Когда испортился товар, или откуда-то оказался лишний, или вы нутром чуете, что что-то не так, вы берете и пересчитываете остатки. Для небольшого бизнеса в простом виде это и есть инвентаризация. По-хорошему, ее нужно проводить регулярно и закрепить график внутренним документом. А внепланово проводить — по «тревожному звонку» интуиции. Чтобы инвентаризация принесла пользу, результаты нужно оформить документом — инвентаризационной ведомостью. Если обнаружили недостачу — есть, например, сличительная ведомость. Формы документов вы можете разработать свои. Главное, документы должны содержать информацию о том, соответствует или не соответствует фактически количество товара с данными в первичных документах. В дальнейшем такие ведомости будут являться подтверждением понесенных убытков.
По итогам инвентаризации могут выявиться недостача товаров или излишек.
Официальные причины недостачи могут быть следующие:
В зависимости от причины вы будете по-разному списывать в расходы сумму убытка по недостаче.
Издержки производства и обращения должны быть подтверждены первичными документами — различными актами выявленных недостач и порчи. Их вы можете разработать сами, или применять уже привычные торговые документы: ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров) и так далее.
Расследование причин недостачи иногда приводит к «козлу отпущения» виновному сотруднику. Если сотрудник — материально ответственное лицо, с него можно взыскать возмещение ущерба. Ущерб считается на основе закупочной стоимости недостающего товара. Упущенная выгода в виде вашей наценки в расчет не идет. В любом случае, работник должен написать письменное объяснение причин недостачи. Дальше, если вы будете взыскивать с него возмещение, то оформите решение приказом. Это понадобится для списания в расходы или для разборок с сотрудником в суде.
Если сотрудник не является материально ответственным лицом, или в суде вы не смогли доказать его вину, то ущерб на него вы не повесите. Порчу в этом случае можно будет возместить альтернативными способами (о них ниже).
Если виновное лицо не установлено, то пропажу товара вы не сможете возместить или списать в расходы.
Естественное желание предпринимателя, списать недостачу в налоговые расходы, приводит нас к закрытому перечню расходов в статье 346.16 НК РФ. Как таковая, недостача и порча товара в этом списке не поименована. Но...
В пункте 5 статьи 346.16 есть статья Материальные расходы, к которым, помимо остальных затрат, другая статья НК (ст. 254) относит потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.
Во время хранения масса товара может измениться по естественным причинам, например, в результате вымораживания, усушки, разлива и т п. или, например, во время транспортировки товар может быть поврежден по причине естественной ломкости. Такие потери товара считают естественной убылью, её сложно подтвердить документально, поэтому для определения величины потери законодательством установлены показатели.
Нормы естественной убыли устанавливаются по каждой отрасли соответствующими министерствами. Например, нормы естественной убыли продовольственных товаров устанавливаются приказами Минпромторга, нормы медикаментов приказами Минздравсоцразвития. Более того, эти нормы разрабатываются с учетом условий хранения, транспортировки, климата и сезонности. Утверждаются они до сих пор, поэтому могут встречаться нормативы со времен СССР.
Значения обычно устанавливаются в процентах от массы товара — их можно найти в справочных материалах или непосредственно в нормативно-правовых актах.
Сумма естественной убыли рассчитывается путем умножения количества товара на его норму естественной убыли, а затем на стоимость единицы товара.
Итак, в рамках этой самой естественной убыли вы сможете списать недостачу и порчу на налоговые расходы.
Естественно, для налоговой у вас должен быть в наличии полный боекомплект:
Для организаций могут быть произведены расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой.
Иных условий, по которым можно отнести к расходам потерю товара, закрытый перечень не содержит, поэтому сразу можно сделать вывод: в налоге УСН можно учесть недостачу и порчу товара только в пределах установленных норм естественной убыли.
Поступления от виновных лиц в качестве возмещения ущерба признается внереализационным доходом. В налогооблагаемую базу сумму возмещения нужно будет включить на дату возмещения ущерба виновным лицом.
