće - odmah nakon njenog završetka. Evidentiranje u dokumentima mora se vršiti mastilom, hemijskom olovkom, hemijskom olovkom, kao i na pisaćim mašinama i štampačima. Nije dozvoljeno popunjavanje dokumenata crvenom bojom. Greške napravljene u dokumentima mogu se ispraviti samo poštovanjem relevantnih pravila. Svi netačni unosi moraju biti pažljivo precrtani. Zatim je potrebno izvršiti neophodan unos, poprativši ga natpisom "vjerovati da je ispravljeno", navodeći datum ispravke i potvrđujući potpise onih osoba koje su izvršile ispravku.
Ispravke nisu dozvoljene u primarnim dokumentima koji su namijenjeni obračunu sredstava (gotovinski nalozi, nalozi za plaćanje i sl.). Takvi dokumenti će biti poništeni. Iznos u takvim dokumentima je naznačen ne samo brojevima, već i riječima. U svim dokumentima brojevi i tekst moraju biti napisani jasno i čitko, potpisi lica moraju biti jasni i čitljivi.
Danas se u računovodstvu sve više koriste sredstva kompjuterizacije. U ovim uslovima dokumenti moraju sadržati podatke koji su utvrđeni zahtevima za dokumente. Osim toga, preduzeće je dužno da o svom trošku napravi kopije dokumenata na papiru na zahtjev drugih učesnika u poslovanju, organa za provođenje zakona.
Za registraciju brojnih poslovnih transakcija koje se obavljaju u privrednim subjektima izdaje se veliki broj dokumenata za čiju provjeru i obradu su potrebni veliki troškovi rada računovodstvenih i drugih zaposlenih, kao i velika količina papira za izradu obrazaca dokumenata. Smanjenje i pojednostavljenje dokumentacije je od suštinskog značaja. Od strane državnog vrha se dosta radi na pojednostavljivanju računovodstva, smanjenju i poboljšanju dokumentacije.
Jedna od važnih mjera je korištenje kombinovanih, akumulativnih i višelinijskih dokumenata, što omogućava smanjenje broja dokumenata koji se izdaju. U poljoprivrednim preduzećima nedeljni i dnevni nalozi se koriste za evidentiranje proizvodnje ugovorenih radova, kartona ograničenja unosa, listova potrošnje stočne hrane, dnevnika proizvodnje mleka, koji važe i popunjavaju se u relevantnom periodu.
U nekim slučajevima preduzeća samostalno popunjavaju nepotrebne dokumente, kreiraju dodatne izvještaje, registre. Naredbom o računovodstvenoj politici mora se odobriti potreban broj dokumenata, uzimajući u obzir njihovu dalju upotrebu za unutrašnje i eksterne potrebe preduzeća. Dokumenti moraju biti izdati u minimalnoj količini, uz obezbjeđivanje stroge kontrole poslovanja i sigurnosti imovine privrednog subjekta.
Implementacija jedinstvenog metodološkog uputstva za računovodstvo i izvještavanje od strane međunarodnih finansijskih institucija omogućava da se osigura korištenje objedinjene dokumentacije. Unifikacija dokumenata - Radi se o izradi jedinstvenih formi dokumenata za računovodstvo homogenih transakcija u preduzećima različitih oblika upravljanja. Izrada jedinstvenih formi dokumenata olakšava njihovu pripremu, izradu standardnih projekata za kompjuterizaciju računovodstva, omogućava i centralizovanu izradu posebnih oblika dokumenata.
Zajedno sa jedinstvenim dokumentima, jedinstvenim i obavezujućim za sve sektore privrednog kompleksa Ukrajine, resorna ministarstva, u dogovoru sa organima za statistiku, izrađuju i standardne obrasce dokumenata za pojedine sektore privrede (poljoprivreda, trgovina, industrija itd.) .
Izgradnja standardnih formi dokumenata zasniva se na principu akumulacije računa, smanjenja broja dokumenata i detalja u njima. Standardizacija dokumenata je također široko korištena. Standardizacija dokumenata - ovo je izrada istih, standardnih veličina obrazaca za istu vrstu dokumenata. To omogućava bolje korištenje papira u izradi dokumenata, smanjuje otpad. Standardizacija olakšava računovodstvenu obradu dokumenata i njihovo naknadno skladištenje.
3. Klasifikacija dokumenata.
Za registraciju različitih poslovnih transakcija koriste se dokumenti različitih oblika i sadržaja. Radi boljeg razumevanja njihove namene i redosleda popunjavanja, kao i obezbeđenja njihove pravilne upotrebe, svi dokumenti su klasifikovani prema homogenim karakteristikama. Klasifikacija knjigovodstvene dokumentacije vrši se prema sljedećim kriterijima: svrha, sadržaj, postupak sastavljanja, broj računa, način evidentiranja, mjesto sastavljanja.
