Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.
Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили.
Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.
Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.
Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.
Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.
Изменения в путевых листах в 2019 году вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.
Если организация решила утвердить свою форму путевых листов (с 15 декабря 2017), то следует учесть обязательные требования:
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.
Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).
Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.
Путевой лист, бланк |
Отличительные особенности в заполнении |
||
Легковые автомобили |
Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов. |
||
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям |
Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую. |
||
Грузовые машины с повременной оплатой водителям |
Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день. |
||
Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги. |
|||
Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу. |
|||
Автобусы для общественного и иного пользования |
0345006 и 0345007 |
Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна. |
Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.
Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.
Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.
Правила заполнения путевых листов в 2018 году изменились. В 2017 году в порядок оформления документа вносились изменения, в результате которых были добавлены новые реквизиты.
Таким образом, если организация применяет в своей деятельности унифицированные формы этих документов, то ей нужно будет внести соответствующие корректировки в бланк путевого листа 2019 года.
Все подробности о видах путевых листов, внесенных изменениях и о порядке заполнения документа, читайте в этой публикации. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 года и образец заполнения.
Индивидуальным предпринимателям и организациям путевые листы необходимы для следующих целей:
Вне зависимости от того, находится ли транспортное средство в аренде или в собственности компании, на него необходимо оформить путевой лист, относящийся к первичной документации.
Бланки путевого листа отличаются в зависимости от видов используемого для перевозок транспорта. Формы документа различны порядком заполнения и содержанием.
Предлагаем вам ознакомиться с унифицированными формами документа в виде таблицы, при помощи которой вы сможете определиться с наиболее подходящей формой документа для вашего предприятия:
Название формы |
Дата утверждения |
Назначение |
Особенности |
||
Путевые листы легковых автомобилей в 2019 году |
|||||
ОКУД 0345001 Форма 3 |
Обоснование расходов на топливо и ГСМ |
||||
Форма ПЛ-1 «Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя» |
Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция22.09.2003) |
Предназначена для ИП |
Может применяться в добровольном порядке |
||
ОКУД 6002208 Форма 16 «Путевой лист легкового автомобиля» |
Обоснование расходов на топливо и ГСМ в первичном учете |
||||
ОКУД 6002209 Форма 16а |
Приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 №139 |
Применяется с целью учета работы ТС |
Применяется военными структурами |
||
ОКУД 0345003 Форма 4 «Путевой лист легкового такси» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Используется как первичный документ организациями, имеющими таксопарк для начисления заработка водителям такси |
Выдается диспетчером ежедневно под роспись водителя |
||
Путевые листы грузовых автомобилей 2019 года и специальных автомобилей |
|||||
ОКУД 0345002 Форма 3 спец «Путевой лист специального автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Для работы специального автомобиля (например, автокраны, уборочные машины и т. д.), и правильного начисления зарплаты водителю ТС |
Составляется на 1 день (смену) на выполнение задания у 1-2 заказчиков |
||
Форма 4-М |
Инструкция Минфина СССР №156 от 30.11.1983 |
Для перевозки разных грузов в междугороднем формате (в течение долгого периода времени) |
В путевом листе есть отрывной талон для заказчика груза |
||
ОКУД 0345004 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Позволяет вести всесторонний учет перевозки грузов (товаров) таким видом транспорта и предназначается для сдельных перевозок |
Составляется на 1 день и имеет отрывную часть (талон) |
||
ОКУД 0345005 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Используется при оплате работы грузового автомобиля по повременному тарифу |
Нужно прикладывать товарно-транспортные накладные, если перевозятся материальные ценности |
||
Форма ПГ-1 «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя» |
Предназначена для ИП в качестве основания для начисления зарплаты водителю и перевозки груза, а также для расчетов с заказчиками за транспортируемые грузы и для списания затрат на топливо и ГСМ |
Составляется на срок от 1 дня |
|||
Форма 412-АПК «Путевой лист трактора» |
Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 №750 |
Применяется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах |
Не допускается выпуск трактора на транспортные работы из гаража без наличия путевого листа |
||
Путевые листы для автобусов |
|||||
ОКУД 0345006 Форма 6 «Путевой лист автобуса» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Первичный документ учета работы автобуса как на городских маршрутах, так и в пригороде. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса. |
В документе указывают общие сведения об автобусе, расходе топлива и о задании, которое было получено водителем. |
||
Форма ПА-1 «Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя» |
Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция от 22.09.2003) |
Первичный документ учета работы автобуса ИП. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса. |
ПА-1 уже не является обязательной к применению, допускается разработка собственных форм документа индивидуальным предпринимателем |
||
ОКУД 0345007 Форма 6 спец «Путевой лист автобуса необщего пользования» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Применяется для автобусов необщего пользования (например, для доставки сотрудников на работу или в целях других нерегулярных перевозок) |
В путевом листе есть отрывной талон для заказчика |
Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как:
1. Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).
