Путевой лист легкового автомобиля обязателен к применению в процессе организации перевозок, при планировании, управлении и учете перевозок грузов или пассажиров автомобильным транспортом и оформляется в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом» (30 ноября 1983 г. с изменениями и дополнениями Госкомстата России от 28.11.97 г.). В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).
При работе на легковом автотранспорте штатный водитель должен иметь следующие документы:
Для увеличения кликните не изображение
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители предприятий , организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию легковых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.
До выдачи путевого листа водителю диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3 , где указывает: дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации в журнале учета путевых листов; в строке "Режим работы" записывает код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю; в строке «Автомобиль» указывает марку, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер. В случае использования прицепов или полуприцепов, их марки, гаражные и госномера записываются в строку «Прицепы». Строка «Сопровождающее лица» должна содержать фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику. В графе 15 "В чье распоряжение" раздела "Задание водителю" на основании заявки или разового заказа записывается наименование заказчика. Графа 16 "Время прибытия" должна отражать время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора. На лицевой стороне бланк путевого листа содержит строку "Выдать горючее" - в ней необходимо прописью указать количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы. Правильное оформление путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью в строке "Подпись диспетчера".
Далее до выезда из гаража заправщик (техник по ГСМ, уполномоченное лицо) в разделе «Движение горючего» в графах 6, 8 и в соответствующих строках записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и заверяет эти записи своей подписью. На лицевой стороне унифицированная форма №3 предполагает отметку медицинского работника, который в ходе предрейсового медосмотра подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем. В разделе путевого листа "Работа водителя и автомобиля" в графе 4 "Показания спидометра" механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 5 "Время фактическое" проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража (число, месяц, часы, минуты); в разделе "Движение горючего" в графу 9 "Остаток при выезде" он вносит количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей заверяет подписью в этой графе. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК должен удостоверить своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" - водитель должен расписаться о принятии автомобиля в технически исправном состоянии и получении задания на работу.
Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности: в графе 19 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа заказчику; в графе "Заказчик" заказчик расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа; в графе 21 «При прибытии» и 22 «При убытии» заказчик проставляет соответственно значения показаний спидометров при прибытии и убытии. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки заказчиков при отказе, различных дорожных служб и т.п.).
По возвращении автомобиля в гараж оформление путевого листа производится в следующей последовательности: в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 механик КПП или ОТК записывает фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 4 "Показания спидометра"; заполняет графу 10 "Остаток при возвращении" в разделе "Движение горючего" и расписывается под ней. В разделе "Движение горючего" заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 11 "Сдано" и расписывается под ней. В строке "Сдал" водитель подписью подтверждает сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке "Принял" подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки "Возвращение в гараж" раздела "Работа водителя и автомобиля" и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо расписывается в строке "Принял диспетчер" и регистрирует путевой лист в соответствующем журнале (форма №8).
Бланк путевого листа выдается водителю диспетчером под расписку на один рабочий день при условии сдачи им путевого листа за предыдущий день работы. Междугородный путевой лист выдается и на более длительный срок, если продолжительность перевозки должна составлять более суток. Существует также возможность использования организацией собственных путевых листов, имеющих месячный срок действия и утвержденных в учетной политике данного предприятия. Согласно Письму Минфина России от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363 они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров, и предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли.
Для индивидуальных предпринимателей приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте" утверждены свои обязательные формы путевых листов: ПГ-1 для грузового автомобиля; ПА-1 для автобуса; ПЛ-1 для легкового автомобиля. Однако воспользоваться ими для учета транспортных расходов на предпринимательскую деятельность индивидуальный предприниматель сможет только в том случае, если «в свидетельстве о государственной регистрации предпринимателя будут указаны оба вида деятельности: торгово-закупочная и транспортные грузоперевозки" (письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 N 21-14/85240).
Путевой лист - это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В этом материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов.
Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П. В случаях, когда учет работы автотранспорта происходит на основании фиксации времени его эксплуатации, используют путевой лист 4-П.
Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Важно отметить, что такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего. Ее используют перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.
Что же касается водителей автобуса, которые осуществляют перевозку пассажиров, то они обязаны иметь при себе путевой лист автобуса по форме № 6. Путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Когда речь идет о путевом листе при перевозке опасных грузов, то, как и при обычной транспортировке, пишут маршрут, а в верхнем поле делают отметку «Опасный груз» красным цветом. В разделе «Особые отметки» указывают номер опасного вещества согласно списку ООН.
Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.
Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес в документ Приказом от 18.01.2017 № 17. Чиновники добавили новые графы и обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим Постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:
Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.
В 2017 году Министерство транспорта РФ внесло изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом от 18.09.2008 № 152 . Изменения зафиксированы в Приказе № 476 от 07.11.2017 и Приказе № 141 от 06.04.2017 Минтранса РФ .
Согласно Приказу № 476, с 15.12.2017 в реквизитах путевого листа должны быть указаны:
Реквизит необходимо заполнять, если обязательность предрейсового контроля предусмотрена законодательно. Для транспорта, выезжающего с места постоянной стоянки, такой предрейсовый контроль предусмотрен. Его порядок изменен согласно Приказу № 141, который вступил в силу 24.12.2017. Новые правила установили, в частности:
Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе те, что предусмотрены статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.
Итак, в любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:
Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:
Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предсменные медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит: рассмотрение жалоб водителя; визуальный осмотр; измерение давления, пульса, температуры тела; выявление признаков опьянения; определение наличия психоактивных веществ; для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер. По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.
Документ всегда оформляется в одном экземпляре.
Выписать путевку можно как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. Водитель получает на руки документ перед рейсом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.