Po dogovoru računovodstveni dokumenti se dijele na: administrativni, izvršni, računovodstveni, kombinirani. Administrativno dokumenti (sl. 2) sadrže nalog, zadatak rukovodioca ili drugih lica za pravo obavljanja poslova (nalog za ugovorni rad, nalog za prijem dragocenosti, nalog za plaćanje, račun, itd.). Izvršni dokumenti se sastavljaju nakon završetka poslovanja, potvrđuju činjenicu realizacije poslovne transakcije (faktura, priznanica, isplativi gotovinski nalog, faktura). Za materijalno odgovorna lica ovakva dokumenta su opravdana ( pirinač. 3) o utrošku novčanih sredstava i privrednih sredstava. Dokumenti računovodstvena registracija sastavljaju zaposleni u računovodstvu na osnovu podataka administrativnih i izvršnih akata (obračuni zarada, porezi, raspodjela opštih troškova proizvodnje, amortizacije, potvrde i obračuni sačinjeni u računovodstvu). Ovi dokumenti nemaju samostalno značenje, već se koriste za pojednostavljenje i skraćivanje računa.
(Sl. 4) kombinuju karakteristike upravnih, izvršnih i računovodstvenih dokumenata. U takvim dokumentima daje se naredba za izvođenje operacije i potvrđuje se činjenica njenog provođenja. Ponekad takvi dokumenti ukazuju na korespondenciju računa (gotovinski račun, avans, limit-kartica). Pod uslovom da se koriste, smanjuje se broj računa, što olakšava računovodstvenu obradu dokumenata i smanjuje troškove rada i papira.
Rice. 2. Administrativni dokumenti. Rice. 3. Prateća dokumenta.
Rice. 4. Kombinovani dokumenti.
Po redoslijedu sastavljanja dokumenti se dele na: primarne i konsolidovane. Izvorni dokumenti sastavljaju se u trenutku poslovne transakcije ili nakon njenog završetka (faktura, akt, ček, gotovinski nalog). Konsolidovani dokumenti se sastavljaju na osnovu podataka grupisanih prema određenim homogenim karakteristikama primarnih dokumenata (izvještaj blagajnika i finansijski odgovornih lica, avansni izvještaji, registri).
Po broju računa dokumenti se dijele na jednoredni i višeredni. Prvi sastavlja transakcije kapitalizacije ili trošenja jedne vrste vrijednosti, a drugi - nekoliko pozicija, vrsta vrijednosti.
Po načinu registracije operacije Računovodstveni dokumenti se dijele na jednokratne (popunjavaju se za jednu operaciju) i akumulativne (uzimaju u obzir poslovne transakcije za određeni vremenski period).
Na mestu sastavljanja dokumenti se dijele na: internu, vanjsku i službenu upotrebu.
4. Tok dokumenata i organizacija pripreme dokumenata.
Čuvanje dokumenata.
Važnu ulogu u ispravnosti donošenja upravljačkih odluka imaju dokumenti ako su pravilno sastavljeni i blagovremeno dostavljeni računovodstvu na razradu. Zaposleni u računovodstvu provjeravaju primljenu dokumentaciju u skladu sa registrima ili objedinjeni dokumenti za knjigovodstvo ovih objekata (izvještaj blagajne).
Period od pripreme dokumenta (njegovog izvoda) do predaje u arhivu naziva se tok dokumenta . Što će ovaj period biti kraći i racionalnije organizovan – najobimniji i najzahtevniji proces u računovodstvu – to će efikasnije doprineti organizaciji računovodstvenog posla u celini.
Glavne faze kretanja dokumenata:
Sastavljanje i registracija primarnih dokumenata privrednog subjekta i potvrde od strane trećih organizacija;
Izvođenje i izrada primarnih dokumenata od strane odgovornih lica u strukturnim odjeljenjima;
Prijenos dokumenata u računovodstvo;
Organizacija čuvanja dokumenata u arhivima (tekućih i stalnih).
Tok dokumenata u preduzećima utvrđuje glavni računovođa, koji mora utvrditi ličnu odgovornost zaposlenih za dokumente sa kojima rade, kao i rokove njihove izrade.
Trajanje radnog toka zavisi od veličine preduzeća, specifičnosti industrije, veličine i udaljenosti strukturnih jedinica. Tok posla treba organizovati na način da između realizacije poslovne transakcije i prijema potrebnih zbirnih podataka, vremenski period bude najkraći.
Najvažniji u ovom procesu su prenos i obrada primarnih dokumenata. Stoga se za svaku strukturnu jedinicu mora izraditi tok rada u obliku rasporeda, izdati uz potvrdu njihovim rukovodiocima i istaknuti na vidnim mjestima.
Odobreni postupak obrade informacija primarnih dokumenata, koji ukazuje na uslove sastavljanja, prenošenja u računovodstvenu službu i razradu, naziva se raspored toka posla ... Njegova svrha je da obezbijedi racionalan vremenski okvir za prolazak knjigovodstvene isprave, da minimizira period njegovog boravka na svakom radnom mjestu. Raspodjela odgovornosti za prijem dokumenata od odgovornih lica i njihova razrada je fiksirana u opisima poslova računovodstvenih radnika i planovima toka dokumenata. Raspored toka rada izrađuje se u računovodstvenom odjelu pod vodstvom glavnog računovođe i odobrava ga šef.