2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за оформление путевых листов и ведение Журнала регистрации путевых листов. Журнал заполняется в хронологическом порядке.
Когда вы определились, какой именно бланк путевого листа следует использовать для нужд предприятия, не забудьте утвердить этот документ в учетной политике. Это необходимо сделать и в том случае если вы переходите на применение другой формы путевого листа.
Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.
Приказом №17 от 18.01.2017 и Приказом №476 от 07.11.2017 года Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать 14 обязательных реквизитов, а именно:
1. Название - ПУТЕВОЙ ЛИСТ.
2. Номер документа.
3. Период действия.
4. Сведения о владельце транспортного средства.
5. Тип и модель транспортного средства.
6. Государственный регистрационный знак автомобиля.
7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.
8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.
9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.
10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.
11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса.
12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.
13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.
14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.
Если вы применяете форму путевого листа, разработанную самостоятельно, то обязательно проверьте наличие всех реквизитов в документе, которые требуются в 2019 году.
Документ оформляется в единственном экземпляре. Путевой лист выдается на руки водителю (под роспись). Затем он должен быть возвращен должностному лицу под роспись, после чего документ считается закрытым. Далее путевка поступает в бухгалтерию.
Отметка механика проверке транспортного средства перед выездом
В связи с изменениями, внесенными в порядок оформления путевого листа, в 2019 году организации должны включать в документ отчет механика о проверке транспортного средства перед выездом. Норма касается не только легковых, но и грузовых автомобилей.
В путевом листе должна стоять пометка механика или мастера о проверке автомобиля. Осмотр транспортного средства перед рейсом должен осуществляться специалистом, имеющим аттестацию в транспортной инспекции.
Отметка механика может быть следующего содержания:
Какой вид будет иметь отметка в путевом листе - компания должна решить самостоятельно. Допускается вариант пометки по аналогии с отметкой медика в виде штампа. Самое главное - чтобы она включала время и дату проведения проверки, а также ФИО специалиста, проводившего техосмотр и его подпись.
Отметки медика и механика в путевом листе действуют в течение времени рейса.
Если у организации нет механика, то техосмотр транспортного средства можно пройти в сертифицированном техническом центре и получить необходимую отметку от специалиста.
В соответствии с изменениями в отношении оформления путевого листа в 2019 году, печать на документе не является обязательным реквизитом. Об этом говорится в пункте 1 приказа Министерства транспорта №17 от 18 января 2017 года.
Таким образом, если не поставить печать на документе, то это не будет считаться ошибкой. К тому же многие организации вправе работать без печати. В любом случае даже при отсутствии печати, документ будет считаться действительным при включении в путевой лист всех необходимых по законодательству реквизитов (№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года, статья 9).
Начиная с 15 декабря 2017 года, в соответствии с приказом Минтранса № 476 от 07 ноября 2017 года, в путевой лист в состав данных об автомобиле нужно включить:
Контроль обязаны проходить организации, которые занимаются транспортировкой грузов или пассажиров.
В 2019 году организации и ИП должны будут указывать в путевом листе некоторые дополнительные сведения о себе, а именно:
До этого такие данные не включались в документ.
Путевку можно выписать на такие периоды:
Путевой лист оформляют диспетчеры или работники, которые ответственны за выпуск в рейс автомобилей.
Закрытые путевые листы следует не менее пяти лет (на основании Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года). Ответственность за хранение документа несет:
Проверкой путевых листов могут заняться:
При отсутствии путевого листа может быть наложен штраф по статье 12.13 КоАП: по 200 рублей за каждый неоформленный путевой лист.
– первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4 ) – , путевой лист движения автобуса (форма 6 ) – .
Путевой лист несет в себе несколько функций:
Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего. Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.
Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.
В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам). Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.
Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.
Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.