Для упрощенщика картина получается не совсем выгодная, мало того, что недостачу выше нормы естественной убыли нельзя признать в расходах, еще и сумма возмещения признается доходом, который нужно учесть при расчете налога УСН. Для упрощенщика проще оформить возмещение в виде продажи товара виновному лицу. Ведь виновному без разницы, по какому документу он будет вам возмещать ущерб, а фирме можно будет при продаже списать себестоимость реализованного товара и конечно отразить доход от реализации. Если виновному реализовать по себестоимости — налогов с такой операции не возникнет. Налицо возможность оптимизировать налог. В принципе такой способ подходит не только в случае с виновными лицами, но и в случае частичного повреждения или порчи товара. Продать такой товар можно с уценкой — минимизируя потери и налоговую нагрузку.
Выявленные излишки товара признаются вашим внереализационным доходом. Учитывать взаимозачет излишков и недостач при пересортице в налоге УСН нельзя.
Рыночную стоимость излишков товара нужно включить в налогооблагаемую базу на дату проведения инвентаризации, а при продаже товара покупателю не забудьте учесть доход от реализации. При этом, как уверяют письма Минфина, двойного налогообложения не возникает, потому что сначала организация учитывает внереализационный доход от излишков, а затем оплату от покупателя.
Более того, расходы, связанные с приобретением товара для дальнейшей перепродажи, вы не сможете списать, разъяснений по этому поводу чиновники не дают. Для признания расхода в налоге УСН он должен быть оплачен, а в случае пересортицы доказать это невозможно.
Следить за остатками товаров, проводить инвентаризации и анализировать продажи помогают товароучётные сервисы. Читайте о них в .
Для документального оформления проведения инвентаризации товаров можно использовать следующие типовые формы:
При оформлении результатов инвентаризации необходимо составить следующие документы:
Об этом говорится в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, и в постановлении Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26.
При выявлении факта порчи товаров организация может:
Если организация по причине порчи планирует уценить (списать) товар, руководитель организации создает комиссию, состав которой утверждается приказом. В состав комиссии должны входить:
Решение комиссии об уценке (списании) испорченных товаров оформляется в письменной форме. Для этого составляется акт, например по форме:
Акт по форме № ТОРГ-15 (№ ТОРГ-16) составляется в трех экземплярах и подписывается руководителем организации. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается в подразделении, третий - у материально-ответственного лица.
Такой порядок оформления порчи товаров установлен в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
В некоторых отраслях вместо формы № ТОРГ-15 (№ ТОРГ-16) могут использоваться другие акты на списание товаров, рекомендованные для применения соответствующими ведомствами. Например, в отношении медицинских товаров в аптеках - акт по форме № А-2.18 (раздел 4 Методических рекомендаций, утвержденных Минздравом России 14 мая 1998 г. № 98/124).
Отражение в бухучете потерь, подтвержденных результатами инвентаризации, зависит от:
О том, как отразить в бухучете недостачу, выявленную в ходе проведения инвентаризации, см. Как отразить выявленные при инвентаризации недостачи .
Если организация планирует уценить испорченные товары, то в учете сделайте следующие проводки:
Дебет 94 Кредит 41
- отражена стоимость испорченных товаров (на основании акта по форме № ТОРГ-15);
Дебет 94 Кредит 42
Для удобства отражения уценки товаров к счету 41 откройте отдельный субсчет, например, «Товары, подлежащие уценке».
Дебет 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке» Кредит 94
- оприходованы товары, подлежащие уценке (по рыночной стоимости с учетом их физического состояния);
Дебет 44 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»
- переданы образцы испорченных товаров на экспертизу (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза);
Дебет 44 Кредит 60
- отражены расходы по проведению экспертизы (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза);
Дебет 62 Кредит 90-1
- отражена выручка от продажи товаров с уценкой;
Дебет 90-2 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»
- списана себестоимость уцененных товаров (стоимость, по которой они были оприходованы);
Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с реализации уцененных товаров (если организация является плательщиком НДС);
Дебет 90-2 Кредит 44
- включены в себестоимость продаж расходы, связанные с реализацией (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза).