Dokumenti sastavljeni u strukturnim odjeljenjima i primljeni od drugih preduzeća šalju se u računovodstvo, gdje se provjeravaju i obrađuju.
Verifikacija dokumenata sprovodi:
Obrazac (popunjavanje podataka, ispravnost njihovog popunjavanja);
Postojanje (tačan prikaz rada, odgovornost dokumenta);
Legality;
Aritmetička ispravnost (ispravnost proračuna).
U slučaju nezakonitosti poslovanja, falsifikovanja potpisa, dokumenti se moraju predati glavnom računovođi radi preduzimanja potrebnih mjera. Nakon provjere dokumenata vrši se sljedeće: njihovo grupisanje, određivanje cijene, sažetak i konto.
Grupisanje Dokumentacija se vrši za svaki objekat, u zavisnosti od sadržaja poslovnih transakcija. Na primjer, dokumenti o potrošnji hrane za životinje grupirani su po skladištima, farmama. Taksiranje dokumenti se izvode u slučajevima kada se u njih stavlja samo naturalno brojilo, čime se utvrđuje potreba za ispisivanjem cijene i vrednovanjem poslovnih transakcija u monetarnom mjeraču.
Za sažetaka grupni podaci su kumulativni i grupni iskazi ili drugi dokumenti koji služe kao osnova za upise u registre analitičkog i sintetičkog računovodstva.
Dodjela računa dokumenti - ovo je indikacija pripadajućih računa na kojima se iskazuje poslovna transakcija, koja je sastavljena primarnim dokumentom. Može se provesti za svaki primarni dokument ili njihovu grupu.
Obrađeni dokumenti podliježu brzoj računovodstvenoj otplati kako bi se isključila mogućnost njihove ponovne upotrebe. Dokumenti koji su prošli primarnu obradu moraju imati oznaku o upisu u poseban registar.
Posljednja faza toka posla je formiranje predmeta za organizaciju njihovog tekućeg i dugoročnog čuvanja u arhivima. U računovodstvu preduzeća organizovana je tekuća arhiva namenjena čuvanju dokumenata, računovodstvenih registara pre njihovog prenošenja u posebne arhivske ustanove.
Knjigovodstvena dokumentacija privrednog subjekta se prije prenošenja u opštu arhivu čuva u posebnim prostorijama ili zatvorenim ormarima po strogo utvrđenom redoslijedu (mjeseci, godine, vrste proizvođača, materijalno-tehnička sredstva i dr.). Rukovodilac je odgovoran za pravilno čuvanje dokumenata u određenom periodu.
Predmeti iz računovodstvene arhive izdaju se stručnjacima farme, šefovima odjela samo uz pismenu dozvolu šefa i glavnog računovođe. Poslove arhiviste obavlja službenik računovodstva po nalogu rukovodioca.
Prema čl. 9, klauzula 9 Zakona Ukrajine „O računovodstvu i finansijskom izvještavanju u Ukrajini“, primarni dokumenti se mogu povući iz preduzeća odlukom nadležnih organa, usvojenom u granicama njihovih ovlaštenja predviđenih zakonima, na osnovu pisani nalog ovih organa uz dozvolu rukovodioca preduzeća. Službeno lice preduzeća, u prisustvu zaposlenih u organima koji vrše oduzimanje, ima pravo da napravi kopije dokumenata koji se oduzimaju, te da kopije stavi na mjesto oduzetih dokumenata sa naznakom na poleđini osnov i datum oduzimanja originalnog dokumenta. Sastavljanje registra dokumenata koji se oduzimaju je obavezno.
U slučaju gubitka ili uništenja dokumenata iz arhive, razloge proverava komisija koju imenuje rukovodilac preduzeća. Rezultati njenog rada se ozvaničavaju aktom, o čemu se obavještavaju nadležni organi.
Svi dokumenti i upisnici su numerisani i zavedeni u posebne fascikle (predmete) prema spisku predmeta koji odobrava rukovodilac nomenklature. Trajanje čuvanja dokumenata u stalnoj arhivi je različito i utvrđuje ga Glavno arhivsko odjeljenje pri CMU.
Računovodstveni i izvještajni dokumenti se mogu podijeliti na dokumente koji su potrebni za korištenje u praktičnom radu do 3 godine, koji se potom uništavaju; i dokumenti koji imaju naučnu i istorijsku vrijednost, koji se čuvaju u okružnom arhivu. Dakle, godišnji izvještaji se vode stalno, dokumentacija o knjigovodstvu predmeta i sredstava rada - 3 godine, platni spisak - 75 godina.
Po isteku roka čuvanja dokumenti se uništavaju. Povlačenje dokumenata iz arhive vrši komisija uz učešće predstavnika regionalnog arhiva. Oduzeta dokumentacija iz arhive se predaje preduzećima koja se bave nabavkom reciklažnog materijala. Potvrda takvih organizacija je prateći dokument. Akte za zapljenu predmeta i potvrde o raspolaganju dokumentima drži šef računovodstva.
Dokumentacija poslovnih transakcija - 5.0 od 5 na osnovu 2 glasa