После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.
Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое по статье 12.13 КоАП РФ положен административный штраф.
Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того, как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается. Итак, для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если же ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.
Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (редакция от 18.01.2017). Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь такое уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.
Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью). Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы.
Указывать показания приборов необходимо как перед выездом из гаража, так и при возвращении в него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.
Требования к заполнению путевки:
Остановимся подробнее на заполнении путевого листа:
Левая верхняя часть листа:
Правая часть бланка:
Нижняя часть бланка:
Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:
Штрафы за отсутствие путевого листа прописаны в КоАП РФ:
Для грузового автомобиля наличие путевого листа в поездке обязательно.
Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.
Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2019 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476 . В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.
В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:
Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2019 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:
Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.
Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .
Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.
|
Бланк путевого листа |
Кто и как заполняет |
|
Для легковых автомобилей |
Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 |
|
Для грузовых автомобилей |
Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов. |
|
Для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям. |
|
|
Для специального траспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.) |
|
|
Для легкового такси |
В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру. |
|
Для автобусов |
Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя. |
Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.
Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.
Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.
Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:
Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):
Продолжение:
– первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4 ) – , путевой лист движения автобуса (форма 6 ) – .
Путевой лист несет в себе несколько функций:
Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего. Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.
Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.
В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам). Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.
Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.
Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.
Путевой лист для легковых автомобилей является важнейшим документом не только для тех компаний, которые занимаются перевозками, но и для любых других предприятий, где имеется рабочее авто. Он позволяет вести точный учет эксплуатации самого транспортного средства, а также контролировать расход топлива, что в конечном итоге дает возможность существенно экономить.
Путевой лист автомобиля является основным документом, который позволяет контролировать работу водителя, а также режим эксплуатации транспорта:
Такой документ выдается каждому водителю, который берет в эксплуатацию коммерческий автомобиль.
Зачем же нужен такой документ? В первую очередь, большинство юридических лиц используют путевые листы не столько для контроля транспортного средства, сколько для снижения налогооблагаемой базы. В путевом листе всегда отображается количество затраченного на маршрут топлива, соответственно – эта сумма не облагается налогом, что позволяет предпринимателям получить дополнительную экономию.
Также стоит отметить и другие назначения данного документа:
Таким образом, путевой лист повышает эффективность эксплуатации легковых транспортных средств, а также позволяет сделать ее менее затратной.
Ответственность за заполнение путевого листа всегда ложиться на владельца самого предприятия, а также должностное лицо, которое отвечает за выдачу транспортных средств в пользование сотрудникам. Сам водитель не имеет права вносить какие-либо изменения или делать отметки в документе. Все, что от него требуется – подписи, которые подтверждают прием и сдачу автомобиля.
Существует специальная форма 3 путевого листа, которая была утверждена Госкомстатом. В ней уже учтены все необходимые реквизиты, которые нужно указывать при заполнении документа. Вы можете скачать пустой бланк путевого листа для легковых авто по форме 3 для последующего его заполнения .
Но стоит отметить, что с недавнего времени она не является обязательной для использования. Законодательство позволяет предпринимателям самостоятельно разрабатывать бланки для путевых листов. Главное – в них должны указываться все те реквизиты, которые имеются на установленной форме.
Рассмотрим более подробно, как заполняется форма 3 для путевого листа легкового автомобиля:
Все данные, прописанные в путевом листе, обязательно заверяются ответственными лицами.
После заполнения вступительной части, где указываются все данные, начинается основная часть документа. В зависимости от типа организации она может отличаться. Для тех предприятий, которые работают в сфере перевозок, обязательно должна составляться карта прохождения водителей. Она состоит из следующих пунктов:
После этого указывается информация о маршруте, который был пройден легковым автомобилем. Она состоит из следующих пунктов:
В завершении таблицы указывается суммарное количество пройденных километров за все маршруты, которые были осуществлены транспортным средством. После этого ставятся подписи всех ответственных лиц: водителя, начальника кадрового отдела и бухгалтера.
Важно помнить, что все пункты путевого листа должны быть обязательно заполнены. В противном случае документ может вызвать подозрения у работников контролирующих служб и налоговых инспекторов.
Кроме того, предлагаем ознакомиться с видео-роликом, в котором вам более подробно расскажут о правильном составлении путевого листа:
Существуют определенные требования, которые устанавливаются по отношению путевых листов для легковых авто (касательно их заполнения, а также последующего обращения). Рассмотрим их далее:
В случае нарушения каких-либо правил по составлению и предоставлению путевых листов на легковые авто вам могут выписать штраф, размер которого определяется типом нарушения, а также статусом лица, которым оно было совершено.
Первым делом рассмотрим те случаи, когда нет необходимости в оформлении путевого листа на легковой автомобиль. К ним относятся:
В законодательной базе прописано, что любой автомобиль, который состоит на учете коммерческого или некоммерческого предприятия, а также совершает перевозки багажа, пассажиров или грузов, обязан документироваться путевым листом. При этом он всегда должен находиться в транспортном средстве и быть предъявлен по просьбе сотрудника полиции.
Ежедневное заполнение путевого листа может быть весьма затруднительной задачей для компаний, в которых нет штатного диспетчера, поэтому в законодательстве предусмотрено, что путевой лист собственного формата может заполняться на любой срок, не превышающий одного месяца. В случае же с унифицированными формами не допускается выдача документа на срок свыше одного дня или поездки.
В случае отсутствия путевого листа нарушителю выписывается предупреждение или штраф в размере 500 рублей.
Путевой лист позволяет упростить контроль эксплуатации транспортных средств, а также пресечь его несанкционированное использования. Поэтому рекомендуется со всей ответственностью относиться к таким документам и заполнять их по всем требованиям.