Если испорченные товары не могут быть в дальнейшем использованы (проданы), в бухучете их стоимость отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества (счет 41). При этом если учет товаров ведется по продажным ценам, то одновременно с отражением факта порчи товаров на счете 94 торговую наценку, приходящуюся на испорченные товары и ранее учтенную на счете 42, нужно сторнировать. Об этом говорится в указаниях по применению Плана счетов (счет 94, 41, 42). При отражении факта порчи товаров в учете сделайте проводки:
Дебет 94 Кредит 41
- отражена порча товаров;
Дебет 94 Кредит 42
- сторнирована торговая наценка, приходящаяся на испорченный товар (если учет товаров ведется по продажным ценам).
Такой порядок отражения порчи товаров в бухучете отражен в подпункте «б» пункта 29 приказа Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Порядок списания в бухучете потерь от порчи товаров, которые невозможно использовать (продать), зависит от причины порчи:
Потери от порчи ценностей в пределах норм естественной убыли спишите проводкой:
Дебет 44 Кредит 94
- списана стоимость испорченных товаров в пределах норм естественной убыли.
Действующие на сегодняшний день нормы естественной убыли представлены в таблице .
Порчу товаров сверх норм естественной убыли относите на виновных лиц (п. 30 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). При этом в учете сделайте проводку:
Дебет 73 (76, 60...) Кредит 94
- отнесена на виновных лиц сумма потерь от порчи товаров сверх норм естественной убыли.
Более подробно о том, как взыскать ущерб, если виновным в порче признан сотрудник организации, см.:
Такой порядок следует из пункта 5.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и Инструкции к плану счетов.
Ситуация: можно ли взыскать стоимость возмещения порчи товаров с уволенного сотрудника? С сотрудником был заключен договор о материальной ответственности. Инвентаризация проводилась после увольнения.
Ответ: нет, нельзя.
В статье 232 Трудового кодекса РФ сказано, что расторжение трудового договора не освобождает сотрудника от возмещения ущерба. Но чтобы доказать, что порча товаров возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать стоимость ущерба от порчи также нельзя.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, порчу товаров списывайте на финансовые результаты организации. Сумму порчи отнесите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости испорченного товара по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от порчи товаров в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).
Такой порядок следует из пункта 11 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов (счет 94).
Если причиной порчи товаров стали форс-мажорные обстоятельства, стоимость испорченных товаров учтите в составе убытков отчетного года по балансовой (учетной) стоимости. При этом сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
Такой порядок следует из пункта 13 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов.
Если организация выявила недопоставку (порчу) при приемке товаров (т. е. до постановки товаров на учет), то инвентаризацию проводить не нужно. Для документального отражения торговыми организациями факта такой недостачи (порчи) постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 предусмотрены типовые формы:
В некоторых отраслях вместо формы № ТОРГ-2 (№ ТОРГ-3) могут использоваться другие акты. Например, в отношении медицинских товаров в аптеках - акт по форме № А-1.2 (раздел 4 Методических рекомендаций, утвержденных Минздравом России 14 мая 1998 г. № 98/124).
Документы, в которых фиксируется факт недостачи или порчи, являются основанием для предъявления претензии поставщику (ст. 518, 519 ГК РФ).
Отражение в бухучете недостачи, порчи товаров, выявленной до постановки товаров на учет (при приемке), зависит от причин их возникновения:
Действующие на сегодняшний день нормы естественной убыли представлены в таблице .
Общую сумму потерь от недостачи (порчи) товаров, выявленной при их приемке, рассчитайте по формуле:
Списание нормативных потерь отразите следующим образом:
Дебет 94 Кредит 60
- отражена стоимость потерь в пределах норматива;
Дебет 44 (16) Кредит 94
- списана сумма потерь товаров в пределах норм естественной убыли.
Если испорченные товары могут быть проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи.
Такие правила установлены подпунктом «а» пункта 58 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Сумму потерь от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли рассчитайте по формуле:
Расскажем про учет недостач, которые как укладываются в лимит, так и превышают его.
Стоимость недостачи, которая укладывается в официальные нормы естественной убыли, вы смело можете списать на материальные расходы (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). А входной НДС по товарам, списанным в пределах норм, — полностью принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Это означает, что вам не потребуется восстанавливать вычет НДС по тем потерям, которые не превышают официальной нормы.
Теперь о подтверждающих недостачу первичных документах. Тут вам пригодится акт о проведении инвентаризации склада. Когда будете его составлять, обратите внимание на то, что нормативы зависят от различных технологических особенностей хранения, транспортировки, продажи. Например, от температуры заморозки продуктов. Поэтому проводить недостачи в пределах норм естественной убыли в идеале надо сотрудникам производственного отдела или технологам. Обратитесь за расчетом к таким специалистам.
Без всяких сомнений, вы можете применять нормы естественной убыли по отношению к тем товарам, что испортились в процессе хранения на складе. Кстати, обнаружить такие потери можно не только во время ежегодной инвентаризации. Кроме того, проверять остатки требуется, когда происходит смена материально работника, произошла кража, порча имущества, пожар (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. приказом от 29 июля 1998 г. № 34н).
Но что если недостачу обнаружили при приемке только что купленных товаров? Здесь с нормами естественной убыли надо быть повнимательнее. Применить их можно только в редких случаях, которые прямо предусмотрены в приказах различных ведомств. Например, если речь идет о замороженном мясе, то убыль может списать как продавец, так и покупатель. Для них в приказе Минпромторга России от 1 марта 2013 г. № 252 предусмотрены различные нормы.
Перейдем к учету потерь, которые превышают официальный лимит. Сюда же относится и такая ситуация: компания работает с товарами, по которым официального норматива потерь вообще нет. Логично было бы собственные лимиты. Но чиновники из Минфина выступают против такой самодеятельности. Свое мнение они высказали в письме от 21 июня 2006 г. № 03-03-04/1/538, которое остается актуальным и сейчас. Поэтому, если, обнаружив недостачу по каким-либо товарам, вы не нашли по ним официальных норм, считайте всю сумму потери сверхлимитной.
Разберемся с входным НДС. Прямого требования восстановить налог, приходящийся на сверхлимитные потери, в Налоговом кодексе нет. А вот чиновники, наоборот, на этом настаивают (письмо Минфина России от 4 июля 2011 г. № 03-03-06/1/387). Объяснение у них такое: НДС можно принять к вычету только по расходам, которые укладываются в нормативы. Так что если цена невелика и судиться с инспекторами резона нет, то лучше прислушаться к Минфину и восстановить сверхлимитный НДС.
Учет сверхнормативных потерь при расчете зависит от того, есть ли виновник. А если есть, то кто он — контрагент или работник вашей компании.
Недостачу, по которой не найдены виновники, можно списать на внереализационные расходы (подп. 5 и 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). То же самое касается и потерь, возникших при чрезвычайных обстоятельствах.
Только понадобится обзавестись официальными бумагами. Если виновников недостачи не нашли, запаситесь заверенной копией постановления о приостановлении предварительного следствия. Именно на таком документе настаивают чиновники (письмо Минфина России от 6 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/630). А потери, связанные со стихийным событием (скажем, пожаром), обоснует справка, выданная МЧС.
Другое дело, что на практике компаниям далеко не всегда удается получить от чиновников необходимые документы. Как раз поэтому и появился законопроект, о котором мы писали в самом начале этой статьи. Очень надеемся, что вскоре у розничных продавцов появится право списать часть сверхнормативных потерь, не обращаясь за подтверждающими официальными бумагами к чиновникам.
Как рассчитывать налог на прибыль и НДС, когда выявили недостачу
Теперь перейдем к другой распространенной ситуации: сотрудник вашей компании обнаружил недостачу, когда принимал на учет товары, только что поступившие от контрагента. Виновником потери может оказаться либо поставщик, либо перевозчик.
Раз есть виновник, именно он и должен компенсировать потери. Обычно который виноват в недостаче, направляют претензию. Если вам понадобится составить такой документ, воспользуйтесь образцом (см. ниже). Только прежде, чем составлять претензию, надо оформить акт по расхождениям между данными поставщика и полученным количеством товара. Копию акта не забудьте приложить к претензионному письму. К слову, такой акт о расхождениях вы можете составить либо по собственной форме, либо по унифицированной (№ ТОРГ-2 или № М-7).
Претензия
В претензии обязательно укажите, каких действий вы ожидаете от контрагента: допоставить товары, компенсировать дополнительные потери от недостачи или вернуть переплаченный аванс.
Если контрагент согласился с суммой ущерба, то включите ее во внереализационные доходы. А позже, когда партнер вернет деньги, признайте внереализационные расходы.
Но предположим, что поставщик отказывается признать свою вину. Тогда все зависит от решения, которое примет руководство вашей компании. Вариантов тут может быть множество: подать на контрагента в суд, обратиться в полицию с требованием найти истинного виновника недостачи либо вообще отказаться от всяких претензий.
Для вас тут важно одно. Пока не будет документа о том, что следствие приостановлено (о форме мы уже упоминали чуть выше), сверхнормативные потери, не признанные виновником, в налоговом учете списывать нельзя.
Теперь другой случай: компания оприходовала купленные товары и приняла к вычету входной НДС. А позже во время инвентаризации сотрудник компании обнаружил недостачу.
В подобных ситуациях недостача сверх норм естественной убыли обычно вменяется в вину материально ответственному работнику (ст. 238 ТК РФ). Он должен будет возместить компании убытки. Ту сумму, которую работник вернет, включите во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250 НК РФ). Причем не в тот момент, когда поступят деньги от работника, а сразу же, как только он согласится с ущербом. Например, подпишет приказ об удержании стоимости товаров с заработной платы. А полученную от виновного работника сумму включите в прочие внереализационные расходы (письмо Минфина России от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648).
Сотрудник не соглашается возмещать компании ущерб? Тогда действуйте так же, как и в случае с отказавшимся признать свою вину контрагентом. А именно не признавайте потерь в налоговом учете, пока не обзаведетесь документом из полиции о приостановленном следствии.
Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление отсутствия товара на складе или другого имущества предприятия. Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по списанию недостачи материалов выявленных в ходе .
Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Выявление недостачи материалов | Сумма недостачи | Инвентаризационная опись ИНВ-3
Сличительная ведомость ИНВ-19 Бухгалтерская справка-расчет |
Некоторая готовая продукция имеет свойство уменьшаться в своем весе или объеме. Например, для колбасы существует своя нома усушки, которая берется во внимание при учете. Для компенсации таких потерь на некоторых предприятиях существуют специальные фонды.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Списание недостачи в пределах норм, когда существует резерв на списание потерь | Бухгалтерская справка-расчет | |||
| Списание недостачи в пределах норм, когда отсутствует резерв на списание потерь | Сумма недостачи в пределах норм | Бухгалтерская справка-расчет |
При хранении товара списание может возникать в результате лома, потери или боя. Такая убыль также подлежит списанию, но при возмещении виновным лицом.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Списание потери материалов за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости | Сумма недостачи в пределах балансовой стоимости материалов | Бухгалтерская справка-расчет | ||
| за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости, когда сумма ко взысканию больше рыночной стоимости потерь | Разница между объемом взыскания и стоимостью в балансе | Бухгалтерская справка-расчет |
Когда потери были вызваны, например, чрезвычайной ситуацией (пожар, стихийные бедствия) расходы переносятся на будущий подотчетный период.
В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.
Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.
В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.
Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.
Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.
Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.
Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?
В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
Инвентаризация - лучший друг бухгалтера
В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:
Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.
В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.
Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.
Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Порядок документального оформления списания недостач и излишков
Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.
Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.
Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .
Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.
Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .
Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.
Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.
Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.
Бухгалтерский учет излишков
Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.
Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.
При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:
Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.
В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.
Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».
При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:
Дебет счета 91.2 10 «Материалы».
При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:
Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».
Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету
Бухгалтерский учет недостач
Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.
Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:
Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.
В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.
Например:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.
В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:
Налоговый учет излишков
Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.
В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).
Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.
При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).
Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.
Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.
Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.
Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.
Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.
Налоговый учет недостач
Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.
Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).
Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).
Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.
Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.
Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:
При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.
В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.
При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.
Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).
